Ang Planerka ay derivative ng English plan, isang maikling working meeting na nakatuon sa progreso ng planadong plano. Ayon sa kanilang tipolohiya, ang lahat ng mga pulong sa pagpaplano ay maaaring hatiin sa mga kategorya ayon sa tatlong pamantayan - tiyak, temporal at dami.

Ayon sa tiyak na pamantayan, ang lahat ng mga pulong sa pagpaplano ay nahahati sa pag-uulat (maiikling pagpupulong kung saan ang mga tagapamahala ay nag-uulat sa pag-unlad ng mga nauugnay na gawain), talakayan (mga briefing sa posibleng pagbabago sa napiling landas upang makamit ang isang partikular na layunin) at motivational (mga pulong kung saan ang mga gawain ay ipinamamahagi at ang mga tungkulin ay tinutukoy sa proseso ng pagtatrabaho sa isang tanong, gawain).

Ayon sa pamantayan ng oras, ang pulong sa pagpaplano ay maaaring araw-araw, lingguhan, buwanang proseso.

Ayon sa quantitative criterion, ang planning meeting ay maaaring maging mass (para sa lahat ng empleyado) o sarado (para sa isang hiwalay na grupo ng inisyatiba, managers, board of directors ng kumpanya.)

Bakit humawak ng planner?

Kung inaayos mo ang prosesong ito bilang isang magandang tradisyon bago magsimula ang araw ng trabaho, makakatulong ito sa pagdidisiplina sa koponan (bawasan ang bilang ng mga late sa umaga), mas malinaw na binabalangkas ang mga layunin at layunin para sa mga empleyado (pagkatapos ng lahat, tulad ng alam mo, isang makatwiran ang plano para sa araw ay mas epektibo kaysa sa isang plano sa loob ng anim na buwan), gagawing posible na makita ang mga tunay na resulta ng gawain nang mas malinaw (kung sakaling ang pag-uulat ng koponan sa pinuno at ang pinuno sa koponan ay maging ipinag-uutos na mga elemento pagpaplano ng mga pulong). Bilang karagdagan sa mga benepisyong nabanggit na, ang isang maayos na pagpupulong sa umaga ay maaaring magpasigla sa mga empleyado, magpataas ng produktibidad, at mag-udyok sa kanila na magtrabaho nang epektibo sa buong araw. Ito sikolohikal na aspeto, siyempre, ay gumaganap ng isang mahalagang papel sa pagtatatag ng mga positibong relasyon sa pagitan ng empleyado at ng employer, at nag-aambag din sa pagbuo ng koponan.

Bakit itinuturing ng maraming tao ang pagpaplano ng mga pulong bilang isang relic ng nakaraan?

Una, ang mismong paglitaw ng prosesong ito, karamihan sa mga tao ay tumutukoy sa mga oras na hindi nila narinig ang tungkol sa telepono, ngunit hindi nila alam kung ano ang mga teknolohiya ng Internet at multimedia. Lumalabas na ang tanging paraan upang makipagkita nang personal at pag-usapan ang mahahalagang sandali ng trabaho ay ang mga pagpaplanong pulong lamang. Para sa kakulangan ng pagpapatakbo na paraan ng komunikasyon, maraming mga katanungan ang naipon, at ang naturang aksyon ay tumagal ng maraming oras (sa karaniwan, tatlo hanggang apat na oras). Sa pagkakataong ito, minsang sinabi ng isang kilalang Amerikanong ekonomista: “Kung may pagpaplano ng mga pulong sa iyong kumpanya, kung gayon ikaw ay nasa Ang tamang daan. Ito ay nananatiling lamang upang tanggalin ang lahat ng mga pumunta doon, at iwanan ang lahat ng mga nagtatrabaho sa oras na ito.

Pangalawa, karamihan sa mga manggagawa sa opisina ay may negatibong saloobin sa pagpaplano ng mga pagpupulong dahil lamang sa halos 20% ng oras ay nakatuon dito, at, ayon sa marami sa kanila, ang pagsasalita ng boss ay tumatagal, sa karaniwan, kalahati ng oras na inilaan para sa prosesong ito.

Pangatlo, kung ang pagpaplano ng mga pagpupulong sa kumpanya ay gaganapin araw-araw, sa lalong madaling panahon ito ay tiyak na magiging isang uri ng pormalidad. Pagkatapos ng lahat, karamihan sa mga gawain na matagumpay na negosyante, pangmatagalan, at isang dalawang pangungusap na pang-araw-araw na ulat ay magiging ganito: "Okay lang, ginagawa namin ito." Ang pangangailangan para sa isang pang-araw-araw na pagpupulong sa pagpaplano ay karaniwang lumalabas sa sandaling sinimulan ng kumpanya ang pagpapatupad ng isang bagong estratehikong gawain sa isang kritikal na maikling panahon, o sa panahon ng isang krisis. Sa ganitong mga sandali, talagang kinakailangan na patuloy na subaybayan ang sitwasyon, upang masubaybayan ang pinakamaliit na pagbabago.

Mga regulasyon

Anuman, kahit na ang pinakamaikling pulong sa pagpaplano ay dapat magkaroon ng sarili nitong mga panuntunan. Sa isang paraan o sa iba pa, nakakatulong ito upang ayusin ang mga pagpindot sa mga isyu nang mas produktibo, upang gawing mas dynamic at mahusay ang proseso. Sa mga tuntunin magandang asal ipamahagi ang mga regulasyon sa mga empleyado sa oras ng gabi upang mapag-isipan nila ang lahat ng mga isyung iniharap at makabuo ng isang nakabubuo, makabuluhang panukala. Sa iba pang mga bagay, ito ay nagkakahalaga ng pagsasaalang-alang na sa oras na gaganapin ang pulong sa umaga, ang bawat empleyado ay dapat magkaroon ng isang kopya ng mga regulasyon sa kamay. Mahalaga rin na magtalaga ng responsibilidad sa isang partikular na tao na susubaybay sa oras (kung ang tagapagsalita ay lumampas sa limitasyon ng oras na inilarawan sa mga regulasyon, ito ay naantala ang proseso ng pagdaraos ng pulong at, bilang isang resulta, ay negatibong nakakaapekto sa mood ng pangkat).

Magsagawa o hindi magsagawa? Iyan ang tanong

Ang pulong sa pagpaplano ay tiyak na isang mahalagang proseso, hindi bababa sa konteksto ng napapanahong pagtatakda ng layunin at pagganyak ng mga empleyado, ngunit oras na upang lumampas sa karaniwang pang-unawa sa terminong ito. Marahil ay hindi napakahalaga na tipunin ang buong koponan araw-araw sa isang masikip na opisina, ngunit upang makabisado ang mga teknolohiya ng kumperensya sa Skype. Mahalaga rin na isaalang-alang ang aspeto na ang isang nakabubuo na pagpupulong sa pagpaplano ay dapat tumagal ng hindi hihigit sa 15-20 minuto. Ang pag-uulat sa mga aktibidad ng bawat departamento ay maaaring tanggapin at talakayin sa mga tagapamahala sa araw, at oras ng umaga upang italaga ang eksklusibo sa pagkakahanay ng mga pwersa, ang kahulugan ng mga gawain at mga priyoridad.

Sa anumang kaso, pinipili ng bawat negosyante ang kanyang konsepto ng pamamahala, gayunpaman, upang maunawaan nang kaunti nang mas maingat kung ang mga maikling pagpupulong ay kinakailangan para sa iyong manggagawa, ito ay nagkakahalaga ng pagtimbang ng mga kalamangan at kahinaan:

Disiplinahin ang pangkat

Posibilidad ng pagganyak sa umaga ng mga empleyado;

Malinaw na pagtatakda ng mga layunin at layunin;

Ang pagkakataong maging malikhain at magsagawa ng pulong sa pagpaplano sa isang hindi kinaugalian na istilo;

Ang matagal na pagpupulong sa pagpaplano ay nakakapagod at nakakabawas sa kahusayan ng mga empleyado;

Ang mga hindi nakaiskedyul na pagpupulong sa pagpaplano ay kadalasang hindi epektibo.

Ang pagpaplano ng mga pagpupulong, pagpapatakbo ng mga pulong at pagpupulong ay isang mahalagang bahagi ng araw ng trabaho ng halos bawat empleyado. Maaga o huli, ang pinuno ay nahaharap sa pangangailangang mag-isa na magsagawa ng pang-araw-araw na pulong sa pagpaplano. Pero gaya ng madalas mangyari, wala talagang nagtuturo nito. Samakatuwid, ang tanong ay madalas na lumitaw - kung paano magsagawa ng isang pulong sa pagpaplano?

Mga layunin ng pulong sa pagpaplano

Ang unang bagay na dapat gawin ay tukuyin ang mga layunin na nais mong makamit sa pulong. Bilang isang patakaran, ang pangunahing layunin ng naturang mga pagpupulong ay ang paglikha ng isang solong puwang ng impormasyon sa lahat ng mga empleyado, bilang isang resulta, ang pagkamit ng mas mataas at mas magkakaugnay na trabaho. Tumutulong ang mga tagaplano upang malutas ang mga sumusunod na gawain:

1. Pagtatakda ng mga layunin at layunin para sa pangkat;
2. Pagdadala ng pangkalahatang impormasyon sa buong pangkat;
3. Paglutas ng mga pangkalahatang isyu;
4. Pagganyak at paglahok ng mga tauhan;
5. Pagsasanay ng mga empleyado, sa pamamagitan ng paglipat ng mga pinakamahusay na kasanayan;

Sumang-ayon, ang pagkamit ng gayong mga layunin ay may malaking interes sa sinumang tagapamahala. Samakatuwid, ang pagsasanay ng pagpaplano ng mga pulong ay karaniwan sa negosyo. Ngunit ang pagkamit ng kahusayan mula sa mga pagpupulong ay hindi napakadali, mahalagang sumunod sa isang malinaw na tinukoy na plano ng aksyon at maghanda para sa bawat pulong sa pagpaplano.

Pagpupulong sa pagpaplano

Kaya, natukoy namin na ang pagpupulong ay isang mahalaga at kapaki-pakinabang na bagay, ngunit upang hindi gawing isa pang walang silbi na pagpapahirap sa mga subordinates ang tool na ito, dapat lapitan ng pinuno ang paghahanda ng pulong sa pagpaplano nang buong kaseryosohan. Mas maaga, tinalakay namin ang mga layunin ng pulong, ang gawain ng pinuno, depende sa layunin, ay gumuhit ng isang plano para sa pulong ng pagpaplano. Naturally, ang pagpupulong para sa mga nagbebenta at para sa mga TOP na tagapamahala ay magiging radikal na naiiba sa bawat isa. Bagaman ang istraktura mismo ay magiging halos pareho.

Ang isang napakahalagang punto sa pagdaraos ng anumang pagpupulong ay ang pagbibigay ng pagkakataon sa mga nasasakupan na magsalita sa lalong madaling panahon. Ito ay kanais-nais mula sa mga unang minuto upang isama ang pinakamaraming kalahok sa pulong ng pagpaplano hangga't maaari. Makakatulong ito sa pag-set up ng team.

Mga lihim ng tagumpay ng pulong sa pagpaplano

Ang pinakamahalagang! Para maging kawili-wili ang isang pagpupulong, dapat mong paghandaan ito. Ang tagumpay ng isang pulong ay nakasalalay sa ilang mahahalagang salik:

1. bahagi ng impormasyon. Ang impormasyong ibinigay sa pulong ay dapat na kapaki-pakinabang at kawili-wili. Kung ang impormasyon ay boring at monotonous, pagkatapos ay gawin kawili-wiling paraan pagsusumite ng impormasyon. Alisin ang boring at hindi kapaki-pakinabang na impormasyon;
2. emosyonal na bahagi. Kahit na ang pinaka-kagiliw-giliw na paksa ay maaaring masira ng maling presentasyon. Alalahanin ang iyong mga guro mula sa unibersidad, sa ilang mga lektura ay natutulog ang buong madla, at sa iba naman ay buong bahay.
3. Ang pinuno na namumuno sa pulong. Kung mas may awtoridad ang host, mas nakikita siya ng audience. Kung ang iyong awtoridad ay hindi mataas, maingat na gawin ang mga punto 1 at 2.

Mga panuntunan para sa pagdaraos ng pulong sa pagpaplano

Mga late na empleyado

Laging may nahuhuli sa meeting. Ang ganitong mga empleyado ay nagdudulot ng malaking pagkasira at kailangan mong labanan nang husto. I'll forgive you just to agree in advance sa lahat ng miyembro ng team kung ano ang gagawin natin sa mga latecomers. Mayroong ilang mga halimbawa: ang isang nahuling dumating ay nagdadala ng kape o prutas sa lahat, ang isang nahuling dumating ay nagsasabi ng isang biro, isang nahuling dumating ay kumakanta ng isang kanta, atbp. Ang pinakamahalagang bagay ay alam ng lahat ang mga patakaran at sinusunod ito ng lahat. Kung ang panuntunan ay naisip at tinanggap ng koponan, pagkatapos ay bawasan mo ang pagkahuli sa pinakamababa.

Parehong oras ng pagpupulong

Napakahalaga na sundin ang isang mahigpit na iskedyul ng mga pagpupulong. Walang mas masahol pa kaysa sa hindi naka-iskedyul na mga pagpupulong, sinisira nito ang mga plano ng mga subordinates, hindi pinapayagan silang maghanda nang maayos. Ang saloobin sa gayong mga pagpupulong sa una ay negatibo, na walang mood sa pagtatrabaho.

Anumang pagpupulong ay dapat ipaalam nang maaga, pinakamahusay na huwag baguhin ang mga petsa at oras ng mga pagpupulong maliban kung talagang kinakailangan.

Huwag ipagpaliban ang mga pagpupulong

Napakahalaga na sundin ang oras, kung natukoy mo na ang pulong ay hindi dapat tumagal ng higit sa 30 minuto, pagkatapos ay panatilihin ang iyong salita. Kung mas mahaba ang pulong, hindi gaanong epektibo ito. Kung kailangan mong lutasin ang mga kumplikadong isyu at kailangan mo matagal na panahon upang gawin ang mga detalye, pagkatapos ay lumikha ng mga nagtatrabahong grupo ng mga karampatang empleyado. Kadalasan ang malaking bahagi ng pulong ay ginugugol sa pag-eehersisyo mga isyu sa organisasyon, at karamihan sa mga tagapakinig sa pangkalahatan ay lilipad sa diyalogo.

Ang nagtatanghal lang ang nagsasalita

Madalas akong makakita ng larawan kapag ang mga empleyado ay natatakot sa kanilang amo at dahil dito ang pagpupulong ay nagiging monologo ng diktador. Bilang isang patakaran, ang lahat ng ito ay nangyayari sa nakamamatay na katahimikan, at ang pag-igting ay nararamdaman sa hangin. Ang istilo ng direktiba ng pamamahala ay hindi angkop sa mga pagpupulong, sumasalungat ito sa kakanyahan ng kaganapang ito. Sa isip, lahat ng kalahok ay dapat magsalita sa pulong sa pagpaplano.

Pagtalakay sa mga pribadong isyu

Minsan maaaring subukan ng isa sa mga kalahok sa pulong sa pagpaplano na gamitin ang kaganapang ito upang malutas ang isang pribadong isyu. Bilang isang tuntunin, kapaki-pakinabang para sa isang empleyado na magtanong sa publiko. Ang diskarte na ito ay maaaring gawing komedya ang pulong. Samakatuwid, kinakailangan na agad na ihinto ang mga naturang manipulasyon at magtakda ng oras upang malutas ang mga pribadong isyu.

Epekto ng pagpupulong sa trabaho

Lahat ng napagkasunduan mo sa pagpupulong ay dapat gawin sa iyong bahagi. Kung walang kontrol, mabilis na makibagay ang mga empleyado at titigil sa pagsunod sa iyong mga utos.

Paano suriin ang pagiging epektibo ng isang pulong

Ang pagiging epektibo ng pagpupulong ay sapat na madaling suriin. Tanungin ang iyong mga subordinates kung ano ang nangyari sa pulong? 5 minuto pagkatapos ng pulong, 3 oras mamaya, at sa susunod na araw. Ang mga sagot sa mga tanong na ito ay feedback para sa planning meeting organizer. Kung mayroong maraming impormasyon, gawin ang mga empleyado na magtago ng mga talaan. Ngunit sa anumang kaso, dapat itala ng lahat ang impormasyon.

Ang pagkamit ng maayos, mabilis at mahusay na gawain ng pangkat ay hindi isang madaling gawain para sa sinumang pinuno. Ang gawain ng boss ay bumuo ng isang solong diskarte sa pagkilos para sa bawat subordinate, subaybayan ang kanilang trabaho at itama ito. Upang makamit ang mabungang gawain, kailangan mong maunawaan kung paano magdaos ng mga pagpupulong, kung paano maayos na magbigay ng mga tagubilin sa mga subordinates para sa isang tiyak na panahon.

Pagpupulong sa pagpaplano - talakayan at pamamahagi ng mga gawain sa trabaho na naka-iskedyul para sa isang tiyak na oras. Ang ganitong mga pagpupulong ay maaaring nahahati sa ilang mga uri depende sa kanilang uri, oras at numero.

Ang unang uri ay kinabibilangan ng pag-uulat ng mga pagpupulong (ang ganitong mga pagpupulong ay kinakailangan para sa pamamahala upang maiulat kung paano ginagawa ang mga gawain sa trabaho sa sandaling ito), mga pagpupulong sa talakayan (kapag ang mga panukala ay isinasaalang-alang at ang mga pagbabago sa plano ng aksyon ay tinalakay) at mga pagpupulong na pangganyak (kung saan natatanggap ng lahat ang kanilang gawain sa proseso ng paglutas ng pangunahing isyu).

Depende sa oras, maaari kang magkaroon ng pang-araw-araw, lingguhan, o buwanang pagpupulong.

Kung gagawin natin ang quantitative factor bilang batayan, ang pagpaplano ng mga pulong ay maaaring hatiin sa pangkalahatan o masa (kung saan ang lahat ng mga empleyado ay naroroon) at sarado (kapag ang isang hiwalay na grupo o departamento ay nagkusang).

Ang pagpaplano ng mga pulong ay may ilang mga pakinabang:

• Nagpapanatili ng disiplina, binabawasan ang bilang ng mga pagkaantala.
• Tumutulong upang malinaw at malinaw na magtakda ng mga gawain para sa pangkat. Ang isang panandaliang plano para sa araw ay mas kapaki-pakinabang at produktibo kaysa sa isang anim na buwang plano.
• Nagpapahiwatig ng aktwal na pagganap. Ang kalidad na ito ay pinalawak kung sa pulong ng pagpaplano ang mga empleyado ay nagsumite ng mga ulat ng pag-unlad sa kanilang mga superyor.

Huwag kalimutan ang tungkol sa mataas na motivational na papel ng mga pagpupulong. Ang pagsasagawa ng isang pulong na may kakayahan ay nangangahulugan ng positibong pag-impluwensya sa mood ng mga empleyado, pagbibigay ng bayad para sa mabungang trabaho at pagpapasigla sa pagpapabuti ng pagganap. Bilang karagdagan, ang ari-arian na ito ay nag-aambag sa pagtatatag ng mga positibong relasyon sa pagitan ng koponan at mga nakatataas.

Sa kabila, Ang mga pagpupulong sa pagpaplano ay mayroon ding mga kahinaan.:

• Ang mahabang pagpupulong ay nangangailangan ng lakas at lakas mula sa mga empleyado.
• Ang biglaang, hindi nakaiskedyul na mga pagpupulong ay kadalasang hindi epektibo.

Upang maiwasan ang mga negatibong salik, dapat kang magsagawa ng mga pagpupulong nang may pag-iisip.

Opinyon ng eksperto

Sa pulong ng pagpaplano, nag-aalok ang mga empleyado ng mga bagong ideya para sa pagpapaunlad ng negosyo at pagtaas ng benta

Hasmik Gevorgyan,

CEO at isa sa mga may-ari ng Provocatsia chain ng mga tindahan sa Moscow

Ginagantimpalaan namin at ganap na sinusuportahan ang aming mga empleyado na interesado sa pagpapataas ng kaalaman sa brand. Ang aming mga franchisee ay nagpasya na magsagawa ng mga espesyal na pagpupulong 2 beses sa isang buwan, kung saan ang mga empleyado ay nagpapahayag ng kanilang mga saloobin at mungkahi sa kung paano paunlarin ang kumpanya at pataasin ang mga benta. Ang mga may-akda ng karamihan mga kawili-wiling proyekto at ang mga ideya ay tumatanggap ng bonus na hanggang 15% ng suweldo.

Ang ilan sa aming pinakamahusay na mga print ng T-shirt ay orihinal na idinisenyo at iminungkahi ng mga empleyado. Salamat sa aming mga empleyado, pinapataas namin ang visibility ng kumpanya sa pamamagitan ng pag-sponsor ng mga kultural na kaganapan sa kabataan.

Isang kapansin-pansing halimbawa: nag-alok ang isa sa aming mga empleyado sa Tula na lumahok sa organisasyon ng mga munisipal na paligsahan sa palakasan at mga gabi sa mga club. Ang pagkamalikhain at pagiging may layunin ng manggagawang ito ay naging susi sa katotohanan na ang aming advertising ay lumitaw sa mga sikat na cafe sa lungsod. Sa huli, ang mga benta sa lungsod ng Tula ay tumaas ng 2 beses. Katulad nito, tumaas din ang kita ng empleyado - pagkalipas ng ilang buwan ay naging direktor siya ng tindahan.

3 bahagi ng matagumpay na pagpupulong sa pagpaplano

1. bahagi ng impormasyon. Gawing kawili-wili at kapaki-pakinabang ang materyal para sa mga tagapakinig. Kung hindi maiiwasan ang boring na impormasyon, subukang isumite ito sa hindi pangkaraniwang paraan. Ang impormasyong ibinigay sa pulong ng pagpaplano ay dapat maging kapaki-pakinabang at kapana-panabik. Kung magkakaroon ka ng isang matagumpay na pagpupulong, pinakamahusay na huwag magbigay ng walang kabuluhan at mapurol na impormasyon.
2. emosyonal na bahagi. Ang kaakit-akit na materyal na may mahinang presentasyon ay masamang materyal. Alalahanin ang unibersidad - nakakainip na gumugol ng oras sa ilang mga klase, ang mga mag-aaral ay literal na natutulog sa silid-aralan, at sa iba ay nais ng lahat na makarating sa ilalim ng bagay at talakayin.
3. Ang pinuno na namumuno sa pulong. Ang awtoridad ng tagapagsalita ay direktang nakakaapekto sa asimilasyon ng impormasyon. Kung hindi mo pa naaabot ang mataas na kasanayan sa retorika, pagsikapan ang una at ikalawang punto bago isagawa ang pulong.

Paano magsagawa ng mga pulong sa pagpaplano, pag-iwas sa pagtutol ng mga empleyado

Hindi lihim na ang mga empleyado ay madalas na may negatibong saloobin sa pagpaplano ng mga pulong. Ito ay nagkakahalaga ng pag-unawa sa mga dahilan para sa pang-unawa na ito.

Una sa lahat, ang orihinal na pinagmulan ng naturang mga pagpupulong sa pagpaplano ay nauugnay sa mga tao na may panahon na hindi pinahintulutan ng mga pasilidad ng komunikasyon ang pag-coordinate ng gawain ng mga tao at kinakailangan na personal na magtipon kasama ang buong pangkat at talakayin ang mahahalagang isyu sa trabaho nang maraming oras. Dahil ibang paraan para matuto o magdiscuss mahahalagang puntos wala lang, napakaraming tanong, komento at hiling sa gawaing naipon ng pulong. Samakatuwid, ang pagpupulong ay kailangang idaos ng ilang oras.

Pangalawa, maraming manggagawa sa opisina ang naiinis sa katotohanan na ang pulong sa pagpaplano ay tumatagal ng 1/5 ng lahat ng oras ng pagtatrabaho. Kasabay nito, walang gaanong pag-uusapan - ang talumpati ng boss ay karaniwang tumatagal ng kalahati ng buong pulong.

Pangatlo, kung magdaraos ka ng isang pulong araw-araw, sa lalong madaling panahon ay ituring ito ng mga empleyado bilang isang kaganapan na "para sa palabas". Ang mga empleyado ay hindi mag-uulat ng detalyado at kawili-wili tungkol sa pag-unlad ng trabaho o anumang mga pagbabago, dahil maaaring hindi ito mangyari sa ganoong kaikling panahon. Ang mga pangunahing layunin ng anumang kumpanya ay mga pangmatagalang plano, kaya hindi ka dapat kumuha ng mahalagang oras mula sa mga empleyado upang makinig sa "mga bagay ay normal, kami ay nagtatrabaho." Tanging sa mga kritikal na kaso, mga sitwasyong pang-emergency at mga kagyat na gawain ay kinakailangan na magdaos ng mga pang-araw-araw na pagpupulong.

Paano magsagawa ng pulong sa pagpaplano sa pamamagitan ng pagpili ng tamang format

1. Pagpupulong ng impormasyon

Maaari kang magdaos ng gayong pulong sa pagpaplano tuwing Lunes, gawin itong lingguhang kaganapan para sa bawat departamento ng iyong kumpanya, para sa bawat pinuno ng departamento. Ang layunin ng pagpupulong na ito ay upang malaman kung ano ang nagawa sa nakaraang linggo, kung ano ang nakamit, at kung ano ang plano para sa linggong ito. Ang mga tagapamahala ay maaaring makipag-usap ng mahalagang impormasyon sa mga nasasakupan at mag-udyok sa kanila na magtrabaho nang produktibo. Huwag ipagpaliban ang oras - pinakamahusay na magdaos ng pulong sa loob ng 30 minuto.

2. Pamamahagi ng mga gawain

Ang maikling pulong na ito ay pinakamahusay na gawin nang maaga sa araw. Ang mga tagapamahala ay namamahagi ng mga pang-araw-araw na gawain at ipinapaliwanag ang mga ito sa mga empleyado. Kung mga tanong o mahalagang impormasyon hindi, ang gayong pulong sa pagpaplano ay hindi kukuha ng maraming oras ng pagtatrabaho mula sa mga empleyado.

3. Pagpupulong sa pagpaplano

Kinakailangang magsagawa ng naturang pulong sa pagpaplano pagkatapos maabisuhan nang maaga ang lahat ng empleyado sa pamamagitan ng sulat o elektronikong paraan. Hayaang maghanda sila sa paksa, magtakda ng oras ng pagpupulong at sekretarya ng pulong. Ipadala din ang mga konklusyon at resulta mula sa pulong sa lahat na naroroon o dapat na nasa pulong ng pagpaplano. Mahalagang tandaan na ang gayong pulong sa pagpaplano ay hindi dapat idaos nang masyadong mahaba. Kung hindi pa rin ito maiiwasan, siguraduhing ayusin ang mga time-out para sa pahinga o meryenda.

4. Malikhaing pagpaplano

Kung sa pagkakataong ito wala kang maiaalok sa koponan, magandang opsyon ay magdaraos ng pulong sa pagpaplano sa isang hindi karaniwang format. Ito ay maaaring isang kumpetisyon pinakamahusay na ideya o brainstorming.

5. Pagpupulong sa pagpaplano para sa paglutas ng salungatan

Huwag kalimutan ang tungkol sa kadahilanan ng tao at posibleng hindi pagkakaunawaan sa koponan.

Ang tamang posisyon ng amo ay kilalanin at lutasin ang naturang problema. Ang pagdaraos ng isang pulong para sa layuning ito ay higit na malugod. Kailangan mong bigyan ng pagkakataon ang bawat tao na ipaliwanag ang kanilang posisyon at sabihin kung ano ang eksaktong hindi nababagay sa kanila. Ang format ng naturang pagpupulong ay hindi dapat maging mahigpit, hayaan ang mga tao na magsalita o magtalo, na pinagtatalunan ang kanilang opinyon. Kapag natukoy mo nang magkasama ang mga paghihirap, kailangan mong malampasan ang mga ito. Hindi kinakailangang kunin ito sa iyong sarili, tutulungan ka ng mga espesyalista sa HR at senior manager.

Kailangan mong magsagawa ng pulong sa pamamagitan ng pagpili kawili-wiling paksa para sa lahat - upang ang lahat ay gustong magsalita, at mayroon kang pagkakataon na ayusin ang pag-uusap at ayusin ang direksyon nito.

Ibuod ang pulong, kolektahin ang lahat ng sinabi ng mga kalahok at ipakita sa kanila ang mga resulta.

Hindi na kailangang bigyan ng babala ang mga kasamahan sa simula pa lang na ang pulong sa pagpaplano ay ginaganap dahil sa isang salungatan na lumitaw. Ang pagbubukod ay ang mga espesyal na pagpupulong na eksklusibong isinaayos upang malutas ang mga ganitong sitwasyon.

Paano dagdagan ang mga benepisyo ng pagpaplano

Ang hindi maayos na pagpaplano ng mga pagpupulong, pagpupulong at pagtitipon ay ganap na walang silbi at nakakapinsala pa nga. Dahil sa kanilang sarili hindi sila lumilikha ng karagdagang halaga, ngunit isang malaking halaga ng oras ang maaaring gugulin sa kanila.

Matutunan ang mga patakaran para sa pag-aayos ng mga epektibong pagpupulong mula sa magazine na "Commercial Director", na magpapagalaw sa daloy ng trabaho na may pinakamababang oras na ginugol.

Paano magdaos ng mga pulong sa pagpaplano araw-araw: isang hakbang-hakbang na algorithm

Hakbang 1. Tukuyin ang mga layunin ng kaganapan pulong sa umaga

Dapat ipakita at planuhin ng bawat organisasyon ang mga resulta ng gawain nito. Batay sa mga nakatakdang layunin, kailangan mong gumuhit ng isang unti-unting plano para sa kanilang pagpapatupad.

Piliin ang mga layunin mula sa listahan na angkop para sa iyong negosyo:

• Pagtatakda ng mga layunin

Ang pangunahing bagay kung saan ito ay nagkakahalaga ng pagdaraos ng mga kolektibong pagpupulong ay ang pagpaplano ng gawain. Ang pang-araw-araw na plano ng isang empleyado ay hindi dapat magsama ng higit sa 3 gawain at 1 focus. Sa isip, ang bawat empleyado mismo ang nagbabalangkas ng mga gawain at nakatutok para sa araw at nag-uulat nito sa manager.

Upang magtakda ng makatotohanan at maaabot na mga layunin, gamitin ang . Pinakamabuting magplano ng trabaho sa mga tiyak na numero. Ilarawan ang impormasyon: mas mahusay na magdaos ng isang kaganapan sa isang silid na may projector o isang board kung saan isusulat mo ang mga pangunahing gawain. Tumutok sa araw na partikular na markahan ng marker at bigyang-diin ito sa panahon ng pag-uusap.

Pinakamabuting ipasulat sa bawat empleyado ang kanilang plano.

• Feedback mula sa mga empleyado

Kadalasan, ang mga empleyado, na nahaharap sa isang problema o isang hindi maintindihan na sitwasyon, ay hindi nag-uulat nito sa kanilang boss. Bilang isang tuntunin, ito ay tinatalakay sa pagitan ng mga kasamahan at hindi itinuturing na karapat-dapat na mag-ulat sa pamamahala. Kinakailangan na magtatag ng patuloy na pakikipag-ugnay sa mga subordinates. Dapat ugaliin ng mga empleyado na sabihin sa tagapamahala kung ano ang ikinababahala nila at nasasabik sila sa proseso ng pagganap ng kanilang mga tungkulin.

Sa kasong ito, ang tagapamahala ay kailangang magdaos ng magkakahiwalay na pagpupulong upang makinig sa bawat problema at tumugon dito nang maayos, kahit na naniniwala siya na ang sitwasyon ay hindi katumbas ng halaga. espesyal na atensyon. Gayundin, hanapin ang ugat ng problema, hindi ang salarin. Magtalaga ng isang partikular na tao na responsable para sa pag-aayos ng problema, at maglaan ng malinaw na deadline para dito.

• Paglipat ng karanasan at pagsasanay

Maunang magsalita - sabihin sa iyong mga kasamahan kung paano mo gagawin ang nakatalagang gawain. Magsimula ng talakayan, tanungin ang mga empleyado kung paano ito gagawin nang mas mahusay at mas mabunga. Maaari kang magdaos ng pulong sa pagpaplano sa format ng isang laro o kumuha ng isang kaso ng negosyo upang ang lahat ay makalahok sa talakayan.

Maaari kang magsagawa ng pagsasanay: sabihin o ulitin ang mga script, karaniwang mga sagot, benepisyo ng produkto, promosyon ng kumpanya, at iba pa kasama ng mga kasamahan. Isali ang buong pangkat sa prosesong ito.

Huwag ulitin ang iyong sarili, turuan ang mga empleyado ng isang bagong bagay araw-araw, paunlarin sila!

• Pagtaas ng espiritu ng pangkat

Pag-usapan ang kumpanya bilang isang malapit na koponan - gamitin ang mga salitang "kami", "ang aming koponan" sa iyong pagsasalita.

Mag-ulat ng bago at kawili-wiling mga bagay para sa huling araw: kung ano ang nangyari kahapon, balita ng kumpanya, mga tagumpay nito (kahit na maliliit). Kung mayroon kang panloob na mailing list, hindi ito nangangahulugan na binabasa ito ng bawat isang tao. Samakatuwid, ang pinakakawili-wili at mahahalagang bagay ay maaaring sabihin muli sa pulong ng pagpaplano. Kung ang impormasyon ay hindi ganap na positibo, ang mga empleyado ay magkakaroon ng pagkakataon na talakayin ang isang plano ng aksyon.

Alalahanin ang mahahalagang petsa para sa mga empleyado, pag-usapan ang tungkol sa kanila (mga kaarawan ng mga empleyado mismo, kanilang mga pamilya, mga anak, isang mahalagang kaganapan para sa kumpanya, at iba pa).

• Pagganyak ng pangkat

Maaari kang magdaos ng pulong upang masingil ang koponan ng positibo para sa darating na araw. Para dito kailangan mo:

• Purihin ang isa sa mga empleyado (pinakamahusay sa pagbebenta, Magandang kalidad, pasasalamat mula sa kliyente, solusyon mahirap na sitwasyon atbp.).
• Kapag nagtatalaga ng mga gawain, ipaliwanag kung paano positibong makakaapekto ang trabaho sa pangkalahatang layunin ng kumpanya. Ipaalam sa bawat empleyado na sila ay mahalaga.
• Gumamit ng mga motivational na salita at parirala: "Gawin natin!", "Ipakita kung ano ang kaya mo!" atbp.
• Ipakita na naniniwala ka sa bawat empleyado, madalas sabihin ang mga parirala tulad ng "Kaya natin", "Magtatagumpay tayo", "Sigurado ako", atbp.

Ang isang mahalagang tuntunin sa pagdaraos ng epektibong mga pagpupulong ay ang magsalita lamang tungkol sa mga positibong bagay, huwag pagalitan ang sinuman sa pulong ng pagpaplano, huwag pagalitan ang pangkat. Sa umaga ito ay nagkakahalaga ng pakikipag-usap lamang tungkol sa positibo!

Siguraduhing gamitin ang lahat ng layuning nabanggit sa itaas, ngunit hindi lahat ay nangangailangan ng mga pulong nang sabay-sabay.

Hakbang 2. Binubuo namin ang mga regulasyon

Kapag napili mo na ang mga layunin ng iyong mga pagpupulong sa umaga, kailangan mong magpasya kung paano isasagawa ang mga ito. Ang mga regulasyon ay maaaring i-print at isabit sa opisina kung saan gaganapin ang pulong sa pagpaplano.

Magpasya kung gaano katagal mo balak isagawa ang pulong, at isulat ito sa mga patakaran. Ang labinlimang minuto ay sapat na oras para magkaroon ng mabisang pagpupulong. Bilang karagdagan, gumawa ng isang tiyak na plano: kung ano ang iyong pag-uusapan sa pulong. Para dito kailangan mo:

Ang pagpupulong ay dapat isagawa sa isang positibong tala. Batiin ang koponan, markahan ang isa sa mga empleyado para sa gawaing nagawa at tagumpay sa nakaraang araw. Sa pagtatapos ng pulong, maaari mong batiin ang koponan, batiin sila ng magandang araw, o hikayatin silang magtrabaho nang produktibo.

Sa simula ng pulong sa pagpaplano, iulat kung ano ang nagawa sa nakaraang araw. Magtakda ng mga bagong gawain batay sa kung ano ang nagawa na. Pagkatapos nito, maaari kang magsagawa ng pagsasanay o simulan ang pag-uulit.

Kunin ang reaksyon ng koponan, kausapin siya sa pagtatapos ng pulong, upang hindi ma-drag ang kaganapan. Kung ang paksa para sa talakayan ay masyadong mahirap at nangangailangan ng higit sa dalawang minuto, dalhin ito sa isang hiwalay na pulong sa pagpaplano o magtalaga ng isang partikular na empleyado upang lutasin ito.

Hakbang 3. Paghahanda para sa pulong

Upang maayos at may kakayahang magsagawa ng pulong sa pagpaplano, dapat mong paghandaan ito nang maaga. Ang paghahanda para sa pulong sa umaga ay pinakamahusay na ginawa sa gabi, at siguraduhing isulat ang lahat.

Ang mga gawain para sa araw ay dapat na pare-pareho sa mga pangmatagalang layunin at isinasaalang-alang ang mga problema na lumitaw mula sa nakaraang araw. Hiwalay, para sa bawat item, isulat kung ano ang iyong pag-uusapan: positibong balita, mga problema, kamakailang mga kaganapan, pag-aaral.

Hakbang 4. Nagdaraos kami ng pulong sa pagpaplano

Simulan ang pulong na may plano. Kamustahin ang koponan. Subaybayan ang oras upang ang pulong ay hindi tumagal ng higit sa 15 minuto.

Sa panahon ng pagpupulong, obserbahan ang reaksyon ng mga manggagawa sa bawat yugto ng pulong. Upang matukoy mo kung ano ang kawili-wili sa koponan at kung ano ang hindi. Kung mayroong ilang impormasyon na hindi interesado ang mga empleyado, isaalang-alang kung maaari itong alisin sa plano o ang paraan ng pagpapakita nito ay maaaring baguhin.

Maiintindihan mo kung gaano ka epektibong nagsagawa ng pulong sa pagpaplano sa pamamagitan ng tagapagpahiwatig ng kalidad ng trabaho ng mga empleyado, ang antas ng mga benta. Kung tumaas ang pagiging produktibo, kung gayon ang pulong sa pagpaplano ay naayos nang tama.

Opinyon ng eksperto

Paano magsagawa ng isang hindi karaniwang pulong sa pagpaplano ng umaga

Dmitry Grishin,

Tagapangulo ng Lupon ng mga Direktor at isa sa mga tagapagtatag ng Mail.Ru Group sa Moscow

Para sa amin, ang pagdaraos ng mga pagpupulong na hindi karaniwang format ay isang pangkaraniwang bagay. Ang bawat isa ay tumatagal ng wala pang kalahating oras. Ang mga pagpupulong sa pagpaplano ay bukas sa lahat, maaaring lumahok ang sinumang empleyado, at hindi lamang ang mga direktang nauugnay sa paksa ng pulong sa pagpaplano. Nagsasalita kami nang nakatayo upang lumayo sa karaniwang format ng trabaho sa lugar ng trabaho.

Maghanap ng marami hangga't maaari Malikhaing ideya upang malutas ang mga problema na lumitaw, kahit na ang mga tila ganap na hindi makatotohanan - ito ang pangunahing layunin kung saan nagsimula kaming magdaos ng gayong mga pulong sa pagpaplano. Ang mga panukala ay mahigpit na pinupuna hanggang sa punto, nang walang emosyon, nagsasalita lamang tungkol sa teknikal na bahagi ng isyu.

Ang lahat ng iminungkahi ng koponan ay ipinasok sa isang espesyal na database. Ang pagdaraos ng mga kaganapan sa format na ito ay nangangahulugan ng pagbibigay sa mga empleyado ng pagkakataon na marinig ang isa't isa at hindi mabitin sa isang hindi gaanong mahalagang problema. Nararamdaman ng lahat na kasangkot sa isang karaniwang layunin, mahalaga para sa kumpanya, at ito, tulad ng walang iba, ay nagbibigay ng insentibo upang magtrabaho.

Paano magsagawa ng pulong sa pagpaplano sa departamento

Nauunawaan ng bawat isa sa atin kung magkano ang dapat gawin ng mga pinuno ng mga departamento. Bilang karagdagan sa karaniwang gawain, nagsasagawa sila ng paglutas ng problema at pangkalahatang organisasyon ang buong departamento. Ang pagiging epektibo ng gawain ng pinuno ay nakasalalay sa kung anong mga pamamaraan at mga tool sa pamamahala ang kanyang ginagamit. Sulit ba ang paggugol ng oras at pagdaraos ng mga pagpupulong sa kasong ito?

Ang lahat ay nakasalalay sa diskarte ng pinuno sa isyu ng pagpaplano ng mga pulong. Sa isang kaso, ang mga boss ay lumalapit sa pagdaraos ng mga pulong sa pagpaplano sa isang napaka-pormal na paraan, kahit na ang mga patakaran ng kumpanya ay nagsasaad na ang mga naturang pagpupulong ay dapat isagawa. Naniniwala ang gayong pinuno na ang pangunahing bagay ay higit na pagsisikap, mas kaunting mga pagpupulong. Ang ibang mga pinuno ng departamento ay nagpasya na magdaos ng mga pagpupulong sa kanilang sariling inisyatiba, dahil alam nila kung gaano kabisa ang naturang tool para sa pagpapabuti ng kalidad ng pangkatang gawain.

Kung ang tagapayo ng isang buong departamento ay naniniwala na ang mga pagpupulong ay dapat idaos lamang dahil "ito ay kinakailangan," kung gayon hindi siya dapat mag-aksaya ng oras sa pagdaraos ng mga pulong sa pagpaplano. Anumang mga kaganapan na inayos para lamang sa hitsura ay nakakaapekto lamang sa trabaho sa isang negatibong paraan. Batay sa pangalan mismo, ang pulong sa pagpaplano ay isang karampatang pagpaplano ng mga aksyon upang makamit ang malalaking layunin ng kumpanya.

Batay sa Deming cycle, ang planning meeting ay panaka-nakang pagsusuri(Suriin) ang gawain ng pangkat upang baguhin o i-redirect ang trapiko (Akt) kung kinakailangan.

Gaano kadalas magdaos ng mga pulong sa pagpaplano sa departamento? Ang mga pang-araw-araw na pagpupulong sa departamento ay kinakailangan lamang para sa mga bago o walang karanasan na mga empleyado na hindi makayanan nang walang patuloy na pagsubaybay at payo mula sa mga nakatataas. Para sa isang mas magkakaugnay at may karanasang koponan, ang mga pagpupulong ay dapat idaos isang beses sa isang linggo, sa parehong araw, halos pareho sa oras at istraktura ng pulong sa pagpaplano. Ito ay kinakailangan para sa layunin ng disiplina.

Kadalasan, ang pinuno ay tumangging magsagawa ng isang pulong sa pagpaplano, dahil itinuturing niya itong isang pag-aaksaya ng oras. Ang pakikipag-ugnayan sa koponan ay nagiging isang maikling monologo na walang feedback mula sa mga empleyado. Sa diskarteng ito, ang karamihan sa mga pag-andar ay nawala, maliban marahil sa impormasyon at, sa bahagi, pagdidisiplina.

Para sa sinumang manager, ang pakikipag-ugnayan sa isang grupo ay mas mahirap kaysa sa pakikipag-ugnayan sa bawat empleyado nang paisa-isa. Ang pamamahala ng isang buong koponan nang sabay-sabay ay ang kasanayan ng isang may karanasan at mahusay na boss. Ang gayong pinuno ay alam kung paano magsagawa ng isang pulong sa pagpaplano nang tama: mabilis at sa punto, habang nakakakuha ng "pagbabalik" mula sa grupo, tinatalakay ang ilang isyu sa kanila at, batay dito, kinokontrol ang gawain ng departamento. Pinakamainam na panatilihin sa loob ng kalahating oras na pagpupulong (+- 15 minuto). Ito ay physiologically inilatag sa isang tao tulad ng isang oras para sa pinakamalaking konsentrasyon ng atensyon.

Ang pagpapakilala ng isang bagong kaganapan - pagpaplano ng mga pulong - ay magtatagal ng ilang oras. Kadalasan ay aabutin ng higit sa isang pagpupulong upang magawa ang gayong kasangkapan. Kung ang pinuno ng departamento ay nagsimulang makinig sa feedback mula sa koponan, marami siyang makukuha bagong impormasyon na walang nabanggit noon. Ngunit ngayon ang kaso ay lumitaw - ang pinuno mismo ang nagtanong! Kakailanganin na tukuyin ang hiwalay na mga tungkulin para sa mga empleyado at ang kanilang appointment sa gawain ng buong grupo, pagtagumpayan ang mga pagtutol, at pagtalunan ang kanilang posisyon sa pinakamahusay na posibleng paraan. Kadalasan, hindi nakumpleto ng mga tagapamahala ang pagpapatupad ng isang bagong tool at, bilang ilang hakbang ang layo mula sa perpektong resulta, bumalik sa mas kaunti mabuting pamamahala, iyon ay, magsagawa ng mga pag-uusap nang hiwalay sa bawat empleyado.

10 panuntunan para sa kung paano magsagawa ng isang pulong sa umaga sa departamento ng pagbebenta

Kadalasan ang mga tagapamahala ng benta ay mahusay sa pangunahing responsibilidad ng pakikipag-usap sa mga tao at pagbebenta ng isang produkto, ngunit sa parehong oras ay hindi nila magagawang kumilos ayon sa plano, pag-aralan ang gawaing ginawa at patuloy na magtrabaho. Kung ang manager ay nakatanggap na ng maraming mga order para sa buwang ito, siya ay hihinto sa pagtatrabaho bilang aktibong, gumagawa ng mas kaunting malamig na mga tawag, at hindi nakikitungo sa mga passive na kliyente.

Napansin ang trend na ito, maaaring ipaalam ng manager ang manager tungkol dito sa planning meeting, sabihin na ang kanyang pag-iwas sa trabaho ay napansin at kontrolado. Siyempre, ang mga tagapamahala ay maghahanap ng dahilan upang hindi makilahok sa pulong, na nangangatwiran na sila ay abala. Maaari kang magdaos ng pagpupulong para sa layunin ng pamamahala sa pangangasiwa, kapag maimpluwensyahan ng manager ang trabaho at pagbutihin ito kung mapansin niya ang pagbaba o isang emergency.

Upang magsagawa ng pulong sa pagpaplano nang mahusay hangga't maaari, kailangan mong sumunod sa mga ito mga tuntunin:

Panuntunan 1. Periodicity

Dapat kang magkaroon ng mga pulong sa umaga sa parehong oras araw-araw, anuman ang iyong kalooban. Sa paglipas ng panahon, ang pulong sa pagpaplano ay magiging isang ugali at magsisilbing hudyat para sa mga tagapamahala upang magsimulang magtrabaho. May mga kaso kapag ang kawalan ng isang pulong o ang mahinang organisasyon nito ay sumisira sa karaniwang paraan ng araw ng mga tagapamahala, inalis magandang kalooban at ang pagnanais na magtrabaho.

Sa pulong sa pagpaplano sa umaga, ang mga tagapamahala ay dapat na ganap na gumaling, gumising at maunawaan - oras na para magsimulang magtrabaho!

Panuntunan 2. Disiplina

Ang 3 susi sa isang epektibong pagpupulong sa pagpaplano ay ang pagkakaroon ng mga pagpupulong na may tiyak na istraktura, tinukoy na mga layunin, at sa parehong oras. Kung sinusunod ang mga patakaran, ang pulong ng pagpaplano ay may positibong epekto sa gawain ng mga tagapamahala, ang paglihis sa kanila, sa kabaligtaran, ay nakakapinsala sa trabaho.

Ang pagpupulong ay dapat na gaganapin sa parehong oras. Ang mga empleyado ay dapat dumating nang maaga sa opisina at hindi mahuhuli. Kailangan mong tune in sa trabaho bago at sa panahon ng pulong, para makapagsimula ka kaagad sa trabaho pagkatapos ng pulong sa pagpaplano. Ang bawat tagapamahala ay dapat maghanda nang maaga para sa pulong ng pagpaplano, magtakda ng mga layunin para sa araw at kalkulahin ang lahat ng mga tagapagpahiwatig upang hindi maglaan ng oras mula sa buong koponan sa panahon ng pulong at hindi magambala ng kanyang sarili.

Kung pipiliin mong magkaroon ng game-based na pulong, maglaan ng humigit-kumulang 45 minuto para dito. Ito ay higit pa sa isang regular na pagpupulong sa pagpaplano, ngunit napaka-epektibo para sa gawain ng koponan at ang pagganap sa pananalapi ng kumpanya.

Panuntunan 3. Lakas

Ang pulong sa umaga ay nagtatakda ng mood para sa mga empleyado para sa buong araw.

Kung magdaraos ka ng isang nakakainip at hindi kawili-wiling pulong sa pagpaplano, pagkatapos ay walang positibong epekto mula sa trabaho sa araw na iyon. Magbigay ng impormasyon nang malinaw at kawili-wili, huwag hayaan ang pangkat na maalis sa paksa o magtanong tungkol sa mga bagay na hindi nauugnay sa pangkalahatang gawain ng pangkat.

Sa pulong ng pagpaplano, sulit na pag-usapan lamang kung ano ang naaangkop sa lahat ng empleyado. Ang ganitong kaganapan ay isang kolektibong gawain, at hindi lamang oras upang umupo.

Panuntunan 4: Patuloy na Sanayin ang Iyong mga Tagapamahala

Sa bawat oras sa pagtatapos ng araw ng pagtatrabaho, tanungin ang mga tagapamahala kung paano napunta ang trabaho - anong mga paghihirap ang lumitaw, anong mga pagtutol mula sa mga customer ang hindi maaaring madaig. Ibuod ang impormasyong gagastusin ng bahagi ng pulong sa umaga, pag-aayos ng sitwasyon kasama ang pangkat.

Una, hayaan ang tagapamahala mismo na ilarawan ang problemang lumitaw. Pagkatapos nito, maikling suriin ang teorya sa paksa, tulad ng isang seksyon ng argumentasyon. Pagkatapos nito, ayusin ang isang laro ng brainstorming sa panahon ng laro: ang papel ng kliyente ay gagawin ng manager na nahaharap sa kahirapan, at ang iba pang mga subordinates ay nag-aalok ng mga pagpipilian para sa paglutas ng problema.

Ang talakayan ay dapat isagawa sa paraang ang bawat empleyado ay nakikibahagi sa paghahanap ng solusyon. Hindi mo kailangang magpaliwanag nang mag-isa at sa bawat oras kung paano makayanan ang kahirapan, hayaan ang koponan na makahanap ng isang paraan sa pamamagitan ng pakikipag-ugnayan sa isa't isa.

Ang ganitong diskarte sa pang-araw-araw na pag-aaral ay magbibigay-daan sa mga tagapamahala na patuloy na mapabuti at hindi matakot na harapin ang isang problema.

Panuntunan 5

Ang panuntunan ay napakalinaw mula sa pangalan. Kung hihinto ka sa pagkontrol sa gawain ng mga tagapamahala, hindi ka makakakita ng epektibong trabaho.

Panuntunan 6. Pagganyak ng pangkat

Kapag nagsasagawa ng pulong sa pagpaplano, iulat hindi lamang ang pangkalahatang mga resulta para sa nakaraang araw, ngunit i-highlight din ang mga tagapamahala na may pinakamahusay at pinakamasamang pagganap. Hindi ito negatibong makakaapekto sa trabaho ng mga empleyado, ngunit magbibigay lamang ng insentibo upang gumana nang maayos o upang mapabuti kung may nabigo kahapon.

Mahalagang tandaan hindi lamang ang mga tagapagpahiwatig ng dami, kundi pati na rin ang kalidad ng trabaho. Purihin ang mga manager na nakipag-usap sa kliyente nang mas mahusay kaysa sa iba. Maaari kang makinig sa mga pag-uusap ng mga empleyado mismo o mag-aplay para sa isang ulat sa departamento ng pagkontrol sa kalidad.

Panuntunan 7. Pagtutukoy sa mga plano

Kapag pinaplano ang kanyang araw sa pagpupulong sa umaga, ang tagapamahala ay dapat magpasya kung anong mga benta ang gagawin niya, kung sino ang kanyang makikilala, kung magkano ang kanyang matatanggap. Kinakailangang masanay sa pagdaraos ng kaganapan sa paraang palaging ibinibigay ng mga tagapamahala ang data na ito sa mga partikular na numero at pangalan ng mga organisasyon. Hayaang malinaw na pangalanan ng manager ang mga kumpanyang tatawagan at pupuntahan niya, kahit na wala siyang partikular na tugon mula sa mga kliyenteng naka-iskedyul para sa araw na ito.

Bilang karagdagan, ang pang-araw-araw na plano ay dapat na bahagi ng buwanang layunin. Sa madaling salita, kung ang buwanang plano sa pagbebenta ay 500,000 rubles, kung gayon ang salesperson ay hindi maaaring magplano na makatanggap ng 15,000 rubles bawat araw, dahil ang gayong bilis ay hindi hahantong sa pagkumpleto ng isang pangmatagalang gawain.

Kinakailangang harapin ang mga pagtutol ng sarili mong mga empleyado na ayaw maglagay ng mataas na bar, na tumutukoy sa pamahiin o simpleng kawalang-kasiyahan. Turuan ang mga empleyado na magtakda ng mga ambisyosong layunin.

Huwag kalimutan na ang plano ay dapat na totoo at magagawa, at hindi basta sinabi. Dapat maunawaan ng tagapamahala na ang gawaing itinakda para sa araw ay totoo, at magsikap na makamit ito.

Panuntunan 8. Suriin ang kahandaan ng buong pangkat

Bago mo ipadala ang iyong mga subordinates sa kanilang mga lugar, suriin ang kanilang kahandaan. Ito ay tungkol parehong tungkol sa mga panlabas na mapagkukunan (mga materyales para sa mga presentasyon, business card, mga database ng telepono, atbp.), pati na rin ang panloob, "tao" - kung ang lahat ay nasa tamang mood o kailangan mong makipagtulungan sa isang tao nang hiwalay upang mag-udyok sa kanila para sa mga produktibong aktibidad .

Panuntunan 9 Malakas na tawag upang kumilos sa pagtatapos ng pulong

Upang makumpleto ang pulong sa pagpaplano, bumuo ng isang maliwanag na nakakaganyak na parirala na magsisilbing hudyat upang simulan ang trabaho - halimbawa, "Para sa negosyo!", "Ipasa!" atbp.

Ang ganitong parirala ay magsisilbing isang anchor na karagdagang magpapasigla sa koponan.

Panuntunan 10. Visualization

Upang magpatakbo ng isang tagaplano na may higit na pagiging epektibo, kinakailangan na magdisenyo ng isang lupon kung saan ang mga resulta ng pagpupulong at ang rating ay kalakip, upang makita ng mga empleyado ang pangkalahatang mga nagawa, ang kanilang pagganap at kung gaano sila kalapit sa pagpapatupad ng buwanang plano.

Paano magdaos ng pulong sa pagpaplano bawat linggo

Kung nais mong magsagawa ng isang pulong sa pagpaplano nang epektibo, kailangan mong isaalang-alang dalawang kondisyon. Una sa lahat, ang oras na inilaan para sa pulong ay hindi dapat mahaba, halos kalahating oras. Ang pangalawa ay ang pagtatala sa panahon ng pulong sa pagpaplano. Ang mga layunin na ipinahayag ng mga pinuno ay dapat isulat.

Ang lingguhang tagaplano ay binubuo ng apat na yugto:

Stage 1. Anunsyo ng mga layunin ng kumpanya

Pinakamainam na magsagawa ng lingguhang pagpupulong sa pamamagitan ng pagsisimula sa isang recap ng pangunahin o pangmatagalang layunin ng kompanya. Halimbawa, "Maunlad na kumpanya na may malawak na merkado." Pagkatapos nito, pangalanan ang gawain para sa mas maikling panahon - tulad ng "Taasan ang kita ng organisasyon para sa taong ito ng 3 beses."

Stage 2. Ang mga pinuno ng mga departamento ay nagsasaad ng kanilang ginawa nakaraang linggo upang makamit ang layunin

Kinakailangang magsagawa ng pulong sa pagpaplano upang malaman ang tiyak na impormasyon mula sa mga pinuno tungkol sa gawaing ginawa. Ang mga pangkalahatang parirala, hindi nagbibigay-kaalaman na pananalita, tulad ng "Nagawa naming pataasin ang kahusayan ng departamento ng 10%" ay hindi dapat payagan. Sa ganitong kaso, ito ay nagkakahalaga ng pagtatanong ng tama kung anong mga hakbang ang ginawa.

Kung ang pinuno ng departamento ay patuloy na nagbibigay ng impormasyon sa pangkalahatan, ang pinuno ng pagpupulong ay dapat humadlang sa kanya at direktang magtanong kung mayroong impormasyon na karapat-dapat suriin sa pulong. Kung hindi, kailangan mong ilipat ang pulong pasulong, ipasa ang sahig sa isa pang unit.

Kung magdaraos ka ng mga pagpupulong na may ganitong format, malinaw mong makikita ang mga resulta ng gawain ng bawat departamento ng kumpanya. Bukod dito, sa ganitong paraan lumalabas kung sino sa mga pinuno ang nagsusumikap para sa ikabubuti ng organisasyon, at kung sino ang nagpapanggap lamang.

Stage 3. Isang layunin ang itinakda para sa susunod na linggo para sa buong kumpanya, at ang facilitatornaghahanapang pahintulot ng mga kalahok para sa layuning ito

Bigyan ng pagkakataon ang bawat lider na sabihin kung ano ang gagawin ng kanyang departamento sa linggong ito, kung paano niya isasagawa ang plano. Itala ang mga nakaplanong gawain sa isang journal.

Bilang karagdagan, ang mga pinuno ng departamento ay magkakaroon ng pagkakataong makipag-ugnayan sa isa't isa: hilingin sa ibang departamento na gumawa ng isang bagay kung kailangan ang magkasanib na pagsisikap. Pagkatapos ng talakayan, ang gayong mga layunin ay dapat ding itala sa isang journal.

Stage 4. Ang pinuno ng pulong ay nagtatanong kung handa na ba silang talagang makamit ang layunin sa linggong ito at ipahayag ang pagsisimula.

Ang paraan ng pagpaplano na ito ay nakakatulong upang makamit ang pinaka positibong resulta. Ang mga pinuno ng mga departamento ay nagsisimulang magtrabaho nang husto at makamit ang mataas na pagganap sa kanilang departamento o bakantehin ang posisyon para sa mas mahahalagang tauhan. Ito ay sa tulong ng gayong mga pagpupulong na mauunawaan ng isa kung alin sa mga kasamahan ang gumagawa ng maximum na pagsisikap, at kung alin ang lumilikha lamang ng mga pagpapakita.

Opinyon ng eksperto

Ang pinakamagandang opsyon para sa lingguhang mga pulong sa pagpaplano ay multi-level

Vladimir Kiselev,

Pangkalahatang Direktor, kasosyo ng CJSC "Company SHERP" sa Moscow

Ang mga lingguhang pagpupulong sa pagpaplano ay mga obligadong kaganapan para sa bawat kumpanya, kung saan ang mga resulta ng trabaho ay sinusuri at tinatalakay at ang mga layunin ay itinakda para sa susunod na linggo. Pinakamabuting magdaos ng mga pagpupulong sa bawat antas. Una, ang mga pinuno ng mga departamento at ang Pangkalahatang Direktor ay nagpupulong, at pagkatapos nito ang mga pulong sa pagpaplano ay gaganapin sa bawat departamento kasama ang kanyang agarang superbisor. Sa pangalawang briefing, maaari ding ipahayag ng mga executive ang impormasyon na naaangkop sa buong kumpanya at bawat empleyado.

Mahalagang magdaos ng pulong sa pagpaplano hindi lamang sa loob ng mahigpit na balangkas ng nakasaad na paksa, ngunit upang bigyang-daan ang mga empleyado na malaman ang impormasyon ng interes at talakayin ang mga isyu sa trabaho. Napakahusay ng tungkulin ng naturang mga pagpupulong: ito ang paraan ng pag-aaral ng koponan tungkol sa mga bagong layunin, pagbabago sa plano o iba pang balita. Ang CEO ay dapat magdaos ng mga pagpupulong sa mga empleyadong hindi nakikilahok sa lingguhang mga pulong sa pagpaplano minsan sa isang buwan o quarter.

Paano magsagawa ng mga pulong sa pagpaplano nang may pagkamalikhain

1. Pumili ng hindi pangkaraniwang lugar

Ang mga pagpupulong ay hindi limitado sa opisina. Hanapin ang magandang lugar sa iyong lungsod, promenade, pedestrian street o cafe. Ang pangunahing bagay ay mabilis kang makarating doon mula sa trabaho at sa trabaho.

Isang lugar na magugustuhan ng mga kasamahan: isang coffee shop, isang pilapil, isang lugar ng parke. Ang tanging babala ay ang lugar ay dapat na matatagpuan malapit sa opisina upang ang lahat ay mabilis na makarating doon.

2. Mag-iskedyul ng hindi karaniwang oras

Subukang magsagawa ng mga pagpupulong hindi sa umaga, ngunit, halimbawa, sa tanghalian (nang hindi umaalis sa koponan nang walang pagkain) o 30 minuto bago matapos ang araw ng trabaho (ito ay nagpapabilis sa bilis ng trabaho!).

3. Mga materyales na ginamit

Ibigay ang opisina hindi sa lahat ng kalahok, ngunit isang set ng papel at panulat para sa 2-3 tao. Kaya, sila mismo ang magpapasya kung sino at ano ang susulat.

4. Alisin ang mga telepono ng lahat bago ang pulong

Ang isang magandang solusyon ay ang pagdaraos ng pulong nang walang mga abala. Sa una, ito ay magdudulot ng ilang kahihiyan at pagkalito, ngunit pagkatapos ay makabuluhang tataas ang konsentrasyon at paglahok ng mga kalahok sa paglutas ng mga problema.

5. Baguhin ang format ng kaganapan

Maaari kang magdaos ng pulong sa pagpaplano sa pamamagitan ng telepono o Skype upang pag-iba-ibahin ang karaniwang ritmo kapag ang lahat ay nakasanayan nang umupo sa isang silid ng pagpupulong.

Opinyon ng eksperto

Maaari bang maging epektibo ang pagpaplano ng pulong na may mga tabako, hookah at whisky

Nikolai Novoselov,

Direktor ng ArtNauka, Moscow

Batay sa personal na karanasan, masasabi kong ang pagtaas ng bilang ng mga pagpupulong ay may negatibong epekto sa pagiging produktibo ng kumpanya. Sinubukan naming magsagawa ng "araw ng katahimikan sa opisina" at tiniyak na ang diskarteng ito ay nagbibigay ng mas mahusay na resulta kaysa sa mismong pulong ng pagpaplano. Sa kasamaang palad, ang pamamaraang ito ay hindi ganap na angkop sa amin, hindi kami maaaring gumugol ng isang araw nang walang mga pagpupulong bawat linggo, dahil kami ay nakikibahagi sa larangan ng kaganapan.

Mas gustong lumahok ang mga empleyado sa isang pulong sa pagpaplano kung magdaraos sila ng mga pagpupulong na may tabako at umiinom ng whisky. Sa ganoong halos impormal na kapaligiran, ang mga kasamahan ay maaaring magsabi ng higit pa at matapat na ipahayag ang kanilang mga opinyon. Hindi ako natakot na ang pagiging pamilyar ay lilitaw sa koponan kung ang gayong mga pulong sa pagpaplano ay gaganapin. Ang mga ugnayan sa pagitan ng mga empleyado ay hindi nagbago, ang mga tao ay nakakaramdam lamang ng mas nakakarelaks, ipahayag ang kanilang opinyon tungkol sa sitwasyon at nagbibigay ng magandang payo.

Paano magsagawa ng mga pulong sa pagpaplano gamit ang karanasan ng mga matagumpay na kumpanya

Ang wastong pagdaraos ng mga pagpupulong kasama ang koponan ay hindi palaging nangangahulugan ng pag-aayos ng mga pagpupulong sa karaniwang format, kapag ang lahat ay nagtitipon at nakaupo sa mga upuan. Sa mga modernong kumpanya na mabilis na nag-ugat hindi karaniwang mga pamamaraan ay lalong nagsisikap na magdaos ng mga pagpupulong na nakatayo. Ang mga pagpupulong "sa mga binti" ay tumutulong upang mapupuksa ang mga walang laman, mabagal na pag-uusap, upang marinig lamang ang pinakamahalagang impormasyon.

Ang Atomic Object, isang kumpanya ng software development, ay matagal nang nagpasya na magdaos ng mga pagpupulong. Salamat sa malikhaing format na ito, nakakamit ang pamamahala pinakamataas na resulta: walang hindi kinakailangang pangangatwiran, malinaw na mga tanong at tamang sagot. Ipinapakita ng pagsasanay na ang mga nakatayong pagpupulong ay tumatagal ng hindi hihigit sa 7 minuto - pinaplano ng pangkat ang araw, nakikinig sa mga tagubilin at agad na nagsimulang magtrabaho. Kung magdaraos ka ng mga pagpupulong sa form na ito, ang mga empleyado ay hindi magkakaroon ng pagkakataong magpahinga, at kailangan nilang kumilos at magsalita nang mas aktibo.

Ang Wall Street Journal ay nag-uulat na kahit noong Unang Digmaang Pandaigdig, nakaugalian nang magdaos ng mga maikling pulong sa pagpaplano, dahil hindi katanggap-tanggap ang kabagalan. Nang maglaon, ang isang katulad na format ay inilipat sa negosyo, kung saan may pangangailangan na pabilisin ang pakikipag-ugnayan at pagpapalitan ng impormasyon.

Ang mga benepisyo ng bagong format ng pagpupulong ay napatunayang siyentipiko. Natuklasan ng akademikong mananaliksik na si Alain Bluedorn ng Unibersidad ng Missouri na ang pagtayo para sa isang pulong sa pagpaplano ay nangangahulugan ng mas kaunting oras para sa mga empleyado, ngunit nakakamit, kung hindi man mas mahusay, pagkatapos ay eksaktong parehong mga resulta kumpara sa mga regular na pagpupulong.

Mga resulta ng botohan Unang Bersyon na isinagawa noong 2011, humigit-kumulang 80% ng mga empleyado sa 6,000 respondents ang nagkumpirma na kaugalian na sa kanilang mga kumpanya na magdaos ng mga maikling pulong araw-araw.

Bilang karagdagan sa mga glider "sa kanilang mga paa", ang mga kumpanya sa Kanluran ay nakabuo ng iba pang mga inobasyon para sa mas mahusay na trabaho.

Halimbawa, sa isang kumpanya Facebook nagpasya na magdaos ng mga maikling pagpupulong 15 minuto bago ang pahinga, at sa gayon ay itinakda muna ang tagal ng pulong. Sinasabi ng mga empleyado na ang pamamaraang ito ay nagdudulot ng magagandang resulta: ang mga tao ay nagsasalita nang maikli at sa paksa lamang.

Kung kinakailangan upang labanan ang disiplina sa kumpanya, upang mabawasan ang bilang ng mga pagkaantala, kinakailangan na magdaos ng mga maikling pagpupulong. Mas mainam na huwag mag-imbita ng mga latecomers sa talakayan, dahil, hindi alam ang ilan sa mga impormasyon, sila ay makagambala sa pagpupulong at mag-drag ng oras sa pamamagitan ng pagtatanong ng hindi kinakailangang mga katanungan.

Sa kumpanya AdobeMga sistema nagpasya na magdaos ng mga pagpupulong sa pagpaplano at sa parehong oras ay harapin ang mga pagkaantala. Nagbigay pa sila ng mga parusa para sa mga dumating sa maling oras. Ang oras na nawala dahil sa kasalanan ng mga latecomers ay tinutumbas sa oras na maaaring ginugol sa pagbuo ng mga programa. Kaya ang multa para sa bawat pagkaantala ay $1.

kumpanya kaso ng bakal naimbento sariling kakaiba- ang hudyat para sa pagsisimula ng pulong ay ang komposisyon ni Elvis Presley - "A Little Less Conversation" o "Less chatter".

Kung ang mga empleyado ng organisasyon ay walang oras upang magsagawa ng hindi lamang isang regular, kundi pati na rin isang maikling pulong sa pagpaplano, maaari kang magdaos ng isang pulong gamit ang mga tool sa komunikasyon. Sa ganitong mga kaso, maaari mong piliing makipag-usap sa pamamagitan ng chat o e-mail mga kumpanya upang maihatid ang pangunahing kinakailangang impormasyon sa mga kasamahan. Kasabay nito, ang pagdaraos ng mga pagpupulong "sa mga paa" ay mas epektibo pa rin kaysa sa anumang iba pang mga pulong sa pagpaplano.

Impormasyon tungkol sa mga eksperto

Hasmik Gevorgyan, CEO at co-owner ng Provocatsia chain of stores, Moscow. LLC "Provocation-production". Larangan ng aktibidad: produksyon at pagbebenta ng mga damit at accessories na may mga nakapukaw na kopya. Teritoryo: punong tanggapan - sa Moscow; produksyon - sa Tver; mga saksakan at mga tindahan - sa higit sa 100 lungsod ng Russia, Belarus, Ukraine at Kazakhstan. Bilang ng mga empleyado: 55 (sa pangunahing kumpanya).

Dmitry Grishin, Tagapangulo ng Lupon ng mga Direktor at co-founder ng Mail.Ru Group, Moscow. Si Dmitry Grishin ay naging pinuno ng lupon ng mga direktor mula noong Marso 2012. Noong 2005, siya ay naging isa sa mga co-founder ng Mail.Ru Group, kung saan mula Nobyembre 2010 hanggang Oktubre 2016 siya ay nagsilbi bilang CEO ng kumpanya (Russia). Si Dmitry ay nasa Mail.Ru mula noong 2000; ay hinirang noong 2001 teknikal na direktor kumpanya, mula 2003 hanggang 2010 ay nagsilbi bilang CEO. Nagtapos mula sa Faculty of Robotics at Integrated Automation ng Moscow State Technical University. N. E. Bauman. Noong 2012, itinatag niya ang GrishinRobotics, isang venture capital firm para mamuhunan sa consumer robotics sa buong mundo.

Vladimir Kiselev, Pangkalahatang Direktor, kasosyo ng SHERP Company CJSC, Moscow. Vladimir Kiselev - Pangkalahatang Direktor at senior partner ng consulting "SHERP Company" mula noong 2000. Nagtatrabaho siya sa larangan ng pamamahala ng tauhan mula noong 1996, mula noong 1998 pinamunuan niya ang serbisyo sa pamamahala ng tauhan ng isang malaking sari-sari na paghawak. Ang CJSC "Company SHERP" ay umiral mula noong 2000, ay nakikibahagi sa pagbuo ng mataas na mahusay na mga management team at pag-unlad ng negosyo ng mga kliyente, gamit ang makabagong teknolohiyang pagmamay-ari.

Nikolai Novoselov, Direktor ng ArtNauka, Moscow. IP Novoselova T.A. (Sining Agham). Larangan ng aktibidad: pagsasagawa ng mga palabas, pagbuo ng koponan at mga presentasyon batay sa mga siyentipikong eksperimento. Teritoryo: punong tanggapan sa Moscow, walong tanggapan ng kinatawan sa Russia. Bilang ng mga tauhan: 10. Bilang ng mga palabas bawat taon: 340.

Ayusin at isagawa ang mga pulong sa pagpaplano nang mahusay hangga't maaari.

Maghanap ng solusyon sa problemang nakasaad para sa talakayan o itakda ang direksyon para sa pag-unlad ng sitwasyon sa isang nakabubuo na direksyon.

Nakatutuwang magsagawa ng planning meeting para walang oras na humikab ang mga kalahok at wala silang pakiramdam ng nasayang na oras.

Plano ng aksyon

1. Kilalanin ang iminungkahing paraan ng pag-aayos ng pulong sa pagpaplano.

2. Ihanda ang sarili, ihanda mga kinakailangang materyales at mag-imbita ng mga kalahok.

3. Magdaos ng pulong sa pagpaplano.

4. Ibuod ang mga resulta ng pulong sa pagpaplano at gawing pamilyar ang lahat ng kalahok sa kanila.

Paano ayusin ang isang pulong

Una Ang kailangan para sa pulong sa pagpaplano ay ang tanong o paksa ng pulong. Anong problema sa trabaho ang gusto mong lutasin? Anong positibong epekto para sa gawain ng organisasyon ang magiging resulta ng pulong sa pagpaplano. Maging pamilyar sa mga kalahok sa pulong sa isyung ito nang maaga. Kaya, makakatipid ka ng oras sa pulong ng pagpaplano, at ang mga kalahok sa talakayan ay maaaring magkaroon na mga kawili-wiling ideya sa tanong mo.

Pangalawa- Ito ang mga taong lalahok sa pulong sa pagpaplano. Anong uri ng mga espesyalista at tagapamahala ng anong antas, o anong uri ng mga empleyado sa linya ang kailangan mo upang mahanap ang sagot sa tanong.

Pangatlo- lokasyon ng pulong. Ito ay mahalaga na ito ay hiwalay na silid o kahit isang dedikadong meeting room. Kung may sapat na espasyo para sa lahat, ang mga tagalabas (mga tauhan na hindi kalahok sa pulong ng pagpaplano) ay hindi makakaabala sa iyo at ang mga telepono ay hindi magri-ring.

Pang-apat- ang oras ng pagpupulong. Ito ay kanais-nais na ito ay maginhawa para sa lahat ng mga kalahok o permanenteng. Halimbawa, ang mga pang-araw-araw na pagpupulong sa pagpaplano ay ginaganap araw-araw sa ganap na 8:30. Sa anumang kaso, kapag pumipili ng oras ng pulong sa pagpaplano, kailangan mong tumuon sa pinakamahalagang kalahok. At italaga ito nang maaga, sa loob ng ilang oras, o sa halip, mga araw.

Panglima- Mga panuntunan para sa pagdaraos ng pulong sa pagpaplano. Mahalaga hindi lamang na simulan ang pulong sa pagpaplano sa oras, ngunit upang tapusin ito sa oras. Tukuyin nang maaga ang pagkakasunud-sunod kung saan tatalakayin ang mga tanong at ang oras na inilaan sa bawat kalahok. Limitahan ito, gagawin nitong maigsi at nagbibigay-kaalaman ang mga ulat hangga't maaari. Halimbawa, ang isang pagganap ay hindi hihigit sa 10 minuto.

pang-anim- mga improvised na materyales. Ang minimum na kinakailangan ay panulat para sa lahat ng kalahok at papel. Asikasuhin ito sa iyong sarili, nang maaga, upang hindi ka mag-aksaya ng oras ng talakayan sa paghahanap ng kung ano at kung ano ang isusulat. Maaaring kailanganin mo rin ang: flip chart, projector, screen, laptop, printer. Ang lahat ng kagamitan ay dapat ihanda at masuri nang maaga.

ikapito– ang host ng pulong sa pagpaplano o ang kalihim, na magtatala ng proseso at mga resulta ng talakayan ng iyong isyu.

Mga format ng pagpaplano

1. Summing up, information meeting.

Ang ganitong mga pulong sa pagpaplano ay maaaring idaos lingguhan sa simula ng linggo para sa mga pinuno ng lahat ng mga departamento sa iyong organisasyon.

Para saan ang mga planner na ito?

2. Pagpupulong sa pagpaplano - pamamahagi ng mga kasalukuyang gawain.

Karaniwang gaganapin sa simula ng bawat araw ng trabaho. Ang format ay halata - binibigyan ng manager ang mga subordinates ng mga gawain para sa araw. Ang oras ng kaganapan ay hindi rin dapat pahabain - natanggap ng lahat ang gawain at pumunta upang tapusin ito.

3. Pagpupulong sa pagpaplano upang talakayin ang isyung iniharap.

Binubalangkas mo nang maaga ang iyong tanong, na ginawa para sa iyo buhay mismo at ang kasalukuyang sitwasyon sa iyong merkado. Binibigkas mo ang layunin ng pulong sa pagpaplano, ipadala ang impormasyong ito sa mga kalahok. Hilingin sa kanila na maghanda (kung kinakailangan) sa paksa. Tukuyin nang maaga ang mga tuntunin at ang kalihim ng pulong sa pagpaplano. Ipadala ang mga resulta ng pulong sa pagpaplano sa lahat ng kalahok. Ang oras para sa naturang pulong sa pagpaplano ay hindi hihigit sa dalawang oras. Ngunit may mga pagkakataon na kailangan ng mas maraming oras. Sa kasong ito, magpaplano siya ng mga organisadong pahinga ng 15-20 minuto para sa tsaa at magpahinga lamang. (Maghanda din ng tsaa at matamis nang maaga!)

4. pulong ng malikhaing pagpaplano.

Mga kahilingan para sa trabaho sa coaching
1) Pag-unlad ng isang mapagkukunan ng pagkamalikhain para sa paglago (pag-unlad ng sarili, paglago ng propesyonal, pag-unlad ng negosyo)
2) Paglutas ng mga panloob na salungatan, pagtagumpayan ng mga krisis sa tulong ng isang mapagkukunan ng pagkamalikhain

Ang 2016 ay panahon ng pagsubok sa lakas ng mga kumpanya, at sa bagay na ito, ngayon higit pa kaysa dati, kinakailangan na manatiling abreast ng iyong sales team araw-araw. Nagpapakita ako sa iyong pansin ng ilang mga pangunahing kaalaman, na kasunod nito ay magiging mas nakatuon at epektibo ang iyong koponan sa pagbebenta.

Sa mabuting paraan, ang kumpanya ay dapat magkaroon ng 2 pagpupulong ng pinuno kasama ang mga tagapamahala: ang una ay isang pangkalahatan, sa pulong sa pagpaplano ng umaga, ang pangalawa ay isang indibidwal, pulong sa gabi, kung saan maingat na sinusuri ng ulo ang resulta ng mga aktibidad ng kanyang mga tao, pinag-aaralan mahirap na mga sitwasyon, nagsasagawa ng indibidwal na pagganyak. Ngunit ngayon ay pag-uusapan natin ang tungkol sa pangkalahatang pulong sa pagpaplano ng umaga, na isang kailangang-kailangan na tool para sa pamamahala ng departamento ng pagbebenta at pagpapanatiling maayos ang iyong mga empleyado.

Mga layunin ng pulong sa umaga:

1. Summing up kahapon

2. Pagpaplano ng araw ng trabaho

3. Pagkontrol sa katotohanan ng pagkamit ng mga plano ng buwan at pagbuo ng isang planong "B"

4. Pagsasanay ng mga tagapamahala sa kongkretong mga halimbawa na may larong pangnegosyo

5. Sinusuri ang antas ng enerhiya ng mga tagapamahala at ang kanilang karagdagang singil, pagganyak

Iyon ay, para sa pinuno ng departamento ng pagbebenta, ang isang pulong sa pagpaplano ay ang litmus test ng kalidad ng kanyang trabaho, na makakatulong sa kanya na tumugon sa oras sa mga sitwasyon na kadalasang humahantong sa pagkabigo upang matupad ang mga plano, mga pagkakamali kapag nakikipag-usap sa mga kliyente o pagpapaalis. ng mga tagapamahala.

Kaya, 10 Panuntunan para sa isang epektibong pulong sa pagpaplano ng ROP sa umaga:

1. Periodicity.

Ang pagpaplano sa umaga ay hindi dapat isagawa paminsan-minsan, hindi kapag ikaw ay nasa mabuti o masamang kalagayan, ngunit araw-araw, sa parehong oras. Ang isang mahusay na pulong sa pagpaplano ay magiging isang ritwal para sa pagsisimula ng trabaho, ang simula ng aktibidad ng mga tagapamahala. Sa aking pagsasanay, nagkaroon ng maraming mga halimbawa kapag ang isang hindi magandang pagsasagawa, o hindi natupad sa lahat, pagpaplano pulong wasak ang buong paraan ng araw para sa mga tagapamahala, sira ang mood at pinatay ang pagnanais na magtrabaho.

Sa pagpupulong sa pagpaplano sa umaga, dapat na sa wakas ay magising ang mga tagapamahala at makuha ang pangunahing ideya: Magsimula na tayo!

2. Disiplina

Ang isang epektibong pulong sa pagpaplano ay may malinaw na istraktura, layunin, at timing (iyon ay, ang oras na inilaan para sa pulong). Ang anumang paglihis mula sa istraktura ay nagpapababa sa mga tagapamahala, habang ang pagsunod sa mga pangkalahatang tuntunin ay nagdidisiplina at nag-iisip ng mga istruktura.

Ang pulong sa pagpaplano ay dapat palaging magsisimula at magtapos sa oras. Dapat na naroroon ang lahat sa opisina 15 minuto bago magsimula ang pulong sa pagpaplano. Lahat ng tea party - bago ang pulong sa pagpaplano. Pagkatapos nito, trabaho lang.

Dapat na maging handa ang mga tagapamahala para sa pulong, alamin ang lahat ng kanilang kasalukuyang mga tagapagpahiwatig at ang kanilang mga plano para sa araw, at hindi bilangin ang mga numero sa calculator, kumukuha ng oras mula sa buong koponan, o maabala ng mga kalkulasyon sa halip na makinig sa impormasyong ibinibigay ng ROP gustong iparating sa lahat.

Para sa isang mataas na kalidad na pulong sa pagpaplano, na may larong pang-negosyo, karaniwang sapat na ang 45 minuto. Ngunit, maniwala ka sa akin, ang 45 minutong ito ay maaaring makatipid ng maraming oras sa hinaharap at magdala ng mas malaking resulta sa pananalapi.

3. Enerhiya

Ang pagpaplano sa umaga ay mas magaan para sa mata ng mga empleyado.

Kung ang pagpupulong sa pagpaplano ay mayamot, ang mga tagapamahala ay mas matutulog, at hindi mo makuha ang nais na epekto. Huwag i-blur ang impormasyon, isaisip ang layunin at istraktura, huwag hayaan ang mga empleyado na gumala sa iba't ibang paksa, o magtanong ng isang bagay lamang.

Mahalagang tandaan na ang pagpupulong sa pagpaplano ay isang pagsisikap ng pangkat, hindi isang pagtitipon sa umaga. Panatilihin ang atensyon ng lahat. Magsalita lamang kung ano ang may kinalaman sa lahat.

4. Sanayin ang iyong mga manager palagi!

Araw-araw, sa mga pagpupulong sa gabi, malalaman mo mula sa mga tagapamahala kung paano nagpunta ang kanilang araw, kung ano ang mga tagumpay nila, kung anong mga paghihirap ang kanilang hinarap, kung ano ang mga pagtutol ng customer na hindi nila nakayanan. Ang pagpupulong sa pagpaplano sa umaga ay nagbibigay-daan sa iyo na dalhin ang pinakamabigat na problema para sa pangkalahatang talakayan.

Upang gawin ito, kailangan mong maikling ilarawan ng tagapamahala ang problema na hindi niya nakayanan kahapon, pagkatapos ay mabilis mong ulitin ang teoretikal na bahagi (halimbawa, ang bloke na "argumentasyon sa pamamagitan ng paraan ng pagkalkula"), at pagkatapos ay ayusin ang isang laro ng negosyo kung saan ang Ang papel ng kliyente ay ginagampanan ng manager na hindi humarap sa sitwasyon. Pagkatapos, sa tulong ng isang maikling sesyon ng brainstorming, ang buong koponan ay nagtatapon ng mga pagpipilian para sa paglutas ng sitwasyon.

Lalo na mahalaga na ang bawat miyembro ng pangkat ay aktibong bahagi sa paghahanap ng mga solusyon. Huwag magbigay ng mga handa na sagot, ang pinaka-epektibong pagsasanay ay hindi teorya mula sa pinuno, ngunit paghahanap ng mga ideya sa pamamagitan ng mga interactive na aktibidad.

Ang pang-araw-araw na pagsasanay, karagdagang pagsasanay at suporta para sa mga kasanayan ng mga tagapamahala ay magpapahintulot sa iyong mga tagapamahala na patuloy na umunlad, mapabuti ang kanilang mga kasanayan sa pagbebenta, at huwag matakot sa mga paghihirap "sa mga larangan".

5. Subaybayan kung ano ang pinaplano

Ang pagpaplano nang walang kontrol ay ang pera sa kanal (c) sinaunang karunungan ng Tsino

Sa palagay ko ay hindi ito kailangang ipaliwanag nang hiwalay. Kung hindi mo ito makokontrol nang isang beses, pagkatapos ay dalawang beses, pagkatapos ay sa pangatlo, ang mga tagapamahala ay hihinto sa paggawa ng isang bagay o magsisimulang magsinungaling.

6. Pagganyak ng pangkat

Mahalaga hindi lamang na markahan ang mga resulta ng kahapon para sa buong koponan sa kabuuan at para sa bawat isa nang paisa-isa, kundi pati na rin markahan ang pinakamahusay at pinakamasama sa nakaraang araw, at huwag matakot na i-demotivate ang sinuman na may ganito - masyadong maikling oras. ginagamit ang mga agwat, at may pagkakataon ang mga tagapamahala na mapabuti araw-araw.

Gamitin bilang mga indicator hindi lamang ang mga financial indicator (kung gaano karaming mga benta ang nagawa mo, gaano karaming pera ang dinala mo), o mga indicator ng aktibidad (bilang ng mga tawag, naka-iskedyul at gaganapin na mga pagpupulong), kundi pati na rin ang mga qualitative indicator (kalidad ng komunikasyon sa pagitan ng isang manager at mga kliyente ). Maaari kang makinig sa mga tawag ng mga tagapamahala nang mag-isa, pati na rin gamitin ang mga ulat ng departamento ng kontrol sa kalidad.

7. Pagtitiyak sa mga plano

Hindi lang dapat pag-usapan ng manager kung gaano karaming benta ang isasara niya ngayon, kung gaano karaming bayad ang kanyang makokolekta at kung ilang meeting ang gagawin niya. Dapat niyang i-back up ang kanyang mga plano gamit ang mga partikular na pangalan ng kumpanya. Kahit na wala siyang anumang mga tugon mula sa mga kliyente na nakaplano para sa araw na ito, dapat sabihin ng manager kung saan niya kukunin ang plano ngayon, kung sino ang tatawagan niya, kung sino ang kanyang pupuntahan, ngunit ang mga kumpanya ay dapat na pinangalanan, na may malinaw na mga numero sa pera at dami.

Napakahalaga rin na tandaan na ang pang-araw-araw na plano ng manager ay dapat matugunan ang pagkamit ng mga layunin ng buwan. Kung ang iyong manager ay may plano para sa isang buwan - 1,000,000 rubles sa mga pagbabayad, kung gayon hindi siya maaaring magplano na mangolekta ng 20,000 rubles araw-araw, dahil hindi siya gagawa ng isang plano sa ganoong bilis.

Magtakda ng mga ambisyosong plano para sa iyong mga tagapamahala. Kung ang manager ay nahihiya na magpahayag ng isang ambisyosong plano, o tumutukoy sa kanyang pamahiin (“Hindi ko sasabihin para hindi masiraan ng loob”, “Marami pa akong sasabihin ngayon, at kakainin mo ang utak ko sa gabi”) - ito ay kailangang tratuhin, at ang mas maaga ay mas mabuti. Sanayin ang mga tagapamahala upang matayog na plano, alagaan ang kanilang panloob na "mga limitasyon".

Gayundin, ang tagapamahala ay dapat maniwala sa kanyang sariling mga pigura, hindi magsalita "mula sa kalokohan", dahil ito ay kinakailangan, ngunit malinaw na maunawaan na ang kanyang sinabi ay talagang magagawa at alam niya kung paano ito maimpluwensyahan.

8. Suriin ang kahandaan ng buong pangkat

Bago palayain ang iyong mga salespeople sa isang bagong araw, suriin kung mayroon silang lahat ng mga mapagkukunan - parehong panlabas (pagkakaroon ng mga materyales sa pagtatanghal, business card, base para sa pagtawag, atbp.), at panloob - kung ang mga mata ng lahat ay nagniningas, o kinakailangan na pagkatapos ay manatili at karagdagan talakayin ang ilang mga paghihirap, magbigay ng karagdagang indibidwal na pagganyak.

9. MakapangyarihanCTA sa pagtatapos ng pulong

Bumuo ng ilang motivational phrase na magiging anchor para makapagsimula at magbigay ng dagdag na lakas ng enerhiya sa iyong mga manager. Ang parirala ay maaaring anuman: "Team, go!", O "Gawin natin!", O "Lahat, tara!"

Ito ang tinatawag na anchor, na nagbibigay ng hudyat na ang lahat, ang umaga ay tapos na, oras na para tumakbo at manalo!

10. Visualization

Siguraduhing itala ang mga resulta ng pulong sa pagpaplano sa scoreboard upang ang mga tagapamahala ay palaging makita ang kanilang sariling mga resulta at ang pangkalahatang resulta ng koponan, pati na rin ang porsyento ng pagkumpleto ng plano. Maaaring ganito ang hitsura ng naturang board:

At bilang isang bonus, isang checklist para sa pagtatasa ng kalidad ng pulong sa pagpaplano sa umaga para sa isang halimbawa: