В компании, численность которой превышает одного человека, как правило, имеются различные подразделения - сбыт, маркетинг, бухгалтерия и пр. Задачи, решаемые этими службами очень различны, различны и принципы их организации и функционирования. Тем не менее, можно описать универсальный алгоритм, который возможно использовать при оптимизации любого подразделения, не зависимо от его назначения и оргструктуры. Этим мы сейчас и займемся.

Что такое оптимизация?

Оптимизация деятельности - это комплекс мероприятий, направленный на повышение эффективности подразделения (или предприятия в целом). Суть этих мероприятий можно выразить известным девизом - «Выше, дальше, лучше!». То есть, в результате предпринятых действий подразделение начинает демонстрировать повышение производительности, снижение затрат и т.д.

Итак, приступаем. Наша задача - описание универсальных этапов оптимизации деятельности подразделения.

Возникновение запроса на оптимизацию

Формальный запрос на оптимизацию может исходить как от руководства компании, так и от руководителя подразделения, ищущего «что бы тут подправить». Соответственно, во втором случае запрос обычно довольно общий, направленный на общее совершенствование системы, а в первом - более конкретный, вызванный недовольством конкретными показателями подразделения. Например, у руководителя компании может возникнуть желание уменьшить расходы конкретной службы. Дескать, слишком много она потребляет. Особенно часто такое желание возникает в отношении подразделений, напрямую не влияющих на экономические результаты компании. Пример - отдел персонала, особенно, если его функции ограничены рекрутингом.

Но желание сократить издержки - далеко не единственный мотив для преобразований. Чаще всего речь идет о том, что подразделение в существующем виде недостаточно эффективно справляется со своими обязанностями.

Формулирование запроса служит запускающим элементом, именно с него все и начинается. И первым этапом в этом действе становится «Определение миссии и экономической функции подразделения»

Определение миссии и экономической функции подразделения

Наверное, этот пункт вызовет наибольшее удивление. Казалось бы, чего же тут определять? Отдел продаж - продает, курьерская служба - доставляет, отдел рекламы - рекламирует. И так далее. Однако, все совсем не так просто.

Начнем с того, что в сегодняшнем российском бизнесе понятийный аппарат более-менее устоялся, а вот с должностными обязанностями в пределах одной должности все еще очень далеко от унификации. Люди, занимающие должность с одним и тем же названием, в разных компаниях могут заниматься совершенно различными делами. Самый показательный пример - маркетологи. Разброс того, что могут вменить им в обязанности - от написания концепции развития бизнеса до личных продаж. То же самое с менеджерами по персоналу. У кого-то - обучение, мотивация, корпоративная культура, а у кого-то - хронический беспросветный рекрутинг. И такой разброс можно найти по большинству компаний.

И именно поэтому, прежде чем что-то улучшать, нужно определить, какое же место это что-то занимает в общем здании компании.

Соответственно, ответ на этот вопрос будет включать в себя:

1. Описание конкретных задач, решаемых на уровне данного подразделения

2. Место подразделения в исполнении общей деятельности компании

3. Определение экономического участия в общей деятельности компании

При ответе на данные вопросы нужно стараться соблюдать максимальную четкость и конкретность формулировок. Все-таки, это делается не «для галочки», поэтому формулировки типа «Всемерно способствовать росту благосостояния компании» тут не уместны.

Определение критериев эффективности

Этот пункт является ключевым. В зависимости от того, что будет избрано в качестве критерия эффективности, и будет строиться вся дальнейшая работа. Как правило, критерии выбираются исходя из задач, определенных в предыдущем пункте. То есть, в основу анализа кладется исполнение «уставных целей» подразделения. Например, определена для службы безопасности задача «предотвращение хищений собственности компании» - значит, количество хищений и будут этим самым критерием для этой задачи.

Таким образом, ранее сформулированные задачи дают нам возможность оценки результативности действий подразделения.

Если же мы сталкиваемся с невозможностью оценки, значит - задачи были сформулированы неверно, в процессе были допущены расплывчато-бессмысленные формулировки, и нужно возвратиться на один пункт назад. На колу мочало, начинай сначала.

Но вот - критерии определены, и следующим нашим шагом будет «Оценка эффективности подразделения»

Оценка эффективности подразделения

Тут все понятно. Берем выбранные критерии эффективности и оцениваем ситуацию по каждому из них. Что-то можно оценивать в числовой форме, что-то по принципу «удовлетворительно/неудовлетворительно». В итоге получаем общий отчет по подразделению, где наглядно представлена ситуация по каждой из поставленных перед ним задач. И, глядя внимательным взглядом на этот отчет, мы приступаем к следующему этапу - «Постановке задач оптимизации»

Постановка задач оптимизации

Очевидно, что этот этап также не вызывает особого труда. Оптимизировать нужно те пункты, которые сильнее всего «провисли» при проведении оценки. Формулировать задачи оптимизации стоит в положительных терминах, т.е. в качестве цели указывать желаемый результат, а не отсутствие нежелательного. Проще говоря, задача «уменьшить средний срок работы по вакансии до полутора недель» - это правильная задача.

И вот теперь, когда все задачи поставлены, начинается самое интересное. А именно - «Мероприятия по оптимизации»

Мероприятия по оптимизации

И, как ни странно, начинаем мы эти мероприятия почти с того же самого, что и пол-страницы назад. То есть - с анализа. Но это уже другой анализ, направленный на выявление внутренних резервов. И начинается он с «Составления общего списка функций внутри подразделения»

Составления общего списка функций внутри подразделения

Данный список ближе всего к подробной должностной инструкции, с той разницей, что делается для всего подразделения в целом. Но для простоты его стоит разбить в соответствии с отдельными должностями. Таким образом, мы получаем детальный перечень функций, исполняемых сотрудниками подразделения. И идем дальше.

Оценка успешности исполнения функций

Здесь мы, опять же, проводим оценку. Но уже не в общем, как раньше, а по каждой из функций. И получаем наглядную картину - какие именно функции хромают и как они распределены среди сотрудников.

В самом простом случае выясняется, что все сбои происходят у одного человека и правильное решение - этого человека заменить. Но такая ситуация - самая невероятная, поскольку этого саботажника было бы видно и безо всяких исследований. Поэтому, скорее всего, «провисающие» функции будут равномерно распределены среди сотрудников отдела.

Если же выясняется невозможность оценки выполнения функций - стоит всерьез задуматься над существующей системой контроля и тем, существует ли она вообще.

Определение зависимости успешного исполнения функций от субъективных факторов

На этом этапе мы определяем, насколько проблемы исполнения связаны с личностными особенностями сотрудников. Например, некто по жизни очень нетороплив и у него постоянные проблемы со сроками исполнения поставленных задач. Соответственно, решением будет изменение его обязанностей в пользу тех, которые не требуют быстрых реакций.

Определение зависимости от факторов внутри подразделения

Главным из внутренних факторов, влияющих на результативность работы, является рабочая атмосфера в подразделении. Причем, к печальным последствиям приводят оба отклонения от середины - как в положительную, так и в отрицательную сторону. Если в подразделении царит атмосфера разобщенности, противостояния и агрессии, то работа, очевидно, будет буксовать в части, требующей межличностного взаимодействия. Однако, с другой стороны, если коллектив сложился «теплый», то большая часть рабочего времени может проходить в неспешных чаепитиях и разговорах «за жизнь».

Другими негативными внутренними факторами являются:

1. Недостаточная автоматизированность процесса (например - ручное заполнение документов, ведение бумажных баз данных и пр.)

2. Дублирование функций сотрудников

3. Нечеткое определение должностных обязанностей

4. Наличие сотрудников с двойным подчиннием

Определение зависимости успешного исполнения функций от факторов вне подразделения

Кроме вышеперечисленного требуется отследить внешние факторы. Часто негативное влияние на результативность подразделения оказывают действие смежных отделов. Например, медлительность отдела закупок может объясняться скоростью, с которой выписанные счета оплачиваются бухгалтерией. Понятно, что в этой ситуации что-то править в закупках особого смысла не имеет.

Другие примеры - за срыв сроков подбора сотрудника или подготовки маркетингового плана могут быть ответственны не отделы персонала и маркетинга, а руководители, в чьи обязанности входило утверждение представленных кандидатов и материалов (некоторые руководители очень любят «взять пару недель на размышления").

«Темпографическое картирование» - составление карты временных затрат на реализацию описанных функций (наблюдение)

Копаем дальше. Теперь мы должны вооружиться карандашом, тетрадью и секундомером и поселиться в отделе на несколько дней. В результате этого сидения мы получаем картину использования рабочего времени в отделе - кто, сколько и на что тратит. Иногда выясняются странные вещи. Например, может оказаться, что большую часть рабочего времени сотрудники ходят в коридор к установленному там общему сетевому принтеру и потом ищут свои документы по другим отделам (куда их случайно утащили из общей стопки).

В любом случае, данные мы получаем ценные. Из них сразу становится видно, куда уходят годы нашей жизни.

«Темпографическое картирование» (опрос)

Сразу после наблюдательной акции проводим с аналогичной целью опрос. Предлагаем сотрудникам высказаться по поводу того, на что они тратят большую часть своего времени. Высказывания сводим в таблицу, таблицу соотносим с данными наблюдения.

Внесение предложений по улучшению (опрос)

Еще одно демократическое мероприятие. Предлагаем сотрудникам высказаться на тему «Что вам мешает в работе отдела и что можно улучшить?» Результаты совсем не обязательно будут поражать глубиной анализа (кого-то напрягает лишь отсутствие мыла в туалете), но, в любом случае, прислушаться к мнению «народа» стоит.

Поиск возможностей консолидации однотипных функций

Аналитический этап можно считать законченным, и теперь мы приступаем непосредственно к улучшениям. Первым из них будет «Поиск возможностей консолидации однотипных функций». Смысл этого мероприятия в том, что однотипные функции, отнимающие время у различных сотрудников, поручаются отдельному работнику. Примеров таких решений масса. Это и автоответчик, либо секретарь, рассказывающий дорогу до офиса, на которого переключают абонента в конце разговора. Это и оператор ПК, который в бухгалтерии занимается вводом первичных документов, избавляя от этой рутины более квалифицированных специалистов. Это и «телемаркетологи» - обзвонщики в отделах продаж, и ресечеры в кадровых агентствах. И много каких вариантов еще.

Консолидация функций дает возможность экономить время дорогих специалистов и повышать общую производительность труда отдела.

Поиск возможностей автоматизации

Автоматизация - конек современного бизнеса. Действительно, в бизнес-процессе типичной организации есть масса «узлов», подлежащих переводу в цифровой формат. Соответственно, эти узлы нужно выявить и придумать, как бы поставить автоматизацию на службу человеку. Внедрение авоматизации в отделе может повысить производительность труда до 100%, за счет избавления сотрудников от рутинной работы и сокращения времени на коммуникации и поиск требуемых документов.

При поисках возможностей автоматизации стоит ориентироваться на общие потребности компании. Если в планах компании стоит приобретение единой системы управления бизнес-процессами, то возможно, проблемы отдела будут ею решены. Если внедрения общей CRM не планируется, - возможно стоит приобрести или создать какое-то типовое решение уровня отдела. И, в любом случае, остается возможность автоматизации отдельных функций за счет «самописных» программ, без замаха на «100% цифровое управление отделом».

Поиск возможностей обучения

Данный пункт мы ставим последним, несмотря на то, что во многих отделах персонала «Обучение» идет в первых строчках приоритетов. Однако, обучение обучению рознь. А, поскольку в нашем случае обучение не самоцель, а средство усовершенствования, отметим следующие моменты:

1. Оптимизация работы в результате обучения персонала не всегда возможна, поскольку есть большое количество неучитываемых заранее факторов. К ним относятся - низкая мотивация сотрудников, различная способность к обучению у разных сотрудников, недостаточная квалификация тренера, недостаточная адаптация обучающего курса к требованиям компании и пр.

2. Люди, к сожалению, не очень стойкий материал. Поэтому вложения в обучения оправданы лишь при том условии, что обучаемый сотрудник проработает в компании достаточный срок для «возврата» вложенных в него средств. Однако, так бывает далеко не всегда.

Тем не менее, если исследование выявило потребность в обучении, то обучение должно состояться. Главное условие, которое необходимо соблюсти в данном случае - отслеживание результативности обучения, того, насколько реально изменилась эффективность работы подразделения.

Экономическая оценка перспективности оптимизации

Итак, после того, как варианты оптимизации подобраны, мы подходим к самому неприятному моменту. А именно - необходимо оценить затраты на проведение этих мероприятий и сравнить их с прогнозируемым экономическим эффектом. Почему этот этап мы называем самым неприятным? Да потому, что именно тут может выясниться несопостовамый масштаб затрат и приобретаемых выгод. В том смысле, что затраты большие, а выгоды - увы. Но, тем не менее, именно этот этап является определяющим, каким именно преобразованиям стоит дать «путевку в жизнь». И, как бы это ни было горько, стоит безжалостно отказываться от «улучшений ради улучшений» - преобразований, не окупающих себя. Потому как в долгосрочной перспективе такие «нововведения» приведут лишь к разочарованиям.

И на этом, собственно, все. Почти все. Потому как после внедрения выбранных решений нужно будет еще оценить их эффективность. Но это уже возврат в самое начало нашего рассказа - «Оценка эффективности подразделения».

Успешных Вам оптимизаций!

Эффективность любой бизнес – организации определяется возможностью получения ею наибольшей прибыли в минимальных условиях, что является главным показателем её успешности. Повышению рентабельности компании существенно способствует её оптимизация. Оптимизация компании определяется как комплекс мер, применяемых для повышения качества и улучшения процессов управления бизнесом, направленные на увеличение её эффективности в имеющихся обстоятельствах. Рассмотрим методы достижения цели оптимизации компании.

В этой статье вы прочитаете:

• Для чего нужна оптимизация компании
• С чего начать оптимизацию
• Как добиться увеличения эффективности работы при одинаковых ресурсах
• Каких ошибок следует избегать при оптимизации компании

С чего начать оптимизацию компании

Инициируя оптимизацию компании, сформулируйте ответы на следующие вопросы:

Лучшая статья месяца

Мы подготовили статью, которая:

✩покажет, как программы слежения помогают защитить компанию от краж;

✩подскажет, чем на самом деле занимаются менеджеры в рабочее время;

✩объяснит, как организовать слежку за сотрудниками, чтобы не нарушить закон.

С помощью предложенных инструментов, Вы сможете контролировать менеджеров без снижения мотивации.

• Какой бизнес запланирован вашей организацией?
• Какие достижения вы предполагаете получить через один – три года путём оптимизации компании?
• Что вы будете предлагать клиентам в ближайшие годы (товары, услуги, решения)?
• Какие методы заработка на данных предложениях вы видите?
• В чём заключаются ваши преимущества перед конкурентами?

Ответы на предложенные вопросы имеют большое значение для формирования или оптимизации стратегической линии Вашей организации. Теперь вы можете заняться оптимизацией организационной структуры.

Как провести анализ существующей структуры

Для выявления достоинств и негативных сторон уже существующей организационной структуры предприятия и последующей оптимизации компании в этой сфере сначала необходимо составить её схему. Затем рекомендуется осуществить следующие шаги:

Шаг 1. Анализ изменений в составе и численности отделов в ходе развития организации и соотнесение полученных данных с её результативностью.

Шаг 2. Анализ значимости и ответственности участников бизнес-процессов, производительности труда отдельных работников и их групп в подразделениях.

Шаг 3. Анализ имеющихся данных о структуре организации компаний, относящихся к той же отрасли, что и Ваше предприятие.

Шаг 4. Определение стратегически необходимого предприятию перечня и количества подразделений по результатам оптимизации компании и сопоставление его с уже существующей структурой.

Шаг 5. Разработка обновлённой структуры предприятия в соответствии с одним из трёх принципов её построения. Финансовый расчёт предполагаемых затрат и прибыльности вносимых изменений при оптимизации компании. Определение возможных рисков при их осуществлении или в конце проекта, оценка их воздействия на бизнес – процессы компании и поиск мер по минимизации отрицательных последствий.

Шаг 6. Разработка локальных нормативных актов организационно-распорядительного типа. Реализация изменений и оптимизация организационной структуры, в том числе количества штатных сотрудников.

3 принципа построения организационной структуры

Для осуществления стратегических намерений при оптимизации компании необходимо решить комплекс задач с собственными целями и периодом их достижения. Знание данных задач позволяет определить необходимые количество и вид ресурсов. Одновременно важно выполнять выбранный принцип формирования или оптимизации организационной структуры компании.

Принцип 1. Основные внутренне взаимосвязанные процессы в компании определяют создание её отделов и должностей сотрудников. Каждый отдел занимает собственное место в бизнес-процессах организации и обеспечивает их выполнение. Характеристика бизнес-модели компании, выявление главных последовательностей процессов и анализ функции каждого из подразделений в рамках этих процессов являются необходимыми условиями для внедрения данного принципа, способствующего оптимизации деятельности компании.

Принцип 2. Ответственность руководителя не является фрагментарной и распространяется на результаты всех связанных между собой процессов. В данной ситуации межфункциональные или сквозные процессы становятся компетенцией определённого руководителя или руководящей группы с установленным бюджетом, сформированными полномочиями и материальной базой. Именно так можно уменьшить время на реализацию проектов по оптимизации компании, способствовать росту цены на продукцию, избежать факторов, провоцирующих неоправданные потери: несогласованности действий сотрудников, внутренней конфронтации между ними из-за влияния, положения и материальных преимуществ.

Принцип 3. Определяющими параметрами для формирования подразделений установленного состава и количества при оптимизации компании должны быть её цели, назначенные на конкретный период, и существующая материальная база. На деле же структура отечественных бизнес – организаций и штат их сотрудников не определяются их задачами, также и стратегическими. В обстоятельствах постоянных и непрогнозируемых рыночных перемен сохранять имеющуюся структуру и штат становится слишком затратным делом. При этом одномоментное резкое сокращение штата как метод оптимизации компании чревато снижением доверия работников к руководству. В связи с этим наиболее эффективным шагом, содействующим оптимизации работы компании, будет пересмотр количественного и качественного состава её отделов в соответствии с её новыми целями, определёнными на следующий период, а также распределение наиболее ценных работников на наиболее значительные направления деятельности.

Как оптимизировать бизнес-процессы

Оптимизация компании определяется как взаимная интеграция различных бизнес-процессов. Именно нарушение взаимосвязей в бизнес-процессах обычно становится источником конфликтных ситуаций и острых дискуссий на оперативных совещаниях предприятия. Их устранение возможно исключительно путём вмешательства Генерального Директора. Управляющие смогут вновь прийти к единству только при условии характеристики и упорядочивания всех несогласований.

В чём заключается необходимость оптимизации бизнес-процессов компании?

Во-первых, возрастает ясность деятельности компании. Становятся возможными оптимизация работы компании, улучшение регламентации и оплаты труда сотрудников и т.д.

Во-вторых, появляется возможность взвешенного отбора процессов, предназначенных к автоматизации. В ней нуждаются лишь то, что оказывает значительное воздействие на рентабельность организации и материальный эффект её функционирования, то есть способствует оптимизации её работы. Инициировать автоматизацию менее существенных процессов ошибочно.

В-третьих, возрастает понимание работниками стратегических целей и задач организации, совершенствуется система управления ею.

В-четвертых, возрастает качество продаваемой продукции. Необходимо, чтобы каждый процесс компании способствовал повышению этого качества. В случае наличия даже незначительного дефекта важно выяснить его причину, найти процесс, недостатки которого провоцируют убытки. Нахождение проблемных участков процесса способствует значительной оптимизации общего итога работы компании при наименьших усилиях. В оптимизации нуждаются, прежде всего, процессы, влияющие на результат в большей степени.

Когда нужно регламентировать бизнес-процессы

Многостраничные характеристики бизнес-процессов различных компаний не всегда могут иметь положительный эффект. По опыту процессы нуждаются в обязательной регламентации в следующих случаях:

1. Когда функционирование компании в результате её оптимизации должно стать более прозрачным и управляемым.

2. Если компанией начинает управлять менеджер по найму, меняется её руководитель или продаётся её бизнес. Новому владельцу будет необходимо получить характеристику бизнес – процесса как опись имущества, обязательно составляемая для акта передачи любой собственности.

3. Когда внедряются информационные системы (ERP-системы и т. п.). Здесь необходима не только характеристика, но и реинжиниринг бизнес-процессов с целью их оптимизации.

4. Когда формируется объединённый холдинг. Примером может послужить предприятие по продаже мебели, приобретающее мебельное производство и лесопильный цех, а затем формирующее бизнес - вертикаль. Оптимизация новой компании возможна лишь в случае чётков регламентированных и оптимизированных процессов.

5. На бывшем государственном предприятии. В организациях этого типа бизнес-процессы на протяжении многих лет хранятся в памяти ведущих ответственных специалистов – инженера или технолога. Вместе с погружением в прошлое советских времён становится вс ё меньше и таких специалистов, чьи знания уходят вместе с ними, не сохраняясь в фиксированных характеристиках.

В каких случаях описывать бизнес-процессы неэффективно

Во-первых, руководящему составу очень маленьких компаний. Характеристика процессов как метод оптимизации работы компании – дело весьма затратное, а итоговые заключения нередко являются крайне общими. К примеру, результатом длительного описания, осуществлённого с намерением вывести организацию из кризиса, становится рекомендация сменить заместителя Генерального Директора. Помимо этого, изменения в маленькой организации происходят настолько быстро, что затратное описание как метод оптимизации работы компании теряет свою актуальность уже в период исполнения.

Во-вторых, напротив, в очень крупных компаниях (5-6 тысяч сотрудников). Для исчерпывающего описания масштабных бизнес-процессов с целью оптимизации компании будут необходимы особенные технологические решения, временные и материальные затраты. Значительно более действенным в организациях такого типа может стать, к примеру, метод характеристики организационно-функциональных структур.

В-третьих, в случае отсутствия у организации внутренних ресурсов (менеджеров соответствующей квалификации). Даже если, согласно представлению консультантов, оптимизация бизнес-процессов компании будет казаться идеальным и универсальным решением всех проблем, необходимо будет сначала убедиться, что в компании есть сотрудник, ориентирующийся в данном вопросе. Если в компании такой специалист отсутствует, не будет пользы и от консультанта, поскольку никто не сможет разобраться в составленных им с целью оптимизации схемах бизнес – процессов.

Как описать существующие бизнес-процессы

Выделение задачи в отдельный проект. Необходимо сформировать в рамках компании особую группу специалистов и выбрать среди них руководителя проекта. Руководитель должен располагать соответствующими его должности положением и возможностями.

В случае описания бизнес-процессов исключительно с целью продемонстрировать прозрачность предприятия потенциальному инвестору, проект по оптимизации может быть отдан в ведение заместителя Генерального Директора. Подлинной реорганизацией и оптимизацией компании может руководить только первое лицо. Если функция руководства оптимизацией деятельности компании будет передана под ответственность кого-либо из штатных сотрудников, задача не будет выполнена, поскольку её релизация требует координирования действий различных подразделений компании, которое может осуществить только генеральный директор. Поэтому руководить реализацией проекта оптимизации компании путём описания бизнес-процессов под силу исключительно ему.

В идеале для описания бизнес-процессов с целью оптимизации деятельности организации следует привлечь как специалистов со стороны, так и штатных сотрудников компании. Поручение приглашённым консультантам выполнение всей задачи может повлечь за собой риск потенциальной зависимости. Использование для оптимизации бизнес-процессов труда только собственных сотрудников ведёт к отвлечению их от основной деятельности и большим временным и материальным затратам на их обучение. Поэтому взаимодействие внешних и внутренних специалистов даёт оптимальный эффект для оптимизации работы компании. Следует, однако, помнить, что их компетенции должны иметь точки соприкосновения. То есть привлечённые специалисты должны изучать специфику функционирования организации, а её собственные управленцы – технологию описания процессов.

Агитация и пропаганда внутри компании. Эффективным шагом по оптимизации работы компании будет организация семинара для команды управленцев. Следствием его отсутствия будут разногласия и конфликтные ситуации, которые продлятся до конца реализации проекта.

Это происходит потому, что характеристика процессов явственно демонстрирует работу каждого отдела компании. Для сотрудников это не всегда позитивное явление. К примеру, может выясниться, что количество процессов у одного подразделения значительно больше, чем у другого, хотя его управляющий часто сетует на недостаточность ресурсов. Также работники утрачивают чувство незаменимости и начинают бояться за своё рабочее место. Когда сотрудник полностью описывает свой рабочий процесс, он может быть освобождён от должности и заменён более молодым специалистом. Помимо этого в ходе реализации проекта описания бизнес-процессов с целью оптимизации компании может выясниться, что происходит обмен функциями между отделами или подразделения, сами того не ведая, занимаются одним и тем же видом деятельности.

По этой причине важно способствовать установлению сотрудничества между штатными работниками и внешними консультантами в течение всего периода реализации проекта. Необходимо демонстрировать результаты каждого этапа осуществления данного метода оптимизации работы компании, выслушивать работников, организовывать обучение, объяснять и убеждать.

Предварительное знакомство с компанией. В случае привлечения консультантов для оптимизации Вашей компании Вам нужно познакомить их с командой её управляющих, предоставить им возможность ознакомления с документацией, нормативно-правовой базой и инструкциями организации, а также с существующим практическим опытом. В обязанность консультантов входит также объединение в один электронный документ всех должностных инструкций и описание всех существующих процессов. Статус процесса должны приобретать любые функции сотрудников, в том числе, к примеру, и обеспечение содержания достаточного количества запасов на складе. Эти запасы должны быть использованы кем-либо – таким образом один процесс переходит в другой, и находятся их точки соприкосновения.

Практически повседневная деятельность сотрудников не во всём совпадает с должностной инструкцией, поэтому в целях оптимизации работы подразделений важно изучать именно практическую ежедневную деятельность сотрудников компании на их рабочих местах.

Интервью. Консультанты задают работникам вопросы об их деятельности на рабочем месте. Ответы сотрудников преобразовываются ими в понятия бизнес-процессов. Консультанты могут общаться с работниками компании в течение нескольких дней, с целью уточнения, корректировки и детализации описываемых процессов. В найденном множестве процессов начинается поиск точек соприкосновения, взаимосвязи, процессы объединяются в цепи по аналогии с электричеством, в образовавшейся цепи идёт поиск «обрывов». Поиск разрывов в цепи является важным этапом оптимизации бизнес- процессов компании; процесс, не взаимосвязанный ни с одним из существующих, является лишним для компании и не приносит ей пользу.

Рыбу чистят с хвоста

Михаил Гордеев, директор по технологиям компании «Евроменеджмент», Москва

1. Для осуществления оптимизации компании важно придать бизнес-процессам «жесткость», то есть сохранить существующую модель в неизменном виде. Оптимизация бизнес-процессов будет неосуществима, если текущие процессы не поддаются описанию (в том числе, по причине постоянных изменений в них) В таком случае можно начать формирование процессов с нуля.

2. «Рыбу чистят с хвоста», что подразумевает необходимость оценивать оптимальность деятельности от частностей к общему – путём нахождения несовершенств, их объединения во взаимосвязанные комплексы и исправление в кратчайшие сроки с целью оптимизации.

3. Велика вероятность того, что исправление проблем одного типа негативно влияет на другие аспекты процесса. Необходимо обладать способностью предвидеть подобные последствия оптимизации деятельности компании, оценивать преимущества и недостатки и осуществлять обоснованный отбор.

4. Совершенно организованные трудовые процессы не находят позитивного отклика у работников. Эффективная оптимизация деятельности компании способствует усилению эксплуатацию исполнителей, отчего сотрудники активно противостоят переменам.

Методика описания бизнес-процессов

Основными вопросами, на которые нужно ответить, описывая бизнес-процессы с целью оптимизации работы и структуры компании, являются следующие:

• Каковы начало и завершение процесса?
• Каковы процедуры, составляющие процесс?
• Кто является исполнителем каждой из них?
• Какие результаты приносит выполнение каждой процедуры?
• Кто является получаетелем результата и как его использует?

Немаловажными моментами становятся также методы транслирования информации и её носители. К примеру, передача информации устно может сработать по принципу «глухого телефона» или, что ещё хуже, не сработать вообще. Это также может стать сферой оптимизации работы компании.

Какие источники идей для оптимизации бизнес-процессов можно использовать

Первый источник - специалисты и эксперты Вашей компании. Статус bestpractice (с англ. - лучший, передовой опыт, успешная практика) не был задан изначальным замыслом большей части функционирующих сегодня компаний, но сформировался в процессе их развития. Он стал результатом созданных в результате оптимизации деятельности компании усовершенствованных и усложнённых процессов, творческих идей сотрудников, предлагавших внедрение новых возможностей и т.д. В штате подобных компаний есть креативные кадры, видящие несовершенства и вызываемые ими утраты, но не предпринимают никаких действий для оптимизации работы, поскольку не имеют полномочий для улучшения. Они осознают всю длительность бюрократических проволочек в реализации нового и в состоянии открыто заявить об этом на каком-либо общем собрании. Однако к их мнению не прислушаются из-за нежелания что-либо изменять. Оптимизация работы компании становится для таких сотрудников шансом высказаться, сформулировать свои идеи, собственную позицию по сложившейся ситуации и по путям её усовершенствования.

Второй источник - это внешние образцы, стандарты. Стандартные подразделения, такие как бухгалтерии и склады, являются частью огромного количества компаний на протяжении многих десятилетий. Однако каждый российский руководитель, организующий собственное дело, заново создаёт собственный склад и бухгалтерию, то есть тратит свою творческую энергию на изобретение, уже созданное до него. Возможно даже, небезуспешно. Однако для оптимизации работы компании предпочтительно использовать созданные и усовершенствованные модели. Существуют целые библиотеки, в которых представлены модели характеристики стандартных бизнес-процессов. Существуют стандартизированные сведения, в том числе, о количестве сотрудников в бухгалтерском отделе компании.

Третий источник - это bestpractice. Вместе со всем движущимся миром находятся в постоянном движении, поиске и стремлении к совершенству также бизнес – компании. Для оптимизации деятельности собственной компании можно и нужно знакомиться с опытом других успешных организаций, к примеру, Johnson&Johnson, и реализовывать bestpractice на собственной базе.

Типичные ошибки при оптимизации бизнес-процессов

Неправильная постановка задачи. Основное правило – конкретная и корректная постановка задачи: что необходимо сделать для оптимизации компании, за какое время и какой результат нужно получить. Непосредственному улучшению едва ли будет способствовать характеристика бизнес-процессов (если только в описании не обнаружится явная сумятица или повторяющиеся функции подразделений). Для оптимизации работы компании необходимо решить, к какому результату нужно направить развитие компании.

К примеру, бессмысленно характеризовать процессы деятельности бухгалтерского отдела, если у Вашей организации нет доходов. Причину низкой рентабельности работы следует искать в подразделении, отвечающем за сбыт продукции. С оптимизацией работы этого проблемного подразделения улучшится и работа других, в том числе и бухгалтерии. Следовательно, описание процессов бизнеса – это этап в масштабной акции оптимизации управления компанией.

• Договор на оказание услуг: типичные ошибки, важные условия

Несоразмерность задач и усилий. На практике встречаются описания процессов, не связанных с основной целью организации (к примеру, взаимодействие руководителя с секретаршей в стремлении дозвониться до заместителя). Ясно, что описание такого процесса не имеет никакого смысла для оптимизации работы компании, является ошибочным по содержанию и затратам.

Неправильный выбор средств описания. Для описания бизнес-процессов с целью оптимизации работы компании используются программы различной мощности. Их стоимость рассчитывается в диапазоне от 100 до 100 тысяч долларов США. Очевидно, что мощность приобретаемой программы должна быть соотнесена с масштабом компании. Так, неоправдано приобретение мощной программы маленькой компанией. Программа выбирается исходя из финансовых возможностей компании и задач, решение которых предполагается осуществить путём оптимизации бизнес-процессов компании. В соответствии с имеющимся опытом, сравнительно несложные решения типа BP Win2 могут способствовать достижению поставленных целей даже в больших компаниях. В любом случае программное обеспечение является только вспомогательным элементом. Определяющую роль играет качество организации процесса оптимизации компании.

Оптимизация бизнес-процессов – задача системная и постоянная

Алла Бедненко, директор по персоналу компании «Эконика-обувь», Москва

В условиях интенсивного развития организации её управляющий вынужден осуществлять оптимизацию её деятельности на регулярной основе. Именно так было решено действовать в нашей организации. Заказчиком проекта оптимизации компании стал Генеральный Директор компании «Эконика-обувь», его куратором - вице-президент корпорации «Эконика». Руководителем проекта стал директор по персоналу.

1. Цели. Целями нашего проекта по оптимизации бизнес-процессов стали: выявление нуждающихся в усовершенствовании процессов, их адаптация к стратегическим задачам организации и подготовка в введению в использование целостной автоматизированной системы управления бизнесом.

2. Этапы проекта. Для осуществления проекта оптимизации компании были осуществлены следующие шаги:

• формирование существующей модели бизнес-процессов;
• формирование желаемой модели бизнес-процессов (с фиксацией основных параметров действенности главных отделов организации);
• планирование предполагаемых корректив и создание техническго задания для разработки и введения в действие корпоративной информационной системы;
• генерация идеи автоматизации трудовых процессов компании;
• оптимизация бизнес-процессов компании как таковая, то есть их усовершенствование.

3.Критерии оценки результатов проекта. Изначально были определены следующие:

• минимизация затрат времени, кадров, материальных и финансовых затрат (измеряется в %);
• рост качества и своевременности отчётов менеджеров (в %);
• сокращение влияния извне на результаты деятельности компании (в %);
• рост ориентации на интересы клиентов каждого из отделов компании (до уровня 8-9 из 10 баллов) в целях выполнения плана по доходам от продаж и оптимизации деятельности компании;
• рост действенности бизнеса.

4. Команда. Проектом по оптимизации бизнес-процессов компании руководила руководящая группа из семи человек. В её составе работали директор по маркетингу, помощник Генерального Директора компании, руководитель отдела информационных технологий и руководитель отдела создания коллекций.

Руководящая группа разработала техническое задание, создала требования к проекту оптимизации бизнес-процессов компании, заключила контракты с внешними специалистами и создала позитивные условиях для их работы, согласовала график работы и сформировала параметры действенности проекта. Собрания группы проходила еженедельно.

В составе ещё одной рабочей группы по оптимизации работали 10 топ-менеджеров организации. Перед группой были поставлены следующие задачи:

• приобретение навыков для осуществления проекта оптимизации;
• отбор и аналитический обзор документов и сведений для оптимизации;
• генерация согласованной точки зрения;
• утверждение и осуществление изменений.

Для обсуждения возможных перемен в различных процессах дважды или трижды в неделю собирались маленькие группы сотрудников. Так удалось привлечь весь штат к обсуждению предполагаемых перемен.

5. Реализация проекта. Осуществление проекта, направленного на оптимизацию работы компании, осуществляется уже восемь месяцев. На данном этапе происходит введение в действие преобразований. Предполагаем, что период осуществления задачи оптимизации составляет около двух лет. Когда будет принята структура информационной системы холдинга, начнётся работа над формированием технического задания для оптимизации информационной системы всей корпорации в целом.

6. Результаты. На сегодня главным достижением считаем формирование желаемой модели бизнес-процессов, согласованная позиция управляющего персонала организации. Помимо этого мы получили чёткое представление о типе организационной структуры, необходимой для действенного осуществления бизнес- задач. Была осуществлена оптимизация финансов, хода формирования коллекций, поставок, логистики.

Опыт деятельности по оптимизации работы компании демонстрирует её достойную организацию. Однако результат мог бы стать ещё лучше, если бы в организацию на постоянную работу был принят специалист в области анализа бизнеса; его профессиональный взгляд на внутренние процессы компании обогатил бы заключения приглашённых консультантов. В идеале большую часть собственного рабочего времени – около 80% – генеральный директор должен посвящать этой инициативе. Для нашей организации эта задача оказалась невыполнимой, поскольку мы занимаемся также вопросами менеджмента персонала (в настоящее время количество работников - около 800 человек).

Памятка руководителю: 10 «не» для успешной оптимизации компании

1. В процессе оптимизации компании не менять порядок деятельности после его утверждения.
2. Не открывать лишний доступ к сведениям о схемах.
3. Не отказываться от возможности дополнительного обучения или инструктирования персонала компании.
4. Не откладывать разработку первоочередных документов по оптимизации деятельности компании.
5. Не отказываться от подготовки к разбирательству в суде.
6. Не упускать оценивание целевой оправданности оптимизации компании.
7. Не применять в компании черезчур стандартизированные структуры.
8. Не использовать схемы, в особенной степени контролируемые государством.
9. Не сотрудничать в целях оптимизации компании с партнёрами, не заслуживающми доверия, или нелегальными оптимизаторами.
10. Не позволять использовать схему без отчётливой и обоснованной цели бизнеса.

Пути оптимизации расходов компании

Затраты неизбежны в любом бизнесе, они стимулируют нормальное функционирование и деятельности компании. При этом закон рентабельности требует оптимизации и повышения эффективности расходов, то есть ответной прибыльности каждого израсходованного рубля. Подобная цель поможет руководителю избежать необоснованных трат. Однако оптимизация расходов компании очевидна не для каждого директора. Приведём здесь три основных принципа работы, которые помогут избежать ненужных трат.

Планирование.Распространённым заблуждение многих управленцев является связывание оптимизации затрат компании с бдительным надзором за уже имеющимися денежными потоками. Однако не принимается во внимание источник появления этих денежных средств. Если управление осуществляется исключительно на уровне платежей, компании грозит перманентная нехватка средства, а за частым использованием кредитной системы может последовать и банкротство. Одним из методов оптимизации расходов компании путём повышения эффективности минимизации затрат является учёт доходов и расходов. Планирование обеих систем необходимо заблаговременно и будет способствовать оптимизации расходов. Хорошо, если руководитель располагает подробным планированием количества доходов и расходов, распределённых на месяцы, кварталы и года. В зависимости от перспективы – краткой или долгосрочной – проекты для инвестеров могут казаться или затратными, или весьма выгодными.

Контроль. Необходимо предоставлять руководителя полные и правдивые сведения о своей компании. Сведения не могут быть приукрашенными, но исключительно объективными. Контроль затрат начинается сразу же, как только осуществляется их учёт. Нередко на предприятиях формируется даже специальное подразделение по сокращению затрат и оптимизации расходов компании, работники подразделения

• выявляют параметры, оказывающие влияние на расходы;
• контролируют выполнение нормативных технологических процессов, сформированных во время создания организации;
• производят расчёт наилучшей нагрузки производственных цехов компании;
• выявляют обстоятельства, способствующие перерывам в работе компании;
• проверяют процесс выгрузки или приёма товаров на неполадки;
• контролируют излишнюю загруженность склада.

Следующим этапом оптимизации расходов компании становится анализ и усовершенствование расходной схемы, другими словами работники самостоятельно планируют сокращение обнаруженных расходов, которое затем изучается и, возможно, утверждается руководителем. В таком планировании могут фигурировать централизованное приообретение главного сырья, повышение действенности взаимодейстия с клиентурой и т.д.

Дисциплина. Бюджет компании содержит сведения о стратегии оптимизации её расходов и минимизации затрат и, которая, в свою очередь, утверждается её руководителем. Нарушение этих правил практически исключено. Осуществление мониторинга выполнения данного правила относится к ведению финансовых подразделений компании. Они должны отслеживать обоснованность затрат и отбрасывать излишние расходы. Приказ руководителя компании утверждает жёсткую материальную дисциплину; в соответствии с этим приказом принятие решения о расходах является прерогативой одного или нескольких ответственных специалистов, назначенных директором.

10 правил борьбы с затратами

1.При оптимизации расходов компании важно не полное отрицание расходов, но способность управлять ими. Иногда может быть полезным и увеличение расходов.

2.Нужно соблюдать «закон эффективности» – каждая доля расхода должна давать максимальную прибыль, либо необходимо минимизировать расходы насколько это возможно.

3. Траты могут быть следствием как действия, так и его отсутствия.

4. В оптимизации расходов компании следует избегать максимализма. Положительным результатом является даже незначительное снижение трат или их фиксированный уровень.

5. В борьбе с чрезмерными затратами с целью оптимизации компании не существует незначительных деталей. Не бойтесь обвинений в скрупулёзности и помешательстве. Сотрудники должны приучиться экономить любые расходные материалы – бумагу, электроэнергию, воду и т.д. Экономия в малом обеспечит навык экономного отношения и к крупным расходам и будет способствовать их оптимизации.

6. Снижение и оптимизация расходов компании неосуществимо без дополнительных трат.

7. Расходы бывают не только лишними; существуют траты, которые защищают от более крупных потерь (к примеру, оплата страховых услуг, охраны и повышения качественного уровня деятельности компании).

8. Работа по оптимизации расходов компании не имеет окончания, она должна осуществляться тщательно и на постоянно основе.

9. Каждый сотрудник должен принимать действенное участие в борьбе с затратами с целью оптимизации работы компании в соответствии со своей индивидуальной функцией.

10. Борьба с затратами компании и оптимизация её расходов требует регулярной письменной фиксации наблюдений, внимательных расчётов и недоверчивости. Необходимо записывать каждое замеченное несовершенство и любую новую идею по оптимизации работы компании. Если Ваши подчинённые не подтверждают свои заключения числовыми показателями, не доверяйте им, и проверяйте цифры, если они приводят эти показатели. Ваша скрупулёзность и придирчивость – залог победы в противодействии лишним расходам.

Четыре решения по оптимизации, которые повысили производительность в 5,5 раза

Ярослав Иванов , управляющий директор Курского электроаппаратного завода (КЭАЗ)

Я руковожу Курским электроаппаратным заводом чуть меньше 9 лет, и за этот период мы с моей управленческой группой преодолели сложное положение организации, повысили уровень прибыли на 516%, а показатель среднего заработка – на 440%. В данном материале я раскрою наиболее действенные приёмы финансового роста и оптимизации расходов компании без привлечения сторонних материальных ресурсов.

Решение 1. Создание конкуренции между цехами и внешними поставщиками

С целью оптимизации деятельности нами было инициировано создание нового подразделения компании по управлению внешними комплектациями. Предназначением отдела является привлечение поставок из других организаций составляющих дешевле тех, которые изготавливаются на нашем собственном предприятии.

Решение 2. Перевод рационализаторства на более высокий уровень

Представлять идеи возможно поэтапно: составить заявку, просчитать результат, осуществить, наградить автора эффективной идеи по оптимизации работы компании. После тщательной програботки каждого этапа оптимизация компании начала приносить позитивные результаты.

• Краудсорсинг: как сделать его эффективным инструментом для бизнеса

Оформление заявки. В персональные KPI управляющих подразделениями был внесён показатель количества представленных работниками идей, чтобы активизировать процесс рационализации и оптимизации работы компании. По окончании каждого квартала подводятся итоги. Ежеквартальный рост количества оформленных и представленных рационализаторских идей влияет на 10% изменяемой части заработной платы управляющего подразделением.

Расчет эффекта. До оптимизации работы компании процесс установления себестоимости не был достаточно ясным. Перевод управленческого учёта в автоматизированный формат выявления коммерческого результата значительно упростилось.

Внедрение и премирование. В случае принятия и утверждения идеи её осуществление ведётся специалистами в сфере технологий, конструирования и другими компетентными в данной сфере сотрудниками компании. Команды такого типа, формируемые на ограниченный срок, получают вознаграждение за сотрудничество по реализации рационального предложения и оптимизации компании в объёме до 15% от общего экономического результата. Авторы идей получают до 10%. Такая система вознаграждений способствует аккумуляции в организации большого количества идей по оптимизации деятельности компании, ряд которых на протяжении нескольких лет позволяют сокращать расходы на суммы в в 3–5 млн руб..

Решение 3. Дать начальникам цехов почувствовать себя хозяевами-предпринимателями

Прежде чем я приступил к управлению предприятием отдел труда и заработной платы (ОТиЗ) каждый месяц начислял работникам доплаты в соответствии с нормативами. Эти доплаты вызывали споры между производством и данным подразделением. Нормативы лимитировали объём выплат, поэтому никто не старался преодолеть нормативы, даже если появлялась такая возможность.

Для оптимизации компании в сложившейся обстановке мы использовали следующие методы.

1. В базу данных компании была занесена существующая нормативная трудоёмкость. Такой путь решения проблем был единственным, поскольку предприятие имеет 40 тыс. операционных трудовых норм, прохронометрировать все процессы не представлялось возможным.

2. Работникам компании было гарантировано сохранение объёма заработной платы, если плановая трудоёмкость была превышена.

3. Цеховые управляющие компании были обучены фундаментальным основам финансовой грамотности; полученные знания позволили им сформировать собственные материальные фонды («внутреннюю заначку»). Начальники научились резервировать средства, которые можно было использовать для доплат работникам, даже если прибыль временно сокращалась, сохранив, таким образом, стабильный доход подчинённых.

4. Цеховые управляющие компании получили полномочия самостоятельно принимать специалистов на работу и увольнять их. Начальники цехов, таким образом, превратились в настоящих бизнесменов и, как следствие, изменили отношению к делу на более хозяйственное.

Решение 4. Изменение корпоративной культуры

Основным пунктом обновлённой и регламентированной нами корпоративной культуры с целью оптимизации структуры компании стало стремление сотрудников к возрастанию эффекта деятельности, а не к потреблению имеющихся ресурсов. Мы принципиально убеждены, что эффективность должна возрастать изо дня в день, что финансовые ресурсы организации не могут распределяться одними и присваиваться другими.

• Тренинги по продажам: что нужно знать перед началом

Результаты. Возрастание производительности мы считаем нашим основным достижениям. За неполные 9 лет доход вырос приблизительно в 5 раз: от 500 млн. рублей при количестве штатных работников 2 000 человек до 2 млрд. рублей при количестве штатных сотрудников 1, 5 тысячи в 2014. Вырос доход сотрудников, хотя процент труда в себестоимости остался прежним.

Оптимизация компании представляет собой сложный и трудозатратный процесс. Однако он неизменно плодотворен в вопросах роста производительности и эффективности труда, обеспечивает компании стабильную позицию на рынке, что в особой степени важно в кризисный период. В нашей стране под оптимизацией компании принято понимать не увеличение производительности труда, а сокращение сотрудников. Такую интерпретацию оптимизации компании можно сравнить со стремлением похудеть не с помощью различных видов физической активности и путём уменьшения веса через удаление излишков жира. Однако жир скоро вернётся, если после его удаления не будут созданы условия, предотвращающие его появление. Эффективно выстроенный бизнес способен быть успешным и развиваться без кредитных займов в любой экономической обстановке.

Информация об авторе и компании

Михаил Гордеев, директор по технологиям компании «Евроменеджмент», Москва. Стабильно входит в состав ведущих консалтинговых фирм России, занимая лидирующие позиции в организационно-управленческом и кадровом консалтинге, подборе персонала (по данным Института стратегического анализа и развития предпринимательства, Ассоциации менеджеров России, рейтинговых агентств «Эксперт РА», «Деньги», «Профиль», «Юниправэкс»). Компания обеспечивает системное решение управленческих и кадровых задач организаций(от подбора персонала, кадрового, организационного и финансового консультирования до разработки и внедрения автоматизированных систем).

Алла Бедненко , директор по персоналу компании «Эконика-обувь», Москва.Одна из лидирующих компаний на российском рынке модной обуви, оператор розничной сети в России. Более ста фирменных магазинов обуви «Эконика» открыты по всей России, а также на Украине и в Казахстане.

Ярослав Иванов получил бизнес-образование в Стокгольмской школе экономики и Высшей школе бизнеса Государственного университета управления. Профессиональный музыкант, юрист и менеджер-предприниматель. Последние десять лет работает на различных руководящих позициях предприятия КЭАЗ. Сфера деятельности: разработка, производство и продажа электротехники. Территория: продукция представлена в России и всех странах бывшего СССР, а также в Индии, Монголии и Южной Корее. Численность персонала: 1500. Годовой оборот: 2 млрд руб. (за 2014 год). Годовой объем выпуска автоматических выключателей: более 5 млн.

Оптимизация - то есть улучшение маркетинговой работы с помощью анализа и тестирования - ни в коем случае не разовое действие. Это цикл постоянных улучшений, в котором вы должны измерять, анализировать, выбирать лучшие решения, а затем снова измерять, анализировать и находить самые оптимальные решения - и все повторять сначала.

Мы с вами обсудим, каким образом следует внедрять процессы, позволяющие постоянно и последовательно улучшать деятельность вашего предприятия. В ходе обсуждения вы узнаете, каким образом маленькие привлекательные цифры могут стать лучшими друзьями ваших творческих работников - маркетологов и рекламистов - и помочь им выводить на рынок именно те маркетинговые обращения, которые клиенты хотят услышать.

На каждом новом витке компании улучшают свою деятельность. Почему? Дело в том, что всякий раз у них появляется нужный для этого процесс.

Слово процесс может показаться кому-то довольно скучным, однако, начиная с самых первых шагов, именно процессы помогают делать все правильно. С помощью процессов гораздо проще разработать взвешенный подход, позволяющий гарантированно внедрять в практику оптимальные методы работы.

Когда дело доходит до наших маленьких привлекательных цифр, то обнаружить результативные методы несложно, главное - реализовать их на практике. Одному нашему крупному клиенту, высокотехнологической компании, очень помогала система отлаженных процессов. Мы заметили, что, несмотря на значительные усилия в области оценки влияния рекламы, компания почти не занималась аналогичными исследованиями в области прямого маркетинга. Поэтому мы задействовали систему «от анализа к действию» (Analysis to Action, A2A), внедрение которой привело к повышению доходов компании на 100 миллионов долларов. В графическом виде это выглядит так:

Анализ

Понятно, что начинать надо с данных. Вы сами знаете, как часто нужные вам данные оказываются в самых разных местах. В старые времена, чтобы внедрить у крупных клиентов систему A2A, нам приходилось изучать сотни электронных таблиц в формате Excel, созданных взамен различных баз данных, - для нас это было равносильно погружению в ад.

Не самое приятное место. В подобных ситуациях все, что вам остается, - это вручную сводить данные из множества электронных таблиц в один файл, который наверняка даст сбой именно в тот день, когда вам нужно будет сделать самый важный отчет.

Все это забирает невероятно много времени. Перемещение цифр из одного места в другое приводит к ошибкам, которые делают даже лучшие и самые дотошные аналитики. В случае большого объема ручной работы шансы на ошибку всегда возрастают.

В наши дни этого можно легко избежать с помощью программ, выполняющих любые задания. Работа делается только один раз - когда программист пишет код. С этого момента задача становится автоматической, то есть безошибочной. Мне доводилось видеть, как единственный программист заменял десять операторов, обрабатывавших данные вручную. Именно это мы сделали и для нашего высокотехнологического клиента. В результате мы смогли не только повысить точность данных, но и сократить продолжительность цикла работ, что позволило нам потратить больше времени на аналитическую работу с имевшейся информацией.

На этапе анализа вы определяете, что сработало, а что нет. Мы постоянно занимаемся изучением и переосмыслением данных, основываясь на новых вопросах, возникающих у наших клиентов, сотрудников творческих профессий, планировщиков, управляющих по работе с клиентами и аналитиков. При возникновении нового вопроса мы формулируем гипотезы, а затем находим данные по последним рекламным кампаниям, которые помогают нам подтвердить или опровергнуть эти гипотезы.

Приведу пример. Так как многие продукты нашего клиента достаточно сложны с технической точки зрения, компания часто использует интернет-трансляции, в которых объясняются все необходимые детали. Чтобы просмотреть такую трансляцию, посетитель должен заполнить форму и оставить свою контактную информацию, что позволяет продавцам компании впоследствии с ним связываться. Одна из наших гипотез заключалась в том, что продолжительность интернет-трансляции оказывает прямое влияние на долю регистрации (то есть отношение людей, которые заполняют регистрационную форму, ко всем людям, которым были разосланы приглашения просмотреть трансляцию). В частности, мы считали, что у роликов продолжительностью свыше одного часа будет более низкая доля регистрации. Мы проанализировали исторические данные и пришли к выводу, что так оно и бывает. У коротких видеороликов доля регистрации была почти в два раза выше, чем у длинных. Поэтому мы рекомендовали компании ограничить продолжительность каждого ролика одним часом.

Мы видим, что даже простые вещи могут приводить к значительным последствиям, особенно если учитывать количество интернет-трансляций, которые компания ежегодно выводит на рынок.

Суть в том, что вы можете протестировать все что хотите.

• Какой тип маркетингового предложения работает лучше других на определенном этапе цикла покупки? Для ответа на этот вопрос проведите тестирование.
• Что привлекает больше лидов - онлайновый калькулятор энергозатрат или бесплатный аудит энергозатрат потенциального клиента? Протестируйте оба варианта и сравните результаты.
• Разумеется, методы, которые вы выбрали, наверняка работают неплохо, но вы вполне можете найти что-то, способное поднять продажи еще на 2%. Просто об этом вы сможете узнать, только если проведете тестиро вание.

Компании, которые не занимаются активным тестированием, склонны говорить, что любое испытание тратит драгоценное время. Им кажется, что это всего лишь дополнительная работа, не позволяющая получить сколь-нибудь интересную информацию.

Тестирование может обернуться довольно забавным делом, как и любой эксперимент. А любое тестирование является делом экспериментальным, суть которого - опробовать новую идею и проверить, работоспособна ли. Если получилось, то вы можете запускать ее в более широком масштабе. Что касается нашего клиента, то поначалу мы решили провести так называемые испытания класса A и класса B, то есть лабораторные испытания и опытные эксплуатации. Работая с этим клиентом, мы постоянно тестируем новые идеи. Мы формулируем гипотезу, а затем, чтобы подтвердить или опровергнуть ее, смотрим, как она действует на рынке. Например, приведет ли возможность нажать на ссылку «узнать больше» к улучшению процента ответивших на электронное письмо? Отве том на этот вопрос стало убедительное «да». В данном случае «призыв к действию» повысил результативность электронной корреспонденции на 50%. Небольшие изменения могут привести к значительным сдвигам, в чем мы будем неоднократно убеждаться при чтении этой главы.

В опытных исследованиях иногда доходишь до невероятной детализации. Например, мы занимались проверкой поля «тема» в электронных письмах - очень важного элемента, поскольку это единственное, что вы видите, открывая свой почтовый ящик. Именно по теме вы понимаете, открывать письмо или нет. Поэтому заполнение поля «тема» можно считать настоящим искусством. Наши тесты раз за разом показывают, что короткие сообщения в этом поле работают лучше всего.

Но мы также поняли, что длина строки значит куда меньше, если вы поместите самую важную информацию в начале сообщения.

Начали!

Воронка тестирования может быть очень ценным инструментом управления.

Сетка показывает, какие тесты были обсуждены, исполнены, отложены или завершены. В колонках указаны основные выявленные нами зоны для обучения или места, для анализа которых нам нужны были дополнительные знания.

Реализация

Последняя и, возможно, самая существенная часть цикла «от анализа к действию» - это реализация. Именно на этом этапе особенно поможет работа, правильно проведенная на предыдущих четырех стадиях. Все они направлены на то, чтобы сделать жизнь лучше и повысить осведомленность о тестах и связанных с ними улучшениях.

В основе этого процесса лежит простая мысль: вы можете провести все нужные анализы и тестирование и затем обменяться информацией, - но все это не приведет к улучшению того, что вы делаете на практике, и ваша работа потеряет всякий смысл. В итоге все будет зависеть от человека, который занимается реализацией программы, и от того, чему он смог научиться.

Большинство рекомендаций, основанных на модели «от анализа к действию», носят тактический характер и могут показаться незначительными. Однако когда эти постепенные улучшения применяются в целом ряде программ, они могут сложиться в нечто важное. К примеру, наш клиент рассчитал, что совокупный эффект от внедрения всех идей модели «от анализа к действию» приведет к росту доходов на 100 миллионов долларов в год. Для этого компании потребовалось «всего лишь» улучшить десятки небольших операций - например, оптимизировать содержание поля «тема» в электронных сообщениях, что может заставить больше респондентов открывать письма, а это, в свою очередь, ведет к росту продаж. Небольшие изменения приводят к огромной отдаче.

Покончив с основами модели «от анализа к действию», поговорим теперь более детально о стадиях анализа и тестирования. В ходе этого процесса я поделюсь с вами несколькими примерами, как мы помогли компаниям оптимизировать их коммуникацию. Давайте для начала посмотрим на то, каким образом данные улучшат творческий продукт, затем изучим несколько продвинутых способов тестирования в цифровом мире, а закончим наш рассказ примером компании TD Ameritrade (нашего клиента, которому удалось добиться невероятных результатов после оптимизации деятельности своих кампаний).

Творческий характер обратной связи

Убедить людей в том, что аналитика может быть катализатором свободного творческого процесса, не так-то просто. Я достаточно долго занимался аналитикой в «творческой» среде коммуникационного агентства и знаю, что союз аналитиков и творческих сотрудников, вынужденных работать вместе, не всегда бывает удачным.

Творческие сотрудники часто воспринимают работу аналитиков с предубеждением. Их считают «бездушными» и думающими исключительно в терминах вроде «прибыль на инвестиции». Считается, что они оценивают качество новых идей, не видя перспективы, а глядя в прошлое - тем самым они защищают сложившийся порядок вещей и встают на пути инновации. Аналитики, с их бесконечными фокус-группами и исследованиями рынка, способны (по мнению других) задушить любую творческую мысль. Из-за этого аналитика часто воспринимается как препятствие для новых идей и враг «истинной» творческой инициативы.

Я соглашусь, что тестирование (или любой другой дизайн формы данных) может оказаться совершенно непродуктивным, но только если вы не учитесь на уроках прошлого. Да, чрезмерное, навязчивое тестирование может замедлить творческий процесс. Но основные принципы дизайна и коммуникаций уже используются компаниями довольно долго, и они не требуют проведения одного теста за другим. Экспертам в соответствующих областях должно быть предоставлено право вето по отношению к идеям слишком рьяных аналитиков. Здесь вам может помочь система управления тестированием, обычно включающая в себя несколько основных компонентов.

• История тестирования. Результаты предыдущих тестов должны быть тщательно и последовательно задокументированы, после чего необходимо обеспечить их хранение. Как минимум это может быть простая электронная таблица, в которой перечислены все тесты, проведенные в течение последних лет, их цели, основные гипотезы и результаты. Вряд ли вы захотите вновь изобретать колесо.
• Документация тестирования. Каждому тесту должен соответствовать специальный документ - спецификация, в которой перечислены все основные гипотезы, формат теста, сроки проведения, ожидаемые выгоды, расходы, показатель прибыли от капиталовложений и имя сотрудника, ответственного за проведение. Этот детальный документ позволяет стандартизировать все входные параметры, необходимые для создания истории тестирования.
• Воронка тестирования. Воронка тестирования позволяет отслеживать все настоящие и запланированные тесты. В зависимости от количества проводимых вами тестов и сложности вашей организации это может быть и простая электронная таблица с указанием всех запланированных тестов с коротким описанием, указанием сроков и текущего статуса, и сложные платформы, управляющие масштабными рекламными кампаниями.
• Руководства к действию. Недостаточно просто собрать результаты прошлых тестов в едином хранилище идей. Все полученные выводы должны быть сгруппированы в виде руководств к действию, которые затем нужно довести до всей организации. И еще раз отметим, что проведенные и протестированные принципы не требуют повторной или многократной проверки.
• Приоритеты для тестирования. Для каждого нового теста желательно установить приоритет на основании нескольких параметров: 1) истории тестирования; 2) руководств к действию; 3) текущего содержания воронки тестирования; 4) размера потенциального показателя прибыли от капиталовложений. Установление приоритетов позволит вам избежать лишних проверок.

Я знаю всего несколько компаний, в которых проводились бы соответствующие и правильные испытания. Обычно справедливо обратное. Творческие решения большинства компаний не выживают под натиском данных - ведь все эти решения основаны на крайне субъективных мнениях специалистов или, хуже того, на том, что эксперт в области веб-аналитики Авинаш Кошик называет HiPPO (акроним от Highest in Payment Person"s Opinion - «мнение лица с самой высокой зарплатой»).

Это означает, что компании склонны терять миллионы долларов. Они не тестируют новые идеи и не способны четко понять, насколько та или иная идея эффективна. Системы управления тестированием предназначены помогать и таким компаниям. Они способны выявить отсутствие нужных данных и зоны, требующие обязательного тестирования. Помимо этого, они помогают сделать тестирование неотъемлемой частью творческого процесса. Из всех аналитических инструментов, способных питать творческую работу, с тестированием не может сравниться ничто другое.

Тестирование в цифровом мире

Мы вкратце продемонстрировали принципы тестирования на примере компании IBM. Однако подход «от анализа к действию» может применяться повсюду, особенно в цифровых каналах, где возможности для тестирования кажутся почти безграничными. Приведу пример. Мы пытались улучшить домашнюю страницу интернет-магазина Kodak при помощи нескольких тестов. Ниже вы увидите первоначальный вариант страницы, который мы хотели оптимизировать. Однако сотрудники Kodak не видели никакой проблемы, а просто хотели знать, можно ли слегка улучшить внешний вид.

Для оценки мы создали шесть различных страниц. Иными словами, испытания класса A и B превратились в испытания A, B, C, D, E, F. Приведенный ниже вариант оказался лучше остальных и привел к 11,3% роста дохода - всего лишь за счет изменения расположения элементов.

У этого подхода был весомый недостаток. Мы знали, какой из вариантов страницы показал наилучшие результаты, но никак не могли выделить тот отдельный элемент, который отвечал за различие в результатах. Чуть позже я покажу вам несколько методов, помогающих в точности выявить, что вызывает различия. Однако перед этим позвольте мне сказать одну важную вещь.

Тестирование позволяет исключить субъективизм и мнения отдельных людей в процессе принятия решений. Вам может нравиться один дизайн страницы Kodak, а мне - другой, однако лишь тестирование скажет, кто из нас прав. Вместо того чтобы обсуждать различные версии, основываясь на собственном вкусе, опыте или аналогиях, мы можем просто попробовать их все и позволить аналитике нас рассудить и сказать, что работает лучше. Конец дискуссии.

Надеюсь, к этому моменту вы уже поняли всю силу оптимизации, но если вам нужны дополнительные аргументы, я приведу еще один пример. Победа Барака Обамы на президентских выборах 2008 года отчасти была связана с умным применением наших маленьких цифр. Ниже вы можете увидеть две версии домашней страницы сайта Obama.com, запущенного во время избирательной кампании.

Слева приведен первоначальный вариант домашней страницы. Будущий президент посетил штаб-квартиру компании Google в 2007 году, когда в ней еще работал Дэн Сирокер. Дэн был настолько вдохновлен разговором с Обамой, что оставил Google, уехал в Чикаго и там присоединился к его команде. Поначалу у него не было своего угла, поэтому он ночевал на полу в квартире своего друга. Однако это не помешало ему со временем организовать команду аналитиков, работавших с новыми видами медиа для избирательной кампании. В итоге Обама смог собрать 656 миллионов долларов, из которых около 500 миллионов пришло через интернет-каналы, в основном через сайт Obama.com.

Позвольте мне рассказать, как это происходило. Дэн и его команда использовали некоторые из методов, описанных мной в этой главе, для изменения домашней страницы (слева приведен исходный вариант, справа - итоговый). В сущности, произошло всего два изменения. Дэн поменял фотографию и текст на кнопке (было - sign up «Зарегистрируйтесь», стало - learn more «Узнайте больше»). Как показано в приведенной ниже таблице, эти простые коррективы полностью изменили ситуацию.

Страница справа оказалась лучше изначальной на 40%. Это привело к привлечению 288 тысяч добровольных помощников и к 57 миллионам долларов дополнительного финансирования (примерно на 25% выше суммы, собранной противником Обамы Джоном Маккейном).

Дэн Сирокер не ограничился ни тестированием класса A и B, ни даже A, B, C, D, E, F. Он использовал многовариантное тестирование, ставшее куда более мощным инструментом именно в цифровую эпоху, позволяющую автоматизировать массу аналитических процессов. Впервые я познакомился с многовариантным тестированием в 2002 году.

К тому времени в Ogilvy я руководил деятельностью международной аналитической группы, и часть моей работы состояла в организации ежегодных конференций, на которых аналитики со всего мира обсуждали лучшие примеры и размышляли над тем, в какую сторону будет развиваться их практическая деятельность. Во время моей работы в Лондоне доллар был довольно слаб, и мы решили провести конференцию в Майами. Мне никогда прежде не доводилось бывать в этом городе, и я не ждал от него ничего особенного. Репутация Флориды у жителей Европы довольно невысока, однако я был приятно удивлен. Город наполнен приятной эмоциональной вибрацией, а в центре можно увидеть целый ряд потрясающих зданий в стиле ар-деко.

Я вел конференцию вместе с Найджелом Хоулеттом, настоящим ветераном мира прямого маркетинга и работы с базами данных. Найджел - настоящий британский джентльмен и феноменальный пловец (о чем я узнал на собственном печальном опыте). Он умудрился выиграть у меня 50 долларов, поспорив, что сможет двадцать пять раз проплыть стометровку в знаменитом бассейне отеля «Националь» (пари было заключено после нескольких коктейлей в баре). Я до сих пор отлично помню, как он залез в бассейн, а затем начал проплывать одну стометровку за другой. Мне показалось, что за этим занятием он провел пару часов!

Помимо умения заключать заведомо выигрышные пари Найджел отлично чует, какие компании или новые технологии будут особенно интересны в будущем. Он пригласил на конференцию австралийскую компанию Memetrics, и та продемонстрировала технологию своего автоматизированного многовариантного теста. Особенно сильно нас поразил пример работы на eBay.

Сотрудники eBay попросили Memetrics оптимизировать свой сайт с помощью перспективной технологии. Ниже вы увидите пример страницы.

На первом этапе работы Memetrics выявила шесть контентных зон, которые требовали тестирования.

Второй этап заключался в развитии различных версий для каждого блока контента. Memetrics создала по четыре варианта для таких блоков, как список категорий, верхнее, левое и правое поля с контентом.

Если попытаться совместить все варианты, то вы получите 4096 возможных комбинаций (то есть 4096 немного различающихся между собой веб-страниц). Memetrics разработала технологию, которая позволяла демонстрировать пользователям в ходе тестирования все варианты страницы, а затем оценивать, какой именно из них показал наилучшие результаты.

После пары недель компания смогла выбрать выигрышную комбинацию и измерить ее показатели. Ниже вы можете увидеть изначальный и оптимизированный варианты страницы. Самая выигрышная комбинация позволила увеличить в десятки раз долю конверсии, то есть количество посетителей, заходивших на сайт и что-то там купивших (а не просто блуждавших по нему). Доля конверсии рассчитывалась как частное от деления количества покупателей на общее количество посетителей (то есть и тех, кто ничего не купил).

Как мы отреагировали на этот рассказ? Нам показалось, что нас накачали стероидами, и мы захотели немедленно применить многовариантное тестирование на практике. В мире традиционной почтовой рекламы аналитику пришлось бы вручную создавать тест и проводить все коррективы. Было очевидно, что ни один аналитик не в состоянии справиться с подобным количеством комбинаций. Memetrics автоматизировала весь процесс, а благодаря огромным объемам данных, получаемых в ходе тестирования, возможности аналитиков расширились до невероятных пределов. Позднее Memetrics была куплена консультационной компанией Accenture.

Мы начали использовать технологию многовариантного тестирования при работе со своими клиентами, и это оказалось крайне успешным. Об одном таком клиенте - TD Ameritrade - я расскажу чуть позже. В наши дни с этой технологией работает множество подрядчиков в области веб-аналитики, и многовариантное тестирование становится все более общепринятой практикой. Несколько лет назад Google вывела на рынок свою версию программы под названием Google Site Optimizer (GSO), причем стоит отметить, что она совершенно бесплатна для пользователей. Поэтому теперь у вас нет никаких оправданий, чтобы не проводить на своем сайте тестирование, причем даже довольно сложное.

GSO показывает результаты тестирования в режиме реального времени. Ниже вы можете увидеть снимок эксперимента GSO с сайтом Обамы.

В первой колонке можно увидеть все различные комбинации, подвергающиеся тестированию. Небольшой график показывает в режиме реального времени, какая комбинация показывает наилучшие результаты. Смотреть на него так же увлекательно, как наблюдать за ходом лошадиных бегов. Я несколько раз ловил себя на том, что вместо работы сижу, уставившись в экран, - ничего не мог с собой поделать, слишком это было притягательно.

Во второй таблице вы можете увидеть, какие именно элементы теста определили его успех. Как вы можете заметить, кнопки «Узнать больше» и фотография семьи сыграли в данном случае самую важную роль.

Цифровая площадка для экспериментов

Вам, наверное, уже ясно, что возможности для оптимизации вашей коммуникации в цифровом мире поистине безграничны. В сущности, цифровой мир является идеальной площадкой для экспериментов, после чего вы можете спокойно проводить тестирования средств коммуникаций в нашем обычном мире. Цифровой мир превратился в идеальную лабораторию по целому ряду причин: в нашем распоряжении есть огромные массивы данных; тестирование различных вариантов обходится довольно недорого; вы получаете нужные результаты за считаные минуты (как максимум дни), а не месяцы, как при работе во внешнем мире.

Приведу еще один пример. Анализ интернет-рекламы для гостиничной сети Ceasars показал, что подавляющее большинство всех бронированных номеров было сделано через онлайновые баннеры только гостиницы Caesars. Так как реклама направляла посетителей на общую страницу бронирования, исследователи проверили данные и по другим гостиницам сети (в частности, Paris Las Vegas, Harrah"s, Bally"s). Казалось, Caesars обладал каким-то магнетическим эффектом. В ходе тестирования телевизионного ролика, в котором рассказывалось о гостинице Caesars в одном из регионов страны, мы обнаружили, что показатель бронирования в этом регионе вырос на 12%, причем для всех брендов сети. Мы использовали эту информацию для оптимизации телевизионной кампании и начали активно упоминать бренд Caesars. Это отличный пример того, как происходящее в цифровом мире может помочь оптимизировать более традиционные кампании.

Совсем скоро все каналы станут цифровыми. Google уже предоставляет вам возможность покупать время для размещения телевизионной рекламы через онлайновый интерфейс. Компания сделала процесс покупки телевизионного времени настолько простым, что теперь им может пользоваться буквально каждый. Покупая время Google TV, вы можете четко понять, насколько много данных собирается в устройствах, подключенных к системам поставщиков вашего кабельного или спутникового телевидения. Например, Google TV позволяет видеть данные по переключению каналов. Это дает рекламодателям возможность понять, сколько зрителей предпочитает не смотреть их рекламу.

Мы эти данные использовали для оптимизации рекламных кампаний некоторых из наших клиентов.

Это происходило в момент трансляции довольно агрессивного призыва к действию. Полученные данные помогли нам сменить тональность с информирующей на продающую, а также снизить за счет этого частоту переключения на другие каналы.

Соберем все воедино - пример TD Ameritrade

Мы с вами перебрали ряд методов, которые вы можете использовать для оптимизации своих средств коммуникации. Теперь пришло время посмотреть, каким образом они работают все вместе. Для этого мы изучим опыт компании TD Ameritrade, много лет стоявшей на переднем крае оптимизации бизнес-процессов.

Одним из первопроходцев в области аналитики цифровых данных стал Джим Дравиллас, ранее работавший в Ogilvy, а теперь возглавляющий отдел рекламных исследований в Google. Именно он проделал огромную часть работ, описанных в этой главе. Уже с момента нашей первой встречи я понял, что мне есть чему поучиться у этого человека, особенно в технологиях, повышающих эффективность онлайнового маркетинга. Некоторые из его лучших идей нашли свое выражение в работе для компании TD Ameritrade, занимавшейся оказанием брокерских интернет-услуг.

TDA довольно быстро принимает на вооружение новые технологии и представляет собой идеальную бизнес-модель для аналитики. Стратегия компании состоит в наращивании количества обслуживаемых клиентских счетов, что означает: она управляет бизнесом на основании всего двух показателей - количества новых счетов и величины расходов по получению нового счета.

Компания также использует принцип замкнутой обратной связи, то есть она в точности знает, с кем вступает в общение и открывают ли ее собеседники со временем счета или нет. Иными словами, мы можем с легкостью определить причины и следствия различных видов маркетинговой деятельности.

Одним из первых проектов, которые Джим сделал для TDA, был автоматизированный инструмент по отслеживанию частоты показа роликов. Когда вы заходите на сайт CNN.com и видите там рекламу TDA, то можете либо нажать, либо не нажать на ссылку. С большей вероятностью вы кликнете на ссылку, когда увидите рекламу во второй или третий раз (не исключено, что в первый раз вы не обратили на нее внимания). Однако если TDA показывает вам свою рекламу двадцать пятый раз, а вы все не нажимаете на ссылку, будет справедливым предположить, что вы этого уже никогда не сделаете. Вас не заинтересовало предложение этой компании - и все. В дальнейшем TDA начнет показывать свою рекламу кому-то другому, а на вас она сэкономит свои деньги, поскольку вы достигли точки насыщения, после которой компании уже нет смысла донимать вас рекламными сообщениями.

Разумеется, самая сложная задача состоит в определении точки насыщения. Когда она наступает - после того как вы увидели рекламу 15, 25 или 35-й раз? И одинаков ли этот показатель для всех? Именно в этот момент на сцене появился Джим. Он разработал статистическую модель, позволявшую рассчитать точку насыщения, основываясь на характеристиках объявления, места размещения (CNN.com или какой-то другой сайт) и истории вашего поведения в Сети. Кроме того, он создал способ автоматического отключения просмотров рекламы после достижения точки насыщения. Это позволяет вам использовать оставшиеся деньги на чтото другое. В результате внедрения этой программы количество новых лидов выросло на 15% (при той же величине маркетингового бюджета).

Другим сконструированным Джимом устройством стала программа автоматической ротации (я несколько раз просил его придумать более изящное название, но Джиму не свойственно тратить время на подобные пустяки). Компании типа TDA обычно запускают одновременно сразу несколько рекламных кампаний. Программа Джима анализирует результативность работы каждой из них в режиме реального времени, а затем интегрирует все результаты на рекламном сервере компании.

В результате сервер автоматически запускает в Сеть ролики, которые пользуются большим успехом, и убирает те, которые не приносят ожидаемого отклика. После внедрения этого инструмента TDA заметила, что рост новых лидов подскочил на 25–35% (без всякого увеличения маркетингового бюджета)!

Программа Джима не только позволила сделать онлайновую рекламу более эффективной, но и помогла творческим командам получать обратную связь практически тоже в режиме реального времени. Джим снабдил их отчетами, какие форматы изображения, цветовые гаммы, визуальные эффекты и вербальные обращения вызвали наибольший отклик. Понятно, что творческим командам подобная информация пришлась по сердцу. Наконец у них появилась возможность сразу получать оценку своего труда. Теперь, экспериментируя с новыми идеями, они мгновенно видят плоды своей работы. Джим превратил цифровую экосистему в экспериментальную лабораторию, о которой мы уже говорили выше.

Другой пример связан с «анализом дня», в ходе которого мы изучали, какое время суток было наиболее предпочтительным для интернет-рекламы. Цифровой мир дает вам возможность дойти и до такой степени детализации - когда вы сравниваете показатели по каждому часу! Проводя это исследование, мы заметили, что потенциальные клиенты, которых нам удавалось привлечь в течение последнего часа торгов, обладали значительно большей ценностью, были готовы отдать в распоряжение компании больше денег и изъяв ляли большее желание работать с TDA. Таким образом, мы взяли на вооружение медиастратегию, направленную на то, чтобы завоевать этот временной интервал. Мы закупили все медийное время последнего часа операционного дня на целом ряде крупных сайтов типа CNNMoney и Yahoo Finance. Эта рекламная кампания привлекла на 15% больше самых ценных клиентов, чем любая другая из проведенных нами. Отличный пример того, как полученная благодаря анализу данных ценная информация способна продуцировать творческие идеи.

Отличное начало

Один из самых примечательных примеров работы Джима для TDA был связан с оптимизацией стартовой страницы. Когда кто-то нажимал на баннер TDA, то оказывался на странице, изображенной ниже.

В то время TDA надеялась, что потребители, попав на страницу, сразу начнут нажимать на кнопку, расположенную в верхнем правом углу (Apply online now - «Зарегистрируйтесь прямо сейчас»). После этого запускался процесс регистрации клиентов. TDA могла потратить все деньги мира на то, чтобы привлечь людей на свою страницу, но если посетители их сайта не нажимали на оранжевую кнопку и не запускали процесс оформления, все затраты компании уходили впустую. Можете представить, насколько важна эта страница с точки зрения эффективности маркетинговых усилий. Джим понял, что подобная ситуация может оказаться идеальной для применения Memetrics (он тоже видел презентацию компании в Майами и так же, как и я, проспорил пари Найджелу). Он принялся экспериментировать с некоторыми зонами, расположенными на периферии страницы (ниже я выделил эти зоны другим цветом).

Творческие команды создали по паре версий для каждого из четырех модулей, в частности, на оптимизированных нами страницах.

• Кнопка регистрации клиента:
  • Вариант 1 - сегодняшний вариант
  • Вариант 2 - новый вариант
  • Вариант 3 - информация о процессе регистрации
• Ссылка «Посетите tdameritrade.com»:
  • Вариант 1 - «Посетите tdameritrade.com»
  • Вариант 2 - «Посетите наш основной сайт»
  • Вариант 3 - без ссылки
• Текст кнопки регистрации нового клиента:
  • Вариант 1 - «Зарегистрируйтесь прямо сейчас»
  • Вариант 2 - «Откройте свой счет»
  • Вариант 3 - «Начните работу»
• Цвет кнопки регистрации нового клиента:
  • Вариант 1 - зеленый
  • Вариант 2 - синий
  • Вариант 3 - оранжевый
• Специальные предложения в нижней части экрана:
  • Вариант 1 - одно меняющееся предложение (меняется каждый раз, когда на страницу заходит новый посетитель)
  • Вариант 2 - три предложения
  • Вариант 3 - четыре предложения

В совокупности все эти варианты создают 243 разновидности стартовых страниц, немного различающихся между собой. Джим при помощи Memetrics разместил эти 243 страницы в Сети на 15 дней. Технология позволяла пользователю, посещавшему сайт более одного раза, видеть одну и ту же версию. После 15 дней Джим выбрал страницу, показавшую самые высокие результаты. Ниже вы можете увидеть две страницы - ту, с которой мы начали (справа), и ту, которая показала самые высокие результаты в ходе эксперимента (слева).

Результаты были не просто хорошими - они оказались великолепными! Доля конверсии на странице выросла на 15%. Это означает, что из каждых 100 человек, заходивших на стартовую страницу, счета открывало на 15 человек больше, чем прежде. Показатель прибыли по капиталовложениям по итогам теста составил 43 к 1!

Теперь, если вы сравните две изображенные выше страницы, то сможете заметить, что они очень похожи, однако имеют незаметные различия, которые и привели нас к столь значимому успеху. Ниже приведена таблица, показывающая, что именно мы изменили.

Например, зеленая кнопка сработала лучше оранжевой. Что даже удивляет, поскольку оранжевый цвет, по мнению многих, более заметен. Однако на этом сайте выяснилось, что оранжевый цвет ассоциируется с опасностью, а зеленый - с приглашением.

Текст «Начните работу» оказался более успешным, чем «Зарегистрируйтесь прямо сейчас». Второй вариант более агрессивен, а первый - мягко приглашает пользователей (то же самое было обнаружено и на сайте Барака Обамы, где текст «Узнайте больше» оказался привлекательнее текста «Зарегистрируйтесь»). Единственный меняющийся баннер с рекламным предложением оказался лучше, чем четыре статические картинки. Кстати, это момент очень важен. Многие компании хотят размещать на своих сайтах как можно больше рекламных предложений в надежде, что хотя бы одно из них заинтересует потребителя. В данном случае сработало правило: чем меньше, тем лучше.

Долговременное сотрудничество

Джим работал с TDA на протяжении десяти лет, и приведенный ниже график наглядно показывает результаты его постоянных усилий по оптимизации. На нем изображены два показателя, которые TDA использует для управления бизнесом: по вертикали - количество новых клиентских счетов, приобретенных в течение года; по горизонтали - затраты на каждое приобретение.

Джим начал работать с TDA в 1999 году в самый разгар бума доткомов, и на графике видно, с какой скоростью росло число новых счетов. К сожалению, с такой же скоростью росли и затраты на приобретение. Когда пузырь лопнул, TDA заметила резкое снижение количества новых клиентов и более не могла поддерживать прежний уровень затрат. В тот период Джим использовал свои аналитические навыки для радикального перераспределения средств рекламы: он перестал размещать рекламу на дорогостоящих кабельных телевизионных каналах и начал вкладывать деньги в низкозатратные цифровые каналы и информационную рекламу с прямым откликом. В то же самое время мы стали использовать описанные выше инструменты - автоматическая ротация, изменение частоты показа популярной рекламы, анализ результатов в течение суток и многовариантная оптимизация сайта. Результаты очевидны. Затраты на приобретение новых клиентов резко упали, а TDA удалось сохранить, а потом и увеличить количество вновь открываемых клиентских счетов.

Слияние Ameritrade с TD Waterhouse произошло в 2005 году. В результате этого выросло количество клиентских счетов, унаследованных Ameritrade у TD Waterhouse. Однако усилия объединенной компании по привлечению новых клиентов оказались значительно менее эффективными, что выявил резкий рост удельных затрат на клиента. Обратите внимание, как после 2006 года Джим и его команда смогли вновь снизить величину этого показателя с помощью ежедневных процедур по оптимизации.

Задание на утро следующего понедельника

1. Просто сделайте это. Превратите тестирование в повседневную процедуру. Постоянно используйте подход «от анализа к действию». Никогда не переставайте разрабатывать, формулировать и тестировать новые гипотезы.
2. Занимайтесь тестированием в цифровом мире. Именно здесь оно будет самым достоверным, быстрым и недорогим. Испытывайте программы многовариантного тестирования. Помните, вы можете совершенно бесплатно пользоваться программой Google Site Optimizer!
3. Считайте цифровой мир своей лабораторией. Применяйте все новое, что вы вынесете из этой среды, во всех средствах коммуникации.