Kas ir vadības ziņojumi? Vienkārši izsakoties, vadības ziņojumi- informācija, ko izmanto vadītāji, un, lai to izmantotu, viņi to lūdz kādam. Piemēram, jūs varat lūgt grāmatvedim vadības ziņojumus. Vai arī viņi paši meklē bankas izrakstos un grāmatvedības programmā. Un tad tas notiek, viņi pārraksta vadības kontus savā piezīmju grāmatiņā un pārrēķina tos kalkulatorā.

Pirmkārt, šāds informācijas kopums (turpmākā vadības ziņošana), tas ir vadības ziņojumi, parādās spontāni: vajadzēja - viņš jautāja. Tad vadītājs uzmin, ka ir nepieciešams izveidot fiksētu veidlapu ziņošanai, kas būtu jājautā aizpildītā formā ar noteiktu biežumu. Tad ar vienu veidlapu kļūst par maz, parādās vairākas, un tās aizpilda dažādi cilvēki... Tad vadītājs sāk "klīst" trīsdesmit dažādās tabulās, kur vieni un tie paši dati, piemēram, pārdošana pa reģioniem, ir ierakstīti citā secībā un kaut kādu iemeslu dēļ dažādas nozīmes, iemet visu grozā, un sauc grāmatvedi: "Padariet man vienu formu, bet lai tas būtu skaidrs!" Un ... stāsts par vadības pārskatu izveidi sākas no jauna.

Kā padarīt iekšējās vadības ziņošanu ērtu, aktuālu un uzticamu? Vienkārši nedomājiet, ka tas ir viegli. Vadības pārskatu izstrāde ir organizatorisks, nevis ekonomisks uzdevums, un tai nepieciešama sistemātiska pieeja.

Vadības ziņošana soli pa solim

Lai pareizi sastādītu vadības ziņojumus, jums jāveic šādas darbības.

1. Izveidojiet sarakstu ar cilvēkiem, kuriem jāizmanto vadības ziņojumi.

Piemēram: izpilddirektors, komercdirektors, pārdošanas vadītāji, OMTS vadītājs - viņiem visiem kādreiz būs nepieciešami vadības ziņojumi.

2. Apkopojiet esošos pārvaldības kontus, kādi tie ir. Ja finanšu pārskati tiek izmantoti pārvaldības nolūkos (direktors apzinās apgrozījumu pēc iespējas labāk), iekļaujiet to komplektā.

Kā dažādu pārskatu piemērus ņemsim: pārdošanas pārskatu pa filiālēm, 10. konta analīzi pēc apakškontona, pārskatu par kārtējiem maksājumiem (apkopojis ekonomists programmā Excel), pārskatu par debitoru parādiem (veic galvenā grāmatveža vietnieks) utt.

3. Izveidojiet matricu vadības ziņojumiem: pārskatu lietotāji / pārskatu veidi krustojumā uzraksta, ko tieši katrs lietotājs aplūko pārskatā (burtiski kur viņš skatās, kurā šūnā, pie kāda rezultāta - lai atrastu bezjēdzīgu informāciju vai informāciju neērtā formā, kad pārskata lietotājs kalkulatorā atstāsta ko citu). Ir arī jāapkopo mūsu pārskatu vēlmju saraksts: uzdodiet jautājumus un pierakstiet, kas trūkst cilvēkiem esošajos ziņojumos. Ja uzņēmumam ir rādītāji, kas tiek izmantoti kā mērķi un kontrole, t.i. pēc kura tiek vērtēti darbinieki un pēc kura īpašnieks kontrolē izpilddirektoru, tad obligāti jāiekļauj tie tabulā to pārskatu šūnās, no kurām ņemtas viņu vērtības. Šis punkts ir svarīgs vadības pārskatu sagatavošanā.

Piemēram:

Šajā posmā jūs iegūstat attēlu "kā ir", no tā jums jāizvelk viss racionālais, lai jaunajā vadības ziņojumā būtu viss iepriekš lietotais.

4. Izveidojiet vadības ienākumu un izdevumu klasifikatoru (BDR), naudas plūsmu (BDDS), ieguldījumu budžetu un posteņus apgrozījuma uzskaitei starp bilances posteņiem. Klasifikatora paraugu var atrast šeit.

5. Turklāt, lai izveidotu vadības ziņojumus, ir jāizlemj, kādas citas analītiskās atsauces grāmatas ir nepieciešamas, lai sagatavotu vadības ziņojumus. Piemēram, aplūkojot iepriekš minēto tabulu, jūs varat uzreiz teikt, ka pārskatu izstrādei būs nepieciešami departamentu (filiāļu), reģionu, preču grupu, pārdošanas vadītāju katalogi un, iespējams, vairāk izmaksu posteņu un darījumu partneru. Skaidras naudas pārskatiem (naudas pārvaldības ziņojumiem) analīze parasti ir nepieciešama līdzekļu glabāšanas vietām: norēķinu kontiem, kasēm, grāmatvežiem. Šie katalogi ir vai nu jāņem no esošajām datu bāzēm (piemēram, darījumu partneru direktoriju var ņemt no grāmatvedības datubāzes), vai arī tie jāapkopo pašam un jāsaskaņo ar visiem, kas izmanto ziņošanu šāda direktorija kontekstā. Sastādot vadības ziņojumus, ieteicams pievērst uzmanību arī šim punktam.

6. Turklāt, lai izveidotu vadības ziņojumus, jums ir jāizveido galvenās pārskatu veidlapas: BDR, BDDS, Bilance. Pārliecinieties, vai pārskatos ir ietverta informācija, ko vadītāji izmantoja iepriekš. Sastādiet šīs veidlapas uz reāliem datiem. Ja vadības pārskatu veidlapas tiek veidotas programmā Excel, nekavējoties iekļaujiet šajā veidlapā nepieciešamo analīzi, piemēram, parādiet reģionus vai produktu grupas pēc apgrozījuma vienības un veidojiet slejas pa mēnešiem. Ja vadības atskaišu veidlapas tiek veidotas programmā "Biznesa plānošana", tad pietiek aizpildīt uzziņu grāmatu "Budžeta veidlapas" un pārbaudīt, vai pārskatā ir visu nepieciešamo analīžu sadalījums. Ziņojumu piemērus (vadības ziņojumus) var apskatīt šeit.

7. Izveidojiet pārējos vadības pārskatu veidus, pamatojoties uz apgrozījuma rakstiem un analītiskajām atsaucēm. Pirmkārt, lai izveidotu vadības ziņojumus, ir jāizveido veidlapas, kas ir līdzīgas tām, kuras jau tiek izmantotas uzņēmumā. Pēc tam apskatiet līdzīgu uzņēmumu materiālus, apskatiet apkopoto lietotāju "vēlmju sarakstu" un piedāvājiet papildu vadības pārskatu veidus.

8. Pievienojiet formulām un aprēķinātajām vērtībām ģenerētajiem pārskatiem. Šajā posmā mūsu vadības ziņojumi jau sāk iegūt atbilstošu vadības pārskatu formu.

9. Izveidojiet (vai aizpildiet) vadības pārskatu veidlapas ar reāliem datiem par to pašu mēnesi. Saskaņojiet aizpildītās veidlapas ar darbuzņēmējiem, kuri iepriekš sagatavoja vadības ziņojumus.

10. Saskaņojiet pabeigtos ziņojumus ar lietotājiem saskaņā ar 1. punkta sarakstu. Process var būt iteratīvs, t.i. vadības ziņojumi būs jāaizpilda saskaņā ar komentāriem.

Vadības ziņojumi, kāds ir rezultāts?

Jūs būsiet pārsteigti, cik ātri cilvēki pierod pie ērtām formām, pēc nedēļas neviens vairs neatceras, kā tas bija agrāk. Bet tas ir, ja viņiem ir ērti. Ja vadītājs joprojām kaut ko stāsta piezīmjdatorā vai zvana un jautā, ko nozīmē noteikta rindiņa, vai salīdzina dažādu tabulu dublikātu - turpiniet darbu, vadības ziņošanas sistēma vēl nav izstrādāta.

Tādējādi vadības ziņojumi tiek sagatavoti pakāpeniski. Sastādot vadības ziņojumus, katrā posmā ir svarīgi uzraudzīt ziņojumu aizpildīšanas pareizību. Rūpīgi izpildot visus "uzdevumus", vadības ziņojumi tiks sagatavoti kompetenti.

Vadības ziņojumi ir dokuments, kas atspoguļo galvenos uzņēmuma veiktos procesus. Turklāt katrai organizācijai ir tiesības patstāvīgi noteikt konkrētus šāda dokumenta elementus. Galvenokārt ziņošana ir vērsta uz tās lietotājiem, un saturs ir atkarīgs no viņu prasībām un interesēm.

Tomēr, tāpat kā jebkura dokumenta sagatavošanā uzņēmumā, ir pamatprincipi, uz kuriem balstās vadības ziņojumi. Pirmkārt, tam jāatbilst vienkāršības principam. Jums nevajadzētu pārslogot dokumentu ar nevajadzīgu un nevajadzīgu informāciju konkrētam lietotājam; ir vērts iekļaut tikai svarīgus rādītājus. Turklāt būtu skaidri jānosaka tā izmērs, piemēram, viens A3. Tas arī palīdzēs jums izvēlēties interesantākos un informatīvākos faktus. Bet galvenais: vadības ziņojumiem ir jāievēro efektivitātes princips, tas ir, tā saturam jāļauj lietotājam veikt efektīvus pasākumus, lai uzlabotu organizācijas darbību. Vienkārši sakot, sniegtajai informācijai jābūt savlaicīgai.

Šāda dokumenta regulāra sagatavošana ļaus vadītājam būt pārliecinātam par uzņēmuma turpmākās darbības efektivitāti, jo personāls rīkosies saskaņā ar izstrādātajām vadlīnijām. Turklāt speciālistam ir pienākums noteiktā termiņā pabeigt visu darbu pie ziņojuma aizpildīšanas. Tajā pašā laikā visai informācijai jābūt saprotamai konkrētas saites pārvaldniekam, kurai tā ir paredzēta. Pareizi izpildīts un kompetenti sastādīts vadības ziņojums pilnībā atspoguļo uzņēmuma darbību un neizraisa papildu jautājumus.

Tā kā uzņēmuma vadības personāls pats var noteikt šī dokumenta saturu, arī tā prezentācijas forma tiek izvēlēta pēc saviem ieskatiem. Parasti ir trīs informācijas parādīšanas veidi: grafiskais, tekstuālais un tabulas veidā. Parasti speciālists paļaujas uz lietotāju. Piemēram, grāmatvedim ērtākais un saprotamākais būs tabulas pārskats, un visus grozījumus un paskaidrojumus var sniegt teksta piezīmes veidā. Lai gan investoram vai analītiskās nodaļas darbiniekam ir vieglāk novērtēt situāciju, izmantojot grafikus.

Atsevišķi es gribētu runāt par ziņojumu iesniegšanas laiku, jo šis faktors nosaka tā atbilstību un līdz ar to arī lēmumu savlaicīgumu. Tātad parasti izmanto sadalījumu īstermiņa un vidēja termiņa ziņojumos, ir arī periodiski ziņojumi. Pēdējais ietver tādu rādītāju parādīšanu, kas ļauj ilgstoši attīstīt konkrētas darbības, tas ir, noteikt uzņēmuma stratēģiskos mērķus.

Dokuments, kas vispilnīgāk atspoguļo uzņēmuma dinamiku, tiek uzskatīts par īstermiņa vadības ziņojumiem. Tā piemērs ir ikdienas un iknedēļas rādītāju apkopojums, uz kuru pamata tiek izstrādāti īpaši pasākumi nākamajam periodam. Galvenie lietotāji šajā līmenī ir vidējā līmeņa vadītāji.

Vidēja termiņa vadības ziņojumi tiek sagatavoti katru mēnesi. Tajā ir ne tikai rādītāji par pagājušo periodu, bet arī prognozētās vērtības. turpmākās aktivitātes... Tas tiek sniegts galvenokārt vadības komandai, jo tieši viņi var izlemt par nepieciešamību ieviest dažus pielāgojumus šajā dokumentā. Šis dokuments var sniegt būtisku palīdzību uzņēmumam un noteikti pozitīvi ietekmēt Galu galā vadītāji un vadītāji redz ko gaidīt no nākamā perioda, saglabājot savas iepriekšējās pozīcijas.

Dmitrijs Rjabihs Alt-Invest LLC, Maskava, ģenerāldirektors

Uz kādiem jautājumiem jūs varat atrast atbildes šajā rakstā?

• Kāda ir atšķirība starp finanšu un vadības ziņošanu no grāmatvedības.
• Kādus praktiskus secinājumus var izdarīt, analizējot pārdošanas rentabilitāti
• Kādi vadības pārskatu rādītāji būtu jāzina izpilddirektoram
• Kam potenciālie investori pievērš uzmanību

Ir trīs veidu uzņēmumu pārskati: grāmatvedība (nodokļi), finanses un vadība. Izdomāsim, kādas ir katra no tām iezīmes.

Grāmatvedības (nodokļu) pārskati visi ir Krievijas uzņēmumi. Šie pārskati ietver "Bilanci", "Peļņas un zaudējumu aprēķinu", nodokļu deklarācijas un vairākas citas veidlapas. Tas ir interesanti ar to, ka to pārbauda valsts iestādes, tāpēc grāmatvedības pārskati ir pirmā lieta, ko jūsu kreditori vai uzņēmuma partneri vēlēsies izpētīt. Tomēr, ja jūsu uzņēmums savā darbā izmanto pelēkās shēmas, ziņošanas dati tiks sagrozīti, un jūs, visticamāk, nevarēsit adekvāti novērtēt situāciju uzņēmumā. Tāpēc uzņēmumam ir jābūt vai nu finanšu un vadības ziņojumiem, vai vienkārši vadībai.

Finanšu pārskati var izskatīties pēc grāmatvedības (nodokļu). Tomēr finanšu pārskatiem ir būtiska atšķirība. Tas ir sastādīts nevis tādēļ, lai nodrošinātu atbilstību tiesību aktiem un optimizētu nodokļus, bet koncentrējoties uz visprecīzāko reālo finanšu procesu atspoguļojumu uzņēmējdarbībā. Tas, piemēram, attiecas uz saistību uzskaiti, izmaksu norakstīšanu, nolietojumu, pamatkapitāla novērtēšanu.

Vadības ziņošana koncentrējas uz uzņēmuma iekšējiem aspektiem. Piemēram, tie var būt jebkuri ražošanas dati (šādu vadības pārskatu jums var sagatavot ražošanas direktors), informācija par darbu ar parādniekiem un kreditoriem, dati par krājumiem un līdzīgi skaitļi. Bez pārdomām pilnīgs attēls bizness, vadības ziņojumi labs pamats mērķu izvirzīšanai un to sasniegšanas uzraudzībai. Īpaši svarīgi ir sastādīt vadības ziņojumus mazos un vidējos uzņēmumos, kuri neveic visus datus oficiāli. Faktiski, tikai vadoties pēc vadības ziņojumiem, jūs varēsit novērtēt reālā situācija uzņēmuma lietas (skatīt arī Divi principi darbam ar jebkuru ziņojumu).

Finanšu pārskatu galvenie rādītāji

Finanšu pārskatus parasti sagatavo lieli uzņēmumi. Tajā pašā laikā viņi vadās pēc Starptautiskie standarti finanšu pārskati (SFPS) vai Amerikas GAAP. Mazo un vidējo uzņēmumu vadītājiem iesaku veidot turpmāk aprakstītos rādītājus, vismaz vadības pārskatu ietvaros. Šo darbu varat uzticēt finanšu direktoram vai galvenajam grāmatvedim.

1. Pārdošanas rentabilitāte. to vissvarīgākais rādītājs, vispirms viņam jāpievērš uzmanība. Pārdošanas atdeve, tas ir, attiecība tīrā peļņa uz apgrozījumu, viņi nekad neaprēķina, pamatojoties uz finanšu pārskatiem, tas ir finanšu pārskats, kas šeit ir vajadzīgs. Ja tā nav, jums jāanalizē vadības ziņojumi. Peļņas normu pieaugums ir laba lieta, bet kritums norāda uz problēmām. Atdeves likmi parasti nosaka pats uzņēmums; tā vērtība ir atkarīga no tirgus sektora, izvēlētās stratēģijas un vairākiem citiem faktoriem.

Augsta rentabilitāte ir signāls, ka uzņēmums var daudz brīvāk ieguldīt ilgtermiņa projektos un tērēt naudu biznesa attīstībai un konkurētspējai. Panākumi ir jāattīsta un jānostiprina. Zemas rentabilitātes gadījumā ir jānosaka pasākumu kopums, kuru mērķis ir vai nu palielināt pārdošanas apjomu, vai samazināt izmaksas. Vai arī mēģiniet ietekmēt gan pārdošanu, gan izmaksas. Piemēram, jūs varat samazināt ieguldījumus ilgtermiņa projektos, mēģināt atbrīvoties no neražošanas izmaksām.

2. Apgrozāmie līdzekļi. Jūs varat analizēt apgrozāmos līdzekļus, pamatojoties uz finanšu pārskatiem un grāmatvedības pārskatiem. Tomēr secinājumi būs atšķirīgi. Finanšu pārskatos tiek novērtēta faktiskā apgrozāmā kapitāla pārvaldības kvalitāte. Analīze ietver pētījumu par visbiežāk sastopamajiem rādītājiem:

• krājumu apgrozījums (atspoguļo krājumu pārdošanas ātrumu, savukārt liels krājumu apgrozījums palielina prasības materiālu piegādes stabilitātei un var ietekmēt uzņēmējdarbības stabilitāti);
• debitoru parādu apgrozījums (parāda vidējo laiku, kas nepieciešams šī parāda piedziņai, attiecīgi, zema koeficienta vērtība var liecināt par grūtībām līdzekļu iekasēšanā);
• kreditoru parādu apgrozījums.

Krājumi un debitoru parādi ir līdzekļi, kas iesaldēti uzņēmuma pašreizējos biznesa procesos. Ja tie ir lieli, uzņēmums kļūs neaktīvs, nesīs akcionāriem nelielu peļņu un prasīs aizdevumus. Bet, no otras puses, krājumu samazināšanās var apdraudēt ražošanu vai tirdzniecību, un stingras prasības parādniekiem ietekmēs jūsu uzņēmuma pievilcību potenciālajiem klientiem. Katram uzņēmumam pašam jānosaka optimālās rādītāju vērtības un starp finanšu pārvaldības uzdevumiem, kas jāinteresē ģenerāldirektoram, nevis pēdējā vieta tiks ieņemta, regulāri uzraugot apgrozāmā kapitāla līmeni.

Kreditoru parādi ar palielinājumu var dot bezmaksas avots finansējumu. Bet, tāpat kā debitoru parādos, to nevar vienkārši palielināt - tas ietekmēs uzņēmuma likviditāti un maksātspēju. Arī šeit jums vajadzētu noteikt optimālo vērtību, pēc kuras tiekties.

Apgrozāmā kapitāla posteņu analīze, pamatojoties uz finanšu pārskatiem (jo īpaši bilances II sadaļa "Apgrozāmie līdzekļi"), parādīs, piemēram, cik labi darbplūsma ir izveidota uzņēmumā. Lai to izdarītu, salīdziniet apgrozījumu bilancē ar apgrozījumu, kas aprēķināts saskaņā ar finanšu vai vadības pārskatu datiem, kā arī ar savu. optimālās vērtības... Ja dati atšķiras, tas nozīmē, ka ne visi finanšu dokumenti nonāk grāmatvedības nodaļā. Tāpēc grāmatvedības kontos un attiecīgi arī bilancē sāk uzkrāties neeksistējošas rezerves, aktīvi un saistības. Piemēram, dažas izmaksas jau ir norakstītas ražošanai, bet bilancē tās joprojām ir uzskaitītas postenī "Krājumi". Šādu "atkritumu" izskats arī norāda, ka jūsu uzņēmums uzņemas nevajadzīgus nodokļu riskus, kā arī neizmanto likumīgas iespējas samazināt nodokļu maksājumus.

3. Aktīvi un saistības... Šīs īpašības nosaka finansiālā pozīcija uzņēmumi gadā ilgtermiņa... Operatīvajā vadībā šie rādītāji jāuzrauga finanšu dienestiem. Bet jums ir arī noderīgi periodiski uzdot vairākus jautājumus no šīs jomas:

• Vai uzņēmumam ir pietiekami daudz pamatlīdzekļu? Vai tie tiek saglabāti jaunajā stāvoklī? To ir samērā viegli pārbaudīt. Ikgadējiem ieguldījumiem aprīkojumā un transportā jābūt ne mazākam par īpašuma nolietojumu (un parasti vairāk par 20–30%, lai kompensētu inflāciju).
• Kas ir kopējā summa uzņēmuma saistības? Kāda ir saistību daļa uzņēmuma aktīvos? Cik gada apgrozījums sedz saistības?
• Kāda ir procentus nesošā parāda daļa (banku aizdevumi un citas saistības, kurām nepieciešami fiksēti procentu maksājumi)? Cik gada ienākumi sedz procentu maksājumus?

Pretējā gadījumā jūs varat atstāt finanšu pārskatus analīzei CFO.

Vadības ziņošana

Ja finanšu un grāmatvedības pārskati ir veidoti saskaņā ar vienotiem noteikumiem un aptver visas uzņēmuma darbības, tad vadības ziņojumi ir individuāli un, kā likums, koncentrējas uz noteiktiem darba aspektiem. Starp izpilddirektora pētītajiem vadības ziņojumiem visbiežāk ir:

1. Ziņot par ražošanas rādītāji, tas ir, darba fiziskais apjoms. Šī pārskata saturs ir ļoti atkarīgs no uzņēmējdarbības veida. Ja šis rūpnieciskā ražošana, tad pārskatā ir norādīts saražoto un klientiem nosūtīto vienību skaits. Tirdzniecībā tas var būt vai nu pārdošanas apjomi naudas izteiksmē, vai galveno produktu fiziskie pārdošanas apjomi. Projektu biznesā šāds ziņojums var tikt balstīts uz grafikiem darba plānu īstenošanai.

2. Ieņēmumu un izmaksu struktūras analīze. Pārskatā var iekļaut pārdoto produktu izmaksas un pārdošanas rentabilitāti, vai arī tas var atspoguļot tikai situāciju kopumā. Ģenerāldirektora uzdevums, izpētot šos pārskatus, ir redzēt nepamatoti pieaugošos izdevumu posteņus, kā arī konstatēt, ka dažus pakalpojumus vai produktus uzņēmums sāk pārdot sev ar zaudējumiem. Attiecīgi izmaksu struktūra tiek izvēlēta tā, lai uz tās pamata būtu viegli formulēt risināmos uzdevumus. Ļoti izplatīta iespēja ir strukturēt visas izmaksas gan pēc posteņa, gan pēc izcelsmes vietas (nodaļas, filiāles utt.).

Apkoposim visu iepriekš minēto vienā plānā, saskaņā ar kuru ģenerāldirektors var veidot savu darbu ar ziņošanu. Šo plānu varat pielāgot atbilstoši sava uzņēmuma specifikai. Tomēr iesākumam varat to izmantot bez izmaiņām (sk. tabula).

Tabula. Kādi ziņošanas rādītāji būtu jāizpēta izpilddirektoram

Uzņēmums aizdevēja vai investora acīm

Pēdējais finanšu analīzes elements, ko varat veikt, ir uzņēmuma novērtēšana no akcionāru un kreditoru viedokļa. Labāk to darīt, pamatojoties uz finanšu pārskatiem, jo ​​banka izmantos tieši šos pārskatus. Vienkāršākais variants novērtējumi ietver:

• uzņēmuma kredītreitinga aprēķins, izmantojot vienas no bankām metodiku;
• biznesa vērtības aprēķins. Viens no aprēķinu veidiem ir salīdzināšana ar citiem uzņēmumiem. Šajā gadījumā tiek noteikts viens vai divi galvenie "vērtības virzītāji" un tiem aprēķināti tirgus koeficienti.

Šo metriku aprēķināšana no nulles var būt neērta. Bet, iekļaujot tos finanšu pakalpojumu sniegtajā standarta pārskatu komplektā, jūsu acu priekšā būs labs attēls, kas atspoguļos stratēģisku priekšstatu par uzņēmuma stāvokli.

Ir zināms, ka uzņēmumam, kas sadarbojas ar labu banku vai investoru, bieži ir stabils finansiālais stāvoklis... Cita starpā tas ir saistīts ar faktu, ka tās darbības tiek regulāri uzraudzītas, pamatojoties uz objektīviem ziņošanas datiem, un novirzes no ieteicamajiem rādītājiem izraisa ieguldītāja skarbu reakciju. Jebkurš uzņēmums var sasniegt līdzīgu rezultātu. Bet, lai to izdarītu, savos spriedumos un rīkojumos biežāk jāpaļaujas uz finanšu un vadības pārskatu datiem.

Divi principi darbam ar jebkuru ziņojumu

1. Neviens ziņojums nav ideāls vai universāls. Daži aspekti tiek atspoguļoti sliktāk, citi - labāk. Tāpēc ir svarīgi saprast, kas bija vissvarīgākais, sagatavojot jūsu pētāmo ziņojumu, un koncentrēties tikai uz to. Parasti no katra pārskata jūs varēsiet iegūt divus vai trīs rādītājus, kas tajā ir visprecīzāk atspoguļoti, tāpēc analīzei neizbēgami būs jāstrādā ar dažādiem datu avotiem.

2. Uzziniet tikai to, ko varat kontrolēt. Ja, pamatojoties uz kādu ziņojumu, jūs neplānojat izvirzīt mērķus saviem padotajiem, tad šis ziņojums var būt interesants, taču tas nav tieši saistīts ar uzņēmuma vadību. Labāk to nolikt malā. Īpaši svarīgi ir ziņojumi, kurus var tieši izmantot uzņēmuma stratēģiskiem vai taktiskiem mērķiem un ar kuriem ir iespējams aprēķināt šo mērķu sasniegšanas pakāpi.

Saskaņā ar likumu Krievijas uzņēmumi veic grāmatvedības uzskaiti un sagatavo pārskatus. Bet standarta grāmatvedībā nav nepieciešama informācija efektīva vadība Bizness.

Cienījamie lasītāji! Rakstā runāts par tipiski veidi risinot juridiskus jautājumus, taču katrs gadījums ir individuāls. Ja vēlaties zināt, kā atrisini savu problēmu- sazinieties ar konsultantu:

PIETEIKUMI UN Zvani tiek pieņemti visu diennakti un BEZ DIENĀM.

Tas ir ātri un PAR BRĪVU!

Kā tiek sagatavoti vadības konti un ko tie ietver? Krievijā uzņēmumiem ir jāiesniedz pārvaldes iestādēm dažādi veidi ziņošana.

Jo īpaši grāmatvedības pārskati tiek iesniegti bez šaubām. Šie dokumenti satur finanšu darbības rādītājus un ir nepieciešami nodokļu vajadzībām.

Bet turklāt tiek veidoti uzņēmumi un vadības konti. Tas nav jāiesniedz valdības aģentūrām, bet ir būtiski pašam uzņēmumam. Kas ir vadības ziņojumi Krievijā un ko tie ietver?

Vispārīgi punkti

Vadības ziņošana atšķiras no citiem pārskatu veidiem - grāmatvedības un finanšu. Galvenā atšķirība ir metodoloģija.

Ja finanšu pārskatu veidi ietver statistikas datu vākšanu par kapitāla apgrozījumu, tad vadības ziņojumos šādi dati tiek ne tikai parādīti, bet arī interpretēti.

Šādu ziņojumu izpēte ļauj ne tikai iepazīties ar rādītājiem, bet arī saprast to nozīmi.

Vadības pārskatu analīze liecina, ka tas rada augstu rentabilitāti ražošanā daži veidi produktiem vai, gluži pretēji, kāds ir iemesls nelieli ieņēmumi un no kurienes nāk lielās izmaksas.

Pamatojoties uz finanšu rādītāju interpretāciju, uzņēmuma vadība var uzņemties vairāk pareizi lēmumi plānošanas pēcpārbaudes.

Tieši vadības pārskatu savlaicīga sagatavošana ļauj mums noteikt biznesa procesu laika zonas ar nepietiekamu efektivitāti. Vadības ziņošana ir būtiska biznesa plānošanas sastāvdaļa.

Galvenais vadības pārskatu rādītājs ir uzņēmuma vērtība, kas ir atkarīga no pārdošanas apjomiem, tīrajiem ienākumiem, rezervēm utt.

Izveidojot pārskatus, tiek ņemti vērā ražošanas izmaksu rādītāji. Darbību rezultātu uzskaite, darba ražīguma līmenis.

Bet viņi arī pievērš lielu uzmanību nefinanšu rādītājiem - pircēju skaitam, klientu struktūrai un līdzīgiem datiem.

Tas ir, vadības ziņojumi ļauj kopīgi novērtēt finanšu un nefinanšu rādītājus.

Tas veicina visaptverošu uzņēmējdarbības rezultātu analīzi, jo ne tikai finanšu rādītāji atspoguļo uzņēmējdarbības attīstību.

Kas tas ir

Pats nosaukums "vadības" ziņošana norāda uz šīs dokumentācijas mērķi.

Pārskatu saturs parasti ir pielāgots konkrētiem vadītājiem, kuriem tiek sastādīti dokumenti.

Piemēram, izpilddirektoram ir svarīgi sniegt datus par ražošanas izmaksām, nepabeigto darbu raksturojumu, ražošanas apjomiem, izejvielu un krājumu krājumiem.

Iesniedzot pārskatus direktora vietniekam pārdošanas jautājumos, tajā ir iekļauta informācija par pārdošanas struktūru, produktu nosūtīšanas dinamiku, piegādes apjomu un ieviešanas izmaksām.

Finanšu direktoru interesē dati par uzņēmuma budžetu, izmaksām, peļņu un zaudējumiem un kreditoru parādiem.

Nepieciešams, lai nepareizi aprēķinātu risinājumus risinājumu ieviešanai vadības līmenī. Pamatojoties uz sniegto informāciju, jūs varat analizēt veiktās darbības un atrast nepareizus aprēķinus, plānojot nākamos attīstības posmus.

Vairumā gadījumu vadības ziņojumi papildina grāmatvedības un finanšu pārskatus, lai iegūtu datus, kas nepieciešami uzlabojumiem.

Tāpēc papildus finanšu rādītājiem šajos pārskatos ir ietverta arī nefinanšu informācija, kas ir svarīga vadības lēmumu pieņemšanai.

Vadības ziņojumu galvenais mērķis ir identificēt un novērst nepilnības, kas kavē veiksmīgu attīstību.

Veidošanās principi

Vadības pārskatu sagatavošana ir nesaraujami saistīta ar budžeta veidošanas procesiem, un patiesībā tas ir viens un tas pats process, jo tas ir saistīts ar budžeta izpildes kontroli.

Vadības pārskatu veidošanas pamati ir balstīti uz šādiem principiem:

Analizējot vadības ziņojumus, tiek izmantoti tie paši principi kā grāmatvedības ziņojumiem. Analizējiet bilances struktūru, izmaksu sastāvu, rentabilitāti, likviditāti, atbilstību plānam.

Būtiska atšķirība vadības ziņojumos ir tās biežums.

Ja grāmatvedība tiek apkopota un analizēta reizi ceturksnī, tad vadības ziņojumus raksturo īsāki intervāli. Tas ļauj reālā laikā reaģēt uz tirgus izmaiņām.

Likumdošanas regulējums

Normatīvais regulējums, kas saistīts ar vadības pārskatu veidošanu, ir nesaraujami saistīts ar grāmatvedības likumdošanas normām.

Tas daļēji apstiprina metodoloģiskās attiecības starp vadību un grāmatvedību, kuras pamatā ir izmantoto grāmatvedības metožu un ziņošanas principu vienotība.

Tajā pašā laikā attiecībā uz vadības grāmatvedību varat izmantot daudzu citu standartu noteikumus.

Sistēma pašlaik ir normatīvie dokumenti, kas tieši vai netieši regulē vadības grāmatvedību, var attēlot četros līmeņos:

Vadības pārskatu piemēri un to saturs

Krievijas ekonomikā vadības ziņojumi tiek veidoti pēc šāda algoritma:

Tiešā ziņošana ir saistīta ar divu problēmu grupu risinājumu. Pirmais ir nepieciešamo digitālo rādītāju apkopošana.

Avots ir grāmatvedības dokumenti, kas atspoguļo visus aktīvus un darījumus. Otrais ir savākto datu interpretācija, kas ir atkarīga no tā, par ko tiek ziņots.

Var būt nepieciešama sīka informācija vai kodolīga skaitļu prezentācija.

Kādas formas tiek ņemtas

Vadības ziņošana ir neoficiāla, tāpēc tās formas nav reglamentētas ar likumu.

Nepieciešamās veidlapas organizācija var izstrādāt atbilstoši struktūras piemērotībai. Piemēram, finanšu direktoram var būt ērtāk saņemt tabulas ziņojumus, bet īpašniekam - grafikus ar izaugsmes vizuālajiem rādītājiem.

Dažos gadījumos tiek izmantotas pārskatu veidlapas, kas ir līdzīgas tām, kuras tiek izmantotas grāmatvedības un finanšu pārskatu sniegšanai.

Vadības ziņojumos ietilpst šādas pamatformas:

Paraugu uzpildīšana

Sastādot ziņošanas veidlapas, ir svarīgi pārbaudīt, vai tajās ir nepieciešamā informācija. Attiecīgi veidlapas ir balstītas uz reāliem datiem.

Sākotnēji viņi sagatavo ziņojumus, pamatojoties uz organizācijā pieņemtajām veidlapām. Pēc tam tiek pārbaudītas aizpildītās veidlapas, vai ir pieejami nepieciešamie dati, un, ja nepieciešams, tās papildina, izstrādājot papildu veidlapas.

Veidlapas tiek aizpildītas tikai ar reāliem datiem par to pašu mēnesi. Aizpildītās veidlapas tiek saskaņotas ar ziņojuma adresātiem.

Šajā gadījumā var būt nepieciešams veikt labojumus un papildinājumus. Tas ir, nav nepārprotamu formu, kas tiek izmantotas vadības ziņošanai.

Ir tikai daži vispārīgi paraugi, kurus uzņēmumam ir tiesības mainīt, jo tas ir ērtāk vadības darbību analīzei.

Ir iespējama vadības līdzsvara forma. Ir pieejams analītiskās vadības bilances paraugs.

Kādā laika posmā tas tiek sniegts

Biežums ir svarīgs vadības atskaišu parametrs. Parasti vadības grāmatvedības veidlapas ir biežāk nekā grāmatvedība.

Galvenie ziņojumu veidi tiek sagatavoti katru mēnesi. Par dažiem rādītājiem (naudas plūsma, pārdošanas apjomi utt.) Pārskatus var sagatavot biežāk - reizi ceturksnī, nedēļā, dienā.

Video: uzņēmuma vadības ziņojumi

Gatavojot pārskatus, ir ļoti svarīgi, lai informācija par uzņēmuma darbību netiktu novecojusi. Dati jāsniedz ne vēlāk kā pirms nedēļas.

Daži rādītāji ir jāatjaunina vēl biežāk. Tāpat daži rādītāji nav jāatjaunina tik bieži, un tie var tikt sniegti retāk.

Parasti vadības ziņojumu iesniegšanas biežums tiek apspriests ar ziņojuma saņēmēju.

Atkarībā no nepieciešamības pēc rādītāju analīzes biežuma tiek noteikts nodrošinājuma biežums.

Nianses, veicot revīziju

Ziņošanas jēdziens un veidi Informācijas loma mūsdienu biznesa pasaulē nepārtraukti pieaug. Pārskatu sniegšana ir grāmatvedības procesa pēdējais posms, tāpēc tajā ietilpst kopsavilkumi, kas iegūti, pienācīgi apstrādājot pašreizējos grāmatvedības datus. Iekšējos ziņojumus nosaka nepieciešamība pārvaldīt organizāciju. Vadības ziņošanas mērķis ir apmierināt organizācijas vadības informācijas vajadzības, nodrošinot izmaksu un fiziskos rādītājus ...

Ja šis darbs jums nebija piemērots lapas apakšā, ir saraksts ar līdzīgiem darbiem. Varat arī izmantot meklēšanas pogu

Temats: U vadības ziņojumi

1. Ziņošanas jēdziens un veidi

Informācijas loma mūsdienu biznesa pasaulē nepārtraukti pieaug. V uzņēmējdarbību uzņēmējdarbības panākumi, kas izteikti peļņā, ir atkarīgi no izmantotās ekonomiskās informācijas kvalitātes. Lai pieņemtu pamatotus lēmumus par ieguldījumiem, izvēlētos klientus, piegādātājus un citus biznesa partnerus, ir nepieciešama pilnīga un uzticama informācija. Uzņēmuma vadības sistēmā departamentu iekšējā ziņošana ir vissvarīgākais kontroles instruments, kas atspoguļo sistematizētu un vispārinātu informāciju.

Pārskats tiek saprasts kā saņemtā informācija, kas sniegta lietotājam pieņemamā formā. Pārskats atspoguļo noteiktu informācijas apjomu, kas satur tikai lietotājam nepieciešamo informāciju, kas ir sagrupēta ērtākajā veidā.

Ziņošana ir savstarpēji saistītu rādītāju sistēma, kas raksturo organizācijas vai tās nodaļu darbības apstākļus un rezultātus pēdējā periodā. Pārskatu sniegšana ir grāmatvedības procesa pēdējais posms, tāpēc tajā ietilpst kopsavilkumi, kas iegūti, pienācīgi apstrādājot pašreizējos grāmatvedības datus. Ziņošana ir galvenais informācijas avots, ko izmanto analīzei un vadības lēmumu pieņemšanai.

Praksē izmantotie ziņojumi ir sadalīti veidos pēc šādiem kritērijiem:

• pēc ziņojumā sniegtās informācijas apjoma;
• apkopošanas nolūkā;
• pēc prezentācijas biežuma.

Pēc sniegtās informācijas apjoma tiek izdalīti privāti un vispārīgi ziņojumi. Privātā atskaite satur informāciju par jebkuras organizācijas struktūrvienības darbību vai atsevišķām tās darbības jomām, vai par filiāļu darbību. Vispārējā ziņošana raksturo organizācijas rezultātus kopumā.

Atkarībā no no sastādīšanas mērķiempietūkums var būt ārējs un iekšējs. Ārējie ziņojumi kalpo kā līdzeklis, lai informētu lietotājus par organizācijas darbību, ienesīgumu un īpašuma stāvokli. Iekšējos ziņojumus nosaka nepieciešamība pārvaldīt organizāciju.

Atkarībā no pārskata perioda ir periodiski un reizi gadā. Pārskati, kas tiek apkopoti regulāri (nedēļa, desmitgade, mēnesis, ceturksnis, seši mēneši), ir periodiski. Gada pārskati tiek sastādīti termiņos, ko regulē spēkā esošie normatīvie akti.

Vadības ziņošana- iekšēja ziņošana par organizācijas struktūrvienību darbības apstākļiem un rezultātiem, atsevišķām tās darbības jomām.

Vadības pārskatu sagatavošanas mērķis- vadības informācijas pieprasījumu apmierināšana organizācijā, nodrošinot izmaksu un fiziskos rādītājus, kas ļauj novērtēt un kontrolēt, paredzēt un plānot tās struktūrvienību, kā arī konkrētu vadītāju darbību.

Iekšējās atskaites sastādīšanas mērķis nosaka tā biežumu, formu, saturu. Pārskatos uzrādīto datu precizitāte un apjoms ir atkarīgs no organizācijai raksturīgajām organizatoriskajām, tehnoloģiskajām un ekonomiskajām īpašībām un konkrēta vadības grāmatvedības objekta, pārvaldības mērķa saistībā ar šo grāmatvedības objektu. Vadības ziņojumu saturs, formas, laiks un pienākums, kā arī to lietotāji ir atkarīgi no konkrētās organizācijas ekonomiskajiem apstākļiem.

Vadības ziņošanas sistēma ir viens no sarežģītākajiem un svarīgākajiem vadības grāmatvedības elementiem. Veidojot vadības ziņošanas sistēmu, ir nepieciešams:

Nosakiet pārskata iesniegšanas formu, termiņu un par tā sagatavošanu atbildīgo personu;

• sastāda vadības ziņojumu veidošanas shēmu, nosaka sākotnējās informācijas īpašniekus;
• pilnvarot atbildīgo personu ar koordinatora pilnvarām, t.i., administratīvi atļaut tai saņemt informāciju no tās īpašniekiem;
• noteikt informācijas lietotājus un formu, kādā tā viņiem tiks sniegta.

Vadības pārskatu ieviešanatiek veikta vairākos posmos.

Pirmais solis - nepieciešamās informācijas apjoma un satura noteikšana un tās iegūšanas jautājuma risinājums no izmantotajiem dokumentiem. Šim nolūkam tiek veikta grāmatvedības reģistros ietvertās informācijas analīze. Ir svarīgi noteikt nepieciešamās informācijas iegūšanas avotus, kas var atrasties funkcionālās vienībās. Ieteicams analizēt pašu nepieciešamās informācijas pieejamības faktu.

Piemēram , var rasties situācija, kad esošajām primāro dokumentu formām nav atbilstošā ziņojuma iegūšanai nepieciešamo. Šajā gadījumā ir jāstrādā pie šo dokumentu formu pabeigšanas. Visbiežāk primārajos dokumentos parasti ir iekļauts nepieciešamais informācijas apjoms. Tomēr šī informācija netiek apstrādāta vadības ziņojumu veidā. Šajā gadījumā ir jānosaka attiecīgo ziņojumu forma, jāieceļ atbildīgie par to saņemšanu un jāuzliek par pienākumu šīs informācijas īpašniekiem sniegt šos ziņojumus noteiktajā laikā.

Otrais posms ir grāmatvedības reģistros ietvertās informācijas analīzes posms,koncentrējās uz to, lai informācija, kas atbilst vadības ziņojumiem, kā arī informācija, kas nepieciešama organizācijas darbības stratēģiskai analīzei, tiktu atspoguļota grāmatvedības reģistros. Lai iegūtu šādu informāciju tieši no grāmatvedības reģistriem, ieteicams uzlabot analītisko uzskaiti tā, lai tajā pastāvīgi tiktu atspoguļota nepieciešamā informācija.

Trešais posms ir radīšanu automātiskā sistēma vadības pārskatu veidošana. Tas ir iespējams, izmantojot atbilstošu programmatūru.

2. Vadības pārskatu un pārskata periodu lietotāji

Galvenie vadības ziņojumu lietotāji ir visu organizāciju hierarhijas līmeņu vadītāji.

Iekšējā ziņošanas informācija ir nepieciešama vadības lēmumu pieņemšanai jautājumos, kas saistīti ar atbildības centru darbības novērtējumu, ko veic augstāka līmeņa vadītāji; nosakot tendences atbildības centru attīstībā; trūkumus un pozitīvos aspektus savā darbībā. Iekšējā ziņošana ir informācijas atbalsts vadības lēmumu pieņemšanai un organizācijas optimizācijai kopumā.

Piemēram , peļņas un investīciju centru pārskatu sniegšana ļauj prognozēt organizācijas peļņas dinamiku un novērtēt jaunu ilgtermiņa ieguldījumu risku.

Organizācijas personāla iepazīšana ar vadības ziņošanas datiem uzlabo attiecības komandā, veido darbinieku pārliecību par savu stāvokli.

Iesniegšanas laiks un vadības ziņojumu iesniegšanas biežums - svarīgs parametrs būtiski ietekmē visas sistēmas darbību.

Vadības ziņojumu sagatavošanas biežums ir individuāls jautājums. bet vispārējs kritērijs pārskata periodu izvēle ir vadības lēmumu savlaicīgums, pamatojoties uz ziņošanas datiem. Zemākajos vadības līmeņos efektivitātes loma lēmumu pieņemšanā ir augstāka nekā augstākajos. Tāpēc ziņošanas periodiem zemākajos līmeņos vajadzētu būt īsākiem.

Parasti var izdalīt trīs standarta laika periodus, kas ir pamats grāmatvedības un prezentācijas organizēšanai:

• īstermiņa ziņošana;
• vidēja termiņa ziņošana;
• periodiski (stratēģiski vai ilgtermiņa) vadības ziņojumi.

Īstermiņa tiek izskatīti ziņojumi, kas tiek sniegti visbiežāk: katru dienu un katru nedēļu. Tomēr, ņemot vērā ražošanas specifiku, ikmēneša ziņojumi var darboties kā īstermiņa ziņojumi. Īstermiņa ziņošana ir informācijas sniegšana no primārajiem dokumentiem dažādos aspektos, tas ir, šī ir informācija, kas organizācijai ir visatbilstošākā un atspoguļo tās darbības svarīgos un dinamiskos aspektus. Galvenie šādu pārskatu lietotāji ir vidējā līmeņa vadītāji vai tiešie vadītāji. Viņiem jāpieņem vadības lēmumi, pamatojoties uz šo informāciju.

Otrais laika periods ir vidēja termiņa. Šīs grupas vadības ziņojumi tiek apkopoti ar intervālu no vienas nedēļas līdz reizi mēnesī. Šāda ziņošana apvieno organizācijas darbības rādītājus un obligāti ietver prognozes rādītājus nākamajam periodam.

Piemēram Analizējot ražošanas izmaksas mēnesim, ir iespējams veikt prognozes par izmaiņām nākamajā mēnesī saskaņā ar materiālu un sastāvdaļu tirgus cenu izmaiņām, tas ir, izsekot izmaiņām izejvielu izmaksās. Pamatojoties uz šāda ziņojuma datiem, ir iespējams paredzēt cenu izmaiņas saražotajiem produktiem un parādīt to rentabilitātes izmaiņas. Šādu ziņojumu patērētāji ir augstāka līmeņa vadītāji: organizācijas vadība, augstākie vadītāji. Daudzi lēmumi, kas tiek pieņemti, pamatojoties uz vadības ziņojumiem, kas sagatavoti vidējā termiņā, var būtiski ietekmēt organizācijas darbību kopumā.

Ilgtermiņa vadības ziņojumiapkopo ar intervālu no vienas reizes mēnesī līdz reizi sešos mēnešos. Tas ir apkopots ar mērķi izveidot saikni ar finanšu pārskatiem, lai parādītu izmaiņas un attiecības starp vadības sniegumu un ziņošanas datiem. Tas ir saistīts ar faktu, ka finanšu pārskati tiek iesniegti reizi gadā. Tā kā tiek izmantota ceturkšņa finanšu pārskatu sistēma, ilgtermiņa vadības ziņojumi ir tikai stratēģisks, analītisks instruments, jo ir nepieciešams reaģēt uz situācijas izmaiņām reizi ceturksnī, atbilstoši finanšu ziņošana. Saskaņā ar to liela nozīme ir īstermiņa vadības ziņojumiem, kuriem jāatspoguļo izmaiņu dinamika, tostarp nodokļu plānošanā.

Iekšējās atskaites sagatavošanas biežumu nosaka pati organizācija; tā ir individuāla katrai atbildības centru un segmentu grupai. Tomēr ir svarīgi izveidot skaidru ziņošanas grafiku. Iekšējās vadības ziņošana ir neatņemama organizācijas vispārējās iekšējās kontroles sistēmas sastāvdaļa.

Ja nav savlaicīgas atgriezeniskās saites, pastāv liela varbūtība, ka vadītāja darbs kļūs nekontrolējams, un viņa mērķi un plāni zaudēs savu aktualitāti un paliks uz papīra. Vadītājam vienmēr vajadzētu zināt, cik efektīva ir viņa darbība. Ja viņa plāni netiek īstenoti, viņam par to vajadzētu uzzināt pēc iespējas ātrāk. Pretējā gadījumā viņam tiek liegta iespēja veikt korektīvus pasākumus un veikt izmaiņas, kas nepieciešamas uzdevumu atjaunināšanai. Vadītājam, kurš ir atbildīgs par izvirzīto mērķu sasniegšanu, tiek sagatavota iekšējā vadības atskaite.

Iekšējās atskaites trūkumi, kas raksturīgi tradicionālajām pieejām iekšējai kontrolei, ir tas, ka galvenā uzmanība tiek pievērsta kļūdām, nevis dodot vadītājiem informāciju efektīvai rīcībai. Rezultātā atgriezeniskā saite izrādās vērsta uz revīziju veikšanu un trūkumu meklēšanu, vadītāja atgriešanos pie pagātnes notikumiem un darbībām, datu ģenerēšanu par to, ko vairs nevar labot, un ierobežo spēju rīkoties nākotnē.

3. Pamatprasības organizācijas vadības ziņojumiem

Kompetenti apkopoti un savlaicīgi iesniegti vadības ziņojumi sniedz risinājumu šādiem jautājumiem uzdevumi:

• ātrs darbību pārskats;
• informācijas sniegšana par faktisko sniegumu;
• esošo problēmu un trūkumu apzināšana, kā arī norāde uz iespējamām problēmām nākotnē;
• informācijas sniegšana atlasei optimālas iespējas ikdienas darbību jautājumu un problēmu risināšana, kā arī stratēģisku lēmumu pieņemšana.

Operatīvās vadības lēmumi tiek pieņemti zemākajos līmeņos līdz maksimālajam no iesniegtajiem datiem, augstākajos vadības līmeņos tiek samazināts informācijas apjoms un palielinās atbildība par pieņemtajiem lēmumiem (to nozīme).

Formālas un īpašas prasības tiek izvirzītas iekšējo pārskatu struktūrai un saturam.

Formālās prasības iekšējai ziņošanai:

• lietderība;
• objektivitāte un precizitāte;
• efektivitāte;
• īsums;
• pārskatu salīdzināmība;
• mērķauditorijas atlase;
• efektivitāte.

Izpildāmība -informācijai, kas apkopota iekšējos ziņojumos, jāatbilst mērķim, kādam tā tika sagatavota.

Objektivitāte un precizitāte -iekšējos ziņojumos nevajadzētu ietvert subjektīvus viedokļus un neobjektīvus vērtējumus; ziņojumu kļūdu pakāpei nevajadzētu kavēt apzinātu vadības lēmumu pieņemšanu. Tā kā ziņošanas ātrums atspoguļojas saņemtās informācijas precizitātē, jācenšas šo faktoru samazināt līdz minimumam.

Efektivitāte - ziņojumi jāiesniedz noteiktajā termiņā, kas ir svarīgi savlaicīgai lēmumu pieņemšanai.

Īsums - ziņojumos nedrīkst būt liekas informācijas: jo mazāks ir ziņojuma apjoms, jo ātrāk ir iespējams saprast tā saturu un pieņemt atbilstošu lēmumu.

Pārskatu salīdzināmība -spēja izmantot ziņošanas informāciju dažādu atbildības centru darbam; ziņojumiem jābūt arī salīdzināmiem ar plāniem un aplēsēm;

Mērķauditorijas atlase - informācija par iekšējiem ziņojumiem jāpaziņo atbildīgajam izpildītājam, vienlaikus saglabājot konfidencialitāti.

Efektivitāte - iekšējās atskaites iegūšanas izmaksām jābūt salīdzināmām ar vadības informācijas izmantošanas priekšrocībām.

Iekšējās atskaites mērķis ir nodrošināt visu līmeņu vadības personālu ar nepieciešamo informāciju. Prasības ziņošanas saturam jāformulē atbildības centru vadītājiem un citām personām, kas saistītas ar vadības personālu vai interesējas par iekšējo vadības informāciju. Lietotājiem (vadītājiem) svarīgs ir ne tikai informācijas saturs, bet arī tās piegādes metodes, ziņošanas veidi. Iekšējiem ziņojumiem vajadzētu nodrošināt iespēju ātri pārskatīt un novērtēt faktiskos rezultātus, to novirzes no mērķa, identificēt trūkumus tagad un nākotnē un izvēlēties labākos variantus vadības lēmumu pieņemšanai. Nav viegli izveidot ziņojumus, kas sniedz informāciju, lai atrisinātu problēmu kopumu.

Īpašas prasībasiekšējai ziņošanai:

• elastīga, bet vienota struktūra;
• informācijas skaidrība un redzamība;
• optimāla prezentācijas biežums;
• piemērotība analīzei un darbības kontrolei.

Primārā analītiskā informācija jāsniedz tieši pārskatu veidlapās: novirzes no mērķiem, normām un izmaksu aplēsēm, ranga novirzes utt.

Elastīga, bet konsekventa struktūraziņošanas informācija izriet no iekšējās vadības un vadības grāmatvedības būtības. Informācijai jābūt pietiekamai iekšējai elastībai, lai reaģētu uz mainīgajiem atbildības centru vadītāju mērķiem un vajadzībām. Tajā pašā laikā ir jānodrošina informācijas konsekvence. Vadības uzskaites un iekšējās atskaites sistēma var mainīties sakarā ar būtiskām izmaiņām organizācijas darbības būtībā.

Iekšējās pārvaldības informācijas elastību un vienveidību nodrošina fakts, ka reģistrācijas primārajā līmenī tiek uzkrāts nepieciešamais datu apjoms, ko pēc tam var izvēlēties un grupēt vajadzīgajā informācijas kontekstā. Ja neizvēlaties nepieciešamos datus to ievades stadijā, tad vēlāk ir problemātiski iegūt nepieciešamo informāciju katrā konkrētajā gadījumā. Katram atbildības centram jāsaņem ziņojumi, kas satur nepieciešamo informāciju. Informācijas sistēma jāveido tā, lai grupēšanai un salīdzināšanai būtu zināma datu vienveidība.

Informācijas saprotamība un redzamībaTas nozīmē, ka katrā ziņošanas veidlapā ir jābūt informācijai, kas nepieciešama konkrētam lietotājam. Pārmērīga ziņošanas informācijas detalizācija, tās pārslodze ar nenozīmīgiem rādītājiem apgrūtina ziņošanu un kavē pareizu vadības lēmumu pieņemšanu.

Optimāls ziņošanas biežumsir atvasināts no informācijas mērķa un lēmumu pieņemšanas iespējām, tas ir, no faktoriem, kas nosaka atskaišu izmantošanu pārvaldībā. Daži pārskati tiek izmantoti biežāk, citi retāk. Iekšējo ziņošanas biežums svārstās. Iekšējie pārskati var būt gada, ceturkšņa, mēneša, nedēļas, dienas vai atšķirības. Nav nepieciešams palielināt ziņojumu iesniegšanas biežumu, ja pēc tiem nav iespējams pieņemt lēmumu. Ja prēmija personālam tiek izmaksāta reizi ceturksnī, tad nav jēgas saņemt ikmēneša informāciju par prēmiju nosacījumu izpildi. Zemākā pārvaldes līmenī ir nepieciešami biežāki un detalizētāki ziņojumi. Pārejot uz augstāku līmeni, pārskati tiek sniegti retāk, un tajos ir vairāk apkopotu rādītāju.

4. Vadības ziņojumu iesniegšanas formāts

Pamatojoties uz iekšējiem ziņojumiem, lēmumi tiek pieņemti visos organizācijas vadības līmeņos. Ir svarīgi saīsināt laiku, kas paiet no ziņojuma saņemšanas līdz risinājuma izstrādei un tā pārvēršanai vadības darbībās. Šajā gadījumā būtiska ir pieejamā iekšējā ziņojuma forma, attiecīgās informācijas atrašanās vieta un noformējums. Nevar būt standarta iekšējo ziņojumu kopums ar vienotām formām un informācijas struktūru. Iekšējā ziņošana ir individuāla. Ir iespējams izcelt klasifikācijas iezīmes, kas raksturo vispārējās pieejas iekšējās ziņošanas veidiem.

• komplekss;
• tematisks (līdz galvenie rādītāji);
• analītisks.

Visaptveroši kopsavilkuma ziņojumiparasti tiek uzrādīti mēnesim vai citam pārskata periodam (ceturksnis, seši mēneši utt.), tajos ir informācija par plānu īstenošanu un resursu izmantošanu noteiktā laika posmā, par atbildības centru ienākumiem un izdevumiem, par izmaksu aplēsēm, rentabilitāti, naudas plūsmu un citiem vispārēja novērtējuma un kontroles rādītājiem.

Tematiskie ziņojumitiek parādīti kā novirzes, kas rodas tādos rādītājos, kas ir vissvarīgākie organizācijas veiksmīgai darbībai, piemēram: pārdošanas apjoms, zaudējumi no defektiem, nepietiekama piegāde pēc pasūtījumiem, ražošanas grafiks un citi rādītāji, ko kontrolē atbildības centrs.

Analītiskie ziņojumitiek sniegti tikai pēc vadītāju pieprasījuma un satur informāciju, kas atklāj rezultātu cēloņus un sekas konkrētiem darbības aspektiem.

Piemēram : visaptverošs resursu pārmērīgu izdevumu iemeslu, rentabilitātes izmaiņu, pārdošanas līmeņa sadalījums pa tirgus sektoriem, tirgus un ražošanas iekārtu izmantošanas analīze, riska faktori darbībām noteiktās jomās utt.

Pēc vadības līmeņiempārskati ir sadalīti:

• operatīvs;
• pašreizējais;
• kopsavilkuma ziņojumus.

Operatīvie ziņojumiatbildības centru vadības apakšējā līmenī, satur detalizētu informāciju pašreizējo lēmumu pieņemšanai; apkopoti katru nedēļu un mēnesi.

Pašreizējie pārskati kas satur informāciju par vidējo vadības līmeni peļņas centros un ieguldījumu centros, tiek apkopoti no ikmēneša līdz ceturkšņa intervālam.

Kopsavilkuma ziņojumi ir izveidoti organizācijas augstākā līmeņa vadītājiem. Pamatojoties uz tiem, tiek pieņemti stratēģiski lēmumi un vadības personāla darbības vispārējā kontrole un uzraudzība tiek veikta vidū, dažreiz zemākā līmenī. Šo ziņojumu biežums svārstās no mēneša līdz gadam.

Operatīvā informācija, kas adresēta vietējiem atbildības centriem, nedrīkst būt nemainīga augstākā līmeņa vadībai. Zemākā līmenī tiek pieņemti operatīvie lēmumi par nodaļas resursu izmantošanas ražošanas plānu saskaņošanu un īstenošanu. Šī informācija ir jāapkopo, jāapkopo vispārīgākos rādītājos, lai to parādītu vidējā līmeņa vadībai. Augstākajā līmenī ir nepieciešama vēl lielāka informācijas vispārināšanas pakāpe.

Pēc informācijas daudzumaiekšējie ziņojumi ir sadalīti kopsavilkumos, kopsavilkuma ziņojumos, vispārējos (kopsavilkuma) ziņojumos.

Kopsavilkums - tas ir īsa informācija par atsevišķiem vienības darbības rādītājiem īsu laiku (dažreiz uz dienu, nedēļu).

Gala ziņojumi tiek apkopoti mēnesim vai citam pārskata periodam. Tajos apkopota informācija par atbildības centra uzraudzītajiem rādītājiem.

Vispārīgi (kopsavilkuma) ziņojumitiek apkopoti visai organizācijai un satur informāciju, kas atbilst finanšu pārskatu formām, kas pielāgotas iekšējās vadības vajadzībām.

Pēc prezentācijas veidlapāmvar būt iekšējie ziņojumitabulas, grafikas vai teksta formā.

Tabulas forma iekšējā atskaite ir vispieņemamākā gan sastādītājiem, gan lietotājiem. Lielākā daļa informācijas iekšējā pārskatā ir izteikta skaitliskos rādītājos, kas visērtāk tiek parādīti tabulas veidā. Turklāt tas ir kļuvis tradicionāls. Ir svarīgi pareizi strukturēt ziņošanas rādītājus, sadalīt tos zonās, izceļot galvenos, kuriem jāpievērš īpaša uzmanība. Pārskata precizēšanai var tikt sagatavota piezīme ar komentāriem un galveno rādītāju atklāšana.

Grafiskā formavairāk vizuāli, bet nevajadzētu pārslogot grafikus (diagrammas) ar nevajadzīgu digitālo informāciju. Ja šajā formā tiek parādīti vairāk rādītāju, to ir grūti uztvert. Liels digitālo datu apjoms ir skaidrāk parādīts tabulas veidā.

Teksta forma informācijas iesniegšana ir pieņemama gadījumos, kad nav digitālo datu vai to apjoms ir nenozīmīgs; ir nepieciešams sīki izskaidrot sniegtās informācijas saistību un nozīmi. Teksta atskaites bieži tiek sagatavotas papildus ziņojumiem, kas sniegti tabulas vai grafiskā veidā.

Galvenajiem periodiski sagatavotajiem vadības ziņojumiem ieteicams apstiprināt iesniegšanas formātu, saturu, laiku un biežumu (biežumu), kā arī izplatīšanas noteikumus. Standartizācija palielinās pārskatu sagatavošanas un noformēšanas efektivitāti, ietaupīs laiku, kas nepieciešams vadītājiem, lai iepazītos un izprastu sniegto informāciju. Standartizācija nenozīmē, ka visi vadītāji saņems vienādas atskaites. Vadītāji tiks informēti par to, kāds pārskatu kopums un kādā formā un ar cik bieži (katru dienu, nedēļu vai mēnesi) viņi saņems. Ziņojumu komplektā jāiekļauj nepieciešamie komentāri un paskaidrojoša informācija. Papildu ieskats var sniegt pievienoto vērtību pievienotajiem datiem.

Tādējādi noteicošais faktors vadības ziņošanas sistēmas veidošanā organizācijā ir tās ekonomiskā efektivitāte, tas ir, ieguvumi, ko organizācija saņems no pārskatu pieejamības, uzlabojot vadības lēmumu kvalitāti. Vadības ziņošanas sistēmas ieviešana un izmantošana tiek uzskatīta par pamatotu, ja iegūtā pozitīvā ietekme pārsniedz izmaksas, kas nepieciešamas šādas sistēmas izveidei.

Iekšējā ziņošana nav vadības analīzes rezultāts, kas ir vissvarīgākais vadības grāmatvedības elements, bet gan primārais materiāls šādas analīzes veikšanai. Pamatojoties uz tās informāciju, ir iespējams sniegt vispārēju atbildības centru darbības rezultātu novērtējumu, spriest par to mērķu sasniegšanas pakāpi un pieņemto operatīvo koriģējošo lēmumu pareizību.

Biežāk organizācijas izmanto trīs līmeņu vadības ziņošanas sistēmu. Galvenie līmeņi ir:

• žurnāli (grāmatas) - lai reģistrētu visas organizācijas darbības saskaņā ar darbības jomu vai pa nodaļām;
• kopsavilkumi - īsa informācija par vienības darbību konkrētā datumā;
• noslēguma ziņojumi - ziņojumi, kas atspoguļo organizācijas rezultātus kopumā un tās struktūrvienības uz noteiktu laiku.

Vadības pārskatu struktūra ietver ziņojumus saskaņā ar šādu klasifikāciju:

• sarežģīti ziņojumi;
• ziņojumi par galvenajiem rādītājiem;
• analītiskie ziņojumi.

a) Visaptveroši ziņojumi - parasti tiek iesniegti katru mēnesi.

Šādus rādītājus var atspoguļot sarežģītos ziņojumos: visas organizācijas un tās struktūrvienību rentabilitāte; ienākumu un izdevumu struktūra pa atbildības centriem, struktūrvienībām, individuālajiem projektiem utt .; debitoru parādu rādītāji un šaubīgu debitoru parādu uzkrājumu novērtējums; rezervju apjoms un uzkrājumu aprēķins rezervju vērtības samazināšanai; naudas plūsma un gaidāmās izmantošanas un naudas plūsmas prognoze.

b) atskaites par galvenajiem rādītājiem - tiek sniegtas noteiktā datumā jebkurā laikā. Tie atspoguļo vissvarīgākos faktorus veiksmīgai organizācijas darbībai: saņemto pasūtījumu skaits; pasūtījumu nepietiekama piegāde; saražotās produkcijas apjoms; pārdoto produktu apjoms; kļūmju vai defektu procentuālā daļa; plānotie darbības rezultāti; efektīva resursu izmantošana.

c) analītiskie ziņojumi - sagatavoti pēc vadības pieprasījuma.

Analītiskie ziņojumi ir izstrādāti, lai dziļāk atspoguļotu atsevišķus darbības aspektus. Problēmu piemēri, kas atklāti analītiskajos ziņojumos, var būt šādi: iemesli krājumu līmeņa pieaugumam, kā rezultātā tiek iesaldēti līdzekļi, kas iztērēti šo aktīvu iegādei, krājumu vērtības samazināšanās un zaudējumi, un līdz ar to lielāka pakļautība biznesa riski; pārmērīga virsstundu skaita pieauguma iemesli, kā rezultātā palielinās personāla algu izmaksas; izmaiņas organizācijas daļā attiecīgajā tirgus segmentā.

Analītiskie ziņojumi atspoguļo arī tirgus situāciju, ārējo un iekšējie faktori organizācijas attīstību, atklāt esošos draudus un iespējasorganizācijas attīstība. Tādi ziņojumi tiek apkopoti pēc nepieciešamības.

Analītisko ziņojumu uzsvars, formāts un saturs nav ierobežots. Ziņojumiem jābūt raksturotiem ar skaidru atklāto jautājumu un uzdevumu izklāstu; satur analīzes metodes aprakstu, jaunu terminu definīciju, kvantitatīvus un kvalitatīvus datus, kas nepieciešami, lai izprastu ziņojumu, atklātu visus izmantotos pieņēmumus un to novērtējumu; sniedz lietotājam rezultātu kopsavilkumu un secinājumus, kā arī riska faktoru aprakstu.

Ziņojumu piemēri, kas tiek ģenerēti organizācijas vadības grāmatvedības sistēmā, ir šādi:

Pārskati par pašreizējo darbību:par produktu ražošanu (darbi, pakalpojumi); par produktu pārdošanu (darbi, pakalpojumi); par iepirkumu; par debitoru un kreditoru parādiem; par gatavās produkcijas krājumiem; darbs progresā; par izejvielu un sastāvdaļu krājumiem; par bartera darījumiem; naudas plūsma utt.

Investīciju pārskati:par pamatlīdzekļu kustību (iegādi un atsavināšanu), par nemateriālo aktīvu kustību (iegādi un atsavināšanu), par plānotajiem ilgtermiņa ieguldījumiem ieguldījumu projektu kontekstā.

Finanšu pārskati:par īstermiņa finanšu ieguldījumiem; par aizņemtā kapitāla piesaisti un apkalpošanu; pamatkapitāla piesaiste utt.