Il est impensable d'imaginer le travail d'une organisation sans communication d'entreprise. Une communication bien établie entre les employés vous permet de résoudre les tâches en douceur et rapidement.

Il existe de nombreux types de réunions dans les organisations, et chacune d'entre elles a ses propres caractéristiques et tâches. Connaître ces nuances aidera à faciliter la discussion des problèmes commerciaux. Cet article vous expliquera les types de réunions, vous aidera à comprendre pourquoi elles ont lieu et comment elles sont enregistrées dans le travail de bureau.

Objectifs des réunions d'affaires

Tout type de réunion d'affaires vous permet d'avoir une image complète de la situation de l'organisation, de déterminer ses forces et ses faiblesses. Il convient de noter qu'avec la participation à ce format de communication d'entreprise, une entreprise ou une entreprise rapide se met en place.

Tâches

Les tâches suivantes de tous les types de réunions peuvent être distinguées :

• résoudre les problèmes et problèmes actuels ;
• intégration des activités des départements conformément à l'objectif stratégique de l'entreprise;
• évaluation de l'entreprise et de ses divisions structurelles individuelles ;
• maintien et développement de la politique de l'entreprise.

Afin de comprendre dans quel format organiser un tel événement commercial, il est nécessaire de décider laquelle des tâches ci-dessus lui correspondra, et après cela, vous pourrez comprendre à quelle classification il appartiendra.

Types et classement

Une réunion, en tant que type de communication d'entreprise, peut avoir une forme de tenue différente, qui détermine son objet et la liste des responsables présents.

Il convient de distinguer la classification principale des réunions :

1. Zone de propriété. Ici, nous pouvons distinguer des types de réunions telles qu'administratives (qui prévoient la discussion de questions problématiques), scientifiques (séminaires et conférences dont le but est de discuter de questions scientifiques d'actualité), politiques (impliquant une réunion de membres de n'importe quel parti politique et mouvements) et de types mixtes.
2. Escalader. Ici, on distingue les internationaux, où interviennent des spécialistes d'autres pays ou des partenaires étrangers, nationaux, régionaux, mais aussi municipaux.
3. Régularité. Dans les deux formats, les réunions peuvent être continues ou récurrentes.
4. Selon le lieu de déploiement - local ou itinérant.

Et aussi tous les types de réunions peuvent être divisés comme suit :

1. Instructif, prévoyant un format directif pour la conduite, où un chef supérieur transmet des informations directement à ses subordonnés, qui divergent ensuite et sont transmises le long de la verticale du pouvoir. Le plus souvent, au cours d'une telle communication d'entreprise, les ordres du PDG sont entendus, ce qui peut affecter de manière significative le cours de l'entreprise, et il peut également s'agir de normes de comportement ou d'innovations importantes.
2. Opérationnel (répartition). Le but de ce type de réunion est d'obtenir des informations sur l'état des affaires dans une organisation ou une entreprise. Dans ce cas, le flux d'informations est dirigé des subordonnés subordonnés vers les chefs de département ou le directeur général. Fondamentalement, lors des réunions opérationnelles, les questions relatives à la mise en œuvre des feuilles de route, des activités planifiées, des plans stratégiques et opérationnels sont examinées. Une différence importante entre la réunion opérationnelle (d'expédition) et toutes les autres est qu'elles se tiennent régulièrement et ont une liste fixe de participants. Il convient également de noter que pendant la réunion, il peut n'y avoir aucun ordre du jour.
3. Problématique. Une telle réunion est convoquée en cas de besoin urgent de prendre une décision pour accomplir des tâches en peu de temps ou pour résoudre un problème global pour l'entreprise.

En plus de tout ce qui précède, l'un des types de réunions de production les plus populaires peut être distingué séparément - une réunion de planification. En règle générale, un tel événement a lieu quotidiennement ou une fois par semaine, auquel assistent le chef du département et les interprètes directs, qui reçoivent les tâches de la journée et discutent de l'avancement de leur mise en œuvre.

Le sujet de la réunion du personnel de l'entreprise lors de la réunion peut être tout type de problèmes qui surviennent au cours des activités de l'entreprise, et le cours de la discussion peut être consacré aux changements de l'environnement externe dans lequel une organisation particulière opère.

Organisation de la rencontre

Tout type de réunion, quel que soit son format, nécessite une préparation minutieuse, car son efficacité dépend de ce moment. Dans un premier temps, vous devez déterminer les points suivants :

• but;
• les problèmes discutés ;
• définir les tâches du personnel (basées sur la fonctionnalité et la subordination) ;
• étapes d'exécution de la tâche.

Aujourd'hui, la plupart des réunions se déroulent de manière très médiocre, à cause de quoi leur sens est perdu, et les tâches assignées peuvent être mal exécutées. Par conséquent, il est extrêmement important de réfléchir à l'ensemble du déroulement de ces réunions d'affaires et de construire une discussion de travail de manière à ce que cela ne prenne pas seulement du temps, mais ait un contrecoup de la part de l'équipe.

Réunions

Il convient de noter que les grandes entreprises et organisations qui cherchent à conquérir une certaine part de marché et à développer leur entreprise dans le but d'obtenir de gros profits font un gros pari sur la discussion des questions importantes par le biais de réunions. À partir de la pratique des managers qui réussissent, vous pouvez former l'ensemble de règles suivant sur la façon de préparer une réunion :

Pour commencer, une liste de participants est déterminée. Il devrait être clair qui inviter à la réunion et quel rôle il y jouera. Il arrive souvent que les personnes invitées ne comprennent pas le problème et soient invitées "au cas où", mais à ce moment-là, elles pourraient faire leurs devoirs officiels et ne pas perdre de temps en vain.

Il est important d'avoir un ordre du jour. Si la réunion est planifiée, un ordre du jour est élaboré à l'avance, qui indique les questions abordées et détermine également les principaux orateurs. Il est important de rappeler que ce document doit être envoyé aux responsables de la préparation des informations et à ceux qui seront présents afin que tous les participants puissent préparer des rapports, des propositions et des questions complémentaires. Si nécessaire, l'ordre du jour peut être adapté.

Les questions principales et stratégiques devraient être portées au premier plan de la réunion. Les intervenants de telles questions doivent nécessairement être des personnes (responsables de départements, de sections, d'ateliers) qui sont personnellement responsables de la mise en œuvre de toute mesure stratégique de l'entreprise.

Les points importants

Il est important de rappeler que toute réunion comporte deux étapes principales : sa préparation et sa conduite elle-même. La première étape comprend la détermination de la pertinence de tenir une réunion d'affaires, l'identification des tâches, des objectifs principaux et secondaires, la constitution d'une liste de participants et d'intervenants, la préparation de rapports, de présentations et d'un rapport selon le sujet ou un ordre du jour préalablement défini. La deuxième étape consiste à mettre en œuvre le déroulement de la réunion préalablement prévu, à écouter les rapports et à discuter des problèmes actuels et stratégiques.

Si, au cours d'une telle communication commerciale, il est nécessaire de décider quoi et à qui faire des employés, nous pouvons distinguer la troisième étape - la prise de décision. En règle générale, les décisions sont prises par le président, qui préside la réunion, sur la base de sa propre discrétion ou par discussion ou vote collectif.

Exemple de plan de réunion

Avec un plan bien défini devant lui, tout dirigeant peut mener une réunion de manière efficace et efficiente, ce qui lui permettra d'obtenir les commentaires du personnel et de définir les bonnes tâches pour eux. Ce plan peut comprendre les aspects suivants :

• écouter les rapports et résumer les résultats pour une certaine période de temps (trimestre, semaine, semestre, mois);
• couverture des questions d'actualité pertinentes pour l'entreprise ;
• écouter les propositions de dépannage (brainstorming) ;
• évaluation des options proposées et discussion de leur mise en œuvre ;
• cumul d'options;
• voter pour l'adoption de l'une ou l'autre option ;
• définition des limites lors de la résolution de problèmes (définition des personnes responsables, des termes, des méthodes et des méthodes).

enregistrement

La plupart des types de réunions doivent être fixés sur papier (document), appelé protocole. Conserver ce type de documentation vous permet de légitimer les décisions prises. Et aussi, grâce au protocole, vous pouvez toujours suivre l'avancement de la mise en œuvre des activités, et en cas d'échec des tâches, déterminer qui en est responsable.

La ponction, en règle générale, est menée par le secrétaire du chef qui préside la réunion. Cependant, cette fonction peut souvent être exercée par d'autres employés.

Fonctions et tâches du secrétaire

Avant le début des réunions d'affaires, le secrétaire doit prendre connaissance de la liste des invités et de la liste des sujets abordés. Cependant, il convient de noter que si la réunion a lieu de manière régulière, c'est alors ce fonctionnaire qui rassemble toute la documentation (listes, plans, ordre du jour, etc.) et aide le responsable à préparer la réunion.

Dans un premier temps et s'il y a lieu, le secrétaire peut demander aux personnes qui se présentent de remplir une feuille d'inscription, où seront indiqués leurs noms et prénoms. et poste. Cela sera nécessaire lors de la rédaction du protocole. Ensuite, le secrétaire annonce l'ordre du jour, qui marque le début de la réunion. De plus, lorsque les personnes présentes commencent à discuter des problèmes, le secrétaire enregistre le déroulement de cet événement. A la fin de la réunion, ce fonctionnaire prépare la version finale du protocole, après quoi il le signe avec le président et envoie le tout aux personnes concernées.

Lors de la rédaction, il est extrêmement important que le secrétaire porte une attention particulière à la présentation du procès-verbal de la réunion. Il doit inclure un en-tête, le lieu, la liste des participants, les questions discutées et les décisions prises.

Conclusion

À partir des informations ci-dessus, il devient clair que la tenue de réunions dans les entreprises est extrêmement importante. Cependant, il convient toujours de se rappeler qu'une préparation de haute qualité pour de tels événements représente plus de 50% de la clé du succès dans la couverture des informations, la définition des objectifs et leur mise en œuvre de haute qualité.

Les affaires modernes sont impossibles sans divers types de négociations. Les réunions d'affaires sont l'occasion pour la direction de transmettre les principaux buts et objectifs à toutes les divisions structurelles à la fois, de recevoir des commentaires et, sur la base des données reçues, d'ajuster le plan d'action de l'entreprise.

Les réunions sont une sorte d'outil de gestion d'entreprise qui doit constamment évaluer l'efficacité et analyser les résultats obtenus.

Communication d'entreprise, conversations d'affaires, réunions, négociations, discussions : comme forme de communication d'entreprise

La communication d'entreprise doit être distinguée de l'habituelle, car la première a un objectif précis et a une éthique de comportement stricte, tandis que la seconde peut n'avoir aucun fondement ni raison.

Il existe de nombreuses formes de communication d'entreprise, dont les principales incluent :

• conversations d'affaires - représentent l'échange (ou le transfert à sens unique) d'informations sur des questions spécifiques du fonctionnement de l'entreprise. Cela peut être une communication directe ou indirecte (utilisant les technologies Internet, la téléphonie). Ce type de communication implique sa poursuite sous forme de négociations ou de réunions ;
• réunions - une forme de communication plus large, qui, en règle générale, implique les employés de l'entreprise (généralement les chefs de divisions structurelles) pour aborder les questions stratégiques de développement commercial ;
• négociations - ont un objectif spécifique et visent à discuter de questions importantes, à conclure des accords, des contrats, à signer des documents importants pour les deux parties ;
• discussions - une discussion ouverte sur des problèmes importants de l'entreprise, dont le principal outil est le "brainstorming" (la génération d'idées par toutes les parties), ce qui peut entraîner des approches non standard pour résoudre les problèmes.

En plus des formulaires répertoriés, il en existe un certain nombre: entretiens d'affaires, différends, réunions, correspondance, présentations, conférences. Tous ont leurs spécificités, mais ils répondent aux mêmes règles d'éthique des affaires.

Réunions d'affaires : tâches, objectifs, sujets

Des réunions d'affaires sont organisées afin d'élaborer une solution spécifique à un problème ou à une tâche réelle. De plus, lors des réunions, les employés des départements peuvent partager leurs idées avec la direction sur la solution possible à tout problème. Cette forme de communication vous permet de voir de manière globale la situation de l'entreprise, ses forces et ses faiblesses, favorise l'entrée de nouvelles personnes dans l'équipe, leur connaissance de la culture d'entreprise et des normes adoptées dans l'organisation.

Les principaux buts et objectifs des réunions sont les suivants :

• maintenir la politique de l'entreprise, ainsi que son développement et sa communication à tous les employés ;
• intégration des actions de tous les services et départements conformément à l'objectif stratégique de l'entreprise ;
• définir de nouvelles tâches et évaluer l'efficacité des campagnes déjà mises en œuvre ;
• résoudre les problèmes émergents.

Les sujets qui sont présents lors des réunions peuvent être complètement différents.

Dans la pratique russe, il est d'usage de tenir des réunions de planification au moins une fois par semaine. Ainsi, les chefs de service rendent compte du travail effectué au cours de la semaine et établissent des plans pour le prochain (ou reçoivent des tâches à mettre en œuvre au cours de la semaine de travail à venir).

L'occasion ou le sujet d'une réunion imprévue pourrait être une série de questions qui se posent en rapport avec l'environnement externe dynamique et changeant dans lequel les entreprises opèrent.

Types, types et classification des réunions d'affaires

Les réunions d'affaires peuvent être différentes dans la forme, les sujets et les participants.

Leur classification principale est présentée ci-dessous :

• par appartenance à un certain domaine : réunions administratives (pour résoudre des problèmes problématiques), scientifiques (conférences, colloques, séminaires organisés et tenus pour résoudre des questions d'actualité dans le domaine scientifique), politiques (congrès et réunions de membres de certains mouvements politiques) et mixtes les types;
• par l'échelle et le nombre de participants : internationaux (avec l'implication de partenaires étrangers, de spécialistes, d'experts dans un certain domaine), nationaux, régionaux, municipaux ;
• sur le lieu de l'événement : réunions terrain et locales ;
• par régularité : réunions périodiques, permanentes.

En plus de la classification présentée, les réunions peuvent être divisées en problématiques, opérationnelles et instructives.

Les réunions de problèmes visent à trouver la solution optimale aux problèmes en peu de temps.

Les opérationnels (ou ils sont également appelés dispatching) visent à obtenir des données sur la position actuelle de l'entreprise. Toutes les informations des subordonnés sont accumulées par les chefs de département, puis transférées au directeur général de l'organisation. Ce sont des données sur la façon dont les plans ont été réalisés, les objectifs ont été atteints, les tâches ont été résolues. La principale différence entre ces réunions et toutes les autres est leur régularité, la constance de la liste des participants et l'éventuelle absence d'ordre du jour de la réunion (c'est-à-dire son plan détaillé).

Les réunions d'information ont l'ordre inverse, contrairement aux réunions de répartition - toutes les informations sous forme de directives descendent du chef aux subordonnés directs, puis sont transférées le long de la verticale du pouvoir dans l'organisation aux exécutants spécifiques de certaines tâches. Ces informations comprennent des directives de la direction susceptibles d'affecter le cours actuel du travail de l'organisation, de nouvelles règles, des normes de conduite, des délais pour l'achèvement de tâches spécifiques.

Préparation, organisation et tenue des réunions d'affaires

Pour que la réunion soit efficace, il est nécessaire d'examiner attentivement ses points principaux : le but de la réunion, les tâches principales, les étapes de l'événement. Ce n'est qu'à ces conditions que l'on peut profiter de la rencontre.

Malheureusement, beaucoup d'entre eux sont détenus uniquement parce qu'ils sont acceptés dans le milieu des affaires. Les réunions régulières et les réunions en début de semaine avec la direction dans de nombreuses entreprises sont devenues monnaie courante et ont perdu leur sens.

Cependant, les grandes entreprises qui cherchent à se développer et à conquérir de grosses parts de marché abordent cette question avec beaucoup de scrupule :

• la liste des participants à la réunion est déterminée ;
• pendant une longue période, son agenda est en cours d'élaboration, dans lequel des ajustements sont apportés au fil du temps;
• la priorité reste les tâches stratégiques, dont rendent compte les chefs de service.

Étapes et technologies de la conduite d'une réunion d'affaires

Chaque réunion comporte deux étapes principales : la préparation et la conduite directe.

Lors de la première étape, la pertinence de l'événement est déterminée, ses buts et objectifs sont définis, la liste des participants est formée, les rapports et les présentations sont préparés conformément à l'ordre du jour.

Lors de la deuxième étape, directement en fonction de l'ordre du jour existant, des questions sont traitées auxquelles toutes les personnes présentes peuvent participer. En règle générale, la direction de l'entreprise préside la réunion et donne le ton, donne la parole et arrête la discussion si elle sort du cadre d'une discussion constructive.

En plus des principales étapes de la réunion, il peut y avoir une étape de prise de décision si elle implique la résolution d'un problème. Cela peut se faire par discussion ou par vote.

Exemple de plan de réunion d'affaires

Ayant un plan de réunion détaillé en main, vous pouvez être sûr qu'il sera efficace.

Un tel plan peut comprendre :

• discours de bienvenue du chef - résumant les résultats pendant un certain temps (trimestre, mois, semaine);
• couverture du problème, justification de sa pertinence pour l'entreprise ;
• organisation de brainstorming sur sa solution ;
• évaluation de toutes les options disponibles ;
• accumulation d'options pour résoudre le problème;
• voter ou autrement décider de l'utilisation d'outils spécifiques pour résoudre le problème ;
• détermination des limites de la solution du problème : termes, responsables, méthodes.

Au cours de la réunion, il est important d'en consigner les principaux points afin de pouvoir revenir sur une problématique particulière et l'approfondir.

Rendez-vous d'affaires sur les salons et congrès de l'Expocentre

L'un des moyens efficaces de promouvoir les produits est la tenue de rendez-vous d'affaires dans le cadre des salons et congrès organisés au Parc des expositions Expocentre. Les réunions d'affaires de ce format sont quelque peu différentes des autres. Si la direction d'une entreprise se réunit lors d'une réunion régulière, alors pendant l'exposition, tout fabricant a une occasion unique de résoudre de manière globale les problèmes de l'entreprise et d'inviter tous les fournisseurs et distributeurs de produits.

Salles spécialement équipées pour les négociations commerciales, les salles de congrès de l'Expocentre Fairgrounds sont conçues pour un nombre différent de personnes. Par conséquent, il n'y a aucun problème avec le placement de tous les participants. En utilisant le système MatchMaking, vous pouvez pré-organiser l'heure de la réunion. La technique de présentation rendra la réunion plus riche et plus complète.

Types de réunion

Réunions classifié en fonction de l'importance et du contenu des problèmes mis en discussion et des tâches à résoudre, ainsi que du lieu, de l'heure et de la durée du travail.

réunions opérationnelles peut avoir pour but de fournir au gestionnaire les informations dont il a besoin sur l'état actuel des choses dans l'organisation ; un bref échange de vues sur le fond des problèmes qui surviennent au cours du processus de production, ainsi que le développement d'une tactique commune pour les actions des différentes parties de la structure organisationnelle en relation avec les tâches de production en cours.

Lors de ces réunions, les informations circulent de bas en haut, c'est-à-dire des subalternes aux dirigeants. Les informations obtenues permettent au manager directement lors de la réunion (rapidement) d'évaluer la situation, de déterminer le backlog, de prendre des décisions et de fixer des tâches pour les subordonnés en indiquant les exécutants et les délais. En règle générale, les subordonnés ne font pas de rapports détaillés et détaillés lors des réunions opérationnelles. Les réunions opérationnelles peuvent se dérouler sous différentes formes : réunions de cinq minutes, réunions d'été, etc. La principale caractéristique de ces réunions est leur courte durée.

réunions d'information sont conçus pour transférer les informations, les commandes et les exigences de haut en bas le long de la verticale de contrôle.

La principale caractéristique de ces réunions est que le chef non seulement apporte les informations nécessaires à l'attention des subordonnés et donne des ordres, mais précise les tâches fixées au maximum, en nommant les interprètes et les délais. Dans le même temps, la discussion des informations et des méthodes pour résoudre les tâches définies est autorisée lors des réunions d'information. Les subordonnés peuvent clarifier certains points, faire des propositions constructives à examiner par la direction.

Réunions de problèmes visent à trouver la solution optimale à la suite d'une discussion et d'une analyse du problème considéré.

Les réunions de problèmes sont les types de réunions les plus difficiles. Au cours d'une réunion problématique, une solution collective est développée sur des questions complexes affectant le changement des tâches fonctionnelles des unités structurelles ou leur adaptation à de nouveaux domaines d'activités de l'organisation.

Les réunions de problèmes prennent souvent la forme de discussions. La manière dont une décision est prise dépend du style de leadership. Le plus courant est le schéma suivant de la réunion du problème :

1. Formulation du problème, énoncé du problème.

2. Rapports des participants.

3. Questions aux orateurs.

4. Discussion, discussion, débat.

5. Formation d'une décision.

6. Correction de la solution.

7. Adoption de la version finale de la décision.

La formulation du problème, la formulation du problème, son analyse et la recherche d'une solution sont effectuées, en règle générale, avant le début de la réunion elle-même. Cette étape peut prendre la forme d'une conversation préliminaire avec les participants à la réunion (quelques jours avant la réunion elle-même), de la distribution de bulletins d'information ou d'un plan de travail pour des réunions périodiques sur les problèmes.

Lors des réunions de problèmes, le degré de démocratie et d'activité créative doit être assez élevé. Dans ce cas, le leader joue le rôle de président, coordonnant le déroulement de la réunion.

De plus, les types de réunions suivants peuvent être utilisés dans diverses organisations :

§ informer les salariés (y compris sous forme de

leçon instructive et méthodique);

§ planification des travaux pour une certaine période ;

§ résumer les résultats pour différentes périodes de temps (ainsi que sous-

maintenir les résultats du travail sur un projet spécifique), etc.

Si une conversation d'affaires fait de la médiation visuelle de l'interaction interpersonnelle dans une organisation un statut, une position fonctionnelle d'une personne, alors une réunion d'affaires vous permet de souligner un autre facteur important dans l'interaction commerciale, à savoir le facteur de groupe. Lors de la préparation et de la tenue d'une réunion d'affaires, il convient de rappeler que les caractéristiques du comportement de groupe (de la répartition des rôles dans un groupe à la pression de groupe) auront un impact sérieux sur la nature de l'interaction de ses participants.

Règles de préparation des réunions

Une réunion d'affaires ou de bureau est un événement technologiquement complexe et chronophage. Le travail de préparation d'une réunion commence par une définition claire de son objet.

Objet de la rencontre- il s'agit d'une description du résultat souhaité, du type de décision souhaité, du résultat souhaité du travail (options possibles pour les objectifs : échange de vues préliminaire, préparation de recommandations pour la prise de décision, prise de décision sur une question spécifique, etc. .).

Le leader doit clairement comprendre pourquoi il convoque la réunion et être également capable de communiquer clairement le but de la réunion à ses participants. Lors de la définition de l'objectif de la réunion, les formulations vagues et non spécifiques doivent être évitées. Cela provoque une diminution de l'intérêt pour le problème proposé et conduit inconsciemment au sentiment que sa solution de fond n'est pas nécessaire. La formulation de l'objectif doit principalement refléter les caractéristiques du résultat escompté de la discussion des problèmes. En fonction de l'objet de la réunion, son ordre du jour est formulé et la liste des participants est établie.

Si le but de la réunion est d'échanger des informations et de définir les tâches à venir dans le cadre des travaux en cours, seuls les chefs de départements sont invités. Lors d'une telle réunion, les personnes présentes sont présentées à l'état des choses, elles sont informées de l'état d'avancement de la mise en œuvre des décisions prises lors de la réunion précédente et formulent clairement les tâches pour l'avenir.

Si le but de la réunion est de résoudre un problème spécifique, alors ceux qui peuvent faire face professionnellement à la tâche, qui sont capables d'offrir leur propre solution au problème, sont attirés pour y travailler. Dans ce cas, les participants à la réunion reçoivent des informations sur le problème, la tâche est formulée clairement et sans ambiguïté.

L'objet de la réunion détermine le lieu, la date et l'heure de la réunion.

Réunions planifiées(par exemple, débriefing des réunions du conseil d'administration, planification) sont plus pratiques à programmer des jours spécifiques de la semaine ou des jours spécifiques du mois.

Réunions non planifiées, en particulier avec un grand nombre de participants (par exemple, information d'urgence), il est conseillé d'effectuer à la fin de la journée de travail afin d'exclure la dépense de temps de travail sur la reprise du travail interrompu.

Courtes réunions opérationnelles(réunions de cinq minutes ou d'été) sont recommandées au début de la journée de travail.

L'heure des réunions doit être déterminée par le calendrier établi dans l'organisation (département). Les réunions non programmées cassent le rythme, réduisent ainsi la culture de la communication d'entreprise, privent le manager de la possibilité de planifier son temps de travail et de le gérer, perturbent les réunions et les affaires prévues.

Il est recommandé de planifier les réunions dans l'après-midi ou 1,5 à 2 heures avant la fin des travaux. En règle générale, la première moitié de la journée est plus productive et il est préférable que les employés soient occupés par leurs tâches à ce moment-là. Il y a encore une chose à considérer si la réunion est prévue à la fin de la journée de travail. Le leader a la possibilité de tenir la réunion rapidement, sans retarder la discussion, car il a une excuse pour l'arrêter en cas d'évolution défavorable.

Sujet de la réunion fait l'objet de discussions. Le sujet doit être formulé de manière à intéresser chaque participant à la réunion. Il est nécessaire d'apporter aux réunions uniquement les problèmes qui ne peuvent pas toujours être résolus dans un ordre de travail.

L'une des règles d'organisation de la gestion et de l'éthique des relations de service devrait être la distribution préalable obligatoire de l'ordre du jour aux participants à la réunion. En outre, la norme d'éthique des affaires devrait être considérée comme la distribution préliminaire de brèves informations écrites sur le fond des questions examinées lors de la réunion. Il est inacceptable qu'une personne incompétente sur les questions soumises à la réunion se livre à un tel envoi - cela réduit évidemment le sentiment de pertinence.

Programme de la réunion est un document écrit distribué à l'avance aux participants à la réunion et comprend les informations suivantes :

§ sujet de la réunion ;

§ objet de la réunion ;

§ liste des questions à discuter ;

§ l'heure de début et de fin de la réunion (idéalement, l'heure de début et de fin de la discussion de chaque question) ;

§ le lieu exact de la réunion ;

§ noms des intervenants, co-intervenants chargés de préparer les questions ;

§ le moment et le lieu où l'on peut se familiariser avec les documents sur chaque problème (la présence de telles instructions ne permettra pas aux employés négligents de justifier leur manque de préparation à la discussion du problème par le manque d'informations).

Les projets de décisions, résumés de rapports, références peuvent être envoyés en annexe à l'ordre du jour. C'est très bien si, avant le début de la réunion, les personnes qui préparent les questions reçoivent à l'avance les commentaires des participants à la réunion sur les projets de décisions, les résumés des discours.

Quelles que soient l'importance et la rapidité de la réunion, le nombre de questions qui lui sont soumises doit rester entre trois et cinq (parfois sept). En même temps, il est préférable de préparer l'ordre du jour de manière à ce qu'il comprenne une ou deux questions principales et deux à cinq questions mineures qui ne nécessitent pas de longues discussions. Un grand nombre de points à l'ordre du jour fatigue les participants à la réunion et ne permet pas de saisir l'objectif principal de la réunion dans son ensemble. Une réunion sera également improductive, dont toutes les questions abordées seront d'égale importance et nécessiteront une discussion approfondie et détaillée.

La sélection des participants à la réunion est d'une grande importance, c'est-à-dire l'efficacité de la réunion dépend en grande partie de la manière dont la compétence et l'autorité du personnel invité correspondent aux buts et objectifs de la réunion. Le nombre de participants est également déterminé par les buts et les objectifs de la réunion et, dans certains cas, par le statut ou le niveau de solennité de la réunion.

Le nombre optimal de personnes invitées à une réunion est de 7 à 9, avec un maximum de 12 personnes. La règle principale ici est la plus grande activité des participants à la discussion des problèmes. Augmenter le nombre d'invités réduit considérablement le taux moyen de présence (ou de retour) tout en allongeant la durée de la réunion.

Les organisateurs de la réunion exigent, en règle générale, la participation des premières personnes des départements de la structure organisationnelle. Cependant, l'un des employés non cadres peut s'avérer plus compétent pour résoudre des problèmes spécifiques. Par conséquent, il est conseillé de donner au chef le droit de déterminer qui représentera son unité à la réunion. Il est souhaitable que les participants à la réunion comprennent des personnes capables d'assumer les rôles d'"expert", de "générateur d'idées" et de "critique" au cours de l'activité mentale collective.

Afin d'éviter la présence de figurants, il est recommandé d'utiliser la méthode du "changement" de participants (méthode de la "discussion partagée"). Un ordre du jour soigneusement préparé vous permet d'organiser la réunion de manière à ce qu'après avoir discuté de votre problème, certains employés puissent le quitter, laissant la place à ceux dont le problème est en cours de discussion. Il s'avère que certains employés sont présents à la réunion du début à la fin, tandis que d'autres sont invités spécifiquement au moment de la discussion d'une question particulière. Ainsi, chaque participant n'assistera qu'à une partie de la réunion, ce qui, bien sûr, réduit le temps total, et donc augmente indirectement l'efficacité de l'événement lui-même.

La composition des participants à la réunion est optimisée en utilisant le principe de « distance téléphonique » à un collaborateur dont la participation est dictée par le déroulement de la réunion elle-même et la nécessité d'obtenir des informations complémentaires de ce collaborateur. Des spécialistes (dont les informations peuvent être nécessaires, au lieu d'être invité à une réunion, on peut vous demander d'être sur leur lieu de travail à l'intervalle de temps spécifié afin de les appeler ou d'obtenir de l'aide par téléphone si nécessaire.

Durée de la réunion. La durée de la réunion dépend en grande partie du type de réunion :

§ durée optimale problématique les réunions sont considérées comme 1,5 à 2 heures (dans des cas exceptionnels - 2 à 5 heures);

§ le temps d'examen d'une question ne doit pas dépasser 45 minutes ;

§ opérationnel et pédagogique Rencontre ne devrait pas durer plus de 20 à 30 minutes ;

§ Rencontre prospectus (cinq minutes) est effectué, en règle générale, dans les 5 à 10 minutes.

La réunion doit commencer et se terminer à une heure strictement fixée afin de ne pas miner la crédibilité du manager et des employés qui l'ont préparé.

Pauses. Lors d'une réunion qui dure deux heures ou plus, il est recommandé de faire des pauses, sinon après deux heures les participants peuvent connaître une période « d'activité négative ». Temps de pause optimaux :

§ après 45 – 50 min. travail - 10 minutes;

§ après 1,5 heure de travail - 15 minutes.

Les pauses sont nécessaires, tout d'abord, pour se reposer, et, deuxièmement, pendant les pauses, dans une atmosphère différente et détendue, dans des conversations privées, le travail sur le sujet de la réunion se poursuit.

Programme de la réunion. Le respect des questions de procédure (règles) relève de la responsabilité du président. L'importance de suivre les règles est:

§ la réglementation permet d'aboutir à l'élaboration des enjeux prévus ;

§ discipline les participants de la réunion, augmentant leur activité

attitude et respect de la réunion en tant qu'organe collégial pour prendre des décisions importantes ;

§ Le règlement ne permet pas de retarder indûment la réunion.

Un leader qui observe strictement les règles est un bon exemple à suivre.

Lieu de la rencontre. Le déroulement actif et efficace de la réunion est facilité par le respect de certaines exigences relatives à l'équipement des locaux pour sa tenue.

La salle où se tiendra la réunion et le nombre de places assises dans celle-ci doivent correspondre au nombre de participants. Naturellement, il doit être suffisamment spacieux et disposer d'une réserve de sièges vides au cas où le nombre de participants augmenterait pour une raison ou une autre. Cependant, vous ne devez pas choisir un public trop large pour une petite réunion - la présence d'un grand nombre de sièges vides affecte psychologiquement négativement les participants à la réunion.

De plus, lors de l'équipement d'une salle spéciale avec du mobilier, il convient d'être guidé par le principe selon lequel la position relative des participants lors de la réunion ne doit pas souligner les différences dans leur statut hiérarchique de service. Dans ce cas, la notion de "table ronde" a un sens direct et figuré comme moyen d'assurer la facilité des contacts mutuels entre les personnes et leur agencement spatial optimal.

Dans le cas où une réunion suffisamment nombreuse se tient, il faut veiller à l'installation des micros et des outils de visualisation. Il est nécessaire de contrôler la température de l'air, l'éclairage et l'isolation acoustique afin que les participants à la réunion ne soient pas distraits par des stimuli étrangers.

L'un des moments les plus importants est la préparation du leader pour la réunion. Le chef doit :

§ formulation de l'objectif principal de la réunion et des sous-objectifs par niveaux

subordination logique;

§ rapport ou message introductif ;

§ enchaînement des interventions des participants ;

§ projet de décision.

Pour que la rencontre soit efficace, le gestionnaire doit avoir à portée de main le « Mémo pour l'animateur » (tableau 11.1) et le « Formulaire de préparation de la rencontre » (annexe).

Tableau 11.1

Mémo pour le chef

Le dirigeant, en règle générale, doit vérifier toutes les étapes de la préparation de la réunion, à la mise en œuvre de laquelle il ne participe pas personnellement.

Préparation de l'ordre du jour ("De quoi et comment discuter ?")

Si la nécessité d'une réunion est déterminée, il convient de la distinguer clairement :

• le contenu des problèmes discutés et le sujet principal de la réunion pertinente, qui devrait caractériser son essence
• quelles conditions le résultat final de la réunion doit-il remplir. Cela définit les objectifs de la réunion. Par exemple, vous devez comprendre que toutes les réunions ne peuvent pas fournir de solutions toutes faites
• qui et quel travail préparatoire doit être fait. Parfois, il est conseillé de créer un groupe de travail qui prépare l'ordre du jour, tient des réunions préliminaires courtes dans les divisions, des réunions de deux personnes, etc.

Les principales erreurs commises lors de l'établissement de l'ordre du jour :

• il n'y a pas de sujet principal de la réunion, et s'il y a plusieurs sujets, alors il n'est pas possible d'assurer leur distinction précise et une discussion analytique appropriée
• les participants n'ont pas été expliqués auparavant l'essence du problème en discussion
• l'ordre du jour comprend des questions de volume et de contenu différents, à la suite de quoi la réunion se transforme en discussion, et souvent en querelle entre ses participants individuels ou ses groupes. En conséquence, le nombre de participants placés en position d'auditeurs passifs augmente.
• ne respecte pas l'ordre du jour, s'en écarte et considère des sujets secondaires spontanés ou un problème éternel (problèmes d'approvisionnement, etc.)

Définition des participants (« Qui ? »)

La principale exigence est que la réunion doit être suivie par des personnes qui peuvent contribuer à la réalisation des objectifs de la réunion. Parallèlement, il convient de noter que si les questions abordées lors de la réunion sont hétérogènes (c'est-à-dire qu'elles n'affectent pas toutes les personnes présentes en même temps), il est nécessaire d'élaborer un programme de réunion (une liste des principales questions avec une indication des participants). Le programme doit être conçu de manière à ce que la réunion réunisse des personnes directement liées au problème en discussion. Après l'achèvement de la discussion de la question suivante, les personnes non impliquées dans la discussion des questions suivantes sont libérées. Mais il n'est pas souhaitable de libérer temporairement une personne, puis de l'inviter à nouveau. Le respect de cette exigence discipline le chef et les participants de la réunion et les oblige à respecter le délai.

Tous les participants (ou principaux) doivent être informés de la réunion par écrit, en indiquant le sujet principal, le but, les informations de base, l'heure, le lieu, la durée de la réunion et le nom de l'animateur.

Les principales erreurs commises lors de la détermination du cercle des participants à la réunion :

• une personne est invitée à une réunion en fonction de sa position, et non en fonction du lien de ses fonctions avec ce problème
• une grande proportion d'auditeurs passifs dans le cadre de l'invitation de personnes qui ne sont pas liées à la question en discussion

Déterminer la durée d'une réunion ("Quelle heure est-il ?")

Il convient de noter que la durée de la réunion dépend non seulement du nombre de points à l'ordre du jour, mais également de leur contenu. Dans un premier temps, la réunion se déroule plus en détail. Les points à la fin de l'ordre du jour ont moins de temps. Par conséquent, il est conseillé d'inclure 1 à 2 questions problématiques ou 3 à 5 questions de moindre importance à l'ordre du jour.

Il faut garder à l'esprit que le message du leader sur l'heure de fin de la réunion réduit sa durée jusqu'à 10%. Les raisons de ce phénomène sont purement psychologiques - les participants à la réunion rassemblent leurs pensées plus rapidement, ne retardent pas leurs discours, c'est-à-dire l'information sur la fin de la réunion joue un certain rôle d'activation et de discipline.

Si la réunion est prévue pour plus d'une heure, toutes les 40-50 minutes, vous devez faire une pause et, si possible, changer les formes de travail (travail individuel, travail de groupe, discussion, présentations individuelles, etc.).

Les réunions s'éternisent souvent parce qu'il n'y a pas de solutions aux problèmes qui se posent. Dans ce cas, l'animateur doit s'assurer que les participants se fixent un résultat intermédiaire (ce qui est devenu clair, ce sur quoi ils se sont mis d'accord, etc.), fixent des tâches individuelles appropriées et une date limite à laquelle la question sera discutée une seconde fois. Dans le même temps, il est nécessaire de clarifier le cours de la prochaine discussion, en tenant compte du travail effectué dans l'intervalle entre les réunions.

Les principales erreurs commises lors de la détermination de la durée de la réunion :

• la durée de la réunion n'est pas réglementée
• la durée prévue de la réunion n'est pas respectée
• les réunions sont programmées trop longtemps
• aucune pause n'est prise
• pas de limite de temps pour les rapports et les discours
• incapacité à exprimer ses pensées de manière concise et claire

En conclusion, donnons un exemple de N. Parkinson sur les raisons de l'utilisation inappropriée du temps lors des réunions, dont les origines résident déjà dans la détermination de sa composition. La commission a passé 5 minutes pour discuter du projet de construction d'un réacteur nucléaire de 5 millions de dollars. Sur les 11 membres de la commission, 4 ne savaient pas ce qu'était un réacteur, les 4 autres ne savaient pas où il était utilisé. Par conséquent, aucune discussion n'a pu s'engager et la proposition soumise a été acceptée. La commission a ensuite discuté d'un projet de stockage de vélos de 2 350 $. Etant donné que tout le monde savait ce qui était en jeu et que chacun avait son opinion, la discussion a duré 45 minutes. Troisièmement, la question de l'organisation des déjeuners, dont le coût est de quelques dollars, a été discutée. La discussion sur cette question traîna encore plus en longueur.

Déterminez le lieu de la réunion (« Où ? »)

Le lieu dépend en grande partie du type de réunion. Il est recommandé qu'une réunion opérationnelle se tienne, en règle générale, là où se trouve le lieu de travail principal de ses participants. Une grande salle ou salle de réunion convient à la tenue de réunions de production et de réunions. Les exigences les plus élevées sont placées sur le lieu de la réunion du problème, les plus courantes étant deux options :

• la réunion de problème a lieu 1 à 2 fois par mois d'une durée de 2 à 3 heures à la fin de la journée de travail dans une salle spécialement conçue
• une réunion problématique se tient une fois par trimestre ou par semestre sous forme de réunion sur le terrain, d'une durée de 2 à 2,5 jours, et le lieu de sa tenue est, en règle générale, le centre de loisirs de l'entreprise (à l'étranger, en règle générale, un hôtel)

Les principales erreurs commises lors de la détermination du lieu de la réunion :

• trop de réunions se tiennent dans le bureau du patron
• pendant la réunion, des conversations téléphoniques sont menées et même des visiteurs sont reçus
• la salle de réunion n'est pas correctement équipée

Réglage de l'heure de la réunion ("Quand ?")

L'heure de la réunion doit être traditionnelle. Des écarts par rapport à cela ne sont autorisés que dans des cas exceptionnels.

Le meilleur moment pour démarrer une réunion opérationnelle est la première heure après le début de la journée de travail, la réunion de production et la réunion ont lieu avant la pause déjeuner et la réunion de problème est avant la fin de la journée de travail.

Les principales erreurs commises lors de la définition et de l'utilisation de l'heure de la réunion :

• tenir une réunion opérationnelle immédiatement après le début de la journée de travail
• réunion après la fin de la journée de travail
• non-respect de l'heure fixée pour le début de la réunion

Les réunions d'affaires sont l'un des moyens les plus efficaces d'impliquer les employés dans le processus décisionnel, l'un des outils de gestion de l'implication des employés dans les affaires de leur unité ou de leur organisation dans son ensemble.

L'efficacité de la réunion doit être perçue comme une norme éthique du travail d'équipe, un acte essentiel d'attention et de respect des collaborateurs de la part des organisateurs de la réunion qui, à leur tour, doivent :

définir clairement l'orientation cible et le sujet de la réunion ;

choisir son horaire optimal (d'ailleurs, dans ce cas, la notion de « régulation » peut être interprétée assez largement, incluant le sujet, l'heure, la composition des participants à la réunion et les personnes chargées de la tenir) ;

ne pas réduire la réunion à la solution de problèmes particuliers qui peuvent être résolus « en ordre de marche ». Dans le même temps, il convient de rappeler qu'une réunion d'affaires est, en règle générale, l'œuvre d'un esprit collectif. Par conséquent, il devrait apporter des questions qui nécessitent des efforts intellectuels conjoints de tous les participants à l'examen d'un problème particulier.

Une réunion avec cette approche devrait être reconnue comme appropriée si l'opinion de la majorité des parties intéressées et compétentes ne se limite pas à l'une des options proposées pour résoudre le problème.

La réunion opérationnelle est consacrée à la clarification de l'état actuel des choses dans l'organisation, à un bref échange de vues sur le fond des problèmes qui surviennent au cours du processus de production. En outre, il peut viser à développer une tactique commune pour les actions des différentes parties de la structure organisationnelle en relation avec les tâches de production en cours.

La réunion problématique en est le type le plus difficile. Au cours d'une telle réunion, une décision collective est élaborée sur des questions complexes affectant le changement des tâches fonctionnelles des unités structurelles ou leur adaptation à de nouveaux domaines d'activités de l'organisation. Une réunion problématique est généralement consacrée à la formation d'un programme commun qui comporte des éléments d'une stratégie et de longues périodes de mise en œuvre.

La situation est assez courante lorsque la majorité des participants à la réunion discutent de leur propre problème et que les points restants à l'ordre du jour ne relèvent pas de leur compétence. Le temps de travail des employés de l'organisation est utilisé de manière inefficace s'ils sont obligés d'être présents lors de l'examen de toutes les questions de la réunion. De plus, la présence de personnes "superflues" réduit involontairement l'efficacité de la discussion des problèmes.

Avec un ordre du jour hétérogène, lorsque des questions de diverses parties de la structure des organisations sont abordées, il est recommandé d'accepter le principe d'une composition variable des participants à la réunion. dans le même temps, l'importance d'établir et de respecter strictement la réglementation augmente.

Très souvent, il existe une situation dans laquelle des employés individuels sont invités à une réunion, mais leur réalité dépend du déroulement de la discussion sur un problème particulier. Dans le même temps, on ne sait pas à l'avance dans quelle mesure les salariés invités "pour une raison quelconque" seront impliqués dans le processus de réunion. Cette approche démontre un manque de respect pour l'employé, une attitude dédaigneuse envers son emploi. La composition des participants à la réunion est optimisée en utilisant le principe de « distance téléphonique » à un collaborateur dont la participation est dictée par le déroulement de la réunion elle-même et la nécessité d'obtenir des informations complémentaires de ce collaborateur.

L'heure de la réunion d'affaires doit être planifiée à l'avance et, si possible, ne pas perturber le rythme général de l'organisation. Lors de l'élaboration des règles de la réunion, il convient de se rappeler les normes organisationnelles et psychologiques de sa durée. Il a été établi qu'une personne est capable de percevoir des informations pédagogiques normalement dans les 20 à 30 minutes, la durée d'une réunion problématique ne doit pas dépasser une heure et demie. Après le temps spécifié, la plupart des gens ont une diminution marquée de l'activité mentale, la capacité de percevoir et d'analyser les informations entrantes.

Le déroulement actif et efficace de la réunion est facilité par le respect de certaines exigences relatives à l'équipement des locaux pour sa tenue. Naturellement, il doit être spacieux avec une bonne ventilation. De plus, lors de l'équipement d'une salle spéciale avec du mobilier, il convient d'être guidé par le principe selon lequel la position relative des participants lors de la réunion ne met pas l'accent sur les différences dans leur statut hiérarchique de service. Dans ce cas, la notion de "table ronde" a un sens direct et figuré comme moyen d'assurer la facilité des contacts mutuels entre les personnes et leur agencement spatial optimal.

Il est important de remplir clairement votre rôle de modérateur de la réunion. Son rôle devrait inclure la prévention des écarts par rapport à l'objectif de la réunion, la discussion des questions non préparées. L'hôte doit s'assurer que les normes éthiques de comportement des participants sont respectées, influencent l'exactitude et l'orientation commerciale du discours.