Прекратяването може да бъде поставено в целия документ или в неговата част, която първо трябва да бъде избрана.

За да активирате режима на хифиране в текста, използвайте командата Преписване(раздел Оформление на страница/група Настройки на страницата).

Тази команда има вложени елементи.

Екип Автоматиченавтоматично поставя тирета в текста.

Екип Ръководствоотваря диалогов прозорец, предлагащ опции за тирета за думи, които могат да се пренасят, и иска потвърждение за вмъкване на тире в текста.

Екип Опции за преписваневи позволява да персонализирате опциите си за прехвърляне на думи с помощта на диалоговия прозорец (Фигура 15).

Фигура 15 Прозорец Преписване

Трансферна зонае максималното допустимо разстояние между дума и дясното поле на страницата без прекъсване на думата. В широка зона има по-малко трансфери, при по-тясна ръбът на дясното поле е по-гладък.

Може да се изтрие автоматиченпреричане с помощта на командата Преписванекато изберете командата Не.

Упражнение.

Отвори файл Пример за документ.docx.

За целия текст, с изключение на думите с главни букви, извършете автоматично пренасяне с ширина на зоната за пренасяне от 0,5 cm.

Запазете документа.

Работа с прозорци

В Word 2010 можете да работите с няколко прозореца едновременно (с един или повече документи) с помощта на раздела Преглед, група Прозорец (Фигура 16).

Фигура 16 Командна група Прозорецраздел Преглед

Ако няколко прозореца на документи са отворени едновременно, преходът от един прозорец към друг се извършва с помощта на командата Отидете до друг прозорецили през лентата на задачите на Windows.

Упражнението.

Отвори файл Пример за документ.docx.

Създайте допълнителен прозорец за този документ (табл Преглед/ група Прозорец/ екип Новпрозорец).

Поставете двата прозореца един до друг (табл Преглед/ група Прозорец/ екип Близо до). Изключете синхронното превъртане (табл Преглед/ група Прозорец/ екип Синхронно превъртане).

Разделен прозорец 1 (табл Преглед/ група Прозорец/ екип Разделям).

Подредете прозорците вертикално (табл Преглед/ група Прозорец/ екип рационализирайтевсичко).

Промяна на мащаба на документ

Докато работите с документ, можете да промените неговия мащаб (размерът на файла на документа не се променя), както и да го запишете с документ или шаблон. Увеличаването се извършва на раздела Преглед, група Мащаб(Фигура 17).

Фигура 17 Група Мащабраздел Преглед

По-точна настройка на мащаба се прави в диалоговия прозорец. Мащаб(раздел Преглед/ група Мащаб/ екип Мащаб) (Фигура 18).

Фигура 18 Прозорец Мащаб

Плъзгач за мащабиране , разположен в долния десен ъгъл на лентата на състоянието (Фигура 19), ви позволява да промените мащаба до желаната стойност чрез преместване на плъзгача и използване на бутоните "+" и "-". Вляво от плъзгача мащабът на документа се показва като процент (фиг....).

Фигура 19 Плъзгач за мащабиране

Упражнение.

Отвори файл Пример за документ.docx.

Променете мащаба на документа по различни начини.

Затворете документа без запазване.

Форматиране на знаци и абзаци Форматиране на знаци

Основното свойство на текстовите знаци е шрифтът, който се характеризира с: шрифт, стил и размер 6 .

Групата се използва за форматиране на знаци. Шрифтраздел У дома (Фигура 20).

Фигура 20 Групов панел Шрифт

Също така, за форматиране на знаци, можете да използвате мини-панела, който се отваря автоматично, когато е избран текст (Фигура 21).

Фигура 21 Мини панел

Използване на бутона за група Шрифт, можете да извикате диалогов прозорец Шрифт (Фигура 22).

Фигура 22 Прозорец Шрифт

В диалоговия прозорец Шрифтраздел Освен товаможете да промените разстоянието между знаците на рядко или компактно.

В този урок ще научите основите на работата с текст в Powerpoint 2010. Например как да пишете, изтривате и премествате текст, как да работите с текстови полета, как да форматирате текст и т.н.

Ако сте нов в PowerPoint, тогава трябва да знаете основите на работата с текст, за да добавяте текст към слайдовете и да го променяте. Трябва да научите как да вмъквате, изтривате, премествате и форматирате текст, както и как да използвате етикети.

За да напишете текст:

Някои заместители автоматично ще преобразуват вашия текст в списък с водещи символи. Това се дължи на факта, че такива списъци се използват много често в PowerPoint. За да премахнете такъв списък, премахнете отметката от командата Bullets в групата Абзац в раздела Начало.

За да премахнете текст:

1. Поставете точка за вмъкване до текста, който искате да изтриете
2. За да изтриете текст вляво от точката на вмъкване, натиснете клавиша Backspace на клавиатурата.
3. За да изтриете текст вдясно от точката на вмъкване, натиснете клавиша Delete на клавиатурата.

За да маркирате текст:

1. Поставете точката на вмъкване до текста, който искате да откроите.
2. Щракнете с левия бутон на мишката и, без да пускате бутона на мишката, плъзнете курсора върху текста, който искате да маркирате.
3. Пуснете бутона на мишката. Над теста ще се появи маркирано поле. Това означава, че сте избрали текст.

След като изберете изображение или текст в PowerPoint, a мини панелс най-често използваните опции за форматиране. Този панел се нарича мини лента с инструменти. Това може да ви спести време. командите за форматиране са лесни за достъп. Ако лентата с инструменти не се появи, опитайте да насочите курсора на мишката върху селекцията

За да копирате и поставите текст:

За да изрежете и поставите текст:

За да преместите текст:

Ако текстът не се появи там, където искате, натиснете клавиша Enter, за да преместите текста на нов ред.

Намерете и заменете

Find and Replace е друга опция, която може да се използва за редактиране на текст. Позволява ви да намерите конкретна дума или фраза (напр. "британски") на всички слайдове и да ги замените с друга (напр. "английски"). За да научите повече, прочетете статията за това какво е възможно с тази функция в ръководството за Word 2010.

Работете с текст

Когато създавате презентация, можете да добавяте надписи, за да организирате слайдовете си. Вие също трябва да знаете как да форматирате текст, за да получите желания от вас вид.

За да добавите надпис:

Текстът може да бъде въведен в заместители или текстови полета. Заместителят е специален тип надпис, тъй като е част от оформлението на слайда и често съдържа специално форматиране (като по-голям шрифт за заглавието на слайда). Въвеждането на текст в допълнителни етикети ви позволява да добавите точното количество текст към слайда, независимо от неговото оформление.

За да преместите заместител или текстово поле:

За да завъртите етикета, щракнете и плъзнете зеления кръг над него.

За да промените размера на заместител или текстово поле:

Можете да направите текста си на слайд да се откроява, като промените форматирането му, т.е. размер, цвят, стил и др.

Шрифт

Щракнете върху падащото меню, за да промените шрифта на избрания текст.

Размер на шрифта

Изберете размера на шрифта на избрания текст от падащото меню.

Намалете или увеличете размера на шрифта

Използвайте тези команди, за да намалите или увеличите размера на шрифта с един стандартен размер.

Премахнете цялото форматиране

Щракнете върху командата Remove All Formatting, за да оставите само текста в селекцията.

Стилове на шрифтове

Използвайте команди за стил на шрифта, за да направите текст смели, в курсив, подчертано , засенчено или зачертано.

Междусимволен интервал

Регулирайте разстоянието между знаците с помощта на падащото меню.

Регистрирам

Бързо променя главния и главния букви на избрания текст.

Цвят на шрифта

Отворете падащото меню, за да промените цвета на шрифта.

Показване на диалоговия прозорец за шрифтове

Щракнете върху стрелката в долния десен ъгъл на групата шрифтове, за да получите достъп до повече опции за форматиране.

Microsoft Word привлича толкова голям брой потребители, защото може да предложи различни начини за автоматизиране при работа с текст. Едно от тях е автоматичното пренасяне.

За да настроите автоматично хифиране, трябва да отидете на " Оформление"В глава" Настройки на страницата" Избери предмет " Преписване” и в списъка, който се отваря, щракнете върху „ Автоматичен».

В този случай трансферите ще бъдат поставени на всички необходими и възможни места. За да направите това, трябва да бъде инсталиран речникът на езика, за който също ще бъде разрешено пренасянето. Въпреки това, всички официални дистрибуции на Microsoft Word ги съдържат за всички поддържани езици.

Важна характеристика на автоматичното пренасяне е, че ако внезапно увеличите размера, промените шрифта или добавите декоративни елементи за текста, тирето ще се коригира от само себе си.

Ако изберете изтеглянето „По ширина“, страницата обикновено ще придобие вид на добре проектирана книга.

Също така не се препоръчва самостоятелно да задавате тирета в документа с помощта на "-" и прекъсвания на редове. За да направите това, Word използва функцията Soft Transfer. Изберете желаната дума, задайте курсора и натиснете "CTRL" + "-". Сега, ако е необходимо, думата ще се обвие според правилата, които сте посочили. Меките тирета не се виждат в документа, така че за да ги покажете, отидете на раздела " У дома"В глава" Параграф" Натиснете " Покажете всички знаци».

Връщайки се към въпроса " Преписване» и щракнете върху « Ръководство”, програмата ще търси всички думи, които могат да бъдат поставени на тирета и ще ви покаже опции как да го направите. Позиционирайте курсора където искате и натиснете " да».

Последният елемент са минималните настройки. " Преписване в думи...“ е отговорен за включването на преписване отделно в тези думи, които са написани с главни букви. Без флаг ще се направи изключение за тях.

V " Ширина на зоната за обвиване» задава разстоянието от ръба на паметта с увити думи до рамката на страницата.

« Макс. номер…» ще ограничи броя на повтарящите се случаи на пренасяне на думи за избран фрагмент или целия документ.

За да премахнете тирета, е необходимо в параграф " Преписване» изберете опция « Не».

Или с активиран режим на показване на всички символи, премахнете ръчно въведените. Ако имаше твърде много от тях, тогава можете да използвате функцията "Замяна", която се извиква от бутона F5.

В раздела за замяна щракнете върху " Още>>» -> « Специален”, изберете „ Мек трансфер' и го заменете с празен низ, без интервал.

Word 2003 също има функция за автоматично пренасяне. Той е инсталиран на Обслужване» -> « език» -> « Преписване».

• Грешка 1.Фонът на слайда не съвпада с темата на презентацията. И виждаме, например, презентация за революциите в Русия на фона на брези и гъби.
• Грешка 2.Използваният фон е този, включен в пакета PowerPoint. През годините на съществуване на програмата PowerPoint хиляди хора са използвали стандартни шаблони, публикували са своите презентации в мрежата и са ги показвали на речи. Тези шаблони вече просто са уморени от слушателите.

Решение: По-добре е да се откажете от стандартните шаблони. Можете да намерите голям брой нови интересни шаблони и фонове в интернет (например, на нашия уебсайт има почти хиляда фонове -).

Фоновото изображение не трябва да съдържа елементи, които са несъвместими със съдържанието на презентацията. За фон е по-добре да използвате пастелни или студени цветове (лилаво, синьо, циан, синьо-зелено, зелено), червените и белите цветове трябва да се избягват.

• Грешка 3.Твърде ярък и активен фон на презентацията. Такъв фон, първо, пречи на възприемането на информация от слайда, и второ, уморява слушателите.

Решение: Ако фонът трябва да бъде ярка картина, тогава е по-добре да намалите яркостта му. За да направите това, изберете правоъгълна форма ( Вмъкване — фигури — правоъгълник), затворете целия слайд с него и изберете бяло запълване за него с прозрачност 50% (можете да използвате различен процент) и премахнете границите ( Форматиране — попълнете фигури — Друго цветове наливане- бяло и прозрачност 50% — Добре, Верига фигури- без контур).

Фоновото изображение ще стане по-малко активно.

Или, когато вмъкнете картина в слайд, незабавно задайте прозрачността.

• Грешка 4.Използването на непоследователни цветове, липсата на единен стил за дизайн на слайдове.

В този пример един слайд използва голям шрифт и ляво подравняване на единия слайд и малък шрифт и подравняване по дължина на другия.

Решение: Когато проектирате раздел или цялата презентация, трябва да се придържате към един стил. Цветовата схема трябва да съдържа не повече от три основни цвята (разбира се, възможни са изключения): заден план — заглавка — основен текст. Цветовете на темата могат да се променят по следния начин: Дизайн — Цветове- възможно е да изберете схема от предложения комплект или можете да зададете свои собствени цветове: Създайте нов цветове схема.

• http://colorscheme.ru/ — избор на цветове с помощта на цветовото колело и генериране на цветови схеми.

• http://color.romanuke.com/ - набор от цветови палитри, базирани на снимки (има избор от нюанси: топли, студени, пастелни и контрастни).

Грешки, свързани с текстовото съдържание

• Грешка 5.Излишен текст на слайда, поставяне на неструктуриран текст върху слайда, текст, взет от източника такъв, какъвто е, без авторска обработка.

Решение: Текстът на слайда трябва да е кратък и сбит, не трябва да дублира представянето на говорещия. Резюмета трябва да бъдат поставени на слайда.

Ако презентацията е предназначена за използване от други хора, тогава можете да посочите необходимата информация в бележките към слайдовете - тези бележки ще помогнат на потребителите на презентацията да работят с нея.

• Грешка 6.Опитът за поставяне на голямо количество информация в слайд използва повече от 90% от пространството на слайда.

Решение: оставете отстъпи от ръбовете на слайда до съдържанието (текст и снимки). Опитайте се да се придържате към правилото, че 20% от слайда трябва да са празни.

За да накарате слайда да придобие завършен вид, можете да го използвате като фон – фонова рамка.

Тук текстът също излиза извън границите на рамката - беше необходимо да се намали областта за въвеждане на текст чрез преместване на манипулатора за преоразмеряване надясно.

Текстът е много голям, почти влиза в рамката. Необходимо е да се намали.

• Грешка 7.Целият текст е изписан с ГЛАВНИ букви. Този текст е труден за четене.

Решение: използвайте традиционните изписвания на текста, както на вашия роден език: първата буква на изречението е главна, останалите са малки. В края на изречението се поставя точка.

• Грешка 8.Използване на нечетими шрифтове, особено като шрифт за основен текст. В оформлението има такова нещо като четливост на шрифтовете. Шрифтът трябва да бъде такъв, че читателят да може да прочете текста бързо, без затруднения и дискомфорт. Именно тези шрифтове се използват в книги, вестници, списания – свикнали сме с тях и ги четем лесно. Има обаче хиляди шрифтове с ниска четливост - те са интересни, красиви, но предназначени за заглавия и най-вероятно за използване в рекламата, в дизайна.

Решение: Ако целта на създаваната презентация не е да създаде „уау ефект“, а да даде информация, тогава използвайте само традиционни шрифтове, които са познати на всички ни. За текст е по-добре да използвате шрифтове без засечки (Arial, Tahoma, Verdana и др.), моля, имайте предвид, че шрифтовете с засечки (семейства Times и други) са трудни за четене от разстояние.

Шрифт без засечки и шрифт без засечки. Шрифтът Serif е труден за четене в презентации, но работи добре за документи

За предпочитане е курсивът да се използва за малка част от текста, която трябва да бъде подчертана, но е по-добре отделните думи и фрази да бъдат подчертани с удебелен шрифт. По-добре е да не използвате подчертаване, тъй като подчертаният текст в презентациите се възприема от потребителя като , тоест затруднява управлението на презентацията.

За заглавия можете да използвате декоративни шрифтове, стига текстът да е четим.

Шрифтът на основния текст трябва да е по-малък от размера на шрифта на заглавието.

• Грешка 9.Допълнителни и липсващи точки, интервали, скоби и др. правописни грешки.

• В края на заглавието няма точка.
• В края на изречението се поставя точка, след това един интервал, след това следващото изречение.
• Кавичките в текста на презентацията трябва да са еднакви - ако сте избрали кавички-рибени кости, тогава използвайте само тях в презентацията (Видове кавички: "", "", "", " ").
• След отварящата скоба или кавичката няма интервал, текстът следва веднага. Няма интервал преди затварящите кавички или скоби; след текста веднага се поставя кавичка или скоба. След заключителния цитат или скоба или поставете точка (ако края на изречението), запетая или интервал и след това текста.

• Между всички думи трябва да има един интервал.
• След всички препинателни знаци трябва да има интервал преди началото на следващия текст.

• В цялата презентация трябва да има думи с ё Йоили д.
• Различни списъчни маркери на различни страници.

В първия случай маркерите са отметки, във втория - квадратчета.

• По време на презентацията списъците трябва да имат едни и същи препинателни знаци след всеки елемент от списъка или изобщо да нямат такива. Например, поставете точка и запетая след всеки елемент от списъка и точка в края на списъка.

В първия случай след всеки елемент от списъка има точка, във втория случай няма

• На някои слайдове има червена линия, на други не. По-добре е изобщо да не използвате червената линия в презентацията.

Същата презентация: различен размер на шрифта.
Единият слайд има, другият не.

Грешки, свързани с използването на изображения в презентация

• Грешка 10.Няма подравняване на форми, текст спрямо ръбовете на слайда или един спрямо друг. Небрежност на дизайна.

Обектите на слайда трябва да бъдат подравнени. На следващия слайд има грешка: едни и същи правоъгълници имат различни разстояния от ръбовете на слайда и един от друг.

Решение: За да коригирате тази грешка, трябва да използвате функцията за подравняване. Изберете желаните правоъгълници (натиснат клавиш CTRL ) Форматиране — подравнете — Подравняване към слайд(в този случай фигурите ще се подравнят с границите и центъра на слайда) или Подравнете избраните обекти(в този случай обектите ще се подравнят един с друг). След като изберете вида на подравняване, трябва да зададете неговите параметри (ляво, дясно, отгоре или отдолу, в центъра, разпределете хоризонтално или вертикално).

• Грешка 11.От слайд на слайд едни и същи елементи на слайда се изместват.

Следният пример показва два слайда, които имат едни и същи елементи: бутон за край на презентацията, надпис за отговор и заглавие на слайд. Можете да забележите, че едни и същи елементи са изместени и са на различни разстояния от ръбовете на слайда. Не трябва да бъде.

Решение: За да избегнете тази грешка, трябва да създадете първия слайд, да поставите необходимите елементи върху него. След това можете:

• копирайте слайда (ако и двата слайда носят еднакъв товар, както в разглеждания пример) и след това сменете всеки нов слайд, оставяйки същите елементи на местата им;
• или създайте втори слайд, след което изберете желания обект на първия слайд, копирайте го и след това го поставете на втория слайд. Обектът ще бъде вмъкнат на същото разстояние от ръбовете на слайда, т.е. няма да помръдне. Същото трябва да се направи и с други обекти.
• Грешка 12.Изкривяване на съотношението на изображението. Използване на изображения от различни стилове на един и същ слайд (снимки и рисунки, изображения със и без рамка, със и без фон).

Картината е "сплескана".

Изображения на различни височини. Бялата рамка на дясното изображение не е премахната (беше възможно да се избере бяло като фон на презентацията, тогава бялата рамка на картината няма да се вижда).

Решение: Трябва да преоразмерите изображението, като плъзнете дръжките, разположени в ъглите на картината; не можете да преоразмерявате с помощта на дръжки, разположени отстрани на изображението.

• Грешка 13.Рамките на изображенията не съответстват на темата на презентацията или нейния стил.

Решение: Малка рамка около изображението създава чист ефект, изображение с рамка има завършен вид. Но не използвайте „траурни“ рамки, както е в първото изображение на следващия пример за слайд. Също така не трябва да използвате ефекти на отражение на изображението, които пречат на възприемането на информацията в слайда.

• Грешка 14.Изображението е "в ъгъл".

Решение: Не поставяйте изображението на ръба на слайда или в ъгъла. Отстъп от ръбовете на слайда към изображението (същото като при поставяне на текст). Ако изображението трябва да се вмъкне в ъгъла на слайда, тогава е по-добре да отстъпите на същото разстояние от вертикалните и хоризонталните ръбове. Също така се опитайте да не поставяте изображението в центъра на слайда, ако има текст на слайда.

Ако изображението е портрет на човек, тогава е по-добре да го поставите така, че окото да е насочено към текста, но не към ръба на слайда. Това ще даде на слайда завършен вид.

• Грешка 15. Поставяне на множество изображения на слайд по такъв начин, че да са трудни за виждане. Поставянето на две или дори 10 изображения на слайд е приемливо, ако не противоречи на логиката на презентацията: например, ако изображенията се увеличават при щракване или това са изображения на бутони. Ако обаче изображението е основното съдържание на слайда, именно с него се извършва работата и именно то носи информационния товар, то трябва да е голямо.

Решение: Ако едно изображение е основното съдържание на слайда, вмъкнете по едно изображение на слайд. Ако трябва да използвате няколко снимки, създайте няколко слайда. Или вмъкнете няколко изображения на един слайд, но по такъв начин, че когато щракнете върху снимката, изображението се отваря на цял екран.

Други грешки в презентациите

• Грешка 16.Бутоните и хипервръзките не работят. Понякога може да възникне ситуация, когато в режим на изглед на презентация не е възможно да се използва бутона за хипервръзка - той е неактивен. Това може да се случи просто поради невнимание на автора на презентацията - те са забравили да настроят връзката. Но също така е възможно бутонът за връзка (долният слой) да е покрит от горния слой - друго изображение или текст и следователно да не работи. Това може да се види, когато курсорът на мишката не се превръща в ръка с пръст (като хипервръзка) в центъра на бутона, а се променя около краищата на бутона.

Решение: В първия случай просто проверете всички връзки и всички бутони на презентацията. В особено критични случаи тествайте презентацията на други компютри.

За да разрешите проблема с припокриването на бутона с други обекти, достатъчно е да преместите пречещия обект на заден план. За да направите това, щракнете с десния бутон върху изображението и изберете от контекстното меню Ход обратно. Сега бутонът ще работи.

• Грешка 17.Източниците на източници на изображения и текстове не са посочени. Използването на чужда работа и непосочването на автора е лоша форма.

Решение: подготвихме се по темата. Повече от 80% от авторите на материали в сайта посочват неправилно източниците на информация и не знаят за това.

• Грешка 18.Излишна анимация, когато анимацията пречи на презентацията. Когато добавяте анимация към презентация, трябва да се придържате към принципа на минимализма. Анимацията не трябва да пречи на четенето на текста, да е цветна.

Решение: Не трябва да избирате мигаща анимация, както и бързо завъртане. Всичко това е изморително, дразнещо и натоварва много зрението и нервната система. Допълнителната анимация е безполезна. По-добре е да не придружавате смяната на слайдовете със звукови ефекти и активна анимация. Трябва да помислите кои ефекти ще се появят автоматично и кои при щракване. Ако цялата анимация е на щракване, това ще отнеме много време, такава презентация ще бъде досадна.

• Грешка 19.Преходът на слайд не е конфигуриран правилно, преходът при щракване с мишката или на клавиатурата не е деактивиран. Например, в презентационна игра, потребителят е пропуснал бутона, показващ правилния отговор, и е стигнал до следващия въпрос, заобикаляйки менюто на играта. Накъде да отиде по-нататък не е ясно за потребителя и понякога той просто не разбира какво се е случило.

Решение: Когато създавате интерактивна презентация, която съдържа , трябва да деактивирате щракване с мишката и навигация с клавиатура между слайдовете. Много просто избират Преходи - Промяна на слайдовеи премахнете квадратчето за отметка При щракване. Този метод избягва смяната на слайдове при щракване, но остава възможността за превъртане през слайдове с помощта на стрелките, интервала на клавиатурата и колелото на мишката.

Има по-надежден начин - Автоматично представяне на презентацията. . Но когато го използвате, трябва да запомните, че на всеки слайд трябва да има бутон за хипервръзка за преминаване към друг слайд. В противен случай визуализацията на слайд може да бъде изключена само чрез прекратяване на презентацията.

Опитахме се да опишем основните грешки при създаването на презентации и се надяваме, че това ще помогне на всички ни да ги избягваме в бъдеще.

Какви грешки знаете? Можете да коментирате статията.

Повечето от задачите на офиса се решават на компютър в средата на MS Office, предимно в Word, Excel, Outlook и PowerPoint. Минимални познания са достатъчни за работа с тези приложения, но в много ситуации допълнителни трикове могат да спестят много време и усилия. В тази статия ще разгледаме някои начини за подобряване на ефективността на работата в горните програми.

MS Word

Премествайте текста бързо нагоре и надолу

Това е най-бързият начин за преместване на текст, без да използвате мишката. Текстът се мести със стрелките нагоре и надолу, докато се задържат клавишите Shift и Alt. Не е необходимо да избирате текста, преди да го преместите – това ще се случи автоматично и всяко натискане на стрелка нагоре или надолу ще премести текста с един параграф нагоре или с един абзац надолу. Този метод е ефективен не само при преместване на абзаци, но и при преместване на редове в таблица.

Премахване на връзки в документ

Ако връзките се появят в създадения от вас документ и трябва да ги направите неактивни, можете да изберете всяка връзка, да изберете командата Insert=>Хипервръзкаи щракнете върху бутона Премахване на връзката. Това е много дълъг и трудоемък процес. Има по-бърз начин за решаване на проблема: изберете целия документ с командата Edit => Select All и щракнете върху клавишната комбинация Ctrl+Shift+F9- връзките ще бъдат премахнати и всички други опции за форматиране на документи ще бъдат запазени.

Относно текста, текстовите полета и автоматичните форми

Когато трябва да направите надпис, много първо създават блок от надписи и след това въвеждат текста в него. Можете да постигнете същия резултат, като изберете вече въведения текст и след това щракнете върху лентата с инструменти Живописбутон за създаване на надпис - текстът ще се движи вътре в надписа.

Можете също да вмъквате текст в автофигури (с изключение на линии, полилинии и др.) - като правило това се прави на няколко етапа: създайте автофигура, изберете я, щракнете върху бутона за създаване на надпис и въведете текст. Има и алтернативна опция: нарисувайте желаната автоформа, щракнете с десния бутон върху нея, изберете Добави тексти въведете текст.

Може би, докато работите, ще промените решението си и ще решите, че текстът трябва да бъде изваден от надписа или от автоформата. За да направите това, не е необходимо да го изрязвате в клипборда и след това да го поставяте. Можете да изберете надпис (или автофигура) и да щракнете с десния бутон върху него, като държите натиснат клавиш Ctrl - текстът ще се появи в най-близкото текстово поле.

Autoshape осветление

По подразбиране в панела Живопислипсващ бутон Осветление; няма съответна команда в контекстното меню, извикано, когато щракнете с десния бутон върху автофигурата.

Възможно е обаче да промените осветлението на автоформата. За да направите това, добавете към панела Живописбутон Осветлениечрез извикване на командата Инструменти=>Настройки=>Командикато изберете от списъка Категориипараграф Живописи плъзгане на съответния бутон от прозореца Екипи(Фиг. 1). Използването на бутона е лесно - изберете автоформата, щракнете върху бутона Осветлениеи регулирайте осветлението според нуждите (фиг. 2).

Ориз. 1. Добавяне на бутона за осветление към лентата с инструменти за рисуване

Ориз. 2. Автоматична настройка на осветлението

Преписване

За да избегнете твърде редки редове в документ, се препоръчва да активирате автоматично пренасяне на думи. За да направите това, менюто Обслужванеизберете отбор Език=>Пренасянеи поставете отметка в квадратчето до съответната опция (фиг. 3). Само имайте предвид, че Word винаги има склонност да обвива думи с тире на мястото на тирето. В някои случаи е желателно да се избягва такава разлика (например 10 процента, номер 1, 234-345 и т.н.). За да направите това, вместо обикновено тире, използвайте неразкъсващо тире, като натиснете клавишната комбинация Ctrl+Shift+тире.

Ориз. 3. Задаване на автоматично пренасяне

В същото време е напълно възможно в част от документа, по-специално в заглавията, да не се изисква тирета. За да деактивирате хифирането в редица параграфи, изберете ги, използвайте командата Формат=>Параграф=>Позиция на страницатаи поставете отметка в квадратчето до съответната опция (фиг. 4).

Трябва да се признае, че Word не може да прехвърли някои думи правилно. С тези думи, на позиции, където можете да пренасяте тирета, трябва да вмъкнете знак за меко тире, като натискате клавишите Ctrl+тире. Това тире ще има предимство пред автоматично вмъкнатите тирета.

Текст с индекси

Ако вашият документ съдържа променливи с индекси, въведени директно в текста и във формули, създадени с помощта на редактора на формули MS Equation, тогава по подразбиране те ще изглеждат неравномерни (различни размери на променливи и индекси и различни нива на тяхното подреждане на ред), което значително разваля външния вид на документа (фиг. 5).

Ориз. 5. Текст с индекс (първата опция се въвежда в Word, втората - в MS Equation)

Можете да постигнете почти пълна идентичност на външния вид на променливи с индекси, като промените редица характеристики на ръчно въведени променливи. За да направите това, отпечатайте целия текст с размер на шрифта Times New Roman 12 и променливите в допълнителен курсив. Също така преместете променливите надолу с 1,5 пиксела и индексите надолу с 3 пиксела с командата Формат=>Шрифт=>Разстояниекато изберете в полето пристрастиеопция надолуи определяне на размера на отместването (фиг. 6).

Ориз. 6. Настройка на отместване

Също така се уверете, че размерът е избран в редактора на формули обичайно (екип Размер => Редовен) и го накарайте да побере 12 пиксела (команда Размер=>Определете- фиг. 7).

Ориз. 7. Регулиране на обикновени размери на шрифта

Разбивки на таблици

Когато работите с таблици с много страници, понякога се случва таблицата да се счупи не в края на листа, а много по-рано, оставяйки само две трети или дори една трета от страницата запълнена (това зависи от ширината на конкретния ред на масата, на която се случва прекъсването). В същото време следващите редове от таблицата се прехвърлят на следващата страница, въпреки че биха могли да се поберат на предишната (фиг. 8). Това често се случва при попълване на клетки в таблицата чрез редовно копиране, когато заедно с данните се копират и техните формати.

Ориз. 8. Пример за таблица, в която прекъсването на реда не достига края на листа

Причината за това явление е, че текстът в клетките на таблицата има счупена настройка на абзаца. За да промените ситуацията, изберете таблицата, отворете я в менюто Форматиранекоманда Абзац=>Позиция на страницатаи премахнете квадратчетата за отметка Не нарушавайте параграфа, Не се откъсвайте от следващияи От нова страница(Фиг. 9) - таблицата ще се върне към обичайния си вид.

Ориз. 9. Променете опциите за параграф

дата в документа

Повечето документи трябва да имат датата на създаване; не е необичайно ежедневно да създавате или актуализирате един и същи тип документи. Ето защо е много удобно да използвате автоматично вмъкване на дата: натискате клавишната комбинация Alt+Shift+D, а текущата дата, актуализирана при всяко отваряне на документа, се вмъква в позицията на курсора. Но този метод не винаги е подходящ, тъй като датата се вмъква в традиционния формат dd.mm.gggg. Ако този формат не ви устройва, използвайте командата Вмъкване=>Поле, в списъка с полета изберете полето Датаи посочете желания формат на датата (фиг. 10).

Ориз. 10. Изберете формат на датата

Ако нито един от форматите за дата не ви подхожда, например, имате нужда от датата в първия ред на документа и деня от седмицата във втория (както на фиг. 11), тогава ще трябва да намерите повече или по-малко подобен формат на датата и го редактирайте. В този пример няма проблем датата да бъде отпечатана в горния ред на таблицата, тъй като такъв формат е в списъка с формати и проблемът е да се вмъкне ден от седмицата - такъв формат на полето Датане съществува. За да редактирате формата, отворете в менюто Вмъкванекоманда Поле, в списъка с полета посочете полето Датаи изберете оригиналния формат на датата, който включва желания ден от седмицата (фиг. 12). Щракнете върху бутона Кодове на полетаи редактирайте формата на датата в полето Кодове на полета, премахване на ненужната част от формата (фиг. 13). Завършете операцията, като щракнете върху бутона Добре, - след това при всяко отваряне на документа ще се отпечатва текущият ден от седмицата.

Ориз. 11. Документ с поле за променена дата

Ориз. 12. Избиране на оригиналния формат на датата за редактиране

Ориз. 13. Формат на датата след редактиране

Търсене на документи

Необходимите документи могат да се търсят не само по обичайния начин, тоест с помощта на командата Старт=>Намиране=>Файлове и папки, но и директно в Word при отваряне на документи и при търсене в Word, можете да разчитате на специфичните свойства на документите (заглавие на документа, автор, тема, ключови думи, размер на файла, дата на последната актуализация и т.н.) или на намерени думи в текст.

За да търсите документи по дума в текста, изберете командата Файл=>Отвории щракнете върху бутона Инструменти=>Намиране=>Нормално. Въведете дума за търсене, дефинирайте областта за търсене (фиг. 14), видовете файлове, които ви интересуват (фиг. 15) и кликнете върху бутона намирам(фиг. 16).

Ориз. 14. Определяне на района за търсене

Ориз. 15. Определяне на типа на файловете

Ориз. 16. Резултатът от търсенето на документи, в текста или в заглавието на които се среща думата "Интернет"

За да търсите документи по техните свойства, изберете командата Файл=>Отвории щракнете върху бутона Инструменти=>Намиране=>Разширени. Да приемем, че компютърът съдържа не само личните ви документи, но и файлове на други автори, с които работите по общ проект. В този случай на полето Имотпосочете опция автор, в полето състояние- опция Съдържа(по-надеждно е, тъй като в единия случай авторът може да въведе само фамилия, в другия собствено и фамилно име и т.н.), в полето смисълвъведете фамилията на автора и кликнете върху бутона намирам(фиг. 17).

Ориз. 17. Търсене във всички документи на конкретен автор

Имайте предвид обаче, че търсенето на документи по техните специфични свойства има смисъл само ако тези свойства са посочени от всички автори на документи - опцията по подразбиране за попълването им, уви, няма да осигури желания резултат. Можете да посочите свойства поотделно за всеки документ, като използвате командата Файл=>Свойства=>Документ(фиг. 18). Малко вероятно е обаче някой от авторите да забрави да направи това в който и да е документ, така че е по-добре да включите задължителното попълване на полетата за ключови свойства на документа при първото му записване. За да направите това, използвайте командата Инструменти=>Опции=>Запазванеи поставете отметка в квадратчето Предложете попълване на свойства на документа(фиг. 19).

Ориз. 18. Попълване на свойства на документа

Ориз. 19. Задаване на задължително запазване на ключови свойства на документа

Можете да търсите документи по датата на тяхното създаване и да задавате не само конкретни дати, но и техните интервали или списък, което се прави с помощта на токени Иили ИЛИ. За да намерите всички документи, например за 2003 г., в полето Имотпосочете опция Дата на създаване, в полето състояние- опция Не по-рано, в полето смисълвъведете дата 1 януари 2003 ги щракнете върху бутона Добавете. След това отново въведете в полето Имотопция дата на създаване, в полето състояние- опция Не по-късно, в полето смисълвъведете дата 1 януари 2004 г, щракнете върху бутона Добаветеи след това върху бутона намирам— ще бъдат намерени всички документи за 2003 г. (фиг. 20).

Ориз. 20. Настройка на търсене на документи, създадени през определен период

MS Excel

Задаване на цвят на разделите на листа

Етикетите на листове могат да бъдат многоцветни, което е удобно в книги с голям брой листове - тогава цветът, заедно с името, ще отговаря за вида на информацията на листовете. За да зададете конкретен цвят на отделни листове, изберете ги, щракнете с десния бутон, изберете командата Цвят на етикетаи изберете желания цвят.

Бързо вмъкване на колони и редове

За да добавите ред или колона към таблица, не е необходимо да избирате колоната или реда, пред които искате да вмъкнете, да влизате в контекстното меню и да избирате командата Добавяне на клетки. Можете да натиснете клавишната комбинация ctrl+shiftедновременно със знака "+" на цифровата клавиатура - резултатът ще бъде същият.

Мутантни колони

По подразбиране колоните в Excel се обозначават с латински букви, а редовете с цифри. Ако, като отворите отново таблицата, установите, че колоните са номерирани по същия начин като редовете (фиг. 21), не се тревожете - това не е действието на вирус. Използвайте екипа Инструменти=>Опции=>Общии премахнете отметката от квадратчето Стил на връзката R1C1(фиг. 22) - всичко ще си дойде на мястото.

Ориз. 21. Таблица с номерирани колони

Ориз. 22. Върнете се към стандартната нотация на колоните

Ускорете печата

Ако трябва да отпечатате голям брой таблици и сте ограничени във времето, тогава когато печатате на черно-бял принтер, можете да ускорите процеса, като се откажете от цвят (печат в черно-бял). На черно-белите принтери цветовете се показват като нюанси на сивото и отнема известно време, за да се съпостави нюанса с конкретен цвят. Когато печатате в черно-бяло, цветният текст и границите се появяват в черно вместо в сивото, което спестява време. За да зададете черно-бял печат, отворете менюто Файлкоманда Настройка на страницата=>Листи в групата Тюленотметнете квадратчето Черно и бяло(фиг. 23).

Ориз. 23. Настройка за печат в черно-бял режим

Освен това можете да печатате без линии на мрежа - в този случай големите листове се отпечатват по-бързо. За да направите това, използвайте командата Файл=>Настройка на страницата=>Листи премахнете отметката Нето (ориз. 24).

Ориз. 24. Отказ за отпечатване на мрежата

Въвеждане на дробни числа

По подразбиране дробните числа се въвеждат в Excel в съответствие с начина, по който е зададен в настройките на Windows: Контролен панел=>Език и стандарти=>Числа. С други думи, ако запетаята е предназначена за въвеждане на дробни числа в Windows, тогава в Excel те ще бъдат въведени разделени със запетаи. На практика обаче може да се окаже различно. Например на компютри, на които работят голям брой потребители, особено в образователни институции, където настройките на програмата се променят по най-непредсказуем начин. Ако при въвеждане на дробно число, разделено със запетая, видите на екрана число, разделено с точка, и вече сте проверили дали настройките на Windows изискват въвеждане, разделено със запетая, използвайте командата Service\Options\Internationalи маркирайте квадратчето за отметка Използвайте системни разделители(фиг. 25).

Ориз. 25. Върнете се към системните разделители

Представителство

Когато финализирате външния вид на таблицата и я подготвяте за печат, често се налага многократна промяна на функциите за форматиране и печат. Обикновено в такива случаи листовете се копират и се променят характеристиките на показването им на екрана и при отпечатване. Въпреки това е по-удобно да създавате различни изгледи на листове, които ви позволяват да преглеждате данни в различни режими и не изискват създаването на отделни листове.

Преди да създадете изглед, книгата трябва да бъде напълно конфигурирана: трябва да й се даде желания външен вид и да зададете всички необходими опции за печат за нея. Когато опциите за печат бъдат въведени в изглед, той автоматично ще включва специфичните области за печат на всеки лист или на целия лист, ако за него не е дефинирана зона за печат.

За да създадете изглед на менюто Прегледизберете отбор Представителство, Натисни бутона Добаветеи на полето имевъведете име за изгледа (Фигура 26). В този случай е по-добре да включите името на активния лист в името на изгледа, за да улесните намирането на желания изглед в бъдеще.

Ориз. 26. Създайте изглед

За да се върнете към един от създадените по-рано изгледи, ако например трябва да отпечатате лист, използвайте командата Преглед => Изгледии на полето Видовеизберете изгледа за печат (фиг. 27), след което натиснете бутона Приложии щракнете върху бутона Тюлен- Листът ще бъде отпечатан в черно и бяло.

Ориз. 27. Избор на правилния изглед

Междинни суми

Доста често трябва да се справите с големи списъци, които включват множество стойности на клетки, за които трябва да знаете междинните суми. Excel може автоматично да изчисли както междинните суми, така и общите суми във всеки списък. Обикновено това се прави първо чрез сортиране с командата Данни=>Сортиране(за групиране на редове, за които искате да обобщите), след това изчислете общите суми и след това вмъкнете редове за междинни суми и ги изчислете (фиг. 28).

Ориз. 28. Изчисляване на междинни суми

Ако таблицата е голяма и има много области, за които трябва да се изчислят междинни суми, този процес ще отнеме много време. За да ускорите работата, първо можете да изберете уникален списък, за всяка от стойностите на който трябва да определите междинната сума и едва след това да изчислите самите суми. За да създадете уникален списък, изберете необходимата колона или ред и използвайте командата Данни=>Филтър=>Разширен филтър. Задайте груповия превключвател Лечениедо позиция , посочете диапазона от клетки, в които искате да поставите резултата, и активирайте опцията Само уникални записи(фиг. 29, 30). В резултат на такова филтриране всички уникални обекти от оригиналния списък ще се появят в посочената област на таблицата.

Ориз. 29. Команден прозорец за разширен филтър

Ориз. 30. Резултатът от създаването на уникален списък

След това използвайте функцията SUMIF(диапазон, критерии, сума_диапазон) A, който обобщава клетките, които отговарят на определени критерии. Диапазонът е диапазонът от клетки, които се проверяват спрямо критерия; критерий - критерий под формата на число, израз или текст, който определя сумираните клетки; диапазон на сумиране - сумирани клетки (фиг. 31).

Ориз. 31. Изчислете междинни суми за всяка от стойностите на уникален списък

Премахване на дублиращи се редове

Представете си, че има таблица с телефонен указател (речник и т.н.), състояща се от две колони и огромен брой редове. В първата колона например се въвеждат имената на клиенти, а във втората - техните телефонни номера, като редовете могат да се повтарят (фиг. 32). Задачата е да премахнете всички дублиращи се редове. Първото решение, което идва на ум, е да сортирате таблицата по първата колона с командата Данни=>Сортиранеи ръчно премахване на дублиращи се редове.

Ориз. 32. Начална таблица

Ако масата е много голяма, можете да постигнете същия резултат по по-бърз, макар и по-сложен начин. Първо изберете уникален списък с телефони с помощта на командата Данни=>Филтър=>Разширен филтъркато настроите груповия превключвател Лечениев позиция Копирайте резултата на друго място, посочване на диапазона от клетки, в които искате да поставите резултата, и активиране на опцията Само уникални записи(фиг. 33).

Ориз. 33. Резултатът от създаването на уникален списък с телефони

Сега трябва да използваме функцията VLOOKUP(търсенна_стойност, таблица, номер_колона, стойност вярна или фалшива)където стойността за търсене е стойността, която трябва да се намери в първата колона на таблицата; таблица - таблица с информация, в която се търсят данни; номер на колона - номерът на колоната в таблицата с информация, в която трябва да се намери съответната стойност. Като се има предвид, че функцията работи по такъв начин, че търсенето на желаната стойност е възможно само в първата колона, ще трябва да смените колоните "ПЪЛНО ИМЕ"и "Телефон", а след това в колона D въведете формула с функцията VLOOKUP (фиг. 34). Според тази формула програмата ще вземе следващата стойност от колона C, ще я потърси в колона A и след това ще върне стойността от колона B, намираща се в намерения ред. След това остава да направите копие на колона D с помощта на специална паста, така че клетките да съдържат не формули, а стойности (команда Поставяне => Специално поставяне => Стойности- фиг. 35) и изтрийте колони A, B и D, които са станали ненужни.

Ориз. 34. Резултат от изчисления чрез функцията VLOOKUP

Ориз. 35. Външен вид на масата след нанасяне на Paste Special

MS PowerPoint

слайдове от файлове

Когато подготвяте презентация, можете да използвате предварително създадени документи на Word и слайдове от други презентации.

В първия случай, ако говорим за създаване на нова презентация, отворете документ на Word и приложете командата Файл=>Изпращане=>Microsoft PowerPoint- в резултат на това ще бъде създадена нова презентация с текста от файла. Ако искате да поставите текст от документ на Word в съществуваща презентация, отворете презентацията в PowerPoint и щракнете върху структура(фиг. 36). Посочете иконата на слайд, зад която искате да се показва новият текстов слайд. В менюто Вмъкванеизберете отбор Слайдове от структураи изберете необходимия документ. Имайте предвид, че текстът, който се вмъква в презентацията, се генерира въз основа на стила на заглавията на документа и можете да използвате текст само от файлове във формати *.doc, *.rtf или *.txt.

Ориз. 36. Раздел Структура

Ако искате да вмъкнете слайд от друга презентация в отворена презентация, след това от менюто Вмъкване изберете командата слайдове от файлове, изберете презентацията и вмъкнатия слайд (фиг. 37) и натиснете бутона Вмъкване. Ако вмъквате всички слайдове, щракнете върху бутона Поставете всички.

Ориз. 37. Изберете вмъкване на слайд

Сложна номерация

Номерирането на страниците в слайдовете се извършва чрез вмъкване на номера на страницата в долния колонтитул с командата Изглед => Горни и долни колонтитули, което отваря прозореца за горен и долен колонтитул, където трябва да активирате квадратчето за отметка долен колонтитул(фиг. 38) и щракнете върху бутона Приложи към всички. Имайте предвид, че скритите слайдове продължават да се броят при номериране. За да избегнете това, можете да поставите всички скрити слайдове в края на презентацията - и тогава всички показани слайдове ще бъдат номерирани по ред.

Ориз. 38. Вмъкване на долен колонтитул

Естествено, страниците на слайдовете са номерирани по ред. Ако трябва да започнете отново пагинация на различни места на една и съща презентация (това може да се наложи, ако вашата презентация все още е в процес на разработка и се състои от няколко отделни серии от слайдове), тогава, уви, не можете да направите това в една презентация. За да решите проблема за всяка серия от слайдове, ще трябва да създадете различни презентации и да ги свържете заедно с хипервръзки.

Шаблон за презентация

Ако презентациите се провеждат често, препоръчително е да отделите време за внимателно изготвяне на нестандартен шаблон за презентация - днес това е не по-малко актуално, отколкото например бланка за бизнес писма. Шаблонът запазва логото на организацията и др. елементи, които автоматично ще се възпроизвеждат на всички създадени слайдове на презентация. Освен това шаблонът определя формата, размера и относителната позиция на обектите, използваните шрифтове, фона и други опции за дизайн на елементите на презентацията.

Разработването на шаблони започва със създаването на нова презентация чрез командата Файл=>Нов. След това изберете шаблон за дизайн за слайда от списъка с шаблони по подразбиране. Преди да промените шаблона за дизайн в съответствие с предвидения план, в менюто Прегледизберете отбор Основен =>Мастер на слайдове. В шаблона на слайда направете промени, които искате да отразите във всяка нова презентация, която създавате. Първо променете дизайна и коригирайте шрифтовете (фиг. 39), в следващата стъпка поставете логото (фиг. 40) и след всички промени в лентата с инструменти Пробащракнете върху бутона Затворете изгледа на съветника.

Ориз. 39. Резултатът от настройката на основните елементи на шаблона за презентация

Ориз. 40. Външният вид на слайда след поставяне на логото

Запазете презентацията като шаблон с командата Файл=>Запиши като, изберете вариант като тип файл Шаблон за презентацияи въведете името на шаблона (фиг. 41).

Ориз. 41. Запазете шаблон за презентация

За да използвате шаблон при създаване на презентация, щракнете върху бутона Създател на слайдове, щракнете върху връзката Общ прегледв долния десен ъгъл на слайда и изберете шаблона за презентация, който сте създали.

След като създадете шаблон, можете да го добавите към списъка с шаблони в съветника за автоматично съдържание. За да направите това, менюто Файлизберете отбор Създайте. В района на Създайтещракнете върху връзката От съветника за автоматично съдържание, Натисни бутона По-нататък. След това изберете категорията, в която искате да поставите шаблона, щракнете върху бутона Добаветеи посочете шаблона за презентация, който да бъде добавен (фиг. 42).

Ориз. 42. Резултат от добавяне на шаблон към главния списък за автоматично съдържание

Няколко опции за дизайн в една презентация

Когато проектирате отделни слайдове в презентация, можете да използвате няколко шаблона. За да направите това, изберете определени слайдове, щракнете с десния бутон върху желания шаблон и изберете опцията Приложете към избрани слайдове. Ако тази команда не е налична, използвайте командата Инструменти=>Опции=>Редактиранеи в района Деактивиране на нови функциипремахнете отметката Няколко проби(фиг. 43).

Ако използвате шаблоните, които сте създали за дизайна на презентационните слайдове, а не шаблоните по подразбиране, тогава инсталирането на нов шаблон за конкретен слайд ще се случи автоматично, когато щракнете върху връзката Преглед и изберете предварително създадения шаблон за презентация, освен ако, разбира се, няма забрана за използването на различни опции за дизайн

Ориз. 44. Настройте автоматична проверка на правописа

Използване на файл с данни за експортиране на контакти

Всички създадени съобщения, срещи, задачи и записи в дневника се съхраняват във файл с данни на локалния компютър. Този файл с данни се нарича файл с лична папка и има разширение .pst. Когато преинсталирате системата, този файл може лесно да бъде запазен в отделна папка на твърдия диск или на компактдиск и след това да бъде свързан отново.

В допълнение, PST файл ви позволява да получите достъп до информация като контакти от друг компютър или да ги споделите с други. За да направите това, просто трябва да експортирате данните в PST файл с помощта на съветника за импортиране и експортиране. Отворете в менюто Файлкоманда Внос и износ, изберете като опция за действие Експортиране във файл, а в следващия прозорец посочете, че трябва да създадете PST файл (фиг. 45). След това изберете папка Контактии определете характеристиките на запис на файла (фиг. 46). Щракнете върху бутона Готов, а след това вашите контакти ще бъдат запазени в папката, която сте посочили на диска, която ще бъде лесна за свързване на друг компютър с помощта на същия съветник за импортиране и експортиране. Свързването на PST файл с контакти не се различава от свързването на обикновен PST файл. За да не забравите местоположението на файла, най-добре е веднага да го добавите към списъка с файлове с данни на Outlook. За да направите това, използвайте командата Файл=>Обработка на файл с данни, щракнете върху бутона Добаветеи посочете генерирания PST файл. В резултат на това в списъка с файлове с данни, освен личните папки, ще се появи и създаденият от вас файл с контакти (фиг. 47).

Ориз. 45. Определяне на типа файл, който ще бъде създаден

Ориз. 46. ​​Определяне на условия за записан файл

Ориз. 47. Файлове с данни на Outlook

Планиране на работното време

Крайният резултат зависи от това колко добре е планирана работата. Outlook помага за организиране на списъка със задачи до известна степен, но само ви напомня, че е дошло времето да започнете определена задача, че тя вече е просрочена; освен това Outlook може да превъзложи задачата на друг служител и да ви позволи да контролирате нейното изпълнение. И с това, като цяло, възможностите на Outlook по отношение на обработката на задачи са изчерпани.

Много е важно обаче не само да се очертаят редица задачи, но и да се планират по такъв начин, че всичко да става навреме и планирането да е максимално автоматизирано. Трябва да знаете кога ще завършите конкретна задача, дали изобщо е възможно да я завършите до крайния срок и кога е най-добре да започнете задачата, за да я завършите.

Добре е да можете предварително да прецените доколко е реалистичен планът, който сте очертали (в зависимост от естеството на работната ви седмица, наличието на обедна почивка, насрочени срещи и т.н.). Освен това задачите трябва автоматично да се появяват в календара, а състоянието на календара трябва да се актуализира автоматично, когато задачите се пренасрочват. Всичко това може да се направи от плъгин за Microsoft Outlook 2002/XP Taskline ( http://www.taskline.info/MAPI/TasklineSetup.exe, shareware, 1,2 MB) от ResultsWare Limited е удобен и лесен за използване мениджър на задачи, който ще ви позволи да оптимизирате графика си.

Преди да започнете да използвате плъгина, трябва да го конфигурирате в съответствие с особеностите на работния ден. За да направите това, кликнете върху бутона линия на задачите, отидете на раздела работна седмицаи посочете работните дни от седмицата, началото и края на работния ден и всички налични почивки (за обяд, техническа почивка и др.) - фиг. 48

Ориз. 48. Планиране

След това очертайте предстоящите задачи за следващите дни. В същото време, моля, имайте предвид, че след инсталиране на приставката, в прозореца за създаване на задача ще се появи допълнителен раздел линия на задачите, на който трябва да посочите прогнозната продължителност на работата и ако работата вече е започнала, тогава количеството време, прекарано за нея, и процента на завършеност (фиг. 49, 50).

Ориз. 49. Създайте задача

Ориз. 50. Списък със задачи, планирани за следващата седмица

След това можете да започнете да тествате приставката. За да направите това, кликнете върху бутона линия на задачите, отидете на раздела Задачи, посочете началния час (фиг. 51) и натиснете бутона Добре. Резултатът от работата на приставката ще бъде кратък отчет за броя на планираните задачи, общото време за тяхното изпълнение и крайните срокове за завършване на работата (фиг. 52). В същото време програмата ще разположи задачите в календара по най-добрия възможен начин - като отчита както всички прекъсвания в работата, така и срещите, срещите и т.н. в графика (фиг. 53).

Ориз. 51. Определяне на началния час на анализа и разпределението на задачите

Ориз. 52. Заключение на задачата относно списъка с планирани задачи (в този случай всичко планирано може да се направи навреме)

Ориз. 53. Резултатът от разпределението на задачите в календара