İş iletişimi olmadan herhangi bir organizasyonun çalışmasını hayal etmek düşünülemez. Çalışanlar arasında düzgün bir şekilde oluşturulmuş iletişim, görevleri sorunsuz ve hızlı bir şekilde çözmenize olanak tanır.

Organizasyonlarda birçok toplantı türü vardır ve her birinin kendine has özellikleri ve görevleri vardır. Bu tür nüansları bilmek, iş konularının tartışılmasını kolaylaştırmaya yardımcı olacaktır. Bu makale size toplantı türlerini anlatacak, neden yapıldığını ve ofis işlerinde nasıl kaydedildiğini anlamanıza yardımcı olacak.

İş toplantılarının hedefleri

Her türlü iş toplantısı, kuruluştaki durumun kapsamlı bir resmini görmenizi, güçlü ve zayıf yönlerini belirlemenizi sağlar. Bu iş iletişimi formatına katılım ile hızlı bir şirket veya işletmenin gerçekleştiğini belirtmekte fayda var.

Görevler

Her tür toplantının aşağıdaki görevleri ayırt edilebilir:

• mevcut sorunları ve sorunları çözmek;
• departmanların faaliyetlerinin şirketin stratejik hedefi doğrultusunda entegrasyonu;
• şirketin ve bireysel yapısal bölümlerinin değerlendirilmesi;
• şirket politikasının sürdürülmesi ve geliştirilmesi.

Böyle bir iş etkinliğinin hangi formatta tutulacağını anlamak için, yukarıdaki görevlerden hangisinin ona karşılık geleceğine karar vermek gerekir ve bundan sonra hangi sınıflandırmaya ait olacağını anlayabilirsiniz.

Türler ve sınıflandırma

Bir iş iletişimi türü olarak bir toplantı, konusunu ve mevcut yetkililerin listesini belirleyen farklı bir düzenleme biçimine sahip olabilir.

Toplantıların ana sınıflandırması ayırt edilmelidir:

1. Mülkiyet alanı. Burada, idari (sorunlu konuların tartışılmasını sağlayan), bilimsel (amacı güncel bilimsel konuları tartışmak olan seminerler ve konferanslar), siyasi (herhangi bir siyasi partinin üyelerinin bir toplantısını içeren) toplantı türlerini ayırt edebiliriz. ve hareketler) ve karışık tipler.
2. Ölçek. Burada, diğer ülkelerden veya yabancı ortaklardan uzmanların dahil olduğu, ulusal, bölgesel ve ayrıca şehir olan uluslararası olanlar ayırt edilir.
3. düzenlilik Her iki formatta da toplantılar devam ediyor veya tekrarlanıyor olabilir.
4. Dağıtım yerine göre - yerel veya seyahat.

Ayrıca her türlü toplantı aşağıdaki gibi ayrılabilir:

1. Üstün bir liderin bilgiyi doğrudan astlarına ilettiği, daha sonra farklılaştığı ve güç dikey boyunca iletildiği, yürütme için yönlendirici bir format sağlayan öğretici. Çoğu zaman, bu tür bir iş iletişimi sırasında, CEO'nun işletmenin gidişatını önemli ölçüde etkileyebilecek emirleri duyulur ve bunlar ayrıca davranış normları veya önemli yenilikler olabilir.
2. Operasyonel (gönderme). Bu tür bir toplantının amacı, bir kuruluş veya işletmedeki işlerin durumu hakkında bilgi edinmektir. Bu durumda bilgi akışı, alt astlardan bölüm başkanlarına veya genel müdüre yönlendirilir. Operasyonel toplantılarda temel olarak yol haritalarının uygulanmasına, planlanan faaliyetlere, stratejik ve operasyonel planlara ilişkin konular ele alınmaktadır. Operasyonel (sevk) toplantısının diğerlerinden önemli bir farkı, düzenli olarak yapılması ve sabit bir katılımcı listesine sahip olmasıdır. Ayrıca toplantı sırasında gündem olmayabileceğini de belirtmekte fayda var.
3. Sorunlu. Böyle bir toplantı, işlerin kısa sürede tamamlanması veya işletme için küresel bir sorunun çözülmesi için acil bir karar alınması gerektiğinde toplanır.

Yukarıdakilerin tümüne ek olarak, en popüler üretim toplantılarından biri ayrı olarak seçilebilir - bir planlama toplantısı. Kural olarak, böyle bir etkinlik, günlük olarak veya haftada bir kez, bölüm başkanının ve doğrudan icracıların bulunduğu, o gün için görevler alan ve uygulamalarının ilerlemesini tartışan yapılır.

Toplantıda işletme personelinin toplantısının konusu, işletmenin faaliyetleri sırasında ortaya çıkan her türlü sorun olabilir ve tartışmanın seyri, belirli bir organizasyonun içinde bulunduğu dış ortamdaki değişikliklere ayrılabilir. çalışır.

Toplantının organizasyonu

Biçimi ne olursa olsun her türlü toplantı, etkinliği bu ana bağlı olduğundan dikkatli bir hazırlık gerektirir. Başlangıçta, aşağıdaki noktaları belirlemeniz gerekir:

• amaç;
• tartışılan konular;
• personel için görevlerin belirlenmesi (işlevsellik ve tabiiyet temelinde);
• görev yürütme aşamaları.

Günümüzde çoğu toplantı çok vasat bir şekilde yürütülmekte, bu nedenle anlamını yitirmekte ve verilen görevler yetersiz bir şekilde yerine getirilebilmektedir. Bu nedenle, bu tür iş toplantılarının tüm seyrini düşünmek ve sadece zaman almakla kalmayacak, aynı zamanda ekipten ters tepecek bir çalışma tartışması oluşturmak son derece önemlidir.

Toplantılar

Unutulmamalıdır ki, belirli bir pazar payı kazanmak ve büyük karlar elde etmek için şirketlerini geliştirmek isteyen büyük firma ve kuruluşlar, önemli konuların toplantılar yoluyla tartışılması üzerine büyük bir bahse girerler. Başarılı yöneticilerin uygulamalarından, bir toplantıya nasıl hazırlanılacağına ilişkin aşağıdaki kurallar dizisini oluşturabilirsiniz:

Başlangıç ​​olarak, bir katılımcı listesi belirlenir. Toplantıya kimin davet edileceği ve toplantıda hangi rolü oynayacağı açık olmalıdır. Davet edilen kişiler genellikle konuyu anlamayabilir ve "her ihtimale karşı" davet edilirler, ancak şu anda resmi görevlerini yapabilirler ve boşuna zaman kaybetmezler.

Bir gündem olması önemlidir. Toplantı planlanmışsa, tartışılan konuları gösteren ve aynı zamanda ana konuşmacıları belirleyen bir gündem önceden geliştirilir. Tüm katılımcıların rapor, öneri ve ek sorular hazırlayabilmesi için bu belgenin bilgilerin hazırlanmasından sorumlu olanlara ve hazır bulunacaklara gönderilmesi gerektiğini hatırlamak önemlidir. Gerekirse, gündem ayarlanabilir.

Toplantının ana ve stratejik konuları gündeme getirilmelidir. Bu tür konuların konuşmacıları, şirketin herhangi bir stratejik önleminin uygulanmasından şahsen sorumlu olan kişiler (departman başkanları, bölümler, atölyeler) olmalıdır.

Önemli noktalar

Herhangi bir toplantının iki ana aşaması olduğunu hatırlamak önemlidir - buna hazırlık ve kendisinin yürütülmesi. İlk aşama, bir iş toplantısı düzenlemenin uygunluğunun belirlenmesini, görevlerin belirlenmesini, ana ve ikincil hedeflerin belirlenmesini, bir katılımcı ve konuşmacı listesinin oluşturulmasını, konuya veya önceden tanımlanmış bir gündeme göre raporlar, sunumlar ve bir rapor hazırlanmasını içerir. İkinci aşama, toplantının önceden planlanan seyrinin uygulanmasını, raporların dinlenmesini ve mevcut ve stratejik konuların tartışılmasını içerir.

Böyle bir iş iletişimi sırasında çalışanlardan ne ve kime yapılacağına karar vermek gerekirse, üçüncü aşamayı - karar vermeyi seçebiliriz. Kural olarak kararlar, toplantıya başkanlık eden başkan tarafından kendi takdirine bağlı olarak veya tartışma veya toplu oylama yoluyla alınır.

Örnek toplantı planı

Önünde iyi tanımlanmış bir plan olan herhangi bir lider, bir toplantıyı verimli ve etkili bir şekilde yürütebilir, bu da personelden geri bildirim almasına ve onlar için doğru görevleri belirlemesine olanak tanır. Bu plan aşağıdaki hususları içerebilir:

• belirli bir süre (çeyrek, hafta, yarım yıl, ay) için raporları dinlemek ve sonuçları özetlemek;
• şirketle ilgili güncel konuların kapsamı;
• sorun giderme önerilerini dinleme (beyin fırtınası);
• önerilen seçeneklerin değerlendirilmesi ve bunların uygulanmasının tartışılması;
• seçeneklerin birikmesi;
• bir veya başka bir seçeneğin kabulü için oylama;
• problem çözme sırasında sınırların tanımı (sorumlu kişilerin tanımı, terimler, yöntemler ve yöntemler).

Kerestecilik

Çoğu toplantı türünün, protokol adı verilen kağıt (belge) üzerinde sabitlenmesi gerekir. Bu tür belgeleri saklamak, alınan kararları meşrulaştırmanıza olanak tanır. Ayrıca protokol sayesinde, faaliyetlerin uygulanmasının ilerlemesini her zaman takip edebilir ve belirlenen görevlerin yerine getirilmemesi durumunda bundan kimin sorumlu olduğunu belirleyebilirsiniz.

Delme, kural olarak, toplantının başkanı olan liderin sekreteri tarafından yapılır. Ancak, çoğu zaman bu işlev diğer çalışanlar tarafından gerçekleştirilebilir.

Sekreterin görev ve görevleri

İş toplantılarına başlamadan önce, sekreter davetlilerin listesini ve tartışılan konuların listesini bilmelidir. Ancak, toplantı düzenli olarak yapılıyorsa, tüm belgeleri (listeler, planlar, gündem vb.) toplayan ve yöneticinin toplantıya hazırlanmasına yardımcı olan kişinin bu yetkili olduğunu belirtmekte fayda var.

Sekreter, ilk önce ve gerekirse, görünen kişilerden tam adlarının yazılacağı bir kayıt sayfası doldurmasını isteyebilir. ve konum. Protokol hazırlanırken buna ihtiyaç duyulacaktır. Ardından, sekreter toplantının başlangıcını belirleyen gündemi duyurur. Ayrıca, mevcut olanlar sorunları tartışmaya başladığında, sekreter bu olayın ilerlemesini kaydeder. Toplantının sonunda bu görevli protokolün bitmiş halini hazırlar, ardından başkanla birlikte imzalar ve ilgili kişilere her şeyi gönderir.

Hazırlarken, sekreterin toplantı tutanaklarının görünümüne dikkat etmesi son derece önemlidir. Bir başlık, mekan, katılımcı listesi, tartışılan konular ve alınan kararları içermelidir.

Çözüm

Yukarıdaki bilgilerden, işletmelerde toplantı yapmanın son derece önemli olduğu ortaya çıkıyor. Bununla birlikte, bu tür etkinlikler için yüksek kaliteli hazırlığın, bilgiyi kapsamada, hedefleri belirlemede ve bunların yüksek kalitede uygulanmasında başarının anahtarının %50'den fazlasını taşıdığını her zaman hatırlamakta fayda var.

Modern iş, çeşitli müzakereler olmadan imkansızdır. İş toplantıları, yönetimin ana amaç ve hedefleri aynı anda tüm yapısal bölümlere iletmesi, geri bildirim alması ve alınan verilere dayanarak şirket için eylem planını ayarlaması için bir fırsattır.

Toplantılar, sürekli olarak etkinliğin değerlendirilmesi ve elde edilen sonuçların analiz edilmesi gereken bir tür iş yönetim aracıdır.

İş iletişimi, iş görüşmeleri, toplantılar, müzakereler, tartışmalar: bir iş iletişimi biçimi olarak

İlkinin belirli bir amacı olduğundan ve katı bir davranış etiğine sahip olduğundan, iş iletişimi olağandan ayırt edilmelidir, ikincisinin herhangi bir gerekçesi veya nedeni olmayabilir.

Birçok iş iletişimi biçimi vardır, bunlardan başlıcaları şunlardır:

• iş görüşmeleri - işin işleyişine ilişkin belirli konularda bilgi alışverişini (veya tek yönlü aktarımını) temsil eder. Bu, doğrudan iletişim veya dolaylı (İnternet teknolojileri, telefon kullanarak) olabilir. Bu tür iletişim, müzakereler veya toplantılar şeklinde devam etmesini içerir;
• toplantılar - bir kural olarak, stratejik iş geliştirme konularını ele almak için şirket çalışanlarını (genellikle yapısal bölüm başkanları) içeren daha geniş bir iletişim biçimi;
• müzakereler - belirli bir amacı vardır ve önemli konuları tartışmayı, anlaşmaları, sözleşmeleri, her iki taraf için önemli olan belgeleri imzalamayı amaçlar;
• tartışmalar - ana aracı "beyin fırtınası" (tüm taraflarca fikir üretimi) olan ve sorunların çözümünde standart olmayan yaklaşımlarla sonuçlanabilecek şirketin önemli sorunlarının açık bir tartışması.

Listelenen formlara ek olarak, bunlardan birkaçı vardır: iş görüşmeleri, anlaşmazlıklar, toplantılar, yazışmalar, sunumlar, konferanslar. Hepsinin kendine has özellikleri var ama aynı iş etiği kurallarına uyuyorlar.

İş toplantıları: görevler, hedefler, konular

Gerçek bir soruna veya göreve belirli bir çözüm bulmak için iş toplantıları yapılır. Ayrıca toplantılarda departman çalışanları her türlü sorunun olası çözümüne ilişkin fikirlerini yönetimle paylaşabilmektedir. Bu iletişim şekli, şirketteki durumu, güçlü ve zayıf yönlerini kapsamlı bir şekilde görmenizi sağlar, yeni insanların ekibe girmesini, kurum kültürü ve kuruluşta benimsenen normlarla tanışmalarını teşvik eder.

Toplantıların ana amaç ve hedefleri şunlardır:

• şirket politikasını, gelişimini ve tüm çalışanlarla iletişimini sürdürmek;
• şirketin stratejik amacına uygun olarak tüm hizmet ve departmanların eylemlerinin entegrasyonu;
• yeni görevlerin tanımlanması ve halihazırda uygulanmış kampanyaların etkinliğinin değerlendirilmesi;
• ortaya çıkan sorunları çözmek.

Toplantılarda sunulan konular tamamen farklı olabilir.

Rus uygulamasında, planlama toplantılarının haftada en az bir kez yapılması adettendir. Böylece, departman başkanları hafta boyunca yapılan işler hakkında rapor verir ve bir sonraki iş için planlar yapar (veya bir sonraki çalışma haftasında uygulama için görevler alır).

Planlanmamış bir toplantı için fırsat veya konu, şirketlerin faaliyet gösterdiği dinamik ve değişen dış ortamla bağlantılı olarak ortaya çıkan bir dizi sorun olabilir.

İş toplantılarının türleri, türleri ve sınıflandırılması

İş toplantıları şekil, konu ve katılımcılar açısından farklı olabilir.

Ana sınıflandırmaları aşağıda sunulmuştur:

• belirli bir alana ait olarak: idari toplantılar (sorunlu sorunları çözmek için), bilimsel (bilim alanındaki güncel sorunları çözmek için düzenlenen ve düzenlenen konferanslar, sempozyumlar, seminerler), siyasi (belirli siyasi hareketlerin üyelerinin kongreleri ve toplantıları) ve karma türleri;
• katılımcı ölçeğine ve sayısına göre: uluslararası (yabancı ortakların, uzmanların, belirli bir alandaki uzmanların katılımıyla), ulusal, bölgesel, şehir;
• etkinliğin yerinde: saha ve yerel toplantılar;
• düzenliliğe göre: periyodik, kalıcı toplantılar.

Sunulan sınıflandırmaya ek olarak, toplantılar sorunlu, operasyonel ve öğretici olarak ayrılabilir.

Problem toplantıları, problemlere kısa sürede en uygun çözümü bulmayı amaçlar.

Operasyonel (veya sevkıyat olarak da adlandırılır), şirketin mevcut durumu hakkında veri elde etmeyi amaçlar. Astlardan gelen tüm bilgiler bölüm başkanları tarafından toplanır ve daha sonra organizasyonun genel müdürüne aktarılır. Bu, planların nasıl yerine getirildiği, hedeflere ulaşıldığı, görevlerin nasıl çözüldüğü ile ilgili verilerdir. Bu tür toplantılar ve diğerleri arasındaki temel fark, düzenlilikleri, katılımcı listesinin sabitliği ve toplantı gündeminin (yani ayrıntılı planının) olası olmamasıdır.

Brifing toplantıları, toplantıların gönderilmesinden farklı olarak ters sıradadır - direktif formatındaki tüm bilgiler baştan doğrudan astlara iner ve daha sonra organizasyondaki güç dikey boyunca belirli görevlerin belirli icracılarına aktarılır. Bu tür bilgiler, kuruluşun çalışmalarının mevcut gidişatını, yeni kuralları, davranış normlarını, belirli görevlerin tamamlanması için son tarihleri ​​etkileyebilecek yönetim direktiflerini içerir.

İş toplantılarının hazırlanması, organizasyonu ve düzenlenmesi

Toplantının etkili olması için ana noktalarını dikkatlice düşünmek gerekir: toplantının amacı, ana görevler, olayın aşamaları. Toplantıdan ancak bu şartlar altında yararlanılabilir.

Ne yazık ki birçoğu sırf iş ortamında kabul gördüğü için tutuluyor. Haftanın başında yönetimle yapılan düzenli toplantılar ve toplantılar birçok şirkette sıradanlaşmış ve anlamını yitirmiştir.

Ancak gelişmek ve büyük pazar payları kazanmak isteyen büyük şirketler bu konuya büyük bir titizlikle yaklaşıyorlar:

• toplantı katılımcılarının listesi belirlenir;
• uzun süredir gündemi geliştirilmekte olup, zamanla ayarlamalar yapılmaktadır;
• öncelik, bölüm başkanlarının rapor verdiği stratejik görevler olmaya devam etmektedir.

Bir iş toplantısı yürütmenin aşamaları ve teknolojileri

Her toplantının iki ana aşaması vardır: hazırlık ve doğrudan yönetim.

İlk aşamada etkinliğin alaka düzeyi belirlenir, amaç ve hedefleri belirlenir, katılımcı listesi oluşturulur, gündeme uygun olarak raporlar ve sunumlar hazırlanır.

İkinci aşamada, doğrudan mevcut gündeme göre, mevcut olan herkesin katılabileceği konular işlenir. Şirket yönetimi, kural olarak, toplantıya başkanlık eder ve toplantının gidişatını belirler, söz hakkı verir ve yapıcı bir tartışma çerçevesini aşarsa görüşmeyi durdurur.

Toplantıdaki ana aşamalara ek olarak, bir sorunun çözümünü içeriyorsa karar verme aşaması da olabilir. Bu, tartışma veya oylama yoluyla yapılabilir.

İş toplantısı planı örneği

Elinizde detaylı bir toplantı planının olması etkili olacağından emin olabilirsiniz.

Böyle bir plan şunları içerebilir:

• başın hoşgeldin konuşması - sonuçların belirli bir süre için özetlenmesi (çeyrek, ay, hafta);
• sorunun kapsamı, şirket için uygunluğunun gerekçesi;
• çözümüne ilişkin beyin fırtınası organizasyonu;
• mevcut tüm seçeneklerin değerlendirilmesi;
• sorunu çözmek için seçeneklerin birikmesi;
• sorunu çözmek için belirli araçların kullanımına oy vermek veya başka bir şekilde karar vermek;
• problem çözümünün sınırlarının belirlenmesi: terimler, sorumlu kişiler, yöntemler.

Toplantı sırasında, belirli bir konuya dönebilmek ve daha ayrıntılı olarak ele alabilmek için ana noktalarını kaydetmek önemlidir.

Expocentre sergi ve kongrelerinde iş toplantıları

Ürün tanıtımının etkin yollarından biri Expocentre Fuar Alanı'nda düzenlenen fuar ve kongreler kapsamında iş toplantıları düzenlemektir. Bu formattaki iş toplantıları diğerlerinden biraz farklıdır. Düzenli bir toplantıda bir işletmenin yönetim ekibi toplanırsa, fuar sırasında herhangi bir üretici, işletmenin sorunlarını kapsamlı bir şekilde çözmek ve tüm tedarikçilerini ve ürün distribütörlerini davet etmek için eşsiz bir fırsata sahiptir.

Expocentre Fuar Alanı'nın iş görüşmeleri için özel donanımlı odaları, kongre salonları farklı sayıda kişi için tasarlanmıştır. Bu nedenle, tüm katılımcıların yerleştirilmesinde herhangi bir sorun yoktur. Çöpçatanlık sistemini kullanarak toplantının zamanını önceden ayarlayabilirsiniz. Sunum tekniği, toplantıyı daha zengin ve eksiksiz hale getirecektir.

Toplantı Türleri

Toplantılar sınıflandırılmış tartışılan problemlerin ve çözülmesi gereken görevlerin önemi ve içeriği ile çalışmanın yeri, zamanı ve süresine göre değişir.

operasyonel toplantılar yöneticiye organizasyondaki mevcut durum hakkında ihtiyaç duyduğu bilgileri sağlama amacına sahip olabilir; mevcut üretim görevleriyle bağlantılı olarak organizasyon yapısının çeşitli bölümlerinin eylemleri için ortak bir taktiğin geliştirilmesinin yanı sıra üretim süreci sırasında ortaya çıkan sorunların özü hakkında kısa bir görüş alışverişi.

Bu tür toplantılarda bilgiler aşağıdan yukarıya doğru hareket eder, yani. astlardan liderlere kadar. Elde edilen bilgiler, yöneticinin doğrudan toplantı sırasında (hızlı bir şekilde) durumu değerlendirmesine, birikmiş iş listesini belirlemesine, kararlar almasına ve astlar için icracıları ve son tarihleri ​​gösteren görevler belirlemesine olanak tanır. Kural olarak, astlar operasyonel toplantılarda ayrıntılı ve ayrıntılı raporlar hazırlamazlar. Operasyonel toplantılar çeşitli şekillerde gerçekleşebilir: beş dakikalık toplantılar, yaz toplantıları vb. Bu tür toplantıların temel özelliği kısa süreli olmalarıdır.

brifing toplantıları kontrol dikey boyunca yukarıdan aşağıya bilgi, sipariş ve gereksinimleri aktarmak için tasarlanmıştır.

Bu tür toplantıların ana özelliği, liderin yalnızca gerekli bilgileri astların dikkatine sunması ve emir vermesi değil, aynı zamanda maksimum düzeyde belirlenen görevleri, icracıları ve son tarihleri ​​atayarak belirlemesidir. Aynı zamanda, brifing toplantılarında, belirlenen görevleri çözmek için bilgi ve yöntemlerin tartışılmasına izin verilir. Astlar bazı noktaları netleştirebilir, yönetim tarafından değerlendirilmek üzere yapıcı önerilerde bulunabilir.

Sorunlu toplantılar ele alınan problemin tartışılması ve analizi sonucunda en uygun çözümü bulmayı amaçlar.

Sorunlu toplantılar en zor toplantı türüdür. Sorunlu bir toplantı sürecinde, yapısal birimlerin işlevsel görevlerindeki değişikliği veya kuruluşun faaliyetlerinin yeni alanlarına adaptasyonunu etkileyen karmaşık konularda toplu bir çözüm geliştirilir.

Sorunlu toplantılar genellikle tartışma şeklini alır. Bir kararın alınma şekli liderlik tarzına bağlıdır. En yaygın olanı, sorun toplantısının aşağıdaki şemasıdır:

1. Problemin formülasyonu, problemin ifadesi.

2. Katılımcıların raporları.

3. Konuşmacılara sorular.

4. Tartışma, tartışma, tartışma.

5. Bir kararın oluşumu.

6. Çözümün düzeltilmesi.

7. Kararın nihai halinin kabulü.

Sorunun formülasyonu, sorunun formülasyonu, analizi ve çözüm arayışı, kural olarak, toplantının başlangıcından önce gerçekleştirilir. Bu aşama, toplantı katılımcıları ile (toplantının kendisinden birkaç gün önce), haber bültenlerinin dağıtımı veya periyodik sorun toplantıları için bir çalışma planı ile bir ön görüşme şeklini alabilir.

Sorun toplantılarında, demokrasi ve yaratıcı faaliyet derecesi oldukça yüksek olmalıdır. Bu durumda lider, toplantının gidişatını koordine eden başkan rolünü oynar.

Ayrıca, çeşitli organizasyonlarda aşağıdaki toplantı türleri kullanılabilir:

§ çalışanları bilgilendirmek (şeklinde dahil olmak üzere)

öğretici-yöntemsel ders);

§ belirli bir süre için iş planlaması;

§ çeşitli zaman dilimleri için sonuçların özetlenmesi (aynı zamanda alt-

belirli bir proje üzerinde çalışmanın sonuçlarını sürdürmek), vb.

Bir iş görüşmesi, bir kuruluştaki kişilerarası etkileşimin görsel aracılığını bir kişinin statüsü, işlevsel konumu haline getiriyorsa, o zaman bir iş toplantısı, iş etkileşiminde başka bir önemli faktöre, yani grup faktörüne işaret etmenizi sağlar. Bir iş toplantısı hazırlarken ve düzenlerken, grup davranışının özelliklerinin (gruptaki rollerin dağılımından grup baskısına kadar) katılımcılarının etkileşiminin doğası üzerinde ciddi bir etkisi olacağı unutulmamalıdır.

Toplantı hazırlama kuralları

Bir iş veya ofis toplantısı, teknolojik olarak karmaşık ve zaman alıcı bir olaydır. Bir toplantıya hazırlanma işi, amacının net bir tanımıyla başlar.

Toplantının amacı- bu, istenen sonucun, istenen karar türünün, çalışmanın istenen sonucunun bir açıklamasıdır (hedefler için olası seçenekler: ön görüş alışverişi, karar verme için tavsiyelerin hazırlanması, belirli bir konuda karar verme, vb.) .).

Lider, toplantıyı neden düzenlediğini açıkça anlamalı ve ayrıca toplantının amacını katılımcılara açıkça iletebilmelidir. Toplantının amacı belirlenirken belirsiz, spesifik olmayan formülasyonlardan kaçınılmalıdır. Bu, önerilen soruna olan ilgide bir azalmaya neden olur ve bilinçaltında, onun temel çözümünün gerekli olmadığı hissine yol açar. Hedefin formülasyonu, öncelikle sorunların tartışılmasının amaçlanan sonucunun özelliklerini yansıtmalıdır. Toplantının amacına bağlı olarak gündemi oluşturulur ve katılımcı listesi seçilir.

Toplantının amacı bilgi alışverişinde bulunmak ve mevcut çalışma kapsamında yapılacak işleri belirlemek ise, sadece bölüm başkanları davet edilir. Böyle bir toplantıda, mevcut olanlar durumla tanıştırılır, önceki toplantıda alınan kararların uygulanmasındaki ilerleme hakkında bilgilendirilir ve geleceğe yönelik görevler açıkça formüle edilir.

Toplantının amacı belirli bir sorunu çözmekse, o zaman görevle profesyonel olarak başa çıkabilen, soruna kendi çözümünü sunabilenler, içinde çalışmak için cezbedilir. Bu durumda, toplantı katılımcılarına sorun hakkında bilgi verilir, görev açık ve net bir şekilde formüle edilir.

Toplantının amacı, toplantının yerini, tarihini ve saatini belirler.

Planlanmış toplantılar(örneğin, yönetim kurulu toplantılarını bilgilendirme, zamanlama) haftanın belirli günlerini veya ayın belirli günlerini planlamak için daha uygundur.

planlanmamış toplantılar, özellikle çok sayıda katılımcıyla (örneğin, acil durum bilgilendirmesi), kesintiye uğrayan işin yeniden başlatılması için çalışma süresinin harcanmasını hariç tutmak için iş gününün sonunda yapılması tavsiye edilir.

Kısa operasyonel toplantılar(beş dakikalık veya yaz toplantıları) iş gününün başında yapılması tavsiye edilir.

Toplantıların zamanı, organizasyonda (departmanda) oluşturulan programa göre belirlenmelidir. Planlanmamış toplantılar ritmi bozar, böylece iş iletişimi kültürünü azaltır, yöneticiyi çalışma zamanını planlama ve yönetme fırsatından mahrum eder, planlı toplantıları ve işleri bozar.

Toplantıların öğleden sonra veya iş bitiminden 1,5 - 2 saat önce planlanması tavsiye edilir. Kural olarak, günün ilk yarısı daha verimlidir ve çalışanların bu saatte görevleriyle meşgul olmaları daha iyidir. Toplantı iş gününün sonunda planlanıyorsa dikkate alınması gereken bir şey daha var. Lider, olumsuz bir gelişme durumunda görüşmeyi durdurmak için bir mazereti olduğu için, tartışmayı geciktirmeden derhal toplantı yapma fırsatı bulur.

Toplantı konusu tartışma konusudur. Konu, toplantının her bir katılımcısını ilgilendirecek şekilde formüle edilmelidir. Toplantılara yalnızca her zaman çalışma düzeninde çözülemeyen sorunları getirmek gerekir.

Yönetimin organizasyonu ve hizmet ilişkileri etiği kurallarından biri, gündemin toplantı katılımcılarına zorunlu ön dağıtımı olmalıdır. Ayrıca toplantıda ele alınan konuların esasına ilişkin kısa yazılı bilgilerin ön dağıtımı iş etiği normu olarak kabul edilmelidir. Toplantıya sunulan konularda beceriksiz bir kişinin bu tür bir e-posta göndermesi kabul edilemez - bu açıkça alaka duygusunu azaltır.

Toplantı gündemi Toplantı katılımcılarına önceden dağıtılan ve aşağıdaki bilgileri içeren yazılı bir belgedir:

§ toplantının konusu;

§ toplantının amacı;

§ tartışılacak konuların listesi;

§ toplantının başlangıç ​​ve bitiş zamanı (ideal olarak, her konunun tartışılacağı başlangıç ​​ve bitiş zamanı);

§ toplantının tam yeri;

§ konuşmacıların isimleri, soruların hazırlanmasından sorumlu yardımcı konuşmacılar;

§ her konudaki materyallerle tanışabileceğiniz zaman ve yer (bu tür talimatların mevcudiyeti, ihmalkar çalışanların konunun tartışılmasına hazırlıksızlıklarını bilgi eksikliği ile haklı çıkarmalarına izin vermeyecektir).

Taslak kararlar, rapor özetleri, referanslar gündeme ek olarak gönderilebilir. Toplantı başlamadan önce, soruları hazırlayan kişilere, toplantı katılımcılarından taslak kararlar, konuşma özetleri hakkında önceden görüşler verilirse çok iyi olur.

Toplantının önemi ve hızı ne olursa olsun, kendisine sunulan konuların sayısı üç ila beş (bazen yedi) arasında kalmalıdır. Aynı zamanda gündemin bir veya iki ana konuyu ve uzun tartışma gerektirmeyen iki ila beş küçük konuyu içerecek şekilde hazırlanması en uygunudur. Çok sayıda gündem maddesi, toplantıya katılanları yormakta ve toplantının bir bütün olarak ana odağını yakalamasına izin vermemektedir. Tartışılan tüm konular eşit öneme sahip olacak ve derinlemesine ayrıntılı bir tartışma gerektirecek bir toplantı da verimsiz olacaktır.

Toplantı katılımcılarının seçimi çok önemlidir, yani. toplantının etkinliği büyük ölçüde davet edilen personelin yetki ve yetkilerinin toplantının amaç ve hedeflerine nasıl karşılık geldiğine bağlıdır. Katılımcı sayısı ayrıca toplantının amaç ve hedeflerine ve bazı durumlarda toplantının statüsüne veya ciddiyetine göre belirlenir.

Bir toplantıya davet edilen optimal kişi sayısı, maksimum 12 kişi olmak üzere 7 - 9'dur. Buradaki ana kural, konuların tartışılmasında katılımcıların en yüksek etkinliğidir. Davetli sayısını artırmak, toplantıyı uzatırken ortalama katılım (veya geri dönüş) oranını önemli ölçüde düşürür.

Toplantının organizatörleri, kural olarak, organizasyon yapısının bölümlerinin ilk kişilerinin katılımını gerektirir. Bununla birlikte, yönetim dışı çalışanlardan birinin belirli sorunları çözmede daha yetkin olduğu ortaya çıkabilir. Bu nedenle, toplantıda birimini kimin temsil edeceğini belirleme hakkının başkana verilmesi tavsiye edilir. Toplantı katılımcılarının, kolektif zihinsel aktivite sırasında “uzman”, “fikir üreteci” ve “eleştirmen” rollerini yerine getirebilecek kişileri içermesi arzu edilir.

Ekstraların varlığından kaçınmak için, katılımcıları "değiştirme" yöntemini ("bölünmüş tartışma" yöntemini) kullanmanız önerilir. Özenle hazırlanmış bir gündem, toplantıyı, sorununuzu tartıştıktan sonra, bazı çalışanların konuyu tartışılanlara bırakarak toplantıyı terk edebileceği şekilde düzenlemenize olanak tanır. Bazı çalışanların toplantının başından sonuna kadar hazır bulunduğu, bazılarının ise belirli bir konunun tartışıldığı sırada özellikle davet edildiği ortaya çıktı. Böylece, her katılımcı toplantının yalnızca bir kısmına katılacak ve bu da elbette toplam süreyi azaltacak ve dolayısıyla dolaylı olarak etkinliğin kendisinin etkinliğini artıracaktır.

Toplantı katılımcılarının kompozisyonu, katılımı toplantının seyri ve bu çalışandan ek bilgi alma ihtiyacı tarafından belirlenen bir çalışana “telefon mesafesi” ilkesi kullanılarak optimize edilir. Uzmanlar (Bilgilerine ihtiyaç duyulabilecek, bir toplantıya davet edilmek yerine, gerektiğinde aranmak veya telefonla yardım almak için belirtilen saat aralığında iş yerlerinde bulunmanız istenebilir.

Toplantı süresi. Toplantının süresi büyük ölçüde toplantının türüne bağlıdır:

§ optimal süre sorunlu toplantılar 1,5 - 2 saat olarak kabul edilir (istisnai durumlarda - 2 - 5 saat);

§ bir konunun değerlendirilmesi için gereken süre 45 dakikayı geçmemelidir;

§ operasyonel ve öğretici toplantı 20 - 30 dakikadan fazla sürmemelidir;

§ toplantı el ilanı (Beş dakika) kural olarak 5 - 10 dakika içinde gerçekleştirilir.

Toplantı, yöneticinin ve onu hazırlayan çalışanların güvenilirliğini zedelememek için kesin olarak belirlenmiş bir zamanda başlamalı ve bitmelidir.

Molalar.İki saat veya daha uzun süren bir toplantıda ara verilmesi tavsiye edilir, aksi takdirde iki saat sonra katılımcılar bir “olumsuz faaliyet” dönemi yaşayabilirler. Optimum mola süreleri:

§ 45 – 50 dakika sonra. iş - 10 dakika;

§ 1,5 saatlik çalışmadan sonra - 15 dakika.

Molalar, her şeyden önce dinlenmek için gereklidir ve ikincisi, molalarda, farklı, rahat bir ortamda, özel sohbetlerde toplantı konusu üzerinde çalışmalar devam eder.

Toplantı gündemi. Usul konularına (kurallara) uyum başkanın sorumluluğundadır. Kurallara uymanın önemi şudur:

§ Düzenlemeler, planlanan konuların detaylandırılmasına izin verir;

§ toplantıya katılanları disipline ederek işlerini arttırır

önemli kararlar almak için ortak bir organ olarak toplantıya yönelik tutum ve saygı;

§ Yönetmelik, toplantının makul olmayan bir şekilde geciktirilmesine izin vermemektedir.

Kurallara sıkı sıkıya uyan bir lider, uyulması gereken iyi bir örnektir.

Toplantının yeri. Toplantının aktif ve verimli seyri, tesislerin düzenlenmesi için gerekli teçhizatın belirli gereksinimlerinin yerine getirilmesiyle kolaylaştırılır.

Toplantının yapılacağı oda ve koltuk sayısı katılımcı sayısına karşılık gelmelidir. Doğal olarak, yeterince geniş olmalı ve herhangi bir nedenle katılımcı sayısının artması durumunda boş koltuk rezervine sahip olmalıdır. Ancak, küçük bir toplantı için çok büyük bir kitle seçmemelisiniz - çok sayıda boş koltuğun varlığı toplantıya katılanları psikolojik olarak olumsuz etkiler.

Ayrıca, özel bir odayı mobilyalarla donatırken, toplantı sırasında katılımcıların göreceli konumlarının hizmet hiyerarşik statülerindeki farklılıkları vurgulamaması gerektiği ilkesine rehberlik edilmelidir. Bu durumda, "yuvarlak masa" kavramı, insanlar arasındaki karşılıklı temasların kolaylığını ve optimal mekansal düzenlemelerini sağlamanın bir aracı olarak doğrudan ve mecazi bir anlama sahiptir.

Yeterince büyük bir toplantı yapılması durumunda, mikrofon ve görselleştirme araçlarının kurulumuna özen gösterilmesi gerekmektedir. Toplantı katılımcılarının yabancı uyaranlarla dikkatlerinin dağılmaması için hava sıcaklığının, aydınlatmanın ve ses yalıtımının kontrol edilmesi gerekir.

En önemli anlardan biri, liderin toplantıya hazırlanmasıdır. Lider şunları yapmalıdır:

§ Toplantının ana amacının ve alt hedeflerin seviyelere göre formülasyonu

mantıksal itaat;

§ tanıtım raporu veya mesajı;

§ katılımcıların konuşmalarının sırası;

§ taslak karar.

Toplantının etkili olabilmesi için yöneticinin elinde "Lider için Not" (Tablo 11.1) ve "Toplantı Hazırlık Formu" (ek) bulunmalıdır.

Tablo 11.1

kafa için not

Lider, kural olarak, uygulanmasında şahsen katılmadığı toplantının hazırlanmasının tüm aşamalarını kontrol etmelidir.

Gündemin hazırlanması (“Neyi ve nasıl tartışılır?”)

Bir toplantı ihtiyacı belirlenirse, açıkça ayırt edilmelidir:

• tartışılan sorunların içeriği ve özünü karakterize etmesi gereken ilgili toplantının ana konusu
• toplantının nihai sonucu hangi koşulları karşılamalı? Bu, toplantının hedeflerini tanımlar. Örneğin, her toplantının hazır çözümler sunamayacağını anlamalısınız.
• kimin ve hangi hazırlık çalışmalarının yapılması gerektiği. Bazen gündemi hazırlayan, bölümlerde ön kısa toplantılar yapan, iki kişilik toplantılar vb. bir çalışma grubu oluşturulması tavsiye edilir.

Gündem belirlerken yapılan başlıca hatalar:

• toplantının ana konusu yoktur ve birkaç konu varsa, bunların kesin ayrımını ve uygun analitik tartışmayı sağlamak mümkün değildir.
• katılımcılar daha önce tartışılan sorunun özünü açıklamamıştı
• gündem, farklı hacimde ve farklı içerikte konuları içerir, bunun sonucunda toplantı bir tartışmaya ve çoğu zaman bireysel katılımcıları veya grupları arasında bir münakaşaya dönüşür. Sonuç olarak, pasif dinleyici konumuna yerleştirilen katılımcı sayısı artmaktadır.
• Gündeme bağlı kalamaz, ondan sapar ve kendiliğinden yan konuları veya sonsuz bir sorunu (arz sorunları vb.)

Katılımcıların tanımı (“Kim?”)

Temel gereklilik, toplantıya, toplantının hedeflerine ulaşılmasına katkıda bulunabilecek kişilerin katılmasıdır. Bununla birlikte, toplantıda tartışılan konular heterojen ise (yani, aynı anda mevcut olanların hepsini etkilemiyorsa), bir toplantı programı (ana konuların bir listesi) geliştirilmesi gerektiği unutulmamalıdır. katılımcıların bir göstergesi). Program, tartışılan sorunla doğrudan ilgili kişilerin toplantıya katılacağı şekilde tasarlanmalıdır. Bir sonraki sayının tartışılmasının tamamlanmasından sonra, aşağıdaki konuların tartışmasına dahil olmayan kişiler serbest bırakılır. Ancak bir kişiyi geçici olarak serbest bırakmak ve sonra tekrar davet etmek istenmez. Bu şartın yerine getirilmesi, toplantının liderini ve katılımcılarını disipline eder ve onları zaman sınırına uymaya zorlar.

Tüm (veya asıl) katılımcılar, toplantı hakkında ana konu, amaç, temel bilgiler, toplantı zamanı, yeri, süresi ve liderin adı belirtilerek yazılı olarak bilgilendirilmelidir.

Toplantıya katılanların çemberini belirlerken yapılan ana hatalar:

• bir kişi, iş görevlerinin bu sorunla bağlantısına bağlı olarak değil, konumuna göre bir toplantıya davet edilir.
• tartışılan konuyla ilgisi olmayan kişilerin davetiyle bağlantılı olarak pasif dinleyicilerin büyük bir kısmı

Bir toplantının süresinin belirlenmesi (“Saat kaç?”)

Unutulmamalıdır ki toplantı süresi gündem maddelerinin sayısı kadar içeriğine de bağlıdır. İlk başta, toplantı daha ayrıntılı olarak ilerler. Gündem sonundaki maddelere daha az süre verilir. Bu nedenle 1-2 sorunlu konunun veya daha az öneme sahip 3-5 konunun gündeme alınması tavsiye edilir.

Liderin toplantının bitiş zamanı ile ilgili mesajının süresini %10'a kadar azalttığı unutulmamalıdır. Bu fenomenin nedenleri tamamen psikolojiktir - toplantıya katılanlar düşüncelerini daha hızlı toplar, konuşmalarını geciktirmezler, yani. toplantının sona ermesiyle ilgili bilgiler, belirli bir harekete geçirici ve disipline edici rol oynar.

Toplantı bir saatten fazla planlanmışsa, her 40-50 dakikada bir ara vermeniz ve mümkünse çalışma biçimlerini değiştirmeniz (bireysel çalışma, grup çalışması, tartışma, bireysel sunumlar vb.)

Toplantılar genellikle uzar çünkü ortaya çıkan sorunlara çözüm yoktur. Bu durumda lider, katılımcıların kendileri için bir ara sonuç (neler netleşti, ne üzerinde anlaştıkları vb.) Aynı zamanda, toplantılar arasındaki aralıkta yapılan çalışmaları dikkate alarak bir sonraki tartışmanın gidişatını netleştirmek gerekir.

Toplantının süresini belirlerken yapılan başlıca hatalar:

• toplantının uzunluğu düzenlenmemiştir
• toplantının planlanan süresine uyulmaması
• toplantılar çok uzun planlanıyor
• ara verilmez
• raporlar ve konuşmalar için zaman sınırı yok
• düşüncelerini kısa ve net bir şekilde ifade edememe

Sonuç olarak, kökenleri zaten bileşimini belirlemeye dayanan toplantılarda zamanın uygunsuz kullanımının nedenleri hakkında N. Parkinson'dan bir örnek verelim. Komisyon, 5 milyon dolarlık nükleer reaktör inşaat projesini tartışmak için 5 dakika harcadı. Komisyonun 11 üyesinden 4'ü reaktörün ne olduğunu, diğer 4'ü ise nerede kullanıldığını bilmiyordu. Sonuç olarak, herhangi bir tartışma çıkamadı ve sunulan teklif kabul edildi. Komisyon, 2.350 dolarlık bir bisiklet depolama projesini tartışmaya devam etti. Herkesin neyin tehlikede olduğunu bildiği ve herkesin kendi fikri olduğu gerçeği göz önüne alındığında, tartışma 45 dakika sürdü. Üçüncü olarak, maliyeti birkaç dolar olan öğle yemeği düzenleme konusu tartışıldı. Bu konunun tartışması daha da uzadı.

Toplantının yerini belirleyin (“Nerede?”)

Mekan büyük ölçüde toplantı türüne bağlıdır. Kural olarak, katılımcılarının ana çalışma yerinin bulunduğu bir operasyonel toplantı yapılması tavsiye edilir. Üretim toplantıları ve toplantıları için büyük bir oda veya toplantı salonu uygundur. En yüksek gereksinimler, en yaygın olanı iki seçenek olmak üzere, sorun toplantısının bulunduğu yere yerleştirilir:

• İş gününün sonunda özel olarak tasarlanmış bir odada ayda 1-2 kez 2-3 saat süren sorun toplantısı yapılır.
• sorunlu bir toplantı, 2-2,5 gün süren bir saha toplantısı olarak yılda bir veya altı ayda bir yapılır ve düzenlendiği yer, kural olarak, işletmenin rekreasyon merkezidir (kural olarak, yabancı ülkelerde, Bir otel)

Toplantı yerini belirlerken yapılan başlıca hatalar:

• patronun ofisinde çok fazla toplantı yapılıyor
• toplantı sırasında telefon görüşmeleri yapılır ve hatta ziyaretçi kabul edilir.
• toplantı odası uygun şekilde donatılmamış

Toplantının zamanını ayarlama (“Ne zaman?”)

Toplantı saati geleneksel olmalıdır. Bundan sapmalara yalnızca istisnai durumlarda izin verilir.

Operasyonel bir toplantıya başlamak için en iyi zaman, iş gününün başlamasından sonraki ilk saattir, üretim toplantısı ve toplantı en iyi öğle yemeğinden önce yapılır ve sorun toplantısı iş gününün bitiminden önce yapılır.

Toplantı saatini ayarlarken ve kullanırken yapılan başlıca hatalar:

• çalışma gününün başlamasından hemen sonra operasyonel bir toplantı yapmak
• iş gününün bitiminden sonra toplantı
• toplantının başlaması için belirlenen süreye uyulmaması

İş toplantıları, çalışanları karar alma sürecine dahil etmenin etkili yollarından biri, çalışanların kendi birimlerinin veya bir bütün olarak organizasyonun işlerine katılımını yönetmenin araçlarından biridir.

Toplantının etkinliği, ekip çalışmasının etik bir normu, toplantı organizatörleri adına çalışanlar için önemli bir dikkat ve saygı eylemi olarak algılanmalıdır ve sırasıyla:

hedef yönelimi ve toplantının konusunu açıkça tanımlayın;

optimal düzenlemelerini seçin (ve bu durumda, "yönetmelikler" kavramı, konu, zaman, toplantı katılımcılarının bileşimi ve onu düzenlemekten sorumlu olanlar dahil olmak üzere oldukça geniş yorumlanabilir);

toplantıyı "çalışırken" çözülebilecek belirli sorunların çözümüne indirgememek. Aynı zamanda, bir iş toplantısının kural olarak kolektif bir aklın işi olduğu unutulmamalıdır. Bu nedenle, belirli bir sorunun ele alınmasında tüm katılımcıların ortak entelektüel çabalarını gerektiren soruları getirmelidir.

İlgili ve yetkili tarafların çoğunluğunun görüşü, sorunu çözmek için önerilen seçeneklerden biriyle sınırlı değilse, bu yaklaşımla bir toplantı uygun olarak kabul edilmelidir.

Operasyonel toplantı, organizasyondaki mevcut durumu netleştirmeye, üretim sürecinde ortaya çıkan sorunların esası hakkında kısa bir görüş alışverişine ayrılmıştır. Ayrıca, mevcut üretim görevleriyle bağlantılı olarak organizasyon yapısının çeşitli bölümlerinin eylemleri için ortak bir taktik geliştirilmesi hedeflenebilir.

Sorunlu toplantı, bunun en zor türüdür. Böyle bir toplantı sürecinde, yapısal birimlerin işlevsel görevlerindeki değişikliği veya kuruluşun faaliyetlerinin yeni alanlarına uyumlarını etkileyen karmaşık konularda toplu bir karar geliştirilir. Sorunlu bir toplantı genellikle bir stratejinin unsurlarına ve uzun uygulama dönemlerine sahip ortak bir programın oluşturulmasına ayrılır.

Toplantıya katılanların çoğunluğunun bazı "kendi" meselelerini tartıştığı ve gündemin geri kalan maddelerinin yetkilerinin dışında kaldığı durumlar oldukça yaygındır. Toplantının tüm konularının değerlendirilmesi sırasında hazır bulunmaya zorlanmaları durumunda, kuruluş çalışanlarının çalışma süreleri verimsiz kullanılır. Ek olarak, "gereksiz" insanların varlığı, istemsiz olarak sorunların tartışılmasının etkinliğini azaltır.

Heterojen bir gündemle, organizasyon yapısının çeşitli bölümlerine ilişkin konulara değinildiğinde, toplantıya katılanların değişken bir bileşimi ilkesinin kabul edilmesi önerilir. aynı zamanda yönetmeliklerin oluşturulması ve sıkı sıkıya uyulmasının önemi de artmaktadır.

Çoğu zaman, bireysel çalışanların bir toplantıya davet edildiği bir durum vardır, ancak gerçekleri belirli bir konunun tartışılma sürecine bağlıdır. Aynı zamanda “herhangi bir nedenle” davet edilen çalışanların toplantı sürecine ne ölçüde dahil olacağı önceden bilinmiyor. Bu yaklaşım, çalışana saygısızlık, işine karşı küçümseyici bir tutum sergilemektedir. Toplantı katılımcılarının kompozisyonu, katılımı toplantının seyri ve bu çalışandan ek bilgi alma ihtiyacı tarafından belirlenen bir çalışana “telefon mesafesi” ilkesi kullanılarak optimize edilir.

İş toplantısının zamanı önceden planlanmalı ve mümkünse organizasyonun genel ritmini bozmamalıdır. Toplantı kurallarını geliştirirken, süresinin örgütsel ve psikolojik normlarını hatırlamalıdır. Bir kişinin öğretici bilgileri normal olarak 20-30 dakika içinde algılayabildiği, sorunlu bir toplantının süresinin bir buçuk saati geçmemesi gerektiği tespit edilmiştir. Belirtilen süreden sonra, çoğu insan zihinsel aktivitede, gelen bilgileri algılama ve analiz etme yeteneğinde belirgin bir azalmaya sahiptir.

Toplantının aktif ve verimli seyri, tesislerin düzenlenmesi için gerekli teçhizatın belirli gereksinimlerinin yerine getirilmesiyle kolaylaştırılır. Doğal olarak, iyi havalandırma ile geniş olmalıdır. Ek olarak, özel bir odayı mobilyalarla donatırken, toplantı sırasında katılımcıların göreceli konumlarının hizmet hiyerarşik durumlarındaki farklılıkları vurgulamadığı ilkesine rehberlik edilmelidir. Bu durumda, "yuvarlak masa" kavramı, insanlar arasındaki karşılıklı temasların kolaylığını ve optimal mekansal düzenlemelerini sağlamanın bir aracı olarak doğrudan ve mecazi bir anlama sahiptir.

Toplantının moderatörü olarak rolünüzü açıkça yerine getirmeniz önemlidir. Rolü, toplantının amacından sapmanın önlenmesini, hazırlıksız konuların tartışılmasını içermelidir. Ev sahibi, katılımcıların etik davranış standartlarına uyulmasını sağlamalı, konuşmanın doğruluğunu ve iş yönelimini etkilemelidir.