Tavuviivoja voidaan sijoittaa koko asiakirjaan tai sen osaan, joka on esivalittava.

Ota tavutustila käyttöön tekstissä käyttämällä komentoa Tavutus(välilehti Sivun asettelu/ ryhmä Sivun asetukset).

Tässä komennossa on sisäkkäisiä lauseita.

Tiimi Auto tavuttaa tekstiä automaattisesti.

Tiimi Manuaalinen avaa valintaikkunan, joka tarjoaa tavutusvaihtoehdot sanoille, jotka voidaan tavuttaa, ja pyytää vahvistusta tavoituksen lisäämiseksi tekstiin.

Tiimi Tavutusvaihtoehdot voit määrittää omat tavutusparametrisi sanoissa valintaikkunan avulla (Kuva 15).

Kuva 15 Ikkuna Tavutus

Siirtoalue on suurin sallittu tila sanan ja sivun oikean marginaalin välissä ilman sanan rivitystä. Leveällä vyöhykkeellä kantoja on vähemmän, kapealla vyöhykkeellä oikean kentän reuna on tasaisempi.

Voidaan poistaa Automaattinen tavutus komennolla Tavutus valitsemalla komennon Ei.

Harjoittele.

Avaa tiedosto Esimerkki asiakirjasta.docx.

Tavuta kaikki tekstit, lukuun ottamatta isoilla kirjaimilla kirjoitettuja sanoja, automaattisesti tavutusalueen leveydellä 0,5 cm.

Tallenna asiakirja.

Työskentely Windowsin kanssa

Word 2010:ssä voit työskennellä useiden ikkunoiden kanssa (yhden tai useamman asiakirjan kanssa) samanaikaisesti välilehden avulla. Näytä, ryhmä Ikkuna (Kuva 16).

Kuva 16 Komentoryhmä Ikkuna välilehdellä Näytä

Jos useita dokumentti-ikkunoita on auki samanaikaisesti, voit siirtyä ikkunasta toiseen komennolla Mene toiseen ikkunaan tai Windowsin tehtäväpalkin kautta.

Harjoittele.

Avaa tiedosto Esimerkki asiakirjasta.docx.

Luo lisäikkuna tälle asiakirjalle (välilehti Näytä/ ryhmä Ikkuna/ tiimi Uusiikkuna).

Aseta molemmat ikkunat vierekkäin (välilehti Näytä/ ryhmä Ikkuna/ tiimi Lähellä). Sammuta synkroninen vieritys (välilehti Näytä/ ryhmä Ikkuna/ tiimi Synkronoitu vieritys).

Jaettu ikkuna 1 (välilehti Näytä/ ryhmä Ikkuna/ tiimi Jakaa).

Järjestä ikkunat pystysuoraan (välilehti Näytä/ ryhmä Ikkuna/ tiimi JärjestääKaikki).

Muuta asiakirjan mittakaavaa

Kun työskentelet asiakirjan kanssa, voit muuttaa sen mittakaavaa (asiakirjan tiedostokoko ei muutu) ja myös tallentaa sen asiakirjan tai mallin mukana. Asteikon vaihtaminen tapahtuu välilehdellä Näytä, ryhmä Mittakaava(Kuva 17).

Kuva 17 Ryhmä Mittakaava välilehdellä Näytä

Tarkemmat skaalaussäädöt tehdään valintaikkunassa Mittakaava(välilehti Näytä/ ryhmä Mittakaava/ tiimi Mittakaava) (Kuva 18).

Kuva 18 Ikkuna Mittakaava

Zoomauksen ohjaus , joka sijaitsee tilapalkin oikeassa alakulmassa (Kuva 19), mahdollistaa asteikon muuttamisen haluttuun arvoon liikuttamalla liukusäädintä ja käyttämällä “+”- ja “-”-painikkeita. Liukusäätimen vasemmalla puolella asiakirjan asteikko näkyy prosentteina (kuva...).

Kuva 19 Zoomauksen ohjaus

Harjoittele.

Avaa tiedosto Esimerkki asiakirjasta.docx.

Skaalaa asiakirjasi uudelleen useilla tavoilla.

Sulje asiakirja tallentamatta.

Merkkien ja kappaleiden muotoilu Merkkien muotoilu

Tekstimerkkien pääominaisuus on fontti, jolle on tunnusomaista: kirjasintyyppi, tyyli ja koko 6.

Ryhmää käytetään merkkien muotoiluun Fontti välilehdellä Koti (Kuva 20).

Kuva 20 Ryhmäpaneeli Fontti

Voit myös muotoilla merkkejä Mini-paneelilla, joka avautuu automaattisesti, kun valitset tekstiä (Kuva 21).

Kuva 21 Minipaneeli

Käytä ryhmäpainiketta Fontti, voit avata valintaikkunan Fontti (Kuva 22).

Kuva 22 Ikkuna Fontti

Valintaikkunassa Fontti välilehdellä Lisäksi Voit muuttaa merkkivälin harvoiksi tai tiivistetyiksi.

Tällä oppitunnilla opit perusteet tekstin kanssa työskentelystä Powerpoint 2010:ssä. Esimerkiksi tekstin kirjoittaminen, poistaminen ja siirtäminen, tekstitysten käsittely, tekstin muotoilu ja niin edelleen.

Jos olet vasta aloittamassa PowerPointin käyttöä, sinun on tiedettävä tekstin käsittelyn perusteet, jotta voit lisätä ja muokata tekstiä dioihisi. Sinun on opittava lisäämään, poistamaan, siirtämään ja muotoilemaan tekstiä sekä käyttämään kuvatekstejä.

Tekstin kirjoittaminen:

Jotkut paikkamerkit muuntavat tekstisi automaattisesti luettelomerkityksi luetteloksi. Tämä johtuu siitä, että tällaisia ​​luetteloita käytetään hyvin usein PowerPointissa. Poista tällainen luettelo poistamalla Luettelomerkit-komennon valinta Koti-välilehden Kappale-ryhmästä.

Tekstin poistaminen:

1. Aseta lisäyskohta poistettavan tekstin viereen
2. Voit poistaa lisäyskohdan vasemmalla puolella olevan tekstin painamalla näppäimistön askelpalautinta.
3. Jos haluat poistaa tekstiä lisäyskohdan oikealta puolelta, paina näppäimistön Delete-näppäintä.

Tekstin korostaminen:

1. Aseta lisäyskohta korostettavan tekstin viereen.
2. Napsauta hiiren kakkospainikkeella ja vedä osoitin korostettavan tekstin päälle vapauttamatta hiiren painiketta.
3. Vapauta hiiren painike. Testin yläpuolelle tulee korostettu ruutu. Tämä tarkoittaa, että olet valinnut tekstin.

Kun olet valinnut kuvan tai tekstin PowerPointissa, mini paneeli yleisimmin käytetyillä muotoiluvaihtoehdoilla. Tätä paneelia kutsutaan minityökaluriviksi. Tämä voi säästää aikaa, koska... Muotoilukomentoja on helppo käyttää. Jos työkalupalkki ei tule näkyviin, yritä osoittaa hiiren osoitin valintaan

Tekstin kopioiminen ja liittäminen:

Tekstin leikkaaminen ja liittäminen:

Tekstin rivitys:

Jos teksti ei näy haluamaasi kohtaan, siirrä teksti uudelle riville painamalla Enter-näppäintä.

Etsi ja korvaa

Etsi ja korvaa on toinen vaihtoehto, jota voidaan käyttää tekstin muokkaamiseen. Sen avulla voit löytää tietyn sanan tai lauseen (esim. "britti") kaikista dioista ja korvata sen toisella (esim. "englanti"). Jos haluat lisätietoja, lue Word 2010 -oppaasta, mitä tämä ominaisuus voi tehdä.

Työskentele tekstin kanssa

Kun luot esityksen, voit järjestää diojasi lisäämällä kuvatekstejä. Sinun on myös osattava muotoilla tekstiä saadaksesi haluamasi ulkoasun.

Kuvatekstin lisääminen:

Voit kirjoittaa tekstiä paikkamerkkeihin tai tekstiruutuihin. Paikkamerkki on erityinen kuvateksti, koska se on osa dian asettelua ja sisältää usein erikoismuotoilun (kuten suuremman dian otsikon fontin). Tekstin kirjoittaminen valinnaisiin kuvateksteihin mahdollistaa halutun määrän tekstiä lisäämisen diaan sen asettelusta riippumatta.

Paikkamerkin tai tekstikentän siirtäminen:

Kierrä tekstiä napsauttamalla ja vetämällä sen yläpuolella olevaa vihreää ympyrää.

Paikkamerkin tai tekstiruudun koon muuttaminen:

Voit tehdä dian tekstistä erikoisen muuttamalla sen muotoilua, eli kokoa, väriä, tyyliä ja paljon muuta.

Fontti

Napsauta avattavaa valikkoa vaihtaaksesi valitun tekstin fonttia.

Fonttikoko

Valitse avattavasta valikosta valitun tekstin fonttikoko.

Pienennä tai suurenna fonttikokoa

Käytä näitä komentoja pienentääksesi tai suurentaaksesi kirjasinkokoa yhdellä vakiokoolla.

Poista kaikki muotoilut

Napsauta Poista kaikki muotoilu -komentoa, jotta valitussa fragmentissa jää vain teksti.

Fonttityylit

Käytä kirjasintyylikomentoja tekstin luomiseen lihavoitu, kursivoitu, alleviivattu, varjolla tai yliviivattu.

Merkkien väli

Säädä merkkiväliä pudotusvalikon avulla.

Rekisteröidy

Muuttaa nopeasti valitun tekstin kirjainkokoa.

Fontin väri

Avaa pudotusvalikko vaihtaaksesi fontin väriä.

Näytetään Fontti-valintaikkuna

Napsauta Fontti-ryhmän oikeassa alakulmassa olevaa nuolta saadaksesi lisää muotoiluvaihtoehtoja.

Microsoft Word houkuttelee niin monia käyttäjiä, koska se voi tarjota erilaisia ​​automaatiomenetelmiä tekstin käsittelyssä. Yksi näistä on automaattinen tavutus.

Automaattisen tavutuksen määrittämiseksi sinun on siirryttävä kohtaan " Layout"Luvussa" Sivun asetukset» valitse kohde « Tavutus" ja napsauta avautuvassa luettelossa " Auto».

Tässä tapauksessa yhdysviivat sijoitetaan kaikkiin tarpeellisiin ja mahdollisiin paikkoihin. Tätä varten on asennettava sen kielen sanakirja, jonka väliviivat sisällytetään. Kaikki viralliset Microsoft Word -jakelut sisältävät ne kuitenkin tuetuille kielille.

Tärkeä automaattinen tavutus on, että jos lisäät yhtäkkiä kokoa, vaihdat fonttia tai lisäät tekstiin koriste-elementtejä, tavutus mukautuu itsestään.

Kun valitset "Leveys"-repäisyvaihtoehdon, sivu saa yleensä kirjan korkealaatuisen ulkoasun.

Ei myöskään ole suositeltavaa asettaa itsenäisesti yhdysviivoja asiakirjaan käyttämällä "-" ja rivinvaihtoja. Word käyttää tähän Soft Wrap -ominaisuutta. Valitse haluamasi sana, aseta kohdistin ja paina "CTRL" + "-". Nyt tarvittaessa sana siirretään määrittämiesi sääntöjen mukaisesti. Pehmeät tavuviivat eivät näy asiakirjassa, joten voit näyttää ne siirtymällä välilehdelle Koti"Luvussa" Kohta" Lehdistö " Näytä kaikki merkit».

Paluu asiaan" Tavutus" ja napsauttamalla " Manuaalinen", ohjelma etsii kaikki sanat, joille voidaan tavuttaa, ja näyttää vaihtoehdot tämän tekemiseen. Aseta kohdistin haluamaasi paikkaan ja napsauta " Joo».

Viimeinen kohta on vähimmäisasetukset. " Tavuviivat sanoissa..." vastaa väliviivojen sisällyttämisestä erikseen niissä sanoissa, jotka on kirjoitettu isoilla kirjaimilla. Ilman valintaruutua niille tehdään poikkeus.

SISÄÄN " Sanan tavuviivavyöhykkeen leveys» määrittää etäisyyden siirretyn sanavaraston reunasta sivukehykseen.

« Max. määrä…» rajoittaa valitun osan tai koko asiakirjan toistuvien rivitystapausten määrää.

Tavuviivojen poistamiseksi on välttämätöntä kohdassa " Tavutus» valitse vaihtoehto « Ei».

Tai kun kaikkien symbolien näyttötila on aktivoitu, poista manuaalisesti syötetyt symbolit. Jos niitä oli liikaa, voit käyttää "Korvaa"-toimintoa, jota kutsutaan F5-painikkeella.

Napsauta Korvaa-välilehdellä " Lisää >>» -> « Erityinen", valitse" Pehmeä siirto" ja korvaa se tyhjällä merkkijonolla ilman välilyöntiä.

Automaattinen tavutus on saatavilla myös Word 2003:lle. Se on asennettu osoitteeseen " Palvelu» -> « Kieli» -> « Tavutus».

• Virhe 1. Dian tausta ei vastaa esityksen teemaa. Ja näemme esimerkiksi esityksen Venäjän vallankumouksista koivujen ja sienten taustalla.
• Virhe 2. Käytettiin PowerPoint-ohjelman taustaa. PowerPoint-ohjelman monien vuosien aikana tuhannet ihmiset ovat käyttäneet vakiomalleja, julkaisseet esityksensä verkossa ja näyttäneet niitä puheissa. Kuuntelijat ovat yksinkertaisesti kyllästyneitä näihin malleihin.

Ratkaisu: On parempi luopua vakiomalleista. Löydät Internetistä suuren määrän uusia mielenkiintoisia malleja ja taustoja (esimerkiksi sivuillamme on lähes tuhat taustaa -).

Taustakuva ei saa sisältää elementtejä, jotka ovat ristiriidassa esityksen sisällön kanssa. Taustalla on parempi käyttää pastelli- tai viileitä värejä (violetti, sininen, syaani, sinivihreä, vihreä), sinun tulee välttää punaisia ​​ja valkoisia värejä.

• Virhe 3. Esityksen tausta on liian kirkas ja aktiivinen. Tällainen tausta ensinnäkin häiritsee dian tiedon havaitsemista ja toiseksi se väsyttää kuulijoita.

Ratkaisu: Jos taustalla pitäisi olla kirkas kuva, on parempi vähentää sen kirkkautta. Tee tämä valitsemalla suorakulmion muoto ( Lisää — Kuvat — Suorakulmio), peitä koko dia sillä ja valitse sille valkoinen täyttö, jonka läpinäkyvyys on 50 % (eri prosenttiosuudet ovat mahdollisia) ja poista reunat ( Muoto — Täyttää lukuja — Muut värit täyttää- valkoinen väri ja läpinäkyvyys 50% — OK, Piiri lukuja- Ei ääriviivaa).

Taustakuvasta tulee vähemmän aktiivinen.

Tai, kun lisäät kuvan dialle, aseta heti läpinäkyvyys.

• Virhe 4. Käytä epäjohdonmukaisia ​​värejä eikä ole johdonmukaista diojen suunnittelutyyliä.

Tässä esimerkissä yhdessä esityksessä yksi dia käyttää suurta fonttia ja tasausta vasemmalle, kun taas toinen dia käyttää pientä fonttia ja tasausta.

Ratkaisu: Kun suunnittelet osaa tai koko esitystä, sinun on pysyttävä yhdessä tyylissä. Värimaailmassa ei saa olla enempää kuin kolme pääväriä (poikkeukset ovat tietysti mahdollisia): tausta — otsikko — perus teksti. Voit muuttaa teeman värejä seuraavasti: Design — värit— voit valita mallin ehdotetusta sarjasta tai voit määrittää omat värisi: Luoda Uusi värit järjestelmä.

• http://colorscheme.ru/ - värien valinta väripyörän avulla ja värimallien luominen.

• http://color.romanuke.com/ - sarja valokuviin perustuvia väripaletteja (voit valita sävyjä: lämmin, kylmä, pastelli ja kontrasti).

Tekstisisältöön liittyvät virheet

• Virhe 5. Ylimääräistä tekstiä diassa, jäsentämättömän tekstin sijoittaminen dialle, teksti otettu lähteestä sellaisenaan, ilman tekijän käsittelyä.

Ratkaisu: Dian tekstin tulee olla lyhyt ja ytimekäs, se ei saa kopioida puhujan esitystä. Abstrakti tulee laittaa dialle.

Jos esityksesi on tarkoitettu muiden ihmisten käytettäväksi, voit sisällyttää tarvittavat tiedot diamuistiinpanoihin auttamaan esityksen käyttäjiä käsittelemään sitä.

• Virhe 6. Jos dialle yritetään sijoittaa suuri määrä tietoa, diatilasta käytetään yli 90 %.

Ratkaisu: Jätä pehmusteet dian reunoista sisältöön (teksti ja kuvat). Yritä noudattaa sääntöä, jonka mukaan 20 % diasta on tyhjä.

Voit antaa dialle viimeistellyn ilmeen käyttämällä taustakehystä taustana.

Tässä teksti ulottuu kehyksen rajojen ulkopuolelle - tekstinsyöttöaluetta oli tarpeen pienentää siirtämällä koonmuutosmerkkiä oikealle.

Teksti on erittäin suurta, melkein ylittää kehyksen. On vähennettävä.

• Virhe 7. Kaikki teksti on kirjoitettu isoilla kirjaimilla. Tätä tekstiä on vaikea lukea.

Ratkaisu: käytä perinteisiä tekstinkirjoitusvaihtoehtoja, kuten äidinkielelläsi: lauseen ensimmäinen kirjain on iso, loput pienet. Virkkeen lopussa on piste.

• Virhe 8. Vaikeasti luettavien fonttien käyttäminen, erityisesti leipätekstin fontteina. Asettelussa on sellainen käsite - fonttien luettavuus. Fontin tulee olla sellainen, että lukija voi lukea tekstin nopeasti, ilman vaikeuksia tai epämukavuutta. Näitä fontteja käytetään kirjoissa, sanoma- ja aikakauslehdissä - olemme tottuneet niihin ja luemme niitä helposti. On kuitenkin olemassa tuhansia fontteja, joiden luettavuus on heikko - ne ovat mielenkiintoisia, kauniita, mutta tarkoitettu otsikoiksi ja todennäköisimmin käytettäväksi mainonnassa, suunnittelussa.

Ratkaisu: Jos luotavan esityksen tavoitteena ei ole tuottaa "vau"-efektiä, vaan antaa tietoa, käytä vain perinteisiä, meille kaikille tuttuja fontteja. Tekstissä on parempi käyttää sans-serif-fontteja (Arial, Tahoma, Verdana jne.) Huomaa, että serif-fontteja (Times-perhe ja muut) on vaikea lukea kaukaa.

Sans serif-fontti ja serif-fontti. Serif-fonttia on vaikea lukea esityksissä, mutta se toimii hyvin asiakirjoissa

Kursivointia suositellaan pienelle tekstinpalalle, joka on korostettava, mutta yksittäiset sanat ja lauseet on parempi korostaa lihavoituna. Alleviivausta on parempi olla käyttämättä, koska esityksissä alleviivattu teksti on käyttäjän mielestä , eli se vaikeuttaa esityksen hallintaa.

Voit käyttää otsikoissa koristeellisia fontteja, kunhan teksti on luettavissa.

Leipätekstin fontin tulee olla pienempi kuin otsikon kirjasinkoko.

• Virhe 9. Ylimääräiset ja puuttuvat pisteet, välilyönnit, sulut jne. tekstin kirjoitusvirheet.

• Otsikon lopussa ei ole pistettä.
• Virkkeen lopussa on piste, sitten yksi välilyönti, sitten seuraava lause.
• Esityksen tekstissä olevien lainausmerkkien tulee olla samat - jos valitsit joulukuusen lainausmerkit, käytä esityksessä vain niitä (Lainausmerkkien tyypit: “ ”, “ ”, “ “, „ “).
• Aloitussulun tai lainausmerkin jälkeen ei ole välilyöntiä, teksti menee heti. Ennen viimeistä lainausmerkkiä tai sulkua ei ole välilyöntiä, vaan lainausmerkki tai sulku sijoitetaan välittömästi tekstin jälkeen. Viimeisen lainausmerkin tai sulkujen jälkeen on piste (jos lauseen lopussa), pilkku tai välilyönti ja sitten teksti.

• Kaikkien sanojen välissä on oltava yksi välilyönti.
• Kaikkien välimerkkien jälkeen tulee olla välilyönti ennen seuraavan tekstin alkua.

• Koko esityksen aikana e-kirjaimen sanojen tulee olla e tai e.
• Erilaiset luettelomerkit eri sivuilla.

Ensimmäisessä tapauksessa merkit ovat punkkeja, toisessa tapauksessa ne ovat neliöitä.

• Esityksen ajan luetteloissa on oltava samat välimerkit jokaisen luettelokohdan jälkeen tai ei lainkaan välimerkkejä. Laita esimerkiksi puolipiste jokaisen luettelokohdan perään ja piste luettelon loppuun.

Ensimmäisessä tapauksessa jokaisen luettelokohteen jälkeen on piste, toisessa tapauksessa ei.

• Joissakin dioissa on punainen viiva, toisissa ei. On parempi olla käyttämättä punaista viivaa esityksessä ollenkaan.

Sama esitys: eri fonttikoko.
Yhdellä dialla se on, toisella ei.

Virheet, jotka liittyvät kuvien käyttöön esityksessä

• Virhe 10. Muotoja, tekstiä ei ole kohdistettu dian reunoihin tai toisiinsa. Huolimaton suunnittelu.

Dialla olevien objektien on oltava kohdakkain. Seuraavassa diassa on virhe: identtisillä suorakulmioilla on eri etäisyydet dian reunoista ja toisistaan.

Ratkaisu: Korjaaksesi tämän virheen, sinun on käytettävä tasaustoimintoa. Valitse haluamasi suorakulmiot (paina ja pidä painettuna CTRL ) Muoto — Kohdistaa — Kohdista liukuaksesi(tässä tapauksessa muodot kohdistetaan dian reunoihin ja keskelle) tai Tasaa valitut objektit(tässä tapauksessa objektit kohdistetaan keskenään). Kun olet valinnut kohdistustyypin, sinun on asetettava sen parametrit (vasen, oikea, ylhäältä tai alhaalta, keskellä, jakaa vaaka- tai pystysuunnassa).

• Virhe 11. Dian samat elementit siirretään diasta diaan.

Seuraavassa esimerkissä on kaksi diaa, joissa on samat elementit: painike esityksen käsittelyn lopettamiseksi, "Vastaus"-teksti ja dian otsikko. Saatat huomata, että identtiset elementit ovat siirtyneet ja sijaitsevat eri etäisyyksillä dian reunoista. Tämän ei pitäisi tapahtua.

Ratkaisu: Tämän virheen välttämiseksi sinun on luotava ensimmäinen dia ja asetettava siihen tarvittavat elementit. Tämän jälkeen voit:

• kopioi dia (jos molemmissa dioissa on sama kuorma, kuten tarkasteltavassa esimerkissä) ja vaihda sitten jokaista uutta diaa jättäen samat elementit paikoilleen;
• tai luo toinen dia, valitse sitten haluttu objekti ensimmäisestä diasta, kopioi se ja liitä se sitten toiseen diaan. Kohde asetetaan samalle etäisyydelle dian reunoista, ts. siirtymää ei tule. Sinun on tehtävä sama muiden esineiden kanssa.
• Virhe 12. Kuvan mittasuhteiden vääristyminen. Erityylisten kuvien käyttäminen yhdellä dialla (valokuvat ja piirustukset, kuvat kehyksellä ja ilman, taustalla ja ilman).

Kuva on "litistetty".

Kuvia eri korkeuksista. Oikeanpuoleisesta kuvasta ei ole poistettu valkoista kehystä (olisi voinut valita esityksen taustaksi valkoisen, jolloin kuvan valkoinen kehys ei olisi näkynyt).

Ratkaisu: Sinun on muutettava kuvan kokoa vetämällä kuvan kulmissa olevista merkeistä; Et voi muuttaa kokoa käyttämällä kuvan sivuilla olevia merkkejä.

• Virhe 13. Kuvakehykset eivät vastaa esityksen teemaa tai tyyliä.

Ratkaisu: Pieni kehys kuvan ympärille luo siistin vaikutelman, kehystetyllä kuvalla on viimeistelty ulkoasu. Mutta sinun ei pitäisi käyttää "suru" kehyksiä, kuten seuraavan diaesimerkin ensimmäisessä kuvassa. Älä myöskään käytä kuvan heijastustehosteita, jotka häiritsevät dian tiedon havaitsemista.

• Virhe 14. Kuva on "työnetty nurkkaan".

Ratkaisu: Vältä sijoittamasta kuvaa dian reunaan tai nurkkaan. Sisennä dian reunoista kuvaan (kuten sijoitat tekstiä). Jos sinun on lisättävä kuva dian kulmaan, on parempi vetäytyä samoilla etäisyyksillä pysty- ja vaakareunoista. Yritä myös olla sijoittamatta kuvaa dian keskelle, jos diassa on tekstiä.

Jos kuva on muotokuva henkilöstä, on parempi sijoittaa se niin, että silmä on suunnattu tekstiin, mutta ei dian reunaan. Tämä antaa dialle viimeistellyn ilmeen.

• Virhe 15. Useiden kuvien sijoittaminen dialle siten, että niitä on vaikea nähdä. Kahden tai jopa 10 kuvan sijoittaminen dialle on hyväksyttävää, jos se ei ole ristiriidassa esityksen logiikan kanssa: esimerkiksi jos kuvat suurentuvat napsauttamalla tai jos ne ovat painikekuvia. Jos kuva on kuitenkin dian pääsisältö, sen kanssa työstetään kuvaa ja se kantaa tietokuorman, sen tulee olla suuri.

Ratkaisu: Jos kuva on dian pääsisältö, lisää yksi kuva per dia. Jos haluat käyttää useita kuvia, luo useita dioja. Tai lisää yhdelle dialle useita kuvia, mutta niin, että kuvaa napsauttamalla kuva avautuu koko näytöllä.

Muita virheitä esityksissä

• Virhe 16. Painikkeet ja hyperlinkkipainikkeet eivät toimi. Joskus voi syntyä tilanne, kun esityksen katselutilassa et voi käyttää hyperlinkkipainiketta - se ei ole aktiivinen. Tämä voi johtua yksinkertaisesti esityksen kirjoittajan huolimattomuudesta - hän unohti luoda linkin. Mutta on myös mahdollista, että linkin sisältävä painike (alataso) on päällekkäin ylimmän kerroksen - toisen kuvan tai tekstin - kanssa, eikä se siksi toimi. Tämä näkyy, kun hiiren osoitin ei muutu kädeksi, jossa on sormi (kuten hyperlinkki) painikkeen keskellä, vaan muuttuu painikkeen reunoja pitkin.

Ratkaisu: Ensimmäisessä tapauksessa tarkista kaikki linkit ja kaikki esityksen painikkeet. Erityisen kriittisissä tapauksissa testaa esitys muilla tietokoneilla.

Ratkaise ongelma, jossa muut objektit estävät painikkeen, siirtämällä häiritsevän kohteen taustalle. Voit tehdä tämän napsauttamalla kuvaa hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla pikavalikosta Liikkua takaisin. Nyt painike toimii.

• Virhe 17. Kuvien ja tekstien lähdettä ei mainita. Toisen työn käyttäminen ja tekijän ilmoittamatta jättäminen on huono muoto.

Ratkaisu: olemme valmistautuneet aiheeseen. Yli 80 % sivuston materiaalien tekijöistä ilmoittaa tietolähteet väärin eivätkä ole tietoisia siitä.

• Virhe 18. Liiallinen animaatio, kun animaatio häiritsee esityksen käsittelyä. Kun lisäät esitykseen animaatiota, sinun on noudatettava minimalismin periaatetta. Animaatio ei saa häiritä tekstin lukemista tai olla värikäs.

Ratkaisu: Vältä välkkyvää animaatiota ja nopeaa pyörimistä. Kaikki tämä on väsyttävää, ärsyttävää ja rasittaa paljon näköä ja hermostoa. Turhaa animaatiota ei tarvita. On parempi olla seuraamatta diojen vaihtoa äänitehosteilla ja aktiivisella animaatiolla. Sinun on mietittävä, mitkä tehosteet näkyvät automaattisesti ja mitkä napsautuksella. Jos kaikki animaatio tapahtuu napsautuksella, siihen kuluu paljon aikaa, tällainen esitys on ärsyttävää.

• Virhe 19. Dian siirtoa ei ole määritetty oikein, siirtymistä hiiren napsautuksella tai näppäimistöllä ei ole poistettu käytöstä. Esimerkiksi esityspelissä käyttäjä ei onnistunut näyttämään oikean vastauksen painiketta ja siirtyi seuraavaan kysymykseen ohittaen pelivalikon. Käyttäjälle ei ole selvää, minne mennä seuraavaksi, ja joskus hän ei yksinkertaisesti ymmärrä mitä tapahtui.

Ratkaisu: Kun luot interaktiivisen esityksen, joka sisältää , sinun on poistettava käytöstä napsautuksen ja näppäimistön siirtymät diojen välillä. Monet vain valitsevat Siirtymät - Diamuutokset ja poista valinta ruudusta Klikkaamalla. Tämän menetelmän avulla voit välttää diojen vaihtamisen napsauttamalla, mutta voit silti selata dioja käyttämällä nuolia, näppäimistön välilyöntiä ja hiiren rullaa.

On olemassa luotettavampi tapa - Automaattinen esittelyesitys. . Mutta kun käytät sitä, sinun on muistettava, että jokaisessa diassa on oltava hyperlinkkipainike, jotta voit siirtyä toiseen diaan. Muussa tapauksessa voit poistaa dianäkymän käytöstä vain lopettamalla esityksen.

Yritimme kuvata tärkeimmät virheet esitysten luomisessa ja toivomme, että tämä auttaa meitä kaikkia välttämään ne tulevaisuudessa.

Mitä virheitä tiedät? Voit kertoa meille artikkelin kommenteissa.

Suurin osa toimistotehtävistä ratkaistaan ​​tietokoneella MS Office -ympäristössä, pääasiassa Wordissa, Excelissä, Outlookissa ja PowerPointissa. Nämä sovellukset vaativat vain vähän tietoa, mutta monissa tilanteissa lisätekniikat voivat säästää paljon aikaa ja vaivaa. Harkitsemme joitain tapoja lisätä työn tehokkuutta yllä olevissa ohjelmissa tässä artikkelissa.

MS Word

Siirrä tekstiä nopeasti ylös ja alas

Tämä on nopein tapa siirtää tekstiä ilman hiirtä. Siirrä tekstiä ylä- ja alanuolinäppäimillä samalla, kun pidät Shift- ja Alt-näppäimiä painettuna. Tekstiä ei tarvitse valita ennen sen siirtämistä - tämä tapahtuu automaattisesti, ja jokainen ylös- tai alanuolinäppäimen painallus siirtää tekstiä kappaleen ylöspäin tai alaspäin. Tämä menetelmä ei ole tehokas vain kappaleita siirrettäessä, vaan myös taulukon rivejä siirrettäessä.

Linkkien poistaminen asiakirjasta

Jos luomasi asiakirja sisältää linkkejä ja sinun on tehtävä ne passiivisiksi, voit valita jokaisen linkin ja valita komennon Insert=>Hyperlinkki ja napsauta painiketta Poista linkki. Tämä on erittäin pitkä ja työvoimavaltainen prosessi. On olemassa nopeampi tapa ratkaista ongelma: valitse koko dokumentti Muokkaa=>Valitse kaikki -komennolla ja napsauta näppäinyhdistelmää Ctrl+Shift+F9 linkit poistetaan ja kaikki muut asiakirjan muotoiluasetukset säilyvät.

Tietoja tekstistä, tarroista ja automaattisista muodoista

Kun sinun on tehtävä kirjoitus, monet ihmiset luovat ensin merkintälohkon ja tulostavat sitten tekstin siihen. Voit saavuttaa saman tuloksen korostamalla jo kirjoittamaasi tekstiä ja napsauttamalla sitten työkalupalkkia Piirustus-painiketta luodaksesi merkinnän teksti siirtyy merkinnän sisällä.

Voit myös lisätä tekstiä automaattisiin muotoihin (paitsi viivoja, polylinjoja jne.) - yleensä tämä tehdään useissa vaiheissa: luo automaattinen muoto, valitse se, napsauta painiketta luodaksesi merkinnän ja syötä tekstiä. On olemassa vaihtoehtoinen vaihtoehto: piirrä haluamasi automaattinen muoto, napsauta sitä hiiren kakkospainikkeella, valitse Lisää teksti ja syötä tekstiä.

Ehkä työskennellessäsi muutat mielesi ja päätät, että teksti tulisi poistaa kirjoituksesta tai automaattisesta muodosta. Tätä varten sitä ei tarvitse leikata leikepöydälle ja sitten liittää. Voit valita merkinnän (tai automaattisen muodon) ja napsauttaa sitä hiiren oikealla painikkeella samalla, kun painat Ctrl-näppäintä - teksti tulee näkyviin lähimpään tekstikenttään.

Autoshape valaistus

Oletusarvo paneelissa Piirustus painike puuttuu Valaistus; Kontekstivalikossa ei ole vastaavaa komentoa, jota kutsutaan, kun napsautat hiiren kakkospainikkeella automaattista muotoa.

Autoshapen valaistusta on kuitenkin mahdollista muuttaa. Voit tehdä tämän lisäämällä paneeliin Piirustus-painiketta Valaistus kutsumalla komentoa Työkalut=>Asetukset=>komennot valitsemalla luettelosta Luokat kohta Piirustus ja vetämällä vastaavaa painiketta ikkunasta Joukkueet(Kuva 1). Painikkeen käyttäminen on helppoa - valitse automaattinen muoto, napsauta painiketta Valaistus ja säädä valaistus tarpeen mukaan (kuva 2).

Riisi. 1. Valaistuspainikkeen lisääminen Piirustus-työkalupalkkiin

Riisi. 2. Autoshapen valaistuksen määrittäminen

Tavutus

Liian harvojen rivien välttämiseksi asiakirjassa on suositeltavaa ottaa automaattinen sanojen tavutus käyttöön. Voit tehdä tämän valikossa Palvelu valitse joukkue Language=>Tavutus ja tarkista vastaava vaihtoehto (kuva 3). Muista vain, että Wordilla on aina tapana tavuttaa sanat tavuviivan tilalle. Joissakin tapauksissa on toivottavaa välttää tällainen ero (esimerkiksi 10 prosenttia, 1. numero, 234-345 jne.). Käytä tätä varten tavallisen yhdysviivan sijasta katkeamatonta yhdysmerkkiä painamalla näppäinyhdistelmää Ctrl+Vaihto+Tavuviiva.

Riisi. 3. Automaattisen tavutuksen määrittäminen

Samanaikaisesti on täysin mahdollista, että asiakirjan osissa, erityisesti otsikoissa, väliviivoja ei tarvita. Jos haluat estää tavutuksen useissa kappaleissa, valitse ne ja käytä komentoa Muoto=>Kappale=>Sivun sijainti ja tarkista vastaava vaihtoehto (kuva 4).

On myönnettävä, että Word ei voi tavuttaa joitakin sanoja oikein. Näissä sanoissa paikkoihin, joissa voit tavuttaa, sinun tulee lisätä pehmeä yhdysmerkki painamalla näppäimiä Ctrl + yhdysmerkki. Tämä yhdysmerkki on etusijalla automaattisesti lisättyihin tavuviivoihin nähden.

Teksti hakemistoilla

Jos asiakirjasi sisältää muuttujia indekseillä, jotka on kirjoitettu suoraan tekstiin ja MS Equation -kaavaeditorilla luotuihin kaavoihin, ne näyttävät oletusarvoisesti erilaisilta (muuttujien ja indeksien eri koot ja eri tasot niiden sijainnista rivillä), mikä pilaa merkittävästi asiakirjan ulkonäköä (kuva 5).

Riisi. 5. Teksti hakemistolla (ensimmäinen versio kirjoitettiin Wordilla, toinen - MS-yhtälöllä)

Voit saavuttaa lähes täydellisen identtisen muuttujien ulkonäön indekseillä muuttamalla useita manuaalisesti syötettyjen muuttujien ominaisuuksia. Voit tehdä tämän tulostamalla koko tekstin Times New Roman fontilla, koko 12, ja tulostamalla lisäksi muuttujat kursiivilla. Siirrä myös muuttujia 1,5 pikseliä alaspäin ja indeksejä 3 pikseliä alaspäin komennolla Muoto=>Fontti=>välilyönti valitsemalla kentältä Puolueellisuus vaihtoehto Alas ja osoittaa siirtymän koon (kuvio 6).

Riisi. 6. Offset-asetus

Varmista myös, että koko on valittu kaavaeditorissa Tavallinen ( tiimi Koko => Normaali) ja niin, että se vastaa 12 pikseliä (komento Koko=>Määritä kuva 7).

Riisi. 7. Säädä tavallisia kirjasinkokoja

Pöytäkatkoja

Monisivuisten taulukoiden kanssa työskennellessä joskus tapahtuu, että taulukko ei katkea arkin lopussa, vaan paljon aikaisemmin, jolloin vain kaksi kolmasosaa tai jopa kolmasosa sivusta on täytetty (tämä riippuu tietyn taulukon leveydestä rivi, jossa katkos tapahtuu). Taulukon myöhemmät rivit siirretään seuraavalle sivulle, vaikka ne mahtuisivatkin helposti edelliselle (kuva 8). Näin tapahtuu usein, kun taulukon soluja täytetään tavallisella kopioinnilla, kun tietojen mukana kopioidaan myös niiden muodot.

Riisi. 8. Esimerkki taulukosta, jossa rivinvaihdot eivät ulotu arkin loppuun

Syynä tähän ilmiöön on se, että taulukon solujen tekstissä kappaleasetukset olivat rikki. Muuttaaksesi tilannetta, valitse taulukko, avaa se valikosta Muoto tiimi Kappale=>Sijainti sivulla ja poista valintaruudut Älä riko kappaletta, Pysy keskittyneenä seuraavaan Ja Uudelta sivulta(Kuva 9) taulukko saa jälleen tavanomaisen muotonsa.

Riisi. 9. Kappaleen asetusten muuttaminen

Päivämäärä asiakirjassa

Useimmissa asiakirjoissa on oltava niiden luomispäivämäärä; Ei ole harvinaista luoda tai päivittää samantyyppisiä asiakirjoja päivittäin. Siksi on erittäin kätevää käyttää automaattista päivämäärän lisäystä: painat näppäinyhdistelmää Alt+Vaihto+D, ja nykyinen päivämäärä, joka päivitetään joka kerta kun asiakirja avataan, lisätään kohdistimen kohtaan. Mutta tämä menetelmä ei ole aina sopiva, koska päivämäärä lisätään perinteisessä muodossa dd.mm.gggg. Jos tämä muoto ei sovi sinulle, käytä komentoa Insert=>Field, valitse kenttä kenttäluettelosta Päivämäärä ja määritä haluamasi päivämäärämuoto (kuva 10).

Riisi. 10. Valitse päivämäärän muoto

Jos mikään päivämäärämuodoista ei esimerkiksi sovi sinulle, sinun täytyy esimerkiksi päivämäärän näkyvän asiakirjan ensimmäisellä rivillä ja viikonpäivän toisella rivillä (kuten kuvassa 11), sinun on löydettävä enemmän tai vähemmän samanlainen päivämäärämuoto ja muokkaa sitä. Tässä esimerkissä taulukon yläriville tulostetun päivämäärän kanssa ei ole ongelmia, koska tämä muoto on muotoluettelossa ja ongelmana on lisätä viikonpäivä - tämä kenttämuoto Päivämäärä ei ole olemassa. Muokkaa muotoa avaamalla valikosta Lisää tiimi Ala, määritä kenttä kenttäluettelossa Päivämäärä ja valitse alkuperäinen päivämäärämuoto, joka sisältää halutun viikonpäivän (kuva 12). Napsauta painiketta Kenttäkoodit ja muokkaa päivämäärän muotoa kentässä Kenttäkoodit, poistamalla tarpeettoman osan muodosta (kuva 13). Suorita toimenpide loppuun napsauttamalla painiketta OK, Tämän jälkeen joka kerta kun avaat asiakirjan, kuluva viikonpäivä tulostetaan.

Riisi. 11. Asiakirja, jossa on muokattu päivämääräkenttä

Riisi. 12. Alkuperäisen päivämäärämuodon valitseminen muokkausta varten

Riisi. 13. Päivämäärän muoto muokkauksen jälkeen

Etsi asiakirjoja

Voit etsiä tarvittavia asiakirjoja paitsi tavalliseen tapaan, eli komennolla Käynnistä=>Etsi=>Tiedostot ja kansiot, mutta myös suoraan Wordissa asiakirjoja avattaessa ja Wordissa haettaessa voit luottaa asiakirjojen tiettyihin ominaisuuksiin (asiakirjan otsikko, kirjoittaja, aihe, avainsanat, tiedostokoko, viimeisimmän päivityksen päivämäärä jne.) tai sanoihin, jotka löytyvät teksti.

Jos haluat etsiä asiakirjoja tekstistä sanan mukaan, valitse komento File=>Avaa ja napsauta painiketta Palvelu=>Etsi=>Normaali. Syötä hakusana, määritä hakualue (kuva 14), tiedostotyypit, joista olet kiinnostunut (kuva 15) ja napsauta painiketta löytö(Kuva 16).

Riisi. 14. Etsittävän alueen määrittäminen

Riisi. 15. Tiedostotyypin määrittäminen

Riisi. 16. Tulos haun asiakirjoista, joiden tekstissä tai otsikossa on sana "Internet".

Voit etsiä asiakirjoja niiden ominaisuuksien perusteella valitsemalla komennon File=>Avaa ja napsauta painiketta Työkalut=>Etsi=>Lisäasetukset. Oletetaan, että tietokoneessasi ei ole vain henkilökohtaisia ​​asiakirjojasi, vaan myös muiden tekijöiden tiedostoja, joiden kanssa työskentelet yhteisessä projektissa. Tässä tapauksessa kentällä Omaisuus ilmoittaa vaihtoehto Tekijä, kentällä Kunto vaihtoehto Sisältää(tämä on luotettavampi, koska yhdessä tapauksessa kirjoittaja voi kirjoittaa vain sukunimen, toisessa etu- ja sukunimen jne.), kenttään Merkitys kirjoita kirjoittajan sukunimi ja napsauta painiketta löytö(Kuva 17).

Riisi. 17. Etsi kaikki tietyn tekijän asiakirjat

On kuitenkin pidettävä mielessä, että asiakirjojen etsiminen niiden erityisten ominaisuuksien perusteella on järkevää vain, jos kaikki asiakirjojen kirjoittajat ovat ilmoittaneet nämä ominaisuudet - oletusarvoinen täyttövaihtoehto ei valitettavasti anna toivottua tulosta. Voit määrittää ominaisuudet jokaiselle asiakirjalle erikseen komennolla Tiedosto=>Ominaisuudet=>Asiakirja(Kuva 18). On kuitenkin epätodennäköistä, että kukaan kirjoittajista unohtaa tehdä tämän missä tahansa asiakirjassa, joten on parempi ottaa käyttöön tärkeiden dokumentin ominaisuuskenttien pakollinen täyttö, kun se tallennetaan ensimmäisen kerran. Voit tehdä tämän käyttämällä komentoa Työkalut=>Asetukset=>Tallennus ja valitse ruutu Kehote täyttää asiakirjan ominaisuudet(Kuva 19).

Riisi. 18. Asiakirjan ominaisuuksien täyttäminen

Riisi. 19. Dokumentin tärkeimpien ominaisuuksien pakollisen tallennuksen asettaminen

Voit etsiä dokumentteja niiden luomispäivämäärän mukaan ja määrittää tiettyjen päivämäärien lisäksi myös niiden välit tai luettelon, mikä tehdään lekseemejä käytettäessä JA tai TAI. Jotta kaikki asiakirjat, esimerkiksi vuodelta 2003, löytyvät kentältä Omaisuus ilmoittaa vaihtoehto Luomispäivämäärä, kentällä Kunto vaihtoehto Ei aikaisemmin, kentällä Merkitys syötä päivämäärä 1. tammikuuta 2003 ja napsauta painiketta Lisätä. Kirjoita sitten uudelleen kenttään Omaisuus vaihtoehto luomispäivämäärä, kentällä Kunto vaihtoehto Ei myöhemmin, kentällä Merkitys syötä päivämäärä 1. tammikuuta 2004, napsauta painiketta Lisätä, ja sitten painikkeella löytö kaikki vuoden 2003 asiakirjat löytyvät (kuva 20).

Riisi. 20. Tietyn ajanjakson aikana luotujen asiakirjojen haun määrittäminen

MS Excel

Värien määrittäminen arkkien tarroille

Arkkitarrat voivat olla monivärisiä; tämä on kätevää kirjoissa, joissa on suuri määrä arkkeja - sitten väri ja nimi ovat vastuussa arkkien tiedoista. Jos haluat määrittää tietyn värin yksittäisille arkeille, valitse ne, napsauta hiiren kakkospainikkeella ja valitse Etiketin väri ja valitse haluamasi väri.

Lisää nopeasti sarakkeita ja rivejä

Rivin tai sarakkeen lisääminen taulukkoon ei ole ollenkaan välttämätöntä: valitse sarake tai rivi, jonka eteen haluat lisätä, siirry kontekstivalikkoon ja valitse komento Lisää soluja. Voit painaa näppäinyhdistelmää Ctrl+Vaihto samanaikaisesti numeronäppäimistön "+" -merkin kanssa - tulos on sama.

Mutanttikolumnit

Oletusarvoisesti Excelin sarakkeet on merkitty latinalaisten aakkosten kirjaimilla ja rivit numeroilla. Jos taulukon uudelleen avaamisen jälkeen huomaat, että sarakkeet on numeroitu samalla tavalla kuin rivit (kuva 21), älä huolestu - tämä ei ole viruksen vaikutus. Käytä komentoa Työkalut=>Asetukset=>Yleiset ja poista valinta ruudusta R1C1 linkin tyyli(Kuva 22) kaikki loksahtaa paikoilleen.

Riisi. 21. Taulukko numeroiduilla sarakkeilla

Riisi. 22. Palaa vakiosarakkeiden nimityksiin

Nopeuta tulostusta

Jos sinun on tulostettava suuri määrä taulukoita ja aika on rajallinen, voit nopeuttaa prosessia mustavalkotulostimella tulostettaessa luopumalla väristä (tulostus mustavalkotilassa). Mustavalkoiset tulostimet näyttävät värit harmaan sävyinä, ja sävyn sovittaminen tiettyyn väriin vie aikaa. Kun tulostetaan mustavalkoisena, värillinen teksti ja kehykset näkyvät mustina harmaasävyjen sijaan, mikä säästää aikaa. Voit määrittää mustavalkotulostuksen siirtymällä valikkoon Tiedosto tiimi Sivun asetukset=>Arkki ja ryhmässä Tiiviste Valitse ruutu Mustavalkoinen(Kuva 23).

Riisi. 23. Tulostuksen asettaminen mustavalkotilaan

Voit myös tulostaa ilman ruudukkoviivoja, jolloin suurempia arkkeja tulostetaan nopeammin. Voit tehdä tämän käyttämällä komentoa File=>Page Setup=>Sheet ja poista valinta Netto ( riisi. 24).

Riisi. 24. Ruudukon tulostus epäonnistui

Murtolukujen syöttäminen

Oletusarvoisesti Excel syöttää murto-osia sen mukaan, miten se on asetettu Windowsin asetuksissa: Ohjauspaneeli=>Kieli ja standardit=>Numerot. Toisin sanoen, jos Windowsissa käytetään pilkkua murtolukujen syöttämiseen, niin Excelissä ne syötetään pilkulla erotettuina. Käytännössä voi kuitenkin käydä toisin. Esimerkiksi tietokoneissa, joissa on paljon käyttäjiä, erityisesti oppilaitoksissa, joissa ohjelma-asetukset muuttuvat mitä arvaamattomimmin. Jos syöttäessäsi pilkulla erotettua murtolukua näet näytöllä pisteellä erotetun luvun ja olet jo tarkistanut, että Windowsin asetukset sallivat syöttämisen pilkulla erotettuna, käytä komentoa Palvelu\Asetukset\Kansainvälinen ja korosta valintaruutu Käytä järjestelmän erottimia(Kuva 25).

Riisi. 25. Palaa järjestelmän erottimiin

Edustus

Kun viimeistelet taulukon ulkoasun ja valmistelet sitä tulostusta varten, joudut usein toistuvasti muuttamaan muotoilu- ja tulostusominaisuuksia. Yleensä tällaisissa tapauksissa arkkeja kopioidaan ja niiden näytön ja tulostuksen ominaisuuksia muutetaan. On kuitenkin kätevämpää luoda erilaisia ​​taulukkonäkymiä, jotka mahdollistavat tietojen tarkastelun eri tiloissa eikä vaadi erillisten arkkien luomista.

Ennen näkymän luomista kirja on räätälöitävä kokonaan: sille on annettava haluttu ulkonäkö ja sille on asetettava kaikki tarvittavat tulostusasetukset. Kun tulostusasetukset syötetään näkymään, se sisältää automaattisesti tietyt tulostusalueet kullekin arkille tai koko arkille, jos sille ei ole määritetty tulostusaluetta.

Valikkonäkymän luominen Näytä valitse joukkue Edustus, painaa nappia Lisätä ja kentällä Nimi syötä näkymän nimi (kuva 26). Tässä tapauksessa on parempi sisällyttää aktiivisen taulukon nimi näkymän nimeen, jotta haluttu näkymä on helpompi löytää tulevaisuudessa.

Riisi. 26. Näkymän luominen

Jos haluat palata johonkin aiemmin luoduista näkymistä, jos haluat esimerkiksi tulostaa arkin, käytä komentoa View=>Näkymät ja kentällä Erilaisia valitse tulostusnäkymä (kuva 27) ja napsauta sitten -painiketta Käytä ja napsauta painiketta Tiiviste Arkki tulostetaan mustavalkoisena.

Riisi. 27. Halutun näkymän valitseminen

Välisummat

Melko usein joudut käsittelemään suuria luetteloita, jotka sisältävät useita soluarvoja, jotka on laskettava välisummille. Excel voi automaattisesti laskea sekä väli- että loppusummat mille tahansa luettelolle. Yleensä tämä tehdään lajittelemalla ensin komennolla Data=>Lajittelu(ryhmitelläksesi rivit, joiden perusteella sinun on tehtävä yhteenveto), laske sitten kokonaissummat ja lisää sitten rivit välisummille ja laske ne (kuva 28).

Riisi. 28. Välisummien laskeminen

Tämä prosessi vie paljon aikaa, koska taulukkokoko on huomattava ja alueita, joille on laskettava välisummat, suuri määrä. Työn nopeuttamiseksi voit ensin valita yksilöllisen luettelon, jonka jokaiselle arvolle sinun on määritettävä välisumma, ja vasta sitten laskea itse kokonaissummat. Voit luoda yksilöllisen luettelon valitsemalla haluamasi sarakkeen tai rivin ja käyttämällä komentoa Data=>Suodatin=>Edistynyt suodatin. Aseta ryhmäkytkin Hoito Sijoita , määritä solualue, johon haluat sijoittaa tuloksen, ja ota vaihtoehto käyttöön Vain ainutlaatuiset merkinnät(Kuvat 29, 30). Tällaisen suodatuksen seurauksena kaikki alkuperäisen luettelon yksilölliset objektit näkyvät taulukon määritetyllä alueella.

Riisi. 29. Lisäsuodattimen komentoikkuna

Riisi. 30. Yksilöllisen luettelon luomisen tulos

Käytä tämän jälkeen toimintoa SUMMA(väli, ehto, summa_alue), joka summaa tietyn kriteerin täyttävät solut. Alue on solualue, joka on tarkistettava, jotta voidaan nähdä, täyttävätkö ne kriteerit; kriteeri - luvun, lausekkeen tai tekstin muodossa oleva kriteeri, joka määrittelee summattavat solut; summausalue - summatut solut (kuva 31).

Riisi. 31. Välisumman laskeminen jokaiselle yksilöllisen luettelon arvolle

Päällekkäisten rivien poistaminen

Kuvittele, että sinulla on puhelinluettelotaulukko (sanakirja jne.), joka koostuu kahdesta sarakkeesta ja valtavasta määrästä rivejä. Ensimmäiseen sarakkeeseen syötetään esimerkiksi asiakkaiden sukunimet ja toiseen - heidän puhelinnumeronsa, kun taas rivit voidaan toistaa (kuva 32). Tavoitteena on poistaa kaikki päällekkäiset rivit. Ensimmäinen mieleen tuleva ratkaisu on lajitella taulukko ensimmäisen sarakkeen mukaan komennolla Data=>Lajittelu ja poista päällekkäiset rivit manuaalisesti.

Riisi. 32. Lähdetaulukko

Jos taulukko on erittäin suuri, voit saavuttaa saman tuloksen nopeammin, vaikkakin monimutkaisemmalla tavalla. Valitse ensin yksilöllinen luettelo puhelimista komennolla Data=>Suodatin=>Edistynyt suodatin asettamalla ryhmäkytkin Hoito asentoon Kopioi tulos toiseen paikkaan, määrittämällä solualueen, johon haluat sijoittaa tuloksen, ja ottamalla vaihtoehdon käyttöön Vain ainutlaatuiset merkinnät(Kuva 33).

Riisi. 33. Tulos yksilöllisen puhelinluettelon luomisesta

Nyt sinun on käytettävä toimintoa VHAKU(hakuarvo, taulukko, sarakkeen_numero, tosi tai epätosi arvo), jossa hakuarvo on arvo, joka pitäisi löytyä taulukon ensimmäisestä sarakkeesta; taulukkotaulukko tiedoilla, joista tietoja haetaan; sarakkeen numero tietotaulukon sarakkeen numero, josta vastaava arvo pitäisi löytää. Koska funktio toimii siten, että halutun arvon etsiminen on mahdollista vain ensimmäisestä sarakkeesta, sinun on vaihdettava sarakkeita "KOKO NIMI" Ja "Puhelin", ja syötä sitten sarakkeeseen D kaava VLOOKUP-funktiolla (kuva 34). Tämän kaavan avulla ohjelma ottaa seuraavan arvon sarakkeesta C, etsii sen sarakkeesta A ja palauttaa sitten arvon sarakkeesta B, joka sijaitsee löydetyllä rivillä. Tämän jälkeen ei ole enää jäljellä kuin tehdä kopio sarakkeesta D käyttämällä paste special -toimintoa, jotta solut eivät sisällä kaavoja, vaan arvoja (komento Liitä=>Liitä erikois=>Arvot kuva 35) ja poista tarpeettomiksi tulleet sarakkeet A, B ja D.

Riisi. 34. VLOOKUP-funktiota käyttävien laskelmien tulos

Riisi. 35. Taulukon ulkonäkö Paste Specialin levittämisen jälkeen

MS PowerPoint

Diat tiedostoista

Kun valmistelet esitystäsi, voit käyttää valmiiksi luotuja Word-asiakirjoja ja dioja muista esityksistä.

Ensimmäisessä tapauksessa, jos puhumme uuden esityksen luomisesta, avaa Word-asiakirja ja käytä komentoa Tiedosto=>Lähetä=>Microsoft PowerPoint Tämän seurauksena luodaan uusi esitys tiedoston tekstistä. Jos sinun on lisättävä tekstiä Word-asiakirjasta olemassa olevaan esitykseen, avaa esitys PowerPointissa ja napsauta välilehteä Rakenne(Kuva 36). Määritä diakuvake, jonka taakse haluat uuden tekstin sisältävän dian näkyvän. valikossa Lisää valitse joukkue Liukua rakenteesta ja ilmoittaa vaadittava asiakirja. Muista, että esitykseen lisättävä teksti perustuu asiakirjan otsikoiden tyyliin, ja voit käyttää tekstiä vain *.doc-, *.rtf- tai *.txt-muodossa olevista tiedostoista.

Riisi. 36. Rakenne-välilehti

Jos haluat lisätä dian toisesta esityksestä avoimeen esitykseen, valitse Lisää-valikosta komento Diat tiedostoista, määritä lisättävä esitys ja dia (kuva 37) ja napsauta painiketta Lisää. Jos haluat lisätä kaikki diat, napsauta -painiketta Liitä kaikki.

Riisi. 37. Lisättävän dian valitseminen

Monimutkainen numerointi

Sivunumerointi dioissa tehdään lisäämällä sivunumero alatunnisteeseen komennolla View=>Ylä- ja alatunniste, joka avaa Ylä- ja alatunniste -ikkunan, jossa sinun on otettava valintaruutu käyttöön alatunniste(Kuva 38) ja napsauta painiketta Koskee kaikkia. Huomaa, että piilotetut diat lasketaan edelleen numerointiin. Tämän välttämiseksi voit sijoittaa kaikki piilotetut diat esityksen loppuun - ja sitten kaikki näytettävät diat numeroidaan järjestyksessä.

Riisi. 38. Alatunnisteen lisääminen

Luonnollisesti dian sivut on numeroitu järjestyksessä. Jos sinun on aloitettava sivunumerointi uudelleen saman esityksen eri paikoissa (tämä saattaa olla tarpeen, jos esityksesi on vielä kehitteillä ja koostuu useista erillisistä diasarjoista), et valitettavasti voi tehdä tätä yksi esitys. Ongelman ratkaisemiseksi sinun on luotava eri esitykset jokaiselle diasarjalle ja linkitettävä ne yhteen hyperlinkeillä.

Esitysmalli

Jos esityksiä pidetään usein, on suositeltavaa käyttää aikaa epätyypillisen esitysmallin huolelliseen valmisteluun - nykyään tämä ei ole yhtä tärkeä kuin esimerkiksi kirjelomake liikekirjeille. Malli sisältää organisaation logon jne. elementtejä, jotka toistetaan automaattisesti kaikissa luoduissa esitysdioissa. Lisäksi malli määrittää objektien muodon, mitat ja suhteellisen sijainnin, käytetyt fontit, taustan ja muut esityselementtien suunnitteluparametrit.

Mallin kehitys alkaa uuden esityksen luomisella tiimin kautta File=>Luo. Valitse sitten dian suunnittelumalli oletusmallien luettelosta. Ennen kuin muutat suunnittelumallia suunnitellun suunnitelman mukaisesti, valikossa Näytä valitse joukkue Näyte => Dianäyte. Tee kantadioissa muutokset, jotka haluat näkyvän jokaisessa luomassasi uudessa esityksessä. Ensinnäkin muuta ulkoasua ja määritä fontit (kuva 39), lisää seuraavassa vaiheessa logo (kuva 40) ja kun kaikki muutokset on tehty työkalupalkkiin Näyte napsauta painiketta Sulje ohjattu toimintonäkymä.

Riisi. 39. Tulos esitysmallin pääelementtien mukauttamisesta

Riisi. 40. Dian ulkonäkö logon lisäämisen jälkeen

Tallenna esitys mallina komennolla Tiedosto=>Tallenna nimellä, määritä vaihtoehto tiedostotyypiksi Esitysmalli ja syötä mallin nimi (kuva 41).

Riisi. 41. Esitysmallin tallentaminen

Jos haluat käyttää mallia esityksen luomisessa, napsauta painiketta Dian valmistaja, klikkaa linkkiä Arvostelu dian oikeassa alakulmassa ja määritä luomasi esitysmalli.

Luotu malli voidaan lisätä malliluetteloon Automaattisen sisällön ohjatussa toiminnossa. Voit tehdä tämän valikossa Tiedosto valitse joukkue Luoda. Alueella Luoda klikkaa linkkiä Automaattinen sisällön ohjattu toiminto, painaa nappia Edelleen. Valitse sitten luokka, johon haluat sijoittaa mallin, ja napsauta painiketta Lisätä ja määritä lisättävä esitysmalli (kuva 42).

Riisi. 42. Tulos mallin lisäämisestä ohjatun automaattisen sisällön toiminnon luetteloon

Useita suunnitteluvaihtoehtoja yhdessä esityksessä

Kun suunnittelet esityksen yksittäisiä dioja, voit käyttää useita malleja. Tee tämä valitsemalla tietyt diat, napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella haluamaasi mallia ja valitsemalla vaihtoehto Käytä valittuihin dioihin. Jos tämä komento ei ole käytettävissä, käytä komentoa Työkalut=>Asetukset=>Muokkaa ja alueella Uusien ominaisuuksien poistaminen käytöstä poista valinta ruudusta Useita näytteitä(Kuva 43).

Jos käytät esitysdiojen suunnittelussa luomiasi malleja oletusmallien sijaan, uusi malli tietylle dialle asennetaan automaattisesti, kun napsautat Selaa-linkkiä ja valitset aiemmin luomasi esitysmallin, ellei Tietenkin asetat kiellon käyttää erilaisia ​​suunnitteluvaihtoehtoja

Riisi. 44. Automaattisen oikeinkirjoituksen tarkistuksen määrittäminen

Datatiedoston käyttäminen yhteystietojen viemiseen

Kaikki luodut viestit, tapaamiset, tehtävät ja päiväkirjamerkinnät tallennetaan datatiedostoon paikalliselle tietokoneellesi. Tätä tiedostoa kutsutaan henkilökohtaisten kansioiden tiedostoksi ja sillä on PST-tunniste. Kun asennat järjestelmän uudelleen, tämä tiedosto on helppo tallentaa erilliseen kansioon kiintolevylle tai CD-levylle ja liittää se sitten uudelleen.

Lisäksi PST-tiedoston avulla voit käyttää tietoja, kuten yhteystietoja, toiselta tietokoneelta tai jakaa ne muiden kanssa. Voit tehdä tämän viemällä tiedot PST-tiedostoon ohjatun tuonti- ja vientitoiminnon avulla. Avaa valikossa Tiedosto tiimi Tuonti ja vienti, valitse vaihtoehto toiminnoksi Vie tiedostoon, ja osoita seuraavassa ikkunassa, että sinun on luotava PST-tiedosto (kuva 45). Valitse seuraavaksi kansio Yhteystiedot ja määrittää tiedoston tallennuksen ominaisuudet (kuva 46). Napsauta painiketta Valmis, ja sitten yhteystietosi tallennetaan levylle määrittämääsi kansioon, joka voidaan helposti yhdistää toiseen tietokoneeseen käyttämällä samaa tuonti- ja vientitoimintoa. PST-tiedoston yhdistäminen yhteystietoihin ei eroa tavallisen PST-tiedoston yhdistämisestä. Jotta tiedoston sijainti ei unohdu, on parempi lisätä se välittömästi Outlook-datatiedostojen luetteloon. Voit tehdä tämän käyttämällä komentoa Tiedosto=>Tiedostojen käsittely, napsauta painiketta Lisätä ja osoita luotua PST-tiedostoa. Tämän seurauksena datatiedostoluettelossa näkyy henkilökohtaisten kansioiden lisäksi myös yhteystiedoilla luomasi tiedosto (kuva 47).

Riisi. 45. Luotavan tiedoston tyypin määrittäminen

Riisi. 46. ​​Ehtojen määrittäminen tallennetulle tiedostolle

Riisi. 47. Outlookin datatiedostot

Työajan suunnittelu

Lopputulos riippuu siitä, kuinka hyvin työ on suunniteltu. Outlook auttaa jossain määrin järjestämään tehtävälistaa, mutta se vain muistuttaa, että on aika aloittaa tietyn tehtävän suorittaminen ja että se on jo myöhässä; Lisäksi Outlook voi siirtää tehtävän toiselle työntekijälle ja antaa sinun seurata sen valmistumista. Ja tämä yleisesti ottaen kuluttaa Outlookin valmiudet käsitellä tehtäviä.

On kuitenkin erittäin tärkeää paitsi hahmotella useita tehtäviä, myös suunnitella ne niin, että kaikki voidaan tehdä ajallaan ja suunnittelu on mahdollisimman automatisoitua. Sinun on tiedettävä, milloin saat tietyn tehtävän valmiiksi, onko se periaatteessa mahdollista suorittaa määräaikaan mennessä ja milloin on paras aika aloittaa tehtävän suorittaminen, jotta se valmistuu ajoissa.

On hyvä, että pystyt arvioimaan etukäteen, kuinka realistinen suunnitelmasi on (riippuen työviikkosi luonteesta, lounastauoista, sovituista tapaamisista jne.). Lisäksi tehtävien pitäisi automaattisesti siirtyä kalenteriin, ja kalenterin tilan pitäisi päivittyä automaattisesti, kun tehtäviä ajoitetaan uudelleen. Microsoft Outlook 2002/XP Taskline -laajennus voi tehdä kaiken tämän ( http://www.taskline.info/MAPI/TasklineSetup.exe, shareware, 1,2 MB) ResultsWare Limitediltä, ​​joka on kätevä ja helppokäyttöinen tehtävänhallinta, jonka avulla voit luoda aikataulusi optimaalisesti.

Ennen kuin aloitat laajennuksen käytön, sinun on määritettävä se työpäiväsi erityispiirteiden mukaisesti. Voit tehdä tämän napsauttamalla painiketta Tehtävälinja, siirry välilehdelle Työviikko ja ilmoittaa viikon työpäivät, työpäivän alku ja loppu sekä kaikki käytettävissä olevat tauot (lounas, tekninen tauko jne.) - kuva 48.

Riisi. 48. Työaikataulun laatiminen

Sitten hahmottele tulevat tehtäväsi tulevina päivinä. Huomaa, että lisävälilehti tulee näkyviin tehtävän luontiikkunaan laajennuksen asentamisen jälkeen Tehtävälinja, johon sinun on ilmoitettava työn arvioitu kesto, ja jos työ on jo alkanut, niin siihen käytetty aika ja valmistumisprosentti (kuvat 49, 50).

Riisi. 49. Luo tehtävä

Riisi. 50. Luettelo tulevalle viikolle suunnitelluista tehtävistä

Tämän jälkeen voit aloittaa laajennuksen testaamisen. Voit tehdä tämän napsauttamalla painiketta Tehtävälinja, siirry välilehdelle Tehtävät, määritä aloitusaika (kuva 51) ja paina -painiketta OK. Laajennuksen tuloksena on lyhyt raportti suunniteltujen tehtävien määrästä, niiden valmistumisajasta ja valmistumispäivistä (kuva 52). Samalla ohjelma sijoittaa tehtävät optimaalisesti kalenteriin - tämä ottaa huomioon sekä kaikki työtauot että kokoukset, kokoukset jne. aikataulussa (kuva 53).

Riisi. 51. Analyysin alkamisajan ja tehtäväjaon määrittäminen

Riisi. 52. Tehtävälinjan johtopäätös suunniteltujen tehtävien luettelosta (tässä tapauksessa kaikki suunniteltu valmistuu ajallaan)

Riisi. 53. Tulos tehtävien jakamisesta kalenterissa