Hindi maiisip na isipin ang gawain ng anumang organisasyon na walang mga komunikasyon sa negosyo. Ang wastong binuong komunikasyon sa pagitan ng mga empleyado ay nagbibigay-daan sa iyo upang maayos at mabilis na malutas ang mga nakatalagang gawain.

Mayroong maraming mga uri ng mga pagpupulong sa mga organisasyon, at bawat isa sa kanila ay may sariling mga katangian at layunin. Ang pag-alam sa mga nuances na ito ay makakatulong na mapadali ang talakayan ng mga isyu sa negosyo. Sasabihin sa iyo ng artikulong ito ang tungkol sa mga uri ng mga pagpupulong, tulungan kang maunawaan kung bakit gaganapin ang mga ito at kung paano naitala ang mga ito sa trabaho sa opisina.

Mga Layunin ng Business Meeting

Ang anumang uri ng mga pagpupulong sa paglilingkod ay nagbibigay-daan sa iyo upang makita ang isang komprehensibong larawan ng sitwasyon sa organisasyon, upang matukoy ang mga kalakasan at kahinaan nito. Kapansin-pansin na kapag nakikilahok sa format na ito ng mga komunikasyon sa negosyo, nangyayari ang isang mabilis na kumpanya o negosyo.

Mga gawain

Ang mga sumusunod na gawain ay maaaring makilala para sa lahat ng uri ng mga pagpupulong:

• paglutas ng mga kasalukuyang problema at isyu;
• pagsasama ng mga aktibidad ng mga dibisyon alinsunod sa madiskarteng layunin ng kumpanya;
• pagtatasa ng mga aktibidad ng kumpanya at ang mga indibidwal na istrukturang dibisyon nito;
• pagpapanatili at pagbuo ng patakaran ng kumpanya.

Upang maunawaan kung anong format ang gaganapin tulad ng isang kaganapan sa negosyo, kinakailangan upang magpasya kung alin sa mga gawain sa itaas ang tumutugma dito, at pagkatapos nito ay mauunawaan mo kung aling pag-uuri ang tinutukoy nito.

Mga uri at pag-uuri

Ang isang pulong, bilang isang uri ng komunikasyon sa negosyo, ay maaaring magkaroon ng ibang anyo ng pagdaraos, na tumutukoy sa paksa nito at sa listahan ng mga opisyal na naroroon.

Ang pangunahing pag-uuri ng mga pagpupulong ay dapat i-highlight:

1. Lugar ng pag-aari. Dito maaaring makilala ng isang tao ang mga uri ng mga pagpupulong bilang administratibo (na nagbibigay para sa talakayan ng mga problemang isyu), siyentipiko (mga seminar at kumperensya, ang layunin nito ay talakayin ang mga paksang siyentipikong isyu), pampulitika (nagbibigay para sa isang pulong ng mga miyembro ng anumang pampulitika. partido at kilusan) at magkahalong uri.
2. Iskala. Dito, ang mga internasyonal ay nakikilala, kung saan ang mga espesyalista mula sa ibang mga bansa o mga dayuhang kasosyo, pambansa, rehiyonal, at pati na rin ang mga lungsod ay naaakit.
3. Regularidad. Sa anumang format, ang mga pagpupulong ay maaaring patuloy o pana-panahon.
4. Sa lugar ng pag-deploy - lokal o pagbisita.

At din ang lahat ng mga uri ng mga pagpupulong ay maaaring hatiin tulad ng sumusunod:

1. Nagtuturo, na nagbibigay ng isang format ng direktiba, kung saan ang isang nakatataas na pinuno ay naghahatid ng impormasyon nang direkta sa kanyang mga nasasakupan, na pagkatapos ay nag-iiba at ipinapadala sa kahabaan ng patayo ng kapangyarihan. Kadalasan, sa kurso ng naturang komunikasyon sa negosyo, ang mga order ng CEO ay ipinadala, na maaaring makabuluhang makaapekto sa kurso ng negosyo, pati na rin ito ay maaaring maging mga pamantayan ng pag-uugali o mahahalagang pagbabago.
2. Operasyon (pagpapadala). Ang layunin ng ganitong uri ng pagpupulong ay upang makakuha ng impormasyon tungkol sa estado ng mga gawain sa organisasyon o sa negosyo. Ang daloy ng impormasyon sa kasong ito ay nakadirekta mula sa subordinate subordinates sa mga pinuno ng mga departamento o ang pangkalahatang direktor. Pangunahin sa mga pulong sa pagpapatakbo, ang mga isyu ay isinasaalang-alang sa pagpapatupad ng mga roadmap, nakaplanong aktibidad, estratehiko at mga plano sa pagpapatakbo. Ang isang mahalagang pagkakaiba sa pagitan ng operational (dispatch) na pagpupulong mula sa lahat ng iba pa ay ang mga ito ay regular na gaganapin at mayroong isang walang pagbabago na listahan ng mga kalahok. Dapat ding tandaan na sa panahon ng paghawak nito, maaaring walang agenda.
3. Nababalisa. Ang nasabing pagpupulong ay gaganapin sa kaso ng isang kagyat na pangangailangan na gumawa ng desisyon upang makumpleto ang mga gawain sa maikling panahon o upang malutas ang isang pandaigdigang problema para sa negosyo.

Bilang karagdagan sa lahat ng nasa itaas, ang isa sa pinakasikat na uri ng pulong ng produksiyon ay maaaring piliin nang hiwalay - isang pulong sa pagpaplano. Bilang isang patakaran, ang naturang kaganapan ay gaganapin araw-araw o isang beses sa isang linggo, kung saan naroroon ang pinuno ng departamento at mga direktang tagapagpatupad, na tumatanggap ng mga gawain para sa araw at tinatalakay ang pag-unlad ng kanilang pagpapatupad.

Ang paksa ng pagpupulong ng mga tauhan ng negosyo para sa pulong ay maaaring maging anumang uri ng mga isyu na lumitaw sa kurso ng mga aktibidad ng negosyo, at ang kurso ng talakayan ay maaaring italaga sa mga pagbabago sa panlabas na kapaligiran kung saan ang isang partikular na organisasyon. nagpapatakbo.

Organisasyon ng pulong

Anumang uri ng pagpupulong, anuman ang format nito, ay nangangailangan ng maingat na paghahanda para dito, dahil ang pagiging epektibo nito ay nakasalalay sa sandaling ito. Sa una, kailangan mong matukoy ang mga sumusunod na puntos:

• layunin;
• mga isyung tinalakay;
• pagtatakda ng mga gawain para sa mga tauhan (batay sa functionality at subordination);
• mga yugto ng mga gawain.

Sa ngayon, karamihan sa mga pagpupulong ay ginaganap sa isang napakapangkaraniwan na paraan, na nawawalan ng kahulugan, at ang mga gawaing itinalaga ay maaaring magawa nang hindi maganda. Samakatuwid, napakahalagang pag-isipan ang buong kurso ng naturang mga pagpupulong sa negosyo at bumuo ng isang gumaganang talakayan sa paraang hindi lamang nangangailangan ng oras, ngunit may backlash mula sa koponan.

Mga pagpupulong

Dapat pansinin na ang mga malalaking kumpanya at organisasyon na naglalayong sakupin ang isang tiyak na bahagi ng merkado at paunlarin ang kanilang kumpanya upang makabuo ng malaking kita ay nagbibigay ng malaking diin sa pagtalakay ng mga mahahalagang isyu nang tumpak sa pamamagitan ng mga pagpupulong. Mula sa pagsasanay ng mga matagumpay na tagapamahala, maaari mong buuin ang sumusunod na hanay ng mga panuntunan kung paano maghanda para sa isang pulong:

Upang magsimula, ang isang listahan ng mga kalahok ay tinutukoy. Dapat malinaw kung sino ang aanyayahan sa pagpupulong at kung anong papel ang gagampanan niya doon. Madalas na nangyayari na ang mga inanyayahan ay maaaring hindi maunawaan ang isyu, at iniimbitahan "kung sakali," ngunit sa sandaling iyon maaari nilang gawin ang kanilang mga opisyal na tungkulin at hindi mag-aksaya ng oras.

Mahalagang maghanda ng agenda. Kung ang pulong ay may naka-iskedyul na kalikasan, pagkatapos ay isang agenda ay binuo nang maaga, na nagpapahiwatig ng mga isyu na tatalakayin, at tinutukoy din ang mga pangunahing tagapagsalita. Mahalagang tandaan na ang dokumentong ito ay dapat ipadala sa mga responsable sa paghahanda ng impormasyon at sa mga dadalo upang ang lahat ng kalahok ay makapaghanda ng mga ulat, panukala at karagdagang mga katanungan. Kung kinakailangan, maaaring ayusin ang agenda.

Ang mga pangunahin at estratehikong isyu ay dapat dalhin sa harapan ng pulong. Ang mga tagapagsalita ng mga naturang katanungan ay kinakailangang masaksihan ng mga tao (mga pinuno ng mga departamento, mga seksyon, mga workshop) na personal na responsable para sa pagpapatupad ng anumang mga estratehikong aktibidad ng kumpanya.

Mga mahahalagang puntos

Mahalagang tandaan na ang anumang pagpupulong ay may dalawang pangunahing yugto - paghahanda para dito at ang mismong pagsasagawa nito. Kasama sa unang yugto ang pagtukoy sa kaugnayan ng isang pulong ng negosyo, pagtukoy sa mga gawain, pangunahin at pangalawang layunin, pagbuo ng isang listahan ng mga kalahok at tagapagsalita, paghahanda ng mga ulat, mga presentasyon at isang ulat ayon sa paksa o isang naunang tinukoy na agenda. Ang ikalawang yugto ay nagsasangkot ng pagpapatupad ng naunang binalak na kurso ng pulong, pagdinig ng mga ulat at pagtalakay sa kasalukuyan at estratehikong mga isyu.

Kung sa panahon ng naturang komunikasyon sa negosyo kinakailangan na magpasya kung ano at kanino ang gagawin ng mga empleyado, kung gayon ang ikatlong yugto ay maaaring makilala - paggawa ng desisyon. Bilang isang tuntunin, ang mga desisyon ay tinutukoy ng tagapangulo, na siyang namumuno sa pulong, batay sa kanyang sariling pagpapasya o sa pamamagitan ng talakayan o sama-samang pagboto.

Halimbawang plano ng pagpupulong

Sa isang malinaw na tinukoy na plano sa harap niya, ang sinumang tagapamahala ay maaaring magsagawa ng isang pulong nang mahusay at epektibo, na magbibigay-daan sa kanya na makakuha ng feedback mula sa mga kawani at magtakda ng mga tamang gawain para sa kanila. Maaaring kasama sa planong ito ang mga sumusunod na aspeto:

• pagdinig ng mga ulat at pagbubuod ng mga resulta para sa isang tiyak na yugto ng panahon (quarter, linggo, kalahating taon, buwan);
• saklaw ng mga kasalukuyang problema na nauugnay sa kumpanya;
• mga mungkahi sa pagdinig kung paano ayusin ang mga problema (brainstorming);
• pagtatasa ng mga iminungkahing opsyon at pagtalakay sa kanilang pagpapatupad;
• akumulasyon ng mga pagpipilian;
• pagboto para sa pagpapatibay ng isa o ibang opsyon;
• pagtukoy ng mga hangganan sa panahon ng paglutas ng problema (pagtukoy sa mga responsableng tao, mga deadline, pamamaraan at paraan).

Pagtotroso

Karamihan sa mga uri ng pagpupulong ay kailangang itala sa papel (dokumento), na tinatawag na protocol. Ang pagpapanatili ng ganitong uri ng dokumentasyon ay nagbibigay-daan sa iyong gawing lehitimo ang mga desisyong ginawa. At gayundin, salamat sa protocol, maaari mong palaging subaybayan ang pag-unlad ng mga aktibidad, at sa kaso ng hindi katuparan ng mga gawain na itinakda, matukoy kung sino ang may pananagutan para dito.

Ang pagbutas, bilang panuntunan, ay pinamumunuan ng kalihim ng pinuno na siyang tagapangulo ng pulong. Gayunpaman, ang pagpapaandar na ito ay madalas ding maisagawa ng ibang mga manggagawa.

Mga tungkulin at gawain ng kalihim

Bago magsimula ang mga pagpupulong sa negosyo, dapat na pamilyar ang kalihim sa listahan ng mga imbitado at listahan ng mga isyu na tatalakayin. Gayunpaman, nararapat na tandaan na kung ang pulong ay gaganapin sa isang regular na batayan, kung gayon ang opisyal na ito ang kumukolekta ng lahat ng dokumentasyon (mga listahan, plano, agenda, atbp.) at tumutulong sa pinuno na maghanda para sa pulong.

Sa una at kung kinakailangan, maaaring hilingin ng kalihim sa mga taong lumitaw na punan ang isang registration sheet, na magsasaad ng buong pangalan ng tao. at posisyon. Kakailanganin ito kapag bumubuo ng protocol. Pagkatapos ay inanunsyo ng sekretarya ang agenda, na minarkahan ang simula ng pulong. Dagdag pa, kapag nagsimulang talakayin ng mga naroroon ang mga isyu, itinatala ng kalihim ang pag-unlad ng kaganapan. Sa pagtatapos ng pulong, ang opisyal na ito ay naghahanda ng isang natapos na bersyon ng protocol, pagkatapos nito ay pinirmahan niya ito sa chairman at ipinapadala ito sa lahat ng kasangkot.

Napakahalaga para sa kalihim, kapag nag-draft, na bigyang-pansin ang paglitaw ng mga minuto ng pulong. Kailangang kasama dito ang heading, lugar, listahan ng mga naroroon, mga isyu na tinalakay at mga desisyong ginawa.

Konklusyon

Mula sa impormasyon sa itaas, nagiging malinaw na ang pagdaraos ng mga pagpupulong sa mga negosyo ay napakahalaga. Gayunpaman, palaging nagkakahalaga ng pag-alala na ang mataas na kalidad na paghahanda para sa mga naturang kaganapan ay nagdadala ng higit sa 50% ng garantiya ng tagumpay kapag sumasaklaw sa impormasyon, nagtatakda ng mga gawain at gumaganap sa mga ito sa isang kalidad na paraan.

Imposible ang modernong negosyo nang walang iba't ibang uri ng negosasyon. Ang mga pagpupulong sa negosyo ay isang pagkakataon para sa pamamahala na ihatid ang mga pangunahing layunin at layunin sa lahat ng mga dibisyon ng istruktura nang sabay-sabay, kumuha ng feedback at, batay sa data na natanggap, ayusin ang plano ng aksyon para sa kumpanya.

Ang mga pagpupulong ay isang uri ng tool sa pamamahala ng negosyo na patuloy na kailangang suriin ang pagiging epektibo at pag-aralan ang mga resultang nakamit.

Komunikasyon sa negosyo, pag-uusap sa negosyo, pagpupulong, negosasyon, talakayan: bilang isang paraan ng komunikasyon sa negosyo

Ang komunikasyon sa negosyo ay dapat na nakikilala mula sa karaniwan, dahil ang una ay nagtataguyod ng isang tiyak na layunin at may mahigpit na etika ng pag-uugali, at ang huli ay maaaring walang anumang batayan at dahilan.

Mayroong maraming mga anyo ng komunikasyon sa negosyo, ang mga pangunahing ay kinabibilangan ng:

• pag-uusap sa negosyo - ay ang pagpapalitan (o one-way na paglipat) ng impormasyon sa mga partikular na isyu ng paggana ng negosyo. Ito ay maaaring direktang komunikasyon o mediated (gamit ang mga teknolohiya sa Internet, telephony). Ang ganitong uri ng komunikasyon ay ipinapalagay ang pagpapatuloy nito sa anyo ng mga negosasyon o mga pagpupulong;
• mga pagpupulong - isang mas malaking anyo ng komunikasyon, kung saan, bilang isang patakaran, ang mga empleyado ng kumpanya (karaniwang pinuno ng mga istrukturang dibisyon) ay kasangkot upang malutas ang mga isyu sa pag-unlad ng estratehikong negosyo;
• negosasyon - may tiyak na layunin at naglalayong talakayin ang mahahalagang isyu, pagtatapos ng mga kasunduan, kontrata, pagpirma ng mga dokumentong mahalaga para sa magkabilang panig;
• mga talakayan - isang bukas na talakayan ng mga mahahalagang isyu ng kumpanya, ang pangunahing tool kung saan ay "brainstorming" (pagbuo ng mga ideya ng lahat ng mga partido), bilang isang resulta kung saan maaaring lumitaw ang mga hindi pamantayang diskarte sa paglutas ng mga problema.

Bilang karagdagan sa mga nakalistang form, mayroong isang bilang ng mga ito: mga panayam sa negosyo, mga hindi pagkakaunawaan, mga pagpupulong, mga sulat, mga pagtatanghal, mga kumperensya. Lahat sila ay may sariling mga detalye, ngunit nakakatugon sila sa parehong mga patakaran ng etika sa negosyo.

Mga pulong sa negosyo: mga gawain, layunin, paksa

Ang mga pagpupulong sa negosyo ay ginaganap upang makagawa ng isang partikular na solusyon sa isang agarang problema o gawain. Bilang karagdagan, sa mga pagpupulong, maaaring ibahagi ng mga empleyado ng mga departamento sa pamamahala ang kanilang mga ideya sa mga posibleng solusyon sa anumang mga isyu. Ang form na ito ng komunikasyon ay nagbibigay-daan sa iyo upang komprehensibong makita ang sitwasyon sa kumpanya, ang mga lakas at kahinaan nito, nag-aambag sa pagpasok ng mga bagong tao sa koponan, ang kanilang kakilala sa kultura ng korporasyon at mga pamantayan na pinagtibay sa organisasyon.

Ang mga pangunahing layunin at layunin ng mga pagpupulong ay:

• pagpapanatili ng patakaran ng kumpanya, pati na rin ang pag-unlad at komunikasyon nito sa lahat ng empleyado;
• pagsasama-sama ng mga aksyon ng lahat ng mga serbisyo at departamento alinsunod sa madiskarteng layunin ng kumpanya;
• pagtukoy ng mga bagong gawain at pagsusuri sa pagiging epektibo ng naipatupad na mga kampanya;
• solusyon sa mga umuusbong na isyu.

Ang mga paksa na naroroon sa mga pagpupulong ay maaaring ganap na naiiba.

Sa pagsasanay ng Ruso, kaugalian na magsagawa ng mga pulong sa pagpaplano nang hindi bababa sa isang beses sa isang linggo. Kaya, ang mga pinuno ng mga departamento ay nag-uulat sa gawaing ginawa sa loob ng linggo at nagtakda ng mga plano para sa susunod (o tumanggap ng mga gawain para sa pagpapatupad sa loob ng balangkas ng paparating na linggo ng pagtatrabaho).

Ang dahilan o tema para sa isang ad hoc na pagpupulong ay maaaring isang hanay ng mga tanong na lumitaw kaugnay ng pabago-bago at pabagu-bagong panlabas na kapaligiran kung saan kailangang gumana ang mga kumpanya.

Mga uri, uri at pag-uuri ng mga pulong sa negosyo

Ang mga pagpupulong sa negosyo ay maaaring magkakaiba sa mga tuntunin ng anyo, mga paksa at mga taong naroroon.

Ang kanilang pangunahing pag-uuri ay ipinakita sa ibaba:

• sa pamamagitan ng pag-aari sa isang partikular na larangan: mga pulong administratibo (para sa paglutas ng mga problemang isyu), siyentipiko (mga kumperensya, symposia, mga seminar na inorganisa at ginanap upang malutas ang mga pagpindot sa mga isyu sa larangang siyentipiko), pampulitika (mga kongreso at pagpupulong ng mga miyembro ng ilang kilusang pampulitika) at halo-halong mga uri;
• ayon sa sukat at bilang ng mga kalahok: internasyonal (na may paglahok ng mga dayuhang kasosyo, espesyalista, eksperto sa isang partikular na larangan), pambansa, rehiyonal, lungsod;
• sa lokasyon ng kaganapan: offsite at lokal na mga pagpupulong;
• sa dalas ng pagdaraos: panaka-nakang, permanenteng pagpupulong.

Bilang karagdagan sa ipinakita na pag-uuri, ang mga pagpupulong ay maaaring nahahati sa may problema, pagpapatakbo at nakapagtuturo.

Ang mga problemang pagpupulong ay naglalayong mahanap ang pinakamainam na solusyon sa mga problema sa maikling panahon.

Ang pagpapatakbo (o tinatawag din silang pagpapadala) ay naglalayong makakuha ng data sa kasalukuyang posisyon ng kumpanya. Ang lahat ng impormasyon mula sa mga subordinates ay naipon ng mga pinuno ng mga departamento, at pagkatapos ay inilipat sa punong tagapamahala ng organisasyon. Ito ay data kung paano natupad ang mga plano, nakamit ang mga layunin, nalutas ang mga gawain. Ang pangunahing pagkakaiba sa pagitan ng mga naturang pagpupulong mula sa lahat ng iba ay ang kanilang regularidad, ang patuloy na listahan ng mga kalahok at ang posibleng kawalan ng agenda ng pagpupulong (iyon ay, ang detalyadong plano nito).

Ang mga pagpupulong sa pagtuturo ay may reverse order, sa kaibahan sa mga control room - ang lahat ng impormasyon sa isang format ng direktiba ay bumaba mula sa ulo hanggang sa mga agarang subordinates, at pagkatapos ay ipinadala kasama ang vertical ng kapangyarihan sa organisasyon sa mga tiyak na gumaganap ng ilang mga gawain. Kasama sa impormasyong ito ang mga order ng pamamahala na maaaring makaapekto sa kasalukuyang kurso ng trabaho ng organisasyon, mga bagong panuntunan, mga pamantayan ng pag-uugali, mga deadline para sa pagkumpleto ng mga partikular na gawain.

Paghahanda, organisasyon at pagsasagawa ng mga pulong sa negosyo

Upang maging mabisa ang pulong, kinakailangang maingat na isaalang-alang ang mga pangunahing punto nito: ang layunin ng pagpupulong, ang mga pangunahing gawain, ang mga yugto ng kaganapan. Sa ilalim lamang ng gayong mga kondisyon maaaring makuha ang benepisyo ng pulong.

Sa kasamaang palad, marami sa kanila ay gaganapin lamang dahil ito ay kaugalian sa kapaligiran ng negosyo. Ang mga regular na pagpupulong at pagpupulong sa simula ng linggo kasama ang pamamahala ay naging karaniwan at walang kabuluhan sa maraming kumpanya.

Gayunpaman, ang mga malalaking kumpanya na nagsusumikap na bumuo at manalo ng malalaking bahagi ng merkado ay lumalapit sa isyung ito nang may mahusay na maingat:

• ang listahan ng mga kalahok sa pagpupulong ay tinutukoy;
• para sa isang mahabang panahon, ang agenda nito ay binuo, kung saan ang mga pagsasaayos ay ginawa sa paglipas ng panahon;
• ang priyoridad ay nananatiling mga estratehikong gawain, kung saan ang mga pinuno ng mga dibisyon ay may pananagutan.

Mga yugto at teknolohiya ng pagsasagawa ng isang pulong ng negosyo

Ang bawat pulong ay may dalawang pangunahing yugto: paghahanda at direktang pagpapatupad.

Sa unang yugto, ang kaugnayan ng kaganapan ay natutukoy, ang mga layunin at layunin nito ay itinakda, ang isang listahan ng mga kalahok ay nabuo, ang mga ulat at mga presentasyon ay inihanda alinsunod sa agenda.

Sa pangalawa - direkta ayon sa umiiral na agenda, ang mga isyu ay sakop kung saan ang lahat ng naroroon ay maaaring makilahok. Bilang isang tuntunin, ang pamamahala ng kumpanya ay ang tagapangulo ng pulong at nagtatakda ng tono para dito, nagbibigay ng karapatang magsalita, at tinatapos ang talakayan kung ito ay lumampas sa balangkas ng isang nakabubuo na talakayan.

Bilang karagdagan sa mga pangunahing yugto, ang pulong ay maaaring magsama ng isang yugto ng paggawa ng desisyon kung ito ay nagsasangkot ng solusyon ng isang problema. Magagawa ito sa pamamagitan ng talakayan o pagboto.

Halimbawang plano sa pagpupulong ng negosyo

Sa isang detalyadong plano sa pagpupulong na nasa kamay, maaari mong kumpiyansa na malalaman na ito ay magiging epektibo.

Maaaring kabilang sa naturang plano ang:

• malugod na pananalita ng ulo - pagbubuod ng mga resulta para sa isang tiyak na oras (kapat, buwan, linggo);
• saklaw ng problema, pagbibigay-katwiran sa kaugnayan nito para sa kumpanya;
• pag-aayos ng isang brainstorming session upang malutas ito;
• pagtatasa ng lahat ng magagamit na mga opsyon;
• akumulasyon ng mga opsyon para sa paglutas ng problema;
• pagboto o ibang opsyon para sa paggawa ng desisyon sa paggamit ng mga partikular na tool sa pag-troubleshoot;
• pagpapasiya ng mga hangganan ng solusyon ng problema: mga termino, responsableng tao, mga pamamaraan.

Sa panahon ng pagpupulong, mahalagang itala ang mga pangunahing punto nito upang makabalik sa isang partikular na isyu at isaalang-alang ito nang mas detalyado.

Mga pagpupulong sa negosyo sa mga eksibisyon at kongreso ng Expocentre

Isa sa mabisang paraan ng pagtataguyod ng mga produkto ay ang pagdaraos ng mga pulong sa negosyo sa loob ng balangkas ng mga eksibisyon at kongreso na ginanap sa Expocentre Fairgrounds. Ang mga business meeting na may ganitong format ay medyo naiiba sa iba. Kung sa isang regular na pagpupulong ang pangkat ng pamamahala ng isang negosyo ay nagtitipon, kung gayon sa panahon ng eksibisyon, ang anumang tagagawa ay may natatanging pagkakataon upang komprehensibong lutasin ang mga problema ng negosyo at anyayahan ang lahat ng mga supplier at distributor ng mga produkto.

Espesyal na gamit na mga silid para sa mga negosasyon sa negosyo, ang mga bulwagan ng kongreso ng Expocentre Fairgrounds ay idinisenyo para sa ibang bilang ng mga tao. Samakatuwid, walang mga problema sa tirahan ng lahat ng mga kalahok. Gamit ang MatchMaking system, maaari mong ayusin ang oras ng pagpupulong nang maaga. Ang pamamaraan ng pagtatanghal ay gagawing mas matindi at kumpleto ang pulong.

Mga uri ng pagpupulong

Mga pagpupulong nauuri depende sa kahalagahan at nilalaman ng mga problema at gawaing tatalakayin, gayundin ang lugar, oras at tagal ng gawain.

Mga pagpupulong sa pagpapatakbo maaaring layuning ibigay sa manager ang impormasyong kailangan niya tungkol sa kasalukuyang kalagayan ng organisasyon; isang maikling pagpapalitan ng mga pananaw sa mga merito ng mga isyu na nagmumula sa kurso ng proseso ng produksyon, pati na rin ang pagbuo ng mga pangkalahatang taktika para sa mga aksyon ng iba't ibang mga link ng istraktura ng organisasyon na may kaugnayan sa kasalukuyang mga gawain sa produksyon.

Ang impormasyon sa mga pulong na ito ay gumagalaw mula sa ibaba hanggang sa itaas, i.e. mula sa mga nasasakupan hanggang sa pinuno. Ang impormasyong natanggap ay nagbibigay-daan sa pinuno nang direkta sa panahon ng pulong (kaagad) upang masuri ang sitwasyon, matukoy ang backlog, gumawa ng mga desisyon at magtakda ng mga gawain para sa mga subordinates na nagpapahiwatig ng mga gumaganap at mga deadline. Bilang isang patakaran, sa mga pagpupulong sa pagpapatakbo, ang mga subordinates ay hindi gumagawa ng detalyado at detalyadong mga ulat. Maaaring maganap ang mga operational meeting sa iba't ibang anyo: limang minuto, mga briefing, atbp. Ang pangunahing tampok ng naturang mga pagpupulong ay ang kanilang maikling tagal.

Pagpupulong ng briefing ay idinisenyo upang magpadala ng impormasyon, mga order at mga kinakailangan mula sa itaas hanggang sa ibaba kasama ang vertical ng pamamahala.

Ang pangunahing tampok ng naturang mga pagpupulong ay ang tagapamahala ay hindi lamang nagdadala ng kinakailangang impormasyon sa atensyon ng mga subordinates at nag-isyu ng mga order, ngunit tinukoy din ang mga gawain hangga't maaari, ang paghirang ng mga tagapalabas at mga deadline. Kasabay nito, sa mga pulong ng briefing, pinapayagan na talakayin ang impormasyon at mga paraan upang malutas ang mga nakatalagang gawain. Maaaring linawin ng mga subordinates ang ilang mga punto, gumawa ng mga nakabubuo na panukala para sa pagsasaalang-alang ng pamamahala.

Problemadong pagpupulong ay naglalayong makahanap ng pinakamainam na solusyon bilang resulta ng talakayan at pagsusuri ng problemang isinasaalang-alang.

Ang mga pagpupulong sa problema ay ang pinakamahirap na uri ng pagpupulong. Sa proseso ng isang pagpupulong ng problema, ang isang kolektibong solusyon ay binuo sa mga kumplikadong isyu na nakakaapekto sa pagbabago sa mga functional na gawain ng mga link ng istraktura o ang kanilang pagbagay sa mga bagong direksyon ng mga aktibidad ng organisasyon.

Ang mga pagpupulong ng problema ay kadalasang nasa anyo ng mga talakayan. Ang paraan ng iyong paggawa ng desisyon ay depende sa iyong istilo ng pamumuno. Ang pinakakaraniwan ay ang sumusunod na pamamaraan ng pagpupulong ng problema:

1. Pagbubuo ng suliranin, paglalahad ng suliranin.

2. Presentasyon ng mga kalahok.

3. Mga tanong sa mga tagapagsalita.

4. Pagtalakay, talakayan, debate.

5. Pagbuo ng desisyon.

6. Pagwawasto ng solusyon.

7. Pag-ampon ng huling bersyon ng desisyon.

Ang pagbabalangkas ng problema, ang pahayag ng problema, ang pagsusuri nito at ang paghahanap ng solusyon ay isinasagawa, bilang panuntunan, bago ang simula ng pulong mismo. Ang hakbang na ito ay maaaring magkaroon ng anyo ng isang paunang pag-uusap sa mga kalahok sa pagpupulong (ilang araw bago ang mismong pulong), pagpapadala ng mga newsletter, o isang plano sa trabaho para sa mga paulit-ulit na pagpupulong ng problema.

Sa mga pagpupulong ng problema, ang antas ng demokrasya at malikhaing aktibidad ay dapat na sapat na mataas. Sa kasong ito, ginagampanan ng pinuno ang tungkulin ng tagapangulo, na nag-uugnay sa kurso ng pulong.

Bilang karagdagan, maaaring gamitin ng iba't ibang organisasyon ang mga ganitong uri ng pagpupulong:

§ pagpapaalam sa mga empleyado (kabilang ang isinagawa sa form

pagtuturo-metodikal na aralin);

§ pagpaplano ng trabaho para sa isang tiyak na panahon;

§ pagbubuod ng mga resulta para sa iba't ibang yugto ng panahon (pati na rin ang mga sub-

pagsasagawa ng mga resulta ng trabaho sa isang partikular na proyekto), atbp.

Kung nilinaw ng isang pag-uusap sa negosyo ang pamamagitan ng interpersonal na pakikipag-ugnayan sa isang organisasyon sa pamamagitan ng katayuan, functional na posisyon ng isang tao, kung gayon ang isang business meeting ay nagpapahintulot sa iyo na ituro ang isa pang mahalagang kadahilanan sa pakikipag-ugnayan sa negosyo, lalo na ang group factor. Kapag naghahanda at nagsasagawa ng isang pulong ng negosyo, dapat tandaan na ang mga katangian ng pag-uugali ng grupo (mula sa pamamahagi ng mga tungkulin sa grupo hanggang sa presyon ng grupo) ay magkakaroon ng malubhang epekto sa likas na katangian ng pakikipag-ugnayan ng mga kalahok nito.

Mga panuntunan sa paghahanda ng pulong

Ang pagpupulong sa negosyo o serbisyo ay isang teknolohikal na kumplikado at nakakaubos ng oras na kaganapan. Ang paghahanda para sa isang pulong ay nagsisimula sa malinaw na pagtukoy sa layunin nito.

Layunin ng pulong- ito ay isang paglalarawan ng nais na resulta, ang nais na uri ng desisyon, ang nais na resulta ng trabaho (mga posibleng pagpipilian para sa mga layunin: paunang pagpapalitan ng mga pananaw, paghahanda ng mga rekomendasyon para sa paggawa ng desisyon, paggawa ng desisyon sa isang partikular na isyu, atbp. .).

Dapat na malinaw na nauunawaan ng pinuno kung bakit niya pinapatawag ang pulong, at malinaw din niyang maiparating ang layunin ng pulong sa mga kalahok nito. Ang malabo, malabong pananalita ay dapat na iwasan sa pagtatakda ng layunin ng pulong. Nagdudulot ito ng pagbaba ng interes sa iminungkahing problema at hindi sinasadya na humahantong sa isang pakiramdam ng hindi pangangailangan ng layunin ng solusyon nito. Ang pagbabalangkas ng layunin ay dapat una sa lahat ay sumasalamin sa mga tampok ng nilalayong resulta ng talakayan ng mga isyu. Depende sa layunin ng pulong, ang agenda nito ay nabuo at ang komposisyon ng mga kalahok ay pinili.

Kung ang layunin ng pagpupulong ay ang pagpapalitan ng impormasyon at ang pagtatakda ng mga agarang gawain sa kurso ng kasalukuyang gawain, kung gayon ang mga pinuno ng mga departamento lamang ang inaanyayahan. Sa naturang pagpupulong, ang mga naroroon ay pamilyar sa estado ng mga gawain, ipaalam sa kanila ang tungkol sa pag-unlad ng pagpapatupad ng mga desisyon na ginawa sa nakaraang pagpupulong, at malinaw na bumalangkas ng mga gawain para sa hinaharap.

Kung ang layunin ng pagpupulong ay upang malutas ang isang tiyak na problema, kung gayon ang mga propesyonal na makayanan ang gawain, na maaaring mag-alok ng kanilang sariling bersyon ng paglutas ng problema, ay naaakit na magtrabaho dito. Sa kasong ito, ang mga kalahok sa pagpupulong ay binibigyan ng impormasyon sa problema, ang gawain ay nabalangkas nang malinaw at hindi malabo.

Ang layunin ng pagpupulong ay tumutukoy sa lugar, petsa at oras ng pagpupulong.

Mga nakaiskedyul na pagpupulong(halimbawa, mga pulong ng board, pag-iiskedyul) ay mas maginhawang mag-iskedyul sa mga partikular na araw ng linggo o mga partikular na araw ng buwan.

Mga hindi nakaiskedyul na pagpupulong, lalo na sa malaking bilang ng mga kalahok (halimbawa, impormasyong pang-emergency), ipinapayong gumastos sa pagtatapos ng araw ng trabaho upang maalis ang gastos sa oras ng pagtatrabaho upang ipagpatuloy ang naantala na trabaho.

Mga maikling pagpupulong sa pagpapatakbo(limang minuto o mga briefing) ay inirerekomenda sa simula ng araw ng trabaho.

Ang oras ng mga pagpupulong ay dapat matukoy sa pamamagitan ng iskedyul na itinatag sa organisasyon (kagawaran). Ang mga hindi naka-iskedyul na pagpupulong ay kumatok sa ritmo, sa gayon ay binabawasan ang kultura ng komunikasyon sa negosyo, inaalis ang tagapamahala ng pagkakataon na planuhin ang kanyang oras sa trabaho at pamahalaan ito, guluhin ang mga naka-iskedyul na pagpupulong at mga gawain.

Inirerekomenda na mag-iskedyul ng mga pagpupulong sa hapon o 1.5-2 oras bago matapos ang trabaho. Bilang isang patakaran, ang unang kalahati ng araw ay mas produktibo, at mas mabuti kung sa panahong ito ang mga empleyado ay abala sa pagganap ng kanilang mga tungkulin. May isa pang bagay na dapat isaalang-alang kung ang pulong ay naka-iskedyul sa pagtatapos ng araw ng trabaho. Ang pinuno ay nakakakuha ng pagkakataon na idaos ang pulong kaagad, nang hindi nalalagot ang talakayan, dahil mayroon siyang dahilan upang ihinto ito kung sakaling magkaroon ng hindi magandang pag-unlad.

Paksa ng pagpupulong- ito ang paksa ng talakayan. Ang paksa ay dapat na bumalangkas sa paraang maging interesado ang bawat kalahok sa pulong. Tanging ang mga isyung hindi laging malulutas sa isang nakagawiang batayan ang dapat dalhin sa mga pagpupulong.

Ang isa sa mga patakaran para sa pag-aayos ng pamamahala at etika ng mga relasyon sa serbisyo ay dapat na ang obligadong paunang pamamahagi ng agenda sa mga kalahok sa pulong. Bilang karagdagan, dapat itong ituring na isang pamantayan ng etika sa negosyo upang magpadala ng maigsi na nakasulat na impormasyon sa sangkap ng mga isyu na tinalakay sa pulong nang maaga. Hindi katanggap-tanggap kung ang isang tao na walang kakayahan sa mga problemang dinala sa pulong ay nakikibahagi sa naturang pagpapadala ng koreo - malinaw na binabawasan nito ang pakiramdam ng kaugnayan.

Agenda ng pagpupulong Ay isang nakasulat na dokumento na ipinadala nang maaga sa mga kalahok sa pagpupulong at kasama ang sumusunod na impormasyon:

§ paksa ng pulong;

§ layunin ng pulong;

§ isang listahan ng mga isyu na tatalakayin;

§ ang oras ng pagsisimula at pagtatapos ng pulong (sa isip, ang oras ng pagsisimula at pagtatapos ng talakayan ng bawat isyu);

§ ang eksaktong lugar ng pagpupulong;

§ ang mga pangalan ng mga tagapagsalita, mga co-speaker na responsable sa paghahanda ng mga tanong;

§ ang oras at lugar kung saan maaari kang maging pamilyar sa mga materyales sa bawat isyu (ang pagkakaroon ng naturang mga tagubilin ay hindi magpapahintulot sa mga pabaya na empleyado na bigyang-katwiran ang kanilang hindi kahandaan upang talakayin ang isyu sa pamamagitan ng kakulangan ng impormasyon).

Bilang kalakip sa agenda, maaaring magpadala ng mga draft na desisyon, abstract ng mga ulat, mga sanggunian. Napakabuti kung, bago magsimula ang pulong, ang mga taong naghahanda ng mga tanong ay bibigyan nang maaga ng mga komento mula sa mga kalahok ng pulong sa mga draft na desisyon, mga tesis ng mga talumpati.

Anuman ang kahalagahan at kahusayan ng pulong, ang bilang ng mga tanong na ibinangon para dito ay dapat manatili sa loob ng tatlo hanggang lima (minsan pito). Kasabay nito, ito ay pinaka-maginhawa upang ihanda ang agenda sa paraang kasama nito ang isa o dalawang pangunahing isyu at mula dalawa hanggang limang menor de edad na hindi nangangailangan ng mahabang talakayan. Ang isang malaking bilang ng mga isyu sa agenda ay nakakapagod sa mga kalahok sa pulong at hindi pinapayagan silang maunawaan ang pangunahing pokus ng pulong sa kabuuan. Ang isang pagpupulong ay hindi rin magiging produktibo, lahat ng mga isyu na tinalakay ay magkakaroon ng pantay na kahalagahan at nangangailangan ng malalim na detalyadong talakayan.

Ang pagpili ng mga kalahok sa pagpupulong ay napakahalaga, i.e. ang pagiging epektibo ng pulong ay higit na nakasalalay sa lawak kung saan ang kakayahan at opisyal na awtoridad ng mga inanyayahang empleyado ay tumutugma sa mga layunin at layunin ng pulong. Ang bilang ng mga kalahok ay tinutukoy din ng mga layunin at layunin ng pulong, gayundin, sa ilang mga kaso, ang katayuan o antas ng solemnidad ng pulong.

Ang pinakamainam na bilang ng mga inimbitahan sa pulong ay 7-9, na may maximum na 12 tao. Ang pangunahing tuntunin dito ay ang pinakamataas na aktibidad ng mga kalahok kapag tinatalakay ang mga isyu. Ang pagtaas ng bilang ng mga inimbitahan ay kapansin-pansing nagpapababa sa average na rate ng paglahok (o pagbabalik) ng mga dadalo habang pinahaba ang pulong.

Ang mga tagapag-ayos ng pulong, bilang panuntunan, ay nangangailangan ng pakikilahok ng mga nangungunang opisyal ng mga dibisyon ng istraktura ng organisasyon. Gayunpaman, maaaring mas may kakayahan ang isang tao mula sa mga kawani na hindi namamahala sa paglutas ng mga partikular na problema. Samakatuwid, ipinapayong ibigay ang karapatan sa pinuno upang matukoy kung sino ang kakatawan sa kanyang yunit sa pulong. Ito ay kanais-nais na ang bilang ng mga kalahok sa pulong ay kasama ang mga tao na, sa kurso ng kolektibong aktibidad sa pag-iisip, ay maaaring matupad ang mga tungkulin ng "eksperto", "tagabuo ng mga ideya", "kritiko".

Upang maiwasan ang pagkakaroon ng mga extra, inirerekumenda na gamitin ang paraan ng "pagpalit" ng mga kalahok (paraan ng "split discussion"). Ang isang maingat na inihandang agenda ay nagpapahintulot sa iyo na ayusin ang pagpupulong upang, sa pag-usapan ang kanilang isyu, ang ilan sa mga empleyado ay maaaring umalis dito, na nagbibigay-daan sa mga taong ang isyu ay tinatalakay. Lumalabas na ang ilang empleyado ay naroroon sa pulong mula simula hanggang katapusan, habang ang iba ay iniimbitahan lalo na sa oras ng talakayan ng isang partikular na isyu. Kaya, ang bawat kalahok ay dadalo lamang sa bahagi ng pulong, na, siyempre, binabawasan ang kabuuang oras, at samakatuwid ay hindi direktang nagpapataas ng pagiging epektibo ng kaganapan mismo.

Ang pag-optimize ng komposisyon ng mga kalahok sa pulong ay ang paggamit ng prinsipyo ng "distansya ng telepono" sa empleyado, na ang pakikilahok ay idinidikta ng kurso ng pulong mismo at ang pangangailangan na makakuha ng karagdagang impormasyon mula sa empleyadong ito. Mga Espesyalista (impormasyon na maaaring kailanganin mo, maaari mong, sa halip na imbitahan ka sa isang pulong, hilingin na manatili sa iyong lugar ng trabaho nang permanente sa isang tinukoy na agwat ng oras upang tawagan sila o humingi ng tulong sa pamamagitan ng telepono kung kinakailangan.

Tagal ng pagpupulong. Ang haba ng pulong ay higit na nakadepende sa uri ng pulong:

Pinakamainam na tagal may problema ang mga pagpupulong ay itinuturing na 1.5 - 2 oras (sa mga pambihirang kaso - 2 - 5 oras);

§ ang oras para sa pagsasaalang-alang ng isang isyu ay hindi dapat lumampas sa 45 minuto;

§ pagpapatakbo at gabay pagpupulong hindi dapat tumagal ng higit sa 20 - 30 minuto;

§ pagpupulong briefing (limang minuto) ay isinasagawa, bilang isang panuntunan, sa loob ng 5 - 10 minuto.

Ang pagpupulong ay dapat magsimula at magtapos sa isang mahigpit na takdang oras, upang hindi masira ang kredibilidad ng pinuno at mga tauhan na naghanda sa kanya.

Mga break. Sa isang pulong na tumatagal ng dalawa o higit pang oras, inirerekumenda na magpahinga, kung hindi pagkatapos ng dalawang oras ang mga kalahok ay maaaring makaranas ng isang panahon ng "negatibong aktibidad". Pinakamainam na oras ng pahinga:

§ pagkatapos ng 45 - 50 minuto. trabaho - 10 minuto;

§ pagkatapos ng 1.5 na oras ng trabaho - 15 minuto.

Ang mga pahinga ay kinakailangan, una sa lahat, para sa pahinga, at, pangalawa, sa panahon ng mga pahinga, sa ibang, nakakarelaks na kapaligiran, sa mga pribadong pag-uusap, ang trabaho sa paksa ng pulong ay nagpapatuloy.

Mga tuntunin ng pagpupulong. Ang pagsunod sa mga punto ng pamamaraan (mga regulasyon) ay responsibilidad ng namumunong opisyal. Ang kahalagahan ng pagsunod sa regulasyon ay ang mga sumusunod:

§ pinahihintulutan ng regulasyon na makamit ang elaborasyon ng mga nakaplanong isyu;

§ dinidisiplina ang mga kalahok sa pagpupulong, pagpapalaki ng kanilang negosyo

saloobin at paggalang sa pulong bilang isang collegial body para sa paggawa ng mahahalagang desisyon;

§ hindi pinahihintulutan ng takdang oras na maantala ang pagpupulong.

Ang isang pinuno na mahigpit na sumusunod sa mga patakaran ay isang magandang halimbawa na dapat sundin.

Lokasyon ng pulong. Ang aktibo at mahusay na kurso ng pagpupulong ay pinadali ng katuparan ng ilang mga kinakailangan para sa kagamitan ng lugar para sa pagdaraos nito.

Ang silid kung saan gaganapin ang pulong at ang bilang ng mga upuan dito ay dapat tumugma sa bilang ng mga kalahok. Naturally, dapat itong sapat na maluwang at may supply ng mga libreng upuan kung sakaling tumaas ang bilang ng mga kalahok sa isang kadahilanan o iba pa. Gayunpaman, hindi ka dapat pumili ng masyadong malaking madla para sa isang maliit na pulong - ang pagkakaroon ng isang malaking bilang ng mga bakanteng upuan ay negatibong nakakaapekto sa mga kalahok sa pulong.

Bilang karagdagan, kapag nagbibigay ng isang espesyal na silid na may mga kasangkapan, ang isa ay dapat magabayan ng prinsipyo na ang magkaparehong pag-aayos ng mga kalahok sa panahon ng isang pulong ay hindi dapat bigyang-diin ang mga pagkakaiba sa kanilang katayuan sa serbisyo-hierarchical. Sa kasong ito, ang konsepto ng "round table" ay may direkta at matalinghagang kahulugan bilang isang paraan ng pagtiyak ng kadalian ng mutual contact sa pagitan ng mga tao at ang kanilang pinakamainam na spatial arrangement.

Sa kaso kapag ang isang sapat na malaking pulong ay gaganapin, ito ay kinakailangan upang alagaan ang pag-install ng mga mikropono at visualization aid. Kinakailangang kontrolin ang temperatura ng hangin, pag-iilaw at soundproofing upang ang mga kalahok sa pulong ay hindi magambala ng mga extraneous stimuli.

Isa sa pinakamahalagang punto ay ang paghahanda ng pinuno para sa pulong. Ang pinuno ay dapat magtrabaho:

§ pagbabalangkas ng pangunahing layunin ng pulong at mga sub-layunin ayon sa antas

lohikal na pagpapasakop;

§ panimulang ulat o mensahe;

§ pagkakasunud-sunod ng mga pagtatanghal ng mga kalahok;

§ draft ng desisyon.

Upang maging epektibo ang pulong, ang tagapamahala ay dapat na may hawak na "Memo para sa tagapamahala" (Talahanayan 11.1) at isang "Form sa Paghahanda ng Pulong" (annex).

Talahanayan 11.1

Memo para sa pinuno

Ang pinuno, bilang panuntunan, ay dapat suriin ang lahat ng mga yugto ng paghahanda ng pulong, sa pagpapatupad kung saan siya mismo ay hindi personal na kasangkot.

Paghahanda ng agenda ("Ano at paano tatalakayin?")

Kung natukoy ang pangangailangan para sa isang pulong, dapat mong tumpak na ilarawan ang:

• ang nilalaman ng mga isyung tinalakay at ang pangunahing paksa ng nauugnay na pagpupulong, na dapat magpakilala sa kakanyahan nito
• anong mga kondisyon ang dapat matugunan ng huling resulta ng pulong. Tinutukoy nito ang mga layunin ng pulong. Halimbawa, kailangan mong maunawaan na hindi lahat ng pagpupulong ay maaaring magbigay ng mga handa na solusyon.
• sino at anong gawaing paghahanda ang dapat gawin. Minsan ipinapayong lumikha ng isang nagtatrabaho na grupo na naghahanda ng agenda, nagsasagawa ng mga paunang maikling pagpupulong sa mga departamento, mga pagpupulong ng dalawang tao, atbp.

Ang mga pangunahing pagkakamali na ginawa kapag bumubuo ng agenda:

• walang pangunahing paksa ng pulong, at kung mayroong ilang mga paksa, hindi posible na matiyak ang kanilang tumpak na delineasyon at naaangkop na analytical na talakayan
• ang mga kalahok ay hindi naunang ipinaliwanag ang kakanyahan ng problemang tinatalakay
• ang agenda ay kinabibilangan ng mga isyu na may iba't ibang laki at nilalaman, bilang resulta kung saan ang pulong ay nagiging isang talakayan, at madalas sa isang awayan sa pagitan ng mga indibidwal na kalahok o grupo nito. Bilang resulta, ang bilang ng mga kalahok na inilalagay sa posisyon ng mga passive listener ay tumataas.
• mabigong sumunod sa agenda, lumihis dito at isaalang-alang ang mga kusang umuusbong na pangalawang paksa o anumang walang hanggang problema (mga isyu sa suplay, atbp.)

Pagkilala sa mga kalahok ("Sino?")

Ang pangunahing kinakailangan ay ang pagpupulong ay dapat dumalo sa mga taong maaaring mag-ambag sa mga layunin ng pulong. Kasabay nito, dapat tandaan na kung ang mga isyu na tinalakay sa pulong ay hindi homogenous (iyon ay, hindi ito nakakaapekto sa lahat ng mga naroroon sa parehong oras), kinakailangan na bumuo ng isang programa sa pagpupulong (isang listahan ng pangunahing isyu na may indikasyon ng mga kalahok). Ang programa ay dapat na idisenyo upang ang pulong ay dumalo sa mga taong direktang nauugnay sa problemang tinatalakay. Matapos ang pagkumpleto ng talakayan ng susunod na isyu, ang mga taong hindi kasali sa talakayan ng mga sumusunod na isyu ay inilabas. Ngunit hindi kanais-nais na hayaan ang tao na umalis pansamantala, at pagkatapos ay mag-imbita muli. Ang pagtugon sa kinakailangang ito ay nagdidisiplina sa pinuno at mga kalahok sa pagpupulong at pinipilit silang sumunod sa isang limitasyon sa oras.

Lahat ng (o pangunahing) kalahok ay dapat ipaalam sa pamamagitan ng pagsulat tungkol sa pulong, na nagpapahiwatig ng pangunahing paksa, layunin, background na impormasyon, oras, lugar, tagal ng pulong at ang pangalan ng pinuno.

Ang mga pangunahing pagkakamali na ginawa kapag tinutukoy ang bilog ng mga kalahok sa isang pulong:

• ang isang tao ay iniimbitahan sa isang pulong batay sa posisyon na hawak niya, at hindi depende sa kaugnayan ng kanyang mga tungkulin sa trabaho sa problemang ito
• malaking bahagi ng mga passive listeners dahil sa imbitasyon ng mga taong walang kaugnayan sa isyung tinatalakay

Pagtukoy sa tagal ng pulong ("Anong oras na?")

Dapat pansinin na ang tagal ng pulong ay nakasalalay hindi lamang sa bilang ng mga isyu sa agenda, kundi pati na rin sa kanilang nilalaman. Sa simula, ang pulong ay nagpapatuloy nang mas detalyado. Mas kaunting oras ang ilalaan sa mga isyu sa pagtatapos ng agenda. Samakatuwid, ipinapayong isama ang 1-2 problemang isyu o 3-5 isyu na hindi gaanong kahalagahan sa agenda.

Dapat tandaan na ang anunsyo ng manager ng oras ng pagtatapos ng pulong ay binabawasan ang tagal nito sa 10%. Ang mga dahilan para sa hindi pangkaraniwang bagay na ito ay purong sikolohikal - ang mga kalahok sa pulong ay nagtitipon ng kanilang mga saloobin nang mas mabilis, huwag mag-antala sa mga talumpati, i.e. Ang impormasyon tungkol sa pagtatapos ng pulong ay gumaganap ng isang tiyak na papel na nagpapasigla at nagdidisiplina.

Kung ang pulong ay naka-iskedyul para sa higit sa isang oras, pagkatapos ay bawat 40-50 minuto kailangan mong magpahinga at, kung maaari, baguhin ang mga anyo ng trabaho (indibidwal na gawain, pangkatang gawain, talakayan, indibidwal na mga talumpati, atbp.).

Ang mga pagpupulong ay madalas na naaantala dahil walang nahanap na solusyon sa mga problemang lumitaw. Sa kasong ito, dapat tiyakin ng pinuno na ayusin ng mga kalahok ang isang intermediate na resulta para sa kanilang sarili (kung ano ang naging malinaw, kung ano ang kanilang napagkasunduan, atbp.), magtatag ng naaangkop na mga indibidwal na gawain at isang takdang panahon kung kailan tatalakayin ang isyu sa pangalawang pagkakataon. Kasabay nito, kinakailangang linawin ang takbo ng susunod na talakayan, na isinasaalang-alang ang gawaing ginawa sa pagitan ng mga pagpupulong.

Ang mga pangunahing pagkakamali na ginawa kapag tinutukoy ang tagal ng isang pulong:

• ang tagal ng pulong ay hindi kinokontrol
• ang tagal ng pagpupulong ay hindi iginagalang
• masyadong mahaba ang mga pagpupulong
• walang pahinga ang kinuha
• walang limitasyon sa oras para sa mga ulat at talumpati
• kawalan ng kakayahang ipahayag ang kanyang mga saloobin nang maikli at malinaw

Sa konklusyon, magbigay tayo ng isang halimbawa ng N. Parkinson tungkol sa mga dahilan para sa maling paggamit ng oras sa mga pagpupulong, ang mga pinagmulan nito ay nasa kahulugan ng komposisyon nito. Ang komisyon ay gumugol ng 5 minuto upang talakayin ang proyekto para sa pagtatayo ng isang nuclear reactor na nagkakahalaga ng $ 5 milyon. Sa 11 miyembro ng komisyon, 4 ang hindi alam kung ano ang reactor, ang iba pang 4 ay hindi alam kung saan ito ginamit. Dahil dito, walang talakayan ang maaaring lumabas at ang panukalang isinumite ay tinanggap. Pagkatapos ay tinalakay ng komite ang isang $2,350 na proyekto sa pag-iimbak ng bisikleta. Dahil alam ng lahat kung ano ang nakataya at lahat ay may kanya-kanyang opinyon, ang talakayan ay tumagal ng 45 minuto. Pangatlo, ang isyu ng pag-aayos ng mga hapunan ay tinalakay, ang halaga nito ay dalawang dolyar. Ang talakayan sa isyung ito ay nagtagal pa.

Pagtukoy sa lokasyon ng pulong ("Saan?")

Ang lugar ay higit na nakasalalay sa uri ng pagpupulong. Ang isang operational meeting ay inirerekomenda, bilang panuntunan, na gaganapin kung saan matatagpuan ang pangunahing lugar ng trabaho ng mga kalahok nito. Ang isang malaking silid o isang bulwagan ng pagpupulong ay angkop para sa pagdaraos ng mga pulong at pagpupulong ng produksyon. Ang pinakamataas na kinakailangan ay ipinapataw sa lokasyon ng pagpupulong ng problema, habang ang pinakakaraniwan ay dalawang opsyon:

• ang pagpupulong ng problema ay ginaganap 1-2 beses sa isang buwan na may tagal na 2-3 oras sa pagtatapos ng araw ng trabaho sa isang espesyal na itinalagang silid
• ang isang pagpupulong ng problema ay gaganapin isang beses sa isang quarter o kalahating taon bilang isang offsite, na tumatagal ng 2-2.5 araw, at ang lugar ng paghawak nito, bilang panuntunan, ay ang sentro ng libangan ng negosyo (sa mga dayuhang bansa, bilang panuntunan, isang hotel)

Ang mga pangunahing pagkakamali na ginawa kapag tinutukoy ang lokasyon ng pulong:

• masyadong maraming pagpupulong ang ginaganap sa opisina ng amo
• sa panahon ng pagpupulong, ang mga pag-uusap sa telepono ay isinasagawa at natatanggap pa nga ang mga bisita
• ang silid ng pagpupulong ay hindi maayos na nilagyan

Oras ng pulong ("Kailan?")

Ang oras ng pagpupulong ay dapat na tradisyonal. Ang mga paglihis dito ay pinahihintulutan lamang sa mga pambihirang kaso.

Ang pinakaangkop na oras para magsimula ng operational meeting ay ang unang oras pagkatapos ng simula ng araw ng trabaho, isang production meeting at meeting ang pinakamahusay na gaganapin bago ang oras ng tanghalian, at isang problem meeting bago matapos ang araw ng trabaho.

Ang mga pangunahing pagkakamaling nagawa sa pagtatakda at paggamit ng oras ng pagpupulong:

• pagdaraos ng operational meeting kaagad pagkatapos ng simula ng araw ng trabaho
• pulong pagkatapos ng pagtatapos ng araw ng trabaho
• hindi pagsunod sa oras na itinakda para sa pagsisimula ng pulong

Ang mga pagpupulong sa negosyo ay isa sa mga pinaka-epektibong paraan upang maisangkot ang mga empleyado sa proseso ng paggawa ng desisyon, isa sa mga tool para sa pamamahala ng paglahok ng empleyado sa mga gawain ng kanilang yunit o organisasyon sa kabuuan.

Ang pagiging epektibo ng pagpupulong ay dapat na makita bilang isang pamantayang etikal para sa pagtutulungan ng magkakasama, isang makabuluhang pagkilos ng atensyon at paggalang sa mga empleyado mula sa labas ng mga organizer ng pulong, na, sa turn, ay dapat:

malinaw na tukuyin ang pokus at paksa ng pulong;

piliin ang pinakamainam na iskedyul nito (sa kasong ito, ang konsepto ng "mga regulasyon" ay maaaring bigyang-kahulugan nang lubos na malawak, kabilang ang paksa, oras, komposisyon ng mga kalahok sa pagpupulong at ang mga responsable para sa pagdaraos nito);

hindi upang bawasan ang pulong sa solusyon ng mga pribadong isyu na maaaring malutas "sa nagtatrabaho order." Dapat alalahanin na ang isang pulong sa paglilingkod ay, bilang panuntunan, ang gawain ng kolektibong pag-iisip. Samakatuwid, dapat itong tugunan ang mga isyu na nangangailangan ng magkasanib na pagsisikap ng mga intelektwal ng lahat ng kalahok sa pagsasaalang-alang ng isang partikular na problema.

Ang isang pagpupulong na may ganitong paraan ay dapat kilalanin bilang kapaki-pakinabang kung ang opinyon ng karamihan ng mga interesado at karampatang partido ay hindi limitado sa isa sa mga iminungkahing opsyon para sa paglutas ng problema.

Ang pagpupulong sa pagpapatakbo ay nakatuon sa paglilinaw sa kasalukuyang estado ng mga gawain sa organisasyon, isang maikling pagpapalitan ng mga pananaw sa mga merito ng mga isyu na nagmumula sa kurso ng proseso ng produksyon. Bilang karagdagan, maaari itong naglalayong bumuo ng isang pangkalahatang taktika para sa mga aksyon ng iba't ibang mga link ng istraktura ng organisasyon na may kaugnayan sa kasalukuyang mga gawain sa produksyon.

Ang pagpupulong ng problema ay ang pinakamahirap na uri ng pagpupulong. Sa kurso ng naturang pagpupulong, ang isang kolektibong desisyon ay binuo sa mga kumplikadong isyu na nakakaapekto sa pagbabago sa mga functional na gawain ng mga link ng istraktura o ang kanilang pagbagay sa mga bagong direksyon ng mga aktibidad ng organisasyon. Ang isang pagpupulong ng problema ay nakatuon, bilang panuntunan, sa pagbuo ng isang pangkalahatang programa na may mga elemento ng isang diskarte at isang mahabang panahon ng pagpapatupad.

Ang isang medyo karaniwang sitwasyon ay kapag tinalakay ng karamihan ng mga kalahok sa pulong ang ilang "kanilang" tanong, at ang iba pang mga item sa agenda ay wala sa kanilang kakayahan. Ang mga oras ng pagtatrabaho ng mga empleyado ng organisasyon ay hindi epektibong ginagamit kung sila ay mapipilitang dumalo kapag ang lahat ng mga isyu ng pulong ay isinasaalang-alang. Bilang karagdagan, ang pagkakaroon ng "dagdag" na mga tao ay hindi maiiwasang mabawasan ang bisa ng pagtalakay ng mga problema.

Sa kaso ng isang heterogenous agenda, kapag ang mga isyu ng iba't ibang bahagi ng istraktura ng mga organisasyon ay itinaas, inirerekomenda na tanggapin ang prinsipyo ng isang variable na komposisyon ng mga kalahok sa pulong. kasabay nito, ang kahalagahan ng pagtatatag at mahigpit na pagsunod sa mga regulasyon ay tumataas.

Kadalasan, mayroong isang sitwasyon kung saan ang mga indibidwal na empleyado ay iniimbitahan sa isang pulong, ngunit ang kanilang katotohanan ay nakasalalay sa pag-unlad ng talakayan ng isang partikular na isyu. Kasabay nito, hindi alam nang maaga kung hanggang saan ang mga inimbitahang empleyado ay kasangkot sa proseso ng pagpupulong. Ang pamamaraang ito ay nagpapakita ng kawalang-galang sa empleyado, paghamak sa kanyang trabaho. Ang pag-optimize ng komposisyon ng mga kalahok sa pulong ay ang paggamit ng prinsipyo ng "distansya ng telepono" sa empleyado, na ang pakikilahok ay idinidikta ng kurso ng pulong mismo at ang pangangailangan na makakuha ng karagdagang impormasyon mula sa empleyadong ito.

Ang oras ng pagpupulong ng serbisyo ay dapat na planuhin nang maaga at, kung maaari, huwag abalahin ang pangkalahatang ritmo ng organisasyon. Kapag bumubuo ng mga patakaran ng pagpupulong, dapat tandaan ng isa ang tungkol sa mga pamantayan ng organisasyon at sikolohikal ng tagal nito. Ito ay itinatag na ang isang tao ay normal na nakakaunawa ng nakapagtuturo na impormasyon sa loob ng 20 - 30 minuto, ang tagal ng isang pagpupulong ng problema ay hindi dapat lumampas sa isa at kalahating oras. Matapos lumipas ang tinukoy na oras, karamihan sa mga tao ay kapansin-pansing bumababa sa aktibidad ng pag-iisip, ang kakayahang makita at suriin ang papasok na impormasyon.

Ang aktibo at mahusay na kurso ng pagpupulong ay pinadali ng katuparan ng ilang mga kinakailangan para sa kagamitan ng lugar para sa pagdaraos nito. Naturally, dapat itong maluwang na may magandang bentilasyon. Bilang karagdagan, kapag nagbibigay ng isang espesyal na silid na may mga muwebles, ang isa ay dapat na magabayan ng prinsipyo na ang pag-aayos ng isa't isa ng mga kalahok sa panahon ng pulong ay hindi binibigyang-diin ang mga pagkakaiba sa kanilang katayuan sa serbisyo-hierarchical. Sa kasong ito, ang konsepto ng "round table" ay may direkta at matalinghagang kahulugan bilang isang paraan ng pagtiyak ng kadalian ng mutual contact sa pagitan ng mga tao at ang kanilang pinakamainam na spatial arrangement.

Mahalagang gampanan mo nang malinaw ang iyong tungkulin bilang moderator ng pulong. Ang papel nito ay dapat isama ang pagpigil sa mga paglihis sa layunin ng pagpupulong, pagtalakay sa mga hindi nakahandang isyu. Dapat tiyakin ng nagtatanghal na ang mga pamantayang etikal ng pag-uugali ng mga kalahok ay sinusunod, nakakaimpluwensya sa kawastuhan at oryentasyon ng negosyo ng pagtatanghal.