يمكن وضع الواصلة في المستند بأكمله أو في جزء منه ، والذي يجب تحديده أولاً.

لتمكين وضع الواصلة في النص ، استخدم الأمر الواصلة(التبويب تخطيط الصفحة/مجموعة إعدادات الصفحة).

يحتوي هذا الأمر على عناصر متداخلة.

أمر آلييضع الواصلات في النص تلقائيًا.

أمر يدوييفتح مربع حوار يقدم خيارات الواصلة للكلمات التي يمكن وصلها ، ويطلب التأكيد لإدراج واصلة في النص.

أمر خيارات الواصلةيسمح لك بتخصيص خياراتك للوصل في الكلمات باستخدام مربع الحوار (الشكل 15).

الشكل 15 النافذة الواصلة

منطقة النقلهو الحد الأقصى للتباعد المسموح به بين الكلمة وهامش الصفحة الأيمن بدون فاصل كلمة. في منطقة واسعة ، هناك عدد أقل من عمليات النقل ، مع منطقة أضيق ، تكون حافة الحقل الأيمن أكثر سلاسة.

يمكن حذفها تلقائيالواصلة باستخدام الأمر الواصلةعن طريق اختيار الأمر لا.

المهمة.

افتح الملف مثال الوثيقة.docx.

لجميع النصوص ، باستثناء الكلمات الكبيرة ، قم بتنفيذ الواصلة التلقائية بعرض منطقة الواصلة 0.5 سم.

احفظ المستند.

العمل مع النوافذ

في Word 2010 ، يمكنك العمل مع نوافذ متعددة في نفس الوقت (مع مستند واحد أو أكثر) باستخدام علامة التبويب رأي، مجموعة نافذة او شباك (الشكل 16).

الشكل 16 مجموعة القيادة نافذة او شباكالتبويب رأي

إذا تم فتح العديد من نوافذ المستندات في نفس الوقت ، فسيتم الانتقال من نافذة إلى أخرى باستخدام الأمر اذهب إلى نافذة أخرىأو من خلال شريط مهام Windows.

التمرين.

افتح الملف مثال الوثيقة.docx.

قم بإنشاء نافذة إضافية لهذا المستند (علامة التبويب رأي/ مجموعة نافذة او شباك/ أمر جديدنافذة او شباك).

ضع كلا النافذتين جنبًا إلى جنب (علامة التبويب رأي/ مجموعة نافذة او شباك/ أمر مجاور). قم بإيقاف تشغيل التمرير المتزامن (علامة التبويب رأي/ مجموعة نافذة او شباك/ أمر التمرير المتزامن).

انقسام النافذة 1 (علامة التبويب رأي/ مجموعة نافذة او شباك/ أمر يقسم).

ترتيب النوافذ عموديًا (tab رأي/ مجموعة نافذة او شباك/ أمر انسيابيةالكل).

تغيير حجم الوثيقة

عند العمل مع مستند ، يمكنك تغيير مقياسه (لا يتغير حجم ملف المستند) ، وكذلك حفظه مع مستند أو قالب. يتم إجراء التكبير / التصغير في علامة التبويب رأي، مجموعة مقياس(الشكل 17).

الشكل 17 المجموعة مقياسالتبويب رأي

يتم إجراء إعداد مقياس أكثر دقة في مربع الحوار. مقياس(التبويب رأي/ مجموعة مقياس/ أمر مقياس) (الشكل 18).

الشكل 18 النافذة مقياس

منزلق التكبير ، الموجود في الركن الأيمن السفلي من شريط الحالة (الشكل 19) ، يسمح لك بتغيير المقياس إلى القيمة المطلوبة عن طريق تحريك شريط التمرير واستخدام الزرين "+" و "-". على يسار شريط التمرير ، يتم عرض مقياس المستند كنسبة مئوية (الشكل ...).

الشكل 19 الشكل 19 شريط تمرير التكبير

المهمة.

افتح الملف مثال الوثيقة.docx.

قم بتغيير مقياس المستند بعدة طرق.

أغلق المستند دون حفظ.

تنسيق الأحرف والفقرة تنسيق الأحرف

الخاصية الرئيسية لأحرف النص هي الخط ، والتي تتميز بـ: أسلوب الكتابة والحجم 6.

تستخدم المجموعة لتنسيق الأحرف. الخطالتبويب الصفحة الرئيسية (الشكل 20).

الشكل 20 لوحة المجموعة الخط

أيضًا ، لتنسيق الأحرف ، يمكنك استخدام اللوحة المصغرة ، والتي تفتح تلقائيًا عند تحديد النص (الشكل 21).

شكل 21 لوحة صغيرة

باستخدام زر المجموعة الخط، يمكنك استدعاء مربع حوار الخط (الشكل 22).

الشكل 22 نافذة الخط

في مربع الحوار الخطالتبويب بالإضافة إلى ذلكيمكنك تغيير التباعد بين الأحرف إلى متفرق أو مضغوط.

ستتعلم في هذا الدرس أساسيات العمل مع النص في Powerpoint 2010. على سبيل المثال ، كيفية كتابة النص وحذفه ونقله وكيفية التعامل مع مربعات النص وكيفية تنسيق النص وما إلى ذلك.

إذا كنت جديدًا في PowerPoint ، فأنت بحاجة إلى معرفة أساسيات العمل مع النص لإضافة نص إلى الشرائح وتعديله. تحتاج إلى معرفة كيفية إدراج نص وحذفه ونقله وتنسيقه ، بالإضافة إلى كيفية استخدام التسميات.

لكتابة نص:

ستحول بعض العناصر النائبة النص تلقائيًا إلى قائمة نقطية. هذا يرجع إلى حقيقة أن مثل هذه القوائم تستخدم في كثير من الأحيان في PowerPoint. لإزالة مثل هذه القائمة ، قم بإلغاء تحديد أمر التعداد النقطي في مجموعة الفقرة في علامة التبويب الصفحة الرئيسية.

لإزالة النص:

1. ضع نقطة إدراج بجوار النص الذي تريد حذفه
2. لحذف نص على يسار نقطة الإدراج ، اضغط على مفتاح Backspace بلوحة المفاتيح.
3. لحذف نص على يمين نقطة الإدراج ، اضغط على مفتاح Delete في لوحة المفاتيح.

لتمييز النص:

1. ضع نقطة الإدراج بجوار النص الذي تريد تمييزه.
2. انقر فوق زر الماوس الأيسر ، ودون تحرير زر الماوس ، اسحب المؤشر فوق النص الذي تريد تمييزه.
3. حرر زر الماوس. سيظهر مربع مميز أعلى الاختبار. هذا يعني أنك قمت بتحديد النص.

بعد تحديد صورة أو نص في PowerPoint ، أ لوحة صغيرةمع خيارات التنسيق الأكثر استخدامًا. تسمى هذه اللوحة شريط الأدوات المصغر. هذا يمكن أن يوفر لك الوقت. أوامر التنسيق يسهل الوصول إليها. إذا لم يظهر شريط الأدوات ، فحاول توجيه مؤشر الماوس فوق التحديد

لنسخ النص ولصقه:

لقص النص ولصقه:

لنقل النص:

إذا لم يظهر النص في المكان الذي تريده ، فاضغط على مفتاح Enter لنقل النص إلى سطر جديد.

البحث والاستبدال

يعد البحث والاستبدال خيارًا آخر يمكن استخدامه لتحرير النص. يسمح لك بالبحث عن كلمة أو عبارة معينة (على سبيل المثال "بريطاني") في جميع الشرائح واستبدالها بأخرى (مثل "الإنجليزية"). لمعرفة المزيد ، اقرأ المقالة حول ما هو ممكن باستخدام هذه الميزة في دليل Word 2010.

العمل مع النص

عند إنشاء عرض تقديمي ، يمكنك إضافة تسميات توضيحية لتنظيم الشرائح. تحتاج أيضًا إلى معرفة كيفية تنسيق النص للحصول على الشكل الذي تريده.

لإضافة نقش:

يمكن إدخال النص في العناصر النائبة أو مربعات النص. العنصر النائب هو نوع خاص من التسميات التوضيحية لأنه جزء من تخطيط الشريحة وغالبًا ما يحتوي على تنسيق خاص (مثل خط أكبر لعنوان الشريحة). يسمح لك إدخال نص في تسميات إضافية بإضافة المقدار الصحيح من النص إلى الشريحة ، بغض النظر عن تخطيطها.

لنقل عنصر نائب أو مربع نص:

لتدوير التسمية ، انقر واسحب الدائرة الخضراء فوقها.

لتغيير حجم العنصر النائب أو مربع النص:

يمكنك إبراز النص الموجود على شريحة عن طريق تغيير تنسيقه ، أي الحجم واللون والنمط وغير ذلك.

الخط

انقر فوق القائمة المنسدلة لتغيير خط النص المحدد.

حجم الخط

حدد حجم خط النص المحدد من القائمة المنسدلة.

تصغير أو زيادة حجم الخط

استخدم هذه الأوامر لتقليل حجم الخط أو زيادته بحجم قياسي واحد.

قم بإزالة كافة التنسيقات

انقر فوق الأمر Remove All Formatting لترك النص فقط في التحديد.

أنماط الخط

استخدم أوامر نمط الخط لعمل نص بالخط العريض, بخط مائلأو مسطر أو مظلل أو مشطوب.

الفاصل الزمني بين الأحرف

اضبط تباعد الأحرف باستخدام القائمة المنسدلة.

يسجل

يغير حالة النص المحدد بسرعة.

لون الخط

افتح القائمة المنسدلة لتغيير لون الخط.

عرض مربع الحوار الخط

انقر فوق السهم الموجود في الركن الأيمن السفلي من مجموعة الخطوط للوصول إلى المزيد من خيارات التنسيق.

يجذب Microsoft Word مثل هذا العدد الكبير من المستخدمين لأنه يمكن أن يقدم مجموعة متنوعة من الطرق للأتمتة عند العمل مع النص. واحدة من هذه هي الواصلة التلقائية.

لإعداد الواصلة التلقائية ، عليك الانتقال إلى " تخطيط" في قسم " إعدادات الصفحة»حدد عنصرًا« الواصلة"وفي القائمة التي تفتح ، انقر على" آلي».

في هذه الحالة ، سيتم وضع عمليات النقل في جميع الأماكن الضرورية والممكنة. للقيام بذلك ، يجب تثبيت قاموس اللغة التي سيتم أيضًا تمكين الواصلة لها. ومع ذلك ، فإن جميع التوزيعات الرسمية لبرنامج Microsoft Word تحتوي عليها لأي لغة مدعومة.

من الميزات المهمة للواصلة التلقائية أنه إذا قمت فجأة بزيادة الحجم أو تغيير الخط أو إضافة أي عناصر زخرفية للنص ، فإن الواصلة ستضبط نفسها.

إذا حددت خيار الانسحاب "حسب العرض" ، فستتخذ الصفحة بشكل عام مظهر الكتاب المصمم جيدًا.

لا يوصى أيضًا بتعيين واصلات بشكل مستقل في المستند باستخدام "-" وفواصل الأسطر. للقيام بذلك ، يستخدم Word ميزة Soft Transfer. حدد الكلمة المطلوبة ، واضبط المؤشر واضغط على "CTRL" + "-". الآن ، إذا لزم الأمر ، سيتم التفاف الكلمة وفقًا للقواعد التي حددتها. لا تظهر الواصلات الناعمة في المستند ، لذا لعرضها ، انتقل إلى علامة التبويب " الصفحة الرئيسية" في قسم " فقرة" صحافة " أظهر كل العلامات».

العودة إلى النقطة " الواصلة»والنقر على« يدوي"، سيبحث البرنامج عن جميع الكلمات التي يمكن وصلها ويعرض لك خيارات حول كيفية القيام بذلك. ضع المؤشر في المكان الذي تريده واضغط على " نعم».

العنصر الأخير هو الحد الأدنى من الإعدادات. " الواصلة في الكلمات... "مسؤولاً عن تضمين الواصلة بشكل منفصل في تلك الكلمات المكتوبة بأحرف كبيرة. بدون علم ، سيتم إجراء استثناء لهم.

في " عرض منطقة الالتفاف»يضبط المسافة من حافة تخزين الكلمات المغلفة إلى إطار الصفحة.

« الأعلى. رقم…سيحد »عدد الحالات المتكررة من التفاف الكلمات لجزء محدد أو المستند بأكمله.

لإزالة الواصلات ، من الضروري في الفقرة " الواصلة»تحديد خيار« لا».

أو باستخدام الوضع النشط لعرض جميع الرموز ، قم بإزالة الرموز التي تم إدخالها يدويًا. إذا كان هناك الكثير منهم ، فيمكنك استخدام وظيفة "استبدال" ، والتي يطلق عليها الزر F5.

في علامة التبويب "استبدال" ، انقر فوق " المزيد >> » -> « خاص"، تحديد " تحويل مرنواستبدله بسلسلة فارغة ، بدون مسافة.

يحتوي Word 2003 أيضًا على ميزة الواصلة التلقائية. تم تثبيته في خدمة» -> « لغة» -> « الواصلة».

• خطأ 1.لا تتطابق خلفية الشريحة مع موضوع العرض التقديمي. ونرى ، على سبيل المثال ، عرضًا تقديميًا عن الثورات في روسيا على خلفية البتولا والفطر.
• خطأ 2.الخلفية المستخدمة هي الخلفية المضمنة في مجموعة PowerPoint. على مدار سنوات عديدة من وجود برنامج PowerPoint ، استخدم الآلاف من الأشخاص قوالب قياسية ونشروا عروضهم التقديمية على الويب وعرضوها في الخطب. لقد سئمت هذه القوالب بالفعل من المستمعين.

الحل: من الأفضل التخلي عن القوالب القياسية. يمكنك العثور على عدد كبير من القوالب والخلفيات الجديدة المثيرة للاهتمام على الإنترنت (على سبيل المثال ، هناك ما يقرب من ألف خلفية على موقعنا -).

يجب ألا تحتوي صورة الخلفية على عناصر غير متوافقة مع محتوى العرض التقديمي. بالنسبة للخلفية ، من الأفضل استخدام ألوان الباستيل أو الألوان الباردة (الأرجواني والأزرق والسماوي والأزرق والأخضر والأخضر) ، ويجب تجنب الألوان الحمراء والبيضاء.

• خطأ 3.خلفية عرض ساطعة ونشطة للغاية. هذه الخلفية ، أولاً ، تتداخل مع تصور المعلومات من الشريحة ، وثانياً ، إنها تتعب المستمعين.

الحل: إذا كانت الخلفية يجب أن تكون صورة مشرقة ، فمن الأفضل تقليل سطوعها. للقيام بذلك ، حدد شكل مستطيل ( إدراج — الأرقام — مستطيل) ، أغلق الشريحة بأكملها بها وحدد تعبئة بيضاء لها بشفافية 50٪ (يمكنك استخدام نسبة مختلفة) وقم بإزالة الحدود ( شكل — ملء الأرقام — آخر الألوان صب- أبيض و الشفافية 50% — نعم, دائرة كهربائية الأرقام- لا يوجد مخطط تفصيلي).

ستصبح صورة الخلفية أقل نشاطًا.

أو ، عند إدراج صورة في شريحة ، قم بتعيين الشفافية فورًا.

• خطأ 4.استخدام ألوان غير متناسقة ، وعدم وجود نمط واحد لتصميم الشرائح.

في هذا المثال ، تستخدم إحدى الشرائح خطًا كبيرًا ومحاذاة إلى اليسار على شريحة واحدة ، وخطًا صغيرًا ومحاذاة مضبوطة في الشريحة الأخرى.

الحل: عند تصميم قسم أو العرض التقديمي بأكمله ، عليك الالتزام بنمط واحد. يجب ألا يحتوي نظام الألوان على أكثر من ثلاثة ألوان أساسية (بالطبع ، هناك استثناءات ممكنة): معرفتي — رأس — الأساسي نص. يمكن تغيير ألوان النسق على النحو التالي: تصميم — الألوان- من الممكن اختيار مخطط من المجموعة المقترحة ، أو يمكنك تعيين الألوان الخاصة بك: خلق الجديد الألوان المخططات.

• http://colorscheme.ru/ - اختيار الألوان باستخدام عجلة الألوان وإنشاء أنظمة الألوان.

• http://color.romanuke.com/ - مجموعة من لوحات الألوان بناءً على الصور (هناك مجموعة مختارة من الظلال: دافئة وباردة وباستيل وتباين).

أخطاء متعلقة بمحتوى النص

• خطأ 5.النص الزائد على الشريحة ، وضع نص غير منظم على الشريحة ، والنص المأخوذ من المصدر كما هو ، بدون معالجة المؤلف.

الحل: يجب أن يكون النص الموجود على الشريحة قصيرًا ومختصرًا ، ولا ينبغي أن يكرر عرض المتحدث. يجب وضع الملخصات على الشريحة.

إذا كان العرض التقديمي مخصصًا للاستخدام من قبل أشخاص آخرين ، فيمكنك تحديد المعلومات الضرورية في الملاحظات على الشرائح - ستساعد هذه الملاحظات مستخدمي العرض التقديمي على العمل معها.

• خطأ 6.تستخدم محاولة احتواء قدر كبير من المعلومات على شريحة ما أكثر من 90٪ من مساحة الشريحة.

الحل: اترك المسافات البادئة من حواف الشريحة إلى المحتوى (نص وصور). حاول الالتزام بقاعدة أن 20٪ من الشريحة يجب أن تكون فارغة.

لجعل الشريحة تأخذ مظهرًا نهائيًا ، يمكنك استخدامها كخلفية - إطار خلفية.

هنا يتجاوز النص أيضًا حدود الإطار - كان من الضروري تقليل منطقة إدخال النص عن طريق تحريك مقبض تغيير الحجم إلى اليمين.

النص كبير جدًا ، تقريبًا يمتد داخل الإطار. يجب تقليله.

• خطأ 7.كل النصوص مكتوبة بأحرف كبيرة. هذا النص يصعب قراءته.

الحل: استخدم التهجئات التقليدية للنص ، كما هو الحال في لغتك الأم: الحرف الأول من الجملة بأحرف كبيرة ، والباقي بحروف صغيرة. يتم وضع نقطة في نهاية الجملة.

• خطأ 8.استخدام خطوط غير قابلة للقراءة ، خاصة كخط نص أساسي. في التخطيط ، هناك شيء مثل سهولة قراءة الخطوط. يجب أن يكون الخط بحيث يمكن للقارئ قراءة النص بسرعة ، دون صعوبة أو إزعاج. هذه هي الخطوط المستخدمة في الكتب والصحف والمجلات - تعودنا عليها ونقرأها بسهولة. ومع ذلك ، هناك الآلاف من الخطوط ذات قابلية القراءة المنخفضة - فهي مثيرة للاهتمام وجميلة ، ولكنها مخصصة للعناوين ، وعلى الأرجح للاستخدام في الإعلان وفي التصميم.

الحل: إذا كان الغرض من العرض الذي يتم إنشاؤه ليس إنتاج "تأثير رائع" ، ولكن تقديم معلومات ، فاستخدم الخطوط التقليدية المألوفة لنا جميعًا فقط. بالنسبة للنص ، من الأفضل استخدام خطوط "sans serif" (Arial ، و Tahoma ، و Verdana ، وما إلى ذلك) ، يرجى ملاحظة أن خطوط serif (عائلات Times وغيرها) يصعب قراءتها من مسافة بعيدة.

خط Sans serif وخط serif. يصعب قراءة خط Serif في العروض التقديمية ، ولكنه يعمل جيدًا للمستندات

يفضل استخدام الخط المائل مع جزء صغير من النص يحتاج إلى تمييز ، ولكن من الأفضل إبراز الكلمات والعبارات الفردية بخط عريض. من الأفضل عدم استخدام التسطير ، حيث ينظر المستخدم إلى النص المسطر في العروض التقديمية لأنه يجعل من الصعب التحكم في العرض التقديمي.

بالنسبة للعناوين ، يمكنك استخدام الخطوط الزخرفية ، طالما أن النص قابل للقراءة.

يجب أن يكون خط النص الأساسي أصغر من حجم خط العنوان.

• خطأ 9.النقاط الإضافية والمفقودة ، والمسافات ، والأقواس ، إلخ. اخطاء املائية.

• لا توجد نقطة في نهاية العنوان.
• في نهاية الجملة ، يتم وضع نقطة ، ثم مسافة واحدة ، ثم الجملة التالية.
• يجب أن تكون علامات الاقتباس في نص العرض هي نفسها - إذا اخترت علامات اقتباس متعرجة ، فاستخدمها فقط في العرض التقديمي (أنواع علامات الاقتباس: "" ، "" ، "" ، "").
• بعد قوس الفتح أو علامة الاقتباس ، لا توجد مسافة ، يتبع النص مباشرة. لا توجد مسافة قبل علامة اقتباس الإغلاق أو القوس ؛ بعد النص ، يتم وضع علامة اقتباس أو قوس على الفور. بعد الاقتباس الختامي أو القوس ، أو ضع نقطة (إذا كانت نهاية الجملة) ، فاصلة أو مسافة ، ثم النص.

• يجب أن يكون هناك مسافة واحدة بين كل الكلمات.
• بعد كل علامات الترقيم ، يجب ترك مسافة قبل بداية النص التالي.

• خلال العرض التقديمي ، يجب أن تكون الكلمات التي تحتوي على يوأو ه.
• محددات قائمة مختلفة على صفحات مختلفة.

في الحالة الأولى ، تكون العلامات عبارة عن علامات اختيار ، وفي الحالة الثانية ، تكون مربعات.

• خلال العرض التقديمي ، يجب أن تحتوي القوائم على نفس علامات الترقيم بعد كل عنصر في القائمة ، أو لا تحتوي على أي علامة على الإطلاق. على سبيل المثال ، ضع فاصلة منقوطة بعد كل عنصر قائمة ونقطة في نهاية القائمة.

في الحالة الأولى ، توجد نقطة بعد كل عنصر من عناصر القائمة ، وفي الحالة الثانية لا توجد نقطة

• يوجد خط أحمر في بعض الشرائح ، ولكن ليس في شرائح أخرى. من الأفضل عدم استخدام الخط الأحمر في العرض على الإطلاق.

نفس العرض التقديمي: حجم خط مختلف.
شريحة واحدة ، والأخرى لا.

الأخطاء المتعلقة باستخدام الصور في العرض التقديمي

• خطأ 10.لا توجد محاذاة للأشكال أو نص متعلق بحواف الشريحة أو لبعضها البعض. إهمال التصميم.

يجب محاذاة الكائنات الموجودة على الشريحة. يوجد خطأ في الشريحة التالية: نفس المستطيلات لها مسافات مختلفة عن حواف الشريحة وعن بعضها البعض.

الحل: لإصلاح هذا الخطأ ، تحتاج إلى استخدام ميزة المحاذاة. حدد المستطيلات المطلوبة (مفتاح مضغوط كنترول ) شكل — محاذاة — محاذاة للشريحة(في هذه الحالة ، ستتم محاذاة الأشكال مع حدود ووسط الشريحة) أو محاذاة الكائنات المحددة(في هذه الحالة ، ستتم محاذاة الكائنات مع بعضها البعض). بعد اختيار نوع المحاذاة ، تحتاج إلى تعيين معلماتها (يسار ، يمين ، أعلى أو أسفل ، مركز ، توزيع أفقي أو عمودي).

• خطأ 11.من شريحة إلى شريحة ، يتم إزاحة نفس العناصر الموجودة على الشريحة.

يُظهر المثال التالي شريحتين لهما نفس العناصر: زر إنهاء العرض التقديمي وتعليق الإجابة وعنوان الشريحة. يمكنك ملاحظة أن نفس العناصر يتم إزاحتها وتكون على مسافات مختلفة من حواف الشريحة. لا ينبغي أن يكون.

الحل: لتجنب هذا الخطأ ، تحتاج إلى إنشاء الشريحة الأولى ووضع العناصر الضرورية عليها. بعد ذلك يمكنك:

• انسخ الشريحة (إذا كانت كلتا الشريحتين تحملان نفس الحمل ، كما في المثال المذكور) ، ثم قم بتغيير كل شريحة جديدة ، مع ترك نفس العناصر في أماكنها ؛
• أو قم بإنشاء شريحة ثانية ، ثم حدد الكائن المطلوب في الشريحة الأولى ، وانسخه ، ثم الصقه في الشريحة الثانية. سيتم إدراج الكائن على نفس المسافة من حواف الشريحة ، أي لن تتحرك. يجب أن يتم الشيء نفسه مع الأشياء الأخرى.
• خطأ 12.تشويه نسبة أبعاد الصورة. استخدام صور بأنماط مختلفة على نفس الشريحة (صور ورسومات ، صور بحدود وبدون خلفية).

الصورة "بالارض".

صور من ارتفاعات مختلفة. لم تتم إزالة الإطار الأبيض للصورة اليمنى (كان من الممكن اختيار اللون الأبيض كخلفية للعرض التقديمي ، ثم لن يكون الإطار الأبيض للصورة مرئيًا).

الحل: تحتاج إلى تغيير حجم الصورة عن طريق سحب المقابض الموجودة في زوايا الصورة ؛ لا يمكنك تغيير الحجم باستخدام المقابض الموجودة على جانبي الصورة.

• خطأ 13.إطارات الصور لا تتطابق مع موضوع العرض التقديمي أو نمطه.

الحل: يُنشئ إطار صغير حول الصورة تأثيرًا أنيقًا ، ويكون للصورة ذات الإطار مظهر نهائي. لكن لا تستخدم إطارات "الحداد" ، كما في الصورة الأولى في مثال الشريحة التالية. يجب أيضًا عدم استخدام تأثيرات انعكاس الصورة التي تتداخل مع إدراك المعلومات الموجودة على الشريحة.

• خطأ 14.الصورة "محاصرة".

الحل: لا تضع الصورة على حافة الشريحة أو في الزاوية. مسافة بادئة من حواف الشريحة إلى الصورة (كما هو الحال عند وضع النص). إذا كانت الصورة بحاجة إلى إدراجها في زاوية الشريحة ، فمن الأفضل التراجع عن نفس المسافة من الحواف الرأسية والأفقية. حاول أيضًا عدم وضع الصورة في وسط الشريحة إذا كان هناك نص على الشريحة.

إذا كانت الصورة عبارة عن صورة شخصية لشخص ما ، فمن الأفضل وضعها بحيث يتم توجيه العين إلى النص ، وليس إلى حافة الشريحة. سيعطي هذا الشريحة نظرة نهائية.

• خطأ 15. وضع صور متعددة على شريحة بحيث يصعب رؤيتها. من المقبول وضع صورتين أو حتى 10 صور على شريحة إذا كان ذلك لا يتعارض مع منطق العرض التقديمي: على سبيل المثال ، إذا تم تكبير الصور عند النقر فوقها ، أو إذا كانت هذه صور زر. ومع ذلك ، إذا كانت الصورة هي المحتوى الرئيسي للشريحة ، فإنه يتم تنفيذ العمل معها وهي التي تحمل عبء المعلومات ، يجب أن تكون كبيرة.

الحل: إذا كانت الصورة هي المحتوى الرئيسي للشريحة ، فقم بإدراج صورة واحدة في كل شريحة. إذا كنت بحاجة إلى استخدام صور متعددة ، فأنشئ شرائح متعددة. أو قم بإدراج عدة صور في شريحة واحدة ، ولكن بطريقة أنه عند النقر فوق الصورة ، تفتح الصورة في وضع ملء الشاشة.

أخطاء أخرى في العروض التقديمية

• خطأ 16.الأزرار والارتباطات التشعبية لا تعمل. في بعض الأحيان قد ينشأ موقف عندما لا يكون من الممكن استخدام زر الارتباط التشعبي في وضع عرض العرض التقديمي - فهو غير نشط. يمكن أن يحدث هذا ببساطة بسبب عدم اهتمام مؤلف العرض التقديمي - لقد نسوا إعداد الرابط. ولكن من الممكن أيضًا أن يكون زر الارتباط (الطبقة السفلية) مغطى بالطبقة العليا - صورة أو نص آخر ، وبالتالي لا يعمل. يمكن ملاحظة ذلك عندما لا يتحول مؤشر الماوس إلى يد بإصبع (مثل الارتباط التشعبي) في وسط الزر ، ولكنه يتغير حول حواف الزر.

الحل: في الحالة الأولى ، ما عليك سوى التحقق من جميع الروابط وجميع أزرار العرض التقديمي. في الحالات الحرجة بشكل خاص ، اختبر العرض التقديمي على أجهزة كمبيوتر أخرى.

لحل مشكلة تداخل الزر مع كائنات أخرى ، يكفي تحريك الكائن المتداخل إلى الخلفية. للقيام بذلك ، انقر بزر الماوس الأيمن على الصورة واختر من قائمة السياق نقل الى الخلف. الآن سوف يعمل الزر.

• خطأ 17.لم يتم توضيح مصادر مصادر الصور والنصوص. يعد استخدام عمل شخص آخر وعدم تحديد المؤلف شكلاً سيئًا.

الحل: أعددنا الموضوع. أكثر من 80٪ من مؤلفي المواد على الموقع يشيرون إلى مصادر المعلومات بشكل غير صحيح ولا يعرفون عنها.

• خطأ 18.الرسوم المتحركة الزائدة ، عندما تتداخل الرسوم المتحركة مع العرض التقديمي. عند إضافة الرسوم المتحركة إلى عرض تقديمي ، يجب أن تلتزم بمبدأ التبسيط. يجب ألا تتداخل الرسوم المتحركة مع قراءة النص ، يجب أن تكون ملونة.

الحل: يجب ألا تختار رسمًا متحركًا وميضًا ، بالإضافة إلى دوران سريع. كل هذا متعب ومزعج ويضع الكثير من الضغط على الرؤية والجهاز العصبي. الرسوم المتحركة الإضافية غير مجدية. من الأفضل عدم مرافقة تغيير الشرائح بالمؤثرات الصوتية والرسوم المتحركة النشطة. تحتاج إلى التفكير في التأثيرات التي ستظهر تلقائيًا وأيها عند النقر. إذا كانت جميع الرسوم المتحركة يتم النقر عليها ، فسيستغرق الأمر الكثير من الوقت ، وسيكون مثل هذا العرض التقديمي مزعجًا.

• خطأ 19.لم يتم تكوين انتقال الشرائح بشكل صحيح ، ولم يتم تعطيل الانتقال عند النقر بالماوس أو على لوحة المفاتيح. على سبيل المثال ، في إحدى ألعاب العروض التقديمية ، غاب المستخدم عن الزر الذي يظهر الإجابة الصحيحة وانتقل إلى السؤال التالي ، متجاوزًا قائمة اللعبة. إلى أين يتجه بعد ذلك ليس واضحًا للمستخدم ، وفي بعض الأحيان لم يفهم ما حدث.

الحل: عند إنشاء عرض تقديمي تفاعلي يحتوي على ، تحتاج إلى تعطيل النقر بالماوس والتنقل بلوحة المفاتيح بين الشرائح. يختار الكثير ببساطة انتقالات - تغيير الشرائحوقم بإزالة مربع الاختيار عند النقر. تتجنب هذه الطريقة تغيير الشرائح عند النقر ، ولكن تظل القدرة على التمرير عبر الشرائح باستخدام الأسهم وشريط المسافة على لوحة المفاتيح وعجلة الماوس.

هناك طريقة أكثر موثوقية - العرض التقديمي التلقائي. . ولكن عند استخدامه ، عليك أن تتذكر أنه يجب أن يكون هناك زر ارتباط تشعبي في كل شريحة للانتقال إلى شريحة أخرى. خلاف ذلك ، لا يمكن إيقاف تشغيل معاينة الشريحة إلا بإنهاء العرض التقديمي.

لقد حاولنا وصف الأخطاء الرئيسية في إنشاء العروض التقديمية ونأمل أن يساعدنا ذلك جميعًا على تجنبها في المستقبل.

ما هي الأخطاء التي تعرفها؟ يمكنك التعليق على المقال.

يتم حل معظم مهام المكتب على جهاز كمبيوتر في بيئة MS Office ، وبشكل أساسي في Word و Excel و Outlook و PowerPoint. يكفي الحد الأدنى من المعرفة للعمل مع هذه التطبيقات ، ولكن في كثير من الحالات ، يمكن أن توفر الحيل الإضافية الكثير من الوقت والجهد. سننظر في بعض الطرق لتحسين كفاءة العمل في البرامج المذكورة أعلاه في هذه المقالة.

مايكروسوفت اوفيس

نقل النص بسرعة لأعلى ولأسفل

هذه هي أسرع طريقة لتحريك النص بدون استخدام الماوس. يتم تحريك النص باستخدام السهمين لأعلى ولأسفل أثناء الضغط باستمرار على مفتاحي Shift و Alt. لا تحتاج إلى تحديد النص قبل نقله - سيحدث هذا تلقائيًا ، وكل ضغطة على السهم لأعلى أو لأسفل ستؤدي إلى تحريك النص فقرة واحدة لأعلى أو فقرة واحدة لأسفل. هذه الطريقة فعالة ليس فقط عند نقل الفقرات ، ولكن أيضًا عند نقل الصفوف في جدول.

إزالة الروابط في وثيقة

إذا ظهرت الروابط في المستند الذي قمت بإنشائه وتحتاج إلى جعلها غير نشطة ، يمكنك تحديد كل ارتباط وتحديد الأمر أدخل => ارتباط تشعبيوانقر على الزر إزالة الارتباط. هذه عملية طويلة وشاقة للغاية. توجد طريقة أسرع لحل المشكلة: حدد المستند بأكمله باستخدام الأمر تحرير => تحديد الكل وانقر فوق اختصار لوحة المفاتيح السيطرة + Shift + F9- ستتم إزالة الروابط ، وسيتم حفظ جميع خيارات تنسيق المستندات الأخرى.

حول النص ومربعات النص والأشكال التلقائية

عندما تحتاج إلى عمل نقش ، يقوم الكثير أولاً بإنشاء كتلة نقش ، ثم كتابة النص فيها. يمكنك تحقيق نفس النتيجة عن طريق تحديد النص المكتوب بالفعل ثم النقر فوق شريط الأدوات رسمزر لإنشاء نقش - سينتقل النص داخل النقش.

يمكنك أيضًا إدراج نص في الأشكال التلقائية (باستثناء الخطوط والخطوط المتعددة وما إلى ذلك) - كقاعدة عامة ، يتم ذلك على عدة مراحل: إنشاء شكل تلقائي ، وتحديده ، والنقر فوق الزر لإنشاء نقش وإدخال نص. هناك أيضًا خيار بديل: ارسم الشكل التلقائي المطلوب ، وانقر بزر الماوس الأيمن فوقه ، وحدد أضف نصًاوأدخل النص.

ربما ، أثناء العمل ، سوف تغير رأيك وتقرر أن النص يجب أن يؤخذ من النقش أو من الشكل التلقائي. للقيام بذلك ، ليس من الضروري قصه في الحافظة ثم لصقه. يمكنك تحديد نقش (أو شكل تلقائي) والنقر بزر الماوس الأيمن فوقه أثناء الضغط باستمرار على مفتاح Ctrl - سيظهر النص في أقرب حقل نصي.

إضاءة شكل تلقائي

بشكل افتراضي في اللوحة رسمالزر المفقود إضاءة؛ لا يوجد أمر مطابق في قائمة السياق يسمى عند النقر بزر الماوس الأيمن فوق الشكل التلقائي.

ومع ذلك ، من الممكن تغيير إضاءة الشكل التلقائي. للقيام بذلك ، أضف إلى اللوحة رسمزر إضاءةعن طريق استدعاء الأمر أدوات => إعدادات => أوامربالاختيار من القائمة فئاتفقرة رسموسحب الزر المقابل من النافذة فرق(رسم بياني 1). يعد استخدام الزر أمرًا سهلاً - حدد الشكل التلقائي ، وانقر فوق الزر إضاءةوضبط الإضاءة حسب الحاجة (الشكل 2).

أرز. 1. إضافة زر الإضاءة إلى شريط أدوات الرسم

أرز. 2. إعداد الإضاءة Autoshape

الواصلة

لتجنب الأسطر المتناثرة جدًا في المستند ، يوصى بتمكين الواصلة التلقائية للكلمات. للقيام بذلك ، القائمة خدمةحدد فريق اللغة => الواصلةوحدد المربع بجوار الخيار المقابل (الشكل 3). فقط ضع في اعتبارك أن Word يميل دائمًا إلى التفاف الكلمات الموصولة بدلاً من الواصلة. في بعض الحالات ، من المستحسن تجنب مثل هذه الفجوة (على سبيل المثال ، 10 بالمائة ، الرقم 1 ، 234-345 ، إلخ). للقيام بذلك ، بدلاً من واصلة عادية ، استخدم واصلة غير منقسمة بالضغط على مجموعة المفاتيح Ctrl + Shift + واصلة.

أرز. 3. ضبط الواصلة التلقائية

في الوقت نفسه ، من المحتمل جدًا ألا تكون الواصلة مطلوبة في جزء من المستند ، ولا سيما في العناوين. لتعطيل الواصلة في عدد من الفقرات ، حددها ، استخدم الأمر التنسيق => الفقرة => موضع الصفحةوحدد المربع بجوار الخيار المقابل (الشكل 4).

يجب الاعتراف بأن Word لا يمكنه نقل بعض الكلمات بشكل صحيح. في هذه الكلمات ، في المواضع التي يمكنك فيها الواصلة ، يجب عليك إدخال حرف واصلة ناعمة بالضغط على المفاتيح Ctrl + واصلة. سيكون لهذه الواصلة الأسبقية على الواصلات التي تم إدراجها تلقائيًا.

نص مع المؤشرات

إذا كان المستند الخاص بك يحتوي على متغيرات مع فهارس مكتوبة مباشرة في النص وفي الصيغ التي تم إنشاؤها باستخدام محرر صيغة MS Equation ، فستبدو افتراضيًا غير متساوية (أحجام مختلفة من المتغيرات والمؤشرات ومستويات مختلفة من ترتيبها على سطر) ، والتي بشكل ملحوظ يفسد مظهر الوثيقة (الشكل 5).

أرز. 5. نص مع فهرس (يتم كتابة الخيار الأول في Word ، والثاني - في معادلة MS)

يمكنك تحقيق مطابقة شبه كاملة لظهور المتغيرات باستخدام المؤشرات عن طريق تغيير عدد من خصائص المتغيرات المكتوبة يدويًا. للقيام بذلك ، اطبع كل النص بخط Times New Roman بحجم 12 ، والمتغيرات بخط مائل إضافي. أيضًا ، انقل المتغيرات لأسفل بمقدار 1.5 بكسل وفهرس 3 بكسل باستخدام الأمر التنسيق => الخط => التباعدبالاختيار في الميدان انحياز، نزعةاختيار أسفلوتحديد حجم الإزاحة (الشكل 6).

أرز. 6. وضع الإزاحة

تأكد أيضًا من تحديد الحجم في محرر الصيغة معتاد (أمر الحجم => عادي) وجعلها تناسب 12 بكسل (الأمر الحجم => تحديد- تين. 7).

أرز. 7. ضبط أحجام الخط العادية

فواصل في الجداول

عند العمل مع جداول متعددة الصفحات ، يحدث أحيانًا أن لا ينكسر الجدول في نهاية الورقة ، ولكن في وقت أبكر بكثير ، مما يترك ثلثي الصفحة أو حتى ثلثها (يعتمد هذا على عرض السطر المعين) من الجدول الذي حدث فيه الاستراحة). في الوقت نفسه ، يتم نقل الصفوف اللاحقة من الجدول إلى الصفحة التالية ، على الرغم من أنها يمكن أن تناسب الصفحة السابقة (الشكل 8). يحدث هذا غالبًا عند ملء خلايا الجدول عن طريق النسخ المنتظم ، وعندما يتم أيضًا نسخ تنسيقاتها مع البيانات.

أرز. 8. مثال على جدول لا يصل فيه فاصل الأسطر إلى نهاية الورقة

سبب هذه الظاهرة هو أن النص الموجود في خلايا الجدول يحتوي على إعداد فقرة مقطوعة. لتغيير الوضع ، حدد الجدول ، افتح في القائمة شكلأمر فقرة => موضع الصفحةوإزالة مربعات الاختيار لا تكسر الفقرة, لا تمزق نفسك بعيدًا عن التاليو من صفحة جديدة(الشكل 9) - سيعود الجدول إلى شكله المعتاد.

أرز. 9. تغيير خيارات الفقرة

التاريخ في الوثيقة

يجب أن تحتوي معظم المستندات على تاريخ إنشائها ؛ ليس من غير المألوف إنشاء أو تحديث نفس النوع من المستندات يوميًا. لذلك ، من المريح جدًا استخدام الإدراج التلقائي للتاريخ: تضغط على مجموعة المفاتيح Alt + Shift + D، والتاريخ الحالي ، المحدث في كل مرة يتم فيها فتح المستند ، يتم إدراجه في موضع المؤشر. لكن هذه الطريقة ليست مناسبة دائمًا ، حيث يتم إدخال التاريخ بالتنسيق التقليدي dd.mm.gggg. إذا كان هذا التنسيق لا يناسبك ، فاستخدم الأمر أدخل => الحقل، في قائمة الحقول ، حدد الحقل تاريخوحدد تنسيق التاريخ المطلوب (الشكل 10).

أرز. 10. حدد تنسيق التاريخ

إذا لم يناسبك أي من تنسيقات التاريخ ، على سبيل المثال ، فأنت بحاجة إلى التاريخ في السطر الأول من المستند ، ويوم الأسبوع في الثاني (كما في الشكل 11) ، فسيتعين عليك العثور على المزيد أو تنسيق تاريخ أقل تشابهًا وتحريره. في هذا المثال ، لا توجد مشكلة في التاريخ الذي تتم طباعته في الصف العلوي من الجدول ، نظرًا لأن هذا التنسيق موجود في قائمة التنسيقات ، والمشكلة هي إدراج يوم الأسبوع - مثل تنسيق الحقل تاريخغير موجود. لتحرير التنسيق افتح القائمة إدراجأمر حقل، في قائمة الحقول ، حدد الحقل تاريخوحدد تنسيق التاريخ الأصلي ، والذي يتضمن اليوم المطلوب من الأسبوع (الشكل 12). انقر فوق الزر رموز الحقولوتحرير تنسيق التاريخ في هذا المجال رموز الحقول، وإزالة الجزء غير الضروري من التنسيق (الشكل 13). أكمل العملية بالضغط على الزر نعم، - بعد ذلك ، في كل مرة يتم فيها فتح المستند ، ستتم طباعة اليوم الحالي من الأسبوع.

أرز. 11. وثيقة مع حقل التاريخ المعدل

أرز. 12. اختيار تنسيق التاريخ الأصلي للتحرير

أرز. 13. تنسيق التاريخ بعد التحرير

البحث عن الوثائق

يمكن البحث في المستندات الضرورية ليس فقط بالطريقة المعتادة ، أي باستخدام الأمر ابدأ => بحث => الملفات والمجلدات، ولكن أيضًا مباشرةً في Word عند فتح المستندات ، وعند البحث في Word ، يمكنك الاعتماد على الخصائص المحددة للمستندات (عنوان المستند ، المؤلف ، الموضوع ، الكلمات الأساسية ، حجم الملف ، تاريخ آخر تحديث ، وما إلى ذلك) أو على الكلمات الموجودة في النص.

للبحث عن المستندات بكلمة في النص ، حدد الأمر ملف => فتحوانقر على الزر أدوات => بحث => عادي. أدخل كلمة البحث ، وحدد منطقة البحث (الشكل 14) ، وأنواع الملفات التي تهتم بها (الشكل 15) وانقر فوق الزر لايجاد(الشكل 16).

أرز. 14. تحديد المنطقة المراد البحث فيها

أرز. 15. تحديد نوع الملفات

أرز. 16. نتيجة البحث عن الوثائق في النص أو في العنوان الذي ترد فيه كلمة "إنترنت"

للبحث عن المستندات حسب خصائصها ، حدد الأمر ملف => فتحوانقر على الزر أدوات => بحث => خيارات متقدمة. افترض أن الكمبيوتر لا يحتوي على مستنداتك الشخصية فحسب ، بل يحتوي أيضًا على ملفات مؤلفين آخرين تعمل معهم في مشروع مشترك. في هذه الحالة ، في الميدان خاصيةحدد خيارا مؤلف، في الميدان شرط- اختيار يتضمن(الأمر أكثر موثوقية ، لأنه في إحدى الحالات ، يمكن للمؤلف إدخال الاسم الأخير فقط ، وفي الحالة الأخرى ، الاسم الأول واسم العائلة ، وما إلى ذلك) ، في الحقل المعنىأدخل الاسم الأخير للمؤلف وانقر على الزر لايجاد(الشكل 17).

أرز. 17. البحث في جميع الوثائق الخاصة بمؤلف معين

ومع ذلك ، ضع في اعتبارك أن البحث عن المستندات حسب خصائصها المحددة يكون منطقيًا فقط إذا تم تحديد هذه الخصائص من قبل جميع مؤلفي المستندات - الخيار الافتراضي لملئها ، للأسف ، لن يوفر النتيجة المرجوة. يمكنك تحديد الخصائص بشكل منفصل لكل مستند باستخدام الأمر ملف => خصائص => المستند(الشكل 18). ومع ذلك ، فمن غير المحتمل أن ينسى أي من المؤلفين القيام بذلك في أي مستند ، لذلك من الأفضل تضمين الملء الإلزامي لحقول الخصائص الرئيسية للمستند عند حفظه لأول مرة. للقيام بذلك ، استخدم الأمر أدوات => خيارات => حفظوحدد المربع اقترح ملء خصائص الوثيقة(الشكل 19).

أرز. 18. تعبئة خصائص المستند

أرز. 19. تحديد الحفظ الإلزامي لخصائص الوثيقة الرئيسية

يمكنك البحث عن المستندات حسب تاريخ إنشائها ، وتعيين ليس فقط تواريخ محددة ، ولكن أيضًا فتراتها أو قائمة ، والتي يتم إجراؤها باستخدام الرموز المميزة وأو أو. من أجل العثور على جميع الوثائق ، على سبيل المثال لعام 2003 ، في الميدان خاصيةحدد خيارا تاريخ الخلق، في الميدان شرط- اختيار ليس باكرا، في الميدان المعنىأدخل التاريخ 1 يناير 2003وانقر على الزر يضيف. ثم أدخل مرة أخرى في الميدان خاصيةاختيار تاريخ الخلق، في الميدان شرط- اختيار ليس لاحقا، في الميدان المعنىأدخل التاريخ 1 يناير 2004، انقر فوق الزر يضيفثم على الزر لايجاد- سيتم العثور على جميع الوثائق لعام 2003 (الشكل 20).

أرز. 20. إعداد البحث عن الوثائق التي تم إنشاؤها خلال فترة معينة

مايكروسوفت اكسل

تعيين لون لعلامات تبويب الأوراق

يمكن أن تكون ملصقات الأوراق متعددة الألوان ، وهو أمر مناسب في الكتب التي تحتوي على عدد كبير من الأوراق - ثم يكون اللون مع الاسم مسؤولاً عن نوع المعلومات الموجودة على الأوراق. لتعيين لون معين للأوراق الفردية ، حددها ، وانقر بزر الماوس الأيمن ، وحدد الأمر لون التسميةوحدد اللون المطلوب.

إدراج أعمدة وصفوف سريعة

لإضافة صف أو عمود إلى جدول ، ليس من الضروري تحديد العمود أو الصف الذي تريد إدراجه أمامه ، والوصول إلى قائمة السياق وتحديد الأمر أضف خلايا. يمكنك الضغط على مجموعة المفاتيح السيطرة + التحولفي نفس الوقت مع علامة "+" على لوحة المفاتيح الرقمية - ستكون النتيجة واحدة.

أعمدة متحولة

بشكل افتراضي ، يتم الإشارة إلى الأعمدة في Excel بأحرف لاتينية ، والصفوف بالأرقام. إذا ، بعد أن فتحت الجدول مرة أخرى ، وجدت أن الأعمدة قد بدأت في الترقيم بنفس طريقة ترقيم الصفوف (الشكل 21) ، فلا تقلق - فهذا ليس عمل فيروس. استخدم الفريق أدوات => خيارات => عاموإلغاء تحديد المربع نمط الارتباط R1C1(الشكل 22) - كل شيء سوف يقع في مكانه.

أرز. 21. جدول بأعمدة مرقمة

أرز. 22. العودة إلى تدوين العمود القياسي

تسريع الطباعة

إذا كنت بحاجة إلى طباعة عدد كبير من الجداول ، وكان وقتك محدودًا ، فعند الطباعة على طابعة بالأبيض والأسود ، يمكنك تسريع العملية بالتخلي عن الألوان (الطباعة بالأبيض والأسود). في الطابعات بالأبيض والأسود ، يتم عرض الألوان كظلال من اللون الرمادي ، ويستغرق الأمر قدرًا معينًا من الوقت لمطابقة التدرج مع لون معين. عند الطباعة بالأسود والأبيض ، تظهر الحدود والنصوص الملونة باللون الأسود بدلاً من التدرج الرمادي ، مما يوفر الوقت. لتعيين الطباعة بالأبيض والأسود ، افتح القائمة ملفأمر إعداد الصفحة => ورقةوفي المجموعة ختمتفقد الصندوق اسود و ابيض(الشكل 23).

أرز. 23. إعداد الطباعة بالأبيض والأسود

بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك الطباعة بدون خطوط الشبكة - في هذه الحالة ، تتم طباعة الأوراق الكبيرة بشكل أسرع. للقيام بذلك ، استخدم الأمر ملف => إعداد الصفحة => ورقةوإلغاء التحديد جريد (أرز. 24).

أرز. 24. رفض طباعة الشبكة

إدخال أعداد كسرية

بشكل افتراضي ، يتم إدخال الأرقام الكسرية في Excel وفقًا للطريقة التي تم تعيينها في إعدادات Windows: لوحة التحكم => اللغة والمعايير => أرقام. بمعنى آخر ، إذا كانت الفاصلة مخصصة لإدخال الأرقام الكسرية في Windows ، فسيتم إدخالها في Excel مفصولة بفواصل. ومع ذلك ، في الممارسة العملية قد يتحول بشكل مختلف. على سبيل المثال ، على أجهزة الكمبيوتر التي يعمل عليها عدد كبير من المستخدمين ، خاصة في المؤسسات التعليمية ، حيث تتغير إعدادات البرامج بأكثر الطرق التي لا يمكن التنبؤ بها. إذا رأيت رقمًا مفصولاً بنقطة على الشاشة عند إدخال رقم كسري مفصولاً بفاصلات ، وكنت قد تحققت بالفعل من أن إعدادات Windows تتطلب إدخالاً مفصولاً بفاصلات ، استخدم الأمر خدمة \ خيارات \ دوليةوحدد خانة الاختيار استخدم فواصل النظام(الشكل 25).

أرز. 25. العودة إلى فواصل النظام

التمثيل

عند الانتهاء من مظهر الجدول وتجهيزه للطباعة ، غالبًا ما يكون من الضروري تغيير ميزات التنسيق والطباعة بشكل متكرر. عادة في مثل هذه الحالات ، يتم نسخ الأوراق وتغيير ميزات عرضها على الشاشة وعند الطباعة. ومع ذلك ، فمن الأنسب إنشاء عروض ورقة مختلفة تتيح لك عرض البيانات في أوضاع مختلفة ولا تتطلب إنشاء أوراق منفصلة.

قبل إنشاء عرض ، يجب تكوين الكتاب بالكامل: يجب إعطائه المظهر المطلوب وتعيين جميع خيارات الطباعة اللازمة له. عند إدخال خيارات الطباعة في طريقة عرض ، فإنها ستتضمن تلقائيًا مناطق الطباعة المحددة لكل ورقة ، أو الورقة بأكملها إذا لم يتم تحديد منطقة طباعة لها.

لإنشاء عرض القائمة رأيحدد فريق التمثيل، اضغط الزر يضيفوفي الميدان اسمأدخل اسمًا للعرض (الشكل 26). في هذه الحالة ، من الأفضل تضمين اسم الورقة النشطة في اسم العرض لتسهيل العثور على العرض المطلوب في المستقبل.

أرز. 26. إنشاء طريقة عرض

للرجوع إلى إحدى طرق العرض التي تم إنشاؤها مسبقًا ، على سبيل المثال ، إذا كنت بحاجة إلى طباعة ورقة ، فاستخدم الأمر عرض => المشاهداتوفي الميدان أنواعحدد طريقة العرض للطباعة (الشكل 27) ، ثم اضغط على الزر تطبيقوانقر على الزر ختم- ستتم طباعة الورقة بالأسود والأبيض.

أرز. 27. اختيار الرأي الصحيح

المجاميع الفرعية

في كثير من الأحيان ، يتعين عليك التعامل مع القوائم الكبيرة التي تتضمن قيم خلايا متعددة تحتاج إلى معرفة الإجماليات الفرعية لها. يمكن لبرنامج Excel تلقائيًا حساب كل من الإجماليات الفرعية والمجاميع الكلية في أي قائمة. عادةً ما يتم ذلك أولاً بالفرز باستخدام الأمر البيانات => فرز(لتجميع الصفوف التي تريد تلخيصها) ، ثم احسب الإجماليات الكلية ، ثم أدخل صفوفًا للمجاميع الفرعية واحسبها (الشكل 28).

أرز. 28. حساب المجاميع الفرعية

إذا كان الجدول كبيرًا وكان هناك العديد من المناطق التي يجب حساب الإجماليات الفرعية لها ، فستستغرق هذه العملية وقتًا طويلاً. لتسريع العمل ، يمكنك أولاً تحديد قائمة فريدة ، لكل من القيم التي تحتاج إلى تحديد الإجمالي المتوسط ​​، وعندها فقط حساب الإجماليات نفسها. لإنشاء قائمة فريدة ، حدد العمود أو الصف المطلوب واستخدم الأمر البيانات => عامل التصفية => عامل التصفية المتقدم. اضبط مفتاح المجموعة علاجلتحديد موضع ، حدد نطاق الخلايا الذي تريد وضع النتيجة فيه ، وقم بتمكين الخيار السجلات الفريدة فقط(الشكل 29 ، 30). نتيجة لهذا التصفية ، ستظهر جميع الكائنات الفريدة من القائمة الأصلية في المنطقة المحددة من الجدول.

أرز. 29. نافذة أوامر التصفية المتقدمة

أرز. 30. نتيجة إنشاء قائمة فريدة

ثم استخدم الوظيفة SUMIF (النطاق ، المعايير ، sum_range)أ يلخص الخلايا التي تلبي معايير معينة. النطاق هو نطاق الخلايا التي تم التحقق منها مقابل المعيار ؛ المعيار - معيار في شكل رقم أو تعبير أو نص يحدد الخلايا المجمعة ؛ نطاق التجميع - الخلايا المجمعة (الشكل 31).

أرز. 31. احسب المجاميع الفرعية لكل قيمة من قيم القائمة الفريدة

إزالة الخطوط المكررة

تخيل أن هناك جدول دليل هاتف (قاموس ، إلخ) يتكون من عمودين وعدد كبير من الصفوف. في العمود الأول ، على سبيل المثال ، يتم إدخال أسماء العملاء ، وفي العمود الثاني - أرقام هواتفهم ، بينما يمكن تكرار الخطوط (الشكل 32). المهمة هي إزالة كافة الأسطر المكررة. الحل الأول الذي يتبادر إلى الذهن هو فرز الجدول حسب العمود الأول باستخدام الأمر البيانات => فرزوإزالة الخطوط المكررة يدويًا.

أرز. 32. الجدول الأولي

إذا كان الجدول كبيرًا جدًا ، يمكنك تحقيق نفس النتيجة بطريقة أسرع ، وإن كانت أكثر تعقيدًا. حدد أولاً قائمة فريدة من الهواتف باستخدام الأمر البيانات => عامل التصفية => عامل التصفية المتقدممن خلال ضبط مفتاح المجموعة علاجفي الموقف انسخ النتيجة إلى موقع آخر، وتحديد نطاق الخلايا الذي تريد وضع النتيجة فيه ، وتمكين الخيار السجلات الفريدة فقط(الشكل 33).

أرز. 33. نتيجة إنشاء قائمة فريدة للهواتف

الآن نحن بحاجة إلى استخدام الدالة VLOOKUP (lookup_value، table، column_number، value True or False)حيث قيمة البحث هي القيمة التي يمكن العثور عليها في العمود الأول من الجدول ؛ جدول - جدول بالمعلومات التي يتم البحث فيها عن البيانات ؛ رقم العمود - رقم العمود في الجدول الذي يحتوي على معلومات حيث يجب العثور على القيمة المقابلة. نظرًا لأن الوظيفة تعمل بطريقة تجعل البحث عن القيمة المطلوبة ممكنًا فقط في العمود الأول ، فستحتاج إلى تبديل الأعمدة "الاسم الكامل"و "هاتف"، ثم في العمود D أدخل صيغة مع وظيفة VLOOKUP (الشكل 34). وفقًا لهذه الصيغة ، سيأخذ البرنامج القيمة التالية من العمود C ، ويبحث عنها في العمود A ، ثم يُرجع القيمة من العمود B ، الموجود في الصف الموجود. بعد ذلك ، يبقى عمل نسخة من العمود D باستخدام لصق خاص ، بحيث لا تحتوي الخلايا على صيغ ، بل قيم (الأمر لصق => لصق خاص => القيم- تين. 35) ، وحذف الأعمدة A و B و D التي أصبحت غير ضرورية.

أرز. 34. نتيجة العمليات الحسابية من خلال وظيفة VLOOKUP

أرز. 35. ظهور الجدول بعد وضع اللصق الخاص

مايكروسوفت باوربوينت

شرائح من الملفات

عند إعداد عرض تقديمي ، يمكنك استخدام مستندات Word مسبقة الإنشاء وشرائح من عروض تقديمية أخرى.

في الحالة الأولى ، إذا كنا نتحدث عن إنشاء عرض تقديمي جديد ، فافتح مستند Word وطبق الأمر ملف => إرسال => Microsoft PowerPoint- نتيجة لذلك ، سيتم إنشاء عرض تقديمي جديد مع النص من الملف. إذا كنت تريد لصق نص من مستند Word في عرض تقديمي موجود ، فافتح العرض التقديمي في PowerPoint وانقر فوق علامة التبويب هيكل(الشكل 36). حدد أيقونة الشريحة التي تريد أن تظهر الشريحة النصية الجديدة خلفها. على القائمة إدراجحدد فريق شرائح من الهيكلوحدد المستند المطلوب. ضع في اعتبارك أن النص الذي يتم إدراجه في العرض التقديمي يتم إنشاؤه بناءً على نمط عناوين المستند ، ولا يمكنك استخدام سوى نص من الملفات بتنسيقات * .doc أو * .rtf أو * .txt.

أرز. 36. علامة التبويب هيكل

إذا كنت تريد إدراج شريحة من عرض تقديمي آخر في عرض تقديمي مفتوح ، فاختر الأمر من قائمة "إدراج" شرائح من الملفات، حدد العرض التقديمي والشريحة المدرجة (الشكل 37) وانقر فوق الزر إدراج. إذا كنت تقوم بإدراج كافة الشرائح ، فانقر فوق الزر لصق الكل.

أرز. 37. حدد إدراج شريحة

ترقيم معقد

يتم ترقيم الصفحات في الشرائح عن طريق إدخال رقم الصفحة في التذييل باستخدام الأمر عرض => الرؤوس والتذييلات، والذي يفتح نافذة Header and Footer ، حيث تحتاج إلى تمكين مربع الاختيار تذييل(الشكل 38) وانقر على الزر تنطبق على الجميع. ضع في اعتبارك أن الشرائح المخفية تستمر في الاعتماد على الترقيم. لتجنب ذلك ، يمكنك وضع جميع الشرائح المخفية في نهاية العرض التقديمي - وبعد ذلك سيتم ترقيم جميع الشرائح المعروضة بالترتيب.

أرز. 38. إدراج تذييل

بطبيعة الحال ، يتم ترقيم صفحات الشرائح بالترتيب. إذا كنت بحاجة إلى بدء ترقيم الصفحات مرة أخرى في أماكن مختلفة من نفس العرض التقديمي (قد يكون هذا مطلوبًا إذا كان العرض التقديمي الخاص بك لا يزال قيد التطوير ويتألف من عدة سلاسل منفصلة من الشرائح) ، إذن ، للأسف ، لا يمكنك القيام بذلك داخل عرض تقديمي واحد. لحل مشكلة كل سلسلة من الشرائح ، ستحتاج إلى إنشاء عروض تقديمية مختلفة وربطها معًا بالارتباطات التشعبية.

قالب العرض التقديمي

إذا تم إجراء العروض التقديمية بشكل متكرر ، فمن المستحسن قضاء بعض الوقت بعناية في إعداد قالب عرض غير قياسي - وهذا اليوم لا يقل أهمية عن ، على سبيل المثال ، ترويسة خطابات الأعمال. القالب يحفظ شعار المنظمة ، إلخ. العناصر التي سيتم تشغيلها تلقائيًا على جميع شرائح العرض التقديمي التي تم إنشاؤها. بالإضافة إلى ذلك ، يحدد النموذج التنسيق والحجم والموضع النسبي للكائنات والخطوط المستخدمة والخلفية وخيارات التصميم الأخرى لعناصر العرض.

يبدأ تطوير القالب بإنشاء عرض تقديمي جديد من خلال الأمر ملف => جديد. ثم حدد قالب تصميم للشريحة من قائمة القوالب الافتراضية. قبل تغيير قالب التصميم وفقًا للخطة المقصودة ، في القائمة رأيحدد فريق Master => الشريحة الرئيسية. في الشريحة الرئيسية ، قم بإجراء التغييرات التي تريد أن تنعكس في كل عرض تقديمي جديد تقوم بإنشائه. بادئ ذي بدء ، قم بتغيير التصميم وضبط الخطوط (الشكل 39) ، في الخطوة التالية ، أدخل الشعار (الشكل 40) ، وبعد كل التغييرات على شريط الأدوات عينةانقر فوق الزر إغلاق عرض المعالج.

أرز. 39. نتيجة تحديد العناصر الرئيسية لنموذج العرض

أرز. 40. ظهور الشريحة بعد ادخال الشعار

احفظ العرض التقديمي كقالب باستخدام الأمر ملف => حفظ باسم، حدد متغيرًا كنوع الملف قالب العرض التقديميوأدخل اسم النموذج (الشكل 41).

أرز. 41. حفظ قالب العرض التقديمي

لاستخدام قالب عند إنشاء عرض تقديمي ، انقر فوق الزر منشئ الشرائح، اضغط على الرابط ملخصفي الركن الأيمن السفلي من الشريحة وحدد قالب العرض التقديمي الذي قمت بإنشائه.

بمجرد إنشاء قالب ، يمكنك إضافته إلى قائمة القوالب في معالج المحتوى التلقائي. للقيام بذلك ، القائمة ملفحدد فريق خلق. فى منطقة خلقاضغط على الرابط من معالج المحتوى التلقائي، اضغط الزر بالإضافة إلى ذلك. ثم حدد الفئة التي تريد وضع القالب فيها ، انقر فوق الزر يضيفوحدد نموذج العرض المراد إضافته (الشكل 42).

أرز. 42. نتيجة إضافة نموذج إلى القائمة الرئيسية للمحتوى التلقائي

عدة خيارات تصميم في عرض تقديمي واحد

عند تصميم شرائح فردية في عرض تقديمي ، يمكنك استخدام عدة قوالب. للقيام بذلك ، حدد شرائح معينة ، وانقر بزر الماوس الأيمن على القالب المطلوب وحدد الخيار تطبيق على الشرائح المحددة. إذا لم يكن هذا الأمر متاحًا ، فاستخدم الأمر أدوات => خيارات => تحريروفي المنطقة تعطيل الميزات الجديدةازل عدة عينات(الشكل 43).

إذا كنت تستخدم القوالب التي قمت بإنشائها لتصميم شرائح العرض التقديمي ، وليس القوالب الافتراضية ، فسيتم تثبيت قالب جديد لشريحة معينة تلقائيًا عند النقر فوق الارتباط استعراض وتحديد قالب العرض التقديمي الذي تم إنشاؤه مسبقًا ، ما لم يكن هناك بالطبع حظر على استخدام خيارات التصميم المختلفة

أرز. 44. إعداد التدقيق الإملائي التلقائي

استخدام ملف بيانات لتصدير جهات الاتصال

يتم تخزين جميع الرسائل والمواعيد والمهام وإدخالات اليوميات التي تم إنشاؤها في ملف بيانات على الكمبيوتر المحلي. يسمى ملف البيانات هذا ملف مجلد شخصي وله ملحق .pst. عند إعادة تثبيت النظام ، يمكن حفظ هذا الملف بسهولة في مجلد منفصل على محرك الأقراص الثابتة أو على قرص مضغوط ، ثم إعادة توصيله.

بالإضافة إلى ذلك ، يتيح لك ملف PST الوصول إلى معلومات مثل جهات الاتصال من كمبيوتر آخر أو مشاركتها مع مستخدمين آخرين. للقيام بذلك ، تحتاج فقط إلى تصدير البيانات إلى ملف PST باستخدام معالج الاستيراد والتصدير. افتح في القائمة ملفأمر استيراد وتصدير، حدد كخيار الإجراء تصدير إلى ملف، وفي النافذة التالية حدد أنك بحاجة إلى إنشاء ملف PST (الشكل 45). بعد ذلك ، حدد مجلدًا جهات الاتصالوتحديد ميزات حفظ الملف (الشكل 46). انقر فوق الزر مستعد، وبعد ذلك سيتم حفظ جهات الاتصال الخاصة بك في المجلد الذي حددته على القرص ، والذي سيكون من السهل الاتصال به على كمبيوتر آخر باستخدام نفس معالج الاستيراد والتصدير. لا يختلف توصيل ملف PST بجهات الاتصال عن توصيل ملف PST عادي. لكي لا تنسى موقع الملف ، من الأفضل إضافته إلى قائمة ملفات بيانات Outlook على الفور. للقيام بذلك ، استخدم الأمر ملف => معالجة ملف البيانات، انقر فوق الزر يضيفوأشر إلى ملف PST الذي تم إنشاؤه. نتيجة لذلك ، في قائمة ملفات البيانات ، بالإضافة إلى المجلدات الشخصية ، سيظهر أيضًا الملف الذي يحتوي على جهات اتصال قمت بإنشائها (الشكل 47).

أرز. 45. تحديد نوع الملف المراد إنشاؤه

أرز. 46. ​​تحديد شروط ملف محفوظ

أرز. 47. ملفات بيانات Outlook

تخطيط وقت العمل

تعتمد النتيجة النهائية على مدى جودة تخطيط العمل. يساعد Outlook على تنظيم قائمة المهام إلى حد ما ، لكنه يذكرك فقط أن الوقت قد حان لبدء مهمة معينة ، وأنها قد فات موعدها بالفعل ؛ بالإضافة إلى ذلك ، يمكن لبرنامج Outlook إعادة تعيين المهمة لموظف آخر ويسمح لك بالتحكم في تنفيذها. وبهذا ، بشكل عام ، يتم استنفاد إمكانيات Outlook من حيث معالجة المهام.

ومع ذلك ، من المهم جدًا ليس فقط تحديد عدد من المهام ، ولكن أيضًا التخطيط لها بطريقة يتم بها كل شيء في الوقت المحدد ويكون التخطيط مؤتمتًا قدر الإمكان. تحتاج إلى معرفة متى ستنتهي من مهمة معينة ، وما إذا كان من الممكن إكمالها بحلول الموعد النهائي ، ومتى يكون من الأفضل بدء المهمة لإكمالها.

من الجيد أن تكون قادرًا على التقييم المسبق لمدى واقعية الخطة التي حددتها (وفقًا لطبيعة أسبوع عملك ، ووجود استراحة غداء ، والاجتماعات المجدولة ، وما إلى ذلك). بالإضافة إلى ذلك ، يجب أن تظهر المهام تلقائيًا في التقويم ، ويجب تحديث حالة التقويم تلقائيًا عند إعادة جدولة المهام. كل هذا يمكن القيام به عن طريق البرنامج المساعد لبرنامج Microsoft Outlook 2002 / XP Taskline ( http://www.taskline.info/MAPI/TasklineSetup.exe، برنامج تجريبي ، 1.2 ميغابايت) من ResultsWare Limited ، هو مدير مهام مفيد وسهل الاستخدام يسمح لك بتحسين جدولك الزمني.

قبل أن تبدأ في استخدام المكون الإضافي ، تحتاج إلى تكوينه وفقًا لخصائص يوم العمل. للقيام بذلك ، انقر فوق الزر سطر المهمة، انتقل إلى علامة التبويب أسبوع العملوبيان أيام العمل في الأسبوع ، وبداية ونهاية يوم العمل وجميع فترات الراحة المتاحة (للغداء ، والاستراحة الفنية ، وما إلى ذلك) - شكل. 48.

أرز. 48. الجدولة

ثم حدد المهام القادمة للأيام القادمة. في الوقت نفسه ، يرجى ملاحظة أنه بعد تثبيت المكون الإضافي ، ستظهر علامة تبويب إضافية في نافذة إنشاء المهمة سطر المهمة، والتي تحتاج إلى تحديد المدة المقدرة للعمل ، وإذا كان العمل قد بدأ بالفعل ، ثم مقدار الوقت الذي يقضيه فيه والنسبة المئوية للانتهاء (الشكل 49 ، 50).

أرز. 49. إنشاء مهمة

أرز. 50. قائمة المهام المخططة للأسبوع القادم

بعد ذلك ، يمكنك البدء في اختبار المكون الإضافي. للقيام بذلك ، انقر فوق الزر سطر المهمة، انتقل إلى علامة التبويب مهام، حدد وقت البدء (الشكل 51) واضغط على الزر نعم. ستكون نتيجة عمل المكون الإضافي تقريرًا موجزًا ​​عن عدد المهام المجدولة والوقت الإجمالي لتنفيذها والمواعيد النهائية لإكمال العمل (الشكل 52). في الوقت نفسه ، سيضع البرنامج المهام في التقويم بأفضل طريقة ممكنة - مع مراعاة كل من فترات الراحة في العمل ، وكذلك الاجتماعات والمواعيد وما إلى ذلك في الجدول (الشكل 53).

أرز. 51. تحديد موعد بدء تحليل وتوزيع المهام

أرز. 52. استنتاج سطر المهام فيما يتعلق بقائمة المهام المجدولة (في هذه الحالة ، كل شيء مخطط يمكن القيام به في الوقت المحدد)

أرز. 53. نتيجة توزيع المهام في التقويم