On mõeldamatu ette kujutada ühegi organisatsiooni tööd ilma ärikommunikatsioonita. Korralikult üles ehitatud suhtlus töötajate vahel võimaldab ülesandeid sujuvalt ja kiiresti lahendada.

Organisatsioonides on mitut tüüpi koosolekuid ja igal neist on oma eripärad ja ülesanded. Selliste nüansside tundmine aitab hõlbustada äriküsimuste arutamist. See artikkel räägib teile koosolekute tüüpidest, aitab teil mõista, miks neid peetakse ja kuidas neid kontoritöös salvestatakse.

Ärikohtumiste eesmärgid

Igasugused ärikohtumised võimaldavad näha terviklikku pilti olukorrast organisatsioonis, teha kindlaks selle tugevad ja nõrgad küljed. Väärib märkimist, et selles ärisuhtluse vormingus osalemisega toimub kiire ettevõte või ettevõte.

Ülesanded

Igat tüüpi koosolekute puhul võib eristada järgmisi ülesandeid:

• aktuaalsete probleemide ja küsimuste lahendamine;
• osakondade tegevuse integreerimine vastavalt ettevõtte strateegilisele eesmärgile;
• ettevõtte ja selle üksikute struktuuriüksuste hindamine;
• ettevõtte poliitika hoidmine ja arendamine.

Selleks, et mõista, millises vormingus sellist äriüritust läbi viia, tuleb otsustada, milline ülaltoodud ülesannetest sellele vastab, ja pärast seda saate aru, millisesse klassifikatsiooni see kuulub.

Tüübid ja klassifikatsioon

Koosolekul kui ärisuhtluse liigil võib olla erinev pidamise vorm, mis määrab selle teema ja kohalviibivate ametnike nimekirja.

Tuleks eristada peamist koosolekute klassifikatsiooni:

1. Omandipiirkond. Siin saab eristada selliseid koosolekute liike nagu administratiivsed (mis näevad ette probleemsete küsimuste arutamist), teaduslikud (seminarid ja konverentsid, mille eesmärk on arutada aktuaalseid teadusküsimusi), poliitilised (mis tahes erakonna liikmete kohtumise korraldamine). ja liigutused) ja segatüübid.
2. Kaal. Siin eristatakse rahvusvahelisi, kuhu on kaasatud spetsialiste teistest riikidest või välispartneritest, riiklikest, piirkondlikest ja ka linnalistest.
3. Regulaarsus. Mõlemas vormingus võivad koosolekud olla pidevad või korduvad.
4. Vastavalt lähetuskohale – kohalik või reisiv.

Ja ka igat tüüpi koosolekuid saab jagada järgmiselt:

1. Õpetlik, sätestades suunava käitumisvormingu, kus kõrgem juht edastab info otse oma alluvatele, mis seejärel lahkneb ja edastatakse mööda võimu vertikaali. Kõige sagedamini kuuleb sellise ärisuhtluse käigus tegevjuhi korraldusi, mis võivad ettevõtte käiku oluliselt mõjutada ning need võivad olla ka käitumisnormid või olulised uuendused.
2. Töökorras (dispetšer). Seda tüüpi koosolekute eesmärk on saada teavet organisatsiooni või ettevõtte olukorra kohta. Info liikumine on sel juhul suunatud alluvatelt alluvatelt osakonnajuhatajate või peadirektori poole. Põhimõtteliselt arutatakse operatiivkoosolekutel teekaartide elluviimist, kavandatavaid tegevusi, strateegilisi ja tegevuskavasid. Oluline erinevus operatiiv- (lähetus)koosoleku ja kõigi teiste vahel on see, et neid peetakse regulaarselt ja neil on kindel osalejate nimekiri. Märkimist väärib ka see, et koosoleku ajal ei pruugi päevakorda olla.
3. Probleemne. Selline koosolek kutsutakse kokku juhul, kui on tungiv vajadus teha otsus ülesannete lühikese aja jooksul täitmiseks või ettevõtte globaalse probleemi lahendamiseks.

Lisaks kõigele eelnevale võib eraldi välja tuua ühe populaarseima tootmiskoosoleku tüübi – planeerimiskoosoleku. Reeglina toimub selline üritus iga päev või kord nädalas, kus on kohal osakonnajuhataja ja otsesed esinejad, kes saavad päevaks ülesanded ja arutavad nende elluviimise edenemist.

Koosolekul toimuva ettevõtte töötajate koosoleku teemaks võivad olla igasugused ettevõtte tegevuse käigus esile kerkivad küsimused ning arutelu käigus saab käsitleda muutusi väliskeskkonnas, milles konkreetne organisatsioon tegutseb.

Koosoleku korraldamine

Igasugune kohtumine, olenemata selle vormingust, nõuab selleks hoolikat ettevalmistust, kuna selle tõhusus sõltub sellest hetkest. Esialgu peate kindlaks määrama järgmised punktid:

• eesmärk;
• arutatud küsimused;
• ülesannete püstitamine personalile (funktsionaalsuse ja alluvuse alusel);
• ülesande täitmise etapid.

Tänapäeval viiakse enamik koosolekuid läbi väga keskpäraselt, mistõttu nende tähendus kaob ja määratud ülesandeid saab täita halvasti. Seetõttu on äärmiselt oluline mõelda kogu selliste ärikohtumiste käik läbi ja üles ehitada töine arutelu nii, et see ei võtaks lihtsalt aega, vaid saaks meeskonnalt vastureaktsiooni.

Koosolekud

Tuleb märkida, et suured ettevõtted ja organisatsioonid, kes soovivad võita teatud turuosa ja arendada oma ettevõtet suure kasumi saamiseks, panustavad kohtumiste kaudu oluliste küsimuste arutamisele. Edukate juhtide praktika põhjal saate koosolekuks valmistumiseks koostada järgmised reeglid:

Alustuseks määratakse osalejate nimekiri. Peaks olema selge, keda koosolekule kutsuda ja millist rolli ta sellel täidab. Tihti juhtub, et kutsutud ei pruugi asjast aru saada ja kutsutakse "igaks juhuks", kuid praegu võiksid nad oma ametikohustusi täita ja mitte asjata aega raisata.

Tähtis on päevakava olemasolu. Kui koosolek on planeeritud, koostatakse eelnevalt päevakord, kus on märgitud arutatavad küsimused ja määratakse ka peamised esinejad. Oluline on meeles pidada, et see dokument tuleks saata teabe koostamise eest vastutavatele isikutele ja kohalviibijatele, et kõik osalejad saaksid koostada aruandeid, ettepanekuid ja lisaküsimusi. Vajadusel saab päevakorda korrigeerida.

Koosolekul tuleks esile tõsta peamised ja strateegilised küsimused. Selliste küsimuste kõnelejateks peavad tingimata olema isikud (osakondade, sektsioonide, töökodade juhid), kes vastutavad isiklikult ettevõtte mis tahes strateegiliste meetmete rakendamise eest.

Olulised punktid

Oluline on meeles pidada, et igal koosolekul on kaks peamist etappi – selleks valmistumine ja selle läbiviimine ise. Esimene etapp hõlmab ärikohtumise pidamise asjakohasuse väljaselgitamist, ülesannete, põhi- ja kõrvaleesmärkide väljaselgitamist, osalejate ja esinejate nimekirja koostamist, aruannete, ettekannete ja ettekande koostamist vastavalt teemale või eelnevalt määratletud päevakorrale. Teises etapis viiakse ellu eelnevalt planeeritud kohtumise käik, kuulatakse aruandeid ning arutatakse jooksvaid ja strateegilisi küsimusi.

Kui sellise ärisuhtluse käigus on vaja töötajatelt otsustada, mida ja kellele teha, siis saab eristada kolmandat etappi – otsustamist. Üldjuhul teeb otsused koosolekut juhatav juhataja oma äranägemise järgi või arutelu või kollektiivse hääletamise teel.

Kohtumise kava näidis

Kui tema ees on täpselt määratletud plaan, saab iga juht koosolekut tõhusalt ja tulemuslikult läbi viia, mis võimaldab tal saada töötajatelt tagasisidet ja seada neile õiged ülesanded. See plaan võib sisaldada järgmisi aspekte:

• aruannete kuulamine ja kokkuvõtete tegemine teatud ajavahemiku kohta (kvartal, nädal, poolaasta, kuu);
• ettevõtte jaoks oluliste päevakajaliste küsimuste kajastamine;
• tõrkeotsingu ettepanekute kuulamine (ajurünnak);
• pakutavate võimaluste hindamine ja nende rakendamise arutelu;
• optsioonide kogumine;
• ühe või teise variandi vastuvõtmise poolt hääletamine;
• piiride määratlemine probleemi lahendamise käigus (vastutajate määratlemine, terminid, meetodid ja meetodid).

metsaraie

Enamik koosolekutüüpe tuleb fikseerida paberil (dokumendil), mida nimetatakse protokolliks. Sellise dokumentatsiooni säilitamine võimaldab tehtud otsuseid seadustada. Ja ka tänu protokollile saate alati jälgida tegevuste elluviimise edenemist ja ülesannete täitmata jätmise korral määrata, kes selle eest vastutab.

Punktsiooni viib reeglina läbi koosoleku juhatajaks oleva juhi sekretär. Kuid sageli saavad seda funktsiooni täita ka teised töötajad.

Sekretäri ülesanded ja ülesanded

Enne ärikohtumiste algust peaks sekretär tutvuma kutsutute nimekirjaga ja arutatavate küsimuste loeteluga. Tasub aga tähele panna, et kui koosolek toimub regulaarselt, siis just see ametnik kogub kokku kogu dokumentatsiooni (nimekirjad, plaanid, päevakord jne) ja aitab juhil koosolekuks valmistuda.

Esmalt võib sekretär vajadusel paluda kohaletulnutel täita registreerimisleht, kuhu märgitakse nende täisnimed. ja positsioon. Seda läheb vaja protokolli koostamisel. Järgmisena teeb sekretär teatavaks päevakorra, mis tähistab koosoleku algust. Lisaks, kui kohalolijad hakkavad küsimusi arutama, registreerib sekretär selle sündmuse edenemise. Koosoleku lõpus koostab see ametnik protokolli valmis versiooni, mille järel allkirjastab ta koos esimehega ja saadab kõik asjaosalistele.

Koostamisel on äärmiselt oluline, et sekretär pööraks nõuetekohast tähelepanu koosoleku protokolli välimusele. See peab sisaldama päist, toimumiskohta, osalejate nimekirja, arutatud küsimusi ja tehtud otsuseid.

Järeldus

Ülaltoodud teabest selgub, et koosolekute pidamine ettevõtetes on äärmiselt oluline. Alati tasub aga meeles pidada, et kvaliteetne ettevalmistus sellisteks sündmusteks kannab endas enam kui 50% edu võtmest info kajastamisel, eesmärkide seadmisel ja nende kvaliteetsel elluviimisel.

Kaasaegne äri on võimatu ilma mitmesuguste läbirääkimisteta. Ärikohtumised on juhtkonnal võimalus edastada põhieesmärgid ja -eesmärgid korraga kõikidele struktuuriüksustele, saada tagasisidet ning saadud andmete põhjal korrigeerida ettevõtte tegevuskava.

Koosolekud on omamoodi ärijuhtimise tööriist, mis peab pidevalt hindama tulemuslikkust ja analüüsima saavutatud tulemusi.

Ärisuhtlus, ärivestlused, koosolekud, läbirääkimised, arutelud: ärisuhtluse vormina

Ärisuhtlust tuleks eristada tavapärasest, kuna esimesel on kindel eesmärk ja range käitumise eetika, teisel aga ei pruugi olla alust ega põhjust.

Ärisuhtluse vorme on palju, peamised neist on:

• ärivestlused – kujutavad endast teabevahetust (või ühesuunalist edastamist) ettevõtte toimimise konkreetsete küsimuste kohta. See võib olla otsene või kaudne suhtlus (kasutades Interneti-tehnoloogiaid, telefoni). Seda tüüpi suhtlus hõlmab selle jätkamist läbirääkimiste või koosolekute vormis;
• koosolekud - suurem suhtlusvorm, kuhu reeglina kaasatakse ettevõtte töötajad (tavaliselt struktuuriüksuste juhid) tegelema strateegiliste äriarenduse küsimustega;
• läbirääkimised - omavad kindlat eesmärki ja on suunatud oluliste küsimuste arutamisele, kokkulepete, lepingute sõlmimisele, mõlema poole jaoks oluliste dokumentide allkirjastamisele;
• arutelud - avatud arutelu ettevõtte olulistel teemadel, mille peamiseks tööriistaks on "ajurünnak" (ideede genereerimine kõigi osapoolte poolt), mille tulemuseks võivad olla ebastandardsed lähenemised probleemide lahendamisele.

Lisaks loetletud vormidele on neid mitmeid: äriintervjuud, vaidlused, koosolekud, kirjavahetus, ettekanded, konverentsid. Kõigil neil on oma spetsiifika, kuid nad vastavad samadele ärieetika reeglitele.

Ärikohtumised: ülesanded, eesmärgid, teemad

Ärikohtumisi peetakse selleks, et välja töötada konkreetne lahendus tegelikule probleemile või ülesandele. Lisaks saavad osakondade töötajad koosolekutel jagada juhtkonnaga oma ideid probleemide võimaliku lahendamise kohta. Selline suhtlusvorm võimaldab terviklikult näha olukorda ettevõttes, selle tugevaid ja nõrku külgi, soodustab uute inimeste sisenemist meeskonda, nende tutvumist ettevõtte kultuuri ja organisatsioonis omaksvõetud normidega.

Kohtumiste peamised eesmärgid ja eesmärgid on:

• ettevõtte poliitika hoidmine, samuti selle arendamine ja teavitamine kõigi töötajatega;
• kõigi talituste ja osakondade tegevuste integreerimine vastavalt ettevõtte strateegilisele eesmärgile;
• uute ülesannete määratlemine ja juba läbiviidud kampaaniate tulemuslikkuse hindamine;
• esilekerkivate probleemide lahendamine.

Koosolekutel esinevad teemad võivad olla täiesti erinevad.

Venemaa praktikas on tavaks pidada planeerimiskoosolekuid vähemalt kord nädalas. Seega annavad osakonnajuhatajad aru nädala jooksul tehtud töödest ja seavad plaane järgmiseks (või saavad eeloleval töönädalal ülesanded elluviimiseks).

Plaanivälise koosoleku sündmuseks või teemaks võib olla rida probleeme, mis kerkivad üles seoses dünaamilise ja muutuva väliskeskkonnaga, milles ettevõtted tegutsevad.

Ärikohtumiste liigid, liigid ja klassifikatsioon

Ärikohtumised võivad olla erineva vormi, teemade ja osalejate poolest.

Nende peamine klassifikatsioon on esitatud allpool:

• teatud valdkonda kuulumise järgi: administratiivsed koosolekud (probleemsete küsimuste lahendamiseks), teaduslikud (teadusvaldkonna aktuaalsete küsimuste lahendamiseks korraldatavad ja peetavad konverentsid, sümpoosionid, seminarid), poliitilised (teatud poliitiliste liikumiste liikmete kongressid ja koosolekud) ja segatud. tüübid;
• mastaabi ja osalejate arvu järgi: rahvusvaheline (kaasates välispartnereid, spetsialiste, teatud valdkonna eksperte), riiklik, piirkondlik, linn;
• ürituse toimumise kohas: väli- ja kohalikud koosolekud;
• regulaarsuse järgi: perioodilised, alalised koosolekud.

Lisaks esitatud klassifikatsioonile saab koosolekud jagada probleemseteks, operatiivseteks ja õpetlikeks.

Probleemkohtumiste eesmärk on leida probleemidele lühikese aja jooksul optimaalne lahendus.

Operatiivsed (või neid nimetatakse ka dispetšeriteks) on suunatud andmete hankimisele ettevõtte hetkeseisu kohta. Osakondade juhid koguvad kogu alluvatelt saadud teabe ja edastavad seejärel organisatsiooni tegevjuhile. Need on andmed selle kohta, kuidas plaane täideti, eesmärke saavutati, ülesandeid lahendati. Peamine erinevus selliste koosolekute ja kõigi teiste vahel on nende regulaarsus, osalejate nimekirja püsivus ja koosoleku päevakorra (st selle detailplaneeringu) võimalik puudumine.

Teavituskoosolekud on erinevalt väljasaatmiskoosolekutest vastupidises järjekorras - kogu käskkirja vormingus teave laskub peast otsestele alluvatele ja seejärel kantakse organisatsiooni võimu vertikaali mööda edasi teatud ülesannete konkreetsetele täitjatele. Selline teave sisaldab juhtkonna juhiseid, mis võivad mõjutada organisatsiooni senist töökäiku, uusi reegleid, käitumisnorme, konkreetsete ülesannete täitmise tähtaegu.

Ärikohtumiste ettevalmistamine, korraldamine ja läbiviimine

Selleks, et koosolek oleks tulemuslik, on vaja hoolikalt läbi mõelda selle põhipunktid: koosoleku eesmärk, peamised ülesanded, sündmuse etapid. Ainult sellistel tingimustel saab kohtumisest kasu.

Kahjuks peetakse paljusid neist ainult seetõttu, et see on ärikeskkonnas aktsepteeritud. Regulaarsed kohtumised ja nädala alguse kohtumised juhtkonnaga paljudes ettevõtetes on muutunud igapäevaseks ja kaotanud oma mõtte.

Kuid suured ettevõtted, kes soovivad arendada ja võita suuri turuosasid, lähenevad sellele küsimusele suure täpsusega:

• määratakse koosolekul osalejate nimekiri;
• pika perioodi jooksul töötatakse välja selle päevakord, milles tehakse aja jooksul kohandusi;
• prioriteediks jäävad strateegilised ülesanded, millest osakondade juhid annavad aru.

Ärikohtumise läbiviimise etapid ja tehnoloogiad

Igal koosolekul on kaks peamist etappi: ettevalmistus ja vahetu läbiviimine.

Esimeses etapis määratakse kindlaks sündmuse asjakohasus, seatakse eesmärgid ja eesmärgid, koostatakse osalejate nimekiri, koostatakse ettekanded ja ettekanded vastavalt päevakorrale.

Teises etapis käsitletakse vahetult vastavalt olemasolevale päevakorrale teemasid, millest saavad osa võtta kõik kohalviibijad. Üldjuhul on koosoleku juhatajaks ettevõtte juhtkond, kes annab sellele tooni, annab sõnaõiguse ning peatab arutelu, kui see väljub konstruktiivsest arutelust.

Lisaks koosoleku põhietappidele võib olla ka otsustamise etapp, kui see hõlmab mõne probleemi lahendamist. Seda saab teha arutelu või hääletamise teel.

Ärikohtumiste plaani näide

Kui teil on üksikasjalik koosolekuplaan, võite olla kindel, et see on tõhus.

Selline plaan võib sisaldada:

• juhataja tervituskõne - tulemuste kokkuvõte teatud aja (kvartal, kuu, nädal) kohta;
• probleemi käsitlemine, selle asjakohasuse põhjendus ettevõtte jaoks;
• selle lahenduse ajurünnaku korraldamine;
• kõigi saadaolevate võimaluste hindamine;
• probleemi lahendamise võimaluste kuhjumine;
• hääletamine või muul viisil konkreetsete vahendite kasutamise otsustamine probleemi lahendamiseks;
• probleemilahenduse piiride määramine: terminid, vastutajad, meetodid.

Kohtumise käigus on oluline fikseerida selle põhipunktid, et oleks võimalik konkreetse teema juurde tagasi pöörduda ja seda üksikasjalikumalt käsitleda.

Ärikohtumised Expokeskuse näitustel ja kongressidel

Üks tõhusaid vahendeid toodete reklaamimiseks on ärikohtumiste korraldamine Expocentre'i messiväljakul toimuvate näituste ja kongresside raames. Selle formaadi ärikohtumised on teistest mõnevõrra erinevad. Kui ühe ettevõtte juhtkond koguneb korralisele koosolekule, siis näituse ajal on igal tootjal ainulaadne võimalus ettevõtte probleemid igakülgselt lahendada ning kutsuda kohale kõik toodete tarnijad ja turustajad.

Spetsiaalselt äriläbirääkimisteks sisustatud ruumid, Expocentre messiväljaku kongressiruumid on mõeldud erinevale hulgale inimestele. Seetõttu ei teki probleeme kõigi osalejate paigutusega. MatchMakingi süsteemi abil saate eelnevalt kokku leppida kohtumise aja. Esitlustehnika muudab koosoleku rikkalikumaks ja terviklikumaks.

Koosoleku tüübid

Koosolekud salastatud olenevalt arutlusele toodud probleemide tähtsusest ja sisust ning lahendatavatest ülesannetest, samuti töö tegemise kohast, ajast ja kestusest.

operatiivkoosolekud võib olla eesmärk anda juhile vajalikku teavet organisatsiooni hetkeseisu kohta; põgus arvamuste vahetus tootmisprotsessi käigus tekkivate küsimuste sisu üle, samuti ühtse taktika väljatöötamine organisatsiooni struktuuri erinevate osade tegevuseks seoses jooksvate tootmisülesannetega.

Info sellistel koosolekutel liigub alt üles, st. alluvatest juhtideni. Saadud informatsioon võimaldab juhil vahetult koosoleku käigus (kiiresti) hinnata olukorda, määrata mahajäämust, teha otsuseid ja seada alluvatele ülesandeid näidates ära täitjad ja tähtajad. Reeglina ei koosta alluvad operatiivkoosolekutel üksikasjalikke ja üksikasjalikke aruandeid. Tegevuskoosolekud võivad toimuda erinevas vormis: viieminutilised koosolekud, suvekoosolekud jne. Selliste kohtumiste peamine omadus on nende lühike kestus.

infokoosolekud on loodud teabe, tellimuste ja nõuete edastamiseks ülevalt alla piki kontrolli vertikaali.

Selliste koosolekute põhijooneks on see, et juht mitte ainult ei too alluvate ette vajalikku infot ega anna korraldusi, vaid täpsustab maksimaalselt püstitatud ülesandeid, määrates täitjad ja tähtajad. Samas on info ja püstitatud ülesannete lahendamise meetodite arutamine lubatud briifingu koosolekutel. Alluvad saavad mõnda punkti selgitada, teha juhtkonnale kaalumiseks konstruktiivseid ettepanekuid.

Probleemsed koosolekud on suunatud optimaalse lahenduse leidmisele vaadeldava probleemi arutelu ja analüüsi tulemusena.

Probleemsed koosolekud on kõige keerulisemad kohtumised. Probleemse koosoleku käigus töötatakse välja kollektiivne otsus keerulistes küsimustes, mis mõjutavad struktuuriüksuste funktsionaalsete ülesannete muutumist või nende kohandamist organisatsiooni uute tegevusvaldkondadega.

Probleemsed kohtumised toimuvad sageli arutelude vormis. See, kuidas otsus tehakse, sõltub juhtimisstiilist. Kõige tavalisem on järgmine probleemkohtumise skeem:

1. Ülesande sõnastamine, ülesande püstitamine.

2. Osalejate aruanded.

3. Küsimused esinejatele.

4. Arutelu, arutelu, väitlus.

5. Otsuse vormistamine.

6. Lahenduse korrigeerimine.

7. Otsuse lõpliku redaktsiooni vastuvõtmine.

Probleemi sõnastamine, probleemi sõnastamine, selle analüüs ja lahenduse otsimine toimub reeglina enne koosoleku algust. See etapp võib toimuda esialgse vestlusena koosolekul osalejatega (paar päeva enne koosolekut ennast), uudiskirjade levitamise või perioodiliste probleemkohtumiste tööplaani vormis.

Probleemikohtumistel peaks demokraatia ja loomingulise aktiivsuse aste olema üsna kõrge. Sel juhul täidab juht esimehe rolli, koordineerides koosoleku kulgu.

Lisaks saab erinevates organisatsioonides kasutada järgmist tüüpi koosolekuid:

§ töötajate teavitamine (sh vormis

õpetlik-metoodiline tund);

§ töö planeerimine teatud perioodiks;

§ tulemuste summeerimine erinevate ajaperioodide kohta (ja ka alam-

konkreetse projektiga tehtud töö tulemuste säilitamine) jne.

Kui ärivestlus muudab inimestevahelise suhtluse visuaalse vahendamise organisatsioonis inimese staatuseks, funktsionaalseks positsiooniks, siis ärikohtumine võimaldab välja tuua veel ühe olulise ärilise suhtluse teguri, nimelt grupiteguri. Ärikohtumise ettevalmistamisel ja pidamisel tuleb meeles pidada, et grupi käitumise tunnused (alates rollide jaotusest grupis kuni rühma surveni) mõjutavad tõsiselt selle osalejate suhtluse olemust.

Koosolekute ettevalmistamise reeglid

Äri- või kontorikoosolek on tehnoloogiliselt keeruline ja aeganõudev üritus. Koosoleku ettevalmistamine algab selle eesmärgi selgest määratlemisest.

Koosoleku eesmärk- see on soovitud tulemuse kirjeldus, soovitud otsuse tüüp, soovitud töö tulemus (eesmärkide võimalikud variandid: esialgne arvamuste vahetus, soovituste koostamine otsustamiseks, otsustamine konkreetses küsimuses jne .).

Juht peab selgelt aru saama, miks ta koosoleku kokku kutsub, ning suutma koosoleku eesmärgi selgelt osalejatele edastada. Kohtumise eesmärgi seadmisel tuleks vältida ebamääraseid, mittespetsiifilisi sõnastusi. See põhjustab huvi vähenemist pakutud probleemi vastu ja tekitab alateadlikult tunde, et selle sisuline lahendamine pole vajalik. Eesmärgi sõnastus peaks eelkõige kajastama küsimuste arutamise kavandatava tulemuse tunnuseid. Sõltuvalt koosoleku eesmärgist koostatakse selle päevakord ja valitakse osalejate nimekiri.

Kui koosoleku eesmärgiks on jooksva töö käigus infovahetus ja eesseisvate ülesannete püstitamine, siis kutsutakse ainult osakonnajuhatajad. Sellisel koosolekul tutvustatakse kohalolijatele asjade seisu, teavitatakse eelmisel koosolekul tehtud otsuste elluviimise edenemisest ning sõnastatakse selgelt ülesanded edaspidiseks.

Kui kohtumise eesmärk on lahendada konkreetne probleem, siis sinna meelitatakse tööle neid, kes saavad ülesandega professionaalselt hakkama, kes suudavad pakkuda probleemile omapoolset lahendust. Sel juhul antakse koosolekul osalejatele teavet probleemi kohta, ülesanne on sõnastatud selgelt ja üheselt mõistetavalt.

Koosoleku eesmärk määrab koosoleku toimumise koha, kuupäeva ja kellaaja.

Plaanitud koosolekud(nt juhatuse koosolekute aruandlus, ajakava koostamine) on mugavam ajastada kindlatele nädalapäevadele või kindlatele kuupäevadele.

Planeerimata kohtumised, eriti suure osalejate arvu korral (näiteks hädaabi teavitamine), on soovitatav läbi viia tööpäeva lõpus, et välistada tööajakulu katkenud töö jätkamisel.

Lühikesed operatiivkoosolekud(viieminutilised või suvised koosolekud) on soovitatav läbi viia tööpäeva alguses.

Koosolekute aeg tuleks kindlaks määrata organisatsioonis (osakonnas) kehtestatud ajakavaga. Plaanivälised kohtumised löövad rütmi välja, vähendades sellega ärisuhtluskultuuri, võtavad juhilt võimaluse oma tööaega planeerida ja seda juhtida, segavad planeeritud koosolekud ja asjaajamised.

Koosolekud on soovitatav kokku leppida pärastlõunal või 1,5-2 tundi enne töö lõppu. Reeglina on päeva esimene pool produktiivsem ja parem, kui töötajad on sel ajal oma tööülesannetega hõivatud. Kui kohtumine on planeeritud tööpäeva lõppu, tuleb arvestada veel ühe asjaga. Juht saab võimaluse koosolek läbi viia kiiresti, ilma arutelu venimata, kuna tal on põhjus ebasoodsa arengu korral see katkestada.

Koosoleku teema on arutelu teema. Teema peaks olema sõnastatud nii, et see huvitaks iga koosolekul osalejat. Koosolekutele tuleb kaasa võtta ainult need küsimused, mida alati töökorras lahendada ei saa.

Teenindussuhete juhtimise korraldamise ja eetika üheks reegliks peaks olema päevakorra kohustuslik eeljagamine koosolekul osalejatele. Lisaks tuleks ärieetika normiks pidada koosolekul käsitletud küsimuste sisulist lühiteabe esialgset levitamist. On lubamatu, kui sellise postitamisega tegeleb isik, kes ei ole koosolekule esitatud küsimustes pädev – see ilmselgelt vähendab asjakohasuse tunnet.

Koosoleku päevakord on kirjalik dokument, mis jagatakse eelnevalt koosolekul osalejatele ja mis sisaldab järgmist teavet:

§ koosoleku teema;

§ koosoleku eesmärk;

§ arutatavate küsimuste loetelu;

§ koosoleku algus- ja lõpuaeg (ideaaljuhul iga küsimuse arutelu algus- ja lõpuaeg);

§ koosoleku toimumise täpne asukoht;

§ esinejate nimed, küsimuste koostamise eest vastutavad kaasesinejad;

§ aeg ja koht, kus saab iga teemat puudutavate materjalidega tutvuda (selliste juhiste olemasolu ei võimalda hooletutel töötajatel põhjendada oma valmistumatust teema arutamiseks teabe puudumisega).

Otsuste eelnõud, aruannete kokkuvõtted, viited võib saata päevakorra lisana. On väga hea, kui küsimuste ettevalmistajad saavad enne koosoleku algust koosolekul osalejatelt kommentaare otsuste eelnõude kohta, sõnavõttude kokkuvõtteid.

Olenemata koosoleku tähtsusest ja kiirusest peaks sellele esitatavate küsimuste arv jääma kolme kuni viie (vahel seitse) piiridesse. Samas on kõige mugavam koostada päevakord nii, et see sisaldab ühte-kaks põhiküsimust ja kaks kuni viis väiksemat, mis ei nõua pikemat arutelu. Suur hulk päevakorrapunkte väsitab koosolekul osalejaid ega võimalda tabada koosoleku kui terviku põhifookust. Ebaproduktiivne on ka kohtumine, mille kõik arutatavad teemad on võrdse tähtsusega ja nõuavad sügavat üksikasjalikku arutelu.

Suur tähtsus on koosolekul osalejate valikul, s.o. koosoleku tulemuslikkus sõltub suuresti sellest, kuidas kutsutud personali kompetents ja autoriteet vastavad koosoleku eesmärkidele ja eesmärkidele. Osalejate arvu määravad ka koosoleku eesmärgid ja eesmärgid ning mõnel juhul ka koosoleku staatus või pidulikkuse tase.

Optimaalne koosolekule kutsutavate inimeste arv on 7-9, maksimaalselt 12 inimest. Peamine reegel on siin osalejate kõrgeim aktiivsus küsimuste arutamisel. Kutsutute arvu suurendamine vähendab drastiliselt keskmist kohalviibimise (või naasmise) määra, pikendades samal ajal koosolekut.

Koosoleku korraldajad nõuavad reeglina organisatsiooni struktuuri osakondade esimeste isikute osalemist. Konkreetsete probleemide lahendamisel võib aga kompetentsemaks osutuda mõni mittejuhtkonnast töötaja. Seetõttu on soovitav anda juhile õigus määrata, kes tema üksust koosolekul esindab. Soovitav on, et koosolekul osaleks inimesed, kes on võimelised kollektiivse vaimse tegevuse käigus täitma “eksperdi”, “ideegeneraatori” ja “kriitika” rolli.

Lisade esinemise vältimiseks on soovitatav kasutada osalejate "vahetamise" meetodit ("lõigatud arutelu" meetod). Hoolikalt koostatud päevakava võimaldab koosolekut korraldada nii, et pärast oma küsimuse arutamist saab osa töötajatest sealt lahkuda, andes teed neile, kelle küsimust arutatakse. Selgub, et osa töötajaid on koosolekul algusest lõpuni kohal, teised aga kutsutakse spetsiaalselt konkreetse küsimuse arutamise ajaks. Seega osaleb iga osaleja vaid osal koosolekust, mis loomulikult vähendab koguaega ja suurendab seega kaudselt ka ürituse enda efektiivsust.

Koosolekul osalejate koosseisu optimeeritakse kasutades “telefonikauguse” põhimõtet töötajaga, kelle osalemise tingib koosoleku käik ise ja vajadus saada sellelt töötajalt lisateavet. Spetsialistid (kelle infot võib vaja minna, koosolekule kutsumise asemel võib paluda olla määratud ajaintervallil töökohal, et vajadusel neile helistada või abi saada.

Koosoleku kestus. Kohtumise kestus sõltub suuresti koosoleku tüübist:

§ optimaalne kestus problemaatiline koosolekuteks arvestatakse 1,5 - 2 tundi (erandjuhtudel - 2 - 5 tundi);

§ ühe küsimuse läbivaatamise aeg ei tohi ületada 45 minutit;

§ töökorras ja õpetlik koosolekul ei tohiks kesta kauem kui 20-30 minutit;

§ koosolekul flaier (viis minutit) viiakse läbi reeglina 5–10 minuti jooksul.

Koosolek peaks algama ja lõppema rangelt määratud ajal, et mitte kahjustada juhi ja teda ette valmistanud töötajate usaldusväärsust.

Katkestused. Kaks või enam tundi kestval koosolekul on soovitatav teha pause, vastasel juhul võib kahe tunni möödudes osalejatel tekkida “negatiivse tegevuse” periood. Optimaalsed vaheajad:

§ 45 – 50 min pärast. töö - 10 minutit;

§ pärast 1,5 tundi tööd - 15 minutit.

Pause on vaja esiteks puhkamiseks, teiseks jätkub pauside ajal teistsuguses, pingevabas õhkkonnas, eravestlustes töö kohtumise teemaga.

Koosoleku päevakord. Menetlusküsimuste (reeglite) järgimise eest vastutab juhataja. Reeglite järgimise tähtsus on järgmine:

§ määrused võimaldavad saavutada kavandatavate küsimuste läbitöötamise;

§ distsiplineerib koosolekul osalejaid, suurendades nende äri

suhtumine ja lugupidamine koosoleku kui kollegiaalse organi vastu oluliste otsuste langetamiseks;

§ Määrus ei luba koosolekut põhjendamatult edasi lükata.

Rangelt reegleid järgiv juht on hea eeskuju, mida järgida.

Koosoleku koht. Koosoleku aktiivset ja tulemuslikku kulgu soodustab teatud nõuete täitmine selle pidamiseks vajalike ruumide varustatuse osas.

Ruum, kus koosolek toimub, ja kohtade arv selles peaksid vastama osalejate arvule. Loomulikult peaks see olema piisavalt ruumikas ja vabade kohtade reserviga juhuks, kui osalejate arv ühel või teisel põhjusel suureneb. Väikese koosoleku jaoks ei tasu aga valida liiga suurt publikut – suure hulga tühjade kohtade olemasolu mõjutab koosolekul osalejaid psühholoogiliselt negatiivselt.

Lisaks tuleks eriruumi mööbliga varustamisel lähtuda põhimõttest, et osalejate suhteline positsioon koosolekul ei tohiks rõhutada erinevusi nende teenindushierarhilises staatuses. Sel juhul on mõistel "ümarlaud" otsene ja kujundlik tähendus kui vahend, mis tagab inimestevaheliste vastastikuste kontaktide lihtsuse ja nende optimaalse ruumilise paigutuse.

Piisavalt mahuka koosoleku läbiviimisel tuleb hoolitseda mikrofonide ja visualiseerimisvahendite paigaldamise eest. Vajalik on kontrollida õhutemperatuuri, valgustust ja heliisolatsiooni, et koosolekul osalejaid ei segaks kõrvalised stiimulid.

Üks olulisemaid hetki on juhi ettevalmistus koosolekuks. Juht peab:

§ koosoleku põhieesmärgi ja alaeesmärkide sõnastus tasemete kaupa

loogiline alluvus;

§ sissejuhatav aruanne või teade;

§ osalejate kõnede järjekord;

§ otsuse eelnõu.

Selleks, et koosolek oleks tulemuslik, peaks juhil olema käepärast “Memo juhile” (tabel 11.1) ja “Koosoleku ettevalmistamise vorm” (lisa).

Tabel 11.1

Memo pea jaoks

Juht peab reeglina kontrollima kõiki koosoleku ettevalmistamise etappe, mille läbiviimisel ta isiklikult ei osale.

Päevakorra koostamine ("Mida ja kuidas arutada?")

Kui koosoleku vajadus on kindlaks tehtud, tuleks see selgelt eristada:

• arutatavate probleemide sisu ja vastava koosoleku põhiteema, mis peaks iseloomustama selle olemust
• millistele tingimustele peaks koosoleku lõpptulemus vastama. See määrab koosoleku eesmärgid. Näiteks peate mõistma, et igal koosolekul ei saa pakkuda valmislahendusi
• kes ja milliseid ettevalmistustöid peaks tegema. Mõnikord on soovitav luua töörühm, kes koostab päevakorra, viib läbi esialgsed lühikoosolekud jaoskondades, kahe inimese koosolekud jne.

Peamised vead päevakava koostamisel:

• koosoleku põhiteema puudub ja kui teemasid on mitu, siis ei ole võimalik tagada nende täpset eristamist ja asjakohast analüütilist arutelu
• osalejatele ei selgitatud eelnevalt arutatava probleemi olemust
• päevakorras on erineva mahu ja sisuga küsimused, mille tulemusena muutub koosolek aruteluks, sageli aga ka tülliks selle üksikute osalejate või gruppide vahel. Selle tulemusena suureneb passiivse kuulaja positsioonile paigutatud osalejate arv.
• ei suuda kinni pidada päevakavast, sellest kõrvale kalduda ja mõelda spontaansetele kõrvalteemadele või mõnele igavesele probleemile (varustusprobleemid jne)

Osalejate määratlus ("kes?")

Peamine nõue on, et koosolekul osaleksid inimesed, kes suudavad kaasa aidata koosoleku eesmärkide saavutamisele. Siinjuures tuleb märkida, et kui koosolekul käsitletavad küsimused on heterogeensed (st ei puuduta kõiki kohalviibijaid korraga), on vaja välja töötada koosoleku programm (peamiste teemade loetelu koos osalejate märge). Programm tuleks koostada nii, et koosolekul osaleksid inimesed, kes on arutatava probleemiga otseselt seotud. Pärast järgmise numbri arutelu lõpetamist vabastatakse alljärgnevate küsimuste aruteluga mitteseotud isikud. Kuid pole soovitav inimest ajutiselt vabastada ja seejärel uuesti kutsuda. Selle nõude täitmine distsiplineerib koosoleku juhti ja osalejaid ning sunnib neid tähtajast kinni pidama.

Koosoleku toimumisest tuleb teavitada kirjalikult kõiki (või põhilisi) osalejaid, märkides ära põhiteema, eesmärgi, põhiteabe, koosoleku toimumise aja, koha, kestuse ja juhi nime.

Peamised vead, mida koosolekul osalejate ringi määramisel tehti:

• inimest kutsutakse koosolekule tema ametikoha järgi, mitte sõltuvalt tema tööülesannete seosest selle probleemiga
• suur osa passiivseid kuulajaid seoses kõne all oleva teemaga mitteseotud inimeste kutsumisega

Koosoleku kestuse määramine ("Mis kell on?")

Tuleb märkida, et koosoleku kestus ei sõltu ainult päevakorrapunktide arvust, vaid ka nende sisust. Esialgu kulgeb koosolek üksikasjalikumalt. Päevakorra lõpus olevatele punktidele antakse vähem aega. Seetõttu on soovitatav päevakorda võtta 1–2 probleemset või 3–5 väiksema tähtsusega küsimust.

Tuleb meeles pidada, et juhi sõnum koosoleku lõpuaja kohta vähendab selle kestust kuni 10%. Selle nähtuse põhjused on puhtalt psühholoogilised - koosolekust osavõtjad koondavad oma mõtted kiiremini, ei viivita kõnedega, s.t. teave koosoleku lõpu kohta mängib teatud aktiveerivat ja distsiplineerivat rolli.

Kui kohtumine on planeeritud kauemaks kui üks tund, siis tuleb iga 40-50 minuti järel teha paus ja võimalusel muuta töövorme (individuaalne töö, rühmatöö, arutelu, individuaalsed esitlused jne).

Koosolekud venivad sageli, sest tekkinud probleemidele pole lahendusi. Sel juhul peaks juht hoolitsema selle eest, et osalejad fikseeriksid enda jaoks vahetulemuse (mis selgus, milles kokku leppisid jne), määrama sobivad individuaalsed ülesanded ja tähtaja, millal teemat teist korda arutatakse. Ühtlasi on vaja selgeks teha järgmise arutelu käik, arvestades koosolekutevahelisel vaheajal tehtud tööd.

Peamised vead, mida koosoleku kestuse määramisel tehti:

• koosoleku pikkus ei ole reguleeritud
• koosoleku kavandatud kestust ei peeta kinni
• koosolekud on liiga pikaks planeeritud
• pause ei tehta
• aruannete ja sõnavõttude ajal ei ole piirangut
• võimetus väljendada oma mõtteid lühidalt ja selgelt

Kokkuvõtteks olgu toodud N. Parkinsoni näide koosolekute sobimatu ajakasutuse põhjustest, mille päritolu peitub juba selle koosseisu määramises. Komisjon kulutas 5 minutit, et arutada 5 miljonit dollarit maksvat tuumareaktori ehitusprojekti. Komisjoni 11 liikmest 4 ei teadnud, mis on reaktor, ülejäänud 4 ei teadnud, kus seda kasutatakse. Sellest tulenevalt arutelu tekkida ei saanud ja esitatud ettepanek võeti vastu. Komisjon arutas 2355-dollarise jalgrattahoidla projekti. Arvestades asjaolu, et kõik teadsid, mis on kaalul ja igaühel oli oma arvamus, kestis arutelu 45 minutit. Kolmandana arutati lõunasöökide korraldamise küsimust, mille maksumus on paar dollarit. Selle küsimuse arutelu venis veelgi.

Määrake koosoleku koht ("Kus?")

Toimumiskoht sõltub suuresti koosoleku tüübist. Operatiivkoosolek on soovitatav korraldada reeglina seal, kus asub selle osalejate põhitöökoht. Tootmiskoosolekute ja nõupidamiste pidamiseks sobib suur ruum või kogunemissaal. Kõrgeimad nõuded esitatakse probleemse koosoleku asukohale, kõige levinumad on kaks võimalust:

• probleemkoosolek toimub 1-2 korda kuus kestvusega 2-3 tundi tööpäeva lõpus selleks spetsiaalselt kujundatud ruumis
• probleemne koosolek toimub kord kvartalis või pooles aastas väljasõidukoosolekuna, mis kestab 2–2,5 päeva ja selle toimumise kohaks on reeglina ettevõtte puhkekeskus (välisriikides reeglina hotell)

Peamised vead, mida koosoleku asukoha määramisel tehti:

• ülemuse kabinetis peetakse liiga palju koosolekuid
• koosoleku ajal peetakse telefonivestlusi ja võetakse vastu isegi külastajaid
• koosolekuruum ei ole korralikult varustatud

Koosoleku aja määramine ("Millal?")

Kohtumise aeg peaks olema traditsiooniline. Sellest kõrvalekaldumine on lubatud ainult erandjuhtudel.

Parim aeg operatiivkoosoleku alustamiseks on esimene tund pärast tööpäeva algust, tootmiskoosolek ja koosolek on kõige parem pidada enne lõunapausi ning probleemkoosolek enne tööpäeva lõppu.

Peamised vead koosoleku aja määramisel ja kasutamisel:

• operatiivkoosoleku pidamine vahetult pärast tööpäeva algust
• koosolekul pärast tööpäeva lõppu
• koosoleku alguseks määratud aja mittejärgimine

Ärikohtumised on üks tõhusamaid viise töötajate kaasamiseks otsustusprotsessi, üks vahend töötajate kaasamise juhtimiseks oma üksuse või organisatsiooni kui terviku asjadesse.

Koosoleku tulemuslikkust tuleks tajuda kui meeskonnatöö eetilist normi, olulist tähelepanu ja austust töötajate vastu koosoleku korraldajate poolt, kes omakorda peaksid:

määratlege selgelt kohtumise eesmärk ja teema;

valida selle optimaalsed määrused (ja antud juhul võib mõistet "määrus" tõlgendada üsna laialt, hõlmates teemat, aega, koosolekul osalejate koosseisu ja selle läbiviimise eest vastutajaid);

mitte taandada koosolekut teatud küsimuste lahendamisele, mida saab lahendada "töökorras". Samas tuleb meeles pidada, et ärikohtumine on reeglina kollektiivse meele töö. Seetõttu peaks see tooma küsimusi, mis nõuavad kõigi konkreetse probleemi käsitlemisel osalejate ühiseid intellektuaalseid jõupingutusi.

Sellise lähenemisega kohtumist tuleks pidada sobivaks, kui enamiku huvitatud ja pädevate osapoolte arvamus ei piirdu ühe probleemi lahendamiseks pakutud variandiga.

Operatiivkoosolek on pühendatud organisatsiooni hetkeseisu selgitamisele, lühikesele arvamuste vahetusele tootmisprotsessi käigus tekkivate küsimuste sisu üle. Lisaks võib see olla suunatud organisatsioonistruktuuri erinevate osade tegevuse ühtse taktika väljatöötamisele seoses jooksvate tootmisülesannetega.

Probleemne kohtumine on selle kõige keerulisem tüüp. Sellise koosoleku käigus töötatakse välja kollektiivne otsus keerulistes küsimustes, mis mõjutavad struktuuriüksuste funktsionaalsete ülesannete muutumist või nende kohandamist organisatsiooni uute tegevusvaldkondadega. Probleemne kohtumine on tavaliselt pühendatud ühise programmi kujundamisele, millel on strateegia elemente ja pikki rakendusperioode.

Üsna tavaline on olukord, kus suurem osa koosolekul osalejatest arutab mõnda "oma" teemat ja ülejäänud päevakorrapunktid jäävad nende pädevusest välja. Organisatsiooni töötajate tööaega kasutatakse ebaefektiivselt, kui nad on sunnitud viibima koosoleku kõigi küsimuste arutamise ajal. Lisaks vähendab "üleliigsete" inimeste olemasolu tahes-tahtmata probleemide arutamise efektiivsust.

Heterogeense päevakorra korral, kui puudutatakse organisatsioonide struktuuri erinevate osade küsimusi, on soovitatav nõustuda koosolekul osalejate muutuva koosseisu põhimõttega. samal ajal suureneb regulatsioonide kehtestamise ja range järgimise tähtsus.

Üsna sageli tuleb ette olukordi, kus koosolekule kutsutakse üksikud töötajad, kuid nende tegelik oleneb konkreetse teema arutelu käigust. Samas ei ole ette teada, mil määral kaasatakse koosolekuprotsessi “mingil põhjusel” kutsutud töötajad. Selline lähenemine näitab lugupidamatust töötaja vastu, põlglikku suhtumist tema tööle. Koosolekul osalejate koosseisu optimeeritakse kasutades “telefonikauguse” põhimõtet töötajaga, kelle osalemise tingib koosoleku käik ise ja vajadus saada sellelt töötajalt lisateavet.

Ärikohtumise aeg tuleks eelnevalt planeerida ja võimalusel mitte häirida organisatsiooni üldist rütmi. Koosoleku reeglite väljatöötamisel tuleks meeles pidada selle kestuse organisatsioonilisi ja psühholoogilisi norme. On kindlaks tehtud, et inimene suudab õpetusinfot normaalselt tajuda 20-30 minuti jooksul, probleemse kohtumise kestus ei tohiks ületada pooltteist tundi. Pärast määratud aja möödumist väheneb enamikul inimeste vaimne aktiivsus märgatavalt, võime tajuda ja analüüsida sissetulevat teavet.

Koosoleku aktiivset ja tulemuslikku kulgu soodustab teatud nõuete täitmine selle pidamiseks vajalike ruumide varustatuse osas. Loomulikult peaks see olema ruumikas ja hea ventilatsiooniga. Lisaks tuleks eriruumi mööbliga varustamisel lähtuda põhimõttest, et osalejate suhteline positsioon koosolekul ei rõhutaks nende teenindushierarhilise staatuse erinevusi. Sel juhul on mõistel "ümarlaud" otsene ja kujundlik tähendus kui vahend, mis tagab inimestevaheliste vastastikuste kontaktide lihtsuse ja nende optimaalse ruumilise paigutuse.

Oluline on selgelt täita oma rolli koosoleku moderaatorina. Tema roll peaks hõlmama koosoleku eesmärgist kõrvalekaldumise vältimist, ettevalmistamata küsimuste arutamist. Võõrustaja peab tagama osalejate käitumise eetiliste standardite järgimise, mõjutama kõne korrektsust ja ärilist suunitlust.