Neįsivaizduojamas bet kurios organizacijos darbas be verslo komunikacijos. Tinkamai sukurtas darbuotojų bendravimas leidžia sklandžiai ir greitai išspręsti pavestas užduotis.

Organizacijose vyksta daugybė susirinkimų tipų ir kiekvienas iš jų turi savo ypatybes ir tikslus. Šių niuansų žinojimas padės palengvinti verslo diskusijas. Šis straipsnis papasakos apie susitikimų tipus, padės suprasti, kodėl jie rengiami ir kaip jie registruojami dirbant biure.

Verslo susitikimų tikslai

Bet kokio tipo biuro susitikimas leidžia pamatyti visapusišką organizacijos situacijos vaizdą ir nustatyti jos stipriąsias ir silpnąsias puses. Verta paminėti, kad dalyvaujant šiame verslo komunikacijos formate vyksta spartus įmonės ar įmonės augimas.

Užduotys

Visų tipų susitikimams galima išskirti šias užduotis:

• aktualių problemų ir klausimų sprendimas;
• padalinių veiksmų integravimas pagal strateginį įmonės tikslą;
• įmonės ir atskirų jos struktūrinių padalinių veiklos vertinimas;
• palaikyti ir plėtoti įmonės politiką.

Norint suprasti, kokiu formatu surengti tokį verslo renginį, reikia nuspręsti, kuri iš aukščiau išvardintų užduočių jį atitiks, ir tik po to suprasti, kuriai klasifikacijai jis priklausys.

Tipai ir klasifikacija

Susitikimas, kaip dalykinės komunikacijos rūšis, gali būti įvairių formų, kurios nulemia jo temą ir dalyvaujančių pareigūnų sąrašą.

Reikėtų pabrėžti pagrindinę susitikimų klasifikaciją:

1. Narystės sritis. Čia galime išskirti tokius susitikimų tipus kaip administraciniai (kurie apima probleminių klausimų aptarimą), mokslinius (seminarai ir konferencijos, kurių tikslas – aptarti aktualias mokslo problemas), politinius (dalyvauja bet kokių politinių partijų ir judėjimų narių susirinkimas). ) ir mišrių tipų.
2. Skalė. Čia skiriame tarptautinius, kuriuose dalyvauja kitų šalių specialistai ar užsienio partneriai, nacionalinius, regioninius ir miesto.
3. Taisyklingumas. Bet kokio formato susitikimai gali būti nuolatiniai arba periodiniai.
4. Priklausomai nuo vietos – vietinis ar keliaujantis.

Taip pat visų tipų susitikimus galima suskirstyti taip:

1. Mokomasis, numatantis direktyvinį formatą, kai vyresnysis vadovas tiesiogiai perduoda informaciją savo pavaldiniams, kuri vėliau išsklaido ir perduodama palei valdžios vertikalę. Dažniausiai tokios dalykinės komunikacijos metu yra perduodami generalinio direktoriaus įsakymai, galintys reikšmingai įtakoti įmonės pažangą, o tai gali būti ir elgesio normos ar svarbios naujovės.
2. Eksploatacinės (valdymo patalpos). Šio tipo susitikimų tikslas – gauti informacijos apie organizacijos ar įmonės padėtį. Informacijos srautas šiuo atveju nukreipiamas iš žemesnių pavaldinių į skyrių vedėjus ar generalinį direktorių. Daugiausia operatyviniuose susirinkimuose aptariami gairių įgyvendinimo klausimai, planuojama veikla, strateginiai ir veiklos planai. Svarbus skirtumas tarp operatyvinio (dispečerinio) susirinkimo ir visų kitų yra tas, kad jie vyksta reguliariai ir turi nuolatinį dalyvių sąrašą. Taip pat verta paminėti, kad posėdžio metu gali nebūti darbotvarkės.
3. Probleminis. Toks susirinkimas šaukiamas tuo atveju, kai reikia skubiai priimti sprendimą per trumpą laiką atlikti užduotis arba išspręsti visuotinę įmonei iškilusią problemą.

Be visų aukščiau paminėtų dalykų, atskirai galime išskirti vieną populiariausių gamybinių susitikimų rūšių – planavimo susirinkimą. Paprastai toks renginys vyksta kasdien arba kartą per savaitę, kuriame dalyvauja skyriaus vedėjas ir tiesioginiai atlikėjai, kurie gauna tos dienos užduotis ir aptaria jų įgyvendinimo eigą.

Įmonės personalo susirinkimo tema gali būti bet kokie klausimai, kylantys įmonės veikloje, taip pat diskusija gali būti skirta išorės aplinkos, kurioje veikia konkreti organizacija, pasikeitimams.

Susitikimo organizavimas

Bet kokio tipo susitikimui, nepaisant jo formato, reikia kruopščiai pasiruošti, nes nuo šio momento priklauso jo efektyvumas. Iš pradžių būtina nustatyti šiuos punktus:

• tikslas;
• aptariami klausimai;
• užduočių personalui nustatymas (pagal funkcionalumą ir pavaldumą);
• užduoties atlikimo etapai.

Šiandien dauguma susirinkimų vyksta labai vidutiniškai, dėl to prarandama prasmė, o pavestos užduotys gali būti atliekamos prastai. Todėl itin svarbu apgalvoti visą tokių dalykinių susitikimų eigą ir susisteminti darbinę diskusiją taip, kad ji ne tik užimtų laiko, bet ir gautų komandos atsaką.

Susitikimų rengimas

Pažymėtina, kad stambios firmos ir organizacijos, siekiančios užimti tam tikrą rinkos dalį ir plėtoti savo įmonę, siekdamos gauti didelį pelną, labai daug imasi svarbių klausimų aptarimo susitikimuose. Iš sėkmingų vadovų praktikos galime suformuluoti tokias taisykles, kaip pasiruošti susitikimui:

Pirmiausia sudaromas dalyvių sąrašas. Turėtumėte aiškiai suprasti, ką pakviesti į susitikimą ir kokį vaidmenį jis jame atliks. Dažnai pasitaiko, kad pakviesti asmenys gali nesuprasti klausimo, o pakviesti „tik tuo atveju“, tačiau šiuo metu galėtų atlikti savo tarnybines pareigas ir negaišti laiko.

Svarbu parengti darbotvarkę. Jeigu susirinkimas planuojamas, tuomet iš anksto parengiama darbotvarkė, kurioje nurodomi svarstytini klausimai, taip pat nurodomi pagrindiniai pranešėjai. Svarbu atsiminti, kad šis dokumentas turi būti išsiųstas atsakingiems už informacijos rengimą ir dalyvaujantiems, kad visi dalyviai galėtų parengti ataskaitas, pasiūlymus ir papildomus klausimus. Jei reikia, darbotvarkė gali būti koreguojama.

Pagrindiniai ir strateginiai klausimai turėtų būti iškelti į posėdį. Tokių klausimų pranešėjai būtinai turi būti asmenys (padalinių, skyrių, cechų vadovai), kurie yra asmeniškai atsakingi už bet kokios strateginės įmonės veiklos įgyvendinimą.

Svarbūs punktai

Svarbu atsiminti, kad kiekvienas susitikimas turi du pagrindinius etapus – pasiruošimą jam ir patį jo vedimą. Pirmasis etapas apima verslo susirinkimo rengimo aktualumo nustatymą, užduočių, pagrindinių ir antraeilių tikslų nustatymą, dalyvių ir pranešėjų sąrašo sudarymą, ataskaitų, pristatymų ir pranešimo parengimą pagal temą ar anksčiau nustatytą darbotvarkę. Antrajame etape įgyvendinama anksčiau planuota susitikimo eiga, išklausomos ataskaitos, aptariami einamieji ir strateginiai klausimai.

Jeigu tokios dalykinės komunikacijos metu reikia apsispręsti, ką darbuotojai turėtų daryti ir kam, tuomet galime išskirti trečiąjį etapą – sprendimų priėmimą. Paprastai sprendimus priima susirinkimui vadovaujantis pirmininkas, remdamasis savo nuožiūra arba diskusijos ar kolektyvinio balsavimo būdu.

Susitikimo plano pavyzdys

Turėdamas aiškiai apibrėžtą planą, bet kuris vadovas gali efektyviai ir efektyviai surengti susitikimą, kuris leis jam gauti grįžtamąjį ryšį iš darbuotojų ir nustatyti jiems tinkamas užduotis. Šis planas gali apimti šiuos aspektus:

• tam tikro laikotarpio (ketvirčio, ​​savaitės, pusmečio, mėnesio) ataskaitų išklausymas ir rezultatų sumavimas;
• aktualių įmonei aktualijų nušvietimas;
• problemų šalinimo pasiūlymų išklausymas (smegenų šturmas);
• siūlomų variantų įvertinimas ir jų įgyvendinimo aptarimas;
• opcionų kaupimas;
• balsavimas už vieno ar kito varianto priėmimą;
• ribų nustatymas sprendžiant problemas (atsakingų asmenų, terminų, būdų ir metodų nustatymas).

Miško ruoša

Daugumą posėdžių tipų reikia įrašyti į popierių (dokumentą), kuris vadinamas protokolu. Tokio pobūdžio dokumentų tvarkymas leidžia įteisinti priimtus sprendimus. Be to, protokolo dėka visada galite sekti veiklos eigą, o nepavykus atlikti paskirtų užduočių, nustatyti, kas už tai atsakingas.

Posėdį paprastai veda vadovo, kuris yra susirinkimo pirmininkas, sekretorius. Tačiau dažnai šią funkciją gali atlikti ir kiti darbuotojai.

Sekretoriaus funkcijos ir užduotys

Prieš pradedant dalykinius susitikimus, sekretorius turi būti susipažinęs su kviečiamųjų sąrašu ir svarstomų klausimų sąrašu. Tačiau verta atkreipti dėmesį į tai, kad jei susirinkimas vyksta reguliariai, tai būtent šis pareigūnas surenka visą dokumentaciją (sąrašus, planus, darbotvarkę ir kt.) ir padeda vadovui pasiruošti susirinkimui.

Iš pradžių ir prireikus sekretorė gali paprašyti atvykusių asmenų užpildyti registracijos lapą, kuriame bus nurodytos visos jų pavardės. ir padėtis. To prireiks surašant protokolą. Toliau sekretorius paskelbia darbotvarkę, kuri žymi posėdžio pradžią. Be to, kai susirinkusieji pradeda diskutuoti apie klausimus, sekretorius fiksuoja šio renginio eigą. Posėdžio pabaigoje šis pareigūnas parengia baigtą protokolo versiją, po to pasirašo su pirmininku ir išsiunčia visiems dalyvaujantiems asmenims.

Sudarant posėdžio protokolą sekretoriui itin svarbu atkreipti deramą dėmesį į posėdžio protokolo išvaizdą. Joje turi būti antraštė, vieta, dalyvaujančiųjų sąrašas, aptarti klausimai ir priimti sprendimai.

Išvada

Iš aukščiau pateiktos informacijos tampa aišku, kad susitikimų organizavimas įmonėse yra nepaprastai svarbus. Tačiau visada verta atminti, kad kokybiškas pasiruošimas tokiems renginiams neša daugiau nei 50% rakto į sėkmę aprėpiant informaciją, nustatant užduotis ir kokybiškai jų įgyvendinimą.

Šiuolaikinis verslas neįmanomas be įvairių derybų. Verslo susitikimai – tai galimybė vadovybei vienu metu visiems struktūriniams padaliniams perteikti pagrindinius tikslus ir uždavinius, gauti grįžtamąjį ryšį ir, remiantis gautais duomenimis, pakoreguoti įmonės veiklos planą.

Susitikimai yra savotiškas verslo valdymo įrankis, kuriam nuolat reikia įvertinti efektyvumą ir analizuoti pasiektus rezultatus.

Verslo komunikacija, dalykiniai pokalbiai, susitikimai, derybos, diskusijos: kaip dalykinio bendravimo forma

Verslo komunikaciją reikėtų skirti nuo įprasto bendravimo, nes pirmasis siekia konkretaus tikslo ir turi griežtą elgesio etiką, o antrasis gali neturėti jokio pagrindo ar priežasties.

Yra daug verslo komunikacijos formų, iš kurių pagrindinės yra:

• dalykiniai pokalbiai – tai keitimasis (arba vienpusis perdavimas) informacija konkrečiais verslo funkcionavimo klausimais. Tai gali būti tiesioginis bendravimas arba netiesioginis (naudojant interneto technologijas, telefoniją). Šio tipo bendravimas apima jo tęsimą derybų ar susitikimų forma;
• susirinkimai – tai didesnė komunikacijos forma, į kurią, sprendžiant strateginius verslo plėtros klausimus, paprastai dalyvauja įmonės darbuotojai (dažniausiai struktūrinių padalinių vadovai);
• derybos – turi konkretų tikslą ir yra nukreiptos į svarbių klausimų aptarimą, susitarimų, sutarčių sudarymą, abiem pusėms svarbių dokumentų pasirašymą;
• diskusijos - atvira diskusija svarbiais įmonei klausimais, kurios pagrindinis įrankis yra „smegenų šturmas“ (visų šalių idėjų generavimas), ko pasekoje gali atsirasti nestandartinių problemų sprendimo būdų.

Be išvardintų formų, jų yra visa eilė: verslo pokalbiai, ginčai, susitikimai, susirašinėjimai, pristatymai, konferencijos. Visi jie turi savo specifiką, tačiau laikosi tų pačių verslo etikos taisyklių.

Verslo susitikimai: užduotys, tikslai, temos

Verslo susitikimai rengiami siekiant sukurti konkretų aktualios problemos ar užduoties sprendimą. Be to, susirinkimų metu skyriaus darbuotojai gali pasidalinti su vadovybe savo idėjomis apie galimus bet kokių problemų sprendimus. Tokia bendravimo forma leidžia visapusiškai pamatyti situaciją įmonėje, jos silpnąsias ir stipriąsias puses, prisideda prie naujų žmonių atėjimo į komandą, jų supažindinimo su korporacine kultūra ir organizacijoje priimtomis normomis.

Pagrindiniai susitikimų tikslai ir uždaviniai:

• įmonės politikos palaikymas, jos plėtojimas ir komunikacija su visais darbuotojais;
• visų tarnybų ir padalinių veiksmų integravimas pagal strateginį įmonės tikslą;
• naujų užduočių nustatymas ir jau įgyvendintų kampanijų efektyvumo įvertinimas;
• sprendžiant iškylančias problemas.

Susitikimuose nagrinėjamos temos gali būti visiškai skirtingos.

Rusijos praktikoje yra įprasta planavimo susitikimus rengti bent kartą per savaitę. Taigi padalinių vadovai atsiskaito apie per savaitę nuveiktus darbus ir nustato kito planus (arba gauna užduotis įgyvendinti per ateinančią darbo savaitę).

Neplanuoto susitikimo priežastis ar tema gali būti daugybė problemų, kylančių dėl dinamiškos ir kintančios išorinės aplinkos, kurioje įmonės turi veikti.

Verslo susitikimų tipai, tipai ir klasifikacija

Verslo susitikimai gali skirtis pagal formą, temą ir dalyvaujančius asmenis.

Pagrindinė jų klasifikacija pateikiama žemiau:

• pagal priklausymą konkrečiai sričiai: administraciniai susirinkimai (probleminiams klausimams spręsti), moksliniai (konferencijos, simpoziumai, seminarai, organizuojami ir vedami aktualiems mokslo srities klausimams spręsti), politiniai (tam tikrų politinių judėjimų narių kongresai ir susirinkimai) ir mišrūs tipai;
• pagal mastą ir dalyvių skaičių: tarptautinis (įtraukiant užsienio partnerius, specialistus, tam tikros srities ekspertus), nacionalinis, regioninis, miesto;
• renginio vietoje: ne vietoje ir vietiniai susitikimai;
• pagal rengimo reguliarumą: periodiniai, nuolatiniai susirinkimai.

Be pateiktos klasifikacijos, susirinkimai gali būti skirstomi į probleminius, operatyvinius ir pamokomuosius.

Probleminiais susitikimais siekiama per trumpą laiką rasti optimalius problemų sprendimus.

Operatyviniai (arba jie dar vadinami valdymo kambariais) yra skirti gauti duomenis apie esamą įmonės situaciją. Visą informaciją iš pavaldinių kaupia padalinių vadovai, o paskui perduoda organizacijos vyriausiajam vadovui. Tai duomenys apie tai, kiek buvo įgyvendinti planai, pasiekti tikslai ir išspręstos užduotys. Pagrindinis tokių susirinkimų skirtumas nuo visų kitų yra jų reguliarumas, dalyvių sąrašo pastovumas ir galimas susirinkimo darbotvarkės (tai yra jo detaliojo plano) nebuvimas.

Mokomieji susirinkimai vyksta atvirkštine tvarka, skirtingai nei valdymo patalpos – visa informacija nurodymų formatu iš vadovo patenka į tiesioginius pavaldinius, o vėliau per vertikalią organizacijos valdžios struktūrą perduodama konkretiems tam tikrų užduočių vykdytojams. Tokia informacija apima valdymo įsakymus, kurie gali turėti įtakos dabartinei organizacijos pažangai, naujas taisykles, elgesio normas ir konkrečių užduočių atlikimo terminus.

Verslo susitikimų rengimas, organizavimas ir vedimas

Kad susirinkimas būtų efektyvus, būtina gerai apgalvoti pagrindinius jo punktus: susitikimo tikslą, pagrindines užduotis, renginio etapus. Tik tokiomis sąlygomis susitikimas gali būti naudingas.

Deja, daugelis jų atliekami tik todėl, kad tai įprasta verslo aplinkoje. Reguliarūs susitikimai ir susitikimai savaitės pradžioje su vadovybe daugelyje įmonių tapo įprastais ir prarado prasmę.

Tačiau didelės įmonės, siekiančios vystytis ir laimėti dideles rinkos dalis, į šią problemą žiūri labai skrupulingai:

• nustatomas susirinkimo dalyvių sąrašas;
• jos darbotvarkė rengiama ilgam laikotarpiui, kuri laikui bėgant koreguojama;
• prioritetas išlieka strateginiams tikslams, apie kuriuos atsiskaito skyrių vadovai.

Verslo susitikimo vedimo etapai ir technologijos

Kiekvienas susitikimas turi du pagrindinius etapus: pasiruošimą ir faktinį surengimą.

Pirmajame etape nustatomas renginio aktualumas, iškeliami jo tikslai ir uždaviniai, sudaromas dalyvių sąrašas, pagal darbotvarkę rengiami pranešimai ir pranešimai.

Antrajame etape klausimai, kuriuose gali dalyvauti visi susirinkusieji, sprendžiami tiesiogiai pagal esamą darbotvarkę. Paprastai įmonės vadovybė yra susirinkimo pirmininkas ir nustato jam toną, suteikia teisę pasisakyti ir sustabdo diskusiją, jei ji išeina už konstruktyvios diskusijos ribų.

Be pagrindinių etapų, susirinkimas gali apimti ir sprendimo priėmimo etapą, jei jis susijęs su problemos sprendimu. Tai gali įvykti diskutuojant arba balsuojant.

Verslo susitikimo plano pavyzdys

Turėdami išsamų susitikimo planą, galite užtikrintai žinoti, kad jis bus veiksmingas.

Toks planas gali apimti:

• sveikinimo žodis iš vadovo - rezultatų apibendrinimas per tam tikrą laiką (ketvirtį, mėnesį, savaitę);
• problemos aprėptis, jos aktualumo įmonei pagrindimas;
• organizuojant protų šturmą jai išspręsti;
• visų galimų variantų įvertinimas;
• problemos sprendimo variantų kaupimas;
• balsavimo ar kitokio sprendimo priėmimo galimybė dėl konkrečių priemonių panaudojimo problemai išspręsti;
• problemos sprendimo ribų nustatymas: terminai, atsakingi asmenys, metodai.

Susitikimo metu svarbu užfiksuoti pagrindinius jo dalykus, kad būtų galima grįžti prie konkretaus klausimo ir jį išsamiau apsvarstyti.

Verslo susitikimai Ekspocentro parodose ir kongresuose

Viena iš veiksmingų produktų reklamavimo priemonių yra verslo susitikimų rengimas parodų ir kongresų, vykstančių Expocentre mugės teritorijoje, dalis. Šio formato verslo susitikimai šiek tiek skiriasi nuo kitų. Jei vienos įmonės vadovų komanda susirenka į eilinį susirinkimą, tai parodos metu bet kuris gamintojas turi unikalią galimybę kompleksiškai išspręsti įmonės problemas ir pakviesti visus produkcijos tiekėjus ir platintojus.

„Expocentre Fairgrounds“ specialiai įrengtos patalpos verslo susitikimams ir kongresų salės skirtos įvairiam žmonių skaičiui. Todėl nekyla problemų sutalpinti visus dalyvius. Naudodami MatchMaking sistemą galite iš anksto susitarti dėl susitikimo laiko. Pristatymo technologija padarys susitikimą turiningesnį ir išsamesnį.

Susitikimų tipai

Susitikimai klasifikuojami priklausomai nuo aptarimui iškeltų problemų svarbos ir turinio bei sprendžiamų užduočių, taip pat darbo vietos, laiko ir trukmės.

Operatyviniai susirinkimai gali turėti tikslą suteikti vadovui jam reikalingą informaciją apie esamą organizacijos reikalų būklę; trumpas pasikeitimas nuomonėmis apie gamybos proceso metu iškylančių klausimų esmę, taip pat įvairių organizacinės struktūros dalių veiksmų bendrosios taktikos, susijusios su einamosiomis gamybos užduotimis, kūrimas.

Informacija tokiuose susitikimuose juda iš apačios į viršų, t.y. nuo pavaldinių iki vadovo. Gauta informacija leidžia vadovui tiesiogiai (greitai) įvertinti situaciją susirinkimo metu, nustatyti atsilikimus, priimti sprendimus ir nustatyti užduotis pavaldiniams, nurodant vykdytojus ir terminus. Paprastai operatyviniuose susirinkimuose pavaldiniai nerengia išsamių ir detalių ataskaitų. Operatyviniai susirinkimai gali vykti įvairiomis formomis: penkių minučių pasitarimai, pasitarimai ir kt. Pagrindinis tokių susitikimų bruožas – trumpa trukmė.

Mokomieji susitikimai skirtas perduoti informaciją, užsakymus ir reikalavimus iš viršaus į apačią išilgai valdymo vertikalės.

Pagrindinis tokių susitikimų bruožas yra tas, kad vadovas ne tik atkreipia pavaldinių dėmesį į reikiamą informaciją ir išduoda įsakymus, bet labai konkrečiai nurodo pavestas užduotis, paskiria vykdytojus ir terminus. Tuo pačiu metu mokomuosiuose susitikimuose leidžiama aptarti informaciją ir metodus, kaip išspręsti pavestas užduotis. Pavaldiniai gali patikslinti kai kuriuos dalykus ir pateikti konstruktyvių pasiūlymų vadovybei apsvarstyti.

Probleminiai susitikimai turi tikslą diskutuojant ir analizuojant nagrinėjamą problemą rasti optimalų sprendimą.

Probleminiai susitikimai yra sudėtingiausias susitikimų tipas. Probleminio susirinkimo metu yra formuojamas kolektyvinis sprendimas kompleksiniais klausimais, turinčiais įtakos struktūros padalinių funkcinių užduočių pokyčiams ar jų pritaikymui naujoms organizacijos veiklos kryptims.

Probleminiai susitikimai dažnai vyksta diskusijų forma. Sprendimų priėmimo būdas priklauso nuo vadovavimo stiliaus. Dažniausia yra tokia probleminio susitikimo schema:

1. Problemos formulavimas, problemos teigimas.

2. Dalyvių ataskaitos.

3. Klausimai pranešėjams.

4. Diskusija, diskusija, debatai.

5. Sprendimo formavimas.

6. Sprendimo korekcija.

7. Galutinio sprendimo priėmimas.

Problemos formulavimas, uždavinio iškėlimas, jos analizė ir sprendimo paieška paprastai atliekami iki paties susirinkimo pradžios. Šis etapas gali būti pokalbis prieš susitikimą (likus kelioms dienoms iki paties susitikimo), informacinių biuletenių išsiuntimas arba periodinių probleminių susitikimų planas.

Probleminiuose susitikimuose demokratijos ir kūrybinio aktyvumo laipsnis turėtų būti gana aukštas. Vadovas atlieka pirmininko vaidmenį, koordinuoja susirinkimo eigą.

Be to, įvairios organizacijos gali naudoti šių tipų susitikimus:

§ darbuotojų informavimas (taip pat ir forma

mokomoji ir metodinė pamoka);

§ planuoti darbus tam tikram laikotarpiui;

§ įvairių laikotarpių rezultatų apibendrinimas (taip pat ir palaikymas

konkretaus projekto darbo rezultatų išlaikymas) ir kt.

Jei verslo pokalbis aiškiai parodo, kad tarpasmeninę sąveiką organizacijoje tarpininkauja asmens statusas, funkcinė padėtis, tai verslo susitikimas leidžia atkreipti dėmesį į kitą svarbų verslo sąveikos veiksnį, būtent grupės veiksnį. Rengiant ir vedant dalykinį susitikimą reikia atsiminti, kad grupės elgesio ypatybės (nuo vaidmenų pasiskirstymo grupėje iki grupės spaudimo) turės rimtos įtakos jos dalyvių sąveikos pobūdžiui.

Susitikimų rengimo taisyklės

Verslo ar oficialus susitikimas yra technologiškai sudėtingas ir daug darbo reikalaujantis renginys. Pasirengimo susitikimui darbas prasideda nuo aiškaus jo tikslo apibrėžimo.

Susitikimo tikslas– tai norimo rezultato, pageidaujamo sprendimo tipo, pageidaujamo darbo rezultato aprašymas (galimi tikslų variantai: preliminarus apsikeitimas nuomonėmis, rekomendacijų rengimas sprendimui priimti, sprendimo konkrečiu klausimu priėmimas ir kt. .).

Vadovas turi aiškiai suprasti, kodėl jis šaukia susirinkimą, taip pat gebėti aiškiai perteikti susirinkimo tikslą jo dalyviams. Nustatydami susitikimo tikslą, turėtumėte vengti neaiškių, nekonkrečių formuluočių. Dėl to sumažėja susidomėjimas siūloma problema ir nesąmoningai kyla jausmas, kad jos esminis sprendimas nereikalingas. Tikslo formulavimas pirmiausia turėtų atspindėti numatomo klausimų aptarimo rezultato ypatybes. Atsižvelgiant į susirinkimo tikslą, suformuluojama jo darbotvarkė ir parenkama dalyvių sudėtis.

Jei susirinkimo tikslas yra keistis informacija ir nustatyti prioritetines užduotis einamajame darbe, tuomet kviečiami tik padalinių vadovai. Tokiame susirinkime susirinkusieji supažindinami su esama padėtimi, informuojami apie praeitame posėdyje priimtų sprendimų įgyvendinimo eigą, aiškiai suformuluojami uždaviniai ateičiai.

Jeigu susitikimo tikslas – išspręsti konkrečią problemą, tai į jį kviečiami dirbti tie, kurie gali profesionaliai susidoroti su užduotimi ir gali pasiūlyti savo problemos sprendimą. Tokiu atveju susirinkimo dalyviams pateikiama informacija apie problemą, užduotis formuluojama aiškiai ir nedviprasmiškai.

Susirinkimo tikslas lemia susirinkimo vietą, datą ir laiką.

Suplanuoti susitikimai(pavyzdžiui, tarybos posėdžiai rezultatams sumuoti, planuoti) patogiau planuoti tam tikromis savaitės dienomis ar tam tikromis mėnesio datomis.

Neplanuoti susitikimai, ypač esant dideliam dalyvių skaičiui (pavyzdžiui, skubios pagalbos informacija), patartina jį atlikti darbo dienos pabaigoje, kad būtų išvengta darbo laiko švaistymo atnaujinant nutrūkusį darbą.

Trumpi operatyviniai susirinkimai(penkių minučių susitikimai ar pasitarimai) rekomenduojama surengti darbo dienos pradžioje.

Susitikimų laikas turėtų būti nustatomas pagal organizacijoje (skyryje) nustatytą tvarką. Neplanuoti susitikimai sutrikdo ritmą, tuo sumažindami dalykinio bendravimo kultūrą, atima iš vadovo galimybę planuoti ir valdyti savo darbo laiką, sutrikdo suplanuotus susitikimus ir veiklą.

Susitikimus rekomenduojama planuoti po pietų arba likus 1,5 – 2 valandoms iki darbo pabaigos. Paprastai pirmoji dienos pusė būna produktyvesnė, ir geriau, jei darbuotojai šiuo metu yra užsiėmę savo pareigų atlikimu. Yra dar vienas dalykas, į kurį reikia atsižvelgti, jei susitikimas numatytas darbo dienos pabaigoje. Vadovas gauna galimybę greitai surengti susitikimą, neatidėliodamas diskusijos, nes turi dingstį jį sustabdyti, jei įvyktų nepalankūs įvykiai.

Susitikimo tema yra diskusijų objektas. Tema turėtų būti suformuluota taip, kad sudomintų kiekvieną susitikimo dalyvį. Į susirinkimus būtina atsinešti tik tuos klausimus, kurių ne visada pavyksta išspręsti darbingai.

Viena iš tarnybinių santykių valdymo ir etikos organizavimo taisyklių turėtų būti privalomas išankstinis darbotvarkės paskirstymas susirinkimo dalyviams. Be to, preliminarus trumpos rašytinės informacijos apie posėdyje svarstytų klausimų esmę paskirstymas laikytinas etiškų verslo santykių norma. Nepriimtina, jei tokius siuntimus siunčia asmuo, kuris yra nekompetentingas susitikime iškeltose problemose – tai akivaizdžiai sumažina aktualumo jausmą.

Susitikimo darbotvarkė yra rašytinis dokumentas, iš anksto išsiųstas susirinkimo dalyviams, kuriame pateikiama ši informacija:

§ susirinkimo tema;

§ susirinkimo tikslas;

§ svarstomų klausimų sąrašas;

§ susirinkimo pradžios ir pabaigos laikas (idealiu atveju kiekvieno klausimo svarstymo pradžios ir pabaigos laikas);

§ tiksli susirinkimo vieta;

§ pranešėjų, bendrapranešėjų, atsakingų už klausimų rengimą, pavardės;

§ laikas ir vieta, kur galite susipažinti su medžiaga kiekvienu klausimu (tokių nurodymų buvimas neleis nerūpestingiems darbuotojams pateisinti savo nepasirengimą aptarti klausimą informacijos stoka).

Sprendimų projektai, pranešimų santraukos, pažymos gali būti siunčiamos kaip darbotvarkės priedas. Labai gerai, jei prieš posėdžio pradžią posėdžio dalyvių pastabos dėl sprendimų projektų ir kalbų tezės būtų iš anksto perduodamos rengiantiems klausimus.

Nepriklausomai nuo posėdžio svarbos ir efektyvumo, jame iškeltų klausimų skaičius turėtų išlikti nuo trijų iki penkių (kartais septynių). Tokiu atveju patogiausia darbotvarkę parengti taip, kad joje būtų vienas ar du pagrindiniai klausimai ir nuo dviejų iki penkių smulkesnių, nereikalaujančių ilgų diskusijų. Daug darbotvarkės punktų vargina posėdžio dalyvius, todėl sunku suvokti pagrindinį susirinkimo akcentą. Susitikimas taip pat bus neproduktyvus, jei visi aptariami klausimai yra vienodai svarbūs ir reikalauja gilių, išsamių diskusijų.

Didelę reikšmę turi susirinkimo dalyvių atranka, t.y. Susitikimo efektyvumas labai priklauso nuo to, kiek pakviestų darbuotojų kompetencija ir įgaliojimai atitinka susitikimo tikslus ir uždavinius. Dalyvių skaičių taip pat lemia susirinkimo tikslai ir uždaviniai, o kai kuriais atvejais – ir susirinkimo statusas ar iškilmingumo lygis.

Optimalus į susitikimą pakviečiamų žmonių skaičius – 7–9, daugiausiai 12 žmonių. Pagrindinė taisyklė čia – didžiausias dalyvių aktyvumas svarstant klausimus. Padidinus pakviestųjų skaičių, labai sumažėja vidutinis dalyvaujančiųjų procentas (arba rezultatas), o kartu pailgėja susirinkimas.

Susirinkimo organizatoriai paprastai reikalauja, kad dalyvautų organizacinės struktūros padalinių aukščiausi pareigūnai. Tačiau vienas iš nevadovaujančių darbuotojų gali būti kompetentingesnis sprendžiant konkrečias problemas. Todėl patartina vadovui suteikti teisę nuspręsti, kas atstovaus jo skyriui susirinkime. Pageidautina, kad į susitikimo dalyvius būtų įtraukti žmonės, gebantys atlikti „eksperto“, „idėjų generatoriaus“ ir „kritiko“ vaidmenis kolektyvinės protinės veiklos metu.

Norint išvengti priedų, rekomenduojama naudoti dalyvių „pakeitimo“ metodą („skeltos diskusijos“ metodas). Kruopščiai parengta darbotvarkė leidžia organizuoti susirinkimą taip, kad, aptarę savo klausimą, dalis darbuotojų galėtų jį palikti, užleisdami savo vietą tiems, kurių klausimas pradedamas svarstyti. Pasirodo, vieni darbuotojai susirinkime dalyvauja nuo pradžios iki pabaigos, o kiti kviečiami specialiai tam tikro klausimo aptarimui. Taigi kiekvienas dalyvis dalyvaus tik dalį susirinkimo, o tai, žinoma, sumažina bendrą laiką, todėl netiesiogiai padidina ir paties renginio efektyvumą.

Norėdami optimizuoti susirinkimo dalyvių sudėtį, naudokite „telefoninio atstumo“ principą iki darbuotojo, kurio dalyvavimą lemia pati susirinkimo eiga ir poreikis gauti papildomos informacijos iš šio darbuotojo. Specialistai (kurių informacijos gali prireikti), užuot pakvietę į susitikimą, galite paprašyti nuolat, nurodytu laiko intervalu, būti savo darbo vietoje, kad prireikus jiems paskambintų ar gautumėte pagalbą telefonu.

Susitikimo trukmė. Susitikimo trukmė labai priklauso nuo susitikimo tipo:

§ optimali trukmė problemiškas laikoma, kad susirinkimas truks 1,5 – 2 valandas (išimtiniais atvejais – 2 – 5 val.);

§ vieno klausimo svarstymo laikas neturi viršyti 45 minučių;

§ veikiantis ir pamokantis susitikimas neturėtų trukti ilgiau nei 20 - 30 minučių;

§ susitikimas skrajute (penkios minutės) paprastai atliekama per 5–10 minučių.

Susitikimas turėtų prasidėti ir baigtis griežtai nustatytu laiku, kad nebūtų pakenkta pasitikėjimui vadovu ir jį rengusiais darbuotojais.

Pertraukos. Dvi ir daugiau valandų trunkančio susitikimo metu rekomenduojama daryti pertraukas, antraip po dviejų valandų dalyviai gali patirti „neigiamo aktyvumo“ periodą. Optimali pertraukų trukmė:

§ po 45 – 50 min. darbas – 10 min;

§ po 1,5 valandos darbo – 15 min.

Pertraukos būtinos, pirma, poilsiui, antra, per pertraukas, kitokioje, atsipalaidavusioje atmosferoje, privačiuose pokalbiuose, darbas susitikimo tema tęsiamas.

Susirinkimo taisyklės. Už procedūrinių aspektų (reglamentų) laikymąsi atsako pirmininkas. Taisyklių laikymosi svarba yra tokia:

§ nuostatai leidžia įgyvendinti numatytus klausimus;

§ disciplinuoja susitikimo dalyvius, didina jų verslą

požiūris ir pagarba susirinkimui, kaip kolegialiam organui, priimančiam svarbius sprendimus;

§ nuostatai neleidžia nepagrįstai vilkinti susirinkimo.

Lyderis, kuris griežtai laikosi taisyklių, yra geras pavyzdys, kuriuo reikia sekti.

Susitikimo vieta. Aktyvią ir efektyvią susirinkimo eigą palengvina tam tikrų reikalavimų, keliamų jo rengimo patalpos įrengimui, įvykdymas.

Patalpa, kurioje vyks susirinkimas, ir vietų skaičius joje turi atitikti dalyvių skaičių. Natūralu, kad ji turėtų būti pakankamai erdvi ir turėti laisvų vietų, jei dėl vienokių ar kitokių priežasčių dalyvių skaičius padidėtų. Tačiau mažam susitikimui nereikėtų rinktis per didelės auditorijos – didelis tuščių vietų skaičius turi psichologinį neigiamą poveikį susitikimo dalyviams.

Be to, įrengiant specialią patalpą baldais, reikia vadovautis principu, kad santykinė dalyvių padėtis susitikimo metu neturėtų pabrėžti jų paslaugų hierarchinio statuso skirtumų. Šiuo atveju „apvalaus stalo“ sąvoka turi tiesioginę ir perkeltinę reikšmę kaip priemonė, užtikrinanti lengvą žmonių tarpusavio kontaktą ir optimalų jų erdvinį išdėstymą.

Tuo atveju, kai rengiamas gana didelis susirinkimas, reikia pasirūpinti mikrofonų ir vizualizacijos įrangos įrengimu. Būtina kontroliuoti oro temperatūrą, apšvietimą ir garso izoliaciją, kad susirinkimo dalyvių neblaškytų pašaliniai dirgikliai.

Vienas iš svarbiausių dalykų yra vadovo pasiruošimas susitikimui. Vadovas turi dirbti:

§ pagrindinio susirinkimo tikslo ir dalinių tikslų formulavimas pagal lygius

loginis pavaldumas;

§ įžanginis pranešimas arba pranešimas;

§ dalyvių pasisakymų seka;

§ sprendimo projektas.

Kad susirinkimas būtų efektyvus, vadovas po ranka turi turėti „Atmintinę vadovui“ (11.1 lentelė) ir „Pasirengimo susirinkimui formą“ (priedas).

11.1 lentelė

Atmintinė vadovui

Vadovas, kaip taisyklė, turi patikrinti visus pasirengimo susitikimui etapus, kurių įgyvendinime jis pats asmeniškai nedalyvauja.

Darbotvarkės rengimas („Ką ir kaip aptarti?“)

Jei nustatomas susitikimo poreikis, reikėtų aiškiai atskirti:

• aptartų problemų turinys ir pagrindinė atitinkamo susitikimo tema, kuri turėtų apibūdinti jo esmę
• kokias sąlygas turi atitikti galutinis susitikimo rezultatas? Tai apibrėžia susitikimo tikslą. Pavyzdžiui, jūs turite suprasti, kad ne kiekvienas susitikimas gali pateikti paruoštus sprendimus
• kas kokius parengiamuosius darbus turėtų atlikti. Kartais patartina sukurti darbo grupę, kuri rengia darbotvarkę, rengia išankstinius trumpus susirinkimus padaliniuose, dviejų žmonių susitikimus ir pan.

Pagrindinės klaidos, padarytos nustatant darbotvarkę:

• trūksta pagrindinės susitikimo temos, o jei yra kelios temos, neįmanoma užtikrinti tikslaus jų atribojimo ir tinkamos analitinės diskusijos
• aptariamos problemos esmė dalyviams anksčiau nebuvo paaiškinta
• Į darbotvarkę įtraukiami įvairaus dydžio ir įvairaus turinio klausimai, dėl kurių susirinkimas virsta diskusija, o neretai ir atskirų jo dalyvių ar grupių kivirčus. Dėl to didėja dalyvių, patalpintų į pasyvių klausytojų padėtį, skaičius
• nesugeba laikytis dienotvarkės, nukrypti nuo jos ir svarstyti spontaniškai iškylančias šalutines temas ar kokią amžiną problemą (pasiūlos klausimus ir pan.)

Dalyvių nustatymas („Kas?“)

Pagrindinis reikalavimas – susirinkime turi dalyvauti žmonės, galintys prisidėti prie susirinkimo tikslų. Be to, reikia atsižvelgti į tai, kad jei posėdyje aptariami klausimai yra nevienalyčiai (t. y. neliečia visų vienu metu dalyvaujančių), būtina parengti posėdžio programą (pagrindinių klausimų sąrašą). nurodant dalyvius). Programa turi būti sudaryta taip, kad susitikime dalyvautų žmonės, kurie yra tiesiogiai susiję su aptariama problema. Baigus svarstyti kitą klausimą, asmenys, nedalyvaujantys šių klausimų svarstyme, paleidžiami. Tačiau nepageidautina žmogų laikinai paleisti, o paskui vėl pakviesti. Šio reikalavimo laikymasis drausmina vadovą ir susirinkimo dalyvius bei verčia laikytis laiko limito.

Apie susirinkimą visi (ar pagrindiniai) dalyviai turi būti informuoti raštu, nurodant pagrindinę temą, tikslą, pagrindinę informaciją, susirinkimo laiką, vietą, trukmę ir vedėjo pavardę.

Pagrindinės klaidos, padarytos nustatant susirinkimo dalyvių ratą:

• žmogus kviečiamas į susitikimą pagal jo pareigas, o ne nuo jo darbo pareigų ryšio su konkrečia problema
• didelė dalis pasyvių klausytojų dėl žmonių, nesusijusių su svarstomu klausimu, kvietimo

Susitikimo trukmės nustatymas („Kiek laiko?“)

Pažymėtina, kad posėdžio trukmė priklauso ne tik nuo darbotvarkės klausimų skaičiaus, bet ir nuo jų turinio. Iš pradžių susitikimas vyksta nuodugniau. Darbotvarkės pabaigos klausimams skiriama mažiau laiko. Todėl į darbotvarkę patartina įtraukti 1-2 probleminius arba 3-5 nereikšmingesnius klausimus.

Reikia turėti omenyje, kad vadovo pranešimas apie susirinkimo pabaigos laiką sumažina jo trukmę iki 10%. Šio reiškinio priežastys yra grynai psichologinės – susitikimo dalyviai greičiau susirenka mintis ir nedelsia kalbėti, t.y. informacija apie susitikimo pabaigą atlieka tam tikrą aktyvinamąjį ir drausminantį vaidmenį.

Jei susitikimas numatytas ilgiau nei vieną valandą, kas 40–50 minučių reikėtų daryti pertrauką ir, esant galimybei, keisti darbo formas (individualus darbas, grupinis darbas, diskusija, individualūs pristatymai ir kt.).

Susitikimai dažnai užsitęsia, nes kylančių problemų nepavyksta išspręsti. Tokiu atveju vadovas turi užtikrinti, kad dalyviai užsifiksuotų sau tarpinį rezultatą (kas buvo išsiaiškinta, dėl ko susitarta ir pan.), nustatyti atitinkamas individualias užduotis ir terminą, kada klausimas bus svarstomas antrą kartą. Kartu būtina patikslinti kitos diskusijos eigą, atsižvelgiant į darbą, atliktą per tarpą tarp susitikimų.

Pagrindinės klaidos, padarytos nustatant susitikimo trukmę:

• susirinkimo trukmė nereglamentuojama
• nesilaikoma nustatytos susirinkimo trukmės
• susitikimai suplanuoti per ilgi
• pertraukų nedaryta
• pranešimų ir kalbų laikas neribojamas
• nesugebėjimas glaustai ir aiškiai reikšti savo minčių

Pabaigoje pateikiame N. Parkinsono pavyzdį apie netikslingo laiko panaudojimo susirinkimuose priežastis, kurių ištakos slypi nustatant jo sudėtį. Komisija 5 minutes aptarė 5 milijonų dolerių vertės branduolinio reaktoriaus statybos projektą. Iš 11 komisijos narių 4 nežinojo, kas yra reaktorius, kiti 4 nežinojo, kur jis naudojamas. Dėl to diskusijos negalėjo kilti ir pateiktas pasiūlymas buvo priimtas. Toliau komitetas aptarė 2 355 USD vertės dviračių saugojimo projektą. Kadangi visi žinojo apie ką kalbama ir kiekvienas turėjo savo nuomonę, diskusija truko 45 minutes. Trečia, buvo aptartas porą dolerių kainuojančių pietų organizavimo klausimas. Diskusija šiuo klausimu užsitęsė dar ilgiau.

Susitikimo vietos nustatymas („Kur?“)

Vieta labai priklauso nuo susitikimo tipo. Paprastai rekomenduojama surengti operatyvinį susirinkimą ten, kur yra pagrindinė jo dalyvių darbo vieta. Didelė patalpa ar aktų salė tinkama rengti gamybinius susirinkimus ir susirinkimus. Didžiausi reikalavimai keliami probleminio susitikimo vietai, dažniausiai pasitaikančios dvi galimybės:

• probleminiai susitikimai vyksta 1-2 kartus per mėnesį po 2-3 valandas darbo dienos pabaigoje specialiai tam skirtoje patalpoje
• probleminis susirinkimas vyksta kartą per ketvirtį ar šešis mėnesius ne vietoje, trunkantis 2–2,5 dienos, o jo vieta, kaip taisyklė, yra įmonės poilsio centras (užsienio šalyse, kaip taisyklė, viešbutis)

Pagrindinės klaidos, padarytos nustatant susitikimo vietą:

• Per daug susitikimų vyksta viršininko kabinete
• Susitikimo metu vyksta pokalbiai telefonu, netgi priimami lankytojai
• Posėdžių salė nėra tinkamai įrengta

Susitikimo laiko nustatymas („Kada?“)

Susitikimo laikas turėtų būti tradicinis. Nukrypimai nuo to leidžiami tik išimtiniais atvejais.

Tinkamiausias laikas pradėti operatyvinį susirinkimą yra pirmoji valanda nuo darbo dienos pradžios, gamybinius ir pasitarimus geriausia surengti prieš pietų pertrauką, o probleminį susirinkimą – iki darbo dienos pabaigos.

Pagrindinės klaidos, padarytos nustatant ir naudojant susitikimo laiką:

• surengti operatyvinį susirinkimą iškart po darbo dienos pradžios
• surengti susirinkimą pasibaigus darbo dienai
• susirinkimo pradžiai nustatyto laiko nesilaikymas

Biuro susirinkimai yra vienas iš efektyvių būdų įtraukti darbuotojus į sprendimų priėmimo procesą, vienas iš įrankių valdant darbuotojų įtraukimą į savo skyriaus ar visos organizacijos reikalus.

Susitikimo efektyvumas turėtų būti suvokiamas kaip etikos norma dirbant komandoje, reikšmingas susirinkimo organizatorių dėmesys ir pagarba darbuotojams, kurie, savo ruožtu, turėtų:

aiškiai apibrėžti susitikimo tikslą ir temą;

pasirinkti optimalų jo reglamentą (o šiuo atveju sąvoka „reglamentai“ gali būti aiškinama gana plačiai, įskaitant temą, laiką, susirinkimo dalyvių sudėtį ir už jo vykdymą atsakingus asmenis);

Susitikimo nesumažinkite iki privačių problemų, kurias galima išspręsti „įprastu pagrindu“, sprendimas. Reikėtų prisiminti, kad biuro susirinkimas, kaip taisyklė, yra kolektyvinio proto darbas. Todėl į jį turėtų būti įtraukti klausimai, reikalaujantys visų dalyvių bendrų intelektinių pastangų svarstant konkrečią problemą.

Tokio požiūrio susitikimas turėtų būti laikomas tinkamu, jei daugumos suinteresuotų ir kompetentingų šalių nuomonė neapsiriboja viena iš siūlomų problemos sprendimo būdų.

Operatyvinis susirinkimas skirtas išsiaiškinti esamą padėtį organizacijoje, trumpai pasikeisti nuomonėmis apie gamybos proceso metu kylančių klausimų esmę. Be to, juo gali būti siekiama sukurti bendrą įvairių organizacinės struktūros dalių veiksmų taktiką, susijusią su dabartinėmis gamybos užduotimis.

Probleminis susitikimas yra sudėtingiausias jo tipas. Tokio susirinkimo metu priimamas kolektyvinis sprendimas sudėtingais klausimais, turinčiais įtakos struktūros padalinių funkcinių užduočių pokyčiams ar jų pritaikymui naujoms organizacijos veiklos sritims. Probleminis susitikimas dažniausiai yra skirtas bendros programos, turinčios strategijos elementus ir ilgą įgyvendinimo laikotarpį, formavimui.

Gana dažna situacija, kai dauguma susirinkimo dalyvių aptaria kokį nors „savo“ klausimą, o likę darbotvarkės klausimai yra už jų kompetencijos ribų. Organizacijos darbuotojų darbo laikas išnaudojamas neefektyviai, jeigu jie yra priversti dalyvauti svarstant visus susirinkimo klausimus. Be to, „papildomų“ žmonių buvimas neišvengiamai sumažina problemų aptarimo efektyvumą.

Kai darbotvarkė nevienalytė, kai liečiami įvairaus lygio organizacijų struktūros klausimai, rekomenduojama laikytis kintamos susirinkimo dalyvių sudėties principo. Kartu didėja taisyklių nustatymo ir griežto jų laikymosi svarba.

Gana dažnai pasitaiko situacija, kai į susirinkimą kviečiami pavieniai darbuotojai, tačiau realus jų dalyvavimas priklauso nuo konkretaus klausimo svarstymo eigos. Tuo pačiu iš anksto nėra žinoma, kiek pakviesti darbuotojai bus įtraukti į susitikimo procesą. Toks požiūris demonstruoja nepagarbą darbuotojui ir niekinantį požiūrį į jo darbą. Norėdami optimizuoti susirinkimo dalyvių sudėtį, naudokite „telefoninio atstumo“ principą iki darbuotojo, kurio dalyvavimą lemia pati susirinkimo eiga ir poreikis gauti papildomos informacijos iš šio darbuotojo.

Biuro susirinkimo laikas turi būti suplanuotas iš anksto ir, jei įmanoma, nesutrikdytų bendro organizacijos ritmo. Kurdami susirinkimo taisykles, turėtumėte atsiminti jo trukmės organizacines ir psichologines normas. Nustatyta, kad paprastai mokomą informaciją žmogus gali suvokti per 20 - 30 minučių probleminio susitikimo trukmė neturi viršyti pusantros valandos. Praėjus nurodytam laikui, daugumos žmonių protinis aktyvumas, gebėjimas suvokti ir analizuoti gaunamą informaciją pastebimai sumažėja.

Aktyvią ir efektyvią susirinkimo eigą palengvina tam tikrų reikalavimų, keliamų jo rengimo patalpos įrengimui, įvykdymas. Natūralu, kad jis turėtų būti erdvus su gera ventiliacija. Be to, įrengiant specialią patalpą baldais, reikėtų vadovautis principu, kad santykinė dalyvių padėtis susitikimo metu nepabrėžtų jų tarnybinio hierarchinio statuso skirtumų. Šiuo atveju „apvalaus stalo“ sąvoka turi tiesioginę ir perkeltinę reikšmę kaip priemonė, užtikrinanti lengvą žmonių tarpusavio kontaktą ir optimalų jų erdvinį išdėstymą.

Svarbu, kad susitikimo tarpininkas aiškiai atliktų savo vaidmenį. Jo vaidmuo turėtų apimti nukrypimų nuo susitikimo tikslo prevenciją ir neparuoštų klausimų aptarimą. Pranešėjas turi užtikrinti etikos dalyvių elgesio standartų laikymąsi, daryti įtaką kalbos teisingumui ir dalykinei orientacijai.