برای پردازش مکاتبات خروجی الزامات خاصی وجود دارد. این امر به دلیل ماهیت اطلاعاتی و مرجع است. هنگام تهیه نامه خدمات، ارزش دارد که الزامات GOST R 6.30-2003 "سیستم های اسناد یکپارچه" را در نظر بگیرید. سیستم یکپارچه اسناد سازمانی و اداری. الزامات کاغذبازی» و از فرم های سازمان استفاده کنید. برای جزئیات، باید به GOST R 6.30-2003 مراجعه کنید (از 07/01/2018 باید به GOST R 7.0.97-2016 مراجعه کنید). این به شما این امکان را می دهد که ساختار واضح سند را حفظ کنید و سبک مورد نیاز را حفظ کنید. ارتباطات تجاری، و همچنین جزئیات یک نامه تجاری را به درستی ترتیب دهید.

توجه به این نکته مهم است که GOST R 6.30-2003 (و همچنین GOST R 7.0.97-2016) مشاوره ای است و سازمان ها خودشان می توانند سربرگ هایی را برای مکاتبات تجاری تهیه کنند. رعایت این GOST فقط برای مقامات اجرایی فدرال اجباری است.

سربرگ سند می تواند به صورت طولی یا زاویه ای قرار گیرد (جزئیات فرم نامه، شماره تلفن و آدرس سازمان ها معمولاً در اینجا قرار دارند). نمونه نامه از موقعیت زاویه ایجزئیات رایج ترین گزینه در کارهای اداری مدرن است.

در بالای سند نشان داده شده است:

• تاریخ؛
• عدد؛
• ارجاع به شماره ثبت و تاریخ سند (در صورتی که مکاتبات پاسخ باشد)؛
• عنوان متن، در یک عبارت بیان شده است.

سرفصل نامه خدمت در زیر شماره ثبت قرار دارد. حاوی درخواستی برای مخاطب است. نام و نام خانوادگی. و موقعیت مخاطب باید در گوشه سمت راست بالای سند قرار گیرد. پیامی به گیرنده در مرکز نوشته شده است.

اطلاعات شرکت فرستنده اغلب روی سربرگ شرکت نشان داده می شود. همچنین لازم است گیرنده مکاتبات به درستی مشخص شود، به عبارت دیگر، مشخصات مخاطب:

• نام شرکت؛
• نام واحد ساختاری که مکاتبات خروجی به آن ارسال می شود.
• موقعیت گیرنده؛
• نام خانوادگی و حروف اول گیرنده؛
• آدرس پستی سازمان

توجه به این نکته ضروری است که اگر نامه ای با محتوای یکسان باید برای چندین گیرنده ارسال شود، قبل از هر چیز لازم است آدرس گیرنده اصلی و تنها پس از آن دیگران ذکر شود.

مثلا:

LLC "Elki-Palki"

بخش قانونی

مسکو، خیابان Zelenaya، 5

کپی 🀄

به مدیر عامل

LLC "شاخه های سبز"

سیماکوف V.A.

سن پترزبورگ،

خیابان فرونز، 3

پس از امضای سند خروجی، یک تاریخ روی آن درج می شود. تاریخ می تواند در قالب 2018/05/17 یا 17 مه 2019 باشد. در مواردی که تاریخ چندین بار در یک سند ذکر شده است، توصیه می شود همان سبک نوشتاری را حفظ کنید.

شماره ثبت مطابق با سیستم ثبت اسناد خروجی اتخاذ شده توسط سازمان و تنها پس از امضای سند اختصاص می یابد. شماره ثبت شامل شماره سریال سند است که می توان آن را با نمایه یا حروف تکمیل کرد.

توجه به این نکته مهم است که ثبت یک سند خروجی پردازش نامه را برای شما و گیرنده آسان تر می کند.

هنگام پاسخگویی به مکاتبات رسمی دریافتی، لازم است مشخصات «لینک شماره ثبت و تاریخ درخواست» را تکمیل کنید. در این صورت پاسخ نامه بیانگر تاریخ و شماره پیام دریافتی است. این امر پردازش سریعتر مکاتبات در شرکت گیرنده را تضمین می کند.

مکاتبات رسمی عمدتاً توسط مدیران امضا می شود و در صورت غیبت وی از محل کار - توسط معاونان وی یا سایر مقاماتی که در زمان غیبت مدیر وظایف مدیر را انجام می دهند.

توجه به این نکته ضروری است که مکاتبات تجاری مدرن نه تنها از طریق پست، بلکه از طریق تلگراف، فکس و ایمیل نیز ارسال می شود.

علیرغم این واقعیت که هر پیام تجاری توسط رئیس شرکت یا مقامات مجاز او امضا می شود، مکاتبات خود توسط یک کارمند عادی عادی، یعنی مجری انجام می شود. نام و اطلاعات تماس اوست که در این قسمت مشخص می کنیم.

اطلاعات مربوط به هنرمند همیشه در پایین ترین قسمت، در آخرین خطوط قرار دارد. نام کامل، نام خانوادگی و نام خانوادگی کارمند، با شماره تلفن تماس او در یک خط جدید، و حتی پایین تر - آدرس ایمیل او نوشته شده است. فونت را به همین صورت می گذاریم.

نامه‌ها معمولاً مهر نمی‌شوند، اما اگر مکاتبات خروجی ماهیت رسمی داشته باشد، روی سربرگ سازمان صادر می‌شود و قصد دارد با شخص یا سازمان دیگری وارد روابط حقوقی شود و مسئولیت تمام سمت‌های بیان شده در نامه را بر عهده بگیرد، ممکن است مدیریت بخواهد اضافه کند. جزئیات اضافی در قالب مهر و موم.

نامه های تجاری تقریباً در هر مناسبتی هنگام برقراری ارتباط با شرکا نوشته می شود. نمونه ها و قوانین آماده برای تهیه چنین اسنادی را می توان در مقاله یافت.

نامه تجاری را می توان به عنوان سندی تعریف کرد که از طرف کل شرکت برای شرکت دیگر، کارآفرین فردی یا فردی (مثلاً یک سرمایه گذار) ارسال می شود. در اصل، هر مکاتبات شرکتی، نامه های تجاری است. هدف آنها بسیار متفاوت است:

سند معمولاً روی سربرگ شرکت تنظیم می شود و می توان آن را به طور منظم ارسال کرد پست الکترونیک. اما اگر شریک از اهمیت خاصی برخوردار است، ترجیحاً آن را روی کاغذ مرغوب و ضخیم چاپ کرده و شخصاً یا با پیک تحویل بگیرید. ساختار نامه شبیه یک سند تجاری معمولی است - می توانید به صورت شماتیک آن را به این ترتیب نشان دهید.

هیچ قانون یا نمونه خاصی برای چنین حروفی وجود ندارد، بنابراین ساختار، حجم و طراحی آنها تا حد زیادی به مورد خاص بستگی دارد. به عنوان مثال، نامه اطلاع رسانی کاملاً مختصر خواهد بود (3-4 پاراگراف)، اما یک توصیه کارمند یا یک پیشنهاد تجاری ممکن است بیش از یک صفحه طول بکشد.

با این حال، چندین نیز وجود دارد قوانین عمومی، که هنگام تهیه مقاله باید به آن توجه کنید:

خطاها را می توان به 2 گروه بزرگ تقسیم کرد - برخی از آنها با نوشتن به عنوان متن (نقض منطق، واژگان، سایر هنجارهای زبان) مرتبط هستند، برخی دیگر - با نقض خود آداب تجارت:

استفاده از عبارات استاندارد معمول گفتار تجاری در متن کاملاً عادی و حتی مطلوب است. در زیر لیستی از رایج ترین کلیشه های مورد استفاده در موقعیت های مختلف آورده شده است.

اینجا چندتایی هستند نمونه های آمادهحروفی که می توانید هنگام تهیه نسخه خود به عنوان راهنما استفاده کنید.

نامه تجاری یک ابزار مکاتبات تجاری است که نقش مهمی در پایان دادن یا حفظ روابط متقابل سودمند و دوستانه با شرکا، تامین کنندگان، مشتریان و کارکنان دارد. یک نامه تجاری به خوبی نوشته شده به شما امکان می دهد تصویر مثبتی از سازمان ایجاد کنید. وب سایت ما شامل نمونه هایی از نگارش و طراحی است. انواع متفاوتنامه های تجاری

نامه تشکر

نامه تشکر نامه ای تجاری است که به دلایلی حاوی کلمات سپاسگزاری است: برای کار حرفه ای، خدمات با کیفیت ارائه شده و غیره یک نامه تشکر می تواند به کل سازمان یا یک شخص خاص ارسال شود. این می تواند نامه ای در پاسخ به نامه ابتکاری باشد: نامه تبریک، نامه دعوت، یا نامه ابتکاری که به ابتکار خود نویسنده نوشته شده است. چگونه نامه تشکر بنویسیم نامه تشکر ...

نامه تشکر به استاد

قدردانی به معلم نامه ای تجاری است که از طرف مدیر موسسه پیش دبستانی یا والدین کودکان از مربی مهدکودک به دلیل زحمات او در تربیت فرزندان تشکر می کند. نحوه نوشتن نامه تشکر به یک معلم نامه تشکر از یک مربی مهدکودک به شکل یک نامه تجاری معمولی است و از عناصر ساختاری زیر تشکیل شده است: سربرگ سند. حاوی سمت، نام خانوادگی و حروف اول معلم در ...

نامه تشکر به دکتر

نامه قدردانی به پزشک یک نامه تجاری است که در آن از کمک پزشک در بهبودی تشکر می کند. نامه قدردانی از طرف بیمار یا بستگان بیمار نوشته می شود. نحوه نوشتن نامه تشکر به یک پزشک نامه تشکر به یک پزشک همان شکل نامه تجاری است: عنوان نامه - نام کامل پزشک یا رئیس پزشک موسسه مراقبت های بهداشتی در مورد دایو (نوشته شده به عنوان لازم). درخواست تجدیدنظر - نام کامل پزشکی که به او ...

نامه تشکر برای همکاری

نامه قدردانی برای همکاری نامه ای تجاری است که از طرف رئیس سازمان از شریک خود به دلیل تحویل با کیفیت و به موقع کالاها، کارهای انجام شده و خدمات ارائه شده تشکر می کند. نحوه نوشتن نامه تشکر برای همکاری نامه تشکر برای همکاری جزئیاتی مشابه با نامه تجاری دارد: سربرگ نامه. سمت، نام خانوادگی و حروف اول کارمند سازمانی که از او تشکر می شود را بنویسید...

قدردانی از سازمان

نامه تشکر از یک سازمان یک نامه تجاری است که از مذاکرات موفقیت آمیز، ملاقات و زمان صرف شده، مهمان نوازی ارائه شده در طول یک سفر کاری و غیره تشکر می کند. نحوه نوشتن تشکر نامه برای یک سازمان تشکر نامه یک شرکت دارای مشخصات یک نامه تجاری است: سربرگ سند نام کامل مقام سازمانی است که از آن قدردانی می شود. استیناف - نام کامل مسئول سازمانی که خطاب به آن تشکر می شود ....

نامه تشکر به والدین

نامه قدردانی به والدین نامه ای تجاری است که از والدین فارغ التحصیلان مدرسه یا مهدکودک به خاطر تربیت خوب فرزندانشان، مشارکت فعال در زندگی گروهی، کلاسی و موسسه تحصیلی، کمک به مدرسه، مهد کودکو غیره قدردانی از طرف مدیر، معلم کلاس، معلم یا دبیر تنظیم می شود. نحوه نوشتن نامه تشکر به والدین نامه تشکر به والدین فارغ التحصیلان از ساختار زیر تشکیل شده است.

نامه تشکر به کارمند

نامه قدردانی به یک کارمند یک نامه تجاری است که از کارمند به خاطر کارش، مشارکت در توسعه شرکت، نگرش وظیفه شناسانه به کار و غیره تشکر می کند. یک نامه تشکر از طرف رئیس سازمان به افتخار برخی رویدادهای مهم نوشته می شود: سالگرد، تعطیلات حرفه ای و غیره. نحوه نوشتن نامه تشکر برای یک کارمند نامه تشکر از یک کارمند شکل و ساختاری مشابه یک نامه تجاری معمولی دارد: سرصفحه سند. که در...

نامه تشکر به دانشجو

نامه قدردانی به دانش آموز یا دانشجو، نامه ای تجاری است که از دانش آموز برای موفقیت تحصیلی، برای فعال بودن تشکر می کند. فعالیت های اجتماعی، شرکت در زندگی ورزشی و غیره تشکر نامه ای از طرف مدیر مدرسه، رئیس دانشگاه تنظیم می شود. نحوه نوشتن نامه تشکر به دانش آموز تشکر از دانش آموز به هر شکلی نوشته می شود. متن تشکر نامه حاوی کلمات سپاسگزاری از دانش آموز است. در زیر، در زیر متن نامه ...

نامه تشکر به معلم

نامه تشکر به معلم یک نامه تجاری است که از معلم تشکر می کند. به معلم کلاسبرای کار در زمینه تربیت و آموزش کودکان از طرف مدیر یک موسسه آموزشی یا والدین دانش آموزان کودک. نحوه نوشتن نامه قدردانی به معلم نامه تشکر به معلم دارای جزئیات نامه تجاری است: سربرگ سند - نام معلمی را نشان می دهد که کلمات سپاسگزاری به آدرس او ارسال می شود. اختیاری عنصر ساختارینامه تشکر...

انواع نامه های تجاری

ضمانت نامه

ضمانت نامه یک نامه تجاری غیر تجاری است که حاوی تأیید (ضمانت) انجام برخی اقدامات یا رعایت شرایط خاص است: شرایط و واقعیت پرداخت برای محصولات دریافت شده، کار انجام شده یا خدمات ارائه شده، تضمین کیفیت و غیره. به عبارت دیگر، ضمانت نامه راهی برای اطمینان از انجام تعهد طرف معامله است. ضمانت نامه می تواند در پاسخ به نامه ادعا تنظیم شود. نحوه نگارش فرم ضمانت نامه ...

ضمانت نامه برای ارائه آدرس قانونی

ضمانت نامه برای ارائه آدرس حقوقی، نامه تجاری است که حاوی تأیید واقعیت انعقاد قرارداد اجاره با یک شرکت موجود یا قصد مالک است. اماکن غیر مسکونیبعد از مراسم آن را اجاره کنید ثبت نام ایالتیشخص حقوقی جدید به عبارت دیگر، حق انعقاد قرارداد اجاره آتی را تضمین می کند. این نامه به مرجع ثبت تسلیم می شود و بنا به درخواست مستاجر تنظیم می شود. نحوه نوشتن ضمانت نامه در مورد ...

ضمانت نامه استخدام

ضمانت نامه استخدامی یک نامه تجاری است که حاوی ضمانت نامه است قرارداد استخدامکارفرما و کارمند در اغلب موارد، زمانی که یک کارمند به کشور دیگری نقل مکان می کند، لازم است آن را به سرویس مهاجرت فدرال ارسال کنید. نحوه نوشتن ضمانت نامه استخدامی فرم ضمانت نامه استخدامی شامل مشخصات زیر است: شماره و تاریخ سند; گیرنده نامه - نام سازمان و نام کامل مقامی که خطاب به آن نامه است یا متن: ...

ضمانت نامه پرداخت

نامه تضمین پرداخت یک نامه تجاری است که زمان و واقعیت پرداخت محصولات دریافت شده، خدمات ارائه شده یا کار انجام شده را تأیید می کند. ضمانت نامه برای پرداخت ممکن است پاسخی به درخواست نامه باشد. نحوه نوشتن ضمانت نامه برای پرداخت بدهی فرم ضمانت نامه حاوی جزئیات زیر است: شماره و تاریخ سند. گیرنده نامه - نام سازمان و نام کامل مقامی که به آن خطاب شده است. عنوان سند - ...

قبل از نوشتن یک نامه تجاری، به نتیجه نهایی که می خواهید برسید فکر کنید: افزایش فروش، سرعت بخشیدن به فرآیند پرداخت، پیشنهاد همکاری، طرح ادعا، تبریک، دعوت و موارد دیگر. مطابق با این، یک نامه تجاری بنویسید و سعی کنید تا حد امکان بر هدف خود تأکید کنید.

یک نامه تجاری روی سربرگ شرکت تنظیم می شود که باید نام سازمان، آدرس محل سکونت، شماره تماس، احتمالاً ایمیل، وب سایت، آرم را نشان دهد.

یک نامه تجاری باید با استفاده از حاشیه چاپ شود: حاشیه سمت چپ باید حداقل 3 سانتی متر (برای ثبت اسناد) باشد، حاشیه سمت راست باید حداقل 1.5 سانتی متر باشد.

سرفصل نامه تجاری باید حاوی نام شرکت گیرنده باشد که نام کامل و موقعیت گیرنده (در گوشه سمت راست بالا) را نشان دهد.

در گوشه سمت چپ بالا در زیر عنوان تجارت نامه تاریخ نگارش و شماره ثبت (خروجی) قید شده است. اگر نامه تجاری یک پاسخ نامه است، باید مشخص شود که این نامه به کدام سند پاسخ می دهد.

در صورت لزوم عنوان سند پس از تاریخ و شماره سند درج می شود.

نامه تجاری باید حاوی درخواست تجدید نظر برای گیرنده نامه باشد.

در پایان نامه تجاری باید امضای فرستنده (نام کامل، سمت، امضا) وجود داشته باشد.

برای مکاتبات تجاری رسمی، معمولاً از فونت Times New Roman، اندازه 12، تک فاصله استفاده می شود.

تهیه پیش نویس انواع نامه های تجاری جزء ضروری کار نمایندگان بازرگانی است. به لطف چنین پیام هایی، آنها فرصت حل مسائل تجاری را به در دسترس ترین، سریع ترین و بهینه ترین راه به دست می آورند.

FILES این فایل ها را به صورت آنلاین باز کنید 2 فایل

به طور معمول، نامه های تجاری را می توان به چند دسته اصلی تقسیم کرد:

• نامه تبریک؛
• پست اطلاعاتی؛
• و غیره

می‌توانید پاسخ‌های همه این نامه‌ها را که بخشی از مکاتبات تجاری رسمی هستند و طبق قوانین خاصی نیز نوشته شده‌اند، به عنوان یک مورد جداگانه علامت‌گذاری کنید.

نامه های تجاری همیشه باید دارای امضا باشند. در عین حال هر کارمند شرکت که صلاحیتش را شامل می شود این تابعیا به دستور مدیر مجاز به انجام آن می باشد. معمولاً این یک متخصص یا رئیس واحد ساختاری است که صلاحیت آن شامل موضوع پیام است. با این حال، صرف نظر از اینکه چه کسی در کتبی دخالت دارد، نامه در هر صورت باید برای تایید به مدیر ارائه شود، با توجه به اینکه از طرف شرکت نوشته می شود.

همه پیام های تجاری باید فقط به فعالیت های شرکت یا شرایط مربوط به آن مربوط باشد. در عین حال، صرف نظر از محتوا، باید الزامات خاصی را رعایت کنند.

اول از همه، این یک ساختار خاص است. پیام همیشه باید شامل موارد زیر باشد:

• تاریخ نگارش،
• مشخصات فرستنده و گیرنده،
• آدرس مودبانه (در قالب عبارت "ایوان پتروویچ عزیز" ، "النا گریگوریونا عزیز")

لازم به ذکر است که نامه ها را می توان هم به کارکنان فردی و هم به کل تیم ها ارسال کرد (در این مورد، کافی است خود را به تبریک "عصر بخیر" محدود کنید).

اسناد اضافی، عکس‌ها و شواهد ویدئویی ممکن است به نامه پیوست شود - در صورت وجود، این باید در متن اصلی منعکس شود.

نامه را می توان به طور معمول قالب بندی کرد ورق استانداردفرمت A4 و روی سربرگ سازمان. گزینه دوم ترجیح داده می شود، زیرا نیازی به وارد کردن دستی جزئیات شرکت نیست، چنین نامه ای محترم تر به نظر می رسد و یک بار دیگر نشان می دهد که پیام متعلق به مکاتبات رسمی است. می توان آن را به صورت دست خط نوشت (حروف نوشته شده با خط خوشنویسی به ویژه موفق هستند) یا روی رایانه چاپ شود (در صورت نیاز به ایجاد چندین نسخه از یک نامه راحت است).

نامه باید با امضا تایید شود، اما مهر زدن آن الزامی نیست، زیرا از سال 1395، اشخاص حقوقی از لزوم استفاده از مهر در فعالیت های خود مستثنی شده اند.

قبل از ارسال، پیام در صورت لزوم در مجله اسناد خروجی ثبت می شود که در آن شماره ای به آن اختصاص داده شده و تاریخ حرکت تعیین می شود.

هنگام نوشتن نامه، باید املا را به دقت کنترل کنید، قوانین و هنجارهای زبان روسی را در مورد واژگان، دستور زبان، نقطه گذاری و غیره رعایت کنید. گیرندگان همیشه به چگونگی ارائه و قالب بندی افکار در پیام توجه می کنند.

نباید فراموش کنیم که مطالعات انجام شده به وضوح نشان می دهد که مردم حاضر نیستند بیش از یک دقیقه برای خواندن این نوع نامه ها وقت بگذارند.

نامه باید به شکل صحیح، بدون "گسترش افکار روی درخت" نوشته شود، بلکه به طور مختصر و مختصر و دقیق نوشته شود. هر موضوع جدید باید در قالب یک پاراگراف جداگانه ارائه شود که در صورت لزوم باید به پاراگراف تقسیم شود. علاوه بر این، یک نامه مختصر و واضح به گیرنده این امکان را می دهد که بداند نویسنده برای وقت خود ارزش قائل است. در اینجا ضرب المثل "اختصار خواهر استعداد است" مناسب است.

در نامه های تجاری، لحن گستاخانه یا بیهوده کاملاً غیرقابل قبول است، همانطور که متن بیش از حد خشک و "کلیشه های" پیش پا افتاده است. همچنین باید از فرمول‌بندی‌های پیچیده، فراوانی عبارات مشارکتی و قید، و اصطلاحات ویژه‌ای که برای دایره باریکی از متخصصان قابل درک است اجتناب کنید.

نامه نباید حاوی اطلاعات تایید نشده، غیرقابل اعتماد و به خصوص عمدا نادرست باشد.

باید در نظر داشت که این نوع پیام نه تنها بخشی از مکاتبات تجاری معمول است، بلکه در بسیاری از موارد به اسناد رسمی نیز اشاره می کند که ممکن است متعاقباً وضعیت اسناد مهم قانونی را به دست آورند.

هر پیام رسمی را می توان به چند روش اصلی ارسال کرد.

در هر سازمانی، نامه ها اکثریت اسناد ورودی و خروجی را تشکیل می دهند. انواع مختلفی از این اسناد وجود دارد و برای هر یک از آنها قوانینی برای اجرا وجود دارد. از آنجایی که حروف رایج‌ترین نوع اسناد مدیریتی هستند، دانستن نحوه درست نوشتن آنها بسیار مهم است.

نامه های تجاری (یا رسمی) نامه هایی در نظر گرفته می شوند که در خدمت ارتباط شرکت با ساختارهای خارجی هستند. ضمناً حتی پس از توافق شفاهی بین رئیس سازمان و شریک تجاری یا مشتری، آداب معاشرت تأیید این توافق را پیش بینی می کند. این، به نوبه خود، می تواند در حال حاضر یک تضمین در نظر گرفته شود.

1. اطلاعاتی - ایجاد شده به منظور انتقال برخی از اطلاعات.

با توابع انجام شده

1. ابتکار - به آنهایی که نیاز به پاسخ دارند و آنهایی که نیاز به پاسخ ندارند تقسیم می شوند. مثال: درخواست، شکایت، اطلاعیه، یادآوری، .

2. پاسخ نامه.

بر اساس مخاطب

1. معمولی - معمولا فقط برای یک گیرنده ارسال می شود.

2. بخشنامه - آنهایی که یک فرستنده برای چندین گیرنده ارسال می کند.

با توجه به شکل خروج

متن یک نامه تجاری به خوبی نوشته شده شامل موارد زیر است: تجدیدنظر، مقدمه و قسمت های اصلی و نتیجه گیری.

این مهمترین بخش برای اهداف ارتباطی است. بنابراین، به لطف فرم آدرس به درستی انتخاب شده، شما نه تنها می توانید توجه مخاطب را جلب کنید، بلکه لحن کلی را برای ارتباط بیشتر تنظیم کنید. اگر نامه خطاب به شخص خاصی نباشد، آدرس را می توان در موارد دیگر حذف کرد، معمولاً از فرمول های زبان استاندارد استفاده می شود - به عنوان مثال، "سرگئی ایوانوویچ عزیز!"، "رئیس دولت!" درخواست تجدیدنظر در وسط خط نوشته شده است.

در ابتدای نامه، لازم است دلایل و زمینه های تهیه آن ذکر شود. در صورت نیاز به ذکر منابع، این کار باید به ترتیب زیر انجام شود: عنوان اثر، نویسنده، تاریخ، شماره ثبت، عنوان.

قسمت اصلی نامه نشان دهنده هدف اصلی نامه است. این بخش رویدادهای ضروری را به تفصیل شرح می دهد، شواهدی ارائه می دهد یا وضعیت را تحلیل می کند.

در خاتمه، مرسوم است که نتیجه گیری در قالب درخواست، پیشنهاد، رد یا نظر انجام شود. اعتقاد بر این است که نامه خدمات فقط می تواند شامل یک بخش نهایی باشد. به عنوان یک قاعده، آنها با عبارات استاندارد پایان می یابند - به عنوان مثال، "من برای همکاری بیشتر امیدوارم"، "با بهترین آرزوها" فرمول ادب قبل از ویژگی "امضا" قرار می گیرد و با کاما از موقعیت جدا می شود.

• میزان آشنایی و ماهیت رابطه با مخاطب؛
• موقعیت عمومی مخاطب و رابطه آن با موقعیت نویسنده؛
• وضعیتی که در آن ارتباطات صورت می گیرد - رسمی یا غیر رسمی بودن آن؛
• آداب و استانداردهای اتخاذ شده در یک شرکت خاص.

قالب بندی یک نامه، نمونه:

نامه های خدماتی باید بسته به اندازه متن بر روی فرم های خاص با فرمت A4 یا A5 صادر شود. استفاده نکردن از فرم ها تنها در صورتی مجاز است که نویسندگان همزمان چندین شرکت باشند.

الزامات مربوط به فرم های حروف، و همچنین ترکیب جزئیات و قوانین طراحی موجود است GOST R 6.30-2003 "سیستم های اسناد واحد. سیستم یکپارچه اسناد سازمانی و اداری. ملزومات مستندسازی."

به طور کلی، شرکت ها حق دارند به طور مستقل فرم های نامه را توسعه دهند، زیرا GOST مشخص شده ماهیت مشاوره ای دارد، با این حال، اجرای مفاد آن نشان دهنده فرهنگ بالای کار با اسناد در سازمان است. برای برخی از سازمان ها، GOST R 6.30-2003 اجباری است: به عنوان مثال، مقامات اجرایی فدرال باید همیشه از این استاندارد مشورت کنند.

01 - نماد ملیفدراسیون روسیه؛

02 - نشان رسمی یک نهاد تشکیل دهنده فدراسیون روسیه.

03 - نشان یا علامت تجاری سازمان (علامت خدمات)؛

04 - کد سازمانی;

05 - شماره ثبت ایالت اصلی (OGRN) یک شخص حقوقی؛

06 - شماره شناسایی مالیات دهندگان / کد دلیل ثبت نام (TIN/KPP);

07 - کد فرم;

08 - نام سازمان;

09 - اطلاعات مرجع در مورد سازمان;

10 - نام نوع سند;

11 - تاریخ;

12 - شماره ثبت ;

14 - محل تألیف یا نشر.

15 - مخاطب;

16 - مهر تایید ;

17 - قطعنامه;

18 - عنوان متن;

19 - علامت کنترل;

20 - متن سند;

21 - علامت گذاری در حضور برنامه.

22 - امضاء;

23 - مهر تایید ;

24 - تایید ویزا;

25 - نقش مهر ;

26 - علامت در تصدیق نسخه;

27 - در مورد مجری علامت بزنید.

28 - تبصره اجرای سند و ارسال آن به پرونده.

29 - علامت دريافت سند توسط سازمان.

30 - شناسه کپی الکترونیکی.

قالب بندی نامه مطابق GOST، نمونه:

قالب بندی نامه با پیوست، نمونه:

مکاتبات تجاری شامل استفاده از یک سبک ارتباط تجاری رسمی است. ویژگی آن در این واقعیت نهفته است که شرکت کنندگان معمولاً هستند اشخاص حقوقی، که باید قوانین ارتباطی نسبتاً سختگیرانه اتخاذ شده در سازمان (یا چندین سازمان) را رعایت کنند.

الزامات متعددی وجود دارد که برای آنها اعمال می شود این گونهارتباط

استاندارد سازی ارائه امروزه اصطلاحات، عبارات خاص و فرمول‌هایی وجود دارد که مختص مکاتبات تجاری است. استفاده از آنها می تواند زمان آماده سازی را به میزان قابل توجهی کاهش دهد و طرح های آمادهبه شما کمک می کند تا از اتلاف وقت برای جستجوی مناسب جلوگیری کنید وضعیت خاصمقررات. استانداردسازی به طور قابل توجهی درک هر متنی را تسهیل می کند و کل فرآیند جریان سند را بهینه می کند.

لحن خنثی خویشتن داری و سخت گیری هنگام نوشتن نامه ها در ارتباطات رسمی عادی است. لحن خنثی به معنای فقدان تقریباً کامل کلمات بیانگر یا دارای بار احساسی است. اطلاعات کاملاً رسمی است، به همین دلیل لازم است از متن حذف شود، به عنوان مثال، کلمات با پسوندهای کوچک یا میان بند. ممکن است زیرمتن عاطفی وجود داشته باشد، اما باید در پشت یک لحن خنثی از ارائه پنهان شود.

صحت و عدم ابهام عبارت. گیرنده باید به وضوح معنای مطالب خطاب به او را درک و تفسیر کند. دقت متن، به عنوان یک قاعده، مستقیماً به ساختار ترکیبی درست ساخته شده و عدم وجود خطاهای منطقی بستگی دارد. نامه خدمت باید به وضوح فکر شود.

مختصر بودن. به لطف این نیاز، نویسنده می تواند طول کل سند را به میزان قابل توجهی کاهش دهد. مختصر بودن ارائه، اول از همه، حذف افزونگی کلامی، استفاده اقتصادی است. ابزار زبانی، عدم وجود تکرارهای غیر ضروری و اطلاعات اضافی.

کاربرد فرمول های زبان الگوهایی که به طور گسترده در مکاتبات تجاری، جزء لاینفک آن هستند. بنابراین، اغلب از فرمول هایی برای تشویق اقدام استفاده می شود: "ما از شما می خواهیم که موضوع را در نظر بگیرید ..."، "در تایید موافقت ما ...". غالباً فرمول های زبانی از نظر قانونی عناصر مهم متن هستند که بدون آنها نیروی لازم را نخواهد داشت. به عنوان مثال: "ما بازگشت را تضمین می کنیم پولبه میزان...»، «کنترل اجرای وظیفه به ... محول شده است».

استفاده از اصطلاحات، اختصارات واژگانی و گرافیکی. به لطف استفاده از اصطلاحات در مکاتبات، نویسنده می تواند به درک واضحی از متن دست یابد که بسیار عالی است ویژگی مهمارتباطات تجاری اصطلاحاتی که می تواند و باید در زمینه پشتیبانی اسناد برای مدیریت استفاده شود توسط GOST R 51141-98 "کار اداری و بایگانی" تنظیم می شود. اصطلاحات و تعاریف"

غلبه جملات ساده رایج. ارتباطات رسمی، به عنوان یک قاعده، مبتنی بر استفاده از جملات ساده مشترک یک قسمتی یا دو بخشی است که روند درک متن را بسیار ساده می کند.

امروزه نامه های رسمی در هر شرکتی در مورد موضوعات کاملاً متفاوت مربوط به فعالیت های افراد و کل بخش ها تنظیم می شود. موضوع نامه ها ممکن است درخواست، ابلاغ، موافقت، ادعا، ابطال، تغییر و غیره باشد. در عین حال قوانین رفتار خوبفرض کنید که هر سندی مطابق با تمام الزامات فوق تنظیم می شود. با تشکر از این، نامه (مهم نیست به چه شکلی ارسال شود) به ابزاری موثر در کار هر کارمند و مدیریت شرکت به عنوان یک کل تبدیل می شود.

• نامه ای که یک مخاطب برای چندین مخاطب ارسال می کند
• نامه ای که یک مخاطب برای یک مخاطب ارسال می کند
• نامه ای که به دلایلی ارسال نشد

• کاربرد: برای 2 لیتر. در 2 نسخه
• برنامه در 2 نسخه در 2 برگ
• دو برگه برنامه در دو نسخه

• استفاده از اصطلاحات، اختصارات واژگانی و گرافیکی
• فقدان تقریباً کامل کلمات بیانگر یا دارای بار احساسی در نامه
• استفاده گسترده از قالب ها

• استیناف، قسمت های مقدماتی و اصلی، نتیجه گیری
• بخش اصلی، نتیجه گیری
• استیناف، نتیجه گیری