Los guiones se pueden colocar en todo el documento o en una parte del mismo que deba preseleccionarse.

Para habilitar el modo de separación de palabras en el texto, use el comando Separación(pestaña Diseño de página/ grupo Configuración de página).

Este comando tiene cláusulas anidadas.

Equipo Auto divide el texto con guiones automáticamente.

Equipo Manual abre un cuadro de diálogo que ofrece opciones de separación de palabras para palabras que se pueden dividir y solicita confirmación para insertar la separación de palabras en el texto.

Equipo Opciones de separación de sílabas le permite configurar sus propios parámetros de separación de palabras en palabras usando el cuadro de diálogo (Figura 15).

Figura 15 Ventana Separación

Zona de transferencia es el espacio máximo permitido entre una palabra y el margen derecho de la página sin ajuste de palabras. En una zona amplia hay menos acarreos, en una zona más estrecha el borde del jardín derecho es más suave.

se puede eliminar automático separación de palabras usando el comando Separación seleccionando el comando No.

Ejercicio.

Abre el archivo Documento de ejemplo.docx.

Para todo el texto, excluidas las palabras en mayúscula, utilice guiones automáticos con una zona de guion de 0,5 cm de ancho.

Guarde el documento.

Trabajar con ventanas

En Word 2010, puedes trabajar con múltiples ventanas (con uno o más documentos) simultáneamente usando la pestaña Vista, grupo Ventana (Figura 16).

Figura 16 Grupo de comando Ventana en la pestaña Vista

Si hay varias ventanas de documentos abiertas al mismo tiempo, puede pasar de una ventana a otra usando el comando Ir a otra ventana o a través de la barra de tareas de Windows.

Ejercicio.

Abre el archivo Documento de ejemplo.docx.

Cree una ventana adicional para este documento (pestaña Vista/ grupo Ventana/ equipo Nuevoventana).

Coloque ambas ventanas una al lado de la otra (pestaña Vista/ grupo Ventana/ equipo Cerca). Desactivar el desplazamiento sincrónico (pestaña Vista/ grupo Ventana/ equipo Desplazamiento sincronizado).

Ventana dividida 1 (pestaña Vista/ grupo Ventana/ equipo Dividir).

Organizar ventanas verticalmente (pestaña Vista/ grupo Ventana/ equipo ArreglarTodo).

Cambiar la escala del documento

Cuando trabaja con un documento, puede cambiar su escala (el tamaño del archivo del documento no cambia) y también guardarlo junto con el documento o la plantilla. El cambio de escala se realiza en la pestaña. Vista, grupo Escala(Figura 17).

Figura 17 Grupo Escala en la pestaña Vista

Se realizan ajustes de escala más precisos en el cuadro de diálogo. Escala(pestaña Vista/ grupo Escala/ equipo Escala) (Figura 18).

Figura 18 Ventana Escala

control de zoom , ubicado en la esquina inferior derecha de la barra de estado (Figura 19), le permite cambiar la escala al valor deseado moviendo el control deslizante y usando los botones “+” y “-”. A la izquierda del control deslizante, se muestra la escala del documento en porcentaje (Fig...).

Figura 19 Control de zoom

Ejercicio.

Abre el archivo Documento de ejemplo.docx.

Cambie la escala de su documento de diversas formas.

Cierra el documento sin guardar.

Formatear caracteres y párrafos Formatear caracteres

La principal propiedad de los caracteres de texto es la fuente, la cual se caracteriza por: tipo de letra, estilo y tamaño 6.

El grupo se utiliza para formatear caracteres. Fuente en la pestaña hogar (Figura 20).

Figura 20 Panel de grupo Fuente

También puede utilizar el minipanel para formatear caracteres, que se abre automáticamente cuando selecciona texto (Figura 21).

Figura 21 Minipanel

Usando el botón de grupo Fuente, puede abrir el cuadro de diálogo Fuente (Figura 22).

Figura 22 Ventana Fuente

En el cuadro de diálogo Fuente en la pestaña Además Puede cambiar el espacio entre caracteres a escaso o condensado.

En esta lección, aprenderá los conceptos básicos para trabajar con texto en Powerpoint 2010. Por ejemplo, cómo escribir, eliminar y mover texto, cómo trabajar con subtítulos, cómo formatear el texto, etc.

Si recién estás comenzando con PowerPoint, necesitarás conocer los conceptos básicos del trabajo con texto para poder agregar y editar texto en tus diapositivas. Deberá aprender a insertar, eliminar, mover y formatear texto, así como a utilizar subtítulos.

Para escribir texto:

Algunos marcadores de posición convierten automáticamente su texto en una lista con viñetas. Esto se debe a que este tipo de listas se utilizan con mucha frecuencia en PowerPoint. Para eliminar dicha lista, anule la selección del comando Viñetas en el grupo Párrafo en la pestaña Inicio.

Para eliminar texto:

1. Junto al texto que deseas eliminar, coloca un punto de inserción
2. Para eliminar texto a la izquierda del punto de inserción, presione la tecla Retroceso en su teclado.
3. Para eliminar texto a la derecha del punto de inserción, presione la tecla Eliminar en su teclado.

Para resaltar texto:

1. Coloque el punto de inserción al lado del texto que desea resaltar.
2. Haga clic izquierdo y, sin soltar el botón del mouse, arrastre el cursor sobre el texto que desea resaltar.
3. Suelte el botón del ratón. Aparecerá un cuadro resaltado encima de la prueba. Esto significa que ha seleccionado el texto.

Después de seleccionar una imagen o texto en PowerPoint, el minipanel con las opciones de formato más utilizadas. Este panel se llama mini barra de herramientas. Esto puede ahorrarle tiempo porque... Los comandos de formato son de fácil acceso. Si la barra de herramientas no aparece, intente apuntar el cursor del mouse a la selección

Para copiar y pegar texto:

Para cortar y pegar texto:

Para ajustar el texto:

Si el texto no aparece donde lo desea, presione la tecla Intro para mover el texto a una nueva línea.

Encontrar y reemplazar

Buscar y reemplazar es otra opción que se puede utilizar para editar texto. Le permite buscar una palabra o frase específica (por ejemplo, "británico") en todas las diapositivas y reemplazarla por otra (por ejemplo, "inglés"). Para obtener más información, lea sobre lo que puede hacer esta característica en la Guía de Word 2010.

Trabajar con texto

Cuando creas una presentación, puedes agregar títulos para organizar tus diapositivas. También necesita saber cómo dar formato al texto para lograr el aspecto que desea.

Para agregar un título:

Puede ingresar texto en marcadores de posición o cuadros de texto. Un marcador de posición es un tipo especial de título porque forma parte del diseño de la diapositiva y, a menudo, contiene un formato especial (como una fuente de título de diapositiva más grande). Ingresar texto en títulos opcionales le permite agregar la cantidad deseada de texto a una diapositiva, independientemente de su diseño.

Para mover un marcador de posición o un cuadro de texto:

Para rotar el texto, haga clic y arrastre el círculo verde ubicado encima de él.

Para cambiar el tamaño de un marcador de posición o cuadro de texto:

Puedes hacer que el texto de una diapositiva sea especial cambiando su formato, es decir, tamaño, color, estilo y más.

Fuente

Haga clic en el menú desplegable para cambiar la fuente del texto seleccionado.

Tamaño de fuente

Seleccione el tamaño de fuente del texto seleccionado en el menú desplegable.

Disminuir o aumentar el tamaño de fuente

Utilice estos comandos para disminuir o aumentar el tamaño de fuente en un tamaño estándar.

Eliminar todo el formato

Haga clic en el comando Eliminar todo el formato para que solo quede texto en el fragmento seleccionado.

Estilos de fuente

Utilice comandos de estilo de fuente para crear texto atrevido, cursiva, subrayado, con sombra o tachado.

Espaciado entre caracteres

Ajuste el espaciado entre caracteres usando el menú desplegable.

Registro

Cambia rápidamente el caso del texto seleccionado.

Color de fuente

Abra el menú desplegable para cambiar el color de fuente.

Mostrar el cuadro de diálogo de fuente

Haga clic en la flecha en la esquina inferior derecha del grupo Fuente para acceder a más opciones de formato.

Microsoft Word atrae a tantos usuarios porque puede ofrecer una variedad de métodos de automatización al trabajar con texto. Uno de ellos es la separación automática de palabras.

Para configurar la separación de palabras automática, debe ir a " Disposición"En el capítulo" Configuración de página» seleccione el elemento « Separación" y en la lista que se abre, haga clic en " Auto».

En este caso, se colocarán guiones en todos los lugares necesarios y posibles. Para ello se debe instalar el diccionario del idioma para el que se incluirán guiones. Sin embargo, todas las distribuciones oficiales de Microsoft Word los contienen para todos los idiomas admitidos.

Una característica importante de la separación de palabras automática es que si de repente aumenta el tamaño, cambia la fuente o agrega elementos decorativos al texto, la separación de palabras se ajustará sola.

Cuando selecciona la opción de corte “Ancho”, la página generalmente adoptará la apariencia del diseño de alta calidad de un libro.

Tampoco se recomienda establecer guiones en el documento usted mismo mediante "-" y saltos de línea. Para hacer esto, Word usa la función Soft Wrap. Seleccione la palabra requerida, coloque el cursor y presione “CTRL” + “-”. Ahora, si es necesario, la palabra se transferirá según las reglas que hayas especificado. Los guiones suaves no son visibles en el documento, así que para mostrarlos, vaya a la pestaña " hogar"En el capítulo" Párrafo" Prensa " Mostrar todas las señales».

Volviendo al punto " Separación" y haciendo clic en " Manual", el programa buscará todas las palabras para las que se puede realizar la separación de palabras y le mostrará opciones sobre cómo hacerlo. Coloque el cursor en la ubicación deseada y haga clic en " Sí».

El último elemento es la configuración mínima. " Separaciones de palabras en palabras..." se encarga de incluir guiones por separado en aquellas palabras que se escriben en mayúsculas. Sin una casilla de verificación, se hará una excepción para ellos.

EN " Ancho de la zona del guión de palabra» establece la distancia desde el borde del almacén de palabras transferidas hasta el marco de la página.

« Máx. número…» limitará el número de casos repetidos de ajuste de palabras para un fragmento seleccionado o para todo el documento.

Para eliminar guiones, es necesario en el párrafo " Separación" Seleccionar opción " No».

O, con el modo de visualización para todos los símbolos activado, elimine los ingresados ​​manualmente. Si hubiera demasiados, puede utilizar la función "Reemplazar", que se llama mediante el botón F5.

En la pestaña Reemplazar, haga clic en " Más>>» -> « Especial", seleccionar " Transferencia suave" y reemplácelo con una cadena vacía, sin espacios.

La separación de palabras automática también está disponible para Word 2003. Está instalado en la dirección " Servicio» -> « Idioma» -> « Separación».

• Error 1. El fondo de la diapositiva no coincide con el tema de la presentación. Y vemos, por ejemplo, una presentación sobre las revoluciones en Rusia con un fondo de abedules y setas.
• Error 2. Se utilizó el fondo incluido en el programa PowerPoint. A lo largo de los muchos años de existencia del programa PowerPoint, miles de personas han utilizado plantillas estándar, han publicado sus presentaciones en línea y las han mostrado en discursos. Los oyentes simplemente están cansados ​​de estas plantillas.

Solución: es mejor abandonar las plantillas estándar. Puede encontrar una gran cantidad de nuevas plantillas y fondos interesantes en Internet (por ejemplo, hay casi mil fondos en nuestro sitio web).

La imagen de fondo no debe contener elementos que sean inconsistentes con el contenido de la presentación. Para el fondo es mejor utilizar colores pastel o fríos (morado, azul, cian, azul verdoso, verde), debes evitar los colores rojo y blanco.

• Error 3. El fondo de la presentación es demasiado brillante y activo. Este fondo, en primer lugar, interfiere con la percepción de la información de la diapositiva y, en segundo lugar, cansa a los oyentes.

Solución: Si debe haber una imagen brillante como fondo, entonces es mejor reducir su brillo. Para hacer esto, seleccione una forma de rectángulo ( Insertar — Cifras — Rectángulo), cubra toda la diapositiva con ella y seleccione un relleno blanco con una transparencia del 50% (es posible un porcentaje diferente) y elimine los bordes ( Formato — Llenar cifras — Otro colores llena- color blanco y transparencia 50% — DE ACUERDO, Circuito cifras- Sin esquema).

La imagen de fondo se volverá menos activa.

O, al insertar una imagen en una diapositiva, configure inmediatamente la transparencia.

• Error 4. Usar colores inconsistentes y no tener un estilo de diseño de diapositivas consistente.

En este ejemplo, en una presentación, una diapositiva usa fuente grande y alineación a la izquierda, mientras que la otra diapositiva usa fuente pequeña y alineación justificada.

Solución: al diseñar una sección o la presentación completa, debes ceñirte a un estilo. La combinación de colores no debe contener más de tres colores primarios (por supuesto, son posibles excepciones): fondo — título — básico texto. Puedes cambiar los colores del tema de esta manera: Diseño — Colores— puedes elegir un esquema del conjunto propuesto o puedes configurar tus propios colores: Crear nuevo colores esquema.

• http://colorscheme.ru/: selección de colores mediante la rueda de colores y generación de combinaciones de colores.

• http://color.romanuke.com/: un conjunto de paletas de colores basadas en fotografías (puedes elegir tonos: cálido, frío, pastel y contrastante).

Errores relacionados con el contenido del texto.

• Error 5. Exceso de texto en una diapositiva, colocación de texto no estructurado en una diapositiva, texto tomado de la fuente tal como está, sin el procesamiento del autor.

Solución: El texto de la diapositiva debe ser breve y conciso, no debe duplicar la presentación del orador. El resumen debe colocarse en la diapositiva.

Si su presentación está destinada a ser utilizada por otras personas, puede incluir la información necesaria en notas de diapositivas para ayudar a los usuarios de la presentación a trabajar con ella.

• Error 6. Al intentar colocar una gran cantidad de información en una diapositiva, se utiliza más del 90% del espacio de la diapositiva.

Solución: deje relleno desde los bordes de la diapositiva hasta el contenido (texto e imágenes). Intente ceñirse a la regla de que el 20% de la diapositiva debe estar vacía.

Para darle a la diapositiva un aspecto acabado, puede utilizar un marco de fondo como fondo.

Aquí el texto se extiende más allá de los bordes del marco; fue necesario reducir el área de entrada de texto moviendo el marcador de cambio de tamaño hacia la derecha.

El texto es muy grande, casi ocupa el marco. Es necesario reducirlo.

• Error 7. Todo el texto está escrito en letras MAYÚSCULAS. Este texto es difícil de leer.

Solución: utilice opciones tradicionales de escritura de texto, como en su idioma nativo: la primera letra de la oración está en mayúscula, el resto en minúscula. Al final de la frase hay un punto.

• Error 8. Usar fuentes difíciles de leer, especialmente como fuentes del cuerpo del texto. Existe un concepto de este tipo en el diseño: la legibilidad de las fuentes. La fuente debe ser tal que el lector pueda leer el texto rápidamente, sin dificultad ni molestias. Estas son las fuentes que se utilizan en libros, periódicos y revistas; estamos acostumbrados a ellas y las leemos fácilmente. Sin embargo, hay miles de fuentes con poca legibilidad: son interesantes, hermosas, pero están destinadas a títulos y, muy probablemente, a uso en publicidad y diseño.

Solución: si el objetivo de la presentación que se está creando no es producir un efecto "sorpresa", sino proporcionar información, utilice únicamente fuentes tradicionales que nos sean familiares a todos. Para el texto, es mejor utilizar fuentes sans-serif (Arial, Tahoma, Verdana, etc.) Tenga en cuenta que las fuentes serif (familia Times y otras) son difíciles de leer a larga distancia.

Fuente sans serif y fuente serif. La fuente Serif es difícil de leer en presentaciones, pero funciona bien para documentos

Es recomendable utilizar cursiva para un pequeño fragmento de texto que debe resaltarse, pero es mejor resaltar palabras y frases individuales en negrita. Es mejor no utilizar subrayado, ya que el usuario percibe el texto subrayado en las presentaciones como , es decir, dificulta la gestión de la presentación.

Puedes utilizar fuentes decorativas para los títulos, siempre que el texto sea legible.

La fuente del cuerpo del texto debe ser más pequeña que el tamaño de fuente del título.

• Error 9. Puntos, espacios, paréntesis, etc. extras y faltantes, etc. errores de escritura de textos.

• No hay punto al final del título.
• Al final de la oración hay un punto, luego un espacio y luego la siguiente oración.
• Las comillas en el texto de la presentación deben ser las mismas: si elige las comillas del árbol de Navidad, utilícelas solo en la presentación (Tipos de comillas: “ ”, “ ”, “ “, „ “).
• No hay espacio después del corchete de apertura o las comillas, el texto va inmediatamente. No hay espacio antes de las comillas o paréntesis de cierre; las comillas o paréntesis se colocan inmediatamente después del texto. Después de las comillas de cierre o el paréntesis, hay un punto (si es el final de una oración), una coma o un espacio y luego el texto.

• Debe haber un espacio entre todas las palabras.
• Después de todos los signos de puntuación, debe haber un espacio antes del comienzo del siguiente texto.

• A lo largo de la presentación, las palabras con e deben ser mi o mi.
• Diferentes marcadores de lista en diferentes páginas.

En el primer caso, los marcadores son ticks, en el segundo caso, son cuadrados.

• A lo largo de la presentación, las listas deben tener los mismos signos de puntuación después de cada viñeta, o ninguna puntuación. Por ejemplo, coloque un punto y coma después de cada elemento de la lista y un punto al final de la lista.

En el primer caso, hay un punto después de cada elemento de la lista; en el segundo caso, no.

• Hay una línea roja en algunas diapositivas, pero no en otras. Es mejor no utilizar la línea roja en la presentación.

Misma presentación: diferente tamaño de fuente.
Una diapositiva lo tiene y la otra no.

Errores relacionados con el uso de imágenes en una presentación

• Error 10. No hay alineación de formas, texto con los bordes de la diapositiva ni entre sí. Diseño descuidado.

Los objetos de la diapositiva deben estar alineados. Hay un error en la siguiente diapositiva: rectángulos idénticos tienen diferentes distancias desde los bordes de la diapositiva y entre sí.

Solución: para corregir este error, debe utilizar la función de alineación. Seleccione los rectángulos deseados (mantenga presionado el botón CONTROL ) Formato — Alinear — Alinear para deslizar(en este caso las formas se alinearán con los bordes y el centro de la diapositiva) o Alinear objetos seleccionados(en este caso los objetos estarán alineados entre sí). Después de seleccionar el tipo de alineación, debe configurar sus parámetros (izquierda, derecha, arriba o abajo, centro, distribuir horizontal o verticalmente).

• Error 11. Los mismos elementos de la diapositiva se desplazan de una diapositiva a otra.

El siguiente ejemplo muestra dos diapositivas que tienen los mismos elementos: un botón para terminar de trabajar con la presentación, un texto de “Respuesta” y un título de diapositiva. Puede notar que elementos idénticos están desplazados y ubicados a diferentes distancias de los bordes de la diapositiva. Esto no debería suceder.

Solución: Para evitar este error, debes crear la primera diapositiva y colocar en ella los elementos necesarios. Después de esto podrás:

• copiar la diapositiva (si ambas diapositivas llevan la misma carga, como en el ejemplo considerado), y luego cambiar cada nueva diapositiva, dejando los mismos elementos en su lugar;
• o cree una segunda diapositiva, luego seleccione el objeto deseado en la primera diapositiva, cópielo y luego péguelo en la segunda diapositiva. El objeto se insertará a la misma distancia de los bordes de la diapositiva, es decir. no habrá desplazamiento. Debes hacer lo mismo con otros objetos.
• Error 12. Distorsión de las proporciones de la imagen. Usar imágenes de diferentes estilos en una diapositiva (fotos y dibujos, imágenes con y sin marco, con y sin fondo).

La imagen está "aplanada".

Imágenes de diferentes alturas. La imagen de la derecha no tiene el marco blanco eliminado (podría haber elegido el blanco como fondo de presentación, entonces el marco blanco de la imagen no habría sido visible).

Solución: debe cambiar el tamaño de la imagen tirando de los marcadores ubicados en las esquinas de la imagen; No puede cambiar el tamaño utilizando los marcadores a los lados de la imagen.

• Error 13. Los marcos de las imágenes no coinciden con la temática ni el estilo de la presentación.

Solución: Un pequeño marco alrededor de la imagen crea un efecto prolijo; la imagen con un marco tiene un aspecto acabado. Pero no debes usar marcos de “luto”, como en la primera imagen del siguiente ejemplo de diapositiva. Tampoco debe utilizar efectos de reflejo de imagen, que interfieren con la percepción de la información en la diapositiva.

• Error 14. La imagen está "arrinconada".

Solución: Evite colocar la imagen en el borde de la diapositiva o en la esquina. Sangra desde los bordes de la diapositiva hasta la imagen (como lo harías al colocar texto). Si necesita insertar una imagen en la esquina de la diapositiva, es mejor retirarse a la misma distancia de los bordes vertical y horizontal. También trate de no colocar la imagen en el centro de la diapositiva si hay texto en la diapositiva.

Si la imagen es un retrato de una persona, es mejor colocarla de modo que la mirada se dirija al texto, pero no al borde de la diapositiva. Esto le dará a la diapositiva un aspecto acabado.

• Error 15. Colocar varias imágenes en una diapositiva de tal manera que sean difíciles de ver. Colocar dos o incluso diez imágenes en una diapositiva es aceptable si no contradice la lógica de la presentación: por ejemplo, si las imágenes aumentan al hacer clic o si son imágenes de botones. Sin embargo, si la imagen es el contenido principal de la diapositiva, es la imagen con la que se está trabajando y es la imagen la que lleva la carga de información, debe ser grande.

Solución: si una imagen es el contenido principal de la diapositiva, inserte una imagen por diapositiva. Si necesita utilizar varias imágenes, cree varias diapositivas. O inserte varias imágenes en una diapositiva, pero de tal manera que cuando haga clic en la imagen, la imagen se abra en pantalla completa.

Otros errores en las presentaciones

• Error 16. Los botones y botones de hipervínculo no funcionan. A veces puede surgir una situación en la que, en el modo de visualización de la presentación, no se puede utilizar el botón de hipervínculo: está inactivo. Esto puede suceder simplemente por el descuido del autor de la presentación: se olvidó de configurar el enlace. Pero también es posible que un botón con un enlace (capa inferior) se superponga a la capa superior, otra imagen o texto, y por lo tanto no funcione. Esto se puede ver cuando el cursor del mouse no se convierte en una mano con un dedo (como un hipervínculo) en el centro del botón, sino que cambia a lo largo de los bordes del botón.

Solución: En el primer caso, simplemente revisa todos los enlaces y todos los botones de la presentación. En casos especialmente críticos, pruebe la presentación en otras computadoras.

Para resolver el problema con el botón bloqueado por otros objetos, simplemente mueva el objeto que interfiere al fondo. Para hacer esto, haga clic derecho en la imagen y seleccione en el menú contextual Mover atrás. Ahora el botón funcionará.

• Error 17. No se indican las fuentes de las imágenes y los textos. Usar el trabajo de otra persona y no indicar el autor es de mala educación.

Solución: nos hemos preparado sobre el tema. Más del 80% de los autores de materiales en el sitio indican fuentes de información incorrectamente y no lo saben.

• Error 18. Animación excesiva, cuando la animación interfiere con el trabajo de la presentación. Al agregar animación a su presentación, debe cumplir con el principio del minimalismo. La animación no debe interferir con la lectura del texto ni ser colorida.

Solución: Evite las animaciones parpadeantes y la rotación rápida. Todo esto es agotador, irritante y supone un gran esfuerzo para la vista y el sistema nervioso. No hay necesidad de animaciones innecesarias. Es mejor no acompañar el cambio de diapositivas con efectos de sonido y animación activa. Debe pensar qué efectos aparecerán automáticamente y cuáles aparecerán al hacer clic. Si toda la animación ocurre al hacer clic, se dedicará mucho tiempo a ello, dicha presentación resultará molesta.

• Error 19. La transición de diapositivas no está configurada correctamente, la transición mediante clic del mouse o el teclado no está deshabilitada. Por ejemplo, en un juego de presentación, el usuario omitió el botón para mostrar la respuesta correcta y pasó a la siguiente pregunta, sin pasar por el menú del juego. El usuario no tiene claro adónde ir a continuación y, a veces, simplemente no comprende lo que sucedió.

Solución: al crear una presentación interactiva que contenga anuncios, debe desactivar las transiciones de clic y teclado entre diapositivas. Muchos simplemente eligen Transiciones: cambios de diapositivas y desmarca la casilla Al hacer clic. Este método le permite evitar cambiar de diapositiva haciendo clic, pero aún tiene la posibilidad de desplazarse por las diapositivas usando las flechas, la barra espaciadora del teclado y la rueda del mouse.

Hay una manera más confiable: Presentación de presentación automática.. . Pero al usarlo, debes recordar que cada diapositiva debe tener un botón de hipervínculo para ir a otra diapositiva. De lo contrario, puede desactivar la vista de diapositivas solo al finalizar la presentación.

Intentamos describir los principales errores al crear presentaciones y esperamos que esto nos ayude a todos a evitarlos en el futuro.

¿Qué errores conoces? Puedes decírnoslo en los comentarios del artículo.

La mayoría de las tareas de oficina se resuelven en una computadora en el entorno de MS Office, principalmente en Word, Excel, Outlook y PowerPoint. Estas aplicaciones requieren conocimientos mínimos, pero en muchas situaciones, técnicas adicionales pueden ahorrar mucho tiempo y esfuerzo. Consideraremos algunas formas de aumentar la eficiencia del trabajo en los programas anteriores en este artículo.

MS Word

Mueve el texto hacia arriba y hacia abajo rápidamente

Esta es la forma más rápida de mover texto sin usar el mouse. Mueva el texto usando las flechas hacia arriba y hacia abajo mientras mantiene presionadas las teclas Shift y Alt. No es necesario seleccionar el texto antes de moverlo; esto sucederá automáticamente y cada vez que presione la flecha hacia arriba o hacia abajo, el texto se moverá un párrafo hacia arriba o un párrafo hacia abajo. Este método es eficaz no sólo al mover párrafos, sino también al mover filas en una tabla.

Eliminar enlaces en un documento

Si el documento que creó contiene enlaces y necesita desactivarlos, puede seleccionar cada enlace y seleccionar el comando Insertar=>Hipervínculo y haga clic en el botón Remover enlace. Este es un proceso muy largo y laborioso. Hay una manera más rápida de resolver el problema: seleccione todo el documento usando el comando Editar=>Seleccionar todo y haga clic en la combinación de teclas. Ctrl+Mayús+F9 los enlaces se eliminarán y se conservarán todas las demás opciones de formato del documento.

Acerca del texto, las etiquetas y las formas automáticas

Cuando es necesario hacer una inscripción, muchas personas primero crean un bloque de inscripción y luego imprimen texto en él. Puedes lograr el mismo resultado resaltando el texto que ya has escrito y luego haciendo clic en la barra de herramientas. Dibujo botón para crear una inscripción, el texto se moverá dentro de la inscripción.

También puede insertar texto en formas automáticas (excepto líneas, polilíneas, etc.); como regla general, esto se hace en varias etapas: cree una forma automática, selecciónela, haga clic en el botón para crear una inscripción e ingrese texto. Hay una opción alternativa: dibuje la autoforma deseada, haga clic derecho sobre ella, seleccione Añadir texto e ingrese texto.

Tal vez mientras trabaja, cambie de opinión y decida que el texto debe eliminarse de la inscripción o de la autoforma. Para ello no es necesario en absoluto cortarlo en el portapapeles y luego pegarlo. Puede seleccionar una inscripción (o autoforma) y hacer clic derecho sobre ella mientras presiona la tecla Ctrl; el texto aparecerá en el campo de texto más cercano.

Iluminación de autoforma

Predeterminado en el panel Dibujo botón faltante Encendiendo; No hay ningún comando correspondiente en el menú contextual que se llama cuando hace clic derecho en una autoforma.

Sin embargo, es posible cambiar la iluminación de la autoforma. Para hacer esto, agregue al panel. Dibujo botón Encendiendo llamando al comando Herramientas=>Configuración=>Comandos seleccionando de la lista Categorías párrafo Dibujo y arrastrando el botón correspondiente desde la ventana equipos(Figura 1). Usar el botón es fácil: seleccione la forma automática, haga clic en el botón Encendiendo y ajuste la iluminación según sea necesario (Fig. 2).

Arroz. 1. Agregar un botón de Iluminación a la barra de herramientas de Dibujo

Arroz. 2. Configurar la iluminación de autoforma

Separación

Para evitar líneas demasiado escasas en el documento, se recomienda habilitar la separación automática de palabras. Para hacer esto en el menú Servicio selecciona un equipo Idioma=>Separación de sílabas y marque la opción correspondiente (Fig. 3). Solo tenga en cuenta que Word siempre tiende a dividir las palabras con guiones en lugar del guión. En algunos casos, es aconsejable evitar esa diferencia (por ejemplo, 10 por ciento, primer número, 234-345, etc.). Para hacer esto, en lugar de un guión normal, use un guión que no se rompa presionando la combinación de teclas Ctrl+Mayús+Guión.

Arroz. 3. Configurar la separación de palabras automática

Al mismo tiempo, es muy posible que en partes del documento, en particular en los títulos, no se requieran guiones. Para prohibir la separación de palabras en varios párrafos, selecciónelos y use el comando Formato=>Párrafo=>Posición de página y marque la opción correspondiente (Fig. 4).

Hay que admitir que Word no puede dividir correctamente algunas palabras con guiones. En estas palabras, en las posiciones donde puede dividir con guiones, debe insertar un símbolo de guión suave presionando las teclas Ctrl+guion. Este guión tendrá prioridad sobre los guiones que se insertan automáticamente.

Texto con índices

Si su documento contiene variables con índices escritos directamente en el texto y en fórmulas creadas con el editor de fórmulas de MS Equation, de forma predeterminada se verán diferentes (diferentes tamaños de variables e índices y diferentes niveles de su ubicación en la línea), lo que estropea significativamente la apariencia del documento (Fig. 5).

Arroz. 5. Texto con índice (la primera versión se escribió en Word, la segunda en MS Equation)

Puede lograr una apariencia casi idéntica de las variables con índices cambiando una serie de características de las variables ingresadas manualmente. Para hacer esto, imprima todo el texto en fuente Times New Roman, tamaño 12 y, adicionalmente, imprima las variables en cursiva. Además, mueva las variables hacia abajo 1,5 píxeles y los índices hacia abajo 3 píxeles con el comando Formato=>Fuente=>Espaciado seleccionando en el campo Inclinación opción Abajo e indicando el tamaño del desplazamiento (Fig. 6).

Arroz. 6. Configuración de compensación

Además, asegúrese de que el tamaño esté seleccionado en el editor de fórmulas. Común ( equipo Tamaño=>Regular) y para que corresponda a 12 píxeles (comando Tamaño=>Definir higo. 7).

Arroz. 7. Ajustar los tamaños de fuente habituales

saltos de mesa

Cuando se trabaja con tablas de varias páginas, a veces sucede que la tabla se rompe no al final de la hoja, sino mucho antes, dejando solo dos tercios o incluso un tercio de la página llena (esto depende del ancho de la tabla específica). fila donde se produce la ruptura). Las filas siguientes de la tabla se mueven a la página siguiente, aunque podrían caber fácilmente en la anterior (Fig. 8). Esto sucede a menudo cuando se llenan celdas de una tabla mediante copia normal, cuando junto con los datos también se copian sus formatos.

Arroz. 8. Un ejemplo de tabla en la que los saltos de línea no llegan al final de la hoja.

La razón de este fenómeno es que el texto en las celdas de la tabla tenía una configuración de párrafo rota. Para cambiar la situación, seleccione la tabla, ábrala en el menú Formato equipo Párrafo=>Posición en la página y quitar las casillas de verificación No rompas el párrafo, Mantente enfocado en el próximo Y Desde una nueva página(Fig. 9) la mesa volverá a tomar su forma habitual.

Arroz. 9. Cambiar las opciones de párrafo

Fecha en el documento

La mayoría de los documentos deben incluir la fecha en que fueron creados; No es raro crear o actualizar documentos del mismo tipo a diario. Por lo tanto, es muy conveniente utilizar la inserción automática de fecha: presiona una combinación de teclas Alt+Mayús+D, y la fecha actual, actualizada cada vez que se abre el documento, se inserta en la posición del cursor. Pero este método no siempre es adecuado, ya que la fecha se inserta en el formato tradicional. dd.mm.gggg. Si este formato no le conviene, utilice el comando Insertar=>Campo, en la lista de campos, seleccione un campo Fecha y especifique el formato de fecha deseado (Fig. 10).

Arroz. 10. Seleccione el formato de fecha

Si ninguno de los formatos de fecha le conviene, por ejemplo, necesita que la fecha aparezca en la primera línea del documento y el día de la semana en la segunda (como en la Fig. 11), entonces tendrá que buscar un formato de fecha más o menos similar y edítelo. En este ejemplo, no hay dificultades con la fecha impresa en la fila superior de la tabla, ya que este formato está en la lista de formatos y el problema es insertar el día de la semana, este formato de campo. Fecha no existe. Para editar el formato, abra en el menú. Insertar equipo Campo, en la lista de campos, especifique el campo Fecha y seleccione el formato de fecha original, que incluye el día de la semana deseado (Fig. 12). Clic en el botón Códigos de campo y edite el formato de fecha en el campo Códigos de campo, eliminando la parte innecesaria del formato (Fig. 13). Complete la operación haciendo clic en el botón DE ACUERDO, Después de esto, cada vez que abra un documento, se imprimirá el día actual de la semana.

Arroz. 11. Documento con campo de fecha modificada

Arroz. 12. Seleccionar el formato de fecha original para editar

Arroz. 13. Formato de fecha después de editar

Buscar documentos

Puede buscar los documentos necesarios no solo de la forma habitual, es decir, utilizando el comando Inicio=>Buscar=>Archivos y carpetas, pero también directamente en Word al abrir documentos, y al buscar en Word puede confiar en las propiedades específicas de los documentos (título del documento, autor, tema, palabras clave, tamaño del archivo, fecha de la última actualización, etc.) o en las palabras encontradas en texto.

Para buscar documentos por palabra en el texto, seleccione el comando Archivo=>Abrir y haga clic en el botón Servicio=>Buscar=>Normal. Ingrese la palabra de búsqueda, defina el área de búsqueda (Fig. 14), los tipos de archivos que le interesan (Fig. 15) y haga clic en el botón Encontrar(Figura 16).

Arroz. 14. Determinar el área a buscar

Arroz. 15. Determinar el tipo de archivo

Arroz. 16. Resultado de la búsqueda de documentos que contengan la palabra “Internet” en el texto o título

Para buscar documentos por sus propiedades, seleccione el comando Archivo=>Abrir y haga clic en el botón Herramientas=>Buscar=>Avanzado. Supongamos que su computadora contiene no solo sus documentos personales, sino también archivos de otros autores con quienes está trabajando en un proyecto común. En este caso, en el campo Propiedad indicar opción Autor, en el campo Condición opción Contiene(esto es más confiable, ya que en un caso el autor puede ingresar solo el apellido, en otro nombre y apellido, etc.), en el campo Significado ingrese el apellido del autor y haga clic en el botón Encontrar(Figura 17).

Arroz. 17. Busque todos los documentos de un autor específico.

Sin embargo, debe tenerse en cuenta que buscar documentos por sus propiedades específicas solo tiene sentido si estas propiedades están indicadas por todos los autores de los documentos; desafortunadamente, la opción predeterminada para completarlos no proporcionará el resultado deseado. Puede especificar propiedades por separado para cada documento usando el comando Archivo=>Propiedades=>Documento(Figura 18). Sin embargo, es poco probable que alguno de los autores olvide hacer esto en algún documento, por lo que es mejor habilitar la finalización obligatoria de los campos clave de propiedades del documento cuando se guarda por primera vez. Para hacer esto, use el comando Herramientas=>Opciones=>Guardar y marca la casilla Solicitar completar las propiedades del documento(Figura 19).

Arroz. 18. Completar las propiedades del documento.

Arroz. 19. Configuración del guardado obligatorio de propiedades clave del documento

Puede buscar documentos por la fecha de su creación y especificar no solo fechas específicas, sino también sus intervalos o una lista, lo cual se hace cuando se usan lexemas. Y o O. Para encontrar todos los documentos, por ejemplo del año 2003, en el campo Propiedad indicar opción Fecha de creación, en el campo Condición opción No antes, en el campo Significado ingrese la fecha 1 de enero de 2003 y haga clic en el botón Agregar. Luego ingrese nuevamente en el campo Propiedad opción fecha de creación, en el campo Condición opción Después no, en el campo Significado ingrese la fecha 1 de enero de 2004, haga clic en el botón Agregar y luego en el botón Encontrar Se encontrarán todos los documentos del año 2003 (Fig. 20).

Arroz. 20. Configurar una búsqueda de documentos creados durante un período determinado

Excel

Asignar colores a las etiquetas de las hojas

Las etiquetas de las hojas pueden ser multicolores, esto es conveniente en libros con una gran cantidad de hojas; luego, el color, junto con el nombre, será responsable del tipo de información en las hojas. Para asignar un color específico a hojas individuales, selecciónelas, haga clic derecho, seleccione Color de etiqueta y selecciona el color que quieras.

Inserte columnas y filas rápidamente

Para agregar una fila o columna a una tabla, no es del todo necesario, seleccione la columna o fila antes de la cual desea insertar, vaya al menú contextual y seleccione el comando Agregar celdas. Puedes presionar una combinación de teclas. Ctrl+Mayús simultáneamente con el signo "+" en el teclado numérico; el resultado será el mismo.

Columnas mutantes

De forma predeterminada, las columnas en Excel se designan con letras del alfabeto latino y las filas con números. Si, al abrir la tabla nuevamente, descubre que las columnas están numeradas de la misma manera que las filas (Fig. 21), no se alarme, esto no es efecto de un virus. usa el comando Herramientas=>Opciones=>General y desmarca la casilla Estilo de enlace R1C1(Fig. 22) todo encajará en su lugar.

Arroz. 21. Tabla con columnas numeradas.

Arroz. 22. Volver a las designaciones de columnas estándar

Acelerar la impresión

Si necesita imprimir una gran cantidad de tablas y tiene un tiempo limitado, al imprimir en una impresora en blanco y negro, puede acelerar el proceso abandonando el color (imprimiendo en modo blanco y negro). Las impresoras en blanco y negro muestran los colores como tonos de gris y lleva tiempo hacer coincidir el tono con un color en particular. Al imprimir en blanco y negro, el texto y los marcos en color aparecen en negro en lugar de en escala de grises, lo que ahorra tiempo. Para configurar la impresión en blanco y negro, vaya al menú Archivo equipo Opciones de página=>Hoja y en el grupo Sello revisa la caja En blanco y negro(Figura 23).

Arroz. 23. Configurar la impresión en modo blanco y negro

También puedes imprimir sin líneas de cuadrícula, lo que imprimirá hojas más grandes más rápido. Para hacer esto, use el comando Archivo=>Configurar página=>Hoja y desmarque Neto ( arroz. 24).

Arroz. 24. No imprimir la cuadrícula

Ingresar números fraccionarios

De forma predeterminada, Excel ingresa números fraccionarios según cómo esté configurado en la configuración de Windows: Panel de control=>Idioma y estándares=>Números. En otras palabras, si en Windows se utiliza una coma para ingresar números fraccionarios, en Excel se ingresarán separados por una coma. Sin embargo, en la práctica las cosas pueden resultar diferentes. Por ejemplo, en computadoras con una gran cantidad de usuarios, especialmente en instituciones educativas, donde la configuración del programa cambia de la manera más impredecible. Si al ingresar un número fraccionario separado por una coma, ve un número separado por un punto en la pantalla y ya ha verificado que la configuración de Windows permite la entrada separada por una coma, use el comando Servicio\Opciones\Internacional y resalte la casilla de verificación Usar delimitadores del sistema(Figura 25).

Arroz. 25. Volver a los separadores del sistema.

Representación

Al finalizar la apariencia de una tabla y prepararla para imprimir, a menudo es necesario cambiar repetidamente el formato y las funciones de impresión. Por lo general, en tales casos, las hojas se copian y se cambian las características de su visualización en la pantalla y cuando se imprimen. Sin embargo, es más conveniente crear diferentes vistas de hojas que le permitan ver los datos en diferentes modos y no requieran la creación de hojas separadas.

Antes de crear una vista, es necesario personalizar completamente el libro: darle la apariencia deseada y configurar todas las opciones de impresión necesarias. Cuando se ingresan las opciones de impresión en la vista, automáticamente incluirá áreas de impresión específicas para cada hoja, o la hoja completa si no tiene un área de impresión definida.

Para crear una vista de menú Vista selecciona un equipo Representación, presiona el botón Agregar y en el campo Nombre introduzca el nombre de la vista (Fig. 26). En este caso, es mejor incluir el nombre de la hoja activa en el nombre de la vista para que sea más fácil encontrar la vista deseada en el futuro.

Arroz. 26. Creando una vista

Para volver a una de las vistas creadas anteriormente, si, por ejemplo, necesita imprimir una hoja, use el comando Ver=>Vistas y en el campo tipos seleccione la vista de impresión (Fig. 27), luego haga clic en el botón Aplicar y haga clic en el botón Sello La hoja se imprimirá en blanco y negro.

Arroz. 27. Seleccionar la vista deseada

Subtotales

Muy a menudo tienes que lidiar con listas grandes que incluyen múltiples valores de celda que deben subtotalarse. Excel puede calcular automáticamente tanto los subtotales como los totales generales de cualquier lista. Normalmente, esto se hace ordenando primero con el comando Datos=>Clasificación(para agrupar las filas por las cuales necesita resumir), luego calcule los totales generales y luego inserte filas para los subtotales y calcúlelos (Fig. 28).

Arroz. 28. Cálculo de subtotales

Con un tamaño de tabla significativo y una gran cantidad de áreas para las cuales se deben calcular subtotales, este proceso llevará mucho tiempo. Para acelerar su trabajo, primero puede seleccionar una lista única, para cada uno de cuyos valores necesita determinar un subtotal, y solo entonces calcular los totales. Para crear una lista única, seleccione la columna o fila requerida y use el comando Datos=>Filtro=>Filtro avanzado. Configurar el interruptor de grupo Tratamiento para posicionar, especifique el rango de celdas en las que desea colocar el resultado y habilite la opción Sólo entradas únicas(Figuras 29, 30). Como resultado de dicho filtrado, todos los objetos únicos de la lista inicial aparecerán en el área especificada de la tabla.

Arroz. 29. Ventana de comando de filtro avanzado

Arroz. 30. Resultado de crear una lista única

Después de esto, use la función SUMAR.SI(rango, criterio, rango_suma), que suma las celdas que cumplen un determinado criterio. Rango es el rango de celdas que se verificarán para ver si cumplen con el criterio; criterio: un criterio en forma de número, expresión o texto que define las celdas que se suman; rango de suma: celdas sumadas (Fig. 31).

Arroz. 31. Calcular subtotales para cada uno de los valores en una lista única

Eliminar filas duplicadas

Imagine que tiene una tabla de directorio telefónico (diccionario, etc.) que consta de dos columnas y una gran cantidad de filas. En la primera columna, por ejemplo, se ingresan los apellidos de los clientes, y en la segunda, sus números de teléfono, mientras que las líneas se pueden repetir (Fig. 32). El objetivo es eliminar todas las líneas duplicadas. La primera solución que me viene a la mente es ordenar la tabla por la primera columna con el comando Datos=>Clasificación y eliminar manualmente las líneas duplicadas.

Arroz. 32. Tabla fuente

Si la tabla es muy grande, puedes conseguir el mismo resultado de una forma más rápida, aunque más compleja. Primero, seleccione una lista única de teléfonos usando el comando Datos=>Filtro=>Filtro avanzado configurando el interruptor de grupo Tratamiento posicionar Copia el resultado a otra ubicación., especificando el rango de celdas en las que desea colocar el resultado y habilitando la opción Sólo entradas únicas(Figura 33).

Arroz. 33. Resultado de crear una lista de teléfonos única

Ahora necesitas usar la función. BUSCARV(valor_búsqueda, tabla, número_columna, valor Verdadero o Falso), donde el valor de búsqueda es el valor que se debe encontrar en la primera columna de la tabla; tabla de tabla con información en la que se buscan datos; número de columna el número de la columna de la tabla de información en la que se debe encontrar el valor correspondiente. Teniendo en cuenta que la función funciona de tal manera que buscar el valor deseado solo es posible en la primera columna, deberá intercambiar las columnas "NOMBRE COMPLETO" Y "Teléfono", y luego en la columna D ingrese la fórmula con la función BUSCARV (Fig. 34). Usando esta fórmula, el programa tomará el siguiente valor de la columna C, lo buscará en la columna A y luego devolverá el valor de la columna B, ubicada en la fila encontrada. Después de esto solo queda hacer una copia de la columna D usando pegado especial, para que las celdas no contengan fórmulas, sino valores (comando Pegar=>Pegado especial=>Valores higo. 35), y suprimir las columnas A, B y D que ya no sean necesarias.

Arroz. 34. Resultado de los cálculos utilizando la función BUSCARV

Arroz. 35. Aspecto de la mesa después de aplicar Pegado Especial

MS PowerPoint

Diapositivas de archivos

Al preparar su presentación, puede utilizar documentos de Word creados previamente y diapositivas de otras presentaciones.

En el primer caso, si estamos hablando de crear una nueva presentación, abre un documento de Word y usa el comando Archivo=>Enviar=>Microsoft PowerPoint Como resultado, se creará una nueva presentación con el texto del archivo. Si necesita insertar texto de un documento de Word en una presentación existente, abra la presentación en PowerPoint y haga clic en la pestaña Estructura(Figura 36). Especifique el icono de diapositiva detrás del cual desea que aparezca una nueva diapositiva con texto. En el menú Insertar selecciona un equipo Diapositivas de la estructura. e indicar el documento requerido. Tenga en cuenta que el texto que se inserta en la presentación se basa en el estilo de los encabezados del documento y solo puede utilizar texto de archivos en formatos *.doc, *.rtf o *.txt.

Arroz. 36. Pestaña Estructura

Si desea insertar una diapositiva de otra presentación en una presentación abierta, en el menú Insertar, seleccione el comando Diapositivas de archivos, especifique la presentación y diapositiva a insertar (Fig. 37) y haga clic en el botón Insertar. Si desea insertar todas las diapositivas, haga clic en el botón Pegar todo.

Arroz. 37. Seleccionar la diapositiva a insertar

Numeración compleja

La numeración de páginas en diapositivas se realiza insertando el número de página en el pie de página con el comando Ver=>Encabezado y pie de página, que abre la ventana Encabezado y pie de página, donde debe habilitar la casilla de verificación pie de página(Fig. 38) y haga clic en el botón Aplicar a todo. Tenga en cuenta que las diapositivas ocultas siguen contando para la numeración. Para evitar esto, puede colocar todas las diapositivas ocultas al final de la presentación y luego todas las diapositivas mostradas se numerarán en orden.

Arroz. 38. Insertar un pie de página

Naturalmente, las páginas de las diapositivas están numeradas en orden. Si necesita comenzar a numerar las páginas nuevamente en diferentes lugares de la misma presentación (esto puede ser necesario si su presentación aún está en desarrollo y consta de varias series separadas de diapositivas), entonces, lamentablemente, no podrá hacerlo dentro una presentación. Para resolver el problema, deberá crear diferentes presentaciones para cada serie de diapositivas y vincularlas con hipervínculos.

Plantilla de presentación

Si las presentaciones se realizan con frecuencia, es aconsejable dedicar tiempo a preparar cuidadosamente una plantilla de presentación no estándar; hoy en día no es menos relevante que, por ejemplo, un membrete para cartas comerciales. La plantilla contiene el logotipo de la organización, etc. elementos que se reproducirán automáticamente en todas las diapositivas de presentación creadas. Además, la plantilla determina el formato, las dimensiones y la posición relativa de los objetos, las fuentes utilizadas, el fondo y otros parámetros de diseño de los elementos de presentación.

El desarrollo de la plantilla comienza con la creación de una nueva presentación a través del equipo. Archivo=>Crear. Luego seleccione una plantilla de diseño para la diapositiva de la lista de plantillas predeterminadas. Antes de cambiar la plantilla de diseño de acuerdo con el plan previsto, en el menú Vista selecciona un equipo Muestra=>Muestra de diapositiva. En las diapositivas maestras, realiza los cambios que quieras reflejar en cada nueva presentación que crees. En primer lugar, cambie el diseño y configure las fuentes (Fig. 39), en el siguiente paso inserte el logotipo (Fig. 40) y, una vez completados todos los cambios, en la barra de herramientas. Muestra haga clic en el botón Cerrar vista del asistente.

Arroz. 39. El resultado de personalizar los elementos principales de la plantilla de presentación.

Arroz. 40. La apariencia de la diapositiva después de insertar el logo.

Guarde la presentación como plantilla con el comando Archivo=>Guardar como, especifique la opción como tipo de archivo Plantilla de presentación e introduzca el nombre de la plantilla (Fig. 41).

Arroz. 41. Guardar una plantilla de presentación

Para utilizar la plantilla al crear una presentación, haga clic en el botón creador de diapositivas, clic en el enlace Revisar en la esquina inferior derecha de la diapositiva y especifique la plantilla de presentación que creó.

La plantilla creada se puede agregar a la lista de plantillas en el Asistente de contenido automático. Para hacer esto en el menú Archivo selecciona un equipo Crear. En la zona Crear clic en el enlace Desde el asistente de contenido automático, presiona el botón Más. Luego seleccione la categoría en la que desea colocar la plantilla, haga clic en el botón Agregar y especifique la plantilla de presentación que se agregará (Fig. 42).

Arroz. 42. Resultado de agregar una plantilla a la lista del Asistente de contenido automático

Múltiples opciones de diseño en una sola presentación

Al diseñar diapositivas individuales en una presentación, puedes utilizar varias plantillas. Para hacer esto, seleccione diapositivas específicas, haga clic derecho en la plantilla deseada y seleccione la opción Aplicar a diapositivas seleccionadas. Si este comando no está disponible, use el comando Herramientas=>Opciones=>Editar y en la región Deshabilitar nuevas funciones desmarque la casilla Varias muestras(Figura 43).

Si utiliza plantillas que creó, en lugar de las predeterminadas, para diseñar las diapositivas de su presentación, se instalará automáticamente una nueva plantilla para una diapositiva específica cuando haga clic en el enlace Examinar y seleccione la plantilla de presentación que creó anteriormente, a menos que, por ejemplo, Por supuesto, estableces una prohibición sobre el uso de diferentes opciones de diseño.

Arroz. 44. Configurar la revisión ortográfica automática

Usar un archivo de datos para exportar contactos

Todos los mensajes, citas, tareas y entradas del diario creados se guardan en un archivo de datos en su computadora local. Este archivo de datos se llama archivo de carpetas personales y tiene una extensión PST. Al reinstalar el sistema, es fácil guardar este archivo en una carpeta separada en su disco duro o CD y luego conectarlo nuevamente.

Además, un archivo PST le permite acceder a información como contactos desde otra computadora o compartirla con otras personas. Para hacer esto, solo necesita exportar los datos a un archivo PST usando el Asistente de importación y exportación. Abrir en menú Archivo equipo Importar y exportar, seleccione la opción como acción Exportar a archivo, y en la siguiente ventana indique que necesita crear un archivo PST (Fig. 45). A continuación, seleccione una carpeta Contactos y determine las características de guardar el archivo (Fig. 46). Clic en el botón Listo y luego sus contactos se guardarán en la carpeta que especificó en el disco, que se puede conectar fácilmente en otra computadora usando el mismo asistente de importación y exportación. Conectar un archivo PST con contactos no es diferente de conectar un archivo PST normal. Para evitar olvidar la ubicación del archivo, es mejor agregarlo inmediatamente a la lista de archivos de datos de Outlook. Para hacer esto, use el comando Archivo=>Procesamiento de archivos de datos, haga clic en el botón Agregar y apunte al archivo PST generado. Como resultado, en la lista de archivos de datos, además de las carpetas personales, también aparecerá el archivo que creó con los contactos (Fig. 47).

Arroz. 45. Determinar el tipo de archivo a crear

Arroz. 46. ​​​​Definición de condiciones para un archivo guardado

Arroz. 47. Archivos de datos de Outlook

Planificación del tiempo de trabajo

El resultado final depende de lo bien planificado que esté el trabajo. Outlook ayuda a organizar la lista de tareas hasta cierto punto, pero solo le recuerda que es hora de comenzar a completar una tarea en particular y que ya está vencida; Además, Outlook puede reasignar una tarea a otro empleado y permitirle controlar su finalización. Y esto, en general, agota las capacidades de Outlook en términos de procesamiento de tareas.

Sin embargo, es muy importante no sólo delimitar una serie de tareas, sino también planificarlas para que todo se pueda hacer a tiempo y para que la planificación sea lo más automatizada posible. Necesita saber cuándo terminará una tarea específica, si en principio es posible completarla antes de la fecha límite y cuándo es el mejor momento para comenzar a completar la tarea para completarla a tiempo.

Es una buena idea poder evaluar de antemano qué tan realista es su plan (sujeto a la naturaleza de su semana laboral, pausas para el almuerzo, reuniones programadas, etc.). Además, las tareas deberían ir automáticamente al calendario y el estado del calendario debería actualizarse automáticamente a medida que se reprogramen las tareas. El complemento para Microsoft Outlook 2002/XP Taskline puede hacer todo esto ( http://www.taskline.info/MAPI/TasklineSetup.exe, shareware, 1,2 MB) de ResultsWare Limited, que es un administrador de tareas conveniente y fácil de usar que le permitirá crear su agenda de manera óptima.

Antes de comenzar a utilizar el complemento, debe configurarlo de acuerdo con las peculiaridades de su jornada laboral. Para hacer esto, haga clic en el botón línea de tareas, ve a la pestaña Semana de trabajo e indicar los días laborables de la semana, el inicio y el final de la jornada laboral y todos los descansos disponibles (almuerzo, pausa técnica, etc.) - fig. 48.

Arroz. 48. Creando un horario de trabajo

Luego, describe tus próximas tareas en los próximos días. Tenga en cuenta que aparecerá una pestaña adicional en la ventana de creación de tareas después de instalar el complemento. línea de tareas, en el que es necesario indicar la duración prevista del trabajo, y si el trabajo ya ha comenzado, la cantidad de tiempo dedicado a él y el porcentaje de finalización (Fig. 49, 50).

Arroz. 49. Crea una tarea

Arroz. 50. Lista de tareas previstas para la próxima semana.

Después de esto, puedes comenzar a probar el complemento. Para hacer esto, haga clic en el botón línea de tareas, ve a la pestaña Tareas, especifique la hora de inicio (Fig. 51) y presione el botón DE ACUERDO. El resultado del complemento será un breve informe sobre la cantidad de tareas planificadas, el tiempo total para su finalización y las fechas de finalización (Fig. 52). Al mismo tiempo, el programa colocará de manera óptima las tareas en el calendario; esto tendrá en cuenta tanto todas las pausas en el trabajo como las reuniones, reuniones, etc. en el cronograma (Fig. 53).

Arroz. 51. Determinación de la hora de inicio del análisis y distribución de tareas.

Arroz. 52. Conclusión de la línea de tareas con respecto a la lista de tareas planificadas (en este caso, todo lo planificado se completará a tiempo)

Arroz. 53. El resultado de distribuir tareas en el calendario.