Defises var ievietot visā dokumentā vai tā daļā, kas vispirms ir jāizvēlas.

Lai iespējotu defises režīmu tekstā, izmantojiet komandu Defise(tab Lapas izkārtojums/ grupai Lapas iestatījumi).

Šajā komandā ir ligzdoti vienumi.

Komanda Auto automātiski ievieto defises tekstā.

Komanda Rokasgrāmata tiek atvērts dialoglodziņš, kurā tiek piedāvātas defises iespējas vārdiem, kurus var defisēt, un tiek prasīts apstiprinājums, lai tekstā ievietotu defisi.

Komanda Defises opcijasļauj pielāgot vārdu defises opcijas, izmantojot dialoglodziņu (15. attēls).

15. attēls Logs Defise

Pārsūtīšanas zona ir maksimālā pieļaujamā atstarpe starp vārdu un lapas labo malu bez vārda pārtraukuma. Plašajā zonā ir mazāk pārskaitījumu, ar šaurāku labā lauka mala ir gludāka.

Var dzēst automātiski defise, izmantojot komandu Defise izvēloties komandu Nav.

Exercise.

Atver failu Dokumenta piemērs.docx.

Visam tekstam, izņemot vārdus ar lielajiem burtiem, veiciet automātisku defisēšanu ar defises zonas platumu 0,5 cm.

Saglabājiet dokumentu.

Darbs ar logiem

Programmā Word 2010 varat strādāt ar vairākiem logiem vienlaikus (ar vienu vai vairākiem dokumentiem), izmantojot cilni Skatīt, grupa Logs (16. attēls).

16. attēls Komandu grupa Logs cilne Skatīt

Ja vienlaikus ir atvērti vairāki dokumentu logi, pāreja no viena loga uz otru tiek veikta, izmantojot komandu Dodieties uz citu logu vai izmantojot Windows uzdevumjoslu.

Vingrinājums.

Atver failu Dokumenta piemērs.docx.

Šim dokumentam izveidojiet papildu logu (tab Skatīt/ grupa Logs/ komanda Jaunslogs).

Novietojiet abus logus blakus (tab Skatīt/ grupa Logs/ komanda Netālu). Izslēdziet sinhrono ritināšanu (tab Skatīt/ grupa Logs/ komanda Sinhronā ritināšana).

Sadalīts logs 1 (tab Skatīt/ grupa Logs/ komanda Sadaliet).

Sakārtojiet logus vertikāli (tab Skatīt/ grupa Logs/ komanda racionalizētvisi).

Dokumenta mēroga maiņa

Strādājot ar dokumentu, var mainīt tā mērogu (dokumenta faila lielums nemainās), kā arī saglabāt ar dokumentu vai veidni. Tālummaiņa tiek veikta cilnē Skatīt, grupa Mērogs(17. attēls).

17. attēls Grupa Mērogs cilne Skatīt

Dialoglodziņā tiek veikts precīzāks mēroga iestatījums. Mērogs(tab Skatīt/ grupa Mērogs/ komanda Mērogs) (18. attēls).

18. attēls Logs Mērogs

Tālummaiņas slīdnis , kas atrodas statusa joslas apakšējā labajā stūrī (19. attēls), ļauj mainīt skalu uz vēlamo vērtību, pārvietojot slīdni un izmantojot pogas "+" un "-". Pa kreisi no slīdņa dokumenta skala tiek parādīta procentos (att....).

19. attēls Tālummaiņas slīdnis

Exercise.

Atver failu Dokumenta piemērs.docx.

Dažādos veidos mainiet dokumenta mērogu.

Aizveriet dokumentu, nesaglabājot.

Rakstzīmju un rindkopu formatēšana Rakstzīmju formatēšana

Teksta rakstzīmju galvenā īpašība ir fonts, ko raksturo: burtveidols, stils un izmērs 6 .

Grupu izmanto rakstzīmju formatēšanai. Fonts cilne mājas (20. attēls).

20. attēls Grupas panelis Fonts

Tāpat rakstzīmju formatēšanai varat izmantot Mini paneli, kas automātiski tiek atvērts, kad ir atlasīts teksts (21. attēls).

21. attēls Mini panelis

Izmantojot grupas pogu Fonts, varat izsaukt dialoglodziņu Fonts (22. attēls).

22. attēls Logs Fonts

Dialoglodziņā Fonts cilne Turklāt varat mainīt atstarpi starp rakstzīmēm uz retām vai saspiestām.

Šajā nodarbībā jūs apgūsit pamatus darbam ar tekstu programmā Powerpoint 2010. Piemēram, kā rakstīt, dzēst un pārvietot tekstu, kā strādāt ar tekstlodziņiem, kā formatēt tekstu utt.

Ja esat iesācējs PowerPoint, jums ir jāzina darba ar tekstu pamati, lai slaidiem pievienotu tekstu un to pārveidotu. Jums jāapgūst, kā ievietot, dzēst, pārvietot un formatēt tekstu, kā arī izmantot etiķetes.

Lai rakstītu tekstu:

Daži vietturi automātiski pārveidos jūsu tekstu par sarakstu ar aizzīmēm. Tas ir saistīts ar faktu, ka šādus sarakstus ļoti bieži izmanto programmā PowerPoint. Lai noņemtu šādu sarakstu, cilnes Sākums grupā Rindkopa noņemiet atzīmi no komandas Bullets.

Lai noņemtu tekstu:

1. Novietojiet ievietošanas punktu blakus tekstam, kuru vēlaties dzēst
2. Lai dzēstu tekstu pa kreisi no ievietošanas punkta, nospiediet tastatūras taustiņu Backspace.
3. Lai dzēstu tekstu pa labi no ievietošanas punkta, nospiediet tastatūras taustiņu Dzēst.

Lai izceltu tekstu:

1. Novietojiet ievietošanas punktu blakus tekstam, kuru vēlaties izcelt.
2. Noklikšķiniet ar peles kreiso pogu un, neatlaižot peles pogu, velciet kursoru virs teksta, kuru vēlaties izcelt.
3. Atlaidiet peles pogu. Virs testa parādīsies iezīmēts lodziņš. Tas nozīmē, ka esat atlasījis tekstu.

Kad programmā PowerPoint esat atlasījis attēlu vai tekstu, a mini panelis ar visbiežāk izmantotajām formatēšanas opcijām. Šo paneli sauc par mini rīkjoslu. Tas var ietaupīt laiku. formatēšanas komandām ir viegli piekļūt. Ja rīkjosla neparādās, mēģiniet virzīt peles kursoru virs atlases

Lai kopētu un ielīmētu tekstu:

Lai izgrieztu un ielīmētu tekstu:

Lai pārvietotu tekstu:

Ja teksts neparādās vajadzīgajā vietā, nospiediet taustiņu Enter, lai pārvietotu tekstu uz jaunu rindiņu.

Atrast un aizstāt

Atrast un aizstāt ir vēl viena opcija, ko var izmantot teksta rediģēšanai. Tas ļauj visos slaidos meklēt noteiktu vārdu vai frāzi (piemēram, "britu") un aizstāt to ar citu (piemēram, "angļu"). Lai uzzinātu vairāk, izlasiet rakstu par to, kas ir iespējams ar šo līdzekli Word 2010 rokasgrāmatā.

Darbs ar tekstu

Kad veidojat prezentāciju, varat pievienot parakstus, lai sakārtotu slaidus. Jums arī jāzina, kā formatēt tekstu, lai iegūtu vēlamo izskatu.

Lai pievienotu uzrakstu:

Tekstu var ievadīt vietturos vai tekstlodziņos. Vietturis ir īpašs parakstu veids, jo tas ir daļa no slaida izkārtojuma un bieži satur īpašu formatējumu (piemēram, lielāku slaida nosaukuma fontu). Teksta ievadīšana papildu etiķetēs ļauj slaidam pievienot pareizo teksta daudzumu neatkarīgi no tā izkārtojuma.

Lai pārvietotu vietturi vai tekstlodziņu:

Lai pagrieztu etiķeti, noklikšķiniet un velciet zaļo apli virs tās.

Lai mainītu viettura vai tekstlodziņa lielumu:

Varat izcelt savu tekstu slaidā, mainot tā formatējumu, t.i., izmēru, krāsu, stilu un citus.

Fonts

Noklikšķiniet uz nolaižamās izvēlnes, lai mainītu atlasītā teksta fontu.

Fonta izmērs

Nolaižamajā izvēlnē atlasiet atlasītā teksta fonta lielumu.

Samaziniet vai palieliniet fonta lielumu

Izmantojiet šīs komandas, lai samazinātu vai palielinātu fonta lielumu par vienu standarta izmēru.

Noņemiet visu formatējumu

Noklikšķiniet uz komandas Noņemt visu formatējumu, lai izlasē atstātu tikai tekstu.

Fontu stili

Lai izveidotu tekstu, izmantojiet fontu stila komandas treknrakstā, slīprakstā, pasvītrots , ēnots vai pārsvītrots.

Starprakstzīmju intervāls

Pielāgojiet rakstzīmju atstarpi, izmantojot nolaižamo izvēlni.

Reģistrēties

Ātri maina atlasītā teksta reģistru.

Fonta krāsa

Atveriet nolaižamo izvēlni, lai mainītu fonta krāsu.

Fonts dialoglodziņa parādīšana

Noklikšķiniet uz bultiņas fontu grupas apakšējā labajā stūrī, lai piekļūtu citām formatēšanas opcijām.

Microsoft Word piesaista tik lielu lietotāju skaitu, jo var piedāvāt dažādus automatizācijas veidus, strādājot ar tekstu. Viens no tiem ir automātiskā defise.

Lai iestatītu automātisko defisēšanu, jums jāiet uz " Izkārtojums"Nodaļā" Lapas iestatījumi» atlasīt vienumu « Defise un atvērtajā sarakstā noklikšķiniet uz Auto».

Šajā gadījumā pārskaitījumi tiks izvietoti visās nepieciešamajās un iespējamās vietās. Lai to izdarītu, ir jāinstalē tās valodas vārdnīca, kurai tiks iespējota arī defise. Tomēr visos oficiālajos Microsoft Word izplatījumos tie ir ietverti jebkurām atbalstītajām valodām.

Svarīga automātiskās defises iezīme ir tā, ka, pēkšņi palielinot izmēru, mainot fontu vai pievienojot tekstam dekoratīvus elementus, defise pielāgosies pati.

Ja atlasīsit izvelkamo vienumu “Pēc platuma”, lapa parasti izskatīsies kā labi izstrādāta grāmata.

Tāpat nav ieteicams dokumentā patstāvīgi iestatīt defises, izmantojot "-" un rindiņu pārtraukumus. Lai to izdarītu, programma Word izmanto funkciju Soft Transfer. Izvēlieties vajadzīgo vārdu, iestatiet kursoru un nospiediet "CTRL" + "-". Tagad, ja nepieciešams, vārds tiks aplauzts saskaņā ar jūsu norādītajiem noteikumiem. Mīkstās defises dokumentā nav redzamas, tāpēc, lai tās parādītu, dodieties uz cilni " mājas"Nodaļā" Paragrāfs"Nospiediet" Rādīt visas rakstzīmes».

Atgriežoties pie lietas" Defise» un noklikšķinot uz « Rokasgrāmata”, programma meklēs visus vārdus, kuriem var pievienot defisi, un parādīs iespējas, kā to izdarīt. Novietojiet kursoru vajadzīgajā vietā un nospiediet " Jā».

Pēdējais vienums ir minimālie iestatījumi. " Defise vārdos..." ir atbildīgs par defises iekļaušanu atsevišķi tajos vārdos, kas rakstīti ar lielajiem burtiem. Bez karoga tiem tiks izdarīts izņēmums.

V" Aptīšanas zonas platums» iestata attālumu no aplauzto vārdu krātuves malas līdz lapas rāmim.

« Maks. numurs…» ierobežos atkārtotu vārdu aplaušanas gadījumu skaitu atlasītajam fragmentam vai visam dokumentam.

Lai noņemtu defises, tas ir nepieciešams punktā " Defise» izvēlieties opciju « Nav».

Vai arī, ja ir aktivizēts visu simbolu parādīšanas režīms, noņemiet manuāli ievadītos. Ja to bija pārāk daudz, varat izmantot funkciju "Aizstāt", ko izsauc poga F5.

Cilnē Aizstāt noklikšķiniet uz " Vairāk >>» -> « Īpašs”, atlasiet “ Mīksta pārnešana un aizstājiet to ar tukšu virkni, bez atstarpes.

Programmai Word 2003 ir arī automātiskās defises funkcija. Tas ir uzstādīts plkst apkalpošana» -> « Valoda» -> « Defise».

• 1. kļūda. Slaida fons neatbilst prezentācijas tēmai. Un mēs redzam, piemēram, prezentāciju par revolūcijām Krievijā uz bērzu un sēņu fona.
• 2. kļūda. Izmantotais fons ir tas, kas iekļauts PowerPoint komplektā. Daudzo PowerPoint programmas pastāvēšanas gadu laikā tūkstošiem cilvēku ir izmantojuši standarta veidnes, publicējuši savas prezentācijas tīmeklī un rādījuši runās. Šīs veidnes jau ir vienkārši nogurušas no klausītājiem.

Risinājums: labāk ir atteikties no standarta veidnēm. Internetā varat atrast lielu skaitu jaunu interesantu veidņu un fonu (piemēram, mūsu vietnē ir gandrīz tūkstotis fonu -).

Fona attēlā nedrīkst būt elementi, kas neatbilst prezentācijas saturam. Fonam labāk izmantot pasteļtoņus vai aukstas krāsas (violeta, zila, ciāna, zili zaļa, zaļa), no sarkanām un baltām krāsām jāizvairās.

• 3. kļūda. Pārāk spilgts un aktīvs prezentācijas fons. Šāds fons, pirmkārt, traucē uztvert informāciju no slaida, otrkārt, tas nogurdina klausītājus.

Risinājums: ja fonam jābūt spilgtam attēlam, tad labāk ir samazināt tā spilgtumu. Lai to izdarītu, atlasiet taisnstūra formu ( Ievietot — figūras — Taisnstūris), aizveriet ar to visu slaidu un atlasiet tam baltu aizpildījumu ar caurspīdīgumu 50% (varat izmantot citu procentuālo daļu) un noņemiet apmales ( Formāts — aizpildīt figūras — Cits krāsas liešana- balts un caurspīdīgums 50% — labi, Ķēde figūras- bez kontūras).

Fona attēls kļūs mazāk aktīvs.

Vai arī, ievietojot attēlu slaidā, nekavējoties iestatiet caurspīdīgumu.

• 4. kļūda. Nekonsekventu krāsu izmantošana, viena stila trūkums slaidu noformēšanai.

Šajā piemērā vienā slaidā vienā slaidā tiek izmantots liels fonts un līdzinājums pa kreisi, bet otrā slaids ir mazs fonts un izlīdzināts līdzinājums.

Risinājums: veidojot sadaļu vai visu prezentāciju, jums jāievēro viens stils. Krāsu shēmā jābūt ne vairāk kā trim pamatkrāsām (protams, ir iespējami izņēmumi): fons — galvene — pamata tekstu. Motīvu krāsas var mainīt šādi: Dizains — Krāsas- ir iespējams izvēlēties shēmu no piedāvātā komplekta, vai arī varat iestatīt savas krāsas: Izveidot jauns krāsas shēma.

• http://colorscheme.ru/ — krāsu izvēle, izmantojot krāsu apli, un krāsu shēmu ģenerēšana.

• http://color.romanuke.com/ - krāsu palešu komplekts, kas balstīts uz fotogrāfijām (ir toņu izvēle: silts, auksts, pastelis un kontrasts).

Kļūdas, kas saistītas ar teksta saturu

• 5. kļūda. Pārmērīgs teksts slaidā, nestrukturēta teksta ievietošana slaidā, teksts ņemts no avota tāds, kāds ir, bez autora apstrādes.

Risinājums: tekstam slaidā jābūt īsam un kodolīgam, tas nedrīkst dublēt runātāja prezentāciju. Abstrakti jānovieto uz slaida.

Ja prezentācija paredzēta lietošanai citiem, tad nepieciešamo informāciju var norādīt slaidu piezīmēs – šīs piezīmes palīdzēs ar to strādāt prezentācijas lietotājiem.

• Kļūda 6. Mēģinājums ievietot lielu informācijas daudzumu slaidā izmanto vairāk nekā 90% no slaida vietas.

Risinājums: atstājiet atkāpes no slaida malām līdz saturam (tekstam un attēliem). Centieties ievērot noteikumu, ka 20% slaida jābūt tukšam.

Lai slaids iegūtu gatavu izskatu, varat to izmantot kā fonu – fona rāmi.

Šeit teksts arī iziet ārpus rāmja robežām - bija nepieciešams samazināt teksta ievades laukumu, pārvietojot izmēru maiņas rokturi pa labi.

Teksts ir ļoti liels, gandrīz ieskrien rāmī. Tas ir jāsamazina.

• Kļūda 7. Viss teksts ir rakstīts ar LIELajiem burtiem. Šo tekstu ir grūti lasīt.

Risinājums: izmantojiet tradicionālo teksta pareizrakstību, tāpat kā savā dzimtajā valodā: teikuma pirmais burts tiek rakstīts ar lielo burtu, pārējie ir mazie. Punkts tiek likts teikuma beigās.

• Kļūda 8. Nelasāmu fontu izmantošana, jo īpaši kā pamatteksta fonts. Izkārtojumā ir tāda lieta kā fontu lasāmība. Šriftam jābūt tādam, lai lasītājs varētu ātri, bez grūtībām un diskomforta izlasīt tekstu. Tieši šie fonti tiek izmantoti grāmatās, avīzēs, žurnālos – mēs pie tiem esam pieraduši un viegli lasām. Taču ir tūkstošiem fontu ar zemu lasāmību – tie ir interesanti, skaisti, bet paredzēti virsrakstiem un, visticamāk, izmantošanai reklāmā, dizainā.

Risinājums: Ja veidojamās prezentācijas mērķis nav radīt “wow efektu”, bet gan sniegt informāciju, tad izmantojiet tikai tradicionālos, mums visiem pazīstamos fontus. Tekstam labāk izmantot “sans serif” fontus (Arial, Tahoma, Verdana u.c.), lūdzu, ņemiet vērā, ka serifa fontus (Times ģimenes un citus) ir grūti nolasīt no attāluma.

Sans serif fonts un serif fonts. Serif fontu ir grūti nolasīt prezentācijās, taču tas labi darbojas dokumentos

Slīprakstu vēlams lietot nelielai teksta daļai, kas jāizceļ, bet atsevišķus vārdus un frāzes labāk izcelt treknrakstā. Pasvītrojumus labāk neizmantot, jo prezentācijās pasvītroto tekstu lietotājs uztver kā , tas ir, tas apgrūtina prezentācijas vadību.

Virsrakstiem varat izmantot dekoratīvos fontus, ja vien teksts ir salasāms.

Pamatteksta fontam jābūt mazākam par virsraksta fonta lielumu.

• Kļūda 9. Papildu un trūkstošie punkti, atstarpes, iekavas utt. pareizrakstības kļūdas.

• Virsraksta beigās nav punkta.
• Teikuma beigās tiek likts punkts, tad viens atstarpe, tad nākamais teikums.
• Prezentācijas tekstā pēdiņām ir jābūt vienādām - ja esat izvēlējies pēdiņas-skujiņas, tad prezentācijā izmantojiet tikai tās (Pēdiņu veidi: "", "", "", " ").
• Pēc sākuma iekavas vai pēdiņas nav atstarpes, uzreiz seko teksts. Pirms beigu pēdiņas vai iekavas nav atstarpes, aiz teksta uzreiz tiek ievietota pēdiņa vai iekava. Pēc beigu pēdiņas vai iekavas vai ievietojiet punktu (ja teikuma beigas), komatu vai atstarpi un pēc tam tekstu.

• Starp visiem vārdiem ir jābūt vienai atstarpei.
• Pēc visām pieturzīmēm pirms nākamā teksta sākuma ir jābūt atstarpei.

• Visā prezentācijā jābūt vārdiem ar ё yo vai e.
• Dažādi saraksta marķieri dažādās lapās.

Pirmajā gadījumā marķieri ir atzīmes, otrajā gadījumā kvadrāti.

• Visā prezentācijā sarakstos pēc katra saraksta vienuma ir jābūt vienādām pieturzīmēm vai nav jābūt vispār. Piemēram, aiz katra saraksta vienuma ievietojiet semikolu un saraksta beigās punktu.

Pirmajā gadījumā aiz katra saraksta vienuma ir punkts, otrajā gadījumā nav

• Uz dažiem slaidiem ir sarkana līnija, bet uz citiem nav. Sarkano līniju prezentācijā labāk neizmantot vispār.

Tāda pati prezentācija: atšķirīgs fonta lielums.
Vienam slaidam ir, otram nav.

Kļūdas, kas saistītas ar attēlu izmantošanu prezentācijā

• 10. kļūda. Formas, teksts nav izlīdzinātas attiecībā pret slaida malām vai viens pret otru. Dizaina neuzmanība.

Objektiem uz slaida jābūt līdzinātiem. Nākamajā slaidā ir kļūda: vieniem un tiem pašiem taisnstūriem ir atšķirīgs attālums no slaida malām un viens no otra.

Risinājums: Lai labotu šo kļūdu, ir jāizmanto izlīdzināšanas funkcija. Izvēlieties vajadzīgos taisnstūrus (nospiests taustiņš CTRL ) Formāts — izlīdzināt — Izlīdzināt slaidam(šajā gadījumā formas tiks saskaņotas ar slaida apmalēm un centru) vai Izlīdziniet atlasītos objektus(šajā gadījumā objekti tiks saskaņoti viens ar otru). Pēc izlīdzināšanas veida izvēles ir jāiestata tā parametri (pa kreisi, pa labi, augšā vai apakšā, centrā, sadalīt horizontāli vai vertikāli).

• 11. kļūda. No slaida uz slaidu tiek pārvietoti tie paši elementi slaidā.

Nākamajā piemērā ir parādīti divi slaidi, kuriem ir vienādi elementi: prezentācijas beigšanas poga, atbildes paraksts un slaida nosaukums. Varat pamanīt, ka tie paši elementi ir nobīdīti un atrodas dažādos attālumos no slaida malām. Tā nevajadzētu būt.

Risinājums: Lai izvairītos no šīs kļūdas, jāizveido pirmais slaids, jānovieto tajā nepieciešamie elementi. Pēc tam jūs varat:

• kopējiet slaidu (ja abiem slaidiem ir tāda pati slodze, kā aplūkotajā piemērā) un pēc tam mainiet katru jauno slaidu, atstājot tos pašus elementus savās vietās;
• vai izveidojiet otru slaidu, pēc tam atlasiet vajadzīgo objektu pirmajā slaidā, kopējiet to un pēc tam ielīmējiet to otrajā slaidā. Objekts tiks ievietots tādā pašā attālumā no slaida malām, t.i. tas nekustēsies. Tas pats jādara ar citiem objektiem.
• 12. kļūda. Attēla malu attiecības kropļojumi. Dažādu stilu attēlu izmantošana vienā slaidā (fotogrāfijas un zīmējumi, attēli ar un bez apmales, ar un bez fona).

Attēls ir "saplacināts".

Dažāda augstuma attēli. Labajam attēlam nav noņemts baltais rāmis (kā prezentācijas fonu varēja izvēlēties baltu, tad bildes baltais rāmis nebūtu redzams).

Risinājums: jāmaina attēla izmērs, velkot rokturus, kas atrodas attēla stūros; izmērus nevar mainīt, izmantojot rokturus, kas atrodas attēla malās.

• 13. kļūda. Attēlu rāmji neatbilst prezentācijas tēmai vai tās stilam.

Risinājums: neliels rāmis ap attēlu rada glītu efektu, attēlam ar rāmi ir pabeigts izskats. Bet neizmantojiet "sēru" rāmjus, kā tas ir pirmajā attēlā nākamā slaida piemērā. Tāpat nevajadzētu izmantot attēla atstarošanas efektus, kas traucē uztvert informāciju slaidā.

• 14. kļūda. Attēls ir "stūrveida".

Risinājums: nenovietojiet attēlu uz slaida malas vai stūrī. Atkāpe no slaida malām līdz attēlam (tāpat kā ievietojot tekstu). Ja attēls ir jāievieto slaida stūrī, tad labāk ir atkāpties tādā pašā attālumā no vertikālās un horizontālās malas. Centieties arī nenovietot attēlu slaida centrā, ja uz slaida ir teksts.

Ja attēls ir cilvēka portrets, tad labāk to novietot tā, lai acs būtu vērsta uz tekstu, bet ne uz slaida malu. Tas slaidam piešķirs gatavu izskatu.

• Kļūda 15. Vairāku attēlu ievietošana slaidā tā, lai tos būtu grūti saskatīt. Divu vai pat 10 attēlu ievietošana slaidā ir pieņemama, ja tas nav pretrunā ar prezentācijas loģiku: piemēram, ja attēli tiek palielināti, noklikšķinot, vai tie ir pogu attēli. Taču, ja attēls ir slaida galvenais saturs, ar to arī tiek veikts darbs un tieši tas nes informācijas slodzi, tam jābūt lielam.

Risinājums: ja attēls ir slaida galvenais saturs, ievietojiet vienu attēlu katrā slaidā. Ja jums ir jāizmanto vairāki attēli, izveidojiet vairākus slaidus. Vai arī ievietojiet vairākus attēlus vienā slaidā, bet tā, lai, noklikšķinot uz attēla, attēls tiktu atvērts pilnekrāna režīmā.

Citas kļūdas prezentācijās

• 16. kļūda. Pogas un hipersaites nedarbojas. Dažkārt var rasties situācija, kad prezentācijas skata režīmā nav iespējams izmantot hipersaites pogu – tā ir neaktīva. Tas var notikt vienkārši prezentācijas autora neuzmanības dēļ - viņi aizmirsa izveidot saiti. Bet ir arī iespējams, ka saites pogu (apakšējo slāni) pārklāj augšējais slānis - cits attēls vai teksts, un tāpēc tas nedarbojas. To var redzēt, kad peles kursors nekļūst par roku ar pirkstu (piemēram, hipersaiti) pogas centrā, bet mainās ap pogas malām.

Risinājums: pirmajā gadījumā vienkārši pārbaudiet visas saites un visas prezentācijas pogas. Īpaši kritiskos gadījumos pārbaudiet prezentāciju citos datoros.

Lai atrisinātu problēmu, kas saistīta ar pogas pārklāšanos ar citiem objektiem, pietiek ar to, lai traucējošo objektu pārvietotu uz fonu. Lai to izdarītu, ar peles labo pogu noklikšķiniet uz attēla un konteksta izvēlnē atlasiet Pārvietot atpakaļ. Tagad poga darbosies.

• 17. kļūda. Attēlu un tekstu avotu avoti nav norādīti. Citu darbu izmantošana un autora nenorādīšana ir slikta forma.

Risinājums: esam sagatavojušies par tēmu. Vairāk nekā 80% vietnes materiālu autoru informācijas avotus norāda nepareizi un par to nezina.

• 18. kļūda. Pārmērīga animācija, kad animācija traucē prezentāciju. Pievienojot prezentācijai animāciju, ir jāievēro minimālisma princips. Animācijai nevajadzētu traucēt lasīt tekstu, būt krāsainam.

Risinājums: Nevajadzētu izvēlēties mirgojošu animāciju, kā arī ātru rotāciju. Tas viss nogurdina, kairina un ļoti noslogo redzi un nervu sistēmu. Papildu animācija ir bezjēdzīga. Slaidu maiņu labāk nepavadīt ar skaņas efektiem un aktīvu animāciju. Jums jādomā, kuri efekti parādīsies automātiski un kuri noklikšķinot. Ja visa animācija ir uz klikšķa, tas prasīs daudz laika, šāda prezentācija būs kaitinoša.

• 19. kļūda. Slaidu pāreja nav konfigurēta pareizi, pāreja, noklikšķinot uz peles vai uz tastatūras, nav atspējota. Piemēram, prezentācijas spēlē lietotājs palaida garām pogu, kas rāda pareizo atbildi, un nokļuva pie nākamā jautājuma, apejot spēles izvēlni. Kurp doties tālāk, lietotājam nav skaidrs, un dažreiz viņš vienkārši nesaprata, kas noticis.

Risinājums: veidojot interaktīvu prezentāciju, kas satur , ir jāatspējo peles klikšķis un tastatūras navigācija starp slaidiem. Daudzi vienkārši izvēlas Pārejas — mainiet slaidus un noņemiet izvēles rūtiņu Uzklikšķinot. Šī metode ļauj izvairīties no slaidu maiņas, noklikšķinot, taču saglabājas iespēja ritināt slaidus, izmantojot bultiņas, tastatūras atstarpes taustiņu un peles ritenīti.

Ir uzticamāks veids - Automātiska prezentācijas prezentācija. . Taču, to lietojot, jāatceras, ka katram slaidam ir jābūt hipersaites pogai, lai pārietu uz citu slaidu. Pretējā gadījumā slaidu priekšskatījumu var izslēgt, tikai pabeidzot prezentāciju.

Esam mēģinājuši aprakstīt galvenās kļūdas prezentāciju veidošanā un ceram, ka tas palīdzēs mums visiem turpmāk no tām izvairīties.

Kādas kļūdas jūs zināt? Jūs varat komentēt rakstu.

Lielākā daļa biroja uzdevumu tiek risināti datorā MS Office vidē, galvenokārt Word, Excel, Outlook un PowerPoint. Lai strādātu ar šīm lietojumprogrammām, pietiek ar minimālām zināšanām, taču daudzās situācijās papildu triki var ietaupīt daudz laika un pūļu. Šajā rakstā mēs apsvērsim dažus veidus, kā uzlabot darba efektivitāti iepriekš minētajās programmās.

MS Word

Ātri pārvietojiet tekstu uz augšu un uz leju

Tas ir ātrākais veids, kā pārvietot tekstu, neizmantojot peli. Teksts tiek pārvietots ar augšup un lejup vērstajām bultiņām, turot nospiestu taustiņu Shift un Alt. Pirms pārvietošanas teksts nav jāizvēlas – tas notiks automātiski, un katrs nospiežot augšup vai lejup vērstās bultiņas, teksts tiks pārvietots vienu rindkopu uz augšu vai vienu rindkopu uz leju. Šī metode ir efektīva ne tikai, pārvietojot rindkopas, bet arī pārvietojot rindas tabulā.

Saišu noņemšana dokumentā

Ja jūsu izveidotajā dokumentā parādās saites un jums tās jāpadara neaktīvas, varat atlasīt katru saiti, atlasīt komandu Ievietot=>Hipersaite un noklikšķiniet uz pogas Noņemt saiti. Tas ir ļoti ilgs un darbietilpīgs process. Ir ātrāks veids, kā atrisināt problēmu: atlasiet visu dokumentu ar komandu Rediģēt => Atlasīt visu un noklikšķiniet uz īsinājumtaustiņa Ctrl+Shift+F9- saites tiks noņemtas, un visas pārējās dokumenta formatēšanas opcijas tiks saglabātas.

Par tekstu, tekstlodziņiem un automātiskajām formām

Kad jums ir nepieciešams izveidot uzrakstu, daudzi vispirms izveido uzraksta bloku un pēc tam ierakstiet tajā tekstu. To pašu rezultātu var sasniegt, atlasot jau ierakstīto tekstu un pēc tam noklikšķinot uz rīkjoslas Glezna poga uzraksta izveidošanai - teksts pārvietosies uzraksta iekšpusē.

Varat arī ievietot tekstu automātiskajās formās (izņemot līnijas, polilīnijas utt.) - parasti tas tiek darīts vairākos posmos: izveidojiet automātisko formu, atlasiet to, noklikšķiniet uz uzraksta izveides pogas un ievadiet tekstu. Ir arī alternatīva iespēja: uzzīmējiet vajadzīgo automātisko formu, ar peles labo pogu noklikšķiniet uz tās, atlasiet Pievienojiet tekstu un ievadiet tekstu.

Iespējams, strādājot pārdomāsi un nolemsi, ka teksts ir jāizņem no uzraksta vai no automātiskās formas. Lai to izdarītu, nav nepieciešams to izgriezt starpliktuvē un pēc tam ielīmēt. Varat atlasīt uzrakstu (vai automātisko formu) un ar peles labo pogu noklikšķināt uz tā, turot nospiestu taustiņu Ctrl – teksts parādīsies tuvākajā teksta laukā.

Autoshape apgaismojums

Pēc noklusējuma panelī Glezna trūkst pogas Apgaismojums; konteksta izvēlnē nav atbilstošas ​​komandas, kas tiek izsauktas, kad ar peles labo pogu noklikšķiniet uz automātiskās formas.

Tomēr ir iespējams mainīt automātiskās formas apgaismojumu. Lai to izdarītu, pievienojiet panelim Glezna pogu Apgaismojums izsaucot komandu Rīki=>Iestatījumi=>Komandas izvēloties no saraksta Kategorijas paragrāfs Glezna un velkot no loga atbilstošo pogu Komandas(1. att.). Pogas lietošana ir vienkārša - atlasiet automātisko formu, noklikšķiniet uz pogas Apgaismojums un pēc vajadzības noregulējiet apgaismojumu (2. att.).

Rīsi. 1. Apgaismojuma pogas pievienošana zīmēšanas rīkjoslai

Rīsi. 2. Autoshape apgaismojuma iestatīšana

Defise

Lai izvairītos no pārāk retām līnijām dokumentā, ieteicams iespējot automātisko vārdu defisēšanu. Lai to izdarītu, izvēlnē apkalpošana izvēlieties komandu Valoda=>Defise un atzīmējiet izvēles rūtiņu blakus attiecīgajai opcijai (3. att.). Vienkārši paturiet prātā, ka Word defises vietā vienmēr mēdz ietīt vārdus ar defisēm. Dažos gadījumos ir vēlams izvairīties no šādas atšķirības (piemēram, 10 procenti, numurs 1, 234-345 utt.). Lai to izdarītu, parastās defises vietā izmantojiet nedalāmu defisi, nospiežot taustiņu kombināciju Ctrl+Shift+defise.

Rīsi. 3. Automātiskās defises iestatīšana

Tajā pašā laikā ir pilnīgi iespējams, ka daļā dokumenta, jo īpaši virsrakstos, defise nav nepieciešama. Lai atspējotu defisēšanu vairākās rindkopās, atlasiet tās un izmantojiet komandu Formāts=>Paragrāfs=>Lapas pozīcija un atzīmējiet izvēles rūtiņu blakus attiecīgajai opcijai (4. att.).

Jāatzīst, ka Word nevar pareizi pārnest dažus vārdus. Šajos vārdos vietās, kur var defisēt, ir jāievieto mīksta defises rakstzīme, nospiežot taustiņus Ctrl+defise. Šai defisei būs prioritāte pār automātiski ievietotajām defisēm.

Teksts ar indeksiem

Ja jūsu dokumentā ir mainīgie ar indeksiem, kas ierakstīti tieši tekstā un formulās, kas izveidotas, izmantojot MS Equation formulu redaktoru, tad pēc noklusējuma tie izskatīsies nevienlīdzīgi (dažādi mainīgo un indeksu izmēri un dažādi to izkārtojuma līmeņi rindā), kas ievērojami sabojā dokumenta izskatu (5. att.).

Rīsi. 5. Teksts ar indeksu (pirmā opcija ir ierakstīta Word, otrā - MS vienādojumā)

Jūs varat sasniegt gandrīz pilnīgu mainīgo izskatu identitāti ar indeksiem, mainot vairākus manuāli ievadīto mainīgo raksturlielumus. Lai to izdarītu, drukājiet visu tekstu Times New Roman fonta lielumā 12, bet mainīgos - papildu slīprakstā. Tāpat pārvietojiet mainīgos uz leju par 1,5 pikseļiem un indeksus uz leju par 3 pikseļiem ar komandu Formāts=>Fonts=>Atstarpes laukā atlasot Aizspriedums opciju Uz leju un norādot nobīdes lielumu (6. att.).

Rīsi. 6. Nobīdes iestatījums

Tāpat pārliecinieties, vai formulas redaktorā ir atlasīts izmērs Kā parasti ( komanda Izmērs=>Parasti) un iestatiet, lai tas atbilstu 12 pikseļiem (komanda Izmērs=>Noteikt- att. 7).

Rīsi. 7. Regulāro fontu izmēru pielāgošana

Pārrāvumi tabulās

Strādājot ar vairāku lappušu tabulām, dažkārt gadās, ka tabula saplīst nevis lapas beigās, bet krietni agrāk, atstājot aizpildītas tikai divas trešdaļas vai pat trešdaļu no lapas (tas atkarīgs no konkrētās rindas platuma tabulas, kurā notiek pārtraukums). Tajā pašā laikā nākamās tabulas rindas tiek pārnestas uz nākamo lapu, lai gan tās varētu labi ietilpt iepriekšējā (8. att.). Tas bieži notiek, aizpildot tabulas šūnas ar regulāru kopēšanu, kad kopā ar datiem tiek kopēti arī to formāti.

Rīsi. 8. Tabulas piemērs, kurā rindas pārtraukums nesasniedz lapas beigas

Šīs parādības iemesls ir tas, ka tekstam tabulas šūnās ir bojāts rindkopas iestatījums. Lai mainītu situāciju, atlasiet tabulu, atveriet izvēlnē Formāts komandu Rindkopa=>Lapas pozīcija un noņemiet izvēles rūtiņas Nepārkāp rindkopu, Neatraujiet sevi no nākamā un No jaunas lapas(9. att.) - tabula atgriezīsies ierastajā formā.

Rīsi. 9. Mainiet rindkopas opcijas

datums dokumentā

Lielākajai daļai dokumentu jābūt to izveides datumam; nav nekas neparasts, ka katru dienu tiek veidoti vai atjaunināti viena veida dokumenti. Tāpēc ir ļoti ērti izmantot automātisku datuma ievietošanu: nospiežat taustiņu kombināciju Alt+Shift+D, un pašreizējais datums, kas tiek atjaunināts katru reizi, kad dokuments tiek atvērts, tiek ievietots kursora vietā. Bet šī metode ne vienmēr ir piemērota, jo datums tiek ievietots tradicionālajā formātā dd.mm.gggg. Ja šis formāts jums nav piemērots, izmantojiet komandu Ievietot=>Lauks, lauku sarakstā atlasiet lauku Datums un norādiet vēlamo datuma formātu (10. att.).

Rīsi. 10. Izvēlieties datuma formātu

Ja neviens no datuma formātiem jums neder, piemēram, dokumenta pirmajā rindā ir nepieciešams datums, bet otrajā - nedēļas diena (kā 11. att.), tad jums būs jāatrod vairāk vai mazāk līdzīgu datuma formātu un rediģējiet to. Šajā piemērā nav nekādu problēmu ar datuma drukāšanu tabulas augšējā rindā, jo šāds formāts ir formātu sarakstā, un problēma ir ievietot nedēļas dienu - šādu lauka formātu. Datums neeksistē. Lai rediģētu formātu, atveriet izvēlnē Ievietot komandu Lauks, lauku sarakstā norādiet lauku Datums un izvēlieties sākotnējo datuma formātu, kas ietver vēlamo nedēļas dienu (12. att.). Noklikšķiniet uz pogas Lauku kodi un laukā rediģējiet datuma formātu Lauku kodi, noņemot nevajadzīgo formāta daļu (13. att.). Pabeidziet darbību, noklikšķinot uz pogas labi, - pēc tam katru reizi, kad tiek atvērts dokuments, tiks izdrukāta pašreizējā nedēļas diena.

Rīsi. 11. Dokuments ar modificētu datuma lauku

Rīsi. 12. Sākotnējā datuma formāta izvēle rediģēšanai

Rīsi. 13. Datuma formāts pēc rediģēšanas

Dokumentu meklēšana

Nepieciešamos dokumentus var meklēt ne tikai parastajā veidā, tas ir, izmantojot komandu Sākt=>Atrast=>Faili un mapes, bet arī tieši programmā Word, atverot dokumentus, un, veicot meklēšanu programmā Word, varat paļauties uz konkrētajiem dokumentu rekvizītiem (dokumenta nosaukums, autors, tēma, atslēgvārdi, faila lielums, pēdējās atjaunināšanas datums utt.) vai atrastajiem vārdiem. tekstā.

Lai meklētu dokumentus pēc vārda tekstā, atlasiet komandu Fails=>Atvērt un noklikšķiniet uz pogas Rīki=>Atrast=>Parasti. Ievadiet meklēšanas vārdu, definējiet meklēšanas apgabalu (14. att.), jūs interesējošo failu veidus (15. att.) un noklikšķiniet uz pogas Atrast(16. att.).

Rīsi. 14. Pārmeklējamās zonas noteikšana

Rīsi. 15. Failu veida noteikšana

Rīsi. 16. Dokumentu meklēšanas rezultāts, kura tekstā vai nosaukumā ir vārds "Internets".

Lai meklētu dokumentus pēc to īpašībām, atlasiet komandu Fails=>Atvērt un noklikšķiniet uz pogas Rīki=>Atrast=>Papildu. Pieņemsim, ka datorā ir ne tikai jūsu personīgie dokumenti, bet arī citu autoru faili, ar kuriem strādājat pie kopīga projekta. Šajā gadījumā laukā Īpašums norādiet opciju autors, laukā Stāvoklis- variants Satur(tā ir ticamāk, jo vienā gadījumā autors var ievadīt tikai uzvārdu, otrā vārdu un uzvārdu utt.), laukā Nozīme ievadiet autora uzvārdu un noklikšķiniet uz pogas Atrast(17. att.).

Rīsi. 17. Meklēt visus konkrēta autora dokumentus

Tomēr paturiet prātā, ka dokumentu meklēšanai pēc to specifiskajiem rekvizītiem ir jēga tikai tad, ja šos rekvizītus ir norādījuši visi dokumentu autori – to aizpildīšanas noklusējuma opcija diemžēl nesniegs vēlamo rezultātu. Katram dokumentam var norādīt rekvizītus atsevišķi, izmantojot komandu Fails=>Properties=>Dokuments(18. att.). Tomēr maz ticams, ka kāds no autoriem aizmirsīs to izdarīt jebkurā dokumentā, tāpēc labāk ir iekļaut dokumenta galveno rekvizītu lauku obligāto aizpildīšanu, kad tas tiek pirmoreiz saglabāts. Lai to izdarītu, izmantojiet komandu Rīki=>Opcijas=>Saglabāt un atzīmējiet izvēles rūtiņu Iesakiet aizpildīt dokumenta rekvizītus(19. att.).

Rīsi. 18. Dokumenta rekvizītu aizpildīšana

Rīsi. 19. Dokumenta atslēgu rekvizītu obligātās saglabāšanas iestatīšana

Jūs varat meklēt dokumentus pēc to izveides datuma un iestatīt ne tikai konkrētus datumus, bet arī to intervālus vai sarakstu, kas tiek darīts, izmantojot marķierus UN vai VAI. Lai laukā atrastu visus dokumentus, piemēram, par 2003. gadu Īpašums norādiet opciju Izveidošanas datums, laukā Stāvoklis- variants Ne agrāk, laukā Nozīme ievadiet datumu 2003. gada 1. janvāris un noklikšķiniet uz pogas Pievienot. Pēc tam vēlreiz ievadiet laukā Īpašums opciju izveides datums, laukā Stāvoklis- variants Ne vēlāk, laukā Nozīme ievadiet datumu 2004. gada 1. janvāris, noklikšķiniet uz pogas Pievienot un tad uz pogas Atrast— tiks atrasti visi dokumenti par 2003.gadu (20.att.).

Rīsi. 20. Noteiktā laika posmā izveidoto dokumentu meklēšanas iestatīšana

MS Excel

Krāsu piešķiršana lapu cilnēm

Lapu etiķetes var būt daudzkrāsainas, kas ir ērti grāmatās ar lielu lokšņu skaitu - tad krāsa kopā ar nosaukumu būs atbildīga par informācijas veidu uz lapām. Lai atsevišķām lapām piešķirtu noteiktu krāsu, atlasiet tās, ar peles labo pogu noklikšķiniet un atlasiet komandu Etiķetes krāsa un izvēlieties vajadzīgo krāsu.

Ātra kolonnu un rindu ievietošana

Lai tabulai pievienotu rindu vai kolonnu, nav nepieciešams atlasīt kolonnu vai rindu, kuras priekšā vēlaties ievietot, piekļūt konteksta izvēlnei un atlasīt komandu Pievienojiet šūnas. Varat nospiest taustiņu kombināciju ctrl+shift vienlaikus ar "+" zīmi uz ciparu tastatūras - rezultāts būs tāds pats.

Mutantu kolonnas

Pēc noklusējuma programmā Excel kolonnas ir apzīmētas ar latīņu burtiem, bet rindas - ar cipariem. Ja, vēlreiz atverot tabulu, konstatējat, ka kolonnas ir sāktas numurēt tāpat kā rindas (21. att.), neuztraucieties – tā nav vīrusa darbība. Izmantojiet komandu Rīki=>Opcijas=>Vispārīgi un noņemiet atzīmi no izvēles rūtiņas R1C1 saites stils(22. att.) - viss nostāsies savās vietās.

Rīsi. 21.Tabula ar numurētām kolonnām

Rīsi. 22. Atgriezties pie standarta kolonnu apzīmējuma

Paātrināt drukāšanu

Ja nepieciešams izdrukāt lielu skaitu tabulu, un jums ir ierobežots laiks, tad, drukājot uz melnbaltā printera, jūs varat paātrināt procesu, atsakoties no krāsainības (drukāšana melnbaltā krāsā). Melnbaltajos printeros krāsas tiek parādītas kā pelēkas nokrāsas, un ir nepieciešams noteikts laiks, lai toņu saskaņotu ar noteiktu krāsu. Drukājot melnbaltā krāsā, krāsains teksts un apmales parādās melnā, nevis pelēktoņu krāsā, tādējādi ietaupot laiku. Lai iestatītu melnbalto drukāšanu, atveriet izvēlni Fails komandu Lapas iestatīšana=>Lapa un grupā Ronis atzīmējiet izvēles rūtiņu melns un balts(23. att.).

Rīsi. 23. Drukāšanas iestatījums melnbaltā režīmā

Turklāt jūs varat drukāt bez režģa līnijām - šajā gadījumā lielas loksnes tiek izdrukātas ātrāk. Lai to izdarītu, izmantojiet komandu Fails=>Lapas iestatīšana=>Lapa un noņemiet atzīmi Tīkls ( rīsi. 24).

Rīsi. 24. Atteikums drukāt režģi

Daļskaitļu ievadīšana

Pēc noklusējuma programmā Excel tiek ievadīti daļskaitļi atbilstoši tam, kā tas ir iestatīts Windows iestatījumos: Vadības panelis=>Valoda un standarti=>Cipari. Citiem vārdiem sakot, ja sistēmā Windows komats ir paredzēts daļskaitļu ievadīšanai, tad programmā Excel tie tiks ievadīti atdalot ar komatiem. Tomēr praksē var izrādīties savādāk. Piemēram, datoros, kuros strādā liels skaits lietotāju, īpaši izglītības iestādēs, kur programmu iestatījumi mainās visneprognozējamāk. Ja, ievadot ar komatiem atdalītu daļskaitli, ekrānā redzat skaitli, kas atdalīts ar punktu un jau esat pārbaudījis, vai Windows iestatījumos ir nepieciešama ievade, atdalot to ar komatiem, izmantojiet komandu Pakalpojums\Opcijas\Starptautiskais un iezīmējiet izvēles rūtiņu Izmantojiet sistēmas atdalītājus(25. att.).

Rīsi. 25. Atgriezties pie sistēmas atdalītājiem

Pārstāvība

Pabeidzot tabulas izskatu un sagatavojot to drukāšanai, bieži vien ir nepieciešams atkārtoti mainīt formatēšanas un drukāšanas iespējas. Parasti šādos gadījumos loksnes tiek kopētas un tiek mainītas to attēlošanas iespējas ekrānā un drukāšanas laikā. Tomēr ērtāk ir izveidot dažādus lapu skatus, kas ļauj skatīt datus dažādos režīmos un neprasa atsevišķu lapu izveidi.

Pirms skata izveides grāmata ir pilnībā jākonfigurē: tai jāpiešķir vēlamais izskats un jāiestata tai visas nepieciešamās drukas iespējas. Kad skatā tiek ievadītas drukas opcijas, tas automātiski ietvers katras lapas specifiskos drukas apgabalus vai visu lapu, ja tai nav definēts drukas apgabals.

Lai izveidotu izvēlnes skatu Skatīt izvēlieties komandu Pārstāvība, nospiediet pogu Pievienot un laukā Vārds ievadiet skata nosaukumu (26. attēls). Šajā gadījumā skata nosaukumā labāk iekļaut aktīvās lapas nosaukumu, lai turpmāk būtu vieglāk atrast vajadzīgo skatu.

Rīsi. 26. Izveidojiet skatu

Lai atgrieztos kādā no iepriekš izveidotajiem skatiem, ja, piemēram, nepieciešams izdrukāt lapu, izmantojiet komandu View=>Views un laukā Veidi atlasiet drukāšanas skatu (27. att.), pēc tam nospiediet pogu Pieteikties un noklikšķiniet uz pogas Ronis- Lapa tiks drukāta melnbaltā krāsā.

Rīsi. 27. Pareiza skata izvēle

Starpsummas

Diezgan bieži jums ir jāsaskaras ar lieliem sarakstiem, kas ietver vairākas šūnu vērtības, kurām jāzina starpsummas. Programma Excel var automātiski aprēķināt gan starpsummas, gan kopējās summas jebkurā sarakstā. Parasti to vispirms veic, kārtojot ar komandu Dati=>Kārtot(grupēt rindas, kurām vēlaties summēt), pēc tam aprēķiniet kopējās summas un pēc tam ievietojiet rindas starpsummai un aprēķiniet tās (28. att.).

Rīsi. 28.Starpsummu aprēķināšana

Ja tabula ir liela un ir daudz apgabalu, kuriem jāaprēķina starpsummas, šis process prasīs ilgu laiku. Lai paātrinātu darbu, vispirms varat atlasīt unikālu sarakstu, kura katrai vērtībai ir jānosaka starpposma kopsumma, un tikai pēc tam aprēķināt pašas kopsummas. Lai izveidotu unikālu sarakstu, atlasiet vajadzīgo kolonnu vai rindu un izmantojiet komandu Dati=>Filtrs=>Papildu filtrs. Iestatiet grupas slēdzi Ārstēšana pozicionēšanai, norādiet šūnu diapazonu, kurā vēlaties ievietot rezultātu, un iespējojiet opciju Tikai unikāli ieraksti(29., 30. att.). Šādas filtrēšanas rezultātā visi unikālie sākotnējā saraksta objekti parādīsies norādītajā tabulas apgabalā.

Rīsi. 29. Uzlaboto filtru komandu logs

Rīsi. 30. Unikāla saraksta izveides rezultāts

Pēc tam izmantojiet funkciju SUMF(diapazons, kritēriji, summa_diapazons) A, kas apkopo šūnas, kas atbilst noteiktiem kritērijiem. Diapazons ir šūnu diapazons, kas tiek pārbaudīts atbilstoši kritērijam; kritērijs - kritērijs skaitļa, izteiksmes vai teksta formā, kas definē summētās šūnas; summēšanas diapazons - summētas šūnas (31. att.).

Rīsi. 31. Aprēķiniet starpsummas katrai unikāla saraksta vērtībai

Dublētu rindu noņemšana

Iedomājieties, ka ir tālruņu katalogu tabula (vārdnīca utt.), kas sastāv no divām kolonnām un milzīga skaita rindu. Pirmajā kolonnā, piemēram, tiek ievadīti klientu vārdi, bet otrajā - viņu tālruņu numuri, savukārt rindas var atkārtot (32. att.). Uzdevums ir noņemt visas dublētās rindas. Pirmais risinājums, kas nāk prātā, ir kārtot tabulu pēc pirmās kolonnas ar komandu Dati=>Kārtot un manuāli noņemiet dublētās rindas.

Rīsi. 32. Sākotnējā tabula

Ja galds ir ļoti liels, to pašu rezultātu var sasniegt ātrāk, lai arī sarežģītākā veidā. Vispirms atlasiet unikālu tālruņu sarakstu, izmantojot komandu Dati=>Filtrs=>Papildu filtrs iestatot grupas slēdzi Ārstēšana pozīcijā Kopējiet rezultātu uz citu vietu, norādot šūnu diapazonu, kurā vēlaties ievietot rezultātu, un iespējot šo opciju Tikai unikāli ieraksti(33. att.).

Rīsi. 33. Unikāla tālruņu saraksta izveides rezultāts

Tagad mums ir jāizmanto funkcija VLOOKUP(uzmeklēšanas_vērtība, tabula, kolonnas_numurs, vērtība True vai False) kur uzmeklēšanas vērtība ir vērtība, kas jāatrod tabulas pirmajā kolonnā; tabula - tabula ar informāciju, kurā tiek meklēti dati; kolonnas numurs - tabulas kolonnas numurs ar informāciju, kurā jāatrod atbilstošā vērtība. Ņemot vērā, ka funkcija darbojas tā, ka vajadzīgās vērtības meklēšana ir iespējama tikai pirmajā kolonnā, jums būs jāmaina kolonnas "PILNAIS VĀRDS" un "Telefons", un pēc tam kolonnā D ievadiet formulu ar funkciju VLOOKUP (34. att.). Saskaņā ar šo formulu programma ņems nākamo vērtību no C kolonnas, meklēs to kolonnā A un pēc tam atgriezīs vērtību no kolonnas B, kas atrodas atrastajā rindā. Pēc tam atliek izveidot D kolonnas kopiju, izmantojot īpašu pastu, lai šūnās būtu nevis formulas, bet gan vērtības (komanda Ielīmēt => Īpašā ielīmēšana => Vērtības- att. 35), un izdzēsiet A, B un D kolonnas, kas kļuvušas nevajadzīgas.

Rīsi. 34. Aprēķinu rezultāts, izmantojot funkciju VLOOKUP

Rīsi. 35. Tabulas izskats pēc Paste Special uzklāšanas

MS PowerPoint

slaidi no failiem

Sagatavojot prezentāciju, varat izmantot iepriekš izveidotus Word dokumentus un slaidus no citām prezentācijām.

Pirmajā gadījumā, ja mēs runājam par jaunas prezentācijas izveidi, atveriet Word dokumentu un izmantojiet komandu Fails=>Iesniegt=>Microsoft PowerPoint- rezultātā tiks izveidota jauna prezentācija ar tekstu no faila. Ja vēlaties ielīmēt tekstu no Word dokumenta esošā prezentācijā, atveriet prezentāciju programmā PowerPoint un noklikšķiniet uz cilnes Struktūra(36. att.). Norādiet slaida ikonu, aiz kuras vēlaties parādīt jauno teksta slaidu. Izvēlnē Ievietot izvēlieties komandu Slaidi no struktūras un atlasiet vajadzīgo dokumentu. Ņemiet vērā, ka teksts, kas tiek ievietots prezentācijā, tiek ģenerēts, pamatojoties uz dokumenta virsrakstu stilu, un jūs varat izmantot tekstu tikai no failiem * .doc, * .rtf vai * .txt formātā.

Rīsi. 36. Struktūras cilne

Ja vēlaties atvērtā prezentācijā ievietot slaidu no citas prezentācijas, tad izvēlnē Ievietot atlasiet komandu slaidi no failiem, atlasiet prezentāciju un ievietoto slaidu (37. att.) un noklikšķiniet uz pogas Ievietot. Ja ievietojat visus slaidus, noklikšķiniet uz pogas Ielīmēt visu.

Rīsi. 37. Izvēlieties ievietošanas slaidu

Kompleksā numerācija

Lapu numerācija slaidos tiek veikta, ievietojot lapas numuru kājenē ar komandu View=>Galvenes un kājenes, kas atver logu Galvene un kājene, kurā ir jāiespējo izvēles rūtiņa kājene(38. att.) un noklikšķiniet uz pogas Attiecas uz visiem. Ņemiet vērā, ka slēptie slaidi joprojām tiek ieskaitīti numerācijā. Lai no tā izvairītos, visus slēptos slaidus varat ievietot prezentācijas beigās – un tad visi parādītie slaidi tiks numurēti secībā.

Rīsi. 38. Kājenes ievietošana

Protams, slaidu lapas ir numurētas secībā. Ja jums ir jāsāk lappušu šķirošana no jauna dažādās vienas prezentācijas vietās (tas var būt nepieciešams, ja jūsu prezentācija joprojām ir izstrādes stadijā un sastāv no vairākām atsevišķām slaidu sērijām), diemžēl jūs nevarat to izdarīt vienā prezentācijā. Lai atrisinātu problēmu katrai slaidu sērijai, jums būs jāizveido dažādas prezentācijas un jāsaista tās ar hipersaitēm.

Prezentācijas veidne

Ja prezentācijas notiek bieži, vēlams veltīt laiku, rūpīgi sagatavojot nestandarta prezentācijas veidni – šodien tas ir ne mazāk aktuāli kā, piemēram, biznesa vēstuļu veidlapas. Veidne saglabā organizācijas logotipu utt. elementi, kas automātiski tiks atskaņoti visos izveidotajos prezentācijas slaidos. Turklāt veidne nosaka objektu formātu, izmēru un relatīvo novietojumu, izmantotos fontus, fonu un citas prezentācijas elementu dizaina iespējas.

Veidnes izstrāde sākas ar jaunas prezentācijas izveidi, izmantojot komandu Fails=>Jauns. Pēc tam noklusējuma veidņu sarakstā atlasiet slaida noformējuma veidni. Pirms noformējuma veidnes maiņas atbilstoši paredzētajam plānam, izvēlnē Skatīt izvēlieties komandu Master=>Slide Master. Slaidu šablonā veiciet izmaiņas, kuras vēlaties atspoguļot katrā jaunajā izveidotajā prezentācijā. Vispirms nomainiet dizainu un pielāgojiet fontus (39. att.), nākamajā darbībā ievietojiet logotipu (40. att.), un pēc visām izmaiņām rīkjoslā Paraugs noklikšķiniet uz pogas Aizveriet vedņa skatu.

Rīsi. 39. Prezentācijas veidnes galveno elementu iestatīšanas rezultāts

Rīsi. 40. Slaida izskats pēc logotipa ievietošanas

Saglabājiet prezentāciju kā veidni ar komandu Fails=> Saglabāt kā, atlasiet variantu kā faila tipu Prezentācijas veidne un ievadiet veidnes nosaukumu (41. att.).

Rīsi. 41. Saglabājiet prezentācijas veidni

Lai, veidojot prezentāciju, izmantotu veidni, noklikšķiniet uz pogas Slaidu veidotājs, noklikšķiniet uz saites Pārskats slaida apakšējā labajā stūrī un atlasiet izveidoto prezentācijas veidni.

Kad esat izveidojis veidni, varat to pievienot automātiskā satura vedņa veidņu sarakstam. Lai to izdarītu, izvēlnē Fails izvēlieties komandu Izveidot. Apgabalā Izveidot noklikšķiniet uz saites No automātiskā satura vedņa, nospiediet pogu Tālāk. Pēc tam atlasiet kategoriju, kurā vēlaties ievietot veidni, noklikšķiniet uz pogas Pievienot un norādiet pievienojamo prezentācijas veidni (42. att.).

Rīsi. 42. Rezultāts, pievienojot veidni automātiskā satura galvenajam sarakstam

Vairākas dizaina iespējas vienā prezentācijā

Veidojot atsevišķus slaidus prezentācijā, varat izmantot vairākas veidnes. Lai to izdarītu, atlasiet noteiktus slaidus, ar peles labo pogu noklikšķiniet uz vajadzīgās veidnes un atlasiet opciju Lietot atlasītajiem slaidiem. Ja šī komanda nav pieejama, izmantojiet komandu Rīki=>Opcijas=>Rediģēt un apgabalā Jaunu funkciju atspējošana noņemiet atzīmi Vairāki paraugi(43. att.).

Ja prezentācijas slaidu noformēšanai izmantojat jūsu izveidotās veidnes, nevis noklusējuma veidnes, tad jauna veidne konkrētam slaidam tiks instalēta automātiski, noklikšķinot uz saites Pārlūkot un atlasot iepriekš izveidoto prezentācijas veidni, ja vien, protams, nav aizliegts izmantot dažādas dizaina iespējas

Rīsi. 44. Iestatiet automātisko pareizrakstības pārbaudi

Datu faila izmantošana kontaktu eksportēšanai

Visas izveidotās ziņas, tikšanās, uzdevumi un dienasgrāmatas ieraksti tiek saglabāti datu failā lokālajā datorā. Šo datu failu sauc par personīgās mapes failu, un tam ir .pst paplašinājums. Pārinstalējot sistēmu, šo failu var viegli saglabāt atsevišķā mapē cietajā diskā vai kompaktdiskā un pēc tam izveidot savienojumu no jauna.

Turklāt PST fails ļauj piekļūt informācijai, piemēram, kontaktiem no cita datora, vai kopīgot tos ar citiem lietotājiem. Lai to izdarītu, jums vienkārši jāeksportē dati uz PST failu, izmantojot importēšanas un eksportēšanas vedni. Atvērt izvēlnē Fails komandu Imports un eksports, atlasiet kā darbības opciju Eksportēt failā, un nākamajā logā norādiet, ka jāizveido PST fails (45. att.). Pēc tam atlasiet mapi Kontakti un noteikt faila saglabāšanas iespējas (46. att.). Noklikšķiniet uz pogas Gatavs, un tad jūsu kontakti tiks saglabāti diskā norādītajā mapē, kuru būs viegli savienot citā datorā, izmantojot to pašu importēšanas un eksportēšanas vedni. PST faila savienošana ar kontaktpersonām neatšķiras no parasta PST faila savienošanas. Lai neaizmirstu faila atrašanās vietu, vislabāk to uzreiz pievienot Outlook datu failu sarakstam. Lai to izdarītu, izmantojiet komandu Fails=>Datu failu apstrāde, noklikšķiniet uz pogas Pievienot un norādiet uz ģenerēto PST failu. Rezultātā datu failu sarakstā papildus personiskajām mapēm parādīsies arī jūsu izveidotā datne ar kontaktiem (47. att.).

Rīsi. 45. Veidojamā faila veida noteikšana

Rīsi. 46. ​​Nosacījumu noteikšana saglabātam failam

Rīsi. 47. Outlook datu faili

Darba laika plānošana

Gala rezultāts ir atkarīgs no tā, cik labi ir plānots darbs. Outlook zināmā mērā palīdz sakārtot uzdevumu sarakstu, taču tikai atgādina, ka ir pienācis laiks uzsākt konkrēto uzdevumu, ka tas jau ir nokavēts; turklāt programma Outlook var atkārtoti piešķirt uzdevumu citam darbiniekam un ļaut jums kontrolēt tā izpildi. Un līdz ar to kopumā Outlook iespējas uzdevumu apstrādes ziņā ir izsmeltas.

Taču ļoti svarīgi ir ne tikai ieskicēt vairākus uzdevumus, bet arī saplānot tos tā, lai viss tiktu paveikts laikā un plānošana būtu maksimāli automatizēta. Jums jāzina, kad pabeigsiet konkrēto uzdevumu, vai to vispār ir iespējams izpildīt līdz noteiktajam termiņam un kad vislabāk ir sākt uzdevumu, lai to paveiktu.

Ir labi, ja varat iepriekš novērtēt, cik reāls ir jūsu ieskicētais plāns (atkarībā no jūsu darba nedēļas rakstura, pusdienu pārtraukuma esamības, plānotajām sanāksmēm utt.). Turklāt uzdevumiem ir automātiski jāparādās kalendārā, un kalendāra statuss ir automātiski jāatjaunina, kad uzdevumi tiek pārplānoti. To visu var izdarīt, izmantojot spraudni Microsoft Outlook 2002/XP Taskline ( http://www.taskline.info/MAPI/TasklineSetup.exe, shareware, 1,2 MB) no ResultsWare Limited, ir ērts un viegli lietojams uzdevumu pārvaldnieks, kas ļaus optimizēt savu grafiku.

Pirms sākat lietot spraudni, tas ir jākonfigurē atbilstoši darba dienas īpatnībām. Lai to izdarītu, noklikšķiniet uz pogas uzdevumu līnija, dodieties uz cilni darba nedēļa un norādīt nedēļas darba dienas, darba dienas sākumu un beigas un visus pieejamos pārtraukumus (pusdienās, tehniskajā pārtraukumā utt.) - att. 48.

Rīsi. 48. Plānošana

Pēc tam izklāstiet nākamo dienu gaidāmos uzdevumus. Tajā pašā laikā, lūdzu, ņemiet vērā, ka pēc spraudņa instalēšanas uzdevuma izveides logā parādīsies papildu cilne uzdevumu līnija, uz kura jānorāda paredzamais darba ilgums un, ja darbs jau ir sācies, tad tam pavadītais laiks un izpildes procents (49., 50. att.).

Rīsi. 49. Izveidojiet uzdevumu

Rīsi. 50. Nākamajā nedēļā plānoto uzdevumu saraksts

Pēc tam varat sākt spraudņa testēšanu. Lai to izdarītu, noklikšķiniet uz pogas uzdevumu līnija, dodieties uz cilni Uzdevumi, norādiet sākuma laiku (51. att.) un nospiediet pogu labi. Spraudņa darba rezultāts būs īsa atskaite par plānoto uzdevumu skaitu, kopējo to izpildes laiku un darba izpildes termiņiem (52. att.). Tajā pašā laikā programma kalendārā izvietos uzdevumus vislabākajā iespējamajā veidā - vienlaikus ņemot vērā gan visus pārtraukumus darbā, gan arī tikšanās, tikšanās u.c. grafikā (53. att.).

Rīsi. 51. Analīzes sākuma laika noteikšana un uzdevumu sadale

Rīsi. 52. Uzdevuma slēdziens par plānoto uzdevumu sarakstu (šajā gadījumā visu plānoto var paveikt laikā)

Rīsi. 53. Uzdevumu sadales rezultāts kalendārā