تهیه پیش نویس انواع نامه های تجاری جزء ضروری کار نمایندگان بازرگانی است. به لطف چنین پیام هایی، آنها فرصت حل مسائل تجاری را به در دسترس ترین، سریع ترین و بهینه ترین راه به دست می آورند.

فایل ها این فایل ها را به صورت آنلاین باز کنید 2 فایل

چه نوع نامه های تجاری وجود دارد؟

به طور متعارف، نامه های تجاری را می توان به چند دسته اصلی تقسیم کرد:

• نامه تبریک؛
• پست اطلاعاتی؛
• و غیره

می‌توانید پاسخ‌های همه این نامه‌ها را که بخشی از مکاتبات تجاری رسمی هستند و طبق قوانین خاصی نیز نوشته شده‌اند، به عنوان یک مورد جداگانه علامت‌گذاری کنید.

چه کسی باید به عنوان نویسنده نامه عمل کند؟

نامه های تجاری همیشه باید دارای امضا باشند. در عین حال هر کارمند شرکت که صلاحیتش را شامل می شود این تابعیا به دستور مدیر مجاز به انجام آن می باشد. معمولاً این یک متخصص یا رئیس واحد ساختاری است که صلاحیت آن شامل موضوع پیام است. با این حال، صرف نظر از اینکه چه کسی در کتبی دخالت دارد، نامه در هر صورت باید برای تایید به مدیر ارائه شود، با توجه به اینکه از طرف شرکت نوشته می شود.

قوانین کلی برای نوشتن نامه های تجاری

تمام پیام های تجاری باید فقط به فعالیت های شرکت یا شرایط مربوط به آن مربوط باشد. در عین حال، صرف نظر از محتوا، باید الزامات خاصی را رعایت کنند.

اول از همه، این یک ساختار خاص است. پیام همیشه باید شامل موارد زیر باشد:

• تاریخ نگارش،
• مشخصات فرستنده و گیرنده،
• آدرس مودبانه (در قالب عبارت "ایوان پتروویچ عزیز" ، "النا گریگوریونا عزیز")

لازم به ذکر است که نامه ها را می توان هم به کارکنان فردی و هم به کل تیم ها ارسال کرد (در این مورد، کافی است خود را به تبریک "عصر بخیر" محدود کنید).

اسناد اضافی، عکس‌ها و شواهد ویدئویی ممکن است به نامه پیوست شود - در صورت وجود، این باید در متن اصلی منعکس شود.

نامه را می توان به طور معمول قالب بندی کرد ورق استانداردفرمت A4 و روی سربرگ سازمان. گزینه دوم ترجیح داده می شود، زیرا نیازی به وارد کردن دستی جزئیات شرکت نیست، چنین نامه ای محترم تر به نظر می رسد و یک بار دیگر نشان می دهد که پیام متعلق به مکاتبات رسمی است. می توان آن را به صورت دست خط نوشت (حروف نوشته شده با خط خوشنویسی به ویژه موفق هستند) یا روی رایانه چاپ شود (در صورت نیاز به ایجاد چندین نسخه از یک نامه راحت است).

نامه باید با امضا تایید شود، اما مهر زدن آن الزامی نیست، زیرا از سال 2016 اشخاص حقوقیاز لزوم استفاده از مهر و موم در فعالیت های خود مستثنی هستند.

قبل از ارسال، پیام در صورت لزوم در مجله اسناد خروجی ثبت می شود که در آن شماره ای به آن اختصاص داده شده و تاریخ حرکت تعیین می شود.

هنگام نوشتن نامه به چه نکاتی باید توجه کرد

هنگام نوشتن نامه، باید املا را به دقت کنترل کنید، قوانین و هنجارهای زبان روسی را از نظر واژگان، دستور زبان، نقطه گذاری و غیره رعایت کنید. گیرندگان همیشه به چگونگی ارائه و قالب بندی افکار در پیام توجه می کنند.

نباید فراموش کنیم که مطالعات انجام شده به وضوح نشان می دهد که مردم حاضر نیستند بیش از یک دقیقه برای خواندن این نوع نامه ها وقت بگذارند.

نامه باید به شکل صحیح، بدون "گسترش افکار روی درخت" نوشته شود، بلکه به طور مختصر و مختصر و دقیق نوشته شود. هر موضوع جدید باید در قالب یک پاراگراف جداگانه ارائه شود که در صورت لزوم باید به پاراگراف تقسیم شود. علاوه بر این، یک نامه مختصر و واضح به گیرنده اطلاع می دهد که نویسنده برای وقت خود ارزش قائل است. در اینجا ضرب المثل "اختصار خواهر استعداد است" مناسب است.

مواردی که نباید در نامه تجاری مجاز باشد

در نامه های تجاری، لحن گستاخانه یا بیهوده کاملاً غیرقابل قبول است، همانطور که متن بیش از حد خشک و "کلیشه های" پیش پا افتاده است. همچنین باید از فرمول‌بندی‌های پیچیده، فراوانی عبارات مشارکتی و قید، و اصطلاحات ویژه‌ای که برای دایره باریکی از متخصصان قابل درک است اجتناب کنید.

نامه نباید حاوی اطلاعات تایید نشده، غیرقابل اعتماد و مخصوصاً عمداً نادرست باشد.

باید در نظر داشت که این نوع پیام نه تنها بخشی از مکاتبات تجاری معمول است، بلکه در بسیاری از موارد به اسناد رسمی نیز اشاره می کند که ممکن است متعاقباً وضعیت اسناد مهم قانونی را به دست آورند.

نحوه ارسال نامه

هر پیام رسمی را می توان به چند روش اصلی ارسال کرد.

1. اولین، مدرن ترین و سریع ترین، از طریق وسایل الکترونیکیارتباطات راحت و سریع است و همچنین به شما امکان ارسال اطلاعات با حجم تقریبا نامحدود را می دهد.

   در اینجا فقط یک منهای وجود دارد - اگر گیرنده مقدار زیادی نامه داشته باشد، نامه می تواند به راحتی گم شود یا در پوشه Spam قرار گیرد، بنابراین هنگام ارسال نامه به این روش، توصیه می شود علاوه بر این، مطمئن شوید که نامه دارای نامه است. دریافت شده است (از طریق یک تماس تلفنی ساده).

2. راه دوم: محافظه کارانه، که به شما امکان می دهد پیام را از طریق پست روسیه ارسال کنید. توصیه می شود از تابع ارسال استفاده کنید از طریق پست سفارشیبا تأیید تحویل - این فرم تضمین می کند که نامه به مخاطب می رسد، که در مورد آن گیرنده اخطار ویژه ای دریافت می کند.

   به طور معمول، ارسال از طریق پست استاندارد در مواردی استفاده می شود که اسناد اصلی، نامه های تأیید شده با امضای زنده و مهر ارسال می شود.

3. شما همچنین می توانید نامه ای از طریق فکس یا پیام رسان های مختلف ارسال کنید، اما به شرطی که روابط بین شرکا به اندازه کافی نزدیک باشد که امکان این نوع مکاتبات را فراهم کند.

برای پردازش مکاتبات خروجی الزامات خاصی وجود دارد. این امر به دلیل ماهیت اطلاعاتی و مرجع است. هنگام تهیه نامه خدمات، ارزش دارد که الزامات GOST R 6.30-2003 "سیستم های اسناد یکپارچه" را در نظر بگیرید. سیستم یکپارچه اسناد سازمانی و اداری. الزامات کاغذبازی» و از فرم های سازمان استفاده کنید. برای جزئیات، باید به GOST R 6.30-2003 مراجعه کنید (از 07/01/2018 باید به GOST R 7.0.97-2016 مراجعه کنید). این به شما این امکان را می دهد که ساختار واضح سند را حفظ کنید و سبک مورد نیاز را حفظ کنید. ارتباطات تجاری، و همچنین جزئیات را به درستی قرار دهید نامه اداری.

توجه به این نکته مهم است که GOST R 6.30-2003 (و همچنین GOST R 7.0.97-2016) مشاوره ای است و سازمان ها خودشان می توانند سربرگ هایی را برای مکاتبات تجاری تهیه کنند. رعایت این GOST فقط برای مقامات اجرایی فدرال اجباری است.

سربرگ سند را می توان به صورت طولی یا در یک موقعیت زاویه ای قرار داد (جزئیات فرم نامه، شماره تلفن و آدرس سازمان ها معمولاً در اینجا قرار دارند). نمونه نامه از موقعیت زاویه ایجزئیات رایج ترین گزینه در کارهای اداری مدرن است.

نمونه فرم نامه با جزئیات گوشه

در بالای سند نشان داده شده است:

• تاریخ؛
• عدد؛
• ارجاع به شماره ثبت و تاریخ سند (در صورتی که مکاتبات پاسخ باشد).
• عنوان متن، در یک عبارت بیان شده است.

سرفصل نامه خدمت در زیر شماره ثبت قرار دارد. حاوی توسل به مخاطب است. نام و نام خانوادگی. و موقعیت مخاطب باید در گوشه سمت راست بالای سند قرار گیرد. پیامی برای گیرنده در مرکز نوشته شده است.

از چه کسی و به چه کسی

مشخصات شرکت فرستنده اغلب روی سربرگ شرکت درج می شود. همچنین لازم است گیرنده مکاتبات به درستی مشخص شود، به عبارت دیگر، مشخصات مخاطب:

• نام شرکت؛
• نام واحد ساختاری که مکاتبات خروجی به آن ارسال می شود.
• موقعیت گیرنده؛
• نام خانوادگی و حروف اول گیرنده؛
• آدرس پستی سازمان

نمونه نامه روی سربرگ شرکت

توجه به این نکته ضروری است که اگر نامه ای با محتوای یکسان باید برای چندین گیرنده ارسال شود، قبل از هر چیز لازم است آدرس گیرنده اصلی و تنها پس از آن دیگران ذکر شود.

مثلا:

LLC "Elki-Palki"

بخش قانونی

مسکو، خیابان Zelenaya، 5

کپی 🀄

به مدیر عامل

LLC "شاخه های سبز"

سیماکوف V.A.

سن پترزبورگ،

خیابان فرونز، 3

تاریخ و شماره

پس از امضای سند خروجی، یک تاریخ روی آن درج می شود. تاریخ می تواند در قالب 2018/05/17 یا 17 مه 2019 باشد. در مواردی که تاریخ چندین بار در یک سند ذکر شده است، توصیه می شود همان سبک نوشتاری را حفظ کنید.

شماره ثبت مطابق با سیستم ثبت اسناد خروجی اتخاذ شده توسط سازمان و تنها پس از امضای سند اختصاص می یابد. شماره ثبت شامل شماره سریال سند است که می توان آن را با نمایه یا حروف تکمیل کرد.

توجه به این نکته ضروری است که ثبت یک سند خروجی پردازش نامه را برای شما و گیرنده آسان تر می کند.

هنگام پاسخگویی به مکاتبات رسمی دریافتی، لازم است مشخصات «لینک شماره ثبت و تاریخ درخواست» را تکمیل کنید. در این صورت پاسخ نامه بیانگر تاریخ و شماره پیام دریافتی است. این امر پردازش سریعتر مکاتبات در شرکت گیرنده را تضمین می کند.

چه کسی امضا می کند

مکاتبات رسمی عمدتاً توسط مدیران امضا می شود و در صورت غیبت وی از محل کار - توسط معاونان وی یا سایر مقاماتی که در زمان غیبت مدیر وظایف مدیر را انجام می دهند.

لازم به ذکر است که مکاتبات تجاری مدرن نه تنها از طریق پست، بلکه از طریق تلگراف، فکس و پست الکترونیک.

آیا لازم است هنرمند را نشان دهم؟

علیرغم این واقعیت که هر پیام تجاری توسط رئیس شرکت یا مقامات مجاز او امضا می شود، مکاتبات خود توسط یک کارمند عادی عادی، یعنی مجری انجام می شود. نام و اطلاعات تماس اوست که در این قسمت مشخص می کنیم.

اطلاعات مربوط به هنرمند همیشه در پایین ترین قسمت، در آخرین خطوط قرار دارد. نام کامل، نام خانوادگی و نام خانوادگی کارمند، با شماره تلفن تماس او در یک خط جدید، و حتی پایین تر - آدرس ایمیل او نوشته شده است. فونت را به همین صورت می گذاریم.

تمبر داره؟

نامه‌ها معمولاً مهر نمی‌شوند، اما اگر مکاتبات خروجی ماهیت رسمی داشته باشد، روی سربرگ سازمان صادر می‌شود و قصد دارد با شخص یا سازمان دیگری وارد روابط حقوقی شود و مسئولیت تمام سمت‌های بیان شده در نامه را بر عهده بگیرد، ممکن است مدیریت بخواهد اضافه کند. جزئیات اضافی در قالب مهر و موم.

احتمالاً همه حداقل یک بار با نیاز به نوشتن نامه تجاری روبرو شده اند. هنگام تدوین، بی اختیار به این نتیجه می رسید که اصلاً آسان نیست. قوانین و مقررات زیادی برای نوشتن نامه تجاری وجود دارد که باید بدانید. این مقاله به طور مفصل روند تنظیم یک سند را شرح می دهد، نمونه هایی از نامه های تجاری را ارائه می دهد و انواع و طراحی آنها را مورد بحث قرار می دهد.

فرم

فرم های آماده به استحکام می افزایند و قابلیت اطمینان شرکت را نشان می دهند. آنها حاوی اطلاعات لازم در مورد سازمان هستند، مانند:

• نام.
• نشانی.
• شماره تلفن های تماس
• سایت اینترنتی.
• پست الکترونیک.
• لوگو.
• سایر اطلاعات تماس

قوانین سختگیرانه ای در مورد فرم ها وجود ندارد. بنابراین، هر سازمان به طور مستقل تصمیم می گیرد که چه اطلاعاتی را در خود گنجانده باشد.

چگونه نامه های تجاری را به درستی بنویسیم؟ آماده سازی

نامه های تجاری با توجه به قوانین و الزامات ذاتی آنها به روشی خاص نوشته و قالب بندی می شوند. بسته به هدف، نویسنده در محتوا به تفصیل فکر می کند تا به نتیجه ای که محاسبه می کند، برسد. او باید به وضوح بفهمد که مخاطب قبلاً چه اطلاعاتی در مورد موضوع نامه می داند، بر چه چیزی باید آن را پایه گذاری کند و چه چیز جدیدی در آن خواهد بود. استدلال ها به هدفی که نویسنده دنبال می کند بستگی دارد. فرآیند تهیه نامه تجاری را می توان به مراحل زیر تقسیم کرد:

• مطالعه موضوع.
• نوشتن پیش نویس نامه.
• تایید آن.
• امضا کردن.
• ثبت.
• ارسال برای گیرنده.

ساختار نامه های تجاری

هنگام نوشتن نامه، لازم است آن را با اطلاعات اشباع کنید، یعنی تمام اطلاعات لازم را در آنجا قرار دهید. می تواند ساده یا پیچیده باشد. در یک نامه ساده، محتوا به طور واضح و مختصر اطلاعاتی را منتقل می کند که معمولاً نیازی به پاسخ از طرف گیرنده ندارد. یک پیچیده ممکن است از چندین بخش، نکته و پاراگراف تشکیل شده باشد. هر پاراگراف یک جنبه از اطلاعات را ارائه می دهد. این نوع از نمونه نامه های تجاری معمولاً شامل بخش مقدماتی، بدنه و پایانی است.

در زیر نمونه ای از نوشتن نامه تجاری - قسمت مقدماتی آن است.

بخش اصلی موقعیت ها و رویدادها را توصیف می کند، تجزیه و تحلیل و شواهد آنها را ارائه می دهد. در این بخش است که آنها متقاعد می شوند که باید به هر طریقی عمل کنند، ثابت کنند اوضاع چگونه بوده است و نیاز به شرکت در هر رویدادی را با ارائه دلایل مختلف اطلاع می دهند.

نتیجه گیری شامل نتیجه گیری هایی است که در قالب پیشنهاد، درخواست، تذکر، امتناع و غیره صورت می گیرد.

نمونه ای از نوشتن نامه تجاری - قسمت پایانی آن - در زیر ارائه شده است. این خلاصه نیاز بیان شده در مورد اصلی است.

تمام اطلاعات ارائه شده باید کاملاً سازگار و قابل درک باشد.

هر حرف با یک آدرس مرکزی شروع می شود. این بخش کوچک بسیار مهم است. هنگام انتخاب آن، نویسنده باید در نظر داشته باشد:

• موقعیت مخاطب
• ماهیت رابطه.
• رسمی بودن
• آداب معاشرت.

در پایان نامه باید وجود داشته باشد فرم مودبانه. به عنوان مثال: «... برای همکاری بیشتر ابراز امیدواری می کنم (قدردانی از دعوت)...» این عبارات با امضای نویسنده همراه است.

سبک

همه نامه ها باید به سبک تجاری رسمی نوشته شوند، که به معنای استفاده از زبان برای روابط تجاری رسمی است. ویژگی های چنین زبانی در شرایط زیر شکل می گیرد:

• مشارکت کنندگان اصلی در روابط تجاری اشخاص حقوقی هستند که از طرف مدیران و مقامات آنها نامه نگاری می شود.
• روابط در سازمان ها به شدت تنظیم می شود.
• موضوع ارتباط فعالیت های شرکت می باشد.
• اسناد مدیریتی عموماً مخاطب خاصی دارند.
• اغلب در جریان فعالیت های یک سازمان، شرایط مشابهی پیش می آید.

در این رابطه، اطلاعات مندرج در نامه تجاری باید به شرح زیر باشد:

• رسمی، غیر شخصی، با تاکید بر فاصله بین شرکت کنندگان در ارتباطات.
• خطاب شده، در نظر گرفته شده برای یک مخاطب خاص.
• جاری در زمان نگارش.
• قابل اعتماد و بی طرف.
• مستدل برای ترغیب گیرنده به انجام هر عملی.
• کامل برای تصمیم گیری

الزامات

نامه تجاری باید دارای شرایط زیر باشد:

• گفتار در تمام سطوح - واژگانی، صرفی و نحوی استاندارد شده است. این شامل عبارات، اصطلاحات و فرمول های بسیاری است.
• لحن نوشتار خنثی، ممتنع و سختگیرانه و بدون استفاده از زبان عاطفی و رسا است.
• صحت و وضوح متن، بدون خطاهای منطقی، وضوح و سنجیده عبارت.
• مختصر و مختصر - بدون استفاده از عباراتی که دارای معنای اضافی هستند.
• استفاده از فرمول های زبانی که در نتیجه موقعیت های مکرر شکل گرفته است.
• استفاده از اصطلاحات، یعنی کلمات یا عباراتی که مفاهیم خاصی دارند.
• استفاده از اختصارات، که می تواند واژگانی باشد (یعنی کلمات ترکیبی که با حذف حروف از قسمت هایی از کلمات تشکیل می شوند: LLC، GOST و غیره) و گرافیکی (یعنی نامگذاری کلمات به صورت اختصاری: grn، zh-d، و غیره.).
• استفاده از سازه ها در موارد جنسی و ابزاری.
• عباراتی با اسم های فعل ("حمایت کردن" به جای "حمایت").
• استفاده از جملات رایج ساده

نمونه نامه تجاری فوق در زیر نشان داده شده است نسخه کامل(با قسمت اصلی). اطلاعات تمام الزامات یک سبک تجاری رسمی را برآورده می کند.

انواع نامه های تجاری

بهتر است یک نامه تجاری بر اساس آن بنویسید موضوع خاص. اگر لازم است چندین مسئله را همزمان حل کنید، توصیه می شود چندین گزینه مختلف را ترسیم کنید.

نامه های تجاری می توانند دارای محتوای زیر باشند:

• مشایعت. چنین نامه هایی معمولاً برای اطلاع شما از محل ارسال اسناد مورد نیاز است.
  (چگونه یک نامه تجاری بنویسیم؟ نمونه نامه پوششی به کسانی که نیاز به نوشتن این نوع سند دارند کمک می کند.)

• تضمین. آنها برای تأیید هرگونه قول یا شرط نوشته شده اند. به عنوان مثال پرداخت هزینه کار، اجاره، زمان تحویل و ... قابل تضمین است.
• با تشکر. آنها شروع به استفاده به خصوص اغلب در اخیرا. چنین نامه هایی نشان می دهد لحن خوبشراکت. آنها را می توان بر روی سربرگ معمولی یا روی کاغذ رنگی با چاپ زیبا منتشر کرد.
  (چگونه یک نامه تجاری بنویسیم؟ نمونه نامه تشکر بسته به وظایفی که حل می کند به صورت رایگان جمع آوری می شود. در در این موردنامه ماهیت خود را به کوتاه ترین شکل بیان می کند. چنین نمونه ای که روی کاغذ رنگی با تزئین ساخته شده است، می تواند در محل شرکت در محل افتخار روی دیوار آویزان شود.)

• اطلاعاتی.
• آموزنده.
• تبریک می گویم.
• تبلیغات.

نامه هایی نیز وجود دارد:

• پیشنهادات همکاری بسیار رایج در زمان های اخیر، ارسال به سازمان ها، اغلب ماهیت تبلیغاتی، به عنوان مثال، مانند این نمونه. نوشتن نامه های تجاری بسیار دشوار است، برای جلب توجه، و حتی بیشتر از آن، باید نکات ظریف را در نظر بگیرید. اما اگر آن را مطابق نمونه زیر بنویسید، شانس موفقیت زیادی دارد.

• دعوت نامه ها آنها فرستاده می شوند و از آنها برای شرکت در رویدادهای مختلف دعوت می کنند. آنها معمولا خطاب به یک مدیر یا مسئول هستند، اما می توانند برای کل تیم نیز خطاب شوند.
• درخواست ها.
• اطلاعیه ها
• درخواست ها و بسیاری دیگر.

نحوه نوشتن پاسخ نامه مثال

پاسخ باید با تکرار درخواست ذکر شده در نامه اول آغاز شود. سپس نتایج رسیدگی به آن ارائه و تایید یا دلیل امتناع بیان می شود. نامه پاسخ تجاری ممکن است حاوی یک راه حل جایگزین برای اطلاعات مورد انتظار باشد. به طور معمول از اصول زیر پیروی می کند:

• در دسترس بودن پیوند به حرف اول و محتویات آن.
• زبان همسان یعنی.
• دامنه و جنبه های محتوا قابل مقایسه است.
• انطباق با یک توالی خاص.

دکور

علاوه بر استفاده از سربرگ های شرکتی برای نامه های تجاری، لازم است در طراحی آنها ظرافت های دیگری نیز در نظر گرفته شود. اینها جزئیات، قوانین اختصارات، آدرس های نوشتن، عنوان، طول متن، عرض فیلد و موارد دیگر هستند.

نمونه هایی از نامه تجاری به شما کمک می کند تا آن را با در نظر گرفتن تمام ظرافت ها و تفاوت های ظریف بنویسید. آنها هم توسط کارمندان اداری مبتدی و هم کارگران با تجربه استفاده می شوند. با تشکر از نمونه ها، آنها یاد می گیرند که چگونه حروف را به درستی بنویسند و در زمان زیادی صرفه جویی می کنند.

با استفاده از مکاتبات تجارینه تنها هماهنگی فعالیت های تجاری اتفاق می افتد، بلکه همچنین جمع آوری اطلاعات لازم برای یک سازمان معین، که در طول ممیزی های گزارش دهی مختلف مورد تقاضا خواهد بود. بنابراین، اول از همه، وظایف کارکنان اداری شامل نگهداری صحیح اسناد تجاری است که برای آن متفاوت است دستورالعمل های داخلیو اشکال مزیت فرم استاندارد این است که شخص به صورت خودکار آن را پر می کند و در نتیجه در وقت خود و شرکت صرفه جویی می کند.

مکاتبات تجاری باید شامل موارد زیر باشد:

اطلاعات موثق و کامل؛
- خلاصهبه دلیل عدم روایت;
- لحن خنثی خطاب، اما به شیوه ای دوستانه.
- یک زنجیره منطقی، و نه ارزیابی احساسی از حقایق بیان شده.

چگونه یک نامه تجاری بنویسیم؟

مهمترین چیز این است که تصمیم بگیرید چه نوع نامه تجاری برای یک موقعیت خاص مناسب است. چندین نوع از آن وجود دارد:

یادآور؛
- تائیدیه؛
- امتناع؛
- نامه پوششی؛
- دعوت؛
- ضمانتنامه؛
- اطلاعاتی؛
- نامه ابلاغ و دستور.

به عنوان یک قاعده، نامه های تجاری که حاوی یک درخواست، پیشنهاد، تجدید نظر، درخواست یا تقاضا هستند نیاز به پاسخ دارند.

قوانین نوشتن نامه تجاری

لحن نامه تجاری بار احساسی بسیار مهمی را به همراه دارد، زیرا با وجود تکنیک های ارتباطی بی عیب و نقص، بی احترامی پنهان همچنان ظاهر می شود. هنگام نوشتن نامه تجاری حاوی امتناع باید به ویژه مراقب باشید. در این صورت نباید در همان ابتدای نامه رد را اعلام کنید. در قسمت اول پیام باید استدلال های قانع کننده ای به نفع دیدگاه خود ارائه دهید برای این کار می توانید از فرمول هایی مانند:

- "متأسفانه، ما نمی توانیم درخواست شما را برآورده کنیم"؛
- "ما عمیقا متاسفیم، اما امکان برآوردن درخواست شما وجود ندارد" و غیره.

هنگام امتناع، مهم است که به یاد داشته باشید که وظیفه ما امتناع است، اما نه از دست دادن مشتری، شریک و غیره.

بنابراین، قوانین اساسی برای نوشتن نامه تجاری:

برای درک صحیح اصل نامه، لازم است درخواست خطاب به مخاطب چندین بار در متن تکرار شود.
- در نامه امتناع ذکر دلایل عدم تحقق این درخواست مهم است.
- رد پیشنهاد یک فرمول امتناع است.

زبان مکاتبات تجاری

مهم است که خواننده مکاتبات تجاری فقط ماهیت آن را درک کند، نه زبانی که به آن نوشته شده است. در این شرایط است که تسلط بر قوانین نوشتن نامه تجاری است که طی سالها تجربه توسعه یافته است.

لازم به یادآوری است که در نامه تجاری:

باید مصرف شود کلمات سادهدر عین حال، بدون ضعیف کردن محتوا؛
- بیشتر از افعال به جای صفت ها استفاده کنید - این باعث پویایی متن نامه می شود.
- بدون پرداختن به جزئیات و استدلال به معنای خطاب نزدیک شوید.
- از جملات طولانی استفاده نکنید، زیرا آنها توجه خواننده را منحرف می کنند.
- انتقال بین عبارات باید منطقی و نامرئی باشد.
- تا حد امکان از ضمایر کمتری استفاده کنید.

نامه تجاری با سواد و سبک متمایز می شود.

تهیه مکاتبات تجاری.

هنگام نوشتن یک نامه تجاری، این را به خاطر بسپارید قسمت بالا(1/4 برگ A4) باید برای سربرگ آزاد گذاشته شود. همچنین در گوشه بالای نامه شماره و تاریخ خروجی نشان داده شده است که در یک گزارش نامه ارسالی ویژه ثبت می شود.

در گوشه سمت چپ پایین سمت، نام خانوادگی و امضای مدیر و در انتهای برگه نام خانوادگی مجری نامه تجاری با شماره تلفن وی برای اطلاعات تکمیلی درج شده است.

بنابراین، نامه تجاری شامل سه بخش است: اصل درخواست، دلیل آن و اطلاعات پشتیبانی.

هنگام پاسخ به نامه باید به آخرین حرف مخاطب در قسمت اول مطلب مراجعه کنید. در صورت وجود مکاتبات خارجی، برای وضوح بهتر، لازم است دفترچه ای را به نامه ضمیمه کنید که پیوند آن در این نامه ذکر شده است. بسیار مهم است که چنین نامه ای را با تشکر از همکاری شما و عبارت "با احترام (نام)" به پایان برسانید.

مردم از زمان های بسیار قدیم برای یکدیگر نامه می نوشتند. از روی نامه ها می توان شخصیت یک شخص، تحصیلات، سرگرمی ها و مهمتر از همه اینکه چقدر به زبانی که به آن می نویسد صحبت می کند قضاوت کرد. کسانی که یک زبان را مطالعه می کنند دیر یا زود با نیاز به یادگیری نحوه صحیح نوشتن حروف به زبان انگلیسی مواجه می شوند. زبان انگلیسی.

این نامه ممکن است هنگام ورود به یک موسسه آموزش عالی در خارج از کشور، هنگام قبولی در آزمون زبان یا هنگام درخواست شغل مورد نیاز باشد. اما نه تنها در دنیای ارتباطات تجاری، دانستن نحوه نوشتن نامه به زبان انگلیسی مهم است. مکاتبات غیررسمی نیز می تواند بر زندگی شما، ارتباط با دوستان و آشنایان تأثیر بگذارد. نامه های شما توسط کسانی که آنها را می خوانند برای قضاوت در مورد شما استفاده می شود. آیا می خواهید تأثیر خوبی از خود به جای بگذارید؟ ما شما را با قوانین اولیه مکاتبات به زبان انگلیسی آشنا می کنیم. همچنین ارزش تکرار را دارد. قبل از شروع نوشتن نامه، باید مشخص کنید که برای چه هدفی این کار را انجام می دهید و بنابراین نوع نامه را مشخص کنید.

انواع حروف در زبان انگلیسی

همه نامه ها را می توان به شخصی (نامه شخصی) و تجاری (تجارت نامه) تقسیم کرد. قبلا در مورد مکاتبات با شرکای تجاری و تابوهای اصلی مکاتبات تجاری صحبت کردیم، امروز قوانین مکاتبات شخصی را با جزئیات بیشتری مورد بحث قرار خواهیم داد. آیا قوانین سختگیرانه کلی برای نوشتن نامه به زبان انگلیسی وجود دارد؟ اگر در مورد مکاتبات شخصی صحبت می کنیم، پاسخ واضح است - خیر. در اسناد تجاری و ارتباط با شرکای تجاری، اغلب از الگوهای نامه به زبان انگلیسی استفاده می شود. مکاتبات شخصی کار خود شماست، توتولوژی را ببخشید. و با این حال، چند نکته وجود دارد که کمک می کند مکاتبه برای شما و شخصی که با او مکالمه نامه ای دارید لذت بخش تر شود. علاوه بر این، اگر تازه وارد دنیای انگلیسی شده اید، باز هم بهتر است سعی کنید اولین حروف خود را با استفاده از الگوها بنویسید.

البته جریان آگاهی چیز خوبی است، اما فقط در آثار جویس. اگر می خواهید نامه شما تا آخر خوانده شود، به مخاطب احترام بگذارید. سعی کنید متن را آسان کنید. ساختار نوشتن در زبان انگلیسی نیز به همین صورت است عنصر مهمو همچنین معنایی که در کلمات نوشتاری آورده اید.

به عنوان یک قاعده، یک نامه حاوی عناصر ساختاری زیر است:

• درخواست - خط جداگانه
• یک مقدمه کوتاه (که در آن می توانید به مخاطبین قبلی، نامه های قبلی نوشته شده و غیره مراجعه کنید) - یک پاراگراف جداگانه
• بخش اصلی - چندین پاراگراف
• نتیجه گیری - خط جداگانه
• عبارت پایانی یک خط جداگانه است
• امضا (فقط نام) - خط جداگانه
• در گوشه سمت راست بالا باید آدرس نویسنده و تاریخ زیر آدرس را مشخص کنید

ما نمونه نامه ای را به زبان انگلیسی با ساختار زیر ارائه می دهیم:

شکل آدرس همیشه به میزان آشنایی با فردی که در نامه خطاب می کنید بستگی دارد. بیایید چند مثال بزنیم.

• جان عزیز! – توسل به یک دوست، خویشاوند
• آقای محترم- درخواست تجدید نظر اگر این جان رئیس شما باشد. استیناف رسمی
• آقای عزیز من – آدرسی که می توان از آن در مکاتبات شخصی استفاده کرد
• جناب آقای. اسمیت- یک آدرس رسمی به یک غریبه (شما نمی دانید جان کیست)

نکته 3. چند نکته مهم که باید به آن توجه کنید

1. اگر جنسیت گیرنده را نمی دانید نام کامل او را بنویسید: T.K عزیز اسپینازولا

2. اگر نمی دانید از کدام مخفف بهتر است: خانم یا خانم، از آنجایی که نمی دانید زن متاهل است، از یک خنثی استفاده کنیدام‌اس.

3. اگر برای دو نفر نامه می نویسید، نام هر دو را در آدرس ذکر کنید.

4. این پیام ها را نمی توان کوتاه کرد:پروفسور، رئیس، فرماندار، کاپیتان، دریاسالار، خواهر قاضی، سناتور

5. این آدرس ها هرگز نباید به طور کامل استفاده شوند Mr., Ms., Mrs. و دکتر

برای اینکه بار اول یک نامه را درست بنویسید، بهتر است یک نمونه نامه به زبان انگلیسی در دسترس داشته باشید.

عبارات الگو برای نوشتن حروف

5 قالب عبارت مقدماتی:

• گرفتن نامه شما عالی بود….
• با تشکر از نامه شما. شنیدن نظر شما عالی بود/خوشحال بود.
• ممنون از نامه طولانی شما واقعا عالی بود که تمام اخبار شما را بعد از چندین سال نشنیدم….
• ببخشید که خیلی وقته ننوشتم اما…
• از شنیدن آن واقعا خوشحال شدم…

این عبارات خنثی هستند. گاهی اوقات پیدا کردن کلمات ممکن است دشوار باشد، به خصوص اگر به زبان مادری خود نمی نویسید. عبارات الگو به شما کمک می کند متن نامه خود را ساختار دهید و افکار خود را به درستی فرموله کنید.

5 قالب عبارات پایانی:

• من واقعاً دوست دارم تابستان امسال به من سر بزنید. برای من بنویس و برنامه هایت را به من بگو.
• لطفاً سلام (عشق) من را به شما بدهید/بفرستید.
• و بنویس و برنامه هایت را برایم بگو...
• زود بنویس!
• اگر می خواهید چیز دیگری بدانید، فقط یک خط به من بزنید.

الگوی نامه درخواست مشاوره (5 گزینه):

• من می نویسم تا از شما راهنمایی بخواهم
• میشه راهنماییم کنین
• من یک مشکل دارم و به راهنمایی شما نیاز دارم.
• شما فکر می کنید من باید چه کار کنم؟
• به نظر شما باید...؟

عبارات برای حروف مختلف: