Ang pagbalangkas ng iba't ibang uri ng mga liham pangnegosyo ay isang kinakailangang bahagi ng gawain ng mga kinatawan ng negosyo. Salamat sa mga naturang mensahe, nagkakaroon sila ng pagkakataong lutasin ang mga komersyal na isyu sa pinakamadaling naa-access, pinakamabilis at pinakamainam na paraan.

FILES Buksan ang mga file na ito online 2 mga file

Anong mga uri ng liham pangkalakal ang mayroon?

Karaniwan, ang mga liham ng negosyo ay maaaring nahahati sa maraming pangunahing kategorya:

• liham ng pagbati;
• liham ng impormasyon;
• atbp.

Maaari mong markahan ang mga tugon sa lahat ng mga liham na ito, na bahagi rin ng opisyal na sulat sa negosyo at isinulat din ayon sa ilang mga canon, bilang isang hiwalay na item.

Sino ang dapat kumilos bilang may-akda ng liham?

Ang mga liham ng negosyo ay dapat palaging naglalaman ng isang lagda. Kasabay nito, ang sinumang empleyado ng kumpanya na may kasamang kakayahan function na ito o awtorisadong gawin ito sa pamamagitan ng utos ng direktor. Kadalasan ito ay isang espesyalista o ang pinuno ng yunit ng istruktura na ang nasasakupan ay kinabibilangan ng paksa ng mensahe. Gayunpaman, hindi alintana kung sino ang kasangkot sa pagsulat, ang liham sa anumang kaso ay dapat isumite sa manager para sa pag-apruba, na isinasaalang-alang na ito ay isinusulat sa ngalan ng kumpanya.

Pangkalahatang tuntunin para sa pagsulat ng mga liham pangnegosyo

Ang lahat ng mga mensahe ng negosyo ay dapat na nauugnay lamang sa mga aktibidad ng kumpanya o mga pangyayari na nauugnay dito. Kasabay nito, anuman ang nilalaman, dapat nilang sundin ang ilang mga kinakailangan.

Una sa lahat, ito ay isang tiyak na istraktura. Dapat palaging kasama sa mensahe ang:

• petsa ng pagsulat,
• mga detalye ng nagpadala at tatanggap,
• magalang na address na tinutugunan (sa anyo ng mga salita na "Mahal na Ivan Petrovich", "Mahal na Elena Grigorievna"),

Dapat pansinin na ang mga liham ay maaaring ituro sa parehong mga indibidwal na empleyado at buong koponan (sa kasong ito, sapat na upang limitahan ang iyong sarili sa pagbati na "Magandang hapon!").

Iba't ibang mga karagdagang dokumento, larawan at video na ebidensya ay maaaring ilakip sa liham - kung mayroon man, ito ay dapat na maipakita sa pangunahing teksto.

Maaaring i-format ang sulat gaya ng dati karaniwang sheet A4 na format at sa letterhead ng organisasyon. Ang pangalawang pagpipilian ay mas kanais-nais, dahil hindi ito nangangailangan ng manu-manong pagpasok ng mga detalye ng kumpanya bilang karagdagan, ang naturang sulat ay mukhang mas kagalang-galang at muli ay nagpapahiwatig na ang mensahe ay kabilang sa opisyal na sulat. Maaari itong isulat sa sulat-kamay (ang mga titik na nakasulat sa calligraphic na sulat-kamay ay lalong matagumpay), o naka-print sa isang computer (maginhawa kapag kailangan mong lumikha ng ilang mga kopya ng isang liham).

Ang sulat ay dapat na sertipikado sa pamamagitan ng isang lagda, ngunit ito ay hindi kinakailangan upang tatakan ito, dahil mula noong 2016 mga legal na entity exempted sa pangangailangang gumamit ng mga selyo sa kanilang mga aktibidad.

Bago ipadala, ang mensahe, kung kinakailangan, ay nakarehistro sa journal ng papalabas na dokumentasyon, kung saan ito ay itinalaga ng isang numero at ang petsa ng pag-alis ay nakatakda.

Ano ang dapat bigyang pansin sa pagsulat ng liham

Kapag bumubuo ng isang liham, kailangan mong maingat na subaybayan ang pagbabaybay, sumunod sa mga patakaran at pamantayan ng wikang Ruso sa mga tuntunin ng bokabularyo, gramatika, bantas, atbp. Palaging binibigyang-pansin ng mga tatanggap kung gaano kahusay na ipinakita at na-format ang mga kaisipan sa mensahe.

Hindi natin dapat kalimutan na ang mga pag-aaral na isinagawa ay malinaw na nagpapahiwatig na ang mga tao ay hindi handang gumugol ng higit sa isang minuto sa pagbabasa ng ganitong uri ng mga liham.

Ang liham ay dapat na nakasulat sa tamang anyo, nang hindi "nagkakalat ng mga saloobin sa puno," sa halip ay maikli at maikli, hanggang sa punto. Ang bawat bagong paksa ay dapat iharap sa anyo ng isang hiwalay na talata, na, kung kinakailangan, ay dapat nahahati sa mga talata. Bilang karagdagan, ang isang maikli at malinaw na liham ay magpapaalam sa tatanggap na pinahahalagahan ng may-akda ang kanyang oras. Dito angkop ang kasabihang "ang kaiklian ay kapatid ng talento".

Ano ang hindi dapat payagan sa isang liham pangkalakal

Sa mga liham pangnegosyo, ang isang bastos o walang kuwentang tono ay ganap na hindi katanggap-tanggap, gayundin ang sobrang tuyo na teksto at mga karaniwang "clichés." Dapat mo ring iwasan ang mga kumplikadong pormulasyon, isang kasaganaan ng participial at adverbial na parirala, at mga espesyal na terminolohiya na naiintindihan ng isang makitid na bilog ng mga espesyalista.

Ang sulat ay hindi dapat magsama ng hindi na-verify, hindi mapagkakatiwalaan at, lalo na, sadyang maling impormasyon.

Dapat tandaan na ang ganitong uri ng mensahe ay hindi lamang bahagi ng regular na pakikipagtalastasan sa negosyo, kundi pati na rin, sa maraming kaso, ay tumutukoy sa mga opisyal na dokumento na maaaring pagkatapos ay makuha ang katayuan ng mga legal na makabuluhan.

Paano magpadala ng sulat

Ang anumang opisyal na mensahe ay maaaring ipadala sa maraming pangunahing paraan.

1. Ang una, ang pinakamoderno at pinakamabilis, ay tapos na elektronikong paraan mga komunikasyon. Ito ay maginhawa at mabilis, at nagbibigay-daan din sa iyo na magpadala ng impormasyon ng halos walang limitasyong dami.

   Mayroon lamang isang minus dito - kung ang tatanggap ay may malaking halaga ng mail, ang liham ay madaling mawala o mapupunta sa folder ng Spam, kaya kapag nagpapadala ng mga liham sa ganitong paraan, ipinapayong tiyakin na ang liham ay mayroong natanggap (sa pamamagitan ng isang simpleng tawag sa telepono).

2. Ang pangalawang paraan: konserbatibo, na nagpapahintulot sa iyo na ipadala ang mensahe sa pamamagitan ng Russian Post. Inirerekomenda na gamitin ang function ng pagpapadala sa pamamagitan ng rehistradong koreo na may pagkilala sa paghahatid - ginagarantiyahan ng form na ito na ang liham ay makakarating sa addressee, tungkol sa kung saan ang tatanggap ay makakatanggap ng isang espesyal na abiso.

   Karaniwan, ang pagpapadala sa pamamagitan ng karaniwang koreo ay ginagamit sa mga kaso kung saan ang mga orihinal na dokumento, mga liham na pinatunayan ng mga buhay na lagda at mga selyo ay ipinapadala.

3. Maaari ka ring magpadala ng sulat sa pamamagitan ng fax o iba't ibang instant messenger, ngunit sa kondisyon lamang na ang relasyon sa pagitan ng mga kasosyo ay sapat na malapit upang payagan ang ganitong uri ng sulat.

May mga espesyal na kinakailangan para sa pagproseso ng mga papalabas na sulat. Ito ay dahil sa ang katunayan na ito ay isang impormasyon at reference na kalikasan. Kapag gumuhit ng isang liham ng serbisyo, sulit na isaalang-alang ang mga kinakailangan ng GOST R 6.30-2003 "Pinag-isang mga sistema ng dokumentasyon. Pinag-isang sistema ng dokumentasyong pang-organisasyon at administratibo. Mga kinakailangan para sa papeles" at gamitin ang mga form ng organisasyon. Para sa mga detalye, dapat kang sumangguni sa GOST R 6.30-2003 (mula 07/01/2018 kakailanganin mong sumangguni sa GOST R 7.0.97-2016). Papayagan ka nitong mapanatili ang isang malinaw na istraktura ng dokumento at mapanatili ang kinakailangang istilo. komunikasyon sa negosyo, at ilagay din nang tama ang mga detalye liham pangnegosyo.

Mahalagang tandaan na ang GOST R 6.30-2003 (pati na rin ang GOST R 7.0.97-2016) ay pagpapayo at ang mga organisasyon ay maaaring gumawa ng mga letterhead para sa mga sulat sa negosyo. Ang pagsunod sa GOST na ito ay ipinag-uutos lamang para sa mga pederal na ehekutibong awtoridad.

Ang header ng dokumento ay maaaring iposisyon alinman sa longitudinal o sa isang angular na posisyon (ang mga detalye ng form ng sulat, mga numero ng telepono at mga address ng mga organisasyon ay karaniwang matatagpuan dito). Halimbawang liham mula sa angular na lokasyon ang mga detalye ay ang pinakakaraniwang opsyon sa modernong gawain sa opisina.

Sample letter form na may mga detalye ng sulok

Sa tuktok ng dokumento ay ipinahiwatig:

• petsa;
• numero;
• pagtukoy sa numero ng pagpaparehistro at petsa ng dokumento (kung ang sulat ay isang tugon);
• pamagat ng teksto, na nakasaad sa isang parirala.

Ang header ng liham ng serbisyo ay matatagpuan sa ilalim ng numero ng pagpaparehistro. Naglalaman ito ng apela sa addressee. Buong pangalan at ang posisyon ng addressee ay dapat na matatagpuan sa kanang sulok sa itaas ng dokumento. Ang isang mensahe sa tatanggap ay nakasulat sa gitna.

Mula kanino at kanino

Ang mga detalye ng kumpanya ng nagpadala ay kadalasang nakasaad sa letterhead ng kumpanya. Kinakailangan din na ipahiwatig nang tama ang tatanggap ng sulat, sa madaling salita, ang mga detalye ng addressee:

• pangalan ng kumpanya;
• pangalan ng yunit ng istruktura kung saan ipinapadala ang papalabas na sulat;
• posisyon ng tatanggap;
• apelyido at inisyal ng tatanggap;
• postal address ng organisasyon.

Halimbawang liham sa letterhead ng kumpanya

Mahalagang tandaan na kung ang isang liham na may parehong nilalaman ay kailangang ipadala sa ilang mga tatanggap, pagkatapos ay una sa lahat ay kinakailangan upang ipahiwatig ang address ng pangunahing tatanggap at pagkatapos lamang ang iba.

Halimbawa:

LLC "Elki-Palki"

Legal na departamento

Moscow, kalye ng Zelenaya, 5

KOPYA

Pangkalahatang Direktor

LLC "Mga Berde na Sangay"

Simakov V.A.

Saint Petersburg,

Frunze Street, 3

Petsa at numero

Matapos mapirmahan ang papalabas na dokumento, may tatak na petsa dito. Ang petsa ay maaaring nasa format na 05/17/2018 o Mayo 17, 2019. Sa mga kaso kung saan ang petsa ay ipinahiwatig ng ilang beses sa isang dokumento, inirerekomenda na panatilihin ang parehong istilo ng pagsulat.

Ang numero ng pagpaparehistro ay itinalaga alinsunod sa sistema para sa pagpaparehistro ng papalabas na dokumentasyon na pinagtibay ng organisasyon, at pagkatapos lamang na lagdaan ang dokumento. Ang numero ng pagpaparehistro ay binubuo ng serial number ng dokumento, na maaaring dagdagan ng isang case index o mga titik.

Mahalagang tandaan na ang pagpaparehistro ng papalabas na dokumento ay nagpapadali para sa iyo at sa iyong tatanggap na magproseso ng mail.

Kapag tumugon sa natanggap na opisyal na sulat, kinakailangang punan ang mga detalyeng "link sa numero ng pagpaparehistro at petsa ng kahilingan." Sa kasong ito, ang sulat ng tugon ay nagpapahiwatig ng petsa at numero ng natanggap na mensahe. Titiyakin nito ang mas mabilis na pagproseso ng mga sulat sa kumpanya ng tatanggap.

Sino ang pumirma

Ang opisyal na sulat ay pangunahing nilagdaan ng mga tagapamahala, at sa kaganapan ng kanyang pagliban sa lugar ng trabaho - ng kanyang mga kinatawan o iba pang mga opisyal na gumaganap ng mga tungkulin ng tagapamahala sa panahon ng kanyang pagkawala.

Mahalagang tandaan na ang mga modernong sulat sa negosyo ay ipinapadala hindi lamang sa pamamagitan ng koreo, kundi pati na rin sa pamamagitan ng telegrapo, fax at email.

Kailangan ko bang ipahiwatig ang artista?

Sa kabila ng katotohanan na ang bawat mensahe ng negosyo ay nilagdaan ng pinuno ng kumpanya o ng kanyang mga awtorisadong opisyal, ang sulat mismo ay isinasagawa ng isang ordinaryong ordinaryong empleyado, ibig sabihin, ang ehekutibo. Ito ang kanyang pangalan at impormasyon sa pakikipag-ugnayan na ipinapahiwatig namin sa bahaging ito.

Ang impormasyon tungkol sa artist ay palaging matatagpuan sa pinakailalim, sa mga huling linya. Ang buong pangalan, patronymic at apelyido ng empleyado ay nakasulat, kasama ang kanyang contact phone number sa isang bagong linya, at mas mababa pa - ang kanyang email address. Iniwan namin ang font na pareho.

May selyo ba?

Ang mga liham ay karaniwang hindi nakatatak, ngunit kung ang mga papalabas na sulat ay may opisyal na kalikasan, na inilabas sa letterhead ng organisasyon at nilayon na pumasok sa mga legal na relasyon sa isang tao o ibang organisasyon at maging responsable para sa lahat ng mga posisyon na ipinahayag sa sulat, maaaring naisin ng management na magdagdag karagdagang mga detalye sa anyo ng isang selyo.

Marahil ang lahat ay hindi bababa sa isang beses ay kailangang harapin ang pangangailangan na magsulat ng isang liham ng negosyo. Kapag pinagsama-sama ito, hindi mo sinasadyang dumating sa konklusyon na ito ay hindi madali. Maraming mga alituntunin at regulasyon sa pagsulat ng liham pangnegosyo na kailangan mong malaman. Inilalarawan ng artikulo nang detalyado ang proseso ng pagguhit ng isang dokumento, nagbibigay ng mga sample ng mga liham pangnegosyo, at tinatalakay ang kanilang mga uri at disenyo.

Form

Ang mga handa na form ay magdaragdag ng katatagan at ipahiwatig ang pagiging maaasahan ng kumpanya. Naglalaman ang mga ito ng kinakailangang impormasyon tungkol sa organisasyon, tulad ng:

• Pangalan.
• Address.
• Mga contact number.
• Website.
• Email.
• Logo.
• Iba pang mga detalye ng contact.

Walang mahigpit na tuntunin tungkol sa mga form. Samakatuwid, ang bawat organisasyon ay nakapag-iisa na nagpapasya kung anong impormasyon ang isasama sa kanila.

Paano magsulat ng mga liham ng negosyo nang tama? Paghahanda

Ang mga liham pangnegosyo ay isinulat at na-format sa isang tiyak na paraan, napapailalim sa kanilang likas na mga panuntunan at kinakailangan. Depende sa layunin, pinag-iisipan ng may-akda ang nilalaman nang detalyado upang makuha ang resulta na kanyang kinakalkula. Dapat niyang malinaw na maunawaan kung anong impormasyon ang alam na ng addressee tungkol sa paksa ng liham, kung ano ang pagbabatayan at kung ano ang magiging bago dito. Ang mga argumento ay nakasalalay sa kung anong layunin ang hinahabol ng may-akda. Ang proseso ng paghahanda ng isang liham ng negosyo ay maaaring nahahati sa mga sumusunod na yugto:

• Pag-aaral ng isyu.
• Pagsusulat ng draft na liham.
• Ang pag-apruba nito.
• Pagpirma.
• Pagpaparehistro.
• Ipinapadala sa tatanggap.

Istraktura ng mga liham pangnegosyo

Kapag bumubuo ng isang liham, kinakailangang ibabad ito ng impormasyon, iyon ay, ilagay ang lahat ng kinakailangang impormasyon doon. Maaari itong maging simple o kumplikado. Sa isang simpleng liham, ang nilalaman ay malinaw at maigsi na naghahatid ng impormasyon na sa pangkalahatan ay hindi nangangailangan ng tugon mula sa tatanggap. Ang isang kumplikado ay maaaring binubuo ng ilang mga seksyon, mga punto at mga talata. Ang bawat talata ay naglalahad ng isang aspeto ng impormasyon. Ang mga uri ng mga halimbawa ng liham pangnegosyo ay karaniwang binubuo ng isang panimula, katawan, at pangwakas na seksyon.

Nasa ibaba ang isang halimbawa ng pagsulat ng liham-pangkalakal - ang panimulang bahagi nito.

Ang pangunahing bahagi ay naglalarawan ng mga sitwasyon at kaganapan, nagbibigay ng kanilang pagsusuri at ebidensya. Sa bahaging ito ay nakumbinsi nila na kailangan nilang kumilos sa isang paraan o iba pa, patunayan kung paano ang mga bagay at ipaalam ang tungkol sa pangangailangan na lumahok sa anumang kaganapan, na nagbibigay ng iba't ibang mga argumento.

Ang konklusyon ay naglalaman ng mga konklusyon na ginawa sa anyo ng mga panukala, kahilingan, paalala, pagtanggi, at iba pa.

Isang halimbawa ng pagsulat ng liham-pangkalakal - ang huling bahagi nito - ay ipinakita sa ibaba. Binubuod nito ang kinakailangan na nakasaad sa pangunahing isa.

Ang lahat ng impormasyon na ibinigay ay dapat na mahusay na pare-pareho at naiintindihan.

Ang bawat titik ay nagsisimula sa isang nakasentro na address. Ang maliit na bahagi na ito ay napakahalaga. Kapag pinipili ito, dapat isaalang-alang ng may-akda:

• Posisyon ng addressee.
• Ang kalikasan ng relasyon.
• Formality.
• Etiquette.

Sa dulo ng sulat dapat meron magalang na anyo. Halimbawa: “...Nagpapahayag ako ng pag-asa para sa karagdagang pakikipagtulungan (pasasalamat sa paanyaya)...” Ang mga pariralang ito ay sinusundan ng lagda ng may-akda.

Estilo

Ang lahat ng mga titik ay dapat na nakasulat sa isang opisyal na istilo ng negosyo, na nangangahulugang ang paggamit ng wika para sa mga opisyal na relasyon sa negosyo. Ang mga katangian ng naturang wika ay nabuo sa ilalim ng mga sumusunod na pangyayari:

• Ang mga pangunahing kalahok sa mga relasyon sa negosyo ay mga ligal na nilalang, sa ngalan ng kung kaninong mga liham ng mga tagapamahala at opisyal ay nakasulat.
• Ang mga relasyon sa mga organisasyon ay mahigpit na kinokontrol.
• Ang paksa ng komunikasyon ay ang mga aktibidad ng kumpanya.
• Ang mga dokumento ng pamamahala sa pangkalahatan ay may partikular na addressee.
• Kadalasan sa kurso ng mga aktibidad ng isang organisasyon, nangyayari ang magkaparehong sitwasyon.

Kaugnay nito, ang impormasyong nakapaloob sa isang liham-pangkalakal ay dapat na:

• Opisyal, impersonal, binibigyang-diin ang distansya sa pagitan ng mga kalahok sa komunikasyon.
• Naka-address, inilaan para sa isang partikular na addressee.
• Kasalukuyan sa oras ng pagsulat.
• Maaasahan at walang kinikilingan.
• Dahilan upang himukin ang tatanggap na magsagawa ng anumang aksyon.
• Kumpleto para sa paggawa ng desisyon.

Mga kinakailangan

Ang isang liham ng negosyo ay dapat matugunan ang mga sumusunod na kinakailangan:

• Ang pananalita ay na-standardize sa lahat ng antas - lexical, morphological at syntactic. Naglalaman ito ng maraming expression, termino at formula.
• Ang tono ng pagsulat ay neutral, pinigilan at mahigpit, nang hindi gumagamit ng emosyonal at nagpapahayag na wika.
• Katumpakan at kalinawan ng teksto, nang walang mga lohikal na pagkakamali, kalinawan at pag-iisip ng mga salita.
• Conciseness at brevity - nang hindi gumagamit ng mga expression na may karagdagang kahulugan.
• Ang paggamit ng mga pormula ng wika na nabuo bilang resulta ng paulit-ulit na sitwasyon.
• Ang paggamit ng mga termino, iyon ay, mga salita o parirala na may mga espesyal na konsepto.
• Ang paggamit ng mga pagdadaglat, na maaaring lexical (iyon ay, mga tambalang salita na nabuo sa pamamagitan ng pag-alis ng mga titik mula sa mga bahagi ng mga salita: LLC, GOST, at iba pa) at graphic (iyon ay, mga pagtatalaga ng salita sa pinaikling anyo: grn, zh-d, atbp.).
• Ang paggamit ng mga konstruksyon sa genitive at instrumental na mga kaso.
• Mga pariralang may mga pandiwang pangngalan ("magbigay ng suporta" sa halip na "suporta").
• Paggamit ng mga simpleng karaniwang pangungusap.

Ang mga halimbawa ng liham pangnegosyo sa itaas sa ibaba ay ipinapakita sa buong bersyon(na may pangunahing bahagi). Ang impormasyon ay nakakatugon sa lahat ng mga kinakailangan ng isang opisyal na istilo ng negosyo.

Mga uri ng liham pangkalakal

Pinakamabuting magsulat ng liham pangnegosyo batay sa isa tiyak na isyu. Kung kinakailangan upang malutas ang ilang mga isyu nang sabay-sabay, inirerekumenda na gumuhit ng maraming iba't ibang mga pagpipilian.

Ang mga liham ng negosyo ay maaaring magkaroon ng sumusunod na nilalaman:

• Kasama. Ang ganitong mga liham ay karaniwang kailangan upang ipaalam sa iyo kung saan magpapadala ng mga dokumento.
  (Paano sumulat ng liham pangnegosyo? Makakatulong ang isang halimbawang cover letter sa mga nangangailangang sumulat ng ganitong uri ng dokumento.)

• Garantisado. Ang mga ito ay isinulat upang kumpirmahin ang anumang mga pangako o kundisyon. Halimbawa, ang pagbabayad para sa trabaho, upa, oras ng paghahatid, atbp.
• Salamat. Nagsimula silang magamit lalo na madalas sa kani-kanina lang. Ang ganitong mga liham ay nagpapakita magandang asal mga pakikipagsosyo. Maaari silang mailabas sa regular na letterhead o sa may kulay na papel na may magandang print.
  (Paano sumulat ng liham pangnegosyo? Ang isang halimbawang liham ng pasasalamat ay pinagsama-sama sa libreng anyo, depende sa mga gawain na nalulutas nito. Sa sa kasong ito ipinahahayag ng liham ang kakanyahan nito sa pinakamaikling anyo. Ang ganitong sample, na ginawa sa may kulay na papel na may palamuti, ay maaaring mag-hang sa dingding sa lugar ng kumpanya sa isang lugar ng karangalan.)

• Pang-impormasyon.
• Nagtuturo.
• Binabati kita.
• Advertising.

Mayroon ding mga titik:

• Mga panukala para sa kooperasyon. Medyo karaniwan sa mga kamakailang panahon, na ipinadala sa mga organisasyon, ay kadalasang may katangian ng advertising, halimbawa, tulad ng sample na ito. Medyo mahirap magsulat ng mga komersyal na liham, kailangan mong isaalang-alang ang maraming mga nuances upang makakuha ng pansin, at higit pa, upang maging interesado. Ngunit kung bubuuin mo ito ayon sa sample sa ibaba, mayroon itong bawat pagkakataon na magtagumpay.

• Mga imbitasyon. Sila ay ipinadala, na nag-aanyaya sa kanila na lumahok sa iba't ibang mga kaganapan. Karaniwang itinuturo ang mga ito sa isang tagapamahala o opisyal, ngunit maaari ding ituro sa isang buong koponan.
• Mga kahilingan.
• Mga paunawa.
• Mga kahilingan at marami pang iba.

Paano sumulat ng tugon sa isang liham. Halimbawa

Ang sagot ay dapat magsimula sa pamamagitan ng pag-uulit sa kahilingang nakasaad sa unang titik. Pagkatapos ay ibibigay ang mga resulta ng pagsasaalang-alang nito at ipinahayag ang pag-apruba o isang dahilan para sa pagtanggi. Ang isang liham ng pagtugon sa negosyo ay maaaring maglaman ng alternatibong solusyon sa inaasahang impormasyon. Karaniwan itong nakakatugon sa mga sumusunod na prinsipyo:

• Availability ng isang link sa unang titik at mga nilalaman nito.
• Identical language means.
• Maihahambing na saklaw at mga aspeto ng nilalaman.
• Pagsunod sa isang tiyak na pagkakasunud-sunod.

Pagpaparehistro

Bilang karagdagan sa paggamit ng mga corporate letterhead para sa mga liham ng negosyo, kinakailangang isaalang-alang ang iba pang mga subtleties kapag nagdidisenyo ng mga ito. Ito ang mga detalye, panuntunan para sa mga pagdadaglat, pagsulat ng mga address, heading, haba ng text, lapad ng field, at higit pa.

Ang mga halimbawa ng isang liham ng negosyo ay tumutulong sa iyo na mabuo ito, na isinasaalang-alang ang lahat ng mga subtleties at nuances. Ginagamit ang mga ito ng parehong nagsisimulang mga manggagawa sa opisina at mga karanasang manggagawa. Salamat sa mga sample, natututo sila kung paano magsulat ng mga titik nang tama at makatipid ng maraming oras.

Sa pamamagitan ng paggamit sulat sa negosyo hindi lamang koordinasyon ng mga aktibidad sa negosyo ang nangyayari, kundi pati na rin ang pagkolekta ng kinakailangang impormasyon para sa isang naibigay na organisasyon, na hihingin sa panahon ng iba't ibang mga pag-audit sa pag-uulat. Samakatuwid, una sa lahat, ang mga gawain ng mga empleyado ng administratibo ay kasama ang tamang pagpapanatili ng dokumentasyon ng negosyo, kung saan iba-iba panloob na mga tagubilin at mga hugis. Ang bentahe ng isang karaniwang form ay ang katotohanan na ang isang tao ay awtomatikong pinupunan ito, at sa gayon ay nakakatipid sa kanya at sa oras ng kumpanya.

Ang sulat sa negosyo ay dapat maglaman ng:

Maaasahan at kumpletong impormasyon;
- buod dahil sa kakulangan ng pagsasalaysay;
- neutral na tono ng address, ngunit sa isang palakaibigan na paraan;
- isang lohikal na kadena, at hindi isang emosyonal na pagtatasa ng mga nakasaad na katotohanan.

Paano magsulat ng isang liham ng negosyo?

Ang pinakamahalagang bagay ay ang magpasya kung anong uri ng liham ng negosyo ang angkop para sa isang partikular na sitwasyon. Mayroong ilang mga uri nito:

Paalala;
- kumpirmasyon;
- pagtanggi;
- cover letter;
- imbitasyon;
- warranty;
- impormasyon;
- liham ng abiso at order.

Bilang isang patakaran, ang mga liham ng negosyo na naglalaman ng isang kahilingan, panukala, apela, pagtatanong o kahilingan ay nangangailangan ng tugon.

Mga panuntunan para sa pagsulat ng isang liham ng negosyo.

Ang tono ng isang liham pangnegosyo ay nagdadala ng isang napakahalagang emosyonal na pagkarga, dahil ang nakatagong kawalang-galang ay lilitaw pa rin sa kabila ng hindi nagkakamali na mga diskarte sa komunikasyon. Dapat kang maging maingat lalo na sa pagsulat ng liham pangnegosyo na naglalaman ng pagtanggi. Sa kasong ito, hindi mo dapat sabihin ang pagtanggi sa pinakadulo simula ng liham. Sa unang bahagi ng mensahe dapat kang magbigay ng mga nakakumbinsi na argumento na pabor sa iyong pananaw para dito maaari kang gumamit ng mga formula tulad ng

- "Sa kasamaang palad, hindi namin matugunan ang iyong kahilingan";
- "Lubos kaming humihingi ng paumanhin, ngunit hindi posible na matugunan ang iyong kahilingan," atbp.

Kapag tumanggi, mahalagang tandaan na ang aming gawain ay tumanggi, ngunit hindi mawalan ng isang customer, kasosyo, atbp.

Kaya, ang mga pangunahing patakaran para sa pagsulat ng isang liham ng negosyo:

Upang maunawaan nang tama ang kakanyahan ng liham, kinakailangan na ulitin ang kahilingan na hinarap sa addressee nang maraming beses sa teksto;
- sa liham ng pagtanggi mahalagang ipahiwatig ang mga dahilan kung bakit hindi matugunan ang kahilingang ito;
- Ang pagtanggi sa isang alok ay isang pormula ng pagtanggi.

Wika ng pagsusulatan sa negosyo.

Mahalaga na ang mambabasa ng sulat sa negosyo ay nakakaunawa lamang sa kakanyahan nito, at hindi ang wika kung saan ito nakasulat. Nasa ganitong kondisyon ang karunungan ng mga alituntunin ng pagsulat ng liham pangnegosyo, na binuo sa maraming taon ng karanasan.

Dapat tandaan na sa isang liham ng negosyo:

Dapat ubusin simpleng salita sa parehong oras, nang hindi pinapahirapan ang nilalaman;
- gumamit ng mga pandiwa nang mas madalas kaysa sa mga pang-uri - ito ay gagawing pabago-bago ang teksto ng liham;
- manatiling malapit sa kahulugan ng address, nang hindi naglalagay ng mga detalye at pangangatwiran;
- huwag gumamit ng mahahabang pangungusap, dahil nakakagambala sila sa atensyon ng mambabasa;
- ang paglipat sa pagitan ng mga parirala ay dapat na lohikal at hindi nakikita;
- gumamit ng kaunting panghalip hangga't maaari.

Ang isang liham ng negosyo ay nakikilala sa pamamagitan ng karunungang bumasa't sumulat at istilo.

Paghahanda ng liham sa negosyo.

Kapag nagsusulat ng liham pangnegosyo, tandaan iyon itaas na bahagi(1/4 sheet ng A4) ay dapat iwanang libre para sa letterhead. Gayundin sa itaas na sulok ng liham ang papalabas na numero at petsa ay ipinahiwatig, na naitala sa isang espesyal na palabas na log ng mail.

Sa ibabang kaliwang sulok ang posisyon, apelyido at pirma ng tagapamahala ay ipinahiwatig, at sa pinakadulo ng sheet ang apelyido ng tagapagpatupad ng liham ng negosyo ay ipinahiwatig kasama ang kanyang numero ng telepono para sa karagdagang impormasyon.

Kaya, ang isang liham pangnegosyo ay binubuo ng tatlong bahagi: ang kakanyahan ng kahilingan, ang katwiran nito at sumusuportang impormasyon.

Kapag tumutugon sa isang liham, dapat kang sumangguni sa huling titik ng ibinigay na addressee sa unang bahagi ng nilalaman. Kung mayroong dayuhang sulat, kung gayon para sa mas mahusay na kalinawan kinakailangan na maglakip ng isang buklet sa liham, ang link kung saan ipahiwatig sa liham na ito. Napakahalaga na tapusin ang gayong liham na may pasasalamat sa iyong pakikipagtulungan at ang pariralang "Taos-puso sa iyo (pangalan) ..."

Ang mga tao ay sumusulat sa isa't isa mula pa noong una. Mula sa mga liham ay maaaring husgahan ng isang tao ang karakter ng isang tao, ang kanyang edukasyon, mga libangan, at higit sa lahat, kung gaano siya kahusay magsalita sa wikang kanyang sinusulat. Ang mga nag-aaral ng isang wika ay maaga o huli ay haharap sa pangangailangang matutunan kung paano magsulat ng mga titik sa Ingles nang tama. Ingles.

Maaaring kailanganin ang sulat kapag pumapasok sa isang institusyong mas mataas na edukasyon sa ibang bansa, kapag pumasa sa pagsusulit sa wika, o kapag nag-aaplay para sa isang trabaho. Ngunit hindi lamang sa mundo ng komunikasyon sa negosyo mahalagang malaman kung paano magsulat ng liham sa Ingles. Ang impormal na pagsusulatan ay maaari ding magkaroon ng epekto sa iyong buhay, komunikasyon sa mga kaibigan at kakilala. Ang iyong mga liham ay gagamitin upang hatulan ka ng mga nagbabasa nito. Gusto mo bang mag-iwan ng magandang impression? Ipakikilala namin sa iyo ang mga pangunahing tuntunin ng pagsusulatan sa Ingles. Ito rin ay sulit na ulitin. Bago ka magsimulang magsulat ng isang liham, kailangan mong matukoy para sa kung anong layunin mo ito ginagawa, at samakatuwid ay matukoy ang uri ng liham.

Mga uri ng titik sa Ingles

Ang lahat ng liham ay maaaring hatiin sa personal (Personal na sulat) at negosyo (Liham ng negosyo). Napag-usapan namin ang tungkol sa pagsusulatan sa mga kasosyo sa negosyo at ang mga pangunahing bawal ng sulat sa negosyo nang mas maaga, ngayon ay tatalakayin natin ang mga patakaran ng personal na sulat nang mas detalyado. Mayroon bang pangkalahatang mahigpit na mga tuntunin para sa pagsulat ng mga liham sa Ingles? Kung personal na sulat ang pinag-uusapan, ang sagot ay malinaw - hindi. Sa dokumentasyon ng negosyo at komunikasyon sa mga kasosyo sa negosyo, kadalasang ginagamit ang mga template ng liham sa Ingles. Ang personal na sulat ay ang iyong sariling negosyo, patawarin ang tautolohiya. Gayunpaman, may ilang mga tip na makakatulong na gawing mas kasiya-siya ang pakikipagsulatan para sa iyo at sa taong nakakausap mo sa isang epistolaryong pag-uusap. Bilang karagdagan, kung bago ka sa mundo ng Ingles, mas mainam pa ring subukang isulat ang iyong mga unang titik gamit ang mga template.

Siyempre, ang stream ng kamalayan ay isang magandang bagay, ngunit sa mga gawa lamang ni Joyce. Kung gusto mong mabasa ang iyong liham hanggang sa wakas, igalang ang addressee. Subukang gawing madaling basahin ang teksto. Ang istraktura ng pagsulat sa Ingles ay pareho mahalagang elemento, pati na rin ang kahulugan na inilagay mo sa mga nakasulat na salita.

Bilang isang patakaran, ang isang liham ay naglalaman ng mga sumusunod na elemento ng istruktura:

• kahilingan – hiwalay na linya
• isang maikling pagpapakilala (kung saan maaari kang sumangguni sa mga nakaraang contact, dating nakasulat na mga titik, atbp.) - isang hiwalay na talata
• pangunahing bahagi – ilang talata
• konklusyon – hiwalay na linya
• ang huling parirala ay isang hiwalay na linya
• lagda (pangalan lamang) – hiwalay na linya
• sa kanang sulok sa itaas dapat mong ipahiwatig ang address ng may-akda at ang petsa sa ilalim ng address

Nag-aalok kami ng sample na liham sa Ingles, na may sumusunod na istraktura:

Ang anyo ng address ay palaging nakasalalay sa antas ng pagiging pamilyar sa taong iyong tinutugunan sa liham. Magbigay tayo ng ilang halimbawa.

• Mahal na John! – apela sa isang kaibigan, kamag-anak
• Dear Sir- isang apela kung itong si John ang iyong amo. Opisyal na apela.
• Mahal kong Sir – isang address na maaaring gamitin ng balintuna sa personal na sulat
• Mahal na Mr. Smith- isang opisyal na address sa isang estranghero (hindi mo alam kung sino si John)

Tip 3. Ilang mahahalagang punto na dapat bigyang pansin

1. Kung hindi mo alam ang kasarian ng tatanggap, isulat ang kanyang buong apelyido: Mahal na T.K. Spinazole

2. Kung hindi mo alam kung aling abbreviation ang mas magandang gamitin: Miss or Mrs, dahil hindi mo alam kung may asawa ang babae, gumamit ng neutral MS.

3. Kung sumusulat ka ng liham sa dalawang tao, isama ang parehong pangalan sa address.

4. Ang mga mensaheng ito ay hindi maaaring paikliin: Propesor, Dekano, Gobernador, Kapitan, Admiral, JudgeSister, Senador

5. Ang mga address na ito ay hindi dapat gamitin nang buo G., Ms., Mrs. at Dr.

Upang makapagsulat ng isang liham nang tama sa unang pagkakataon, magandang ideya na magkaroon ng isang sample na liham sa Ingles sa kamay.

Mga template na parirala para sa pagsulat ng mga titik

5 panimulang mga template ng parirala:

• Napakagandang makuha ang iyong sulat...
• Salamat sa iyong liham. Napakaganda/kaibig-ibig na marinig mula sa iyo.
• Salamat sa iyong mahabang sulat. Napakagandang marinig ang lahat ng iyong mga balita, pagkatapos na hindi marinig mula sa iyo sa loob ng mahabang panahon….
• Paumanhin hindi ako nakapagsulat ng napakatagal ngunit….
• Natuwa talaga ako sa narinig ko…

Ang mga pariralang ito ay neutral; Minsan mahirap maghanap ng mga salita, lalo na kung hindi ka nagsusulat sa iyong sariling wika. Ang mga template na parirala ay makakatulong sa iyo na buuin ang teksto ng iyong liham at wastong bumalangkas ng iyong mga iniisip.

5 Mga Template ng Pangwakas na Parirala:

• Gusto ko talagang bisitahin mo ako ngayong summer. Sumulat sa akin at sabihin sa akin ang iyong mga plano.
• Mangyaring ibigay/ipadala ang aking pagbati (pag-ibig) sa iyong….
• At sumulat at sabihin sa akin ang iyong mga plano para sa….
• Sumulat muli sa lalong madaling panahon!
• Kung may gusto kang malaman, i-drop mo lang ako.

Template para sa isang liham na humihingi ng payo (5 pagpipilian):

• Sumulat ako upang humingi ng iyong payo
• Maaari mo bang bigyan ako ng iyong payo?
• May problema ako at kailangan ko ng payo mo.
• Ano sa tingin mo ang dapat kong gawin?
• Sa tingin mo ba dapat kong...?

Mga parirala para sa iba't ibang mga titik: