On mõeldamatu ette kujutada ühegi organisatsiooni tööd ilma ärikommunikatsioonita. Korralikult üles ehitatud suhtlus töötajate vahel võimaldab lahendada antud ülesandeid sujuvalt ja kiiresti.

Organisatsioonides on mitut tüüpi koosolekuid ning igal neist on oma eripärad ja eesmärgid. Nende nüansside tundmine aitab hõlbustada ärilisi arutelusid. See artikkel räägib teile koosolekute tüüpidest, aitab teil mõista, miks neid peetakse ja kuidas neid kontoritöös salvestatakse.

Ärikohtumiste eesmärgid

Igat tüüpi kontorikoosolekud võimaldavad näha organisatsioonis toimuvast olukorrast terviklikku pilti ning teha kindlaks selle tugevad ja nõrgad küljed. Väärib märkimist, et selles ärisuhtlusvormingus osalemisel toimub ettevõtte või ettevõtte kiire kasv.

Ülesanded

Igat tüüpi koosolekute jaoks võib eristada järgmisi ülesandeid:

• aktuaalsete probleemide ja küsimuste lahendamine;
• osakondade tegevuse integreerimine vastavalt ettevõtte strateegilisele eesmärgile;
• ettevõtte ja selle üksikute struktuuriüksuste tegevuse hindamine;
• ettevõtte poliitika hoidmine ja arendamine.

Selleks, et mõista, millises vormingus sellist äriüritust korraldada, peate otsustama, milline ülaltoodud ülesannetest sellele vastab, ja alles pärast seda saate aru, millisesse klassifikatsiooni see kuulub.

Tüübid ja klassifikatsioon

Koosolek kui ärisuhtluse liik võib võtta erinevaid vorme, mis määravad selle teema ja kohalviibivate ametnike nimekirja.

Esile tuleks tuua koosolekute peamine klassifikatsioon:

1. Liikmelisuse piirkond. Siin saab eristada selliseid koosolekutüüpe nagu administratiivsed (mis hõlmavad probleemsete küsimuste arutamist), teaduslikke (seminarid ja konverentsid, mille eesmärk on arutada aktuaalseid teadusküsimusi), poliitilisi (kaasa arvatud mis tahes erakondade ja liikumiste liikmete kohtumine). ) ja segatüüpi.
2. Kaal. Siin eristatakse rahvusvahelisi, kuhu on kaasatud teiste riikide spetsialiste või välispartnereid, riiklikke, piirkondlikke ja linnalisi.
3. Regulaarsus. Mis tahes formaadis võivad koosolekud olla pidevad või perioodilised.
4. Olenevalt asukohast – kohalik või reisiv.

Ja ka igat tüüpi koosolekuid saab jagada järgmiselt:

1. Juhendav, sätestades käskkirjavormingu, kus kõrgem juht edastab teabe otse oma alluvatele, mis seejärel hajutatakse ja edastatakse mööda võimu vertikaali. Enamasti edastatakse sellise ärisuhtluse käigus peadirektori korraldusi, mis võivad oluliselt mõjutada ettevõtte edenemist ning need võivad olla ka käitumisnormid või olulised uuendused.
2. Töökorras (juhtruumid). Seda tüüpi koosolekute eesmärk on saada teavet organisatsiooni või ettevõtte olukorra kohta. Info liikumine on sel juhul suunatud madalamatelt alluvatelt osakonnajuhatajate või peadirektori juurde. Peamiselt operatiivkoosolekutel arutatakse teekaartide elluviimist, kavandatavaid tegevusi, strateegilisi ja tegevuskavasid. Oluline erinevus operatiiv (dispetšeri) koosoleku ja kõigi teiste vahel on see, et neid peetakse regulaarselt ja neil on pidev osalejate nimekiri. Samuti väärib märkimist, et koosoleku ajal ei pruugi päevakorda olla.
3. Probleemne. Selline koosolek kutsutakse kokku juhul, kui on tungiv vajadus teha otsus ülesannete lühikese aja jooksul täitmiseks või ettevõtte jaoks tekkinud globaalse probleemi lahendamiseks.

Lisaks kõigele eelnevale võib eraldi välja tuua ühe populaarseima tootmiskoosoleku liigi – planeerimiskoosoleku. Reeglina toimub selline üritus iga päev või kord nädalas, kus on kohal osakonnajuhataja ja otsesed esinejad, kes saavad päeva ülesanded ja arutavad nende elluviimise edenemist.

Ettevõtte personali koosoleku teemaks võivad olla kõik ettevõtte tegevuse käigus esile kerkivad küsimused, samuti võib arutelu pühendada muutustele väliskeskkonnas, milles konkreetne organisatsioon tegutseb.

Koosoleku korraldamine

Igat tüüpi koosolekud, olenemata selle vormingust, nõuavad selleks hoolikat ettevalmistust, kuna selle tõhusus sõltub sellest hetkest. Esialgu on vaja kindlaks määrata järgmised punktid:

• sihtmärk;
• arutatud küsimused;
• töötajatele ülesannete seadmine (funktsionaalsuse ja alluvuse alusel);
• ülesande täitmise etapid.

Tänapäeval viiakse enamik koosolekuid läbi väga keskpäraselt, mille tõttu kaob nende tähendus ja määratud ülesanded võidakse täita halvasti. Seetõttu on äärmiselt oluline mõelda selliste ärikohtumiste kogu käik läbi ja struktureerida töine arutelu nii, et see ei võtaks lihtsalt aega, vaid saaks meeskonnalt vastureaktsiooni.

Koosolekute pidamine

Tuleb märkida, et suured ettevõtted ja organisatsioonid, kes soovivad võita teatud turuosa ja arendada oma ettevõtet suure kasumi teenimiseks, panustavad suure panuse oluliste küsimuste arutamisele koosolekute kaudu. Edukate juhtide praktika põhjal saame koosolekuks valmistumiseks sõnastada järgmised reeglid:

Esiteks määratakse osalejate nimekiri. Peaksite selgelt aru saama, keda koosolekule kutsuda ja millist rolli ta selles mängib. Tihti juhtub, et kutsutud ei pruugi probleemist aru saada ja kutsutakse "igaks juhuks", kuid hetkel võiksid nad oma ametikohustusi täita ja aega mitte raisata.

Tähtis on päevakava koostamine. Kui koosolek on planeeritud, siis koostatakse eelnevalt päevakord, kus on märgitud arutlusele tulevad küsimused ja ka põhiesinejad. Oluline on meeles pidada, et see dokument tuleb saata teabe koostamise eest vastutavatele isikutele ja kohalviibijatele, et kõik osalejad saaksid koostada aruandeid, ettepanekuid ja lisaküsimusi. Vajadusel saab päevakorda korrigeerida.

Koosolekul tuleks esiplaanile tuua peamised ja strateegilised küsimused. Selliste küsimuste kõnelejateks peavad tingimata olema isikud (osakondade, sektsioonide, töökodade juhid), kes vastutavad isiklikult ettevõtte mis tahes strateegilise tegevuse elluviimise eest.

Olulised punktid

Oluline on meeles pidada, et igal koosolekul on kaks peamist etappi - selleks valmistumine ja selle läbiviimine. Esimene etapp hõlmab ärikogunemise pidamise asjakohasuse määramist, ülesannete, põhi- ja kõrvaleesmärkide kindlaksmääramist, osalejate ja esinejate nimekirja koostamist, aruannete, ettekannete ja ettekande koostamist vastavalt teemale või eelnevalt kindlaks määratud päevakavale. Teine etapp hõlmab kohtumise varem kavandatud käigu elluviimist, aruannete kuulamist ning jooksvate ja strateegiliste küsimuste arutamist.

Kui sellise ärisuhtluse käigus on vaja otsustada, mida töötajad peaksid tegema ja kellele, siis saame eristada kolmandat etappi – otsustamist. Üldjuhul teeb otsused koosolekut juhtiv juhataja oma äranägemise alusel või arutelu või kollektiivse hääletamise teel.

Näide koosolekuplaanist

Kui tal on selgelt määratletud plaan, saab iga juht koosolekut tõhusalt ja tulemuslikult läbi viia, mis võimaldab tal saada töötajatelt tagasisidet ja seada neile õiged ülesanded. See plaan võib sisaldada järgmisi aspekte:

• teatud ajaperioodi (kvartal, nädal, poolaasta, kuu) aruannete kuulamine ja tulemuste summeerimine;
• ettevõtte jaoks oluliste päevakajaliste küsimuste kajastamine;
• ettepanekute kuulamine probleemide kõrvaldamiseks (ajurünnak);
• pakutavate võimaluste hindamine ja nende rakendamise arutelu;
• optsioonide kogumine;
• ühe või teise variandi vastuvõtmise poolt hääletamine;
• piiride määratlemine probleemide lahendamisel (vastutajate, tähtaegade, meetodite ja meetodite määramine).

Logimine

Enamik koosolekutüüpe tuleb fikseerida paberil (dokumendil), mida nimetatakse protokollideks. Sellise dokumentatsiooni säilitamine võimaldab tehtud otsuseid seadustada. Ja ka tänu protokollile saate alati jälgida tegevuste edenemist ja määratud ülesannete täitmata jätmise korral määrata, kes selle eest vastutab.

Koosoleku viib tavaliselt läbi selle juhi sekretär, kes on koosoleku juhataja. Kuid sageli saavad seda funktsiooni täita ka teised töötajad.

Sekretäri ülesanded ja ülesanded

Enne ärikohtumiste algust peab sekretär tutvuma kutsutute nimekirjaga ja arutatavate küsimuste loeteluga. Tasub aga tähele panna, et kui koosolek toimub regulaarselt, siis just see ametnik kogub kokku kogu dokumentatsiooni (nimekirjad, plaanid, päevakord jne) ja aitab juhil koosolekuks valmistuda.

Esialgu ja vajadusel võib sekretär paluda ilmunud isikutel täita registreerimisleht, kuhu märgitakse nende täisnimed. ja positsioon. Seda läheb vaja protokolli koostamisel. Järgmisena teeb sekretär teatavaks päevakorra, mis tähistab koosoleku algust. Lisaks, kui kohalolijad hakkavad küsimusi arutama, registreerib sekretär selle sündmuse edenemise. Koosoleku lõpus koostab see ametnik protokollist valmis versiooni, allkirjastab selle koos esimehega ja saadab kõigile asjaosalistele.

Koostamisel on äärmiselt oluline, et sekretär pööraks nõuetekohast tähelepanu koosoleku protokolli välimusele. See peab sisaldama päist, asukohta, kohalolijate nimekirja, arutatud küsimusi ja tehtud otsuseid.

Järeldus

Ülaltoodud teabest selgub, et koosolekute pidamine ettevõtetes on äärmiselt oluline. Alati tasub aga meeles pidada, et info kajastamisel, ülesannete püstitamisel ja nende kvaliteetsel teostamisel kannab endas üle 50% edu võtmest sellisteks sündmusteks kvaliteetne ettevalmistus.

Kaasaegne äri on võimatu ilma erinevate läbirääkimisteta. Ärikohtumised on juhtkonnal võimalus edastada põhieesmärgid ja -eesmärgid korraga kõikidele struktuuriüksustele, saada tagasisidet ning saadud andmete põhjal korrigeerida ettevõtte tegevuskava.

Koosolekud on omamoodi ärijuhtimise tööriist, mis peab pidevalt hindama tulemuslikkust ja analüüsima saavutatud tulemusi.

Ärisuhtlus, ärivestlused, koosolekud, läbirääkimised, arutelud: ärisuhtluse vormina

Ärisuhtlust tuleks eristada tavalisest suhtlusest, kuna esimene taotleb kindlat eesmärki ja omab ranget käitumiseetikat, teisel aga ei pruugi olla alust ega põhjust.

Ärisuhtluse vorme on palju, peamised on järgmised:

• ärivestlused – kujutavad endast teabevahetust (või ühesuunalist edastamist) ettevõtte toimimise konkreetsete küsimuste kohta. See võib olla otsene või kaudne suhtlus (kasutades Interneti-tehnoloogiaid, telefoni). Seda tüüpi suhtlus hõlmab selle jätkamist läbirääkimiste või koosolekute vormis;
• koosolekud on suurem suhtlusvorm, kuhu reeglina kaasatakse ettevõtte töötajad (enamasti struktuuriüksuste juhid), et lahendada ettevõtluse arendamise strateegilisi küsimusi;
• läbirääkimised - omavad kindlat eesmärki ja on suunatud oluliste küsimuste arutamisele, kokkulepete, lepingute sõlmimisele, mõlema poole jaoks oluliste dokumentide allkirjastamisele;
• arutelud - avatud arutelu ettevõtte olulistel teemadel, mille peamiseks tööriistaks on “ajurünnak” (ideede genereerimine kõigi osapoolte poolt), mille tulemusena võivad tekkida ebastandardsed lähenemised probleemide lahendamisele.

Lisaks loetletud vormidele on neid terve rida: äriintervjuud, vaidlused, koosolekud, kirjavahetus, esitlused, konverentsid. Neil kõigil on oma spetsiifika, kuid nad järgivad samu ärieetika reegleid.

Ärikohtumised: ülesanded, eesmärgid, teemad

Ärikohtumisi peetakse selleks, et välja töötada konkreetne lahendus pakilisele probleemile või ülesandele. Lisaks saavad osakonna töötajad koosolekutel jagada juhtkonnaga ideid võimalike lahenduste kohta mis tahes probleemidele. See suhtlusvorm võimaldab teil igakülgselt näha olukorda ettevõttes, selle nõrkusi ja tugevusi, aitab kaasa uute inimeste sisenemisele meeskonda, nende tutvumisele ettevõtte kultuuri ja organisatsioonis vastuvõetud normidega.

Kohtumiste peamised eesmärgid ja eesmärgid on:

• ettevõtte poliitika säilitamine, selle arendamine ja teavitamine kõigi töötajatega;
• kõigi talituste ja osakondade tegevuse integreerimine vastavalt ettevõtte strateegilisele eesmärgile;
• uute ülesannete väljaselgitamine ja juba teostatud kampaaniate tulemuslikkuse hindamine;
• esilekerkivate probleemide lahendamine.

Koosolekutel esinevad teemad võivad olla täiesti erinevad.

Venemaa praktikas on tavaks pidada planeerimiskoosolekuid vähemalt kord nädalas. Seega annavad osakonnajuhatajad aru nädala jooksul tehtud töödest ja seavad plaane järgmiseks (või saavad ülesanded, mida eeloleval töönädalal ellu viia).

Plaanivälise koosoleku põhjuseks või teemaks võivad olla mitmed probleemid, mis kerkivad esile seoses dünaamilise ja muutuva väliskeskkonnaga, milles ettevõtted peavad tegutsema.

Ärikohtumiste liigid, liigid ja klassifikatsioon

Ärikohtumised võivad erineda nii vormi, teema kui ka kohalviibijate poolest.

Nende peamine klassifikatsioon on esitatud allpool:

• kindlasse valdkonda kuulumise järgi: administratiivsed koosolekud (probleemsete küsimuste lahendamiseks), teaduslikud (konverentsid, sümpoosionid, seminarid, mida korraldatakse ja viiakse läbi teadusvaldkonna aktuaalsete probleemide lahendamiseks), poliitilised (teatud poliitiliste liikumiste liikmete kongressid ja koosolekud) ja segatud. tüübid;
• mastaabi ja osalejate arvu järgi: rahvusvaheline (kaasates välispartnereid, spetsialiste, teatud valdkonna eksperte), riiklik, piirkondlik, linn;
• ürituse toimumise kohas: väljaspool kohapeal toimuvad ja kohalikud kohtumised;
• vastavalt toimumise regulaarsusele: perioodilised, alalised koosolekud.

Lisaks esitatud klassifikatsioonile saab koosolekuid jagada probleemipõhisteks, operatiivseteks ja õpetlikeks.

Probleemkohtumiste eesmärk on leida probleemidele lühikese aja jooksul optimaalsed lahendused.

Operatiivsed (või neid nimetatakse ka juhtimisruumideks) on suunatud andmete hankimisele ettevõtte hetkeolukorra kohta. Kogu alluvatelt saadud teabe koguvad osakonnajuhatajad ja edastavad need seejärel organisatsiooni tegevjuhile. Need on andmed selle kohta, kuivõrd plaanid ellu viidi, eesmärgid saavutati ja ülesandeid lahendati. Peamine erinevus selliste koosolekute ja kõigi teiste vahel on nende regulaarsus, osalejate nimekirja püsivus ja koosoleku päevakorra (st selle detailplaneeringu) võimalik puudumine.

Õppekoosolekutel on erinevalt juhtimisruumidest vastupidine järjekord - kogu käskkirjavormingus teave läheb juhilt otsestele alluvatele ja edastatakse seejärel mööda organisatsiooni vertikaalset võimustruktuuri teatud ülesannete konkreetsetele täitjatele. Selline teave sisaldab juhtimiskorraldusi, mis võivad mõjutada organisatsiooni praegust edenemist, uusi reegleid, käitumisnorme ja konkreetsete ülesannete täitmise tähtaegu.

Ärikohtumiste ettevalmistamine, korraldamine ja läbiviimine

Selleks, et koosolek oleks tulemuslik, on vaja hoolikalt läbi mõelda selle põhipunktid: koosoleku eesmärk, peamised ülesanded, sündmuse etapid. Ainult sellistel tingimustel saate kohtumisest kasu.

Kahjuks tehakse paljusid neist ainult seetõttu, et see on ettevõtluskeskkonnas kombeks. Regulaarsed kohtumised ja nädala alguse kohtumised juhtkonnaga paljudes ettevõtetes on muutunud igapäevaseks ja kaotanud oma mõtte.

Suured ettevõtted, kes püüavad areneda ja suuri turuosasid võita, lähenevad sellele küsimusele aga suure täpsusega:

• määratakse koosolekul osalejate nimekiri;
• selle päevakord on välja töötatud pikaks perioodiks, mida aja jooksul kohandatakse;
• prioriteediks on jätkuvalt strateegilised eesmärgid, millest osakonnajuhatajad annavad aru.

Ärikohtumise läbiviimise etapid ja tehnoloogiad

Igal koosolekul on kaks peamist etappi: ettevalmistus ja tegelik läbiviimine.

Esimeses etapis määratakse kindlaks sündmuse asjakohasus, seatakse selle eesmärgid ja eesmärgid, koostatakse osalejate nimekiri, koostatakse ettekanded ja ettekanded vastavalt päevakorrale.

Teises etapis käsitletakse vastavalt olemasolevale päevakorrale vahetult küsimusi, millest saavad osa võtta kõik kohalviibijad. Üldjuhul on koosoleku juhatajaks ettevõtte juhtkond, kes annab sellele tooni, annab sõnaõiguse ja peatab arutelu, kui see väljub konstruktiivse arutelu raamest.

Lisaks põhietappidele võib koosolek sisaldada ka otsustamise etappi, kui see hõlmab probleemi lahendamist. See võib juhtuda arutelu või hääletamise teel.

Ärikohtumiste plaani näide

Kui teil on üksikasjalik koosolekuplaan, võite kindlalt teada, et see on tõhus.

Selline plaan võib sisaldada:

• juhataja tervituskõne - teatud aja (kvartal, kuu, nädal) tulemuste summeerimine;
• probleemi kajastamine, selle asjakohasuse põhjendus ettevõtte jaoks;
• ajurünnaku korraldamine selle lahendamiseks;
• kõigi saadaolevate võimaluste hindamine;
• probleemi lahendamise võimaluste kuhjumine;
• hääletamine või muu otsustusvõimalus konkreetsete vahendite kasutamise kohta probleemi lahendamiseks;
• probleemi lahendamise piiride määramine: tähtajad, vastutajad, meetodid.

Kohtumise käigus on oluline fikseerida selle põhipunktid, et oleks võimalik konkreetse teema juurde tagasi pöörduda ja seda üksikasjalikumalt käsitleda.

Ärikohtumised Expokeskuse näitustel ja kongressidel

Üks tõhusaid vahendeid toodete reklaamimiseks on ärikohtumiste korraldamine Expocentre'i messiväljakul toimuvate näituste ja kongresside raames. Selle formaadi ärikohtumised erinevad teistest mõnevõrra. Kui ühe ettevõtte juhtkond koguneb korralisele koosolekule, siis näituse ajal on igal tootjal ainulaadne võimalus ettevõtte probleemid igakülgselt lahendada ning kutsuda kohale kõik toodete tarnijad ja turustajad.

Expocentre messiväljaku ärikohtumiste ja konverentsisaalide erivarustusega ruumid on mõeldud erinevale hulgale inimestele. Seetõttu ei teki probleeme kõigi osalejate majutamisega. MatchMaking süsteemi kasutades saab eelnevalt kokku leppida kohtumise aja. Esitlustehnoloogia muudab koosoleku sündmusterohkemaks ja terviklikumaks.

Kohtumiste tüübid

Koosolekud salastatud olenevalt arutlusele toodud probleemide tähtsusest ja sisust ning lahendatavatest ülesannetest, samuti töö tegemise kohast, ajast ja kestusest.

Operatiivkoosolekud võib olla eesmärk anda juhile vajalikku teavet organisatsiooni hetkeseisu kohta; põgus arvamuste vahetus tootmisprotsessi käigus tekkivate küsimuste sisu üle, samuti organisatsioonistruktuuri erinevate osade tegevuse üldise taktika väljatöötamine seoses jooksvate tootmisülesannetega.

Info sellistel koosolekutel liigub alt üles, s.t. alluvatest juhiks. Saadud info võimaldab juhil koosolekul vahetult (kiiresti) hinnata olukorda, tuvastada mahajäämusi, teha otsuseid ja seada alluvatele ülesandeid, näidates ära täitjad ja tähtajad. Reeglina ei koosta alluvad operatiivkoosolekutel üksikasjalikke ja üksikasjalikke aruandeid. Operatiivkoosolekud võivad toimuda erinevas vormis: viieminutilised koosolekud, koosolekud jne. Selliste kohtumiste peamine omadus on nende lühike kestus.

Õppekoosolekud mõeldud teabe, tellimuste ja nõuete edastamiseks ülalt alla piki juhtimisvertikaali.

Selliste koosolekute põhijooneks on see, et juht ei juhi lihtsalt vajalikku infot alluvate ette ega anna korraldusi, vaid määrab väga konkreetselt kindlaks määratud ülesanded, määrates täitjad ja tähtajad. Samas on õpetlikel koosolekutel lubatud info ja antud ülesannete lahendamise meetodite arutamine. Alluvad saavad mõnda punkti selgitada ja teha juhtkonnale kaalumiseks konstruktiivseid ettepanekuid.

Probleemsed koosolekud omama eesmärki leida vaadeldava probleemi arutelu ja analüüsi tulemusena optimaalne lahendus.

Küsimustega seotud koosolekud on kõige keerulisem koosoleku tüüp. Probleemkoosoleku käigus töötatakse välja kollektiivne otsus keerulistes küsimustes, mis mõjutavad muutusi struktuuriüksuste funktsionaalsetes ülesannetes või nende kohandamist organisatsiooni uute tegevusvaldkondadega.

Probleemkohtumised toimuvad sageli arutelude vormis. Otsuste tegemise viis sõltub juhtimisstiilist. Kõige tavalisem on järgmine probleemkohtumise skeem:

1. Ülesande sõnastamine, ülesande püstitamine.

2. Osalejate aruanded.

3. Küsimused esinejatele.

4. Arutelu, arutelu, väitlus.

5. Lahenduse moodustamine.

6. Lahenduse korrigeerimine.

7. Lõpliku otsuse tegemine.

Probleemi sõnastamine, ülesande püstitamine, selle analüüs ja lahenduse otsimine toimub reeglina enne koosoleku algust. See etapp võib toimuda koosolekueelse vestluse (mitu päeva enne koosolekut ennast), uudiskirjade saatmise või perioodiliste probleemkohtumiste plaani vormis.

Probleemikohtumistel peaks demokraatia ja loomingulise aktiivsuse aste olema üsna kõrge. Juhataja täidab esimehe rolli, koordineerides koosoleku kulgu.

Lisaks võivad erinevad organisatsioonid kasutada järgmist tüüpi koosolekuid:

§ töötajate teavitamine (sh vormis

juhendav ja metoodiline tund);

§ tööde planeerimine teatud perioodiks;

§ erinevate perioodide tulemuste summeerimine (ja ka toetamine

konkreetse projektiga tehtud töö tulemuste säilitamine) jne.

Kui ärivestluse käigus saab selgeks, et inimestevahelist suhtlust organisatsioonis vahendab inimese staatus, funktsionaalne positsioon, siis ärikohtumine võimaldab välja tuua veel ühe olulise ärilise suhtluse teguri, nimelt grupifaktori. Ärikohtumise ettevalmistamisel ja läbiviimisel tuleb meeles pidada, et grupi käitumise tunnused (alates rollide jaotusest grupis kuni grupi surveni) mõjutavad tõsiselt selle osalejate suhtluse olemust.

Koosolekute ettevalmistamise reeglid

Äri- või ametlik kohtumine on tehnoloogiliselt keeruline ja töömahukas üritus. Koosoleku ettevalmistamise töö algab selle eesmärgi selgest määratlemisest.

Koosoleku eesmärk– see on soovitud tulemuse kirjeldus, soovitud otsuse tüüp, soovitud töö tulemus (eesmärkide võimalikud variandid: esialgne arvamuste vahetus, soovituste koostamine otsustamiseks, otsustamine konkreetses küsimuses jne .).

Juht peab selgelt aru saama, miks ta koosoleku kokku kutsub, ning suutma koosoleku eesmärgi selgelt osalejatele edasi anda. Kohtumise eesmärgi kindlaksmääramisel peaksite vältima ebamääraseid, mittespetsiifilisi sõnastusi. See põhjustab huvi vähenemist pakutud probleemi vastu ja tekitab alateadlikult tunde, et selle sisuline lahendamine pole vajalik. Eesmärgi sõnastus peaks eelkõige kajastama küsimuste arutamise kavandatava tulemuse tunnuseid. Sõltuvalt koosoleku eesmärgist koostatakse selle päevakord ja valitakse osalejate koosseis.

Kui koosoleku eesmärgiks on jooksva töö käigus infovahetus ja prioriteetsete ülesannete seadmine, siis kutsutakse ainult osakonnajuhatajad. Sellisel koosolekul tutvustatakse kohalolijatele asjade seisu, teavitatakse eelmisel koosolekul tehtud otsuste elluviimise käigust ning sõnastatakse selgelt ülesanded edaspidiseks.

Kui kohtumise eesmärk on konkreetse probleemi lahendamine, siis sinna kutsutakse tööle need, kes saavad ülesandega professionaalselt hakkama ja suudavad pakkuda probleemile omapoolset lahendust. Sel juhul antakse koosolekul osalejatele teavet probleemi kohta, ülesanne on sõnastatud selgelt ja üheselt mõistetavalt.

Koosoleku eesmärk määrab koosoleku toimumise koha, kuupäeva ja kellaaja.

Plaanitud koosolekud(näiteks volikogu istungid tulemuste kokkuvõtmiseks, planeerimine) on mugavam ajastada kindlatele nädalapäevadele või kuu kindlatele kuupäevadele.

Plaanivälised kohtumised, eriti suure osalejate arvu korral (näiteks hädaabiinfo), on soovitatav see läbi viia tööpäeva lõpus, et vältida tööaja raiskamist katkenud töö jätkamisel.

Lühikesed operatiivkoosolekud(viieminutilised koosolekud või koosolekud) on soovitatav läbi viia tööpäeva alguses.

Koosolekute aeg peaks olema määratud organisatsioonis (osakonnas) kehtestatud rutiiniga. Plaanivälised kohtumised rikuvad rütmi, vähendades seeläbi ärilise suhtluse kultuuri, võtavad juhilt võimaluse oma tööaega planeerida ja juhtida ning segavad planeeritud koosolekuid ja tegevusi.

Soovitav on kohtumised planeerida pärastlõunal või 1,5 – 2 tundi enne töö lõppu. Reeglina on päeva esimene pool produktiivsem ja parem, kui töötajad on sel ajal hõivatud oma tööülesannete täitmisega. Kui kohtumine on planeeritud tööpäeva lõppu, tuleb arvestada veel ühe asjaga. Juht saab võimaluse koosolekut pidada kohe, ilma arutelu edasi lükkamata, kuna tal on põhjus ebasoodsate arengute korral see katkestada.

Koosoleku teema on arutelu teema. Teema peaks olema sõnastatud nii, et see huvitaks iga koosolekul osalejat. Koosolekutele on vaja kaasa võtta ainult need küsimused, mida alati ei õnnestu töökindlalt lahendada.

Ametlike suhete juhtimise ja eetika korraldamise üheks reegliks peaks olema päevakorra kohustuslik eeljagamine koosolekul osalejatele. Lisaks tuleks ärieetika normiks lugeda lühidalt kirjaliku teabe esialgset levitamist koosolekul arutatavate küsimuste sisu kohta. On vastuvõetamatu, kui selliseid postitusi viib läbi isik, kes ei ole koosolekul tõstatatud probleemides pädev – see ilmselgelt vähendab asjakohasuse tunnet.

Koosoleku päevakord on koosolekul osalejatele eelnevalt saadetud kirjalik dokument, mis sisaldab järgmist teavet:

§ koosoleku teema;

§ koosoleku eesmärk;

§ arutatavate küsimuste loetelu;

§ koosoleku algus- ja lõpuaeg (ideaaljuhul iga küsimuse arutamise algus- ja lõpuaeg);

§ koosoleku toimumise täpne koht;

§ esinejate nimed, küsimuste ettevalmistamise eest vastutavad kaasettekandjad;

§ aeg ja koht, kus saate iga teema kohta materjalidega tutvuda (selliste juhiste olemasolu ei võimalda hooletutel töötajatel õigustada oma valmisolekut teema arutamiseks teabepuudusega).

Päevakorra lisana võib saata otsuste eelnõusid, aruannete kokkuvõtteid ja tõendeid. On väga hea, kui enne koosoleku algust edastatakse küsimuste ettevalmistajatele eelnevalt koosolekul osalejate kommentaarid otsuste eelnõude ja sõnavõttude teeside kohta.

Olenemata koosoleku tähtsusest ja tulemuslikkusest peaks sellel tõstatatud küsimuste arv jääma kolme kuni viie (vahel seitse) piiridesse. Sel juhul on kõige mugavam koostada päevakord nii, et see sisaldab ühte või kahte põhiküsimust ja kahte kuni viit väiksemat küsimust, mis ei nõua pikka arutelu. Suur hulk päevakorrapunkte tüütab koosolekul osalejaid ja raskendab koosoleku kui terviku põhifookuse mõistmist. Kohtumine on ebaproduktiivne ka siis, kui kõik arutatavad küsimused on võrdse tähtsusega ja nõuavad sügavat ja üksikasjalikku arutelu.

Suur tähtsus on koosolekul osalejate valikul, s.t. Koosoleku tulemuslikkus sõltub suuresti sellest, kuivõrd vastavad kutsutud töötajate kompetents ja volitused koosoleku eesmärkidele ja eesmärkidele. Osalejate arvu määravad ka koosoleku eesmärgid ja eesmärgid ning mõnel juhul ka koosoleku staatus või pidulikkuse tase.

Optimaalne koosolekule kutsutavate inimeste arv on 7–9, maksimaalselt 12 inimest. Peamine reegel on siin osalejate kõrgeim aktiivsus küsimuste arutamisel. Kutsutute arvu suurendamine vähendab järsult kohalviibijate keskmist osalusmäära (või väljundit), pikendades samal ajal koosolekut.

Koosoleku korraldajad nõuavad reeglina organisatsiooni struktuuri osakondade tippametnike osalemist. Üks mittejuhtivatest töötajatest võib aga olla pädevam konkreetsete probleemide lahendamisel. Seetõttu on soovitav anda juhile õigus määrata, kes tema osakonda koosolekul esindab. Soovitav on, et koosolekul osalejate seas oleks inimesi, kes on võimelised täitma kollektiivse vaimse tegevuse käigus “eksperdi”, “ideede generaatori”, “kriitiku” rolle.

Lisade esinemise vältimiseks on soovitatav kasutada osalejate "vahetamise" meetodit ("jagatud arutelu" meetod). Hoolikalt koostatud päevakava võimaldab korraldada koosoleku nii, et pärast oma probleemi arutamist saab mõni töötaja sealt lahkuda, andes oma koha neile, kelle küsimust arutama hakatakse. Selgub, et osa töötajaid on koosolekul algusest lõpuni kohal, teised aga kutsutakse spetsiaalselt mingi teema arutamise ajaks. Seega viibib iga osaleja ainult osa koosolekust, mis loomulikult vähendab koguaega ja suurendab seega kaudselt ka ürituse enda efektiivsust.

Koosolekul osalejate koosseisu optimeerimiseks kasutage "telefonikauguse" põhimõtet töötajaga, kelle osalemise määrab koosoleku käik ise ja vajadus saada sellelt töötajalt lisateavet. Spetsialistid (kelle andmeid võib vaja minna) võite koosolekule kutsumise asemel paluda neil pidevalt teatud ajavahemike järel oma töökohal viibida, et vajadusel helistada või abi saada.

Kohtumise kestus. Kohtumise kestus sõltub suuresti koosoleku tüübist:

§ optimaalne kestus problemaatiline koosolek loetakse kestvaks 1,5 – 2 tundi (erandjuhtudel – 2 – 5 tundi);

§ ühe küsimuse läbivaatamise aeg ei tohi ületada 45 minutit;

§ töökorras ja õpetlik koosolekul ei tohiks kesta kauem kui 20-30 minutit;

§ koosolekul flaier (viis minutit) toimub tavaliselt 5–10 minuti jooksul.

Koosolek peaks algama ja lõppema rangelt määratud ajal, et mitte kahjustada usaldust juhi ja selle ettevalmistanud töötajate vastu.

Katkestused. Kaks või enam tundi kestval koosolekul on soovitatav teha pause, vastasel juhul võib kahe tunni möödudes osalejatel tekkida “negatiivse tegevuse” periood. Pauside optimaalne kestus:

§ 45 – 50 min pärast. tööaeg – 10 min;

§ peale 1,5 tundi töötamist – 15 minutit.

Pausid on vajalikud esiteks ennekõike puhkamiseks ja teiseks jätkub vaheaegadel teistsuguses, pingevabas õhkkonnas, eravestlustes töö kohtumise teemaga.

Koosoleku reeglid. Menetlusaspektide (reeglite) järgimise eest vastutab juhataja. Määruste järgimise tähtsus on järgmine:

§ määrused võimaldavad saavutada kavandatavate küsimuste läbitöötamise;

§ distsiplineerib koosolekul osalejaid, suurendades nende äri

suhtumine ja lugupidamine koosoleku kui kollegiaalse organi vastu oluliste otsuste langetamiseks;

§ määrustik ei luba koosoleku toimumist põhjendamatult edasi lükata.

Juht, kes järgib rangelt eeskirju, on hea eeskuju, mida järgida.

Koosoleku koht. Koosoleku aktiivset ja tulemuslikku kulgemist soodustab teatud nõuete täitmine selle pidamise ruumi varustusele.

Ruum, kus koosolek toimub, ja kohtade arv selles peavad vastama osalejate arvule. Loomulikult peaks see olema piisavalt ruumikas ja vabade istekohtade tagavaraga juhuks, kui osalejate arv ühel või teisel põhjusel suureneb. Väikese koosoleku jaoks ei tasu aga valida liiga suurt publikut – suure hulga tühjade kohtade olemasolu avaldab koosolekul osalejatele psühholoogiliselt negatiivset mõju.

Lisaks tuleks spetsiaalse ruumi mööbliga varustamisel juhinduda põhimõttest, et osalejate suhteline positsioon koosolekul ei tohiks rõhutada erinevusi nende teenindushierarhilises staatuses. Sel juhul on mõistel "ümarlaud" sõnasõnaline ja kujundlik tähendus kui vahend, mis tagab inimestevaheliste vastastikuste kontaktide lihtsuse ja nende optimaalse ruumilise paigutuse.

Kui peetakse üsna mahukas koosolek, tuleb hoolitseda mikrofonide ja visualiseerimisseadmete paigaldamise eest. Selleks, et koosolekul osalejaid ei segaks kõrvalised ärritajad, on vaja kontrollida õhutemperatuuri, valgustust ja heliisolatsiooni.

Üks olulisemaid punkte on juhi ettevalmistus kohtumiseks. Juht peab töötama:

§ koosoleku põhieesmärgi ja alaeesmärkide sõnastus tasemete kaupa

loogiline alluvus;

§ sissejuhatav aruanne või teade;

§ osalejate kõnede jada;

§ otsuse eelnõu.

Selleks, et koosolek oleks tulemuslik, peaks juhil olema käepärast “Memo juhatajale” (tabel 11.1) ja “Koosoleku ettevalmistamise vorm” (lisa).

Tabel 11.1

Märgukiri juhatajale

Juht peab reeglina kontrollima kõiki koosoleku ettevalmistamise etappe, mille elluviimisega ta ise isiklikult kaasatud ei ole.

Päevakorra koostamine ("Mida ja kuidas arutada?")

Kui koosoleku vajadus on kindlaks tehtud, tuleks selgelt eristada järgmist:

• arutatavate probleemide sisu ja vastava koosoleku põhiteema, mis peaks iseloomustama selle olemust
• millistele tingimustele peaks kohtumise lõpptulemus vastama? See määrab koosoleku eesmärgi. Näiteks peate mõistma, et igal koosolekul ei saa pakkuda valmislahendusi
• kes milliseid ettevalmistustöid tegema peaks. Mõnikord on soovitav luua töörühm, mis koostab päevakorra, peab osakondades esialgseid põgusaid koosolekuid, kahe inimese kohtumisi jne.

Peamised vead päevakava koostamisel:

• koosoleku põhiteema puudub ning mitme teema korral ei ole võimalik tagada nende täpset piiritlemist ja asjakohast analüütilist arutelu
• arutatava probleemi olemust osalejatele eelnevalt ei selgitatud
• Päevakorras on erinevas mahus ja erineva sisuga teemasid, mille tulemusena muutub koosolek aruteluks, sageli aga ka tülliks selle üksikute osalejate või gruppide vahel. Selle tulemusena suureneb passiivse kuulaja positsioonile paigutatud osalejate arv
• ei suuda päevakavast kinni pidada, sellest kõrvale kalduda ja mõelda spontaanselt esilekerkivatele kõrvalteemadele või mõnele igavesele probleemile (varustusprobleemid jne)

Osalejate määramine ("Kes?")

Peamine nõue on, et koosolekul peavad osalema inimesed, kes saavad koosoleku eesmärkide saavutamisele kaasa aidata. Sellega koos tuleb arvestada, et kui koosolekul käsitletavad küsimused on heterogeensed (st ei puuduta kõiki kohalviibijaid korraga), on vaja välja töötada koosoleku programm (põhiküsimuste loetelu). märkides osalejad). Programm tuleb koostada nii, et koosolekul osaleksid inimesed, kes on arutatava probleemiga otseselt seotud. Pärast järgmise numbri arutelu lõppemist vabastatakse isikud, kes ei ole seotud järgmiste küsimuste aruteluga. Kuid on ebasoovitav lasta inimesel ajutiselt minna ja siis uuesti kutsuda. Selle nõude täitmine distsiplineerib juhti ja koosolekul osalejaid ning sunnib ajapiirangust kinni pidama.

Koosoleku toimumisest tuleb teavitada kirjalikult kõiki (või põhilisi) osalejaid, märkides ära põhiteema, eesmärgi, põhiteabe, koosoleku toimumise aja, koha, kestuse ja juhi nime.

Peamised vead koosolekul osalejate ringi määramisel:

• inimest kutsutakse koosolekule tema ametikoha järgi, mitte sõltuvalt tema töökohustuste seotusest antud probleemiga
• suur osa passiivseid kuulajaid arutlusel oleva teemaga mitteseotud inimeste kutsumise tõttu

Kohtumise kestuse määramine ("Kui kaua?")

Tuleb märkida, et koosoleku kestus ei sõltu ainult päevakorras olevate küsimuste arvust, vaid ka nende sisust. Esialgu kulgeb koosolek põhjalikumalt. Päevakorra lõpus olevatele küsimustele antakse vähem aega. Seetõttu on soovitav päevakorda võtta 1-2 probleemset või 3-5 väiksema tähtsusega küsimust.

Tuleb meeles pidada, et juhi teade koosoleku lõpuaja kohta vähendab selle kestust kuni 10%. Selle nähtuse põhjused on puhtalt psühholoogilised – koosolekul osalejad koondavad oma mõtted kiiremini ega viivita rääkimisega, s.t. teave koosoleku lõpu kohta mängib teatud aktiveerivat ja distsiplineerivat rolli.

Kui koosolek on planeeritud kauemaks kui üks tund, siis tuleks iga 40–50 minuti järel teha paus ja võimalusel muuta töövorme (individuaalne töö, rühmatöö, arutelu, individuaalsed esitlused jne).

Koosolekud venivad sageli, sest esilekerkivaid probleeme ei suudeta lahendada. Sel juhul peab juht tagama, et osalejad fikseerivad enda jaoks vahetulemuse (mida selgitati, milles kokku lepiti jne), määrama sobivad individuaalsed ülesanded ja tähtaja, millal küsimust teist korda arutatakse. Ühtlasi on vaja selgitada järgmise arutelu kulgu, võttes arvesse koosolekutevahelisel intervallil tehtud tööd.

Peamised vead koosoleku kestuse määramisel:

• koosoleku kestus ei ole reguleeritud
• koosoleku kehtestatud kestusest ei peeta kinni
• koosolekud on kavandatud liiga pikaks
• pause ei tehtud
• aruannete ja sõnavõttude ajal ei ole piirangut
• võimetus väljendada oma mõtteid lühidalt ja selgelt

Kokkuvõtteks toome näite N. Parkinsonilt koosolekutel sihipärase ajakasutuse põhjuste kohta, mille päritolu peitub selle koosseisu määramises. Komisjon kulutas 5 minutit, et arutada 5 miljonit dollarit maksvat tuumareaktori ehitusprojekti. 11 komisjoni liikmest 4 ei teadnud, mis on reaktor, ülejäänud 4 ei teadnud, kus seda kasutatakse. Seetõttu arutelu tekkida ei saanud ja esitatud ettepanek võeti vastu. Järgmisena arutas komisjon 2355 dollari suurust jalgrattahoidla projekti. Kuna kõik teadsid, millest räägitakse ja igaühel oli oma arvamus, kestis arutelu 45 minutit. Kolmandaks arutati paar dollarit maksvate lõunasöökide korraldamise küsimust. Selle küsimuse arutelu venis veelgi.

Koosoleku asukoha määramine ("Kus?")

Koht oleneb suuresti koosoleku tüübist. Reeglina on soovitatav korraldada operatiivkoosolek seal, kus asub selle osalejate põhitöökoht. Tootmiskoosolekute ja nõupidamiste pidamiseks sobib suur ruum või montaažisaal. Kõrgeimad nõuded esitatakse probleemkohtumise asukohale, kusjuures kõige levinumad on kaks võimalust:

• probleemkoosolekud toimuvad 1–2 korda kuus 2–3 tundi tööpäeva lõpus spetsiaalselt selleks ette nähtud ruumis
• probleemkoosolek toimub kord kvartalis või kuue kuu jooksul väljaspool kohapealset koosolekut, mis kestab 2–2,5 päeva ja selle toimumise kohaks on reeglina ettevõtte puhkekeskus (välisriikides reeglina hotell)

Peamised vead, mida koosoleku asukoha määramisel tehti:

• Ülemuse kabinetis peetakse liiga palju koosolekuid
• Koosoleku ajal peetakse telefonivestlusi ja võetakse vastu isegi külastajaid
• Koosolekuruum ei ole korralikult varustatud

Koosoleku aja määramine ("Millal?")

Kohtumise aeg peaks olema traditsiooniline. Sellest kõrvalekaldumine on lubatud ainult erandjuhtudel.

Sobivaim aeg operatiivkoosoleku alustamiseks on esimene tund pärast tööpäeva algust, tootmisnõupidamised ja koosolekud on kõige parem pidada enne lõunapausi ning probleemkoosolek enne tööpäeva lõppu.

Peamised vead koosoleku aja määramisel ja kasutamisel:

• operatiivkoosoleku pidamine vahetult pärast tööpäeva algust
• koosoleku pidamine pärast tööpäeva lõppu
• koosoleku alguseks määratud aja mittejärgimine

Büroo koosolekud on üks tõhusamaid viise töötajate kaasamiseks otsustusprotsessi, üks vahend töötajate kaasamise juhtimiseks oma osakonna või organisatsiooni kui terviku asjadesse.

Koosoleku tulemuslikkust tuleks tajuda kui meeskonnas töötamise eetilist normi, märkimisväärset tähelepanu ja austust töötajate vastu koosoleku korraldajate poolt, kes omakorda peaksid:

määratlema selgelt kohtumise eesmärgi ja teema;

valida selle optimaalsed regulatsioonid (ja antud juhul võib mõistet “regulatsioon” tõlgendada üsna laialt, hõlmates teemat, aega, koosolekul osalejate koosseisu ja selle läbiviimise eest vastutajaid);

Ärge taandage koosolekut privaatsete probleemide lahendamisele, mida saab lahendada "rutiinselt". Tuleb meeles pidada, et kontorikoosolek on reeglina kollektiivse meele töö. Seetõttu peaks see sisaldama küsimusi, mis nõuavad kõigi osalejate ühiseid intellektuaalseid jõupingutusi konkreetse probleemi käsitlemisel.

Sellise lähenemisviisiga kohtumist tuleks pidada sobivaks, kui enamiku huvitatud ja pädevate osapoolte arvamus ei taandu ühele probleemi lahendamiseks pakutud võimalusest.

Operatiivkoosolek on pühendatud organisatsiooni hetkeseisu selgitamisele, lühike arvamuste vahetus tootmisprotsessi käigus tekkivate küsimuste sisu üle. Lisaks võib see olla suunatud organisatsiooni struktuuri erinevate osade tegevuse üldise taktika väljatöötamisele seoses jooksvate tootmisülesannetega.

Probleemikohtumine on selle kõige keerulisem tüüp. Sellise koosoleku käigus töötatakse välja kollektiivne otsus keerulistes küsimustes, mis mõjutavad muudatusi struktuuriüksuste funktsionaalsetes ülesannetes või nende kohandamist organisatsiooni uute tegevusvaldkondadega. Probleemikoosolek on tavaliselt pühendatud üldise programmi koostamisele, millel on strateegia elemente ja pikk rakendusperiood.

Üsna tavaline on olukord, kus suurem osa koosolekul osalejatest arutab mõnda “oma” teemat ja ülejäänud päevakorrapunktid väljuvad nende pädevusest. Organisatsiooni töötajate tööaega kasutatakse ebaefektiivselt, kui nad on sunnitud kõigi koosoleku küsimuste läbivaatamisel kohal olema. Lisaks vähendab “lisa” inimeste olemasolu paratamatult probleemide arutamise efektiivsust.

Kui päevakord on heterogeenne, kui puudutatakse erinevate organisatsioonide struktuuritasandite küsimusi, on soovitatav järgida koosolekul osalejate muutuva koosseisu põhimõtet. Samal ajal suureneb regulatsioonide kehtestamise ja range järgimise tähtsus.

Üsna sageli tuleb ette olukordi, kus koosolekule kutsutakse üksikud töötajad, kuid nende tegelik osalemine sõltub konkreetse teema arutamise edenemisest. Samas pole ette teada, mil määral kaasatakse kutsutud töötajad koosolekuprotsessi. Selline lähenemine näitab lugupidamatust töötaja vastu ja põlglikku suhtumist tema tööle. Koosolekul osalejate koosseisu optimeerimiseks kasutage "telefonikauguse" põhimõtet töötajaga, kelle osalemise määrab koosoleku käik ise ja vajadus saada sellelt töötajalt lisateavet.

Büroo koosoleku aeg tuleks ette planeerida ja võimalusel mitte rikkuda organisatsiooni üldist rütmi. Koosoleku reeglite väljatöötamisel peaksite meeles pidama selle kestuse organisatsioonilisi ja psühholoogilisi norme. On kindlaks tehtud, et tavaliselt tajub inimene juhendavat teavet 20-30 minuti jooksul, probleemse koosoleku kestus ei tohiks ületada poolteist tundi. Pärast määratud aja möödumist väheneb enamikul inimestel märgatavalt vaimne aktiivsus, võime tajuda ja analüüsida sissetulevat teavet.

Koosoleku aktiivset ja tulemuslikku kulgemist soodustab teatud nõuete täitmine selle pidamise ruumi varustusele. Loomulikult peaks see olema avar ja hea ventilatsiooniga. Lisaks tuleks eriruumi mööbliga varustamisel lähtuda põhimõttest, et koosolekul osalejate suhteline positsioon ei rõhutaks nende teenindushierarhilise staatuse erinevusi. Sel juhul on mõistel "ümarlaud" sõnasõnaline ja kujundlik tähendus kui vahend, mis tagab inimestevaheliste vastastikuste kontaktide lihtsuse ja nende optimaalse ruumilise paigutuse.

On oluline, et kohtumise läbiviija täidaks selgelt oma rolli. Tema roll peaks hõlmama koosoleku eesmärgist kõrvalekaldumise ärahoidmist ja ettevalmistamata küsimuste arutamist. Ettekandja peab tagama osalejate käitumise eetiliste standardite järgimise, mõjutama kõne korrektsust ja ärilist suunitlust.