हाइफ़नेशन को पूरे दस्तावेज़ में या उसके हिस्से में रखा जा सकता है, जिसे पहले चुना जाना चाहिए।

टेक्स्ट में हाइफ़नेशन मोड को सक्षम करने के लिए, कमांड का उपयोग करें हायफ़नेशन(टैब पेज लेआउट/समूह पेज सेटिंग).

इस आदेश में नेस्टेड आइटम हैं।

टीम ऑटोपाठ में स्वचालित रूप से हाइफ़न रखता है।

टीम हाथ से किया हुआउन शब्दों के लिए हाइफ़नेशन विकल्पों की पेशकश करने वाला एक डायलॉग बॉक्स खोलता है जिन्हें हाइफ़न किया जा सकता है और टेक्स्ट में हाइफ़न डालने के लिए पुष्टि के लिए कहता है।

टीम हाइफ़नेशन विकल्पआपको डायलॉग बॉक्स (चित्र 15) का उपयोग करके शब्दों में हाइफ़नेशन के लिए अपने विकल्पों को अनुकूलित करने की अनुमति देता है।

चित्र 15 विंडो हायफ़नेशन

स्थानांतरण क्षेत्रशब्द विराम के बिना किसी शब्द और दाहिने पृष्ठ मार्जिन के बीच अनुमत अधिकतम रिक्ति है। एक विस्तृत क्षेत्र में, कम स्थानान्तरण होते हैं, एक संकरे के साथ, दाहिने क्षेत्र का किनारा चिकना होता है।

मिटाया जा सकता है स्वचालितकमांड का उपयोग करके हाइफ़नेशन हायफ़नेशनआदेश का चयन करके नहीं.

व्यायाम।

खुली फाइल दस्तावेज़ उदाहरण।docx.

सभी टेक्स्ट के लिए, अपरकेस शब्दों को छोड़कर, 0.5 सेमी की हाइफ़नेशन ज़ोन चौड़ाई के साथ स्वचालित हाइफ़नेशन करें।

दस्तावेज़ सहेजें।

विंडोज़ के साथ काम करना

Word 2010 में, आप टैब का उपयोग करके एक ही समय में (एक या अधिक दस्तावेज़ों के साथ) कई विंडो के साथ काम कर सकते हैं राय, समूह खिड़की (चित्र 16)।

चित्र 16 कमांड समूह खिड़कीटैब राय

यदि एक ही समय में कई दस्तावेज़ विंडो खुली हैं, तो कमांड का उपयोग करके एक विंडो से दूसरी विंडो में संक्रमण किया जाता है दूसरी विंडो पर जाएंया विंडोज टास्कबार के माध्यम से।

व्यायाम।

खुली फाइल दस्तावेज़ उदाहरण।docx.

इस दस्तावेज़ के लिए एक अतिरिक्त विंडो बनाएं (टैब राय/ समूह खिड़की/ टीम नयाखिड़की).

दोनों खिड़कियों को एक साथ रखें (टैब राय/ समूह खिड़की/ टीम पास) सिंक्रोनस स्क्रॉलिंग बंद करें (टैब राय/ समूह खिड़की/ टीम तुल्यकालिक स्क्रॉलिंग).

विंडो 1 विभाजित करें (टैब राय/ समूह खिड़की/ टीम फूट डालो).

खिड़कियों को लंबवत रूप से व्यवस्थित करें (टैब राय/ समूह खिड़की/ टीम कारगरसब).

दस्तावेज़ का पैमाना बदलना

किसी दस्तावेज़ के साथ काम करते समय, आप उसका पैमाना बदल सकते हैं (दस्तावेज़ फ़ाइल का आकार नहीं बदलता है), साथ ही उसे किसी दस्तावेज़ या टेम्पलेट के साथ सहेज सकते हैं। ज़ूमिंग टैब पर की जाती है राय, समूह स्केल(चित्र 17)।

चित्र 17 समूह स्केलटैब राय

डायलॉग बॉक्स में अधिक सटीक स्केल सेटिंग बनाई गई है। स्केल(टैब राय/ समूह स्केल/ टीम स्केल) (चित्र 18)।

चित्र 18 विंडो स्केल

ज़ूम स्लाइडर , स्थिति पट्टी के निचले दाएं कोने में स्थित (चित्र 19), आपको स्लाइडर को घुमाकर और "+" और "-" बटनों का उपयोग करके पैमाने को वांछित मान में बदलने की अनुमति देता है। स्लाइडर के बाईं ओर, दस्तावेज़ का पैमाना प्रतिशत के रूप में प्रदर्शित होता है (चित्र...)।

चित्र 19 ज़ूम स्लाइडर

व्यायाम।

खुली फाइल दस्तावेज़ उदाहरण।docx.

दस्तावेज़ के पैमाने को विभिन्न तरीकों से बदलें।

दस्तावेज़ को सहेजे बिना बंद करें।

वर्ण और अनुच्छेद स्वरूपण वर्ण स्वरूपण

टेक्स्ट वर्णों की मुख्य संपत्ति फ़ॉन्ट है, जिसकी विशेषता है: टाइपफेस, शैली और आकार 6।

समूह का उपयोग वर्णों को प्रारूपित करने के लिए किया जाता है। फ़ॉन्टटैब घर (चित्र 20)।

चित्र 20 समूह पैनल फ़ॉन्ट

इसके अलावा, चरित्र स्वरूपण के लिए, आप मिनी-पैनल का उपयोग कर सकते हैं, जो पाठ के चयन पर स्वचालित रूप से खुलता है (चित्र 21)।

चित्र 21 मिनी पैनल

समूह बटन का उपयोग करना फ़ॉन्ट, आप एक डायलॉग बॉक्स को कॉल कर सकते हैं फ़ॉन्ट (चित्र 22)।

चित्र 22 विंडो फ़ॉन्ट

डायलॉग बॉक्स में फ़ॉन्टटैब इसके साथ हीआप वर्णों के बीच की दूरी को विरल या संकुचित में बदल सकते हैं।

इस पाठ में, आप पावरपॉइंट 2010 में टेक्स्ट के साथ काम करने की मूल बातें सीखेंगे। उदाहरण के लिए, टेक्स्ट कैसे लिखना, हटाना और स्थानांतरित करना है, टेक्स्ट बॉक्स के साथ कैसे काम करना है, टेक्स्ट को कैसे फॉर्मेट करना है, आदि।

यदि आप PowerPoint में नए हैं, तो आपको स्लाइड में टेक्स्ट जोड़ने और उसे संशोधित करने के लिए टेक्स्ट के साथ काम करने की मूल बातें जानने की आवश्यकता है। आपको टेक्स्ट डालने, हटाने, स्थानांतरित करने और प्रारूपित करने के साथ-साथ लेबल का उपयोग करने का तरीका सीखने की आवश्यकता है।

पाठ लिखने के लिए:

कुछ प्लेसहोल्डर आपके टेक्स्ट को स्वचालित रूप से बुलेटेड सूची में बदल देंगे। यह इस तथ्य के कारण है कि ऐसी सूचियाँ अक्सर PowerPoint में उपयोग की जाती हैं। ऐसी सूची को हटाने के लिए, होम टैब पर पैराग्राफ समूह में बुलेट कमांड को अचयनित करें।

टेक्स्ट हटाने के लिए:

1. आप जिस टेक्स्ट को हटाना चाहते हैं उसके आगे एक इंसर्शन पॉइंट रखें
2. सम्मिलन बिंदु के बाईं ओर पाठ को हटाने के लिए, अपने कीबोर्ड पर बैकस्पेस कुंजी दबाएं।
3. सम्मिलन बिंदु के दाईं ओर पाठ को हटाने के लिए, अपने कीबोर्ड पर हटाएं कुंजी दबाएं।

टेक्स्ट हाइलाइट करने के लिए:

1. आप जिस टेक्स्ट को हाइलाइट करना चाहते हैं उसके आगे इंसर्शन पॉइंट रखें।
2. बाईं माउस बटन पर क्लिक करें और, माउस बटन को छोड़े बिना, कर्सर को उस टेक्स्ट पर खींचें जिसे आप हाइलाइट करना चाहते हैं।
3. माउस बटन छोड़ें। परीक्षण के ऊपर एक हाइलाइट किया गया बॉक्स दिखाई देगा। इसका मतलब है कि आपने टेक्स्ट चुना है।

आपके द्वारा PowerPoint में किसी छवि या पाठ का चयन करने के बाद, a मिनी पैनलसबसे अधिक उपयोग किए जाने वाले स्वरूपण विकल्पों के साथ। इस पैनल को मिनी टूलबार कहा जाता है। यह आपका समय बचा सकता है। स्वरूपण आदेशों का उपयोग करना आसान है। यदि टूलबार प्रकट नहीं होता है, तो चयन पर माउस कर्सर को इंगित करने का प्रयास करें

टेक्स्ट को कॉपी और पेस्ट करने के लिए:

टेक्स्ट को काटने और चिपकाने के लिए:

पाठ को स्थानांतरित करने के लिए:

यदि टेक्स्ट वहां नहीं दिखता है जहां आप चाहते हैं, तो टेक्स्ट को एक नई लाइन में ले जाने के लिए एंटर कुंजी दबाएं।

ढूँढें और बदलें

ढूँढें और बदलें एक अन्य विकल्प है जिसका उपयोग टेक्स्ट को संपादित करने के लिए किया जा सकता है। यह आपको सभी स्लाइडों पर एक विशिष्ट शब्द या वाक्यांश (जैसे "ब्रिटिश") खोजने और इसे किसी अन्य (जैसे "अंग्रेज़ी") से बदलने की अनुमति देता है। अधिक जानने के लिए, Word 2010 मार्गदर्शिका में इस सुविधा के साथ क्या संभव है, इस पर लेख पढ़ें।

पाठ के साथ काम करें

जब आप कोई प्रस्तुतीकरण बनाते हैं, तो आप अपनी स्लाइड को व्यवस्थित करने के लिए कैप्शन जोड़ सकते हैं। आपको मनचाहा रूप पाने के लिए टेक्स्ट को प्रारूपित करने का तरीका जानने की भी आवश्यकता है।

एक शिलालेख जोड़ने के लिए:

टेक्स्ट प्लेसहोल्डर या टेक्स्ट बॉक्स में दर्ज किया जा सकता है। प्लेसहोल्डर एक विशेष प्रकार का कैप्शन होता है क्योंकि यह स्लाइड लेआउट का हिस्सा होता है और इसमें अक्सर विशेष स्वरूपण होता है (जैसे कि स्लाइड के शीर्षक के लिए एक बड़ा फ़ॉन्ट)। अतिरिक्त लेबल में टेक्स्ट दर्ज करने से आप स्लाइड में सही मात्रा में टेक्स्ट जोड़ सकते हैं, चाहे उसका लेआउट कुछ भी हो।

प्लेसहोल्डर या टेक्स्ट बॉक्स को स्थानांतरित करने के लिए:

लेबल को घुमाने के लिए, हरे वृत्त पर क्लिक करें और उसके ऊपर खींचें।

प्लेसहोल्डर या टेक्स्ट बॉक्स का आकार बदलने के लिए:

आप स्लाइड पर अपने टेक्स्ट को उसकी फ़ॉर्मेटिंग, यानी आकार, रंग, शैली, और बहुत कुछ बदलकर अलग बना सकते हैं।

फ़ॉन्ट

चयनित टेक्स्ट का फ़ॉन्ट बदलने के लिए ड्रॉपडाउन मेनू पर क्लिक करें।

फ़ॉन्ट आकार

ड्रॉप-डाउन मेनू से चयनित टेक्स्ट का फ़ॉन्ट आकार चुनें।

फ़ॉन्ट आकार घटाएँ या बढ़ाएँ

फ़ॉन्ट आकार को एक मानक आकार से घटाने या बढ़ाने के लिए इन आदेशों का उपयोग करें।

सभी स्वरूपण हटाएं

चयन में केवल टेक्स्ट छोड़ने के लिए सभी स्वरूपण निकालें आदेश पर क्लिक करें।

फ़ॉन्ट शैली

टेक्स्ट बनाने के लिए फॉन्ट स्टाइल कमांड का उपयोग करें मोटा, इटैलिक में, रेखांकित , छायांकित या मारा हुआ।

इंटरकैरेक्टर अंतराल

ड्रॉपडाउन मेनू का उपयोग करके वर्ण रिक्ति समायोजित करें।

रजिस्टर करें

चयनित पाठ के मामले को त्वरित रूप से बदलता है।

लिपि का रंग

फ़ॉन्ट रंग बदलने के लिए ड्रॉपडाउन मेनू खोलें।

फ़ॉन्ट संवाद बॉक्स प्रदर्शित करना

अधिक स्वरूपण विकल्पों तक पहुँचने के लिए फ़ॉन्ट समूह के निचले दाएं कोने में स्थित तीर पर क्लिक करें।

माइक्रोसॉफ्ट वर्ड इतनी बड़ी संख्या में उपयोगकर्ताओं को आकर्षित करता है क्योंकि यह टेक्स्ट के साथ काम करते समय स्वचालित करने के कई तरीके पेश कर सकता है। इनमें से एक स्वचालित हाइफ़नेशन है।

स्वचालित हाइफ़नेशन सेट करने के लिए, आपको " ख़ाका"अध्याय में" पेज सेटिंग" वस्तु चुनें " हायफ़नेशन"और खुलने वाली सूची में," पर क्लिक करें ऑटो».

ऐसे में सभी जरूरी और संभावित जगहों पर तबादले किए जाएंगे। ऐसा करने के लिए, उस भाषा का शब्दकोश, जिसके लिए हाइफ़नेशन भी सक्षम किया जाएगा, स्थापित किया जाना चाहिए। हालाँकि, Microsoft Word के सभी आधिकारिक वितरण में उन्हें किसी भी समर्थित भाषा के लिए शामिल किया गया है।

स्वचालित हाइफ़नेशन की एक महत्वपूर्ण विशेषता यह है कि यदि आप अचानक आकार बढ़ाते हैं, फ़ॉन्ट बदलते हैं या पाठ के लिए कोई सजावटी तत्व जोड़ते हैं, तो हाइफ़नेशन अपने आप समायोजित हो जाएगा।

यदि आप "चौड़ाई से" पुल-आउट का चयन करते हैं, तो पृष्ठ आम तौर पर एक अच्छी तरह से डिज़ाइन की गई पुस्तक के रूप में दिखाई देगा।

दस्तावेज़ में "-" और लाइन ब्रेक का उपयोग करके स्वतंत्र रूप से हाइफ़न सेट करने की भी अनुशंसा नहीं की जाती है। ऐसा करने के लिए, Word सॉफ्ट ट्रांसफर सुविधा का उपयोग करता है। वांछित शब्द का चयन करें, कर्सर सेट करें और "CTRL" + "-" दबाएं। अब, यदि आवश्यक हो, तो शब्द आपके द्वारा निर्दिष्ट नियमों के अनुसार लपेटेगा। दस्तावेज़ में सॉफ्ट हाइफ़न दिखाई नहीं दे रहे हैं, इसलिए उन्हें प्रदर्शित करने के लिए टैब पर जाएं " घर"अध्याय में" अनुच्छेद" दबाएँ " सभी वर्ण दिखाएं».

बिंदु पर लौटना " हायफ़नेशन» और « पर क्लिक करना हाथ से किया हुआ”, प्रोग्राम उन सभी शब्दों की खोज करेगा जिन्हें हाइफ़न किया जा सकता है और आपको यह कैसे करना है इसके विकल्प दिखाएगा। कर्सर को उस स्थान पर रखें जहाँ आप इसे चाहते हैं और " हां».

अंतिम आइटम न्यूनतम सेटिंग्स है। " शब्दों में हाइफ़नेशन..." उन शब्दों में अलग से हाइफ़नेशन शामिल करने के लिए ज़िम्मेदार है जो बड़े अक्षरों में लिखे गए हैं। बिना झंडे के उनके लिए अपवाद बनाया जाएगा।

वी " लपेटें क्षेत्र की चौड़ाई» रैप किए गए शब्द संग्रहण के किनारे से पृष्ठ फ़्रेम तक की दूरी सेट करता है।

« मैक्स। संख्या…» चयनित खंड या संपूर्ण दस्तावेज़ के लिए शब्द रैपिंग के बार-बार होने वाले मामलों की संख्या को सीमित कर देगा।

हाइफ़न हटाने के लिए, यह पैराग्राफ में आवश्यक है " हायफ़नेशन" विकल्प चुनें " नहीं».

या सभी प्रतीकों को प्रदर्शित करने के सक्रिय मोड के साथ, मैन्युअल रूप से दर्ज किए गए लोगों को हटा दें। यदि उनमें से बहुत सारे थे, तो आप "बदलें" फ़ंक्शन का उपयोग कर सकते हैं, जिसे F5 बटन कहा जाता है।

बदलें टैब में, "क्लिक करें" अधिक>>» -> « विशेष", चुनते हैं " सॉफ्ट ट्रांसफर' और इसे एक खाली स्ट्रिंग से बदलें, कोई स्थान नहीं।

Word 2003 में एक स्वचालित हाइफ़नेशन सुविधा भी है। यह पर स्थापित है सेवा» -> « भाषा» -> « हायफ़नेशन».

• गलती 1.स्लाइड की पृष्ठभूमि प्रस्तुति की थीम से मेल नहीं खाती। और हम देखते हैं, उदाहरण के लिए, बर्च और मशरूम की पृष्ठभूमि के खिलाफ रूस में क्रांतियों के बारे में एक प्रस्तुति।
• त्रुटि 2.उपयोग की गई पृष्ठभूमि वह है जो PowerPoint सुइट में शामिल है। पावरपॉइंट प्रोग्राम के अस्तित्व के कई वर्षों में, हजारों लोगों ने मानक टेम्पलेट्स का उपयोग किया है, वेब पर अपनी प्रस्तुतियों को प्रकाशित किया है, और उन्हें भाषणों में दिखाया है। ये टेम्प्लेट पहले से ही श्रोताओं से थक चुके हैं।

समाधान: मानक टेम्पलेट्स को छोड़ना बेहतर है। आप इंटरनेट पर बड़ी संख्या में नए दिलचस्प टेम्पलेट और पृष्ठभूमि पा सकते हैं (उदाहरण के लिए, हमारी वेबसाइट पर लगभग एक हजार पृष्ठभूमि हैं -)।

पृष्ठभूमि छवि में ऐसे तत्व नहीं होने चाहिए जो प्रस्तुति की सामग्री से असंगत हों। बैकग्राउंड के लिए पेस्टल या ठंडे रंगों (बैंगनी, नीला, सियान, नीला-हरा, हरा), लाल और सफेद रंगों से बचना चाहिए।

• गलती 3.बहुत उज्ज्वल और सक्रिय प्रस्तुति पृष्ठभूमि। इस तरह की पृष्ठभूमि, सबसे पहले, स्लाइड से जानकारी की धारणा में हस्तक्षेप करती है, और दूसरी बात, यह श्रोताओं को थका देती है।

उपाय: अगर बैकग्राउंड में ब्राइट पिक्चर होनी चाहिए, तो बेहतर है कि उसकी ब्राइटनेस कम कर दी जाए। ऐसा करने के लिए, एक आयत आकार चुनें ( डालने — आंकड़ों — आयत), इसके साथ पूरी स्लाइड को बंद करें और इसके लिए 50% की पारदर्शिता के साथ एक सफेद भरण का चयन करें (आप एक अलग प्रतिशत का उपयोग कर सकते हैं) और सीमाओं को हटा दें ( प्रारूप — भरना आंकड़ों — अन्य रंग की डालने का कार्य- सफेद और पारदर्शिता 50% — ठीक है, सर्किट आंकड़ों- कोई रूपरेखा नहीं)।

पृष्ठभूमि छवि कम सक्रिय हो जाएगी।

या, जब आप स्लाइड पर कोई चित्र सम्मिलित करते हैं, तो तुरंत पारदर्शिता सेट करें।

• गलती 4.असंगत रंगों का उपयोग, स्लाइड के डिजाइन के लिए एकल शैली की कमी।

इस उदाहरण में, एक स्लाइड एक स्लाइड पर बड़े फ़ॉन्ट और बाएं संरेखण का उपयोग करती है, और दूसरे पर छोटे फ़ॉन्ट और उचित संरेखण का उपयोग करती है।

समाधान: किसी अनुभाग या संपूर्ण प्रस्तुतिकरण को डिज़ाइन करते समय, आपको एक शैली का पालन करने की आवश्यकता होती है। रंग योजना में तीन से अधिक प्राथमिक रंग नहीं होने चाहिए (बेशक, अपवाद संभव हैं): पृष्ठभूमि — हैडर — बुनियादी मूलपाठ. थीम का रंग इस तरह बदला जा सकता है: डिज़ाइन — रंग की- प्रस्तावित सेट से एक योजना चुनना संभव है, या आप अपने स्वयं के रंग सेट कर सकते हैं: सृजन करना नया रंग की योजना.

• http://colorscheme.ru/ — कलर व्हील का उपयोग करके रंगों का चयन और रंग योजनाओं का निर्माण।

• http://color.romanuke.com/ - तस्वीरों के आधार पर रंग पैलेट का एक सेट (रंगों का एक विकल्प है: गर्म, ठंडा, पेस्टल और कंट्रास्ट)।

पाठ्य सामग्री से संबंधित त्रुटियाँ

• गलती 5.स्लाइड पर अतिरिक्त टेक्स्ट, असंरचित टेक्स्ट को स्लाइड पर रखना, बिना लेखक के संसाधन के स्रोत से लिया गया टेक्स्ट।

समाधान: स्लाइड पर टेक्स्ट छोटा और संक्षिप्त होना चाहिए, इसमें स्पीकर की प्रस्तुति की नकल नहीं होनी चाहिए। सार को स्लाइड पर रखा जाना चाहिए।

यदि प्रस्तुतिकरण अन्य लोगों द्वारा उपयोग के लिए अभिप्रेत है, तो आप स्लाइड में नोट्स में आवश्यक जानकारी निर्दिष्ट कर सकते हैं - ये नोट्स प्रस्तुति के उपयोगकर्ताओं को इसके साथ काम करने में मदद करेंगे।

• गलती 6.स्लाइड पर बड़ी मात्रा में जानकारी को फ़िट करने का प्रयास स्लाइड स्थान के 90% से अधिक का उपयोग करता है।

समाधान: स्लाइड के किनारों से सामग्री (पाठ और चित्र) पर इंडेंट छोड़ दें। इस नियम से चिपके रहने की कोशिश करें कि 20% स्लाइड खाली होनी चाहिए।

स्लाइड को एक पूर्ण रूप देने के लिए, आप इसे पृष्ठभूमि के रूप में उपयोग कर सकते हैं - एक पृष्ठभूमि फ्रेम।

यहां टेक्स्ट भी फ्रेम की सीमाओं से परे जाता है - आकार बदलने वाले हैंडल को दाईं ओर ले जाकर टेक्स्ट इनपुट क्षेत्र को कम करना आवश्यक था।

पाठ बहुत बड़ा है, लगभग फ्रेम में चलता है। इसे कम करने की जरूरत है।

• गलती 7.सभी पाठ बड़े अक्षरों में लिखे गए हैं। इस पाठ को पढ़ना कठिन है।

समाधान: पाठ की पारंपरिक वर्तनी का उपयोग करें, जैसा कि आपकी मूल भाषा में है: वाक्य का पहला अक्षर बड़े अक्षरों में है, बाकी लोअरकेस हैं। एक वाक्य के अंत में एक अवधि रखी जाती है।

• गलती 8.अपठनीय फोंट का उपयोग, विशेष रूप से बॉडी टेक्स्ट फॉन्ट के रूप में। लेआउट में, फोंट की पठनीयता जैसी कोई चीज होती है। फॉन्ट ऐसा होना चाहिए कि पाठक बिना किसी कठिनाई और परेशानी के पाठ को जल्दी से पढ़ सके। किताबों, अखबारों, पत्रिकाओं में इन्हीं फॉन्ट का इस्तेमाल होता है- हम इनके आदी हो जाते हैं और इन्हें आसानी से पढ़ लेते हैं। हालांकि, कम पठनीयता वाले हजारों फोंट हैं - वे दिलचस्प, सुंदर हैं, लेकिन शीर्षकों के लिए अभिप्रेत हैं और, सबसे अधिक संभावना है, विज्ञापन में, डिजाइन में उपयोग के लिए।

समाधान: यदि प्रस्तुतीकरण का उद्देश्य "वाह प्रभाव" उत्पन्न करना नहीं है, बल्कि जानकारी देना है, तो केवल पारंपरिक फोंट का उपयोग करें जो हम सभी से परिचित हैं। पाठ के लिए, "सैन्स सेरिफ़" फोंट (एरियल, ताहोमा, वर्दाना, आदि) का उपयोग करना बेहतर है, कृपया ध्यान दें कि सेरिफ़ फोंट (टाइम्स परिवार और अन्य) को दूर से पढ़ना मुश्किल है।

बिना सेरिफ़ फ़ॉन्ट और सेरिफ़ फ़ॉन्ट। प्रस्तुतियों में सेरिफ़ फ़ॉन्ट पढ़ना कठिन है, लेकिन दस्तावेज़ों के लिए अच्छा काम करता है

इटैलिक का उपयोग अधिमानतः पाठ के एक छोटे से टुकड़े के लिए किया जाना चाहिए जिसे हाइलाइट करने की आवश्यकता है, लेकिन अलग-अलग शब्दों और वाक्यांशों को बोल्ड में हाइलाइट करना बेहतर है। अंडरलाइनिंग का उपयोग न करना बेहतर है, क्योंकि प्रस्तुतियों में रेखांकित पाठ को उपयोगकर्ता द्वारा माना जाता है, अर्थात यह प्रस्तुति को नियंत्रित करना मुश्किल बनाता है।

शीर्षकों के लिए, आप सजावटी फोंट का उपयोग कर सकते हैं, जब तक कि पाठ पठनीय है।

मुख्य पाठ का फ़ॉन्ट शीर्षक के फ़ॉन्ट आकार से छोटा होना चाहिए।

• गलती 9.अतिरिक्त और लापता अवधि, रिक्त स्थान, कोष्ठक, आदि। वर्तनी त्रुटियां।

• शीर्षक के अंत में कोई बिंदु नहीं है।
• वाक्य के अंत में, एक अवधि रखी जाती है, फिर एक स्थान, फिर अगला वाक्य।
• प्रस्तुति के पाठ में उद्धरण चिह्न समान होने चाहिए - यदि आपने उद्धरण चिह्न-हेरिंगबोन्स चुने हैं, तो प्रस्तुति में केवल उनका उपयोग करें (उद्धरण चिह्नों के प्रकार: "", "", "", ")।
• उद्घाटन कोष्ठक या उद्धरण चिह्न के बाद, कोई स्थान नहीं है, पाठ तुरंत अनुसरण करता है। समापन उद्धरण चिह्न या ब्रैकेट से पहले कोई स्थान नहीं है, पाठ के बाद, उद्धरण चिह्न या ब्रैकेट तुरंत रखा जाता है। समापन उद्धरण या कोष्ठक के बाद, या एक अवधि (यदि वाक्य का अंत), एक अल्पविराम या एक स्थान, और फिर पाठ डालें।

• सभी शब्दों के बीच एक स्थान होना चाहिए।
• सभी विराम चिह्नों के बाद, अगले पाठ की शुरुआत से पहले एक स्थान होना चाहिए।

• प्रस्तुति के दौरान वाले शब्द होने चाहिए योया इ.
• विभिन्न पृष्ठों पर विभिन्न सूची मार्कर।

पहले मामले में, मार्कर चेकमार्क हैं, दूसरे मामले में, वर्ग।

• प्रस्तुति के दौरान, सूची में प्रत्येक आइटम के बाद सूचियों में समान विराम चिह्न होना चाहिए, या बिल्कुल भी नहीं होना चाहिए। उदाहरण के लिए, प्रत्येक सूची आइटम के बाद एक अर्धविराम और सूची के अंत में एक अवधि डालें।

पहले मामले में, प्रत्येक सूची आइटम के बाद एक बिंदु है, दूसरे मामले में, नहीं है

• कुछ स्लाइड्स पर लाल रेखा होती है, लेकिन अन्य पर नहीं। बेहतर होगा कि प्रेजेंटेशन में रेड लाइन का इस्तेमाल बिल्कुल भी न करें।

वही प्रस्तुति: विभिन्न फ़ॉन्ट आकार।
एक स्लाइड में है, दूसरे में नहीं है।

प्रस्तुतीकरण में छवियों के उपयोग से संबंधित त्रुटियाँ

• त्रुटि 10.स्लाइड के किनारों या एक दूसरे के सापेक्ष आकृतियों, पाठ का कोई संरेखण नहीं है। डिजाइन की लापरवाही।

स्लाइड पर वस्तुओं को संरेखित किया जाना चाहिए। अगली स्लाइड पर एक गलती है: समान आयतों की स्लाइड के किनारों से और एक दूसरे से अलग-अलग दूरी होती है।

समाधान: इस त्रुटि को ठीक करने के लिए, आपको संरेखण सुविधा का उपयोग करने की आवश्यकता है। वांछित आयतों का चयन करें (दबाया गया कुंजी CTRL ) प्रारूप — संरेखित — स्लाइड के लिए संरेखित करें(इस मामले में, आकृतियाँ स्लाइड की सीमाओं और केंद्र के साथ संरेखित होंगी) या चयनित वस्तुओं को संरेखित करें(इस मामले में, वस्तुएं एक दूसरे के साथ संरेखित होंगी)। संरेखण के प्रकार को चुनने के बाद, आपको इसके पैरामीटर (बाएं, दाएं, ऊपर या नीचे, केंद्र, क्षैतिज या लंबवत रूप से वितरित) सेट करने की आवश्यकता है।

• त्रुटि 11.स्लाइड से स्लाइड में, स्लाइड पर समान तत्वों को स्थानांतरित किया जाता है।

निम्न उदाहरण दो स्लाइड दिखाता है जिनमें समान तत्व हैं: एक अंत प्रस्तुति बटन, एक उत्तर कैप्शन, और एक स्लाइड शीर्षक। आप देख सकते हैं कि समान तत्व ऑफसेट हैं और स्लाइड के किनारों से अलग-अलग दूरी पर हैं। यह नहीं होना चाहिए।

समाधान: इस त्रुटि से बचने के लिए, आपको पहली स्लाइड बनाने की जरूरत है, उस पर आवश्यक तत्व रखें। उसके बाद आप कर सकते हैं:

• स्लाइड की प्रतिलिपि बनाएँ (यदि दोनों स्लाइडों में समान भार है, जैसा कि उदाहरण में माना गया है), और फिर प्रत्येक नई स्लाइड को बदल दें, समान तत्वों को उनके स्थान पर छोड़ दें;
• या दूसरी स्लाइड बनाएँ, फिर पहली स्लाइड पर इच्छित वस्तु का चयन करें, उसकी प्रतिलिपि बनाएँ, और फिर दूसरी स्लाइड पर चिपकाएँ। ऑब्जेक्ट को स्लाइड के किनारों से समान दूरी पर डाला जाएगा, अर्थात। यह नहीं हिलेगा। अन्य वस्तुओं के साथ भी ऐसा ही किया जाना चाहिए।
• त्रुटि 12.छवि पहलू अनुपात विरूपण। एक ही स्लाइड पर विभिन्न शैलियों की छवियों का उपयोग करना (तस्वीरें और रेखाचित्र, सीमा के साथ और बिना, पृष्ठभूमि के साथ और बिना चित्र)।

तस्वीर "चपटी" है।

विभिन्न ऊंचाइयों की छवियां। सही छवि के सफेद फ्रेम को हटाया नहीं गया है (प्रस्तुति की पृष्ठभूमि के रूप में सफेद चुनना संभव था, तब चित्र का सफेद फ्रेम दिखाई नहीं देगा)।

समाधान: आपको चित्र के कोनों में स्थित हैंडल को खींचकर छवि का आकार बदलने की आवश्यकता है; आप छवि के किनारों पर स्थित हैंडल का उपयोग करके आकार नहीं बदल सकते।

• त्रुटि 13.छवि फ़्रेम प्रस्तुति की थीम या उसकी शैली से मेल नहीं खाते।

समाधान: छवि के चारों ओर एक छोटा फ्रेम एक साफ प्रभाव पैदा करता है, एक फ्रेम के साथ एक छवि एक पूर्ण रूप से दिखती है। लेकिन "शोक" फ्रेम का उपयोग न करें, जैसा कि अगली स्लाइड के उदाहरण में पहली छवि में है। आपको छवि प्रतिबिंब प्रभावों का भी उपयोग नहीं करना चाहिए जो स्लाइड पर जानकारी की धारणा में हस्तक्षेप करते हैं।

• त्रुटि 14.छवि "कोने" है।

समाधान: छवि को स्लाइड के किनारे या कोने में न रखें। छवि के लिए स्लाइड के किनारों से इंडेंट करें (पाठ्य को रखते समय के समान)। यदि छवि को स्लाइड के कोने में डालने की आवश्यकता है, तो ऊर्ध्वाधर और क्षैतिज किनारों से समान दूरी को पीछे हटाना बेहतर है। यदि स्लाइड पर टेक्स्ट है तो छवि को स्लाइड के केंद्र में न रखने का भी प्रयास करें।

यदि छवि किसी व्यक्ति का चित्र है, तो इसे स्थिति में रखना बेहतर है ताकि आंख पाठ पर निर्देशित हो, लेकिन स्लाइड के किनारे पर नहीं। यह स्लाइड को फिनिश्ड लुक देगा।

• त्रुटि 15. एक स्लाइड पर कई छवियों को इस तरह से रखना कि उन्हें देखना मुश्किल हो। स्लाइड पर दो या 10 छवियों को रखना स्वीकार्य है यदि यह प्रस्तुति के तर्क का खंडन नहीं करता है: उदाहरण के लिए, यदि छवियों को क्लिक करने पर बड़ा किया जाता है, या ये बटन छवियां हैं। हालांकि, अगर छवि स्लाइड की मुख्य सामग्री है, तो इसके साथ काम किया जा रहा है और यह वह है जो सूचना भार वहन करता है, यह बड़ा होना चाहिए।

समाधान: यदि कोई छवि स्लाइड की मुख्य सामग्री है, तो प्रति स्लाइड एक छवि सम्मिलित करें। यदि आपको एकाधिक चित्रों का उपयोग करने की आवश्यकता है, तो एकाधिक स्लाइड बनाएं। या एक स्लाइड पर कई इमेज इन्सर्ट करें, लेकिन इस तरह से कि जब आप पिक्चर पर क्लिक करते हैं, तो इमेज फुल स्क्रीन में खुल जाती है।

प्रस्तुतियों में अन्य त्रुटियां

• त्रुटि 16.बटन और हाइपरलिंक काम नहीं करते। कभी-कभी ऐसी स्थिति उत्पन्न हो सकती है जब प्रस्तुति दृश्य मोड में हाइपरलिंक बटन का उपयोग करना संभव न हो - यह निष्क्रिय है। यह केवल प्रस्तुति के लेखक की असावधानी के कारण हो सकता है - वे लिंक सेट करना भूल गए। लेकिन यह भी संभव है कि लिंक बटन (निचला परत) शीर्ष परत द्वारा कवर किया गया हो - एक और छवि या पाठ, और इसलिए काम नहीं करता है। यह तब देखा जा सकता है जब माउस कर्सर बटन के केंद्र में एक उंगली (हाइपरलिंक की तरह) के साथ हाथ नहीं बनता, बल्कि बटन के किनारों के आसपास बदल जाता है।

समाधान: पहले मामले में, बस सभी लिंक और प्रस्तुति के सभी बटन जांचें। विशेष रूप से महत्वपूर्ण मामलों में, अन्य कंप्यूटरों पर प्रस्तुति का परीक्षण करें।

अन्य वस्तुओं के साथ बटन को ओवरलैप करने की समस्या को हल करने के लिए, हस्तक्षेप करने वाली वस्तु को पृष्ठभूमि में ले जाने के लिए पर्याप्त है। ऐसा करने के लिए, छवि पर राइट-क्लिक करें और संदर्भ मेनू से चयन करें कदम पीछे. अब बटन काम करेगा।

• त्रुटि 17.छवियों और ग्रंथों के स्रोतों का संकेत नहीं दिया गया है। किसी और के काम का उपयोग करना और लेखक को निर्दिष्ट न करना एक बुरा रूप है।

समाधान: हमने इस विषय पर तैयारी की है। साइट पर सामग्री के 80% से अधिक लेखक सूचना के स्रोतों को गलत तरीके से इंगित करते हैं और इसके बारे में नहीं जानते हैं।

• त्रुटि 18.अतिरिक्त एनीमेशन, जब एनीमेशन प्रस्तुति में हस्तक्षेप करता है। प्रस्तुति में एनीमेशन जोड़ते समय, आपको अतिसूक्ष्मवाद के सिद्धांत का पालन करने की आवश्यकता होती है। एनिमेशन को टेक्स्ट पढ़ने में बाधा नहीं डालनी चाहिए, रंगीन होना चाहिए।

समाधान: आपको टिमटिमाते हुए एनिमेशन के साथ-साथ तेज़ घुमाव का चयन नहीं करना चाहिए। यह सब थका देने वाला, परेशान करने वाला है और दृष्टि और तंत्रिका तंत्र पर बहुत अधिक दबाव डालता है। अतिरिक्त एनीमेशन बेकार है। ध्वनि प्रभाव और सक्रिय एनीमेशन के साथ स्लाइड के परिवर्तन के साथ नहीं जाना बेहतर है। आपको यह सोचने की ज़रूरत है कि कौन से प्रभाव स्वचालित रूप से दिखाई देंगे, और कौन से क्लिक पर। यदि सभी एनिमेशन क्लिक पर हैं, तो इसमें बहुत समय लगेगा, ऐसी प्रस्तुति कष्टप्रद होगी।

• त्रुटि 19.स्लाइड ट्रांज़िशन सही ढंग से कॉन्फ़िगर नहीं किया गया है, माउस क्लिक या कीबोर्ड पर ट्रांज़िशन अक्षम नहीं है। उदाहरण के लिए, एक प्रेजेंटेशन गेम में, उपयोगकर्ता सही उत्तर दिखाने वाले बटन से चूक गया और गेम मेनू को दरकिनार कर अगले प्रश्न पर पहुंच गया। आगे कहाँ जाना है यह उपयोगकर्ता के लिए स्पष्ट नहीं है, और कभी-कभी उसे समझ में नहीं आता कि क्या हुआ।

समाधान: एक संवादात्मक प्रस्तुति बनाते समय जिसमें , आपको स्लाइड के बीच माउस क्लिक और कीबोर्ड नेविगेशन को अक्षम करना होगा। कई बस चुनते हैं ट्रांज़िशन - स्लाइड बदलेंऔर चेकबॉक्स हटा दें क्लिक पर. यह विधि क्लिक पर स्लाइड बदलने से बचाती है, लेकिन तीरों, कीबोर्ड पर स्पेस बार और माउस व्हील का उपयोग करके स्लाइड के माध्यम से स्क्रॉल करने की क्षमता बनी रहती है।

एक अधिक विश्वसनीय तरीका है - स्वचालित प्रस्तुति प्रस्तुति. . लेकिन इसका उपयोग करते समय, आपको यह याद रखना होगा कि प्रत्येक स्लाइड पर दूसरी स्लाइड पर जाने के लिए एक हाइपरलिंक बटन होना चाहिए। अन्यथा, प्रस्तुति को समाप्त करके ही स्लाइड पूर्वावलोकन को बंद किया जा सकता है।

हमने प्रस्तुतियाँ बनाने में मुख्य गलतियों का वर्णन करने का प्रयास किया है और हम आशा करते हैं कि इससे हम सभी को भविष्य में उनसे बचने में मदद मिलेगी।

आप क्या गलतियाँ जानते हैं? आप लेख पर टिप्पणी कर सकते हैं।

कार्यालय के अधिकांश कार्य एमएस ऑफिस के वातावरण में कंप्यूटर पर हल किए जाते हैं, मुख्य रूप से वर्ड, एक्सेल, आउटलुक और पावरपॉइंट में। इन अनुप्रयोगों के साथ काम करने के लिए न्यूनतम ज्ञान पर्याप्त है, लेकिन कई स्थितियों में अतिरिक्त तरकीबें बहुत समय और प्रयास बचा सकती हैं। हम इस लेख में उपरोक्त कार्यक्रमों में कार्य कुशलता में सुधार करने के कुछ तरीकों पर विचार करेंगे।

म एस वर्ड

टेक्स्ट को तेज़ी से ऊपर और नीचे ले जाएँ

यह माउस का उपयोग किए बिना टेक्स्ट को स्थानांतरित करने का सबसे तेज़ तरीका है। Shift और Alt कुंजियों को दबाए रखते हुए टेक्स्ट को ऊपर और नीचे तीरों के साथ ले जाया जाता है। आपको पाठ को स्थानांतरित करने से पहले उसे चुनने की आवश्यकता नहीं है - यह स्वचालित रूप से होगा, और ऊपर या नीचे तीर का प्रत्येक प्रेस पाठ को एक अनुच्छेद ऊपर या एक अनुच्छेद नीचे ले जाएगा। यह विधि न केवल पैराग्राफ को स्थानांतरित करते समय, बल्कि तालिका में पंक्तियों को स्थानांतरित करते समय भी प्रभावी होती है।

किसी दस्तावेज़ में लिंक हटाना

यदि आपके द्वारा बनाए गए दस्तावेज़ में लिंक दिखाई देते हैं और आपको उन्हें निष्क्रिय बनाने की आवश्यकता है, तो आप प्रत्येक लिंक का चयन कर सकते हैं, कमांड का चयन कर सकते हैं सम्मिलित करें => हाइपरलिंकऔर बटन पर क्लिक करें लिंक हटाएं. यह एक बहुत लंबी और श्रमसाध्य प्रक्रिया है। समस्या को हल करने का एक तेज़ तरीका है: संपूर्ण दस्तावेज़ को कमांड के साथ चुनें संपादित करें => सभी का चयन करें और कीबोर्ड शॉर्टकट पर क्लिक करें Ctrl+Shift+F9- लिंक हटा दिए जाएंगे, और अन्य सभी दस्तावेज़ स्वरूपण विकल्प सहेजे जाएंगे।

टेक्स्ट, टेक्स्ट बॉक्स और ऑटोशेप के बारे में

जब आपको एक शिलालेख बनाने की आवश्यकता होती है, तो कई पहले शिलालेख का एक खंड बनाते हैं, और फिर उसमें पाठ टाइप करते हैं। आप पहले से टाइप किए गए टेक्स्ट का चयन करके और फिर टूलबार पर क्लिक करके वही परिणाम प्राप्त कर सकते हैं चित्रएक शिलालेख बनाने के लिए बटन - पाठ शिलालेख के अंदर चला जाएगा।

आप टेक्स्ट को ऑटोशेप्स (लाइनों, पॉलीलाइन आदि को छोड़कर) में भी सम्मिलित कर सकते हैं - एक नियम के रूप में, यह कई चरणों में किया जाता है: एक ऑटोशेप बनाएं, इसे चुनें, एक शिलालेख बनाने के लिए बटन पर क्लिक करें और टेक्स्ट दर्ज करें। एक वैकल्पिक विकल्प भी है: वांछित ऑटोशेप बनाएं, उस पर राइट-क्लिक करें, चुनें शब्द जोड़ेंऔर पाठ दर्ज करें।

शायद, काम करते समय, आप अपना विचार बदल देंगे और तय करेंगे कि पाठ को शिलालेख से या ऑटोशेप से निकालने की जरूरत है। ऐसा करने के लिए, इसे क्लिपबोर्ड पर काटकर पेस्ट करना आवश्यक नहीं है। आप एक शिलालेख (या ऑटोशेप) का चयन कर सकते हैं और Ctrl कुंजी दबाए रखते हुए उस पर राइट-क्लिक कर सकते हैं - टेक्स्ट निकटतम टेक्स्ट फ़ील्ड में दिखाई देगा।

ऑटोशेप लाइटिंग

पैनल में डिफ़ॉल्ट रूप से चित्रलापता बटन प्रकाश; जब आप ऑटोशेप पर राइट-क्लिक करते हैं तो संदर्भ मेनू में कोई संबंधित कमांड नहीं होता है।

हालांकि, ऑटोशेप की लाइटिंग को बदलना संभव है। ऐसा करने के लिए, पैनल में जोड़ें चित्रबटन प्रकाशकमांड को कॉल करके टूल्स => सेटिंग्स => कमांड्ससूची से चयन करके श्रेणियाँअनुच्छेद चित्रऔर विंडो से संबंधित बटन को खींचकर टीमों(चित्र .1)। बटन का उपयोग करना आसान है - ऑटोशेप चुनें, बटन पर क्लिक करें प्रकाशऔर आवश्यकतानुसार प्रकाश व्यवस्था को समायोजित करें (चित्र 2)।

चावल। 1. ड्रॉइंग टूलबार में लाइटिंग बटन जोड़ना

चावल। 2. ऑटोशेप लाइटिंग सेटअप

हायफ़नेशन

किसी दस्तावेज़ में बहुत अधिक विरल रेखाओं से बचने के लिए, स्वचालित शब्द हाइफ़नेशन को सक्षम करने की अनुशंसा की जाती है। ऐसा करने के लिए, मेनू सेवाएक टीम चुनें भाषा => हाइफ़नेशनऔर संबंधित विकल्प के बगल में स्थित बॉक्स को चेक करें (चित्र 3)। बस ध्यान रखें कि शब्द हमेशा हाइफ़न के स्थान पर हाइफ़न किए गए शब्दों को लपेटता है। कुछ मामलों में, इस तरह के अंतराल से बचना वांछनीय है (उदाहरण के लिए, 10 प्रतिशत, संख्या 1, 234-345, आदि)। ऐसा करने के लिए, एक नियमित हाइफ़न के बजाय, कुंजी संयोजन को दबाकर एक गैर-ब्रेकिंग हाइफ़न का उपयोग करें Ctrl+Shift+हाइफ़न.

चावल। 3. स्वचालित हाइफ़नेशन सेट करना

साथ ही, यह बहुत संभव है कि दस्तावेज़ के हिस्से में, विशेष रूप से शीर्षकों में, हाइफ़नेशन की आवश्यकता नहीं है। कई पैराग्राफ में हाइफ़नेशन को अक्षम करने के लिए, उनका चयन करें, कमांड का उपयोग करें प्रारूप => पैराग्राफ => पृष्ठ स्थितिऔर संबंधित विकल्प के बगल में स्थित बॉक्स को चेक करें (चित्र 4)।

यह स्वीकार किया जाना चाहिए कि Word कुछ शब्दों को सही ढंग से स्थानांतरित नहीं कर सकता है। इन शब्दों में, उन स्थितियों में जहाँ आप हाइफ़न कर सकते हैं, आपको कुंजियों को दबाकर एक नरम हाइफ़न वर्ण सम्मिलित करना चाहिए Ctrl+हाइफ़न. यह हाइफ़न स्वचालित रूप से सम्मिलित हाइफ़न पर प्राथमिकता लेगा।

सूचकांकों के साथ पाठ

यदि आपके दस्तावेज़ में सीधे टेक्स्ट में टाइप किए गए सूचकांकों के साथ चर शामिल हैं और एमएस समीकरण सूत्र संपादक का उपयोग करके बनाए गए सूत्रों में हैं, तो डिफ़ॉल्ट रूप से वे असमान दिखाई देंगे (विभिन्न आकार के चर और सूचकांक और एक पंक्ति पर उनकी व्यवस्था के विभिन्न स्तर), जो महत्वपूर्ण रूप से दस्तावेज़ की उपस्थिति को खराब करता है (चित्र 5)।

चावल। 5. इंडेक्स के साथ टेक्स्ट (पहला विकल्प वर्ड में टाइप किया गया है, दूसरा - एमएस इक्वेशन में)

आप मैन्युअल रूप से टाइप किए गए चर की कई विशेषताओं को बदलकर सूचकांकों के साथ चर की उपस्थिति की लगभग पूरी पहचान प्राप्त कर सकते हैं। ऐसा करने के लिए, टाइम्स न्यू रोमन फ़ॉन्ट आकार 12 में सभी टेक्स्ट और अतिरिक्त इटैलिक में चर प्रिंट करें। साथ ही, चर को 1.5 पिक्सेल नीचे ले जाएँ और कमांड के साथ 3 पिक्सेल नीचे अनुक्रमित करें प्रारूप => फ़ॉन्ट => रिक्तिक्षेत्र में चयन करके पक्षपातविकल्प नीचेऔर ऑफ़सेट के आकार को निर्दिष्ट करना (चित्र 6)।

चावल। 6. ऑफसेट सेटिंग

साथ ही, सुनिश्चित करें कि आकार सूत्र संपादक में चुना गया है सामान्य (टीम आकार => नियमित) और इसे 12 पिक्सेल (कमांड .) में फ़िट करें आकार => निर्धारित करें- अंजीर। 7))।

चावल। 7. नियमित फ़ॉन्ट आकार समायोजित करना

तालिकाओं में टूटना

बहु-पृष्ठ तालिकाओं के साथ काम करते समय, कभी-कभी ऐसा होता है कि तालिका शीट के अंत में नहीं टूटती है, लेकिन बहुत पहले, पृष्ठ का केवल दो-तिहाई या एक तिहाई भरा रहता है (यह विशेष पंक्ति की चौड़ाई पर निर्भर करता है) तालिका जिस पर विराम होता है)। उसी समय, तालिका की बाद की पंक्तियों को अगले पृष्ठ पर स्थानांतरित कर दिया जाता है, हालांकि वे पिछले एक (छवि 8) पर अच्छी तरह से फिट हो सकते हैं। यह अक्सर तब होता है जब नियमित रूप से कॉपी करके टेबल सेल भरते हैं, जब डेटा के साथ-साथ उनके फॉर्मेट भी कॉपी किए जाते हैं।

चावल। 8. तालिका का एक उदाहरण जिसमें लाइन ब्रेक शीट के अंत तक नहीं पहुंचता है

इस घटना का कारण यह है कि टेबल सेल में टेक्स्ट में टूटी हुई पैराग्राफ सेटिंग है। स्थिति बदलने के लिए, तालिका का चयन करें, मेनू में खोलें प्रारूपआदेश अनुच्छेद => पृष्ठ स्थितिऔर चेकबॉक्स हटा दें पैराग्राफ मत तोड़ो, अपने आप को अगले से दूर मत करोतथा एक नए पेज से(चित्र 9) - तालिका अपने सामान्य रूप में वापस आ जाएगी।

चावल। 9. पैराग्राफ विकल्प बदलें

दस्तावेज़ में तारीख

अधिकांश दस्तावेज़ों में उनके बनाए जाने की तिथि होनी चाहिए; प्रतिदिन एक ही प्रकार के दस्तावेज़ बनाना या अद्यतन करना असामान्य नहीं है। इसलिए, स्वचालित दिनांक प्रविष्टि का उपयोग करना बहुत सुविधाजनक है: आप कुंजी संयोजन दबाते हैं ऑल्ट+शिफ्ट+डी, और वर्तमान तिथि, हर बार दस्तावेज़ को खोले जाने पर अपडेट की जाती है, कर्सर की स्थिति में डाली जाती है। लेकिन यह विधि हमेशा उपयुक्त नहीं होती है, क्योंकि तारीख पारंपरिक प्रारूप में डाली जाती है dd.mm.gggg. यदि यह प्रारूप आपको शोभा नहीं देता है, तो कमांड का उपयोग करें सम्मिलित करें => फ़ील्ड, फ़ील्ड की सूची में, फ़ील्ड चुनें दिनांकऔर वांछित तिथि प्रारूप निर्दिष्ट करें (चित्र 10)।

चावल। 10. दिनांक प्रारूप का चयन करें

यदि कोई भी दिनांक प्रारूप आपको सूट नहीं करता है, उदाहरण के लिए, आपको दस्तावेज़ की पहली पंक्ति में दिनांक और दूसरे में सप्ताह के दिन की आवश्यकता है (जैसा कि चित्र 11 में है), तो आपको अधिक या कम समान दिनांक स्वरूप और इसे संपादित करें। इस उदाहरण में, तालिका की शीर्ष पंक्ति में दिनांक मुद्रित होने में कोई समस्या नहीं है, क्योंकि ऐसा प्रारूप प्रारूपों की सूची में है, और समस्या सप्ताह के दिन को सम्मिलित करने की है - ऐसा फ़ील्ड प्रारूप दिनांकमौजूद नहीं होना। मेनू में खुले प्रारूप को संपादित करने के लिए डालनेआदेश खेत, फ़ील्ड की सूची में फ़ील्ड निर्दिष्ट करें दिनांकऔर मूल तिथि प्रारूप का चयन करें, जिसमें सप्ताह का वांछित दिन शामिल है (चित्र 12)। बटन को क्लिक करे फील्ड कोडऔर फ़ील्ड में दिनांक स्वरूप संपादित करें फील्ड कोड, प्रारूप के अनावश्यक भाग को हटाना (चित्र 13)। बटन पर क्लिक करके ऑपरेशन पूरा करें ठीक है, - उसके बाद, हर बार जब दस्तावेज़ खोला जाता है, तो सप्ताह का वर्तमान दिन मुद्रित किया जाएगा।

चावल। 11. संशोधित दिनांक फ़ील्ड के साथ दस्तावेज़

चावल। 12. संपादन के लिए मूल तिथि प्रारूप का चयन

चावल। 13. संपादन के बाद दिनांक प्रारूप

दस्तावेज़ खोज

आवश्यक दस्तावेजों को न केवल सामान्य तरीके से खोजा जा सकता है, अर्थात कमांड का उपयोग करके प्रारंभ => ढूँढें => फ़ाइलें और फ़ोल्डर्स, लेकिन दस्तावेज़ खोलते समय सीधे Word में भी, और Word में खोज करते समय, आप दस्तावेज़ों के विशिष्ट गुणों (दस्तावेज़ शीर्षक, लेखक, विषय, कीवर्ड, फ़ाइल आकार, अंतिम अद्यतन की तिथि, आदि) या पाए गए शब्दों पर भरोसा कर सकते हैं। पाठ में।

टेक्स्ट में किसी शब्द द्वारा दस्तावेज़ खोजने के लिए, कमांड का चयन करें फ़ाइल => खोलेंऔर बटन पर क्लिक करें उपकरण => खोजें => सामान्य. एक खोज शब्द दर्ज करें, खोज क्षेत्र (चित्र 14) को परिभाषित करें, जिस प्रकार की फाइलें आप में रुचि रखते हैं (चित्र 15) और बटन पर क्लिक करें पाना(चित्र 16)।

चावल। 14. खोज करने के लिए क्षेत्र का निर्धारण

चावल। 15. फाइलों के प्रकार का निर्धारण

चावल। 16. पाठ में दस्तावेजों की खोज का परिणाम या जिसके शीर्षक में "इंटरनेट" शब्द आता है

दस्तावेजों को उनके गुणों द्वारा खोजने के लिए, कमांड का चयन करें फ़ाइल => खोलेंऔर बटन पर क्लिक करें उपकरण => खोजें => उन्नत. मान लीजिए कि कंप्यूटर में न केवल आपके व्यक्तिगत दस्तावेज हैं, बल्कि अन्य लेखकों की फाइलें भी हैं जिनके साथ आप एक सामान्य परियोजना पर काम कर रहे हैं। इस मामले में मैदान में संपत्तिएक विकल्प निर्दिष्ट करें लेखक, खेत मेँ स्थिति- विकल्प शामिल है(यह अधिक विश्वसनीय है, क्योंकि एक मामले में लेखक केवल अंतिम नाम दर्ज कर सकता है, दूसरे में पहला नाम और अंतिम नाम, आदि), फ़ील्ड में अर्थलेखक का अंतिम नाम दर्ज करें और बटन पर क्लिक करें पाना(चित्र 17)।

चावल। 17. किसी विशिष्ट लेखक के सभी दस्तावेज़ खोजें

हालांकि, ध्यान रखें कि दस्तावेजों को उनके विशिष्ट गुणों द्वारा खोजना केवल तभी समझ में आता है जब ये गुण सभी दस्तावेज़ लेखकों द्वारा निर्दिष्ट किए गए हों - उन्हें भरने का डिफ़ॉल्ट विकल्प, अफसोस, वांछित परिणाम प्रदान नहीं करेगा। आप कमांड का उपयोग करके प्रत्येक दस्तावेज़ के लिए अलग से गुण निर्दिष्ट कर सकते हैं फ़ाइल => गुण => दस्तावेज़(चित्र 18)। हालांकि, यह संभावना नहीं है कि कोई भी लेखक किसी भी दस्तावेज़ में ऐसा करना भूल जाएगा, इसलिए दस्तावेज़ के प्रमुख गुण फ़ील्ड को पहली बार सहेजे जाने पर अनिवार्य भरना शामिल करना बेहतर है। ऐसा करने के लिए, कमांड का उपयोग करें उपकरण => विकल्प => सहेजेंऔर बॉक्स को चेक करें दस्तावेज़ गुण भरने का सुझाव दें(चित्र 19)।

चावल। 18. दस्तावेज़ गुण भरना

चावल। 19. प्रमुख दस्तावेज़ संपत्तियों की अनिवार्य बचत निर्धारित करना

आप दस्तावेज़ों को उनके निर्माण की तिथि के अनुसार खोज सकते हैं, और न केवल विशिष्ट तिथियां, बल्कि उनके अंतराल या एक सूची भी सेट कर सकते हैं, जो टोकन का उपयोग करके किया जाता है। तथाया या. सभी दस्तावेज़ों को खोजने के लिए, उदाहरण के लिए, 2003 के लिए, फ़ील्ड में संपत्तिएक विकल्प निर्दिष्ट करें निर्माण की तारीख, खेत मेँ स्थिति- विकल्प पहले नहीं, खेत मेँ अर्थतिथि दर्ज करें 1 जनवरी 2003और बटन पर क्लिक करें जोड़ें. फिर मैदान में प्रवेश करें संपत्तिविकल्प निर्माण की तारीख, खेत मेँ स्थिति- विकल्प बाद में नहीं, खेत मेँ अर्थतिथि दर्ज करें 1 जनवरी 2004, बटन को क्लिक करे जोड़ेंऔर फिर बटन पर पाना- 2003 के सभी दस्तावेज मिल जाएंगे (चित्र 20)।

चावल। 20. एक निश्चित अवधि के दौरान बनाए गए दस्तावेजों की खोज की स्थापना

एमएस एक्सेल

शीट टैब में रंग असाइन करना

शीट लेबल बहु-रंगीन हो सकते हैं, जो बड़ी संख्या में शीट वाली किताबों में सुविधाजनक है - फिर नाम के साथ रंग, शीट्स पर जानकारी के प्रकार के लिए जिम्मेदार होगा। अलग-अलग शीट को एक विशिष्ट रंग निर्दिष्ट करने के लिए, उनका चयन करें, राइट-क्लिक करें, कमांड का चयन करें लेबल रंगऔर वांछित रंग का चयन करें।

कॉलम और पंक्तियों को त्वरित रूप से सम्मिलित करें

किसी तालिका में एक पंक्ति या स्तंभ जोड़ने के लिए, उस स्तंभ या पंक्ति का चयन करना आवश्यक नहीं है जिसके सामने आप सम्मिलित करना चाहते हैं, संदर्भ मेनू तक पहुंचें और कमांड का चयन करें सेल जोड़ें. आप कुंजी संयोजन दबा सकते हैं Ctrl+शिफ्टएक साथ संख्यात्मक कीपैड पर "+" चिह्न के साथ - परिणाम समान होगा।

उत्परिवर्ती स्तंभ

डिफ़ॉल्ट रूप से, एक्सेल में कॉलम लैटिन अक्षरों और पंक्तियों द्वारा संख्याओं द्वारा दर्शाए जाते हैं। यदि, तालिका को फिर से खोलने पर, आप पाते हैं कि स्तंभों को उसी तरह से क्रमांकित करना शुरू कर दिया गया है जैसे कि पंक्तियाँ (चित्र 21), चिंतित न हों - यह एक वायरस की क्रिया नहीं है। टीम का प्रयोग करें टूल्स => विकल्प => सामान्यऔर बॉक्स को अनचेक करें R1C1 लिंक शैली(चित्र 22) - सब कुछ ठीक हो जाएगा।

चावल। 21. क्रमांकित कॉलम वाली तालिका

चावल। 22. मानक कॉलम नोटेशन पर लौटें

मुद्रण को गति दें

यदि आपको बड़ी संख्या में तालिकाओं को मुद्रित करने की आवश्यकता है, और आप समय में सीमित हैं, तो एक काले और सफेद प्रिंटर पर छपाई करते समय, आप रंग छोड़ कर (काले और सफेद में मुद्रण) प्रक्रिया को तेज कर सकते हैं। श्वेत-श्याम प्रिंटर पर, रंगों को धूसर रंग के रूप में प्रदर्शित किया जाता है, और रंग को एक विशिष्ट रंग से मिलाने में एक निश्चित समय लगता है। काले और सफेद रंग में छपाई करते समय, रंगीन टेक्स्ट और बॉर्डर ग्रेस्केल के बजाय काले रंग में दिखाई देते हैं, जिससे समय की बचत होती है। ब्लैक एंड व्हाइट प्रिंटिंग सेट करने के लिए, मेनू खोलें फ़ाइलआदेश पेज सेटअप => शीटऔर समूह में सीलबॉक्स को चेक करें काला और सफेद(चित्र 23)।

चावल। 23. ब्लैक एंड व्हाइट मोड में प्रिंटिंग सेटिंग

इसके अलावा, आप ग्रिड लाइनों के बिना प्रिंट कर सकते हैं - इस मामले में, बड़ी शीट तेजी से मुद्रित होती हैं। ऐसा करने के लिए, कमांड का उपयोग करें फ़ाइल => पेज सेटअप => शीटऔर अनचेक करें जाल (चावल। 24)।

चावल। 24. ग्रिड प्रिंट करने से इंकार

भिन्नात्मक संख्या दर्ज करना

डिफ़ॉल्ट रूप से, एक्सेल में भिन्नात्मक संख्याएं विंडोज सेटिंग्स में सेट होने के तरीके के अनुसार दर्ज की जाती हैं: नियंत्रण कक्ष => भाषा और मानक => संख्याएं. दूसरे शब्दों में, यदि अल्पविराम विंडोज़ में भिन्नात्मक संख्याओं को दर्ज करने के लिए अभिप्रेत है, तो एक्सेल में उन्हें अल्पविराम से अलग करके दर्ज किया जाएगा। हालाँकि, व्यवहार में यह अलग तरह से निकल सकता है। उदाहरण के लिए, उन कंप्यूटरों पर जिन पर बड़ी संख्या में उपयोगकर्ता काम करते हैं, विशेष रूप से शैक्षणिक संस्थानों में, जहां प्रोग्राम सेटिंग्स सबसे अप्रत्याशित तरीके से बदलती हैं। यदि, अल्पविराम द्वारा अलग की गई भिन्नात्मक संख्या दर्ज करते समय, आपको स्क्रीन पर एक बिंदु द्वारा अलग की गई संख्या दिखाई देती है और आपने पहले ही जाँच कर ली है कि Windows सेटिंग्स को अल्पविराम से अलग किए गए इनपुट की आवश्यकता है, तो कमांड का उपयोग करें सेवा\विकल्प\अंतर्राष्ट्रीयऔर चेकबॉक्स को हाइलाइट करें सिस्टम सेपरेटर का उपयोग करें(चित्र 25)।

चावल। 25. सिस्टम सेपरेटर्स पर लौटें

प्रतिनिधित्व

तालिका के स्वरूप को अंतिम रूप देते समय और इसे मुद्रण के लिए तैयार करते समय, स्वरूपण और मुद्रण सुविधाओं को बार-बार बदलना आवश्यक होता है। आम तौर पर ऐसे मामलों में, शीट की प्रतिलिपि बनाई जाती है और स्क्रीन पर और मुद्रित होने पर उनके प्रदर्शन की विशेषताओं को बदल दिया जाता है। हालांकि, अलग-अलग शीट दृश्य बनाना अधिक सुविधाजनक है जो आपको अलग-अलग मोड में डेटा देखने की अनुमति देता है और अलग शीट बनाने की आवश्यकता नहीं होती है।

एक दृश्य बनाने से पहले, पुस्तक को पूरी तरह से कॉन्फ़िगर किया जाना चाहिए: इसे वांछित रूप दिया जाना चाहिए और इसके लिए सभी आवश्यक मुद्रण विकल्प सेट करना चाहिए। जब एक दृश्य में प्रिंट विकल्प दर्ज किए जाते हैं, तो यह स्वचालित रूप से प्रत्येक शीट के विशिष्ट प्रिंट क्षेत्रों, या संपूर्ण शीट को शामिल करेगा यदि इसके लिए कोई प्रिंट क्षेत्र परिभाषित नहीं किया गया है।

मेनू दृश्य बनाने के लिए रायएक टीम चुनें प्रतिनिधित्व, बटन दबाएँ जोड़ेंऔर मैदान में नामदृश्य के लिए एक नाम दर्ज करें (चित्र 26)। इस मामले में, भविष्य में वांछित दृश्य को ढूंढना आसान बनाने के लिए दृश्य के नाम में सक्रिय शीट का नाम शामिल करना बेहतर है।

चावल। 26. एक दृश्य बनाएं

पहले बनाए गए दृश्यों में से एक पर लौटने के लिए, यदि, उदाहरण के लिए, आपको एक शीट प्रिंट करने की आवश्यकता है, तो कमांड का उपयोग करें देखें => दृश्यऔर मैदान में प्रकारमुद्रण के लिए दृश्य का चयन करें (चित्र 27), फिर बटन दबाएं लागू करनाऔर बटन पर क्लिक करें सील- शीट ब्लैक एंड व्हाइट में प्रिंट होगी।

चावल। 27. सही दृश्य चुनना

सबटोटल

अक्सर, आपको बड़ी सूचियों से निपटना पड़ता है जिसमें कई सेल मान शामिल होते हैं जिसके लिए आपको उप-योग जानने की आवश्यकता होती है। एक्सेल स्वचालित रूप से किसी भी सूची में उप-योग और भव्य योग दोनों की गणना कर सकता है। आमतौर पर, यह पहले कमांड के साथ सॉर्ट करके किया जाता है डेटा => क्रमबद्ध करें(उन पंक्तियों को समूहित करने के लिए जिनका आप योग करना चाहते हैं), फिर भव्य योग की गणना करें, और फिर उप-योग के लिए पंक्तियाँ डालें और उनकी गणना करें (चित्र 28)।

चावल। 28. उप-योगों की गणना

यदि तालिका बड़ी है और ऐसे कई क्षेत्र हैं जिनके लिए उप-योग की गणना की जानी चाहिए, तो इस प्रक्रिया में लंबा समय लगेगा। काम को गति देने के लिए, आप पहले एक अनूठी सूची का चयन कर सकते हैं, जिनमें से प्रत्येक मान के लिए आपको मध्यवर्ती कुल निर्धारित करने की आवश्यकता होती है, और उसके बाद ही स्वयं योग की गणना करें। एक अनूठी सूची बनाने के लिए, आवश्यक कॉलम या पंक्ति का चयन करें और कमांड का उपयोग करें डेटा => फ़िल्टर => उन्नत फ़िल्टर. समूह स्विच सेट करें इलाजस्थिति के लिए, उन कक्षों की श्रेणी निर्दिष्ट करें जिनमें आप परिणाम रखना चाहते हैं, और विकल्प को सक्षम करें केवल अद्वितीय रिकॉर्ड(चित्र 29, 30)। इस तरह के फ़िल्टरिंग के परिणामस्वरूप, मूल सूची की सभी अनूठी वस्तुएं तालिका के निर्दिष्ट क्षेत्र में दिखाई देंगी।

चावल। 29. उन्नत फ़िल्टर कमांड विंडो

चावल। 30. एक अनूठी सूची बनाने का परिणाम

फिर फ़ंक्शन का उपयोग करें SUMIF (रेंज, मानदंड, sum_range)ए जो उन कोशिकाओं को सारांशित करता है जो एक निश्चित मानदंडों को पूरा करते हैं। श्रेणी उन कक्षों की श्रेणी है जिन्हें मानदंड के विरुद्ध जाँचा जाता है; कसौटी - एक संख्या, अभिव्यक्ति या पाठ के रूप में एक मानदंड जो संक्षेपित कोशिकाओं को परिभाषित करता है; योग रेंज - सारांशित कोशिकाएँ (चित्र। 31)।

चावल। 31. एक अद्वितीय सूची के प्रत्येक मान के लिए उप-योग की गणना करें

डुप्लिकेट लाइनों को हटाना

कल्पना कीजिए कि एक टेलीफोन निर्देशिका तालिका (शब्दकोश, आदि) है जिसमें दो कॉलम और बड़ी संख्या में पंक्तियाँ हैं। पहले कॉलम में, उदाहरण के लिए, ग्राहकों के नाम दर्ज किए जाते हैं, और दूसरे में - उनके टेलीफोन नंबर, जबकि लाइनों को दोहराया जा सकता है (चित्र 32)। कार्य सभी डुप्लिकेट लाइनों को हटाना है। दिमाग में आने वाला पहला समाधान कमांड के साथ पहले कॉलम द्वारा तालिका को सॉर्ट करना है डेटा => क्रमबद्ध करेंऔर मैन्युअल रूप से डुप्लिकेट लाइनों को हटा दें।

चावल। 32. प्रारंभिक तालिका

यदि तालिका बहुत बड़ी है, तो आप एक ही परिणाम को तेजी से प्राप्त कर सकते हैं, यद्यपि अधिक जटिल तरीके से। कमांड का उपयोग करके सबसे पहले फोन की एक अनूठी सूची का चयन करें डेटा => फ़िल्टर => उन्नत फ़िल्टरसमूह स्विच सेट करके इलाजस्थिति में परिणाम को दूसरे स्थान पर कॉपी करें, उन कक्षों की श्रेणी निर्दिष्ट करना जिनमें आप परिणाम रखना चाहते हैं, और विकल्प को सक्षम करना केवल अद्वितीय रिकॉर्ड(चित्र। 33)।

चावल। 33. फोन की एक अनूठी सूची बनाने का परिणाम

अब हमें फ़ंक्शन का उपयोग करने की आवश्यकता है VLOOKUP (लुकअप_वैल्यू, टेबल, कॉलम_नंबर, मान सही या गलत)जहां लुकअप मान तालिका के पहले कॉलम में पाया जाने वाला मान है; तालिका - जानकारी वाली तालिका जिसमें डेटा खोजा जाता है; कॉलम नंबर - तालिका में कॉलम की संख्या जिसमें जानकारी के साथ संबंधित मान पाया जाना चाहिए। यह देखते हुए कि फ़ंक्शन इस तरह से काम करता है कि वांछित मान की खोज केवल पहले कॉलम में ही संभव है, आपको कॉलम को स्वैप करना होगा "पूरा नाम"तथा "टेलीफोन", और फिर कॉलम डी में VLOOKUP फ़ंक्शन (चित्र। 34) के साथ एक सूत्र दर्ज करें। इस सूत्र के अनुसार, प्रोग्राम कॉलम सी से अगला मान लेगा, इसे कॉलम ए में देखें, और फिर मिली पंक्ति में स्थित कॉलम बी से मान वापस कर दें। उसके बाद, यह एक विशेष पेस्ट का उपयोग करके कॉलम डी की एक प्रति बनाने के लिए बनी हुई है, ताकि कोशिकाओं में सूत्र नहीं, बल्कि मान (कमांड) हों चिपकाएँ => विशेष चिपकाएँ => मान- अंजीर। 35), और कॉलम ए, बी और डी को हटा दें जो अनावश्यक हो गए हैं।

चावल। 34. VLOOKUP फ़ंक्शन के माध्यम से गणना का परिणाम

चावल। 35. पेस्ट स्पेशल लगाने के बाद टेबल का दिखना

एमएस पावरपॉइंट

फाइलों से स्लाइड

प्रस्तुतीकरण तैयार करते समय, आप पूर्व-निर्मित Word दस्तावेज़ों और अन्य प्रस्तुतियों की स्लाइड्स का उपयोग कर सकते हैं।

पहले मामले में, यदि हम एक नई प्रस्तुति बनाने के बारे में बात कर रहे हैं, तो एक वर्ड दस्तावेज़ खोलें और कमांड लागू करें फ़ाइल => सबमिट => माइक्रोसॉफ्ट पावरपॉइंट- परिणामस्वरूप, फ़ाइल के टेक्स्ट के साथ एक नई प्रस्तुति बनाई जाएगी। यदि आप किसी Word दस्तावेज़ से मौजूदा प्रस्तुति में टेक्स्ट पेस्ट करना चाहते हैं, तो PowerPoint में प्रस्तुति खोलें और टैब पर क्लिक करें संरचना(चित्र। 36)। स्लाइड आइकन निर्दिष्ट करें जिसके पीछे आप नई टेक्स्ट स्लाइड दिखाना चाहते हैं। व्यंजक सूची में डालनेएक टीम चुनें संरचना से स्लाइडऔर आवश्यक दस्तावेज का चयन करें। ध्यान रखें कि प्रस्तुति में डाला गया पाठ दस्तावेज़ के शीर्षकों की शैली के आधार पर उत्पन्न होता है, और आप केवल * .doc, * .rtf या * .txt स्वरूपों में फ़ाइलों के पाठ का उपयोग कर सकते हैं।

चावल। 36. संरचना टैब

यदि आप किसी अन्य प्रस्तुति से एक खुली प्रस्तुति में एक स्लाइड सम्मिलित करना चाहते हैं, तो सम्मिलित करें मेनू से, आदेश का चयन करें फाइलों से स्लाइड, प्रस्तुति और सम्मिलित स्लाइड का चयन करें (चित्र 37) और बटन पर क्लिक करें डालने. यदि आप सभी स्लाइड सम्मिलित कर रहे हैं, तो बटन पर क्लिक करें सभी चिपकाएं.

चावल। 37. स्लाइड सम्मिलित करें का चयन करें

कॉम्प्लेक्स नंबरिंग

स्लाइड्स में पेज नंबरिंग कमांड के साथ फुटर में पेज नंबर डालकर किया जाता है देखें => शीर्षलेख और पाद लेख, जो हैडर और फुटर विंडो खोलता है, जहां आपको चेकबॉक्स को सक्षम करने की आवश्यकता होती है फ़ुटबाल(चित्र 38) और बटन पर क्लिक करें सब पर लागू. ध्यान रखें कि छिपी हुई स्लाइड्स की गिनती नंबरिंग की ओर होती रहती है। इससे बचने के लिए, आप सभी छिपी हुई स्लाइड्स को प्रेजेंटेशन के अंत में रख सकते हैं - और फिर सभी दिखाई गई स्लाइड्स को क्रम में क्रमित किया जाएगा।

चावल। 38. एक पाद लेख सम्मिलित करना

स्वाभाविक रूप से, स्लाइड पृष्ठ क्रम में गिने जाते हैं। यदि आपको एक ही प्रस्तुति के विभिन्न स्थानों पर फिर से पृष्ठ पर अंक लगाना शुरू करने की आवश्यकता है (यह आवश्यक हो सकता है यदि आपकी प्रस्तुति अभी भी विकास के अधीन है और इसमें स्लाइड की कई अलग-अलग श्रृंखलाएं हैं), तो, अफसोस, आप इसे एक प्रस्तुति के अंदर नहीं कर सकते। स्लाइड की प्रत्येक श्रृंखला के लिए समस्या को हल करने के लिए, आपको अलग-अलग प्रस्तुतियाँ बनाने और उन्हें हाइपरलिंक के साथ जोड़ने की आवश्यकता होगी।

प्रस्तुति टेम्पलेट

यदि प्रस्तुतियाँ अक्सर आयोजित की जाती हैं, तो गैर-मानक प्रस्तुति टेम्पलेट तैयार करने में सावधानी से समय बिताने की सलाह दी जाती है - आज यह कम प्रासंगिक नहीं है, उदाहरण के लिए, व्यावसायिक पत्रों के लिए लेटरहेड। टेम्प्लेट संगठन के लोगो आदि को सहेजता है। तत्व जो स्वचालित रूप से सभी बनाई गई प्रस्तुति स्लाइड्स पर चलेंगे। इसके अलावा, टेम्पलेट वस्तुओं के प्रारूप, आकार और सापेक्ष स्थिति, उपयोग किए गए फोंट, पृष्ठभूमि और प्रस्तुति तत्वों के लिए अन्य डिज़ाइन विकल्पों को निर्धारित करता है।

टेम्पलेट का विकास कमांड के माध्यम से एक नई प्रस्तुति के निर्माण के साथ शुरू होता है फ़ाइल => नया. फिर डिफ़ॉल्ट टेम्प्लेट की सूची से स्लाइड के लिए एक डिज़ाइन टेम्प्लेट चुनें। मेनू में, इच्छित योजना के अनुसार डिज़ाइन टेम्पलेट को बदलने से पहले रायएक टीम चुनें मास्टर => स्लाइड मास्टर. स्लाइड मास्टर पर, वे परिवर्तन करें जिन्हें आप अपने द्वारा बनाई जाने वाली प्रत्येक नई प्रस्तुति में प्रतिबिंबित करना चाहते हैं। सबसे पहले, डिज़ाइन बदलें और फोंट को समायोजित करें (चित्र। 39), अगले चरण में, लोगो डालें (चित्र। 40), और टूलबार पर सभी परिवर्तनों के बाद नमूनाबटन पर क्लिक करें विजार्ड व्यू बंद करें.

चावल। 39. प्रस्तुति टेम्पलेट के मुख्य तत्वों को सेट करने का परिणाम

चावल। 40. लोगो डालने के बाद स्लाइड का दिखना

प्रेजेंटेशन को कमांड के साथ टेम्प्लेट के रूप में सेव करें फ़ाइल => इस रूप में सहेजें, फ़ाइल प्रकार के रूप में संस्करण का चयन करें प्रस्तुति टेम्पलेटऔर टेम्पलेट का नाम दर्ज करें (चित्र 41)।

चावल। 41. एक प्रस्तुति टेम्पलेट सहेजें

प्रेजेंटेशन बनाते समय टेम्प्लेट का उपयोग करने के लिए, बटन पर क्लिक करें स्लाइड निर्माता, लिंक पर क्लिक करें अवलोकनस्लाइड के निचले दाएं कोने में और आपके द्वारा बनाए गए प्रस्तुति टेम्पलेट का चयन करें।

एक बार जब आप एक टेम्प्लेट बना लेते हैं, तो आप इसे ऑटोकंटेंट विज़ार्ड में टेम्प्लेट की सूची में जोड़ सकते हैं। ऐसा करने के लिए, मेनू फ़ाइलएक टीम चुनें सृजन करना. के क्षेत्र में सृजन करनालिंक पर क्लिक करें स्वतः सामग्री विज़ार्ड से, बटन दबाएँ आगे. फिर उस श्रेणी का चयन करें जिसमें आप टेम्पलेट रखना चाहते हैं, बटन पर क्लिक करें जोड़ेंऔर जोड़े जाने वाले प्रस्तुति टेम्पलेट को निर्दिष्ट करें (चित्र 42)।

चावल। 42. स्वत: सामग्री मास्टर सूची में एक टेम्पलेट जोड़ने का परिणाम

एक प्रस्तुति में कई डिज़ाइन विकल्प

किसी प्रस्तुति में अलग-अलग स्लाइड्स डिज़ाइन करते समय, आप कई टेम्पलेट्स का उपयोग कर सकते हैं। ऐसा करने के लिए, कुछ स्लाइड्स का चयन करें, वांछित टेम्पलेट पर राइट-क्लिक करें और विकल्प चुनें चयनित स्लाइड्स पर लागू करें. यदि यह कमांड उपलब्ध नहीं है, तो कमांड का उपयोग करें टूल्स => विकल्प => संपादित करेंऔर क्षेत्र में नई सुविधाओं को अक्षम करनाअचिह्नित कई नमूने(चित्र 43)।

यदि आप प्रेजेंटेशन स्लाइड के डिज़ाइन के लिए बनाए गए टेम्प्लेट का उपयोग करते हैं, न कि डिफ़ॉल्ट टेम्प्लेट के लिए, तो किसी विशेष स्लाइड के लिए एक नए टेम्प्लेट की स्थापना स्वचालित रूप से तब होगी जब आप ब्राउज लिंक पर क्लिक करेंगे और पहले बनाए गए प्रेजेंटेशन टेम्प्लेट का चयन करेंगे, जब तक, निश्चित रूप से, विभिन्न डिज़ाइन विकल्पों के उपयोग पर प्रतिबंध नहीं है

चावल। 44. स्वचालित वर्तनी जाँच सेट करें

संपर्कों को निर्यात करने के लिए डेटा फ़ाइल का उपयोग करना

सभी बनाए गए संदेश, अपॉइंटमेंट, कार्य और डायरी प्रविष्टियां स्थानीय कंप्यूटर पर डेटा फ़ाइल में संग्रहीत की जाती हैं। इस डेटा फ़ाइल को व्यक्तिगत फ़ोल्डर फ़ाइल कहा जाता है और इसमें .pst एक्सटेंशन होता है। सिस्टम को फिर से स्थापित करते समय, इस फ़ाइल को हार्ड ड्राइव या सीडी पर एक अलग फ़ोल्डर में आसानी से सहेजा जा सकता है, और फिर पुन: कनेक्ट किया जा सकता है।

इसके अलावा, पीएसटी फ़ाइल आपको किसी अन्य कंप्यूटर से संपर्क जैसी जानकारी तक पहुंचने या अन्य उपयोगकर्ताओं के साथ साझा करने की अनुमति देती है। ऐसा करने के लिए, आपको केवल आयात और निर्यात विज़ार्ड का उपयोग करके डेटा को एक पीएसटी फ़ाइल में निर्यात करने की आवश्यकता है। मेनू में खोलें फ़ाइलआदेश आयात और निर्यात, क्रिया विकल्प के रूप में चयन करें फ़ाइल में निर्यात करें, और अगली विंडो में निर्दिष्ट करें कि आपको एक PST फ़ाइल बनाने की आवश्यकता है (चित्र 45)। अगला, एक फ़ोल्डर चुनें संपर्कऔर फ़ाइल को सहेजने की सुविधाओं का निर्धारण करें (चित्र 46)। बटन को क्लिक करे तैयार, और फिर आपके संपर्क डिस्क पर आपके द्वारा निर्दिष्ट फ़ोल्डर में सहेजे जाएंगे, जो समान आयात और निर्यात विज़ार्ड का उपयोग करके किसी अन्य कंप्यूटर पर कनेक्ट करना आसान होगा। किसी पीएसटी फ़ाइल को संपर्कों से जोड़ना नियमित पीएसटी फ़ाइल को जोड़ने से अलग नहीं है। फ़ाइल के स्थान को न भूलने के लिए, इसे तुरंत आउटलुक डेटा फ़ाइलों की सूची में जोड़ना सबसे अच्छा है। ऐसा करने के लिए, कमांड का उपयोग करें फ़ाइल => डेटा फ़ाइल प्रसंस्करण, बटन को क्लिक करे जोड़ेंऔर उत्पन्न पीएसटी फ़ाइल को इंगित करें। परिणामस्वरूप, डेटा फ़ाइलों की सूची में, व्यक्तिगत फ़ोल्डरों के अलावा, आपके द्वारा बनाए गए संपर्कों वाली फ़ाइल भी दिखाई देगी (चित्र 47)।

चावल। 45. बनाई जाने वाली फ़ाइल के प्रकार का निर्धारण

चावल। 46. ​​सहेजी गई फ़ाइल के लिए शर्तें निर्धारित करना

चावल। 47. आउटलुक डेटा फ़ाइलें

कार्य समय योजना

अंतिम परिणाम इस बात पर निर्भर करता है कि काम की योजना कितनी अच्छी है। आउटलुक कुछ हद तक कार्यों की सूची को व्यवस्थित करने में मदद करता है, लेकिन यह केवल आपको याद दिलाता है कि किसी विशेष कार्य को शुरू करने का समय आ गया है, यह पहले से ही अतिदेय है; इसके अतिरिक्त, आउटलुक किसी अन्य कर्मचारी को कार्य फिर से सौंप सकता है और आपको इसके निष्पादन को नियंत्रित करने की अनुमति देता है। और इसके साथ, कुल मिलाकर, कार्य प्रसंस्करण के मामले में आउटलुक की क्षमताएं समाप्त हो जाती हैं।

हालांकि, न केवल कई कार्यों की रूपरेखा तैयार करना बहुत महत्वपूर्ण है, बल्कि उन्हें इस तरह से योजना बनाना भी है कि सब कुछ समय पर हो और योजना यथासंभव स्वचालित हो। आपको यह जानने की जरूरत है कि आप किसी विशेष कार्य को कब पूरा करेंगे, क्या इसे समय सीमा तक पूरा करना संभव है, और इसे पूरा करने के लिए कार्य को कब शुरू करना सबसे अच्छा है।

अग्रिम रूप से मूल्यांकन करने में सक्षम होना अच्छा है कि आपने जिस योजना की रूपरेखा तैयार की है वह कितनी यथार्थवादी है (आपके कार्य सप्ताह की प्रकृति के अधीन, लंच ब्रेक की उपस्थिति, निर्धारित बैठकें, आदि)। इसके अलावा, कार्य कैलेंडर में स्वचालित रूप से दिखाई देने चाहिए, और कार्यों के पुनर्निर्धारण के रूप में कैलेंडर स्थिति को स्वचालित रूप से अपडेट किया जाना चाहिए। यह सब माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक 2002/एक्सपी टास्कलाइन के लिए प्लग-इन द्वारा किया जा सकता है ( http://www.taskline.info/MAPI/TasklineSetup.exe, शेयरवेयर, 1.2 एमबी) Resultsवेयर लिमिटेड से, एक आसान और उपयोग में आसान कार्य प्रबंधक है जो आपको अपने शेड्यूल को अनुकूलित करने की अनुमति देगा।

प्लगइन का उपयोग शुरू करने से पहले, आपको इसे कार्य दिवस की विशेषताओं के अनुसार कॉन्फ़िगर करने की आवश्यकता है। ऐसा करने के लिए, बटन पर क्लिक करें टास्कलाइन, टैब पर जाएं कामकाजी हफ्ताऔर सप्ताह के कार्य दिवसों, कार्य दिवस की शुरुआत और समाप्ति और सभी उपलब्ध ब्रेक (दोपहर के भोजन, तकनीकी ब्रेक, आदि के लिए) को इंगित करें - अंजीर। 48.

चावल। 48. निर्धारण

फिर आने वाले दिनों के लिए आने वाले कार्यों की रूपरेखा तैयार करें। उसी समय, कृपया ध्यान दें कि प्लगइन स्थापित करने के बाद, कार्य निर्माण विंडो में एक अतिरिक्त टैब दिखाई देगा टास्कलाइन, जिस पर आपको काम की अनुमानित अवधि को इंगित करने की आवश्यकता है, और यदि काम पहले ही शुरू हो चुका है, तो उस पर खर्च किए गए समय और पूरा होने का प्रतिशत (चित्र। 49, 50)।

चावल। 49. एक कार्य बनाएँ

चावल। 50. अगले सप्ताह के लिए नियोजित कार्यों की सूची

उसके बाद, आप प्लगइन का परीक्षण शुरू कर सकते हैं। ऐसा करने के लिए, बटन पर क्लिक करें टास्कलाइन, टैब पर जाएं कार्य, प्रारंभ समय निर्दिष्ट करें (चित्र 51) और बटन दबाएं ठीक है. प्लग-इन के कार्य का परिणाम निर्धारित कार्यों की संख्या, उनके निष्पादन के लिए कुल समय और कार्य को पूरा करने की समय सीमा पर एक संक्षिप्त रिपोर्ट होगी (चित्र 52)। साथ ही, कार्यक्रम कैलेंडर में कार्यों को सर्वोत्तम संभव तरीके से रखेगा - काम में सभी ब्रेक, साथ ही मीटिंग्स, अपॉइंटमेंट्स इत्यादि को शेड्यूल (चित्र 53) में ध्यान में रखते हुए।

चावल। 51. कार्यों के विश्लेषण और वितरण के प्रारंभ समय का निर्धारण

चावल। 52. निर्धारित कार्यों की सूची के संबंध में कार्य का निष्कर्ष (इस मामले में, योजनाबद्ध सब कुछ समय पर किया जा सकता है)

चावल। 53. कैलेंडर में कार्यों के वितरण का परिणाम