Herhangi bir kuruluşun çalışmasını iş iletişimi olmadan hayal etmek düşünülemez. Çalışanlar arasında doğru şekilde kurulmuş iletişim, atanan görevleri sorunsuz ve hızlı bir şekilde çözmenize olanak tanır.

Organizasyonlarda pek çok toplantı türü vardır ve her birinin kendine has özellikleri ve amaçları vardır. Bu nüansları bilmek iş tartışmalarını kolaylaştırmaya yardımcı olacaktır. Bu makale size toplantı türlerini anlatacak, bunların neden yapıldığını ve ofis işlerinde nasıl kayıt altına alındığını anlamanıza yardımcı olacaktır.

İş toplantılarının amaçları

Her türlü ofis toplantısı, kuruluşta meydana gelen durumun kapsamlı bir resmini görmenize ve güçlü ve zayıf yönlerini belirlemenize olanak tanır. Bu iş iletişimi formatına katılırken şirketin veya işletmenin hızlı bir şekilde büyüdüğünü belirtmekte fayda var.

Görevler

Her türlü toplantı için aşağıdaki görevler ayırt edilebilir:

• güncel sorunları ve sorunları çözmek;
• departmanların eylemlerinin şirketin stratejik hedefine uygun olarak entegrasyonu;
• şirketin faaliyetlerinin ve bireysel yapısal bölümlerinin değerlendirilmesi;
• Şirket politikasının sürdürülmesi ve geliştirilmesi.

Böyle bir iş etkinliğinin hangi formatta gerçekleştirileceğini anlamak için yukarıdaki görevlerden hangisinin ona karşılık geleceğine karar vermeniz gerekir ve ancak bundan sonra hangi sınıflandırmaya ait olacağını anlayabilirsiniz.

Türler ve sınıflandırma

Bir iş iletişimi türü olarak toplantı, konusunu ve mevcut yetkililerin listesini belirleyen farklı biçimler alabilir.

Toplantıların ana sınıflandırması vurgulanmalıdır:

1. Üyelik alanı. Burada bu toplantı türlerini idari (sorunlu konuların tartışılmasını içeren), bilimsel (amacı güncel bilimsel konuların tartışılması olan seminerler ve konferanslar), siyasi (herhangi bir siyasi parti ve hareketin üyelerinin bir toplantısını içeren) olarak ayırabiliriz. ) ve karışık türler.
2. Ölçek. Burada, diğer ülkelerden uzmanların veya yabancı ortakların dahil olduğu uluslararası olanları, ulusal, bölgesel ve şehirsel olanları birbirinden ayırıyoruz.
3. Düzenlilik. Her formatta toplantılar sürekli veya periyodik olabilir.
4. Konuma bağlı olarak - yerel veya seyahat.

Ayrıca her türlü toplantı şu şekilde ayrılabilir:

1. Üst düzeydeki bir yöneticinin bilgiyi doğrudan astlarına ilettiği, daha sonra bu bilginin güç dikeyi boyunca dağıtılıp iletildiği, yönlendirici bir format sağlayan öğreticidir. Çoğu zaman, bu tür iş iletişimi sırasında, işletmenin ilerlemesini önemli ölçüde etkileyebilecek genel müdürden emirler iletilir ve bunlar aynı zamanda davranış normları veya önemli yenilikler de olabilir.
2. Operasyonel (kontrol odaları). Bu tür toplantıların amacı, bir kuruluş veya işletmedeki durum hakkında bilgi edinmektir. Bu durumda bilgi akışı alt astlardan bölüm başkanlarına veya genel müdüre yönlendirilir. Operasyonel toplantılarda ağırlıklı olarak yol haritalarının, planlanan faaliyetlerin, stratejik ve operasyonel planların uygulanmasına ilişkin konular tartışılmaktadır. Operasyonel (sevk görevlisi) toplantılarla diğerleri arasındaki önemli bir fark, bunların düzenli olarak yapılması ve sabit bir katılımcı listesine sahip olmasıdır. Toplantı sırasında gündem olmayabileceğini de belirtmekte fayda var.
3. Sorunlu. Böyle bir toplantı, görevleri kısa sürede tamamlamak veya işletme için ortaya çıkan küresel bir sorunu çözmek için acil bir karar verilmesi gerektiğinde toplanır.

Yukarıdakilerin hepsine ek olarak, en popüler üretim toplantısı türlerinden biri olan planlama toplantısını ayrı ayrı vurgulayabiliriz. Kural olarak, böyle bir etkinlik günlük olarak veya haftada bir kez yapılır; burada bölüm başkanı ve doğrudan uygulayıcılar bulunur, bunlar o gün için görevler alır ve bunların uygulanmasının ilerleyişini tartışır.

İşletme personelinin toplantı için toplanmasının konusu, işletmenin faaliyetleri sırasında ortaya çıkan her türlü konu olabilir ve tartışma, belirli bir kuruluşun faaliyet gösterdiği dış ortamdaki değişikliklere de ayrılabilir.

Toplantının organizasyonu

Etkinliği bu ana bağlı olduğundan, formatı ne olursa olsun her türlü toplantı dikkatli bir hazırlık gerektirir. Başlangıçta aşağıdaki noktaları belirlemek gerekir:

• hedef;
• tartışılan konular;
• personel için görevlerin belirlenmesi (işlevsellik ve bağlılık temelinde);
• Görev tamamlama aşamaları.

Günümüzde çoğu toplantı oldukça vasat bir şekilde yürütülmekte, bu nedenle anlam kaybolmakta ve verilen görevler yetersiz bir şekilde yerine getirilebilmektedir. Bu nedenle, bu tür iş toplantılarının tüm sürecini düşünmek ve çalışma tartışmasını sadece zaman almayacak, aynı zamanda ekipten tepki alacak şekilde yapılandırmak son derece önemlidir.

Toplantıların düzenlenmesi

Büyük karlar elde etmek için belirli bir pazar payı elde etmek ve şirketlerini geliştirmek isteyen büyük firma ve kuruluşların, önemli konuların toplantılar yoluyla tartışılması konusunda büyük bir bahis oynadığını belirtmek gerekir. Başarılı yöneticilerin uygulamalarından yola çıkarak, bir toplantıya nasıl hazırlanılacağına ilişkin aşağıdaki kurallar dizisini formüle edebiliriz:

Öncelikle katılımcı listesi belirlenir. Toplantıya kimi davet edeceğinizi ve onun bu toplantıda hangi rolü oynayacağını açıkça anlamalısınız. Çoğu zaman, davet edilen kişiler konuyu anlamayabilir ve "her ihtimale karşı" davet edilirler, ancak şu anda resmi görevlerini yerine getirebilirler ve zaman kaybetmezler.

Gündem hazırlamak önemli. Toplantı planlanıyorsa, tartışılacak konuları belirten ve aynı zamanda ana konuşmacıları belirleyen bir gündem önceden geliştirilir. Tüm katılımcıların rapor, öneri ve ek sorular hazırlayabilmesi için bu belgenin, bilgilerin hazırlanmasından sorumlu olanlara ve orada bulunacak olanlara gönderilmesi gerektiğini unutmamak önemlidir. Gerektiğinde gündem ayarlanabilir.

Toplantıda ana ve stratejik konular ön plana çıkarılmalıdır. Bu tür konuların konuşmacıları mutlaka şirketin herhangi bir stratejik faaliyetinin uygulanmasından kişisel olarak sorumlu olan kişiler (bölüm başkanları, bölümler, çalıştaylar) olmalıdır.

Önemli noktalar

Herhangi bir toplantının iki ana aşaması olduğunu hatırlamak önemlidir: toplantıya hazırlık ve bizzat yürütülmesi. İlk aşama, bir iş toplantısı düzenlemenin uygunluğunun belirlenmesi, görevlerin, ana ve ikincil hedeflerin belirlenmesi, katılımcı ve konuşmacı listesinin oluşturulması, konuya veya önceden belirlenen gündeme göre rapor, sunum ve rapor hazırlanmasını içerir. İkinci aşama, toplantının önceden planlanan seyrinin uygulanmasını, raporların dinlenmesini ve güncel ve stratejik konuların tartışılmasını içerir.

Böyle bir iş iletişimi sırasında çalışanların ne yapması gerektiğine ve kime yapmaları gerektiğine karar vermek gerekiyorsa, üçüncü aşamayı - karar vermeyi ayırt edebiliriz. Kural olarak kararlar, toplantıyı yöneten başkanın kendi takdirine bağlı olarak veya tartışma veya toplu oylama yoluyla belirlenir.

Toplantı planı örneği

Önünde açıkça tanımlanmış bir plan bulunan herhangi bir yönetici, bir toplantıyı verimli ve etkili bir şekilde yürütebilir, bu da personelden geri bildirim almasına ve onlar için doğru görevleri belirlemesine olanak tanır. Bu plan aşağıdaki hususları içerebilir:

• belirli bir süre (çeyrek, hafta, altı ay, ay) için raporların dinlenmesi ve sonuçların toplanması;
• şirketle ilgili güncel konuların kapsamı;
• sorunları ortadan kaldırmaya yönelik önerilerin dinlenmesi (beyin fırtınası);
• önerilen seçeneklerin değerlendirilmesi ve bunların uygulanmasının tartışılması;
• seçeneklerin birikmesi;
• bir veya başka bir seçeneğin benimsenmesi için oy vermek;
• Sorunları çözerken sınırların belirlenmesi (sorumluların, son teslim tarihlerinin, yöntem ve yöntemlerin belirlenmesi).

Kerestecilik

Çoğu toplantı türünün tutanak adı verilen kağıda (belge) kaydedilmesi gerekir. Bu tür belgeleri saklamak, alınan kararları meşrulaştırmanıza olanak tanır. Ayrıca protokol sayesinde faaliyetlerin ilerleyişini her zaman takip edebilir, verilen görevlerin yerine getirilmemesi durumunda bundan kimin sorumlu olduğunu belirleyebilirsiniz.

Toplantı genellikle toplantıya başkanlık eden liderin sekreteri tarafından yürütülür. Ancak çoğu zaman bu işlev diğer çalışanlar tarafından da yerine getirilebilmektedir.

Sekreterin görev ve görevleri

İş toplantılarına başlamadan önce sekreterin davetlilerin listesi ve tartışılan konuların listesi hakkında bilgi sahibi olması gerekir. Ancak şunu belirtmekte fayda var ki, toplantı düzenli olarak yapılıyorsa, tüm belgeleri (listeler, planlar, gündem vb.) toplayan ve yöneticinin toplantıya hazırlanmasına yardımcı olan kişi bu yetkilidir.

Başlangıçta ve gerekirse sekreter, gelen kişilerden tam adlarının belirtileceği bir kayıt formunu doldurmalarını isteyebilir. ve pozisyon. Protokolü hazırlarken buna ihtiyaç duyulacaktır. Daha sonra sekreter, toplantının başlangıcını işaret eden gündemi duyurur. Ayrıca orada bulunanlar konuları tartışmaya başladığında sekreter bu olayın ilerleyişini kaydeder. Toplantının sonunda bu yetkili tutanağın tamamlanmış bir versiyonunu hazırlar, ardından bunu başkanla birlikte imzalar ve ilgili tüm kişilere gönderir.

Toplantı tutanağının hazırlanması sırasında sekreterin toplantı tutanağının görünümüne dikkat etmesi son derece önemlidir. Bir başlık, konum, mevcut olanların listesi, tartışılan konular ve alınan kararları içermelidir.

Çözüm

Yukarıdaki bilgilerden, işletmelerde toplantı düzenlemenin son derece önemli olduğu anlaşılmaktadır. Bununla birlikte, bu tür etkinlikler için yüksek kaliteli hazırlığın, bilgi verme, görevleri belirleme ve bunların yüksek kalitede uygulanmasında başarının anahtarının% 50'sinden fazlasını taşıdığını her zaman hatırlamakta fayda var.

Modern iş, çeşitli müzakere türleri olmadan mümkün değildir. İş toplantıları, yönetimin ana amaç ve hedefleri tüm yapısal bölümlere aynı anda iletmesi, geri bildirim alması ve alınan verilere dayanarak şirket için eylem planını ayarlaması için bir fırsattır.

Toplantılar, sürekli olarak etkinliğin değerlendirilmesi ve elde edilen sonuçların analiz edilmesi gereken bir tür iş yönetimi aracıdır.

İş iletişimi, iş görüşmeleri, toplantılar, müzakereler, tartışmalar: bir iş iletişimi biçimi olarak

İş iletişimi sıradan iletişimden ayırt edilmelidir, çünkü birincisi belirli bir hedefi takip eder ve katı davranış etiğine sahiptir, ikincisi ise herhangi bir temele veya gerekçeye sahip olmayabilir.

İş iletişiminin birçok biçimi vardır; başlıcaları şunlardır:

• iş görüşmeleri - iş işleyişinin belirli sorunları hakkında bilgi alışverişini (veya tek yönlü aktarımı) temsil eder. Bu doğrudan iletişim veya dolaylı olabilir (İnternet teknolojilerini, telefonu kullanarak). Bu tür iletişim, müzakere veya toplantı şeklinde sürdürülmesini içerir;
• toplantılar, kural olarak şirket çalışanlarının (genellikle yapısal bölümlerin başkanlarının) iş geliştirmeye yönelik stratejik sorunları çözmek için dahil olduğu daha geniş bir iletişim şeklidir;
• müzakereler - belirli bir hedefi vardır ve önemli konuları tartışmayı, anlaşmalar yapmayı, sözleşmeler yapmayı, her iki taraf için önemli belgeleri imzalamayı amaçlamaktadır;
• tartışmalar - ana aracı “beyin fırtınası” (tüm tarafların fikir üretmesi) olan, şirketin önemli konularının açık bir tartışması, bunun sonucunda sorunların çözümüne yönelik standart dışı yaklaşımlar ortaya çıkabilir.

Listelenen formlara ek olarak çok çeşitli formlar vardır: iş görüşmeleri, anlaşmazlıklar, toplantılar, yazışmalar, sunumlar, konferanslar. Hepsinin kendine has özellikleri var ama aynı iş ahlakı kurallarına uyuyorlar.

İş toplantıları: görevler, hedefler, konular

Mevcut bir soruna veya göreve özel bir çözüm geliştirmek amacıyla iş toplantıları yapılır. Ayrıca yapılan toplantılarda departman çalışanları her türlü soruna yönelik olası çözüm önerilerini yönetimle paylaşabilmektedir. Bu iletişim şekli, şirketteki durumu, güçlü ve zayıf yönlerini kapsamlı bir şekilde görmenizi sağlar, yeni kişilerin ekibe girmesine, kurum kültürü ve organizasyonda benimsenen normlarla tanışmalarına katkıda bulunur.

Toplantıların ana amaç ve hedefleri şunlardır:

• şirket politikasının sürdürülmesi, geliştirilmesi ve tüm çalışanlarla iletişiminin sağlanması;
• Şirketin stratejik hedefine uygun olarak tüm hizmet ve bölümlerin eylemlerinin entegrasyonu;
• yeni görevlerin belirlenmesi ve halihazırda uygulanmakta olan kampanyaların etkinliğinin değerlendirilmesi;
• ortaya çıkan sorunları çözmek.

Toplantılarda sunulan konular tamamen farklı olabilir.

Rusya uygulamasında en az haftada bir kez planlama toplantıları yapmak gelenekseldir. Böylece departman başkanları hafta boyunca yapılan çalışmalar hakkında rapor verir ve bir sonraki iş için planlar yapar (veya bir sonraki çalışma haftasında uygulanacak görevleri alır).

Planlanmamış bir toplantının nedeni veya konusu, şirketlerin faaliyet göstermek zorunda olduğu dinamik ve değişen dış ortamla bağlantılı olarak ortaya çıkan bir dizi sorun olabilir.

İş toplantılarının türleri, türleri ve sınıflandırılması

İş toplantıları şekil, konu ve mevcut kişiler açısından farklılık gösterebilir.

Ana sınıflandırmaları aşağıda sunulmuştur:

• Belirli bir alana ait olarak: idari toplantılar (sorunlu konuları çözmek için), bilimsel (bilimsel alandaki güncel sorunları çözmek için düzenlenen ve yürütülen konferanslar, sempozyumlar, seminerler), siyasi (belirli siyasi hareketlerin üyelerinin kongreleri ve toplantıları) ve karma türleri;
• katılımcı ölçeği ve sayısına göre: uluslararası (yabancı ortakların, uzmanların, belirli bir alandaki uzmanların katılımıyla), ulusal, bölgesel, şehir;
• etkinlik yerinde: tesis dışı ve yerel toplantılar;
• düzenlemenin düzenliliğine göre: periyodik, kalıcı toplantılar.

Sunulan sınıflandırmaya ek olarak, toplantılar soruna dayalı, operasyonel ve öğretici olarak ayrılabilir.

Sorun toplantıları, sorunlara kısa sürede en uygun çözümlerin bulunmasını amaçlamaktadır.

Operasyonel (veya bunlara kontrol odaları da denir) şirketin mevcut durumu hakkında veri elde etmeyi amaçlamaktadır. Astlardan gelen tüm bilgiler bölüm başkanları tarafından toplanır ve daha sonra organizasyonun genel müdürüne aktarılır. Bu, planların ne ölçüde uygulandığına, hedeflere ne ölçüde ulaşıldığına ve görevlerin ne ölçüde çözüldüğüne ilişkin verilerdir. Bu tür toplantılar ile diğerleri arasındaki temel fark, bunların düzenliliği, katılımcı listesinin tutarlılığı ve bir toplantı gündeminin (yani ayrıntılı planının) olası bulunmamasıdır.

Öğretim toplantıları, kontrol odalarının aksine ters sıradadır; direktif formatındaki tüm bilgiler yöneticiden doğrudan astlara iner ve daha sonra kuruluştaki dikey güç yapısı boyunca belirli görevleri yerine getiren belirli kişilere iletilir. Bu tür bilgiler, kuruluşun mevcut ilerlemesini etkileyebilecek yönetim emirlerini, yeni kuralları, davranış normlarını ve belirli görevlerin tamamlanması için son tarihleri ​​içerir.

İş toplantılarının hazırlanması, organizasyonu ve gerçekleştirilmesi

Toplantının etkili olabilmesi için ana noktaları dikkatlice düşünmek gerekir: toplantının amacı, ana görevler, etkinliğin aşamaları. Toplantıdan ancak bu koşullar altında yararlanabilirsiniz.

Ne yazık ki bunların çoğu yalnızca iş ortamında gelenek olduğu için yapılıyor. Birçok şirkette yönetimle yapılan düzenli toplantılar ve hafta başında yapılan toplantılar sıradanlaştı ve anlamını yitirdi.

Ancak gelişmek ve büyük pazar payları kazanmak için çabalayan büyük şirketler bu konuya büyük bir titizlikle yaklaşıyor:

• toplantı katılımcılarının listesi belirlenir;
• gündeminin uzun bir süre için geliştirildiği ve zaman içinde ayarlamaların yapıldığı;
• Bölüm başkanlarının rapor verdiği stratejik hedeflere öncelik verilmeye devam edilmektedir.

Bir iş toplantısı yürütmenin aşamaları ve teknolojileri

Her toplantının iki ana aşaması vardır: hazırlık ve fiili toplantı.

İlk aşamada etkinliğin önemi belirlenir, amaç ve hedefleri belirlenir, katılımcı listesi oluşturulur, gündeme uygun olarak rapor ve sunumlar hazırlanır.

İkinci aşamada mevcut gündeme göre tüm katılımcıların katılabileceği konular doğrudan ele alınır. Kural olarak, şirket yönetimi toplantının başkanıdır ve toplantının tonunu belirler, söz hakkı verir ve yapıcı tartışmanın kapsamı dışına çıkarsa tartışmayı durdurur.

Toplantı, ana aşamaların yanı sıra, bir sorunun çözümünü içeriyorsa karar verme aşamasını da içerebilir. Bu tartışma veya oylama yoluyla gerçekleşebilir.

İş toplantısı planı örneği

Elinizde ayrıntılı bir toplantı planı varsa bunun etkili olacağını güvenle bilebilirsiniz.

Böyle bir plan şunları içerebilir:

• yöneticinin hoş geldin konuşması - sonuçların belirli bir süre için özetlenmesi (çeyrek, ay, hafta);
• sorunun kapsamı, şirketle ilgisinin gerekçesi;
• sorunu çözmek için bir beyin fırtınası oturumu düzenlemek;
• mevcut tüm seçeneklerin değerlendirilmesi;
• sorunu çözmek için seçeneklerin birikmesi;
• Sorunu çözmek için belirli araçların kullanımına ilişkin oylama veya diğer karar verme seçeneği;
• Sorunun çözümünün sınırlarının belirlenmesi: son tarihler, sorumlu kişiler, yöntemler.

Toplantı sırasında belirli bir konuya geri dönebilmek ve konuyu daha ayrıntılı olarak ele alabilmek için ana noktaları kaydetmek önemlidir.

Expocentre'ın sergi ve kongrelerinde iş toplantıları

Ürün tanıtımının etkili yollarından biri de Expocentre Fuar Alanı'nda düzenlenen sergi ve kongreler kapsamında iş toplantıları düzenlemektir. Bu formattaki iş toplantıları diğerlerinden biraz farklıdır. Bir işletmenin yönetim ekibi düzenli bir toplantıda bir araya gelirse, sergi sırasında herhangi bir üretici, işletmenin sorunlarını kapsamlı bir şekilde çözmek ve tüm tedarikçilerini ve ürün distribütörlerini davet etmek için eşsiz bir fırsata sahip olur.

Expocentre Fuar Alanı'nın iş toplantıları için özel donanımlı odaları ve kongre salonları farklı sayıda kişi için tasarlanmıştır. Bu nedenle tüm katılımcıların konaklamasında herhangi bir sorun yaşanmamaktadır. MatchMaking sistemini kullanarak toplantının saatini önceden belirleyebilirsiniz. Sunum teknolojisi toplantıyı daha olaylı ve eksiksiz hale getirecek.

Toplantı türleri

Toplantılar sınıflandırılmış tartışmaya sunulan sorunların ve çözülmesi gereken görevlerin önemi ve içeriği ile işin yeri, zamanı ve süresine bağlı olarak belirlenir.

Operasyonel toplantılar yöneticiye kuruluştaki mevcut durum hakkında ihtiyaç duyduğu bilgileri sağlama amacına sahip olabilir; üretim süreci sırasında ortaya çıkan sorunların özü hakkında kısa bir görüş alışverişinin yanı sıra, mevcut üretim görevleriyle bağlantılı olarak organizasyon yapısının çeşitli bölümlerinin eylemlerine yönelik genel taktiklerin geliştirilmesi.

Bu tür toplantılardaki bilgiler aşağıdan yukarıya doğru hareket eder; astlardan lidere. Alınan bilgiler, yöneticinin toplantı sırasında durumu doğrudan (hızlı bir şekilde) değerlendirmesine, birikmiş işleri belirlemesine, kararlar almasına ve astları için görevler belirlemesine, uygulayıcıları ve son teslim tarihlerini belirtmesine olanak tanır. Kural olarak operasyonel toplantılarda astlar ayrıntılı ve ayrıntılı raporlar vermezler. Operasyonel toplantılar çeşitli şekillerde gerçekleşebilir: beş dakikalık toplantılar, toplantılar vb. Bu tür toplantıların temel özelliği kısa süreli olmalarıdır.

Öğretim toplantıları Yönetim dikeyi boyunca bilgileri, siparişleri ve gereksinimleri yukarıdan aşağıya iletmek için tasarlanmıştır.

Bu tür toplantıların ana özelliği, yöneticinin sadece gerekli bilgileri astlarının dikkatine sunması ve emirler vermesi değil, aynı zamanda verilen görevleri çok spesifik olarak belirlemesi, uygulayıcıları ve son tarihleri ​​atamasıdır. Aynı zamanda, öğretici toplantılarda, verilen görevlerin çözümüne yönelik bilgi ve yöntemlerin tartışılmasına izin verilir. Astlar bazı noktaları açıklığa kavuşturabilir ve yönetim tarafından değerlendirilmek üzere yapıcı önerilerde bulunabilir.

Sorun toplantıları ele alınan problemin tartışılması ve analizi sonucunda en uygun çözümü bulma amacına sahiptir.

Sorun toplantıları en karmaşık toplantı türüdür. Sorun toplantısı sırasında, yapı birimlerinin işlevsel görevlerindeki değişiklikleri veya bunların kuruluşun faaliyetlerinin yeni yönlerine uyarlanmasını etkileyen karmaşık konular hakkında ortak bir karar geliştirilir.

Sorun toplantıları genellikle tartışma şeklinde gerçekleşir. Kararların alınma şekli liderlik tarzına bağlıdır. En yaygın olanı aşağıdaki sorun toplantısı şemasıdır:

1. Problemin formülasyonu, problemin ifade edilmesi.

2. Katılımcıların raporları.

3. Konuşmacılara sorular.

4. Tartışma, tartışma, tartışma.

5. Bir çözeltinin oluşturulması.

6. Çözümün düzeltilmesi.

7. Nihai kararın verilmesi.

Sorunun formülasyonu, görevin belirlenmesi, analizi ve çözüm arayışı, kural olarak toplantının başlamasından önce gerçekleştirilir. Bu aşama, toplantı öncesi konuşma (toplantıdan birkaç gün önce), haber bültenleri gönderme veya periyodik sorun toplantıları için bir plan şeklini alabilir.

Sorun toplantılarında demokrasi ve yaratıcı faaliyet derecesi oldukça yüksek olmalıdır. Yönetici toplantının gidişatını koordine ederek başkan rolünü oynar.

Ayrıca farklı kuruluşlar aşağıdaki toplantı türlerini kullanabilir:

§ çalışanları bilgilendirmek (formu dahil)

öğretimsel ve metodolojik ders);

§ belirli bir süre için işin planlanması;

§ çeşitli zaman aralıklarına ait sonuçların özetlenmesi (aynı zamanda destekleyici

belirli bir projedeki çalışma sonuçlarının korunması), vb.

Bir iş görüşmesi, bir kuruluştaki kişilerarası etkileşimin, bir kişinin statüsü, işlevsel konumu tarafından yönlendirildiğini açıkça ortaya koyuyorsa, o zaman bir iş toplantısı, iş etkileşiminde bir başka önemli faktöre, yani grup faktörüne dikkat çekmeyi mümkün kılar. Bir iş toplantısı hazırlarken ve yürütürken, grup davranışının özelliklerinin (gruptaki rollerin dağılımından grup baskısına kadar), katılımcıların etkileşiminin doğası üzerinde ciddi bir etkiye sahip olacağı unutulmamalıdır.

Toplantı hazırlama kuralları

Bir iş veya resmi toplantı, teknolojik açıdan karmaşık ve emek yoğun bir etkinliktir. Bir toplantıya hazırlanma işi, amacının net bir şekilde tanımlanmasıyla başlar.

Toplantının amacı– bu, istenen sonucun, istenen karar türünün, çalışmanın istenen sonucunun bir açıklamasıdır (hedefler için olası seçenekler: ön görüş alışverişi, karar verme için önerilerin hazırlanması, belirli bir konuda karar alma vb.) .).

Lider, toplantıyı neden düzenlediğini açıkça anlamalı ve ayrıca toplantının amacını katılımcılara açıkça aktarabilmelidir. Toplantının amacını belirlerken muğlak, spesifik olmayan formülasyonlardan kaçınmalısınız. Bu, önerilen soruna olan ilginin azalmasına neden olur ve bilinçaltında, asıl çözümünün gereksiz olduğu hissine yol açar. Hedefin formülasyonu her şeyden önce konuların tartışılmasının amaçlanan sonucunun özelliklerini yansıtmalıdır. Toplantının amacına bağlı olarak gündemi oluşturulur ve katılımcıların bileşimi seçilir.

Toplantının amacı bilgi alışverişinde bulunmak ve mevcut çalışma sırasında öncelikli görevleri belirlemekse, yalnızca bölüm başkanları davet edilir. Böyle bir toplantıda, mevcut olanlara mevcut durum tanıtılır, önceki toplantıda alınan kararların uygulanmasındaki ilerlemeler hakkında bilgi verilir ve geleceğe yönelik açıkça formüle edilmiş görevler hakkında bilgi verilir.

Toplantının amacı belirli bir sorunu çözmekse, o zaman görevle profesyonel olarak başa çıkabilen ve soruna kendi çözümünü sunabilen kişiler bu toplantıda çalışmaya davet edilir. Bu durumda toplantı katılımcılarına sorun hakkında bilgi verilir, görev açık ve net bir şekilde formüle edilir.

Toplantının amacı, toplantının yerini, tarihini ve saatini belirler.

Planlanmış toplantılar(örneğin, sonuçları özetlemeye yönelik konsey toplantıları, planlama) haftanın belirli günlerine veya ayın belirli günlerine göre planlanması daha uygundur.

Planlanmamış toplantılarözellikle çok sayıda katılımcıyla (örneğin acil durum bilgileri), kesintiye uğrayan işin devam ettirilmesinde çalışma zamanı israfını ortadan kaldırmak için iş gününün sonunda yapılması tavsiye edilir.

Kısa operasyonel toplantılar(beş dakikalık toplantılar veya toplantılar) çalışma gününün başında yapılması tavsiye edilir.

Toplantıların zamanı organizasyonda (bölümde) oluşturulan rutine göre belirlenmelidir. Planlanmamış toplantılar ritmi bozar, dolayısıyla iş iletişimi kültürünü azaltır, yöneticiyi çalışma süresini planlama ve yönetme fırsatından mahrum bırakır, planlı toplantı ve etkinlikleri sekteye uğratır.

Toplantıların öğleden sonra veya iş bitiminden 1,5 – 2 saat önce planlanması tavsiye edilir. Kural olarak günün ilk yarısı daha verimli geçer ve çalışanların bu süre zarfında görevlerini yerine getirmekle meşgul olmaları daha iyidir. Toplantının iş gününün sonunda yapılması halinde dikkat edilmesi gereken bir nokta daha vardır. Yönetici, olumsuz bir gelişme olması durumunda toplantıyı durdurmak için bir mazereti bulunduğundan, tartışmayı geciktirmeden, derhal toplantı yapma olanağına sahip olur.

Toplantının konusu bir tartışma konusudur. Konu, toplantıdaki her katılımcının ilgisini çekecek şekilde formüle edilmelidir. Yalnızca her zaman çalışma yöntemiyle çözülemeyen sorunları toplantılara getirmek gerekir.

Resmi ilişkilerin yönetimini ve etiğini organize etmenin kurallarından biri, gündemin toplantı katılımcılarına zorunlu ön dağıtımı olmalıdır. Ayrıca toplantıda görüşülen konuların esasına ilişkin kısa yazılı bilgilerin ön dağıtımı da etik iş ilişkilerinin bir normu olarak kabul edilmelidir. Bu tür yazışmaların toplantıda dile getirilen sorunlar konusunda ehil olmayan bir kişi tarafından yapılması kabul edilemez, bu da açıkça alaka duygusunu azaltıyor.

Toplantı gündemi Toplantı katılımcılarına önceden gönderilen ve aşağıdaki bilgileri içeren yazılı bir belgedir:

§ toplantının konusu;

§ toplantının amacı;

§ Tartışılan konuların listesi;

§ toplantının başlangıç ​​ve bitiş saati (ideal olarak her konunun tartışmasının başlangıç ​​ve bitiş saati);

§ toplantının kesin yeri;

§ konuşmacıların ve soruların hazırlanmasından sorumlu eş raportörlerin isimleri;

§ her konuyla ilgili materyallere aşina olabileceğiniz zaman ve yer (bu tür talimatların varlığı, dikkatsiz çalışanların konuyu tartışmaya yönelik hazırlıksızlığını bilgi eksikliği nedeniyle haklı çıkarmasına izin vermeyecektir).

Taslak kararlar, rapor özetleri ve sertifikalar gündeme ek olarak gönderilebilir. Toplantı başlamadan önce, toplantı katılımcılarının taslak kararlara ilişkin yorumlarının ve konuşma tezlerinin soruları hazırlayanlara önceden iletilmesi çok iyi olur.

Toplantının önemi ve verimliliği ne olursa olsun, gündeme getirilen konuların sayısı üç ila beş (bazen yedi) arasında kalmalıdır. Bu durumda gündemin bir veya iki ana konuyu ve uzun tartışma gerektirmeyen iki ila beş küçük konuyu içerecek şekilde hazırlanması en uygunudur. Gündem maddelerinin çokluğu toplantı katılımcılarını sıkmakta ve toplantının ana odağının bir bütün olarak anlaşılmasını zorlaştırmaktadır. Tartışılan tüm konuların eşit öneme sahip olması ve derin, ayrıntılı bir tartışma gerektirmesi durumunda da bir toplantı verimsiz olacaktır.

Toplantı katılımcılarının seçimi büyük önem taşımaktadır; Toplantının etkinliği büyük ölçüde davet edilen çalışanların yeterlilik ve yeterliliklerinin toplantının amaç ve hedeflerine ne ölçüde uygun olduğuna bağlıdır. Katılımcı sayısı aynı zamanda toplantının amaç ve hedeflerinin yanı sıra bazı durumlarda toplantının durumu veya ciddiyet düzeyine göre de belirlenir.

Bir toplantıya davet edilen optimum kişi sayısı 7-9, maksimum 12 kişidir. Buradaki ana kural, katılımcıların konuları tartışırken en yüksek aktiviteye sahip olmasıdır. Davetli sayısını artırmak, toplantıda bulunanların ortalama katılım oranını (veya çıktısını) önemli ölçüde azaltırken, aynı zamanda toplantıyı da uzatır.

Toplantının organizatörleri, kural olarak, organizasyon yapısındaki departmanların üst düzey yetkililerinin katılımını gerektirir. Ancak yönetici olmayan çalışanlardan biri belirli sorunların çözümünde daha yetkin olabilir. Bu nedenle yöneticiye, departmanını toplantıda kimin temsil edeceğini belirleme hakkının verilmesi tavsiye edilir. Toplantı katılımcılarının, kolektif zihinsel aktivite sırasında “uzman”, “fikir üreteci” ve “eleştirmen” rollerini yerine getirebilecek yetenekte kişilerden oluşması arzu edilir.

Ekstraların varlığını önlemek için katılımcıları “değiştirme” yönteminin (“bölünmüş tartışma” yöntemi) kullanılması önerilir. Dikkatlice hazırlanmış bir gündem, bir toplantı düzenlemenize olanak tanır, böylece bazı çalışanlar kendi konularını tartıştıktan sonra oradan ayrılabilir ve yerlerini konusu tartışılmaya başlananlara verebilir. Bazı çalışanların toplantının başından sonuna kadar hazır bulunduğu, diğerlerinin ise belirli bir konunun tartışıldığı süre için özel olarak davet edildiği ortaya çıktı. Böylece, her katılımcı toplantının yalnızca bir bölümünde hazır bulunacaktır, bu da elbette toplam süreyi kısaltacak ve dolayısıyla etkinliğin etkinliğini dolaylı olarak artıracaktır.

Toplantı katılımcılarının kompozisyonunu optimize etmek için, katılımı toplantının seyri ve bu çalışandan ek bilgi alma ihtiyacı tarafından belirlenen bir çalışana "telefon mesafesi" ilkesini kullanın. Uzmanları (bilgilerine ihtiyaç duyulabilecek kişileri) bir toplantıya davet etmek yerine, onları aramak veya gerekirse telefonla yardım almak için belirli bir zaman aralığında sürekli olarak iş yerlerinde olmalarını isteyebilirsiniz.

Toplantının süresi. Toplantının süresi büyük ölçüde toplantının türüne bağlıdır:

§ optimum süre problemli toplantının 1,5 – 2 saat süreceği kabul edilir (istisnai durumlarda – 2 – 5 saat);

§ bir konunun değerlendirilmesi için gereken süre 45 dakikayı geçmemelidir;

§ operasyonel ve öğretici toplantı 20-30 dakikadan fazla sürmemelidir;

§ toplantı el ilanı (Beş dakika) genellikle 5 – 10 dakika içinde gerçekleştirilir.

Yöneticiye ve onu hazırlayan çalışanlara olan güveni zedelememek için toplantı kesin olarak belirlenmiş bir zamanda başlamalı ve bitmelidir.

Molalar.İki saat ve daha uzun süren bir toplantı sırasında ara verilmesi tavsiye edilir, aksi takdirde iki saat sonra katılımcılar bir “olumsuz hareketlilik” dönemi yaşayabilirler. Optimum mola süresi:

§ 45 – 50 dakika sonra. iş – 10 dakika;

§ 1,5 saatlik çalışmadan sonra – 15 dakika.

Molalar öncelikle dinlenmek için gereklidir ve ikinci olarak molalarda farklı, rahat bir ortamda, özel görüşmelerde toplantı konusuyla ilgili çalışmalar devam etmektedir.

Toplantı kuralları. Usul hususlarına (yönetmeliklere) uyum, başkanlık görevlisinin sorumluluğundadır. Mevzuata uymanın önemi şu şekildedir:

§ Düzenlemeler planlanan konuların detaylandırılmasını mümkün kılmaktadır;

§ katılımcıları buluşturan disiplinler, işlerini artırma

önemli kararların alınmasında ortak bir organ olarak toplantıya yönelik tutum ve saygı;

§ Düzenlemeler toplantının gereksiz yere ertelenmesine izin vermiyor.

Düzenlemelere sıkı bir şekilde uyan bir lider, takip edilecek iyi bir örnektir.

Toplantı yeri. Toplantının aktif ve etkili ilerlemesi, toplantı odasının donanımına ilişkin belirli gerekliliklerin yerine getirilmesiyle kolaylaştırılmaktadır.

Toplantının yapılacağı salon ve koltuk sayısı katılımcı sayısına uygun olmalıdır. Doğal olarak, yeterince geniş olmalı ve katılımcı sayısının herhangi bir nedenle artması durumunda boş koltuklara sahip olmalıdır. Ancak küçük bir toplantı için çok büyük bir izleyici kitlesi seçmemelisiniz - çok sayıda boş sandalyenin bulunması, toplantı katılımcıları üzerinde psikolojik olumsuz etkiye sahiptir.

Ek olarak, özel bir odayı mobilyalarla donatırken, katılımcıların toplantı sırasındaki göreceli konumlarının hizmet hiyerarşik statülerindeki farklılıkları vurgulamaması gerektiği ilkesine göre yönlendirilmelidir. Bu durumda "yuvarlak masa" kavramı, insanlar arasında karşılıklı temas kolaylığı ve onların optimal mekansal düzenlemesini sağlamanın bir aracı olarak gerçek ve mecazi bir anlam taşır.

Oldukça kalabalık bir toplantı yapılması durumunda mikrofon ve görselleştirme ekipmanlarının kurulumuna dikkat edilmelidir. Toplantı katılımcılarının yabancı tahriş edici maddelerden rahatsız olmaması için hava sıcaklığını, aydınlatmayı ve ses yalıtımını kontrol etmek gerekir.

En önemli noktalardan biri liderin toplantıya hazırlanmasıdır. Yönetici şunları yapmalıdır:

§ toplantının ana hedefinin ve alt hedeflerin seviyeye göre formüle edilmesi

mantıksal itaat;

§ tanıtım raporu veya mesajı;

§ katılımcıların konuşma sırası;

§ karar taslağı.

Toplantının etkili olabilmesi için yöneticinin elinde bir “Yönetici Notu” (Tablo 11.1) ve bir “Toplantı Hazırlık Formu” (Ek) bulunmalıdır.

Tablo 11.1

Yönetici için not

Yönetici, kural olarak, kendisinin kişisel olarak dahil olmadığı toplantı hazırlıklarının tüm aşamalarını kontrol etmelidir.

Gündemin hazırlanması (“Ne ve nasıl tartışılacak?”)

Toplantı ihtiyacının belirlenmesi durumunda aşağıdaki hususların açıkça ayırt edilmesi gerekmektedir:

• Tartışılan sorunların içeriği ve ilgili toplantının özünü karakterize etmesi gereken ana konusu
• Toplantının nihai sonucu hangi koşulları karşılamalıdır? Bu, toplantının amacını tanımlar. Örneğin her toplantının hazır çözümler sunamayacağını anlamalısınız.
• kim hangi hazırlık çalışmasını yapmalıdır? Bazen gündemi hazırlayan, departmanlarda ön kısa toplantılar düzenleyen, iki kişi arasında toplantılar yapan vb. bir çalışma grubunun oluşturulması tavsiye edilebilir.

Gündemi belirlerken yapılan başlıca hatalar:

• Toplantının ana konusu eksiktir ve birden fazla konu varsa bunların kesin olarak sınırlandırılması ve uygun analitik tartışmanın sağlanması mümkün değildir.
• Tartışılan sorunun özü daha önce katılımcılara açıklanmadı
• Gündemde farklı boyutlarda ve farklı içerikte konular yer almakta, bunun sonucunda toplantı bir tartışmaya ve çoğu zaman bireysel katılımcılar veya gruplar arasında bir kavgaya dönüşmektedir. Bunun sonucunda pasif dinleyici konumuna yerleştirilen katılımcı sayısı artıyor
• gündeme bağlı kalamayan, sapan ve kendiliğinden ortaya çıkan yan konuları veya ebedi sorunları (tedarik sorunları vb.)

Katılımcıların belirlenmesi (“Kim?”)

Temel gereklilik, toplantının, toplantının hedeflerine katkıda bulunabilecek kişileri içermesidir. Bununla birlikte, toplantıda tartışılan konuların heterojen olması (yani aynı anda hazır bulunanların tamamını etkilememesi) durumunda, toplantı için bir program (temel konuların bir listesi) geliştirilmesi gerektiği dikkate alınmalıdır. katılımcıları gösterir). Program, toplantıya tartışılan sorunla doğrudan ilgili kişilerin katılacağı şekilde hazırlanmalıdır. Bir sonraki konunun müzakeresi tamamlandıktan sonra aşağıdaki konuların müzakeresinde yer almayan kişiler serbest bırakılır. Ancak bir kişinin geçici olarak gitmesine izin verip sonra onu tekrar davet etmek istenmez. Bu gerekliliğe uymak, lideri ve toplantı katılımcılarını disipline eder ve onları zaman sınırına uymaya zorlar.

Toplantının ana konusu, amacı, temel bilgileri, zamanı, yeri, süresi ve liderin adı belirtilerek tüm (veya asıl) katılımcılara yazılı olarak toplantı hakkında bilgi verilmelidir.

Toplantı katılımcılarının çemberini belirlerken yapılan ana hatalar:

• Bir kişi, iş sorumluluklarının belirli bir sorunla bağlantısına bağlı olarak değil, pozisyonuna göre bir toplantıya davet edilir
• Tartışılan konuyla ilgisi olmayan kişilerin davet edilmesi nedeniyle büyük oranda pasif dinleyici

Toplantı süresinin belirlenmesi (“Ne kadar?”)

Toplantı süresinin sadece gündemdeki konu sayısına değil aynı zamanda içeriğine de bağlı olduğunu belirtmek gerekir. İlk başta toplantı daha ayrıntılı bir şekilde ilerliyor. Gündemin sonundaki konulara daha az süre verilir. Bu nedenle 1-2 sorunlu konunun veya daha az öneme sahip 3-5 konunun gündeme alınması tavsiye edilir.

Yöneticinin toplantının bitiş saatine ilişkin mesajının toplantının süresini %10'a kadar azalttığı unutulmamalıdır. Bu olgunun nedenleri tamamen psikolojiktir - toplantıya katılanlar düşüncelerini daha hızlı toplarlar ve konuşmayı geciktirmezler, yani. Toplantının sonuyla ilgili bilgi verilmesi belirli bir etkinleştirici ve disipline edici rol oynar.

Toplantı bir saatten fazla sürecekse, her 40-50 dakikada bir ara vermeli ve mümkünse çalışma biçimlerini değiştirmelisiniz (bireysel çalışma, grup çalışması, tartışma, bireysel sunumlar vb.).

Ortaya çıkan sorunlar çözülemediği için toplantılar sıklıkla uzar. Bu durumda lider, katılımcıların ara sonucu kendileri için kaydetmelerini sağlamalı (neyin açıklığa kavuşturulduğunu, neyin üzerinde anlaşmaya varıldığını vb.), uygun bireysel görevleri belirlemeli ve konunun ikinci kez ne zaman tartışılacağına dair bir son tarih belirlemelidir. Aynı zamanda toplantılar arasındaki sürede yapılan çalışmaları da dikkate alarak bir sonraki tartışmanın gidişatını netleştirmek gerekiyor.

Toplantının süresini belirlerken yapılan ana hatalar:

• Toplantının süresi düzenlenmemiştir
• Toplantının belirlenen süresine uyulmaması
• toplantıların çok uzun sürmesi planlanıyor
• mola verilmedi
• Raporlar ve konuşmalar için süre sınırlaması yok
• kişinin düşüncelerini kısa ve net bir şekilde ifade edememesi

Sonuç olarak, kökenleri kompozisyonunun belirlenmesinde yatan, toplantılarda zamanın hedefsiz kullanımının nedenleri hakkında N. Parkinson'dan bir örnek veriyoruz. Komisyon 5 milyon dolarlık nükleer reaktör inşa projesini tartışmak için 5 dakika harcadı. 11 komisyon üyesinden 4'ü reaktörün ne olduğunu bilmiyordu, diğer 4'ü ise nerede kullanıldığını bilmiyordu. Bu nedenle herhangi bir tartışma yapılamadı ve sunulan öneri kabul edildi. Daha sonra komite 2.350 dolarlık bir bisiklet depolama projesini tartıştı. Herkesin ne konuşulduğunu bildiği ve herkesin kendi fikri olduğu için tartışma 45 dakika sürdü. Üçüncüsü, birkaç dolara mal olan öğle yemeklerinin organize edilmesi konusu tartışıldı. Bu konunun tartışması daha da uzadı.

Toplantı yerinin belirlenmesi (“Nerede?”)

Yer büyük ölçüde toplantının türüne bağlıdır. Kural olarak, katılımcıların ana çalışma yerinin bulunduğu yerde operasyonel bir toplantı yapılması tavsiye edilir. Büyük bir oda veya toplantı salonu, üretim toplantıları ve toplantıları düzenlemek için uygundur. En yüksek gereksinimler sorunun yaşandığı yere göre belirlenir; en yaygın olanı iki seçenektir:

• Sorun toplantıları ayda 1-2 kez, iş günü sonunda 2-3 saat süreyle bu amaç için özel olarak tasarlanmış bir odada yapılır.
• sorun toplantısı çeyrek veya altı ayda bir, 2-2,5 gün süren saha dışı bir toplantı olarak yapılır ve yapıldığı yer, kural olarak, işletmenin rekreasyon merkezidir (yabancı ülkelerde kural olarak, Bir otel)

Toplantı yerini belirlerken yapılan başlıca hatalar:

• Patronun ofisinde çok fazla toplantı yapılıyor
• Toplantı sırasında telefon görüşmeleri yapılmakta, hatta ziyaretçi kabul edilmektedir.
• Toplantı odası uygun donanıma sahip değil

Toplantı saatinin belirlenmesi (“Ne zaman?”)

Toplantı zamanı geleneksel olmalıdır. Bundan sapmalara yalnızca istisnai durumlarda izin verilir.

Operasyonel bir toplantıya başlamak için en uygun zaman, iş gününün başlangıcından sonraki ilk saattir; üretim toplantıları ve toplantıları en iyi şekilde öğle yemeği arasından önce yapılır ve bir sorun toplantısının en iyisi iş gününün bitiminden önce yapılır.

Toplantı saatini ayarlarken ve kullanırken yapılan başlıca hatalar:

• çalışma gününün başlamasından hemen sonra operasyonel bir toplantı yapılması
• mesai bitiminden sonra toplantı yapmak
• Toplantının başlama saatine uyulmaması

Ofis toplantıları, çalışanları karar alma sürecine dahil etmenin etkili yollarından biridir ve çalışanların kendi bölümlerinin veya bir bütün olarak kuruluşun işlerine katılımını yönetmeye yönelik araçlardan biridir.

Toplantının etkililiği, bir ekipte çalışmaya yönelik etik bir norm, toplantıyı düzenleyenler açısından çalışanlara gösterilen önemli bir dikkat ve saygı eylemi olarak algılanmalıdır; bu kişiler sırasıyla:

toplantının hedef yönelimini ve konusunu açıkça tanımlayın;

optimal düzenlemelerini seçin (ve bu durumda "düzenlemeler" kavramı, konu, zaman, toplantı katılımcılarının bileşimi ve yürütülmesinden sorumlu olanlar dahil olmak üzere oldukça geniş bir şekilde yorumlanabilir);

Toplantıyı "rutin olarak" çözülebilecek özel sorunların çözümüne indirgemeyin. Bir ofis toplantısının kural olarak kolektif aklın işi olduğu unutulmamalıdır. Bu nedenle, belirli bir sorunu ele alırken tüm katılımcıların ortak entelektüel çabasını gerektiren soruları içermelidir.

İlgili ve yetkili tarafların çoğunluğunun görüşü, sorunun çözümü için önerilen seçeneklerden birine indirgenmiyorsa, bu yaklaşımla bir toplantının uygun olduğu değerlendirilmelidir.

Operasyonel bir toplantı, organizasyondaki mevcut durumun açıklığa kavuşturulmasına ve üretim sürecinde ortaya çıkan sorunların özüne ilişkin kısa bir görüş alışverişine ayrılmıştır. Ayrıca organizasyon yapısının çeşitli bölümlerinin mevcut üretim görevleriyle bağlantılı eylemlerine yönelik genel taktiklerin geliştirilmesi de amaçlanabilir.

Sorun toplantısı bunun en karmaşık türüdür. Böyle bir toplantı sırasında, yapı birimlerinin işlevsel görevlerindeki değişiklikleri veya bunların kuruluşun faaliyetlerinin yeni alanlarına uyarlanmasını etkileyen karmaşık konular hakkında ortak bir karar geliştirilir. Bir sorun toplantısı genellikle strateji unsurları içeren ve uzun bir uygulama süresine sahip genel bir programın oluşturulmasına ayrılır.

Oldukça yaygın bir durum, toplantı katılımcılarının çoğunluğunun bazı “kendi” konularını tartışması ve gündemdeki geri kalan maddelerin onların yeterliliklerinin ötesinde olmasıdır. Toplantının tüm konuları dikkate alındığında kurum çalışanlarının toplantıda hazır bulunmaya zorlanması durumunda çalışma süreleri verimsiz kullanılmış olur. Ayrıca “fazladan” kişilerin varlığı kaçınılmaz olarak sorunların tartışılmasının etkinliğini azaltır.

Gündem heterojen olduğunda, organizasyon yapısının çeşitli seviyelerindeki konulara değinildiğinde, toplantı katılımcılarının değişken kompozisyonu ilkesinin benimsenmesi tavsiye edilir. Aynı zamanda düzenlemelerin oluşturulması ve bunlara titizlikle uyulmasının önemi de artıyor.

Çoğu zaman bireysel çalışanların bir toplantıya davet edildiği bir durum vardır, ancak onların gerçek katılımı belirli bir konunun tartışılmasının ilerlemesine bağlıdır. Aynı zamanda davet edilen çalışanların toplantı sürecine ne ölçüde dahil olacağı da önceden bilinmiyor. Bu yaklaşım, çalışana saygısızlık ve onun istihdamına karşı küçümseyici bir tutum sergilemektedir. Toplantı katılımcılarının kompozisyonunu optimize etmek için, katılımı toplantının seyri ve bu çalışandan ek bilgi alma ihtiyacı tarafından belirlenen bir çalışana "telefon mesafesi" ilkesini kullanın.

Ofis toplantısının zamanlaması önceden planlanmalı ve mümkünse organizasyonun genel ritmini bozmamalıdır. Toplantının kurallarını geliştirirken, süresinin organizasyonel ve psikolojik normlarını hatırlamalısınız. Bir kişinin normalde 20 - 30 dakika içinde öğretim bilgisini algılayabildiği, bir problem toplantısının süresinin bir buçuk saati geçmemesi gerektiği tespit edilmiştir. Belirtilen süreden sonra çoğu insan, zihinsel aktivitede, gelen bilgileri algılama ve analiz etme yeteneğinde gözle görülür şekilde azalır.

Toplantının aktif ve etkili ilerlemesi, toplantı odasının donanımına ilişkin belirli gerekliliklerin yerine getirilmesiyle kolaylaştırılmaktadır. Doğal olarak geniş ve iyi havalandırmalı olmalıdır. Ek olarak, özel bir odayı mobilyalarla donatırken, katılımcıların toplantı sırasındaki göreceli konumlarının hizmet hiyerarşik statülerindeki farklılıkları vurgulamaması ilkesine göre yönlendirilmelidir. Bu durumda "yuvarlak masa" kavramı, insanlar arasında karşılıklı temas kolaylığı ve onların optimal mekansal düzenlemesini sağlamanın bir aracı olarak gerçek ve mecazi bir anlam taşır.

Toplantı kolaylaştırıcısının rolünü açıkça yerine getirmesi önemlidir. Görevi, toplantının amacından sapmaları önlemek ve hazırlıksız konuları tartışmak olmalıdır. Sunucu, katılımcıların etik davranış standartlarına uygunluğunu sağlamalı, konuşmanın doğruluğunu ve iş yönelimini etkilemelidir.