من غير المعقول تخيل عمل أي منظمة بدون اتصالات تجارية. يتيح لك التواصل المبني بشكل صحيح بين الموظفين حل المهام بسلاسة وسرعة.

هناك أنواع عديدة من الاجتماعات في المنظمات ، ولكل منها خصائصها ومهامها. ستساعد معرفة الفروق الدقيقة في تسهيل مناقشة قضايا العمل. ستخبرك هذه المقالة عن أنواع الاجتماعات ، وتساعدك على فهم سبب عقدها وكيفية تسجيلها في العمل المكتبي.

أهداف اجتماعات العمل

يسمح لك أي نوع من اجتماعات العمل برؤية صورة شاملة للوضع في المنظمة ، لتحديد نقاط القوة والضعف فيها. من الجدير بالذكر أنه بالمشاركة في هذا الشكل من الاتصالات التجارية ، يتم إنشاء شركة أو مؤسسة سريعة.

مهام

يمكن تمييز المهام التالية لجميع أنواع الاجتماعات:

• حل المشاكل والقضايا الحالية.
• تكامل أنشطة الإدارات وفقًا للهدف الاستراتيجي للشركة ؛
• تقييم الشركة وأقسامها الهيكلية الفردية ؛
• صيانة وتطوير سياسة الشركة.

من أجل فهم الشكل الذي سيتم فيه عقد مثل هذا الحدث التجاري ، من الضروري تحديد أي من المهام المذكورة أعلاه سوف تتوافق معه ، وبعد ذلك يمكنك فهم التصنيف الذي سينتمي إليه.

الأنواع والتصنيف

يمكن أن يكون للاجتماع ، كنوع من أنواع الاتصالات التجارية ، شكل مختلف من أشكال عقد الاجتماعات ، والذي يحدد موضوعه وقائمة المسؤولين الحاضرين.

يجب التمييز بين التصنيف الرئيسي للاجتماعات:

1. منطقة الملكية. هنا يمكننا أن نميز بين أنواع الاجتماعات مثل الاجتماعات الإدارية (التي توفر مناقشة القضايا الإشكالية) ، والعلمية (الندوات والمؤتمرات ، والغرض منها مناقشة القضايا العلمية الموضوعية) ، والسياسة (توفير اجتماع لأعضاء أي حزب سياسي) والحركات) وأنواع مختلطة.
2. مقياس. هنا ، يتم تمييز المتخصصين الدوليين ، حيث يشارك متخصصون من دول أخرى أو شركاء أجانب ، على المستوى الوطني ، والإقليمي ، وكذلك في المدينة.
3. انتظام. في أي من الصيغتين ، يمكن أن تكون الاجتماعات مستمرة أو متكررة.
4. حسب مكان الانتشار - محلي او متجول.

وكذلك يمكن تقسيم جميع أنواع الاجتماعات على النحو التالي:

1. إرشادي ، يوفر تنسيقًا توجيهيًا للتوصيل ، حيث يقوم القائد الأعلى بنقل المعلومات مباشرة إلى مرؤوسيه ، والتي تتباعد بعد ذلك ويتم نقلها على طول عمودي السلطة. في أغلب الأحيان ، في سياق هذه الاتصالات التجارية ، يتم سماع أوامر المدير التنفيذي ، والتي يمكن أن تؤثر بشكل كبير على مسار المؤسسة ، ويمكن أن تكون هذه أيضًا قواعد سلوكية أو ابتكارات مهمة.
2. تشغيلية (إيفاد). الغرض من هذا النوع من الاجتماعات هو الحصول على معلومات حول الوضع في منظمة أو مؤسسة. يتم توجيه تدفق المعلومات في هذه الحالة من المرؤوسين إلى رؤساء الأقسام أو المدير العام. بشكل أساسي ، في الاجتماعات التشغيلية ، يتم النظر في القضايا المتعلقة بتنفيذ خرائط الطريق والأنشطة المخطط لها والخطط الاستراتيجية والتشغيلية. الفرق المهم بين الاجتماع التشغيلي (الإرسال) وجميع الاجتماعات الأخرى هو أنها تُعقد بانتظام ولديها قائمة ثابتة من المشاركين. وتجدر الإشارة أيضًا إلى أنه قد لا يكون هناك جدول أعمال خلال الاجتماع.
3. إشكالية. يتم عقد مثل هذا الاجتماع في حالة الحاجة الملحة لاتخاذ قرار بإكمال المهام في وقت قصير أو لحل مشكلة عالمية للمؤسسة.

بالإضافة إلى كل ما سبق ، يمكن تحديد أحد أكثر أنواع اجتماعات الإنتاج شيوعًا بشكل منفصل - اجتماع تخطيط. كقاعدة عامة ، يتم عقد مثل هذا الحدث يوميًا أو مرة واحدة في الأسبوع ، حيث يحضر رئيس القسم وفناني الأداء المباشرون ، الذين يتلقون المهام لليوم ويناقشون التقدم المحرز في تنفيذها.

يمكن أن يكون موضوع اجتماع موظفي المؤسسة في الاجتماع أي نوع من القضايا التي تنشأ في سياق أنشطة المؤسسة ، ويمكن تخصيص مسار المناقشة للتغييرات في البيئة الخارجية التي تعمل فيها منظمة معينة.

تنظيم الاجتماع

أي نوع من الاجتماعات ، بغض النظر عن شكله ، يتطلب تحضيرًا دقيقًا له ، لأن فعاليته تعتمد على هذه اللحظة. في البداية ، تحتاج إلى تحديد النقاط التالية:

• هدف؛
• القضايا التي نوقشت؛
• تحديد المهام للموظفين (على أساس الوظيفة والتبعية) ؛
• مراحل تنفيذ المهمة.

اليوم ، تُجرى معظم الاجتماعات بطريقة متواضعة للغاية ، مما يؤدي إلى فقدان معناها ، ويمكن أن يتم أداء المهام الموكلة بشكل سيئ. لذلك ، من المهم للغاية التفكير في المسار الكامل لاجتماعات العمل هذه وبناء مناقشة عمل بطريقة لا تستغرق وقتًا فحسب ، بل يكون لها رد فعل عنيف من الفريق.

الاجتماعات

وتجدر الإشارة إلى أن الشركات والمؤسسات الكبيرة التي تسعى للفوز بحصة سوقية معينة وتطوير شركاتها من أجل الحصول على أرباح كبيرة تضع رهانًا كبيرًا على مناقشة القضايا المهمة من خلال الاجتماعات. من خلال ممارسة المديرين الناجحين ، يمكنك تشكيل مجموعة القواعد التالية حول كيفية التحضير للاجتماع:

بادئ ذي بدء ، يتم تحديد قائمة المشاركين. يجب أن يكون واضحًا من سيدعوه إلى الاجتماع وما هو الدور الذي سيلعبه فيه. غالبًا ما يحدث أن الأشخاص المدعوين قد لا يفهمون المشكلة ، ويتم دعوتهم "فقط في حالة" ، ولكن في هذه اللحظة يمكنهم أداء واجباتهم الرسمية وعدم إضاعة الوقت سدى.

من المهم أن يكون لديك جدول أعمال. إذا تم التخطيط للاجتماع ، فسيتم وضع جدول أعمال مقدمًا ، والذي يشير إلى القضايا التي تمت مناقشتها ، كما يحدد المتحدثين الرئيسيين. من المهم أن تتذكر أنه يجب إرسال هذه الوثيقة إلى المسؤولين عن إعداد المعلومات وأولئك الذين سيحضرون حتى يتمكن جميع المشاركين من إعداد التقارير والمقترحات والأسئلة الإضافية. إذا لزم الأمر ، يمكن تعديل جدول الأعمال.

وينبغي إبراز القضايا الرئيسية والاستراتيجية في صدارة الاجتماع. يجب أن يكون المتحدثون في مثل هذه القضايا بالضرورة أشخاصًا (رؤساء أقسام ، أقسام ، ورش عمل) مسؤولون بشكل شخصي عن تنفيذ أي تدابير استراتيجية للشركة.

نقاط مهمة

من المهم أن نتذكر أن أي اجتماع له مرحلتان رئيسيتان - التحضير له وسلوكه نفسه. تتضمن المرحلة الأولى تحديد مدى ملاءمة عقد اجتماع عمل ، وتحديد المهام والأهداف الرئيسية والثانوية ، وتشكيل قائمة بالمشاركين والمتحدثين ، وإعداد التقارير والعروض التقديمية والتقرير وفقًا للموضوع أو جدول الأعمال المحدد مسبقًا. تتضمن المرحلة الثانية تنفيذ المسار المخطط مسبقًا للاجتماع ، والاستماع إلى التقارير ومناقشة القضايا الحالية والاستراتيجية.

إذا كان من الضروري خلال مثل هذه الاتصالات التجارية تحديد ما يجب القيام به من الموظفين ولمن ، فيمكننا عندئذٍ تحديد المرحلة الثالثة - صنع القرار. كقاعدة عامة ، يتم اتخاذ القرارات من قبل الرئيس ، الذي يرأس الاجتماع ، بناءً على تقديره الخاص أو من خلال المناقشة أو التصويت الجماعي.

نموذج لخطة الاجتماع

مع وجود خطة محددة جيدًا أمامه ، يمكن لأي قائد إجراء اجتماع بكفاءة وفعالية ، مما سيسمح له بالحصول على تعليقات من الموظفين وتحديد المهام المناسبة لهم. قد تشمل هذه الخطة الجوانب التالية:

• الاستماع إلى التقارير وتلخيص النتائج لفترة زمنية معينة (ربع ، أسبوع ، نصف سنة ، شهر) ؛
• تغطية القضايا الحالية ذات الصلة بالشركة ؛
• الاستماع إلى مقترحات استكشاف الأخطاء وإصلاحها (العصف الذهني) ؛
• تقييم الخيارات المقترحة ومناقشة تنفيذها ؛
• تراكم الخيارات
• التصويت لاعتماد خيار أو آخر ؛
• تعريف الحدود أثناء حل المشكلة (تعريف الأشخاص المسؤولين والمصطلحات والأساليب والطرق).

تسجيل

تحتاج معظم أنواع الاجتماعات إلى أن تكون ثابتة على الورق (وثيقة) ، وهو ما يسمى بالبروتوكول. يسمح لك الاحتفاظ بهذا النوع من الوثائق بإضفاء الشرعية على القرارات المتخذة. وأيضًا بفضل البروتوكول ، يمكنك دائمًا تتبع التقدم المحرز في تنفيذ الأنشطة ، وفي حالة عدم تنفيذ المهام المحددة ، حدد المسؤول عن ذلك.

يتم إجراء الثقب ، كقاعدة عامة ، من قبل سكرتير القائد الذي يرأس الاجتماع. ومع ذلك ، يمكن في كثير من الأحيان أداء هذه الوظيفة من قبل موظفين آخرين.

وظائف ومهام السكرتير

قبل بدء اجتماعات العمل ، يجب أن يكون السكرتير على دراية بقائمة المدعوين وقائمة القضايا التي تمت مناقشتها. ومع ذلك ، تجدر الإشارة إلى أنه إذا تم عقد الاجتماع على أساس منتظم ، فإن هذا المسؤول هو الذي يجمع جميع الوثائق (القوائم والخطط وجدول الأعمال وما إلى ذلك) ويساعد المدير في الاستعداد للاجتماع.

في البداية ، وإذا لزم الأمر ، قد يطلب السكرتير من الأشخاص الذين يبدو أنهم يملأون ورقة تسجيل ، حيث سيتم الإشارة إلى أسمائهم الكاملة. والموقف. ستكون هناك حاجة إلى هذا عند صياغة البروتوكول. بعد ذلك ، يعلن السكرتير عن جدول الأعمال ، والذي يمثل بداية الاجتماع. علاوة على ذلك ، عندما يبدأ الحاضرون في مناقشة القضايا ، يسجل السكرتير التقدم المحرز في هذا الحدث. في نهاية الاجتماع ، يعد هذا المسؤول النسخة النهائية للبروتوكول ، وبعد ذلك يوقعها مع الرئيس ويرسل كل شيء إلى الأشخاص المعنيين.

عند الإعداد ، من المهم للغاية أن يولي السكرتير الاهتمام الواجب لظهور محضر الاجتماع. يجب أن يتضمن العنوان ، والمكان ، وقائمة الحضور ، والقضايا التي تمت مناقشتها والقرارات المتخذة.

خاتمة

من المعلومات الواردة أعلاه ، يتضح أن عقد الاجتماعات في الشركات مهم للغاية. ومع ذلك ، تجدر الإشارة دائمًا إلى أن الإعداد عالي الجودة لمثل هذه الأحداث يحمل أكثر من 50٪ من مفتاح النجاح في تغطية المعلومات وتحديد الأهداف وتنفيذها عالي الجودة.

الأعمال الحديثة مستحيلة بدون أنواع مختلفة من المفاوضات. اجتماعات العمل هي فرصة للإدارة لنقل الأهداف والغايات الرئيسية إلى جميع الأقسام الهيكلية في وقت واحد ، وتلقي التعليقات ، وبناءً على البيانات الواردة ، قم بتعديل خطة العمل للشركة.

الاجتماعات هي نوع من أدوات إدارة الأعمال التي تحتاج باستمرار إلى تقييم الفعالية وتحليل النتائج المحققة.

الاتصالات التجارية والمحادثات التجارية والاجتماعات والمفاوضات والمناقشات: كشكل من أشكال الاتصالات التجارية

يجب تمييز الاتصالات التجارية عن المعتاد ، لأن الأول له هدف محدد وله أخلاقيات سلوك صارمة ، في حين أن الأخير قد لا يكون له أي أساس أو سبب.

هناك العديد من أشكال الاتصالات التجارية ، ومن أهمها:

• محادثات الأعمال - تمثل التبادل (أو النقل أحادي الاتجاه) للمعلومات حول قضايا محددة تتعلق بسير العمل. يمكن أن يكون هذا اتصالًا مباشرًا أو غير مباشر (باستخدام تقنيات الإنترنت ، الاتصالات الهاتفية). يتضمن هذا النوع من الاتصالات استمراره في شكل مفاوضات أو اجتماعات ؛
• الاجتماعات - شكل أكبر من أشكال الاتصال ، والذي ، كقاعدة عامة ، يشمل موظفي الشركة (عادة رؤساء الأقسام الهيكلية) لمعالجة قضايا تطوير الأعمال الاستراتيجية ؛
• المفاوضات - لها هدف محدد وتهدف إلى مناقشة القضايا المهمة وإبرام الاتفاقات والعقود وتوقيع الوثائق المهمة لكلا الطرفين ؛
• المناقشات - مناقشة مفتوحة للقضايا المهمة للشركة ، وأداة رئيسية لها هي "العصف الذهني" (توليد الأفكار من قبل جميع الأطراف) ، والتي قد تؤدي إلى مناهج غير قياسية لحل المشكلات.

بالإضافة إلى الاستمارات المدرجة ، هناك عدد منها: المقابلات التجارية ، والنزاعات ، والاجتماعات ، والمراسلات ، والعروض التقديمية ، والمؤتمرات. كل منهم لديه تفاصيله الخاصة ، لكنهم يلتزمون بنفس قواعد أخلاقيات العمل.

اجتماعات العمل: المهام والأهداف والموضوعات

تُعقد اجتماعات العمل من أجل التوصل إلى حل محدد لمشكلة أو مهمة فعلية. بالإضافة إلى ذلك ، في الاجتماعات ، يمكن لموظفي الأقسام مشاركة أفكارهم مع الإدارة حول الحل الممكن لأي مشكلة. يسمح لك هذا النوع من الاتصال برؤية الوضع في الشركة بشكل شامل ، ونقاط القوة والضعف فيها ، ويشجع على دخول أشخاص جدد إلى الفريق ، ومعرفتهم بثقافة الشركة والمعايير المعتمدة في المنظمة.

الأهداف والغايات الرئيسية للاجتماعات هي:

• الحفاظ على سياسة الشركة وتطويرها والتواصل مع جميع الموظفين ؛
• تكامل إجراءات جميع الخدمات والإدارات وفقًا للهدف الاستراتيجي للشركة ؛
• تحديد المهام الجديدة وتقييم فعالية الحملات المنفذة بالفعل ؛
• حل القضايا الناشئة.

يمكن أن تكون الموضوعات الموجودة في الاجتماعات مختلفة تمامًا.

في الممارسة الروسية ، من المعتاد عقد اجتماعات التخطيط مرة واحدة على الأقل في الأسبوع. وبالتالي ، فإن رؤساء الأقسام يقدمون تقريرًا عن العمل المنجز خلال الأسبوع ويضعون الخطط للأمر التالي (أو يتلقون المهام للتنفيذ خلال أسبوع العمل القادم).

يمكن أن تكون المناسبة أو الموضوع الخاص باجتماع غير مجدول عبارة عن مجموعة من المشكلات التي تنشأ فيما يتعلق بالبيئة الخارجية الديناميكية والمتغيرة التي تعمل فيها الشركات.

أنواع اجتماعات العمل وأنواعها وتصنيفها

يمكن أن تكون اجتماعات العمل مختلفة في الشكل والموضوعات والحضور.

يتم عرض تصنيفها الرئيسي أدناه:

• من خلال الانتماء إلى مجال معين: الاجتماعات الإدارية (لحل القضايا الإشكالية) ، العلمية (المؤتمرات والندوات والندوات المنظمة والمعقدة لحل قضايا الساعة في المجال العلمي) ، السياسية (المؤتمرات والاجتماعات لأعضاء حركات سياسية معينة) ومختلطة أنواع.
• حسب حجم وعدد المشاركين: دولي (بمشاركة شركاء أجانب ، متخصصين ، خبراء في مجال معين) ، وطني ، إقليمي ، مدينة ؛
• في موقع الحدث: اجتماعات ميدانية ومحلية ؛
• بالانتظام: اجتماعات دورية ودائمة.

بالإضافة إلى التصنيف المقدم ، يمكن تقسيم الاجتماعات إلى إشكالية وتشغيلية وتعليمية.

تهدف اجتماعات المشكلات إلى إيجاد الحل الأمثل للمشكلات في وقت قصير.

تهدف العمليات (أو يطلق عليها أيضًا اسم الإرسال) إلى الحصول على بيانات حول الوضع الحالي للشركة. يتم تجميع جميع المعلومات من المرؤوسين من قبل رؤساء الأقسام ، ثم يتم نقلها إلى الرئيس التنفيذي للمنظمة. هذه بيانات حول كيفية تنفيذ الخطط ، وتحقيق الأهداف ، وحل المهام. الفرق الرئيسي بين هذه الاجتماعات وجميع الاجتماعات الأخرى هو انتظامها ، وثبات قائمة المشاركين ، واحتمال عدم وجود جدول أعمال للاجتماع (أي خطته التفصيلية).

اجتماعات الإحاطة لها ترتيب عكسي ، على عكس إيفاد الاجتماعات - تنحدر جميع المعلومات في تنسيق توجيهي من الرئيس إلى المرؤوسين المباشرين ، ثم يتم نقلها على طول المحور الرأسي للسلطة في المنظمة إلى فنانين محددين لأداء مهام معينة. تتضمن هذه المعلومات توجيهات من الإدارة قد تؤثر على المسار الحالي لعمل المنظمة ، والقواعد الجديدة ، وقواعد السلوك ، والمواعيد النهائية لإنجاز مهام محددة.

التحضير والتنظيم وعقد اجتماعات العمل

لكي يكون الاجتماع فعالا ، من الضروري النظر بعناية في نقاطه الرئيسية: الغرض من الاجتماع ، والمهام الرئيسية ، ومراحل الحدث. فقط في ظل هذه الظروف يمكن للمرء الاستفادة من الاجتماع.

لسوء الحظ ، يتم احتجاز العديد منهم فقط لأنه مقبول في بيئة الأعمال. أصبحت الاجتماعات والاجتماعات المنتظمة في بداية الأسبوع مع الإدارة في العديد من الشركات شائعة وفقدت معناها.

ومع ذلك ، فإن الشركات الكبيرة التي تسعى إلى تطوير وكسب حصص سوقية كبيرة تتعامل مع هذه المشكلة بدقة كبيرة:

• تحديد قائمة المشاركين في الاجتماع ؛
• لفترة طويلة ، يجري تطوير جدول أعمالها ، حيث يتم إجراء التعديلات بمرور الوقت ؛
• تظل الأولوية للمهام الاستراتيجية ، التي يقدم رؤساء الأقسام تقارير عنها.

مراحل وتقنيات إجراء اجتماع عمل

لكل اجتماع مرحلتان رئيسيتان: التحضير والتنفيذ المباشر.

في المرحلة الأولى ، يتم تحديد أهمية الحدث وتحديد أهدافه وغاياته وتشكيل قائمة بالمشاركين وإعداد التقارير والعروض التقديمية وفقًا لجدول الأعمال.

في المرحلة الثانية ، وفقًا لجدول الأعمال الحالي ، تتم تغطية القضايا التي يمكن لجميع الحاضرين المشاركة فيها. وكقاعدة عامة ، فإن إدارة الشركة هي رئيس الاجتماع وتحدد لهجة الاجتماع ، وتوفر الحق في الكلام ، وتوقف المناقشة إذا تجاوزت المناقشة البناءة.

بالإضافة إلى المراحل الرئيسية في الاجتماع ، قد تكون هناك مرحلة اتخاذ القرار إذا كانت تنطوي على حل مشكلة. يمكن القيام بذلك عن طريق المناقشة أو التصويت.

مثال على خطة اجتماع العمل

بوجود خطة اجتماع مفصلة في متناول اليد ، يمكنك التأكد من أنها ستكون فعالة.

قد تشمل هذه الخطة:

• كلمة ترحيب من الرأس - تلخيص النتائج لفترة معينة (ربع ، شهر ، أسبوع) ؛
• تغطية المشكلة وتبرير ملاءمتها للشركة ؛
• تنظيم العصف الذهني على حلها ؛
• تقييم جميع الخيارات المتاحة ؛
• تراكم الخيارات لحل المشكلة ؛
• التصويت أو اتخاذ قرار بشأن استخدام أدوات محددة لحل المشكلة ؛
• تحديد حدود حل المشكلة: المصطلحات ، الأشخاص المسؤولون ، الأساليب.

خلال الاجتماع ، من المهم تسجيل نقاطه الرئيسية من أجل التمكن من العودة إلى قضية معينة والنظر فيها بمزيد من التفصيل.

اجتماعات العمل في المعارض والمؤتمرات الخاصة بـ Expocentre

إحدى الوسائل الفعالة للترويج للمنتجات هي عقد اجتماعات عمل كجزء من المعارض والمؤتمرات التي تقام في Expocentre Fairgrounds. تختلف اجتماعات العمل من هذا الشكل إلى حد ما عن غيرها. إذا اجتمعت إدارة مؤسسة واحدة في اجتماع عادي ، فحينئذٍ ، أثناء المعرض ، يكون لدى أي مصنع فرصة فريدة لحل مشاكل المؤسسة بشكل شامل ودعوة جميع موردي المنتجات وموزعيها.

غرف مجهزة خصيصًا للمفاوضات التجارية ، قاعات المؤتمرات في Expocentre Fairgrounds مصممة لعدد مختلف من الأشخاص. لذلك ، لا توجد مشاكل في تنسيب جميع المشاركين. باستخدام نظام MatchMaking ، يمكنك الترتيب المسبق لوقت الاجتماع. تقنية العرض ستجعل الاجتماع أكثر ثراءً واكتمالاً.

أنواع الاجتماعات

الاجتماعات صنف اعتمادًا على أهمية ومحتوى المشكلات المطروحة للمناقشة والمهام المطلوب حلها ، وكذلك مكان العمل ووقته ومدته.

الاجتماعات التشغيليةقد يكون الهدف هو تزويد المدير بالمعلومات التي يحتاجها حول الوضع الحالي في المنظمة ؛ تبادل موجز لوجهات النظر حول جوهر القضايا التي تنشأ في سياق عملية الإنتاج ، فضلاً عن تطوير تكتيك مشترك لأعمال أجزاء مختلفة من الهيكل التنظيمي فيما يتعلق بمهام الإنتاج الحالية.

تنتقل المعلومات في مثل هذه الاجتماعات من الأسفل إلى الأعلى ، أي من المرؤوسين إلى القادة. تسمح المعلومات التي تم الحصول عليها للمدير مباشرة أثناء الاجتماع (بسرعة) بتقييم الموقف وتحديد الأعمال المتراكمة واتخاذ القرارات وتعيين المهام للمرؤوسين التي تشير إلى فناني الأداء والمواعيد النهائية. كقاعدة عامة ، لا يقدم المرؤوسون تقارير مفصلة ومفصلة في الاجتماعات التشغيلية. يمكن عقد الاجتماعات التنفيذية بأشكال مختلفة: اجتماعات مدتها خمس دقائق ، واجتماعات صيفية ، وما إلى ذلك. السمة الرئيسية لهذه الاجتماعات هي قصر مدتها.

اجتماعات إعلاميةتم تصميمها لنقل المعلومات والأوامر والمتطلبات من أعلى إلى أسفل على طول رأس التحكم.

السمة الرئيسية لمثل هذه الاجتماعات هي أن القائد لا يجلب المعلومات الضرورية إلى المرؤوسين ويصدر الأوامر فحسب ، بل يحدد المهام المحددة على الحد الأقصى ، ويعين فناني الأداء والمواعيد النهائية. في الوقت نفسه ، يُسمح بمناقشة المعلومات وطرق حل مجموعة المهام في اجتماعات الإحاطة. يمكن للمرؤوسين توضيح بعض النقاط وتقديم مقترحات بناءة للنظر فيها من قبل الإدارة.

اجتماعات مشكلةتهدف إلى إيجاد الحل الأمثل نتيجة مناقشة وتحليل المشكلة قيد النظر.

اجتماعات المشكلة هي أصعب أنواع الاجتماعات. في عملية الاجتماع الإشكالي ، يتم تطوير حل جماعي للقضايا المعقدة التي تؤثر على تغيير المهام الوظيفية للوحدات الهيكلية أو تكييفها مع المجالات الجديدة لأنشطة المنظمة.

غالبًا ما تأخذ اجتماعات المشكلات شكل المناقشات. تعتمد الطريقة التي يتم بها اتخاذ القرار على أسلوب القيادة. الأكثر شيوعًا هو المخطط التالي لاجتماع المشكلة:

1. صياغة المشكلة ، بيان المشكلة.

2. تقارير المشاركين.

3. أسئلة للمتحدثين.

4. مناقشة ، مناقشة ، مناقشة.

5. تشكيل القرار.

6. تصحيح الحل.

7. اعتماد الصيغة النهائية للقرار.

تتم صياغة المشكلة وصياغة المشكلة وتحليلها والبحث عن حل ، كقاعدة عامة ، قبل بدء الاجتماع نفسه. يمكن أن تأخذ هذه المرحلة شكل محادثة أولية مع المشاركين في الاجتماع (قبل أيام قليلة من الاجتماع نفسه) ، أو توزيع الرسائل الإخبارية ، أو خطة عمل للاجتماعات الدورية للمشاكل.

في اجتماعات المشاكل ، يجب أن تكون درجة الديمقراطية والنشاط الإبداعي عالية جدًا. في هذه الحالة ، يلعب القائد دور الرئيس ، وينسق مسار الاجتماع.

بالإضافة إلى ذلك ، يمكن استخدام الأنواع التالية من الاجتماعات في منظمات مختلفة:

§ إعلام الموظفين (بما في ذلك في شكل

درس تعليمي منهجي) ؛

§ تخطيط العمل لفترة معينة.

§ تلخيص النتائج لفترات زمنية مختلفة (وكذلك الفرعية

الحفاظ على نتائج العمل في مشروع معين) ، إلخ.

إذا كانت محادثة عمل تجعل الوساطة المرئية للتفاعل بين الأشخاص في مؤسسة حالة أو منصبًا وظيفيًا لشخص ما ، فإن اجتماع العمل يسمح لك بالإشارة إلى عامل مهم آخر في التفاعل التجاري ، وهو عامل المجموعة. عند التحضير لاجتماع عمل وعقده ، يجب أن نتذكر أن خصائص سلوك المجموعة (من توزيع الأدوار في المجموعة إلى ضغط المجموعة) سيكون لها تأثير خطير على طبيعة تفاعل المشاركين فيها.

قواعد التحضير للاجتماعات

يعد اجتماع العمل أو المكتب حدثًا معقدًا من الناحية التكنولوجية ويستغرق وقتًا طويلاً. يبدأ العمل في التحضير للاجتماع بتعريف واضح للغرض منه.

الغرض من الاجتماع- هذا وصف للنتيجة المرجوة ، والنوع المطلوب من القرار ، والنتيجة المرجوة من العمل (الخيارات الممكنة للأهداف: التبادل الأولي لوجهات النظر ، وإعداد التوصيات لاتخاذ القرار ، واتخاذ القرار بشأن قضية محددة ، إلخ. .).

يجب أن يفهم القائد بوضوح سبب دعوته للاجتماع ، وأن يكون قادرًا أيضًا على توصيل هدف الاجتماع بوضوح إلى المشاركين فيه. عند تحديد الغرض من الاجتماع ، يجب تجنب الصياغات الغامضة وغير المحددة. يؤدي هذا إلى انخفاض الاهتمام بالمشكلة المقترحة ويؤدي بشكل لا شعوري إلى الشعور بأن حلها الموضوعي ليس ضروريًا. يجب أن تعكس صياغة الهدف في المقام الأول سمات النتيجة المرجوة من مناقشة القضايا. اعتمادًا على الغرض من الاجتماع ، يتم صياغة جدول أعماله واختيار قائمة المشاركين.

إذا كان الغرض من الاجتماع هو تبادل المعلومات وتحديد المهام القادمة في سياق العمل الحالي ، فعندئذٍ تتم دعوة رؤساء الأقسام فقط. في مثل هذا الاجتماع ، يتم تعريف الحاضرين على الوضع ، ويتم إبلاغهم بالتقدم المحرز في تنفيذ القرارات المتخذة في الاجتماع السابق ، وصياغة المهام بوضوح للمستقبل.

إذا كان الغرض من الاجتماع هو حل مشكلة معينة ، فإن أولئك الذين يمكنهم التعامل مع المهمة باحتراف ، والقادرين على تقديم حل خاص بهم للمشكلة ، ينجذبون للعمل فيها. في هذه الحالة ، يتم تزويد المشاركين في الاجتماع بمعلومات حول المشكلة ، وتتم صياغة المهمة بشكل واضح لا لبس فيه.

يحدد الغرض من الاجتماع مكان وتاريخ ووقت الاجتماع.

الاجتماعات المقررة(على سبيل المثال ، اجتماعات مجلس استخلاص المعلومات ، والجدولة) هي أكثر ملاءمة للجدولة في أيام محددة من الأسبوع أو أيام محددة من الشهر.

اجتماعات غير مقررة، خاصة مع وجود عدد كبير من المشاركين (على سبيل المثال ، إبلاغ الطوارئ) ، يُنصح بتنفيذ ذلك في نهاية يوم العمل لاستبعاد إنفاق وقت العمل على استئناف العمل المتقطع.

اجتماعات تشغيلية قصيرة(خمس دقائق أو اجتماعات صيفية) يوصى بعقدها في بداية يوم العمل.

يجب تحديد وقت الاجتماعات من خلال الجدول الزمني المحدد في المنظمة (القسم). تؤدي الاجتماعات غير المجدولة إلى تغيير الإيقاع ، وبالتالي تقليل ثقافة الاتصال التجاري ، وحرمان المدير من فرصة تخطيط وقت عمله وإدارته ، وتعطيل الاجتماعات والشؤون المخطط لها.

يوصى بتحديد مواعيد الاجتماعات في فترة ما بعد الظهر أو قبل انتهاء العمل بساعة ونصف إلى ساعتين. كقاعدة عامة ، يكون النصف الأول من اليوم أكثر إنتاجية ، ومن الأفضل أن يكون الموظفون مشغولين بواجباتهم في هذا الوقت. هناك شيء آخر يجب مراعاته إذا تمت جدولة الاجتماع في نهاية يوم العمل. يحصل القائد على فرصة عقد الاجتماع على وجه السرعة دون تأخير المناقشة ، حيث لديه عذر لإيقافه في حالة حدوث تطور غير موات.

موضوع الاجتماعهو موضوع المناقشة. يجب صياغة الموضوع بطريقة تثير اهتمام كل مشارك في الاجتماع. من الضروري أن تحضر إلى الاجتماعات فقط تلك القضايا التي لا يمكن حلها دائمًا بطريقة عمل.

يجب أن يكون التوزيع الأولي الإلزامي لجدول الأعمال على المشاركين في الاجتماع أحد قواعد تنظيم الإدارة وأخلاقيات علاقات الخدمة. بالإضافة إلى ذلك ، ينبغي النظر في معيار أخلاقيات العمل في التوزيع الأولي لمعلومات مكتوبة موجزة حول مزايا القضايا التي تم بحثها في الاجتماع. من غير المقبول أن يشترك شخص غير كفء في القضايا المقدمة إلى الاجتماع في مثل هذه المراسلات البريدية - من الواضح أن هذا يقلل من الشعور بالأهمية.

جدول أعمال الاجتماعهي وثيقة مكتوبة يتم توزيعها مسبقًا على المشاركين في الاجتماع وتتضمن المعلومات التالية:

§ موضوع الاجتماع.

§ الغرض من الاجتماع؛

§ قائمة القضايا التي سيتم مناقشتها؛

§ وقت بدء الاجتماع ونهايته (من الناحية المثالية ، وقت بدء ونهاية مناقشة كل قضية) ؛

§ المكان المحدد للاجتماع ؛

§ أسماء المتحدثين والمتحدثين المشاركين المسؤولين عن إعداد الأسئلة.

§ الوقت والمكان حيث يمكن للمرء أن يتعرف على المواد الخاصة بكل قضية (وجود مثل هذه التعليمات لن يسمح للموظفين المهملين بتبرير عدم استعدادهم لمناقشة القضية من خلال نقص المعلومات).

يمكن إرسال مشاريع القرارات وملخصات التقارير والمراجع كمرفق لجدول الأعمال. من الجيد جدًا ، قبل بدء الاجتماع ، إعطاء الأشخاص الذين يعدون الأسئلة تعليقات مسبقة من المشاركين في الاجتماع حول مسودات القرارات وملخصات الكلمات.

بغض النظر عن أهمية الاجتماع وسرعته ، يجب أن يظل عدد القضايا المعروضة عليه في حدود ثلاثة إلى خمسة (أحيانًا سبعة). في الوقت نفسه ، من الأنسب إعداد جدول الأعمال بطريقة تشمل قضية أو قضيتين رئيسيتين ومن اثنتين إلى خمس قضايا ثانوية لا تتطلب مناقشة مطولة. هناك عدد كبير من بنود جدول الأعمال يرهق المشاركين في الاجتماع ولا يسمح لهم بالتركيز على التركيز الرئيسي للاجتماع ككل. سيكون الاجتماع أيضًا غير مثمر ، وستكون جميع القضايا التي تمت مناقشتها ذات أهمية متساوية وتتطلب مناقشة تفصيلية عميقة.

من الأهمية بمكان اختيار المشاركين في الاجتماع ، أي تعتمد فعالية الاجتماع إلى حد كبير على كيفية توافق كفاءة وسلطة الموظفين المدعوين مع أهداف وغايات الاجتماع. يتم تحديد عدد المشاركين أيضًا من خلال أهداف وغايات الاجتماع ، وفي بعض الحالات ، حسب حالة الاجتماع أو مستوى الجدية فيه.

العدد الأمثل للأشخاص المدعوين إلى الاجتماع هو 7 - 9 ، بحد أقصى 12 شخصًا. القاعدة الرئيسية هنا هي أعلى نشاط للمشاركين في مناقشة القضايا. تؤدي زيادة عدد المدعوين إلى خفض متوسط ​​معدل الحضور (أو العودة) بشكل كبير أثناء إطالة الاجتماع.

يطلب منظمو الاجتماع ، كقاعدة عامة ، مشاركة الأشخاص الأوائل لإدارات الهيكل التنظيمي. ومع ذلك ، قد يتضح أن أحد الموظفين غير الإداريين أكثر كفاءة في حل مشكلات معينة. لذلك ، يُنصح بمنح الرئيس الحق في تحديد من سيمثل وحدته في الاجتماع. من المرغوب فيه أن يضم المشاركون في الاجتماع أشخاصًا قادرين على أداء أدوار "الخبير" و "منشئ الأفكار" و "الناقد" في سياق النشاط العقلي الجماعي.

لتجنب وجود إضافات ، يوصى باستخدام طريقة "تغيير" المشاركين (طريقة "تقسيم المناقشة"). يسمح لك جدول الأعمال المُعد بعناية بتنظيم الاجتماع بطريقة يمكن لبعض الموظفين ، بعد مناقشة مشكلتك ، تركها ، وإفساح المجال لأولئك الذين تتم مناقشة مشكلتهم. اتضح أن بعض الموظفين حاضرون في الاجتماع من البداية إلى النهاية ، بينما تتم دعوة آخرين على وجه التحديد في وقت مناقشة قضية معينة. وبالتالي ، سيحضر كل مشارك جزءًا فقط من الاجتماع ، مما يقلل بالطبع الوقت الإجمالي ، وبالتالي يزيد بشكل غير مباشر من فعالية الحدث نفسه.

يتم تحسين تكوين المشاركين في الاجتماع من خلال استخدام مبدأ "مسافة الهاتف" للموظف الذي تملي مشاركته من خلال مسار الاجتماع نفسه والحاجة إلى الحصول على معلومات إضافية من هذا الموظف. المتخصصين (الذين قد تكون هناك حاجة إلى معلوماتهم ، بدلاً من دعوتك إلى اجتماع ، يمكن أن يُطلب منك التواجد في مكان عملهم في الفترة الزمنية المحددة من أجل الاتصال بهم أو الحصول على المساعدة عبر الهاتف إذا لزم الأمر.

مدة الاجتماع.تعتمد مدة الاجتماع إلى حد كبير على نوع الاجتماع:

§ المدة المثلى إشكاليةتعتبر الاجتماعات 1.5 - 2 ساعة (في حالات استثنائية - 2-5 ساعات) ؛

§ يجب ألا يتجاوز الوقت المخصص للنظر في قضية واحدة 45 دقيقة ؛

§ التشغيلوتعليمي لقاءلا ينبغي أن تستمر أكثر من 20 - 30 دقيقة ؛

§ لقاءنشرة (خمس دقائق)يتم ، كقاعدة عامة ، في غضون 5-10 دقائق.

يجب أن يبدأ الاجتماع وينتهي في وقت محدد بدقة حتى لا يقوض مصداقية المدير والموظفين الذين أعدوه.

فرامل.خلال الاجتماع الذي يستمر لمدة ساعتين أو أكثر ، يوصى بأخذ فترات راحة ، وإلا بعد ساعتين قد يمر المشاركون بفترة "نشاط سلبي". أوقات الراحة المثلى:

§ بعد 45-50 دقيقة. العمل - 10 دقائق

§ بعد 1.5 ساعة عمل - 15 دقيقة.

الاستراحات ضرورية ، أولاً وقبل كل شيء ، للراحة ، وثانيًا ، أثناء فترات الراحة ، في جو مختلف ومريح ، في المحادثات الخاصة ، يستمر العمل حول موضوع الاجتماع.

جدول أعمال الاجتماع.الالتزام بالمسائل الإجرائية (القواعد) هو مسؤولية الرئيس. أهمية اتباع القواعد هي:

§ اللوائح تسمح بتحقيق وضع القضايا المخطط لها ؛

§ تأديب المشاركين في الاجتماع وزيادة أعمالهم

الموقف والاحترام للاجتماع كهيئة جماعية لاتخاذ القرارات الهامة ؛

§ لا تسمح اللوائح بالتأخير غير المعقول للاجتماع.

القائد الذي يحترم القواعد بصرامة هو مثال جيد يجب اتباعه.

مكان الاجتماع. يتم تسهيل المسار النشط والفعال للاجتماع من خلال تلبية متطلبات معينة لمعدات المبنى لعقده.

الغرفة التي سيعقد فيها الاجتماع وعدد المقاعد فيها يجب أن يتوافق مع عدد المشاركين. بطبيعة الحال ، يجب أن يكون واسعًا بدرجة كافية وأن يحتوي على مقاعد فارغة في حالة زيادة عدد المشاركين لسبب أو لآخر. ومع ذلك ، لا يجب أن تختار جمهورًا كبيرًا جدًا لاجتماع صغير - فوجود عدد كبير من المقاعد الفارغة يؤثر سلباً نفسياً على المشاركين في الاجتماع.

بالإضافة إلى ذلك ، عند تجهيز غرفة خاصة بالأثاث ، ينبغي للمرء أن يسترشد بالمبدأ القائل بأن الموقف النسبي للمشاركين أثناء الاجتماع لا ينبغي أن يؤكد على الاختلافات في وضعهم في التسلسل الهرمي للخدمة. في هذه الحالة ، مفهوم "المائدة المستديرة" له معنى مباشر ومجازي كوسيلة لضمان سهولة الاتصالات المتبادلة بين الناس وترتيبهم المكاني الأمثل.

في حالة عقد اجتماع كبير بدرجة كافية ، من الضروري الاهتمام بتركيب الميكروفونات وأدوات التصور. من الضروري التحكم في درجة حرارة الهواء والإضاءة وعزل الصوت حتى لا يشتت انتباه المشاركين في الاجتماع عن طريق المحفزات الخارجية.

من أهم اللحظات إعداد القائد للاجتماع. يجب على القائد:

§ صياغة الهدف الرئيسي للاجتماع والأهداف الفرعية حسب المستويات

تبعية منطقية

§ تقرير أو رسالة تمهيدية ؛

§ تسلسل خطب المشاركين.

§ مشروع قرار.

ولكي يكون الاجتماع فعالاً ، يجب أن يكون لدى المدير "مذكرة للقائد" (الجدول 11.1) و "نموذج التحضير للاجتماع" (الملحق).

الجدول 11.1

مذكرة للرأس

يجب على القائد ، كقاعدة عامة ، التحقق من جميع مراحل التحضير للاجتماع ، الذي لا يشارك في تنفيذه شخصيًا.

إعداد جدول الأعمال ("ماذا وكيف تناقش؟")

إذا تم تحديد الحاجة إلى اجتماع ، فيجب التمييز بوضوح:

• محتوى المشكلات التي تمت مناقشتها والموضوع الرئيسي للاجتماع ذي الصلة ، والذي يجب أن يميز جوهره
• ما هي الشروط التي يجب أن تلبي النتيجة النهائية للاجتماع. هذا يحدد أهداف الاجتماع. على سبيل المثال ، عليك أن تفهم أنه لا يمكن لكل اجتماع تقديم حلول جاهزة
• من وما العمل التحضيري الذي ينبغي القيام به. يُنصح أحيانًا بإنشاء مجموعة عمل تُعِد جدول الأعمال ، وتعقد اجتماعات أولية قصيرة في الأقسام ، واجتماعات لشخصين ، إلخ.

أهم الأخطاء التي ارتكبت عند وضع جدول الأعمال:

• لا يوجد موضوع رئيسي للاجتماع ، وإذا كان هناك العديد من الموضوعات ، فلا يمكن التأكد من التمييز الدقيق والمناقشة التحليلية المناسبة.
• لم يتم شرح جوهر المشكلة قيد المناقشة مسبقًا على المشاركين
• يتضمن جدول الأعمال قضايا مختلفة الحجم ومحتوى مختلف ، ونتيجة لذلك يتحول الاجتماع إلى مناقشة ، وغالبًا ما يتحول إلى شجار بين المشاركين أو المجموعات الفردية. نتيجة لذلك ، يزداد عدد المشاركين في وضع المستمعين السلبيين.
• فشل في الالتزام بجدول الأعمال ، والانحراف عنه ، والنظر في مواضيع جانبية عفوية أو بعض المشاكل الأبدية (مشكلات التوريد ، وما إلى ذلك)

تعريف المشاركين ("من؟")

الشرط الرئيسي هو أن الاجتماع يجب أن يحضره أشخاص يمكنهم المساهمة في تحقيق أهداف الاجتماع. إلى جانب ذلك ، تجدر الإشارة إلى أنه إذا كانت القضايا التي تمت مناقشتها في الاجتماع غير متجانسة (أي أنها لا تؤثر على جميع الحاضرين في نفس الوقت) ، فمن الضروري تطوير برنامج اجتماع (قائمة بالقضايا الرئيسية مع دلالة على المشاركين). يجب تصميم البرنامج بحيث يحضر الاجتماع أشخاص لهم صلة مباشرة بالمشكلة قيد المناقشة. بعد الانتهاء من مناقشة القضية التالية ، يتم الإفراج عن الأشخاص غير المشاركين في مناقشة القضايا التالية. لكن من غير المرغوب فيه إطلاق سراح شخص مؤقتًا ، ثم دعوته مرة أخرى. يؤدي استيفاء هذا المطلب إلى ضبط القائد والمشاركين في الاجتماع وإجبارهم على الالتزام بالحد الزمني.

يجب إبلاغ جميع المشاركين (أو الرئيسيين) عن الاجتماع كتابةً ، مع الإشارة إلى الموضوع الرئيسي والغرض والمعلومات الأساسية والوقت والمكان ومدة الاجتماع واسم القائد.

أهم الأخطاء التي ارتكبت عند تحديد دائرة المشاركين في الاجتماع:

• تتم دعوة الشخص إلى اجتماع بناءً على منصبه ، وليس اعتمادًا على ارتباط واجبات وظيفته بهذه المشكلة
• نسبة كبيرة من المستمعين السلبيين فيما يتعلق بدعوة الأشخاص غير المرتبطين بالقضية قيد المناقشة

تحديد مدة الاجتماع ("ما الوقت الآن؟")

وتجدر الإشارة إلى أن مدة الاجتماع لا تعتمد فقط على عدد البنود المدرجة على جدول الأعمال ، ولكن أيضًا على محتواها. في البداية ، يستمر الاجتماع بمزيد من التفصيل. يتم إعطاء العناصر الموجودة في نهاية جدول الأعمال وقتًا أقل. لذلك ، فمن المستحسن إدراج 1-2 من القضايا الإشكالية أو 3-5 قضايا ذات أهمية أقل في جدول الأعمال.

يجب أن يؤخذ في الاعتبار أن رسالة القائد حول وقت انتهاء الاجتماع تقلل مدته بنسبة تصل إلى 10٪. أسباب هذه الظاهرة نفسية بحتة - فالمشاركون في الاجتماع يجمعون أفكارهم بشكل أسرع ولا يؤخروا خطاباتهم ، أي. تلعب المعلومات حول نهاية الاجتماع دورًا معينًا في التنشيط والتأديب.

إذا تمت جدولة الاجتماع لأكثر من ساعة واحدة ، فكل 40-50 دقيقة تحتاج إلى أخذ قسط من الراحة وتغيير أشكال العمل إن أمكن (العمل الفردي ، والعمل الجماعي ، والمناقشة ، والعروض التقديمية الفردية ، وما إلى ذلك).

غالبًا ما تستمر الاجتماعات لأنه لا توجد حلول للمشكلات التي ظهرت. في هذه الحالة ، يجب على القائد التأكد من قيام المشاركين بإصلاح نتيجة وسيطة لأنفسهم (ما أصبح واضحًا ، وما اتفقوا عليه ، وما إلى ذلك) ، وتحديد المهام الفردية المناسبة والموعد النهائي عند مناقشة المشكلة مرة أخرى. في الوقت نفسه ، من الضروري توضيح مسار المناقشة التالية ، مع مراعاة العمل المنجز في الفترة الفاصلة بين الاجتماعات.

أهم الأخطاء التي ارتكبت عند تحديد مدة الاجتماع:

• لا يتم تنظيم مدة الاجتماع
• لا يتم احترام المدة المقررة للاجتماع
• تمت جدولة الاجتماعات لفترة طويلة جدًا
• لا يتم أخذ فترات راحة
• لا يوجد حد زمني للتقارير والخطب
• عدم القدرة على التعبير عن أفكاره بإيجاز ووضوح

في الختام ، دعونا نعطي مثالاً عن N. Parkinson حول أسباب الاستخدام غير المناسب للوقت في الاجتماعات ، والتي تكمن أصولها بالفعل في تحديد تكوينه. أمضت اللجنة 5 دقائق لمناقشة مشروع بناء مفاعل نووي بقيمة 5 ملايين دولار. من بين أعضاء اللجنة الأحد عشر ، لم يعرف 4 ما هو المفاعل ، ولم يعرف الأربعة الآخرون مكان استخدامه. وبالتالي ، لا يمكن إجراء أي مناقشة وتم قبول الاقتراح المقدم. واصلت اللجنة مناقشة مشروع تخزين دراجات بقيمة 2350 دولارًا. في ضوء حقيقة أن الجميع يعرفون ما هو على المحك ، ولكل منهم رأيهم الخاص ، فقد استغرقت المناقشة 45 دقيقة. ثالثا ، تمت مناقشة موضوع تنظيم وجبات الغداء التي تبلغ تكلفتها دولارين. استمرت مناقشة هذه القضية أكثر من ذلك.

تحديد مكان الاجتماع ("أين؟")

المكان يعتمد إلى حد كبير على نوع الاجتماع. يوصى بعقد اجتماع تشغيلي ، كقاعدة عامة ، حيث يوجد مكان العمل الرئيسي للمشاركين فيه. غرفة كبيرة أو قاعة تجميع مناسبة لعقد اجتماعات الإنتاج والاجتماعات. يتم وضع أعلى المتطلبات على موقع اجتماع المشكلة ، والأكثر شيوعًا هو خياران:

• يُعقد اجتماع المشكلة 1-2 مرات في الشهر لمدة 2-3 ساعات في نهاية يوم العمل في غرفة مصممة خصيصًا
• يُعقد الاجتماع الإشكالي مرة كل ربع أو نصف عام كاجتماع ميداني ، يستمر من 2 إلى 2.5 يومًا ، ومكان عقده ، كقاعدة عامة ، هو مركز الترفيه للمؤسسة (في البلدان الأجنبية ، كقاعدة ، فندق)

أهم الأخطاء التي ارتكبت عند تحديد مكان الاجتماع:

• تُعقد اجتماعات كثيرة جدًا في مكتب الرئيس
• خلال الاجتماع ، يتم إجراء محادثات هاتفية ويتم استقبال الزوار
• غرفة الاجتماعات غير مجهزة بشكل صحيح

تحديد موعد الاجتماع ("متى؟")

يجب أن يكون وقت الاجتماع تقليديًا. يسمح بالانحراف عن هذا فقط في حالات استثنائية.

أفضل وقت لبدء اجتماع تشغيلي هو الساعة الأولى بعد بدء يوم العمل ، ومن الأفضل عقد اجتماع الإنتاج والاجتماع قبل استراحة الغداء ، ويكون اجتماع المشكلة قبل نهاية يوم العمل.

أهم الأخطاء التي ارتكبت عند ضبط واستخدام وقت الاجتماع:

• عقد اجتماع تشغيلي فور بدء يوم العمل
• الاجتماع بعد نهاية يوم العمل
• عدم التقيد بالوقت المحدد لبدء الاجتماع

تعد اجتماعات العمل من أكثر الطرق فعالية لإشراك الموظفين في عملية صنع القرار ، وهي إحدى الأدوات لإدارة مشاركة الموظفين في شؤون وحدتهم أو مؤسستهم ككل.

يجب أن يُنظر إلى فعالية الاجتماع على أنها معيار أخلاقي للعمل الجماعي ، وعمل أساسي للاهتمام والاحترام للموظفين من جانب منظمي الاجتماع ، والذين يجب عليهم بدورهم:

تحديد التوجه المستهدف وموضوع الاجتماع بوضوح ؛

اختيار اللوائح المثلى (وفي هذه الحالة ، يمكن تفسير مفهوم "اللوائح" على نطاق واسع ، بما في ذلك الموضوع والوقت وتكوين المشاركين في الاجتماع والمسؤولين عن عقده) ؛

عدم قصر الاجتماع على حل قضايا معينة يمكن حلها "في نظام العمل". في الوقت نفسه ، يجب أن نتذكر أن اجتماع العمل هو ، كقاعدة عامة ، عمل عقل جماعي. لذلك ، يجب أن تطرح الأسئلة التي تتطلب جهودًا فكرية مشتركة من جميع المشاركين في النظر في مشكلة معينة.

يجب التعرف على الاجتماع مع هذا النهج على أنه مناسب إذا كان رأي غالبية الأطراف المعنية والمختصة لا يقتصر على أحد الخيارات المقترحة لحل المشكلة.

الاجتماع التشغيلي مخصص لتوضيح الوضع الحالي في المنظمة ، وتبادل موجز لوجهات النظر حول مزايا القضايا التي تنشأ في سياق عملية الإنتاج. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن أن تهدف إلى تطوير تكتيكات مشتركة لإجراءات أجزاء مختلفة من الهيكل التنظيمي فيما يتعلق بمهام الإنتاج الحالية.

الاجتماع الإشكالي هو أصعب أنواعه. في عملية مثل هذا الاجتماع ، يتم وضع قرار جماعي بشأن القضايا المعقدة التي تؤثر على تغيير المهام الوظيفية للوحدات الهيكلية أو تكييفها مع المجالات الجديدة لأنشطة المنظمة. عادة ما يتم تخصيص الاجتماع الإشكالي لتشكيل برنامج مشترك يحتوي على عناصر استراتيجية وفترات تنفيذ طويلة.

من الشائع تمامًا الحالة التي يناقش فيها غالبية المشاركين في الاجتماع بعض القضايا "الخاصة" ، وتكون البنود المتبقية على جدول الأعمال خارج نطاق اختصاصهم. يتم استخدام وقت عمل موظفي المنظمة بشكل غير فعال إذا اضطروا للحضور أثناء النظر في جميع قضايا الاجتماع. بالإضافة إلى ذلك ، فإن وجود الأشخاص "غير الضروريين" يقلل بشكل لا إرادي من فعالية مناقشة المشاكل.

مع جدول أعمال غير متجانس ، عندما يتم التطرق إلى قضايا أجزاء مختلفة من هيكل المنظمات ، يوصى بقبول مبدأ التكوين المتغير للمشاركين في الاجتماع. في الوقت نفسه ، تزداد أهمية إنشاء اللوائح والامتثال الصارم لها.

غالبًا ما يكون هناك موقف يُدعى فيه الموظفون الأفراد إلى اجتماع ، لكن الحقيقة تعتمد على مسار مناقشة قضية معينة. في الوقت نفسه ، من غير المعروف مسبقًا إلى أي مدى سيشارك الموظفون المدعوون "لأي سبب" في عملية الاجتماع. يوضح هذا النهج عدم احترام الموظف ، وهو موقف ازدرائي تجاه وظيفته. يتم تحسين تكوين المشاركين في الاجتماع من خلال استخدام مبدأ "مسافة الهاتف" للموظف الذي تملي مشاركته من خلال مسار الاجتماع نفسه والحاجة إلى الحصول على معلومات إضافية من هذا الموظف.

يجب التخطيط لوقت اجتماع العمل مسبقًا ، وإذا أمكن ، عدم الإخلال بالإيقاع العام للمنظمة. عند تطوير قواعد الاجتماع ، يجب على المرء أن يتذكر المعايير التنظيمية والنفسية لمدته. لقد ثبت أن الشخص قادر على إدراك المعلومات التعليمية بشكل طبيعي في غضون 20-30 دقيقة ، ويجب ألا تتجاوز مدة الاجتماع الإشكالي ساعة ونصف. بعد الوقت المحدد ، يعاني معظم الناس من انخفاض ملحوظ في النشاط العقلي ، والقدرة على إدراك وتحليل المعلومات الواردة.

يتم تسهيل المسار النشط والفعال للاجتماع من خلال تلبية متطلبات معينة لمعدات المبنى لعقده. بطبيعة الحال ، يجب أن يكون فسيحًا مع تهوية جيدة. بالإضافة إلى ذلك ، عند تجهيز غرفة خاصة بالأثاث ، ينبغي للمرء أن يسترشد بالمبدأ القائل بأن الموقف النسبي للمشاركين أثناء الاجتماع لا يؤكد الاختلافات في وضعهم في التسلسل الهرمي للخدمة. في هذه الحالة ، مفهوم "المائدة المستديرة" له معنى مباشر ومجازي كوسيلة لضمان سهولة الاتصالات المتبادلة بين الناس وترتيبهم المكاني الأمثل.

من المهم أن تؤدي دورك بوضوح كمدير للاجتماع. يجب أن يشمل دوره منع الانحراف عن الغرض من الاجتماع ، ومناقشة القضايا غير المعدة. يجب على المضيف التأكد من مراعاة المعايير الأخلاقية لسلوك المشاركين ، والتأثير على صحة الخطاب وتوجهه التجاري.