Nezamislivo je zamisliti rad bilo koje organizacije bez poslovnih komunikacija. Pravilno izgrađena komunikacija između zaposlenika omogućuje nesmetano i brzo rješavanje zadataka.

Postoji više vrsta sastanaka u organizacijama, a svaki od njih ima svoje karakteristike i zadatke. Poznavanje takvih nijansi olakšat će raspravu o poslovnim pitanjima. Ovaj članak će vam reći o vrstama sastanaka, pomoći će vam da shvatite zašto se održavaju i kako se bilježe u uredskom radu.

Ciljevi poslovnih sastanaka

Bilo koja vrsta poslovnih sastanaka omogućuje vam da vidite cjelovitu sliku situacije u organizaciji, da odredite njezine snage i slabosti. Vrijedno je napomenuti da se sudjelovanjem u ovom formatu poslovne komunikacije odvija brza tvrtka ili poduzeće.

Zadaci

Mogu se razlikovati sljedeći zadaci svih vrsta sastanaka:

• rješavanje tekućih problema i pitanja;
• integracija aktivnosti odjela u skladu sa strateškim ciljem poduzeća;
• procjena poduzeća i njegovih pojedinih strukturnih odjela;
• održavanje i razvoj politike poduzeća.

Da biste razumjeli u kojem formatu održati takav poslovni događaj, potrebno je odlučiti koji od gore navedenih zadataka će mu odgovarati, a nakon toga možete razumjeti kojoj će klasifikaciji pripadati.

Vrste i klasifikacija

Sastanak, kao vrsta poslovne komunikacije, može imati različit oblik održavanja, što određuje njegov predmet i popis prisutnih službenih osoba.

Treba razlikovati glavnu klasifikaciju sastanaka:

1. Vlasničko područje. Ovdje možemo razlikovati takve vrste sastanaka kao što su administrativni (koji osiguravaju raspravu o problematičnim pitanjima), znanstveni (seminari i konferencije čija je svrha raspravljati o aktualnim znanstvenim temama), politički (omogućuju sastanak članova bilo koje političke stranke). i kretanja) i mješoviti tipovi.
2. Skala. Ovdje se razlikuju međunarodni, gdje su uključeni stručnjaci iz drugih zemalja ili stranih partnera, nacionalni, regionalni, ali i gradski.
3. Pravilnost. U oba formata, sastanci mogu biti tekući ili ponavljajući.
4. Prema mjestu raspoređivanja - lokalni ili putujući.

Također se sve vrste sastanaka mogu podijeliti na sljedeći način:

1. Instruktivna, koja daje direktivni format za vođenje, gdje nadređeni vođa prenosi informacije izravno svojim podređenima, koje se zatim razilaze i prenose po vertikali moći. Najčešće se u takvoj poslovnoj komunikaciji čuju naredbe direktora koje mogu bitno utjecati na tijek poduzeća, a to mogu biti i norme ponašanja ili važne inovacije.
2. Operativni (dispečerski). Svrha ovakvog tipa sastanka je dobivanje informacija o stanju stvari u organizaciji ili poduzeću. Tijek informacija u ovom slučaju je usmjeren od podređenih podređenih do voditelja odjela ili generalnog direktora. Uglavnom se na operativnim sastancima razmatraju pitanja provedbe mapa puta, planiranih aktivnosti, strateških i operativnih planova. Bitna razlika između operativnih (dispečerskih) sastanaka i svih ostalih je u tome što se održavaju redovno i imaju fiksni popis sudionika. Također je vrijedno napomenuti da tijekom sastanka možda neće biti dnevnog reda.
3. problematično. Takav sastanak saziva se u slučaju hitne potrebe za donošenjem odluke o izvršenju zadataka u kratkom vremenu ili rješavanju globalnog problema za poduzeće.

Uz sve navedeno, posebno se može izdvojiti jedna od najpopularnijih vrsta produkcijskih sastanaka – planski sastanak. U pravilu se takav događaj održava svakodnevno ili jednom tjedno, na kojem su prisutni voditelj odjela i neposredni izvođači, koji dobivaju zadatke za taj dan i raspravljaju o tijeku njihove provedbe.

Tema sastanka osoblja poduzeća na sastanku mogu biti bilo koja pitanja koja se javljaju tijekom aktivnosti poduzeća, a tijek rasprave može biti posvećen promjenama u vanjskom okruženju u kojem se nalazi određena organizacija. djeluje.

Organizacija sastanka

Svaki sastanak, bez obzira na njegov format, zahtijeva pažljivu pripremu za njega, jer njegova učinkovitost ovisi o ovom trenutku. U početku morate odrediti sljedeće točke:

• cilj;
• pitanja o kojima se raspravljalo;
• postavljanje zadataka za osoblje (na temelju funkcionalnosti i subordinacije);
• faze izvršenja zadatka.

Danas se većina sastanaka vodi na vrlo osrednji način, zbog čega se gubi njihov smisao, a postavljeni zadaci mogu biti loše obavljeni. Stoga je izuzetno važno promisliti cijeli tijek ovakvih poslovnih sastanaka i graditi radnu raspravu na način da ne oduzima samo vrijeme, već da ima i reakciju tima.

Sastanci

Treba napomenuti da velike tvrtke i organizacije koje žele osvojiti određeni tržišni udio i razviti svoju tvrtku kako bi ostvarile veliku zaradu, stavljaju veliki ulog na raspravu o važnim pitanjima putem sastanaka. Iz prakse uspješnih menadžera možete formirati sljedeći skup pravila o tome kako se pripremiti za sastanak:

Za početak se utvrđuje popis sudionika. Treba biti jasno koga pozvati na sastanak i kakvu će ulogu na njemu imati. Često se događa da pozvane osobe možda ne razumiju problematiku, te su pozvane "za svaki slučaj", ali u ovom trenutku mogu obavljati svoje službene dužnosti i ne gubiti vrijeme uzalud.

Važno je imati dnevni red. Ako je sastanak planiran, tada se unaprijed razvija dnevni red koji ukazuje na pitanja o kojima se raspravljalo, a također određuje glavne govornike. Važno je zapamtiti da ovaj dokument treba poslati odgovornima za pripremu informacija i onima koji će biti prisutni kako bi svi sudionici mogli pripremiti izvješća, prijedloge i dodatna pitanja. Po potrebi se dnevni red može korigirati.

Glavna i strateška pitanja trebaju biti iznesena u prvi plan sastanka. Govornici takvih pitanja moraju nužno biti osobe (šefovi odjela, odjela, radionica) koje su osobno odgovorne za provedbu bilo koje strateške mjere poduzeća.

Važne točke

Važno je zapamtiti da svaki sastanak ima dvije glavne faze - pripremu za njega i samo njegovo održavanje. Prva faza uključuje utvrđivanje relevantnosti održavanja poslovnog skupa, određivanje zadataka, glavnih i sporednih ciljeva, formiranje popisa sudionika i govornika, pripremu izvješća, prezentacija i izvješća prema temi ili unaprijed definiranom dnevnom redu. Druga faza uključuje realizaciju unaprijed planiranog tijeka sastanka, slušanje izvješća i raspravu o aktualnim i strateškim pitanjima.

Ako je tijekom takve poslovne komunikacije potrebno odlučiti što i kome od zaposlenika, onda možemo izdvojiti treću fazu – donošenje odluka. Odluke u pravilu donosi predsjedavajući, koji predsjedava sjednicom, po vlastitom nahođenju ili raspravom ili zajedničkim glasovanjem.

Ogledni plan sastanka

S dobro definiranim planom ispred sebe, svaki vođa može voditi sastanak učinkovito i djelotvorno, što će mu omogućiti da dobije povratnu informaciju od osoblja i postavi im prave zadatke. Ovaj plan može uključivati ​​sljedeće aspekte:

• slušanje izvješća i sumiranje rezultata za određeno vremensko razdoblje (kvart, tjedan, polugodište, mjesec);
• pokrivanje aktualnih pitanja važnih za tvrtku;
• slušanje prijedloga za rješavanje problema (brainstorming);
• evaluacija predloženih opcija i rasprava o njihovoj provedbi;
• gomilanje opcija;
• glasanje za usvajanje jedne ili druge opcije;
• definiranje granica tijekom rješavanja problema (definiranje odgovornih osoba, pojmova, metoda i metoda).

sječa

Većina vrsta sastanaka mora biti fiksirana na papiru (dokumentu), što se naziva protokol. Vođenje ovakve dokumentacije omogućuje legitimaciju donesenih odluka. Također, zahvaljujući protokolu, uvijek možete pratiti napredak provedbe aktivnosti, au slučaju neispunjavanja postavljenih zadataka, odrediti tko je za to odgovoran.

Punkciju, u pravilu, provodi tajnik voditelja koji je predsjedavajući sastanka. Međutim, često ovu funkciju mogu obavljati i drugi zaposlenici.

Funkcije i zadaci tajnika

Prije početka poslovnih sastanaka tajnik se treba upoznati s popisom pozvanih i popisom pitanja o kojima se raspravlja. Međutim, vrijedi napomenuti da ako se sastanak održava redovno, tada je taj službenik taj koji prikuplja svu dokumentaciju (popise, planove, dnevni red itd.) i pomaže upravitelju u pripremi sastanka.

U početku, a po potrebi, tajnik može zatražiti od osoba koje se pojave da ispune upisni list, gdje će biti navedena njihova puna imena. i položaj. To će biti potrebno prilikom izrade protokola. Zatim tajnik najavljuje dnevni red, što označava početak sastanka. Nadalje, kada prisutni počnu raspravljati o problemima, tajnik bilježi napredak ovog događaja. Na kraju sastanka ovaj dužnosnik priprema gotovu verziju protokola, nakon čega ga potpisuje s predsjedavajućim i sve šalje uključenim osobama.

Prilikom sastavljanja izuzetno je važno da tajnik obrati dužnu pozornost na izgled zapisnika sa sastanka. Mora sadržavati zaglavlje, mjesto održavanja, popis sudionika, pitanja o kojima se raspravljalo i donesene odluke.

Zaključak

Iz navedenih informacija postaje jasno da je održavanje sastanaka u poduzećima izuzetno važno. No, uvijek vrijedi imati na umu da kvalitetna priprema za takve događaje nosi više od 50% ključa uspjeha u pokrivanju informacija, postavljanju ciljeva i njihovoj kvalitetnoj provedbi.

Suvremeno poslovanje nemoguće je bez raznih vrsta pregovora. Poslovni sastanci prilika su za menadžment da prenese glavne ciljeve i zadatke svim strukturnim odjelima odjednom, dobije povratne informacije i, na temelju primljenih podataka, prilagodi akcijski plan za tvrtku.

Sastanci su svojevrstan alat za upravljanje poslovanjem koji stalno treba ocjenjivati ​​učinkovitost i analizirati postignute rezultate.

Poslovna komunikacija, poslovni razgovori, sastanci, pregovori, diskusije: kao oblik poslovne komunikacije

Poslovnu komunikaciju treba razlikovati od uobičajene, budući da prva ima određeni cilj i strogu etiku ponašanja, dok druga ne mora imati nikakvog temelja i razloga.

Postoje mnogi oblici poslovne komunikacije, a glavni su:

• poslovni razgovori – predstavljaju razmjenu (ili jednosmjerni prijenos) informacija o određenim pitanjima funkcioniranja poduzeća. To može biti izravna komunikacija ili neizravna (korištenjem internetskih tehnologija, telefonije). Ova vrsta komunikacije podrazumijeva njezin nastavak u obliku pregovora ili sastanaka;
• sastanci - veći oblik komunikacije, koji u pravilu uključuje zaposlenike tvrtke (obično voditelje strukturnih odjela) za rješavanje strateških pitanja razvoja poslovanja;
• pregovori - imaju određeni cilj i usmjereni su na raspravu o važnim pitanjima, sklapanje sporazuma, ugovora, potpisivanje dokumenata koji su važni za obje strane;
• rasprave - otvorena rasprava o važnim pitanjima tvrtke, čiji je glavni alat "brainstorming" (generiranje ideja od strane svih strana), što može rezultirati nestandardnim pristupima rješavanju problema.

Osim navedenih oblika, postoji niz njih: poslovni razgovori, sporovi, sastanci, dopisivanja, prezentacije, konferencije. Svi oni imaju svoje specifičnosti, ali ispunjavaju ista pravila poslovne etike.

Poslovni sastanci: zadaci, ciljevi, teme

Poslovni sastanci održavaju se kako bi se iznašlo konkretno rješenje za konkretan problem ili zadatak. Osim toga, na sastancima zaposlenici odjela mogu podijeliti svoje ideje s upravom o mogućem rješenju bilo kojeg problema. Ovaj oblik komunikacije omogućuje cjelovito sagledavanje situacije u poduzeću, njegove snage i slabosti, potiče ulazak novih ljudi u tim, njihovo upoznavanje s korporativnom kulturom i normama usvojenim u organizaciji.

Glavni ciljevi i zadaci sastanaka su:

• vođenje politike tvrtke, te njezin razvoj i komuniciranje sa svim zaposlenicima;
• integracija djelovanja svih službi i odjela u skladu sa strateškim ciljem poduzeća;
• definiranje novih zadataka i procjena učinkovitosti već provedenih kampanja;
• rješavanje novonastalih problema.

Teme koje su prisutne na sastancima mogu biti potpuno različite.

U ruskoj praksi uobičajeno je održavati sastanke za planiranje barem jednom tjedno. Tako voditelji odjela izvještavaju o obavljenom radu tijekom tjedna i postavljaju planove za sljedeći (ili dobivaju zadatke za provedbu unutar nadolazećeg radnog tjedna).

Povod ili tema za neplanirani sastanak može biti niz pitanja koja se javljaju u vezi s dinamičnim i promjenjivim vanjskim okruženjem u kojem tvrtke posluju.

Vrste, vrste i klasifikacija poslovnih skupova

Poslovni sastanci mogu biti različiti po obliku, temama i sudionicima.

Njihova glavna klasifikacija prikazana je u nastavku:

• po pripadnosti određenom području: upravni skupovi (za rješavanje problematičnih pitanja), znanstveni (konferencije, simpoziji, seminari koji se organiziraju i održavaju radi rješavanja aktualnih pitanja iz znanstvenog područja), politički (kongresi i sastanci članova pojedinih političkih pokreta) i mješoviti. vrste;
• prema opsegu i broju sudionika: međunarodni (uz uključivanje stranih partnera, stručnjaka, stručnjaka za određeno područje), nacionalni, regionalni, gradski;
• na mjestu održavanja: terenski i lokalni sastanci;
• po redovitosti: periodični, stalni sastanci.

Uz prikazanu klasifikaciju, sastanci se mogu podijeliti na problemske, operativne i instruktivne.

Problemski sastanci imaju za cilj pronaći optimalno rješenje problema u kratkom vremenu.

Operativni (ili ih još nazivaju dispečerski) imaju za cilj dobivanje podataka o trenutnom položaju poduzeća. Sve informacije od podređenih prikupljaju šefovi odjela, a zatim ih prenose glavnom izvršnom direktoru organizacije. To su podaci o tome kako su planovi ispunjeni, ciljevi ostvareni, zadaci riješeni. Glavna razlika između takvih sastanaka i svih ostalih je njihova redovitost, stalnost popisa sudionika i mogući nedostatak dnevnog reda sastanka (odnosno njegovog detaljnog plana).

Brifing sastanci imaju obrnuti redoslijed, za razliku od dispečerskih sastanaka - sve informacije u direktivnom formatu spuštaju se od glave do izravnih podređenih, a zatim se vertikalom moći u organizaciji prenose na određene izvršitelje određenih zadataka. Takve informacije uključuju upute uprave koje mogu utjecati na trenutni tijek rada organizacije, nova pravila, norme ponašanja, rokove za izvršenje određenih zadataka.

Priprema, organizacija i održavanje poslovnih sastanaka

Da bi sastanak bio učinkovit, potrebno je pažljivo razmotriti njegove glavne točke: svrhu sastanka, glavne zadatke, faze događaja. Samo pod takvim uvjetima može se imati koristi od sastanka.

Nažalost, mnogi od njih se održavaju samo zato što je to prihvaćeno u poslovnom okruženju. Redoviti sastanci i sastanci početkom tjedna s menadžmentom u mnogim tvrtkama postali su svakodnevnica i izgubili su smisao.

Međutim, velike tvrtke koje se žele razviti i osvojiti velike tržišne udjele ovom pitanju pristupaju s velikom skrupuloznošću:

• utvrđuje se popis sudionika sastanka;
• već dugo se razvija njegov dnevni red, koji se s vremenom prilagođava;
• prioritet ostaju strateški zadaci o kojima izvješćuju pročelnici odjela.

Faze i tehnologije vođenja poslovnog sastanka

Svaki sastanak ima dvije glavne faze: pripremu i neposredno vođenje.

U prvoj fazi utvrđuje se relevantnost događaja, postavljaju se njegovi ciljevi i zadaci, formira se popis sudionika, pripremaju se izvješća i prezentacije u skladu s dnevnim redom.

U drugoj fazi, neposredno prema postojećem dnevnom redu, obrađuju se pitanja u kojima mogu sudjelovati svi prisutni. Uprava društva u pravilu predsjedava sjednici i daje joj ton, daje pravo za riječ i prekida raspravu ako izlazi iz okvira konstruktivne rasprave.

Osim glavnih faza na sastanku, može postojati faza donošenja odluka ako uključuje rješenje problema. To se može učiniti raspravom ili glasovanjem.

Primjer plana poslovnog sastanka

Imajući pri ruci detaljan plan sastanka, možete biti sigurni da će biti učinkovit.

Takav plan može uključivati:

• pozdravni govor pročelnika - sažimanje rezultata za određeno vrijeme (kvart, mjesec, tjedan);
• pokrivenost problema, obrazloženje njegove važnosti za tvrtku;
• organizacija brainstorminga o njegovom rješenju;
• procjena svih dostupnih opcija;
• gomilanje opcija za rješavanje problema;
• glasovanje ili na drugi način odlučivanje o korištenju određenih alata za rješavanje problema;
• određivanje granica rješenja problema: rokovi, odgovorne osobe, metode.

Tijekom sastanka važno je zabilježiti njegove glavne točke kako biste se mogli vratiti na određeno pitanje i detaljnije ga razmotriti.

Poslovni sastanci na izložbama i kongresima Expocentra

Jedan od učinkovitih načina promocije proizvoda je održavanje poslovnih skupova u sklopu izložbi i kongresa koji se održavaju na sajmištu Expocentra. Poslovni sastanci ovog formata ponešto su drugačiji od ostalih. Ako se na redovnom sastanku okuplja upravljački tim jednog poduzeća, tada tijekom izložbe bilo koji proizvođač ima jedinstvenu priliku da sveobuhvatno riješi probleme poduzeća i pozove sve dobavljače i distributere proizvoda.

Posebno opremljene prostorije za poslovne pregovore, kongresne dvorane Sajma Expocentra predviđene su za različiti broj osoba. Dakle, nema problema s plasmanom svih sudionika. Pomoću sustava MatchMaking možete unaprijed dogovoriti vrijeme sastanka. Tehnika prezentacije će sastanak učiniti bogatijim i potpunijim.

Vrste sastanaka

Sastanci klasificiran ovisno o važnosti i sadržaju problema koji se iznose na raspravu i zadataka koji se rješavaju te o mjestu, vremenu i trajanju rada.

operativni sastanci može imati za cilj pružiti menadžeru potrebne informacije o trenutnom stanju stvari u organizaciji; kratku razmjenu mišljenja o sadržaju pitanja koja se javljaju u tijeku proizvodnog procesa, kao i razvijanje zajedničke taktike djelovanja različitih dijelova organizacijske strukture u vezi s tekućim proizvodnim zadacima.

Informacije se na takvim sastancima kreću odozdo prema gore, tj. od podređenih do vođa. Dobivene informacije omogućuju voditelju da neposredno tijekom sastanka (brzo) procijeni situaciju, utvrdi zaostatke, donese odluke i postavi zadatke podređenima uz navođenje izvođača i rokova. Na operativnim sastancima podređeni u pravilu ne daju detaljna i detaljna izvješća. Operativni sastanci mogu se odvijati u različitim oblicima: petominutni sastanci, ljetni sastanci itd. Glavna značajka takvih sastanaka je njihovo kratko trajanje.

informativni sastanci dizajnirani su za prijenos informacija, naloga i zahtjeva od vrha do dna po vertikali kontrole.

Glavna značajka takvih sastanaka je da vođa ne samo da podređenima skreće pozornost na potrebne informacije i izdaje naredbe, već i maksimalno specificira postavljene zadatke, imenujući izvođače i rokove. Istodobno, na informativnim sastancima dopuštena je rasprava o informacijama i metodama rješavanja postavljenih zadataka. Podređeni mogu razjasniti neke točke, dati konstruktivne prijedloge za razmatranje od strane uprave.

Problemski sastanci usmjereni su na pronalaženje optimalnog rješenja kao rezultat rasprave i analize problema koji se razmatra.

Problemski sastanci su najteža vrsta sastanaka. U procesu problematičnog sastanka razvija se kolektivno rješenje o složenim pitanjima koja utječu na promjenu funkcionalnih zadataka strukturnih jedinica ili njihovu prilagodbu novim područjima djelovanja organizacije.

Problemski sastanci često imaju oblik rasprava. Način na koji se odluka donosi ovisi o stilu vođenja. Najčešća je sljedeća shema sastanka problema:

1. Formulacija problema, izjava problema.

2. Izvješća sudionika.

3. Pitanja za govornike.

4. Rasprava, rasprava, rasprava.

5. Formiranje rješenja.

6. Ispravak rješenja.

7. Donošenje konačne verzije odluke.

Formuliranje problema, formuliranje problema, njegova analiza i traženje rješenja provodi se u pravilu prije početka samog sastanka. Ova faza može biti u obliku preliminarnog razgovora sa sudionicima sastanka (nekoliko dana prije samog sastanka), distribucije biltena ili plana rada za periodične problemske sastanke.

Na problemskim sastancima stupanj demokratičnosti i stvaralačke aktivnosti trebao bi biti dosta visok. U ovom slučaju voditelj igra ulogu predsjedavajućeg, koordinirajući tijek sastanka.

Osim toga, sljedeće vrste sastanaka mogu se koristiti u različitim organizacijama:

§ informiranje zaposlenika (uključujući u obliku

instruktivno-metodički sat);

§ planiranje rada za određeno razdoblje;

§ zbrajanje rezultata za različita vremenska razdoblja (kao i pod-

održavanje rezultata rada na određenom projektu) itd.

Ako poslovni razgovor vizualno posredovanje međuljudske interakcije u organizaciji čini statusom, funkcionalnom pozicijom osobe, onda poslovni sastanak omogućuje ukazivanje na još jedan važan čimbenik poslovne interakcije, a to je faktor grupe. Prilikom pripreme i održavanja poslovnog sastanka, treba imati na umu da će karakteristike grupnog ponašanja (od raspodjele uloga u grupi do grupnog pritiska) imati ozbiljan utjecaj na prirodu interakcije njegovih sudionika.

Pravila za pripremu sastanaka

Poslovni ili uredski sastanak tehnološki je složen i dugotrajan događaj. Rad na pripremi sastanka počinje jasnim definiranjem njegove svrhe.

Svrha sastanka- ovo je opis željenog rezultata, željene vrste odluke, željenog ishoda rada (moguće opcije za ciljeve: prethodna razmjena mišljenja, priprema preporuka za donošenje odluka, donošenje odluke o određenom pitanju itd. .).

Voditelj mora jasno razumjeti zašto saziva sastanak, a također mora jasno prenijeti svrhu sastanka njegovim sudionicima. Prilikom postavljanja svrhe sastanka treba izbjegavati nejasne, nespecifične formulacije. To uzrokuje smanjenje interesa za predloženi problem i podsvjesno dovodi do osjećaja da njegovo sadržajno rješenje nije potrebno. Formulacija cilja prvenstveno treba odražavati značajke planiranog ishoda rasprave o pitanjima. Ovisno o svrsi sastanka, formulira se njegov dnevni red i odabire popis sudionika.

Ako je svrha sastanka razmjena informacija i utvrđivanje predstojećih zadataka u tekućem radu, tada se pozivaju samo pročelnici odjela. Na takvom sastanku nazočni se upoznaju sa stanjem, informiraju o napretku u provedbi odluka donesenih na prethodnom sastanku te jasno formuliraju zadaće za budućnost.

Ako je cilj skupa rješavanje konkretnog problema, onda se za rad na njemu privlače oni koji se profesionalno mogu nositi sa zadatkom, koji su sposobni ponuditi vlastito rješenje problema. U ovom slučaju, sudionici sastanka dobivaju informacije o problemu, zadatak je formuliran jasno i nedvosmisleno.

Svrha sastanka određuje mjesto, datum i vrijeme održavanja.

Dokazani sastanci(npr. sastanci odbora za debrifing, planiranje) prikladnije je zakazati na određene dane u tjednu ili određene dane u mjesecu.

Neplanirani sastanci, osobito s velikim brojem sudionika (na primjer, hitno informiranje), preporučljivo je provesti na kraju radnog dana kako bi se isključio utrošak radnog vremena na nastavak prekinutog rada.

Kratki operativni sastanci(petominutni ili ljetni sastanci) preporučuje se provoditi na početku radnog dana.

Vrijeme održavanja sastanaka treba biti određeno rasporedom utvrđenim u organizaciji (odjelu). Neplanirani sastanci izbacuju ritam, smanjujući time kulturu poslovne komunikacije, lišavaju voditelja mogućnosti planiranja svog radnog vremena i upravljanja njime, ometaju planirane sastanke i poslove.

Sastanke je preporučljivo zakazivati ​​u poslijepodnevnim satima ili 1,5 - 2 sata prije završetka radnog vremena. U pravilu je prva polovica dana produktivnija i bolje je ako su zaposlenici u to vrijeme zauzeti svojim obvezama. Treba uzeti u obzir još jednu stvar ako je sastanak zakazan na kraju radnog dana. Voditelj dobiva priliku održati sastanak promptno, bez odgađanja rasprave, jer ima izgovor da je prekine u slučaju nepovoljnog razvoja događaja.

Tema sastanka je predmet rasprave. Tema treba biti formulirana na način da zainteresira svakog sudionika sastanka. Na sastanke je potrebno iznositi samo ona pitanja koja se ne mogu uvijek riješiti u radnom redu.

Jedno od pravila organizacije upravljanja i etike uslužnih odnosa trebalo bi biti obvezna preliminarna distribucija dnevnog reda sudionicima sastanka. Osim toga, normom poslovne etike treba smatrati preliminarnu distribuciju kratkih pisanih informacija o meritumu pitanja koja se razmatraju na sastanku. Neprihvatljivo je da se takvim slanjem pošte bavi osoba koja je nekompetentna za pitanja koja se iznose na sastanak – to očito umanjuje osjećaj relevantnosti.

Dnevni red sjednice je pisani dokument koji se unaprijed distribuira sudionicima sastanka i uključuje sljedeće informacije:

§ tema sastanka;

§ svrha sastanka;

§ popis pitanja o kojima će se raspravljati;

§ vrijeme početka i završetka sastanka (idealno, vrijeme početka i završetka rasprave o svakom pitanju);

§ točno mjesto sastanka;

§ imena govornika, sugovornika odgovornih za pripremu pitanja;

§ vrijeme i mjesto gdje se može upoznati s materijalima o svakom pitanju (prisutnost takvih uputa neće dopustiti nemarnim zaposlenicima da svoju nespremnost za raspravu o temi opravdaju nedostatkom informacija).

Nacrti odluka, sažeci izvješća, reference mogu se poslati kao prilog dnevnom redu. Vrlo je dobro ako se prije početka sastanka osobama koje pripremaju pitanja unaprijed daju komentari sudionika sastanka na nacrte odluka, sažetke govora.

Bez obzira na važnost i brzinu sastanka, broj pitanja koja se na njega dostavljaju trebao bi ostati unutar tri do pet (ponekad sedam). Pritom je najprikladnije dnevni red pripremiti tako da uključuje jedno ili dva glavna pitanja i dva do pet manjih pitanja koja ne zahtijevaju dužu raspravu. Velik broj točaka dnevnog reda zamara sudionike sastanka i ne dopušta da se uhvati glavni fokus sastanka u cjelini. Sastanak će također biti neproduktivan, a sva pitanja o kojima se raspravlja bit će jednako važna i zahtijevati duboku detaljnu raspravu.

Od velike je važnosti odabir sudionika sastanka, tj. učinkovitost sastanka uvelike ovisi o tome koliko kompetencije i ovlasti pozvanog osoblja odgovaraju ciljevima i ciljevima sastanka. Broj sudionika također je određen ciljevima i zadacima sastanka te, u nekim slučajevima, statusom ili razinom svečanosti sastanka.

Optimalan broj pozvanih osoba na sastanak je 7 - 9, a maksimalno 12 osoba. Glavno pravilo ovdje je najveća aktivnost sudionika u raspravi o pitanjima. Povećanje broja pozvanih drastično smanjuje prosječnu stopu nazočnosti (ili povratka) uz produljenje sastanka.

Organizatori skupa u pravilu zahtijevaju sudjelovanje prvih osoba odjela organizacijske strukture. No, netko od nerukovodnih zaposlenika može se pokazati kompetentnijim u rješavanju konkretnih problema. Stoga je preporučljivo dati voditelju pravo da odredi tko će predstavljati njegovu jedinicu na sastanku. Poželjno je da među sudionicima sastanka budu osobe koje su sposobne obnašati uloge „stručnjaka“, „generatora ideja“ i „kritičara“ u tijeku kolektivnog mentalnog djelovanja.

Kako bi se izbjeglo prisustvo statista, preporuča se koristiti metodu "mijenjanja" sudionika (metoda "split diskusije"). Pažljivo pripremljen dnevni red omogućuje vam organiziranje sastanka na takav način da ga, nakon razgovora o vašem pitanju, neki od zaposlenika mogu napustiti, ustupajući mjesto onima o čijem se pitanju raspravlja. Ispada da su neki zaposlenici prisutni na sastanku od početka do kraja, dok su drugi pozvani posebno u vrijeme rasprave o određenom pitanju. Tako će svaki sudionik prisustvovati samo dijelu sastanka, što naravno smanjuje ukupno vrijeme, a samim time neizravno povećava i učinkovitost samog događaja.

Sastav sudionika sastanka optimiziran je korištenjem principa “telefonske udaljenosti” prema zaposleniku čije je sudjelovanje diktirano samim tijekom sastanka i potrebom dobivanja dodatnih informacija od tog zaposlenika. Stručnjaci (čiji podaci mogu biti potrebni, umjesto poziva na sastanak, možete biti zamoljeni da budete na njihovom radnom mjestu u određenom vremenskom intervalu kako biste ih po potrebi pozvali ili dobili pomoć telefonom.

Trajanje sastanka. Trajanje sastanka uvelike ovisi o vrsti sastanka:

§ optimalno trajanje problematično sastanci se smatraju 1,5 - 2 sata (u iznimnim slučajevima - 2 - 5 sati);

§ vrijeme za razmatranje jednog pitanja ne smije biti duže od 45 minuta;

§ operativni i poučne sastanak ne smije trajati duže od 20 - 30 minuta;

§ sastanak letak (pet minuta) provodi se, u pravilu, unutar 5 - 10 minuta.

Sastanak treba započeti i završiti u točno određeno vrijeme kako se ne bi narušio kredibilitet voditelja i zaposlenika koji su ga pripremali.

Pauze. Tijekom sastanka koji traje dva ili više sati, preporučljivo je raditi pauze, inače nakon dva sata sudionici mogu doživjeti razdoblje „negativne aktivnosti“. Optimalna vremena pauze:

§ nakon 45 – 50 min. rad - 10 minuta;

§ nakon 1,5 sata rada - 15 minuta.

Pauze su potrebne, prije svega, za odmor, a, drugo, u pauzama se u jednoj drugačijoj, opuštenoj atmosferi, u privatnim razgovorima, nastavlja rad na temi sastanka.

Dnevni red sjednice. Poštivanje proceduralnih pitanja (pravilnika) odgovornost je predsjedavajućeg. Važnost pridržavanja pravila je:

§ propisi omogućuju postizanje razrade planiranih pitanja;

§ disciplinira sudionike sastanka, povećavajući njihovo poslovanje

odnos i poštivanje sastanka kao kolegijalnog tijela za donošenje važnih odluka;

§ Propisi ne dopuštaju neopravdano odgađanje sastanka.

Vođa koji se strogo pridržava pravila dobar je primjer za nasljedovanje.

Mjesto održavanja sastanka. Aktivan i učinkovit tijek skupa omogućen je ispunjavanjem određenih uvjeta za opremljenost prostora za njegovo održavanje.

Prostorija u kojoj se održava sastanak i broj mjesta u njoj trebaju odgovarati broju sudionika. Naravno, trebao bi biti dovoljno prostran i imati rezervu slobodnih mjesta u slučaju da se broj sudionika poveća iz nekog razloga. Međutim, ne biste trebali odabrati preveliku publiku za mali sastanak - prisutnost velikog broja praznih mjesta psihološki negativno utječe na sudionike sastanka.

Osim toga, prilikom opremanja posebne prostorije namještajem treba se rukovoditi načelom da relativni položaj sudionika tijekom sastanka ne smije naglašavati razlike u njihovom službeno-hijerarhijskom statusu. U ovom slučaju, pojam "okrugli stol" ima izravno i figurativno značenje kao sredstvo koje osigurava jednostavnost međusobnih kontakata među ljudima i njihov optimalan prostorni raspored.

U slučaju kada se održava dovoljno velik sastanak, potrebno je pobrinuti se za instalaciju mikrofona i alata za vizualizaciju. Potrebno je kontrolirati temperaturu zraka, osvjetljenje i zvučnu izolaciju kako sudionici sastanka ne bi bili ometeni stranim podražajima.

Jedan od najvažnijih trenutaka je priprema voditelja za sastanak. Vođa mora:

§ formuliranje glavnog cilja skupa i podciljeva po razinama

logična podređenost;

§ uvodno izvješće ili poruka;

§ redoslijed govora sudionika;

§ nacrt odluke.

Kako bi sastanak bio učinkovit, menadžer bi trebao imati pri ruci „Memorandum za voditelja” (Tablica 11.1) i „Obrazac za pripremu sastanka” (dodatak).

Tablica 11.1

Memo za glavu

Voditelj, u pravilu, mora provjeriti sve faze pripreme sastanka, u čijoj provedbi on osobno ne sudjeluje.

Priprema dnevnog reda (“O čemu i kako raspravljati?”)

Ako se utvrdi potreba za sastankom, onda to treba jasno razlikovati:

• sadržaj problema o kojima se raspravlja i glavna tema relevantnog sastanka, koja bi trebala karakterizirati njegovu bit
• koje uvjete treba zadovoljiti konačni rezultat sastanka. Time se definiraju ciljevi sastanka. Na primjer, morate razumjeti da svaki sastanak ne može pružiti gotova rješenja
• tko i koje pripremne radove treba obaviti. Ponekad je preporučljivo stvoriti radnu skupinu koja priprema dnevni red, održava preliminarne kratke sastanke u odjelima, sastanke dvije osobe itd.

Glavne greške učinjene prilikom postavljanja dnevnog reda:

• ne postoji glavna tema sastanka, a ako postoji više tema, tada nije moguće osigurati njihovo precizno razlikovanje i odgovarajuću analitičku raspravu
• sudionicima nije prethodno objašnjena bit problema o kojem se raspravlja
• na dnevnom redu su pitanja različitog opsega i različitog sadržaja, zbog čega se sastanak pretvara u raspravu, a nerijetko i u prepirku pojedinih sudionika ili skupina. Time se povećava broj sudionika stavljenih u poziciju pasivnih slušatelja.
• ne drži se dnevnog reda, odstupa od njega i razmatra spontane sporedne teme ili neki vječni problem (problemi opskrbe i sl.)

Definicija sudionika ("Tko?")

Glavni uvjet je da sastanku trebaju prisustvovati ljudi koji mogu doprinijeti postizanju ciljeva sastanka. Uz to, treba napomenuti da ako su pitanja o kojima se raspravlja na sastanku heterogena (to jest, ne utječu na sve prisutne u isto vrijeme), potrebno je razviti program sastanka (popis glavnih pitanja s naznaka sudionika). Program bi trebao biti osmišljen tako da sastanku prisustvuju ljudi koji su izravno povezani s problemom o kojem se raspravlja. Nakon završene rasprave sljedećeg pitanja, osobe koje nisu bile uključene u raspravu o sljedećim pitanjima, razpuštaju se. Ali nepoželjno je privremeno pustiti osobu, a zatim je ponovno pozvati. Ispunjavanje ovog zahtjeva disciplinira voditelja i sudionike sastanka i prisiljava ih na pridržavanje vremenskog ograničenja.

Svi (ili glavni) sudionici moraju biti pismeno obaviješteni o sastanku s naznakom glavne teme, svrhe, osnovnih podataka, vremena, mjesta, trajanja sastanka i imena voditelja.

Glavne pogreške učinjene prilikom određivanja kruga sudionika na sastanku:

• osoba se poziva na sastanak na temelju svoje pozicije, a ne ovisno o povezanosti njezinih radnih obveza s ovim problemom
• veliki udio pasivnih slušatelja u vezi s pozivom osoba koje nisu vezane uz problematiku o kojoj se raspravlja

Određivanje trajanja sastanka ("Koliko je sati?")

Treba napomenuti da trajanje sjednice ne ovisi samo o broju točaka dnevnog reda, već io njihovom sadržaju. U početku se sastanak nastavlja detaljnije. Točkama na kraju dnevnog reda daje se kraće vrijeme. Stoga je preporučljivo na dnevni red uvrstiti 1-2 problematična pitanja ili 3-5 pitanja manjeg značaja.

Mora se imati na umu da poruka voditelja o vremenu završetka sastanka smanjuje njegovo trajanje do 10%. Razlozi za ovu pojavu su čisto psihološki - sudionici sastanka brže sabiru misli, ne odgađaju govore, tj. informacija o završetku sastanka igra određenu aktivirajuću i disciplinirajuću ulogu.

Ako je sastanak predviđen za više od jednog sata, tada je potrebno svakih 40-50 minuta napraviti pauzu i, ako je moguće, promijeniti oblike rada (individualni rad, grupni rad, rasprava, individualna izlaganja i sl.).

Sastanci se često razvlače jer nema rješenja za nastale probleme. U tom slučaju, voditelj treba osigurati da sudionici za sebe utvrde međurezultat (što je postalo jasno, oko čega su se složili, itd.), postaviti odgovarajuće individualne zadatke i rok kada će se o tom pitanju raspravljati drugi put. Istovremeno, potrebno je razjasniti tijek sljedeće rasprave, uzimajući u obzir posao obavljen u pauzi između sastanaka.

Glavne pogreške učinjene pri određivanju trajanja sastanka:

• duljina sastanka nije regulirana
• ne poštuje se predviđeno trajanje sastanka
• sastanci su zakazani predugo
• ne prave se pauze
• nema vremenskog ograničenja za izvješća i govore
• nemogućnost konciznog i jasnog izražavanja svojih misli

Zaključno, navedimo primjer N. Parkinsona o razlozima neprikladnog korištenja vremena na sastancima, čije podrijetlo leži već u određivanju njegovog sastava. Komisija je potrošila 5 minuta na raspravu o projektu izgradnje nuklearnog reaktora vrijednom 5 milijuna dolara. Od 11 članova komisije, 4 nisu znala što je reaktor, ostala 4 nisu znala gdje se koristi. Slijedom toga, nije moglo doći do rasprave i dostavljeni prijedlog je prihvaćen. Komisija je dalje raspravljala o projektu skladištenja bicikala vrijednom 2355 USD. S obzirom na to da su svi znali o čemu se radi i svatko je imao svoje mišljenje, rasprava je trajala 45 minuta. Treće, razgovaralo se o organiziranju ručkova koji koštaju nekoliko dolara. Još se više otegla rasprava o ovom pitanju.

Odredite mjesto sastanka ("Gdje?")

Mjesto održavanja uvelike ovisi o vrsti sastanka. Preporuča se da se operativni sastanak u pravilu održi tamo gdje se nalazi glavno mjesto rada njegovih sudionika. Velika soba ili montažna dvorana pogodna je za održavanje proizvodnih sastanaka i sastanaka. Najveći zahtjevi postavljaju se na mjesto susreta problema, a najčešće su dvije opcije:

• problemski sastanak održava se 1-2 puta mjesečno u trajanju od 2-3 sata na kraju radnog dana u posebno uređenoj prostoriji
• problemski sastanak održava se jednom kvartalno ili pola godine kao terenski sastanak, u trajanju od 2-2,5 dana, a mjesto održavanja je u pravilu rekreacijski centar poduzeća (u stranim zemljama u pravilu hotel)

Glavne pogreške učinjene pri određivanju mjesta sastanka:

• previše sastanaka održava se u šefovom uredu
• tijekom sastanka vode se telefonski razgovori, pa čak i primaju posjetitelje
• soba za sastanke nije propisno opremljena

Određivanje vremena sastanka ("Kada?")

Vrijeme susreta treba biti tradicionalno. Odstupanja od ovoga dopuštena su samo u iznimnim slučajevima.

Najbolje vrijeme za početak operativnog sastanka je prvi sat nakon početka radnog dana, proizvodni sastanak i sastanak najbolje je održati prije pauze za ručak, a problemski sastanak prije kraja radnog dana.

Glavne pogreške učinjene prilikom postavljanja i korištenja vremena sastanka:

• održavanje operativnog sastanka odmah nakon početka radnog dana
• sastanak nakon završetka radnog dana
• nepoštivanje vremena određenog za početak sastanka

Poslovni sastanci jedan su od učinkovitih načina uključivanja zaposlenika u proces donošenja odluka, jedan od alata za upravljanje uključenošću zaposlenika u poslove njihove jedinice ili organizacije u cjelini.

Učinkovitost sastanka treba shvatiti kao etičku normu timskog rada, bitan čin pažnje i poštovanja prema zaposlenicima od strane organizatora sastanka, koji bi pak trebali:

jasno definirati ciljnu orijentaciju i predmet sastanka;

odabrati svoje optimalne propise (i u ovom slučaju, koncept "propisa" može se tumačiti prilično široko, uključujući predmet, vrijeme, sastav sudionika sastanka i one koji su odgovorni za njegovo održavanje);

ne svoditi sastanak na rješavanje pojedinih pitanja koja se mogu riješiti “u radnom redu”. Pritom treba imati na umu da je poslovni sastanak, u pravilu, djelo kolektivnog uma. Stoga treba donositi pitanja koja zahtijevaju zajednički intelektualni napor svih sudionika u razmatranju pojedinog problema.

Sastanak s ovim pristupom trebao bi biti prepoznat kao primjeren ako mišljenje većine zainteresiranih i nadležnih strana nije ograničeno na jednu od predloženih opcija za rješavanje problema.

Operativni sastanak je posvećen razjašnjavanju trenutnog stanja u organizaciji, kratkoj razmjeni mišljenja o meritumu pitanja koja se javljaju u tijeku proizvodnog procesa. Osim toga, može biti usmjeren na razvoj zajedničke taktike djelovanja različitih dijelova organizacijske strukture u vezi s trenutnim proizvodnim zadacima.

Problematični sastanak je najteža vrsta sastanka. U procesu takvog sastanka razvija se kolektivna odluka o složenim pitanjima koja utječu na promjenu funkcionalnih zadataka strukturnih jedinica ili njihovu prilagodbu novim područjima aktivnosti organizacije. Problematični sastanak obično je posvećen formiranju zajedničkog programa koji ima elemente strategije i duge rokove provedbe.

Česta je situacija kada većina sudionika sastanka raspravlja o nekom "svom" pitanju, a preostale točke dnevnog reda su izvan njihove nadležnosti. Radno vrijeme zaposlenika organizacije koristi se neučinkovito ako su prisiljeni biti prisutni tijekom razmatranja svih pitanja sastanka. Osim toga, prisutnost "suvišnih" ljudi nehotice smanjuje učinkovitost rasprave o problemima.

Kod heterogenog dnevnog reda, kada se dotiču pitanja različitih dijelova strukture organizacija, preporučuje se prihvatiti načelo promjenjivog sastava sudionika na sastanku. pritom se povećava važnost utvrđivanja i strogog poštivanja propisa.

Nerijetko se događa situacija da su pojedini zaposlenici pozvani na sastanak, ali njihov stvarni ovisi o tijeku rasprave o pojedinom pitanju. Istodobno, unaprijed se ne zna u kojoj će mjeri zaposlenici pozvani "iz bilo kojeg razloga" biti uključeni u proces sastanka. Ovakav pristup pokazuje nepoštivanje zaposlenika, prezriv odnos prema njegovom zaposlenju. Sastav sudionika sastanka optimiziran je korištenjem principa “telefonske udaljenosti” prema zaposleniku čije je sudjelovanje diktirano samim tijekom sastanka i potrebom dobivanja dodatnih informacija od tog zaposlenika.

Vrijeme poslovnog sastanka treba planirati unaprijed i, ako je moguće, ne remetiti opći ritam organizacije. Pri izradi pravila sastanka treba se sjetiti organizacijskih i psiholoških normi njegova trajanja. Utvrđeno je da osoba može normalno percipirati informacije o uputama unutar 20-30 minuta, trajanje problematičnog sastanka ne bi trebalo biti dulje od sat i pol. Nakon navedenog vremena, većina ljudi ima značajno smanjenje mentalne aktivnosti, sposobnost percepcije i analize dolaznih informacija.

Aktivan i učinkovit tijek skupa omogućen je ispunjavanjem određenih uvjeta za opremljenost prostora za njegovo održavanje. Naravno, trebao bi biti prostran s dobrom ventilacijom. Osim toga, prilikom opremanja posebne prostorije namještajem treba se rukovoditi načelom da međusobni položaj sudionika tijekom sastanka ne naglašava razlike u njihovom službeno-hijerarhijskom statusu. U ovom slučaju, pojam "okrugli stol" ima izravno i figurativno značenje kao sredstvo koje osigurava jednostavnost međusobnih kontakata među ljudima i njihov optimalan prostorni raspored.

Važno je jasno ispuniti svoju ulogu moderatora sastanka. Njegova uloga trebala bi uključivati ​​sprječavanje odstupanja od svrhe sastanka, raspravu o nepripremljenim pitanjima. Domaćin mora osigurati poštivanje etičkih standarda ponašanja sudionika, utjecati na ispravnost i poslovnu usmjerenost govora.