Nepredstavljivo si je predstavljati delo katere koli organizacije brez poslovnih komunikacij. Pravilno zgrajena komunikacija med zaposlenimi omogoča nemoteno in hitro reševanje zadanih nalog.

V organizacijah obstaja veliko vrst sestankov in vsaka od njih ima svoje značilnosti in cilje. Poznavanje teh nians bo olajšalo poslovne razprave. Ta članek vam bo povedal o vrstah sestankov, vam pomagal razumeti, zakaj potekajo in kako so zabeleženi v pisarniškem delu.

Nameni poslovnih srečanj

Vsaka vrsta pisarniškega sestanka vam omogoča, da vidite celovito sliko situacije, ki se dogaja v organizaciji, ter določite njene prednosti in slabosti. Omeniti velja, da pri sodelovanju v tej obliki poslovnega komuniciranja pride do hitre rasti podjetja ali podjetja.

Naloge

Za vse vrste sestankov lahko ločimo naslednje naloge:

• reševanje tekočih problemov in vprašanj;
• povezovanje delovanja oddelkov v skladu s strateškim ciljem podjetja;
• ocena dejavnosti podjetja in njegovih posameznih strukturnih oddelkov;
• vzdrževanje in razvoj politike podjetja.

Da bi razumeli, v kakšni obliki organizirati tak poslovni dogodek, se morate odločiti, katera od zgornjih nalog mu bo ustrezala, in šele po tem lahko razumete, kateri klasifikaciji bo pripadal.

Vrste in razvrstitev

Sestanek kot vrsta poslovnega komuniciranja ima lahko različne oblike, ki določajo njegovo temo in seznam prisotnih uradnikov.

Treba je poudariti glavno razvrstitev srečanj:

1. Območje članstva. Tukaj lahko ločimo takšne vrste srečanj, kot so administrativna (vključuje razpravo o problematičnih vprašanjih), znanstvena (seminarji in konference, katerih namen je razprava o aktualnih znanstvenih vprašanjih), politična (vključuje srečanje članov katere koli politične stranke in gibanja). ) in mešane vrste.
2. Lestvica. Pri tem ločimo mednarodna, kjer sodelujejo strokovnjaki iz drugih držav ali tujih partnerjev, državna, regionalna in mestna.
3. Rednost. V kateri koli obliki so sestanki lahko stalni ali občasni.
4. Odvisno od lokacije - lokalne ali potujoče.

In tudi vse vrste srečanj lahko razdelimo na naslednji način:

1. Inštruktorski, ki predvideva direktivni format, kjer nadrejeni vodja neposredno posreduje informacije svojim podrejenim, te pa se nato razpršijo in prenašajo po vertikali moči. Najpogosteje se v takšni poslovni komunikaciji posredujejo ukazi generalnega direktorja, ki lahko pomembno vplivajo na napredek podjetja, lahko pa so tudi norme vedenja ali pomembne novosti.
2. Operativni (kontrolne sobe). Namen tovrstnega sestanka je pridobitev informacij o stanju v organizaciji ali podjetju. Pretok informacij je v tem primeru usmerjen od nižjih podrejenih do vodij oddelkov ali generalnega direktorja. Predvsem na operativnih sestankih se obravnavajo vprašanja o izvajanju načrtov, načrtovanih aktivnostih, strateških in operativnih načrtih. Pomembna razlika med operativnim (dispečerskim) sestankom in vsemi drugimi je v tem, da potekajo redno in imajo stalen seznam udeležencev. Prav tako je treba omeniti, da med sejo morda ni dnevnega reda.
3. Problematično. Takšen sestanek je sklican v primeru nujne potrebe po sprejetju odločitve za dokončanje nalog v kratkem času ali za rešitev globalnega problema, ki je nastal za podjetje.

Poleg vsega naštetega lahko posebej izpostavimo eno najbolj priljubljenih vrst produkcijskih sestankov – načrtovalni sestanek. Takšen dogodek praviloma poteka vsak dan ali enkrat tedensko, na katerem so prisotni vodja oddelka in neposredni izvajalci, ki prejmejo naloge za ta dan in razpravljajo o poteku njihovega izvajanja.

Tema sestanka osebja podjetja za sestanek je lahko kakršna koli vprašanja, ki se pojavijo pri dejavnostih podjetja, razprava pa je lahko namenjena tudi spremembam v zunanjem okolju, v katerem deluje določena organizacija.

Organizacija srečanja

Vsaka vrsta srečanja, ne glede na njegovo obliko, zahteva skrbno pripravo nanj, saj je njegova učinkovitost odvisna od tega trenutka. Na začetku je treba določiti naslednje točke:

• tarča;
• obravnavana vprašanja;
• določanje nalog osebju (na podlagi funkcionalnosti in podrejenosti);
• faze dokončanja naloge.

Danes večina sestankov poteka zelo povprečno, zaradi česar se izgubi smisel, zadane naloge pa so lahko slabo opravljene. Zato je izjemno pomembno premisliti celoten potek tovrstnih poslovnih sestankov in strukturirati delovno razpravo tako, da ne le vzame čas, ampak povzroči odziv ekipe.

Opravljanje sestankov

Treba je opozoriti, da velika podjetja in organizacije, ki želijo pridobiti določen tržni delež in razviti svoje podjetje, da bi ustvarili velike dobičke, veliko stavijo na razprave o pomembnih vprašanjih na sestankih. Iz prakse uspešnih managerjev lahko oblikujemo naslednja pravila, kako se pripraviti na sestanek:

Najprej se določi seznam udeležencev. Jasno morate razumeti, koga povabiti na sestanek in kakšno vlogo bo imel na njem. Pogosto se zgodi, da povabljene osebe morda ne razumejo vprašanja in so povabljene "za vsak slučaj", vendar bi lahko v tem trenutku opravljale svoje službene dolžnosti in ne izgubljale časa.

Pomembno je pripraviti dnevni red. Če je sestanek načrtovan, se vnaprej pripravi dnevni red, ki navaja vprašanja, o katerih je treba razpravljati, in tudi glavne govornike. Pomembno je vedeti, da mora biti ta dokument poslan odgovornim za pripravo informacij in tistim, ki bodo prisotni, da lahko vsi udeleženci pripravijo poročila, predloge in dodatna vprašanja. Po potrebi se dnevni red lahko prilagodi.

V ospredje srečanja je treba postaviti glavna in strateška vprašanja. Govorci takih vprašanj morajo nujno biti osebe (vodje oddelkov, oddelkov, delavnic), ki so osebno odgovorne za izvajanje kakršnih koli strateških dejavnosti podjetja.

Pomembne točke

Pomembno je vedeti, da ima vsak sestanek dve glavni fazi - pripravo nanj in njegovo izvedbo. Prva faza zajema ugotavljanje ustreznosti izvedbe poslovnega srečanja, opredelitev nalog, glavnih in stranskih ciljev, oblikovanje seznama udeležencev in govorcev, pripravo poročil, predstavitev in poročila glede na temo ali vnaprej določen dnevni red. Druga faza zajema izvedbo vnaprej začrtanega poteka srečanja, zaslišanje poročil ter razpravo o aktualnih in strateških vprašanjih.

Če se je med takšnim poslovnim komuniciranjem treba odločiti, kaj naj zaposleni delajo in komu, potem ločimo tretjo fazo - odločanje. Praviloma odločitve sprejema predsedujoči, ki vodi sejo, po lastni presoji ali z razpravo ali kolektivnim glasovanjem.

Primer načrta srečanja

Vsak vodja lahko z jasno opredeljenim načrtom pred seboj vodi sestanek učinkovito in uspešno, kar mu bo omogočilo, da prejme povratne informacije od osebja in jim postavi prave naloge. Ta načrt lahko vključuje naslednje vidike:

• zaslišanje poročil in seštevanje rezultatov za določeno časovno obdobje (četrtletje, teden, polletje, mesec);
• pokrivanje aktualnih vprašanj, pomembnih za podjetje;
• poslušanje predlogov za odpravo težav (brainstorming);
• ocena predlaganih možnosti in razprava o njihovi izvedbi;
• kopičenje možnosti;
• glasovanje za sprejetje ene ali druge možnosti;
• določanje meja pri reševanju problemov (določitev odgovornih, rokov, metod in metod).

Sečnja

Večino vrst sestankov je treba zabeležiti na papir (dokument), ki se imenuje zapisnik. Vzdrževanje tovrstne dokumentacije vam omogoča legitimizacijo sprejetih odločitev. Poleg tega lahko zahvaljujoč protokolu vedno spremljate napredek dejavnosti in v primeru neuspešnega dokončanja dodeljenih nalog določite, kdo je za to odgovoren.

Sestanek običajno vodi tajnica vodje, ki je predsedujoča sestanku. Pogosto pa to funkcijo lahko opravljajo tudi drugi zaposleni.

Funkcije in naloge tajnika

Pred začetkom poslovnih sestankov se mora tajnik seznaniti s seznamom povabljencev in seznamom obravnavanih vprašanj. Vendar je treba opozoriti, da če se sestanek izvaja redno, potem je ta uradnik tisti, ki zbira vso dokumentacijo (sezname, načrte, dnevni red itd.) in pomaga vodji pri pripravi sestanka.

Na začetku in po potrebi lahko tajnik od prijavljenih oseb zahteva, da izpolnijo vpisni list, kjer bodo navedena njihova polna imena. in položaj. To bo potrebno pri sestavljanju protokola. Nato tajnik razglasi dnevni red, kar pomeni začetek seje. Nadalje, ko prisotni začnejo razpravljati o vprašanjih, tajnik zabeleži potek tega dogodka. Na koncu sestanka ta uradnik pripravi končno verzijo zapisnika, nato ga podpiše s predsedujočim in pošlje vsem udeleženim osebam.

Pri sestavljanju je izjemno pomembno, da tajnik posveti ustrezno pozornost videzu zapisnika seje. Vsebovati mora glavo, lokacijo, seznam prisotnih, vprašanja, o katerih se je razpravljalo, in sprejete odločitve.

Zaključek

Iz zgornjih informacij postane jasno, da je organiziranje sestankov v podjetjih izjemno pomembno. Vedno pa se velja spomniti, da je kakovostna priprava na tovrstne dogodke več kot 50 % ključa do uspeha pri podajanju informacij, postavljanju nalog in njihovi kakovostni izvedbi.

Sodobno poslovanje je nemogoče brez različnih vrst pogajanj. Poslovna srečanja so priložnost za vodstvo, da glavne cilje in cilje posreduje vsem strukturnim oddelkom hkrati, prejme povratne informacije in na podlagi prejetih podatkov prilagodi akcijski načrt za podjetje.

Sestanki so nekakšno orodje za vodenje poslovanja, ki mora nenehno ocenjevati učinkovitost in analizirati dosežene rezultate.

Poslovno komuniciranje, poslovni pogovori, sestanki, pogajanja, razprave: kot oblika poslovnega komuniciranja

Poslovno komunikacijo je treba razlikovati od običajne komunikacije, saj prva zasleduje točno določen cilj in ima strogo etiko obnašanja, druga pa morda nima podlage ali razloga.

Obstaja veliko oblik poslovne komunikacije, med glavnimi so:

• poslovni pogovori - predstavljajo izmenjavo (ali enosmerni prenos) informacij o specifičnih vprašanjih delovanja podjetja. To je lahko neposredna komunikacija ali posredna (z uporabo internetnih tehnologij, telefonije). Ta vrsta komunikacije vključuje njeno nadaljevanje v obliki pogajanj ali sestankov;
• sestanki so večja oblika komunikacije, v katero so praviloma vključeni zaposleni v podjetju (običajno vodje strukturnih enot) za reševanje strateških vprašanj za razvoj poslovanja;
• pogajanja - imajo določen cilj in so namenjena razpravi o pomembnih vprašanjih, sklepanju sporazumov, pogodb, podpisovanju dokumentov, pomembnih za obe strani;
• razprave - odprta razprava o pomembnih vprašanjih podjetja, katere glavno orodje je "brainstorming" (generiranje idej vseh strani), zaradi česar se lahko pojavijo nestandardni pristopi k reševanju problemov.

Poleg naštetih oblik jih obstaja še cela vrsta: poslovni razgovori, spori, sestanki, korespondenca, predstavitve, konference. Vsi imajo svoje posebnosti, a upoštevajo enaka pravila poslovne etike.

Poslovni sestanki: naloge, cilji, teme

Poslovna srečanja potekajo z namenom razvoja konkretne rešitve perečega problema ali naloge. Poleg tega lahko zaposleni na oddelku na sestankih z vodstvom delijo svoje zamisli o možnih rešitvah kakršnih koli vprašanj. Ta oblika komunikacije vam omogoča, da celovito vidite situacijo v podjetju, njegove slabosti in prednosti, prispeva k vstopu novih ljudi v ekipo, njihovemu seznanjanju s korporativno kulturo in normami, sprejetimi v organizaciji.

Glavni cilji in cilji srečanj so:

• vzdrževanje politike družbe ter njen razvoj in komuniciranje z vsemi zaposlenimi;
• povezovanje delovanja vseh služb in divizij v skladu s strateškim ciljem družbe;
• prepoznavanje novih nalog in ocenjevanje učinkovitosti že izvedenih akcij;
• reševanje nastajajočih težav.

Teme, ki so prisotne na srečanjih, so lahko povsem različne.

V ruski praksi je običajno, da se sestanki načrtujejo vsaj enkrat na teden. Tako vodje oddelkov poročajo o opravljenem delu v tednu in postavljajo načrte za naslednji (ali prejmejo naloge za izvedbo v prihajajočem delovnem tednu).

Razlog ali tema za nenačrtovani sestanek so lahko številna vprašanja, ki se porajajo v povezavi z dinamičnim in spreminjajočim se zunanjim okoljem, v katerem morajo podjetja delovati.

Vrste, vrste in klasifikacija poslovnih srečanj

Poslovna srečanja se lahko razlikujejo po obliki, temi in prisotnih osebah.

Njihova glavna razvrstitev je predstavljena spodaj:

• po pripadnosti določenemu področju: upravni sestanki (za reševanje problemskih vprašanj), znanstveni (konference, simpoziji, seminarji, ki se organizirajo in izvajajo za reševanje aktualnih vprašanj na znanstvenem področju), politični (kongresi in srečanja članov določenih političnih gibanj) in mešani vrste;
• po obsegu in številu udeležencev: mednarodni (z vključevanjem tujih partnerjev, specialistov, strokovnjakov na določenem področju), nacionalni, regionalni, mestni;
• na lokaciji dogodka: izven kraja in lokalna srečanja;
• glede na rednost izvajanja: občasna, stalna srečanja.

Poleg predstavljene klasifikacije lahko sestanke razdelimo na problemska, operativna in poučna.

Problemski sestanki so namenjeni iskanju optimalnih rešitev problemov v kratkem času.

Operativne (ali jih imenujemo tudi nadzorne sobe) so namenjene pridobivanju podatkov o trenutnem stanju podjetja. Vse informacije od podrejenih zbirajo vodje oddelkov in jih nato prenesejo na izvršnega direktorja organizacije. To so podatki o tem, v kolikšni meri so bili načrti uresničeni, cilji doseženi in naloge rešene. Glavna razlika med takimi sestanki in vsemi drugimi je njihova rednost, stalnost seznama udeležencev in morebitna odsotnost dnevnega reda sestanka (to je njegovega podrobnega načrta).

Inštruktorski sestanki imajo obratni vrstni red, za razliko od nadzornih sob - vse informacije v direktivni obliki se spustijo od vodje do neposrednih podrejenih in se nato prenesejo po vertikalni strukturi moči v organizaciji do določenih izvajalcev določenih nalog. Takšne informacije vključujejo ukaze vodstva, ki lahko vplivajo na trenutni napredek organizacije, nova pravila, norme obnašanja in roke za dokončanje določenih nalog.

Priprava, organizacija in izvedba poslovnih srečanj

Da bi bilo srečanje učinkovito, je treba natančno preučiti njegove glavne točke: namen srečanja, glavne naloge, faze dogodka. Le pod takšnimi pogoji vam lahko srečanje koristi.

Na žalost jih veliko izvajajo samo zato, ker je to v poslovnem okolju običajno. Redni sestanki in sestanki na začetku tedna z vodstvom v številnih podjetjih so postali vsakdanjik in izgubili pomen.

Toda velika podjetja, ki si prizadevajo za razvoj in osvajanje velikih tržnih deležev, se tega vprašanja lotevajo zelo skrbno:

• določen je seznam udeležencev sestanka;
• njegov dnevni red se razvija za dolgo obdobje, ki se sčasoma prilagaja;
• prednost ostajajo strateški cilji, o katerih poročajo vodje oddelkov.

Faze in tehnologije vodenja poslovnega sestanka

Vsako srečanje ima dve glavni fazi: pripravo in dejansko izvedbo.

Na prvi stopnji se določi pomembnost dogodka, določijo se njegovi cilji in cilji, oblikuje se seznam udeležencev, pripravijo se poročila in predstavitve v skladu z dnevnim redom.

Na drugi stopnji se vprašanja, pri katerih lahko sodelujejo vsi prisotni, obravnavajo neposredno po obstoječem dnevnem redu. Vodstvo podjetja je praviloma predsedujoče sestanku in mu daje ton, daje pravico do besede in prekine razpravo, če ta preseže okvire konstruktivne razprave.

Poleg glavnih faz lahko sestanek vključuje fazo odločanja, če vključuje reševanje problema. To se lahko zgodi z razpravo ali glasovanjem.

Primer načrta poslovnega sestanka

Če imate v roki podroben načrt sestanka, ste lahko prepričani, da bo učinkovit.

Tak načrt lahko vključuje:

• pozdravni govor vodje - povzetek rezultatov za določen čas (četrtletje, mesec, teden);
• pokritost problema, utemeljitev njegovega pomena za podjetje;
• organiziranje nevihte možganov za njegovo rešitev;
• ocena vseh razpoložljivih možnosti;
• kopičenje možnosti za rešitev problema;
• glasovanje ali druga možnost odločanja o uporabi posebnih orodij za rešitev problema;
• določitev meja reševanja problema: roki, odgovorne osebe, metode.

Med sestankom je pomembno zabeležiti njegove glavne točke, da se lahko vrnemo k določenemu vprašanju in ga podrobneje obravnavamo.

Poslovna srečanja na razstavah in kongresih Expocentra

Eden od učinkovitih načinov promocije izdelkov so poslovna srečanja v okviru razstav in kongresov na sejmišču Expocentre. Poslovna srečanja te oblike so nekoliko drugačna od drugih. Če se vodstvo enega podjetja zbere na rednem sestanku, potem ima med razstavo vsak proizvajalec edinstveno priložnost, da celovito reši težave podjetja in povabi vse dobavitelje in distributerje izdelkov.

Posebej opremljeni prostori za poslovna srečanja in kongresne dvorane sejmišča Expocentra so namenjene različnim številom oseb. Zato ni težav s sprejemom vseh udeležencev. S sistemom MatchMaking se lahko vnaprej dogovorite za uro srečanja. Predstavitvena tehnologija bo srečanje naredila bolj razgibano in popolno.

Vrste srečanj

Srečanja razvrščeni glede na pomen in vsebino obravnavanih problemov in nalog, ki jih je treba rešiti, ter od kraja, časa in trajanja dela.

Operativni sestanki lahko ima cilj zagotoviti managerju informacije, ki jih potrebuje o trenutnem stanju v organizaciji; kratka izmenjava mnenj o vsebini vprašanj, ki se pojavljajo v proizvodnem procesu, ter razvoj splošne taktike delovanja različnih delov organizacijske strukture v zvezi s tekočimi proizvodnimi nalogami.

Informacije na takih sestankih se premikajo od spodaj navzgor, tj. od podrejenih do vodje. Prejete informacije omogočajo vodji neposredno (hitro) oceno stanja na sestanku, ugotavljanje zaostankov, sprejemanje odločitev in postavljanje nalog podrejenim z navedbo izvajalcev in rokov. Na operativnih sestankih podrejeni praviloma ne podajajo podrobnih in podrobnih poročil. Operativni sestanki lahko potekajo v različnih oblikah: petminutni sestanki, sestanki itd. Glavna značilnost tovrstnih srečanj je kratkotrajnost.

Poučni sestanki zasnovan za prenos informacij, ukazov in zahtev od zgoraj navzdol po vertikali upravljanja.

Glavna značilnost takšnih sestankov je, da vodja podrejenim ne posreduje le potrebnih informacij in jim izda ukaze, temveč zelo natančno določi dodeljene naloge, določi izvajalce in roke. Hkrati je na instruktivnih sestankih dovoljena razprava o informacijah in načinih reševanja zadanih nalog. Podrejeni lahko razjasnijo nekatere točke in podajo konstruktivne predloge, ki jih vodstvo upošteva.

Problemski sestanki imajo cilj najti optimalno rešitev kot rezultat razprave in analize obravnavanega problema.

Problemski sestanki so najbolj zapletena vrsta sestankov. Med problemskim sestankom se razvije kolektivna odločitev o kompleksnih vprašanjih, ki vplivajo na spremembe funkcionalnih nalog strukturnih enot ali njihovo prilagajanje novim usmeritvam dejavnosti organizacije.

Problemski sestanki pogosto potekajo v obliki razprav. Način sprejemanja odločitev je odvisen od stila vodenja. Najpogostejša je naslednja shema problemskega srečanja:

1. Oblikovanje problema, navedba problema.

2. Poročila udeležencev.

3. Vprašanja za govorce.

4. Razprava, razprava, razprava.

5. Nastanek raztopine.

6. Popravek rešitve.

7. Sprejem končne odločitve.

Oblikovanje problema, postavitev naloge, njena analiza in iskanje rešitve se praviloma izvedejo pred začetkom samega sestanka. Ta stopnja je lahko v obliki pogovora pred sestankom (nekaj dni pred samim sestankom), pošiljanja glasil ali načrta za občasne problemske sestanke.

Na problemskih sestankih mora biti stopnja demokratičnosti in ustvarjalnosti precej visoka. Vodja ima vlogo predsednika, ki koordinira potek sestanka.

Poleg tega lahko različne organizacije uporabljajo naslednje vrste srečanj:

§ obveščanje zaposlenih (tudi v obliki

poučna in metodološka lekcija);

§ načrtovanje dela za določeno obdobje;

§ seštevanje rezultatov za različna časovna obdobja (kot tudi podpora

ohranjanje rezultatov dela na določenem projektu) itd.

Če poslovni pogovor razjasni, da je medosebna interakcija v organizaciji posredovana s statusom, funkcionalnim položajem osebe, potem poslovni sestanek omogoča izpostaviti še en pomemben dejavnik poslovne interakcije, in sicer skupinski dejavnik. Pri pripravi in ​​vodenju poslovnega srečanja je treba upoštevati, da bodo značilnosti skupinskega vedenja (od porazdelitve vlog v skupini do skupinskega pritiska) resno vplivale na naravo interakcije njegovih udeležencev.

Pravila za pripravo sestankov

Poslovni ali uradni sestanek je tehnološko kompleksen in delovno intenziven dogodek. Priprava na sestanek se začne z jasno opredelitvijo njegovega namena.

Namen srečanja– to je opis želenega rezultata, želene vrste odločitve, želenega rezultata dela (možne možnosti ciljev: predhodna izmenjava mnenj, priprava priporočil za odločanje, odločanje o konkretnem vprašanju itd.) .).

Vodja mora jasno razumeti, zakaj sklicuje sestanek, in biti sposoben udeležencem jasno posredovati namen sestanka. Pri določanju namena sestanka se izogibajte nejasnim, nenatančnim formulacijam. To povzroči zmanjšanje zanimanja za predlagani problem in podzavestno povzroči občutek, da je njegova vsebinska rešitev nepotrebna. Oblikovanje cilja bi moralo najprej odražati značilnosti načrtovanega izida razprave o vprašanjih. Glede na namen sestanka se oblikuje njegov dnevni red in izbere sestava udeležencev.

Če je namen sestanka izmenjava informacij in določitev prioritetnih nalog pri tekočem delu, so vabljeni le predstojniki oddelkov. Na takem sestanku se prisotni seznanijo s stanjem, seznanijo s potekom uresničevanja sklepov prejšnjega sestanka in jasno oblikujejo naloge za naprej.

Če je namen srečanja reševanje določenega problema, so nanj vabljeni tisti, ki so nalogi strokovno kos in so sposobni ponuditi svojo rešitev problema. V tem primeru udeleženci sestanka dobijo informacije o problemu, naloga je jasno in nedvoumno oblikovana.

Namen seje določa kraj, datum in uro seje.

Načrtovani sestanki(na primer seje sveta za povzetek rezultatov, načrtovanje) je bolj priročno načrtovati na določene dni v tednu ali določene datume v mesecu.

Nenačrtovani sestanki, zlasti pri velikem številu udeležencev (na primer nujne informacije), je priporočljivo, da se izvede ob koncu delovnega dne, da se izognemo izgubi delovnega časa za nadaljevanje prekinjenega dela.

Kratki operativni sestanki(petminutni sestanki ali sestanki) je priporočljivo izvajati na začetku delovnega dne.

Čas sestankov mora biti določen z rutino, ki je vzpostavljena v organizaciji (oddelku). Nenačrtovani sestanki zmotijo ​​ritem in s tem zmanjšajo kulturo poslovne komunikacije, vodji odvzamejo možnost načrtovanja in upravljanja delovnega časa ter motijo ​​načrtovane sestanke in aktivnosti.

Priporočljivo je, da se sestanke dogovorite za popoldne ali 1,5 – 2 uri pred koncem dela. Praviloma je prva polovica dneva bolj produktivna in bolje je, če so zaposleni v tem času zaposleni z opravljanjem svojih nalog. Če je sestanek načrtovan ob koncu delovnega dne, je treba upoštevati še eno točko. Vodja dobi možnost, da sestanek izvede takoj, brez odlašanja z razpravo, saj ima izgovor, da ga prekine v primeru neugodnega razvoja dogodkov.

Tema srečanja je predmet razprave. Tema naj bo oblikovana tako, da bo zanimala vsakega udeleženca srečanja. Na sestanke je treba prinesti samo tista vprašanja, ki jih ni vedno mogoče rešiti na deloven način.

Eno od pravil za organizacijo upravljanja in etike uradnih odnosov bi moralo biti obvezno predhodno razdeljevanje dnevnega reda udeležencem sestanka. Poleg tega bi morala predhodna razdelitev kratkih pisnih informacij o vsebini obravnavanih vprašanj na sestanku veljati za normo etičnih poslovnih odnosov. Nesprejemljivo je, da tovrstna pošiljanja izvaja oseba, ki je nesposobna za probleme, ki so bili izpostavljeni na sestanku – to očitno zmanjšuje občutek relevantnosti.

Dnevni red seje je pisni dokument, vnaprej poslan udeležencem srečanja, ki vključuje naslednje informacije:

§ tema srečanja;

§ namen sestanka;

§ seznam obravnavanih vprašanj;

§ začetni in končni čas sestanka (v idealnem primeru čas začetka in konca razprave o vsaki zadevi);

§ točna lokacija sestanka;

§ imena govornikov, soporočevalcev, odgovornih za pripravo vprašanj;

§ čas in kraj, kjer se lahko seznanite z gradivi o vsaki zadevi (prisotnost takšnih navodil ne bo omogočila, da bi neprevidni zaposleni upravičili svojo nepripravljenost na razpravo o temi s pomanjkanjem informacij).

Osnutke sklepov, povzetke poročil in potrdil lahko pošljete kot prilogo k dnevnemu redu. Zelo dobro je, če se pred začetkom seje pripombe udeležencev seje na osnutke sklepov in teze govorov vnaprej posredujejo tistim, ki pripravljajo vprašanja.

Ne glede na pomembnost in učinkovitost sestanka bi moralo biti število vprašanj, ki se na njem obravnavajo, znotraj treh do petih (včasih sedmih). V tem primeru je najprimerneje pripraviti dnevni red tako, da vključuje eno ali dve glavni temi in dve do pet manjših, ki ne zahtevajo dolgotrajne razprave. Veliko število točk dnevnega reda dolgočasi udeležence sestanka in otežuje dojemanje glavnega poudarka sestanka kot celote. Srečanje bo tudi neproduktivno, če so vsa obravnavana vprašanja enako pomembna in zahtevajo globoko, podrobno razpravo.

Velik pomen ima izbor udeležencev srečanja, tj. Učinkovitost sestanka je v veliki meri odvisna od tega, v kolikšni meri kompetence in poverilnice povabljenih zaposlenih ustrezajo ciljem in ciljem sestanka. Število udeležencev določajo tudi cilji in cilji srečanja, v nekaterih primerih pa tudi status ali stopnja slovesnosti srečanja.

Optimalno število povabljenih na sestanek je 7–9, največ 12 oseb. Glavno pravilo pri tem je največja aktivnost udeležencev pri razpravi o vprašanjih. Povečanje števila povabljencev dramatično zmanjša povprečno stopnjo udeležbe (ali rezultat) prisotnih, hkrati pa podaljša sestanek.

Organizatorji srečanja praviloma zahtevajo udeležbo najvišjih uradnikov oddelkov organizacijske strukture. Morda pa je kdo od nevodstvenih delavcev bolj kompetenten za reševanje konkretnih problemov. Zato je priporočljivo dati vodji pravico, da določi, kdo bo zastopal njegov oddelek na sestanku. Zaželeno je, da so udeleženci sestanka ljudje, ki so sposobni opravljati vloge »strokovnjaka«, »generatorja idej« in »kritika« med kolektivno miselno aktivnostjo.

Da bi se izognili prisotnosti dodatkov, je priporočljivo uporabiti metodo "menjave" udeležencev (metoda "razdeljene razprave"). Skrbno pripravljen dnevni red vam omogoča, da organizirate sestanek tako, da ga lahko nekateri zaposleni, ko so razpravljali o svojem vprašanju, zapustijo in dajo svoje mesto tistim, katerih vprašanje se začne razpravljati. Izkazalo se je, da so nekateri zaposleni prisotni na sestanku od začetka do konca, drugi pa so povabljeni posebej za čas razprave o določenem vprašanju. Tako bo vsak udeleženec prisoten le del srečanja, kar seveda skrajša skupni čas, s tem pa posredno poveča tudi učinkovitost samega dogodka.

Za optimizacijo sestave udeležencev sestanka uporabite princip »telefonske razdalje« do zaposlenega, katerega udeležbo narekuje potek samega sestanka in potreba po pridobitvi dodatnih informacij od tega zaposlenega. Strokovnjake (katere informacije bodo morda potrebne), namesto da jih povabite na sestanek, jih lahko prosite, da so v določenem časovnem intervalu neprekinjeno na svojem delovnem mestu, da jih pokličete ali po potrebi dobite pomoč po telefonu.

Trajanje srečanja. Trajanje sestanka je v veliki meri odvisno od vrste sestanka:

§ optimalno trajanje problematičnošteje se, da srečanje traja 1,5 – 2 uri (izjemoma – 2 – 5 ur);

§ čas obravnave ene zadeve ne sme presegati 45 minut;

§ operativni in poučno srečanje ne sme trajati več kot 20-30 minut;

§ srečanje letak (pet minut) običajno izvede v 5 – 10 minutah.

Sestanek naj se začne in konča ob točno določenem času, da ne omaje zaupanja v vodjo in zaposlene, ki so ga pripravili.

Odmori. Med sestankom, ki traja dve ali več ur, je priporočljivo vzeti odmore, sicer lahko udeleženci po dveh urah doživijo obdobje »negativne aktivnosti«. Optimalno trajanje odmora:

§ po 45 – 50 min. delo – 10 min;

§ po 1,5 ure dela – 15 minut.

Odmori so potrebni, prvič, predvsem za počitek, in drugič, med odmori se v drugačnem, sproščenem vzdušju, v zasebnih pogovorih nadaljuje delo na temo srečanja.

Pravila srečanja. Za spoštovanje postopkovnih vidikov (predpisov) je odgovoren predsedujoči. Pomembnost upoštevanja predpisov je naslednja:

§ predpisi omogočajo doseganje izdelave načrtovanih vprašanj;

§ disciplinira udeležence srečanja, povečuje njihovo poslovanje

odnos in spoštovanje seje kot kolegialnega organa za sprejemanje pomembnih odločitev;

§ predpisi ne dovoljujejo neupravičenega zavlačevanja seje.

Vodja, ki se strogo drži predpisov, je dober zgled.

Lokacija sestanka. Aktiven in učinkovit potek sestanka je olajšan z izpolnjevanjem določenih zahtev za opremo prostora za njegovo izvedbo.

Prostor, v katerem bo potekal sestanek, in število sedežev v njem morata ustrezati številu udeležencev. Seveda mora biti dovolj prostoren in imeti zalogo prostih sedežev, če se število udeležencev iz takšnih ali drugačnih razlogov poveča. Vendar pa za majhno srečanje ne smete izbrati prevelike publike - prisotnost velikega števila praznih sedežev ima psihološki negativen vpliv na udeležence srečanja.

Poleg tega je treba pri opremljanju posebne sobe s pohištvom voditi načelo, da relativni položaj udeležencev med sestankom ne sme poudarjati razlik v njihovem službeno-hierarhičnem statusu. V tem primeru ima pojem "okrogla miza" dobesedni in figurativni pomen kot sredstvo za zagotavljanje enostavnosti medsebojnih stikov med ljudmi in njihovo optimalno prostorsko razporeditev.

V primeru, da je sestanek precej velik, je treba poskrbeti za namestitev mikrofonov in opreme za vizualizacijo. Potrebno je nadzorovati temperaturo zraka, osvetlitev in zvočno izolacijo, tako da udeležencev sestanka ne motijo ​​​​tuje dražilne snovi.

Ena najpomembnejših točk je priprava voditelja na sestanek. Upravitelj mora delati:

§ oblikovanje glavnega cilja srečanja in podciljev po nivojih

logična podrejenost;

§ uvodno poročilo ali sporočilo;

§ zaporedje govorov udeležencev;

§ predlog sklepa.

Da bi bil sestanek učinkovit, mora imeti vodja pri roki »Memorandum za vodjo« (Tabela 11.1) in »Obrazec za pripravo na sestanek« (Dodatek).

Tabela 11.1

Zapisek za upravnika

Vodja mora praviloma preveriti vse faze priprave na sestanek, pri izvajanju katerih sam osebno ne sodeluje.

Priprava dnevnega reda (»O čem in kako razpravljati?«)

Če je ugotovljena potreba po sestanku, je treba jasno razlikovati:

• vsebino obravnavanih problemov in glavno temo zadevnega sestanka, ki naj bi označevala njegovo bistvo
• kakšne pogoje mora izpolnjevati končni rezultat srečanja? To določa namen sestanka. Na primer, razumeti morate, da vsak sestanek ne more ponuditi pripravljenih rešitev
• kdo naj izvede kakšna pripravljalna dela. Včasih je priporočljivo ustvariti delovno skupino, ki pripravi dnevni red, opravi predhodne kratke sestanke v oddelkih, srečanja med dvema osebama itd.

Glavne napake pri določanju dnevnega reda:

• manjka glavna tema sestanka, če pa je tem več, ni mogoče zagotoviti njihove natančne razmejitve in ustrezne analitične razprave
• udeležencem predhodno ni bilo pojasnjeno bistvo problema, o katerem se razpravlja
• Na dnevnem redu so različno velika in vsebinsko različna vprašanja, zaradi česar se srečanje sprevrže v razpravo, pogosto pa tudi v prepir med posameznimi udeleženci ali skupinami. Posledično se povečuje število udeležencev, postavljenih v položaj pasivnih poslušalcev
• ne morejo se držati dnevnega reda, se oddaljiti od nje in razmišljati o spontano nastajajočih postranskih temah ali kakšni večni težavi (problemi pri dobavi ipd.)

Določitev udeležencev ("Kdo?")

Glavna zahteva je, da mora srečanje vključevati ljudi, ki lahko prispevajo k ciljem srečanja. Poleg tega je treba upoštevati, da če so vprašanja, o katerih se razpravlja na sestanku, heterogena (tj. ne zadevajo vseh prisotnih hkrati), je treba za sestanek razviti program (seznam glavnih vprašanj). z navedbo udeležencev). Program mora biti sestavljen tako, da se sestanka udeležijo ljudje, ki so neposredno povezani z obravnavanim problemom. Po končani obravnavi naslednjega vprašanja se osebe, ki niso vključene v obravnavo naslednjih vprašanj, odpustijo. Vendar je nezaželeno, da osebo začasno izpustite in jo nato znova povabite. Skladnost s to zahtevo disciplinira vodjo in udeležence sestanka ter jih prisili, da se držijo časovne omejitve.

O srečanju morajo biti pisno obveščeni vsi (ali glavni) udeleženci z navedbo glavne teme, namena, osnovnih podatkov, časa, kraja, trajanja srečanja in imena vodje.

Glavne napake pri določanju kroga udeležencev sestanka:

• oseba je na sestanek povabljena glede na položaj in ne glede na povezavo delovnih obveznosti z danim problemom
• velik delež pasivnih poslušalcev zaradi vabljenja oseb, ki niso povezane s problematiko

Določitev trajanja sestanka ("Kako dolgo?")

Treba je opozoriti, da trajanje seje ni odvisno samo od števila vprašanj na dnevnem redu, ampak tudi od njihove vsebine. Sprva srečanje poteka bolj temeljito. Temam na koncu dnevnega reda je namenjen manj časa. Zato je priporočljivo na dnevni red uvrstiti 1-2 problematični vprašanji ali 3-5 vprašanj manjšega pomena.

Upoštevati je treba, da sporočilo vodje o koncu sestanka skrajša njegovo trajanje do 10%. Razlogi za ta pojav so izključno psihološki – udeleženci srečanja hitreje zberejo misli in ne odlašajo z govorjenjem, tj. informacija o koncu sestanka ima določeno aktivacijsko in disciplinirno vlogo.

Če je sestanek načrtovan za več kot eno uro, si vsakih 40–50 minut privoščite odmor in po možnosti spremenite oblike dela (individualno delo, skupinsko delo, razprava, individualne predstavitve itd.).

Srečanja se pogosto zavlečejo, ker nastalih težav ni mogoče rešiti. V tem primeru mora vodja poskrbeti, da si udeleženci sami zabeležijo vmesni rezultat (kaj je bilo pojasnjeno, kaj so se dogovorili ipd.), določiti ustrezne individualne naloge in rok, do kdaj bodo zadevo obravnavali drugič. Hkrati je treba razjasniti potek naslednje razprave, pri čemer je treba upoštevati delo, opravljeno v presledku med sejami.

Glavne napake pri določanju trajanja sestanka:

• trajanje srečanja ni regulirano
• določeno trajanje sestanka ni upoštevano
• sestanki so načrtovani predolgi
• brez odmorov
• ni časovne omejitve za poročila in govore
• nezmožnost jedrnatega in jasnega izražanja svojih misli

Za zaključek podajamo primer N. Parkinsona o razlogih za nenamensko porabo časa na sestankih, katerih izvor je v določitvi njegove sestave. Komisija je 5 minut razpravljala o projektu gradnje jedrskega reaktorja v vrednosti 5 milijonov dolarjev. Od 11 članov komisije 4 niso vedeli, kaj je reaktor, ostali 4 niso vedeli, kje se uporablja. Posledično ni prišlo do razprave in predloženi predlog je bil sprejet. Nato je odbor razpravljal o projektu shranjevanja koles v vrednosti 2.355 USD. Ker je vsak vedel o čem se razpravlja in je imel vsak svoje mnenje, je razprava trajala 45 minut. Tretjič, obravnavano je bilo vprašanje organizacije kosil, ki stanejo nekaj dolarjev. Razprava o tem vprašanju se je zavlekla še dlje.

Določanje lokacije sestanka ("Kje?")

Lokacija je v veliki meri odvisna od vrste srečanja. Priporočljivo je, da se operativni sestanek praviloma izvede tam, kjer je glavni kraj dela njegovih udeležencev. Velika soba ali montažna dvorana je primerna za produkcijske sestanke in sestanke. Najvišje zahteve so postavljene glede lokacije problemskega srečanja, pri čemer sta najpogostejši dve možnosti:

• problemski sestanki potekajo 1–2 krat mesečno po 2–3 ure ob koncu delovnega dne v posebej za to namenjenem prostoru
• problemski sestanek poteka enkrat na četrtletje ali šest mesecev kot sestanek izven kraja, ki traja 2–2,5 dni, kraj, kjer poteka, pa je praviloma rekreacijski center podjetja (v tujini praviloma hotel)

Glavne napake pri določanju kraja sestanka:

• Preveč sestankov poteka v šefovi pisarni
• Med sestankom potekajo telefonski pogovori in celo sprejem obiskovalcev
• Sejna soba ni ustrezno opremljena

Določanje časa sestanka ("Kdaj?")

Čas srečanja naj bo tradicionalen. Odstopanja od tega so dovoljena le v izjemnih primerih.

Najprimernejši čas za začetek operativnega sestanka je prva ura po začetku delovnega dne, proizvodni sestanki in sestanki so najboljši pred odmorom za kosilo, problemski sestanek pa pred koncem delovnega dne.

Glavne napake pri določanju in uporabi časa sestanka:

• operativni sestanek takoj po začetku delovnega dne
• sestanek po koncu delovnega dne
• neupoštevanje časa, določenega za začetek seje

Pisarniški sestanki so eden izmed učinkovitih načinov vključevanja zaposlenih v proces odločanja, eno od orodij za upravljanje vpetosti zaposlenih v zadeve njihovega oddelka ali organizacije kot celote.

Učinkovitost sestanka je treba razumeti kot etično normo timskega dela, pomembno dejanje pozornosti in spoštovanja do zaposlenih s strani organizatorjev sestankov, ti pa naj:

jasno opredeliti ciljno usmeritev in predmet srečanja;

izberite svoje optimalne predpise (in v tem primeru je pojem "predpisov" mogoče razlagati precej široko, vključno s temo, časom, sestavo udeležencev sestanka in odgovornimi za njegovo vodenje);

Ne zmanjšajte sestanka na reševanje zasebnih vprašanj, ki jih je mogoče rešiti »rutinsko«. Ne smemo pozabiti, da je pisarniški sestanek praviloma delo kolektivnega uma. Zato mora vsebovati vprašanja, ki zahtevajo skupne intelektualne napore vseh udeležencev pri obravnavi določenega problema.

Srečanje s tem pristopom je treba šteti za primerno, če se mnenje večine zainteresiranih in pristojnih strani ne zmanjša na eno od predlaganih možnosti za rešitev problema.

Operativni sestanek je namenjen razjasnitvi trenutnega stanja v organizaciji, kratki izmenjavi mnenj o vsebini vprašanj, ki se pojavljajo med proizvodnim procesom. Poleg tega je lahko usmerjen v razvoj splošne taktike delovanja različnih delov organizacijske strukture v povezavi s trenutnimi proizvodnimi nalogami.

Problemski sestanek je njegova najbolj zapletena vrsta. Na takem sestanku se razvije kolektivna odločitev o kompleksnih vprašanjih, ki vplivajo na spremembe funkcionalnih nalog enot strukture ali njihovo prilagajanje novim področjem delovanja organizacije. Problemski sestanek je običajno namenjen oblikovanju splošnega programa, ki ima elemente strategije in dolgo obdobje izvajanja.

Precej pogosta situacija je, ko večina udeležencev sestanka razpravlja o nekem "svojem" vprašanju, preostale točke dnevnega reda pa so izven njihove pristojnosti. Delovni čas zaposlenih v organizaciji se porabi neučinkovito, če so prisiljeni biti prisotni, ko se obravnavajo vsa vprašanja sestanka. Poleg tega prisotnost "dodatnih" ljudi neizogibno zmanjša učinkovitost razprave o težavah.

Kadar je dnevni red heterogen, ko se dotikajo vprašanj različnih ravni strukture organizacij, je priporočljivo sprejeti načelo spremenljive sestave udeležencev sestanka. Ob tem se povečuje pomen vzpostavitve in doslednega upoštevanja predpisov.

Nemalokrat se zgodi, da so posamezni zaposleni povabljeni na sestanek, vendar je njihova dejanska udeležba odvisna od poteka obravnave posameznega vprašanja. Hkrati ni vnaprej znano, v kolikšni meri bodo povabljeni zaposleni vključeni v proces srečanja. Takšen pristop izkazuje nespoštovanje do zaposlenega in zaničevalen odnos do njegove zaposlitve. Za optimizacijo sestave udeležencev sestanka uporabite princip »telefonske razdalje« do zaposlenega, katerega udeležbo narekuje potek samega sestanka in potreba po pridobitvi dodatnih informacij od tega zaposlenega.

Čas pisarniškega sestanka je treba načrtovati vnaprej in, če je mogoče, ne sme motiti splošnega ritma organizacije. Pri razvoju pravil sestanka se morate spomniti organizacijskih in psiholoških norm njegovega trajanja. Ugotovljeno je bilo, da lahko oseba običajno zazna poučne informacije v 20-30 minutah, trajanje problemskega sestanka pa ne sme biti daljše od ure in pol. Po določenem času se pri večini ljudi opazno zmanjša duševna aktivnost, sposobnost zaznavanja in analiziranja dohodnih informacij.

Aktiven in učinkovit potek sestanka je olajšan z izpolnjevanjem določenih zahtev za opremo prostora za njegovo izvedbo. Seveda mora biti prostoren z dobrim prezračevanjem. Poleg tega je treba pri opremljanju posebne sobe s pohištvom voditi načelo, da relativni položaj udeležencev med sestankom ne poudarja razlik v njihovem službeno-hierarhičnem statusu. V tem primeru ima pojem "okrogla miza" dobesedni in figurativni pomen kot sredstvo za zagotavljanje enostavnosti medsebojnih stikov med ljudmi in njihovo optimalno prostorsko razporeditev.

Pomembno je, da moderator srečanja jasno izpolnjuje svojo vlogo. Njegova vloga naj bi vključevala preprečevanje odstopanj od namena sestanka in razpravo o nepripravljenih vprašanjih. Voditelj mora zagotoviti skladnost z etičnimi standardi obnašanja udeležencev, vplivati ​​na pravilnost in poslovno usmerjenost govora.