Изпратете вашата добра работа в базата от знания е лесно. Използвайте формуляра по-долу

Студенти, специализанти, млади учени, които използват базата от знания в своето обучение и работа, ще Ви бъдат много благодарни.

публикувано на http://www.allbest.ru/

публикувано на http://www.allbest.ru/

Въведение

В съвременното общество един от ключовите проблеми е комуникацията. В организациите този проблем се превръща в липса на разбиране, че комуникацията не е просто обмен на информация, а динамичен междуличностен процес на обмен на поведение. От всички организационни процеси комуникацията може би заема централно, основно място, тъй като те са в основата на живота на една организация. Вземането на решения често се определя като избор между две или повече алтернативи. В действителност обаче това е процесът на събиране и обработка на информация, разработване на алтернативи и избор на една от тях и най-важното е изпълнението на решението. Без последното този процес изобщо няма смисъл. Управленското взаимодействие се осъществява в организацията на различни нива, като на всяко от тях възникват конфликти. Днес конфликтите се разглеждат като източник на индивидуално и организационно развитие, тъй като в хода на разрешаването на конфликта се ражда нова ситуация. Парадоксът се крие във факта, че наличието на конфликт се използва за оценка на зрелостта на индивид, група и организация. Конфликтът е жизненоважното семе, от което израства успехът.

Целта на курсовата работа е да се определи мястото на информацията и комуникацията в управлението на организацията.

Задачите на работата са да се установи как точно информацията допринася за нормалното функциониране на компанията, каква роля играе в управлението, как един мениджър може да работи ефективно с помощта на комуникация.

Обект на курсовата работа е информацията, участваща в процеса на управление и комуникация.

1. Общи понятия за информация и обмен на информация

1.1 Концепцията за информация

Информацията се разбира като информация за околния свят, която има формата на символи, както достъпни, разбираеми за човек, така и изискващи анализ, разбиране, декодиране.

Информацията е отражение на заобикалящия свят в съзнанието на човек, фиксирано по някакъв начин и поради това притежаващо свойството на възпроизводимост, използвано като средство за комуникация между хората, познание и осъзнаване на света, натрупване и съхраняване на знания.

В управленските дейности информацията е съвкупност от информация за състоянието на контролната и управляваната подсистеми, както и околната среда. Въпреки това, в практиката на управление на организация, информацията се разбира по опростен начин, като:

· Съвкупност от информация за състоянието на контролните, управляваните системи и външната среда на тяхното функциониране;

· Нова информация за състоянието на тези контролни обекти;

· Информация, която намалява нивото на несигурност и риск по отношение на бъдещето и т.н.

В съвременните условия на управление и управление на организация информационната поддръжка се превърна във важна област, която се състои в събиране и обработка на информация, необходима за вземане на информирани управленски решения.

Организациите съхраняват и обработват огромни количества данни, които могат да бъдат превърнати в полезна информация. Ефективността на използването му зависи от способността на организацията да събира първични данни, които предоставят на мениджърите необходимата им информация. Фигура 1 показва процеса на преобразуване на първичните данни в управленска информация чрез информационна система (ИС).

Фигура 1 - Преобразуване на данни в информация чрез IS

1.2 Свойства на информацията

Качеството на информацията се определя според четири основни критерия:

1) Надеждност (точност).Ако графикът на влака се промени дори с 10%, повечето пътници ще възприемат старото разписание като изключително ненадеждно. Ако служителите открият грешки в информацията, съдържаща се в документа, те ще бъдат недоверчиви към всички данни, получени с негова помощ.

2) Своевременност.Само информацията, получена навреме, има стойност. Мениджърът, отговорен за изпълнението на бюджета, се нуждае от актуална информация за нивото на разходите, което му позволява да реагира адекватно на нежелани промени.

3) Необходим обем.Много мениджъри страдат от претоварване с информация, защото не могат да преглеждат и използват големи количества от нея. Може би това означава, че е жалко да изберете формат за преобразуване на данни в информация за управление.

4) Значение.Много зависи от задачите и отговорностите на конкретен служител. Мениджърът, отговорен за производството, се нуждае от информация за производствените обеми, показатели за престой на оборудването; висш мениджър се нуждае от по-обобщени данни.

За да оценим критерия за значимост, се обръщаме към таблица 1, която показва разликите в информационните нужди на висшите мениджъри и ръководителите на отдели, отговорни за текущата работа на организацията (Gorry and Skott-Morton, 1971):

Таблица 1 - Разлики в информационните нужди на висшите мениджъри и ръководителите на отдели

1.3 Обмен на информация

В дейността на големите фирми трансферът на информация е незаменим първостепенен фактор за нормалното функциониране на фирмата. В същото време осигуряването на ефикасност и надеждност на информацията е от особено значение. За много фирми вътрешнофирмена информационна система решава проблемите на организиране на технологичен процес и има производствен характер.

Чрез информация се осъществяват циклично повтарящи се етапи от процеса на управление - получаване, обработка на информация за състоянието

управляван обект и прехвърляне на команди за управление към него. Следователно с помощта на информацията се осъществява връзка между субекта и обекта и между управляващите и управляваните части на цялостната система за управление.

В хода на съвместни дейности хората обменят различни идеи, идеи, възгледи, предложения, знания, нагласи. Всичко това може да се разглежда като информация, а самият комуникационен процес може да се представи като процес на обмен на информация. Именно защото обменът на информация е вграден във всички основни видове управленски дейности, ние наричаме комуникациите свързващ процес. И един от най-важните инструменти за управление в ръцете на мениджъра е информацията, с която той разполага. Използвайки и предавайки тази информация, както и получавайки обратна връзка, той организира, насочва и мотивира подчинените. Следователно много зависи от способността му да предава информация по такъв начин, че да се постигне най-адекватното възприемане на тази информация от тези, за които е предназначена.

Комуникацията е обмен на информация, въз основа на който мениджърът получава информацията, необходима за вземане на ефективни решения, и довежда взетите решения до служителите на организацията. Ако комуникациите са лоши, решенията може да са грешни, хората могат да разберат погрешно какво иска ръководството да направят или, накрая, междуличностните отношения могат да пострадат. Ефективността на комуникациите често определя качеството на решенията и начина, по който те действително се изпълняват.

Почти невъзможно е да се надцени значението на комуникациите в управлението. Почти всичко, което лидерите правят, за да помогнат на организацията да постигне целите си, изисква ефективна комуникация. Ако хората не могат да споделят информация, те няма да могат да работят заедно, да си поставят цели и да ги постигат. Комуникацията обаче е сложен процес, състоящ се от взаимозависими стъпки. Всяка една от тези стъпки е много необходима, за да направим мислите си разбираеми за друг човек. Всяка стъпка е точка, в която ако сме невнимателни и не мислим какво правим, смисълът може да се загуби.

Според изследвания, мениджърите прекарват 50 до 90% от времето си за комуникация. Това изглежда невероятно, но става ясно, като се има предвид, че мениджърът прави това, за да изпълнява своите роли в междуличностните отношения, обмена на информация и процесите на вземане на решения, да не говорим за управленските функции на планиране, организиране, мотивиране и контрол.

Именно защото обменът на информация е вграден във всички основни видове управленски дейности, ние наричаме комуникациите свързващ процес. Тъй като мениджърът изпълнява три от своите роли и изпълнява четири основни функции, за да формулира и постигне целите на организацията, качеството на комуникацията може пряко да повлияе на степента на изпълнение на целите.

Това означава, че ефективната комуникация е от съществено значение за успеха на индивидите и организациите. Лошата комуникация е една от основните области на безпокойство. Като мислим дълбоко за комуникацията на индивидуално и организационно ниво, трябва да се научим да намаляваме честотата на неефективна комуникация и да станем по-добри, по-ефективни мениджъри. Ефективните лидери са тези, които са ефективни в комуникациите. Те представляват същността на комуникационния процес, имат добре развити устни и писмени комуникационни умения и разбират как средата влияе върху обмена на информация.

Комуникацията се осъществява чрез предаване на идеи, факти, мнения, усещания или възприятия, чувства и нагласи от едно лице на друго, вербално или под някаква друга форма, за да се получи желаната реакция в отговор.

При разглеждане на комуникационния процес е необходимо да се има предвид, че в условията на човешката комуникация е важно не само как се предава информацията, но и как тя се формира, усъвършенства и развива. Комуникацията и информацията са различни, но свързани неща. Комуникацията включва както това, което се съобщава, така и начина, по който това "какво" се съобщава.

За да се осъществи комуникация, са необходими поне двама души. Следователно всеки от участниците трябва да притежава всички или някои от способностите: да вижда, чува, докосва, обонява и вкусва.

Ефективната комуникация изисква определени умения и способности от всяка от страните. Комуникацията трябва да се разглежда не само като изпращане и получаване на информация, тъй като става дума за взаимоотношения на две личности, всеки от които е активен субект - тяхното взаимно информиране включва създаване на съвместни дейности. Следователно в комуникативния процес се осъществява не само движението на информация, но и активен неин обмен.

В специфично човешкия обмен на информация важността на информацията играе специална роля за всеки участник в комуникацията, тъй като хората не просто обменят думи, а се стремят да развият общо значение. А това е възможно при условие, че информацията не само се приема, но и се разбира и разбира.

2. Семиотика и нейните раздели

управление на управлението на комуникацията

Семиотиката е наука, която изучава начините за предаване на информация, свойствата на знаците и знаковите системи в човешкото общество (предимно естествени и изкуствени езици, както и някои културни феномени, системи от митове, ритуали), природата (общуването в животинския свят ) или в самия човек (визуално и слухово възприятие и др.). С други думи, семиотиката е теорията на знаците и знаковите системи.

Има три клона на семиотиката:

§ синтаксис (или синтаксис, от гръцки. синтаксис- конструкция, ред) - изучава моделите на изграждане на знакови системи, независимо от тяхната интерпретация, тоест връзката на знаците един с друг;

§ семантика (от гръцки. semanticos- това, което означава) - изучава връзката между знака и неговото значение;

§ прагматика (от гръцки. прагматос- действие) - изучава връзката на знаците с техните податели, получатели и контекста на знаковата дейност.

В съвременната наука има няколко области на семиотичните изследвания.

Първа посока - биологична семиотика, или биосемиотика.

Това направление се занимава с изучаване на сигнални (комуникационни) системи на животни, включително низши животни и насекоми, тоест изучава системи, базирани на естествени признаци или знаци, които по някакъв начин са важни за съществуването на самия организъм, т.е. биологично значим (биологично значим).

Второто направление е етносемиотиката, която изучава „имплицитното ниво” на човешката култура. Дори когато нещо съвсем осезаемо, например фолклорна сватбена песен или чар, действа като отделен обект на наблюдение за етносемиотиката, гледната точка на семиотиката по този въпрос се различава от гледната точка; науките за фолклора: семиотиката го изучава като част от такива знакови системи на дадено общество, чието значение и роля не се признават от самите членове на обществото.

Етносемиотиката е млада и бързо развиваща се наука, тя все още няма общопризнати обобщаващи теории. В чужбина, особено в САЩ, се извършват голям брой индивидуални специфични изследвания в рамките на етнографията (наричана там „културна и социална антропология“).

Нека първо се спрем на частни изследвания, проведени в културната и социална антропология, като вземем за типичен пример изследването на човешките пози, които могат да бъдат част от знаковите системи. В рамките на културната и социална антропология изследването на позите може да се извършва от различни ъгли.

От една страна, позите могат да се изучават от гледна точка на физиологията на човешкото тяло (по същия начин могат да се изучават плач, смях, физиологични функции и т.н.), това е т.нар. етологична гледна точка. . Описанието на позите е важно за инженерната психология, която се състои в изучаване на човек в контакт с машина: човешки реакции и поведение, поставяне на човек пред машина или машина, дизайн на дръжки, табла за управление и др.; познаването на типичните пози за дадена националност е важно при планиране на апартаменти, мебели и др.; за психиатрията: психиатричното наблюдение на позите от своя страна може да хвърли светлина върху физическото поведение на здрав човек.

От друга страна, позите могат да се изследват като позиции на човешкото тяло, типични за дадена култура. Това е етнологическа гледна точка. Общият брой различни стабилни позиции, които човешкото тяло може да заеме, е около 1000. Но от тях, поради културната традиция на всяко племе и народ, някои са забранени (табуирани), а други са фиксирани. Следователно изучаването на позите задължително трябва да бъде сравнително, „междукултурно“. За да се определи дали дадена поза, като седнала поза по време на хранене, е значима, т.е. има етнологическо значение, е необходимо да се сравнят позите на седене по време на хранене в различни култури, например индианците от Северна Америка и Нова Зеландия аборигени. Ако позите се окажат стабилно различни, значи те са културен факт.

След това може да се състави каталог на етнологичните пози (Фигура 2). След идентифициране на най-малките, елементарни единици от пространственото поведение на човека - пози и съставяне на каталози - започва тяхното задълбочено културно-етнографско изследване, което може да се осъществи по следния начин:

а) връзката на позите с други знакови и незнакови системи на културата: облекло, разположение на жилищата и др.;

б) културно-историческа традиция - устойчивостта на определени пози през дълги периоди на съществуване на народите.

Такива пози се предават по традиция и се запазват за дълги периоди от време. Предполага се, че те могат да служат като форми на език и предмети на материалната култура за установяване на най-древните движения и контакти на племена. Така позата в третия ред отгоре, четвъртата колона отляво, характерна за населението на самоанските острови в Тихия океан, очевидно показва непреки контакти с Индия, където е свързана с религиозни обичаи.

Фигура 2 - Част от каталога на пози, значими от етнологическа гледна точка (според Г. Хюз)

Трета посока - лингвосемиотика- фокусира се върху изучаването на естествения език с неговия стил.

Естественият говорим език на хората е най-пълната и съвършена от всички комуникационни системи, които съществуват в света, познат на човека. Други, изкуствени, създадени от човека системи и езици (например писане, сигнализиране със знамена, морзова азбука, брайлово писмо за слепи, изкуствени езици като есперанто или волапук, информационно-логически езици и др.) олицетворяват само някои от тях. от свойствата на естествения език. Тези системи могат значително да подобрят езика и да го надминат в едно или повече отношения, но в същото време да му отстъпват в други, точно както телефонът, телевизията, радиото (като цяло всеки инструмент, всеки инструмент) подобряват определени свойства на индивида. човешки органи.

Лингвосемиотиката изследва други свързани знакови системи, които:

§ функционират успоредно с езика (например жестове и мимики, които придружават речта);

§ компенсира езика (например изразителна, стилистична интонация; типографски шрифтове);

§ модифицира функциите му и неговия знаков характер (например художествената реч).

През последните години, поради бързото развитие на моделирането на естествен език и появата на различни видове изкуствени езици (информационни, информационно-логически, като програмиране и др.), предметът на лингвосемиотиката също се разшири.

Четвъртата посока абстрактна семиотика- изучава само най-общите свойства и взаимоотношения, които характеризират знаковите системи, независимо от тяхното материално въплъщение (Р. Карнап в чужбина; В. Б. Бирюков, Д. П. Горски, А. А. Зиновиев, В. В. Мартинов и др., СССР). В рамките на това направление се създава най-абстрактната, логико-математическа теория на знаковите системи.

Предмет на общата семиотика е сравнението, съпоставянето и обобщаването на резултатите от конкретната семиотика; разглеждане на това как се проявяват абстрактните езикови отношения в различни знакови системи; формулирането на общите семиотични закони, възникващи в този процес; разрешаване на епистемологични проблеми и др.

3. Информация за измерване. Ентропия

3.1 Ролята на информацията в управлението

Същността и ролята на информацията в управлението най-добре се вижда от връзката между понятието информация и понятието ентропия. Едно време Н. Винер изрази двойствеността ентропия - информациякакто следва: „Точно както количеството информация в една система е мярка за организацията на системата, по същия начин ентропията е мярка за дезорганизацията на системата; едното е равно на другото, взето с противоположен знак. Управлението в системата зависи от наличната информация. От цялото разнообразие от дефиниции за информация, най-фундаменталната е тази, която се постулира от теорията на информацията и е свързана с количеството информация:

Информацията е премахване на несигурността. В този случай несигурността се намалява с количеството информация, получена в процеса на избор или вземане на решение от наличния брой алтернативи;

В управлението обаче информацията е и средство за комуникация (информацията се предава под формата на съобщение, което съдържа информация при промяната на променливите).

Информацията противодейства на тенденцията на системата да се дезорганизира и увеличава ентропията, а количеството информация в системата е мярка за организацията на системата (Фигура 3.1.).

Необходимо е да се прави разлика между понятия като данни и информация. Данни - първична информация (сигнали) за промените в променливите (степента на агрегиране е ниска);

Междинна информация, получена в резултат на натрупване и агрегиране на първични данни, информиращи за динамиката на промените;

Крайната информация (висока степен на натрупване и агрегиране), използвана директно в процеса на вземане на решения.

3.2 Количествени мерки за информация

Структурните мерки се използват за измерване само на отделна информация. В основата на използваните структурни мерки са информационни елементи (кванти), които се разбират като неделими части от информация.

Структурните мерки се подразделят на геометрични, комбинаторни и адитивни мерки за информация.

геометрична мяркаопределя количеството информация като стойността на дължината, площта или обема на геометричния модел на съобщението, свързана с броя на съдържащите се в него кванти. Геометричният метод определя потенциала, т.е. максималното възможно количество информация в дадените структурни размери. Това количество се нарича информационен капацитет.

Количеството информация при използване комбинаторна мяркасе изчислява като брой комбинации, които могат да бъдат направени от информационни елементи. Тази мярка измерва потенциалното структурно разнообразие на информационните комплекси. Препоръчително е да се използва комбинаторна мярка, когато е необходимо да се оценят възможностите за предаване на различна информация с помощта на буквено-цифрови елементи.

Преди да говорим за адитивната мярка на информацията, ние въвеждаме понятията за дълбочина h и дължина l на една дума.

Дълбочина hдумите назовават броя на различните елементи (знаци), съдържащи се в приетата азбука.

Дължина lдумите са броят знаци, необходим и достатъчен за представяне на даден набор от думи чрез елементи от дадена азбука.

Дълбочината на думата съответства на основата, а дължината на думата съответства на битовата дълбочина на числовата система или кодирането.

Общият брой думи, които могат да бъдат представени с кодове с дължина l и дълбочина h, е даден от

Това означава, че информационният капацитет q при този метод на оценка зависи експоненциално от дължината на думата l. Следователно прилагането на тази мярка на практика представлява голямо неудобство.

За да осигури възможността за добавяне на количество информация при добавяне на думи и пропорционалност на количеството информация към дължината на думата, Хартли въведе адитивна логаритмична мярка за информация

I = log 2h л = лдневник 2ч.

Единицата информация при прилагане на адитивна мярка е бит, тоест количеството информация, съдържаща се в дума с дълбочина h = 2 и дължина л= 1. Ако информацията идва от различни източници, тогава когато оценяваме количеството информация чрез адитивна мярка, имаме

където I(A1, A2, ..., An) е общото количество информация от източници A1, A2, ..., An;

I(Ai), i = 1(1)n - количеството информация от източника Ai, измерено чрез адитивна мярка.

Определянето на количеството информация с помощта на статистически мерки изисква вероятностен подход. При този подход информацията се разглежда като съобщение за резултата от случайни събития, изпълнението на случайни променливи и функции, като количеството информация се поставя в зависимост от априорните вероятности на тези събития, количества, функции. Статистическите и структурни мерки на информацията не позволяват оценка на съдържанието на информацията, тъй като не отчитат значението на съобщението и неговата стойност за адресата. Семантичните мерки позволяват да се избегне този недостатък.

3.3 Количеството информация като мярка за организацията на системата

Количеството информация се използва за изразяване на степента на организация на системата въз основа на измерването на степента на несигурност (формула 3.1.):

K= -log2 p i , (3.1.),

където p i е вероятността за избор на i-та алтернатива;

Тази формула е илюстрирана на фигура 3.2 по-долу. Концепцията за количеството информация се тълкува по-долу във връзка с намаляването на несигурността при избор от 8 алтернативи. В същото време несигурността намалява с 3 бита или с количеството информация, получена в резултат на избор от 8 алтернативи.

K= -log2 pi = -log 2 18 = 3 бита.

където K е количеството информация;

p i - вероятност за избор на i-та алтернатива;

Фигура 4 - Три цикъла на избор и намаляване на несигурността с три бита при избор от осем опции.

4.Комуникационни мрежи на организацията

Организацията се управлява чрез хора. Един от най-важните инструменти за управление на мениджъра е да ги насочва сигналиили съобщенияна своите подчинени за тяхното поведение, необходимо за постигане на организационните цели. Използвайки това и получавайки обратна връзка от подчинените, мениджърът организира, мотивира и ръководи подчинените. Много зависи от способността на мениджъра ефективно да предава и получава такива сигнали и съобщения, така че да се възприемат най-адекватно от тези, за които са предназначени. Много мениджъри разбират важността на този проблем и му обръщат голямо внимание.

В процеса на комуникация сигнали или съобщения за поведение се предават от един субект на друг и обратно. Индивиди, групи и организации като цяло могат да действат като субекти.

В първия случай комуникацията е междуличностнихарактер. Осъществява се чрез предаване на идеи, факти, мнения, намеци, усещания или възприятия, чувства и нагласи от едно лице на друго в глаголен(устно или писмено) и в невербален(пози, жестове, тон на гласа, време за предаване и т.н.), за да получите желания отговор.

Във втория и третия случай е така организационенкомуникации, т.е. за това как, от кого и кога се изпращат сигнали в контекста на групи и организации (срещи, презентации, инструкции и процедури, бизнес документи, заповеди и инструкции, планове и др.) и как се организира обратната връзка (наблюдения, доклади, оценки и и др.). Комуникационните връзки, които съществуват в организацията, отразяват нейната действителна структура и задачата на висшето ръководство в този случай е да приведе и двете в съответствие.

Несъответствието между одобрената структура и комуникационния процес, съществуващ в организацията, значително намалява ефективността на нейната дейност.

Трябва да се отбележи, че комуникацията информация --това са различни (две понятия, които много често се бъркат), но свързани понятия. Информацията е естествена и смислена част от изпратен или получен сигнал или съобщение, което позволява да им се придаде определено значение. Най-просто казано, информацията е вътрешна интерпретация на външни събития. Например, викът на страх е интерпретация на информация, която дори може да бъде измерена в децибели.

Комуникацията също включва Каквосе предава и кактова "какво" се предава. За да се осъществи общуването в междуличностен вариант е необходимо поне присъствието на двама души.

Комуникацията налага изисквания към всеки от участниците в управленското взаимодействие. И така, всеки от участниците трябва да притежава всички или някои от способностите: да вижда, чува, докосва, обонява, вкусва и т.н. Ефективната комуникация изисква всяка от страните да притежава определени умения и способности, както и известна степен на взаимно разбиране.

Терминът "комуникация" идва от латинското "communis", което означава "общо": подателят на сигнали или съобщения се опитва да установи "общност" с получателя.

Оттук нататък комуникацията може да се определи като предаване не просто на информация, а на смисъл или смисъл чрез символи. Ефективната междуличностна комуникация е много важна за успеха в управлението по редица причини. Първо, решаването на много управленски задачи се основава на прякото взаимодействие на хората (шеф с подчинени, подчинени един с друг) в рамките на различни събития.

Второ, междуличностната комуникация е може би най-добрият начин за обсъждане и разрешаване на проблеми, характеризиращи се с несигурност и неяснота.

Комуникационната мрежа е връзка на индивиди, участващи в комуникационния процес по определен начин с помощта на информационни потоци (Фигура 5). В този случай се разглеждат не индивидите като такива, а комуникационните отношения между индивидите. Комуникационната мрежа включва потока от съобщения или сигнали между две или повече лица. Комуникационната мрежа се фокусира върху моделите на организацията на тези потоци, а не върху това дали е предадено значението или значението на съобщението. Комуникационната мрежа обаче може да доведе до стесняване или разширяване на разликата между изпратената и получената стойност.

Мрежата, създадена от мениджъра, се състои от вертикални, хоризонтални и диагонални връзки. Вертикални връзкисе изграждат по линията на лидерство от шефа до подчинените. Хоризонтална връзкисе извършват между равни нива на лица или части от организацията: между заместници, между ръководители на отдели, между подчинени. Диагонални връзкиТова са връзки с други началници и с други подчинени. Мрежата от тези връзки създава реалната структура на организацията. Задачата на официалната организационна структура е да даде на комуникационните потоци правилната посока. Размерът на отделите в една организация ограничава възможностите за развитие на комуникационна мрежа. Ако размерът на групата нараства експоненциално, тогава броят на възможните комуникационни връзки се увеличава експоненциално. Следователно комуникационната мрежа в група от 12 е по-разнообразна и сложна, отколкото в група от трима.

В зависимост от това как са изградени комуникационните мрежи, дейностите на групата могат да бъдат повече или по-малко ефективни.

ВЪНШНА КОМУНИКАЦИОННА МРЕЖА

Фигура 5 - Междуличностна комуникационна мрежа на ръководител на екип в организация

Съществуват добре установени модели на комуникационни мрежи за групи от еднакъв или различен размер (Фигура 6). В кръговите мрежи членовете на групата могат да комуникират само с тези, които се намират до тях. В мрежите с колела има официална, централизирана йерархия на властта, в която подчинените комуникират помежду си чрез своя шеф. Обективната основа на такава ситуация е, че човекът в центъра на "колелото" има повече комуникационни връзки от останалите членове на групата. Той получава повече съобщения, по-често е разпознаван от другите членове на групата като лидер, има по-голямо социално влияние върху другите членове на групата, обикновено носи по-голяма отговорност за предаването на информация, повече от другите се очаква да реши проблема.

Подобна картина се наблюдава в мрежи от тип "Y". Такива мрежи се наричат ​​централизирани и могат да бъдат ефективни, ако се решават прости проблеми. Друг вид йерархия на властта е представена от "верижни" мрежи, в които се появяват хоризонтални връзки - елемент на децентрализация. „Омниканалните“ мрежи представляват напълно децентрализирани групи. Това обикновено се изисква, когато е необходимо всички да бъдат включени в решаването на сложни проблеми. Този подход се нарича още отворена комуникация.

Познаването на видовете комуникационни мрежи е особено важно за разбирането на отношенията на власт и контрол в една организация. Известно е, че скриването или централизирането на информация поддържа отношенията на властта. Естеството на взаимозависимостта на работните места и хората в група или организация ще определи вида на по-ефективната комуникационна мрежа. Простата взаимозависимост позволява използването на централизирани мрежи. Сложната взаимозависимост изисква "екипен" подход за изграждане на комуникационни мрежи. Въпреки това, сложна мрежа може да не реши прост проблем.

Фигура 6 - Образци на комуникационни мрежи в групи

5. Технология на управление като информационен процес

Технологията е всяко средство за трансформиране на суровините за получаване на желаните резултати. Тъй като информацията е предмет и съответно изходен материал на управленската работа, управленската технология например може да се определи като набор от методи за обработка на управленска информация с цел разработване, приемане и изпълнение на управленски решения.

Технологията на управление отразява съдържанието на управлението, характеризира се с процесите на движение и обработка на информацията и се определя от състава и процедурата за извършване на управленска работа, по време на която тази информация се трансформира и въздейства върху управлявания обект. Това предполага основната цел на управленската технология - създаването на рационална схема за взаимодействие на структурните звена и отделните изпълнители в процеса на управление.

Технологията на управление се определя като система от операции и процедури, извършвани от ръководители, специалисти и технически изпълнители в определена последователност, използвайки необходимите за това методи и технически средства.

Целта на управленската технология е да оптимизира процеса на управление, да го рационализира, като елиминира такива дейности и операции, които не са необходими за постигане на резултата.

Основната функция на управленските технологии е да осигури научната и функционална връзка на управленските процеси със специфични управленски технологии, които допринасят за изпълнението на управленските функции. В тази връзка е важно да се формира мисленето на нов тип мениджъри, насочвайки ги към проактивни аналитични и иновативни дейности.

Развитието на технологията за управление включва определяне на броя, последователността и естеството на операциите, които съставляват процеса на управление, разработване или избор на подходящи методи, техники и технически средства за всяка операция, идентифициране на оптималните условия за процеса на прехвърляне на системния обект от първоначалното състояние до желаното.

Прецизното функциониране на управителния орган изисква разделяне на управленския процес на операции, а ефективната организация на управление изисква правилното комбиниране на операциите. Всяка операция трябва да бъде свързана с предишните операции от този цикъл на процеса на управление. Изпълнението на една операция трябва да бъде свързано с изпълнението на други операции. Концепцията за " технология за управление» е тясно свързана с процеса на алгоритмизиране на операциите в рамките на определени функции на системата за управление.

Ролята на алгоритъма (процедурата) на процеса на управление е предписание, което определя съдържанието и последователността на действията във всеки информационен или организационен процес. Неговият алгоритъм са правилата за последователно изпълнение на определени, взаимосвързани операции, на които този процес може да бъде разложен и които трябва да бъдат приложени за постигане на желаната цел. Процедурата може да се определи като система от последователно изпълнявани инструкции за изпълнение на операциите в определен ред, водещи до решаване на управленски проблеми.

Схематично технологията за управление може да бъде представена като информационно и организационно взаимодействие на три основни цикъла или процеси, в рамките на които се извършват различни операции и процедури.

1. Информационен процес: търсене, събиране, пренос, обработка и съхранение на различни видове информация. Тук работят предимно творчески изпълнители и специалисти.

2. Логическо мислене, или процесът на разработване и вземане на управленски решения: изследване, обработка, изчисления, прогнози, вземане на решения. В него работят предимно специалисти и ръководители на организацията.

3. Организационен процес или организационно въздействие върху обекта на управление за изпълнение на управленските решения: подбор и разполагане на персонал, довеждане на задачи до изпълнителите, оперативно планиране, организация на труда, координация, контрол върху изпълнението и др.

Съществените моменти в управленските технологии са изследване и описание на рационални начини за осъществяване на управленските процеси с помощта на подходящи операции и процедури. Въпреки това е много трудно да се опишат алгоритмите за функциониране на системите за управление и да се определи целият набор от методи за извършване и подреждане на информационни трансформации и организационни взаимодействия, които съставляват процеса на управление, и не е възможно да се формулира еднозначно.

В момента има няколко подхода за формиране на технологията за управление. Тъй като технологията на управление се определя от състава на управленската работа, тогава, съответно, нейното изграждане може да се извърши в зависимост от това кой подход към разбирането на управлението се взема за основа или какъв стил на управление характеризира дейността на ръководителите на компанията.

Най-разработен и най-прост е традиционният, класически функционален подход, който се основава на разбирането за управлението като процес за изпълнение на определени функции. Тук технологията на управление може да се определи като регулиране на рационални процедури и начини за работа с информация в процеса на изпълнение на управленските функции. Същността на функционалния подход се състои във факта, че на всяко йерархично ниво на системите за управление се разпределят относително отделни области на управленска работа или функции, за всяка от които се изгражда специфичен набор от процедури. В бъдеще се разпределят подфункции и съответните блокове от процедури, детайлизирани до нивото на операцията; определят се видове документи, необходими технически средства и др.

Този подход към технологизирането на управленските процеси е приложим за предприятия, работещи стабилно в малко променяща се среда. Така че една организация може да има технология за планиране, технология за контрол или (като се вземат предвид специални функции на управление) технология за управление на разработването на нов продукт, технология за маркетингови изследвания и т.н.

Най-подходящият в променящата се среда е ситуационен подход, чиято същност е да се обоснове алгоритъма за избор на процедура въз основа на признаците на конкретна ситуация или проблем. При ситуационен подход технологията за управление се дефинира като последователност от действия за избор на подходящи процедури и извършване на включените в тях информационни трансформации и организационни въздействия. Технологичната схема за управление включва:

диагностициране на проблема и определяне на начини за неговото разрешаване;

Идентифициране на факторите, влияещи на решението;

разработване и оценка на алтернативи;

· разработване на тактика за изпълнение на планираните пътища на развитие.

И накрая, подходът към управлението от гледна точка на вземането на решения ни позволява да разглеждаме управленската технология като определена последователност от действия, използвани при определянето на целите на предприятието и разработването на механизми за постигането им. В това има два етапа:

1. разработване на цели и стратегии за развитие на предприятието;

2. формиране на технология за приемане и изпълнение на управленски решения.

Ефективността на технологията за управление е крайният резултат, който се изразява не само в спестяване на време и разходи, но и в осигуряване на стабилност и оцеляване на организацията в променяща се външна среда.

Критериите за ефективност на технологията за управление включват:

Простота (технологията за управление не трябва да бъде прекалено сложна, да съдържа междинни стъпки или операции);

гъвкавост (адаптация към променящите се условия);

Надеждност (наличие на някаква граница на безопасност, резервен механизъм);

Рентабилност (технологията може да бъде ефективна, но не и икономична);

Лесно използване (добре проектирана технология ще бъде безполезна, ако е неудобна за хората, които трябва да работят).

Специално място в технологиите за управление днес заема технологията за управление.

Технологията за управление е набор от материални ресурси (офис оборудване, комуникационно оборудване, компютърно оборудване и др.), които позволяват да се намали сложността на управленската работа, времето за тяхното изпълнение, както и да се подобри качеството на взетите решения.

Умствените възможности на индивида имат ограничение, използването на оперативна и дългосрочна памет на компютрите позволява да се разширят интелектуалните възможности на специалистите за решаване на управленски проблеми. Разработването на средства за автоматизация допринася за задълбочаването на информационния характер на управленската работа и днес компютъризираните системни технологии се превръщат в неразделна част от технологиите за управление.

Има пречки по пътя на комуникацията, които могат да бъдат разделени на две групи: такива, които съществуват на индивидуално ниво, и такива, които „растват“ на организационно ниво.

Източниците на комуникационни бариери са както индивидите, така и организациите като цяло (Таблица 2).

Индивидуалните бариери, първо, могат да бъдат свързани с различия в емоциите и видовете възприятия. Например, ако човек е склонен да разделя хората на групи (класи), мнението му ще бъде трудно да се промени. Ако човек твърдо определи позицията си още преди да започне дискусията, шансовете за постигане на успех в комуникацията рязко намаляват. Освен това хората с различен произход или нива на знания са склонни да тълкуват една и съща информация по различен начин.

Второ, проблемът може да се крие в неправилния избор на канал или средство за комуникация. Например, когато едно съобщение има емоционална конотация, препоръчително е да го предадете лично, на среща, а не в писмо. Писмените съобщения са по-добри за рутинна комуникация, но не осигуряват достатъчно бърза обратна връзка. Освен това е неподходящо да се използват писмени съобщения за предаване на множество информационни сигнали.

На трето място, трудностите в общуването често са свързани със семантични различия.

Семантикае значението на думите и контекста, в който се използват. Думата „ефективност“ за ръководител на фабрика може да означава постигане на високи производствени обеми, а за специалист по човешки ресурси – удовлетвореност на служителите. Много напълно често срещани английски думи имат средно 28 различни значения. Следователно успешната комуникация включва внимателен подбор на думи, които са предназначени да отразяват точно вашите мисли.

Четвърто, получателят може да разбере погрешно подателя, ако каже едно, но невербалните съобщения показват нещо съвсем различно. Ако изражението на лицето на човек не съвпада с думите му, ще има „шум“ и несигурност в комуникациите. Интонации, жестове, действия - всичко това не трябва да противоречи на казаното на глас.

Таблица 2 – Комуникационни бариери и начини за преодоляването им

Организационните бариери са свързани с фактори, присъщи на организацията като цяло. На първо място, това е проблем с различен статус и ниво на власт. Например, ако бяхте служител на първа линия, бихте ли съобщили за проблем на мениджър, ако жалбата ви създаде отрицателно впечатление на мениджъра от вашата работа? От друга страна, мениджърите, надарени с власт, често възприемат обикновените служители като неспособни на несериозни мисли и действия на индивиди.

Различията в целите и нуждите на отделите оказват значително влияние върху комуникациите. Всеки от тях има свои собствени проблеми. За производствения отдел основното е показателите за ефективност, служителите му са доста далеч от интересите на служителите на маркетинговата служба.

Третият проблем е, че комуникационните потоци може да не отговарят на задачата на екипа или на цялата организация. Ако се използва централизирана комуникационна структура при изпълнение на нестандартни задачи, обменът на информация между служителите ще бъде очевидно недостатъчен. Организация, отдел или екип са възможно най-ефективни само когато обемът на комуникация между служителите отговаря на задачата.

Липсата на формални канали в организацията оказва негативно влияние върху ефективността на комуникациите. Компанията винаги трябва да има възходящи, низходящи и хоризонтални комуникации, адекватни на текущата ситуация в различни форми: анкети на служителите, политика на отворени врати, информационни писма, бележки, специални екипи, дори създаване на специални „свързващи“ позиции. Липсата на формални канали означава, че няма комуникация в организацията като такава.

За да преодолее комуникационните бариери, ръководството трябва да създаде организационна структура, която ще насърчава положителната, ефективна комуникация, която изисква както индивидуални умения, така и организационни действия.

Най-важното индивидуално умение е умението да слушате. Да слушате активно означава да задавате въпроси, да проявявате интерес и от време на време да перифразирате казаното от другия, за да сте сигурни, че го разбирате правилно. Активното слушане означава предоставяне на обратна връзка на подателя на съобщението.

Второ, необходимо е да изберете подходящи канали за предаване на собствени съобщения. Сложното съобщение изисква използването на просторен комуникационен канал (телефон, личен разговор), рутинните съобщения и данни могат да се предават под формата на бележки, писма или електронна поща.

На трето място, както подателят, така и получателят трябва да се опитат да разберат гледната точка на другата страна. Когато получават информация, мениджърите трябва да проявяват специално внимание, което ще им позволи да разпознаят дали събеседникът има някакви предразсъдъци, да изяснят какво е било неразбрано и да коригират собственото си послание. Когато преценяваме правилно възгледите на събеседниците, ние по-точно тълкуваме семантичното значение на предаваните думи, усещания и като цяло ги третираме по-обективно.

И накрая, управление, базирано на излизане пред хората. Мениджърът трябва периодично да напуска офиса си и самостоятелно да проверява състоянието на комуникационните канали в компанията. Когато мениджърът вижда всичко със собствените си очи, среща се с хора, той получава много по-пълна представа за организацията, получава възможност директно да предаде важни идеи и ценности на служителите.

Атмосферата на доверие и откритост в организацията насърчава служителите да общуват честно помежду си, когато служителите безстрашно предават както добри, така и лоши новини на върха. За да се създаде такава атмосфера, са необходими условия за развитие на междуличностните качества на служителите.

Второ, мениджърите трябва да развиват и използват официални канали за комуникация във всички посоки. В Scandinavian Design се използват два различни бюлетина за връзка със служителите. В завода Packard Electric, собственост на General Motors, служителите имат достъп до цялата информация за компанията: финансова информация, бъдещи планове, оценки на качеството, показатели за ефективност. Bank of America има програми за насърчаване на служителите да допринасят с идеи и да предоставят обратна връзка. Могат да се използват и други методи: директна поща, табла за обяви, анкети.

Трето, мениджърите трябва да насърчават едновременното използване на множество канали за комуникация, официални и неформални. Тези множество канали включват писмени указания, дискусии лице в лице, „излизане“ и „лоза“. Например в същия завод на GM всеки месец се издава вестник, мениджърите имат редовни срещи с работни екипи, а електронен дисплей в кафенето се използва за излъчване на новини. Изпращането на съобщения по множество канали едновременно увеличава шансовете те да бъдат получени и разбрани правилно.

Четвърто, структурата на организацията трябва да отговаря на нуждите от комуникации. Например, Casino/Holiday Inn (Лас Вегас) има специален комуникационен екип (като част от организационната структура). Състои се от представители от всеки отдел. Екипът се занимава с най-неотложните проблеми на компанията, предназначен да помогне на мениджърите да оценят проблемите не само в интерес на техните отдели. За решаване на проблеми екипът включва всички, които могат да помогнат. Ако има недостиг на хоризонтални комуникационни канали в една организация, в нея могат да се създадат подобни екипи, да се въведат други групи за „бърза реакция“, позиции на мениджъри интегратори и матрични структури. Организационната структура, наред с други неща, трябва да отразява нуждите от информация. Ако отдел или екип изпълнява сложни нестандартни задачи, е необходима децентрализация на структурите, което позволява засилване на дискусиите и включване на служителите в процеса на управление.

Заключение

В тази курсова работа разгледахме концепциите за информация и значението на комуникациите за ефективната работа на мениджър на организация. Без знания и специални умения е невъзможно да се управляват хора; по този начин могат да се срещнат различни бариери, които изтъкнахме в параграф 5 от работата.

Талантливите лидери се интересуват от поддържане на контакт със служители и клиенти и от оформяне на посоката на своите компании. И такива контакти трябва да се осъществяват непрекъснато, което означава, че лидерите трябва да имат развити междуличностни умения. Тези, които не са запознати с управлението, са склонни да бъдат изумени от количеството енергия, което успешните мениджъри влагат в комуникацията.

Вярвам, че информацията е централна за управлението на една организация. Информацията, идваща отвън и циркулираща във фирмата, ръководителят и водещите мениджъри натрупват, анализират и в резултат формират правилната стратегия за работа. „Който притежава информацията, притежава света“, каза Уинстън Чърчил.

Ние дефинирахме комуникацията като процес, при който двама или повече хора обменят и разбират получената информация, чиято цел е да мотивира или повлияе на определено поведение.

Ефективната дейност на мениджъра предполага ясно разграничаване на понятията отделяне и провъзгласяване. Мениджър, който не слуша никого, е като продавач на употребявани автомобили, който казва: „Аз продавам, те не искат да купуват“. Управленските комуникации са двупосочна улица, която изисква слушане и други форми на обратна връзка. Знанията, придобити от мениджърите от личната комуникация със служителите, формират тяхното разбиране за живота на компанията. Вярвам, че с тези познания мениджърите в процеса на комуникация са в състояние да влияят на съзнанието на подчинените, както и да работят ефективно с клиентите.

Ето защо е много важно да се поддържа „здрав” корпоративен дух в организацията чрез редовни срещи, обучения и съвместни събития за служители от различни отдели. В крайна сметка само координираната работа на всички части на едно цяло може да доведе до успешното функциониране на организацията.

Списък на използваната литература

1 Боди Д., Пейтън Р. Основи на управлението / Изд. Ю.Н. Каптуревски. - Санкт Петербург: Петър, 1999.

2 Vikhansky O.S., Naumov A.I. Управление. - М.: Гардарика, 2001. - 528 с.

Подобни документи

Същността на комуникацията и определянето на нейното значение в процеса на управленска дейност на мениджъра. Разновидности на комуникацията и нейните основни етапи на изпълнение, етапи на противоречия. Начини за взаимовръзка на комуникацията и информацията в управлението на персонала.

резюме, добавен на 28.05.2010


Понятие, елементи, съдържание, класификация, видове и форми на комуникация. Информацията като основен елемент на комуникационните системи. Описание на основните етапи на комуникационния процес. Анализ на информационните технологии и комуникациите в управлението.

курсова работа, добавена на 06/01/2010


Спецификата на понятието комуникация: дефиниция, концепция, модели. Разнообразие и функционални особености на комуникацията в управлението. Спецификата на протичането на формални и неформални комуникационни процеси в организацията. Взаимодействие на индивидите в организацията.

дисертация, добавена на 16.06.2017г


Мениджър, неговото място и роля в управлението на организацията. Обща характеристика на LLC "PYAT-3", характеристики на личните качества на мениджъра в управлението. Основните недостатъци на флегматичния мениджър. Основните компоненти в структурата на индивидуалната дейност.

курсова работа, добавена на 11/08/2013


Комуникативният компонент на комуникацията. Формиране на бизнес култура в западните страни и в Русия. Особености на вербалната и невербалната междуличностна комуникация. Ефективността на комуникационните процеси в управлението, заповедите за успешна комуникация.

резюме, добавен на 21.01.2011


Същност, проблеми и роля на общуването. Особености на комуникационния процес в организацията. Препоръки за подобряване на комуникацията в OAO "Bashkirenergo". Взаимодействие между елементи на управленската структура. Вербална и невербална комуникация.

курсова работа, добавена на 11/05/2014


Изучаване на понятието и особеностите на комуникацията като процес. Разглеждане на принципите, етапите и съдържанието на комуникационния процес в управлението на персонала. Разглеждане на начини за подобряване на ефективността на комуникациите в процеса на управление на човешките ресурси.

курсова работа, добавена на 24.05.2015


Дефиниране на понятието информация като основно условие за конкурентоспособност на организацията. Основните видове управленска информация, нейните източници и етапи на обмен на данни. Използване на локални компютърни системи за работа с данни и методи за защитата им.

резюме, добавен на 19.02.2012


Признаци за класификация на информацията. Комуникацията като процес на прехвърляне на информация от източник към получател с цел промяна на знанията му за нагласи или поведение. Междуличностни комуникационни бариери (микробариери). Начини за подобряване на комуникационната система.

презентация, добавена на 12.03.2014


Концепцията за комуникациите, тяхната роля в управлението. Съдържанието на комуникационния процес, неговите етапи. Характеристики на LLC "Маркетингово семейство Волга". Изучаване на комуникационния процес в управлението на организацията. Препоръки за комуникация в рамките на организацията.

Информация и комуникации в управлението.

Лекция №6

Раздел 3 Технология на управление

3.4 Процесът на вземане на управленско решение.

Извършването на управленски функции, взаимодействията между индивидите и социалните групи се осъществяват чрез комуникациии обмен информация.Понятията за информация и комуникация са взаимосвързани, но комуникацията включва както това, което се предава (информация), така и как се предава.

Дейността на всеки мениджър е свързана с изпълнението на следните процедури и операции:

Получаване, проверка и обработка на информация;

разработване и внедряване на решения;

контрол и корекция на изпълнението им;

· систематизиране и съхранение на данни за завършени решения.

Основният начин за осъществяване на тази дейност е комуникацията. Комуникацията се разглежда като процес и като явление. Като процес на комуникация те отразяват принципите и моделите на обмен на информация между хората, като явление представляват установени норми (правила, инструкции, регулации) на взаимодействие между хората в рамките на организациите, съответни организационни форми.

В процеса на комуникация информацията се прехвърля от един субект на друг. Индивиди, групи и организации могат да действат като субекти. Възприета е следната типология на комуникациите:

Комуникация между организацията и външната среда;

Комуникация между отделите;

Комуникация в отделите по нива на производство и управление;

Междуличностни комуникации;

неформални комуникации.

Комуникацията се осъществява чрез предаване на предложения, мнения, намеци или усещания в устна или друга форма (писме, жестове, поза, намеци и т.н.), за да се получи желаната реакция.

Когато общуват, участниците трябва да могат да виждат, чуват, докосват, а също така да имат определени умения и известна степен на взаимно разбиране.

За управлението междуличностната комуникация е важна, тъй като много управленски задачи се решават с пряка комуникация между хората.

На етапа на изпращане подателят проектира и кодира информацията, предназначена за предаване на участниците в процеса, т.е. определя себе си като индивид („кой съм аз”) и формира смисъла на това, което иска да предаде.

Освен това информацията, предназначена за предаване, е кодирана. Първо се избират носители на информация (звук, светлина, температура, мирис, вкус, физически действия), които след това се организират в определена форма (реч, текст, рисунка, действие и др.).

Така се формира съобщението. В този случай изпращачът очаква, че той ще бъде възприет адекватно на стойността, кодирана в него.

Колкото по-голяма е разликата между това, което се предава и това, което се получава, толкова по-лоша е комуникацията. По този начин професионалистите обикновено срещат трудности при общуването с обществеността, тъй като кодират значението във форма, разбираема само за хората от техния кръг.

Съобщението през предавателя (човек, технически средства, химическо или физическо състояние) влиза в предавателния канал, като го довежда до адресата. Веднага след като предаването на съобщение или сигнал започне, в този момент етапът на изпращане приключва и започва етапът на получаване на предадената информация. Каналът извежда съобщението до приемника, което фиксира получаването на това съобщение.

Лицето, до което е адресирано съобщението, се нарича получател. Той фиксира полученото съобщение и го декодира в ясен смисъл. Декодирането се отнася до възприемането на съобщението, неговата интерпретация и оценка.

По принцип съобщенията са изкривени. Това се дължи на наличието на шум в комуникационния процес. Неговите източници могат да бъдат както средства на комуникационния процес, така и организационни компоненти (много нива, мащаб на контрол и др.). И така, изкривяването на информацията по време на нейното предаване между функционални единици (законът за информационната ентропия). Контролната информация се предава предимно с помощта на естествен език, който има информационна излишество. Информационният излишък на руския език се оценява на 32%, което е много повече от това за много други европейски езици. Информационният излишък е източник на изкривяване на същността на съобщението. Когато предаваме информация през четири нива на контрол, имаме голяма вероятност да получим около 100% изкривяване от оригиналното съобщение. Шумът винаги присъства, така че на всички етапи от комуникационния процес има известно изкривяване на предаваното съобщение. Мениджърът трябва да преодолее наличния шум колкото е възможно повече и да предаде значението на съобщението възможно най-точно.

Последният етап от комуникационния процес е обратната връзка, когато участниците в процеса разменят роли. Целият цикъл се повтаря, но в другата посока. Обратната връзка е отговорът на получателя на съобщение. Става възможно да се разбере дали съобщението е достигнало до адресата и в какъв смисъл. Обратната връзка може да бъде изразена в различна кодова система от полученото съобщение. Така че често отговаряме на фразата с кимване с глава. За мениджъра обратната връзка може да бъде пряка (пряко наблюдавана промяна в поведението) или непряка (повишаване на производителността на труда).

Комуникационният процес се осъществява комуникационна мрежа,тези. свързване на участниците в комуникационния процес с помощта на информационни потоци. Тази мрежа се състои от вертикални, хоризонтални и диагонални връзки. Оформят се вертикални връзки от началника към подчинените, хоризонтални - между лица или отдели на равни нива. Диагоналните връзки са връзки с други началници и други подчинени. Мрежата от тези връзки създава структурата на организацията. Задачата на организационната структура е да даде комуникационни характеристики. токове в правилната посока.

Съществуват добре установени модели на комуникационни мрежи за различни по големина групи работници. Наричат ​​се "колело", "звезда", "кръг", "верига", "грамофона" и т.н. Те оказват значително влияние върху дейността на организациите. Така в мрежи от типа "колело" е представена централизирана йерархия на властта. Човекът в центъра на „колелото“ получава повече съобщения, по-често е разпознаван като лидер от други членове на групата, има по-голямо влияние върху другите членове на групата, обикновено носи по-голяма отговорност и решението на проблема зависи върху него повече, отколкото върху другите.

Информацията, използвана в управлението, е класифицирана:

По обект на управление;

Чрез принадлежност към определена контролна подсистема;

По формата на предаване (вербална, т.е. словесна, а не словесна);

Чрез променливост във времето;

Според начина на предаване;

По режим на предаване;

По предварителна уговорка;

По етапа на жизнения цикъл на обекта;

По отношение на обекта на управление към субекта.
Основните изисквания за качеството на информацията са:

Своевременност;

Надеждност;

Адекватност;

Надеждност;

Насочване;

Многократна употреба;

Висока скорост на събиране, обработка и предаване;

Възможност за кодиране;

Уместност.

Информационен масив е съвкупност от всички видове информация, използвана от държавните органи, подредена по определени критерии. Тя трябва да осигурява: пряк достъп на потребителите до съхраняваната информация; най-пълно задоволяване на техните информационни нужди; оперативно търсене и издаване на информация; защита на информацията от изкривяване.

Потокът на информация е движението на информация от източници към потребителите.

Обемът на информацията е количествена характеристика, измерена с помощта на конвенционални единици (думи, съобщения, знаци, букви, листове и др.) и се използва за определяне на информационното натоварване на държавните органи и вземане на решения за автоматизация на управлението.

При проектирането на документооборот е необходимо да се гарантира:

Наличието във всеки документ на необходимата и достатъчна информация за вземане на решение;

Рационални информационни потоци чрез елиминиране на дублирането на съдържащите се в тях документи и индикатори;

Минимизиране на маршрутите за преминаване на документи от
източник за потребителя;

Ефективен контрол върху сроковете за изпълнение на документите;

Унифициране на формите на документи.

Много важна роля играе и невербалната информация, т.е. информация, изпратена от подателя без използване на думи. Той формира невербалните съобщения, които са в основата на невербалната комуникация. Жестовете, израженията на лицето, интонациите са най-важната част от бизнес комуникацията. Понякога с помощта на тези средства (те се наричат ​​невербални) можете да кажете много повече, отколкото с помощта на думи. Основните видове невербална информация са:

Физически данни на човек (ръст, тегло, цвят на косата и др.);

Движения на тялото (жестове, изражения на лицето, движения на очите и др.);

Околна среда (светлина, шум, чистота, стая, мебели и др.);

Използване на околната среда (начини, дистанция
при общуване и др.);

Време (да пристигате рано, закъснявате, карате се да чакате).

Невербалните комуникации имат предимно несъзнателна основа, тъй като свидетелстват за действителните емоции на участниците в комуникационния процес и са много надежден индикатор за проявените чувства. Невербалната информация е трудна за манипулиране Ине е лесно да се скрие в междуличностното общуване.

Много невербални сигнали, техните специфични значения са примери за конкретна човешка култура, в която човек „израсна”. Доколкото тези знаци се използват като модели на поведение и имат символични значения, те могат да бъдат разбрани толкова ясно, колкото вербалните знаци, изразени от система от словесни кодове, известни на участващите страни.

Описание

Целта на курсовата работа е да се изследва същността на комуникациите, както и какво може да се направи за по-ефективен обмен на информация както между мениджърите, така и извън техния кръг.
За постигането на тази цел е необходимо да се решат редица задачи:
1) Изучаване на същността, елементите и етапите на комуникационния процес в съвременното предприятие
2) Анализирайте комуникационната система на базата на компанията "Trade Master"
3) Дават предложения и препоръки за подобряване на комуникационната политика на предприятието

Въведение 3
1. Теоретични основи и характеристики на комуникациите в дейността на съвременния мениджър 5
1.1 Комуникационен процес: концепция, основни елементи, етапи, техните характеристики 5
1.2 Видове комуникации 13
1.3 Комуникационни бариери 17
1.4 Подобряване на ефективността на междуличностната комуникация 23
2. Анализ на управленската комуникационна система на фирма Trade Master 28
2.1 Организационни и икономически характеристики на предприятието 28
2.2 Анализ на технико-икономическите показатели на предприятието 31
2.3 Анализ на комуникационната политика на компанията 33
3. Предложения и препоръки за подобряване на комуникационната политика на предприятието 39
Заключение 42
Литература 45

Работата се състои от 1 файл

Федерална агенция за образование на Руската федерация

Държавна образователна институция

Висше професионално образование

"Казански държавен технологичен университет"

Нижнекамски химико-технологичен институт

Факултет по икономика и управление

Курсова работа

ДИСЦИПЛИНА "Мениджмънт"

Тема: "Информация и комуникации в управлението на организацията"

Група ученик __________________________ / /

(подпис)

Научен съветник ____________________________/Е.С. Андреева/

(подпис)

Работата е защитена от _____________ с оценка _______________

Нижнекамск 2013г

Въведение 3

1. Теоретични основи и характеристики на комуникациите в дейността на съвременния мениджър 5

1.1 Комуникационен процес: концепция, основни елементи, етапи, техните характеристики 5

1.2 Видове комуникации 13

1.3 Комуникационни бариери 17

1.4 Подобряване на ефективността на междуличностната комуникация 23

2. Анализ на управленската комуникационна система на фирма Trade Master 28

2.1 Организационни и икономически характеристики на предприятието 28

2.2 Анализ на технико-икономическите показатели на предприятието 31

2.3 Анализ на комуникационната политика на компанията 33

Заключение 42

Литература 45

Въведение

Разбира се, комуникациите са от голямо значение за успеха на предприятията и представляват един от най-трудните проблеми на управлението. По същество това е един вид "циркулаторна система" на един организъм на компанията. Ефективните лидери са тези, които са ефективни в комуникацията. Мениджърите трябва да владеят изкуството на комуникацията, тъй като, образно казано, те вършат работата „чужди ръце“.

Ролята на комуникациите е очевидна както в малките фирми, така и в мощните компании и корпорации. Бъдещето не само на предприятието като икономически субект на пазара, но и на хората, работещи в това предприятие, а на глобално ниво благосъстоянието на цялата страна като цяло зависи от ефективността на комуникационните връзки и взаимодействия .

Опитът както на руски, така и на чуждестранни компании показва, че ефективността на комуникациите зависи преди всичко от психологическото настроение на екипа. Когато мениджърът използва метода „пръчка и пръчка”, има нервност и разпокъсаност на екипа, а резултатът от това е ниска производителност на труда, голямо текучество на персонала, липса на инициативност, постоянни клюки, завист и др. Всички тези факти не могат да доведат до нищо друго освен затихване на предприятието и в крайна сметка дори до фалит.

Но ако лидерът провежда срещи в екип, където се обсъждат определени проблеми в развитието, използва методи за награждаване за инициатива, труд и т.н., създава условия за свободно изразяване на мнението си, дори и да не съвпада с мнението на управление, то в този случай персоналът е лесен за работа в тази компания. В този случай хората осъзнават своята важност и се опитват да използват целия си потенциал и интелигентност, за да постигнат просперитет на организацията. В такова предприятие служителите са уверени в бъдещето си, че техните проблеми могат да бъдат обсъдени открито на среща, могат да бъдат представени някои идеи, за които ще бъдат морално и финансово възнаградени. Такива предприятия по-лесно издържат на икономическите и политическите кризи в страната, защото в сплотен екип служителите ще си помагат да преживеят трудностите.

Всичко това отдавна е признато от чуждестранни и много местни мениджъри. Но как да постигнете ефективна комуникация? Как да придобием умения и способност за управление на комуникационни процеси? - това са основните въпроси, които тревожат съвременните руски лидери.

В рамките на гореизложеното актуалността на избраната тема се подчертава от опита на чуждестранни и местни лидери, интереса им към изучаване на комуникационните връзки и тяхното ефективно развитие, тъй като един от най-важните фактори в интеграцията на управлението е комуникацията.

Тъй като в нашата страна появата и формирането на комуникациите (както и цялото управление) се случи не толкова отдавна (10 години са кратък период), правилният подход за изучаване на опита на чуждестранните компании и съвременните руски предприемачи играе огромна роля. по-нататъшното им развитие.

В Русия комуникациите претърпяха радикална промяна. От административно-командната система страната рязко преминава към пазарни отношения. Ако по-рано управлението на предприятието се състоеше основно във факта, че от ръководството се получават заповеди към подчинените, които не могат да бъдат изяснени, не обсъждат, инициативата е наказана и бързите служители не могат да бъдат повишени, днес мениджърите предпочитат различен подход към организирането на работата с подчинени . Сега инициативата се приветства, провеждат се общи колективни събрания, на които се обсъждат проблемите на развитието на компанията, се изслушват исканията и предложенията на подчинените, прилагат се не само морални, но и материални стимули. Така че при командно-административната система имаше предприятия с добре изградени комуникации, но преобладаваха предимно с разпръснати комуникационни потоци, без обратна връзка и т.н. Така че сега има фирми, в които организацията на управление е на ниско ниво, комуникациите са изградени погрешно.

Целта на курсовата работа е да се изследва същността на комуникациите, както и какво може да се направи за по-ефективен обмен на информация както между мениджърите, така и извън техния кръг.

За постигането на тази цел е необходимо да се решат редица задачи:

1) Изучаване на същността, елементите и етапите на комуникационния процес в съвременното предприятие

2) Анализирайте комуникационната система на базата на компанията "Trade Master"

Обектът на тази курсова работа е комуникацията като поведенческа дейност на субектите, а предметът е умелото използване на ефективни комуникации от мениджърите за постигане на целите на организацията.

1. Теоретични основи и характеристики на комуникациите в дейността на съвременния мениджър

1.1 Комуникационен процес: концепция, основни елементи, етапи, техните характеристики

Комуникацията е обмен на информация, въз основа на който мениджърът получава информацията, необходима за вземане на ефективни решения и довежда взетите решения до служителите на организацията. Ако комуникациите са лоши, решенията може да са грешни, хората могат да разберат погрешно какво иска ръководството да направят или, накрая, междуличностните отношения могат да страдат от това. Ефективността на комуникациите често определя качеството на решенията и как те действително ще бъдат приложени.

Информацията е само външна проява на комуникацията, нейният резултат. Информацията играе централна роля в човешкото комуникативно съществуване и действа като средство за комуникация.

В процеса на комуникация информацията се прехвърля от един субект на друг. Индивиди, групи и дори цели организации могат да действат като субекти.

В първия случай комуникацията е междуличностна по своята същност и се осъществява чрез предаване на идеи, факти, мнения, намеци, усещания или възприятия, чувства и нагласи от едно лице на друго в устна или друга форма (писмено, жестове, поза, тон на гласа, предаване на време, подценяване и т.н.), за да се получи желаната реакция в отговор.

Комуникацията и информацията са различни, но свързани понятия. Комуникацията включва както това, което се съобщава, така и начина, по който това "какво" се съобщава. За да се осъществи комуникацията, трябва да има поне двама души.

Комуникацията налага изисквания към всеки от участниците в управленското взаимодействие. И така, всеки от участниците трябва да притежава всички или някои от способностите: да вижда, чува, докосва, обонява и вкусва. Ефективната комуникация изисква всяка от страните да притежава определени умения и способности, както и известна степен на взаимно разбиране.

Терминът "комуникация" идва от латинското "communis", което означава "общ": изпращачът на информация се опитва да установи "общност" с получателя на информацията. Оттук нататък комуникацията може да се определи като предаване не просто на информация, а на смисъл или смисъл чрез символи.

Ефективната междуличностна комуникация е много важна за успеха в управлението по редица причини. Първо, решаването на много управленски задачи се основава на прякото взаимодействие на хората (шеф с подчинени, подчинени един с друг) в рамките на различни събития.

Второ, междуличностната комуникация е може би най-добрият начин за обсъждане и разрешаване на проблеми, характеризиращи се с несигурност и неяснота.

Мениджърите прекарват 50-90% от времето си за комуникации. Може да изглежда невероятно, но когато вземете предвид, че мениджърът трябва да общува в междуличностни роли, информационни роли и роли за вземане на решения и да изпълнява всички управленски функции, всичко си идва на мястото. Именно защото комуникациите са неразделна част от всички основни дейности на мениджъра, те се наричат ​​свързващ процес.

И трите основни роли на мениджърите и четирите основни управленски функции са насочени към формулирането на организационните цели и тяхното постигане, като степента на изпълнение на тези цели, като правило, пряко зависи от качеството на комуникациите. Следователно ефективните комуникации са просто необходими за успеха както на отделния служител, така и на организацията като цяло.

Въпреки това, въпреки че критичната роля на комуникациите за успеха на организациите се признава от всички, проучванията показват, че според 73% от американските, 63% от британските и 85% от японските мениджъри, именно неефективните комуникации днес се превръщат в основната бариера. за постигане на организационни цели. Друго проучване сред близо 250 000 служители в 2 000 компании установи, че комуникациите са един от най-големите проблеми, пред които са изправени организациите. Като разберете същността на комуникацията на лично и организационно ниво, можете да се научите да намалявате вероятността от неефективна комуникация и да станете по-ефективен мениджър. Ефективният мениджър е мениджър, който е ефективен в областта на комуникациите. Такъв мениджър е запознат с естеството на комуникационния процес, има отлични устни и писмени комуникационни умения и разбира как качеството на комуникациите се влияе от околната среда.

Основната задача на мениджмънта е да реализира печалба, която пряко зависи от способността на мениджъра да управлява дела. Можете да видите връзката между комуникацията, информацията и работоспособността на мениджъра. Известно е, че обменът на информация в организациите не винаги е толкова ефективен, колкото би трябвало да бъде. Всъщност хората общуват помежду си по-малко ефективно, отколкото си мислят.

Този факт беше отлично илюстриран от изследването на Р. Лайкерт, който анализира дейността на бригадирите и техните подчинени на едно от комуналните услуги.

Докато 85% от бригадирите смятат, че техните подчинени са свободни да обсъждат важни бизнес въпроси, само 5% признават, че всъщност го правят. В друго проучване ръководител на отдел съобщи, че е давал инструкции и е съобщавал решения на подчинените по 165 конкретни точки. Въпреки това, според подчинените, те са знаели само около 84 от неговите заповеди. Друг изследовател анализира представянето на здравна компания в Калифорния и открива големи несъответствия в оценката на ефективността на комуникацията от страна на висшето, средното и долното ръководство.

Освен това често предаденото съобщение е неразбрано от неговия получател, което също е признак за неефективна комуникация. Дж. Майнър, изключителен изследовател в областта на управлението, смята, че само 50% от контактите в една организация водят до взаимно разбиране на страните. И като правило причината за това е неспособността на хората да вземат предвид факта, че комуникациите са обмен.

И двете страни играят активна роля в обмена. Например, ако вие като ръководител кажете на подчинен за промяна в работното му задание, това е само началото на процеса на обмен. За да бъде комуникацията ефективна, вашият събеседник трябва да демонстрира, че разбира задачата си и какви резултати очаквате от него. Комуникацията е ефективна само ако едната страна предлага информация, а другата я възприема правилно и за това този процес трябва да се третира с голямо внимание.

Благовещенск 2016г

ВЪВЕДЕНИЕ

1.1 Концепцията за информация.

1.2 Свойства на информацията.

1.3 Видове информация.

СЕМИОТИКА..

ЕНТРОПИЯ.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ.

ПРИЛОЖЕНИЕ.

ВЪВЕДЕНИЕ

ОБЩИ ПОНЯТИЯ ЗА ИНФОРМАЦИЯ И ИНФОРМАЦИОНЕН ОБМЕН

Концепцията за информация

Информацията се разбира като информация за околния свят, която има формата на символи, както достъпни, разбираеми за човек, така и изискващи анализ, разбиране, декодиране. Информацията играе важна роля в управлението. Информацията е необходима при подготовката и приемането на управленско решение; информацията за обратна връзка е необходима за контрол върху изпълнението на решението; информация е необходима и при разработването на стратегическите планове на компанията за постигане на нейните цели. Ето защо ние разглеждаме основните понятия на теорията на информацията. Сега има много дефиниции на понятието "информация" и нито едно от тях не е общоприето. Това е естествено, тъй като общоприето определение се появява в науката, когато стане класическо и престане да се развива. За щастие това не може да се каже за информационните науки.

„Информация 1) съобщение, информираност за състоянието на нещата, информация за нещо, предадено от хората; 2) намалена, премахната несигурност в резултат на получаване на съобщение; 3) съобщение, неразривно свързано с контрола, сигнали в единството на синтактични, семантични и прагматични характеристики; 4) пренос, отразяване на разнообразието във всякакви обекти и процеси (нежива и жива природа) ".

Парашченко И.П. по информация и информатика. (Троицк, 2005) цитира за илюстрация някои от дефинициите, събрани в работата на Мелик-Гайказян И.В. „Информационни процеси и реалност“. (Москва, 1997)

- "Информацията е знание, предадено от някой друг или придобито чрез собствено изследване или изследване."

- „Информацията е информацията, съдържаща се в това съобщение и се счита за обект на предаване, съхранение и обработка.“

- "Информацията в обикновения смисъл е информация, новини, в научни и технически приложения - това, което носи сигнал."

– „Информацията е обозначение на съдържанието, получено от външния свят в процеса на адаптирането ни към него и приспособяването на нашите чувства към него“.

- "Информацията е обективното съдържание на връзката между взаимодействащите материални обекти, проявяващо се в промяна в състоянието на тези обекти."

- „Информацията е актуални данни за променливи в определена област на дейност, систематизирана информация относно основните причинно-следствени връзки, които се съдържат в знанието като понятие от по-общ клас, по отношение на който информацията е подчинена.

- „Информацията е знание за някакво специално събитие, случай или нещо подобно.“

Руският философ В. Г. Афанасиев в своя труд „Социална информация“, публикуван през 1994 г., описва информацията по следния начин: „...Информацията в най-общия смисъл на думата е резултат от отразяване на многообразието на реалността, комуникацията , информация за това. Тя не е материална, не е енергийна по своята същност, а умствена, идеална категория. Тя е присъща не на цялата природа, материята, а само на живата и социалната материя. Информацията не е само резултат от размисъл, не е просто знание. Тя е именно съобщения, информация, т.е. такива знания, които са необходими и които имат потребител. Само чрез взаимодействие с потребителя знанието придобива характер на съобщение, информация, т.е. стават информация. Информацията е знание, което е в постоянна циркулация, движение, което се събира, съхранява, обработва, предава и използва (или може да бъде използвано) от системата. И не каква да е, а само самоуправляваща се система... Информацията е там, където има контрол.

Информационни свойства

Качеството на информацията се определя според четири основни критерия:

1. Надеждност – Ако служителите открият грешки в информацията, съдържаща се в документа, те ще бъдат недоверчиви към всички данни, получени чрез него.

2. Своевременност - Само навременно получената информация има стойност. Мениджърът, отговорен за изпълнението на бюджета, се нуждае от актуална информация за нивото на разходите, което му позволява да реагира адекватно на нежелани промени.

3. Необходим обем – Много мениджъри страдат от излишък от информация, защото не могат да разглеждат и използват големи масиви от нея. Може би това означава, че е жалко да изберете формат за преобразуване на данни в информация за управление.

4. Значимост - Мениджърът, отговорен за производството, се нуждае от информация за обемите на производството, показатели за престой на оборудването; висш мениджър се нуждае от по-обобщени данни. Фигура 1 показва процеса на преобразуване на първичните данни в управленска информация чрез информационна система (ИС).

Видове информация

механично отражение.

Един камък, блъскайки се в стена, оставя от една страна вдлъбнатина, следа, а от друга страна се отразява под ъгъла, под който се е ударил в стената, т.е. ъгълът на отражение е равен на ъгъла на падане. . Вторият пример за механично отражение е огледалното отражение, т.е. в огледалото виждаме копие, изображение, знак, белег на предмета, който се отразява в огледалото. Но, естествено, ние виждаме само външните черти, отразени в огледалото; огледалното отражение е стъпка към други физически отражения. Има механично отражение, има физическо отражение.

физическо отражение

Това е просто взаимодействието на елементарни частици от различни полета: електромагнитни и други полета и появата на някои нови явления, получаването на някои нови взаимодействия.

химическо отражение.

Кислородният атом получава сигнал от златния атом и „разбира“, че „не можете да готвите каша“ със злато, златото няма да влезе в контакт с кислород и няма взаимодействие. Златото не се окислява от кислород. И когато кислородът получи сигнал от водород, тогава възниква доста насилствена връзка. Например, тази връзка може да възникне чрез експлозия, ако в контейнер или в апартамент се натрупа подходяща пропорция водород и кислород, тогава се получава експлозия. Или водородът и кислородът се комбинират, за да дадат топлина. На тази основа се създават кислородно-водородни горелки, които дават температури до 3000 градуса, топят и варят метали. Но, очевидно, същите сигнали или приблизително същите сигнали се получават от всякакви други атоми и молекули, в резултат на което възникват химични взаимодействия.

СЕМИОТИКА

Семиотиката намира своите обекти навсякъде – в езика, математиката, художествената литература, в единично литературно произведение, в архитектурата, в оформлението на апартамента, в семейната организация, в процесите на подсъзнанието, в общуването на животните, в живота на растенията.

Но навсякъде негов непосредствен предмет е информационната система, тоест системата, която носи информация, а елементарното ядро ​​на такава система е знаковата система.

Каквито и да са такива системи – независимо дали действат в обществото, в природата или в човека (неговия организъм, мислене и психика) – те са предмет на семиотика.

Трите страни на триъгълника на Фреге дават три раздела от семиотика, които К. Морис дава следните имена:
1. Синтактика. Той изучава връзката между знаците, включително в речевата верига (или сферата на вътрешните отношения между знаците). Синтаксиката може да се характеризира с отношението на изразяване, което се осъществява между дума и понятие.
2. Семантика. Изучава връзката между знаците и обозначения обект; или връзката между знаците и техните обекти. Тоест, сферата на интерес на семантиката е в изследването на връзката между вещта и думата, която се реализира чрез отношението на обозначението.
3. Прагматика (изучаване на връзката между знак и човек, или връзката между знаците и тези, които ги използват, връзката между нещо и понятие, т.е. прагматиката може да се характеризира чрез връзката „има смисъл“).

Цялата информация, циркулираща във външните и вътрешните вериги, може да бъде разделена на три информационни потока:

1. По вида на въплътените знания в наукоемките продукти;

2. Човешки професионални знания (патентни, лицензи, изобретения, умения и техники);

3. Изкуство, методи и технология за практическо решаване на проблемите на съвременното управление на предприятието.

В чуждата литература третият информационен поток е представен от комбинация от следните компоненти:

o управление (управление на предприятието, персонала и производството);

o маркетинг (управление на разработването на продукти и пазара на продажби);

o таргетиране (програми за дългосрочно таргетиране за завладяване на пазари на продажби в друга държава).

По този начин информационните ресурси, които се основават на същността и моделите на развитие на концепцията за информация, са стратегически ресурс и позволяват:

o разработване на стратегически и тактически цели;

o изпълняват програми (планове) за постигане на целите и задачите;

o взема управленски решения за координиране на действията на звената въз основа на мониторинг на информацията;

o подобряване на системата за управление на базата на нейната диагностика;

o развиват процеси на информатизация на базата на подобряване на своята инфраструктура (фиг. 2).

ЕНТРОПИЯ

Ентропията (информацията) е мярка за случайността на информацията, несигурността на появата на всеки знак от първичната азбука. При липса на загуба на информация, тя е числено равна на количеството информация за символ на предаденото съобщение

Например, в последователността от букви, съставляващи изречение на руски език, се появяват различни букви с различна честота, така че несигурността на срещата за някои букви е по-малка, отколкото за други. Ако вземем предвид, че някои комбинации от букви (в този случай те говорят за ентропията от n-ти ред, виж по-долу) са много редки, тогава несигурността намалява още повече.

За да се илюстрира концепцията за информационна ентропия, може да се прибегне и до пример от областта на термодинамичната ентропия, наречен демон на Максуел. Понятията за информация и ентропия имат дълбоки връзки помежду си, но въпреки това, развитието на теориите в статистическата механика и теорията на информацията отне много години, за да ги накара да съответстват една на друга.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В тази курсова работа разгледахме концепциите за информация и значението на комуникациите за ефективната работа на мениджър на организация. Без знания и специални умения е невъзможно да се управляват хора; По пътя има различни бариери.

Талантливите лидери се интересуват от поддържане на контакт със служители и клиенти и от оформяне на посоката на своите компании. И такива контакти трябва да се осъществяват непрекъснато, което означава, че лидерите трябва да имат развити междуличностни умения.

Определих (вярвам), че информацията е централна за управлението на една организация. Също така какво е комуникацията като процес, по време на който двама или повече хора обменят и разбират получената информация, чиято цел е да мотивира определено поведение или да му повлияе.

Мениджър, който не слуша никого, е като продавач на употребявани автомобили, който казва: „Продавам! Те не искат да купуват“. Управленските комуникации са двупосочна улица, която изисква слушане и други форми на обратна връзка. Знанията, придобити от мениджърите от личната комуникация със служителите, формират тяхното разбиране за живота на компанията. Вярвам, че с тези познания мениджърите в процеса на комуникация са в състояние да влияят на съзнанието на подчинените, както и да работят ефективно с клиентите.

Ето защо е много важно да се поддържа „здрав” корпоративен дух в организацията чрез редовни срещи, обучения и съвместни събития за служители от различни отдели. В крайна сметка само координираната работа на всички части на едно цяло може да доведе до успешното функциониране на организацията.

ПРИЛОЖЕНИЕ

Терминологичен речник

Управление- Задължително управление на стопанската дейност, която от своя страна е самостоятелен вид професионална дейност.

Сфера на управление- това е дейността на предприятия, които действат в пазарния механизъм като самостоятелни икономически субекти.

Обект на управление- икономическа дейност, предприятието като цяло или негово отделно подразделение.

Мениджър- специално обучен професионален мениджър, който е специалист в тази област. Това е лице, което заема постоянна ръководна длъжност и е упълномощено да взема решения относно специфични дейности на организация, работеща в условията на пазарна икономика.

Етапи на управление.

1.Стратегическо управление- разработване на управленски цели, прогнозиране и дългосрочно планиране на управленските действия.

2.оперативно управление- своевременно вземане на решения във връзка с променящите се условия на външната и вътрешната среда на организацията.

3.Контрол- сравняване на постигнатите резултати с плана и разработване на коригиращи мерки за отстраняване на нежелани грешки и последици от дейностите.

Обхват на управление:

- икономически;

– социално-психологически;

– юридически;

- организационно-технически.

Икономическа сфера на дейност– управление на производствения процес. Дейността на мениджъра е да координира материалните и трудовите ресурси за постигане на целите с най-ниски разходи.

Предмет на управление- физическо или юридическо лице, което упражнява властово влияние.

Контролен обект- какво се насочва от влиянието на обекта на контрол. Обект на управление могат да бъдат физически и юридически лица, социални, социално-икономически системи и процеси.

контролен механизъмТова е средата, в която се извършват управленски дейности. Такава контролна среда е системата за управление и технологията за управление.

Две интерпретации на понятието "мениджмънт":

1) като процес на управление на организация - управленски дейности;

2) като контролен механизъм. управленският процес и управленският механизъм трябва да съответстват един на друг и на целите на управлението като вид дейност.

МИНИСТЕРСТВО НА ОБРАЗОВАНИЕТО И НАУКАТА НА АМУРСКА ОБЛАСТ ДЪРЖАВНА ПРОФЕСИОНАЛНА УЧЕБНА АВТОНОМНА ИНСТИТУЦИЯ НА АМУРСКА ОБЛАСТ

"АМУРСКИ ПЕДАГОГИЧЕСКИ КОЛЕЖ"

Комуникационна информация в управлението на организацията

Курсова работа

Благовещенск 2016г

ВЪВЕДЕНИЕ

ОБЩИ КОНЦЕПЦИИ ЗА ИНФОРМАЦИЯ И ОБМЕН НА ИНФОРМАЦИЯ..

1.1 Концепцията за информация.

1.2 Свойства на информацията.

1.3 Видове информация.

1.4. Какво е обмен на информация.

1.5. Функции за обмен на информация.

КАКВА ИНФОРМАЦИЯ НЕОБХОДИМА НА СЛУЖИТЕЛИТЕ, ЗА ДА ИЗПЪЛНЯТ УСПЕШНО СЪГЛАСНО ЦЕЛИТЕ НА КОМПАНИЯТА..

1.1. Целта на компанията трябва да е известна на всички служители.Наличието на обща цел определя поставянето на междинни цели и по този начин определя структурата на компанията, етапите на работа на цялата компания като цяло и нейните подразделения.

1.2. Всички служители трябва да разбират целта на компанията.Целите трябва не само да се познават, те трябва да се реализират от всички служители. Тъй като осъзнаването ви позволява да видите системата от целеви приоритети, субективна полезност.

1.3. Служителите трябва да имат достъп до информация за средствата за постигане на целта.Целта може да бъде постигната с различни средства. Конкретните средства се определят не толкова от целта, колкото от условията, обстоятелствата и възможностите.

1.4. Служителите трябва да имат достъп до информацията, необходима за самостоятелно вземане на решения за постигане на целта. Осъзнаването на целта и изборът на средства предшестват конкретни дейности и поведение.

СЕМИОТИКА..

ЕНТРОПИЯ.

КОМУНИКАЦИОННА МРЕЖА В ОРГАНИЗАЦИЯТА..

ТЕХНОЛОГИЯТА ЗА УПРАВЛЕНИЕ КАТО ИНФОРМАЦИОНЕН ПРОЦЕС.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ.

СПИСЪЦИ НА ИЗПОЛЗВАНАТА ЛИТЕРАТУРА..

ПРИЛОЖЕНИЕ.

ВЪВЕДЕНИЕ

В съвременното общество един от ключовите проблеми е комуникацията. В организациите този проблем се превръща в липса на разбиране, че комуникацията не е просто обмен на информация, а динамичен междуличностен процес на обмен на поведение. От всички организационни процеси комуникацията може би заема централно, основно място, тъй като те са в основата на живота на една организация. Вземането на решения често се определя като избор между две или повече алтернативи. В действителност обаче това е процес на събиране и обработка на информация, разработване на алтернативи и избор на една от тях и най-важното е изпълнението на решението. Управленското взаимодействие се осъществява в организацията на различни нива, като на всяко от тях възникват конфликти. Днес конфликтите се разглеждат като източник на индивидуално и организационно развитие, тъй като в хода на разрешаването на конфликта се ражда нова ситуация.

Целта на написването на курсова работа е да се определи мястото на информацията и комуникацията в управлението на една организация.

Задачите на работата са да се установи как точно информацията допринася за нормалното функциониране на компанията, каква роля играе в управлението, как един мениджър може да работи ефективно с помощта на комуникация.

Министерство на образованието и науката на Руската федерация

Федерална държавна бюджетна образователна институция

Висше и професионално образование

„Магнитогорски държавен технически университет

тях. G.I. Носов"

Отдел "Държавна и общинска администрация".

и управление на персонала

КУРСОВА РАБОТА

По дисциплина: Основи на теорията на управлението

На тема: Ролята на комуникациите в управлението

Художник: Каримова Алина Илдаровна

Ръководител: Ритер Ирина Владимировна

Магнитогорск, 2014 г

ВЪВЕДЕНИЕ

Комуникацията играе голяма роля в процеса на управление. Те действат като свързващ процес, необходим на мениджъра за извършване на управленски действия. Почти 80% от работното време на мениджърите се прекарва в комуникация, като се има предвид, че те трябва да общуват в междуличностни роли, информационни роли и роли за вземане на решения, както и за всички управленски функции. Качеството на обмена на информация пряко влияе върху степента на изпълнение на целите на организацията. Обменът на информация е вграден във всички основни видове управленски дейности, поради което тази тема е най-актуалната днес.

Често неоправдано се приема, че ефективната комуникационна система се развива „от само себе си“, веднага щом на група изпълнители е възложена някаква обща задача. В много случаи дори активните, целенасочени опити за създаване на благоприятен климат за комуникации не дават желания резултат. Според проучвания на общественото мнение 73% от американските, 63% от британските, 85% от японските лидери смятат лошата комуникация за основна пречка за постигане на ефективност на техните организации. Неефективната комуникация е една от основните причини за проблеми с управлението. От своя страна ефективността на комуникациите зависи изцяло от ефективността на работещия мениджър, от неговите управленски умения.

За да направи това, лидерът трябва:

Познайте механизма на развитие на комуникационните процеси, естеството на влиянието на външните условия върху постигнатите резултати.

Имате уменията, необходими за ефективно общуване.

В трудни ситуации може да се наложи дори специален човек в организацията, на когото трябва да бъде възложена отговорността да проучи и усъвършенства комуникационните системи в организацията.

Почти невъзможно е да се надцени значението на комуникациите в управлението. Почти всичко, което лидерите правят, за да помогнат на организацията да постигне целите си, изисква ефективна комуникация. Ако хората не могат да споделят информация, е ясно, че няма да могат да работят заедно, да формулират цели и да ги постигнат.

Обект на изследването е анализът на комуникационната система на предприятието АД "Башкиренерго". Предмет на изследването е комуникацията в управлението в АД "Башкиренерго". Целта на курсовата работа е да се изучават комуникациите в областта на управлението.

За постигане на тази цел е необходимо да се решат следните задачи в работата:

˗ дефиниране на комуникациите, показване на тяхната същност и сложност;

˗ разгледа значението на комуникациите в една организация;

˗ разкриване на съдържанието на комуникационния процес и разглеждане на бариерите пред комуникацията;

˗ разгледа различните видове комуникации, които съществуват;

˗ идентифициране на начини за подобряване на комуникациите в организацията;

˗ да се характеризира дейността на предприятието АД "Башкиренерго";

˗ да се идентифицира анализ на подобряването на комуникациите в предприятието на АД "Башкиренерго".

В курса се използват следните методи: анализ, описание, прогнозиране, сравнение.

Следователно комуникацията е сложен процес, състоящ се от взаимозависими стъпки. Всяка една от тези стъпки е необходима, за да направим мислите си разбираеми за друг човек. Всяка стъпка е точка, в която, ако сме невнимателни и не мислим за това, което правим, смисълът може да бъде загубен.

1. КОМУНИКАЦИИ В ОРГАНИЗАЦИЯТА

1 Същност, проблеми и роля на общуването

Човек прекарва по-голямата част от ежедневния си живот в организации: училища, фирми и т.н. Живеем в общество, съставено от организации. Почти всеки от нас членува в една или повече организации, в които именно комуникацията съживява организационната структура.

Комуникацията е:

трансфер на информация (идеи, образи, оценки, нагласи) от човек на човек;

взаимодействието, чрез което информацията се предава и получава; процесът на предаване и получаване на информация;

линия или канал, свързващ участниците в обмена на информация.

Управлението в организацията се осъществява чрез хора. Един от най-важните инструменти за управление в ръцете на мениджъра е информацията, с която той разполага. Използвайки и предавайки тази информация, както и получавайки обратна връзка, той организира, насочва и мотивира подчинените. Много зависи от способността му да предава информация по такъв начин, че да се постигне най-адекватното й възприемане от тези, за които е предназначена.

Различават се следните характеристики на общуването между хората:

възможността за взаимно влияние на партньорите един върху друг чрез система от знаци (вербални и невербални комуникации);

комуникативно влияние само ако има единна или подобна система на кодификация и декодификация за комуникатора (лицето, изпращащо информацията) и получателя (лицето, което я получава);

потенциал за комуникационни бариери.

Според Vikhansky O.S. Терминът "комуникация" идва от лат. "communis", което означава "общ": подателят на информация се опитва да установи "общност" с получателя на информацията. Оттук нататък комуникацията може да се определи като предаване не просто на информация, а на смисъл или смисъл чрез символи.

Терминът „комуникации“ бързо стана общоприет, но разпространението му изобщо не означаваше, че комуникациите се превърнаха в един от важните компоненти на социалните изследвания. Единствено развитието на различни концепции за организации придаде актуалност на проблемите, свързани с изграждането и експлоатацията на комуникационни мрежи.

Ефективната междуличностна комуникация е важна за успеха в управлението по редица причини. Първо, решаването на много управленски задачи се основава на прякото взаимодействие на хората (шеф с подчинен, подчинен с друг подчинен) в рамките на различни събития. Второ, междуличностната комуникация е най-добрият начин за обсъждане и разрешаване на проблеми, характеризиращи се с несигурност и неяснота.

Говорейки за ролята на комуникацията в една организация, трябва да се отбележи, че формирането на комуникационни мрежи и създаването на условия за успешното функциониране на комуникациите в една организация са една от най-важните задачи на управлението. Всъщност обменът на информация е включен като съществена връзка във всички основни дейности на организацията, следователно, ако комуникационните връзки (както вътрешни, така и външни) не съществуват или не работят, това се отразява негативно на функционирането на цялата организация.

Това се дължи на редица причини:

ръководителите на отдели на организацията трябва да отделят много време за търсене на необходимата информация и обработката й;

възниква дублиране на информация, тъй като една и съща информация влиза в отдела на организацията и нейното управление от различни източници;

в някои отдели и някои ръководители има липса на информация, докато в други отдели може да възникне информационно претоварване;

служителите на организацията са слабо запознати с нейната дейност, планове, ориентация и позиция във външната среда, което се отразява негативно на интеграционните процеси, точното изпълнение на заповедите на ръководството и др.

В тази връзка една от основните цели на управлението в една организация е да създаде комуникационна система, да я стартира и да контролира нормалното й функциониране. Внедряването на комуникации в някои случаи е изпълнено със значителни трудности:

Ако двама души имат значителна разлика в мненията по някакъв въпрос, само установяването на двупосочна комуникация ще го направи ясно. Публикуването на различни гледни точки често води до формиране на полярни възгледи, когато страните заемат крайни позиции. Под влияние на заплахата от потенциални проблеми, които са неизбежни в случай на загуба, участниците в дискусията често „изхвърлят” логиката и рационалността и преминават към защитна аргументация: фокусират се върху личните качества на „врага”, избирателно. използват фактите, които имат, стремят се да се контролират и да потискат негативните емоции. Защитните разсъждения ви позволяват да избягвате риска и некомпетентността, но основната причина за използването му е желанието да се контролира ситуацията и желанието да се вземе надмощие, което води до намаляване на ефективността на комуникациите. Вторият възможен проблем е когнитивен (когнитивен) дисонанс, т.е. вътрешен конфликт и безпокойство, които възникват, когато хората получават информация, която е несъвместима с техните ценностни системи, предишни решения или други известни им данни. Тъй като появата му причинява чувство на дискомфорт, човек се стреми да се отърве от него или поне да го намали. Може би той ще се опита да получи нови комуникационни данни, да промени интерпретацията на получените данни или да реши дали да направи корекции в ценностната система. Може би индивидът просто отказва да повярва на дисонантната информация или я игнорира. Когато осъществява контакт, изпращачът трябва да бъде особено внимателен, тъй като комуникациите са едновременно мощна форма на саморазкриване пред други хора и източник на възможна оценка на комуникатора от другите. В хода на комуникацията ние не само разкриваме нещо на други хора (съдържание), но докато предаваме съобщение (говорим), получателите ни дават определена оценка. Този аспект на комуникацията насърчава подателя да мисли за запазване на лицето, т.е. той се стреми да попречи на други хора да критикуват себе си. Отрицателните оценки застрашават преди всичко самочувствието на личността. Понякога самият „критик“ съжалява, казвайки нещо, което противоречи на нашата представа за самия него. Въпреки че подобни „съжаляващи“ съобщения често се доставят неволно, те обикновено предизвикват неприятни чувства у получателя, създават напрежение във връзката и понякога водят до разпадането им. „Нещастни“ съобщения включват напр. Груби вербални грешки, лични нападки, клеветнически стереотипни изявления, саркастична критика или опасна информация. Много често този вид послания се предават по време на емоционална конфронтация. Проблемите, свързани със създаването на ефективни комуникации, могат да бъдат разделени на две основни групи: проблемите на структурните комуникации и проблемите, които възникват в хода на междуличностната комуникация.

Така, говорейки за ролята на комуникацията в една организация, трябва да се отбележи, че формирането на комуникационни мрежи и създаването на условия за успешното функциониране на комуникациите в една организация са една от най-важните задачи на управлението, но ние се сблъскваме и с проблеми, които възникват и възпрепятстват комуникационния процес.

2 Комуникационен процес в една организация

Организация - стабилна система от хора, работещи заедно въз основа на йерархия от рангове и разделение на труда за постигане на общи цели. Комуникацията е жизненоважна система на организацията: ако по някакъв начин елиминирате потока от съобщения в една организация, тя ще престане да съществува. Комуникацията прониква във всички дейности в една организация, тя е важен работен инструмент за гарантиране, че хората възприемат своите организационни роли и за интегрирането на организационните единици. От гледна точка на теорията на отворените системи, организацията е представена от развита мрежа от комуникационни канали, които са предназначени да събират, систематизират и анализират информация за външната среда, както и да предават обработени съобщения обратно към околната среда. Комуникацията е свързващите нишки, които свързват взаимозависимите части на една организация. Веднага след като комуникацията бъде спряна, организационната дейност престава да съществува. Вместо това отново се появява некоординирана дейност на индивидите. Комуникацията е не само основен елемент от вътрешното функциониране на една организация, но играе жизненоважна роля в обмена на информация между организацията и околната среда. Комуникационната система служи като средство за включване на организациите във външната им среда. Комуникациите в рамките на организациите и между една организация и нейната среда заедно съставляват това, което се нарича организационна комуникация. Трябва да се отбележи, че комуникационният процес в организацията по правило е подреден и обусловен от определена регулация и предвидимост. В основата на управленския процес е взаимодействието между елементите на управленската структура - подразделения, длъжности, лица, осъществявано с помощта на свързващи ги комуникационни канали, създадени в процеса на лични контакти, обмен на документи, функциониране на електронни средства, комуникации и др. Основната цел на комуникативния процес е да осигури разбирането на информацията, която е обект на комуникация. Самият факт на обмен на информация обаче не гарантира ефективността на комуникацията. За да разберем по-добре процеса на обмен на информация и условията за неговата ефективност, ще разгледаме основните елементи и етапи на комуникационния процес. Има четири основни компонента на комуникационния модел: източник, съобщение, канал и получател. Тъй като тези компоненти присъстват в почти всеки акт на комуникация, този прост модел на комуникация често се нарича ISPC.

Източникът е авторът на съобщението. Това е основната отговорност за подготовката на съобщението. Те могат да бъдат лица или групи от лица, работещи заедно, както и публична институция или организация.

Съобщението е стимул, който източникът предава на получателя. Именно за това се осъществява актът на общуване и в този акт се предава определена идея. Съобщенията са съставени от знаци, които имат конкретно значение за източника и получателя. Съобщенията са или кодирани, или декодирани.

Кодирането е превод на вече смислена идея в съобщение, пригодено за предаване; е преобразуване на смисъла на идеята в символи, а декодирането е превод на получените стимули в конкретна интерпретация на предаденото съобщение. По този начин получателите декодират съобщението, като преобразуват знаци в стойности. За да придадат значение на символите, индивидите класифицират явленията в категории и им дават имена – кодове.

Много съобщения се предават под формата на езикови знаци. Символите обаче могат да бъдат и невербални: жестове, изражения на лицето, други движения на тялото или графични изображения.

Каналът е средството, чрез което съобщението се предава от източник към приемник, пътят, по който съобщението се предава физически. Каналите могат да бъдат разделени на:

Медийните канали са комуникационни медии като вестници, списания, радио и телевизия, които позволяват на източник да доставя информация на много получатели.

Междуличностните канали са тези канали, които се използват при директния обмен на съобщения между един източник и един получател.

Получателят е най-важният елемент от комуникационния процес. Както е показано (фиг. 1.), комуникацията не е еднопосочен поток от съобщения от източника към получателя. Получателят също генерира информация и съобщения за източника, като такова взаимодействие е необходимо условие за успешна комуникация.

Обратната връзка е реакцията на получателя към съобщението на източника. Източникът може да вземе предвид обратната връзка при промяна на следващите съобщения. Така обратната връзка прави комуникацията динамичен двупосочен процес. Обратната връзка може да се разглежда като съобщения до източника, които съдържат данни за ефективността на предишния акт на комуникация. Положителната обратна връзка информира източника, че желаният резултат от съобщението е постигнат. Отрицателната обратна връзка информира източника, че желаният резултат от съобщението не е постигнат. В този смисъл отрицателната обратна връзка се отразява зле на отношенията между източника и получателя и може да създаде конфликт между тях.

По отношение на подобряването на ефективността на комуникацията, отрицателната обратна връзка е по-важна от положителната обратна връзка. Съществуват редица фактори, които намаляват ефективността на комуникацията, които се наричат ​​бариери пред междуличностната комуникация. Комуникационните бариери са психологически пречки пред адекватния трансфер на информация между комуникационните партньори. В хода на комуникацията могат да възникнат различни бариери. Наличието на добре функциониращи комуникации в организациите допринася за решаването на много проблеми, по-специално координацията на дейностите на отделните структурни звена в организацията по отношение на обща цел.

Основният проблем на комуникацията между елементите на организационната структура се дължи на несигурността във взаимоотношенията между отделните структурни звена на организацията. В условия на несигурност могат да се увеличат следните основни видове бариери в комуникационните процеси:

Изкривяването на съобщенията е явление, при което структурните звена на организацията получават информация, която не е адекватна на реалната ситуация. Изкривяването в комуникационните мрежи води до значително забавяне на темпа на работа в организацията. Вземането на решения и изпълнението трябва да започнат едновременно: разбирането как да се свърши работата е също толкова важно, колкото и решението какво да се прави. Но изкривяването на информацията не позволява да се пристъпи към незабавното прилагане на решението, тъй като то се основава на неправилни предпоставки. В тази връзка трябва да се върнем към тази ситуация, да повторим съобщенията. Освен това изкривяването на информацията води до погрешно поставяне на цели, което веднага се отразява на останалата част от организацията.

Неволни изкривявания, които възникват поради липса на информация, неяснота на ситуацията или трудности в междуличностните контакти.

Съзнателни изкривявания, които представляват голяма опасност при вземането на решения в организацията и поставянето на цели: в този случай междинното звено в комуникационната верига е несъвместимо със съдържанието на съобщението и се стреми да промени естеството на неговото въздействие.

Филтриране на информация в съобщението, когато информацията, която не е необходима в момента, се отрязва, остава само същността. Информационното претоварване е възможно в случаите, когато членовете на организацията не са в състояние ефективно да отговорят на цялата информация, от която се нуждаят, и да отсеят определена част от нея, според тях, най-малко важната. Въпреки това е възможна ситуация, когато тази конкретна информация ще бъде особено необходима за осигуряване на нормалното функциониране на организацията или нейните подразделения.

Недостатъците в структурата на организацията оказват значително негативно влияние върху функционирането на комуникационните мрежи. Най-често срещаният от тези недостатъци трябва да се признае като неуспешна конфигурация - наличието на голям брой нива на управление, когато информацията се губи или изкривява при преминаване от ниво на ниво. Това е особено вярно за възходящите комуникационни потоци (отдолу нагоре, от подчинени към мениджъри).

Друг важен структурен недостатък е липсата на стабилни хоризонтални връзки между отделните отдели на организацията, например, когато ръководството на организацията позволява само вертикални връзки, а комуникациите между отделите от едно и също ниво се считат за незначителни и ненужни.

Друг съществен недостатък е наличието на конфликти между отделни групи и отдели на организацията. Често конфликтите са присъщи на самата структура на организацията. Отделите или отделните лидери в състояние на конфликт могат не само да помогнат за прекъсване на комуникационните връзки в рамките на организацията, но и да използват комуникационни мрежи за постигане на собствените си цели в борбата срещу други отдели.

Високата степен на пространствена диференциация създава бариери пред преминаването на информация през определени комуникационни канали поради отдалечеността на отделните структури на организационните единици. На първо място, това се отнася до каналите за контрол и обратна връзка, както и каналите, по които се предава печатната информация (документи, научна или технологична литература и др.). В резултат на това може да възникне взаимно недоверие между членовете на организацията и ефективността на взаимодействието е намалена.

По пътя на междуличностните комуникации също има бариери. Комуникацията много често се възпрепятства от неразбирането един на друг от членовете на комуникационния процес. Причините за проблеми с комуникацията поради неразбиране са както следва:

Разлики във възприемането на съобщението и неговата основна идея и концепция, какво се случва в действителност:

неправилно кодиране на съобщението от мениджърите, без да се вземат предвид културата и нагласите на членовете на организацията (съобщението е написано или предадено на неразбираем език, съдържа много думи, принадлежащи към друга субкултура или специални термини, област на дейност или се избират знания, които са малко познати на членовете на организацията и т.н.);

конфликт между областите на компетентност, основата на преценките на подателя и получателя на информацията (структурен конфликт от този вид може да доведе до селективно възприемане на информацията от нейния получател, в зависимост от техните собствени интереси и нужди, и игнориране на интересите на изпращач);

различни социални нагласи на членове на организации, различни ценностни структури.

Семантични бариери, дължащи се на лошо формулирани съобщения, които могат да доведат до загуба на информация, когато се предава от получателя, особено много от тези проблеми се генерират в многонационална среда.

Семантиката е науката, която изучава начините, по които се използват думите и значенията, които им се придават. Тъй като думите (символите) могат да имат различно значение за различните хора, това, което изпращачът е искал да съобщи, не винаги ще бъде интерпретирано и разбрано от получателя по един и същи начин. Семантичните вариации често водят до недоразумения, тъй като в много случаи е доста трудно да се разбере какво значение е приписано на символа на изпращача. Символите нямат първоначалното си фиксирано значение. Човек разбира тяхното значение въз основа на своя опит и то варира в зависимост от контекста, т.е. ситуацията, в която се използва символът. И тъй като всеки има различно преживяване и всеки комуникационен контакт е различен по един или друг начин, никога не можете да сте сигурни, че получателят е приписал същото значение на този символ, както и вие.

Невербални междуличностни бариери. Те включват всякакви знаци, различни от думи. Често невербалното предаване се извършва едновременно с вербалното и може да подобри или промени значението на думите. Контактът с очите, усмивката или намръщеното лице, напрегнатото изражение са примери за невербална комуникация.

Незадоволителна обратна връзка (например поради невъзможност за слушане).

За да избегнете загуби, произтичащи от недостатъците на междуличностната комуникация, можете да използвате следните техники:

предварителна подготовка за предаване на съобщението; например изясняване на основните положения, съдържанието на съобщението;

премахване на семантични бариери чрез елиминиране на двусмислието, неяснотата на понятията;

постоянно внимание към невербалната символна комуникация – тонът на съобщението, жестовете, израженията на лицето и др.;

проява на апатия и откритост в общуването и предаването на съобщения;

установяване на обратна връзка, за която трябва: да се задават въпроси на получателя на информация относно съдържанието на съобщението и степента на неговото възприемане; оценявайте невербалната реакция на получателите на съобщението, обръщайте специално внимание на жестовете, позата и израженията на лицето, които показват объркване или неразбиране; създават атмосфера на доверие, добронамереност и готовност за обсъждане на възникващи проблеми, като се вземат предвид интересите и нуждите на получателя на информационните съобщения.

В заключение, като цяло, можем да кажем, че най-ефективното използване на комуникациите зависи от такива важни фактори като професионализма на мениджърите, структурата на организацията и нейните характеристики, наличието на стабилни междуличностни отношения между членовете на организацията, културата. на подчинените, позицията на организацията във външната среда (затвореност и откритост), компетентността на служителите.

3 Видове комуникация в една организация

Комуникациите, осъществявани в организациите, могат да бъдат класифицирани според редица критерии (Таблица 1.)

Таблица 1. Класификация на комуникациите в организацията

Класификационен знакВидове комуникации Предмет и средства за комуникация Комуникации с помощта на технически средства, информационни технологии Междуличностна Форма на комуникация Вербални Невербални канали за комуникация Формални Неформални Според предметите и средствата за комуникация е обичайно да се разграничават:

Комуникациите, осъществявани с помощта на технически средства на информационните технологии, в съвременните условия, са от първостепенно значение. Те се осъществяват с помощта на електронна поща, телекомуникационни системи, информационни технологии за управление (MIS).

Междуличностни комуникации - комуникации, осъществявани между хората в ситуации "лице в лице" и в групи, използвайки думи и невербални средства за комуникация. Те са от голямо значение за изследването на организационното поведение.

Междуличностните комуникации се влияят от различни фактори (фиг. 1).

Фиг.1 - Фактори, влияещи върху междуличностните комуникации

управление на комуникацията вербално

Комуникация под формата на комуникация:

Вербалните комуникации са комуникации, извършвани с помощта на устната реч като система за кодиране.

Мениджърите прекарват по-голямата част от работното си време в лична комуникация с други хора. Предимствата на устната комуникация са бързина, спонтанност и възможност за широко използване на невербални сигнали едновременно с думи.

Невербални комуникации - съобщения, изпратени от подателя без използване на устна реч като система за кодиране, например чрез използване на жестове, изражения на лицето, пози, външен вид, маниери. Те действат като средство за комуникация, доколкото съдържанието им може да бъде интерпретирано от другите.

Информацията се предава чрез вербална комуникация. Невербалните комуникации предават отношението към партньора в съобщението.

Официалните комуникации ви позволяват да рационализирате и ограничавате информационните потоци.

Те се определят от съществуващите разпоредби:

Организационна (например организационна схема);

Функционални (например наредбата за отделите и службите, съдържаща раздел „Взаимоотношения между отделите“).

Официалните комуникационни канали се използват широко в организации с йерархична структура на управление.

Неформалните комуникации са социални взаимодействия между хората, които отразяват изразяването на човешката потребност от комуникация. Те допълват официалните комуникации.

В зависимост от пространственото разположение на каналите и посоката на комуникация е обичайно да се разделят на:

Организационни комуникации отгоре надолу – представляват потока от информация от най-високите нива на управление към по-ниските (мениджър – подчинени). Това е най-очевидният вид организационна комуникация. Комуникацията между ръководител и подчинени е свързана с изясняване на задачите, приоритетите и очакваните резултати; осигуряване на участие в решаването на задачите на отдела; обсъждане на проблеми с представянето; постигане на признание и награди с цел мотивация; подобряване и развитие на способностите на подчинените; със събиране на информация за възникващ или реален проблем; уведомяване на подчинен за предстояща промяна; както и получаване на информация за идеи, подобрения и предложения.

Организационните комуникации нагоре също имат функцията да предоставят на мениджърите информация за случващото се на по-ниски нива. Благодарение на тях мениджърите научават за текущи и потенциални проблеми и предлагат коригиращи действия. Комуникациите нагоре обикновено се извършват под формата на доклади, предложения и обяснителни бележки.

Хоризонтални комуникации - комуникации, насочени към координиране и интегриране на дейностите на служителите от различни отдели и подразделения на едни и същи нива на йерархията за постигане на целите на организацията; спомага за повишаване на ефективността на използването на всички видове ресурси на организацията.

Диагонални комуникации - комуникации, извършвани от служители на отдели и подразделения на различни нива на йерархията. Използват се в случаите, когато комуникацията на служителите на организацията по други начини е затруднена.

Електронни комуникации. Електронната поща (e˗mail) е комуникативна компютърна система.

2. ПОДОБРЯВАНЕ НА СИСТЕМАТА ЗА КОМУНИКАЦИИ НА ПРИМЕРА НА АД "БАШКИРЕНЕРГО"

1 Социално-икономически характеристики на организацията JSC "Bashkirenergo"

Башкирското отворено акционерно дружество за енергетика и електрификация "Bashkirenergo" (JSC "Bashkirenergo") е създадено от Държавния комитет на Република Башкортостан за управление на държавната собственост на 30 октомври 1992 г. Предмет на дейността му - производство на електрическа и топлинна енергия; ремонт и поддръжка на енергийно оборудване.

OJSC "Bashkirenergo" е една от най-големите регионални енергийни системи в Русия. Инсталираната електрическа мощност е 4 295 MW, инсталираната топлинна мощност е 13 141 Gcal/h.

Като част от производствения капацитет на енергийната система на Република Башкортостан - една държавна областна електроцентрала (GRES), десет комбинирани топлоелектрически централи (CHP), включително газобуталната Zauralskaya CHP, две водноелектрически централи (ВЕЦ) , пет газотурбинни агрегата, шест газобутални агрегата, една вятърна електроцентрала и седем малки водноелектрически централи.

Общият брой на битовите потребители към 01.07.2010 г. е 1 191 452.

Говорейки по-конкретно за комуникационната система в това предприятие, заслужава да се отбележи, че според изследванията мениджърът прекарва от 50 до 90% от цялото време за комуникация. Това изглежда малко вероятно, но става ясно, ако вземем предвид, че лидерът прави това, за да реализира своите роли в междуличностните отношения, обмена на информация и процесите на вземане на решения, да не говорим за управленските функции на планиране, организиране, мотивиране и контрол. Именно защото обменът на информация е вграден във всички основни видове управленски дейности, комуникациите са свързващ процес.

Комуникационният процес е процес на взаимодействие между различни субекти на комуникация, в който се осъществява процесът на обмен на информация.

Основната цел на комуникационния процес е да осигури разбирането на информацията, която е обект на комуникация, т.е. съобщения. В процеса на обмен на информация могат да се разграничат четири свързващи компонента:

подател, лице, което генерира идеи или събира информация и я предава;

съобщение, информация, кодирана с подходящи знаци;

канал, средство за предаване на информация;

получател, лицето, за което е предназначена информацията.

Според вида на организационните структури АД "Башкиренерго" е линейна управленска структура (Фигура 2.).

Фиг. 2 - Схема на линейната организационна структура на управление

Това е една от най-простите организационни структури за управление. Начело на всяко структурно звено има лидер - един лидер, надарен с всички правомощия и упражняващ еднолично ръководство на подчинените служители и съсредоточаващ всички управленски функции в своите ръце.

Всеки подчинен има един лидер, през който всички команди за управление преминават през един канал, в този случай връзките за управление са отговорни за резултатите от всички дейности на управляваните обекти.

За да се анализира работата на комуникационните канали в изследваното предприятие, е необходимо да се знае какви предимства и недостатъци са присъщи на тази организационна структура на управление.

предимства:

единство и яснота на командването;

координация на действията и изпълненията;

ясна отговорност;

ефективност при вземане на решения;

лична отговорност на ръководителите за крайните резултати на тяхното звено.

недостатъци:

високи изисквания към лидера, който трябва да бъде цялостно подготвен да осигури ефективно лидерство на всички нива на управление;

липса на връзки за планиране и изготвяне на решения;

претоварване с информация, много контакти на подчинени, началници и сменни структури;

трудни връзки между властите;

концентрация на власт на върха.

В тази комуникационна структура решението, предавано от единия край до другия, става известно на всички изпълнители и се обсъжда от всички. Всички връзки в такава комуникация са еднакви и няма команден стил на лидерство. Такава структура на взаимоотношенията бързо се разпада, ако връзката между двамата участници в общуването се прекъсне.

2 Анализ на комуникациите на АД "Башкиренерго".

LLC "Bashkir Distribution Electric Networks" продължава най-добрите традиции, установени в OJSC "Bashkirenergo". По-специално, много внимание се отделя на физическата култура и спорта. Въвеждането на енергийните инженери в здравословния начин на живот беше улеснено както от корпоративни събития, така и от тези, които се проведоха под знака на указите на президента на Република Башкортостан: Година на здравето, Година на спорта и здравословния начин на живот, Година на превенцията на Наркоманията, Алкохолизмът и тютюнопушенето, Година на благополучно детство и укрепване на семейните ценности, Година на подкрепа и развитие на младежки инициативи, Година на опазване на околната среда. Всичко това подобрява комуникационния процес в компанията. Чрез такива събития служителите се опознават по-добре и отношенията се подобряват, което е необходимо в съвместната им работа. В пазарната икономика един от решаващите фактори за ефективността и конкурентоспособността на предприятието (OJSC "Bashkirenergo") е осигуряването на висок потенциал на човешките ресурси. И най-продуктивният начин за постигане на това е разработването и прилагането на кадрова политика, която е неразделна част от стратегически ориентираната политика на организацията. Разбираме, че инвестирането в работа с хора е най-ефективната инвестиция в нашия бизнес в дългосрочен план.

Основната цел на кадровата политика на компанията е да привлича, развива и задържа висококвалифицирани и ефективни мениджъри и специалисти, които са в състояние да повишат стойността на бизнеса чрез професионално и ефективно управление на активите на компанията. Основният принцип на кадровата политика на компанията е поддържане на ефективно функциониране и динамика на развитие чрез поддържане и развитие на оптималния персонал, сплотен, отговорен, високо развит, високопроизводителен екип, необходим за решаване на поставените задачи.

Концепцията на кадровата политика на компанията включва следните области на работа:

изграждане на ефективна управленска структура на компанията, базирана на оптимизирането на бизнес процесите и рационалното разпределение на работната функционалност по отдели и нива на управление;

своевременно осигуряване на фирмата с персонал с необходимата квалификация, необходим за решаване на бизнес проблеми;

осигуряване на фокуса на персонала върху висока производителност, допринасяща за постигането на целите;

подобряване на социално-трудовите отношения;

Установяване на социални гаранции и контрол върху тяхното спазване;

Създаване на условия за придобиване на професионални умения на персонала, необходими за успешното решаване на бизнес проблеми, създаване на условия за професионално израстване и самореализация на служителите чрез система за професионално обучение и повишаване на квалификацията на служителите;

Нарастване на производителността на труда чрез подобряване на системата за материално и нематериално стимулиране и социално осигуряване на служителите, както и осигуряване на безопасни условия на труд.

Постигането на устойчив растеж на компанията е невъзможно без професионалната и координирана работа на целия екип, поради което в стратегията за развитие на енергийната система се отделя голямо внимание на персонала.

Ръководството успешно решава задачите за постигане на високо ниво на отговорност на служителите и ефективност на тяхната работа. АД "Башкиренерго" извършва целенасочена работа по проектирането на оптималната структура на персонала и неговото развитие, която се извършва в следните основни области:

осигуряване на обществото с квалифициран персонал;

мотивация за работа, повишаване на удовлетвореността от работата за всички категории персонал;

формиране на корпоративно съзнание;

създаване на условия за ефективно използване на уменията, знанията и опита на служителите;

професионално обучение и повишаване на квалификацията на служителите.

Нека анализираме дейността на обществото от гледна точка на осигуряването на предприятието с трудови ресурси, движението на работната сила, качествения състав, както и използването на трудовите ресурси в предприятието.

Нека започнем анализа с осигуряването на предприятието с трудови ресурси, което се изчислява чрез сравняване на действителния брой служители по категории и професии с планираната нужда, ще го изготвим в таблица 2.

Таблица 2 - Осигуреност на обществото с трудови ресурси за 2011 - 2012г

Категории служители

Както показва Таблица 2, осигуряването на специалисти в сравнение с плана се увеличава с 46 души (делът според плана = 17%, всъщност = 18%), осигуряването на инженерно-технически работници и служители се увеличава със 134 души (делът според плана е 66%, всъщност 67%). Увеличаването на броя на служителите в предприятието от енергийната система през 2011 г. се дължи на прехвърлянето на общински енергийни съоръжения към енергийната система. Броят на мениджърите леко намаля (с 1 човек), което не се отрази на работата на предприятието.

Ще анализираме движението на работната сила, като изчислим необходимите коефициенти. Анализът на динамиката се извършва според индекса за стабилност на персонала; динамика на заетостта; динамиката на броя на персонала, скоростта на текучество на персонала, причините за уволнението на служителите. Анализът използва редица показатели. Най-широко използвани са: коефициентът на динамиката на броя на служителите, коефициентът на текучество при наемане на служители, коефициентът на текучество на персонала, коефициентът на постоянен състав (табл. 3).

Таблица 3. - Движението на работната сила в предприятието

Pokazateli20112012OtklonenieChislennost promyshlenno˗proizvodstvennogo персонал в началото на goda16806189582152Prinyato на rabotu23601756˗604Vybylo208172˗36v включително: ˗ в своя zhelaniyu6753˗14˗ уволнен за нарушаване на служителите на труда distsipliny141119˗22Chislennost в rabotnikov1,491,03˗0 крайния goda18958205421584Srednespisochnaya брой personala15801712132Koeffitsient рецепция оборот, 46Коефициент на доходност брой на персонала 0.130.1˗0.03 Коефициент на постоянен персонал 12120 Коефициент на динамика на броя на служителите 0.130.08˗0.05

K pr.0 = 2360 / 1580 = 1,49 (1)

К пр. - Коефициент на текучество при наемане на служители през 2011г

До пр.1 \u003d 1756 / 1712 \u003d 1,03 (2)

Към пр.1. - Коефициент на текучество при наемане на служители през 2012г

K mk.0 ​​= 208 / 1580 = 0,13 (3)

K mk.0 ​​- Текучество на персонала през 2011г

K mk.1 = 172 / 1712 = 0,10 (4)

K TC.1 - Текучество на персонала през 2012г

K ps.0 = 18958/1580 = 12 (5)

K ps.0 - Коефициент на постоянство на състава на персонала на JSC "Bashkirenergo" през 2011 г.

K ps.1 = 20542/1712 = 12 (6)

Към ps.1 - Коефициентът на постоянство на състава на персонала на JSC "Bashkirenergo" през 2012 г.

K chz.0 = 2360 ˗ 208 / 16806 = 0,13 (7)

K chz.0 - Коефициентът на динамиката на броя на заетите работници през 2011г.

K гл.1 = 1756 ˗ 172 / 18958 = 0,08 (8)

К гл.1 - Коефициент на динамика на броя на заетите работници през 2012г

Както показва таблица 3, намалява броят на наетите през анализирания период (с 604 души), както и на напусналите доброволно (14 души) и поради нарушение на трудовата дисциплина (22 души). Това показва удовлетвореността на предприятието от настоящия персонал и самите служители в условията на трудова дейност. Въз основа на показателите на таблицата бяха изчислени коефициентите на текучество за наемане (˗0,46), резултатът от който показва намаляване на приема на нови служители, текучество на персонал (˗0,03), намаляването на този коефициент показва, че страните са по-малко склонни да изпитват претенции и разногласия относно качеството на изпълняваните задължения, динамиката на броя на служителите (˗0,05). Коефициентът на постоянен състав не се е променил, това ще има благоприятен ефект върху работата. Така движението на работната сила и резултатите от коефициентите са в норма.

Дейностите на JSC "Bashkirenergo" са насочени основно към подобряване на ефективността на производството и разпределението на електрическа и топлинна енергия, надеждно и непрекъснато енергийно снабдяване на всички потребители на Република Башкортостан. В същото време енергийната компания провежда активна социална политика, насочена към създаване на благоприятни условия за повишаване на ефективността и производителността на персонала, добра почивка на служителите и техните семейства.

Ефективната система за социална защита, внедрена в OJSC Bashkirenergo, играе важна роля за привличането на висококвалифицирани специалисти в енергийната компания, помага за намаляване на текучеството на персонала и е един от компонентите на успешната производствена и бизнес дейност.

С цел подобряване на качеството на персонала OJSC Bashkirenergo продължава тясно сътрудничество с водещите енергийни висши учебни заведения в страната. През 2011 г. в целевата област бяха приети 110 млади специалисти, завършили висши училища по енергийни специалности, както и 78 завършили колежа по горива и енергетика в Уфа.

18 ръководители и специалисти са изпратени в Казанския държавен енергиен университет за задочна форма на обучение (бюджетна) по целево направление за обучение по енергийни специалности. 10 завършили средни училища бяха изпратени в KSEU за дневна бюджетна форма на обучение, а 17 завършили средни училища бяха изпратени в Държавния авиационен технически университет в Уфа.

165 души бяха обучени в курсове за повишаване на квалификацията в институции за допълнително професионално образование, Института за напреднали (IPK) на държавни служители в Москва, Санкт Петербург Енергиен IPK и неговите клонове, 4144 души бяха обучени в NNOU UTK Bashkirenergo. През 2011 г. са обучени 226 души оперативен персонал. 1371 специалисти и ръководители преминаха предизпитна подготовка и атестация в ТТК. Разходите за обучение, преквалификация и повишаване на квалификацията на персонала за NNOU UTK през 2206 г. възлизат на 13 милиона 541 хиляди рубли.

3. ОСНОВНИ НАСОКИ ЗА ПОДОБРЯВАНЕ НА КОМУНИКАЦИИТЕ В АД БАШКИРЕНЕРГО

1 Проблеми на енергийната компания

Отбелязваме два важни комуникационни проблема, които съществуват в тази организация на JSC "Bashkirenergo"

Служителите смятат, че техният непосредствен ръководител е основен източник на информация за себе си. Без да получават достатъчно информация от него, те търсят други източници, което води до раждането на слухове, които изкривяват реалната ситуация;

Условията за сътрудничество и взаимодействие в екип трябва да се характеризират с:

доверие един в друг и доверие между мениджъра и служителя;

свободно движение на информация както нагоре, така и надолу по йерархичната структура, както и добре установени хоризонтални канали за комуникация;

Удовлетвореност на членовете на екипа от техния статус, което осигурява активното им участие в дейността на компанията;

постоянно сътрудничество в работата без борба и интриги;

добър психологически климат;

положителни постижения на предприятието на пазара;

оптимистични оценки за бъдещето на компанията.

Основните PR принципи за вътрешните взаимоотношения се определят от редица съществени разпоредби:

признаване на положителния принос на служителите за успеха на предприятието;

насърчаване, одобрение. Всички изследвания в областта на комуникационния мениджмънт доказват, че най-важните стимуланти са парите, както и различните привилегии, предоставени на служителите. В допълнение към тях има такъв важен фактор като простата похвала;

свобода на изразяване от служителите на собственото им мнение по всички въпроси на управлението, включително обоснована критика към ръководството;

размиване на границите между ръководството и обикновените служители по отношение на привилегиите;

приоритет на вътрешните комуникации пред външните. Най-лошото нещо, което може да се случи на една компания, е, когато нейните служители чуят лоши новини от новини по телевизията;

пряко и непряко включване на служителите в процеса на управление, като се идентифицират и отчитат техните мнения, позиции, както и представените от тях идеи;

информираност за плановете на организацията. Служителите на всяка компания винаги се стремят да знаят в каква посока се движи тяхната организация и каква е истинската им роля в този процес;

задължително изпълнение на обещанията, дадени от ръководството на дружеството;

задоволяване нуждите на служителите от лично внимание; значките им позволяват да се обръщат един към друг с собствените си имена. Колегите се опознават по-бързо, което допринася за формирането на благоприятен психологически климат в компанията.

По този начин пренебрегнахме два важни проблема в организацията на JSC "Bashkirenergo" В следващия параграф ще се опитаме да намерим начини за отстраняване на тези проблеми

Има различни начини за подобряване на комуникационните процеси в една организация. Регулиране на информационните потоци. Мениджърите на всички нива на организацията трябва да представляват информационните нужди на своите началници, колеги и подчинени. За да направите това, е необходимо да се оценят качествените и количествените аспекти на информационните нужди в организацията. Мениджърът трябва да определи какво е „твърде много“ и „твърде малко“ в обмена на информация. Потребностите от информация до голяма степен зависят от целите на мениджъра, решенията, които той взема и естеството на показателите за оценка на резултатите от неговата работа, както и неговия отдел и подчинени. управленски действия. В организациите висшите мениджъри провеждат ежеседмични срещи (срещи, срещи за планиране, срещи и др.), на които се обсъждат и изясняват нови планове, варианти за стратегии, цели и задачи, както и междинни резултати. Системи за обратна връзка. Обратната връзка е неразделна част от информационната база за контрол и управление на организацията. Проучване на служителите - от опциите на системата за обратна връзка, които се извършват с цел получаване на информация от ръководители и работници по голям списък от въпроси: ясно ли са им съобщени целите на тяхната дейност; с какви потенциални или реални проблеми се сблъскват или могат да се сблъскат; дали получават точната и навременна информация, която им е необходима, за да вършат работата си; дали лидерът им е отворен за предложения и т.н.

Система за събиране на оферти. Целта на събирането на предложения е да се улесни потокът от информация към върха. В същото време всички служители получават възможност да генерират идеи относно подобряването на всеки аспект от дейността на организацията. Това от своя страна води до намаляване на нивото на филтриране или игнориране на идеи по пътя отдолу нагоре. Начините за организиране на системата са разнообразни – да се отдели отделна телефонна линия, чрез която служителите да могат анонимно да се обаждат и да задават въпроси относно назначения и повишения. Понякога мениджърите работят на линия, веднага отговаряйки на въпроси. Отговорите се изпращат директно на служителите (освен ако въпросът е анонимен) или се отпечатват в бюлетина на фирмата.

Информационни технологии. Системата за електронна поща допринася за подобряване на обмена на информация в организациите. Електронната поща дава на служителите възможността да изпращат писмени съобщения до всеки в организацията. Това значително намалява потока от телефонни разговори.

Наред с използването на официални канали за комуникация, служителите на организацията задоволяват нуждата си от съвет и подкрепа чрез взаимни консултации. Консултациите между лица на едно и също ниво често имат важни последици за организацията; постоянното обръщане един към друг за съвет повишава увереността в собствените им решения. Опитът показва, че пълната зависимост от мениджърите за информация и съвети е ограничение и може да бъде избегната в повечето случаи. Очевидно всеки лидер трябва да се интересува от циркулацията на информационните потоци и в трите посоки – нагоре, надолу и хоризонтално. Комуникациите (разбира се, в различни обеми) във всяка от трите посоки се осъществяват едновременно.

Възприятието на служителите за всяка комуникация се определя от много организационни и лични фактори. Промяната във възприятията на служителя може да бъде причинена от промяна в получената информация или работната среда. Възприятието също се влияе от минал опит. В оперативната организация поръчките на топ мениджъра се филтрират и след това се приемат.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Значението на комуникацията в бизнеса на настоящия етап на развитие непрекъснато нараства. Това се дължи на факта, че предприятията, организациите, техните ръководители и служители трябва да получават и овладяват непрекъснато разрастваща се информация, която помага за решаването на възникващи проблеми.

Почти невъзможно е да се надцени значението на комуникациите в управлението. Почти всичко, което лидерите правят, за да помогнат на организацията да постигне целите си, изисква ефективна комуникация. Ако хората не могат да споделят информация, е ясно, че няма да могат да работят заедно, да формулират цели и да ги постигнат. Комуникацията е сложен процес, състоящ се от взаимозависими стъпки.

Комуникацията е обмен на информация, въз основа на който мениджърът получава информацията, необходима за вземане на ефективни решения, и довежда взетите решения до служителите на организацията.

Комуникационният процес се състои от етапи: изпращане на съобщение, предаване на съобщение, получаване на съобщение и обратна връзка. Най-важните елементи на комуникационния процес са подателят, съобщението, каналите за предаване, получателят и обратната връзка. Именно наличието на обратна връзка прави комуникационния процес двупосочен. Наличието на всички тези елементи е от съществено значение за ефективната комуникация.

Класификацията на комуникациите е необходима за идентифициране на различните им видове с цел последващ анализ и подобрение. Комуникациите в една организация могат да се класифицират по редица критерии: по предмет и средство за комуникация, по форма на комуникация, канал на комуникация, по тяхното пространствено положение, по посока на комуникация.

Има различни бариери пред ефективната комуникация. Познавайки възможните бариери, мениджърите трябва да се опитат да предотвратят възникването им или да търсят и планират ефективни начини за преодоляването им.

Активното слушане е най-важното средство за ефективна комуникация, така че мениджърите трябва да се научат да владеят това важно изкуство.

За организиране на ефективна комуникация в група, в една организация е необходимо правилно да се изградят и използват комуникационни мрежи.

Основните начини за подобряване на обмена на информация в една организация включват: регулиране на информационните потоци, управленски действия, въвеждане на системи за обратна връзка, въвеждане на системи за събиране на предложения, използване на бюлетини, използване на съвременни информационни технологии и световни информационни ресурси.

В момента има нужда от въвеждане на нови системи, които да изпълняват функциите както на глобална, така и на локална мрежа на организация.

Напредъкът се ускорява с бързи темпове, така че е трудно да си представим какво ще се случи в близко бъдеще. Но фактът е налице: старата форма на правене на бизнес свърши. Много видове отчети, баланси, вътрешна документация вече се създават само на хартиен носител, за да се дублира електронната форма.

Докато проблемът с информационната сигурност не бъде решен недвусмислено, това ще продължи да се практикува. Но много транзакции вече се сключват без напускане на офиса, водят се сметки, сключват се договори.

Тъй като комуникациите са един от най-важните компоненти на управлението, мениджърът трябва да се опита да наблюдава комуникационния процес, да идентифицира проблемите на всеки етап и да се опита да ги отстрани, за да повиши ефективността на предаването и възприемането на информацията.

Правейки заключение за изследваната компания, заслужава да се отбележи, че през последните години, наред с увеличаването на ролята на маркетинга, се увеличава и ролята на маркетинговите комуникации. Тези две концепции вече са станали неразделни, тъй като съвременният маркетинг изисква много повече от създаване на продукт, който удовлетворява нуждите на клиента, подходящо ценообразуване и предоставянето му на целевите потребители. Фирмите трябва да комуникират с клиентите си, да информират за своите продукти, да правят покупката си печеливша.

В практическа чест на работата бяха разгледани варианти за подобряване на комуникациите в предприятието на JSC "Bashkirenergo". Беше извършен анализ на комуникациите на примера на АД "Башкиренерго", проучени са характеристиките на обекта и бяха идентифицирани начини за подобряване на комуникационната система. Представени са предимствата и недостатъците на това предприятие.

СПИСЪК НА ИЗПОЛЗВАНИ ИЗТОЧНИЦИ

1.Албастова Л.М., Игнатов В.Г. Теория на управлението: Учебник//.˗Ростов˗on˗Donu: Издателство: март, 2006г.

.Романов А.А., Панко А.В. Маркетингови комуникации. - М.: Ексмо, 2006 2. Аржаных Е.В. Научна работа: разработване на комплекс от маркетингови комуникации на примера на хотелския комплекс Holiday˗Inn˗Moscow - стр.54˗63, Москва, 2005 г.

.Абчук, В.А. Управление: Учебник / А.В. Абчук//.˗ Санкт Петербург: Союз, 2002. ˗ 348с.

.Басовски, Л.Е. Мениджмънт: учебник / изд. Басовски Л.Е.// - М.: INFRA˗M, 2003.˗216s.

.Булигин, A.V. Ефективно управление: Учебник / А.В. Булыгин//. - М.: Финпрес, 2000. - 1056 с.

.Вихански, О.С. Мениджмънт: учебник за университети. / Изд. Vikhansky O.S., Naumov A.I. ˗ М., изд. Гадарики, 2001.˗ 528с.

.Вихански, О.С. Мениджмънт: учебник за университети. / Изд. Vikhansky O.S., Naumov A.I. ˗ М., изд. "Гадарики", 2004. - 530г.

.Волков, Ю.Г., Добренков В.И., Нечипуренко В.Н., Попов А.В. Социология: Учебник / Изд. проф. ЮГ. Волков. - Ед. 2-ро, рев. и допълнителни - М.: Гардарики, 2000. - 512 с.

.Гибсън, Дж.Л. и др. Организации: поведение, структура, процеси: Пер. от английски. //8-мо изд. - М., 2000˗ 280s.

.Глухов, В.В. Управление: учебник - 2-ро изд., поправен. и допълнителни / под. изд. Глухов В. В. Санкт Петербург: изд. Лан, 2002. - 528с.

.Добротворски, И.Л. Управление. Ефективни технологии: Учебно ръководство. - М., 2002˗ 401с.

.Иванов, А.П. Мениджмънт: учебник / изд. Иванов А. П. Санкт Петербург: Михайлов, 2002˗ 320с.

.Кибанов, А.Я., Захаров Д.К., Коновалова В.Г. Бизнес етика: Учебник / Изд. И АЗ. Кибанова. - М.: ИНФРАМ, 2004. - 328 с. - (Поредица "Висше образование")

.Кабушкин, Н.И. Основи на мениджмънта: Учебник / изд. Кабушкин Н.И.˗ 5-то издание, стереотип. Мн.: Ново знание, 2002˗ 336с

.Коргова, М.А. Управление: Учебник / под. изд. Коргова М. А. Ростов - на Дон: Феникс, 2008. - 378с.

.Королев Ю.Б. Мениджмънт в агропромишления комплекс: учебник / изд. Королев Ю.Б., Мозлоев В.З., Мефед А.В. - М.: Колос, 2002˗376с.

.Королев Ю.Б. Мениджмънт в агропромишления комплекс: учебник / изд. Королев Ю.Б., Коротнев В.Д., Кочетова Г.Н., Никифорова Е.Н. - М.: Колос, 2003˗304с.

.Крошелев A.N. Основи на управлението: учебник / изд. Крошелев А.Н., Шванников Н.Н. - М.: Изпит, 2007 - 365с.

.Кришова Е.Н. Управление: Учебник / под. изд. Кришова Е.Н.М.: ФОРУМ: INFRA˗M, 2005 - 258с.

.Латфулина Г.Р. Организационно поведение: Учебник за гимназиите. 2-ро изд., доп. И преработен / Изд. G.R.Latfullina, O.N.Gromova. – СПб.: Петър, 2008 – 464 с.: ил.

.Мескон, Алберт, Хедури. Основи на управлението. 3-то изд., доп. И преработвател. М., 2008г.

.НюстромДж.В., Дейвис К. Организационно поведение: превод от английски / изд. Ю.Н.Каптуревски. - Санкт Петербург, 2000г.

.Литвинов F.I. Моделиране на управленски структури на предприятие / Изд. Литвинов Ф.И.//Мениджмънт в Русия и чужбина.˗2008.˗№2˗стр.91˗96.