Բաժնի պետը շատ զբաղված մարդ է։ Ցուցանիշներ, կանոնակարգեր, որոշումներ բարդ առաջադրանքներ, կազմակերպելով բոլորին ու ամեն ինչ՝ շարժվելու դեպի նպատակը՝ ամեն ինչ նրա ուսերին է։ Որքան ճիշտ է ընտրված կառավարման գործիքների հավաքածուն, այնքան ավելի արդյունավետ է կառավարիչը: Արժե՞ ժամանակ ծախսել այնպիսի գործիքի վրա, ինչպիսին է պլանավորման հանդիպումը գծային միավորում:

Նույնիսկ այն ընկերություններում, որտեղ հանդիպումների պլանավորումը պարտադիր և կանոնակարգված է, մենեջերները հաճախ դիմում են դրանց պաշտոնական ձևով. պարզապես նկարեք ցուցադրության համար և շարունակեք ձեր աշխատանքը: Նրանք հանդիպումների պլանավորումը համարում են ժամանակի կորուստ, որը հորինել են տեսաբանները։ Նրանց կարգախոսն է. «Պրակտիկայով զբաղվողները պետք է աշխատեն, ոչ թե դիտավորյալ»: Միևնույն ժամանակ, այն ընկերություններում, որտեղ հանդիպումների պլանավորումը պարտադիր չէ և անձնական նախաձեռնություն է, կան մենեջերներ, ովքեր առանց լրացուցիչ հիշեցումների հավաքում են աշխատակիցներին որոշակի ժամի և զրուցում նրանց հետ:

Ինչո՞ւ են այս «տարօրինակ» մենեջերներն այդքան «անարդյունավետ» վատնում իրենց թանկարժեք ժամանակը, եթե ոչ ոք նրանց չի պարտավորեցնում դա անել: Ես պետք է խորապես հասկանայի այս հարցը վերջերս. Ճգնաժամը թոփ մենեջերներից պահանջում էր ավելի խորանալ բիզնեսի մեջ: Շուկայում խաղի կանոնները փոխվել են, և որպեսզի ընկերությունը ոչ միայն մնա ջրի երեսին, այլև ճգնաժամն օգտագործի շուկայում իր դիրքերն ամրապնդելու համար, պետք է ավելի մոտ լինի հաճախորդներին՝ արտաքին և ներքին:

Փոփոխություններին արագ արձագանքելու և իրավիճակի նկատմամբ վերահսկողության մակարդակը բարձրացնելու համար ես, ի թիվս այլ բաների, սկսեցի կանոնավոր կերպով միանալ բաժանմունքներում պլանավորման հանդիպումներին՝ համեմատելով. տարբեր ոճերդրանց կառավարումը։ Թվերը ցուցիչ էին. պարզվեց, որ 12 միապրոֆիլ ստորաբաժանումներից, որտեղ իրականացվում է և՛ առուվաճառք, և՛ պայմանագրերի կատարում, ամենաբարձր և կայուն ցուցանիշներն այն են, որտեղ պլանային հանդիպումներ են անցկացվում շաբաթական։ Եվ սա պատահական չէ։

Պլանավորման հանդիպման նպատակը

Եթե ​​մենեջերը, երբ հարցնում են պլանավորման հանդիպման նպատակի մասին, պատասխանում է. «Որովհետև դա պետք է լինի», ավելի լավ է այն ընդհանրապես չանցկացնել: Ցանկացած պաշտոնական իրադարձություն «ցուցադրման համար» գործում է միայն անբարենպաստ պայմաններում, նրանք սովորեցնում են աշխատել ոչ թե արդյունքների, այլ «նպատակին շարժվելու» համար. «Պլանավորման հանդիպում» անվանումը հուշում է, որ դրա նպատակն է արդիականացնել շարժումը նախատեսված պլանի համաձայն՝ դեպի սահմանված նպատակները։

Եթե ​​այս իրադարձությունը դիտարկենք Դեմինգի ցիկլի տեսանկյունից (Plan – Do – Check – Akt), ապա պլանավորման հանդիպումը գործունեության կանոնավոր մոնիտորինգ է (Check)՝ եզրակացություններ անելու և, անհրաժեշտության դեպքում, կարգավորելու շարժումը։ (Ակտ): Բայց դրա համար կա վիճակագրություն: Արժե՞ հավելյալ մարդկանց հավաքել։ Դա միանշանակ արժե, և պլանավորման հանդիպման հիմնական գործառույթներն օգնում են մեզ համոզվել դրանում:

Պլանավորման հանդիպման հիմնական գործառույթները

1) տեղեկատվական. Աշխատակիցները ընկերությունում և շուկայում տիրող իրավիճակի մասին տեղեկատվություն ստանալու մի քանի եղանակ ունեն.

• պաշտոնական հրապարակված տեղեկատվություն, որը երբեմն բաց է թողնվում կամ ամբողջությամբ չի հասկացվում.
• բամբասանք, որը հաճախ շատ հեռու է ճշմարտությունից, բայց մեծ հաճույքով քննարկվում է ճաշասենյակներում և ծխելու սենյակներում.
• առաջին ձեռքի տեղեկատվություն՝ բացատրություններով և շեշտադրումներով կարևոր կետեր, որը ղեկավարը տալիս է պլանավորման հանդիպման ժամանակ՝ պատշաճ ուշադրություն դարձնելով առարկությունների մշակմանը և բանավոր խոսքի արդյունավետության նվազեցմանը:

Եվ պարտադիր է աշխատակիցներին տեղեկացնել նախատեսվող ճանապարհով բաժնի առաջընթացի մասին:

2) վերահսկողություն. Բացի չոր և կատեգորիկ թվերից, հնարավոր է հետևել թիմում տիրող մթնոլորտին և պարզաբանել հաջողության կամ կատարողականի անկման պատճառները: Պլանավորման հանդիպման արդյունքների հիման վրա հաճախ հայտնաբերվում են բաժնի և ընկերությունում փոխգործակցության շղթայի ձախողումները, և մենեջերը անմիջապես սկսում է քայլեր ձեռնարկել դրանք վերացնելու համար:

3) մոտիվացիոն. Աշխատակիցները ուշադրության կարիք ունեն. Հիշենք հանրահայտ Հոութորնի էֆեկտը կառավարման մեջ. աշխատանքի արտադրողականությունը մեծանում է այն պատճառով, որ ուշադրություն է դարձվում աշխատողների գործունեությանը: Պլանավորում հանդիպում մեկը լավագույն ուղիներըպարբերաբար հիշեցնել աշխատակիցներին, որ նրանք կարևոր են, և որ նրանց աշխատանքին բավականաչափ ուշադրություն է հատկացվում:

Բաժանմունքի աշխատակիցներից մեկն ուներ բեկում, թռիչք՝ լավ պատճառ՝ ճանաչելու ձեռքբերումները և, անհրաժեշտության դեպքում, աջակցելու մրցակցային ոգուն բաժնում: Եվ բացի թվերից, պետք է տեսնել ձեր աշխատակիցների աչքերը։ Կառավարիչը պետք է ուշադիր նայի և լսի իր աշխատակիցներին: Աշխատողի վարքագիծը փոխվել է, կիրքն անհետացել է, պատճառ է, որ մենեջերը անհատական ​​խոսակցություն ներառի շաբաթական պլանում:

4) Ուսումնական. Այս գործառույթում պլանավորման հանդիպումը անփոխարինելի գործիք է մենեջերի բարդ կառավարչական աշխատանքը պարզեցնելու համար: Շաբաթվա ընթացքում տեղի ունեցավ աշխատանքային դեպք, որը մատնանշում էր բոլորին. մենեջերը գրի է առնում այն ​​և հանրությանը հայտնի դարձնում պլանավորման հանդիպման ժամանակ: Այսպիսով, նույն բանը կրկնելու նյարդայնացնող անհրաժեշտությունը տարբեր մարդիկշատ անգամները անցյալում են, և մենք պարբերաբար և գիտակցաբար «սրում ենք» մեր աշխատանքային գործիքները։

5) կազմակերպչական. Լավ պրակտիկա է հարակից գերատեսչությունների ներկայացուցիչներին հրավիրել պլանավորման հանդիպումների, հատկապես նորարարության ժամանակ: Փոխազդեցություն հաստատելու կամ հարմարեցնելու, հակամարտությունները լուծելու և փորձի փոխանակման հնարավորություն:

6) կարգապահական. U մոտիվացիա, որպես կառավարման գործիք, կա մեկ շատ էական թերություն՝ դրա ազդեցությունը կարճատև է։ Քչերն են ընդունակ ինքնամոտիվացիայի ենթարկվելու, և հենց այդ կարողություն ունեցող մարդիկ են ամենից հաճախ առաջնորդ դառնում։

Կարգապահությունը, կանոնավոր ծեսերն ու կանոնները, ներառյալ հանդիպումների պլանավորումը, նախատեսված են աշխատակիցներին մոտիվացնելու համար: Պլանավորման հանդիպումը իրադարձություն է: Աշխատակիցները ընտելանում են այն փաստին, որ իրենց կարիք կլինի ոչ միայն թվերով հաշվետվություններ ներկայացնել, այլև իրենց ցուցանիշներն արդարացնելու պատրաստակամություն։ Պլանավորման հանդիպման համար պատրաստվում են հարցեր, աշխատակիցները հավաքում և մենեջերին ներկայացնում են գործեր, որոնք, իրենց կարծիքով, պետք է ցուցադրվեն ամբողջ բաժնին: Ինչպես ուրբաթ օրը ընտանեկան ընթրիքը, այնպես էլ պլանավորման հանդիպումը կանոնների համաձայն դառնում է սովորական կարգապահական գործողություն, երբ բոլորը պետք է մի կողմ դնեն իրենց գործը, անպայման ներկա լինեն աշխատավայրում և վերջապես դիմեն միմյանց: Սա հատկապես կարևոր է:

Որքա՞ն հաճախ անցկացնել պլանավորման հանդիպումներ

Ես հավատում եմ, որ ամենօրյա միավորների հանդիպումները հարմար են միայն նորեկների համար, ովքեր կարիք ունեն մենթորական կառավարման ոճի և աջակցում են ճանապարհի յուրաքանչյուր քայլին: Կայացած թիմի համար պլանավորման հանդիպումները պետք է լինեն շաբաթական: Գլխավորն այն է, որ դրանք կատարվեն նույն օրը, նույն ժամին և գործողությունների տեւողությամբ ու հերթականությամբ մոտավորապես համընկնեն, ինչը կպահպանի կարգապահական գործառույթը։

Պլանավորման հնարավոր հանդիպման սցենարի օրինակ.

• Արդյունքների հիման վրա ղեկավարը տեղեկատվական հաղորդագրություն է տալիս, աշխատակիցները կարող են պարզաբանող հարցեր տալ.
• Ղեկավարը հայտարարում է պլանավորված ցուցանիշները և աշխատակիցներին հարցեր տալիս դրանց վերաբերյալ: Անհրաժեշտության դեպքում նախատեսում է անհատական ​​հանդիպումներ:
• Կառավարիչը խոսում է շաբաթվա դեպքի ուսումնասիրության մասին կամ ներկայացնում է հրավիրված աշխատակցին:
• Ղեկավարը պարզաբանում է, թե արդյոք կան հրատապ աշխատանքային խնդիրներ, որոնք կարևոր են ամբողջ բաժնի համար և պահանջում են քննարկում պլանավորման հանդիպման ժամանակ: Գնահատում է հարցերը, որոշումներ կայացնում՝ ինչ քննարկել անմիջապես, ինչը կպահանջի ուշացած որոշում:
• Կառավարիչը խոսում է ընթացիկ շաբաթվա պլանների մասին՝ նշանակալից իրադարձություններ, հանդիպումներ և ավարտում է պլանավորման հանդիպումը:

Ժամանակի ծախսեր

Մենք երկար ժամանակ ենք խլում և ժամանակ ենք վատնում. սա է գլխավոր պատճառը, որ մենեջերները հրաժարվում են պլանային հանդիպումներ անցկացնելուց։ Դա հանգեցնում է այս գործիքի իսպառ հրաժարմանը, կամ ամեն ինչ հանգում է մենեջերի կարճ մենախոսությանը` առանց ենթակաների արձագանքների: Պահպանվում են միայն տեղեկատվական և թեթևակի կարգապահական գործառույթները:

Սա իրականում խնդիր է. «անձնապես» կառավարելը ավելի հեշտ է, քան խմբի հետ աշխատելը: Խմբի դինամիկան կառավարելը լավ առաջնորդի արվեստն է: Նրա նպատակն է անցկացնել պլանավորման հանդիպումը հակիրճ և հստակ, և միևնույն ժամանակ ստանալ արձագանքներ աշխատակիցներից, որոնք անհրաժեշտության դեպքում կօգնեն շտկել շարժումը: Օպտիմալ տեւողությունը մինչեւ 20-45 րոպե է։ Հենց այս ժամանակն է մեր մեջ արմատավորվել մանկուց՝ որպես կենտրոնացման շրջան։

Առաջնորդի ուժն այն է, որ նա է սահմանում կանոնները: Ապահովելու համար, որ պլանավորման հանդիպումը չձգձգվի, դուք պետք է «պլանավորման հանդիպման պայմանագիր» կնքեք ձեր աշխատակիցների հետ: Օրինակ՝

• Մենք միայն քննարկում ենք ընդհանուր հարցեր, մասնավորները հանվում են անհատական ​​որոշման համար։
• Եկեք այն կարճ պահենք և ըստ էության:
• Մենք չենք շեղվում աշխատանքային խնդիրներից, մենք միացնում ենք մեր հեռախոսները թրթռման ռեժիմի:
• Խնդիր նշելով՝ լուծում ենք առաջարկում։
• Ոչ աշխատանքային ժամերին քննարկում ենք ոչ աշխատանքային հարցեր։

Կանոնների փաթեթը կարող է տարբեր լինել՝ կախված իրավիճակից: Գլխավորն այն է, որ մենեջերը տնօրինի կանոնակարգերը և ինքը չխորանա խնդիրների մեջ։ Պլանավորման հանդիպման նպատակը նույնականացնելն է, և որոշումը կարող է ընդունվել ավելի ուշ՝ ուշադիր կշռելով և ուսումնասիրելով բոլոր մանրամասները, մինչ բաժինն աշխատում է: Հիմնական բանը աշխատակիցներին ցույց տալն է, որ նշված խնդիրները լուծվում են: Երբեմն իրավիճակներ են առաջանում, երբ պլանավորման հանդիպումը դուրս է գալիս հատկացված ժամանակից, և թիմում լարվածությունը հստակ տեսանելի է: Ապա դուք պետք է լրացուցիչ հանդիպում կազմակերպեք, հաճախ ժամերից հետո: Սա մենեջերի հմտությունն է՝ կանխել իրավիճակի սրումը, բացահայտել մարկերները, որոնք ցույց են տալիս թիմում բացասական կողմեր:

Իհարկե, ժամանակ կպահանջվի բաժանմունքում պլանավորման հանդիպման գործիքի ներդրման համար: Երբեմն դուք պետք է մեկից ավելի իրադարձություններ կատարեք, նախքան գործիքը իսկապես արդյունավետ դառնա: Երբ մենեջերը բաց է դառնում հետադարձ կապի համար, նա կզարմանա՝ լսելով շատ չասված բաներ, որոնք աշխատակիցները վաղուց ցանկանում էին ասել, բայց երբեք հնարավորություն չեն ունեցել: Եվ հետո ես հարցրի. Դուք ստիպված կլինեք մտածել ձեր ենթակաների դերերի և խմբային դինամիկայի մեջ դրանց օգտագործման մասին, աշխատել առարկությունների հետ, վիճել բարձր մակարդակ. Շատ մենեջերներ չեն անցնում ձեւավորման այս կոնկրետ ճանապարհը, և անցնում են անհատական ​​կառավարման, որը շատ ավելի աշխատատար և պակաս արդյունավետ է, երբ հաջողության հասնելու համար մնացել է ընդամենը երկու քայլ:

Մենեջերները, ովքեր տիրապետում են այս գործիքին, մեծ հաջողությամբ օգտագործում են այն իրենց բաժիններում, քանի որ կարողացել են գնահատել դրա արդյունավետությունը: Պլանավորման հանդիպումը անցյալի մասունք չէ և ոչ թե ձևականություն, այլ ամենաարդիական և արդյունավետ գործիքներից մեկը, որն օգնում է լուծել կառավարման ամենադժվար խնդիրը՝ հասնելու միավորի նպատակներին: Բայց հենց այս նպատակներն են կազմում ամբողջ ընկերության հաջողությունը:

Այսօր SalesUPConsult-ի մեր գործընկերը՝ Դմիտրի Չերեդնիկը, կպատմի ձեզ, թե ինչպես կազմակերպել պլանային հանդիպումներ: նոր մակարդակ. Բոլոր խորհուրդները հիմնված են անձնական փորձընկերության կառավարում. Այս հոդվածի նպատակը հանդիպումներից համակարգ ստեղծելն է արդյունավետ կառավարում, ոչ ժամանակի լվացարան:

Կառավարման կառուցման և վաճառքի բաժինների զարգացման մեր նախագծերի վերաբերյալ մենք ներկայացնում ենք հանդիպումների 3 հիմնական տեսակ

• Ամենօրյա (պլանավորման հանդիպումներ)
• Շաբաթական (երկուշաբթի)
• Ամսական (ամսվա առաջին չորեքշաբթի)

Այսպիսով, գործընկեր մենեջերներ և ընկերության սեփականատերեր:

Պլանավորման հանդիպումների անցկացում - հիմնական ամենօրյա առաջադրանքներ.

1. Նախորդ օրվա արդյունքների ամփոփում;

2. Զարգացում ըստ PDCA-ի կոնկրետ գործողություններ«հավասարեցման» փաստի/պլանի համար;

3. Այսօրվա հիմնական առաջադրանքների պլանավորում;

4. Մոտիվացիա և էներգիայի խթանում օրվա համար:

1. Հանդիպումից հետո գնացեք ուղիղ ճակատամարտ: Հետևաբար, հանդիպումից առաջ թեյի, սուրճի և ծխելու ընդմիջում կունենանք.

2. Հանդիպմանը մասնակցող յուրաքանչյուր ոք աշխատանքի է գալիս հանդիպման մեկնարկից 10-15-20 րոպե առաջ՝ 1-ին պարբերությունում նկարագրված նախապատրաստման և վարժությունների համար:

Ամենօրյա հանդիպումը պետք է տևի ոչ ավելի, քան 30 րոպե։ Այն պետք է լինի տեղեկատվական և շարժվի լավ տեմպերով: Հանդիպման ընթացքում աշխատողները պետք է.
Քննարկել նախորդ օրվա աշխատանքի արդյունքները (ցուցանիշներ՝ միջանկյալ + վերջնական), աշխատել հաշվետու գործունեության հետ, վաճառքի ձագար (աշխատակիցների բաժին, վաճառքի ուղիներ):

• Կազմեք պլաններ ընթացիկ օրվա համար:
• Գործառնական հարցերի վերաբերյալ որոշումներ կայացնել:
• Ընկերության վերջին նորությունները.

4 Ամենօրյա հանդիպման կանոններ

1. Հաճախականություն. Ամեն օր.

Միայն այս կերպ և ոչ մի այլ կերպ: Այս հաճախականությամբ հանդիպումներ անցկացնելով՝ դուք սկսում եք ամբողջությամբ հստակ համակարգ ձևավորել բաժնում։ Պլանավորում և հաշվետվություն:

Ձեր աշխատակիցները պետք է պատրաստ լինեն արդյունավետ աշխատանքային օր սկսել հրատապության հստակ զգացումով: Պատշաճ կերպով անցկացված Պլանավորման հանդիպումը հիանալի գործիք է դրա համար:

2. Կանոնակարգեր.

Կանոնակարգերը այն տարրերից են, որոնք օգնում են բարելավել արդյունավետությունը ամեն ինչում:

Պլանավորման հանդիպումը մի բան է, որի համար կանոնակարգերը բացարձակապես անհրաժեշտ են:

IN այս դեպքումԿանոնակարգերը նկարագրում և նախատեսում են 2 հիմնական ներածական նշում.

• բովանդակություն – քննարկվող հարցերը կանոնակարգում ամրագրված են ըստ թեմաների և կարգի (որպեսզի դուք՝ որպես մենեջեր, չմոլորվեք անհարկի քննարկումներից և պատճառաբանություններից)
• ժամկետներ – յուրաքանչյուր հարց քննարկվում է բոլորի հետ որոշակի ժամանակով: Եթե ​​ինչ-որ մեկին ավելի շատ ժամանակ է պետք, ապա դա արեք անձամբ պլանավորման հանդիպումից հետո, երբ բոլորն արդեն «վաճառում են»:

Աշխատակիցները միշտ պատրաստ կլինեն պլանավորման հանդիպմանը, ինչպես նկարագրված է կանոնակարգում:

Նրանք հստակ գիտեն, թե ինչ հարցեր են քննարկվելու։ Ժամանակի ընթացքում նրանք նույնիսկ կիմանան այն հարցերը, որոնք մենեջերն իրենց կտա և ակտիվորեն կունենա դրանց պատասխանները):

Հանդիպումների արդյունավետությունը բարձրանում է շատ բարձր։

Բիզնեսի կատարողականը հսկայական է.

3. Տեմպ, aka ռիթմ:

Բոլորը վազում են նույն ռիթմով։

Երբեմն նախագծերի վրա փորձեր ենք անում և դինամիկ երաժշտություն ենք նվագում։ Արդյունքները հետաքրքիր են. Մարդիկ ավելի արագ են խոսում և կառուցվածքում իրենց մտքերը: Միակ բացասականը….երբեմն սկսում են երգել…. Մենք հիմա փնտրում ենք ռիթմիկ երաժշտություն առանց բառերի: Կանցկացնենք 10-15 հանդիպում երաժշտությամբ և առանց երաժշտության, արդյունքները կչափենք և կկիսվենք ձեզ հետ։

Հանդիպման տեմպը կարևոր է. Կարևոր է դինամիկան և կառուցվածքը: Հատկապես հանդիպման սկզբում և վերջում։ Սկզբում այն ​​հարմարվում է հենց հանդիպման տեմպին, իսկ վերջում՝ աշխատանքային տեմպին։

Դուք, որպես առաջնորդ, սահմանում եք այս տեմպը: Եվ դուք աջակցում եք նրան: Հենց հասկանում ես, որ դինամիկան կորչում է, զբաղվում ես հարցերով, ելույթներ ունենում և կարգավորում տեմպը։

Ինչ-որ պահի ձեր աշխատակիցները կվարժվեն այն փաստին, որ դուք ուղիղ եթերով խոսում եք հանդիպումների ժամանակ:

4. Թվեր, պլաններ և հաշվետվություններ:

Բոլոր ցուցանիշներն արտասանվում են թվերի նկատմամբ։ Սա վերաբերում է նաև պլաններին և հաշվետվություններին: «Մենք ծրագրածից մի փոքր ավելի քիչ հանդիպումներ ենք անցկացրել», «Դեբիտորական պարտքերը մի փոքր ավելին են, քան սպասում էինք», «Մենք չկարողացանք իրականացնել բոլոր նախատեսված բանակցությունները»...

Դուք դեռ խմու՞մ եք այսպիսի անհեթեթություն առավոտյան սուրճի հետ։ Ավարտել:

Դադարեք սուրճ խմել հանդիպումների ժամանակ: Դուք ունեք 30 րոպե արդյունքը որոշող արդյունավետ աշխատանք կատարելու և ոչ թե շաքարավազը խառնելու, սուրճ խմելու և հանդիպման ժամանակ արթնանալու համար։

Թույլ տալ, որ ինչ-որ մեկին անգործունակ լինի աշխատանքում:

Ալեքսանդր Ֆրիդմանը մի անգամ ռուսերենով տվեց արդյունքի հիանալի սահմանում. դա արդյունքի բացակայությունն է և գեղեցիկ պատմություն այն մասին, թե ինչու դա չստացվեց:

Նախորդ օրը նախատեսված հիմնական առաջադրանքների համար՝ հաշվետվություն՝ կատարված/չավարտված: Չհաջողվեց - համակարգի սխալ, թե ոչ: Այս դեպքում ավարտվածը համարվում է նույնը, ինչ առաջադրանքը դնելը` SMART:

5. Մոտիվացիա

Պլանավորման հանդիպման ավարտին դուք պետք է «լուսավորեք» բոլորին:

«Հաղթելու» դիրքում նրանք պետք է նստեն աշխատավայրկամ գնալ հաճախորդի հետ հանդիպման:

Դուք վերահսկում եք նրանց: Նրանց մեջ սերմանեք այս վիճակը։

Բորիս Մետլենկո
Աղբյուրը՝ «վաճառքի» մենեջերի ABC

Այսօր դուք զարմացաք, երբ իմացաք, որ շեֆը որոշել է ավելի մտերմանալ մարդկանց հետ, և երկուշաբթի օրվանից հինգ րոպեանոց հանդիպման ժամանակ պետք է զեկուցեք կատարված աշխատանքի մասին և հրապարակավ պլաններ կազմեք։ Եթե ​​դուք ունեք որեւէ գաղափար

Այսօր դուք զարմացաք, երբ իմացաք, որ շեֆը որոշել է ավելի մտերմանալ մարդկանց հետ, և երկուշաբթի օրվանից հինգ րոպեանոց հանդիպման ժամանակ պետք է զեկուցեք կատարված աշխատանքի մասին և հրապարակավ պլաններ կազմեք։ Եթե ​​գաղափար չունեք, թե որտեղ պետք է մոտենալ այս ամենին և ինչ սպասել, ապա կարդացեք, դա ձեզ հարմար կլինի։

Ըստ երևույթին, ձեր ղեկավարը վերջապես ձեռք է բերել ինչ-որ գիրք, ինչպիսին է «Թիմի կառավարում ապուշների համար» կամ նրան խորհուրդ են տվել իր ավագ ընկերները: Իրականում սա մեկն է հիմնական կանոններըմենեջերի աշխատանքը.

1. Առաջադրանք դրեք

2. Նշանակել կատարողներ

3. Սահմանել ժամկետներ

4. Հանձնարարականի կատարման ընթացքում վերահսկել կատարողներին.

Հինգ րոպեանոց հանդիպման հաշվետվությունը ենթադրում է, որ աշխատակիցները ճնշում են իրենց վրա և օգնում են վերահսկել իրենց: Իսկ շեֆը կնստի, նոր հրահանգներ կտա և գրառումներ կանի իր օրագրում։ Այս ընթացակարգը միտված է թիմում մթնոլորտ ստեղծելուն. «Մենք թաքցնելու բան չունենք. մենք թիմ ենք։ Ղեկավարությունը մատը պահում է իրադարձությունների զարկերակի վրա. Անձնակազմը լքված չէ. Մեծ եղբայրը քեզ հետևում է»։

Սա նրա համար է, որ դուք իմանաք, թե ինչն է դրդում ձեր ղեկավարությանը:

Երկու նորություն ունեմ ձեզ համար՝ մեկը լավն է, իսկ երկրորդը... որոշեք ինքներդ։

Լավ նորությունն այն է, որ քիչ մենեջերներ կարող են ճշտապահորեն հետևել իրենց կանոններին: (Հանդիպումների պլանավորման հետ կապված այս ամբողջ խառնաշփոթը կարող է շուտով ավարտվել)

Մեկ այլ նորություն.

Եթե ​​դա նախկինում չի ընդունվել ձեր կազմակերպությունում, ապա փոփոխություն է սպասվում, և դուք հնարավորություն ունեք ինքներդ ձեզ նկատել և գնահատել: Ես խոսում եմ կարիերայի մասին:

1. Ձեր ծրագրերը պետք է իրատեսական լինեն։

Իրական ծրագիրն այն ծրագիրն է, որի հետևում իրական գործողություն կա: Առաջադրանք, որը լավ գիտես ու պատկերացնում ես, թե ինչպես պետք է ավարտին հասցնել այն առաջինից մինչև վերջին քայլը։ Նախկինում տրված ցանկացած հարցի կամ ընթացքումաշխատեք, դուք պետք է հստակ և մանրամասն պատասխան տաք. (Այն մենեջերները, ովքեր մտածում են կոնկրետ, այլ ոչ թե անորոշ կատեգորիաներով, գնահատում են սա):

Բերեմ օրինակներ, թե ինչպես կարելի է տարբերել վերացական շեֆը կոնկրետից։

Հստակ մտածող ղեկավարն իր խոսքում օգտագործում է արտահայտությունների շրջադարձեր, որոնց յուրաքանչյուր բառը կարելի է տեսնել և զգալ: «Արդյունք չեմ տեսնում». «Ցույց տուր ինձ, թե կոնկրետ ինչ ես արել»: «Դուք չեք երևում, ձեզ չեք զգում աշխատանքի մեջ»: «Վերցրու քո վրա» և այլն: Նա կենտրոնացած է արդյունքների վրա, նրա տարրը ճշգրիտ թվերն են և ճշգրիտ ժամկետները:

Շեֆը, ով մտածում է վերացական և միայն վերացական, կհնչի այսպես. «Եկեք ուրվագծենք հեռանկարները»: «Եկեք քննարկենք փոխգործակցության հնարավորությունները», «Ձեր պատվերը պետք է ավարտվի հնարավորինս արագ»: Նման մարդը սովորաբար կողմնորոշված ​​է գործընթացին: Նա կարող է շատ աշխատանք կատարել, անընդհատ ինչ-որ բանով է զբաղված, բայց արդյունքը մոտ է զրոյին։

(Նրանց համար, ովքեր գիտեն, թե ինչ է NLP-ն. կոնկրետ գլխավորը կինեստետիկ-տեսողական կամ վիզուալ-կինեստետիկ է: Աբստրակտ ղեկավարը լսողական է: Ստուգեք, դիտեք)

2. Ձեր պլանում ներառեք չստուգելի առաջադրանքներ: (ուժեղ գործունեության սիմուլյատոր)

Չստուգելի պլանները ձեր գործունեության մի ոլորտ են, որը չի կարող ստուգվել, քանի դեռ ամբողջ օրը անընդհատ նստած չեք ձեր գլխավերեւում: Ինչու է դա անհրաժեշտ: Բայց ինչու։ Անկախ նրանից, թե ինչ ծրագրեր մշակեք, ինչ նախագծեր էլ որ հանեք, հանգամանքները ձեզ անպայման կխանգարեն ու կխանգարեն։ Սրանք կլինեն գործընկերներն ու հարազատները՝ իրենց հարցերով ու խնդիրներով, վատ եղանակսեփական եզրակացություններով, իսկ շեֆերը՝ սեփական զեկույցով։ Չնախատեսված աշխատանքից առաջ սկսելու համար, և կան անստուգելի ծրագրեր: (Խորհուրդ չեմ տալիս չափից շատ օգտագործել, շաբաթական 1-2 չստուգված առաջադրանքը բավական կլինի)

«Ի՞նչ եք արել 2 ժամ աշխատաժամանակի համար»: - հարցնում է շեֆը:

«Ես սպասում էի ընդունելության Բնակարանային և կոմունալ տնտեսության կոմիտեում, ինչպես ձեզ զեկուցեցի երկուշաբթի պլանավորման հանդիպման ժամանակ», - ուրախ պատասխանում եք դուք:

Վերջ, հարցեր չկան:

Ինձ ծանոթ ծրագրավորողը մի ծրագիր է գրել, որը գործարկվելիս ցուցադրում է գործող թվային սյունակներ, առաջընթացի ցուցիչների կապույտ գծեր՝ փոփոխվող տոկոսներով և այլն: Երբ նա պետք է հեռանա իր սեփական գործով, նա գործարկեց այս ծրագիրը, բոլորին ասաց. «Մի դիպչեք համակարգչին, իմ տվյալների բազան նորից ինդեքսավորվում է» և հեռացավ: Այնուամենայնիվ, նա ժամանակին կատարեց իր բոլոր պարտականություններն ու զարգացումները։(!)

3. Երբ քննարկում եք աշխատանքային առաջադրանքները կատարելու համար անհրաժեշտ ժամանակը, խնդրեք մեկուկես-երկու անգամ ավելի շատ, քան իրականում անհրաժեշտ է:

Դա արեք ավելի վաղ. ավելի վաղ զեկուցեք և ձեռք բերեք ջանասեր աշխատակցի համբավ, կամ խնայված ժամանակը ծախսեք այլ բաների վրա: Եթե ​​ձեր աշխատանքում չնախատեսված դժվարություններ առաջանան, դուք դեռ կհաղթահարեք խոստացված ժամկետներում և կմնաք վստահելի աշխատակցի համբավով. «Եթե նա խոստացել է, նա կանի դա»:

Կա կանոն՝ նախագիծն ավարտելու համար կպահանջվի երկու անգամ ավելի երկար և երեք անգամ ավելի շատ գումար, քան ի սկզբանե սպասվում էր»։ Անկարևոր է հնչում, չէ՞: Սակայն սա խելացի գրքի կանոն է՝ հաստատված կյանքի կողմից։ Ես նրա հետ առաջին անգամ հանդիպեցի, երբ ընկերներիս հետ բացեցինք սրճարան, որտեղ ես հետագայում մենեջեր էի։ Կանոնն աշխատում էր ճշգրիտ մինչև երկու օր և հարյուր ռուբլի: Հետո էլի շատ հաստատումներ եղան։ Նայեք ձեր շուրջը, հարցրեք ձեր ընկերներին. Եթե ​​նրանք ավելի լավ ցուցանիշներ ունեն, նշանակում է, որ ես սովորելու բան ունեմ նրանցից։ 4. Ընթացիկ առօրյայի համար , որը շոշափելի արդյունքների չի բերում և շատ ժամանակ է խլում, արդեն 3-4-րդ պլանավորման հանդիպմանըհարցրեք ինքներդ ձեզ օգնական

կամ այս աշխատանքը ավելի քիչ ակտիվ կամ բեռնաթափված աշխատակցի վրա տեղափոխելու ունակություն: (Եթե նա նշանակված է ձեզ, սա ձեր թիմի կազմավորման սկիզբն է):

Դա, ըստ էության, կապված է պլանավորման հետ: Անցնենք զեկույցներին։ 5. Խուսափեք միջանկյալ արդյունքների մասին հաղորդելուց:

, եթե, իհարկե, դա երկարաժամկետ նախագծի համար չէ, կամ ղեկավարությունը չի պահանջում, որ դուք անմիջապես զեկուցեք:

Մարդիկ պետք է իմանան, թե ԻՆՉ եք անում, ոչ թե ԻՆՉՊԵՍ եք դա անում:

Վաղ թե ուշ վարպետությունը կգա ձեզ մոտ՝ սա աշխատանքն արագ և հեշտությամբ գլուխ հանելու կարողությունն է: Ցավոք սրտի, այս երկրում հեշտություն չեն սիրում, այստեղ բարձր են գնահատում ոչ պրոֆեսիոնալի ծանր, համառ աշխատանքը. (ոչ պրոֆեսիոնալներն ավելի էժան են)

6. Հակիրճություն, ճշգրտություն, հստակություն:Սրանք են պլանավորման հանդիպման ժամանակ ձեր ելույթի չափանիշները: Պատրաստ եղեք պատասխանել լրացուցիչ հարցերին:

7. Կատարված աշխատանքի մասին զեկուցելիս համեստ մի եղեք։Ձեզ ուրիշների դափնիները պետք չեն, բայց այն, ինչ ձերն է, միայն ձերն է: Եթե ​​ինչ-որ մեկն օգնել է ձեզ, համոզվեք, որ դա ճանաչեք (մարդիկ շնորհակալություն կհայտնեն ձեզ): Եթե ​​միջամտեն, ապա սպառնացեք. «Պլանավորման հանդիպման ժամանակ ես կզեկուցեմ իշխանություններին»։

Եվ ևս մեկ փոքր շեղում. Խնդրում եմ այս տեքստը մի համարեք որպես ձեր վերադասների հետ խառնաշփոթի ուղեցույց: Այն, ինչ գրված է այստեղ, կօգնի ձեզ ստեղծել հարմարավետ աշխատանքային պայմաններ ինքներդ ձեզ համար։ Ուշադրություն դարձրեք՝ ոչ թե աշխատավայրում լինելը, այլ աշխատելը։ Ցավոք, գրասենյակային կյանքի ևս մեկ կանոն կա. «Ով հերկում է, նա հեծնում է»: Այս առաջարկությունները թույլ կտան ստեղծել ձեր սեփականը գրասենյակում աշխատանքային տարածքպաշտպանված ղեկավարության անհարկի պահանջներից («Տեսնում ես, ես զբաղված եմ», «Ես քեզ երբեք չեմ հուսահատեցրել, այնպես որ հնարավորություն տուր ինձ նորմալ գումար վաստակել քեզ համար») և միևնույն ժամանակ օգտվելով առկա բոլոր հնարավորություններից։ համար արդյունավետ աշխատանքև կարիերայի աճ:

Ես շատ ուրախ կլինեմ ստանալ մեկնաբանություններ, քննադատություններ և առաջարկություններ։

Խորհուրդ ենք տալիս կարդալ այն բոլորին, ովքեր պետք է կազմակերպեն պլանավորման հանդիպումներ, հինգ րոպեանոց հանդիպումներ և այլ հանդիպումներ: Շատերն են դրանք անում, բայց քչերն են դա լավ անում: Հոդվածում նկարագրվում են հանդիպման նախապատրաստման փուլերը, դրա կառուցվածքը, արդյունավետության գնահատումը և արդյունքների գրանցումը. այն ամենը, ինչ անհրաժեշտ է իմանալ իսկապես օգտակար հանդիպում անցկացնելու համար:

Հեղինակ իր մասին

Եվգենյա Կորյակովցևա.Խորհրդատու, անկախ բիզնես մարզիչ։ Նա աշխատել է մանրածախ առևտրի ձևաչափերի հետ ավելի քան տասը տարի՝ խորհրդատվական գործակալությունում արտաքին խորհրդատուի և ներքին թրեյների փորձով։ մանրածախ ցանցեր, ղեկավարել է B2B վաճառքի բաժինը։

Սեմինարների, թրեյնինգների, դասախոսությունների անցկացման փորձ (ավելի քան 400 նախագիծ): Գիտելիք ժամանակակից մեթոդներմանրածախ առևտրի ոլորտում անձնակազմի կառավարում, վերապատրաստում և գնահատում. այս ոլորտներում համապարփակ նախագծերի ձևավորում։ Բիզնես գործընթացների նկարագրման, վերապատրաստման համակարգերի կառուցման, անձնակազմի մոտիվացիայի համակարգերի մշակման և նախագծերի կառավարման փորձ:

Մենք բոլորս մասնակցում ենք ժողովներին։ Եվ ինչ-որ մեկը նույնիսկ պետք է եփի և վարի դրանք: Կամ հանդիպումների պլանավորում: Կամ խմբային քննարկումներ: Խոստովանեք, մեզանից շատերին իսկապես դուր չի գալիս նման «խոսել» բաները:

Ինչո՞ւ։ Որովհետև մեր ժողովրդից որևէ մեկի արյան մեջ արմատավորվել է փիլիսոփայությունը. հանդիպումն այն է, երբ նրանք խոսում են երկար, ֆորմալ և հոգնեցուցիչ, ոչ թե գործով, և դրանից հետո, այնուամենայնիվ, ոչինչ չի ստացվում: Լավ, ժամանակի վատնում չէ՞։

Աշխատանքի այս հրաշալի ձևաչափը

Ընկերություններում հանդիպումները հաճախ նշանակվում են անսպասելիորեն և տեղի են ունենում ժամանակ առ ժամանակ: Բացի այդ, նրանք պատշաճ կերպով պատրաստված չեն, իսկ ղեկավարները չգիտեն, թե ինչպես կազմակերպել քննարկում։ Հետևաբար, շատ մասնակիցներ տեղեկատվությունը սխալ են ընկալում (չլսեցի, չհասկացա, մոռացել) - անհրաժեշտ որոշումները չեն կայացվում (հետաձգվում և անջատվում են), և նույնիսկ եթե դրանք հաստատվում են, դրանք հաճախ չեն իրականացվում: Ճի՞շտ է:

Ես վիրավորված եմ աշխատանքի այս հրաշալի ձևաչափից։ Ահա թե ինչու այսօրվա հոդվածում մենք կքննարկենք, թե որն է դրա մեջ լավը, ինչն է անփոխարինելի դարձնում խմբային քննարկումը և կսովորենք, թե ինչպես վարել այն արդյունավետ։

Սկզբից, ինչի՞ն է պետք այս ամենը: Ինչու՞ համախմբել շատ զբաղված մարդկանց և հեռացնել նրանց աշխատանքից:

Բարձրակարգ հանդիպումը թույլ է տալիս օգտագործել աշխատանքի արտադրողականությունը բարձրացնող առանցքային մեխանիզմներ, որոնց մասին ավելին...

Սիներգիայի սկզբունքը.Սիներգիայի ազդեցությունը վաղուց հայտնի է հոգեբաններին: Հիշո՞ւմ ես։ — Ամբողջի արդյունավետությունն ավելի բարձր է, քան նրա առանձին մասերի ընդհանուր արդյունավետությունը։ Կամ նույնիսկ ավելի պարզ. մեկ գլուխը լավ է, բայց երկուսն ավելի լավն են: Եվ դա ճիշտ է: Միասին մենք կարողանում ենք ավելի շատ գաղափարներ առաջացնել, խնդրին լուծումներ գտնել և այս բազմազանությունից ընտրել օպտիմալը: Խմբային քննարկման ռեժիմում մարդիկ սկսում են աշխատել որպես մեկ ամբողջություն՝ լրացնելով միմյանց: Արդյունավետությունը նույնպես բարձրանում է - ստուգեք. Այդ իսկ պատճառով, եթե ձեզ անհրաժեշտ է լուծել աշխատանքային մի շարք հարցեր, ապա որակյալ քննարկումը, այս հսկայական ռեսուրսը չպետք է անտեսվի։

Համախմբվածության սկզբունքը.Թիմը, այսինքն՝ մարդիկ, ովքեր ունեն նպատակի նույն տեսլականը, վստահում են միմյանց և գիտեն, թե ինչպես աշխատել միասին, ավելի արդյունավետ է, քան մեկ մարդ։ Համաձա՞յն եք։ Ինչպե՞ս են ձեր աշխատակիցները թիմ դառնալու: Հանկարծ? Ձեր կողմից? Միգուցե անմիջապես բարձր արդյունավետություն. Եվ ինչի՞ շնորհիվ։ Թիմ կազմելու բանալին միասին, ակտիվ և կազմակերպված նպատակին հասնելն է: Եվ այս բոլոր պայմաններն ապրում են հանդիպման ռեժիմում։ Հանդիպումները և պլանավորման նիստերը հզոր գործիք են միասնության, գործընկերների և ղեկավարների հանդեպ հարգանք ձևավորելու և ուսուցման հիանալի գործիք: Հետևաբար, եթե ձեզ համար կարևոր է, որ ձեր աշխատակիցները ներդաշնակորեն աշխատեն և միայն չպատկանեն մեկ բաժնին կամ ընկերությանը, անցկացրեք ամենշաբաթյա պլանավորման հանդիպումները բարձր որակով:

Հստակության սկզբունքը.Շատերը վախենում են անհայտից։ նորմալ մարդ– կամա թե ակամա, գիտակցաբար թե ոչ – դիմադրում է անհասկանալիին ու անծանոթին, և դա միանգամայն բնական է։ Իսկ եթե հանկարծ ընկերության նպատակները, կատարողականի ցուցանիշները, հաջորդ ամսվա առաջադրանքները և այլն ընկնեն անհասկանալիների կատեգորիայի մեջ: Ինչպե՞ս է մարդը զգում, երբ նրան խնդրում են փոս փորել, բայց չեն ասում, թե ինչու, որքան խորը և որտեղ: Իհարկե դիմադրություն և դեմոտիվացիա։

Հանդիպումները հարթակ են «կուսակցական կուրսը» բացատրելու, դրա հասկանալիությունը բարձրացնելու, աշխատակիցների կողմից ընդունելիությունը և, հետևաբար, անհայտի նկատմամբ նրանց դիմադրությունը նվազեցնելու գործիք: Հետևաբար, եթե փոփոխություններ եք մտցնում, դրանք իրականացրեք պլանավորման մի շարք նիստերի և հանդիպումների միջոցով:

Փորձառու ղեկավարը գիտի, որ հանդիպումները կազմակերպվածություն են ստեղծում: Նրանց օգնությամբ դուք կարող եք կապեր պահպանել ընկերության ներսում և իրականացնել ընդունված որոշումները, ստուգել, ​​թե ինչպես են աշխատակիցները տեսնում նպատակները և կոտրել բաժանմունքների միջև խոչընդոտները: Եթե ​​դուք հանդիպումներ չեք անցկացնում, ապա ձեր կազմակերպությունում բամբասանքներ ու շահարկումներ են առաջանում։ Սա խնդիր է, որը հանգեցնում է ապագայի վերաբերյալ աշխատակիցների անհամաձայնության և անորոշության, և դա հեռու չէ վերահսկողությունը կորցնելուց:

Լավ կազմակերպված հանդիպումները կարող են հրաշքներ գործել: Այստեղ հիմնական բառը լավն է: Ինչը պետք է հաշվի առնել հանդիպումներ անցկացնելիս:

Արդյունավետ հանդիպումների սկզբունքներ

Համապատասխանություն նպատակներին

Կան հանդիպման մի քանի ձևաչափեր՝ հանդիպում, ուղեղային գրոհ; պլանավորման հանդիպում, հինգ րոպե. Յուրաքանչյուր ձևաչափ ունի օգտագործման ցուցումներ և մեթոդաբանություն: Մարդկանց հավաքելու որոշում կայացնելիս, սթափ գնահատեք ձեր նպատակներն ու խնդիրները: Ի՞նչ եք ուզում ստանալ այս ձևաչափից: Մարդիկ պետք է լուծում գտնե՞ն: Այնուհետև սա ուղեղային գրոհի նիստ է. դուք բոլորդ հավասար հիմունքներով եք և ընդունում եք ցանկացած գաղափար քննարկման համար: Ցանկանու՞մ եք առաջադրանքներ դնել: Հետո սա ծրագրային հանդիպում է՝ արձանագրություններով և օրակարգով... Ձևաչափը որոշվում է առանցքային կետերով՝ հանդիպման ղեկավարի դերը, հանդիպմանը շփվելու ոճը, հանդիպման արդյունքը։

Օրինակ ձևաչափեր.

Հանդիպում. Նպատակը գաղափարներ առաջացնելն է, տարբերակները գնահատելը և լուծումներ գտնելը:Այսինքն՝ թիմն աշխատում է ստեղծագործական ռեժիմով։ Այս ձևաչափի ապոթեոզը ուղեղային փոթորիկ է: Նախապայման է հանդիպմանը գաղափար/կարծիք հնչեցնելու հնարավորությունը, այսինքն՝ ազատ հաղորդակցության մշակույթը։ Մարդիկ պետք է ազատ զգան արտահայտելու իրենց մտքերը և պետք է խրախուսվեն դա անել: Հետեւաբար, չպետք է լինի կոշտ, ոչ կառուցողական քննադատություն։

Պլանավորող. Նպատակն է վերլուծել գործընթացի ներկա վիճակը և բացահայտել նոր առաջադրանքներ:Այս ձևաչափն ավելի մոտ է տվյալ ցուցանիշների վերաբերյալ բանավոր հաշվետվություններին, ուստի այդ նույն ցուցանիշների առկայությունը դրա համար պարտադիր է։ Պլանավորման ժողովը միշտ ընթանում է գործնական՝ ըստ նախատեսված օրակարգի:

Հինգ րոպե. Նպատակն է բացահայտել առաջնահերթությունները և ստեղծել աշխատանքային մտածելակերպ:Հինգ րոպեանոց հանդիպումներ չեն անցկացվում գլոբալ խնդիրները լուծելու և «Ո՞վ է մեղավոր» հարցերին պատասխանելու համար։ և «Ի՞նչ պետք է անեմ»: Սա հիշեցման ձևաչափ է: Հիմնական պահանջները դրականությունն ու կարճաժամկետությունն են։ Հիշեք, որ առավոտյան հանդիպումները խթանիչի, ակտիվացնողի և խթանողի դեր են խաղում: Դրանց տևողությունը 5-ից 15 րոպե է, այլևս:

Կոնկրետություն

Արդյո՞ք առաջադրանքներն իրենք սահմանված են: Հանդիպումից առաջ հստակ գրեք օրակարգը և պատրաստեք ձեզ անհրաժեշտ նյութերը։ Բոլոր մասնակիցներին ուղարկեք օրակարգը նախօրոք (սկզբից առնվազն երեք ժամ առաջ, կամ ցանկալի է մեկ օր առաջ), որպեսզի նրանք նույնպես պատրաստվեն: Սա թույլ կտա բոլորիդ չմոլորվել առաջադրանքների մեջ, հավատարիմ մնալ հանդիպման գծին և բավարարել հատկացված ժամանակը:

Կարճաժամկետ

Ցանկացած հանդիպում պետք է անցկացվի հնարավորինս սեղմ ժամկետներում։ Իդեալական՝ 30 րոպե, առավելագույնը՝ մեկ ժամ։ Շատ վատ է, եթե ստիպված ես մի քանի ժամով մղել հետույքդ։ Ինչո՞ւ։ Կամավոր ուշադրությունՄարդկային բնույթն է ժամանակի ընթացքում ցրվելը և կոնկրետ 30-40 րոպեի ընթացքում: Միապաղաղ գործընթացում տեղի ունեցողը դադարում է ընկալվել 20-30 րոպե անց։ Իսկ ուշադրության նվազման դեպքում մարդու հիշողությունը շատ ավելի վատ է աշխատում... Սա մեզ ասում է՝ հանդիպումից 3 ժամ հետո մարդիկ շատ անարդյունավետ կլինեն։

Ժամկետավորում

Արդյունավետ հանդիպման նախապայման է խիստ ժամկետները կամ կանոնակարգերը: Սահմանեք հանդիպման մեկնարկի և ավարտի ժամը: Սկսեք նշանակված ժամին, անկախ նրանից, թե բոլորը եկել են, սա մարդկանց կսովորեցնի չուշանալ: Սահմանեք ԱԶՆԻՎ ժամանակի վերջնաժամկետ (օրինակ՝ մեկուկես ժամ) և վերջնաժամկետից 10 րոպե առաջ՝ ավարտեք՝ անկախ արդյունքից։ Յուրաքանչյուր խոսնակի համար սահմանեք հինգ րոպեանոց ժամաչափ, սա մարդկանց կսովորեցնի խոսել կետի մասին: Դադարեցրեք անկապ խոսակցությունները հանդիպման ժամանակ և մարդկանց վերադարձրեք թեմային: Հստակ օրակարգ ունեցեք հանդիպման համար: Այն պետք է լինի բոլոր մասնակիցների առջև։

Մասնակիցների համարժեքությունը

Հանդիպմանը պետք է ներկա լինեն միայն այն աշխատակիցները, որոնց վրա ազդում է օրակարգը։ ԵՐԲԵՔ մարդկանց մի հրավիրեք հանդիպման թրեյլերով, պարզապես նստեք: Հետևեք օպտիմալության սկզբունքին. մասնակիցները պետք է ավելի քիչ լինեն, բայց խնդրի վրա նրանց ազդեցության մակարդակը պետք է լինի ավելի բարձր:

Խոսելու իրավունք

Գիտե՞ք այն հանդիպումները, որտեղ աշխատակիցները խոսում են միայն այն դեպքում, երբ հարցնում են և մենեջերին տալիս են սոցիալապես ցանկալի պատասխաններ, ինչպիսիք են «այո, իհարկե, մենք դա կանենք»: Ինչու է դա տեղի ունենում: Որովհետև մարդիկ սովոր են կարծիք հայտնելու, հատկապես կասկածելու համար գլխին հարված ստանալ։ Եթե ​​ղեկավարը խնդրում է գնահատել՝ արդյոք խնդիրը հնարավոր է լուծել, աշխատակիցը կասկած է հայտնում, իսկ ղեկավարը պատասխանում է՝ փակելով նրա բերանը, ապա ի՞նչ են սովորում մյուսները: Լռեք և «մի բարկացեք»։ Ի՞նչ է մեզ պետք նրանցից։ Բանականություն և վերլուծություն. Անհամատեղելի բաներ, չէ՞: Հետևաբար, հանդիպման ժամանակ է, առավել քան ցանկացած այլ ժամանակ, որ աշխատակիցներին պետք է իրավունք տրվի խոսելու, կարծիքների, գաղափարների, կասկածների և հարցերի: Ավելին, դուք պետք է սովորեք, թե ինչպես պատասխանել աշխատակիցների հարցերին. հակիրճ, մինչև վերջ, միևնույն ժամանակ զսպելով անհարկի և երկար հառաչանքները բարդ գրասենյակային կյանքի վերաբերյալ:

Արդյունքների համախմբում

Յուրաքանչյուր հանդիպում, հատկապես այն, որտեղ դուք նպատակներ եք դնում, պետք է գրավոր ամփոփագիր ունենա: Խորհուրդ եմ տալիս էլեկտրոնային արձանագրություն պահել հանդիպման վերաբերյալ։ Օրինակ, այս ձևով.

Հանդիպման ավարտից հետո արձանագրություններ են ուղարկվում բոլոր մասնակիցներին: Հենց հանդիպման արձանագրությունն է դառնում հսկողության գործիք, որը թույլ է տալիս բաց չթողնել որևէ բան կամ մոռանալ ոչ մի առաջադրանք: Եվ արձանագրության թարգմանությունը դեպի էլեկտրոնային համակարգ(օրինակ, 1C կամ Lotus) հնարավորություն է տալիս այն ինտեգրել առաջադրանքների կարգավորման համակարգին: Եվ ամենագլխավորը՝ անպայման պետք է հարցնել վերջին հանդիպման ժամանակ դրված խնդիրների մասին։ Հանդիպումների ցիկլային ռեժիմն է՝ «վերլուծություն → առաջադրանքներ → վերահսկում → վերլուծություն», որը թույլ է տալիս հանդիպումը անգործուն խոսակցության ռեժիմից տեղափոխել աշխատանքային ձևաչափ:

Հանդիպման պլանավորում

Այն ամենը, ինչ կարելի է տեղափոխել պլանավորված ռեժիմ, պետք է տեղափոխվի։ Վերահսկիչ ընթացակարգերին ընտելանալու միակ միջոցը նրանց համար պլանավորված դասընթաց կազմելն է: Իդեալում, բոլոր աշխատակիցները պետք է իմանան, թե երբ են իրենցից պահանջվելու այս կամ այն ​​հարցը, այսինքն՝ երբ պետք է զեկուցեն, որպեսզի ժամանակ ունենան տվյալներ հավաքելու և բովանդակալից հաշվետվություն պատրաստելու համար: Չպլանավորված հանդիպումները տեղին են միայն հրատապ և կարևոր հարցերի համար, և նման չնախատեսված հանդիպումների համամասնությունը պետք է լինի ցածր: Հակառակ դեպքում, աշխատակիցը պարզապես չի հասցնում պատրաստվել (ինչը նշանակում է, որ դուք կլսեք «չգիտեմ»), երբեմն նույնիսկ չի կարողանա ներկա գտնվել (ութի փոխարեն երկուսը գալիս են, մնացածը «դաշտում են». », նա շեղված է առաջադրանքից (իսկ բարձր արտադրողականությունը պահանջում է կենտրոնացում) և այլն: դ.

Ձեր հանդիպումների արդյունավետությունը գնահատելու համար անցեք այս թեստը.

Դուք ունե՞ք 3-ից ավելի այո: Եկեք օպտիմալացնենք:

Արդյունավետ հանդիպման նախապատրաստման և անցկացման փուլերը

Որոշեք հանդիպման նպատակներն ու խնդիրները:Ի՞նչ խնդիրներ պետք է լուծվեն: Ի՞նչ տեղեկատվության պետք է հետևեմ: Ի՞նչ եզրակացություններ պետք է անենք։ Ո՞րն է առաջադրանքների կառուցվածքի լավագույն միջոցը:

Որոշեք հանդիպման ձևաչափը՝ ելնելով նպատակներից:Ընտրեք մասնակիցներին և հանդիպման ժամը: Ժողովը ՊԵՏՔ է ունենա նախագահող/օժանդակող, ով կվերահսկի կանոնները: Այս անձը պետք է ավելի քիչ պատասխանատվություն կրի այն խնդրի լուծման համար, որի շուրջ անցկացվում է հանդիպումը։ Հետո նա ավելի քիչ է ֆիքսվում էմոցիաների վրա (քան, օրինակ, հանդիպման նախաձեռնողը) և ակամա կամ ակամա լոբբինգ չի անում վերջինիս ձեռնտու որոշումների համար։ Իսկ ազնվորեն խոսելու իրավունքը տրված է բոլոր ներկաներին։

Որոշեք հանդիպման կառուցվածքը.Հանդիպումը պետք է ունենա հստակ կառուցվածք և ամեն անգամ տեղի ունենա ճիշտ նախատեսված հերթականությամբ։

Պլանավորողի բնորոշ կառուցվածքը.

• Բացման խոսք/տաքացում.

  Նպատակներ. Կանոնակարգեր. Ձևաչափ.

  Ընդհանուր հարցեր.

  Աշխատանքի ընդհանուր արդյունքներ. Հանձնարարված առաջադրանքների կատարում.

  Մասնակի արդյունքներ/մասնակիցների հաշվետվություններ.

  Արդյունքների վերլուծություն. Առաջադրանքների սահմանում. Ամփոփելով.

Տիպիկ հանդիպման կառուցվածքը.

Խնդրի, նպատակի բացահայտում: Թեմայի կարևորությունը. Պլաններ.

Նպատակներ. Կանոնակարգեր. Ձևաչափ.

Քննարկում. Վերլուծություն.

Արդյունքների վերլուծություն. Առաջադրանքների սահմանում.

Ամփոփելով.

Ուղեղային գրոհի կամ քննարկման բնորոշ կառուցվածքը.

Բացման խոսք / հանդիպման նպատակները / կանոնակարգը.

Խնդիրը և ինչու է այն կարևոր:

ԲՈԼՈՐ լուծումների տարբերակների ստեղծում:

Քննարկեք յուրաքանչյուր տարբերակի դրական և բացասական կողմերը:

Լուծման տարբերակ ընտրելը. Դրա հիման վրա մասնակիցների առջեւ առաջադրանքներ են դրվում։

Նիստի արձանագրության կազմում.

Որոշեք կանոնակարգերը.Կանոնակարգեր մշակելիս հիշեք, որ դրանք պետք է հարմար լինեն ինչպես ղեկավարին, այնպես էլ մասնակիցներին։ Ստանդարտ. 3-7 րոպե խնդրի կարգավորման ներկայացման համար; 5-7 րոպե բանավեճի համար: Ակտիվ աշխատանքի յուրաքանչյուր 45-60 րոպեի համար օգտակար է ընդմիջումներ տրամադրել 10-15 րոպեի չափով: Մեծ հաշվով, մեկ ժամից ավելի երկար հանդիպումները վտանգում են կորցնել մասնակիցների ուշադրությունը: Նման հանդիպումները կարող են անարդյունավետ լինել։

Սահմանեք լուծվող հարցերի հերթականությունը.Կանոնակարգով նախատեսված հարցերը որոշվում են դրանցով հիմնական կետերը, որից կախված է ընկերության աշխատանքի ընդհանուր արդյունքը և որակը (օրինակ՝ հաճախորդների կարծիքը, արձագանքը գովազդին, տեղեկատվություն նոր ապրանքների մասին և այլն):

Բոլոր հարցերը բաժանեք երեք խմբի:

1. Հերթական հարցեր - ըստ կանոնակարգի: Փորձեք ավելի արագ լուծել սովորական հարցերը: Սկզբում նրանց քննարկումը կարող է անընդհատ տևել։ Այդ ժամանակ դրանց կավելանան ընթացիկ խնդիրները՝ մարդիկ իրենք կակտիվանան։ Բայց ձեր առաջնահերթությունը, որը որոշում է առաջ շարժվելու արագությունը, զարգացման խնդիրներն են։ Նրանց հատկացրեք հանդիպման ժամանակի մինչև 50%-ը։

   Ընթացիկ խնդիրներ - հանդիպման պլանի համաձայն՝ առաջացած գաղափարներ, խնդիրներ, ինչն է խանգարում աշխատանքին և ինչպես այն օպտիմալացնել: Ընդհանուր առմամբ, դուք կարող եք վերլուծել ոչ ավելի, քան 5 հարց: Միշտ սկսեք ամենակարևոր բաներից: Ավելի լավ է ավարտել մեկ կարևոր հարց, քան թողնել տասնյակը ամբողջությամբ չլուծված:

   Զարգացման հիմնախնդիրները՝ ըստ զարգացման ծրագրի.

Պատրաստել անհրաժեշտ փաստաթղթերև ձևեր:Խնդիրների միջոցով արդյունավետ աշխատելու համար չափազանց կարևոր է պատշաճ կերպով պատրաստել նյութեր հանդիպումների համար և նախապես ուղարկել բոլորին: Բուն ժողովում անհրաժեշտ է վարել նիստի արձանագրություն, որտեղ պետք է արձանագրվեն ընդունված բոլոր որոշումները:

Որոշեք հանդիպման ժամանակը.Եթե ​​աշխատակիցները կարգապահ չեն և հաճախ են ուշանում, խորհուրդ եմ տալիս ամենշաբաթյա հանդիպումներն անցկացնել առավոտյան, հենց աշխատանքային օրվա սկզբին. աշխատանքի ժամանակին ժամանումը երաշխավորված է։ Ամենավատ «հետագայում» կվերականգնվեն մի քանի օրից. Միշտ նշեք հանդիպման ավարտի ժամը: Փորձեք մի փոքր շուտ ավարտել. սա հաճելի անակնկալ է դառնում մասնակիցների համար: Ամեն դեպքում, պլանավորված հարցերը քննարկելուց հետո դեռ պետք է որոշ ժամանակ մնա։ Այնուհետև աշխատակիցները կունենան հնարավորություն, պատճառ և դրդապատճառ՝ տալու իրենց հարցերը, այսինքն՝ լինել ակտիվ և մտածել: Եվ ինչ կարող է լինել ավելի լավ մենեջերի համար, քան ակտիվ և խելացի աշխատողը:

Համոզվեք, որ հանդիպումը անհրաժեշտ է:

Պատասխանեք ինքներդ ձեզ հետևյալ հարցերին.

1. Հարցերն առնչու՞մ են հանդիպմանը: Արդյո՞ք սրա մասին պետք է խոսենք այսօր:

   Համապատասխանո՞ւմ է նյութի ներկայացման ձևը նպատակին, լսարանին, բովանդակությանը։

   Ի՞նչ պետք է տեղի ունենա/մնա աշխատակիցների մտքում հանդիպումից հետո:

   Հնարավո՞ր է բաց թողնել հանդիպումը և հասնել նույն արդյունքի։

Եթե ​​1-ին, 2-րդ հարցերին «Այո» եք պատասխանել, 4-ին «Ոչ», ապա ազատ զգալ անցկացրեք հանդիպում:

Բազմաթիվ հրահանգներ և առաջարկություններ արդեն գրվել են պլանավորման հանդիպումների անցկացման վերաբերյալ: Մենք ձեզ համար վերլուծել ենք հրապարակված տեղեկատվությունը և այն կազմել մեկ մեթոդով։ Այսպիսով, ինչպես ճիշտ, ավելի ճիշտ, արդյունավետ կազմակերպել և անցկացնել պլանավորման հանդիպում:

Թիրախ:

Պլանավորման հանդիպումը հնարավորինս արդյունավետ կազմակերպեք և անցկացրեք: Գտեք քննարկման համար նշված խնդրի լուծումը կամ դրեք իրավիճակի զարգացման ուղղությունը կառուցողական ուղղությամբ։

Հետաքրքիր է պլանավորման հանդիպում անցկացնել, որպեսզի մասնակիցները ժամանակ չունենան հորանջելու և չզգան, որ ժամանակ են կորցրել։

Գործողությունների ծրագիր

1. Ծանոթացեք պլանավորման հանդիպման կազմակերպման առաջարկվող մեթոդին. 2. Պատրաստվեք, պատրաստվեք անհրաժեշտ նյութերև հրավիրել մասնակիցներին։ 3. Պլանավորման հանդիպում անցկացնել: 4. Ամփոփել պլանավորման հանդիպման արդյունքները և ծանոթացնել բոլոր մասնակիցներին:

Ինչ է անհրաժեշտ պլանավորման հանդիպում անցկացնելու համար. Պլանավորման հանդիպում անցկացնելու համար առաջին բանը պլանավորման հանդիպման հարցն է կամ թեման: Երկրորդ՝ սրանք այն մարդիկ են, ովքեր մասնակցելու են պլանավորման հանդիպմանը։ Երրորդը պլանավորման հանդիպման վայրն է: Չորրորդ - պլանավորման հանդիպման ժամանակացույցը: Հինգերորդ - պլանավորման հանդիպման կանոնակարգը: Վեցերորդ - մատչելի նյութեր. Յոթերորդ՝ պլանավորման հանդիպման ղեկավարը կամ քարտուղարը։

Պլանավորման հանդիպումների անցկացման ձևաչափեր.

1. Ամփոփում, տեղեկատվական հանդիպում. Նման պլանավորման հանդիպումները կարող են անցկացվել շաբաթական շաբաթվա սկզբին ձեր կազմակերպության բոլոր ստորաբաժանումների ղեկավարների համար:

Ինչո՞ւ են անհրաժեշտ պլանավորման նման հանդիպումները:

2. Պլանավորման հանդիպում - ընթացիկ առաջադրանքների բաշխում:

Սովորաբար անցկացվում է յուրաքանչյուր աշխատանքային օրվա սկզբին: Ձևաչափն ակնհայտ է՝ մենեջերը օրվա համար առաջադրանքներ է տալիս իր ենթականերին։ Կարիք չկա նաև ժամանակը ձգելու՝ բոլորը ստացան առաջադրանքը և գնացին այն ավարտելու։

3. Պլանավորման հանդիպում՝ բարձրացված հարցի քննարկման համար:

Դուք նախօրոք ձևակերպում եք ձեր հարցը, որը ձեզ համար ձևակերպել է հենց կյանքը և ձեր շուկայում առկա իրավիճակը։ Բարձրաձայնեք պլանավորման հանդիպման նպատակը և ուղարկեք այս տեղեկատվությունը մասնակիցներին: Խնդրեք նրանց նախապատրաստվել (անհրաժեշտության դեպքում) այս հարցում: Նախապես որոշել պլանավորման հանդիպման կանոնները և քարտուղարը: Պլանավորման հանդիպման արդյունքներն ուղարկվում են բոլոր մասնակիցներին: Նման պլանավորման հանդիպման ժամանակը երկու ժամից ոչ ավելի է: Բայց կան իրավիճակներ, երբ ավելի շատ ժամանակ է պահանջվում։ Այս դեպքում պլանավորեք կազմակերպված 15-20 րոպեանոց ընդմիջումներ թեյի և պարզապես հանգստի համար։ (Նաև նախապես պատրաստեք թեյ և քաղցրավենիք):

4. Ստեղծագործական պլանավորման հանդիպում. Երբ դուք չունեք բավարար սեփական գաղափարներ (կամ դրանք պարզապես գոյություն չունեն, դա նույնպես տեղի է ունենում): Պլանավորման այս հանդիպումը լավագույնս անցկացվում է ուղեղային գրոհի ձևաչափով կամ ձեզ համար հարմար գաղափարներ որոնելու ստեղծագործական այլ եղանակով:

5. Պլանավորման հանդիպում՝ որպես լուծում կոնֆլիկտային իրավիճակներթիմում։

Մենք բոլորս մարդիկ ենք, բոլորս էլ մարդ ենք... և գործում են ակնհայտ ու թաքնված կոնֆլիկտներ։ Իսկ երբ դու որպես ղեկավար տեսնում ես, որ իրավիճակը մոտ է կրիտիկականին, ուղղակի մարդկանց հնարավորություն տուր բարձրաձայնելու։

Իրենց կոնֆլիկտի էներգիան = կործանում ուղղեք դեպի ստեղծագործություն: Աշխատակիցների համար պլանավորման հանդիպում կազմակերպեք ազատ քննարկման ձևաչափով, նրանց հնարավորություն տվեք բաց վիճելու, բայց առանց «հարձակումների» և վիրավորանքների։

Ինչպե՞ս դա անել: Հակամարտության ճիշտ «լուծումը» ձեր անմիջական խնդիրն է: Օգնություն փնտրեք կադրային անձնակազմի մասնագետներից կամ ավագ ղեկավարությունից: Ընտրեք համապատասխան թեմա, բայց ասենք չեզոք բոլոր մասնակիցների համար: Եվ ստանձնեք դիտորդի դերը և ուշադիր լսեք բոլորին, միայն մասնակիցներին ուղղորդելով կառուցողական ուղղությամբ և թույլ մի տվեք, որ նրանք մտնեն փակուղի։

Համոզվեք, որ ամփոփեք նշված թեմայի քննարկումը, եզրակացություններ արեք և կիսվեք բոլոր մասնակիցների հետ: Կարիք չկա մասնակիցներին տեղեկացնել, որ պլանավորման հանդիպումն անցկացվում է կոնֆլիկտային իրավիճակները լուծելու նպատակով։ Բացառությամբ այն դեպքերի, երբ կոնֆլիկտի լուծման թեման պլանավորման հանդիպման նպատակն է։