Es impensable imaginar el trabajo de cualquier organización sin la comunicación empresarial. La comunicación adecuada entre los empleados le permite resolver las tareas asignadas sin problemas y rápidamente.

Existen muchos tipos de reuniones en las organizaciones, y cada una de ellas tiene sus propias características y objetivos. Conocer estos matices ayudará a facilitar las discusiones comerciales. Este artículo le informará sobre los tipos de reuniones, le ayudará a comprender por qué se llevan a cabo y cómo se registran en el trabajo de oficina.

Propósitos de las reuniones de negocios

Cualquier tipo de reunión de oficina permite tener una visión completa de la situación de la organización y determinar sus fortalezas y debilidades. Vale la pena señalar que al participar en este formato de comunicación empresarial se produce un rápido crecimiento de la empresa o emprendimiento.

Tareas

Se pueden distinguir las siguientes tareas para todo tipo de reuniones:

• resolver problemas y cuestiones actuales;
• integración de las acciones de los departamentos de acuerdo con el objetivo estratégico de la empresa;
• evaluación de las actividades de la empresa y sus divisiones estructurales individuales;
• mantener y desarrollar la política de la empresa.

Para comprender en qué formato realizar un evento comercial de este tipo, debe decidir cuál de las tareas anteriores le corresponderá y solo después podrá comprender a qué clasificación pertenecerá.

Tipos y clasificación

Una reunión, como tipo de comunicación empresarial, puede adoptar diferentes formas, que determinan su tema y la lista de funcionarios presentes.

Cabe destacar la principal clasificación de reuniones:

1. Área de membresía. Aquí podemos distinguir tipos de reuniones como administrativas (que implican la discusión de cuestiones problemáticas), científicas (seminarios y conferencias cuyo objetivo es discutir cuestiones científicas de actualidad), políticas (que implican una reunión de miembros de cualquier partido y movimiento político). ) y tipos mixtos.
2. Escala. Aquí distinguimos entre internacionales, donde participan especialistas de otros países o socios extranjeros, nacionales, regionales y de ciudad.
3. Regularidad. En cualquier formato, las reuniones pueden ser continuas o periódicas.
4. Dependiendo de la ubicación: local o viajera.

Y además todo tipo de reuniones se pueden dividir de la siguiente manera:

1. Instructivo, que proporciona un formato directivo, donde un gerente superior transmite información directamente a sus subordinados, que luego se dispersa y transmite a lo largo de la vertical de poder. Muy a menudo, en el curso de dicha comunicación empresarial, se transmiten órdenes del director general, que pueden influir significativamente en el progreso de la empresa, y también pueden ser normas de comportamiento o innovaciones importantes.
2. Operacional (salas de control). El propósito de este tipo de reuniones es obtener información sobre la situación de la organización o empresa. El flujo de información en este caso se dirige desde los subordinados inferiores a los jefes de departamento o al director general. Principalmente en las reuniones operativas se discuten cuestiones sobre la implementación de hojas de ruta, actividades planificadas y planes estratégicos y operativos. Una diferencia importante entre una reunión operativa (de despachadores) y todas las demás es que se llevan a cabo con regularidad y tienen una lista constante de participantes. También vale la pena señalar que durante la reunión puede no haber agenda.
3. Problemático. Dicha reunión se convoca en caso de una necesidad urgente de tomar una decisión para completar tareas en poco tiempo o resolver un problema global que ha surgido para la empresa.

Además de todo lo anterior, podemos destacar por separado uno de los tipos más populares de reuniones de producción: la reunión de planificación. Como regla general, un evento de este tipo se lleva a cabo diariamente o una vez a la semana, en el que están presentes el jefe del departamento y los ejecutores directos, quienes reciben las tareas del día y discuten el progreso de su implementación.

El tema de la reunión del personal de la empresa para la reunión puede ser cualquier tipo de cuestiones que surjan en el curso de las actividades de la empresa, y la discusión también puede dedicarse a los cambios en el entorno externo en el que opera una organización específica.

Organización de la reunión

Cualquier tipo de reunión, independientemente de su formato, requiere una cuidadosa preparación de la misma, ya que de este momento depende su eficacia. Inicialmente es necesario determinar los siguientes puntos:

• objetivo;
• cuestiones discutidas;
• establecer tareas para el personal (basadas en funcionalidad y subordinación);
• etapas de realización de la tarea.

Hoy en día, la mayoría de las reuniones se llevan a cabo de manera muy mediocre, por lo que se pierde su significado y las tareas asignadas pueden realizarse mal. Por lo tanto, es extremadamente importante pensar en todo el curso de estas reuniones de negocios y estructurar la discusión de trabajo de tal manera que no solo tome tiempo, sino que también genere una reacción negativa por parte del equipo.

Celebrar reuniones

Cabe señalar que las grandes empresas y organizaciones que buscan ganar una determinada cuota de mercado y desarrollar su empresa para obtener grandes beneficios apuestan mucho por discutir temas importantes a través de reuniones. A partir de la práctica de los gerentes exitosos, podemos formular el siguiente conjunto de reglas sobre cómo prepararse para una reunión:

Primero, se determina una lista de participantes. Debe comprender claramente a quién invitar a la reunión y qué papel desempeñará en ella. A menudo sucede que los invitados no entienden el tema y son invitados "por si acaso", pero en este momento podrían cumplir con sus deberes oficiales y no perder el tiempo.

Es importante preparar una agenda. Si la reunión está planificada, se elabora una agenda con anticipación, que indica los temas a discutir y también identifica a los principales oradores. Es importante recordar que este documento debe ser enviado a los responsables de preparar la información y a quienes estarán presentes para que todos los participantes puedan elaborar informes, propuestas y preguntas adicionales. Si es necesario, se puede ajustar la agenda.

Las cuestiones principales y estratégicas deben pasar al primer plano de la reunión. Los portavoces de tales temas deben ser necesariamente personas (jefes de departamento, secciones, talleres) que sean personalmente responsables de la implementación de cualquier actividad estratégica de la empresa.

Puntos importantes

Es importante recordar que cualquier reunión tiene dos etapas principales: la preparación y su celebración. La primera etapa incluye determinar la relevancia de la realización de un encuentro de negocios, identificar tareas, objetivos principales y secundarios, crear una lista de participantes y expositores, elaborar informes, presentaciones y un informe según el tema o agenda previamente determinada. La segunda etapa implica la implementación del curso de la reunión previamente planificado, escuchar informes y discutir temas actuales y estratégicos.

Si durante dicha comunicación empresarial es necesario decidir qué deben hacer los empleados y con quién, entonces podemos distinguir la tercera etapa: la toma de decisiones. Por regla general, las decisiones las toma el presidente que dirige la reunión, a su discreción o mediante discusión o votación colectiva.

Ejemplo de plan de reunión

Al tener un plan claramente definido frente a él, cualquier gerente puede llevar a cabo una reunión de manera eficiente y efectiva, lo que le permitirá recibir comentarios del personal y establecer las tareas adecuadas para ellos. Este plan puede incluir los siguientes aspectos:

• escuchar informes y resumir resultados durante un período de tiempo determinado (trimestre, semana, semestre, mes);
• cobertura de temas actuales relevantes para la empresa;
• escuchar propuestas para eliminar problemas (lluvia de ideas);
• evaluación de las opciones propuestas y discusión de su implementación;
• acumulación de opciones;
• votar por la adopción de una u otra opción;
• definir límites a la hora de resolver problemas (determinar responsables, plazos, métodos y métodos).

Inicio sesión

La mayoría de los tipos de reuniones deben registrarse en papel (documento), lo que se denomina actas. Mantener este tipo de documentación permite legitimar las decisiones tomadas. Y además, gracias al protocolo, siempre podrás seguir el progreso de las actividades y, en caso de no completar las tareas asignadas, determinar quién es el responsable de ello.

La reunión suele estar dirigida por el secretario del líder, que es el presidente de la reunión. Sin embargo, a menudo esta función puede ser realizada por otros empleados.

Funciones y tareas del secretario

Antes del inicio de las reuniones de negocios, el secretario debe estar familiarizado con la lista de invitados y la lista de temas discutidos. Sin embargo, vale la pena señalar que si la reunión se lleva a cabo con regularidad, es este funcionario quien recopila toda la documentación (listas, planes, agenda, etc.) y ayuda al gerente a prepararse para la reunión.

Inicialmente y si fuera necesario, el secretario podrá solicitar a las personas comparecidas que cumplimenten una hoja de inscripción, donde se indicará su nombre y apellidos. y posición. Esto será necesario al elaborar el protocolo. A continuación, el secretario anuncia el orden del día, que marca el inicio de la reunión. Además, cuando los presentes comienzan a discutir temas, el secretario registra el progreso de este evento. Al final de la reunión, este funcionario prepara una versión terminada del acta, luego de lo cual la firma con el presidente y la envía a todas las personas involucradas.

A la hora de redactar, es sumamente importante que el secretario preste la debida atención a la apariencia del acta de la reunión. Debe incluir encabezado, ubicación, lista de los presentes, temas discutidos y decisiones tomadas.

Conclusión

De la información anterior se desprende claramente que la celebración de reuniones en las empresas es de suma importancia. Sin embargo, siempre vale la pena recordar que una preparación de alta calidad para este tipo de eventos conlleva más del 50% de la clave del éxito en lo que respecta a la cobertura de información, el establecimiento de tareas y su implementación cualitativa.

Los negocios modernos son imposibles sin varios tipos de negociaciones. Las reuniones de negocios son una oportunidad para que la gerencia transmita las principales metas y objetivos a todas las divisiones estructurales a la vez, reciba retroalimentación y, en base a los datos recibidos, ajuste el plan de acción de la empresa.

Las reuniones son una especie de herramienta de gestión empresarial que necesita constantemente evaluar la eficacia y analizar los resultados obtenidos.

Comunicación empresarial, conversaciones comerciales, reuniones, negociaciones, debates: como forma de comunicación empresarial.

La comunicación empresarial debe distinguirse de la comunicación ordinaria, ya que la primera persigue un objetivo específico y tiene una estricta ética de comportamiento, mientras que la segunda puede no tener ningún fundamento o motivo.

Existen muchas formas de comunicación empresarial, las principales incluyen:

• conversaciones de negocios: representan el intercambio (o transferencia unidireccional) de información sobre cuestiones específicas del funcionamiento empresarial. Puede ser comunicación directa o indirecta (utilizando tecnologías de Internet, telefonía). Este tipo de comunicación implica su continuación en forma de negociaciones o reuniones;
• las reuniones son una forma más amplia de comunicación, en la que, por regla general, participan los empleados de la empresa (normalmente jefes de divisiones estructurales) para resolver cuestiones estratégicas para el desarrollo empresarial;
• negociaciones: tienen un objetivo específico y están dirigidas a discutir temas importantes, concluir acuerdos, contratos y firmar documentos importantes para ambas partes;
• discusiones: una discusión abierta sobre temas importantes de la empresa, cuya herramienta principal es la "lluvia de ideas" (generación de ideas por todas las partes), como resultado de lo cual pueden surgir enfoques no estándar para resolver problemas.

Además de los formularios enumerados, existe una amplia gama de ellos: entrevistas de negocios, disputas, reuniones, correspondencia, presentaciones, conferencias. Todos ellos tienen sus propias particularidades, pero cumplen con las mismas reglas de ética empresarial.

Reuniones de negocios: tareas, objetivos, temas.

Se llevan a cabo reuniones de negocios con el fin de desarrollar una solución específica a un problema o tarea urgente. Además, en las reuniones, los empleados del departamento pueden compartir con la dirección sus ideas sobre posibles soluciones a cualquier problema. Esta forma de comunicación permite ver de manera integral la situación de la empresa, sus debilidades y fortalezas, contribuye a la entrada de nuevas personas al equipo, su conocimiento de la cultura corporativa y las normas adoptadas en la organización.

Las principales metas y objetivos de las reuniones son:

• mantener la política de la empresa, así como su desarrollo y comunicación a todos los empleados;
• integración de las acciones de todos los servicios y divisiones de acuerdo con el objetivo estratégico de la empresa;
• identificar nuevas tareas y evaluar la eficacia de las campañas ya implementadas;
• resolver problemas emergentes.

Los temas que están presentes en las reuniones pueden ser completamente diferentes.

En la práctica rusa, es costumbre celebrar reuniones de planificación al menos una vez por semana. Así, los jefes de departamento informan sobre el trabajo realizado durante la semana y establecen planes para la siguiente (o reciben tareas para implementar durante la próxima semana laboral).

El motivo o tema de una reunión no programada puede ser una serie de cuestiones que surgen en relación con el entorno externo dinámico y cambiante en el que deben operar las empresas.

Tipos, tipos y clasificación de reuniones de negocios.

Las reuniones de negocios pueden variar en forma, tema y personas presentes.

Su principal clasificación se presenta a continuación:

• por pertenecer a un área específica: reuniones administrativas (para resolver temas problemáticos), científicas (congresos, simposios, seminarios organizados y realizados para resolver temas de actualidad en el campo científico), políticas (congresos y reuniones de miembros de determinados movimientos políticos) y mixtas. tipos;
• por escala y número de participantes: internacional (con la participación de socios extranjeros, especialistas, expertos en un determinado campo), nacional, regional, ciudad;
• en el lugar del evento: reuniones locales y externas;
• según la regularidad de celebración: reuniones periódicas, permanentes.

Además de la clasificación presentada, las reuniones se pueden dividir en problemáticas, operativas e instructivas.

Las reuniones de problemas tienen como objetivo encontrar soluciones óptimas a los problemas en poco tiempo.

Las operativas (o también llamadas salas de control) tienen como objetivo obtener datos sobre la situación actual de la empresa. Toda la información de los subordinados es acumulada por los jefes de departamento y luego transferida al director ejecutivo de la organización. Se trata de datos sobre hasta qué punto se implementaron los planes, se lograron las metas y se resolvieron las tareas. La principal diferencia entre estas reuniones y todas las demás es su regularidad, la constancia de la lista de participantes y la posible ausencia de un orden del día de la reunión (es decir, su plan detallado).

Las reuniones de instrucción tienen el orden inverso, a diferencia de las salas de control: toda la información en formato directivo pasa del gerente a los subordinados directos y luego se transmite a lo largo de la estructura de poder vertical de la organización a los ejecutores específicos de ciertas tareas. Dicha información incluye órdenes de gestión que pueden afectar el progreso actual de la organización, nuevas reglas, normas de comportamiento y plazos para completar tareas específicas.

Preparación, organización y celebración de reuniones de negocios.

Para que la reunión sea efectiva, es necesario considerar cuidadosamente sus puntos principales: el propósito de la reunión, las tareas principales, las etapas del evento. Sólo bajo tales condiciones podrá beneficiarse de la reunión.

Lamentablemente, muchos de ellos se llevan a cabo únicamente porque es habitual en el entorno empresarial. Las reuniones periódicas y las reuniones a principios de semana con la dirección de muchas empresas se han convertido en algo habitual y han perdido su significado.

Sin embargo, las grandes empresas que se esfuerzan por desarrollar y conquistar grandes cuotas de mercado abordan este tema con gran escrupulosidad:

• se determina la lista de participantes de la reunión;
• su agenda se desarrolla durante un largo período, al que se le hacen ajustes con el tiempo;
• Se sigue dando prioridad a los objetivos estratégicos, sobre los que informan los jefes de departamento.

Etapas y tecnologías para la realización de una reunión de negocios.

Cada reunión tiene dos etapas principales: preparación y celebración real.

En la primera etapa se determina la relevancia del evento, se fijan sus metas y objetivos, se forma una lista de participantes, se elaboran informes y presentaciones de acuerdo con la agenda.

En la segunda etapa se tratan directamente los temas en los que pueden participar todos los presentes según la agenda existente. Como regla general, la dirección de la empresa preside la reunión y marca el tono, da derecho a hablar y detiene la discusión si va más allá del alcance de una discusión constructiva.

Además de las etapas principales, una reunión puede incluir una etapa de toma de decisiones si se trata de la resolución de un problema. Esto puede suceder mediante discusión o votación.

Ejemplo de plan de reunión de negocios

Con un plan de reunión detallado en mano, puede estar seguro de que será eficaz.

Dicho plan puede incluir:

• discurso de bienvenida del gerente: resumen de los resultados de un tiempo determinado (trimestre, mes, semana);
• cobertura del problema, justificación de su relevancia para la empresa;
• organizar una sesión de lluvia de ideas para solucionarlo;
• evaluación de todas las opciones disponibles;
• acumulación de opciones para resolver el problema;
• votación u otra opción de toma de decisiones sobre el uso de herramientas específicas para resolver el problema;
• determinar los límites de la solución del problema: plazos, responsables, métodos.

Durante la reunión, es importante registrar sus puntos principales para poder volver a un tema en particular y considerarlo con más detalle.

Reuniones de negocios en exposiciones y congresos del Expocentro

Una de las formas efectivas de promocionar productos es la realización de reuniones de negocios en el marco de exposiciones y congresos que se realizan en el Recinto Ferial Expocentre. Las reuniones de negocios de este formato son algo diferentes a otras. Si el equipo directivo de una empresa se reúne periódicamente, durante la exposición cualquier fabricante tiene una oportunidad única de resolver de manera integral los problemas de la empresa e invitar a todos los proveedores y distribuidores de productos.

Las salas especialmente equipadas para reuniones de negocios y salas de congresos del recinto ferial Expocentre están diseñadas para diferentes números de personas. Por tanto, no hay problemas para alojar a todos los participantes. Utilizando el sistema MatchMaking, puede acordar la hora de la reunión con antelación. La tecnología de presentación hará que la reunión sea más llena de acontecimientos y completa.

Tipos de reuniones

Reuniones clasificado dependiendo de la importancia y contenido de los problemas planteados a discusión y de las tareas a resolver, así como del lugar, tiempo y duración del trabajo.

Reuniones operativas puede tener el objetivo de proporcionar al gerente la información que necesita sobre el estado actual de la organización; un breve intercambio de puntos de vista sobre el fondo de los problemas que surgen durante el proceso de producción, así como el desarrollo de tácticas generales para las acciones de varias partes de la estructura organizacional en relación con las tareas de producción actuales.

La información en tales reuniones se mueve de abajo hacia arriba, es decir. desde los subordinados hasta el líder. La información recibida permite al gerente evaluar directamente (rápidamente) la situación durante la reunión, identificar retrasos, tomar decisiones y establecer tareas para los subordinados, indicando ejecutores y plazos. Como regla general, en las reuniones operativas, los subordinados no elaboran informes detallados y detallados. Las reuniones operativas pueden tener lugar de diversas formas: reuniones de cinco minutos, reuniones, etc. La característica principal de estas reuniones es su corta duración.

Reuniones de instrucción diseñado para transmitir información, pedidos y requerimientos de arriba a abajo a lo largo del vertical de gestión.

La característica principal de tales reuniones es que el gerente no solo informa a los subordinados sobre la información necesaria y emite órdenes, sino que especifica muy específicamente las tareas asignadas, asignando ejecutores y plazos. Al mismo tiempo, en reuniones instructivas se permite la discusión de información y métodos para resolver las tareas asignadas. Los subordinados pueden aclarar algunos puntos y hacer propuestas constructivas para su consideración por parte de la dirección.

Reuniones de problemas tienen el objetivo de encontrar una solución óptima como resultado de la discusión y análisis del problema bajo consideración.

Las reuniones temáticas son el tipo de reunión más complejo. Durante una reunión de problemas, se desarrolla una decisión colectiva sobre cuestiones complejas que afectan los cambios en las tareas funcionales de las unidades de la estructura o su adaptación a las nuevas direcciones de las actividades de la organización.

Las reuniones de problemas suelen tener lugar en forma de discusiones. La forma en que se toman las decisiones depende del estilo de liderazgo. El más común es el siguiente esquema de reunión problemática:

1. Formulación del problema, planteamiento del problema.

2. Informes de los participantes.

3. Preguntas para los ponentes.

4. Discusión, discusión, debate.

5. Formación de una solución.

6. Corrección de la solución.

7. Tomar la decisión final.

La formulación del problema, el establecimiento de la tarea, su análisis y la búsqueda de una solución se llevan a cabo, por regla general, antes del inicio de la propia reunión. Esta etapa puede tomar la forma de una conversación previa a la reunión (varios días antes de la reunión), el envío de boletines o un plan para reuniones periódicas sobre problemas.

En las reuniones problemáticas, el grado de democracia y actividad creativa debería ser bastante alto. El gerente desempeña el papel de presidente y coordina el curso de la reunión.

Además, diferentes organizaciones podrán utilizar los siguientes tipos de reuniones:

§ informar a los empleados (incluso en forma de

lección instructiva y metodológica);

§ planificar el trabajo durante un período determinado;

§ resumir los resultados durante varios períodos de tiempo (además de respaldar

mantener los resultados del trabajo en un proyecto específico), etc.

Si una conversación de negocios deja claro que la interacción interpersonal en una organización está mediada por el estatus y la posición funcional de una persona, entonces una reunión de negocios permite señalar otro factor importante en la interacción empresarial, a saber, el factor de grupo. Al preparar y realizar una reunión de negocios, debe recordarse que las características del comportamiento del grupo (desde la distribución de roles en el grupo hasta la presión del grupo) tendrán un grave impacto en la naturaleza de la interacción de sus participantes.

Reglas para preparar reuniones.

Una reunión oficial o de negocios es un evento tecnológicamente complejo y que requiere mucha mano de obra. El trabajo de preparación de una reunión comienza con una definición clara de su propósito.

Propósito de la reunión– esta es una descripción del resultado deseado, el tipo de decisión deseado, el resultado deseado del trabajo (posibles opciones para los objetivos: intercambio preliminar de opiniones, preparación de recomendaciones para la toma de decisiones, toma de decisiones sobre un tema específico, etc. .).

El líder debe comprender claramente por qué convoca la reunión y también poder transmitir claramente el propósito de la reunión a sus participantes. Al establecer el propósito de la reunión, se deben evitar formulaciones vagas y no específicas. Esto provoca una disminución del interés por el problema propuesto y, inconscientemente, conduce a la sensación de que su solución sustantiva es innecesaria. La formulación del objetivo debe reflejar, en primer lugar, las características del resultado previsto de la discusión de las cuestiones. Dependiendo del propósito de la reunión, se formula su agenda y se selecciona la composición de los participantes.

Si el objetivo de la reunión es intercambiar información y establecer tareas prioritarias en el curso del trabajo actual, sólo se invita a los jefes de departamento. En dicha reunión, a los presentes se les presenta la situación, se les informa sobre el progreso de la implementación de las decisiones tomadas en la reunión anterior y se formulan claramente las tareas para el futuro.

Si el objetivo de la reunión es resolver un problema específico, se invita a trabajar en ella a aquellos que puedan afrontar la tarea profesionalmente y que sean capaces de ofrecer su propia solución al problema. En este caso, los participantes de la reunión reciben información sobre el problema, la tarea se formula de forma clara e inequívoca.

El objeto de la reunión determina el lugar, fecha y hora de la reunión.

Reuniones programadas(por ejemplo, reuniones del consejo para resumir resultados, planificación) es más conveniente programarlas en determinados días de la semana o determinadas fechas del mes.

Reuniones no programadas, especialmente con un gran número de participantes (por ejemplo, información de emergencia), es recomendable realizarlo al final de la jornada laboral para eliminar la pérdida de tiempo de trabajo al reanudar el trabajo interrumpido.

Reuniones operativas breves(reuniones o reuniones de cinco minutos) se recomienda realizarlas al inicio de la jornada laboral.

El tiempo de las reuniones debe estar determinado por la rutina establecida en la organización (departamento). Las reuniones no programadas alteran el ritmo, reduciendo así la cultura de la comunicación empresarial, privan al gerente de la oportunidad de planificar y gestionar su tiempo de trabajo e interrumpen las reuniones y actividades planificadas.

Se recomienda programar reuniones por la tarde o 1,5 – 2 horas antes de finalizar el trabajo. Como regla general, la primera mitad del día es más productiva y es mejor si los empleados están ocupados realizando sus tareas durante este tiempo. Hay otro punto a considerar si la reunión está prevista al final de la jornada laboral. El gerente tiene la oportunidad de celebrar una reunión lo antes posible, sin retrasar la discusión, ya que tiene una excusa para detenerla en caso de acontecimientos desfavorables.

Tema de la reunión es un tema de discusión. El tema debe formularse de tal manera que interese a todos los participantes en la reunión. Es necesario llevar a las reuniones sólo aquellas cuestiones que no siempre pueden resolverse de manera funcional.

Una de las reglas para organizar la gestión y la ética de las relaciones oficiales debería ser la distribución preliminar obligatoria del orden del día a los participantes de la reunión. Además, la distribución preliminar de información breve por escrito sobre el fondo de los temas discutidos en la reunión debe considerarse una norma de relaciones comerciales éticas. Es inaceptable que dichos envíos los realice una persona incompetente en los problemas planteados en la reunión; esto obviamente reduce la sensación de relevancia.

Agenda de la reunión Es un documento escrito enviado con antelación a los participantes de la reunión que incluye la siguiente información:

§ tema de la reunión;

§ propósito de la reunión;

§ lista de temas discutidos;

§ la hora de inicio y finalización de la reunión (idealmente, la hora de inicio y finalización de la discusión de cada tema);

§ lugar exacto de la reunión;

§ nombres de los oradores y coponentes responsables de preparar las preguntas;

§ hora y lugar donde pueda familiarizarse con los materiales sobre cada tema (la presencia de dichas instrucciones no permitirá que los empleados descuidados justifiquen su falta de preparación para discutir el tema por falta de información).

Los proyectos de decisión, resúmenes de informes y certificados podrán enviarse como anexo al orden del día. Es muy bueno que, antes del inicio de la reunión, los comentarios de los participantes sobre los proyectos de decisión y las tesis de los discursos se transmitan con antelación a quienes preparan las preguntas.

Independientemente de la importancia y eficiencia de la reunión, el número de cuestiones que se plantean en ella debe mantenerse entre tres y cinco (a veces siete). En este caso, lo más conveniente es preparar la agenda de manera que incluya uno o dos temas principales y de dos a cinco temas menores que no requieran una discusión prolongada. Un gran número de puntos del orden del día aburre a los participantes en la reunión y dificulta captar el tema principal de la reunión en su conjunto. Una reunión también será improductiva si todos los temas discutidos son de igual importancia y requieren una discusión profunda y detallada.

La selección de los participantes de la reunión es de gran importancia, es decir La eficacia de la reunión depende en gran medida de hasta qué punto la competencia y las credenciales de los empleados invitados corresponden a las metas y objetivos de la reunión. El número de participantes también está determinado por las metas y objetivos de la reunión, así como, en algunos casos, por el estado o nivel de solemnidad de la reunión.

El número óptimo de personas invitadas a una reunión es de 7 a 9, máximo 12 personas. La regla principal aquí es la mayor actividad de los participantes al discutir temas. Aumentar el número de invitados reduce drásticamente la tasa de participación (o producción) promedio de los presentes, al tiempo que alarga la reunión.

Los organizadores de la reunión, por regla general, requieren la participación de altos funcionarios de los departamentos de la estructura organizativa. Sin embargo, uno de los empleados no directivos puede ser más competente para resolver problemas específicos. Por tanto, es aconsejable otorgar al gerente el derecho de determinar quién representará a su departamento en la reunión. Es deseable que entre los participantes de la reunión haya personas capaces de desempeñar los roles de “experto”, “generador de ideas” y “crítico” durante la actividad mental colectiva.

Para evitar la presencia de extras, se recomienda utilizar el método de "cambiar" de participantes (el método de "discusión dividida"). Una agenda cuidadosamente elaborada permite organizar una reunión para que, habiendo discutido su tema, algunos de los empleados puedan abandonarla, cediendo su lugar a aquellos cuyo tema comienza a discutirse. Resulta que algunos empleados están presentes en la reunión de principio a fin, mientras que otros son invitados específicamente para el momento de discutir un tema determinado. Así, cada participante estará presente sólo durante una parte de la reunión, lo que, por supuesto, reduce el tiempo total y, por tanto, aumenta indirectamente la eficacia del evento en sí.

Para optimizar la composición de los participantes de la reunión, utilice el principio de "distancia telefónica" hacia un empleado, cuya participación está dictada por el curso de la reunión en sí y la necesidad de obtener información adicional de este empleado. Especialistas (cuya información puede ser necesaria), en lugar de invitarlos a una reunión, puede pedirles que estén en su lugar de trabajo continuamente en un intervalo de tiempo específico para poder llamarlos u obtener ayuda por teléfono si es necesario.

Duración de la reunión. La duración de la reunión depende en gran medida del tipo de reunión:

§ duración óptima problemático se considera que la reunión dura entre 1,5 y 2 horas (en casos excepcionales, entre 2 y 5 horas);

§ el tiempo para considerar un tema no debe exceder los 45 minutos;

§ Operacional e instructivo reunión no debe durar más de 20 a 30 minutos;

§ reunión volantes (cinco minutos) generalmente se lleva a cabo dentro de 5 a 10 minutos.

La reunión debe comenzar y terminar a una hora estrictamente designada, para no socavar la confianza en el gerente y los empleados que la prepararon.

Se rompe. Durante una reunión que dura dos o más horas, se recomienda hacer descansos, de lo contrario después de dos horas los participantes pueden experimentar un período de “actividad negativa”. Duración óptima de los descansos:

§ después de 45 – 50 min. trabajo – 10 minutos;

§ después de 1,5 horas de trabajo – 15 minutos.

Los descansos son necesarios, en primer lugar, principalmente para descansar y, en segundo lugar, durante los descansos, en un ambiente diferente, relajado, en conversaciones privadas, se continúa trabajando en el tema de la reunión.

Reglas de la reunión. El cumplimiento de los aspectos procesales (reglamentos) es responsabilidad del presidente. La importancia de seguir la normativa es la siguiente:

§ las regulaciones permiten lograr la elaboración de temas planificados;

§ disciplinas que reúnen a los participantes, aumentando su negocio.

actitud y respeto a la reunión como órgano colegiado para la toma de decisiones importantes;

§ el reglamento no permite retrasar indebidamente la reunión.

Un líder que cumple estrictamente las normas es un buen ejemplo a seguir.

Lugar de reunión. El desarrollo activo y eficaz de la reunión se ve facilitado por el cumplimiento de determinados requisitos en el equipamiento de la sala para su celebración.

La sala donde se celebrará la reunión y el número de asientos en la misma deben corresponder al número de participantes. Naturalmente, debe ser lo suficientemente espacioso y disponer de asientos libres en caso de que el número de participantes aumente por una razón u otra. Sin embargo, no debe elegir una audiencia demasiado grande para una reunión pequeña: la presencia de una gran cantidad de asientos vacíos tiene un impacto psicológico negativo en los participantes de la reunión.

Además, al equipar una sala especial con muebles, uno debe guiarse por el principio de que la posición relativa de los participantes durante la reunión no debe enfatizar las diferencias en su estatus jerárquico de servicio. En este caso, el concepto de “mesa redonda” tiene un significado literal y figurado como un medio para facilitar el contacto mutuo entre las personas y su óptima disposición espacial.

En el caso de que se esté celebrando una reunión bastante numerosa, se debe tener cuidado de instalar micrófonos y equipos de visualización. Es necesario controlar la temperatura del aire, la iluminación y el aislamiento acústico para que los participantes de la reunión no se distraigan con irritantes extraños.

Uno de los puntos más importantes es la preparación del líder para la reunión. El gerente debe trabajar:

§ formulación del objetivo principal de la reunión y submetas por nivel

subordinación lógica;

§ informe o mensaje introductorio;

§ secuencia de discursos de los participantes;

§ proyecto de decisión.

Para que la reunión sea efectiva, el gerente debe tener a mano un "Memorando para el gerente" (Tabla 11.1) y un "Formulario de preparación de la reunión" (Apéndice).

Tabla 11.1

Memo para el gerente

El gerente, por regla general, debe verificar todas las etapas de preparación de la reunión, en cuya implementación él mismo no participa personalmente.

Preparar la agenda (“¿Qué y cómo discutir?”)

Si se determina la necesidad de una reunión, entonces se debe distinguir claramente lo siguiente:

• el contenido de los problemas discutidos y el tema principal de la reunión correspondiente, que debe caracterizar su esencia
• ¿Qué condiciones debe cumplir el resultado final de la reunión? Esto define el propósito de la reunión. Por ejemplo, debe comprender que no todas las reuniones pueden proporcionar soluciones listas para usar.
• quién debe realizar qué trabajo preparatorio. En ocasiones es recomendable crear un grupo de trabajo que elabore la agenda, realice breves reuniones preliminares en departamentos, reuniones entre dos personas, etc.

Los principales errores cometidos a la hora de fijar la agenda:

• falta el tema principal de la reunión, y si hay varios temas, no es posible asegurar su delimitación precisa y discusión analítica adecuada
• La esencia del problema que se está discutiendo no fue explicada previamente a los participantes.
• La agenda incluye temas de diferentes tamaños y contenidos, como resultado de lo cual la reunión se convierte en una discusión y, a menudo, en una riña entre sus participantes individuales o grupos. Como resultado, aumenta el número de participantes colocados en la posición de oyentes pasivos.
• incapaz de adherirse a la agenda, desviarse de ella y considerar temas secundarios que surgen espontáneamente o algún problema eterno (problemas de suministro, etc.)

Determinación de los participantes (“¿Quién?”)

El principal requisito es que la reunión incluya personas que puedan contribuir a los objetivos de la reunión. Junto a esto, se debe tener en cuenta que si los temas discutidos en la reunión son heterogéneos (es decir, no afectan a todos los presentes al mismo tiempo), es necesario desarrollar un programa para la reunión (una lista de los temas principales indicando los participantes). El programa debe estar elaborado de manera que a la reunión asistan personas directamente relacionadas con el problema que se está discutiendo. Una vez finalizada la discusión del siguiente tema, las personas que no participaron en la discusión de los siguientes temas quedan liberadas. Pero no es deseable dejar ir a una persona temporalmente y luego invitarla nuevamente. El cumplimiento de este requisito disciplina al líder y a los participantes de la reunión y los obliga a respetar el límite de tiempo.

Todos (o los principales) participantes deben ser informados sobre la reunión por escrito, indicando el tema principal, propósito, información básica, hora, lugar, duración de la reunión y el nombre del líder.

Los principales errores cometidos al determinar el círculo de participantes en una reunión:

• se invita a una persona a una reunión en función de su puesto y no en función de la conexión de sus responsabilidades laborales con un problema determinado
• una gran proporción de oyentes pasivos debido a la invitación de personas ajenas al tema en discusión

Determinar la duración de la reunión (“¿Cuánto tiempo?”)

Cabe señalar que la duración de la reunión depende no solo del número de temas del orden del día, sino también de su contenido. Al principio, la reunión se desarrolla más a fondo. A los temas al final de la agenda se les da menos tiempo. Por tanto, es recomendable incluir 1-2 temas problemáticos o 3-5 temas de menor importancia en la agenda.

Hay que tener en cuenta que el mensaje del directivo sobre la hora de finalización de la reunión reduce su duración hasta en un 10%. Las razones de este fenómeno son puramente psicológicas: los participantes en una reunión ordenan sus pensamientos más rápido y no demoran en hablar, es decir, La información sobre el final de la reunión juega un cierto papel activador y disciplinador.

Si una reunión está prevista para más de una hora, entonces cada 40-50 minutos conviene hacer una pausa y, si es posible, cambiar las formas de trabajo (trabajo individual, trabajo en grupo, discusión, presentaciones individuales, etc.).

Las reuniones suelen prolongarse porque los problemas que surgen no se pueden resolver. En este caso, el líder debe asegurarse de que los participantes registren por sí mismos el resultado intermedio (lo que se aclaró, lo que se acordó, etc.), establecer tareas individuales apropiadas y una fecha límite para discutir el tema por segunda vez. Al mismo tiempo, es necesario aclarar el rumbo de la próxima discusión, teniendo en cuenta el trabajo realizado en el intervalo entre reuniones.

Los principales errores cometidos a la hora de determinar la duración de una reunión:

• la duración de la reunión no está regulada
• No se respeta la duración establecida de la reunión.
• Las reuniones están programadas para ser demasiado largas.
• no se toman descansos
• sin límite de tiempo para informes y discursos
• incapacidad para expresar los pensamientos de manera concisa y clara

En conclusión, damos un ejemplo de N. Parkinson sobre las razones del uso indiscriminado del tiempo en las reuniones, cuyo origen radica en la determinación de su composición. La comisión dedicó cinco minutos a discutir el proyecto de construcción del reactor nuclear por valor de 5 millones de dólares. De los 11 miembros de la comisión, 4 no sabían qué era un reactor y los otros 4 no sabían dónde se utilizaba. En consecuencia, no pudo surgir discusión alguna y se aceptó la propuesta presentada. A continuación, el comité discutió un proyecto de almacenamiento de bicicletas de $2,350. Como todos sabían lo que se estaba discutiendo y cada uno tenía su propia opinión, la discusión duró 45 minutos. En tercer lugar, se discutió la cuestión de la organización de almuerzos, que cuestan un par de dólares. La discusión sobre este tema se prolongó aún más.

Determinar el lugar de la reunión (“¿Dónde?”)

El lugar depende en gran medida del tipo de reunión. Se recomienda, por regla general, celebrar una reunión operativa donde se encuentre el principal lugar de trabajo de sus participantes. Una gran sala o salón de actos es adecuado para celebrar reuniones y reuniones de producción. Los requisitos más altos se imponen al lugar de la reunión del problema, siendo dos opciones las más comunes:

• Las reuniones de problemas se llevan a cabo 1 o 2 veces al mes durante 2 a 3 horas al final de la jornada laboral en una sala especialmente diseñada para este propósito.
• una reunión de problema se lleva a cabo una vez cada trimestre o seis meses como una reunión fuera del sitio, que dura entre 2 y 2,5 días, y el lugar donde se lleva a cabo, por regla general, es el centro de recreación de la empresa (en países extranjeros, por regla general, un hotel)

Los principales errores cometidos a la hora de determinar el lugar de la reunión:

• Se celebran demasiadas reuniones en la oficina del jefe.
• Durante el encuentro se mantienen conversaciones telefónicas e incluso se reciben visitas
• La sala de reuniones no está debidamente equipada.

Determinar la hora de la reunión (“¿Cuándo?”)

El horario de la reunión debe ser tradicional. Sólo se permiten excepciones a esto en casos excepcionales.

El momento más apropiado para iniciar una reunión operativa es la primera hora después del inicio de la jornada laboral, las reuniones de producción y las reuniones se llevan a cabo mejor antes de la pausa para el almuerzo, y una reunión de problemas es mejor antes del final de la jornada laboral.

Los principales errores cometidos al establecer y utilizar el tiempo de reunión:

• Celebrar una reunión operativa inmediatamente después del inicio de la jornada laboral.
• celebrar una reunión después del final de la jornada laboral
• Incumplimiento del horario fijado para el inicio de la reunión.

Las reuniones de oficina son una de las formas efectivas de involucrar a los empleados en el proceso de toma de decisiones, una de las herramientas para gestionar la participación de los empleados en los asuntos de su departamento o de la organización en su conjunto.

La eficacia de la reunión debe percibirse como una norma ética para el trabajo en equipo, un acto significativo de atención y respeto hacia los empleados por parte de los organizadores de la reunión, quienes, a su vez, deben:

definir claramente la orientación objetivo y el tema de la reunión;

elegir su reglamento óptimo (y en este caso, el concepto de “reglamento” puede interpretarse de manera bastante amplia, incluido el tema, el tiempo, la composición de los participantes de la reunión y los responsables de su realización);

No reduzca la reunión a resolver cuestiones privadas que puedan resolverse “de forma rutinaria”. Hay que recordar que una reunión de oficina es, por regla general, obra de la mente colectiva. Por lo tanto, debe incluir preguntas que requieran esfuerzos intelectuales conjuntos de todos los participantes al considerar un problema en particular.

Una reunión con este enfoque debe considerarse apropiada si la opinión de la mayoría de las partes interesadas y competentes no se reduce a una de las opciones propuestas para resolver el problema.

Se dedica una reunión operativa a aclarar la situación actual de la organización, a un breve intercambio de opiniones sobre el fondo de las cuestiones que surgen durante el proceso de producción. Además, puede tener como objetivo desarrollar tácticas generales para las acciones de varias partes de la estructura organizacional en relación con las tareas de producción actuales.

Una reunión problemática es su tipo más complejo. Durante dicha reunión, se desarrolla una decisión colectiva sobre cuestiones complejas que afectan los cambios en las tareas funcionales de las unidades de la estructura o su adaptación a nuevas áreas de actividad de la organización. Una reunión de problemas suele dedicarse a la formación de un programa general que tenga elementos estratégicos y un largo período de implementación.

Una situación bastante común es cuando la mayoría de los participantes en una reunión discuten algún tema "suyo" y los puntos restantes de la agenda están fuera de su competencia. El tiempo de trabajo de los empleados de la organización se utiliza de manera ineficaz si se les obliga a estar presentes cuando se consideran todos los temas de la reunión. Además, la presencia de personas "extra" reduce inevitablemente la eficacia de la discusión de los problemas.

Cuando la agenda es heterogénea, cuando se abordan cuestiones de varios niveles de la estructura de las organizaciones, se recomienda adoptar el principio de una composición variable de los participantes en la reunión. Al mismo tiempo, aumenta la importancia de establecer y observar estrictamente las normas.

Muy a menudo se da una situación en la que se invita a empleados individuales a una reunión, pero su participación real depende del progreso de la discusión de un tema en particular. Al mismo tiempo, no se sabe de antemano hasta qué punto los empleados invitados participarán en el proceso de la reunión. Este enfoque demuestra falta de respeto hacia el empleado y una actitud desdeñosa hacia su empleo. Para optimizar la composición de los participantes de la reunión, utilice el principio de "distancia telefónica" hacia un empleado, cuya participación está dictada por el curso de la reunión en sí y la necesidad de obtener información adicional de este empleado.

El momento de la reunión de oficina debe planificarse con antelación y, si es posible, no alterar el ritmo general de la organización. Al desarrollar las reglas de la reunión, conviene recordar las normas organizativas y psicológicas de su duración. Se ha establecido que una persona normalmente puede percibir información instructiva en 20 a 30 minutos, la duración de una reunión problemática no debe exceder una hora y media. Después de este tiempo, en la mayoría de las personas la actividad mental y la capacidad de percibir y analizar la información entrante disminuyen notablemente.

El desarrollo activo y eficaz de la reunión se ve facilitado por el cumplimiento de determinados requisitos en el equipamiento de la sala para su celebración. Naturalmente, debe ser espacioso y con buena ventilación. Además, al equipar una sala especial con muebles, uno debe guiarse por el principio de que la posición relativa de los participantes durante la reunión no enfatiza las diferencias en su estatus jerárquico de servicio. En este caso, el concepto de “mesa redonda” tiene un significado literal y figurado como un medio para facilitar el contacto mutuo entre las personas y su óptima disposición espacial.

Es importante que el facilitador de la reunión cumpla claramente su rol. Su función debe incluir prevenir desviaciones del propósito de la reunión y discutir temas no preparados. El presentador debe garantizar el cumplimiento de las normas éticas de comportamiento de los participantes, influir en la corrección y orientación comercial del discurso.