Elektronski dokumenti postopoma postajajo prvina gospodarska dejavnost Ruska podjetja. So priročni, omogočajo vam, da se izognete neredu v pisarni s kupom papirja, podjetja pa lahko takšne dokumente izmenjajo v nekaj sekundah. Toda kaj je potrebno, da ima elektronski dokument pravno veljavo? In kako na sodišču dokazati pravno veljavnost elektronskega dokumenta?

Na ta vprašanja odgovarja Dmitry Kazantsev, odvetnik elektronskega trgovalnega sistema B2B-Center.

Pravna moč elektronskega

dokument

Veljavna ruska zakonodaja priznava možnost izvršitve transakcije z uporabo elektronskega dokumenta, pod pogojem, da so ti dokumenti podpisani z elektronskim podpisom. Ustrezne norme so zapisane v čl. 434 Civilnega zakonika Ruske federacije in 4. del čl. 11 zveznega zakona z dne 27. julija 2006 št. 149-FZ »O informacijah, Informacijska tehnologija in o varstvu informacij" (v nadaljnjem besedilu: zakon št. 149-FZ).

Ne samo pogodbe, ampak tudi primarne in konsolidirane računovodske listine se lahko sestavijo v elektronski obliki, če so potrjene z elektronskim podpisom (člen 9 zveznega zakona z dne 21. novembra 1996 št. 129-FZ "O računovodstvu") . Člen 169 Davčnega zakonika Ruske federacije neposredno dovoljuje pripravo in izdajo računov v v elektronski obliki po medsebojnem dogovoru strank v poslu in če imata združljive tehnična sredstva za sprejem in pod pogojem, da je elektronski račun podpisan s kvalificiranim elektronskim podpisom vodje podjetja ali osebe, ki jo pooblasti (postopek za izdajo in prejemanje računov v elektronski obliki je odobren z odredbo Ministrstva za finance Rusije z dne 25. april 2011 št. 50n, formati zanje pa so po odredbi Zvezne davčne službe Rusije št. MMV-7-6/138@ Opomba avtorja).

Tako je ključni element katerega koli elektronskega dokumenta, ki označuje njegovo pravno veljavo in potrjuje dejstvo, da ga je poslala prava stranka, elektronski podpis. Njegova prisotnost ni zadnje dejstvo in med sodni proces, torej o pravni ureditvi elektronski podpis je treba povedati podrobneje.

Elektronski

V 1. odstavku čl. 6 Zveznega zakona z dne 06.04.2011 št. 63-FZ "O elektronskih podpisih" (v nadaljnjem besedilu: zakon št. 63-FZ) je ugotovljeno, da v skladu z splošno pravilo podatek v elektronski obliki, podpisan s kvalificiranim elektronskim podpisom, se priznava kot elektronski dokument, enakovreden papirnemu dokumentu, podpisanem z lastnoročnim podpisom. Podobna norma je določena v 3. odstavku čl. 11 zakona št. 149-FZ. Ta zahteva je oblikovana kot obvezna norma, vendar imajo sodišča pravico priznati preprost podpis kot pravilno potrjevanje informacij, kar pogosto počnejo v praksi.

Tu pridemo do vprašanja o vrstah elektronskih podpisov, legaliziranih v sodobni ruski zakonodaji. 5. člen zakona št. 63-FZ imenuje naslednje vrste elektronskega podpisa:

1. Preprost elektronski podpis.

Pri uporabi se dejstvo oblikovanja elektronskega podpisa določene osebe potrdi z uporabo kod, gesel ali drugih sredstev.

2. Izboljšan elektronski podpis.

Ona mora:

1) nastane kot rezultat kriptografske transformacije informacij z uporabo ključa elektronskega podpisa;

2) omogočajo identifikacijo osebe, ki je podpisala elektronski dokument;

3) omogočajo odkrivanje dejstva spreminjanja elektronskega dokumenta po njegovem podpisu;

4) ustvarjeno z uporabo orodij za elektronsko podpisovanje.

3. Izboljšan kvalificirani elektronski podpis.

Izboljšani elektronski podpisi se delijo na kvalificirane in nekvalificirane. Verifikacijski ključ za izboljšano kvalificirano elektronsko podpisovanje mora biti naveden v kvalificiranem potrdilu.

Informacija v elektronski obliki, podpisana z enostavnim elektronskim podpisom ali nekvalificiranim elektronskim podpisom, se priznava kot elektronski dokument, enakovreden papirnemu dokumentu, podpisanem z lastnoročnim podpisom. Če mora biti listina v skladu z zakonom ali poslovnimi običaji overjena s pečatom, se elektronska listina, podpisana z obogatenim elektronskim podpisom, prizna kot enakovredna papirni listini, podpisani z lastnoročnim podpisom in overjeno s pečatom. To pravilo določata 2. in 3. del čl. 6 zakona št. 63-FZ. Z drugimi besedami, preprost in nekvalificiran elektronski podpis ustreza avtogramu, izboljšan podpis pa ustreza overitvi dokumenta s podpisom in žigom. Tako je izboljšan nekvalificirani podpis mogoče prepoznati kot analog podpisa in kot analog podpisa s pečatom.

Elektronski

dokument na sodišču

Dokumente, poslane po elektronski pošti, lahko v skladu z zgornjo klasifikacijo imenujemo podpisane s preprostim elektronskim podpisom. Sodišče pa lahko prizna izmenjavo takih listin kot pravilno sklenitev pogodbe, če okoliščine primera kažejo na resničnost transakcije: na primer opravljena dobava blaga, ki je potrjena z računi, dobavnicami. in plačilnih nalogov. Zlasti je to pravno stališče potrjeno s sodbo Vrhovnega arbitražnega sodišča Ruske federacije z dne 17. oktobra 2008 št. 13675/08.

Elektronski dokument se sodišču predloži v tiskani obliki z identifikacijo vodje ali pooblaščenega uslužbenca organizacije, ki ta dokument predloži sodišču. To potrdilo mora navajati, da natisnjena papirna kopija ustreza elektronskemu izvirniku. Če je dokument podpisan z enostavnim elektronskim podpisom, morata biti iz predloženega izpisa razvidna vsaj datum in ura nastanka takega elektronskega dokumenta ter pošiljatelj tega dokumenta. Če je elektronski dokument podpisan z nadgrajenim podpisom, mora izpis vsebovati posebno oznako, ki označuje elektronski podpis.

Sodišče lahko prizna pogodbo, sklenjeno po elektronski pošti, če sta obe stranki predložili enake izpise take pogodbe. Poleg tega takšne, tudi enake papirnate kopije same, ki niso potrjene z drugimi dokazi, ne morejo služiti kot dejstvo potrditve sklenitve pogodbe. Toda kaj storiti, če dokazi niso bili zbrani in kopije pogodb, ki so jih predložile stranke, vsebujejo različni pogoji? Zaradi preprečevanja takšnih situacij med sodnimi postopki je potrebno overitev z izboljšanim kvalificiranim elektronskim podpisom tudi ob sklenitvi pogodbe.

S takim podpisom boste lahko potrdili dve temeljni točki: prvič, da je pogodbo podpisala prava stranka (ker je potrdilo osebno in je izdano z navedbo položaja podpisnika), in drugič, da je dokument podpisan z razširjeno kvalificirani elektronski podpis po podpisu ostal nespremenjen.

V 1. delu čl. 4 zveznega zakona z dne 10. januarja 2002 št. 1-FZ "O elektronskem digitalnem podpisu", ki je še vedno v veljavi, naslednje znake, če se hkrati upošteva, se elektronski digitalni podpis šteje za enakovrednega lastnoročnemu:

1. Certifikat podpisnega ključa je veljaven v trenutku preverjanja oziroma v trenutku podpisa elektronskega dokumenta.

2. Verodostojnost elektronskega podpisa v elektronskem dokumentu se potrdi.

3. Elektronski podpis se uporablja v skladu s podatki, navedenimi v potrdilu podpisnega ključa.

Verodostojnost elektronskega podpisa in nespremenljivost s tem podpisom podpisanega elektronskega dokumenta lahko potrdi overitveni center, ki je podpis izdal. Če pride do spora na sodišču o vsebini elektronskega dokumenta, je potrebno naročiti pregled pri certifikacijskem centru. Prav tako bo lahko potrdil veljavnost podpisnega certifikata ob podpisu elektronskega dokumenta.

Upoštevati je treba dejstvo, da overitveni center ne more potrditi ali zavrniti pristnosti elektronskega podpisa, ki ga je izdal drug overitveni center. Če je torej elektronski dokument certificiran z več elektronskimi podpisi, ki so jih izdali različni overitveni centri, bo treba v primeru spora o vsebini dokumenta naročiti pregled pri vsakem od teh overitvenih centrov.

Uporaba elektronskih dokumentov povzroča številne določene težave. Eden glavnih problemov uporabe tovrstnih dokumentov je zagotavljanje pravne veljavnosti elektronskega dokumenta. Za rešitev tega problema je na voljo poseben pogoj za elektronski dokument - elektronski digitalni podpis.

Elektronski digitalni podpis je rekvizit elektronskega dokumenta, namenjen zaščiti tega elektronskega dokumenta pred ponarejanjem, pridobljen s kriptografsko pretvorbo informacij z uporabo zasebnega ključa elektronskega digitalnega podpisa in omogoča identifikacijo lastnika potrdila ključa podpisa, kot tudi ugotoviti odsotnost izkrivljanja informacij v elektronskem dokumentu. Elektronski digitalni podpis zagotavlja pravno enakovrednost lastnoročnemu podpisu. Vendar pa uporaba elektronskega digitalnega podpisa ne zagotavlja popolne zaščite elektronskega dokumenta pred izkrivljanjem pomembnih pravnih informacij (pravično je treba opozoriti, da absolutne zaščite sploh ni mogoče zagotoviti). Za dosego tega zakonodaja predvideva vrsto drugih organizacijskih, pravnih in tehničnih ukrepov za zagotavljanje verodostojnosti elektronskih dokumentov.

V sodobni ruski zakonodaji se elektronski digitalni podpisi že uporabljajo na več področjih:

• 1. Finančni in kreditni odnosi
• 2. Davčna razmerja
• 3. Civilni promet

Na določenih področjih obstaja več omejitev pri izvajanju elektronskega upravljanja dokumentov. Številni regulativni pravni akti določajo prepoved uporabe elektronskih dokumentov v določenih pravnih razmerjih ali določajo prednost pisnim dokumentom na papirju. Tako notarska zakonodaja ne predvideva možnosti sestavljanja dokumentov v elektronski obliki, pojem "dokument" pomeni samo pisne informacije.

Na primer, v čl. 45 "Osnov zakonodaje Ruske federacije o notarjih" določa, da morajo biti listi dokumenta, predloženega za opravljanje notarskih dejanj, šivani, oštevilčeni in zapečateni, kar je fizično nemogoče za dokumente v elektronski obliki. Podoben primer pomembno, saj je za nekatere dokumente, tudi tiste, ki so potrebni za poslovanje prek interneta, potrebna notarska overitev. Obstajajo tudi regulativni pravni akti, kjer ni prepovedi kot take, vendar se papirni dokumenti imenujejo prednostni. . Na primer, pri vpisu pravic na nepremičninah (postopek, ki bi se lahko izvedel preko interneta) ima v primeru neskladja v evidenci na papirju in magnetnem mediju prednost evidenca na papirju (8. člen 12. člena ZZ Zakon Ruske federacije "O državna registracija pravice do nepremičnin in promet z njimi« z dne 21. julija 1997 št. 127). Podobna določba je določena v zakonu z dne 8. avgusta 2002 št. 129-FZ »O registraciji pravne osebe« (1. člen, 4. člen).

Trenutno so osnove notarske zakonodaje osredotočene na tradicionalne papirnate dokumente, podpisane z lastnoročnim podpisom, in ne zajemajo posebnosti elektronske izmenjave podatkov.

Za reševanje problemov na tem področju je možna širša uporaba orodij za avtomatizacijo dokumentov, vključno z uporabo poenostavljenih tehnologij digitalnega podpisovanja.

V nekaterih primerih je mogoče uporabiti poenostavljeni postopek za potrjevanje transakcij, saj je v interesu strank, ki sklepajo transakcijo, da prejmejo elektronski dokument v univerzalnem formatu (ki ne zahteva posebnih dragih stroškov). programsko opremo prebrati vsebino dokumenta), ki je po pravni veljavi enako papirnemu mediju.

Vendar je treba opozoriti, da je treba poenostavitev razumeti kot tehnično izvedbo postopka certificiranja in nikakor kot zavrnitev pravno pomembnih dejanj, ki so jih stranke dolžne izvesti v celoti (glej: Zvezni zakon "Osnove zakonodaje" Ruske federacije o notarjih", poglavje IX). Tehnologijo digitalnega podpisa lahko uporabite v datoteke PDF z uporabo programske opreme Adobe Acrobat Professional. Postopek sklenitve posla je lahko naslednji: stranki posla, ki se dogovorita o vseh bistvenih pogojih pravnega razmerja, preideta na posebno službo za certificiranje elektronskih dokumentov (organizacijska pripadnost takih storitev je obravnavana zgoraj). ) elektronski dokument, ki se ob njihovi prisotnosti pretvori v format PDF in v novo ustvarjeno datoteko vnese podatke o osebah, ki izvajajo transakcijo, dokument pa opremi z elektronskim podpisom strokovnjaka. Dokument je shranjen na več oprijemljivih nosilcih (pomembno je, da niso prepisljivi!): dva medija v identifikacijski storitvi (eden je shranjen kot glavni, drugi se uporablja, ko je treba preveriti pristnost dokumenta) , na primer za dokazovanje dokumenta med sodnimi postopki), ostalo - po številu zainteresiranih strank. Obveznost storitve, da nosilec z elektronskimi dokumenti hrani doma ali da sklene ustrezno pogodbo s posebej pooblaščeno organizacijo (da ustvari ustrezno infrastrukturo organizacij in pravno uredi postopek licenciranja in dejavnosti zgoraj navedenih organizacij). Življenjska doba medija je 5 let. V prihodnje se bo o vprašanju usode prevoznikov odločalo brez upoštevanja mnenj strank, ki sklepajo posel.

Pri uvajanju elektronskega podpisa na tem področju je treba začasno omejiti obseg transakcij, ki jih je mogoče overiti na ta način, saj začetni fazi Nemogoče je upoštevati vse nianse pravne in tehnične narave. Poleg tega je treba obdržati izbiro tistega, ki sklepa posel, v kateri obliki - klasični papirni ali elektronski - bo potrdil doseženi dogovor.

Tako lahko sklepamo, da se vedno bolj uporabljajo elektronski dokumenti, katerih uporaba uporabnikom prinaša številne prednosti:

• 1. Pospešitev procesov dokumentnega toka;
• 2. Sposobnost prenosa dokumenta preko digitalnih komunikacijskih kanalov;
• 3. Enostavno spremenljiva vsebina (urejanje);
• 4. Teoretična možnost večne hrambe;
• 5. Neomejeno število kopij s pravno veljavo itd.

Ugotovili smo tudi, da je glavna težava elektronskega dokumenta zagotavljanje pravne veljave elektronskega dokumenta. Za rešitev tega problema je na voljo poseben pogoj za elektronski dokument - elektronski digitalni podpis.

Ali ima elektronski podpis pravno veljavo??

To vprašanje zanima veliko uporabnikov, ki prejemajo ali želijo prejemati EDS.

Zdaj pa poskusimo podrobno razmisliti ta problem in ugotovite, kaj daje pravni sila dokument podpisan elektronski kriptografski podpis.

Digitalno podpis je postalo orodje, brez katerega trenutno ni mogoče izvajati določenih dejanj, ki imajo pravni pomen, na primer:

• Izvajati pretok dokumentov s vladne agencije in organizacije nasprotnih strank.
• Podpisovanje pogodb in večjih pogodb na daljavo.
• Potrdite svoje avtorstvo.
• Predložite davčne napovedi, računovodska poročila.
• Prejemajte informacije s spletne strani državnih služb itd.

Ker je pravna moč posebna lastnina ki daje nečemu moč pravo, potem pa zaradi posebnega pomena elektronski podpis ima pravno veljavo. Poleg tega pravno sila Podani so digitalni dokument: njegovi obvezni podatki, potrditev pristojnosti organa, ki ga je izdal, verodostojnost, pristnost.

Uradno digitalnih dokumentov, poslano na daljavo:

• Potrjuje identiteto osebe.
• So nespremenljivi.
• imeti posebna zaščita od ponarejanja informacij.
• Podpisano z elektronskim podpisom, ki ga izdajo specializirani organi in organizacije.

Izberite podpis

Na podlagi teh lastnosti je mogoče trditi, da z digitalnim podpisom podpisan dokument ima pravno veljavo v celoti.

V skladu z Zvezni zakonŠt. 63 listine, ki so podpisane elektronski podpis, zakonsko imajo enako pomembno, všeč papir, lastnoročno podpisana oseba. to je EDS je analog ročno napisano podpisi oddaljeni podpisnik dokument, Zato pravno veljavo digitalnega podpisa nesporno.

Elektronski dokument potrjen EDS, bo imel sila popolnoma v vseh pravnih razmerjih, pa naj gre za komercialna, bančna, računovodska, finančna, davčna in druga področja. Elektronski podpis in pravna veljavnost- povezava, ki je neločljiva, ker jo določa veljavna zakonodaja Ruske federacije.

Ali je elektronski podpis veljaven? Seveda, če je pridobljeno v skladu z vsemi pravili, ki jih določa zakon in ima vse potrebni znaki priznati kot pravno pomembno.

Elektronski digitalni ključ, ki se uporablja za e-nog O pretok dokumentov in prejeli v skladu z zahtevami pravo, počne dokument V elektronski obrazec, ki je enakovreden podpisanemu papirju ročno napisano podpis oseba.

To je glavna stvar pravni pomen elektronskega podpisa.

Torej, pravni pomen elektronski podpisi in priznanje dokument enakovredna papirni različici z ročno napisano podpis je ustanovljen (kot je navedeno zgoraj) na podlagi pravo ali po dogovoru strank. Zato je treba razmisliti o tem, kaj bi bilo treba vključiti v tak zakon ali sporazum.

Torej morajo vsebovati:

1. Postopek preverjanja elektronskega kriptografskega podpisa.
2. Pravila, po katerih se določa podpisnik elektronskega digitalnega dokumenta.
3. Obveznosti osebe, ki izdela digitalni podpis, da upošteva pogoje zaupnosti.

Pravno vrednost elektronskega podpisa– značilnost, da vsak e- podpis. To ni neposredna indikacija pravo, vendar je do takšnih zaključkov mogoče priti z analizo zakonodaje kot celote. Na primer določbe pravo"O računovodstvu" ne povedo, kakšne vrste EDS je treba uporabiti za računovodstvo dokumenti tako da so pravno pomembni. Hkrati pa glede tega ni nobenih omejitev. Zato lahko domnevamo, da katera koli podpis se bo štelo za enakovredne ročno napisano kriptografski podpisi oseba na tem območju.

Davčni zakonik na eni strani priznava samo dokument, podpisana z okrepljeno kvalificirano CPU, po drugi strani pa se ob vložitvi izjave fizičnih oseb priznajo kot pomembna dokumenti, ki so podpisani z nekvalificiranim EDS.

Na splošno, če govorimo o regulativna ureditev odnosi, ki so se razvili med vodenjem elektronski pretok dokumentov, vidite velik problem. In je praktično nerešljivo. V Rusiji ni pravo, ki bi vseboval vse potrebne podatke o elektronski dokument in njegov pomen. To je posledica dejstva, da trenutno veliko dokumenti, brez papirnatega obrazca. Papir pretok dokumentov je bolj ali manj urejeno zaradi dejstva, da za dolgo časa praksi se je pojavilo veliko število zakonodajnih aktov, ki urejajo vsako vrsto dokument. Hkrati pa ni prakse, zakonov ali podzakonskih aktov, ki bi določali pravila in postopek delovanja elektronski digitalni pretok dokumentov, bi pojasnil pomen tega ali onega dokument, podpisano elektronski kriptografski podpis.

Vendar ima ta zakon ozko usmeritev: osredotočen je na pravno moč elektronskega podpisa v dokumentih in ga enači z lastnoročnim. Hkrati pa ni splošnega zakonodajnega akta, ki bi urejal ED pri nas. Obstaja toliko vrst dokumentov, ki se uporabljajo pri upravljanju dokumentov, da je vsako od njih zelo težko določiti v zakonu. Zato je danes digitalni dokumentarni pretok urejen posredno, z več različnimi zakonodajnimi akti. Eden od njih je Civilni zakonik Ruske federacije, zlasti člen 160. Zagotavlja možnost podpisovanja dokumentov ne samo z lastnoročnim podpisom, temveč tudi s katerim koli drugim podpisom, ki ga predvideva ruska zakonodaja, vključno z elektronskimi digitalnimi. Pravna moč papirnih in elektronskih dokumentov je danes priznana kot enaka le v primerih, ko so izpolnjene vse potrebne podrobnosti.

Pravna moč elektronskega dokumenta in njegovi obvezni atributi

To je lahko povsem dovolj za rešitev pomembnih vprašanj ali razjasnitev informacij. Vendar pa v nekaterih primerih morate ne le poslati e-pošte, ampak tudi uradno.

Vprašanje se postavlja v v tem primeru Ali to E-naslov uradni dokument. Preberite tudi Večina velikih ruskih podjetij in organizacij bo pismo zagotovo razlagala kot uradno.

Elektronski dokument ne nastane samo na računalniku

Pozor

Katere dokumente je treba takoj sestaviti na papirju, ne glede na to, ali ima podjetje nameščen elektronski sistem za upravljanje dokumentov, vsi kadrovski dokumenti, za katere velja delovna zakonodaja? pogodba o zaposlitvi, za kolektivno pogodbo je potrebno soglasje delavca, mora biti shranjena na papirju, s podpisi pooblaščenih oseb in delavca. Ker če shranite kadrovske naloge v elektronski obliki in ločeno potrdilo o prejemu zaposlenega za seznanitev v papirna različica, če pride do konflikta, lahko zaposleni reče, da ni bil seznanjen z dokumentom, ki je bil pravilno shranjen v organizaciji.

In nemogoče bo dokazati nasprotno. To lahko nedvoumno sklepamo na tej stopnji Popoln prehod na elektronsko upravljanje kadrovskih dokumentov je nemogoč.

Druga težava je potreba po zagotavljanju pravne veljavnosti elektronskih dokumentov. Toda dlje kot gremo, pogosteje je ta problem mogoče rešiti kot običajen organizacijski in tehnični problem.

Zahvaljujoč dejstvu, da je bil končno sprejet zakon, ki ureja uporabo elektronskega digitalnega podpisa (EDS), je postalo mogoče elektronskim dokumentom dati pravni status. V skladu z Zveznim zakonom "O elektronskem digitalnem podpisu" Zvezni zakon "O elektronskem digitalnem podpisu" z dne 10. januarja 2002, člen 4-12 // Zbirka zakonodaje Ruske federacije.

2002. 127. čl., je elektronski digitalni podpis v elektronskem dokumentu pod določenimi pogoji enakovreden lastnoročnemu podpisu v papirnem dokumentu.

Pravna moč elektronskega dokumenta

Če mora biti listina v skladu z zakonom ali poslovnimi običaji overjena s pečatom, se elektronska listina, podpisana z obogatenim elektronskim podpisom, prizna kot enakovredna papirni listini, podpisani z lastnoročnim podpisom in overjeno s pečatom. To pravilo določata 2. in 3. del čl. 6 zakona št. 63-FZ.
Z drugimi besedami, preprost in nekvalificiran elektronski podpis ustreza avtogramu, izboljšan podpis pa ustreza overitvi dokumenta s podpisom in žigom. Tako je izboljšan nekvalificirani podpis mogoče prepoznati kot analog podpisa in kot analog podpisa s pečatom.
Elektronski dokument na sodišču Dokumente, poslane po elektronski pošti, lahko v skladu z zgornjo klasifikacijo imenujemo podpisane s preprostim elektronskim podpisom.

Koncept elektronskega dokumenta, njegova pravna veljava

V elektronski obliki so strukturirane informacije, ki jih ni mogoče spremeniti, potem ko so overjene z elektronskim podpisom. Če so informacije o isti transakciji natisnjene na papirju in podpisane s strani obeh pogodbenih strank, boste prejeli drugi dokument o isti stvari.

Ta dva dokumenta bosta enakovredna. Toda kje je zagotovilo, da sta enaka? Na podlagi česa naj se evidentira samo eden od obeh dokumentov? In katerega točno? Na splošno ne morete brez trkov. Edino področje, kjer obstaja jasno razumevanje tega vprašanja, je promet računov.

Račun se izda v papirni obliki, če kupec iz kateregakoli razloga ni prejel elektronskega računa. Tukaj deluje veznik "in" v besedilu norme: račun se lahko izda tako v elektronski kot v papirni obliki.

Pravna moč dokumenta

Obvezni podatki elektronskega dokumenta Sestava obveznih podatkov je določena na naslednji način predpisi: — Zvezni zakoni: z dne 27. julija 2006 N 149-FZ "O informacijah, informacijskih tehnologijah in varstvu informacij"; z dne 10. januarja 2002 N 1-FZ "O elektronskem digitalnem podpisu" (s spremembami 8. novembra 2007); z dne 21. novembra 1996 N 129-FZ "O računovodstvu" (s spremembami 23. novembra 2009); — Resolucije zveznih izvršnih organov in GOST: Goskomstat Rusije z dne 01.05.2004 N 1 „O odobritvi enotnih oblik primarne računovodske dokumentacije za evidentiranje dela in njegovo plačilo“; GOST R 6.30-2003 "Enotni dokumentacijski sistemi. Enotni sistem organizacijske in upravne dokumentacije.
Zahteve glede dokumentacije." Za elektronske dokumente velja GOST 6.10.4-84 "Enotni dokumentacijski sistemi".

Dajanje pravne veljave elektronskemu dokumentu

Informacije

Noben notar prinesenega izpisa ne bo enostavno overil. Tukaj je pismo s prošnjo za pomoč, objavljeno na več forumih na internetu.

odpuščen sem. Vložim tožbo (do 3 mesece) po pošti zoper delodajalca zaradi zaostalih plač (2007 in 2008) - ni denarja za pot do kraja dela. Pošljem na sodišče po pošti skupaj z tožbeni zahtevek kopije obrazcev 2-NDFL, poslane po pošti z mesta dela, in kopije nalogov o sprejemu / odpustu.
Med delom sem po elektronski pošti večkrat prejel naročila in skenirane kopije dokumentov. Kako se lahko te informacije iz elektronske pošte predložijo kot dokaz na sodišču? Notar noče overiti moje natisnjene korespondence.
Kaj lahko svetujete v takšni situaciji? Seveda bo notar zavrnil overitev listine, vzete od nekoga neznanega.

Elektronski dokument kot dokaz na sodišču

Če predvidevamo, da se bo takšno delo izvajalo nenehno, je bolje zagotoviti tako strežniško prepoznavanje za namene iskanja po celotnem besedilu kot tudi kopije programa za prepoznavanje, nameščene na delovnih postajah uporabnikov in integrirane z odjemalskim delom EDMS. V tem primeru bo uporabnik lahko samostojno pretvoril slike dokumenta v besedilo s potrebnimi možnostmi in shranil besedilo v obliki, ki jo potrebuje.

Faza selitve obstoječih dokumentov iz papirne v elektronsko obliko je morda ena najnevarnejših. Če ni skrbno načrtovano, lahko naletite na težave, ki lahko izničijo vse prejšnje delo in propadejo celoten projekt.

Če ima organizacija papirni arhiv dokumentov, potem je iskanje njihovih elektronskih kopij v omrežju za ustvarjanje elektronske različice arhiva brezupna naloga.

Dokument v papirni obliki je pravno veljaven, če vsebuje zahtevane podatke in lastnoročno podpisan posameznik in v nekaterih primerih tiskanje. Kaj daje pravno veljavo elektronskemu dokumentu?

Kaj je elektronsko upravljanje dokumentov?

Elektronsko upravljanje dokumentov (ali EDI) je izmenjava dokumentov v elektronski obliki preko interneta, internega omrežja podjetja ali na drug način. EDI bistveno pospeši izmenjavo dokumentov in poravnave transakcij med nasprotnimi strankami ter vam omogoča prihranek pri pisarniških in poštnih stroških.

Leta 2011 je rusko ministrstvo za finance legaliziralo izmenjavo računov v elektronski obliki z uporabo digitalnega podpisa; prej - digitalni podpis. To je bila spodbuda za širjenje pravno pomembnega elektronskega upravljanja dokumentov. Upravljanje elektronskih dokumentov v Rusiji urejajo:

• zvezni zakonšt. 402-FZ "O računovodstvu" z dne 6. decembra 2011,
• Zvezni zakon št. 63-FZ "O elektronskih podpisih" z dne 06.04.2011,
• Odredba Ministrstva za finance Rusije N 174n "O odobritvi postopka za izdajo in prejemanje računov v elektronski obliki prek telekomunikacijskih kanalov z uporabo izboljšanega kvalificiranega elektronskega podpisa" z dne 10. novembra 2015.

Kaj daje elektronskemu dokumentu pravno veljavo?

Dokument, ustvarjen na računalniku, ali skenirani papirni dokument še ni pravno zavezujoč. Za različni tipi dokumenti imajo različna jamstva pravne veljave.

Formalizirani dokumenti

Takšni dokumenti vključujejo račune, poročila, pogodbo o zaposlitvi z oddaljenim zaposlenim in seznam potrebnih dokumentov. Pravno veljavo jim daje:

• skladnost z obliko, ki jo je odobrila država,
• prenos dokumentov v skladu s predpisi,
• kvalificiranega elektronskega podpisa (v nadaljevanju CES).

Elektronski dokumenti, podpisani s strani CEP, so privzeto enakovredni osebno podpisanim in imajo pravno veljavo.

Neformalizirani dokumenti

V to kategorijo spadajo vsi drugi dokumenti: pogodbe, pooblastila, pisma itd. Država ne ureja oblike teh dokumentov. Obstajata dva načina, da jim zagotovite pravno veljavo:

1. podpis Kot v primeru formaliziranih dokumentov EPC privzeto daje dokumentu pravno veljavo.
2. Preprost znak ali .

Poleg tega morajo udeleženci EDF skleniti sporazum o medsebojnem priznavanju pravne veljave teh vrst elektronskih podpisov (4. člen št. 63-FZ "O elektronskih podpisih"). Ta pogodba mora določati zahteve glede podrobnosti, oblike in formata dokumentov ter vrste podpisa. Če obstaja tak dogovor, se bodo elektronski dokumenti šteli za pravno pomembne in vsak organ, vključno s sodišči in zvezno davčno službo, jih bo sprejel kot osebno podpisane.

Kako podpisati dokument z elektronskim podpisom?

Možnost ustvarjanja podpisa za elektronski dokument je implementirana v številnih programih:

1. V specializiranih sistemih za elektronsko upravljanje dokumentov in poročanje (na primer Kontur.Diadoc, Kontur.Extern).
2. Enak informacijski sistemi(na primer na portalu državnih služb, na elektronskih trgovalnih platformah).
3. V računovodskih sistemih (na primer SAP, Oracle, MS Dynamics in drugi).
4. IN računalniški programi za delo z elektronskimi dokumenti (npr. Microsoft Word, PDF).
5. V posebnih programih za ustvarjanje in