Menyusun pelbagai jenis surat perniagaan adalah bahagian penting dalam kerja wakil perniagaan. Berkat mesej seperti itu, mereka memperoleh kemampuan untuk menyelesaikan masalah komersial dengan cara yang paling mudah, cepat dan optimum.

Fail Buka fail ini dalam talian 2 fail

Surat perniagaan apa yang ada

Secara konvensional, surat perniagaan boleh dibahagikan kepada beberapa kategori utama:

• surat tahniah;
• surat maklumat;
• dan lain-lain.

Perenggan yang terpisah dapat menandakan jawapan untuk semua surat ini, yang juga merupakan bagian dari surat-menyurat perniagaan rasmi dan juga ditulis sesuai dengan peraturan tertentu.

Siapa yang harus menjadi pengarang surat itu

Surat perniagaan mesti selalu mengandungi tanda tangan. Pada masa yang sama, mana-mana pekerja syarikat yang kompetensinya termasuk fungsi ini atau diberi kuasa untuk melakukannya dengan perintah pengarah. Lazimnya ini adalah pakar atau ketua unit struktur yang mengurus perkara pokok mesej. Walau bagaimanapun, tanpa mengira siapa yang benar-benar terlibat dalam penulisan, surat itu harus diserahkan untuk pengesahan kepada pengurus, dengan mengingat bahawa surat itu ditulis atas nama syarikat.

Peraturan am untuk menulis surat perniagaan

Semua komunikasi perniagaan hanya berkaitan dengan aktiviti syarikat atau keadaan yang berkaitan dengannya. Lebih-lebih lagi, tanpa mengira kandungannya, mereka mesti mematuhi syarat tertentu.

Pertama sekali, ia adalah struktur tertentu. Mesej harus selalu menunjukkan:

• tarikh penulisan,
• perincian pengirim dan penerima,
• alamat alamat yang sopan (dalam bentuk perkataan "Dear Ivan Petrovich", "Dear Elena Grigorievna"),

Harus diingat bahawa surat dapat ditujukan kepada karyawan individu dan seluruh pasukan (dalam hal ini, cukup untuk membatasi diri kita pada ucapan "Selamat petang!").

Berbagai dokumen tambahan, bukti foto dan video mungkin dilampirkan pada surat - jika ada, ini mesti dicerminkan dalam teks utama.

Surat itu dapat disusun seperti biasa lembaran standard Format A4, dan di kepala surat organisasi. Pilihan kedua lebih disukai, kerana ia tidak memerlukan memasukkan butiran syarikat secara manual, di samping itu, surat seperti itu kelihatan lebih padat dan sekali lagi menunjukkan bahawa mesej itu termasuk surat-menyurat rasmi. Ia boleh ditulis dalam bentuk tulisan tangan (surat yang ditulis dalam tulisan tangan kaligrafi sangat berjaya), atau dicetak di komputer (sesuai apabila anda perlu membuat beberapa salinan surat).

Surat itu mesti disahkan dengan tandatangan, tetapi pada masa yang sama tidak perlu mencapainya, kerana sejak 2016 entiti undang-undang dibebaskan dari keperluan menggunakan anjing laut dalam aktiviti mereka.

Sebelum menghantar mesej, jika perlu, dicatat dalam jurnal dokumentasi keluar, di mana ia diberi nombor dan tarikh keberangkatan.

Apa yang perlu dicari semasa menyusun surat

Semasa menyusun surat, anda perlu mengawasi ejaan dengan teliti, mematuhi peraturan dan norma bahasa Rusia dari segi kosa kata, tatabahasa, tanda baca, dll. Penerima selalu memperhatikan bagaimana kecekapan pemikiran diungkapkan dan dibingkai dalam mesej.

Jangan lupa bahawa kajian yang dilakukan secara tegas menunjukkan bahawa orang tidak bersedia menghabiskan lebih dari satu minit untuk membaca surat seperti ini.

Surat itu harus ditulis dalam bentuk yang benar, bukan "menyebarkan pemikiran di sepanjang pohon", agak pendek dan ringkas. Setiap topik baru harus dibingkai dalam perenggan yang terpisah, yang, jika perlu, harus dibagi menjadi perenggan. Di samping itu, surat yang ringkas dan jelas akan menjelaskan kepada penerima bahawa pengarang menghargai waktunya. Di sini pepatah "singkatnya adalah adik dari bakat" sesuai.

Perkara yang tidak boleh dibenarkan dalam surat perniagaan

Dalam surat perniagaan, nada tidak sedap hati atau sembrono sama sekali tidak dapat diterima, seperti teks yang terlalu kering dan "klise" yang cetek. Anda juga harus mengelakkan rumusan yang rumit, banyaknya ungkapan partisipatif dan kata keterangan, istilah khas yang dapat difahami oleh kalangan pakar yang sempit.

Adalah mustahil untuk memasukkan maklumat yang tidak disahkan, tidak boleh dipercayai dan, lebih-lebih lagi, dengan sengaja dalam surat tersebut.

Perlu diingat bahawa jenis pesanan ini bukan hanya merupakan bagian dari korespondensi bisnis rutin, tetapi juga, dalam banyak hal, merujuk kepada dokumen rasmi, yang kemudiannya dapat memperoleh status penting secara hukum.

Cara menghantar surat

Sebarang mesej rasmi boleh dihantar dengan beberapa cara utama.

1. Yang pertama, paling moden dan terpantas, adalah melalui cara elektronik komunikasi. Ia mudah dan cekap, dan ia juga membolehkan anda menghantar maklumat dengan jumlah yang hampir tidak terhad.

   Hanya ada satu kelemahan di sini - dengan sejumlah besar surat di penerima, surat itu mudah tersesat atau berakhir di folder "Spam", oleh itu, ketika mengirim surat dengan cara ini, disarankan untuk memastikan bahawa surat itu telah diterima (melalui panggilan telefon sederhana).

2. Cara kedua: konservatif, yang membolehkan anda menghantar mesej oleh Russian Post. Dalam kes ini, disarankan untuk menggunakan fungsi kirim melalui surat berdaftar dengan pengesahan resit - borang ini menjamin bahawa surat itu sampai kepada penerima, yang mana penerima akan menerima pemberitahuan khas.

   Biasanya, penghantaran melalui surat biasa digunakan dalam kes apabila dokumen asal, surat yang disahkan dengan tanda tangan dan meterai dihantar.

3. Juga, sepucuk surat boleh dihantar melalui faks atau pelbagai utusan segera, tetapi hanya dengan syarat bahawa hubungan antara rakan kongsi cukup dekat dan sepenuhnya mengakui cara surat-menyurat seperti itu.

Keperluan khas dikenakan pada reka bentuk surat-menyurat keluar. Ini disebabkan oleh fakta bahawa ia hanya untuk tujuan maklumat. Semasa menyiapkan surat perkhidmatan, perlu dipertimbangkan keperluan GOST R 6.30-2003 “Sistem dokumentasi bersatu. Sistem penyatuan dokumentasi organisasi dan pentadbiran. Keperluan untuk kertas kerja ”dan menerapkan bentuk organisasi. Untuk perincian, anda perlu dipandu oleh GOST R 6.30-2003 (mulai 01.07.2018 anda perlu dibimbing oleh GOST R 7.0.97-2016). Ini akan membolehkan anda mengekalkan struktur dokumen yang jelas dan mengekalkan gaya komunikasi perniagaan yang diperlukan, serta mengatur perinciannya dengan betul surat perniagaan.

Penting untuk diperhatikan bahawa GOST R 6.30-2003 (serta GOST R 7.0.97-2016) adalah nasihat dan organisasi dapat mengembangkan kop surat mereka sendiri untuk korespondensi perniagaan. Pematuhan dengan GOST yang ditentukan hanya wajib untuk pihak berkuasa eksekutif persekutuan.

Tajuk dokumen boleh terletak secara membujur dan mempunyai susunan sudut (perincian bentuk surat, telefon dan alamat organisasi biasanya terdapat di sini). Contoh surat dengan susunan sudut syarat adalah pilihan yang paling biasa dalam kerja pejabat moden.

Contoh kepala surat dengan perincian sudut

Di bahagian atas dokumen ditunjukkan:

• Tarikh;
• nombor;
• merujuk kepada nombor pendaftaran dan tarikh dokumen (jika surat-menyurat adalah jawapan);
• tajuk teks, dinyatakan dalam satu frasa.

Tajuk surat perkhidmatan terletak di bawah nombor pendaftaran. Ini berisi rayuan kepada penerima. NAMA PENUH. dan pos penerima harus terletak di sudut kanan atas dokumen. Alamat kepada penerima ditulis di pusat.

Dari siapa dan kepada siapa

Maklumat syarikat pengirim paling sering ditunjukkan pada kepala surat syarikat. Juga perlu untuk menunjukkan dengan betul penerima surat-menyurat, dengan kata lain, maklumat penerima:

• Nama syarikat;
• nama unit struktur tempat surat-menyurat keluar dihantar;
• kedudukan penerima;
• nama keluarga dan inisial penerima;
• alamat pos organisasi.

Contoh surat di kepala surat syarikat

Penting untuk diperhatikan bahawa jika surat dengan kandungan yang sama perlu dihantar kepada beberapa penerima, pertama sekali perlu menunjukkan alamat penerima utama dan hanya selebihnya.

Sebagai contoh:

LLC "Elki-Palki"

Jabatan undang-undang

Moscow, jalan Zelenaya, 5

SALINAN

kepada CEO

LLC "Cawangan hijau"

Simakov V.A.

St Petersburg,

Jalan Frunze, 3

Tarikh dan nombor

Setelah dokumen keluar ditandatangani, tarikh akan dicap di atasnya. Tarikh boleh dalam format 05/17/2018 atau 17 Mei 2019. Sekiranya tarikh ditunjukkan dalam dokumen beberapa kali, disarankan untuk mengekalkan gaya penulisan yang seragam.

Penetapan nombor pendaftaran berlaku sesuai dengan sistem untuk mendaftarkan dokumentasi keluar, yang diterima dalam organisasi, dan hanya setelah menandatangani dokumen tersebut. Nombor pendaftaran terdiri daripada nombor siri dokumen, yang dapat ditambah dengan indeks kes atau surat.

Penting untuk diperhatikan bahawa mendaftarkan dokumen keluar memudahkan anda dan penerima memproses surat.

Ketika menanggapi surat-menyurat resmi yang diterima, perlu mengeluarkan "rujukan ke nombor pendaftaran dan tanggal permintaan." Dalam kes ini, tarikh dan jumlah item yang diterima ditunjukkan dalam surat balasan. Ini akan memastikan pemprosesan surat menyurat lebih cepat di syarikat penerima.

Siapa yang menandatangani

Surat-menyurat rasmi terutama ditandatangani oleh pengurus, dan sekiranya dia tidak berada di tempat kerja - oleh timbalannya atau pegawai lain yang bertindak sebagai pengurus semasa ketiadaannya.

Penting untuk diperhatikan bahawa surat-menyurat perniagaan moden dihantar bukan sahaja melalui pos, tetapi juga melalui telegraf, faks dan E-mel.

Adakah saya perlu menunjukkan pelaksana

Walaupun pada hakikatnya setiap pesanan perniagaan ditandatangani oleh ketua syarikat atau pegawai yang diberi kuasa, surat-menyurat itu sendiri dilakukan oleh pekerja biasa biasa, iaitu pelaku. Nama dan maklumat hubungannya adalah yang kami nyatakan di bahagian ini.

Maklumat mengenai artis selalu terdapat di bahagian paling bawah, di baris terakhir. Nama penuh, patronimik dan nama keluarga pekerja ditulis, di talian baru nombor telefon kenalannya, dan bahkan di bawah - alamat e-mel. Biarkan fon sama.

Adakah setem

Meterai biasanya tidak diletakkan pada surat, tetapi jika surat-menyurat keluar bersifat resmi, dikeluarkan di kepala surat organisasi dan mempunyai tujuan untuk mengadakan hubungan hukum (hukum) dengan seseorang atau organisasi lain dan bertanggung jawab atas semua posisi dinyatakan dalam surat itu, pihak pengurusan mungkin ingin menambahkan alat peraga tambahan dalam bentuk meterai.

Mungkin, setiap orang sekurang-kurangnya sekali harus berurusan dengan keperluan menulis surat perniagaan. Semasa menyusunnya, anda secara tidak sengaja membuat kesimpulan bahawa itu sama sekali tidak mudah. Terdapat banyak peraturan dan undang-undang untuk menulis surat perniagaan yang perlu anda ketahui. Artikel ini menerangkan secara terperinci proses menyusun dokumen, memberikan contoh surat perniagaan, membincangkan jenis dan reka bentuknya.

Bentuk

Surat kiriman siap akan menambahkan keteguhan dan menunjukkan kebolehpercayaan syarikat. Mereka mengandungi maklumat yang diperlukan mengenai organisasi, seperti:

• Nama.
• Alamat.
• Hubungi nombor telefon.
• Laman web.
• E-mel.
• Logo.
• Maklumat hubungan lain.

Tidak ada peraturan yang ketat untuk borang. Oleh itu, setiap organisasi secara bebas memutuskan maklumat apa yang akan dimasukkan ke dalamnya.

Bagaimana cara menulis surat perniagaan dengan betul? Penyediaan

Surat perniagaan ditulis dan diformat dengan cara tertentu, mematuhi peraturan dan kehendak yang ada. Bergantung pada tujuan, penulis memikirkan isi kandungan secara terperinci untuk mendapatkan hasil yang dikira. Dia mesti memahami dengan jelas maklumat apa yang sudah diketahui oleh penerima mengenai subjek surat itu, dari mana harus bermula dan apa yang baru di dalamnya. Argumen bergantung pada apa yang dikejar oleh pengarang. Proses penyediaan surat perniagaan boleh dibahagikan kepada peringkat berikut:

• Kaji masalahnya.
• Menulis draf surat.
• Kelulusannya.
• Menandatangani.
• Daftar masuk.
• Menghantar kepada penerima.

Struktur surat perniagaan

Semasa menyusun surat, perlu memasukkannya dengan maklumat, iaitu meletakkan semua maklumat yang diperlukan di sana. Ia boleh menjadi sederhana atau kompleks. Dalam surat ringkas, isi dengan jelas dan ringkas memaparkan maklumat yang pada amnya tidak memerlukan respons dari penerima. Kompleks boleh terdiri daripada beberapa bahagian, perenggan dan perenggan. Setiap perenggan menetapkan satu aspek maklumat. Contoh surat perniagaan jenis ini biasanya terdiri daripada bahagian pengantar, utama dan akhir.

Berikut adalah contoh menulis surat perniagaan - bahagian pendahuluannya.

Bahagian utama menerangkan situasi, peristiwa, memberikan analisis dan bukti mereka. Di bahagian inilah mereka meyakinkan bahawa perlu untuk bertindak dengan satu cara atau cara lain, membuktikan bagaimana masalahnya dan memberitahu tentang perlunya berpartisipasi dalam acara apa pun, dengan memberikan hujah yang berbeza.

Kesimpulannya mengandungi kesimpulan yang dibuat dalam bentuk cadangan, permintaan, peringatan, penolakan, dan sebagainya.

Contoh menulis surat perniagaan - bahagian terakhirnya - ditunjukkan di bawah. Di sini meringkaskan syarat yang dinyatakan dalam utama.

Semua maklumat yang diberikan harus konsisten dan difahami secara optimum.

Setiap huruf diawali dengan banding yang berpusat di tengah. Bahagian kecil ini sangat penting. Semasa memilihnya, penulis harus mengambil kira:

• Kedudukan destinasi.
• Sifat hubungan.
• Formaliti.
• Etika.

Akhir surat hendaklah mengandungi bentuk sopan... Contohnya: "... Saya mengharapkan kerjasama lebih lanjut (terima kasih atas jemputan) ...". Ungkapan-ungkapan ini diikuti dengan tandatangan pengarang.

Gaya

Semua surat mestilah dalam gaya perniagaan formal, yang bermaksud penggunaan cara pertuturan untuk hubungan perniagaan-formal. Keanehan bahasa seperti itu terbentuk dalam keadaan berikut:

• Peserta utama dalam hubungan perniagaan adalah entiti undang-undang, bagi pihak pemimpin dan pegawai yang suratnya ditulis.
• Hubungan dalam organisasi diatur dengan ketat.
• Subjek komunikasi adalah aktiviti syarikat.
• Dokumen pentadbiran pada amnya mempunyai penerima tertentu.
• Selalunya semasa aktiviti organisasi dijalankan, situasi yang sama dihadapi.

Dalam hal ini, informasi yang dinyatakan dalam surat perniagaan harus:

• Rasmi, tidak peribadi, menekankan jarak antara peserta dalam komunikasi.
• Boleh dialamatkan, ditujukan untuk penerima tertentu.
• Berkaitan pada masa menulis surat.
• Boleh dipercayai dan tidak berat sebelah.
• Beralasan untuk mendorong penerima untuk mengambil tindakan.
• Lengkap untuk kemampuan membuat keputusan.

Keperluan

Surat perniagaan mesti memenuhi syarat berikut:

• Ucapan diseragamkan di semua peringkat - leksikal, morfologi dan sintaksis. Ia mengandungi banyak frasa, istilah dan formula.
• Nada penulisan bersifat neutral, terkekang dan tegas, tanpa penggunaan ungkapan bahasa yang emosional dan ekspresif.
• Ketepatan dan kejelasan teks, tanpa kesilapan logik, kejelasan dan perhatian terhadap rumusan.
• Ringkas dan ringkas - tanpa penggunaan ungkapan yang membawa makna tambahan.
• Penggunaan rumus bahasa yang terbentuk akibat situasi berulang.
• Penggunaan istilah, iaitu kata atau frasa yang mempunyai konsep khas.
• Penggunaan singkatan, yang dapat menjadi leksikal (yaitu, kata singkatan majmuk yang dibentuk dengan menghapus huruf dari bahagian kata: OOO, GOST, dan lain-lain) dan grafik (iaitu, sebutan kata dalam bentuk singkatan: grn, zh -d dan lain-lain).
• Penggunaan konstruksi dalam kes genitif dan instrumental.
• Kolokasi dengan kata nama verbal ("untuk menyokong" dan bukan "untuk menyokong").
• Menggunakan ayat biasa yang mudah.

Contoh surat perniagaan di atas ditunjukkan di bawah di versi penuh(dengan bahagian utama). Maklumat memenuhi semua syarat gaya perniagaan rasmi.

Jenis surat perniagaan

Sebaiknya tulis surat perniagaan satu demi satu. isu khusus... Sekiranya perlu menyelesaikan beberapa masalah sekaligus, disarankan untuk membuat beberapa pilihan yang berbeza.

Surat perniagaan boleh berdasarkan kandungannya:

• Menemani. Surat seperti itu biasanya diperlukan untuk berkomunikasi di mana hendak menghantar dokumen.
  (Bagaimana menulis surat perniagaan? Contoh surat lamaran akan membantu mereka yang perlu menulis jenis dokumen ini.)

• Jaminan. Mereka ditulis untuk mengesahkan segala janji atau syarat. Contohnya, caj buruh, sewa, masa penghantaran dan banyak lagi dapat dijamin.
• Bersyukur. Mereka mula digunakan terutamanya di Kebelakangan ini... Surat seperti itu menunjukkan nada yang baik perkongsian. Mereka boleh dikeluarkan di kepala surat biasa atau di atas kertas berwarna dengan cetakan yang indah.
  (Bagaimana menulis surat perniagaan? Contoh versi ucapan terima kasih disusun dalam bentuk percuma, bergantung pada tugas yang diselesaikannya. kes ini huruf dalam bentuk terpendek menyatakan intinya. Sampel seperti itu, dibuat pada kertas berwarna dengan hiasan, boleh digantung di dinding di premis syarikat di tempat kehormatan.)

• Maklumat.
• Instruktif.
• Tahniah.
• Mengiklankan.

Terdapat juga huruf:

• Cadangan kerjasama. Cukup meluas baru-baru ini, yang dihantar kepada organisasi, mereka sering kali bersifat pengiklanan, seperti contoh ini. Agak sukar untuk menulis surat komersial, anda perlu mengambil kira banyak nuansa untuk memperhatikannya, dan lebih-lebih lagi untuk menjadi berminat. Tetapi jika disusun mengikut contoh di bawah, ia mempunyai setiap peluang untuk berjaya.

• Jemputan. Mereka dihantar menawarkan untuk menyertai pelbagai aktiviti. Biasanya mereka ditujukan kepada pemimpin atau pegawai, tetapi mereka juga boleh ditujukan kepada seluruh pasukan.
• Permintaan.
• Makluman.
• Permintaan dan lain-lain.

Cara menulis jawapan kepada sepucuk surat. Contohnya

Jawapannya mesti dimulakan dengan mengulangi permintaan pada huruf pertama. Kemudian hasil pertimbangannya diberikan dan persetujuan atau motif penolakan dinyatakan. Surat tindak balas perniagaan mungkin mengandungi penyelesaian alternatif untuk maklumat yang diharapkan. Biasanya memenuhi prinsip berikut:

• Kehadiran pautan ke huruf pertama dan kandungannya.
• Erti bahasa yang sama.
• Jilid dan aspek kandungan yang setanding.
• Pematuhan dengan urutan tertentu.

Pendaftaran

Selain menggunakan kop surat syarikat untuk surat perniagaan, anda perlu mempertimbangkan kehalusan lain dalam reka bentuknya. Ini adalah perincian, peraturan untuk singkatan, ejaan alamat, tajuk, panjang teks, lebar bidang, dan banyak lagi.

Contoh surat perniagaan membantu menyusunnya, dengan mempertimbangkan semua kehalusan dan nuansa. Mereka digunakan oleh kedua kerani pemula dan pekerja berpengalaman. Dengan menggunakan sampel, mereka belajar menulis huruf dengan betul dan menjimatkan banyak masa.

Melalui surat-menyurat perniagaan tidak hanya ada penyelarasan kegiatan perniagaan, tetapi juga pengumpulan informasi yang diperlukan untuk organisasi ini, yang akan diminati selama berbagai audit pelaporan. Oleh itu, pertama sekali, tugas pegawai pentadbiran merangkumi penyelenggaraan dokumen perniagaan yang betul, yang pelbagai arahan dalaman dan bentuk. Kelebihan borang standard adalah hakikat bahawa seseorang mengisinya secara automatik, sehingga menjimatkan masa dan masa syarikatnya.

Surat-menyurat perniagaan mesti mengandungi:

Maklumat yang boleh dipercayai dan lengkap;
- ringkasan kerana kekurangan penceritaan;
- nada ucapan yang neutral, tetapi dengan cara yang baik;
- rantai logik, bukan penilaian emosi terhadap fakta yang dinyatakan.

Bagaimana cara menulis surat perniagaan?

Perkara yang paling penting adalah menentukan jenis surat perniagaan yang sesuai untuk situasi tertentu. Terdapat beberapa jenisnya:

Peringatan;
- pengesahan;
- penolakan;
- surat penghantaran;
- jemputan;
- jaminan;
- maklumat;
- surat dengan pemberitahuan dan pesanan.

Sebagai peraturan, surat bisnis semacam itu memerlukan tanggapan, yang dalam kontennya berisi permintaan, tawaran, banding, permintaan atau permintaan.

Peraturan untuk menulis surat perniagaan.

Nada surat perniagaan membawa beban emosi yang sangat penting, kerana rasa tidak hormat yang terselubung masih akan muncul dengan penerimaan mesej yang sempurna. Anda harus menulis surat perniagaan dengan berhati-hati dengan penolakan. Dalam kes ini, anda tidak harus menyatakan penolakan pada awal surat. Pada bahagian pertama mesej, anda harus memberikan hujah yang meyakinkan untuk menyokong pandangan anda, kerana ini anda boleh menggunakan formula seperti

- "Sayangnya, kami tidak dapat memenuhi permintaan anda";
- "Kami mohon maaf, tetapi tidak mungkin untuk memenuhi permintaan anda," dsb.

Sekiranya penolakan, penting untuk diingat bahawa tugas kita adalah menolak, tetapi tidak kehilangan pelanggan, pendamping, dll.

Jadi, peraturan asas untuk menulis surat perniagaan:

Untuk asimilasi intipati surat yang betul, perlu mengulangi permintaan yang ditujukan kepada penerima kepada beberapa kali dalam teks;
- dalam surat penolakan, penting untuk menunjukkan sebab mengapa permintaan ini tidak dapat dipenuhi;
- menolak tawaran adalah formula penolakan.

Bahasa surat-menyurat perniagaan.

Adalah penting bahawa pembaca surat-menyurat perniagaan hanya menangkap intinya, dan bukan bahasa apa yang ditulisnya. Dalam keadaan inilah penguasaan peraturan menulis surat perniagaan, yang dikembangkan selama bertahun-tahun pengalaman.

Perlu diingat bahawa dalam surat perniagaan:

Mesti dimakan perkataan mudah pada masa yang sama, tanpa merosakkan kandungan;
- menggunakan kata kerja lebih kerap daripada kata sifat - ini akan menjadikan teks huruf dinamik;
- lebih dekat dengan maksud alamat, tanpa memperincikan maklumat dan alasan;
- jangan gunakan ayat yang panjang, kerana ia mengalihkan perhatian pembaca;
- peralihan antara frasa harus logik dan tidak dapat dilihat;
- gunakan kata ganti seberapa sedikit yang mungkin.

Surat perniagaan terkenal dengan kesaksian dan gaya.

Pendaftaran surat-menyurat perniagaan.

Semasa menulis surat perniagaan, ingatlah bahagian atas(Lembaran 1/4 A4) hendaklah dibiarkan percuma untuk kepala surat. Juga, di sudut atas surat, nombor dan tarikh keluar ditunjukkan, yang dicatatkan dalam jurnal khas surat keluar.

Di sudut kiri bawah, kedudukan, nama keluarga dan tandatangan pengurus ditunjukkan, dan di hujung helaian nama keluarga kontraktor surat perniagaan ditunjukkan dengan nombor telefonnya untuk maklumat tambahan.

Oleh itu, surat perniagaan terdiri daripada tiga bahagian: inti pati permintaan, alasannya dan maklumat sokongan.

Semasa membalas surat, anda harus merujuk kepada surat terakhir penerima ini di bahagian pertama kandungan. Sekiranya terdapat surat-menyurat asing, maka untuk kejelasan yang lebih baik, perlu melampirkan buku kecil untuk surat itu, pautan yang akan ditunjukkan dalam surat ini. Adalah sangat penting untuk mengakhiri surat ini dengan ucapan terima kasih atas kerjasama dan ungkapan "Hormat kami (nama) ..."

Orang-orang telah saling menulis surat sejak zaman berzaman. Dengan huruf-huruf seseorang dapat menilai watak seseorang, pendidikannya, hobinya, dan yang paling penting, seberapa baik dia berbicara bahasa di mana dia menulis. Mereka yang mempelajari bahasa lambat laun akan menghadapi keperluan untuk belajar menulis huruf dengan betul Bahasa Inggeris.

Surat itu mungkin diperlukan ketika memasuki institusi pendidikan tinggi di luar negeri, ketika lulus ujian bahasa, ketika melamar pekerjaan. Tetapi bukan hanya dalam dunia komunikasi perniagaan, penting untuk mengetahui cara menulis surat dalam bahasa Inggeris. Surat-menyurat tidak rasmi juga boleh memberi kesan kepada kehidupan anda, komunikasi dengan rakan dan kenalan. Surat anda akan dinilai oleh mereka yang membacanya. Adakah anda ingin meninggalkan kesan yang menyenangkan tentang diri anda? Kami akan memperkenalkan anda kepada peraturan asas persuratan dalam bahasa Inggeris. Ia juga perlu diulang. Sebelum anda mula menulis surat, anda perlu menentukan untuk tujuan apa anda melakukannya, dan oleh itu - untuk menentukan jenis huruf.

Jenis huruf dalam bahasa Inggeris

Semua surat boleh dibahagikan kepada peribadi (Surat peribadi) dan perniagaan (Surat perniagaan). Kami telah membincangkan mengenai korespondensi dengan rakan perniagaan dan pantang larang utama korespondensi perniagaan sebelumnya, hari ini kami akan membincangkan secara lebih terperinci mengenai peraturan korespondensi peribadi. Adakah terdapat peraturan am untuk menulis surat dalam bahasa Inggeris? Sekiranya kita bercakap mengenai surat-menyurat peribadi, jawapannya jelas - tidak. Ini terdapat dalam dokumentasi perniagaan, komunikasi dengan rakan niaga, templat surat dalam bahasa Inggeris sering digunakan. Surat-menyurat peribadi adalah urusan anda sendiri, maafkan tautologi. Namun, terdapat beberapa petua yang akan membantu menjadikan surat-menyurat lebih menyenangkan bagi anda dan orang yang anda sedang berbual dengan surat-surat. Sebagai tambahan, jika anda seorang pemula dalam dunia Bahasa Inggeris, lebih baik anda mencuba menulis huruf pertama anda menggunakan templat.

Sudah tentu, aliran kesedaran adalah perkara yang baik, tetapi hanya dalam karya Joyce. Sekiranya anda mahu surat anda dibaca hingga akhir, hormati penerima. Cuba jadikan teks senang dibaca. Struktur penulisan dalam bahasa Inggeris adalah sama elemen penting serta makna yang anda masukkan ke dalam perkataan yang ditulis.

Sebagai peraturan, surat mengandungi elemen struktur berikut:

• rayuan - garis berasingan
• pengenalan ringkas (di mana anda boleh merujuk kepada kenalan sebelumnya, surat yang ditulis sebelumnya, dll.) - perenggan yang berasingan
• badan utama - beberapa perenggan
• kesimpulan - garis yang berasingan
• frasa akhir - baris yang berasingan
• tandatangan (nama sahaja) - baris yang berasingan
• di sudut kanan atas anda harus menunjukkan alamat pengarang dan tarikh di bawah alamat tersebut

Kami menawarkan contoh surat dalam bahasa Inggeris, dengan struktur berikut:

Bentuk rayuan selalu bergantung pada tahap berkenalan dengan orang yang anda tuju dalam surat itu. Berikut adalah beberapa contoh.

• Sayangku John! – alamat kepada rakan, saudara
• Tuan Yang di-Pertua- banding jika John ini adalah bos anda. Rayuan rasmi.
• Tuan Yang di-Pertua – rayuan yang boleh digunakan dalam korespondensi peribadi dengan ironi
• Tuan Yang di-Pertua Smith- rayuan rasmi kepada orang yang tidak dikenali (anda tidak tahu siapa John)

Petua 3. Beberapa perkara penting yang perlu diberi perhatian

1. Sekiranya anda tidak mengetahui jantina penerima, tuliskan nama penuhnya: T.K. yang dihormati Spinazola

2. Sekiranya anda tidak tahu singkatan mana yang lebih baik digunakan: Cik atau Puan, kerana anda tidak tahu sama ada wanita itu sudah berkahwin, gunakan yang berkecuali Cik.

3. Sekiranya menulis surat kepada dua orang, sertakan kedua-dua nama tersebut dalam mesej

4. Rujukan ini tidak dapat disingkat: Profesor, Dekan, Gabenor, Kapten, Laksamana, Hakim Hakim, Senator

5. Panggilan ini tidak boleh digunakan sepenuhnya Mr., Ms., Mrs. dan Dr.

Untuk menulis surat dengan betul pada kali pertama, ada baiknya anda mempunyai contoh surat dalam bahasa Inggeris.

Frasa templat untuk menulis surat

5 templat frasa pengantar:

• Senang mendapat surat anda….
• Terima kasih atas surat anda. Senang / senang mendengar daripada anda.
• Terima kasih atas surat anda yang panjang. Senang sekali mendengar semua berita anda, setelah lama tidak mendengar kabar dari anda….
• Maaf sudah lama saya tidak menulis tetapi….
• Saya sangat gembira mendengarnya ...

Ungkapan-ungkapan ini bersifat neutral, dengan mereka anda boleh memulakan surat kepada setiap penerima. Kadang kala sukar untuk mencari kata, terutamanya jika anda tidak menulis dalam bahasa ibunda anda. Frasa templat akan membantu anda menyusun teks surat, membentuk pemikiran anda dengan betul.

5 templat untuk menutup frasa:

• Saya sangat ingin anda melawat saya pada musim panas ini. Tulis kepada saya dan beritahu saya rancangan anda.
• Tolong berikan / kirim salam saya (cinta) kepada….
• Dan tulis dan beritahu saya rancangan anda untuk….
• Tulis semula segera!
• Sekiranya anda ingin mengetahui perkara lain, hantarkan talian.

Templat untuk surat yang meminta nasihat (5 pilihan):

• Saya menulis untuk meminta nasihat anda
• Bolehkah anda memberi saya nasihat anda?
• Saya menghadapi masalah dan saya memerlukan nasihat anda.
• Apa yang anda fikir saya harus buat?
• Adakah anda fikir saya harus ...?

Frasa untuk huruf yang berbeza: