Немислимо е да си представим работата на която и да е организация без бизнес комуникации. Правилно изградената комуникация между служителите ви позволява плавно и бързо да решавате задачите.

В организациите има много видове срещи и всяка от тях има свои собствени характеристики и задачи. Познаването на такива нюанси ще помогне за улесняване на обсъждането на бизнес въпроси. Тази статия ще ви разкаже за видовете срещи, ще ви помогне да разберете защо се провеждат и как се записват в работата в офиса.

Цели на бизнес срещите

Всякакъв вид бизнес срещи ви позволява да видите цялостна картина на ситуацията в организацията, да определите нейните силни и слаби страни. Струва си да се отбележи, че с участието в този формат на бизнес комуникации се осъществява бърза компания или предприятие.

Задачи

Могат да се разграничат следните задачи на всички видове срещи:

• решаване на текущи проблеми и проблеми;
• интегриране на дейностите на отделите в съответствие със стратегическата цел на компанията;
• оценка на дружеството и неговите отделни структурни подразделения;
• поддържане и развитие на фирмената политика.

За да разберете в какъв формат да се проведе такова бизнес събитие, е необходимо да решите кои от горните задачи ще отговарят на него и след това можете да разберете към коя класификация ще принадлежи.

Видове и класификация

Срещата като вид делово общуване може да има различна форма на провеждане, което определя нейния предмет и списъка на присъстващите длъжностни лица.

Основната класификация на срещите трябва да се разграничи:

1. Зона на собственост. Тук можем да различим такива видове срещи като административни (които предвиждат обсъждане на проблемни въпроси), научни (семинари и конференции, чиято цел е обсъждане на актуални научни въпроси), политически (включващи среща на членове на всякакви политически партии). и движения) и смесени видове.
2. Мащаб. Тук се отличават международните, където се включват специалисти от други държави или чуждестранни партньори, национални, регионални, а също и градски.
3. редовност. И в двата формата срещите могат да бъдат текущи или повтарящи се.
4. Според мястото на разполагане - местно или пътуващо.

И също така всички видове срещи могат да бъдат разделени, както следва:

1. Поучителен, предвиждащ директивен формат за провеждане, при който висшият лидер предава информация директно на своите подчинени, която след това се разминава и се предава по вертикалата на властта. Най-често в хода на такава бизнес комуникация се чуват заповеди на главния изпълнителен директор, които могат значително да повлияят на хода на предприятието, а това също могат да бъдат норми на поведение или важни иновации.
2. Оперативен (диспечерски). Целта на този вид среща е да се получи информация за състоянието на нещата в организация или предприятие. Потокът от информация в този случай е насочен от подчинени към ръководителите на отдели или генералния директор. Основно на оперативните срещи се разглеждат въпроси по изпълнението на пътни карти, планирани дейности, стратегически и оперативни планове. Важна разлика между оперативната (диспечерската) среща и всички останали е, че те се провеждат редовно и имат фиксиран списък с участници. Също така си струва да се отбележи, че по време на срещата може да няма дневен ред.
3. Проблемно. Такава среща се свиква в случай на спешна необходимост да се вземе решение за изпълнение на задачи за кратко време или за решаване на глобален проблем за предприятието.

В допълнение към всичко изброено по-горе, един от най-популярните видове производствени срещи може да се отдели отделно - среща за планиране. По правило такова събитие се провежда ежедневно или веднъж седмично, на което присъстват ръководителят на отдела и преките изпълнители, които получават задачи за деня и обсъждат хода на изпълнението им.

Темата на срещата на персонала на предприятието на срещата може да бъде всякакъв вид въпроси, които възникват в хода на дейността на предприятието, а ходът на дискусията може да бъде посветен на промените във външната среда, в която работи определена организация.

Организация на срещата

Всяка среща, независимо от нейния формат, изисква внимателна подготовка за нея, тъй като нейната ефективност зависи от този момент. Първоначално трябва да определите следните точки:

• цел;
• обсъждани въпроси;
• поставяне на задачи на персонала (на базата на функционалност и подчиненост);
• етапи на изпълнение на задачата.

Днес повечето срещи се провеждат по много посредствен начин, поради което смисълът им се губи, а възложените задачи могат да се изпълняват лошо. Ето защо е изключително важно да се обмисли целият ход на подобни бизнес срещи и да се изгради работна дискусия по такъв начин, че не просто да отнеме време, но да има обратна реакция от екипа.

Срещи

Трябва да се отбележи, че големите фирми и организации, които се стремят да спечелят определен пазарен дял и да развият своята компания, за да получат големи печалби, правят голям залог при обсъждането на важни въпроси чрез срещи. От практиката на успешните мениджъри можете да формирате следния набор от правила как да се подготвите за среща:

За начало се определя списък на участниците. Трябва да е ясно кой да покани на срещата и каква роля ще играе на нея. Често се случва поканените да не разбират въпроса и да бъдат поканени „за всеки случай“, но в този момент биха могли да изпълнят служебните си задължения и да не губят време напразно.

Важно е да има дневен ред. Ако срещата е планирана, тогава предварително се разработва дневен ред, в който се посочват обсъжданите въпроси, а също така се определят основните оратори. Важно е да запомните, че този документ трябва да бъде изпратен на отговорните за подготовката на информацията и на тези, които ще присъстват, за да могат всички участници да изготвят доклади, предложения и допълнителни въпроси. При необходимост дневният ред може да бъде коригиран.

Основните и стратегически въпроси трябва да бъдат изведени на преден план на срещата. Говорителите на такива въпроси задължително трябва да бъдат лица (ръководители на отдели, секции, цехове), които носят персонална отговорност за изпълнението на всякакви стратегически мерки на компанията.

Важни точки

Важно е да запомните, че всяка среща има два основни етапа – подготовка за нея и самото й провеждане. Първият етап включва определяне на уместността на провеждането на бизнес среща, идентифициране на задачи, основни и второстепенни цели, формиране на списък с участници и лектори, изготвяне на доклади, презентации и доклад по темата или предварително определен дневен ред. Вторият етап включва изпълнение на предварително планирания ход на срещата, изслушване на доклади и обсъждане на текущи и стратегически въпроси.

Ако по време на такава бизнес комуникация е необходимо да се реши какво и на кого да се направи от служителите, тогава можем да отделим третия етап - вземане на решения. По правило решенията се вземат от председателя, който ръководи събранието, по негова преценка или чрез обсъждане или колективно гласуване.

Примерен план за среща

С добре дефиниран план пред себе си всеки лидер може да проведе среща ефективно и ефективно, което ще му позволи да получи обратна връзка от персонала и да му постави правилните задачи. Този план може да включва следните аспекти:

• слушане на отчети и обобщаване на резултати за определен период от време (тримесечие, седмица, полугодие, месец);
• отразяване на текущи въпроси от значение за компанията;
• изслушване на предложения за отстраняване на неизправности (мозъчна атака);
• оценка на предложените варианти и обсъждане на тяхното изпълнение;
• натрупване на опции;
• гласуване за приемане на един или друг вариант;
• определяне на граници при решаване на проблеми (определяне на отговорни лица, термини, методи и методи).

сеч

Повечето видове срещи трябва да бъдат фиксирани на хартия (документ), което се нарича протокол. Поддържането на този вид документация ви позволява да легитимирате взетите решения. И също така благодарение на протокола винаги можете да проследите напредъка на изпълнението на дейностите и в случай на неизпълнение на поставените задачи да определите кой е отговорен за това.

Пункцията, като правило, се извършва от секретаря на лидера, който е председател на събранието. Често обаче тази функция може да се изпълнява от други служители.

Функции и задачи на секретаря

Преди началото на бизнес срещите, секретарят трябва да е запознат със списъка на поканените и списъка на обсъжданите въпроси. Заслужава да се отбележи обаче, че ако срещата се провежда редовно, тогава този служител събира цялата документация (списъци, планове, дневен ред и т.н.) и помага на мениджъра да се подготви за срещата.

Първоначално и при необходимост секретарят може да поиска от явилите се лица да попълнят регистрационен лист, където да бъдат посочени пълните им имена. и позиция. Това ще е необходимо при изготвянето на протокола. След това секретарят обявява дневния ред, което поставя началото на заседанието. Освен това, когато присъстващите започнат да обсъждат въпроси, секретарят записва хода на това събитие. В края на заседанието този служител подготвя готовия вариант на протокола, след което го подписва с председателя и изпраща всичко на замесените лица.

При съставянето е изключително важно секретарят да обърне необходимото внимание на външния вид на протокола от заседанието. Той трябва да включва заглавие, място, списък на присъстващите, обсъждани въпроси и взети решения.

Заключение

От горната информация става ясно, че провеждането на срещи в предприятията е изключително важно. Все пак винаги си струва да помним, че висококачествената подготовка за подобни събития носи повече от 50% от ключа към успеха при отразяване на информация, поставяне на цели и тяхното висококачествено изпълнение.

Съвременният бизнес е невъзможен без различни видове преговори. Бизнес срещите са възможност за ръководството да предаде основните цели и задачи на всички структурни подразделения наведнъж, да получи обратна връзка и въз основа на получените данни да коригира плана за действие за компанията.

Срещите са един вид инструмент за управление на бизнеса, който постоянно трябва да оценява ефективността и да анализира постигнатите резултати.

Делова комуникация, делови разговори, срещи, преговори, дискусии: като форма на бизнес комуникация

Бизнес комуникацията трябва да се разграничава от обичайната, тъй като първата има конкретна цел и има строга етика на поведение, докато втората може да няма никакво основание или причина.

Има много форми на бизнес комуникация, като основните са:

• бизнес разговори - представляват обмен (или еднопосочен трансфер) на информация по конкретни въпроси от функционирането на бизнеса. Това може да бъде пряка комуникация или индиректна (с помощта на интернет технологии, телефония). Този вид комуникация включва нейното продължаване под формата на преговори или срещи;
• срещи - по-мащабна форма на комуникация, която по правило включва служители на компанията (обикновено ръководители на структурни подразделения) за решаване на стратегически въпроси за развитие на бизнеса;
• преговори - имат конкретна цел и са насочени към обсъждане на важни въпроси, сключване на споразумения, договори, подписване на документи, които са важни и за двете страни;
• дискусии - открито обсъждане на важни въпроси на компанията, чийто основен инструмент е "мозъчната атака" (генериране на идеи от всички страни), което може да доведе до нестандартни подходи за решаване на проблеми.

В допълнение към изброените форми има редица от тях: бизнес интервюта, спорове, срещи, кореспонденция, презентации, конференции. Всички те имат свои специфики, но отговарят на едни и същи правила на бизнес етиката.

Бизнес срещи: задачи, цели, теми

Провеждат се бизнес срещи, за да се изработи конкретно решение на действителен проблем или задача. Освен това на срещи служителите на отделите могат да споделят своите идеи с ръководството за възможното решаване на всякакви въпроси. Тази форма на комуникация ви позволява да видите изчерпателно ситуацията в компанията, нейните силни и слаби страни, насърчава навлизането на нови хора в екипа, запознаването им с корпоративната култура и нормите, приети в организацията.

Основните цели и задачи на срещите са:

• поддържане на фирмената политика, както и нейното развитие и комуникация с всички служители;
• интегриране на действията на всички служби и отдели в съответствие със стратегическата цел на компанията;
• дефиниране на нови задачи и оценка на ефективността на вече реализирани кампании;
• разрешаване на възникващи проблеми.

Темите, които присъстват на срещите, могат да бъдат напълно различни.

В руската практика е обичайно срещите за планиране да се провеждат поне веднъж седмично. Така ръководителите на отдели отчитат свършената работа през седмицата и определят планове за следващата (или получават задачи за изпълнение в рамките на предстоящата работна седмица).

Повод или тема за непланирана среща могат да бъдат редица въпроси, които възникват във връзка с динамичната и променяща се външна среда, в която работят компаниите.

Видове, видове и класификация на бизнес срещи

Бизнес срещите могат да бъдат различни по форма, теми и участници.

Основната им класификация е представена по-долу:

• по принадлежност към определена област: административни срещи (за решаване на проблемни въпроси), научни (конференции, симпозиуми, семинари, организирани и провеждани за решаване на актуални въпроси в научната област), политически (конгреси и срещи на членове на определени политически движения) и смесени видове;
• по мащаб и брой участници: международни (с привличане на чуждестранни партньори, специалисти, експерти в определена област), национални, регионални, градски;
• на мястото на събитието: теренни и местни срещи;
• по редовност: периодични, постоянни срещи.

В допълнение към представената класификация, срещите могат да бъдат разделени на проблемни, оперативни и инструктивни.

Проблемните срещи са насочени към намиране на оптимално решение на проблемите за кратко време.

Оперативните (или се наричат ​​още диспечерски) са насочени към получаване на данни за текущата позиция на компанията. Цялата информация от подчинените се натрупва от ръководителите на отдели и след това се прехвърля на главния изпълнителен директор на организацията. Това са данни за това как са изпълнени плановете, постигнатите цели, решените задачи. Основната разлика между такива заседания и всички останали е тяхната редовност, постоянството на списъка на участниците и евентуалната липса на дневен ред за срещата (тоест нейния подробен план).

Брифинговите срещи имат обратен ред, за разлика от диспечерските срещи - цялата информация в директивен формат се спуска от ръководителя към преките подчинени и след това се прехвърля по вертикалата на властта в организацията към конкретни изпълнители на определени задачи. Такава информация включва директиви от ръководството, които могат да повлияят на текущия ход на работата на организацията, нови правила, норми на поведение, срокове за изпълнение на конкретни задачи.

Подготовка, организиране и провеждане на бизнес срещи

За да бъде срещата ефективна, е необходимо внимателно да се обмислят основните й точки: целта на срещата, основните задачи, етапите на събитието. Само при такива условия човек може да се възползва от срещата.

За съжаление много от тях се провеждат само защото е прието в бизнес средата. Редовните срещи и срещи в началото на седмицата с ръководството в много компании се превърнаха в нещо обичайно и загубиха смисъла си.

Въпреки това, големите компании, които се стремят да развиват и спечелят големи пазарни дялове, подхождат към този въпрос с голяма скрупулност:

• определя се списъкът на участниците в срещата;
• за дълъг период се разработва дневният му ред, в който се правят корекции във времето;
• приоритет остават стратегическите задачи, за които се отчитат ръководителите на отдели.

Етапи и технологии на провеждане на бизнес среща

Всяка среща има два основни етапа: подготовка и директно провеждане.

На първия етап се определя уместността на събитието, определят се неговите цели и задачи, съставя се списък на участниците, изготвят се доклади и презентации в съответствие с дневния ред.

На втория етап, директно по съществуващия дневен ред, се разглеждат въпроси, в които могат да участват всички присъстващи. По правило ръководството на дружеството е председател на събранието и му задава тон, предоставя право на изказване и спира дискусията, ако излиза извън рамките на конструктивна дискусия.

В допълнение към основните етапи в срещата може да има етап на вземане на решение, ако включва решаване на проблем. Това може да стане чрез обсъждане или гласуване.

Пример за план за бизнес среща

Като имате подробен план за среща, можете да сте сигурни, че той ще бъде ефективен.

Такъв план може да включва:

• приветствена реч на ръководителя - обобщаване на резултатите за определено време (тримесечие, месец, седмица);
• отразяване на проблема, обосновка на неговата значимост за компанията;
• организиране на мозъчна атака за неговото решение;
• оценка на всички налични опции;
• натрупване на варианти за решаване на проблема;
• гласуване или по друг начин вземане на решение за използването на специфични инструменти за разрешаване на проблема;
• определяне на границите на решението на проблема: срокове, отговорни лица, методи.

По време на срещата е важно да запишете основните й точки, за да можете да се върнете към конкретен въпрос и да го разгледате по-подробно.

Бизнес срещи на изложения и конгреси на Експоцентър

Едно от ефективните средства за популяризиране на продуктите е провеждането на бизнес срещи като част от изложения и конгреси, провеждани в Панаир Експоцентър. Бизнес срещите от този формат са малко по-различни от другите. Ако ръководството на едно предприятие се събере на редовна среща, тогава по време на изложението всеки производител има уникална възможност да реши цялостно проблемите на предприятието и да покани всички доставчици и дистрибутори на продукти.

Специално оборудваните зали за бизнес преговори, конгресните зали на Панаир Експоцентър са предназначени за различен брой хора. Следователно няма проблеми с разположението на всички участници. Използвайки системата MatchMaking, можете предварително да уговорите часа на срещата. Техниката на презентация ще направи срещата по-богата и по-пълна.

Видове срещи

Срещи класифициран в зависимост от важността и съдържанието на изнесените за обсъждане проблеми и задачите за решаване, както и от мястото, времето и продължителността на работата.

оперативни срещиможе да има за цел да предостави на мениджъра необходимата му информация относно текущото състояние на нещата в организацията; кратък обмен на мнения по съществото на въпросите, които възникват в хода на производствения процес, както и разработване на обща тактика за действията на различни части от организационната структура във връзка с текущи производствени задачи.

Информацията на такива срещи се движи отдолу нагоре, т.е. от подчинени до ръководители. Получената информация позволява на мениджъра директно по време на срещата (бързо) да оцени ситуацията, да определи изоставането, да вземе решения и да постави задачи на подчинените, като посочи изпълнителите и сроковете. По правило подчинените не правят подробни и подробни отчети на оперативни срещи. Оперативните срещи могат да се провеждат под различни форми: петминутни срещи, летни срещи и др. Основната характеристика на подобни срещи е тяхната кратка продължителност.

брифинг срещиса предназначени да прехвърлят информация, поръчки и изисквания отгоре надолу по вертикалата на контрол.

Основната особеност на такива срещи е, че лидерът не само довежда необходимата информация на вниманието на подчинените и издава заповеди, но и уточнява поставените задачи в максимална степен, назначавайки изпълнители и срокове. В същото време се допуска обсъждане на информация и методи за решаване на поставените задачи на брифинг срещи. Подчинените могат да изяснят някои точки, да направят конструктивни предложения за разглеждане от ръководството.

Проблемни срещиса насочени към намиране на оптимално решение в резултат на обсъждане и анализ на разглеждания проблем.

Проблемните срещи са най-трудният вид срещи. В процеса на проблемна среща се разработва колективно решение на сложни въпроси, засягащи промяната на функционалните задачи на структурните звена или адаптирането им към нови области на дейността на организацията.

Проблемните срещи често са под формата на дискусии. Начинът, по който се взема решение, зависи от стила на лидерство. Най-често срещаната е следната схема на проблемната среща:

1. Постановка на проблема, постановка на проблема.

2. Доклади на участниците.

3. Въпроси към лекторите.

4. Дискусия, дискусия, дебат.

5. Оформяне на решение.

6. Корекция на решението.

7. Приемане на окончателния вариант на решението.

Формулирането на проблема, формулирането на проблема, неговият анализ и търсенето на решение се извършват по правило преди началото на самата среща. Този етап може да бъде под формата на предварителен разговор с участниците в срещата (няколко дни преди самата среща), разпространение на бюлетини или работен план за периодични проблемни срещи.

На проблемните срещи степента на демократичност и творческа активност трябва да бъде доста висока. В този случай лидерът играе ролята на председател, координиращ хода на срещата.

Освен това в различни организации могат да се използват следните видове срещи:

§ информиране на служителите (включително под формата на

инструктивно-методически урок);

§ планиране на работата за определен период;

§ сумиране на резултатите за различни периоди от време (както и под-

поддържане на резултатите от работата по конкретен проект) и др.

Ако бизнес разговорът прави визуалното посредничество на междуличностното взаимодействие в организацията статусна, функционална позиция на човек, тогава бизнес срещата ви позволява да посочите друг важен фактор в бизнес взаимодействието, а именно груповия фактор. При подготовката и провеждането на бизнес среща трябва да се помни, че характеристиките на груповото поведение (от разпределението на ролите в групата до груповия натиск) ще окажат сериозно влияние върху естеството на взаимодействието на нейните участници.

Правила за подготовка на срещи

Бизнес или офис среща е технологично сложно и отнемащо време събитие. Работата по подготовката на срещата започва с ясното определяне на нейната цел.

Цел на срещата- това е описание на желания резултат, желания вид решение, желания резултат от работата (възможни варианти за цели: предварителен обмен на мнения, подготовка на препоръки за вземане на решение, вземане на решение по конкретен въпрос и т.н. .).

Лидерът трябва ясно да разбере защо свиква срещата, както и да може ясно да съобщи целта на срещата на участниците в нея. При определяне на целта на срещата трябва да се избягват неясни, неспецифични формулировки. Това предизвиква намаляване на интереса към предлагания проблем и подсъзнателно води до усещането, че неговото съществено решение не е необходимо. Формулирането на целта трябва да отразява преди всичко характеристиките на планирания резултат от обсъждането на въпроси. В зависимост от целта на събранието се формулира дневният му ред и се избира списъкът с участниците.

Ако целта на срещата е обмен на информация и поставяне на предстоящи задачи в хода на текущата работа, то се канят само ръководители на отдели. На такава среща присъстващите се запознават със състоянието на нещата, информират се за напредъка в изпълнението на решенията, взети на предходната среща, и ясно формулират задачи за бъдещето.

Ако целта на срещата е да се реши конкретен проблем, тогава за работа в нея се привличат онези, които могат професионално да се справят със задачата, които могат да предложат собствено решение на проблема. В този случай на участниците в срещата се предоставя информация по проблема, задачата е формулирана ясно и недвусмислено.

Целта на срещата определя мястото, датата и часа на срещата.

Насрочени срещи(напр. заседания на борда за дебрифинг, планиране) са по-удобни за насрочване в определени дни от седмицата или определени дни от месеца.

Непланирани срещи, особено при голям брой участници (например спешно информиране), препоръчително е да се извърши в края на работния ден, за да се изключи изразходването на работно време за възобновяване на прекъсната работа.

Кратки оперативни срещи(петминутни или летни срещи) се препоръчва да се провеждат в началото на работния ден.

Времето на срещите трябва да се определя от графика, установен в организацията (отдела). Непланираните срещи нарушават ритъма, като по този начин намаляват културата на бизнес комуникация, лишават мениджъра от възможността да планира работното си време и да го управлява, нарушават планираните срещи и дела.

Препоръчително е срещите да се насрочват следобед или 1,5 - 2 часа преди края на работа. Като правило първата половина на деня е по-продуктивна и е по-добре служителите да са заети със задълженията си по това време. Има още нещо, което трябва да вземете предвид, ако срещата е насрочена в края на работния ден. Лидерът получава възможност да проведе срещата своевременно, без да проточва дискусията, тъй като има извинение да я спре в случай на неблагоприятно развитие.

Тема на срещатае предмет на дискусия. Темата трябва да бъде формулирана така, че да заинтересува всеки участник в срещата. Необходимо е да се изнасят на срещите само онези въпроси, които не винаги могат да бъдат разрешени в работен ред.

Едно от правилата за организация на управлението и етиката на служебните отношения трябва да бъде задължителното предварително раздаване на дневния ред на участниците в срещата. Освен това за норма на бизнес етиката трябва да се счита предварителното разпространение на кратка писмена информация по същество на разглежданите на срещата въпроси. Недопустимо е да се занимава с подобно разпращане лице, което е некомпетентно по въпросите, внесени на срещата - това очевидно намалява усещането за релевантност.

Дневен ред на срещатае писмен документ, разпространен предварително на участниците в срещата и включва следната информация:

§ тема на срещата;

§ цел на срещата;

§ списък на въпросите за обсъждане;

§ начален и краен час на срещата (в идеалния случай началният и крайният час на обсъждането на всеки въпрос);

§ точното място на срещата;

§ имена на лектори, съговорители, отговорни за подготовката на въпроси;

§ времето и мястото, където може да се запознае с материалите по всеки въпрос (наличието на такива инструкции няма да позволи на небрежните служители да оправдаят неподготвеността си за обсъждане на въпроса с липсата на информация).

Проекти за решения, резюмета на доклади, справки могат да се изпращат като приложение към дневния ред. Много е добре, ако преди началото на заседанието на лицата, подготвящи въпросите, се дадат предварителни коментари от участниците в срещата по проекти на решения, резюмета на изказванията.

Независимо от важността и скоростта на срещата, броят на внесените въпроси трябва да остане в рамките на три до пет (понякога и седем). В същото време е най-удобно дневният ред да се подготви по такъв начин, че да включва един или два основни въпроса и два до пет второстепенни, които не изискват продължително обсъждане. Голям брой точки от дневния ред изморяват участниците в срещата и не позволяват да се улови основният фокус на срещата като цяло. Срещата също ще бъде непродуктивна, всички обсъждани въпроси ще бъдат еднакво важни и изискват задълбочено и подробно обсъждане.

От голямо значение е подборът на участниците в срещата, т.е. ефективността на срещата до голяма степен зависи от това доколко компетентността и авторитета на поканения персонал съответстват на целите и задачите на срещата. Броят на участниците също се определя от целите и задачите на срещата и в някои случаи от статута или степента на тържественост на срещата.

Оптималният брой поканени на среща е 7 - 9, като максимум 12 души. Основното правило тук е най-високата активност на участниците в обсъждането на въпроси. Увеличаването на броя на поканените драстично намалява средната посещаемост (или възвръщаемост), като същевременно удължава срещата.

Организаторите на срещата изискват по правило участието на първите лица от отделите на организационната структура. Все пак някой от служителите, които не са управленски, може да се окаже по-компетентен в решаването на конкретни проблеми. Ето защо е препоръчително да се даде право на ръководителя да определя кой ще представлява неговото звено на срещата. Желателно е участниците в срещата да включват хора, които са способни да изпълняват ролите на „експерт”, „генератор на идеи” и „критик” в хода на колективната умствена дейност.

За да се избегне наличието на екстри, се препоръчва използването на метода на "смяна" на участниците (метод на "разделена дискусия"). Внимателно подготвеният дневен ред ви позволява да организирате срещата по такъв начин, че след обсъждане на вашия проблем, някои от служителите да могат да го напуснат, отстъпвайки място на тези, чийто въпрос се обсъжда. Оказва се, че някои служители присъстват на срещата от началото до края, а други са поканени специално в момента на обсъждане на определен въпрос. Така всеки участник ще присъства само на част от срещата, което, разбира се, намалява общото време и следователно индиректно повишава ефективността на самото събитие.

Съставът на участниците в срещата се оптимизира чрез използване на принципа на „телефонно разстояние“ до служител, чието участие е продиктувано от хода на самата среща и необходимостта от получаване на допълнителна информация от този служител. Специалисти (чиято информация може да е необходима, вместо да бъдете поканени на среща, можете да бъдете помолени да сте на работното им място в определения интервал от време, за да им се обадите или да получите помощ по телефона, ако е необходимо.

Продължителност на срещата.Продължителността на срещата зависи до голяма степен от вида на срещата:

§ оптимална продължителност проблемнозаседанията се считат за 1,5 - 2 часа (в изключителни случаи - 2 - 5 часа);

§ времето за разглеждане на един въпрос не трябва да надвишава 45 минути;

§ оперативени инструктивни срещане трябва да продължава повече от 20 - 30 минути;

§ срещафлаер (пет минути)се извършва, като правило, в рамките на 5 - 10 минути.

Срещата трябва да започне и да приключи в строго определено време, за да не се подкопава доверието към мениджъра и служителите, които са го подготвили.

Паузи.По време на среща, която продължава два или повече часа, се препоръчва да се правят почивки, в противен случай след два часа участниците може да изпитат период на „отрицателна активност“. Оптимални времена за почивка:

§ след 45 – 50 мин. работа - 10 минути;

§ след 1,5 часа работа - 15 минути.

Почивките са необходими, на първо място, за почивка, и, второ, по време на почивките, в различна, спокойна атмосфера, в частни разговори, работата по темата на срещата продължава.

Дневен ред на срещата.Спазването на процедурните въпроси (правила) е отговорност на председателя. Значението на спазването на правилата е:

§ правилникът позволява да се постигне изработването на планираните въпроси;

§ дисциплинира участниците в срещата, увеличавайки бизнеса им

отношение и уважение към събранието като колегиален орган за вземане на важни решения;

§ Правилникът не позволява неоснователно забавяне на събранието.

Лидер, който стриктно спазва правилата, е добър пример за следване.

Място на срещата. Активното и ефективно протичане на срещата се улеснява от изпълнението на определени изисквания към оборудването на помещенията за провеждането му.

Залата, в която ще се проведе срещата, и броят на местата в нея трябва да съответстват на броя на участниците. Естествено, той трябва да е достатъчно просторен и да има резерв от празни места, в случай че броят на участниците се увеличи по една или друга причина. Въпреки това, не трябва да избирате твърде голяма аудитория за малка среща - наличието на голям брой празни места се отразява психологически негативно на участниците в срещата.

Освен това, когато се оборудва специална стая с мебели, човек трябва да се ръководи от принципа, че относителното положение на участниците по време на срещата не трябва да подчертава различията в техния сервизно-йерархичен статус. В този случай понятието "кръгла маса" има пряко и преносно значение като средство за осигуряване на лекота на взаимните контакти между хората и тяхното оптимално пространствено разположение.

В случай, че се проведе достатъчно голяма среща, е необходимо да се погрижите за инсталирането на микрофони и инструменти за визуализация. Необходимо е да се контролира температурата на въздуха, осветлението и звукоизолацията, така че участниците в срещата да не се разсейват от външни стимули.

Един от най-важните моменти е подготовката на лидера за срещата. Лидерът трябва:

§ формулиране на основната цел на срещата и подцели по нива

логическа подчиненост;

§ встъпителен доклад или съобщение;

§ последователност на изказванията на участниците;

§ проект за решение.

За да бъде срещата ефективна, мениджърът трябва да има под ръка „Бележка за лидера“ (Таблица 11.1) и „Формуляр за подготовка на срещата“ (приложение).

Таблица 11.1

Бележка за главата

Лидерът, като правило, трябва да провери всички етапи от подготовката на срещата, в чието изпълнение той лично не участва.

Подготовка на дневния ред („Какво и как да обсъдим?“)

Ако се установи необходимостта от среща, трябва ясно да се разграничи:

• съдържанието на обсъжданите проблеми и основната тема на съответната среща, която следва да характеризира нейната същност
• на какви условия трябва да отговаря крайният резултат от срещата. Това определя целите на срещата. Например, трябва да разберете, че не всяка среща може да предостави готови решения
• кой и каква подготвителна работа трябва да извърши. Понякога е препоръчително да се създаде работна група, която изготвя дневния ред, провежда предварителни кратки срещи в отделения, срещи от двама души и т.н.

Основните грешки, допуснати при определяне на дневния ред:

• няма основна тема на срещата, а ако има няколко теми, тогава не е възможно да се осигури тяхното точно разграничаване и подходящо аналитично обсъждане
• на участниците не беше предварително обяснена същността на обсъждания проблем
• дневният ред включва въпроси с различен обем и различно съдържание, в резултат на което срещата се превръща в дискусия, а често и в караница между отделните й участници или групи. В резултат на това се увеличава броят на участниците, поставени в позицията на пасивни слушатели.
• не успява да се придържа към дневния ред, да се отклони от него и да обмисли спонтанни странични теми или някакъв вечен проблем (проблеми с доставките и т.н.)

Определение на участниците („Кой?“)

Основното изискване е на срещата да присъстват хора, които могат да допринесат за постигането на целите на срещата. Наред с това трябва да се отбележи, че ако обсъжданите на срещата въпроси са разнородни (т.е. не засягат всички присъстващи едновременно), е необходимо да се разработи програма за срещата (списък на основните въпроси с посочване на участниците). Програмата трябва да бъде разработена така, че на срещата да присъстват хора, които са пряко свързани с обсъждания проблем. След приключване на обсъждането на следващия въпрос лицата, които не са участвали в обсъждането на следните въпроси, се освобождават. Но е нежелателно човек да освободи временно и след това да поканите отново. Изпълнението на това изискване дисциплинира ръководителя и участниците в срещата и ги принуждава да спазват срока.

Всички (или основни) участници трябва да бъдат информирани за срещата писмено, като се посочат основната тема, цел, основна информация, час, място, продължителност на срещата и името на ръководителя.

Основните грешки, допуснати при определяне на кръга от участници в срещата:

• човек е поканен на среща въз основа на неговата позиция, а не в зависимост от връзката на служебните му задължения с този проблем
• голяма част от пасивните слушатели във връзка с поканата на хора, които не са свързани с обсъждания въпрос

Определяне на продължителността на срещата („Колко е часът?“)

Трябва да се отбележи, че продължителността на заседанието зависи не само от броя на точките в дневния ред, но и от тяхното съдържание. Отначало срещата протича по-подробно. На точките в края на дневния ред се дава по-малко време. Затова е препоръчително в дневния ред да се включат 1–2 проблемни въпроса или 3–5 въпроса с по-малко значение.

Трябва да се има предвид, че съобщението на лидера за крайния час на срещата намалява нейната продължителност с до 10%. Причините за това явление са чисто психологически – участниците в срещата събират по-бързо мислите си, не отлагат изказванията си, т.е. информацията за края на срещата играе известна активираща и дисциплинираща роля.

Ако срещата е насрочена за повече от един час, тогава на всеки 40-50 минути трябва да направите почивка и, ако е възможно, да промените формите на работа (индивидуална работа, групова работа, дискусия, индивидуални презентации и др.).

Срещите често се проточват, защото няма решения на възникналите проблеми. В този случай лидерът трябва да гарантира, че участниците определят междинен резултат за себе си (какво стана ясно, какво са се договорили и т.н.), да определи подходящи индивидуални задачи и краен срок, когато въпросът ще бъде обсъден втори път. В същото време е необходимо да се изясни ходът на следващото обсъждане, като се вземе предвид работата, извършена в интервала между срещите.

Основните грешки, допуснати при определяне на продължителността на срещата:

• продължителността на срещата не е регламентирана
• не се спазва предвидената продължителност на срещата
• срещите са насрочени твърде дълго
• не се правят почивки
• няма ограничение във времето за доклади и изказвания
• невъзможност за изразяване на мислите си кратко и ясно

В заключение, нека дадем пример на Н. Паркинсон за причините за неправилното използване на времето на срещи, чийто произход се крие още в определянето на неговия състав. Комисията отдели 5 минути, за да обсъди проекта за изграждане на ядрен реактор на стойност 5 милиона долара. От 11-те членове на комисията 4 не знаеха какво е реактор, останалите 4 не знаеха къде се използва. Следователно не можа да възникне дискусия и внесеното предложение беше прието. Комисията продължи да обсъжда проект за съхранение на велосипеди на стойност 2350 долара. Предвид факта, че всеки знаеше за какво става дума и всеки имаше собствено мнение, дискусията продължи 45 минути. На трето място, беше обсъден въпросът за организиране на обяди, чиято цена е няколко долара. Дискусията по този въпрос се проточи още повече.

Определете мястото на срещата („Къде?“)

Мястото до голяма степен зависи от вида на срещата. Препоръчва се по правило оперативна среща да се проведе там, където се намира основното място на работа на нейните участници. За провеждане на производствени срещи и съвещания е подходяща голяма стая или монтажна зала. Най-високите изисквания се поставят към мястото на срещата на проблема, като най-често срещаните са две опции:

• проблемна среща се провежда 1-2 пъти месечно с продължителност 2-3 часа в края на работния ден в специално обзаведена стая
• проблемна среща се провежда веднъж на тримесечие или половин година като теренна среща с продължителност 2–2,5 дни, а мястото на нейното провеждане като правило е центърът за отдих на предприятието (в чужди страни, като правило, хотел)

Основните грешки, допуснати при определяне на мястото на срещата:

• твърде много срещи се провеждат в кабинета на шефа
• по време на срещата се провеждат телефонни разговори и дори се приемат посетители
• заседателната зала не е подходящо оборудвана

Задаване на часа на срещата („Кога?“)

Времето на срещата трябва да бъде традиционно. Отклонения от това се допускат само в изключителни случаи.

Най-доброто време за започване на оперативна среща е първият час след началото на работния ден, производствената среща и срещата се провеждат най-добре преди обедната почивка, а проблемната среща е преди края на работния ден.

Основните грешки, допуснати при задаване и използване на времето за среща:

• провеждане на оперативна среща непосредствено след началото на работния ден
• среща след края на работния ден
• неспазване на определения час за начало на заседанието

Бизнес срещите са един от ефективните начини за включване на служителите в процеса на вземане на решения, един от инструментите за управление на участието на служителите в делата на тяхното звено или организация като цяло.

Ефективността на срещата трябва да се възприема като етична норма на работа в екип, съществен акт на внимание и уважение към служителите от страна на организаторите на срещата, които от своя страна трябва:

ясно дефинирайте целевата ориентация и предмета на срещата;

изберете неговия оптимален график (освен това в този случай понятието „регулация“ може да се тълкува доста широко, включително предмета, времето, състава на участниците в срещата и отговорните за провеждането й);

да не се свежда срещата до решаването на конкретни въпроси, които могат да бъдат разрешени „в работен ред”. В същото време трябва да се помни, че бизнес срещата по правило е дело на колективен ум. Следователно той трябва да постави въпроси, които изискват съвместни интелектуални усилия на всички участници в разглеждането на даден проблем.

Среща с този подход трябва да бъде призната за подходяща, ако мнението на мнозинството заинтересовани и компетентни страни не се ограничава до един от предложените варианти за решаване на проблема.

Оперативната среща е посветена на изясняване на текущото състояние на нещата в организацията, кратък обмен на мнения по съществото на въпроси, които възникват в хода на производствения процес. В допълнение, тя може да бъде насочена към разработване на обща тактика за действията на различни части от организационната структура във връзка с текущи производствени задачи.

Проблемната среща е най-трудният вид. В процеса на такава среща се разработва колективно решение по сложни въпроси, засягащи промяната на функционалните задачи на структурните звена или адаптирането им към нови области на дейността на организацията. Проблемната среща обикновено е посветена на формиране на обща програма, която има елементи на стратегия и дълги периоди на изпълнение.

Доста често срещана е ситуацията, когато по-голямата част от участниците в срещата обсъждат някакъв „собствен” въпрос, а останалите точки от дневния ред са извън тяхната компетентност. Работното време на служителите на организацията се използва неефективно, ако са принудени да присъстват по време на разглеждането на всички въпроси на срещата. Освен това наличието на "излишни" хора неволно намалява ефективността на обсъждането на проблемите.

При хетерогенен дневен ред, когато се засягат въпроси от различни части от структурата на организациите, се препоръчва да се приеме принципът на променлив състав на участниците в срещата. същевременно нараства значението на установяването и стриктното спазване на нормативната уредба.

Доста често има ситуация, в която отделни служители са поканени на среща, но реалното им зависи от хода на обсъждането на конкретен въпрос. В същото време не се знае предварително доколко поканените „по някаква причина“ служители ще бъдат включени в процеса на срещата. Този подход демонстрира неуважение към служителя, пренебрежително отношение към неговата работа. Съставът на участниците в срещата се оптимизира чрез използване на принципа на „телефонно разстояние“ до служител, чието участие е продиктувано от хода на самата среща и необходимостта от получаване на допълнителна информация от този служител.

Времето на бизнес срещата трябва да бъде планирано предварително и по възможност да не нарушава общия ритъм на организацията. При разработването на правилата на срещата трябва да се запомнят организационните и психологическите норми на нейната продължителност. Установено е, че човек е в състояние да възприеме инструктивната информация нормално в рамките на 20-30 минути, като продължителността на една проблемна среща не трябва да надвишава час и половина. След определеното време повечето хора имат значително намаляване на умствената активност, способността да възприемат и анализират входящата информация.

Активното и ефективно протичане на срещата се улеснява от изпълнението на определени изисквания към оборудването на помещенията за провеждането му. Естествено, тя трябва да е просторна с добра вентилация. Освен това, когато се оборудва специална стая с мебели, човек трябва да се ръководи от принципа, че относителното положение на участниците по време на срещата не подчертава различията в техния сервизно-йерархичен статус. В този случай понятието "кръгла маса" има пряко и преносно значение като средство за осигуряване на лекота на взаимните контакти между хората и тяхното оптимално пространствено разположение.

Важно е ясно да изпълнявате ролята си на модератор на срещата. Неговата роля трябва да включва предотвратяване на отклонение от целта на срещата, обсъждане на неподготвени въпроси. Домакинът трябва да гарантира спазването на етичните стандарти на поведение на участниците, да влияе върху коректността и деловата ориентация на речта.