Журнал учета инструкций по охране труда обязательно должен использоваться в системе кадрового документооборота предприятия. В чем заключаются особенности журнала учета инструкций по охране труда, а также других документов схожего назначения, расскажем в нашей статье.

Какие журналы для инструкций по охране труда могут использоваться?

Инструкция по охране труда обязательна к задействованию работодателем в силу положений ст. 212 ТК РФ. Минтруд РФ опубликовал Методические рекомендации по разработке инструкций по охране труда от 13.05.2004 (далее — Рекомендации): соответствующий документ предусматривает ведение учета инструкций с использованием журналов 2 типов:

• учета инструкций;
• учета выдачи инструкций.

Рассмотрим специфику этих документов подробнее.

Для чего нужен журнал учета инструкций по охране труда?

• даты постановки документа на учет;
• наименования;
• даты утверждения руководителем фирмы;
• планового срока проверки документа;
• сведений о сотрудниках, ответственных за постановку инструкций на учет.

Данные, отражаемые в журнале учета инструкций по охране труда, подтверждаются подписью сотрудника, ответственного за постановку инструкций на учет.

Журнал учета инструкций по охране труда, разработанных для сотрудников конкретного подразделения фирмы, хранится, как и сами инструкции, у руководителя соответствующего подразделения (п. 9 Рекомендаций от 13.05.2004). Желательно, чтобы место их хранения было оптимальным в плане получения сотрудниками фирмы оперативного доступа к инструкциям (п. 10 Рекомендаций).

Что представляет собой журнал выдачи инструкций по охране труда?

Минтруд РФ определяет, что инструкции могут выдаваться сотрудникам на руки для того, чтобы те могли изучить соответствующие документы в рамках первичного инструктажа. Каждый факт выдачи инструкций подлежит учету в отдельном журнале.

В таком журнале фиксируются:

• даты выдачи инструкций;
• номера инструкций либо иные их обозначения;
• названия;
• количество выданных копий;
• Ф. И. О. сотрудников, которым выдаются документы.

Каждый работник, получивший инструкцию, расписывается в журнале.

Где можно скачать образец журнала учета инструкций по охране труда?

Скачать образец журнала вы можете на нашем портале. Наши специалисты подготовили его для вас по форме, утвержденной Методическими рекомендациями, в которых Минтруд устанавливает механизм использования фирмами-работодателями журналов учета (выдачи) инструкций по охране труда.

Для контроля потребления, соблюдения лимитов расхода в предприятиях или многоэтажных домах ведется журнал показаний учета приборов учета электроэнергии за период, определяемый согласно договору электроснабжения. Целью его ведения является определение затрат электрической энергии на единицу производимой продукции. Проводится путем снятия данных со стационарных или переносных устройств.

Важно! Установку или снятие счетчиков для технического учета на предприятиях можно провести без разрешения энергоснабжающей организации.

Правила ведения журнала

Бланки таблиц содержат графы:

• с датой и наименованием объекта подсоединения;
• типом, номером устройства, его предыдущими и последующими показаниями;
• показателем трансформации;
• суммарными и плановыми затратами электроэнергии;
• инициалами и подписью ответственного работника.

Но форма таблиц может отличаться для различных объектов энергоснабжения в зависимости от региона расположения и схемы подсоединения приборов учета эл. энергии.

Как ведется журнал снятия показаний счетчиков

Журнал должен иметь соответствующую нумерацию, быть прошнурован и скреплен печатью предприятия.

Он находится у ответственного за электрическое хозяйство работника или у оперативного дежурного по предприятию. Правилами его ведения и проведения расчетов предусматриваются следующие процедуры:

• Данные электросчетчиков снимаем как минимум один раз в месяц. Снятые показатели записываются в графы для нормативов счетчика на начало и конец месяца с округлением до одной десятой части кВт.
• Определение израсходованной электроэнергии проводится путем умножения разницы показаний устройства на начало и конец месяца на коэффициент, учитывающий снижение мощности напряжения, передаваемой на контакты прибора по формуле:

Р = (П1 – П2)*Ктр

где: Р – суммарный расход электрической энергии;

П1 и П2 – данные со счетчика на начало и конец месяца, соответственно;

Ктр – коэффициент трансформации, учитывающий понижение мощности напряжения.

• По согласованию с руководителем организации проводится сверка данных счетчика, регистрация в журнале с указанием лица, проводившего ее.
• Каждое 1-число месяца начальник производства проводит проверку расхода электричества и представляет письменный отчет в бухгалтерию.
• В случае замены прибора учета или изменения его характеристик текущий лист документа подлежит к закрытию, а данные переносятся на следующую страницу.

Внимание! Исправления и помарки в записях не допускаются.

Что такое коэффициент трансформации

Прямое подключение тока высокого напряжения к электросети предприятий, домов нецелесообразно из-за возможности поломки традиционных электросчетчиков. Поэтому на крупных предприятиях, многоэтажных домах предусматривается использование специального устройства, учитывающего снижение напряжения на контакты устройства в десятки раз. Коэффициент пересчета на таком оборудовании указывается в его характеристиках.

Выводы

Ежемесячное снятие показаний электросчетчиков позволяет вести контроль над потреблением электричества, соблюдением лимита расхода, а также проследить за исправностью оборудования. Несмотря на отличия в формах таблиц в разных регионах и хозяйствующих субъектах, их заполнение преследует единую цель – определение расхода электроэнергии.

коммунальных ресурсов

(под.«е» п.31 ПП РФ №354 ).

Исполнитель (УО, ТСЖ, ЖК, ЖСК) при наличии ОДПУ коммунального ресурса обязан ежемесячно снимать показания такого прибора учета в период с 23-го по 25-е число текущего месяца и заносить полученные показания в журнал учета показаний ОДПУ коммунальных ресурсов.

Журнал предоставляется потребителю по его требованию в течение 1 рабочего дня со дня обращения для ознакомления со сведениями о показаниях ОДПУ коммунальных ресурсов.

Исполнитель (УО, ТСЖ, ЖК, ЖСК) обязан обеспечивать сохранность информации о показаниях ОДПУ, индивидуальных приборов учета коммунальных ресурсов и услуг в течение не менее 3 лет .

Журнал регистрации фактов предоставления КУ ненадлежащего качества и (или) с перерывами, превышающими установленную продолжительность

(п.104 ПП РФ №354 ).

Исполнитель обязан зарегистрировать в электронном и (или) бумажном журнале регистрации таких фактов дату, время начала и причины нарушения качества коммунальных услуг.

УО, ТСЖ, ЖК, ЖСК в процессе деятельности могут вести любые другие журналы для удобства своей работы, например:

• 
  журнал учета собственников и нанимателей помещений в МКД;

• 
  журнал учета заключенных договоров управления МКД с собственниками помещений в МКД;

• 
  журнал по устранению неисправностей электрооборудования и электрических сетей;

• 
  журнал регистрации работы систем отопления и горячего водоснабжения зданий;

Журнал исходящей корреспонденции;

• 
  журнал первичного противопожарного инструктажа;

• 
  журнал противопожарного инструктажа на рабочем месте ;

Журнал учета проверок огнетушителей;

Журнал инструктажа по мерам безопасности перед началом опасных работ и т.д.

ПРИМЕР.

Постановлением Правительства Москвы от 2 ноября 2004 г. № 758-ПП на УО (ТСЖ, ЖСК, ЖК) и лиц, выполняющих работы по содержанию и текущему ремонту ОИ в МКД, возложена обязанность по ведению:

Журнала проверки подвалов МКД на загазованность;

Журнала эксплуатации системы воздушного отопления, приточно-вытяжной механической вентиляции и кондиционирования воздуха;

• 
  журнала инструктажа жителей, собственников, иных законных владельцев и арендаторов помещений первых этажей о мерах, предпринимаемых при обнаружении запаха газа .

1) Копия кадастрового плана (карты) земельного участка, удостоверенная органом, осуществляющим деятельность по ведению государственного земельного кадастра (п.п. «а» п.26 ПП РФ № 491).

2) Выписка из реестра, содержащая сведения о зарегистрированных правах на объекты недвижимости, являющиеся ОИ (п.п. «б» п.26 ПП РФ № 491).

3) Документы о содержании и сфере действия сервитута, иных обременений (при наличии) - п.п. «б» п.26 ПП РФ № 491.

К документам об обременении должен быть приложен план , на котором отмечены обременения части земельного участка, который необходимо заверить в организации по государственному учету объектов недвижимого имущества (Росреестре).

4) Заверенная уполномоченным органом МСУ копия градостроительного плана земельного участка (для МКД, строительство, реконструкцию или капитальный ремонт которых проводили на основании разрешения на строительство, полученного после установления Правительством РФ формы градостроительного плана земельного участка).

Изначально форма градостроительного плана земельного участка была утверждена постановлением Правительства РФ от 29.12.2005г. № 840 . Приказом Минстроя России от 06.06.2016г. № 400/пр утверждена новая форма градостроительного плана земельного участка.

5) Оригинал или копия проектной документации на МКД, в соответствии с которой было проведено строительство или реконструкция МКД (при наличии) - п.п. «д» п.26 ПП РФ № 491.

6) Списки собственников и нанимателей помещений в МКД, а также лиц, использующих ОИ на основании договоров, составленные с учетом требований о защите персональных данных (п.п. «д1» п.26 ПП РФ № 491).

7) Договоры об использовании ОИ в МКД(п.п. «д2» п.26 ПП РФ № 491).

8) Оригиналы решений и протоколов ОСС в МКД (п.п.«д3» п.26 ПП РФ № 491).

9) Иные связанные с управлением МКД документы, перечень которых установлен решением ОСС (п.п. «е» п.26 ПП РФ № 491).

УО, ТСЖ, ЖК, ЖСК, которые управляют МКД, обязаны хранить , принимать , передавать , а при необходимости актуализировать и восстанавливать документацию, связанную с управлением МКД.
УО, ТСЖ, ЖК, ЖСК обязаны заполнять электронный паспорт МКД в ГИС ЖКХ (ч.18 ст.7 и п.п.6,7 ч.1 ст.6 Федерального закона от 21июля 2014 №209-ФЗ «О государственной информационной системе жилищно-коммунального хозяйства»).

Форма электронного паспорта МКД утверждена приказом Минкомсвязи России №53 , Минстроя России №82/пр от 17 февраля 2016г.

Невозможно качественно управлять МКД, не имея технической документации!

Регистрационный учет

Регистрационный учет граждан РФ имеет уведомительный характер. Он отражает факты прибытия гражданина в место пребывания или место жительства, его нахождения в указанном месте и убытия гражданина из места пребывания или места жительства.

Регистрация по месту пребывания (временное проживание) и по месту жительства в органах регистрационного учета является обязанностью граждан . Гражданин обязан зарегистрироваться по месту пребывания не позднее 90 дней со дня прибытия.

Гражданин вправе не регистрироваться по месту пребывания, если он зарегистрирован по месту жительства в жилом помещении в любом населенном пункте того же субъекта РФ (ст.5 Закона РФ № 5242-1 ).

Органами регистрационного учета являются территориальные органы Федеральной миграционной службы (п.2 ПП РФ №713 ).

Ведение регистрационного учета граждан является обязанностью УО, ТСЖ, кооператива. Организация, управляющая МКД, должна актуализировать и хранить документы регистрационного учета по форме №10 (поквартирная карточка) и форме №9 (карточка регистрации), предусмотренные Приказом ФМС № 288 , которые относятся к иным документам , связанным с управлением МКД.

Справки, выдаваемые гражданам организациями, управляющими МКД, в отношении регистрационного учета содержат информацию о :

• 
  собственниках и пользователях помещений в МКД, зарегистрированных в соответствующих помещениях;
• 
  составе семьи;

- правоустанавливающих документах и т.д.

Эти сведения непосредственно затрагивают права и обязанности граждан и предоставляются бесплатно (п.2 ч.8 ст.8 Федерального закона от 27 июля 2006 г. №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»).

Гражданин может самостоятельно обратиться в орган ФМС для регистрации или снятия с учета по месту жительства через федеральную государственную информационную систему «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)» (http://www.gosuslugi.ru), если:

• 
  управление МКД осуществляется непосредственно собственниками помещений;

• 
  он является собственником жилого дома , не входящего в ТСЖ.

Приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. № 558 утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов МСУ и организаций , независимо от формы собственности, с указанием сроков хранения указанных документов.

Сроки хранения документов по управлению МКД:

1) документы (заявления, протоколы собраний, справки, журналы регистрации заявлений по выбору УО) – 5 лет после перевыбора УО (при этом часть документов может быть отнесена к сроку хранения «постоянно»);

2) договоры управления МКД – 5 лет по окончании срока ДУ . Часть документов может быть отнесена к сроку хранения «постоянно »;

3) переписка о содержании зданий, прилегающихтерриторий в надлежащем техническом и санитарном состоянии – 3 года;

4) протоколы правления ТСЖ – постоянно (при ликвидации организации документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов);

5) копии материалов , размещаемых на информационных стендах в помещении УО (включая все обновления) - в течение 5 лет (п.15, 20 ПП РФ №731 );

6) принятые в электронном виде запросы , а также полученные письменные запросы и копии ответов потребителям ЖКУ - не менее 5 лет (п.15, п.20 ПП РФ №731 ).

Указаны сроки хранения документов на бумажных и электронных носителях, исчисление которых производится с 1 января года , следующего за годом окончания их делопроизводством.

Жилищным законодательством не определены сроки хранения технической и иной документации на МКД.

Х раните всю имеющуюся документацию , связанную с управлением МКД, т.к. качество выполнения работ и оказания услуг по содержанию и ремонту ОИ, предоставления КУ зачастую может зависеть от наличия тех или иных документов .

ПЕРЕДАЧА ТЕХДОКУМЕНТАЦИИ

УО, ТСЖ, ЖК и ЖСК обязаны передать техническую и иную документацию на дом, если (п.18 ПП РФ №416 ):

Общее собрание собственников помещений в МКД приняло решение о смене способа управления;

- истек срок договора управления МКД;

Договор управления МКД расторгнут досрочно .

Порядок передачи технической документации и иных документов, связанных с управлением МКД при смене УО или изменении способа управления определен разделом V ПП РФ №416 .

Указанная документация подлежит передаче в составе, предусмотренном ПП РФ №491 , и содержать актуальные на момент передачи сведения о составе и состоянии ОИ (п.20 ПП РФ №416 ).

Алгоритм передачи техдокументации:

1) Направить Уведомление о смене способа управления МКД (п.18 ПП РФ №416 ):

В организацию, которая ранее управляла таким домом;

В орган государственного (или муниципального) жилищного контроля .

Уведомление направляетсяв течение пяти рабочих дней со дня, когда ОСС приняло решение сменить способ управления домом или расторгнуть договор управления.

Уведомление направляет :

• 
  уполномоченный собственник по решению ОСС;
• 
  орган управления ТСЖ, кооператива (при смене способа управления МКД на ТСЖ либо кооператив).

• 
  наименование и адрес организации, выбранной собственниками помещений в МКД для управления этим домом;

• 
  сведения об одном из собственников , указанном в решении ОСС (при выборе непосредственного способа управления);

• 
  требование о передаче технической и иной документации на МКД в соответствии с законодательством.

Гигрометр – устройство, позволяющее контролировать микроклимат в помещении. Психрометрический прибор позволяет выявлять текущие показатели температуры и относительной влажности воздуха. Специальный журнал учета показаний позволяет каждый день контролировать микроклимат, записывать основные данные и впоследствии изучать их.

Что это такое?

Журнал учета показаний психрометрического гигрометра – специальный журнал, позволяющий вести учет всех изменений микроклимата помещения. Его использование обязательно для больниц, поликлиник, аптек и других учреждений, в которых находятся лекарства и продукты, требующие особых условий хранения. Применение журнала регламентировано приказом Минздрава России. Каждое учреждение самостоятельно выбирает форму ведения отчетности о микроклимате помещения – электронную или бумажную. За неведение учета предусмотрена административная ответственность, в особенных случаях возможно лишение лицензии на право реализовывать и хранить лекарственные средства.

Журнал учета температурного режима и относительной влажности в помещении выпускается в виде таблицы, которая имеет несколько граф:

• дата и время записи;
• температура в помещении согласно градусам Цельсия;
• показание «сухого» термометра в психрометрическом гигрометре;
• показание «влажного» термометра в психрометрическом гигрометре;
• относительная влажность воздуха;
• подпись лица, ответственного за ведение учета.

Каждая графа должна обязательно заполняться. Согласно нормативным актам, заполненный журнал должен храниться не менее года, не считая текущий год.

Есть ли разница?

Существует несколько видов гигрометров, каждый из которых способен точно измерять относительную влажность окружающей среды. Однако двумя термометрами – «сухим» и «влажным» — оснащен только психрометрический прибор, принцип действия которого и основывается на разнице их показаний. Любой журнал учета изменений в микроклимате помещения имеет графы, отведенные на запись показаний обоих термометров. В случае, если используется электронный, конденсационный или другой гигрометр, они остаются незаполненными.

Журнал регистрации показаний гигрометра имеет единую форму для всех видов измерительных приборов.

Где используется?

Как упоминалось ранее, журнал учета микроклимата помещения применяется различными медицинскими учреждениями, в которых хранятся лекарственные средства. Лечебные препараты очень требовательны к условиям их хранения, поэтому в помещении должны поддерживаться оптимальные показатели температуры и относительной влажности окружающей среды. Аптеки также обязаны вести учет всех изменений в микроклимате помещения, при необходимости изменяя его.

Ведение журнала учета температуры и относительной влажности в помещении также обязательно для магазинов, предприятий общественного питания и производства в области пищевой промышленности, а также для складов, на которых хранятся продукты питания. Пищевая продукция также требовательна к условиям своего хранения.

Учет показаний температуры и влажности также производится на предприятиях, которые по роду своей деятельности обязаны соблюдать определенные нормативы микроклимата помещений.

Как заполнять?

Пример журнала учёта показаний психрометрического гигрометра можно скачать

Для того, чтобы вести правильный учет, необходимо знать, как заполнять журнал гигрометра. Запись должна проводиться каждый день, можно даже несколько раз в течение суток. Выявление показаний температуры и относительной влажности желательно проводить в разное время для того, чтобы можно было отследить изменение микроклимата помещения, связанное со временем суток.

Используя различные измерительные приборы (термометр и гигрометр), человек, ответственный за ведение учета, получает показания температуры и относительной влажности. Для каждого значения предусмотрена отдельная графа, куда в цифровом виде вносится информация. Необходимо проверять правильность введенных данных для того, чтобы журнал был заполнен точными сведениями.

После записи всех показаний человек, ответственный за ведение учета, должен поставить свою подпись, заверив тем самым правильное отображение всех значений.

В заполненном виде журнал выглядит так:

Данные, приведенные в таблице, приблизительны.

Что делают с показаниями?

Ведение учета температуры и относительной влажности в помещении позволяет при необходимости корректировать микроклимат. Полученные данные впоследствии анализируют, и на основе анализа выносят решение об использовании разнообразных приборов, влияющих на температуру и относительную влажность (обогреватели или увлажнители).

Журнал учета показаний психрометрического гигрометра позволяет вести учет температуры и относительной влажности в помещении. Он используется всеми медицинскими учреждениями, аптечными пунктами и предприятиями, работа которых связана с продуктами питания. Правильное заполнение всех граф позволяет впоследствии анализировать изменения микроклимата и при необходимости корректировать их.

Заполните бланк без ошибок за 1 минуту!

Бесплатная программа для автоматического заполнения всех кассовых документов.

Бизнес.Ру - быстрое и удобное заполнение всех кассовых документов

Подключиться бесплатно к Бизнес.Ру

Применяется в организациях, работающих без кассира-операциониста (в случае установки ККМ на прилавках магазинов или для работы официанта), для учета операций по приходу наличных денег (выручки) по каждой ККМ, а также является контрольно-регистрационным документом показаний счётчиков.

Унифицированная форма № КМ-5 утверждена постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 г. № 132.

(Выписывайте документы без ошибок и в 2 раза быстрее за счет автоматического заполнения документов в программе Бизнес.Ру)

Как упростить работу с документами и вести учет легко и непринужденно

Посмотреть как работает Бизнес.Ру
Вход в демо-версию

Как правильно заполнить журнал КМ-5

Журнал должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписями налогового инспектора, руководителя и главного бухгалтера организации, а также печатью. Все записи в журнале ведутся специалистом, работающим на ККМ, ежедневно в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой без помарок.

Если в журнал вносятся исправления, то они должны оговариваться и заверяться подписями кассира, контролера-кассира, продавца или официанта, руководителя и главного бухгалтера организации.

Записи в журнале ведутся после окончания рабочего дня. В них отражают показания контрольных и суммирующих денежных счетчиков и выручки. Приём-сдача денег оформляется в журнале совместными подписями представителя администрации организации и контролера-кассира, продавца, официанта и др.

При расхождении результатов сумм на контрольной ленте и фактической выручкой выясняются причины расхождения, а выявленные недостачи или излишки заносятся в соответствующие графы журнала.

Как автоматизировать работу с документами и не заполнять бланки вручную

Автоматическое заполнение бланков документов. Сэкономьте свое время. Избавьтесь от ошибок.

Подключитесь к КЛАСС365 и пользуйтесь полным спектром возможностей:

• Автоматически заполнять актуальные типовые формы документов
• Печатать документы с изображением подписи и печати
• Создавать фирменные бланки с вашим логотипом и реквизитами
• Составлять лучшие коммерческие предложения (в том числе по собственным шаблонам)
• Выгружать документы в форматах Excel, PDF, CSV
• Рассылать документы по email прямо из системы

С КЛАСС365 вы сможете не только автоматически готовить документы. КЛАСС365 позволяет управлять целой компанией в одной системе, с любого устройства, подключенного к интернету. Легко организовать эффективную работу с клиентами, партнерами и персоналом, вести торговый, складской и финансовый учет. КЛАСС365 автоматизирует всё предприятие.

Начните работу с Бизнес.Ру прямо сейчас! Используйте современный подход к управлению бизнесом и увеличивайте доход.

Подключиться бесплатно к Бизнес.Ру