لا يمكن تصور عمل أي منظمة دون الاتصالات التجارية. يتيح لك التواصل المبني بشكل صحيح بين الموظفين حل المهام المعينة بسلاسة وسرعة.

هناك أنواع عديدة من الاجتماعات في المنظمات، ولكل منها خصائصه وأهدافه الخاصة. إن معرفة هذه الفروق الدقيقة ستساعد في تسهيل المناقشات التجارية. ستخبرك هذه المقالة عن أنواع الاجتماعات، وستساعدك على فهم سبب عقدها وكيفية تسجيلها في العمل المكتبي.

أهداف اجتماعات العمل

يتيح لك أي نوع من الاجتماعات المكتبية رؤية صورة شاملة للوضع الذي يحدث في المنظمة وتحديد نقاط القوة والضعف فيها. تجدر الإشارة إلى أنه عند المشاركة في هذا التنسيق من الاتصالات التجارية، يحدث نمو سريع للشركة أو المؤسسة.

مهام

يمكن تمييز المهام التالية لجميع أنواع الاجتماعات:

• حل المشاكل والقضايا الحالية.
• تكامل أعمال الإدارات بما يتوافق مع الهدف الاستراتيجي للشركة؛
• تقييم أنشطة الشركة وأقسامها الهيكلية الفردية؛
• الحفاظ على سياسة الشركة وتطويرها.

من أجل فهم التنسيق الذي سيتم عقد مثل هذا الحدث التجاري فيه، عليك أن تقرر أي من المهام المذكورة أعلاه سوف تتوافق معه، وفقط بعد ذلك يمكنك فهم التصنيف الذي سينتمي إليه.

أنواع وتصنيف

يمكن للاجتماع، كنوع من التواصل التجاري، أن يتخذ أشكالًا مختلفة تحدد موضوعه وقائمة المسؤولين الحاضرين.

يجب تسليط الضوء على التصنيف الرئيسي للاجتماعات:

1. منطقة العضوية. هنا يمكننا التمييز بين أنواع الاجتماعات مثل الإدارية (التي تنطوي على مناقشة القضايا الإشكالية)، والعلمية (الندوات والمؤتمرات، والغرض منها مناقشة القضايا العلمية الحالية)، والسياسية (التي تنطوي على اجتماع لأعضاء أي أحزاب وحركات سياسية). ) وأنواع مختلطة.
2. حجم. نحن هنا نميز بين المتخصصين الدوليين، حيث يشارك متخصصون من دول أخرى أو شركاء أجانب، وبين المتخصصين الوطنيين والإقليميين والمدنيين.
3. الانتظام. بأي شكل من الأشكال، يمكن أن تكون الاجتماعات مستمرة أو دورية.
4. اعتمادًا على الموقع - محليًا أو مسافرًا.

وأيضاً يمكن تقسيم كافة أنواع الإجتماعات على النحو التالي:

1. تعليمية، توفر صيغة توجيهية، حيث ينقل المدير الأعلى المعلومات مباشرة إلى مرؤوسيه، والتي يتم بعد ذلك تفريقها ونقلها على طول العمود الرأسي للسلطة. في أغلب الأحيان، في سياق هذه الاتصالات التجارية، يتم نقل أوامر المدير العام، والتي يمكن أن تؤثر بشكل كبير على تقدم المؤسسة، ويمكن أن تكون أيضًا قواعد سلوك أو ابتكارات مهمة.
2. التشغيلية (غرف التحكم). الغرض من هذا النوع من الاجتماعات هو الحصول على معلومات حول الوضع في منظمة أو مؤسسة. يتم توجيه تدفق المعلومات في هذه الحالة من المرؤوسين الأدنى إلى رؤساء الأقسام أو المدير العام. بشكل رئيسي في الاجتماعات التشغيلية، تتم مناقشة القضايا المتعلقة بتنفيذ خرائط الطريق والأنشطة المخططة والخطط الاستراتيجية والتشغيلية. هناك اختلاف مهم بين الاجتماع التشغيلي (الإرسالي) وجميع الاجتماعات الأخرى وهو أنها تعقد بانتظام ولها قائمة ثابتة من المشاركين. ومن الجدير بالذكر أيضًا أنه خلال الاجتماع قد لا يكون هناك جدول أعمال.
3. إشكالية. يتم عقد مثل هذا الاجتماع في حالة الحاجة الملحة لاتخاذ قرار بإكمال المهام في وقت قصير أو حل مشكلة عالمية نشأت للمؤسسة.

بالإضافة إلى كل ما سبق، يمكننا تسليط الضوء بشكل منفصل على أحد أكثر أنواع اجتماعات الإنتاج شيوعًا - اجتماع التخطيط. كقاعدة عامة، يقام مثل هذا الحدث يوميًا أو مرة واحدة في الأسبوع، حيث يحضره رئيس القسم وفناني الأداء المباشرين، الذين يتلقون مهام اليوم ويناقشون التقدم المحرز في تنفيذها.

يمكن أن يكون موضوع اجتماع موظفي المؤسسة للاجتماع أي نوع من القضايا التي تنشأ أثناء أنشطة المؤسسة، ويمكن أيضًا تخصيص المناقشة للتغيرات في البيئة الخارجية التي تعمل فيها منظمة معينة.

تنظيم الاجتماع

أي نوع من الاجتماعات، بغض النظر عن شكلها، يتطلب إعدادًا دقيقًا لها، لأن فعاليتها تعتمد على هذه اللحظة. في البداية لا بد من تحديد النقاط التالية:

• هدف؛
• القضايا التي تمت مناقشتها؛
• تحديد المهام للموظفين (على أساس الوظيفة والتبعية)؛
• مراحل إنجاز المهمة.

اليوم، يتم إجراء معظم الاجتماعات بطريقة متواضعة للغاية، بسبب فقدان معناها، وقد يتم تنفيذ المهام المعينة بشكل سيء. لذلك، من المهم للغاية التفكير في المسار الكامل لاجتماعات العمل هذه وتنظيم مناقشة العمل بطريقة لا تستغرق وقتًا فحسب، بل تؤدي إلى رد فعل عنيف من الفريق.

عقد الاجتماعات

تجدر الإشارة إلى أن الشركات والمنظمات الكبيرة التي تسعى إلى الحصول على حصة معينة من السوق وتطوير شركتها من أجل تحقيق أرباح كبيرة، تضع رهانًا كبيرًا على مناقشة القضايا المهمة من خلال الاجتماعات. من خلال ممارسة المديرين الناجحين، يمكننا صياغة مجموعة القواعد التالية حول كيفية الاستعداد للاجتماع:

أولا، يتم تحديد قائمة المشاركين. يجب أن تفهم بوضوح من ستدعوه إلى الاجتماع والدور الذي سيلعبه فيه. غالبًا ما يحدث أن الأشخاص المدعوين قد لا يفهمون الأمر، ويتم دعوتهم "فقط في حالة"، ولكن في هذه اللحظة يمكنهم القيام بواجباتهم الرسمية وعدم إضاعة الوقت.

من المهم إعداد جدول الأعمال. إذا تم التخطيط للاجتماع، فسيتم وضع جدول الأعمال مسبقًا، والذي يشير إلى القضايا التي سيتم مناقشتها، ويحدد أيضًا المتحدثين الرئيسيين. ومن المهم أن نتذكر أنه يجب إرسال هذه الوثيقة إلى المسؤولين عن إعداد المعلومات والحاضرين حتى يتمكن جميع المشاركين من إعداد التقارير والمقترحات والأسئلة الإضافية. إذا لزم الأمر، يمكن تعديل جدول الأعمال.

وينبغي وضع القضايا الرئيسية والاستراتيجية في مقدمة الاجتماع. يجب أن يكون المتحدثون في مثل هذه القضايا بالضرورة أشخاصًا (رؤساء الأقسام والأقسام وورش العمل) المسؤولين شخصيًا عن تنفيذ أي أنشطة استراتيجية للشركة.

نقاط مهمة

من المهم أن نتذكر أن أي اجتماع له مرحلتان رئيسيتان: التحضير له وعقده في حد ذاته. تتضمن المرحلة الأولى تحديد مدى أهمية عقد اجتماع عمل، وتحديد المهام والأهداف الرئيسية والثانوية، وإنشاء قائمة بالمشاركين والمتحدثين، وإعداد التقارير والعروض التقديمية والتقرير وفقًا للموضوع أو جدول الأعمال المحدد مسبقًا. وتتضمن المرحلة الثانية تنفيذ المسار المخطط له مسبقًا للاجتماع وسماع التقارير ومناقشة القضايا الحالية والاستراتيجية.

إذا كان من الضروري خلال هذه الاتصالات التجارية أن تقرر ما يجب على الموظفين فعله ولمن، فيمكننا التمييز بين المرحلة الثالثة - اتخاذ القرار. كقاعدة عامة، يتم تحديد القرارات من قبل الرئيس الذي يقود الاجتماع، بناءً على تقديره أو من خلال المناقشة أو التصويت الجماعي.

مثال على خطة الاجتماع

بوجود خطة محددة بوضوح أمامه، يمكن لأي مدير إجراء اجتماع بكفاءة وفعالية، مما سيسمح له بتلقي التعليقات من الموظفين وتحديد المهام المناسبة لهم. وقد تتضمن هذه الخطة الجوانب التالية:

• سماع التقارير وتلخيص النتائج لفترة زمنية معينة (ربع، أسبوع، نصف سنة، شهر)؛
• تغطية القضايا الحالية ذات الصلة بالشركة؛
• الاستماع إلى مقترحات للقضاء على المشاكل (العصف الذهني)؛
• تقييم الخيارات المقترحة ومناقشة تنفيذها؛
• تراكم الخيارات.
• التصويت لصالح اعتماد خيار أو آخر؛
• تحديد الحدود عند حل المشكلات (تحديد المسؤولين والمواعيد النهائية والأساليب والأساليب).

تسجيل

يجب تسجيل معظم أنواع الاجتماعات على الورق (المستند)، وهو ما يسمى المحاضر. يتيح لك الاحتفاظ بهذا النوع من الوثائق إضفاء الشرعية على القرارات المتخذة. وأيضًا، بفضل البروتوكول، يمكنك دائمًا تتبع تقدم الأنشطة، وفي حالة الفشل في إكمال المهام المعينة، حدد المسؤول عن ذلك.

عادة ما يتم إدارة الاجتماع من قبل سكرتير القائد الذي هو رئيس الاجتماع. ومع ذلك، في كثير من الأحيان يمكن تنفيذ هذه الوظيفة من قبل موظفين آخرين.

مهام ومهام السكرتير

قبل بدء اجتماعات العمل، يجب أن يكون السكرتير على دراية بقائمة المدعوين وقائمة القضايا التي تمت مناقشتها. ومع ذلك، تجدر الإشارة إلى أنه إذا تم عقد الاجتماع بشكل منتظم، فإن هذا المسؤول هو الذي يجمع جميع الوثائق (القوائم والخطط وجدول الأعمال وما إلى ذلك) ويساعد المدير في الاستعداد للاجتماع.

في البداية، وإذا لزم الأمر، يجوز للأمين أن يطلب من الأشخاص الحاضرين ملء ورقة التسجيل، حيث سيتم الإشارة إلى أسمائهم الكاملة. والموقف. ستكون هناك حاجة لذلك عند إعداد البروتوكول. بعد ذلك، يعلن السكرتير جدول الأعمال، الذي يمثل بداية الاجتماع. علاوة على ذلك، عندما يبدأ الحاضرون في مناقشة القضايا، يسجل السكرتير التقدم المحرز في هذا الحدث. وفي نهاية الاجتماع يقوم هذا المسؤول بإعداد نسخة جاهزة من المحضر، وبعد ذلك يوقعه مع الرئيس ويرسله إلى جميع الأشخاص المعنيين.

عند إعداد السكرتير، من المهم للغاية أن يولي الاهتمام الواجب لظهور محضر الاجتماع. ويجب أن يتضمن العنوان والموقع وقائمة الحاضرين والقضايا التي تمت مناقشتها والقرارات المتخذة.

خاتمة

من المعلومات المذكورة أعلاه، يصبح من الواضح أن عقد الاجتماعات في المؤسسات أمر في غاية الأهمية. ومع ذلك، فمن الجدير دائمًا أن نتذكر أن الإعداد عالي الجودة لمثل هذه الأحداث يحمل أكثر من 50٪ من مفتاح النجاح عند تغطية المعلومات وتحديد المهام وتنفيذها عالي الجودة.

الأعمال الحديثة مستحيلة دون أنواع مختلفة من المفاوضات. تعد اجتماعات العمل فرصة للإدارة لنقل الأهداف والغايات الرئيسية إلى جميع الأقسام الهيكلية مرة واحدة، وتلقي التعليقات، وبناءً على البيانات الواردة، ضبط خطة العمل للشركة.

الاجتماعات هي نوع من أدوات إدارة الأعمال التي تحتاج باستمرار إلى تقييم الفعالية وتحليل النتائج المحققة.

الاتصالات التجارية والمحادثات التجارية والاجتماعات والمفاوضات والمناقشات: كشكل من أشكال الاتصالات التجارية

يجب تمييز الاتصالات التجارية عن الاتصالات العادية، حيث أن الأول يسعى إلى هدف محدد وله أخلاقيات سلوكية صارمة، في حين أن الأخير قد لا يكون له أي أساس أو سبب.

هناك العديد من أشكال الاتصالات التجارية، ومن أهمها ما يلي:

• محادثات العمل - تمثل تبادل (أو نقل في اتجاه واحد) للمعلومات حول قضايا محددة تتعلق بأداء الأعمال. يمكن أن يكون هذا اتصالاً مباشرًا أو غير مباشر (باستخدام تقنيات الإنترنت والاتصال الهاتفي). يتضمن هذا النوع من التواصل استمراره في شكل مفاوضات أو اجتماعات؛
• الاجتماعات هي شكل أكبر من أشكال التواصل، حيث يشارك، كقاعدة عامة، موظفو الشركة (عادةً رؤساء الأقسام الهيكلية) في حل المشكلات الإستراتيجية لتطوير الأعمال؛
• المفاوضات - لها هدف محدد وتهدف إلى مناقشة القضايا المهمة وإبرام الاتفاقيات والعقود وتوقيع الوثائق المهمة لكلا الطرفين؛
• المناقشات - مناقشة مفتوحة للقضايا المهمة للشركة، وأداتها الرئيسية هي "العصف الذهني" (توليد الأفكار من قبل جميع الأطراف)، ونتيجة لذلك قد تنشأ أساليب غير قياسية لحل المشكلات.

بالإضافة إلى النماذج المدرجة، هناك مجموعة كاملة منها: المقابلات التجارية، والنزاعات، والاجتماعات، والمراسلات، والعروض التقديمية، والمؤتمرات. جميعهم لديهم تفاصيلهم الخاصة، ولكنهم يتبعون نفس قواعد أخلاقيات العمل.

اجتماعات العمل: المهام والأهداف والموضوعات

تُعقد اجتماعات العمل من أجل تطوير حل محدد لمشكلة أو مهمة حالية. بالإضافة إلى ذلك، في الاجتماعات، يمكن لموظفي القسم مشاركة أفكارهم مع الإدارة حول الحلول الممكنة لأي مشكلة. يتيح لك هذا الشكل من التواصل رؤية الوضع في الشركة بشكل شامل، ونقاط القوة والضعف فيها، ويساهم في دخول أشخاص جدد إلى الفريق، ومعرفتهم بثقافة الشركة والمعايير المعتمدة في المنظمة.

الأهداف والغايات الرئيسية للاجتماعات هي:

• الحفاظ على سياسة الشركة، وكذلك تطويرها وإيصالها إلى جميع الموظفين؛
• تكامل أعمال جميع الخدمات والأقسام وفقًا للهدف الاستراتيجي للشركة؛
• تحديد المهام الجديدة وتقييم فعالية الحملات المنفذة بالفعل؛
• حل القضايا الناشئة.

يمكن أن تكون الموضوعات المطروحة في الاجتماعات مختلفة تمامًا.

في الممارسة الروسية، من المعتاد عقد اجتماعات التخطيط مرة واحدة على الأقل في الأسبوع. وبالتالي، يقدم رؤساء الأقسام تقريرًا عن العمل المنجز خلال الأسبوع ويضعون خططًا للعمل التالي (أو يتلقون المهام لتنفيذها خلال أسبوع العمل القادم).

يمكن أن يكون سبب أو موضوع الاجتماع غير المجدول هو عدد من المشكلات التي تنشأ فيما يتعلق بالبيئة الخارجية الديناميكية والمتغيرة التي يتعين على الشركات العمل فيها.

أنواع وأنواع وتصنيف اجتماعات العمل

يمكن أن تختلف اجتماعات العمل من حيث الشكل والموضوع والأشخاص الحاضرين.

ويرد تصنيفهم الرئيسي أدناه:

• من خلال الانتماء إلى مجال محدد: الاجتماعات الإدارية (لحل القضايا الإشكالية)، والعلمية (المؤتمرات والندوات والندوات التي يتم تنظيمها وإجراؤها لحل القضايا الحالية في المجال العلمي)، والسياسية (مؤتمرات واجتماعات أعضاء حركات سياسية معينة) والمختلطة أنواع؛
• حسب الحجم وعدد المشاركين: دولي (بمشاركة شركاء أجانب، متخصصين، خبراء في مجال معين)، وطني، إقليمي، مدينة؛
• في مكان الحدث: اجتماعات خارج الموقع واجتماعات محلية؛
• حسب انتظام عقدها: اجتماعات دورية ودائمة.

بالإضافة إلى التصنيف المقدم، يمكن تقسيم الاجتماعات إلى قائمة على المشكلات، وتشغيلية، وتعليمية.

تهدف اجتماعات المشكلات إلى إيجاد الحلول المثلى للمشاكل في وقت قصير.

تهدف العمليات التشغيلية (أو تسمى أيضًا غرف التحكم) إلى الحصول على بيانات حول الوضع الحالي للشركة. يتم تجميع كافة المعلومات من المرؤوسين من قبل رؤساء الأقسام ومن ثم نقلها إلى الرئيس التنفيذي للمنظمة. وهي بيانات عن مدى تنفيذ الخطط وتحقيق الأهداف وحل المهام. والفرق الرئيسي بين هذه الاجتماعات وجميع الاجتماعات الأخرى هو انتظامها، وثبات قائمة المشاركين والغياب المحتمل لجدول أعمال الاجتماع (أي خطته التفصيلية).

الاجتماعات التعليمية لها ترتيب عكسي، على عكس غرف التحكم - حيث تنتقل جميع المعلومات بتنسيق التوجيه من المدير إلى المرؤوسين المباشرين، ثم يتم نقلها على طول هيكل السلطة العمودي في المنظمة إلى فنانين محددين لمهام معينة. تتضمن هذه المعلومات أوامر الإدارة التي قد تؤثر على التقدم الحالي للمنظمة، والقواعد الجديدة، وقواعد السلوك، والمواعيد النهائية لإنجاز مهام محددة.

الإعداد والتنظيم وعقد اجتماعات العمل

لكي يكون الاجتماع فعالا، من الضروري النظر بعناية في نقاطه الرئيسية: الغرض من الاجتماع، والمهام الرئيسية، ومراحل الحدث. فقط في ظل هذه الظروف يمكنك الاستفادة من الاجتماع.

ولسوء الحظ، يتم تنفيذ الكثير منها فقط لأنه أمر معتاد في بيئة الأعمال. أصبحت الاجتماعات والاجتماعات المنتظمة في بداية الأسبوع مع الإدارة في العديد من الشركات أمرًا شائعًا وفقدت معناها.

ومع ذلك، فإن الشركات الكبيرة التي تسعى إلى التطوير والفوز بحصص كبيرة في السوق تتعامل مع هذه القضية بدقة كبيرة:

• يتم تحديد قائمة المشاركين في الاجتماع؛
• يتم تطوير جدول أعماله لفترة طويلة، ويتم إجراء التعديلات عليه بمرور الوقت؛
• وتظل الأولوية معطاة للأهداف الاستراتيجية التي يقدم رؤساء الأقسام تقارير عنها.

مراحل وتقنيات عقد اجتماع العمل

يتكون كل اجتماع من مرحلتين رئيسيتين: الإعداد والعقد الفعلي.

في المرحلة الأولى، يتم تحديد أهمية الحدث، وتحديد أهدافه وغاياته، وتشكيل قائمة المشاركين، وإعداد التقارير والعروض التقديمية وفقًا لجدول الأعمال.

وفي المرحلة الثانية، يتم تناول القضايا التي يمكن لجميع الحاضرين المشاركة فيها مباشرة وفقا لجدول الأعمال الحالي. وكقاعدة عامة، فإن إدارة الشركة هي رئيس الاجتماع وهي التي تحدد لهجة الاجتماع، وتعطي حق الكلام، وتوقف المناقشة إذا خرجت عن نطاق المناقشة البناءة.

بالإضافة إلى المراحل الرئيسية، قد يتضمن الاجتماع مرحلة اتخاذ القرار إذا كان يتضمن حل مشكلة ما. يمكن أن يحدث هذا من خلال المناقشة أو التصويت.

مثال على خطة اجتماع العمل

مع وجود خطة اجتماع مفصلة في متناول اليد، يمكنك أن تعرف بثقة أنها ستكون فعالة.

قد تشمل هذه الخطة ما يلي:

• خطاب ترحيب من المدير - تلخيص النتائج لفترة معينة (ربع، شهر، أسبوع)؛
• تغطية المشكلة وتبرير أهميتها للشركة؛
• تنظيم جلسة عصف ذهني لحلها؛
• تقييم جميع الخيارات المتاحة؛
• تراكم الخيارات لحل المشكلة؛
• التصويت أو أي خيار آخر لاتخاذ القرار بشأن استخدام أدوات محددة لحل المشكلة؛
• تحديد حدود حل المشكلة: المواعيد النهائية والأشخاص المسؤولين والأساليب.

ومن المهم خلال الاجتماع تسجيل نقاطه الرئيسية حتى نتمكن من العودة إلى قضية معينة والنظر فيها بمزيد من التفصيل.

اجتماعات عمل في المعارض والمؤتمرات التي يعقدها Expocentre

إحدى الوسائل الفعالة للترويج للمنتجات هي عقد اجتماعات عمل كجزء من المعارض والمؤتمرات التي تقام في أرض المعارض Expocentre. تختلف اجتماعات العمل بهذا التنسيق إلى حد ما عن الاجتماعات الأخرى. إذا اجتمع فريق إدارة مؤسسة واحدة في اجتماع منتظم، فإن أي مصنع لديه فرصة فريدة خلال المعرض لحل مشاكل المؤسسة بشكل شامل ودعوة جميع الموردين والموزعين للمنتجات.

تم تصميم الغرف المجهزة خصيصًا لاجتماعات العمل وقاعات المؤتمرات في Expocentre Fairgrounds لتناسب أعدادًا مختلفة من الأشخاص. لذلك، لا توجد مشاكل في استيعاب جميع المشاركين. باستخدام نظام MatchMaking، يمكنك الاتفاق على وقت الاجتماع مسبقًا. ستجعل تقنية العرض التقديمي الاجتماع أكثر حافلًا بالأحداث واكتمالًا.

أنواع الاجتماعات

الاجتماعات صنف وذلك حسب أهمية ومحتوى المشكلات المطروحة للمناقشة والمهام المطلوب حلها، وكذلك مكان وزمان ومدة العمل.

الاجتماعات التشغيليةقد يكون الهدف هو تزويد المدير بالمعلومات التي يحتاجها حول الوضع الحالي في المنظمة؛ تبادل موجز لوجهات النظر حول جوهر القضايا التي تنشأ أثناء عملية الإنتاج، وكذلك تطوير التكتيكات العامة لتصرفات أجزاء مختلفة من الهيكل التنظيمي فيما يتعلق بمهام الإنتاج الحالية.

تنتقل المعلومات في مثل هذه الاجتماعات من الأسفل إلى الأعلى، أي. من المرؤوسين إلى القائد. تسمح المعلومات الواردة للمدير بتقييم الوضع بشكل مباشر (بسرعة) أثناء الاجتماع، وتحديد الأعمال المتراكمة، واتخاذ القرارات وتحديد المهام للمرؤوسين، مع الإشارة إلى المنفذين والمواعيد النهائية. كقاعدة عامة، في الاجتماعات التشغيلية، لا يقدم المرؤوسون تقارير مفصلة ومفصلة. يمكن عقد الاجتماعات التشغيلية بأشكال مختلفة: اجتماعات مدتها خمس دقائق، واجتماعات، وما إلى ذلك. السمة الرئيسية لهذه الاجتماعات هي مدتها القصيرة.

الاجتماعات التعليميةمصممة لنقل المعلومات والأوامر والمتطلبات من أعلى إلى أسفل على طول قطاع الإدارة.

السمة الرئيسية لمثل هذه الاجتماعات هي أن المدير لا يلفت انتباه المرؤوسين إلى المعلومات الضرورية ويصدر الأوامر فحسب، بل يحدد على وجه التحديد المهام المعينة وتعيين المنفذين والمواعيد النهائية. في الوقت نفسه، في الاجتماعات المفيدة، يُسمح بمناقشة المعلومات وطرق حل المهام المعينة. يمكن للمرؤوسين توضيح بعض النقاط وتقديم مقترحات بناءة لتنظر فيها الإدارة.

اجتماعات المشكلةهدفها هو إيجاد الحل الأمثل نتيجة لمناقشة وتحليل المشكلة قيد النظر.

اجتماعات المشكلة هي أكثر أنواع الاجتماعات تعقيدًا. خلال اجتماع المشكلة، يتم اتخاذ قرار جماعي بشأن القضايا المعقدة التي تؤثر على التغييرات في المهام الوظيفية لوحدات الهيكل أو تكيفها مع الاتجاهات الجديدة لأنشطة المنظمة.

غالبًا ما تُعقد اجتماعات المشكلات في شكل مناقشات. تعتمد طريقة اتخاذ القرارات على أسلوب القيادة. الأكثر شيوعًا هو المخطط التالي لاجتماع المشكلة:

1. صياغة المشكلة وبيان المشكلة.

2. تقارير المشاركين.

3. أسئلة للمتحدثين.

4. مناقشة، مناقشة، مناقشة.

5. تشكيل الحل.

6. تصحيح الحل.

7. اتخاذ القرار النهائي.

يتم صياغة المشكلة وتحديد المهمة وتحليلها والبحث عن حل، كقاعدة عامة، قبل بدء الاجتماع نفسه. قد تأخذ هذه المرحلة شكل محادثة ما قبل الاجتماع (قبل عدة أيام من الاجتماع نفسه)، أو إرسال رسائل إخبارية، أو خطة لعقد اجتماعات دورية للمشاكل.

في اجتماعات المشكلة، يجب أن تكون درجة الديمقراطية والنشاط الإبداعي مرتفعة للغاية. يلعب المدير دور الرئيس، وينسق مسار الاجتماع.

بالإضافة إلى ذلك، قد تستخدم المنظمات المختلفة الأنواع التالية من الاجتماعات:

§ إعلام الموظفين (بما في ذلك في شكل

درس تعليمي ومنهجي)؛

§ تخطيط العمل لفترة معينة.

§ تلخيص النتائج لفترات زمنية مختلفة (وكذلك دعمها

الحفاظ على نتائج العمل في مشروع معين)، الخ.

إذا أوضحت محادثة عمل أن التفاعل بين الأشخاص في المنظمة يتم من خلال الحالة والوضع الوظيفي للشخص، فإن اجتماع العمل يجعل من الممكن الإشارة إلى عامل مهم آخر في التفاعل التجاري، وهو عامل المجموعة. عند التحضير لاجتماع عمل وإدارته، يجب أن نتذكر أن خصائص سلوك المجموعة (من توزيع الأدوار في المجموعة إلى ضغط المجموعة) سيكون لها تأثير خطير على طبيعة تفاعل المشاركين فيها.

قواعد التحضير للاجتماعات

يعد اجتماع العمل أو الاجتماع الرسمي حدثًا معقدًا من الناحية التكنولوجية ويتطلب عمالة مكثفة. يبدأ العمل في التحضير للاجتماع بتعريف واضح للغرض منه.

الغرض من الاجتماع– هذا وصف للنتيجة المرجوة، ونوع القرار المرغوب فيه، والنتيجة المرجوة من العمل (الخيارات الممكنة للأهداف: تبادل أولي للآراء، وإعداد توصيات لاتخاذ القرار، واتخاذ القرار بشأن قضية معينة، وما إلى ذلك) .).

يجب أن يفهم القائد بوضوح سبب عقد الاجتماع، كما يجب أن يكون قادرًا على نقل غرض الاجتماع بوضوح إلى المشاركين فيه. عند تحديد الغرض من الاجتماع، يجب عليك تجنب الصياغات الغامضة وغير المحددة. يؤدي هذا إلى انخفاض الاهتمام بالمشكلة المقترحة ويؤدي دون وعي إلى الشعور بأن حلها الموضوعي غير ضروري. يجب أن تعكس صياغة الهدف في المقام الأول ميزات النتيجة المقصودة لمناقشة القضايا. اعتمادا على الغرض من الاجتماع، يتم صياغة جدول أعماله واختيار تكوين المشاركين.

إذا كان الغرض من الاجتماع هو تبادل المعلومات وتحديد المهام ذات الأولوية في سياق العمل الحالي، فسيتم دعوة رؤساء الأقسام فقط. في مثل هذا الاجتماع، يتم تعريف الحاضرين بالحالة، وإبلاغهم بالتقدم المحرز في تنفيذ القرارات المتخذة في الاجتماع السابق، وصياغة المهام المستقبلية بوضوح.

إذا كان الغرض من الاجتماع هو حل مشكلة معينة، فإن أولئك الذين يمكنهم التعامل مع المهمة بشكل احترافي والذين يمكنهم تقديم حل خاص بهم للمشكلة مدعوون للعمل فيه. في هذه الحالة، يتم تزويد المشاركين في الاجتماع بمعلومات حول المشكلة، ويتم صياغة المهمة بشكل واضح لا لبس فيه.

الغرض من الاجتماع يحدد مكان وتاريخ ووقت الاجتماع.

الاجتماعات المجدولة(على سبيل المثال، اجتماعات المجلس لتلخيص النتائج والتخطيط) تكون أكثر ملاءمة للجدولة في أيام معينة من الأسبوع أو في تواريخ معينة من الشهر.

اجتماعات غير مجدولةخاصة مع وجود عدد كبير من المشاركين (على سبيل المثال، معلومات الطوارئ)، فمن المستحسن إجراؤها في نهاية يوم العمل من أجل القضاء على إضاعة وقت العمل عند استئناف العمل المتقطع.

اجتماعات تنفيذية قصيرة(اجتماعات أو اجتماعات مدتها خمس دقائق) يوصى بعقدها في بداية يوم العمل.

يجب تحديد وقت الاجتماعات حسب الروتين المعمول به في المنظمة (القسم). الاجتماعات غير المجدولة تعطل الإيقاع، وبالتالي تقلل من ثقافة التواصل التجاري، وتحرم المدير من فرصة تخطيط وإدارة وقت عمله، وتعطيل الاجتماعات والأنشطة المخطط لها.

يوصى بتحديد موعد للاجتماعات في فترة ما بعد الظهر أو قبل 1.5 إلى 2 ساعة من نهاية العمل. كقاعدة عامة، يكون النصف الأول من اليوم أكثر إنتاجية، ومن الأفضل أن يكون الموظفون مشغولين بأداء واجباتهم خلال هذا الوقت. هناك نقطة أخرى يجب مراعاتها إذا تم تحديد موعد الاجتماع في نهاية يوم العمل. يحصل المدير على فرصة لعقد اجتماع على الفور، دون تأخير المناقشة، حيث أن لديه عذر لإيقافه في حالة حدوث تطورات غير مواتية.

موضوع الاجتماعهو موضوع للمناقشة. يجب صياغة الموضوع بطريقة تثير اهتمام كل مشارك في الاجتماع. من الضروري أن نطرح في الاجتماعات فقط تلك القضايا التي لا يمكن حلها دائمًا بطريقة عملية.

يجب أن يكون أحد قواعد تنظيم إدارة وأخلاقيات العلاقات الرسمية هو التوزيع الأولي الإلزامي لجدول الأعمال على المشاركين في الاجتماع. بالإضافة إلى ذلك، ينبغي اعتبار التوزيع الأولي للمعلومات المكتوبة الموجزة حول جوهر القضايا التي تمت مناقشتها في الاجتماع معيارًا للعلاقات التجارية الأخلاقية. من غير المقبول أن يتم تنفيذ مثل هذه الرسائل من قبل شخص غير كفء في حل المشكلات التي تم طرحها في الاجتماع - ومن الواضح أن هذا يقلل من الشعور بالأهمية.

جدول أعمال الاجتماعهي وثيقة مكتوبة يتم إرسالها مسبقًا إلى المشاركين في الاجتماع وتتضمن المعلومات التالية:

§ موضوع الاجتماع.

§ الغرض من الاجتماع؛

§ قائمة القضايا التي تمت مناقشتها.

§ وقت بداية ونهاية الاجتماع (من الناحية المثالية، وقت بداية ونهاية مناقشة كل قضية)؛

§ الموقع الدقيق للاجتماع.

§ أسماء المتحدثين والمقررين المشاركين المسؤولين عن إعداد الأسئلة.

§ الوقت والمكان الذي يمكنك فيه التعرف على المواد المتعلقة بكل قضية (إن وجود مثل هذه التعليمات لن يسمح للموظفين المهملين بتبرير عدم استعدادهم لمناقشة المشكلة بسبب نقص المعلومات).

يمكن إرسال مشاريع القرارات وملخصات التقارير والشهادات كملحق لجدول الأعمال. ومن الجيد جدًا أن يتم، قبل بدء الاجتماع، إرسال تعليقات المشاركين في الاجتماع حول مشاريع المقررات وأطروحات الكلمات مسبقًا إلى القائمين على إعداد الأسئلة.

وبغض النظر عن أهمية الاجتماع وكفاءته، فإن عدد القضايا المطروحة فيه يجب أن يظل في حدود ثلاثة إلى خمسة (أحيانًا سبعة). في هذه الحالة، يكون من الأنسب إعداد جدول الأعمال بحيث يتضمن قضية أو اثنتين من القضايا الرئيسية واثنتين إلى خمس قضايا ثانوية لا تتطلب مناقشة مطولة. هناك عدد كبير من بنود جدول الأعمال التي تضجر المشاركين في الاجتماع وتجعل من الصعب فهم التركيز الرئيسي للاجتماع ككل. سيكون الاجتماع أيضًا غير مثمر إذا كانت جميع القضايا التي تمت مناقشتها ذات أهمية متساوية وتتطلب مناقشة عميقة ومفصلة.

إن اختيار المشاركين في الاجتماع له أهمية كبيرة، أي. تعتمد فعالية الاجتماع إلى حد كبير على مدى توافق كفاءة وأوراق اعتماد الموظفين المدعوين مع أهداف وغايات الاجتماع. يتم تحديد عدد المشاركين أيضًا وفقًا لأهداف وغايات الاجتماع، وكذلك، في بعض الحالات، حسب حالة الاجتماع أو مستوى جديته.

العدد الأمثل للأشخاص المدعوين لحضور الاجتماع هو 7-9، والحد الأقصى 12 شخصًا. القاعدة الأساسية هنا هي أعلى نشاط للمشاركين عند مناقشة القضايا. إن زيادة عدد المدعوين يؤدي إلى خفض متوسط ​​معدل المشاركة (أو الناتج) للحاضرين بشكل كبير، في حين يؤدي في الوقت نفسه إلى إطالة أمد الاجتماع.

ويتطلب منظمو الاجتماع، كقاعدة عامة، مشاركة كبار المسؤولين في أقسام الهيكل التنظيمي. ومع ذلك، قد يكون أحد الموظفين غير الإداريين أكثر كفاءة في حل مشاكل محددة. ولذلك ينصح بإعطاء المدير الحق في تحديد من سيمثل قسمه في الاجتماع. من المرغوب فيه أن يضم المشاركون في الاجتماع أشخاصًا قادرين على أداء أدوار "الخبير" و"مولد الأفكار" و"الناقد" أثناء النشاط العقلي الجماعي.

ومن أجل تجنب وجود إضافات، يوصى باستخدام أسلوب "تغيير" المشاركين (أسلوب "المناقشة المنفصلة"). يتيح لك جدول الأعمال المُعد بعناية تنظيم اجتماع بحيث يتمكن بعض الموظفين من مغادرة الاجتماع بعد مناقشة مشكلتهم، مما يمنح مكانهم لأولئك الذين تبدأ قضيتهم في المناقشة. وتبين أن بعض الموظفين يكونون حاضرين في الاجتماع من البداية إلى النهاية، والبعض الآخر مدعو خصيصا لوقت مناقشة قضية معينة. وبالتالي، سيكون كل مشارك حاضرا فقط لجزء من الاجتماع، مما يقلل بالطبع من الوقت الإجمالي، وبالتالي يزيد بشكل غير مباشر من فعالية الحدث نفسه.

لتحسين تكوين المشاركين في الاجتماع، استخدم مبدأ "مسافة الهاتف" للموظف الذي تملي مشاركته من خلال مسار الاجتماع نفسه والحاجة إلى الحصول على معلومات إضافية من هذا الموظف. المختصون (الذين قد تكون هناك حاجة إلى معلوماتهم)، بدلاً من دعوتهم إلى اجتماع، يمكنك أن تطلب منهم التواجد في مكان عملهم بشكل مستمر في فترة زمنية محددة من أجل الاتصال بهم أو الحصول على المساعدة عبر الهاتف إذا لزم الأمر.

مدة الاجتماع.تعتمد مدة الاجتماع إلى حد كبير على نوع الاجتماع:

§ المدة المثلى إشكاليةيعتبر الاجتماع أن يستمر من 1.5 إلى 2 ساعة (في حالات استثنائية – من 2 إلى 5 ساعات)؛

§ يجب ألا يتجاوز وقت النظر في الموضوع الواحد 45 دقيقة.

§ التشغيلومفيدة مقابلةلا ينبغي أن تستمر أكثر من 20 - 30 دقيقة؛

§ مقابلةنشرة إعلانية (خمس دقائق)يتم تنفيذها عادة في غضون 5 - 10 دقائق.

يجب أن يبدأ الاجتماع وينتهي في وقت محدد بدقة، حتى لا يقوض الثقة في المدير والموظفين الذين قاموا بإعداده.

فرامل.خلال الاجتماع الذي يستمر ساعتين أو أكثر، يوصى بأخذ فترات راحة، وإلا بعد ساعتين قد يواجه المشاركون فترة من "النشاط السلبي". المدة المثالية لفترات الراحة:

§ بعد 45 – 50 دقيقة. العمل – 10 دقيقة؛

§ بعد 1.5 ساعة عمل – 15 دقيقة.

فترات الراحة ضرورية، أولاً، في المقام الأول للراحة، وثانيًا، أثناء فترات الراحة، في جو مختلف ومريح، في المحادثات الخاصة، يستمر العمل حول موضوع الاجتماع.

قواعد الاجتماع.يقع الالتزام بالجوانب الإجرائية (اللوائح) على عاتق الرئيس. وتتمثل أهمية اتباع اللوائح فيما يلي:

§ تتيح اللوائح تحقيق توضيح القضايا المخطط لها؛

§ تخصصات الاجتماع للمشاركين، وزيادة أعمالهم

الموقف والاحترام للاجتماع كهيئة جماعية لاتخاذ القرارات الهامة؛

§ لا تسمح اللوائح بتأخير الاجتماع دون مبرر.

القائد الذي يلتزم بصرامة باللوائح هو مثال جيد يحتذى به.

مكان الاجتماع. يتم تسهيل التقدم النشط والفعال للاجتماع من خلال استيفاء متطلبات معينة لتجهيز الغرفة لعقده.

يجب أن تتوافق الغرفة التي سيعقد فيها الاجتماع وعدد المقاعد فيها مع عدد المشاركين. وبطبيعة الحال، يجب أن تكون فسيحة بما فيه الكفاية وأن تحتوي على مقاعد مجانية في حالة زيادة عدد المشاركين لسبب أو لآخر. ومع ذلك، لا ينبغي عليك اختيار جمهور كبير جدًا لاجتماع صغير - فوجود عدد كبير من المقاعد الفارغة له تأثير سلبي نفسي على المشاركين في الاجتماع.

بالإضافة إلى ذلك، عند تجهيز غرفة خاصة بالأثاث، ينبغي للمرء أن يسترشد بمبدأ أن الوضع النسبي للمشاركين أثناء الاجتماع لا ينبغي أن يؤكد على الاختلافات في وضعهم الهرمي للخدمة. في هذه الحالة، فإن مفهوم "المائدة المستديرة" له معنى حرفي ومجازي كوسيلة لضمان سهولة الاتصالات المتبادلة بين الناس وترتيبهم المكاني الأمثل.

في حالة عقد اجتماع كبير إلى حد ما، يجب الحرص على تركيب الميكروفونات ومعدات التصور. من الضروري التحكم في درجة حرارة الهواء والإضاءة وعزل الصوت حتى لا يتشتت انتباه المشاركين في الاجتماع بسبب المهيجات الخارجية.

ومن أهم النقاط تحضير القائد للاجتماع. يجب على المدير أن يعمل:

§ صياغة الهدف الرئيسي للإجتماع والأهداف الفرعية حسب المستوى

التبعية المنطقية

§ تقرير أو رسالة تمهيدية.

§ تسلسل كلمات المشاركين.

§ مشروع القرار.

لكي يكون الاجتماع فعالاً، يجب أن يكون لدى المدير "مذكرة للمدير" (الجدول 11.1) و"نموذج التحضير للاجتماع" (الملحق).

الجدول 11.1

مذكرة للمدير

يجب على المدير، كقاعدة عامة، التحقق من جميع مراحل التحضير للاجتماع، الذي لا يشارك هو شخصياً في تنفيذه.

إعداد جدول الأعمال ("ماذا وكيف نناقش؟")

إذا تم تحديد الحاجة إلى الاجتماع فيجب التمييز بوضوح بين ما يلي:

• محتوى المشكلات التي تمت مناقشتها والموضوع الرئيسي للاجتماع ذي الصلة الذي يجب أن يميز جوهره
• ما هي الشروط التي يجب أن تفي بها النتيجة النهائية للاجتماع؟ وهذا يحدد الغرض من الاجتماع. على سبيل المثال، عليك أن تفهم أنه ليس كل اجتماع يمكنه تقديم حلول جاهزة
• من يجب عليه تنفيذ الأعمال التحضيرية. في بعض الأحيان يُنصح بإنشاء مجموعة عمل تقوم بإعداد جدول الأعمال، وعقد اجتماعات تمهيدية مختصرة في الأقسام، واجتماعات بين شخصين، وما إلى ذلك.

الأخطاء الرئيسية التي تم ارتكابها عند وضع جدول الأعمال:

• الموضوع الرئيسي للاجتماع مفقود، وإذا كان هناك عدة مواضيع، فمن غير الممكن التأكد من تحديد حدودها بدقة ومناقشتها التحليلية المناسبة
• لم يتم شرح جوهر المشكلة التي تتم مناقشتها للمشاركين مسبقًا
• ويتضمن جدول الأعمال قضايا ذات أحجام مختلفة ومحتويات مختلفة، ونتيجة لذلك يتحول الاجتماع إلى مناقشة، وغالباً إلى شجار بين المشاركين الفرديين أو المجموعات. ونتيجة لذلك، يزداد عدد المشاركين الموضوعين في وضع المستمعين السلبيين
• غير قادر على الالتزام بجدول الأعمال، والانحراف عنه والنظر في مواضيع جانبية تنشأ بشكل عفوي أو بعض المشاكل الأبدية (قضايا العرض، وما إلى ذلك)

تحديد المشاركين ("من؟")

الشرط الرئيسي هو أن الاجتماع يجب أن يشمل الأشخاص الذين يمكنهم المساهمة في تحقيق أهداف الاجتماع. إلى جانب هذا، ينبغي الأخذ في الاعتبار أنه إذا كانت القضايا التي تمت مناقشتها في الاجتماع غير متجانسة (أي لا تؤثر على جميع الحاضرين في نفس الوقت)، فمن الضروري وضع برنامج للاجتماع (قائمة القضايا الرئيسية مع الإشارة إلى المشاركين). يجب وضع البرنامج بحيث يحضر الاجتماع الأشخاص الذين يرتبطون بشكل مباشر بالمشكلة التي تتم مناقشتها. بعد الانتهاء من مناقشة القضية التالية، يتم إطلاق سراح الأشخاص الذين لم يشاركوا في مناقشة القضايا التالية. ولكن من غير المرغوب فيه السماح لشخص ما بالذهاب مؤقتًا ثم دعوته مرة أخرى. إن الامتثال لهذا المطلب يؤدب القائد والمشاركين في الاجتماع ويجبرهم على الالتزام بالحد الزمني.

يجب إبلاغ جميع المشاركين (أو الرئيسيين) بالاجتماع كتابيًا، مع الإشارة إلى الموضوع الرئيسي والغرض والمعلومات الأساسية والوقت والمكان ومدة الاجتماع واسم القائد.

الأخطاء الرئيسية التي تم ارتكابها عند تحديد دائرة المشاركين في الاجتماع:

• تتم دعوة الشخص إلى الاجتماع بناءً على منصبه، وليس اعتمادًا على ارتباط مسؤوليات وظيفته بمشكلة معينة
• نسبة كبيرة من المستمعين السلبيين بسبب دعوة أشخاص لا علاقة لهم بالموضوع قيد المناقشة

تحديد مدة الاجتماع ("كم من الوقت؟")

وتجدر الإشارة إلى أن مدة الاجتماع لا تعتمد فقط على عدد القضايا المطروحة على جدول الأعمال، بل تعتمد أيضًا على محتواها. في البداية، يستمر الاجتماع بشكل أكثر شمولاً. يتم منح القضايا الموجودة في نهاية جدول الأعمال وقتًا أقل. لذلك، يُنصح بإدراج 1-2 قضايا إشكالية أو 3-5 قضايا أقل أهمية في جدول الأعمال.

ويجب أن يؤخذ في الاعتبار أن رسالة المدير بشأن وقت انتهاء الاجتماع تقلل من مدته بنسبة تصل إلى 10%. أسباب هذه الظاهرة نفسية بحتة - فالمشاركين في الاجتماع يجمعون أفكارهم بشكل أسرع ولا يؤخرون التحدث، أي. تلعب المعلومات المتعلقة بنهاية الاجتماع دورًا تنشيطيًا وتأديبيًا معينًا.

إذا تمت جدولة الاجتماع لأكثر من ساعة واحدة، فيجب عليك كل 40-50 دقيقة أن تأخذ استراحة، وإذا أمكن، قم بتغيير أشكال العمل (العمل الفردي، العمل الجماعي، المناقشة، العروض التقديمية الفردية، وما إلى ذلك).

غالبًا ما تستغرق الاجتماعات وقتًا طويلاً لأن المشكلات التي تنشأ لا يمكن حلها. في هذه الحالة، يجب على القائد التأكد من أن المشاركين يسجلون النتيجة المتوسطة لأنفسهم (ما تم توضيحه، وما تم الاتفاق عليه، وما إلى ذلك)، وتحديد المهام الفردية المناسبة والموعد النهائي لموعد مناقشة المشكلة مرة أخرى. وفي الوقت نفسه، من الضروري توضيح مسار المناقشة التالية، مع مراعاة العمل المنجز في الفترة الفاصلة بين الاجتماعات.

الأخطاء الرئيسية التي يتم ارتكابها عند تحديد مدة الاجتماع:

• لا يتم تنظيم مدة الاجتماع
• عدم احترام المدة المحددة للاجتماع
• من المقرر أن تكون الاجتماعات طويلة جدًا
• لم يتم أخذ أي فترات راحة
• لا يوجد حد زمني للتقارير والخطب
• عدم القدرة على التعبير عن أفكاره بإيجاز ووضوح

في الختام، نعطي مثالا من N. Parkinson حول أسباب الاستخدام غير المستهدف للوقت في الاجتماعات، والتي تكمن أصولها في تحديد تكوينها. أمضت اللجنة 5 دقائق في مناقشة مشروع بناء المفاعل النووي الذي تبلغ قيمته 5 ملايين دولار. ومن بين أعضاء اللجنة الأحد عشر، لم يكن أربعة منهم يعرفون ما هو المفاعل، بينما لم يعرف الأربعة الآخرون مكان استخدامه. وبالتالي، لم يكن من الممكن إجراء أي مناقشة وتم قبول الاقتراح المقدم. بعد ذلك، ناقشت اللجنة مشروع تخزين الدراجات بقيمة 2350 دولارًا. وبما أن الجميع كانوا يعرفون ما يتم مناقشته وكان لكل شخص رأيه الخاص، فقد استمرت المناقشة لمدة 45 دقيقة. ثالثا، تمت مناقشة مسألة تنظيم وجبات الغداء التي تكلف بضعة دولارات. استمرت مناقشة هذه القضية لفترة أطول.

تحديد مكان الاجتماع ("أين؟")

يعتمد الموقع إلى حد كبير على نوع الاجتماع. يوصى، كقاعدة عامة، بعقد اجتماع تشغيلي حيث يقع مكان العمل الرئيسي للمشاركين فيه. غرفة كبيرة أو قاعة اجتماعات مناسبة لعقد اجتماعات واجتماعات الإنتاج. يتم وضع أعلى المتطلبات على موقع اجتماع المشكلة، مع خيارين هما الأكثر شيوعًا:

• تُعقد اجتماعات المشكلات 1-2 مرات شهريًا لمدة 2-3 ساعات في نهاية يوم العمل في غرفة مصممة خصيصًا لهذا الغرض
• يُعقد اجتماع المشكلة مرة واحدة كل ربع أو ستة أشهر كاجتماع خارج الموقع، ويستمر من 2 إلى 2.5 يومًا، والمكان الذي يُعقد فيه، كقاعدة عامة، هو مركز الترفيه الخاص بالمؤسسة (في البلدان الأجنبية، كقاعدة عامة، فندق)

الأخطاء الرئيسية التي تم ارتكابها عند تحديد مكان الاجتماع:

• يتم عقد الكثير من الاجتماعات في مكتب الرئيس
• ويتم خلال الاجتماع إجراء محادثات هاتفية وحتى استقبال الزوار
• قاعة الاجتماعات غير مجهزة بشكل مناسب

تحديد وقت الاجتماع ("متى؟")

يجب أن يكون وقت الاجتماع تقليديا. لا يُسمح بالانحرافات عن هذا إلا في حالات استثنائية.

أنسب وقت لبدء الاجتماع التشغيلي هو الساعة الأولى بعد بدء يوم العمل، ومن الأفضل عقد اجتماعات واجتماعات الإنتاج قبل استراحة الغداء، ومن الأفضل عقد اجتماع المشكلة قبل نهاية يوم العمل.

الأخطاء الرئيسية التي يتم ارتكابها عند تحديد واستخدام وقت الاجتماع:

• عقد اجتماع تنفيذي مباشرة بعد بداية يوم العمل
• عقد اجتماع بعد نهاية يوم العمل
• - عدم الالتزام بالوقت المحدد لبدء الاجتماع

تعتبر الاجتماعات المكتبية إحدى الطرق الفعالة لإشراك الموظفين في عملية اتخاذ القرار، وهي إحدى أدوات إدارة مشاركة الموظفين في شؤون إدارتهم أو المنظمة ككل.

يجب أن يُنظر إلى فعالية الاجتماع على أنها قاعدة أخلاقية للعمل ضمن فريق، وهو عمل مهم من الاهتمام والاحترام للموظفين من جانب منظمي الاجتماع، الذين بدورهم يجب عليهم:

تحديد التوجه المستهدف وموضوع الاجتماع بوضوح؛

اختيار لوائحه المثالية (وفي هذه الحالة، يمكن تفسير مفهوم "اللوائح" على نطاق واسع بما في ذلك الموضوع والوقت وتكوين المشاركين في الاجتماع والمسؤولين عن إجرائه)؛

لا يقتصر الاجتماع على حل القضايا الخاصة التي يمكن حلها "على أساس روتيني". يجب أن نتذكر أن اجتماع المكتب هو، كقاعدة عامة، عمل العقل الجماعي. ولذلك، ينبغي أن تتضمن الأسئلة التي تتطلب جهودا فكرية مشتركة من جميع المشاركين في النظر في مشكلة معينة.

ينبغي اعتبار الاجتماع بهذا النهج مناسبًا إذا كان رأي غالبية الأطراف المعنية والمختصة لا يقتصر على أحد الخيارات المقترحة لحل المشكلة.

يتم تخصيص اجتماع تشغيلي لتوضيح الوضع الحالي في المنظمة، وتبادل موجز لوجهات النظر حول جوهر القضايا التي تنشأ أثناء عملية الإنتاج. بالإضافة إلى ذلك، يمكن أن يهدف إلى تطوير تكتيكات عامة لتصرفات أجزاء مختلفة من الهيكل التنظيمي فيما يتعلق بمهام الإنتاج الحالية.

اجتماع المشكلة هو النوع الأكثر تعقيدًا. خلال هذا الاجتماع، يتم اتخاذ قرار جماعي بشأن القضايا المعقدة التي تؤثر على التغييرات في المهام الوظيفية لوحدات الهيكل أو تكيفها مع المجالات الجديدة لأنشطة المنظمة. عادة ما يتم تخصيص اجتماع المشكلة لتشكيل برنامج عام يحتوي على عناصر استراتيجية وفترة تنفيذ طويلة.

هناك موقف شائع إلى حد ما عندما يناقش غالبية المشاركين في الاجتماع بعض القضايا "الخاصة بهم"، وتكون البنود المتبقية في جدول الأعمال خارج نطاق اختصاصهم. يتم استخدام وقت عمل موظفي المنظمة بشكل غير فعال إذا أجبروا على الحضور عند النظر في جميع قضايا الاجتماع. بالإضافة إلى ذلك، فإن وجود أشخاص "إضافيين" يقلل حتما من فعالية مناقشة المشاكل.

عندما يكون جدول الأعمال غير متجانس، عندما يتم التطرق إلى قضايا ذات مستويات مختلفة من هيكل المنظمات، يوصى باعتماد مبدأ التكوين المتغير للمشاركين في الاجتماع. وفي الوقت نفسه، تزداد أهمية وضع اللوائح والالتزام بها بشكل صارم.

في كثير من الأحيان يكون هناك موقف يتم فيه دعوة الموظفين الأفراد إلى الاجتماع، لكن مشاركتهم الفعلية تعتمد على التقدم المحرز في مناقشة قضية معينة. وفي الوقت نفسه، ليس من المعروف مسبقًا إلى أي مدى سيشارك الموظفون المدعوون في عملية الاجتماع. يوضح هذا النهج عدم احترام الموظف وازدراء وظيفته. لتحسين تكوين المشاركين في الاجتماع، استخدم مبدأ "مسافة الهاتف" للموظف الذي تملي مشاركته من خلال مسار الاجتماع نفسه والحاجة إلى الحصول على معلومات إضافية من هذا الموظف.

يجب التخطيط لتوقيت اجتماع المكتب مسبقًا، وإذا أمكن، عدم تعطيل الإيقاع العام للمنظمة. عند تطوير قواعد الاجتماع، يجب أن تتذكر المعايير التنظيمية والنفسية لمدته. لقد ثبت أن الشخص يستطيع بشكل طبيعي إدراك المعلومات التعليمية في غضون 20 إلى 30 دقيقة؛ ويجب ألا تتجاوز مدة اجتماع المشكلة ساعة ونصف. بعد الوقت المحدد، ينخفض ​​\u200b\u200bمعظم الأشخاص بشكل ملحوظ في النشاط العقلي، والقدرة على إدراك وتحليل المعلومات الواردة.

يتم تسهيل التقدم النشط والفعال للاجتماع من خلال استيفاء متطلبات معينة لتجهيز الغرفة لعقده. وبطبيعة الحال، ينبغي أن تكون واسعة مع تهوية جيدة. بالإضافة إلى ذلك، عند تجهيز غرفة خاصة بالأثاث، ينبغي للمرء أن يسترشد بمبدأ أن الوضع النسبي للمشاركين أثناء الاجتماع لا يؤكد على الاختلافات في وضعهم الهرمي للخدمة. في هذه الحالة، فإن مفهوم "المائدة المستديرة" له معنى حرفي ومجازي كوسيلة لضمان سهولة الاتصالات المتبادلة بين الناس وترتيبهم المكاني الأمثل.

ومن المهم أن يؤدي ميسر الاجتماع دوره بوضوح. وينبغي أن يشمل دوره منع الانحرافات عن غرض الاجتماع ومناقشة القضايا غير المعدة. يجب على المقدم التأكد من الامتثال للمعايير الأخلاقية لسلوك المشاركين، والتأثير على صحة الخطاب وتوجهه التجاري.