Tavutus voidaan sijoittaa koko asiakirjaan tai sen osaan, joka on ensin valittava.

Ota tavutustila käyttöön tekstissä käyttämällä komentoa Tavutus(välilehti Sivun asettelu/ ryhmä Sivun asetukset).

Tässä komennossa on sisäkkäisiä kohteita.

Tiimi Auto asettaa väliviivoja tekstiin automaattisesti.

Tiimi Manuaalinen avaa valintaikkunan, joka tarjoaa tavutusvaihtoehdot sanoille, jotka voidaan tavuttaa, ja pyytää vahvistusta tavutustavan lisäämiseksi tekstiin.

Tiimi Tavutusasetukset Voit mukauttaa sanojen tavutusasetuksia valintaikkunan avulla (Kuva 15).

Kuva 15 Ikkuna Tavutus

Siirtoalue on suurin sallittu väli sanan ja oikean sivun marginaalin välillä ilman sananvaihtoa. Leveällä vyöhykkeellä siirtoja on vähemmän, kapealla oikean kentän reuna on tasaisempi.

Voidaan poistaa Automaattinen tavutus komennolla Tavutus valitsemalla komennon Ei.

Harjoittele.

Avaa tiedosto Esimerkki asiakirjasta.docx.

Suorita automaattinen tavutus kaikelle tekstille isoilla kirjaimilla kirjoitettuja sanoja lukuun ottamatta 0,5 cm:n tavutusalueen leveydellä.

Tallenna asiakirja.

Työskentely ikkunoiden kanssa

Word 2010:ssä voit työskennellä useiden ikkunoiden kanssa samanaikaisesti (yhden tai useamman asiakirjan kanssa) välilehden avulla. Näytä, ryhmä Ikkuna (Kuva 16).

Kuva 16 Komentoryhmä Ikkuna-välilehti Näytä

Jos useita dokumentti-ikkunoita on auki samanaikaisesti, siirtyminen ikkunasta toiseen tapahtuu komennolla Mene toiseen ikkunaan tai Windowsin tehtäväpalkin kautta.

Harjoitus.

Avaa tiedosto Esimerkki asiakirjasta.docx.

Luo lisäikkuna tälle asiakirjalle (välilehti Näytä/ ryhmä Ikkuna/ tiimi Uusiikkuna).

Aseta molemmat ikkunat vierekkäin (välilehti Näytä/ ryhmä Ikkuna/ tiimi Lähellä). Sammuta synkroninen vieritys (välilehti Näytä/ ryhmä Ikkuna/ tiimi Synkroninen vieritys).

Jaettu ikkuna 1 (välilehti Näytä/ ryhmä Ikkuna/ tiimi Jakaa).

Järjestä ikkunat pystysuoraan (välilehti Näytä/ ryhmä Ikkuna/ tiimi virtaviivaistaakaikki).

Asiakirjan mittakaavan muuttaminen

Dokumentin kanssa työskennellessäsi voit muuttaa sen mittakaavaa (asiakirjan tiedostokoko ei muutu) sekä tallentaa sen asiakirjan tai mallin kanssa. Zoomaus suoritetaan välilehdellä Näytä, ryhmä Mittakaava(Kuva 17).

Kuva 17 Ryhmä Mittakaava-välilehti Näytä

Tarkempi asteikkoasetus tehdään valintaikkunassa. Mittakaava(välilehti Näytä/ ryhmä Mittakaava/ tiimi Mittakaava) (Kuva 18).

Kuva 18 Ikkuna Mittakaava

Zoomauksen liukusäädin , joka sijaitsee tilapalkin oikeassa alakulmassa (Kuva 19), antaa sinun muuttaa asteikon haluttuun arvoon liikuttamalla liukusäädintä ja käyttämällä "+"- ja "-"-painikkeita. Liukusäätimen vasemmalla puolella asiakirjan asteikko näkyy prosentteina (kuva...).

Kuva 19 Zoomausliukusäädin

Harjoittele.

Avaa tiedosto Esimerkki asiakirjasta.docx.

Muuta asiakirjan mittakaavaa eri tavoilla.

Sulje asiakirja tallentamatta.

Merkkien ja kappaleiden muotoilu Merkkien muotoilu

Tekstimerkkien pääominaisuus on fontti, jolle on tunnusomaista: kirjasintyyppi, tyyli ja koko 6 .

Ryhmää käytetään merkkien muotoiluun. Fontti-välilehti Koti (Kuva 20).

Kuva 20 Ryhmäpaneeli Fontti

Voit myös käyttää merkkien muotoiluun Mini-paneelia, joka avautuu automaattisesti, kun tekstiä valitaan (Kuva 21).

Kuva 21 Minipaneeli

Käytä ryhmäpainiketta Fontti, voit avata valintaikkunan Fontti (Kuva 22).

Kuva 22 Ikkuna Fontti

Valintaikkunassa Fontti-välilehti Lisäksi voit muuttaa merkkien välin harvaksi tai tiivistetyksi.

Tällä oppitunnilla opit tekstin käytön perusteet Powerpoint 2010:ssä. Esimerkiksi tekstin kirjoittaminen, poistaminen ja siirtäminen, tekstilaatikoiden käsittely, tekstin muotoilu ja niin edelleen.

Jos olet uusi PowerPointin käyttäjä, sinun on tiedettävä tekstin kanssa työskentelyn perusteet, jotta voit lisätä tekstiä dioihin ja muokata sitä. Sinun on opittava lisäämään, poistamaan, siirtämään ja muotoilemaan tekstiä sekä käyttämään tarroja.

Tekstin kirjoittaminen:

Jotkut paikkamerkit muuntavat tekstisi automaattisesti luettelomerkityksi luetteloksi. Tämä johtuu siitä, että tällaisia ​​luetteloita käytetään hyvin usein PowerPointissa. Poista tällainen luettelo poistamalla Luettelomerkit-komennon valinta Koti-välilehden Kappale-ryhmästä.

Tekstin poistaminen:

1. Aseta lisäyskohta poistettavan tekstin viereen
2. Voit poistaa lisäyskohdan vasemmalla puolella olevan tekstin painamalla näppäimistön askelpalautinta.
3. Jos haluat poistaa tekstiä lisäyskohdan oikealta puolelta, paina näppäimistön Delete-näppäintä.

Tekstin korostaminen:

1. Aseta lisäyskohta korostettavan tekstin viereen.
2. Napsauta hiiren vasenta painiketta ja vedä osoitin korostettavan tekstin päälle vapauttamatta hiiren painiketta.
3. Vapauta hiiren painike. Testin yläpuolelle tulee korostettu ruutu. Tämä tarkoittaa, että olet valinnut tekstin.

Kun olet valinnut kuvan tai tekstin PowerPointissa, a mini paneeli yleisimmin käytetyillä muotoiluvaihtoehdoilla. Tätä paneelia kutsutaan minityökaluriviksi. Tämä voi säästää aikaa. muotoilukomennot ovat helposti käytettävissä. Jos työkalupalkki ei tule näkyviin, yritä ohjata hiiren osoitin valinnan päälle

Tekstin kopioiminen ja liittäminen:

Tekstin leikkaaminen ja liittäminen:

Tekstin siirtäminen:

Jos teksti ei näy haluamaasi kohtaan, siirrä teksti uudelle riville painamalla Enter-näppäintä.

Etsi ja korvaa

Etsi ja korvaa on toinen vaihtoehto, jota voidaan käyttää tekstin muokkaamiseen. Sen avulla voit löytää tietyn sanan tai lauseen (esim. "britti") kaikista dioista ja korvata sen toisella (esim. "englanti"). Saat lisätietoja lukemalla artikkelin tämän ominaisuuden mahdollisuuksista Word 2010 -oppaassa.

Työskentele tekstin kanssa

Kun luot esityksen, voit järjestää diojasi lisäämällä kuvatekstejä. Sinun on myös osattava muotoilla tekstiä saadaksesi haluamasi ulkoasun.

Lisää kirjoitus:

Tekstiä voidaan kirjoittaa paikkamerkkeihin tai tekstiruutuihin. Paikkamerkki on erikoistyyppinen kuvateksti, koska se on osa dian asettelua ja sisältää usein erikoismuotoilun (kuten dian otsikon suuremman fontin). Kun lisäät tekstiä lisätarroihin, voit lisätä diaan oikean määrän tekstiä sen asettelusta riippumatta.

Paikkamerkin tai tekstilaatikon siirtäminen:

Kierrä tarraa napsauttamalla ja vetämällä sen yläpuolella olevaa vihreää ympyrää.

Paikkamerkin tai tekstiruudun koon muuttaminen:

Voit tehdä dian tekstistä erottuvan muuttamalla sen muotoilua, eli kokoa, väriä, tyyliä ja muuta.

Fontti

Napsauta avattavaa valikkoa vaihtaaksesi valitun tekstin fonttia.

Fonttikoko

Valitse avattavasta valikosta valitun tekstin fonttikoko.

Pienennä tai suurenna fonttikokoa

Käytä näitä komentoja pienentääksesi tai suurentaaksesi kirjasinkokoa yhdellä vakiokoolla.

Poista kaikki muotoilut

Napsauta Poista kaikki muotoilut -komentoa jättääksesi vain tekstin valintaan.

Fonttityylit

Käytä kirjasintyylikomentoja tekstin luomiseen lihavoitu, kursiivilla, alleviivattu , varjostettu tai yliviivattu.

Merkkien välinen intervalli

Säädä merkkiväliä pudotusvalikosta.

Rekisteröidy

Muuttaa nopeasti valitun tekstin kirjainkokoa.

Fontin väri

Avaa pudotusvalikko vaihtaaksesi fontin väriä.

Fontti-valintaikkunan näyttäminen

Napsauta kirjasinryhmän oikeassa alakulmassa olevaa nuolta saadaksesi lisää muotoiluvaihtoehtoja.

Microsoft Word houkuttelee niin paljon käyttäjiä, koska se voi tarjota erilaisia ​​tapoja automatisoida tekstin kanssa työskentelyä. Yksi niistä on automaattinen tavutus.

Automaattisen tavutuksen määrittämiseksi sinun on siirryttävä kohtaan " Layout"luvussa" Sivun asetukset" Valitse tavara " Tavutus" ja napsauta avautuvassa luettelossa " Auto».

Tällöin siirrot sijoitetaan kaikkiin tarpeellisiin ja mahdollisiin paikkoihin. Tätä varten on asennettava sen kielen sanakirja, jossa tavutus on myös käytössä. Kaikissa Microsoft Wordin virallisessa jakelussa on kuitenkin ne tuetuille kielille.

Tärkeä ominaisuus automaattisessa tavutuksessa on, että jos lisäät yhtäkkiä kokoa, vaihdat fonttia tai lisäät tekstiin koriste-elementtejä, tavutus mukautuu itsestään.

Jos valitset "Leveyden mukaan", sivu saa yleensä hyvin suunnitellun kirjan ulkonäön.

Ei myöskään ole suositeltavaa asettaa itsenäisesti yhdysviivoja asiakirjaan käyttämällä "-" ja rivinvaihtoja. Word käyttää tähän Soft Transfer -ominaisuutta. Valitse haluamasi sana, aseta kohdistin ja paina "CTRL" + "-". Nyt tarvittaessa sana rivitetään määrittämiesi sääntöjen mukaisesti. Pehmeät tavuviivat eivät näy asiakirjassa, joten voit näyttää ne siirtymällä välilehteen " Koti"luvussa" Kohta" Lehdistö " Näytä kaikki merkit».

Paluu asiaan" Tavutus» ja napsauttamalla « Manuaalinen", ohjelma etsii kaikki sanat, jotka voidaan tavuttaa, ja näyttää vaihtoehtoja, kuinka se tehdään. Aseta kohdistin haluamaasi kohtaan ja paina " Joo».

Viimeinen kohta on vähimmäisasetukset. " Tavutus sanoissa..." vastaa tavutuksen sisällyttämisestä erikseen niissä sanoissa, jotka on kirjoitettu isoilla kirjaimilla. Ilman lippua heille tehdään poikkeus.

V" Käärivyöhykkeen leveys» määrittää etäisyyden rivitetyn sanavaraston reunasta sivukehykseen.

« Max. määrä…» rajoittaa valitun osan tai koko asiakirjan toistuvien rivitystapausten määrää.

Tavuviivojen poistamiseksi on välttämätöntä kohdassa " Tavutus» valitse vaihtoehto « Ei».

Tai poista manuaalisesti syötetyt symbolit aktivoidulla tilalla näyttää kaikki symbolit. Jos niitä oli liikaa, voit käyttää "Korvaa"-toimintoa, jota kutsutaan F5-painikkeella.

Napsauta Korvaa-välilehdellä " Lisää >>» -> « Erityinen”, valitse ” Pehmeä siirto ja korvaa se tyhjällä merkkijonolla, ei välilyöntiä.

Word 2003:ssa on myös automaattinen tavutusominaisuus. Se on asennettu klo Palvelu» -> « Kieli» -> « Tavutus».

• Virhe 1. Dian tausta ei vastaa esityksen teemaa. Ja näemme esimerkiksi esityksen Venäjän vallankumouksista koivujen ja sienien taustalla.
• Virhe 2. Käytetty tausta on PowerPoint-ohjelmistoon sisältyvä tausta. PowerPoint-ohjelman monien vuosien aikana tuhannet ihmiset ovat käyttäneet vakiomalleja, julkaisseet esityksiään verkossa ja näyttäneet niitä puheissa. Nämä mallit ovat jo yksinkertaisesti kyllästyneitä kuuntelijoihin.

Ratkaisu: On parempi luopua vakiomalleista. Löydät Internetistä suuren määrän uusia mielenkiintoisia malleja ja taustoja (esimerkiksi sivuillamme on lähes tuhat taustaa -).

Taustakuva ei saa sisältää elementtejä, jotka ovat ristiriidassa esityksen sisällön kanssa. Taustalla on parempi käyttää pastelli- tai kylmiä värejä (violetti, sininen, syaani, sinivihreä, vihreä), punaisia ​​ja valkoisia värejä tulee välttää.

• Virhe 3. Liian kirkas ja aktiivinen esityksen tausta. Tällainen tausta ensinnäkin häiritsee dian tiedon havaitsemista ja toiseksi se väsyttää kuulijoita.

Ratkaisu: Jos taustan pitäisi olla kirkas kuva, on parempi vähentää sen kirkkautta. Tee tämä valitsemalla suorakulmion muoto ( Lisää — lukuja — Suorakulmio), sulje koko dia sillä ja valitse sille valkoinen täyttö, jonka läpinäkyvyys on 50 % (voit käyttää eri prosenttiosuutta) ja poista reunat ( Muoto — täyttää lukuja — Muut värit kaatamalla-valkoinen ja läpinäkyvyys 50% — OK, Piiri lukuja- ei ääriviivaa).

Taustakuvasta tulee vähemmän aktiivinen.

Tai kun lisäät kuvan diaan, aseta läpinäkyvyys heti.

• Virhe 4. Epäjohdonmukaisten värien käyttö, yhden tyylin puute diojen suunnittelussa.

Tässä esimerkissä yksi dia käyttää suurta fonttia ja tasausta vasemmalle toisessa ja pientä fonttia ja tasausta toisessa.

Ratkaisu: Kun suunnittelet osaa tai koko esitystä, sinun on noudatettava yhtä tyyliä. Värimaailman tulee sisältää enintään kolme pääväriä (poikkeukset ovat tietysti mahdollisia): tausta — otsikko — perus teksti. Teeman värejä voidaan muuttaa seuraavasti: Design — värit- on mahdollista valita malli ehdotetusta sarjasta tai voit asettaa omat värisi: Luoda Uusi värit järjestelmä.

• http://colorscheme.ru/ — värien valinta väripyörän avulla ja väriteemien luominen.

• http://color.romanuke.com/ - sarja valokuviin perustuvia väripaletteja (sävyjä on valittavissa: lämmin, kylmä, pastelli ja kontrasti).

Tekstisisältöön liittyvät virheet

• Virhe 5. Ylimääräistä tekstiä diassa, jäsentämättömän tekstin sijoittaminen dialle, teksti otettu lähteestä sellaisenaan, ilman tekijän käsittelyä.

Ratkaisu: Dian tekstin tulee olla lyhyt ja ytimekäs, se ei saa kopioida puhujan esitystä. Tiivistelmät tulee laittaa dialle.

Jos esitys on tarkoitettu muiden ihmisten käyttöön, voit määrittää tarvittavat tiedot diojen muistiinpanoissa - nämä muistiinpanot auttavat esityksen käyttäjiä työskentelemään sen kanssa.

• Virhe 6. Yritys sovittaa dialle suuri määrä tietoa käyttää yli 90 % diatilasta.

Ratkaisu: Jätä sisennykset dian reunoista sisältöön (teksti ja kuvat). Yritä noudattaa sääntöä, jonka mukaan 20 % diasta tulee olla tyhjä.

Jotta dia saa valmiin ilmeen, voit käyttää sitä taustana - taustakehyksenä.

Tässä teksti menee myös kehyksen rajojen ulkopuolelle - tekstinsyöttöaluetta piti pienentää siirtämällä koonmuutoskahvaa oikealle.

Teksti on erittäin suuri, melkein juoksee kehykseen. Sitä on vähennettävä.

• Virhe 7. Kaikki teksti on kirjoitettu isoilla kirjaimilla. Tätä tekstiä on vaikea lukea.

Ratkaisu: käytä tekstin perinteisiä kirjoitusasuja, kuten äidinkielelläsi: lauseen ensimmäinen kirjain kirjoitetaan isolla, loput pienillä kirjaimilla. Piste sijoitetaan lauseen loppuun.

• Virhe 8. Lukemattomien fonttien käyttö, erityisesti leipätekstin fonttina. Asettelussa on sellainen asia kuin fonttien luettavuus. Fontin tulee olla sellainen, että lukija voi lukea tekstin nopeasti, ilman vaikeuksia ja epämukavuutta. Juuri näitä fontteja käytetään kirjoissa, sanoma- ja aikakauslehdissä - olemme tottuneet niihin ja luemme niitä helposti. On kuitenkin tuhansia fontteja, joiden luettavuus on heikko - ne ovat mielenkiintoisia, kauniita, mutta tarkoitettu otsikoiksi ja todennäköisesti käytettäväksi mainonnassa, suunnittelussa.

Ratkaisu: Jos luotavan esityksen tarkoituksena ei ole tuottaa "vau-efektiä", vaan antaa tietoa, käytä vain perinteisiä, meille kaikille tuttuja fontteja. Tekstissä on parempi käyttää "sans serif" -fontteja (Arial, Tahoma, Verdana jne.), Huomaa, että serif-fontteja (Times-perheet ja muut) on vaikea lukea kaukaa.

Sans serif-fontti ja serif-fontti. Serif-fonttia on vaikea lukea esityksissä, mutta se toimii hyvin asiakirjoissa

Kursivointia tulisi mieluiten käyttää pienessä tekstissä, joka on korostettava, mutta yksittäiset sanat ja lauseet on parempi korostaa lihavoituna. Alleviivausta kannattaa jättää käyttämättä, sillä esityksissä alleviivattu teksti kokee käyttäjälle merkinnän, eli se vaikeuttaa esityksen hallintaa.

Otsikoissa voit käyttää koristeellisia kirjasimia, kunhan teksti on luettavissa.

Leipätekstin fontin tulee olla pienempi kuin otsikon fonttikoko.

• Virhe 9. Ylimääräiset ja puuttuvat pisteet, välilyönnit, hakasulkeet jne. kirjoitusvirheet.

• Otsikon lopussa ei ole pistettä.
• Virkkeen loppuun laitetaan piste, sitten yksi välilyönti, sitten seuraava lause.
• Esityksen tekstissä olevien lainausmerkkien tulee olla samat - jos olet valinnut lainausmerkit-kalanruotot, käytä esityksessä vain niitä (Lainausmerkkien tyypit: "", "", "", " ").
• Aloitussulun tai lainausmerkin jälkeen välilyöntiä ei ole, teksti seuraa välittömästi. Ennen lainausmerkkiä tai sulkumerkkiä ei ole välilyöntiä, vaan tekstin jälkeen laitetaan välittömästi lainausmerkki tai hakasulku. Viimeisen lainauksen tai hakasulkeen jälkeen tai laita piste (jos lauseen lopussa), pilkku tai välilyönti ja sitten teksti.

• Kaikkien sanojen välissä on oltava yksi välilyönti.
• Kaikkien välimerkkien jälkeen tulee olla välilyönti ennen seuraavan tekstin alkua.

• Esityksen aikana sanojen, joissa on ё, tulee olla yo tai e.
• Erilaiset luettelomerkit eri sivuilla.

Ensimmäisessä tapauksessa merkit ovat valintamerkkejä, toisessa tapauksessa neliöitä.

• Esityksen ajan luetteloissa tulee olla samat välimerkit jokaisen luettelon kohteen jälkeen tai ei ollenkaan. Laita esimerkiksi puolipiste jokaisen luettelokohdan perään ja piste luettelon loppuun.

Ensimmäisessä tapauksessa jokaisen luettelokohdan jälkeen on piste, toisessa tapauksessa ei

• Joissakin dioissa on punainen viiva, mutta toisissa ei. On parempi olla käyttämättä punaista viivaa esityksessä ollenkaan.

Sama esitys: eri fonttikoko.
Yhdellä dialla on, toisella ei.

Virheet, jotka liittyvät kuvien käyttöön esityksessä

• Virhe 10. Muotoja, tekstiä ei ole kohdistettu dian reunoihin tai toisiinsa nähden. Suunnittelun huolimattomuus.

Dian objektit on kohdistettava. Seuraavassa diassa on virhe: samoilla suorakulmioilla on eri etäisyydet dian reunoista ja toisistaan.

Ratkaisu: Korjaaksesi tämän virheen, sinun on käytettävä kohdistusominaisuutta. Valitse haluamasi suorakulmiot (paina näppäintä CTRL ) Muoto — kohdistaa — Kohdista diaan(tässä tapauksessa muodot kohdistetaan dian reunojen ja keskustan kanssa) tai Tasaa valitut objektit(tässä tapauksessa objektit ovat kohdakkain toistensa kanssa). Kun olet valinnut kohdistustyypin, sinun on asetettava sen parametrit (vasen, oikea, ylhäältä tai alhaalta, keskellä, jakaa vaaka- tai pystysuunnassa).

• Virhe 11. Diasta diaan siirretään samoja dian elementtejä.

Seuraavassa esimerkissä on kaksi diaa, joissa on samat elementit: esityksen lopetuspainike, Vastaus-otsikko ja dian otsikko. Voit huomata, että samat elementit ovat siirrettyinä ja eri etäisyyksillä dian reunoista. Sen ei pitäisi olla.

Ratkaisu: Tämän virheen välttämiseksi sinun on luotava ensimmäinen dia ja asetettava siihen tarvittavat elementit. Sen jälkeen voit:

• kopioi dia (jos molemmissa dioissa on sama kuorma, kuten tarkasteltavassa esimerkissä) ja vaihda sitten jokaista uutta diaa jättäen samat elementit paikoilleen;
• tai luo toinen dia, valitse sitten haluttu objekti ensimmäisestä diasta, kopioi se ja liitä se sitten toiseen diaan. Kohde asetetaan samalle etäisyydelle dian reunoista, ts. se ei liiku. Sama tulee tehdä muiden esineiden kanssa.
• Virhe 12. Kuvan kuvasuhteen vääristymä. Erityylisten kuvien käyttäminen samalla dialla (valokuvat ja piirustukset, kuvat reunuksella ja ilman, taustalla ja ilman).

Kuva on "litistetty".

Kuvia eri korkeuksista. Oikean kuvan valkoista kehystä ei ole poistettu (esityksen taustaksi oli mahdollista valita valkoinen, jolloin kuvan valkoinen kehys ei olisi näkyvissä).

Ratkaisu: Sinun on muutettava kuvan kokoa vetämällä kuvan kulmissa olevista kahvoista; kokoa ei voi muuttaa kuvan sivuilla olevilla kahvoilla.

• Virhe 13. Kuvakehykset eivät vastaa esityksen teemaa tai sen tyyliä.

Ratkaisu: Pieni kehys kuvan ympärille luo siistin vaikutelman, kehystetyllä kuvalla on viimeistelty ilme. Mutta älä käytä "suru"-kehyksiä, kuten seuraavan diaesimerkin ensimmäisessä kuvassa. Älä myöskään käytä kuvan heijastustehosteita, jotka häiritsevät dian tiedon havaitsemista.

• Virhe 14. Kuva on "kulmautunut".

Ratkaisu: Älä aseta kuvaa dian reunaan tai nurkkaan. Sisennä dian reunoista kuvaan (sama kuin tekstiä asetettaessa). Jos kuva on lisättävä dian kulmaan, on parempi astua taaksepäin saman etäisyyden päässä pysty- ja vaakareunoista. Yritä myös olla sijoittamatta kuvaa dian keskelle, jos diassa on tekstiä.

Jos kuva on muotokuva henkilöstä, on parempi sijoittaa se niin, että silmä on suunnattu tekstiin, mutta ei dian reunaan. Tämä antaa dialle viimeistellyn ilmeen.

• Virhe 15. Useiden kuvien sijoittaminen dialle siten, että niitä on vaikea nähdä. Kahden tai jopa 10 kuvan sijoittaminen dialle on hyväksyttävää, jos se ei ole ristiriidassa esityksen logiikan kanssa: esimerkiksi jos kuvat suurentuvat napsautettaessa tai ne ovat painikekuvia. Jos kuva on kuitenkin dian pääsisältö, sen kanssa työ tehdään ja se kantaa tietokuormaa, sen tulee olla suuri.

Ratkaisu: Jos kuva on dian pääsisältö, lisää yksi kuva jokaista diaa kohden. Jos haluat käyttää useita kuvia, luo useita dioja. Tai lisää yhdelle dialle useita kuvia, mutta niin, että kuvaa klikatessa kuva avautuu koko näytöllä.

Muita virheitä esityksissä

• Virhe 16. Painikkeet ja hyperlinkit eivät toimi. Joskus voi syntyä tilanne, kun esitysnäkymätilassa ei ole mahdollista käyttää hyperlinkkipainiketta - se ei ole aktiivinen. Tämä voi tapahtua yksinkertaisesti esityksen kirjoittajan huolimattomuuden vuoksi - hän unohti luoda linkin. Mutta on myös mahdollista, että linkkipainike (alataso) on peitetty yläkerroksella - toisella kuvalla tai tekstillä, joten se ei toimi. Tämä näkyy, kun hiiren osoitin ei muutu kädeksi, jossa on sormi (kuten hyperlinkki) painikkeen keskellä, vaan muuttuu painikkeen reunojen ympärillä.

Ratkaisu: Ensimmäisessä tapauksessa tarkista kaikki esityksen linkit ja painikkeet. Erityisen kriittisissä tapauksissa testaa esitystä muilla tietokoneilla.

Painikkeen päällekkäisyyteen liittyvän ongelman ratkaisemiseksi muiden kohteiden kanssa riittää, että siirrät häiritsevän kohteen taustalle. Voit tehdä tämän napsauttamalla kuvaa hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla pikavalikosta Liikkua takaisin. Nyt painike toimii.

• Virhe 17. Kuvien ja tekstien lähteitä ei ole ilmoitettu. Toisen työn käyttäminen ja tekijän ilmoittamatta jättäminen on huono muoto.

Ratkaisu: olemme valmistautuneet aiheeseen. Yli 80% sivuston materiaalien tekijöistä ilmoittaa tietolähteet väärin eivätkä tiedä siitä.

• Virhe 18. Liikaa animaatiota, kun animaatio häiritsee esitystä. Kun lisäät esitykseen animaatiota, sinun on noudatettava minimalismin periaatetta. Animaatio ei saa häiritä tekstin lukemista, olla värikäs.

Ratkaisu: Älä valitse välkkyvää animaatiota, samoin kuin nopeaa kiertoa. Kaikki tämä on väsyttävää, ärsyttävää ja rasittaa paljon näköä ja hermostoa. Ylimääräinen animaatio on turhaa. On parempi olla seuraamatta diojen vaihtoa äänitehosteilla ja aktiivisella animaatiolla. Sinun on mietittävä, mitkä tehosteet näkyvät automaattisesti ja mitkä napsautuksella. Jos kaikki animaatiot napsautetaan, se vie paljon aikaa, tällainen esitys on ärsyttävää.

• Virhe 19. Diasiirtymää ei ole määritetty oikein, siirtymistä hiiren napsautuksella tai näppäimistöllä ei ole poistettu käytöstä. Esimerkiksi esityspelissä käyttäjä jätti oikean vastauksen osoittavan painikkeen ohi ja siirtyi seuraavaan kysymykseen ohittaen pelivalikon. Käyttäjälle ei ole selvää, minne mennä seuraavaksi, ja joskus hän ei yksinkertaisesti ymmärtänyt mitä tapahtui.

Ratkaisu: Kun luot interaktiivisen esityksen, joka sisältää , sinun on poistettava käytöstä hiiren napsautus ja näppäimistönavigointi diojen välillä. Monet vain valitsevat Siirtymät - Vaihda dioja ja poista valintaruutu Klikkaamalla. Tällä menetelmällä vältetään diojen vaihtaminen napsautuksen yhteydessä, mutta mahdollisuus selata dioja käyttämällä nuolia, näppäimistön välilyöntiä ja hiiren rullaa säilyy.

On olemassa luotettavampi tapa - Automaattinen esittelyesitys. . Mutta kun käytät sitä, sinun on muistettava, että jokaisessa diassa on oltava hyperlinkkipainike, jolla voit siirtyä toiseen diaan. Muussa tapauksessa dian esikatselu voidaan sammuttaa vain lopettamalla esityksen.

Olemme yrittäneet kuvata tärkeimmät virheet esitysten luomisessa ja toivomme, että tämä auttaa meitä kaikkia välttämään niitä jatkossa.

Mitä virheitä tiedät? Voit kommentoida artikkelia.

Suurin osa toimistotehtävistä ratkaistaan ​​tietokoneella MS Office -ympäristössä, ensisijaisesti Wordissa, Excelissä, Outlookissa ja PowerPointissa. Vähimmäistieto riittää työskentelemään näiden sovellusten kanssa, mutta monissa tilanteissa lisätemppuja voi säästää paljon aikaa ja vaivaa. Harkitsemme joitain tapoja parantaa työn tehokkuutta yllä olevissa ohjelmissa tässä artikkelissa.

MS Word

Siirrä tekstiä nopeasti ylös ja alas

Tämä on nopein tapa siirtää tekstiä ilman hiirtä. Tekstiä siirretään ylä- ja alanuolilla pitäen samalla Shift- ja Alt-näppäimiä painettuna. Sinun ei tarvitse valita tekstiä ennen sen siirtämistä - tämä tapahtuu automaattisesti, ja jokainen ylös- tai alanuolinäppäimen painallus siirtää tekstiä kappaleen ylöspäin tai alaspäin. Tämä menetelmä ei ole tehokas vain kappaleita siirrettäessä, vaan myös taulukon rivejä siirrettäessä.

Linkkien poistaminen asiakirjasta

Jos luomassasi asiakirjassa on linkkejä ja sinun on tehtävä ne passiivisiksi, voit valita jokaisen linkin ja valita komennon Insert=>Hyperlinkki ja napsauta painiketta Poista linkki. Tämä on erittäin pitkä ja työläs prosessi. On olemassa nopeampi tapa ratkaista ongelma: valitse koko dokumentti komennolla Muokkaa => Valitse kaikki ja napsauta pikanäppäintä Ctrl+Shift+F9- linkit poistetaan ja kaikki muut asiakirjan muotoiluasetukset tallennetaan.

Tietoja tekstistä, tekstilaatikoista ja automaattisista muodoista

Kun sinun on tehtävä kirjoitus, monet luovat ensin kirjoituslohkon ja kirjoittavat sitten tekstin siihen. Voit saavuttaa saman tuloksen valitsemalla jo kirjoitetun tekstin ja napsauttamalla sitten työkaluriviä Maalaus merkinnän luontipainike - teksti liikkuu merkinnän sisällä.

Voit myös lisätä tekstiä automaattisiin muotoihin (paitsi viivoja, polylinjoja jne.) - yleensä tämä tehdään useissa vaiheissa: luo automaattinen muoto, valitse se, napsauta merkinnän luomispainiketta ja kirjoita tekstiä. On myös vaihtoehtoinen vaihtoehto: piirrä haluamasi automaattinen muoto, napsauta sitä hiiren kakkospainikkeella, valitse Lisää teksti ja kirjoita tekstiä.

Ehkä työskennellessään muutat mielesi ja päätät, että teksti on poistettava kirjoituksesta tai automaattisesta muodosta. Tätä varten sitä ei tarvitse leikata leikepöydälle ja sitten liittää. Voit valita merkinnän (tai automaattisen muodon) ja napsauttaa sitä hiiren oikealla painikkeella pitäen samalla Ctrl-näppäintä painettuna - teksti tulee näkyviin lähimpään tekstikenttään.

Autoshape valaistus

Oletuksena paneelissa Maalaus painike puuttuu Valaistus; kontekstivalikossa ei ole vastaavaa komentoa, jota kutsutaan, kun napsautat automaattista muotoa hiiren kakkospainikkeella.

Autoshapen valaistusta on kuitenkin mahdollista muuttaa. Voit tehdä tämän lisäämällä paneeliin Maalaus-painiketta Valaistus kutsumalla komentoa Työkalut=>Asetukset=>komennot valitsemalla luettelosta Luokat kohta Maalaus ja vetämällä vastaavaa painiketta ikkunasta Joukkueet(Kuva 1). Painikkeen käyttäminen on helppoa - valitse automaattinen muoto, napsauta painiketta Valaistus ja säädä valaistus tarpeen mukaan (kuva 2).

Riisi. 1. Valaistuspainikkeen lisääminen Piirustustyökalupalkkiin

Riisi. 2. Autoshapen valaistuksen asetukset

Tavutus

Liian harvojen rivien välttämiseksi asiakirjassa on suositeltavaa ottaa automaattinen sanojen tavutus käyttöön. Tätä varten valikko Palvelu valitse joukkue Language=>Tavutus ja valitse vastaavan vaihtoehdon vieressä oleva ruutu (kuva 3). Muista vain, että Wordilla on aina tapana kääriä tavumerkityt sanat tavuviivan tilalle. Joissakin tapauksissa on toivottavaa välttää tällainen ero (esimerkiksi 10 prosenttia, numero 1, 234-345 jne.). Käytä tätä varten tavallisen tavuviivan sijasta katkeamatonta yhdysviivaa painamalla näppäinyhdistelmää Ctrl+Vaihto+Tavuviiva.

Riisi. 3. Automaattisen tavutuksen asettaminen

Samalla on täysin mahdollista, että osassa asiakirjaa, erityisesti otsikoissa, tavutusta ei vaadita. Jos haluat poistaa tavutuksen käytöstä useissa kappaleissa, valitse ne ja käytä komentoa Muoto=>Kappale=>Sivun sijainti ja valitse vastaavan vaihtoehdon vieressä oleva ruutu (kuva 4).

On myönnettävä, että Word ei voi siirtää joitain sanoja oikein. Näissä sanoissa paikkoihin, joissa voit tavuttaa, sinun tulee lisätä pehmeä tavumerkki painamalla näppäimiä Ctrl + yhdysmerkki. Tämä yhdysmerkki on etusijalla automaattisesti lisättyihin tavuviivoihin nähden.

Tekstiä indekseillä

Jos asiakirjasi sisältää muuttujia, joiden indeksit on kirjoitettu suoraan tekstiin ja MS Equation -kaavaeditorilla luotuihin kaavoihin, ne näyttävät oletusarvoisesti epätasa-arvoisilta (muuttujien ja indeksien eri koot ja eri tasot riville), mikä merkitsee merkittävästi pilaa asiakirjan ulkonäön (kuva 5).

Riisi. 5. Teksti, jossa on indeksi (ensimmäinen vaihtoehto kirjoitetaan Wordissa, toinen - MS-yhtälössä)

Voit saavuttaa lähes täydellisen muuttujien ulkonäön identiteetin indekseillä muuttamalla useita manuaalisesti kirjoitettujen muuttujien ominaisuuksia. Voit tehdä tämän tulostamalla koko tekstin Times New Roman fontilla 12 ja muuttujat kursiivilla. Siirrä myös muuttujia 1,5 pikseliä alaspäin ja indeksoi 3 pikseliä alaspäin komennolla Muoto=>Fontti=>välilyönti valitsemalla kentästä Puolueellisuus vaihtoehto Alas ja määritetään siirtymän koko (kuvio 6).

Riisi. 6. Offset-asetus

Varmista myös, että koko on valittu kaavaeditorissa Tavallinen ( tiimi Koko => Normaali) ja sovita se 12 pikseliin (komento Koko => Määritä- fig. 7).

Riisi. 7. Säädä tavallisia kirjasinkokoja

Taulukossa taukoja

Monisivuisten taulukoiden kanssa työskennellessä joskus käy niin, että taulukko ei katkea arkin lopussa, vaan paljon aikaisemmin, jolloin sivusta jää vain kaksi kolmasosaa tai jopa kolmasosa täytettyä (tämä riippuu tietyn rivin leveydestä taulukosta, jossa katkos tapahtuu). Samalla taulukon seuraavat rivit siirtyvät seuraavalle sivulle, vaikka ne voisivat sopia hyvin edelliselle (kuva 8). Näin tapahtuu usein, kun taulukon soluja täytetään tavallisella kopioinnilla, kun tietojen mukana kopioidaan myös niiden muodot.

Riisi. 8. Esimerkki taulukosta, jossa rivinvaihto ei ulotu arkin loppuun

Syynä tähän ilmiöön on se, että taulukon solujen tekstissä on rikki kappaleasetus. Muuttaaksesi tilannetta, valitse taulukko, avaa valikosta Muoto komento Kappale => Sivun sijainti ja poista valintaruudut Älä riko kappaletta, Älä irrota itseäsi seuraavasta ja Uudelta sivulta(Kuva 9) - taulukko palaa normaaliin muotoonsa.

Riisi. 9. Muuta kappaleen asetuksia

päivämäärä asiakirjassa

Useimmissa asiakirjoissa tulee olla niiden luontipäivämäärä; ei ole harvinaista luoda tai päivittää samantyyppisiä asiakirjoja päivittäin. Siksi on erittäin kätevää käyttää automaattista päivämäärän lisäystä: painat näppäinyhdistelmää Alt+Vaihto+D, ja nykyinen päivämäärä, joka päivitetään aina, kun asiakirja avataan, lisätään kohdistimen kohtaan. Mutta tämä menetelmä ei ole aina sopiva, koska päivämäärä lisätään perinteisessä muodossa dd.mm.gggg. Jos tämä muoto ei sovi sinulle, käytä komentoa Insert=>Field, valitse kenttä kenttäluettelosta Päivämäärä ja määritä haluamasi päivämäärämuoto (kuva 10).

Riisi. 10. Valitse päivämäärän muoto

Jos mikään päivämäärämuodoista ei sovi sinulle, esimerkiksi tarvitset päivämäärän asiakirjan ensimmäisellä rivillä ja viikonpäivän toisella rivillä (kuten kuvassa 11), sinun on löydettävä lisää tai vähemmän samanlainen päivämäärämuoto ja muokkaa sitä. Tässä esimerkissä ei ole ongelmaa siinä, että päivämäärä tulostetaan taulukon ylimmälle riville, koska tällainen muoto on muotoluettelossa ja ongelma on lisätä viikonpäivä - tällainen kenttämuoto Päivämäärä ei ole olemassa. Muokkaa muotoa avaamalla valikosta Lisää komento Ala, määritä kenttä kenttäluettelossa Päivämäärä ja valitse alkuperäinen päivämäärämuoto, joka sisältää halutun viikonpäivän (kuva 12). Napsauta painiketta Kenttäkoodit ja muokkaa päivämäärän muotoa kentässä Kenttäkoodit, poistaa tarpeettoman osan muodosta (kuva 13). Suorita toimenpide loppuun napsauttamalla painiketta OK, - sen jälkeen joka kerta kun asiakirja avataan, kuluva viikonpäivä tulostetaan.

Riisi. 11. Asiakirja, jossa on muokattu päivämääräkenttä

Riisi. 12. Alkuperäisen päivämäärämuodon valitseminen muokkausta varten

Riisi. 13. Päivämäärän muoto muokkauksen jälkeen

Asiakirjan haku

Tarvittavia asiakirjoja voi etsiä paitsi tavallisella tavalla, eli komennolla Käynnistä=>Etsi=>Tiedostot ja kansiot, mutta myös suoraan Wordissa asiakirjoja avattaessa ja Wordissa etsiessäsi voit luottaa asiakirjojen tiettyihin ominaisuuksiin (asiakirjan nimi, tekijä, aihe, avainsanat, tiedostokoko, viimeisimmän päivityksen päivämäärä jne.) tai löydettyihin sanoihin. tekstissä.

Jos haluat etsiä asiakirjoja sanan perusteella, valitse komento File=>Avaa ja napsauta painiketta Työkalut=>Etsi=>Normaali. Syötä hakusana, määritä hakualue (kuva 14), tiedostotyypit, joista olet kiinnostunut (Kuva 15) ja napsauta painiketta löytö(Kuva 16).

Riisi. 14. Etsittävän alueen määrittäminen

Riisi. 15. Tiedostotyypin määrittäminen

Riisi. 16. Asiakirjojen haun tulos, jonka tekstissä tai otsikossa esiintyy sana "Internet"

Voit etsiä asiakirjoja niiden ominaisuuksien perusteella valitsemalla komennon File=>Avaa ja napsauta painiketta Työkalut=>Etsi=>Lisäasetukset. Oletetaan, että tietokone ei sisällä vain henkilökohtaisia ​​asiakirjojasi, vaan myös muiden tekijöiden tiedostoja, joiden kanssa työskentelet yhteisessä projektissa. Tässä tapauksessa kentällä Omaisuus määritä vaihtoehto kirjoittaja, kentällä Kunto- vaihtoehto Sisältää(se on luotettavampi, koska yhdessä tapauksessa kirjoittaja voi kirjoittaa vain sukunimen, toisessa etu- ja sukunimen jne.), kenttään Merkitys kirjoita kirjoittajan sukunimi ja napsauta painiketta löytö(Kuva 17).

Riisi. 17. Hae kaikki tietyn tekijän dokumentit

Muista kuitenkin, että asiakirjojen etsiminen niiden tiettyjen ominaisuuksien perusteella on järkevää vain, jos kaikki asiakirjan tekijät ovat määrittäneet nämä ominaisuudet - oletusarvoinen täyttövaihtoehto ei valitettavasti tuota toivottua tulosta. Voit määrittää ominaisuudet jokaiselle asiakirjalle erikseen komennolla Tiedosto=>Ominaisuudet=>Asiakirja(Kuva 18). On kuitenkin epätodennäköistä, että kukaan kirjoittajista unohtaa tehdä tämän missään dokumentissa, joten on parempi sisällyttää asiakirjan avainominaisuuksien kenttien pakollinen täyttö, kun se tallennetaan ensimmäisen kerran. Voit tehdä tämän käyttämällä komentoa Työkalut=>Asetukset=>Tallenna ja valitse ruutu Ehdota asiakirjan ominaisuuksien täyttämistä(Kuva 19).

Riisi. 18. Asiakirjan ominaisuuksien täyttäminen

Riisi. 19. Asiakirjan tärkeimpien ominaisuuksien pakollisen tallennuksen asettaminen

Voit etsiä dokumentteja niiden luomispäivämäärän perusteella ja asettaa tiettyjen päivämäärien lisäksi myös niiden välit tai luettelon, mikä tehdään tunnuksilla JA tai TAI. Jotta kaikki asiakirjat, esimerkiksi vuodelta 2003, löytyvät kentältä Omaisuus määritä vaihtoehto Luomispäivämäärä, kentällä Kunto- vaihtoehto Ei aikaisemmin, kentällä Merkitys syötä päivämäärä 1. tammikuuta 2003 ja napsauta painiketta Lisätä. Kirjoita sitten uudelleen kenttään Omaisuus vaihtoehto luomispäivämäärä, kentällä Kunto- vaihtoehto Ei myöhemmin, kentällä Merkitys syötä päivämäärä 1. tammikuuta 2004, napsauta painiketta Lisätä ja sitten painikkeella löytö— kaikki vuoden 2003 asiakirjat löytyvät (kuva 20).

Riisi. 20. Tietyn ajanjakson aikana luotujen asiakirjojen haun asettaminen

MS Excel

Värin määrittäminen arkin välilehdille

Arkkitarrat voivat olla monivärisiä, mikä on kätevää kirjoissa, joissa on suuri määrä arkkeja - sitten väri ja nimi ovat vastuussa arkkien tiedoista. Jos haluat määrittää tietyn värin yksittäisille arkeille, valitse ne, napsauta hiiren kakkospainikkeella ja valitse komento Etiketin väri ja valitse haluamasi väri.

Lisää nopeasti sarakkeita ja rivejä

Rivin tai sarakkeen lisäämiseksi taulukkoon ei tarvitse valita saraketta tai riviä, jonka eteen haluat lisätä, avata kontekstivalikkoa ja valita komentoa Lisää soluja. Voit painaa näppäinyhdistelmää ctrl+vaihto samanaikaisesti numeronäppäimistön "+" -merkin kanssa - tulos on sama.

Mutanttipylväät

Oletusarvoisesti Excelin sarakkeet on merkitty latinalaisilla kirjaimilla ja rivit numeroilla. Jos taulukon uudelleen avaamisen jälkeen huomaat, että sarakkeita on alettu numeroida samalla tavalla kuin rivit (kuva 21), älä huolestu - tämä ei ole viruksen teko. Käytä joukkuetta Työkalut=>Asetukset=>Yleiset ja poista valinta ruudusta R1C1 linkin tyyli(Kuva 22) - kaikki loksahtaa paikoilleen.

Riisi. 21. Taulukko numeroiduilla sarakkeilla

Riisi. 22. Palaa normaaliin sarakemerkintään

Nopeuta tulostusta

Jos joudut tulostamaan suuren määrän taulukoita ja aika on rajallinen, niin mustavalkotulostimella tulostettaessa voit nopeuttaa prosessia luopumalla väristä (tulostus mustavalkoisena). Mustavalkotulostimissa värit näytetään harmaan sävyinä, ja sävyn sovittaminen tiettyyn väriin kestää jonkin aikaa. Kun tulostetaan mustavalkoisena, värillinen teksti ja reunat näkyvät mustina harmaasävyjen sijaan, mikä säästää aikaa. Jos haluat määrittää mustavalkotulostuksen, avaa valikko Tiedosto komento Sivun asetukset=>Arkki ja ryhmässä Tiiviste Valitse ruutu mustavalkoinen(Kuva 23).

Riisi. 23. Tulostusasetus mustavalkotilassa

Lisäksi voit tulostaa ilman ruudukkoviivoja - tässä tapauksessa suuret arkit tulostetaan nopeammin. Voit tehdä tämän käyttämällä komentoa File=>Page Setup=>Sheet ja poista valinta Netto ( riisi. 24).

Riisi. 24. Kieltäytyminen ruudukon tulostamisesta

Murtolukujen syöttäminen

Oletusarvoisesti murtoluvut syötetään Exceliin Windowsin asetuksissa määritetyn tavan mukaisesti: Ohjauspaneeli=>Kieli ja standardit=>Numerot. Toisin sanoen, jos pilkku on tarkoitettu murtolukujen syöttämiseen Windowsissa, niin Excelissä ne syötetään pilkuilla erotettuina. Käytännössä voi kuitenkin käydä toisin. Esimerkiksi tietokoneissa, joissa on paljon käyttäjiä, erityisesti oppilaitoksissa, joissa ohjelma-asetukset muuttuvat arvaamattomimmin. Jos syöttäessäsi pilkulla erotettua murtolukua näet näytöllä pisteellä erotetun luvun ja olet jo tarkistanut, että Windowsin asetukset edellyttävät syöttöä pilkuilla erotettuna, käytä komentoa Palvelu\Asetukset\Kansainvälinen ja korosta valintaruutu Käytä järjestelmän erottimia(Kuva 25).

Riisi. 25. Palaa järjestelmän erottimiin

Edustus

Kun taulukon ulkoasua viimeistellään ja valmistellaan tulostusta varten, on usein tarpeen muuttaa muotoilu- ja tulostusominaisuuksia toistuvasti. Yleensä tällaisissa tapauksissa arkkeja kopioidaan ja niiden näytön ja tulostuksen ominaisuuksia muutetaan. On kuitenkin kätevämpää luoda erilaisia ​​taulukkonäkymiä, jotka mahdollistavat tietojen tarkastelun eri tiloissa ja jotka eivät edellytä erillisten arkkien luomista.

Ennen näkymän luomista kirja on määritettävä kokonaan: sille on annettava haluttu ulkoasu ja asetettava sille kaikki tarvittavat tulostusasetukset. Kun tulostusasetukset syötetään näkymään, se sisältää automaattisesti kunkin arkin tietyt tulostusalueet tai koko arkin, jos sille ei ole määritetty tulostusaluetta.

Valikkonäkymän luominen Näytä valitse joukkue Edustus, painaa nappia Lisätä ja kentällä Nimi anna näkymälle nimi (Kuva 26). Tässä tapauksessa on parempi sisällyttää aktiivisen taulukon nimi näkymän nimeen, jotta haluttu näkymä on helpompi löytää tulevaisuudessa.

Riisi. 26. Luo näkymä

Jos haluat palata johonkin aiemmin luoduista näkymistä, jos haluat esimerkiksi tulostaa arkin, käytä komentoa View=>Näkymät ja kentällä Erilaisia valitse tulostettava näkymä (kuva 27) ja paina sitten -painiketta Käytä ja napsauta painiketta Tiiviste- Arkki tulostetaan mustavalkoisena.

Riisi. 27. Oikean näkymän valinta

Välisummat

Melko usein joudut käsittelemään suuria luetteloita, jotka sisältävät useita soluarvoja, joiden välisummat on tiedettävä. Excel voi automaattisesti laskea sekä välisummat että loppusummat missä tahansa luettelossa. Yleensä tämä tehdään ensin lajittelemalla komennolla Data=>Lajittele(ryhmittele rivit, joille haluat summata), laske sitten loppusummat ja lisää sitten rivit välisummille ja laske ne (kuva 28).

Riisi. 28. Välisummien laskeminen

Jos taulukko on suuri ja on monia alueita, joille välisummat on laskettava, tämä prosessi kestää kauan. Työn nopeuttamiseksi voit ensin valita yksilöllisen luettelon, jonka kullekin arvolle sinun on määritettävä välisumma, ja vasta sitten laskea itse kokonaissummat. Voit luoda yksilöllisen luettelon valitsemalla haluamasi sarakkeen tai rivin ja käyttämällä komentoa Data=>Suodatin=>Lisäsuodatin. Aseta ryhmäkytkin Hoito Sijoita , määritä solualue, johon haluat sijoittaa tuloksen, ja ota vaihtoehto käyttöön Vain ainutlaatuisia levyjä(Kuvat 29, 30). Tällaisen suodatuksen seurauksena kaikki alkuperäisen luettelon yksilölliset objektit näkyvät taulukon määritetyllä alueella.

Riisi. 29. Advanced filter -komentoikkuna

Riisi. 30. Yksilöllisen luettelon luomisen tulos

Käytä sitten toimintoa SUMMA(väli; ehdot; summa_väli) A, joka tekee yhteenvedon soluista, jotka täyttävät tietyt kriteerit. Alue on solualue, joka tarkistetaan kriteerin suhteen; kriteeri - luvun, lausekkeen tai tekstin muodossa oleva kriteeri, joka määrittelee summatut solut; summausalue - summatut solut (kuva 31).

Riisi. 31. Laske välisummat kullekin yksilöllisen luettelon arvolle

Päällekkäisten rivien poistaminen

Kuvittele, että on puhelinluettelotaulukko (sanakirja jne.), joka koostuu kahdesta sarakkeesta ja valtavasta määrästä rivejä. Ensimmäiseen sarakkeeseen syötetään esimerkiksi asiakkaiden nimet ja toiseen - heidän puhelinnumeronsa, kun taas rivit voidaan toistaa (kuva 32). Tehtävänä on poistaa kaikki päällekkäiset rivit. Ensimmäinen mieleen tuleva ratkaisu on lajitella taulukko ensimmäisen sarakkeen mukaan komennolla Data=>Lajittele ja poista päällekkäiset rivit manuaalisesti.

Riisi. 32. Alkutaulukko

Jos pöytä on erittäin suuri, voit saavuttaa saman tuloksen nopeammin, vaikkakin monimutkaisemmalla tavalla. Valitse ensin yksilöllinen luettelo puhelimista komennolla Data=>Suodatin=>Lisäsuodatin asettamalla ryhmäkytkin Hoito paikalleen Kopioi tulos toiseen paikkaan, määrittämällä solualueen, johon haluat sijoittaa tuloksen, ja ottamalla vaihtoehdon käyttöön Vain ainutlaatuisia levyjä(Kuva 33).

Riisi. 33. Tulos yksilöllisen puhelinluettelon luomisesta

Nyt meidän on käytettävä toimintoa VHAKU(hakuarvo, taulukko, sarakkeen_numero, arvo tosi tai epätosi) jossa hakuarvo on arvo, joka löytyy taulukon ensimmäisestä sarakkeesta; taulukko - taulukko tiedoilla, joista tietoja etsitään; sarakkeen numero - taulukon sarakkeen numero tiedoilla, joista vastaava arvo pitäisi löytää. Koska toiminto toimii siten, että halutun arvon haku on mahdollista vain ensimmäisessä sarakkeessa, sinun on vaihdettava sarakkeita "KOKO NIMI" ja "Puhelin", ja syötä sitten sarakkeeseen D kaava VLOOKUP-funktiolla (kuva 34). Tämän kaavan mukaan ohjelma ottaa seuraavan arvon sarakkeesta C, etsii sen sarakkeesta A ja palauttaa sitten arvon löydetyllä rivillä sijaitsevasta sarakkeesta B. Sen jälkeen on vielä tehtävä kopio sarakkeesta D erityisellä liittimellä, jotta solut eivät sisällä kaavoja, vaan arvoja (komento Liitä => Liitä erikois => Arvot- fig. 35) ja poista tarpeettomiksi tulleet sarakkeet A, B ja D.

Riisi. 34. VLOOKUP-funktion kautta suoritettujen laskutoimitusten tulos

Riisi. 35. Taulukon ulkonäkö Paste Specialin levittämisen jälkeen

MS PowerPoint

dioja tiedostoista

Kun valmistelet esitystä, voit käyttää valmiiksi luotuja Word-asiakirjoja ja dioja muista esityksistä.

Ensimmäisessä tapauksessa, jos puhumme uuden esityksen luomisesta, avaa Word-asiakirja ja käytä komentoa Tiedosto=>Lähetä=>Microsoft PowerPoint- tuloksena luodaan uusi esitys tiedoston tekstistä. Jos haluat liittää tekstiä Word-asiakirjasta olemassa olevaan esitykseen, avaa esitys PowerPointissa ja napsauta välilehteä Rakenne(Kuva 36). Määritä diakuvake, jonka taakse haluat uuden tekstidian näkyvän. valikossa Lisää valitse joukkue Diat rakenteesta ja valitse haluamasi asiakirja. Muista, että esitykseen lisättävä teksti luodaan asiakirjan otsikoiden tyylin perusteella, ja voit käyttää vain *.doc-, *.rtf- tai *.txt-muotoisten tiedostojen tekstiä.

Riisi. 36. Rakenne-välilehti

Jos haluat lisätä dian toisesta esityksestä avoimeen esitykseen, valitse Lisää-valikosta komento dioja tiedostoista, valitse esitys ja lisätty dia (kuva 37) ja napsauta painiketta Lisää. Jos lisäät kaikki diat, napsauta painiketta Liitä kaikki.

Riisi. 37. Valitse Lisää dia

Monimutkainen numerointi

Sivunumerointi dioissa tehdään lisäämällä sivunumero alatunnisteeseen komennolla View=>Ylä- ja alatunnisteet, joka avaa Ylä- ja alatunniste -ikkunan, jossa sinun on otettava valintaruutu käyttöön alatunniste(Kuva 38) ja napsauta painiketta Koskee kaikkia. Muista, että piilotetut diat lasketaan edelleen numerointiin. Tämän välttämiseksi voit sijoittaa kaikki piilotetut diat esityksen loppuun - ja sitten kaikki näytettävät diat numeroidaan järjestyksessä.

Riisi. 38. Alatunnisteen lisääminen

Luonnollisesti dian sivut on numeroitu järjestyksessä. Jos sinun on aloitettava sivutus uudelleen saman esityksen eri paikoissa (tämä saattaa olla tarpeen, jos esityksesi on vielä kehitteillä ja koostuu useista erillisistä diasarjoista), et valitettavasti voi tehdä sitä yhden esityksen sisällä. Jokaisen diasarjan ongelman ratkaisemiseksi sinun on luotava erilaisia ​​esityksiä ja linkitettävä ne toisiinsa hyperlinkeillä.

Esitysmalli

Jos esityksiä pidetään usein, on suositeltavaa käyttää aikaa epätyypillisen esitysmallin huolelliseen valmisteluun - nykyään tämä ei ole yhtä tärkeää kuin esimerkiksi kirjelomake liikekirjeille. Malli tallentaa organisaation logon jne. elementtejä, jotka toistetaan automaattisesti kaikissa luoduissa esitysdioissa. Lisäksi malli määrittää objektien muodon, koon ja suhteellisen sijainnin, käytetyt fontit, taustan ja muut esityselementtien suunnitteluvaihtoehdot.

Mallin kehitys alkaa uuden esityksen luomisella komennon kautta Tiedosto=>Uusi. Valitse sitten dian suunnittelumalli oletusmallien luettelosta. Ennen kuin muutat suunnittelumallia suunnitellun suunnitelman mukaisesti, valikossa Näytä valitse joukkue Master=>Slide Master. Tee perusdiassa muutokset, jotka haluat näkyvän jokaisessa luomassasi uudessa esityksessä. Ensinnäkin muuta mallia ja säädä fontteja (kuva 39), lisää seuraavassa vaiheessa logo (kuva 40) ja työkalurivin kaikkien muutosten jälkeen Näyte napsauta painiketta Sulje ohjattu toimintonäkymä.

Riisi. 39. Esitysmallin pääelementtien asettamisen tulos

Riisi. 40. Dian ulkonäkö logon lisäämisen jälkeen

Tallenna esitys mallina komennolla Tiedosto=>Tallenna nimellä, valitse tiedostotyypiksi variantti Esitysmalli ja syötä mallin nimi (kuva 41).

Riisi. 41. Tallenna esitysmalli

Jos haluat käyttää mallia esitystä luodessasi, napsauta painiketta Dian rakentaja, klikkaa linkkiä Yleiskatsaus dian oikeassa alakulmassa ja valitse luomasi esitysmalli.

Kun olet luonut mallin, voit lisätä sen mallien luetteloon ohjatussa automaattisessa sisällössä. Tätä varten valikko Tiedosto valitse joukkue Luoda. Alueella Luoda klikkaa linkkiä Automaattisen sisällön ohjatusta toiminnosta, painaa nappia Edelleen. Valitse sitten luokka, johon haluat sijoittaa mallin, napsauta painiketta Lisätä ja määritä lisättävä esitysmalli (kuva 42).

Riisi. 42. Tulos mallin lisäämisestä automaattisen sisällön pääluetteloon

Useita suunnitteluvaihtoehtoja yhdessä esityksessä

Kun suunnittelet esityksen yksittäisiä dioja, voit käyttää useita malleja. Voit tehdä tämän valitsemalla tietyt diat, napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella haluamaasi mallia ja valitsemalla vaihtoehto Käytä valittuihin dioihin. Jos tämä komento ei ole käytettävissä, käytä komentoa Työkalut=>Asetukset=>Muokkaa ja alueella Uusien ominaisuuksien poistaminen käytöstä poista valinta Useita näytteitä(Kuva 43).

Jos käytät esityksen diojen suunnitteluun luomiasi malleja, etkä oletusmalleja, uuden mallin asennus tietylle dialle tapahtuu automaattisesti, kun napsautat Selaa-linkkiä ja valitset aiemmin luodun esitysmallin, ellei eri suunnitteluvaihtoehtojen käyttöä tietysti ole kielletty

Riisi. 44. Aseta automaattinen oikeinkirjoituksen tarkistus

Datatiedoston käyttäminen yhteystietojen viemiseen

Kaikki luodut viestit, tapaamiset, tehtävät ja päiväkirjamerkinnät tallennetaan datatiedostoon paikalliselle tietokoneelle. Tätä tiedostoa kutsutaan henkilökohtaiseksi kansiotiedostoksi, ja sen tunniste on .pst. Kun asennat järjestelmän uudelleen, tämä tiedosto voidaan helposti tallentaa erilliseen kansioon kiintolevylle tai CD-levylle ja yhdistää sitten uudelleen.

Lisäksi PST-tiedoston avulla voit käyttää tietoja, kuten yhteystietoja, toiselta tietokoneelta tai jakaa niitä muiden kanssa. Voit tehdä tämän viemällä tiedot PST-tiedostoon ohjatun tuonti- ja vientitoiminnon avulla. Avaa valikossa Tiedosto komento Tuonti ja vienti, valitse toimintovaihtoehdoksi Vie tiedostoon, ja määritä seuraavassa ikkunassa, että sinun on luotava PST-tiedosto (kuva 45). Valitse seuraavaksi kansio Yhteystiedot ja määrittää tiedoston tallennuksen ominaisuudet (kuva 46). Napsauta painiketta Valmis, ja sitten yhteystietosi tallennetaan levylle määrittämääsi kansioon, joka on helppo yhdistää toiseen tietokoneeseen käyttämällä samaa tuonti- ja vientitoimintoa. PST-tiedoston yhdistäminen yhteystietoihin ei eroa tavallisen PST-tiedoston yhdistämisestä. Jotta tiedoston sijainti ei unohdu, on parasta lisätä se heti Outlook-datatiedostojen luetteloon. Voit tehdä tämän käyttämällä komentoa Tiedosto=>Tiedostojen käsittely, napsauta painiketta Lisätä ja osoita luotua PST-tiedostoa. Tämän seurauksena datatiedostoluettelossa näkyy henkilökohtaisten kansioiden lisäksi myös luomasi yhteystiedot sisältävä tiedosto (kuva 47).

Riisi. 45. Luotavan tiedoston tyypin määrittäminen

Riisi. 46. ​​Tallennetun tiedoston ehtojen määrittäminen

Riisi. 47. Outlookin datatiedostot

Työajan suunnittelu

Lopputulos riippuu siitä, kuinka hyvin työ on suunniteltu. Outlook auttaa jossain määrin järjestämään tehtävälistaa, mutta se vain muistuttaa, että on tullut aika aloittaa tietty tehtävä, että se on jo myöhässä; Lisäksi Outlook voi siirtää tehtävän toiselle työntekijälle ja antaa sinun hallita sen suorittamista. Ja tämän myötä Outlookin mahdollisuudet tehtävien käsittelyssä ovat pääosin lopussa.

On kuitenkin erittäin tärkeää paitsi hahmotella useita tehtäviä, myös suunnitella ne siten, että kaikki tehdään ajallaan ja suunnittelu on mahdollisimman automatisoitua. Sinun on tiedettävä, milloin saat tietyn tehtävän valmiiksi, onko se edes mahdollista suorittaa määräaikaan mennessä ja milloin on parasta aloittaa tehtävä sen suorittamiseksi.

On hyvä pystyä arvioimaan etukäteen, kuinka realistinen suunnittelemasi suunnitelma on (riippuen työviikkosi luonteesta, lounastauosta, sovituista tapaamisista jne.). Lisäksi tehtävien pitäisi näkyä automaattisesti kalenterissa ja kalenterin tila päivittyy automaattisesti, kun tehtäviä ajoitetaan uudelleen. Kaikki tämä voidaan tehdä Microsoft Outlook 2002/XP Taskline -laajennuksella ( http://www.taskline.info/MAPI/TasklineSetup.exe, shareware, 1,2 MB) ResultsWare Limitediltä on kätevä ja helppokäyttöinen tehtävähallinta, jonka avulla voit optimoida aikataulusi.

Ennen kuin aloitat laajennuksen käytön, sinun on määritettävä se työpäivän erityispiirteiden mukaisesti. Voit tehdä tämän napsauttamalla painiketta tehtävärivi, siirry välilehdelle työviikko ja ilmoittaa viikon työpäivät, työpäivän alku ja loppu sekä kaikki käytettävissä olevat tauot (lounas, tekninen tauko jne.) - kuva 48.

Riisi. 48. Aikataulutus

Piirrä sitten tulevien päivien tehtävät. Huomioi samalla, että lisäosan asennuksen jälkeen tehtävän luontiikkunaan ilmestyy ylimääräinen välilehti tehtävärivi, johon sinun on ilmoitettava työn arvioitu kesto, ja jos työ on jo alkanut, niin siihen käytetty aika ja valmistumisprosentti (kuvat 49, 50).

Riisi. 49. Luo tehtävä

Riisi. 50. Luettelo seuraavalle viikolle suunnitelluista tehtävistä

Tämän jälkeen voit aloittaa laajennuksen testaamisen. Voit tehdä tämän napsauttamalla painiketta tehtävärivi, siirry välilehdelle Tehtävät, määritä aloitusaika (kuva 51) ja paina -painiketta OK. Liitännäisen työn tuloksena saadaan lyhyt raportti ajoitettujen tehtävien määrästä, niiden suorittamiseen kuluvasta kokonaisajasta ja töiden suorittamisen määräajoista (kuva 52). Samalla ohjelma sijoittaa tehtävät kalenteriin parhaalla mahdollisella tavalla - huomioiden sekä kaikki työtauot että aikataulussa olevat tapaamiset, tapaamiset jne. (Kuva 53).

Riisi. 51. Analyysin alkamisajan määrittäminen ja tehtävien jakaminen

Riisi. 52. Tehtävälinjan johtopäätös aikataulutettujen tehtävien luettelosta (tässä tapauksessa kaikki suunniteltu voidaan tehdä ajallaan)

Riisi. 53. Kalenterin tehtävien jaon tulos