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Introduction

Dans la société moderne, l’un des problèmes clés est la communication. Dans les organisations, ce problème se traduit par un manque de compréhension du fait que la communication n’est pas seulement un échange d’informations, mais un processus interpersonnel dynamique d’échange de comportements. De tous les processus organisationnels, les communications occupent peut-être une place centrale et charnière, car elles sous-tendent la vie de l’organisation. La prise de décision est souvent définie comme le choix entre deux ou plusieurs alternatives. Cependant, en réalité, il s’agit d’un processus de collecte et de traitement d’informations, de développement d’alternatives, de choix de l’une d’entre elles et, surtout, d’exécution de la décision. Sans ce dernier, ce processus n’a aucun sens. L'interaction managériale a lieu dans une organisation à différents niveaux, et à chacun d'eux des conflits surviennent. Les conflits sont aujourd’hui considérés comme une source de développement individuel et organisationnel, puisqu’au cours de la résolution des conflits naît une nouvelle situation. Le paradoxe est que la maturité d'un individu, d'un groupe et d'une organisation se juge à l'aune de la présence de conflits. Le conflit est la graine vitale à partir de laquelle naît le succès.

L'objectif du cours est de déterminer la place de l'information et de la communication dans la gestion d'une organisation.

Les objectifs du travail sont de découvrir exactement comment l'information contribue au fonctionnement normal de l'entreprise, quel rôle elle joue dans la gestion et comment un manager peut travailler efficacement grâce à la communication.

L'objet du cours est l'information impliquée dans le processus de gestion et de communication.

1. Concepts généraux d'information et d'échange d'informations

1.1 Notion d'information

L'information s'entend comme une information sur le monde qui nous entoure, qui se présente sous la forme de symboles, à la fois accessibles et compréhensibles par l'homme, et nécessitant une analyse, une compréhension et un décodage.

L'information est un reflet dans l'esprit humain du monde environnant, enregistré d'une manière ou d'une autre et possède donc la propriété de reproductibilité, utilisée comme moyen de communication entre les personnes, de connaissance et de conscience du monde, d'accumulation et de préservation des connaissances.

Dans les activités de gestion, les informations sont un ensemble d'informations sur l'état des sous-systèmes de contrôle et gérés, ainsi que sur l'environnement. Cependant, dans la pratique de la gestion d'une organisation, l'information est comprise de manière simplifiée comme :

· Un ensemble d'informations sur l'état du contrôle, les systèmes gérés et l'environnement externe de leur fonctionnement ;

· Nouvelles informations sur l'état de ces objets de contrôle ;

· Informations qui réduisent le niveau d'incertitude et de risque concernant l'avenir, etc.

Dans les conditions modernes de gestion et de gestion d'une organisation, le support informationnel est devenu un domaine important, qui consiste à collecter et à traiter les informations nécessaires à la prise de décisions de gestion éclairées.

Les organisations stockent et traitent d’énormes quantités de données qui peuvent être converties en informations utiles. Son efficacité dépend de la capacité de l'organisation à collecter des données primaires qui fournissent aux gestionnaires les informations dont ils ont besoin. La figure 1 montre le processus de conversion des données primaires en informations de gestion via un système d'information (SI).

Figure 1 - Conversion de données en informations à l'aide du SI

1.2 Propriétés de l'information

La qualité de l'information est déterminée selon quatre critères principaux :

1) Fiabilité (précision). Si les horaires des trains changent ne serait-ce que de 10 %, la plupart des passagers percevront l’ancien horaire comme extrêmement peu fiable. Si les employés découvrent des erreurs dans les informations contenues dans un document, ils se méfieront de toutes les données obtenues avec son aide.

2) Opportunité. Seules les informations reçues en temps opportun sont précieuses. Le responsable de l'exécution du budget a besoin d'informations rapides sur le niveau des coûts, ce qui lui permet de réagir de manière adéquate aux changements indésirables.

3) Volume requis. De nombreux managers souffrent d’un excès d’informations parce qu’ils sont incapables d’en tenir compte et d’en utiliser de grandes quantités. Cela peut indiquer que le choix du format pour convertir les données en informations de gestion est médiocre.

4) Importance. Beaucoup dépend des tâches et des responsabilités d'un employé particulier. Le responsable de la production a besoin d'informations sur les volumes de production et les taux d'arrêt des équipements ; un cadre supérieur a besoin de données plus agrégées.

Afin d'évaluer le critère de signification, nous nous tournons vers le tableau 1, qui montre les différences dans les besoins d'information des cadres supérieurs et des chefs de département responsables du travail continu de l'organisation (Gorry et Skott-Morton, 1971) :

Tableau 1 - Différences dans les besoins d'information des cadres supérieurs et des chefs de service

1.3 Échange d'informations

Dans les activités des grandes entreprises, le transfert d’informations est un facteur primordial indispensable au fonctionnement normal de l’entreprise. Dans le même temps, garantir l’efficacité et la fiabilité des informations devient particulièrement important. Pour de nombreuses entreprises, le système d'information interne résout les problèmes d'organisation du processus technologique et est de nature productive.

Grâce à l'information, des étapes répétitives cycliques du processus de gestion sont effectuées - obtention, traitement d'informations sur l'état

objet contrôlé et lui transmettre des commandes de contrôle. Par conséquent, à l'aide de l'information, la connexion entre le sujet et l'objet et entre les parties de contrôle et contrôlées du système de contrôle global est réalisée.

Au cours d'activités communes, les gens échangent diverses idées, idées, points de vue, suggestions, connaissances et attitudes. Tout cela peut être considéré comme de l'information, et le processus de communication lui-même peut être représenté comme un processus d'échange d'informations. C’est précisément parce que l’échange d’informations est intégré à tous les principaux types d’activités de gestion que nous appelons la communication un processus de connexion. Et l'un des outils de gestion les plus importants entre les mains d'un manager est l'information dont il dispose. En utilisant et en transmettant ces informations, ainsi qu'en recevant des retours, il organise, dirige et motive ses subordonnés. Par conséquent, beaucoup dépend de sa capacité à transmettre des informations de manière à obtenir la perception la plus adéquate de ces informations par ceux à qui elles sont destinées.

La communication est l'échange d'informations sur la base duquel le gestionnaire reçoit les informations nécessaires pour prendre des décisions efficaces et communique les décisions prises aux employés de l'organisation. Si la communication est mauvaise, les décisions peuvent être erronées, les gens peuvent mal comprendre ce que la direction attend d'eux ou, enfin, les relations interpersonnelles peuvent en souffrir. L’efficacité des communications détermine souvent la qualité des décisions et la manière dont elles seront effectivement mises en œuvre.

Il est presque impossible d’exagérer l’importance de la communication en gestion. Presque tout ce que font les managers pour aider une organisation à atteindre ses objectifs nécessite une communication efficace. Si les gens ne peuvent pas échanger d’informations, ils ne pourront pas travailler ensemble, formuler des objectifs et les atteindre. Cependant, la communication est un processus complexe composé d’étapes interdépendantes. Chacune de ces étapes est très nécessaire pour rendre nos pensées compréhensibles à une autre personne. Chaque étape est un point où, si nous sommes négligents et ne réfléchissons pas à ce que nous faisons, le sens peut être perdu.

Selon une étude, un manager consacre 50 à 90 % de son temps à la communication. Cela semble incroyable, mais cela devient compréhensible si l'on considère que le manager fait cela pour réaliser ses rôles dans les relations interpersonnelles, l'échange d'informations et les processus de prise de décision, sans parler des fonctions de gestion de planification, d'organisation, de motivation et de contrôle.

C’est précisément parce que l’échange d’informations est intégré à tous les principaux types d’activités de gestion que nous appelons la communication un processus de connexion. Étant donné qu’un leader joue trois rôles et remplit quatre fonctions de base pour formuler et atteindre les objectifs organisationnels, la qualité de l’échange d’informations peut influencer directement le degré de réalisation des objectifs.

Cela signifie qu’une communication efficace est essentielle au succès des individus et des organisations. Les communications inefficaces sont l’un des principaux domaines où des problèmes surviennent. En comprenant profondément la communication aux niveaux personnel et organisationnel, nous devons apprendre à réduire l’incidence d’une communication inefficace et devenir de meilleurs gestionnaires, plus efficaces. Les leaders efficaces sont ceux qui communiquent efficacement. Ils comprennent l’essence du processus de communication, possèdent des compétences bien développées en communication orale et écrite et comprennent comment l’environnement affecte l’échange d’informations.

La communication s'effectue en transmettant des idées, des faits, des opinions, des sensations ou des perceptions, des sentiments et des attitudes d'une personne à une autre, verbalement ou sous toute autre forme, dans le but d'obtenir en retour la réaction souhaitée.

Lors de l'examen du processus de communication, il est nécessaire de prendre en compte le fait que dans les conditions de la communication humaine, il est important non seulement de savoir comment l'information est transmise, mais également comment elle est formée, clarifiée et développée. La communication et l’information sont des choses différentes mais liées. La communication comprend à la fois ce qui est communiqué et la manière dont ce « quoi » est transmis.

Pour que la communication ait lieu, il doit y avoir au moins deux personnes. Ainsi, chacun des participants doit avoir tout ou partie des capacités : voir, entendre, toucher, sentir et goûter.

Une communication efficace nécessite certaines compétences et capacités de la part de chaque partie. La communication ne doit pas être considérée seulement comme l'envoi et la réception d'informations, puisqu'il s'agit de la relation de deux individus dont chacun est un sujet actif - leur information mutuelle présuppose la mise en place d'activités communes. Par conséquent, dans le processus de communication, il y a non seulement un mouvement d'informations, mais également un échange actif de celles-ci.

Dans un échange d'informations spécifiquement humain, la signification de l'information joue un rôle particulier pour chaque participant à la communication, puisque les gens n'échangent pas seulement des mots, mais s'efforcent de développer un sens commun. Et cela est possible à condition que l’information soit non seulement acceptée, mais aussi compréhensible et significative.

2. La sémiotique et ses sections

gestion de la communication

La sémiotique est une science qui étudie les modes de transmission de l'information, les propriétés des signes et systèmes de signes dans la société humaine (principalement les langues naturelles et artificielles, ainsi que certains phénomènes culturels, systèmes de mythes, rituels), la nature (communication dans le monde animal) ou chez l'homme lui-même (perception visuelle et auditive, etc.). En d’autres termes, la sémiotique est la théorie des signes et des systèmes de signes.

Il existe trois sections de sémiotique :

§ syntaxique (ou syntaxe, du grec. syntaxe- construction, ordre) - étudie les modèles de construction des systèmes de signes quelle que soit leur interprétation, c'est-à-dire la relation des signes entre eux ;

§ sémantique (du grec. sémantique- ce que cela signifie) - étudie la relation entre un signe et sa signification ;

§ pragmatique (du grec. pragmatos- action) - étudie la relation des signes avec leurs expéditeurs, destinataires et le contexte de l'activité des signes.

Dans la science moderne, il existe plusieurs domaines de recherche sémiotique.

Première direction - sémiotique biologique, ou biosémiotique.

Cette direction étudie les systèmes de signalisation (communication) des animaux, y compris les animaux inférieurs et les insectes, c'est-à-dire qu'elle étudie les systèmes basés sur des signes naturels ou des signes qui sont d'une manière ou d'une autre importants pour l'existence de l'organisme lui-même, c'est-à-dire biologiquement significatifs (biologiquement pertinent).

La deuxième direction est l'ethnosémiotique, qui étudie le « niveau implicite » de la culture humaine. Même lorsque l'objet d'observation distinct pour l'ethnosémiotique est quelque chose de tout à fait tangible, comme un chant de mariage populaire ou une conspiration, le point de vue de la sémiotique sur ce sujet diffère du point de vue ; science du folklore : la sémiotique l'étudie dans le cadre de tels systèmes de signes d'une société donnée, dont le sens et le rôle ne sont pas reconnus par les membres de la société eux-mêmes.

L'ethnosémiotique est une science jeune et en développement rapide ; elle ne dispose pas encore de théories généralisatrices généralement acceptées. A l'étranger, notamment aux USA, un grand nombre d'études spécifiques individuelles sont réalisées dans le cadre de l'ethnographie (appelée là-bas « anthropologie culturelle et sociale »).

Arrêtons-nous d’abord sur les recherches privées menées en anthropologie culturelle et sociale, en prenant comme exemple typique les études de poses humaines pouvant faire partie des systèmes de signes. Au sein de l'anthropologie culturelle et sociale, l'étude des postures peut être réalisée sous différents angles.

D'une part, les postures peuvent être étudiées du point de vue de la physiologie du corps humain (les pleurs, le rire, les fonctions physiologiques, etc. peuvent être étudiés de la même manière), c'est ce qu'on appelle le point de vue éthologique. . La description des postures est importante pour la psychologie de l'ingénieur, qui consiste en l'étude d'une personne en contact avec une machine : les réactions et comportements humains, le placement d'une personne devant une machine ou une machine, la conception des poignées, des panneaux de commande, etc.; la connaissance des poses typiques d'une nationalité donnée est importante lors de la planification des appartements, du mobilier, etc. ; pour la psychiatrie : l'observation psychiatrique des postures peut à son tour éclairer le comportement physique d'une personne saine.

D’un autre côté, les postures peuvent être étudiées comme des positions du corps humain typiques d’une culture donnée. C'est un point de vue ethnologique. Le nombre total de positions stables différentes que le corps humain peut prendre est d'environ 1000. Mais parmi celles-ci, en raison de la tradition culturelle de chaque tribu et peuple, certaines sont interdites (taboues), tandis que d'autres sont fixes. L’étude des poses doit donc nécessairement être comparative, « interculturelle ». Afin de déterminer si une posture, par exemple la position assise en mangeant, est significative, c'est-à-dire si elle a une signification ethnologique, il est nécessaire de comparer les postures assises en mangeant dans différentes cultures, par exemple chez les Indiens de L'Amérique du Nord et les aborigènes de Nouvelle-Zélande. Si les poses s’avèrent constamment différentes, alors elles constituent un fait culturel.

Après cela, un catalogue de poses ethnologiques peut être dressé (Figure 2). Après avoir identifié les plus petites unités élémentaires du comportement spatial humain - les postures et dressé des catalogues - commence leur étude culturelle et ethnographique approfondie, qui peut être menée selon les axes suivants :

a) le rapport des poses avec d'autres systèmes culturels signes et non signes : vêtements, agencement des logements, etc. ;

b) tradition culturelle et historique - la stabilité de certaines poses sur de longues périodes d'existence des peuples.

De telles poses sont transmises par la tradition et persistent pendant de longues périodes. On suppose qu'ils peuvent servir, comme les formes de langage et les objets de culture matérielle, à établir les mouvements et les contacts les plus anciens des tribus. Ainsi, la pose de la troisième rangée en partant du haut, quatrième colonne en partant de la gauche, caractéristique de la population des îles Samoa de l'océan Pacifique, indiquerait apparemment des contacts indirects avec l'Inde, où elle est associée à des coutumes religieuses.

Figure 2 - Partie du catalogue de poses significatives d'un point de vue ethnologique (d'après G. Hughes)

Troisième direction - linguosémiotique- se concentre sur l'étude du langage naturel avec sa stylistique.

Le langage sonore naturel des humains est le plus complet et le plus parfait de tous les systèmes de communication existant dans le monde connu de l'homme. D'autres systèmes et langages artificiels créés par l'homme (par exemple, l'écriture, la signalisation par drapeau, le code Morse, le braille pour aveugles, les langages artificiels comme l'espéranto ou le volapuk, les langages informationnels, etc.) n'incarnent qu'une partie des propriétés du langage naturel. Ces systèmes peuvent améliorer considérablement le langage et le surpasser dans un ou plusieurs domaines, mais en même temps lui être inférieurs dans d'autres, tout comme le téléphone, la télévision, la radio (en général, tout outil, tout instrument) améliorent certaines propriétés de l'individu humain. organes.

La lingvosémiotique étudie d'autres systèmes de signes apparentés, qui :

§ fonctionner en parallèle avec le langage (par exemple, les gestes et les expressions faciales accompagnant la parole) ;

§ compenser le langage (par exemple, intonation expressive et stylistique ; polices typographiques) ;

§ modifier ses fonctions et son caractère symbolique (par exemple discours artistique).

Ces dernières années, en raison du développement rapide de la modélisation du langage naturel et de l'émergence de divers types de langages artificiels (informationnels, informationnels, comme la programmation, etc.), l'objet de la linguosémiotique s'est élargi.

Quatrième direction - sémiotique abstraite- n'étudie que les propriétés et relations les plus générales qui caractérisent les systèmes de signes, quelle que soit leur incarnation matérielle (R. Carnap à l'étranger ; V.B. Biryukov, D.P. Gorsky, A.A. Zinoviev, V.V. Martynov, etc., L'URSS). Dans le cadre de cette direction, la théorie logico-mathématique la plus abstraite des systèmes de signes est en cours de création.

Le sujet de la sémiotique générale est la comparaison, la comparaison et la généralisation des résultats de la sémiotique particulière ; examen de la manière dont les relations linguistiques abstraites se manifestent dans divers systèmes de signes ; formulation des lois sémiotiques générales qui deviennent claires ; résolution de problèmes épistémologiques, etc.

3.Mesure des informations. Entropie

3.1 Le rôle de l'information dans la gestion

L'essence et le rôle de l'information dans la gestion sont mieux illustrés par le lien entre le concept d'information et le concept d'entropie. À un moment donné, N. Wiener a exprimé la dualité entropie - informations comme suit : « Tout comme la quantité d’informations dans un système est une mesure de l’organisation du système, de la même manière l’entropie est une mesure de la désorganisation du système ; l’un est égal à l’autre, pris avec le signe opposé. Le contrôle dans le système dépend des informations disponibles. Parmi toute la diversité des définitions de l’information, la plus fondamentale est celle postulée par la théorie de l’information et associée à la quantité d’information :

Information - suppression de l'incertitude. Dans ce cas, l'incertitude est réduite par la quantité d'informations obtenues lors du processus de choix ou de prise de décision parmi le nombre d'alternatives disponibles ;

Cependant, en gestion, l'information est aussi un moyen de communication (l'information est transmise sous la forme d'un message qui contient des informations sous forme de variables changeantes).

L’information contrecarre les tendances du système à la désorganisation et à la croissance de l’entropie, et la quantité d’information dans le système est une mesure de l’organisation du système (Figure 3.1.).

Il est nécessaire de distinguer des concepts tels que données et informations. Données - informations primaires (signaux) sur les changements de variables (le degré d'agrégation est faible) ;

Informations intermédiaires obtenues à la suite de l'accumulation et de l'agrégation de données primaires, informant sur la dynamique des changements ;

Informations concluantes (degré élevé d'accumulation et d'agrégation) directement utilisées dans le processus de prise de décision.

3.2 Mesures quantitatives de l'information

Les mesures structurelles sont utilisées pour mesurer uniquement des informations discrètes. Les mesures structurelles utilisées reposent sur des éléments d'information (quanta), qui sont considérés comme des éléments d'information indivisibles.

Les mesures structurelles sont divisées en mesures d'information géométriques, combinatoires et additives.

Mesure géométrique définit la quantité d'informations comme la valeur de la longueur, de la surface ou du volume du modèle géométrique du message, liée au nombre de quanta qu'il contient. La méthode géométrique est utilisée pour déterminer le potentiel, c’est-à-dire la quantité maximale possible d’informations dans des dimensions structurelles données. Cette quantité est appelée capacité d'information.

Quantité d'informations lors de l'utilisation mesure combinatoire est calculé comme le nombre de combinaisons pouvant être faites à partir d’éléments d’information. Cette mesure mesure la diversité structurelle potentielle des complexes informationnels. Il est conseillé d'utiliser une mesure combinatoire lorsqu'il est nécessaire d'évaluer les possibilités de transmission de diverses informations à l'aide d'éléments alphanumériques.

Avant de parler de mesure additive de l’information, introduisons les notions de profondeur h et de longueur l d’un mot.

Profondeur h les mots nomment le nombre d'éléments (signes) différents contenus dans l'alphabet accepté.

Longueur l les mots appellent le nombre de caractères nécessaire et suffisant pour représenter un ensemble donné de mots par des éléments d'un alphabet donné.

La profondeur du mot correspond à la base et la longueur du mot correspond à la profondeur en bits du système numérique ou du système de codage.

Le nombre total de mots pouvant être représentés par des codes de longueur l et de profondeur h est donné par

Cela signifie que la capacité d'information q avec cette méthode d'estimation dépend de façon exponentielle de la longueur du mot l. L’application pratique de cette mesure présente donc un grand inconvénient.

Pour garantir la possibilité d'ajouter la quantité d'informations lors de l'ajout de mots et la proportionnalité de la quantité d'informations à la longueur du mot, Hartley a introduit une mesure logarithmique additive de l'information.

I = log 2h je = je journal 2 h.

L'unité de mesure de l'information lors de l'application d'une mesure additive est le bit, c'est-à-dire la quantité d'information contenue dans un mot de profondeur h = 2 et de longueur je= 1. Si les informations proviennent de diverses sources, alors lors de l'estimation de la quantité d'informations à l'aide d'une mesure additive, c'est vrai

où I(A1, A2, ..., An) est la quantité totale d'informations provenant des sources A1, A2, ..., An ;

I(Ai), i = 1(1)n - la quantité d'informations provenant de la source Ai, mesurée par une mesure additive.

Déterminer la quantité d'informations à l'aide de mesures statistiques nécessite une approche probabiliste. Avec cette approche, les informations sont considérées comme un message sur le résultat d'événements aléatoires, la mise en œuvre de variables et de fonctions aléatoires, et la quantité d'informations dépend des probabilités a priori de ces événements, valeurs, fonctions. Les mesures statistiques et structurelles de l'information ne permettent pas d'évaluer le contenu de l'information, puisqu'elles ne prennent pas en compte le sens du message et sa valeur pour le destinataire. Les mesures sémantiques offrent la possibilité d'éviter cette lacune.

3.3 La quantité d'informations comme mesure de l'organisation du système

La quantité d'informations permet d'exprimer le degré d'organisation du système en fonction de la mesure du degré d'incertitude (formule 3.1.) :

К= -log2 p je , (3.1.),

où p i est la probabilité de choisir la i-ième alternative ;

Une illustration de cette formule est donnée ci-dessous dans la figure 3.2. La notion de quantité d'information est interprétée ci-dessous en lien avec la réduction de l'incertitude lors du choix parmi 8 alternatives. Dans le même temps, l'incertitude a diminué de 3 bits ou de la quantité d'informations obtenues en choisissant parmi 8 alternatives.

K= -log2 pi = -log 2 18 = 3 bits.

où K est la quantité d'informations ;

p i - probabilité de choisir la i-ième alternative ;

Figure 4 - Trois cycles de sélection et une réduction de l'incertitude de trois bits lors du choix parmi huit options.

4.Réseaux de communication de l'organisation

La gestion de l'organisation s'effectue par l'intermédiaire de personnes. L'un des outils de gestion les plus importants pour un manager est de le diriger signaux ou messagesà leurs subordonnés au sujet de leur comportement nécessaire pour atteindre les objectifs de l'organisation. En utilisant cela et en recevant les commentaires de ses subordonnés, le manager organise, motive et dirige ses subordonnés. Beaucoup dépend de la capacité du gestionnaire à transmettre et à recevoir efficacement ces signaux et messages afin qu’ils soient perçus de la manière la plus adéquate possible par ceux à qui ils sont destinés. De nombreux managers comprennent l’importance de ce problème et y prêtent une grande attention.

Au cours du processus de communication, des signaux ou des messages sur le comportement sont transmis d'un sujet à un autre et inversement. Les sujets peuvent être des individus, des groupes et des organisations dans leur ensemble.

Dans le premier cas, la communication est interpersonnel personnage. Elle s'effectue par la communication d'idées, de faits, d'opinions, d'indices, de sensations ou de perceptions, de sentiments et d'attitudes d'une personne à une autre. verbal(oral ou écrit) et également en non verbal(postures, gestes, ton de voix, temps de transmission, etc.) afin d'obtenir la réponse souhaitée.

Dans les deuxième et troisième cas, nous parlons organisationnel communications, c'est-à-dire sur comment, par qui et quand les signaux sont envoyés dans le contexte des groupes et de l'organisation (réunions, présentations, instructions et procédures, documentation commerciale, ordres et instructions, plans, etc.) et comment les commentaires sont reçus (observations, rapports, évaluation et etc.). Les liens de communication existant dans une organisation reflètent sa structure réelle, et la tâche de la haute direction dans ce cas est de les mettre en conformité.

L'écart entre la structure approuvée et le processus de communication existant dans l'organisation réduit considérablement l'efficacité de ses activités.

Il convient de noter que la communication et information -- ce sont des concepts différents (deux concepts très souvent confondus), mais liés. L'information est une partie naturelle et significative d'un signal ou d'un message envoyé ou reçu, ce qui permet de lui donner une certaine signification. En termes simples, l'information est une interprétation interne d'événements externes. Par exemple, un cri de peur est une interprétation d’une information qui peut même être mesurée en décibels.

La communication comprend également Quoi est transmis, puis Comment c'est le « quoi » qui est véhiculé. Pour que la communication ait lieu de manière interpersonnelle, il doit y avoir au moins deux personnes.

La communication impose des exigences à chacun des participants à l'interaction de gestion. Ainsi, chacun des participants doit avoir tout ou partie des capacités : voir, entendre, toucher, sentir, goûter, etc. Une communication efficace nécessite que chaque partie possède certaines compétences et capacités, ainsi qu’un certain degré de compréhension mutuelle.

Le terme « communication » vient du latin « communis », qui signifie « commun » : l'émetteur de signaux ou de messages tente d'établir un « caractère commun » avec le destinataire.

Par conséquent, la communication peut être définie comme le transfert non seulement d’informations, mais aussi de sens ou de sens à l’aide de symboles. Une communication interpersonnelle efficace est très importante pour réussir en gestion pour un certain nombre de raisons. Premièrement, la solution à de nombreux problèmes de gestion repose sur l'interaction directe des personnes (patron avec ses subordonnés, subordonnés entre eux) dans le cadre de divers événements.

Deuxièmement, la communication interpersonnelle est peut-être le meilleur moyen de discuter et de résoudre des problèmes caractérisés par l’incertitude et l’ambiguïté.

Un réseau de communication est une connexion d'individus participant au processus de communication d'une certaine manière à l'aide de flux d'informations (Figure 5). Dans ce cas, ce ne sont pas les individus en tant que tels qui sont considérés, mais les relations de communication entre individus. Un réseau de communication implique le flux de messages ou de signaux entre deux ou plusieurs individus. Le réseau de communication se concentre sur les modèles de ces flux développés dans l'organisation, et non sur la question de savoir si le sens ou le sens du message a été transmis avec succès. Cependant, le réseau de communication peut influencer le raccourcissement ou l'élargissement de l'écart entre la valeur envoyée et la valeur reçue.

Le réseau créé par le leader est constitué de connexions verticales, horizontales et diagonales. Connexions verticales sont construits selon une ligne de leadership allant du supérieur aux subordonnés. Horizontal communications s'effectuent entre individus ou parties de l'organisation de niveaux égaux : entre députés, entre chefs de service, entre subordonnés. Connexions diagonales-- ce sont des liens avec d'autres supérieurs et avec d'autres subordonnés. Le réseau de ces connexions crée la véritable structure de l’organisation. Le but d’une structure organisationnelle formelle est de canaliser les flux de communication dans la bonne direction. La taille des départements d'une organisation limite la capacité à développer un réseau de communication. Si la taille du groupe augmente selon une progression arithmétique, alors le nombre de relations de communication possibles augmente de façon exponentielle. Ainsi, le réseau de communication dans un groupe de 12 personnes est plus diversifié et complexe que dans un groupe de trois personnes.

Selon la manière dont les réseaux de communication sont construits, les activités du groupe peuvent être plus ou moins efficaces.

RÉSEAU DE COMMUNICATION EXTERNE

Figure 5 - Réseau de communication interpersonnelle d'un leader de groupe dans une organisation

Il existe des modèles bien établis de réseaux de communication pour des groupes de tailles identiques ou différentes (Figure 6). Dans les réseaux circulaires, les membres du groupe ne peuvent communiquer qu'avec ceux qui se trouvent à proximité. Les réseaux de roues présentent une hiérarchie de pouvoir formelle et centralisée dans laquelle les subordonnés communiquent entre eux par l'intermédiaire de leur supérieur. La base objective de cette situation est que la personne au centre de la « roue » a plus de connexions de communication que les autres membres du groupe. Il reçoit plus de messages, est plus souvent reconnu par les autres membres du groupe comme une personne exerçant des fonctions de leadership, a plus d'influence sociale sur les autres membres du groupe, porte généralement une plus grande responsabilité dans la transmission de l'information et est censé être plus que la solution finale au problème. autres.

Une image similaire est observée dans les réseaux de type « Y ». De tels réseaux sont dits centralisés et peuvent être efficaces si des problèmes simples sont résolus. Un autre type de hiérarchie du pouvoir est représenté par les réseaux de type « chaîne », dans lesquels apparaissent des connexions horizontales - élément de décentralisation. Les réseaux « omnicanaux » représentent des groupes complètement décentralisés. Cela est généralement nécessaire lorsque tout le monde doit être impliqué dans la résolution de problèmes complexes. Cette approche est également appelée communication ouverte.

La connaissance des types de réseaux de communication est particulièrement importante pour comprendre les relations de pouvoir et de contrôle dans une organisation. Cacher ou centraliser des informations est connu pour entretenir des relations de pouvoir. La nature de l’interdépendance des emplois et des personnes au sein d’un groupe ou d’une organisation déterminera le type de réseau de communication le plus efficace. Une simple interdépendance permet l’utilisation de réseaux centralisés. Une interdépendance complexe nécessite une approche « d’équipe » pour construire des réseaux de communication. Toutefois, un réseau complexe ne résoudra peut-être pas un problème simple.

Figure 6 - Exemples de réseaux de communication en groupes

5. La technologie de gestion en tant que processus d'information

La technologie est tout moyen de transformer les matières premières pour produire les résultats souhaités. Puisque le sujet et, par conséquent, le matériau source du travail de gestion est l'information, la technologie de gestion, par exemple, peut être définie comme un ensemble de méthodes de traitement des informations de gestion dans le but d'élaborer, d'adopter et de mettre en œuvre des décisions de gestion.

La technologie de gestion reflète le contenu de la gestion, se caractérise par les processus de déplacement et de traitement de l'information et est déterminée par la composition et l'ordre du travail de gestion, au cours desquels ces informations sont transformées et ont un impact sur l'objet contrôlé. Cela implique l'objectif principal de la technologie de gestion - l'établissement d'un schéma rationnel pour l'interaction des unités structurelles et des acteurs individuels dans le processus de gestion.

La technologie de gestion est définie comme un système d'opérations et de procédures exécutées par des gestionnaires, des spécialistes et des acteurs techniques dans un certain ordre en utilisant les méthodes et moyens techniques nécessaires.

L'objectif de la technologie de gestion est d'optimiser le processus de gestion, de le rationaliser en éliminant les activités et opérations qui ne sont pas nécessaires pour obtenir des résultats.

La fonction principale des technologies de gestion est d'assurer la relation scientifique et fonctionnelle des processus de gestion avec des technologies de gestion spécifiques qui contribuent à la mise en œuvre des fonctions de gestion. À cet égard, il est important de former la pensée d'un nouveau type de managers, en la concentrant sur des activités analytiques et innovantes proactives.

Le développement de la technologie de contrôle implique la détermination du nombre, de la séquence et de la nature des opérations qui composent le processus de contrôle, le développement ou la sélection de méthodes, de techniques et de moyens techniques appropriés pour chaque opération, l'identification des conditions optimales pour le processus de transfert d'un objet système depuis l'origine indiquer celui souhaité.

Le fonctionnement clair de l'organe de direction nécessite la division du processus de gestion en opérations, et l'organisation efficace de la gestion nécessite la combinaison appropriée des opérations. Chaque opération doit être liée aux opérations précédentes dans un cycle donné du processus de gestion. L'exécution d'une opération doit être liée à l'exécution d'autres opérations. Le concept " technologie de contrôle« est étroitement lié au processus d'algorithmisation des opérations dans le cadre de certaines fonctions du système de contrôle.

Le rôle d'un algorithme (procédure) du processus de gestion est une prescription qui détermine le contenu et la séquence d'actions dans tout processus d'information ou organisationnel. Son algorithme représente les règles de mise en œuvre séquentielle de certaines opérations interconnectées en lesquelles ce processus peut être décomposé et qui doivent être mises en œuvre pour atteindre l'objectif souhaité. Une procédure peut être définie comme un système d'instructions mises en œuvre séquentiellement pour effectuer des opérations dans un certain ordre qui conduisent à la solution de problèmes de gestion.

Schématiquement, la technologie de gestion peut être représentée sous la forme d'informations et d'interactions organisationnelles de trois cycles ou processus principaux, au sein desquels diverses opérations et procédures sont effectuées.

1. Processus d'information : recherche, collecte, transmission, traitement et stockage de divers types d'informations. Ce sont principalement des artistes créatifs et des spécialistes qui sont employés ici.

2. Logique-mental, ou le processus d'élaboration et de prise de décisions de gestion : recherche, traitement, calculs, prévisions, prise de décision. Elle emploie principalement des spécialistes et des cadres de l'organisation.

3. Processus organisationnel ou influence organisationnelle sur l'objet de gestion pour la mise en œuvre des décisions de gestion : sélection et placement du personnel, communication des tâches aux exécutants, planification opérationnelle, organisation du travail, coordination, contrôle de l'exécution, etc.

Les points essentiels de la technologie de gestion sont la recherche et la description de moyens rationnels de mettre en œuvre des processus de gestion en utilisant des opérations et des procédures appropriées. Cependant, il est très difficile de décrire les algorithmes de fonctionnement des systèmes de gestion et de déterminer l'ensemble des méthodes permettant d'effectuer et d'organiser les transformations de l'information et les interactions organisationnelles qui composent le processus de gestion, et il n'est pas possible de le formuler sans ambiguïté.

Actuellement, il existe plusieurs approches pour la formation des technologies de gestion. Étant donné que la technologie de gestion est déterminée par la composition du travail de gestion, sa construction peut donc être réalisée en fonction de l'approche adoptée pour comprendre la gestion ou du style de gestion qui caractérise les activités des cadres de l'entreprise.

La plus développée et la plus simple est l'approche fonctionnelle traditionnelle et classique, qui repose sur la compréhension de la gestion comme un processus permettant d'exécuter certaines fonctions. Ici, la technologie de gestion peut être définie comme la régulation de procédures rationnelles et de méthodes de travail avec l'information dans le processus de mise en œuvre des fonctions de gestion. L'essence de l'approche fonctionnelle est qu'à chaque niveau hiérarchique des systèmes de gestion, des domaines de travail ou de fonctions de gestion relativement distincts sont attribués, pour chacun desquels un ensemble spécifique de procédures est construit. Par la suite, les sous-fonctions et les blocs de procédures correspondants sont identifiés, détaillés au niveau opérationnel ; les types de documents, les moyens techniques nécessaires, etc. sont déterminés.

Cette approche de la technologisation des processus de gestion est applicable aux entreprises opérant de manière stable dans un environnement peu changeant. Ainsi, une organisation peut disposer d'une technologie de planification, d'une technologie de contrôle ou (en tenant compte des fonctions de gestion particulières) d'une technologie de gestion du développement d'un nouveau produit, d'une technologie de recherche marketing, etc.

L'approche la plus appropriée dans un environnement extérieur changeant est l'approche situationnelle, dont l'essence est de justifier l'algorithme de choix d'une procédure basée sur la prise en compte des caractéristiques d'une situation ou d'un problème particulier. Dans l'approche situationnelle, la technologie de gestion est définie comme une séquence d'actions permettant de sélectionner les procédures appropriées et de réaliser les transformations de l'information et les impacts organisationnels qu'elles contiennent. Le schéma technologique de gestion comprend :

· diagnostic du problème et détermination des moyens de le résoudre ;

· identification des facteurs influençant la décision ;

· développement et évaluation d'alternatives ;

· élaboration de tactiques pour mettre en œuvre les voies de développement prévues.

Et enfin, l'approche de la gestion du point de vue de la prise de décision nous permet de considérer la technologie de gestion comme une certaine séquence d'actions utilisée pour fixer les objectifs de l'entreprise et développer des mécanismes pour les atteindre. Il y a deux étapes à cela :

1. élaboration d'objectifs et d'une stratégie pour le développement de l'entreprise ;

2. formation de technologies pour prendre et mettre en œuvre des décisions de gestion.

L'efficacité des technologies de gestion est le résultat final, qui s'exprime non seulement par un gain de temps et d'argent, mais également par la garantie de la durabilité et de la survie de l'organisation dans un environnement externe changeant.

Les critères d'efficacité de la technologie de contrôle comprennent :

· simplicité (la technologie de contrôle ne doit pas être trop compliquée ni contenir d'étapes ou d'opérations intermédiaires) ;

· flexibilité (adaptation aux conditions changeantes) ;

· fiabilité (présence d'une certaine marge de sécurité, mécanisme de sauvegarde) ;

· efficacité (la technologie peut être efficace, mais pas économique) ;

· facilité d'utilisation (une technologie bien conçue sera inutile si elle est gênante pour les personnes qui devront travailler).

La technique de commande occupe aujourd'hui une place particulière dans la technique de commande.

La technologie de gestion est un ensemble de ressources matérielles (matériel de bureau, matériel de communication, matériel informatique, etc.) qui permettent de réduire la complexité des travaux de gestion, le calendrier de leur mise en œuvre, et également d'améliorer la qualité des décisions prises.

Les capacités mentales d'un individu ont une limite : l'utilisation de la RAM et de la mémoire à long terme des ordinateurs permet d'élargir les capacités intellectuelles des spécialistes pour résoudre les problèmes de gestion. Le développement des moyens d'automatisation approfondit la nature informationnelle du travail de gestion, et les technologies des systèmes informatisés deviennent aujourd'hui partie intégrante de la technologie de gestion.

Il existe des obstacles à la communication qui peuvent être divisés en deux groupes : ceux qui existent au niveau individuel et ceux qui « grandissent » au niveau organisationnel.

Les sources des obstacles à la communication proviennent à la fois des individus et des organisations dans leur ensemble (tableau 2).

Premièrement, les obstacles individuels peuvent être associés à des différences dans les émotions et les types de perception. Par exemple, si une personne a tendance à diviser les gens en groupes (classes), son opinion sera difficile à changer. Si une personne définit de manière rigide sa position avant même le début de la discussion, les chances de succès en communication sont considérablement réduites. De plus, les personnes ayant des antécédents ou des niveaux de connaissances différents ont tendance à interpréter différemment les mêmes informations.

Deuxièmement, le problème peut résider dans le mauvais choix de canal ou de moyen de communication. Par exemple, lorsqu’un message a une connotation émotionnelle, il est conseillé de le transmettre en personne, lors d’une réunion, et non dans une lettre. Les messages écrits conviennent mieux aux communications de routine, mais ils ne fournissent pas de retour d’information assez rapidement. De plus, il est inapproprié d’utiliser des messages écrits pour transmettre plusieurs signaux d’information.

Troisièmement, les difficultés de communication sont souvent liées à des différences sémantiques.

Sémantique est le sens des mots et le contexte dans lequel ils sont utilisés. Le mot « efficacité » pour un directeur d'usine peut signifier atteindre des volumes de production élevés, et pour un spécialiste des ressources humaines, cela peut signifier la satisfaction des employés. De nombreux mots tout à fait ordinaires en anglais ont en moyenne 28 significations différentes. Par conséquent, une communication réussie implique une sélection minutieuse de mots conçus pour refléter fidèlement vos pensées.

Quatrièmement, le destinataire peut mal comprendre l'expéditeur s'il dit une chose, mais utilise des messages non verbaux pour indiquer quelque chose de complètement différent. Si l'expression du visage d'une personne ne correspond pas à ses paroles, il y aura du « bruit » et de l'incertitude dans les communications. L'intonation, les gestes, les actions - tout cela ne doit pas contredire ce qui est dit à voix haute.

Tableau 2 - Obstacles à la communication et moyens de les surmonter

Les barrières organisationnelles sont liées à des facteurs inhérents à l’organisation dans son ensemble. Tout d’abord, il s’agit d’un problème de statut et de niveau d’autorité différents. Par exemple, si vous étiez un employé de première ligne, signaleriez-vous un problème à un responsable si votre communication lui laissait une impression négative de votre performance ? D'un autre côté, les managers puissants perçoivent souvent les employés ordinaires comme incapables de pensées et d'actions frivoles de la part des individus.

Les différences dans les objectifs et les besoins des services ont un impact significatif sur les communications. Chacun d'eux a ses propres problèmes. Pour le service production, l'essentiel, ce sont les indicateurs de productivité ; ses salariés sont assez éloignés des intérêts des salariés marketing.

Le troisième problème est que les flux de communication peuvent ne pas être alignés sur la mission de l'équipe ou de l'ensemble de l'organisation. Si une structure de communication centralisée est utilisée lors de l'exécution de tâches non routinières, l'échange d'informations entre les travailleurs sera clairement insuffisant. Une organisation, un service ou une équipe n'est plus efficace que lorsque le niveau de communication entre les employés correspond à la tâche à accomplir.

Le manque de canaux formels au sein de l’organisation a un impact négatif sur l’efficacité des communications. L'entreprise doit toujours avoir des communications ascendantes, descendantes et horizontales sous diverses formes adaptées à la situation actuelle : enquêtes auprès des employés, politiques de porte ouverte, newsletters, mémos, équipes spéciales, voire mise en place de postes spéciaux de « liaison ». L’absence de canaux formels signifie l’absence de communications en tant que telles au sein de l’organisation.

Pour surmonter les obstacles à la communication, la direction doit créer une structure organisationnelle qui encourage une communication positive et efficace, ce qui nécessite à la fois des compétences individuelles et une action organisationnelle.

La compétence individuelle la plus importante est l’écoute. L'écoute active signifie poser des questions, montrer de l'intérêt et parfois paraphraser ce que l'autre personne a dit pour être sûr de bien la comprendre. L'écoute active signifie fournir un retour d'information à l'expéditeur du message.

Deuxièmement, vous devez choisir les canaux appropriés pour transmettre vos propres messages. Un message complexe nécessite l'utilisation d'un canal de communication volumineux (téléphone, conversation personnelle) ; les messages de routine et les données peuvent être transmises sous forme de notes, de lettres ou d'e-mails.

Troisièmement, l'expéditeur et le destinataire doivent essayer de comprendre le point de vue de l'autre partie. Lors de la réception d'informations, les managers doivent faire preuve d'une attention particulière, qui leur permettra de reconnaître la présence d'éventuels préjugés chez l'interlocuteur, de clarifier ce qui a été mal compris et d'ajuster leur propre message. Lorsque nous évaluons correctement les opinions de nos interlocuteurs, nous interprétons avec plus de précision le sens sémantique des mots et des sentiments véhiculés et les traitons généralement de manière plus objective.

Et enfin, une gestion basée sur le contact avec les citoyens. Le manager doit quitter périodiquement son bureau et vérifier de manière indépendante l'état des canaux de communication dans l'entreprise. Lorsqu'un manager voit tout de ses propres yeux et rencontre des gens, il acquiert une compréhension beaucoup plus complète de l'organisation et a la possibilité de transmettre directement des idées et des valeurs importantes aux employés.

Une atmosphère de confiance et d'ouverture au sein de l'organisation encourage les employés à communiquer honnêtement entre eux, où les employés transmettent sans crainte les bonnes et les mauvaises nouvelles au sommet. Pour créer une telle ambiance, des conditions sont nécessaires au développement des qualités relationnelles des salariés.

Deuxièmement, les managers doivent développer et utiliser des canaux de communication formels dans toutes les directions. Scandinave Design utilise deux newsletters différentes pour communiquer avec les employés. À l'usine Packard Electric, propriété de General Motors, les travailleurs ont accès à toutes les informations sur l'entreprise : informations financières, projets futurs, notes de qualité, indicateurs de performance. Bank of America utilise des programmes spéciaux pour encourager les employés à exprimer des idées et à fournir des commentaires. D'autres méthodes peuvent être utilisées : publipostage, forums de discussion, enquêtes.

Troisièmement, les managers devraient encourager l’utilisation simultanée de plusieurs canaux de communication, formels et informels. Ces multiples canaux incluent des directives écrites, des discussions en face-à-face, des sorties publiques et des vignettes. Par exemple, dans la même usine GM, un journal mensuel est publié, les managers rencontrent régulièrement les équipes de travail et un écran électronique dans la cafétéria est utilisé pour transmettre les nouvelles. L’envoi simultané de messages via plusieurs canaux augmente les chances qu’ils soient reçus et correctement compris.

Quatrièmement, la structure de l'organisation doit correspondre à ses besoins de communication. Par exemple, le Casino/Holiday Inn (Las Vegas) dispose d'une équipe de communication dédiée (dans le cadre de la structure organisationnelle). Il est composé de représentants de chaque département. L'équipe s'occupe des problèmes les plus urgents de l'entreprise, conçue pour aider les managers à évaluer les problèmes non seulement dans le cadre des intérêts de leurs services. L'équipe implique tous ceux qui peuvent aider à résoudre les problèmes. Si une organisation manque de canaux de communication horizontaux, des équipes similaires peuvent être créées, d'autres groupes de « réponse rapide » peuvent être créés et des postes de gestionnaires intégrateurs et des structures matricielles peuvent être introduits. La structure organisationnelle doit, entre autres, refléter les besoins en information. Si un service ou une équipe effectue des tâches complexes non standard, une décentralisation des structures est nécessaire, ce qui permet d'intensifier les discussions et d'impliquer les salariés dans le processus de gestion.

Conclusion

Dans ce travail de cours, nous avons examiné les concepts d'information et l'importance des communications pour les activités efficaces du gestionnaire d'une organisation. Sans connaissances et compétences particulières, il est impossible de gérer des personnes ; Sur ce chemin, vous pouvez rencontrer diverses barrières, que nous avons soulignées au paragraphe 5 de l'ouvrage.

Les dirigeants talentueux souhaitent établir des liens avec les employés et les clients et façonner l’orientation de leur entreprise. Et ces contacts doivent être établis en continu, ce qui signifie que les managers doivent avoir développé des compétences en communication interpersonnelle. Ceux qui ne connaissent pas le management ont tendance à être étonnés de la quantité d’énergie que les managers qui réussissent investissent dans la communication.

Je crois que l'information est essentielle à la gestion d'une organisation. Le chef et les dirigeants accumulent, analysent les informations provenant de l'extérieur et circulant au sein de l'entreprise et élaborent ainsi la bonne stratégie de travail. « Celui qui possède l’information possède le monde », a déclaré Winston Churchill.

Nous avons défini la communication comme un processus dans lequel deux personnes ou plus échangent et comprennent des informations reçues, dont le but est de motiver ou d'influencer un comportement spécifique.

Une activité de gestion efficace nécessite une distinction claire entre les concepts de séparation et de proclamation. Un manager qui n'écoute personne est comme un vendeur de voitures d'occasion qui dit : « Je vends, ils ne veulent pas acheter ». Les communications de gestion sont une voie à double sens qui nécessite des compétences d’écoute et d’autres formes de feedback. Les connaissances acquises par les managers lors de la communication personnelle avec les salariés façonnent leur compréhension de la vie de l’entreprise. Je crois qu'avec ces connaissances, les responsables du processus de communication sont capables d'influencer la conscience de leurs subordonnés et de travailler efficacement avec les clients.

Par conséquent, il est très important de maintenir un esprit d’entreprise « sain » dans l’organisation grâce à des réunions régulières, des formations et des événements conjoints entre les employés des différents départements. Après tout, seul le travail coordonné de toutes les parties d’un tout peut conduire au bon fonctionnement de l’organisation.

Liste de la littérature utilisée

1 Boddy D., Payton R. Fondamentaux de la gestion / Éd. Yu.N. Kapturevsky. - Saint-Pétersbourg : Peter, 1999.

2 Vikhansky O.S., Naumov A.I. Gestion. - M. : Gardarika, 2001. - 528 p.

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Information et communication en gestion.

Conférence n°6

Section 3. Technologie de gestion

3.4 Le processus de prise de décisions de gestion.

L'exercice des fonctions managériales, les interactions entre les individus et les groupes sociaux s'effectuent à travers communications et échanger information. Les concepts d'information et de communication sont interdépendants, mais la communication comprend à la fois ce qui est transmis (l'information) et la manière dont il est transmis.

Les activités de tout dirigeant impliquent la réalisation des procédures et opérations suivantes :

· recevoir, vérifier et traiter des informations ;

· développement et mise en œuvre de solutions ;

· contrôle et ajustement de leur mise en œuvre ;

· systématisation et stockage des données sur les solutions réalisées.

Le principal moyen de mettre en œuvre cette activité est la communication. La communication est considérée comme un processus et comme un phénomène. En tant que processus de communication, ils reflètent les principes et les modèles d'échange d'informations entre les personnes ; en tant que phénomène, ils représentent les normes établies (règles, instructions, réglementations) d'interaction entre les personnes au sein des organisations et les formes organisationnelles correspondantes.

Au cours du processus de communication, les informations sont transférées d'un sujet à un autre. Les sujets peuvent être des individus, des groupes et des organisations. La typologie de communication suivante a été adoptée :

Communications entre l'organisation et l'environnement externe ;

Communications entre les départements ;

Communications au sein des départements aux niveaux de la production et de la gestion ;

Communications interpersonnelles ;

Communications informelles.

La communication s'effectue en transmettant des suggestions, des opinions, des indices ou des sentiments sous forme orale ou autre (forme écrite, gestes, posture, insinuations, etc.) afin d'obtenir la réaction souhaitée.

Lorsqu'ils communiquent, ses participants doivent être capables de voir, d'entendre, de toucher, mais aussi d'avoir certaines compétences et un certain degré de compréhension mutuelle.

La communication interpersonnelle est importante pour la gestion, car de nombreuses tâches de gestion sont résolues grâce à une communication directe entre les personnes.

Au stade de l'envoi, l'expéditeur conçoit et code les informations destinées à être transmises aux participants au processus, c'est-à-dire se définit en tant qu'individu (« qui suis-je ») et forme le sens de ce qu'il veut transmettre.

Ensuite, les informations destinées à la transmission sont codées. Tout d'abord, des supports d'information sont sélectionnés (son, lumière, température, odeur, goût, actions physiques), qui sont ensuite organisés sous une forme spécifique (parole, texte, dessin, action, etc.).

C’est ainsi que se forme le message. Dans ce cas, l'expéditeur s'attend à ce qu'il soit perçu de manière adéquate à la signification qui y est codée.

Plus les différences entre ce qui est envoyé et ce qui est reçu sont grandes, plus la communication est mauvaise. Ainsi, les professionnels ont généralement des difficultés à communiquer avec le public, car ils codent le sens sous une forme compréhensible uniquement par les personnes de leur entourage.

Le message, via un émetteur (personne, dispositif technique, état chimique ou physique), entre dans le canal de transmission et l'amène au destinataire. Dès que la transmission d'un message ou d'un signal a commencé, à ce moment l'étape d'envoi se termine et l'étape de réception des informations transmises commence. Le canal transmet le message au récepteur, qui enregistre la réception de ce message.

La personne à qui le message a été adressé est appelée le destinataire. Il enregistre le message reçu et le décode en un sens compréhensible. Le décodage fait référence à la perception d'un message, son interprétation et son évaluation.

La plupart du temps, les messages sont déformés. Cela est dû à la présence de bruit dans le processus de communication. Ses sources peuvent être à la fois des moyens du processus de communication et des composants organisationnels (multi-niveaux, échelle de contrôlabilité, etc.). Ainsi, distorsion de l'information lors de son transfert entre services fonctionnels (loi de l'entropie de l'information). Les informations de contrôle sont transmises principalement en langage naturel, qui présente une redondance des informations. La redondance des informations de la langue russe est estimée à 32 %, ce qui est nettement plus élevé que celui de nombreuses autres langues européennes. La redondance de l'information est source de distorsion de l'essence du message. Lors de la transmission d'informations via quatre niveaux de contrôle, nous avons une forte probabilité de recevoir environ 100 % de distorsions par rapport au message d'origine. Le bruit est toujours présent, donc à toutes les étapes du processus de communication il y a une certaine distorsion du message transmis. Le manager doit surmonter autant que possible le bruit existant et transmettre le sens du message aussi précisément que possible.

La dernière étape du processus de communication est le retour d'information lorsque les participants au processus échangent leurs rôles. Le cycle entier se répète, mais dans une direction différente. Le feedback est la réponse du destinataire à un message. Il devient possible de savoir si le message est parvenu au destinataire et dans quel sens. Les commentaires peuvent être exprimés dans un système de code différent de celui du message reçu. Ainsi, nous répondons souvent à une phrase par un signe de tête. Pour un manager, le feedback peut être direct (un changement de comportement directement observable) ou indirect (une productivité accrue).

Pour mener à bien le processus de communication, il est utilisé réseau de communication, ceux. connecter les participants au processus de communication à l'aide de flux d'informations. Ce réseau est constitué de connexions verticales, horizontales et diagonales. Des connexions verticales se forment du patron aux subordonnés, des connexions horizontales se forment entre des individus ou des départements de niveaux égaux. Les connexions diagonales sont des connexions avec d'autres supérieurs et d'autres subordonnés. Le réseau de ces connexions crée la structure de l'organisation. La tâche de la structure organisationnelle est de donner à la communication courants dans le bon sens.

Il existe des modèles bien établis de réseaux de communication pour des groupes de travailleurs de différentes tailles. On les appelle « roue », « étoile », « cercle », « chaîne », « fileuse », etc. Ils ont un impact significatif sur les activités des organisations. Ainsi, dans les réseaux de type « roue », une hiérarchie centralisée du pouvoir se présente. La personne au centre de la « roue » reçoit plus de messages, est plus souvent reconnue par les autres membres du groupe comme un leader, a une plus grande influence sur les autres membres du groupe, porte généralement une plus grande responsabilité et la solution au problème dépend davantage de lui. que sur d'autres.

Les informations utilisées en gestion sont classées :

Par objet de contrôle ;

En appartenant à l'un ou l'autre sous-système de contrôle ;

Selon la forme de transmission (verbale, c'est-à-dire verbale et non verbale) ;

Par variabilité dans le temps ;

Par mode de transmission ;

Par mode de transmission ;

Volontairement;

Par étape du cycle de vie de l’objet ;

Par rapport à l'objet de contrôle au sujet.
Les principales exigences en matière de qualité de l'information sont :

Opportunité;

Crédibilité;

Adéquation;

Fiabilité;

Ciblage ;

Utilisations multiples ;

Grande rapidité de collecte, de traitement et de transmission ;

Capacité d'encodage ;

Pertinence.

Un tableau d'informations est une collection de tous types d'informations utilisées par les organes directeurs, classées selon certaines caractéristiques. Il doit garantir : un accès direct aux informations stockées par les consommateurs ; la satisfaction la plus complète de leurs besoins d'information ; recherche et fourniture rapides d'informations ; protection des informations contre la distorsion.

Le flux d'informations est le mouvement des informations des sources vers les consommateurs.

Le volume d'informations est une caractéristique quantitative mesurée à l'aide d'unités conventionnelles (mots, messages, signes, lettres, feuilles, etc.) et utilisée pour déterminer la charge d'information des contrôles et prendre des décisions sur l'automatisation des contrôles.

Lors de la conception du flux documentaire, il est nécessaire de garantir :

Disponibilité dans chaque document des informations nécessaires et suffisantes à la prise de décision ;

Flux rationnels d'informations en éliminant la duplication des documents et des indicateurs qu'ils contiennent ;

Minimiser les itinéraires de transmission des documents depuis
de la source au consommateur ;

Contrôle efficace des délais d'exécution des documents ;

Unification des formulaires de documents.

Les informations non verbales jouent également un rôle très important, c'est-à-dire informations envoyées par l’expéditeur sans utiliser de mots. Il forme des messages non verbaux qui sous-tendent la communication non verbale. Les gestes, les expressions faciales, les intonations sont la partie la plus importante de la communication d'entreprise. Parfois, avec l'aide de ces moyens (on les appelle non verbaux), vous pouvez dire bien plus qu'avec des mots. Les principaux types d’informations non verbales sont :

Données physiques d'une personne (taille, poids, couleur des cheveux, etc.) ;

Mouvements corporels (gestes, expressions faciales, mouvements des yeux, etc.) ;

Environnement (éclairage, bruit, propreté, chambre, mobilier, etc.) ;

Utilisation de l'environnement (comportement, distance
lors de la communication, etc.);

Heure (arrivée anticipée, tardive, se faire attendre).

Les communications non verbales ont principalement une base inconsciente, car elles indiquent les émotions réelles des participants au processus de communication et constituent un indicateur très fiable des sentiments exprimés. Les informations non verbales sont difficiles à manipuler Et il n'est pas facile de se cacher dans la communication interpersonnelle.

De nombreux signaux non verbaux et leurs significations spécifiques sont des exemples d’une culture humaine particulière dans laquelle une personne « a grandi ». Dans la mesure où ces signes sont utilisés comme modèles de comportement et ont des significations symboliques, ils peuvent être compris aussi clairement que des signes verbaux exprimés par un système de codes verbaux connus des parties concernées.

Description

Le but du cours est d'explorer l'essence de la communication, ainsi que ce qui peut être fait pour échanger plus efficacement des informations tant entre managers qu'en dehors de leur cercle.
Pour atteindre cet objectif, il est nécessaire de résoudre un certain nombre de problèmes :
1) Étudier l'essence, les éléments et les étapes du processus de communication dans une entreprise moderne
2) Analyser le système de communication basé sur la société Trade Master
3) Donner des suggestions et des recommandations pour améliorer la politique de communication de l'entreprise

Introduction 3
1. Fondements théoriques et caractéristiques de la communication dans les activités d'un manager moderne 5
1.1 Processus de communication : concept, principaux éléments, étapes, leurs caractéristiques 5
1.2 Types de communications 13
1.3 Obstacles à la communication 17
1.4 Améliorer l'efficacité de la communication interpersonnelle 23
2. Analyse du système de communication de gestion de la société Trade Master 28
2.1 Caractéristiques organisationnelles et économiques de l'entreprise 28
2.2 Analyse des indicateurs techniques et économiques des activités de l’entreprise 31
2.3 Analyse de la politique de communication de l’entreprise 33
3. Suggestions et recommandations pour améliorer la politique de communication de l’entreprise 39
Conclusion 42
Références 45

L'ouvrage se compose de 1 fichier

Agence fédérale pour l'éducation de la Fédération de Russie

Établissement d'enseignement public

Formation professionnelle supérieure

"Université technologique d'État de Kazan"

Institut Chimiste-Technologique de Nijnekamsk

Faculté d'économie et de gestion

Travaux de cours

DANS LA DISCIPLINE "Gestion"

Thème : « L’information et la communication en gestion organisationnelle »

Groupe d'étudiants __________________________ / /

(signature)

Superviseur scientifique ____________________________/E.S. Andreeva/

(signature)

L'œuvre est protégée par _____________ avec une cote de _______________

Nijnekamsk 2013

Introduction 3

1. Fondements théoriques et caractéristiques de la communication dans les activités d'un manager moderne 5

1.1 Processus de communication : concept, principaux éléments, étapes, leurs caractéristiques 5

1.2 Types de communications 13

1.3 Obstacles à la communication 17

1.4 Améliorer l'efficacité de la communication interpersonnelle 23

2. Analyse du système de communication de gestion de la société Trade Master 28

2.1 Caractéristiques organisationnelles et économiques de l'entreprise 28

2.2 Analyse des indicateurs techniques et économiques des activités de l’entreprise 31

2.3 Analyse de la politique de communication de l’entreprise 33

Conclusion 42

Références 45

Introduction

Il est généralement admis que les communications sont d'une grande importance pour le succès des entreprises et représentent l'un des problèmes de gestion les plus difficiles. Il s’agit essentiellement d’une sorte de « système circulatoire » d’un organisme unique de l’entreprise. Les leaders efficaces sont ceux qui communiquent efficacement. Les managers doivent maîtriser l’art de la communication, car, au sens figuré, ils font le travail « avec les mains de quelqu’un d’autre ».

Le rôle des communications est évident aussi bien dans les petites entreprises que dans les sociétés et sociétés puissantes. L'avenir non seulement de l'entreprise en tant qu'entité économique sur le marché, mais aussi des personnes qui y travaillent et, au niveau mondial, le bien-être de l'ensemble du pays dépend de l'efficacité des connexions de communication et interactions.

L'expérience des entreprises russes et étrangères montre que l'efficacité de la communication dépend avant tout de l'humeur psychologique de l'équipe. Lorsqu'un manager utilise la méthode « stick and stick », il y a nervosité et fragmentation de l'équipe, avec comme conséquence une faible productivité du travail, une rotation élevée du personnel, un manque d'initiative, des commérages constants, de l'envie, etc. Tous ces faits ne peuvent conduire à rien d’autre qu’à l’effondrement de l’entreprise et, à terme, même à la faillite.

Cependant, si le manager organise des réunions d'équipe où sont discutés certains problèmes de développement, utilise des méthodes de récompense de l'initiative, du travail, etc., crée les conditions de la libre expression de son opinion, même si elle ne coïncide pas avec l'opinion de la direction, alors dans ce cas, le personnel. C'est facile de travailler dans cette entreprise. Dans ce cas, les gens réalisent leur importance et tentent d’utiliser tout leur potentiel et leur intelligence pour assurer la prospérité de l’organisation. Dans une telle entreprise, les employés ont confiance en leur avenir, ils peuvent discuter ouvertement de leurs problèmes lors d'une réunion et ils peuvent apporter des idées pour lesquelles ils seront récompensés moralement et financièrement. Il est plus facile pour ces entreprises de supporter les crises économiques et politiques dans le pays, car dans une équipe soudée, les employés s'entraideront pour surmonter les difficultés.

Tout cela est compris depuis longtemps par de nombreux dirigeants étrangers et nationaux. Mais comment parvenir à une communication efficace ? Comment acquérir des compétences et des capacités à gérer les processus de communication ? - telles sont les principales questions qui préoccupent les dirigeants russes modernes.

Dans le cadre de ce qui précède, la pertinence du sujet choisi est soulignée par l'expérience des managers étrangers et nationaux, leur intérêt pour l'étude des connexions de communication et leur développement efficace, car l'un des facteurs les plus importants de l'intégration de la gestion est la communication.

Étant donné que dans notre pays l'émergence et le développement des communications (ainsi que de toute gestion) se sont produits il n'y a pas si longtemps (10 ans est une courte période), l'approche correcte de l'étude de l'expérience des entreprises de pays étrangers et des entrepreneurs russes modernes joue un rôle énorme. rôle dans leur développement ultérieur.

En Russie, les communications ont subi un changement radical. Du système administratif-commandant, le pays est passé brusquement aux relations de marché. Si auparavant la gestion d'entreprise consistait principalement dans le fait que les ordres étaient reçus de la direction aux subordonnés, qui ne pouvaient être ni clarifiés ni discutés, que l'initiative était punie et que les employés intelligents ne pouvaient pas progresser dans leur carrière, les managers préfèrent aujourd'hui une approche différente de l'organisation du travail avec subordonnés. L'initiative est désormais la bienvenue, des assemblées collectives générales sont organisées, au cours desquelles les problèmes de développement de l'entreprise sont discutés, les demandes et suggestions des subordonnés sont écoutées et des incitations non seulement morales mais aussi matérielles sont appliquées. Ainsi, sous le système de commandement-administratif, il existait des entreprises avec des communications bien établies, mais elles prédominaient principalement avec des flux de communication dispersés, sans retour d'information, etc. Il existe donc désormais des entreprises où l'organisation de la gestion est à un niveau bas et où les communications sont mal construites.

Le but du cours est d'explorer l'essence de la communication, ainsi que ce qui peut être fait pour échanger plus efficacement des informations tant entre managers qu'en dehors de leur cercle.

Pour atteindre cet objectif, il est nécessaire de résoudre un certain nombre de problèmes :

1) Étudier l'essence, les éléments et les étapes du processus de communication dans une entreprise moderne

2) Analyser le système de communication basé sur la société Trade Master

L'objet de ce cours est la communication en tant qu'activité comportementale des sujets, et le sujet est l'utilisation habile de communications efficaces par les gestionnaires pour atteindre les objectifs de l'organisation.

1. Fondements théoriques et caractéristiques de la communication dans les activités d'un manager moderne

1.1 Processus de communication : concept, principaux éléments, étapes, leurs caractéristiques

La communication est l'échange d'informations sur la base duquel le gestionnaire reçoit les informations nécessaires pour prendre des décisions efficaces et communique les décisions prises aux employés de l'organisation. Si la communication est mauvaise, les décisions peuvent être erronées, les gens peuvent mal comprendre ce que la direction attend d'eux ou, en fin de compte, les relations interpersonnelles peuvent en souffrir. L’efficacité des communications détermine souvent la qualité des décisions et la manière dont elles seront effectivement mises en œuvre.

L'information n'est qu'une manifestation extérieure de la communication, son résultat. L'information joue un rôle central dans l'existence de la communication humaine et agit comme un moyen de communication.

Au cours du processus de communication, les informations sont transférées d'un sujet à un autre. Les sujets peuvent être des individus, des groupes et même des organisations entières.

Dans le premier cas, la communication est de nature interpersonnelle et s'effectue en transmettant des idées, des faits, des opinions, des indices, des sensations ou perceptions, des sentiments et des attitudes d'une personne à une autre oralement ou sous une autre forme (écrite, gestes, posture, ton). de voix, transferts temporels, euphémisme, etc.) afin d'obtenir la réaction souhaitée en réponse.

La communication et l'information sont des concepts différents mais liés. La communication comprend à la fois ce qui est communiqué et la manière dont ce « quoi » est transmis. Pour que la communication ait lieu, il doit y avoir au moins deux personnes.

La communication impose des exigences à chacun des participants à l'interaction de gestion. Ainsi, chacun des participants doit avoir certaines capacités : voir, entendre, toucher, sentir et goûter. Une communication efficace nécessite que chaque partie possède certaines compétences et capacités, ainsi qu’un certain degré de compréhension mutuelle.

Le terme « communication » vient du latin « communis », qui signifie « commun » : l'émetteur de l'information tente d'établir un « point commun » avec le destinataire de l'information. Par conséquent, la communication peut être définie comme le transfert non seulement d’informations, mais aussi de sens ou de sens à l’aide de symboles.

Une communication interpersonnelle efficace est très importante pour réussir en gestion pour un certain nombre de raisons. Premièrement, la solution à de nombreux problèmes de gestion repose sur l'interaction directe des personnes (patron avec ses subordonnés, subordonnés entre eux) dans le cadre de divers événements.

Deuxièmement, la communication interpersonnelle est peut-être le meilleur moyen de discuter et de résoudre des problèmes caractérisés par l’incertitude et l’ambiguïté.

Les managers consacrent 50 à 90 % de leur temps à la communication. Cela peut paraître incroyable, mais quand on considère qu’un manager doit communiquer dans des rôles interpersonnels, informationnels et décisionnels, ainsi que dans toutes les fonctions managériales, tout se met en place. C'est précisément parce que les communications font partie intégrante de toutes les activités principales d'un manager qu'elles sont appelées processus de connexion.

Les trois principaux paramètres de rôle des managers et les quatre principales fonctions de gestion visent à formuler des objectifs organisationnels et à les atteindre, et le degré de mise en œuvre de ces objectifs dépend généralement directement de la qualité des communications. Par conséquent, des communications efficaces sont essentielles au succès de chaque employé et de l’organisation dans son ensemble.

Cependant, même si le rôle critique de la communication dans le succès des organisations est universellement reconnu, des enquêtes montrent que, selon 73 % des managers américains, 63 % des managers britanniques et 85 % des managers japonais, une communication inefficace constitue désormais le principal obstacle à l'atteinte des objectifs organisationnels. . Une autre enquête menée auprès de près de 250 000 employés de deux mille entreprises a révélé que la communication constitue l'un des problèmes les plus graves des organisations. En comprenant l’essence de la communication aux niveaux personnel et organisationnel, vous pouvez apprendre à réduire le risque de communication inefficace et devenir un gestionnaire plus efficace. Un manager efficace est un manager efficace dans le domaine des communications. Un tel gestionnaire connaît la nature du processus de communication, possède d'excellentes compétences en communication orale et écrite et comprend comment la qualité des communications est affectée par l'environnement.

La tâche principale de la direction est de réaliser un profit, qui dépend directement de la capacité du gestionnaire à gérer les affaires. Vous pouvez voir le lien entre la communication, l'information et la capacité de travail du manager. On sait que le partage d’informations au sein des organisations n’est pas toujours aussi efficace qu’il devrait l’être. En fait, les gens communiquent entre eux moins efficacement qu’ils ne le pensent.

Ce fait a été parfaitement illustré par les recherches de R. Likert, qui ont analysé les activités des contremaîtres et de leurs subordonnés dans l'une des entreprises de service public.

Alors que 85 % des contremaîtres pensaient que leurs subordonnés étaient libres de discuter des questions commerciales importantes, seuls 5 % admettaient qu'ils le faisaient réellement. Dans une autre étude, un chef de service a rapporté qu'il donnait des instructions et communiquait ses décisions à ses subordonnés sur 165 questions spécifiques. Cependant, selon ses subordonnés, ils ne connaissaient qu’environ 84 de ses ordres. Un autre chercheur a analysé les performances d'une entreprise californienne du secteur de la santé et a constaté de graves divergences dans l'évaluation de l'efficacité des communications par les représentants des niveaux de direction supérieurs, intermédiaires et inférieurs.

De plus, le message transmis est souvent mal compris par son destinataire, ce qui est également le signe d'une communication inefficace. J. Miner, éminent chercheur en gestion, estime que seulement 50 % des contacts dans une organisation aboutissent à une compréhension mutuelle entre les parties. Et, en règle générale, la raison en est l'incapacité des gens à prendre en compte le fait que la communication est un échange.

Lors de l'échange, les deux parties jouent un rôle actif. Par exemple, si, en tant que manager, vous informez un subordonné d'un changement dans son affectation de travail, ce n'est que le début du processus d'échange. Pour une communication efficace, votre interlocuteur doit démontrer qu'il comprend sa tâche et les résultats que vous attendez de lui. La communication n'est efficace que si une partie offre des informations et que l'autre la perçoit correctement, et pour cela, ce processus doit être traité avec une grande attention.

Blagovechtchensk 2016

INTRODUCTION

1.1 Notion d'information.

1.2 Propriétés de l'information.

1.3 Types d'informations.

SÉMIOTIQUE..

ENTROPIE.

CONCLUSION.

APPLICATION.

INTRODUCTION

CONCEPTS GÉNÉRAUX D'INFORMATION ET D'ÉCHANGE D'INFORMATIONS

Notion d'information

L'information s'entend comme une information sur le monde qui nous entoure, qui se présente sous la forme de symboles, à la fois accessibles et compréhensibles par l'homme, et nécessitant une analyse, une compréhension et un décodage. L'information joue un rôle important dans la gestion. L'information est nécessaire lors de la préparation et de la prise de décisions de gestion ; des informations en retour sont nécessaires pour surveiller la mise en œuvre de la décision ; des informations sont également nécessaires lors de l’élaboration de plans stratégiques permettant à une entreprise d’atteindre ses objectifs. Considérons donc les concepts de base de la théorie de l'information. Il existe aujourd’hui de nombreuses définitions du concept « information » et aucune d’entre elles n’est généralement acceptée. C'est naturel, puisqu'une définition généralement acceptée apparaît dans la science lorsqu'elle devient classique et cesse de se développer. Heureusement, on ne peut pas en dire autant de la science de l’information.

« Informations 1) message, informations sur l'état des choses, informations sur quelque chose transmises par des personnes ; 2) incertitude réduite et supprimée suite à la réception d'un message ; 3) un message inextricablement lié au contrôle, signale dans l'unité de caractéristiques syntaxiques, sémantiques et pragmatiques ; 4) transmission, reflet de la diversité dans tous les objets et processus (nature inanimée et vivante)."

Parachchenko I.P. dans le livre « Information et informatique ». (Troitsk, 2005) fournit à titre d'illustration certaines des définitions recueillies dans les travaux de Melik-Gaykazyan I.V. "Processus d'information et réalité." (Moscou, 1997)

- « L’information est une connaissance transmise par quelqu’un d’autre ou acquise grâce à sa propre recherche ou étude. »

- « L'information est l'information contenue dans ce message et considérée comme un objet de transmission, de stockage et de traitement. »

- « L'information au sens ordinaire est une information, une actualité ; dans les applications scientifiques et techniques, c'est quelque chose qui véhicule un signal. »

- "L'information est la désignation d'un contenu reçu du monde extérieur dans le processus de notre adaptation à celui-ci et de l'adaptation de nos sens à celui-ci."

- "L'information est le contenu objectif de la connexion entre les objets matériels en interaction, se manifestant par des changements dans l'état de ces objets."

- "Les informations sont des données actuelles sur des quantités variables dans un certain domaine d'activité, des informations systématisées concernant les principales relations causales contenues dans la connaissance en tant que concept d'une classe plus générale, par rapport à laquelle l'information est subordonnée."

- "L'information est une connaissance d'un événement spécial, d'un incident ou de quelque chose de similaire."

Le philosophe russe V.G. Afanasyev dans son ouvrage « Social Information », réédité en 1994, a décrit l'information comme suit : « … L'information au sens le plus général du terme est le résultat du reflet de la diversité de la réalité, des messages, des informations. à ce sujet. Ce n’est pas une catégorie matérielle, ni énergétique dans son essence, mais une catégorie mentale et idéale. Elle n’est pas inhérente à toute nature et matière, mais seulement à la matière vivante et sociale. L’information n’est pas seulement le résultat d’une réflexion, pas seulement d’une connaissance. Il s'agit précisément de messages, d'informations, c'est-à-dire connaissances nécessaires et dont dispose un consommateur. Ce n'est qu'en interagissant avec le consommateur que la connaissance acquiert la nature d'un message, d'une information, c'est-à-dire deviennent des informations. L'information est une connaissance en circulation constante, en mouvement, qui est collectée, stockée, traitée, transmise et utilisée (ou peut être utilisée) par le système. Et pas n'importe lequel, mais seulement un système autonome... C'est dans l'information que se trouve le contrôle.»

Propriétés des informations

La qualité de l'information est déterminée selon quatre critères principaux :

1. Fiabilité - Si les employés découvrent des erreurs dans les informations contenues dans un document, ils se méfieront de toutes les données obtenues avec son aide.

2. Actualité – Seules les informations reçues en temps opportun ont de la valeur. Le responsable de l'exécution du budget a besoin d'informations rapides sur le niveau des coûts, ce qui lui permet de réagir de manière adéquate aux changements indésirables.

3. Volume nécessaire - De nombreux managers souffrent d'un excès d'informations, car ils ne sont pas en mesure d'en considérer et d'en utiliser de grandes quantités. Cela peut indiquer que le choix du format pour convertir les données en informations de gestion est médiocre.

4. Importance - Le responsable responsable de la production a besoin d'informations sur les volumes de production, les indicateurs de temps d'arrêt des équipements ; un cadre supérieur a besoin de données plus agrégées. La figure 1 montre le processus de conversion des données primaires en informations de gestion via un système d'information (SI).

Types d'informations

Réflexion mécanique.

Une pierre, heurtant un mur, laisse d'un côté une bosse, une marque, et de l'autre, elle se réfléchit selon l'angle sous lequel elle a heurté le mur, c'est-à-dire que l'angle de réflexion est égal à l'angle d'incidence. Le deuxième exemple de réflexion mécanique est la réflexion spéculaire, c'est-à-dire dans le miroir nous voyons une copie, une image, un signe, une marque de l'objet qui se reflète dans le miroir. Mais, naturellement, nous ne voyons que les traits extérieurs reflétés dans le miroir ; la réflexion spéculaire est une étape vers d'autres réflexions physiques. Il y a une réflexion mécanique, il y a une réflexion physique.

Réflexion physique

Il s'agit précisément de l'interaction de particules élémentaires de divers champs : champs électromagnétiques et autres, et de l'émergence de nouveaux phénomènes, de la réception de nouvelles interactions.

Réflexion chimique.

L'atome d'oxygène reçoit un signal de l'atome d'or et « comprend » que « vous ne pouvez pas cuisiner de bouillie avec de l'or », l'or n'entrera pas en contact avec l'oxygène et il n'y a pas d'interaction. L'or n'est pas oxydé par l'oxygène. Et lorsque l’oxygène reçoit un signal de l’hydrogène, une combinaison assez violente se produit. Par exemple, cette connexion peut se produire lors d'une explosion ; si la proportion appropriée d'hydrogène et d'oxygène s'accumule dans un conteneur ou un appartement, une explosion se produit. Ou bien, l’hydrogène et l’oxygène se combinent pour donner une température élevée. Sur cette base, des brûleurs oxygène-hydrogène sont créés, qui produisent des températures allant jusqu'à 3000 degrés, fondent et cuisent les métaux. Mais, apparemment, les mêmes signaux ou à peu près les mêmes signaux sont reçus par tous les autres atomes et molécules, ce qui entraîne des interactions chimiques.

SÉMIOTIQUE

La sémiotique trouve ses objets partout - dans le langage, les mathématiques, la fiction, dans une œuvre littéraire distincte, dans l'architecture, l'aménagement des appartements, dans l'organisation familiale, dans les processus du subconscient, dans la communication animale, dans la vie des plantes.

Mais partout, son sujet immédiat est le système d'information, c'est-à-dire le système qui véhicule l'information, et le noyau élémentaire d'un tel système est le système de signes.

Quels que soient ces systèmes – qu’ils opèrent dans la société, dans la nature ou chez l’homme (son corps, sa pensée et son psychisme) – ils font l’objet d’une sémiotique.

Les trois côtés du triangle de Frege donnent trois sections de la sémiotique, auxquelles Charles Morris a donné les noms suivants :
1. Syntaxique. Étudie les relations entre signes, y compris la chaîne de parole (ou la sphère des relations internes entre signes). La syntaxique peut être caractérisée par la relation d'expression qui se réalise entre un mot et un concept.
2. Sémantique. Étudie la relation entre les signes et l'objet désigné ; ou la relation entre les signes et leurs objets. C'est-à-dire que la sphère d'intérêt de la sémantique réside dans l'étude de la relation entre une chose et un mot, réalisée à travers la relation de désignation.
3. Pragmatique (étudier la relation entre un signe et une personne, ou la relation entre les signes et ceux qui les utilisent, la relation entre une chose et un concept, c'est-à-dire que la pragmatique peut être caractérisée à travers la relation « fait sens »).

Toutes les informations circulant dans les circuits externes et internes peuvent être divisées en trois flux d'informations :

1. Par le type de connaissances incorporées dans les produits à forte intensité scientifique ;

2. Connaissances professionnelles humaines (brevets, licences, inventions, compétences et techniques) ;

3. L'art, les méthodes et la technologie permettant de résoudre de manière pratique les problèmes de gestion d'une entreprise moderne.

Dans la littérature étrangère, le troisième flux d'informations est représenté comme une combinaison des éléments suivants :

o gestion (gestion d'entreprise, du personnel et de la production) ;

o marketing (développement de produits et gestion du marché de vente) ;

o ciblage (programmes à long terme visant à cibler des marchés dans un autre pays).

Ainsi, les ressources informationnelles, qui reposent sur l'essence et les schémas de développement du concept d'information, sont une ressource stratégique et permettent :

o développer des objectifs stratégiques et tactiques ;

o mettre en œuvre des programmes (plans) pour atteindre les buts et objectifs fixés ;

o prendre des décisions de gestion sur la coordination des actions des services en fonction du suivi de l'information ;

o améliorer le système de management à partir de ses diagnostics ;

o développer des processus d'informatisation basés sur l'amélioration de son infrastructure (Fig. 2).

ENTROPIE

L'entropie (information) est une mesure du chaos de l'information, de l'incertitude quant à l'apparition de tout symbole de l'alphabet primaire. En l'absence de pertes d'informations, elle est numériquement égale à la quantité d'informations par symbole du message transmis

Par exemple, dans la séquence de lettres qui composent une phrase en russe, différentes lettres apparaissent avec des fréquences différentes, de sorte que l'incertitude d'apparition de certaines lettres est moindre que celle d'autres. Si l'on tient compte du fait que certaines combinaisons de lettres (dans ce cas on parle d'entropie de l'ordre n, voir ci-dessous) sont très rares, alors l'incertitude est encore réduite.

Pour illustrer le concept d'entropie informationnelle, on peut également recourir à un exemple issu du domaine de l'entropie thermodynamique, appelé le démon de Maxwell. Les concepts d'information et d'entropie ont des liens profonds les uns avec les autres, mais malgré cela, le développement des théories de la mécanique statistique et de la théorie de l'information a mis de nombreuses années à les rendre cohérentes.

CONCLUSION

Dans ce travail de cours, nous avons examiné les concepts d'information et l'importance des communications pour les activités efficaces du gestionnaire d'une organisation. Sans connaissances et compétences particulières, il est impossible de gérer des personnes ; Il peut y avoir divers obstacles en cours de route.

Les dirigeants talentueux souhaitent établir des liens avec les employés et les clients et façonner l’orientation de leur entreprise. Et ces contacts doivent être établis en continu, ce qui signifie que les managers doivent avoir développé des compétences en communication interpersonnelle.

J'ai déterminé (je crois) que l'information est essentielle à la gestion d'une organisation. Cette communication est également un processus au cours duquel deux personnes ou plus échangent et comprennent les informations qu'elles reçoivent, dont le but est de motiver ou d'influencer certains comportements.

Un manager qui n'écoute personne est comme un vendeur de voitures d'occasion qui dit : « Je vends ! Ils ne veulent pas acheter ». Les communications de gestion sont une voie à double sens qui nécessite des compétences d’écoute et d’autres formes de feedback. Les connaissances acquises par les managers lors de la communication personnelle avec les salariés façonnent leur compréhension de la vie de l’entreprise. Je crois qu'avec ces connaissances, les responsables du processus de communication sont capables d'influencer la conscience de leurs subordonnés et de travailler efficacement avec les clients.

Par conséquent, il est très important de maintenir un esprit d’entreprise « sain » dans l’organisation grâce à des réunions régulières, des formations et des événements conjoints entre les employés des différents départements. Après tout, seul le travail coordonné de toutes les parties d’un tout peut conduire au bon fonctionnement de l’organisation.

APPLICATION

Glossaire

Gestion– la gestion obligatoire des activités économiques, qui constitue à son tour un type d’activité professionnelle indépendante.

Sphère de gestion- c'est l'activité des entreprises qui agissent dans le mécanisme du marché en tant qu'entités économiques indépendantes.

Objet de gestion– l'activité économique, l'entreprise dans son ensemble ou sa division distincte.

Directeur– un manager professionnel spécialement formé et expert dans ce domaine. Il s'agit d'une personne qui occupe un poste de direction permanent et est habilitée à prendre des décisions sur des types spécifiques d'activités d'une organisation opérant dans une économie de marché.

Étapes de gestion.

1.Gestion stratégique– élaboration d'objectifs de gestion, prévision et planification à long terme des actions de gestion.

2.Gestion opérationnelle– prise de décision en temps opportun en relation avec les conditions changeantes de l'environnement externe et interne de l'organisation.

3.Contrôle– comparaison des résultats obtenus avec le plan et élaboration de mesures correctives pour éliminer les erreurs indésirables et les conséquences des activités.

Domaines d’action de la gestion :

-économique;

– socio-psychologique ;

-légal;

– organisationnel et technique.

Domaine d'activité économique– gestion du processus de production. L'activité du manager est de coordonner les ressources matérielles et de main d'œuvre pour atteindre les objectifs fixés au moindre coût.

Sujet de gestion– une personne physique ou morale qui exerce l'autorité.

Objet de contrôle– vers quoi est dirigée l'influence de l'objet de contrôle. L'objet de la gestion peut être des personnes physiques et morales, des systèmes et processus sociaux et socio-économiques.

Mécanisme de contrôle est l’environnement dans lequel les activités de gestion sont exercées. Un tel environnement de contrôle est le système de contrôle et la technologie de contrôle.

Deux interprétations de la notion de « management » :

1) en tant que processus de gestion d'une organisation - activités de gestion ;

2) comme mécanisme de contrôle. Le processus de gestion et le mécanisme de gestion doivent correspondre entre eux et à la finalité de la gestion en tant que type d'activité.

MINISTÈRE DE L'ÉDUCATION ET DES SCIENCES DE LA RÉGION DE L'AMOUR ÉTABLISSEMENT AUTONOME D'ENSEIGNEMENT PROFESSIONNEL DE L'ÉTAT DE LA RÉGION DE L'AMOUR

"COLLÈGE PÉDAGOGIQUE DE L'AMUR"

Communication de l'information dans la gestion des organisations

Travaux de cours

Blagovechtchensk 2016

INTRODUCTION

CONCEPTS GÉNÉRAUX D'INFORMATION ET D'ÉCHANGE D'INFORMATIONS.

1.1 Notion d'information.

1.2 Propriétés de l'information.

1.3 Types d'informations.

1.4. Qu'est-ce que l'échange d'informations.

1.5. Fonctions d'échange d'informations.

DE QUELLES INFORMATIONS LES EMPLOYÉS ONT-ILS BESOIN POUR RÉUSSIR CONFORMÉMENT AUX OBJECTIFS DE L’ENTREPRISE.

1.1. L'objet de l'entreprise doit être connu de tous les salariés. La présence d'un objectif général détermine la fixation d'objectifs intermédiaires et fixe ainsi la structure de l'entreprise, les étapes de travail de l'ensemble de l'entreprise dans son ensemble et de ses divisions.

1.2. Tous les employés doivent comprendre l'objectif de l'entreprise. Les objectifs ne doivent pas seulement être connus, ils doivent être compris par tous les employés. Puisque c'est la conscience qui permet de voir le système de priorités cibles et d'utilité subjective.

1.3. Les salariés doivent avoir accès à l'information sur les moyens d'atteindre l'objectif. L'objectif peut être atteint par divers moyens. Les moyens spécifiques ne sont pas tant déterminés par l'objectif que par les conditions, les circonstances et les opportunités.

1.4. Les employés doivent avoir accès aux informations nécessaires pour prendre des décisions indépendantes afin d'atteindre les objectifs. La conscience de l'objectif et le choix des moyens précèdent des activités et des comportements spécifiques.

SÉMIOTIQUE..

ENTROPIE.

COMMUNICATIONS RÉSEAU DANS UNE ORGANISATION.

LA TECHNOLOGIE DE GESTION COMME PROCESSUS D'INFORMATION.

CONCLUSION.

LISTES DE RÉFÉRENCES UTILISÉES..

APPLICATION.

INTRODUCTION

Dans la société moderne, l’un des problèmes clés est la communication. Dans les organisations, ce problème se traduit par un manque de compréhension du fait que la communication n’est pas seulement un échange d’informations, mais un processus interpersonnel dynamique d’échange de comportements. De tous les processus organisationnels, les communications occupent peut-être une place centrale et charnière, car elles sous-tendent la vie de l’organisation. La prise de décision est souvent définie comme le choix entre deux ou plusieurs alternatives. Cependant, en réalité, il s'agit d'un processus de collecte et de traitement d'informations, de développement d'alternatives et de choix de l'une d'entre elles, et surtout, d'exécution de la décision. L'interaction managériale a lieu dans une organisation à différents niveaux, et à chacun d'eux des conflits surviennent. Les conflits sont aujourd’hui considérés comme une source de développement individuel et organisationnel, puisqu’au cours de la résolution des conflits naît une nouvelle situation.

Le but de la rédaction d'un travail de cours est de déterminer la place de l'information et de la communication dans la gestion d'une organisation.

Les objectifs du travail sont de découvrir exactement comment l'information contribue au fonctionnement normal de l'entreprise, quel rôle elle joue dans la gestion et comment un manager peut travailler efficacement grâce à la communication.

Ministère de l'Éducation et des Sciences de la Fédération de Russie

Établissement d'enseignement budgétaire de l'État fédéral

Enseignement supérieur et professionnel

"Université technique d'État de Magnitogorsk

eux. G.I. Nossov"

Département d'État et de l'administration municipale

et gestion du personnel

TRAVAIL DE COURS

Discipline : Fondements de la théorie de la gestion

Sur le thème : Le rôle de la communication dans le management

Interprète : Karimova Alina Ildarovna

Responsable : Ritter Irina Vladimirovna

Magnitogorsk, 2014

INTRODUCTION

La communication joue un rôle important dans le processus de gestion. Ils agissent comme un processus de connexion nécessaire au manager pour mener à bien les actions de gestion. Près de 80 % du temps de travail des managers est consacré à la communication, étant donné qu'ils doivent communiquer dans des rôles interpersonnels, informationnels et décisionnels, ainsi que dans toutes les fonctions de gestion. La qualité de l'échange d'informations affecte directement le degré de réalisation des objectifs de l'organisation. L'échange d'informations est intégré à tous les principaux types d'activités de gestion, c'est pourquoi ce sujet est le plus pertinent aujourd'hui.

On suppose souvent, à tort, qu’un système de communication efficace se forme « tout seul » dès qu’un groupe d’artistes se voit confier une tâche commune. Dans de nombreux cas, même des tentatives actives et ciblées visant à créer un climat favorable à la communication ne produisent pas le résultat escompté. Selon des enquêtes sociologiques, 73% des managers américains, 63% des anglais, 85% des japonais considèrent la mauvaise communication comme le principal obstacle à l'efficacité de leur organisation. Des communications inefficaces sont l’une des principales causes des problèmes de gestion. À son tour, l'efficacité des communications dépend entièrement de l'efficacité du gestionnaire en activité et de ses compétences en gestion.

Pour ce faire, le gestionnaire doit :

Connaître le mécanisme de développement des processus de communication, la nature de l'influence des conditions extérieures sur les résultats obtenus.

Avoir les compétences nécessaires pour communiquer efficacement.

Dans des situations difficiles, vous pouvez même avoir besoin d'un employé spécial dans l'organisation qui devrait se voir confier la responsabilité d'étudier et d'améliorer les systèmes de communication de l'organisation.

Il est presque impossible d’exagérer l’importance de la communication en gestion. Presque tout ce que font les managers pour aider une organisation à atteindre ses objectifs nécessite une communication efficace. Si les gens ne peuvent pas échanger d’informations, il est clair qu’ils ne pourront pas travailler ensemble, formuler des objectifs et les atteindre.

L'objet de l'étude est l'analyse du système de communication de l'entreprise OJSC Bashkirenergo. Le sujet de l'étude est la communication en gestion à l'OJSC Bashkirenergo. Le but du cours est d'étudier la communication dans le domaine de la gestion.

Pour atteindre cet objectif, il est nécessaire de résoudre les tâches suivantes :

˗ définir les communications, montrer leur nature et leur complexité ;

˗ considérer l'importance des communications dans une organisation;

˗ révéler le contenu du processus de communication et considérer les obstacles à la communication ;

˗ considérer les différents types de communications existants ;

˗ identifier les méthodes permettant d'améliorer les communications dans l'organisation;

˗ caractériser les activités de l'entreprise OJSC Bashkirenergo ;

˗ identifier une analyse de l'amélioration des communications dans l'entreprise OJSC Bashkirenergo.

Le cours utilise les méthodes suivantes : analyse, description, prévision, comparaison.

Ainsi, la communication est un processus complexe composé d’étapes interdépendantes. Chacune de ces étapes est nécessaire pour rendre nos pensées compréhensibles à une autre personne. Chaque étape est un point où, si nous sommes négligents et ne réfléchissons pas à ce que nous faisons, le sens peut être perdu.

1. COMMUNICATIONS DANS L'ORGANISATION

1 L'essence, les problèmes et le rôle de la communication

Une personne passe la majeure partie de sa vie quotidienne dans des organisations : écoles, entreprises, etc. Nous vivons dans une société composée d'organisations. Nous sommes presque tous membres d’une ou plusieurs organisations dans lesquelles la communication anime la structure organisationnelle.

La communication est :

transfert d'informations (idées, images, évaluations, attitudes) d'une personne à l'autre ;

interaction par laquelle les informations sont transmises et reçues ; le processus de transmission et de réception d'informations ;

une ligne ou un canal reliant les participants à un échange d'informations.

La gestion dans une organisation s'effectue par l'intermédiaire de personnes. L'un des outils de gestion les plus importants entre les mains d'un manager est l'information dont il dispose. En utilisant et en transmettant ces informations, ainsi qu'en recevant des retours, il organise, dirige et motive ses subordonnés. Beaucoup dépend de sa capacité à transmettre l'information de manière à ce qu'elle soit perçue de la manière la plus adéquate possible par ceux à qui elle est destinée.

On distingue les caractéristiques suivantes de la communication entre les personnes :

la possibilité d'une influence mutuelle des partenaires les uns sur les autres à travers un système de signes (communications verbales et non verbales) ;

influence communicative uniquement s'il existe un système unique ou similaire de codification et de décodification entre le communicateur (la personne qui envoie l'information) et le destinataire (la personne qui la reçoit) ;

la possibilité de barrières de communication.

Selon Vikhansky O.S. Le terme « communication » vient du latin. « communis », qui signifie « commun » : l'émetteur de l'information tente d'établir un « point commun » avec le destinataire de l'information. Par conséquent, la communication peut être définie comme le transfert non seulement d’informations, mais aussi de sens ou de sens à l’aide de symboles.

Le terme « communication » est rapidement devenu généralement accepté, mais sa diffusion ne signifie pas que la communication soit devenue l’une des composantes importantes de la recherche sociale. Seul le développement de divers concepts d'organisation a donné de l'importance aux problèmes liés à la construction et au fonctionnement des réseaux de communication.

Une communication interpersonnelle efficace est importante pour réussir en gestion pour un certain nombre de raisons. Premièrement, la solution à de nombreux problèmes de gestion repose sur l'interaction directe de personnes (un patron avec un subordonné, un subordonné avec un autre subordonné) dans le cadre de divers événements. Deuxièmement, la communication interpersonnelle est le meilleur moyen de discuter et de résoudre des problèmes caractérisés par l’incertitude et l’ambiguïté.

Parlant du rôle de la communication dans une organisation, il convient de noter que la formation de réseaux de communication et la création des conditions nécessaires au bon fonctionnement des communications dans une organisation constituent l'une des tâches de gestion les plus importantes. En effet, l'échange d'informations est inclus comme un lien vital dans toutes les activités principales de l'organisation, donc si les liens de communication (tant internes qu'externes) n'existent pas ou ne fonctionnent pas, cela affecte négativement le fonctionnement de l'ensemble de l'organisation.

Cela est dû à plusieurs raisons :

les chefs d'unités organisationnelles doivent passer beaucoup de temps à rechercher les informations nécessaires et à les traiter ;

il y a une duplication des informations, puisque les mêmes informations parviennent à la division de l’organisation et à sa direction à partir de sources différentes ;

dans certains départements et certains gestionnaires, il y a un manque d'informations, tandis que dans d'autres départements, une surcharge d'informations peut survenir ;

les employés de l'organisation sont peu conscients de ses activités, de ses plans, de son orientation et de sa position dans l'environnement externe, ce qui affecte négativement les processus d'intégration, la mise en œuvre précise des ordres de gestion, etc.

À cet égard, l'un des principaux objectifs de la gestion d'une organisation est de créer un système de communication, de le lancer et de contrôler son fonctionnement normal. La mise en œuvre des communications est dans certains cas associée à des difficultés importantes :

Si deux personnes sont en désaccord significatif sur une question, seul l’établissement d’une communication bidirectionnelle leur permet de s’en rendre compte. La publication de différents points de vue conduit souvent à la formation d’opinions polaires, lorsque les partis adoptent des positions extrêmes. Sous l'influence de la menace de problèmes potentiels inévitables en cas de défaite, les participants à la discussion « rejettent » souvent la logique et la rationalité et passent à une argumentation défensive : ils se concentrent sur les qualités personnelles de « l'ennemi », utilisent sélectivement les faits disponibles, s'efforcer de se contrôler et de supprimer les émotions négatives. L'argumentation défensive permet d'éviter les risques et les manifestations d'incompétence, mais la principale raison de son utilisation est la volonté de contrôler la situation et la volonté de prendre le dessus, ce qui entraîne une diminution de l'efficacité de la communication. Le deuxième problème possible est la dissonance cognitive (cognitive), c'est-à-dire les conflits internes et l'anxiété qui surviennent lorsque les gens reçoivent des informations incompatibles avec leur système de valeurs, des décisions prises précédemment ou d'autres données connues. Puisque son apparition provoque une sensation d'inconfort, une personne s'efforce de s'en débarrasser ou du moins de la réduire. Peut-être tentera-t-il d'obtenir de nouveaux moyens de communication, de modifier l'interprétation des données reçues ou de décider s'il convient d'apporter des ajustements au système de valeurs. Peut-être que l’individu refusera simplement de croire aux informations dissonantes ou les ignorera. Lors de la prise de contact, l'expéditeur doit être particulièrement prudent, car les communications sont à la fois une forme puissante de révélation de soi à d'autres personnes et une source d'évaluation possible de l'émetteur par d'autres. Au cours de la communication, non seulement nous révélons quelque chose à d'autres personnes (contenu), mais pendant que nous transmettons le message (parler), les destinataires portent une certaine évaluation de nous. Cet aspect de la communication incite l'expéditeur à penser à sauver la face, c'est-à-dire il cherche à empêcher les critiques de lui-même de la part des autres. Les évaluations négatives mettent avant tout en danger l’estime de soi de l’individu. Parfois, le « critique » lui-même regrette d’avoir dit quelque chose qui contredit l’image que nous avons de nous-mêmes. Bien que de tels messages « induisant des regrets » soient souvent envoyés involontairement, ils provoquent généralement des sentiments difficiles chez le destinataire, créent des tensions dans la relation et conduisent parfois à une rupture. Les messages « regrettables » incluent par ex. Erreurs verbales grossières, attaques personnelles, stéréotypes préjudiciables, critiques sarcastiques ou informations dangereuses. Très souvent, ce type de messages est véhiculé lors d’une confrontation émotionnelle. Les problèmes associés à la création de communications efficaces peuvent être divisés en deux groupes principaux : les problèmes de communication structurelle et les problèmes survenant au cours de la communication interpersonnelle.

Ainsi, parlant du rôle de la communication dans une organisation, il convient de noter que la formation de réseaux de communication et la création des conditions du bon fonctionnement des communications dans une organisation constituent l'une des tâches de gestion les plus importantes, mais nous avons également rencontré des problèmes. qui surviennent et entravent le processus de communication.

2 Processus de communication dans l'organisation

Une organisation est un système stable d’individus travaillant ensemble sur la base d’une hiérarchie de rangs et d’une division du travail pour atteindre des objectifs communs. La communication est un système vital d’une organisation : si le flux de messages dans une organisation est éliminé d’une manière ou d’une autre, elle cessera d’exister. La communication imprègne toutes les activités d'une organisation et constitue un outil opérationnel important pour garantir que les individus perçoivent leurs rôles organisationnels et pour intégrer les unités organisationnelles. Du point de vue de la théorie des systèmes ouverts, une organisation apparaît comme un réseau développé de canaux de communication conçus pour collecter, systématiser et analyser des informations sur l'environnement externe, ainsi que pour transmettre les messages traités à l'environnement. La communication est le fil conducteur qui unit les parties interdépendantes d’une organisation. Une fois la communication suspendue, les activités organisationnelles cessent d’exister. Au lieu de cela, une activité non coordonnée des individus réapparaît. La communication est non seulement un élément essentiel du fonctionnement interne d'une organisation, mais joue un rôle essentiel dans l'échange d'informations entre l'organisation et l'environnement. Le système de communication sert de moyen d'intégrer les organisations dans leur environnement externe. La communication au sein des organisations et entre une organisation et son environnement constitue ensemble ce qu'on appelle la communication organisationnelle. Il convient de noter que le processus de communication dans une organisation est, en règle générale, ordonné et soumis à une certaine réglementation et prévisibilité. La base du processus de gestion est l'interaction entre les éléments de la structure de gestion - départements, postes, individus, réalisée à l'aide de canaux de communication les reliant, créés au cours du processus de contacts personnels, d'échange de documents, de fonctionnement de moyens électroniques, de communications, etc. . L'objectif principal du processus de communication est d'assurer la compréhension des informations qui font l'objet de la communication. Cependant, le simple fait d’échanger des informations ne garantit pas l’efficacité de la communication. Pour mieux comprendre le processus d'échange d'informations et les conditions de son efficacité, considérons les principaux éléments et étapes du processus de communication. Il existe quatre composants principaux du modèle de communication : la source, le message, le canal et le récepteur. Étant donné que ces composants sont présents dans presque tous les actes de communication, ce modèle simple de communication est souvent appelé ISKP.

La source est le créateur du message. Il a la responsabilité principale de préparer le message. Il peut s'agir d'individus ou de groupes d'individus travaillant ensemble, ainsi que d'une institution ou d'une organisation publique.

Un message est un stimulus qu'une source transmet à un récepteur. C'est pour cette raison que l'acte de communication est réalisé, et dans cet acte une certaine idée est véhiculée. Les messages sont composés de caractères qui ont une signification spécifique pour la source et le destinataire. Dans ce cas, les messages sont codés ou décodés.

Le codage est la traduction d'une idée déjà significative en un message adapté à la transmission ; consiste à transformer le sens d'une idée en symboles, et le décodage est la traduction des stimuli reçus en une interprétation spécifique du message transmis. Ainsi, les destinataires décodent le message en convertissant les symboles en significations. Afin d'attribuer une signification aux symboles, les individus classent les phénomènes en catégories et leur donnent des noms – des codes.

De nombreux messages sont véhiculés sous forme de symboles linguistiques. Cependant, les symboles peuvent aussi être non verbaux : gestes, expressions faciales, autres mouvements corporels ou images graphiques.

Un canal est le moyen par lequel un message est transmis d'une source à un destinataire, le chemin par lequel le message est physiquement transmis. Les chaînes peuvent être divisées en :

Les canaux médiatiques sont des véhicules de transmission de messages tels que les journaux, les magazines, la radio et la télévision, qui permettent à une source de transmettre des informations à de nombreux destinataires.

Les canaux interpersonnels sont les canaux utilisés dans l'échange direct de messages entre une source et un destinataire.

Le destinataire est l’élément le plus important du processus de communication. Comme cela a été démontré (Fig. 1), la communication n'est pas un flux unidirectionnel de messages de la source au destinataire. Le destinataire produit également des informations et des messages pour la source, et une telle interaction est une condition nécessaire à une communication réussie.

Le feedback est la réaction du destinataire au message de la source. La source peut prendre en compte les commentaires lors de la modification des messages ultérieurs. Ainsi, le feedback fait de la communication un processus dynamique bidirectionnel. Les commentaires peuvent être considérés comme des messages adressés à la source contenant des données sur l'efficacité et l'acte de communication antérieur. Une rétroaction positive informe la source que le résultat souhaité du message a été atteint. Les commentaires négatifs informent la source que le résultat souhaité du message n'a pas été atteint. En ce sens, les commentaires négatifs ont un effet néfaste sur la relation entre la source et le destinataire et peuvent créer des conflits entre eux.

Du point de vue de l’augmentation de l’efficacité de la communication, les commentaires négatifs sont plus importants que les commentaires positifs. Il existe un certain nombre de facteurs qui réduisent l'efficacité de la communication, appelés obstacles à la communication interpersonnelle. Les barrières de communication sont des obstacles psychologiques au transfert adéquat d'informations entre les partenaires de communication. Divers obstacles peuvent survenir lors de la communication. La présence de communications clairement fonctionnelles dans les organisations aide à résoudre de nombreux problèmes, en particulier la coordination des activités des unités structurelles individuelles de l'organisation concernant un objectif commun.

Le principal problème de communication entre les éléments de la structure organisationnelle est dû à l'incertitude dans les relations entre les unités structurelles individuelles de l'organisation. Dans des conditions d’incertitude, les principaux types d’obstacles suivants dans les processus de communication peuvent augmenter :

La distorsion des messages est un phénomène dans lequel les unités structurelles d'une organisation reçoivent des informations qui ne correspondent pas à la situation réelle. La distorsion des réseaux de communication entraîne un ralentissement important du rythme de travail dans l'organisation. Prendre une décision et la mettre en œuvre doivent commencer en même temps : comprendre comment un travail doit être effectué n'est pas moins important que décider de ce qui doit être fait. Mais la distorsion de l'information ne permet pas une mise en œuvre immédiate de la décision, car elle repose sur des prémisses incorrectes. À cet égard, nous devons revenir sur cette situation et répéter les messages. De plus, la désinformation conduit à une définition d’objectifs incorrecte, ce qui affecte immédiatement le reste de l’organisation.

Distorsions involontaires dues à un manque d’information, à une situation floue ou à des difficultés dans les contacts interpersonnels.

Des distorsions conscientes, qui représentent un grand danger lors de la prise de décision dans une organisation et de la fixation d'objectifs : dans ce cas, le maillon intermédiaire de la chaîne de communication est incohérent avec le contenu du message et tend à changer la nature de son impact.

Filtrage des informations dans un message, lorsque les informations inutiles pour le moment sont coupées, seule l'essence reste. La surcharge d'informations est possible dans les cas où les membres d'une organisation sont incapables de répondre efficacement à toutes les informations dont ils ont besoin et d'en filtrer une certaine partie, à leur avis la moins importante. Cependant, une situation est possible où cette information particulière sera particulièrement nécessaire pour assurer le fonctionnement normal de l'organisation ou de ses divisions.

Les faiblesses de la structure de l'organisation ont un impact négatif important sur le fonctionnement des réseaux de communication. Le plus courant de ces inconvénients est une configuration infructueuse - l'existence d'un grand nombre de niveaux de contrôle, lorsque les informations sont perdues ou déformées lors du passage d'un niveau à l'autre. Cela est particulièrement vrai pour les flux de communication ascendants (de bas en haut, des subordonnés aux managers).

Un autre défaut structurel important est le manque de connexions horizontales stables entre les divisions individuelles de l'organisation, par exemple, lorsque la direction de l'organisation n'autorise que les connexions verticales et que les communications entre les divisions du même niveau sont considérées comme insignifiantes et inutiles.

Un autre inconvénient important doit être reconnu comme la présence de conflits entre les groupes individuels et les divisions de l'organisation. Les conflits sont souvent inhérents à la structure même de l’organisation. Les divisions ou les gestionnaires individuels en état de conflit peuvent non seulement contribuer à la rupture des liens de communication au sein de l'organisation, mais également utiliser les réseaux de communication pour atteindre leurs propres objectifs dans la lutte contre d'autres divisions.

Un degré élevé de différenciation spatiale crée des obstacles au passage de l'information via certains canaux de communication en raison de l'éloignement des unités organisationnelles individuelles. Cela concerne tout d'abord les canaux de contrôle et de retour d'information, ainsi que les canaux par lesquels transitent les informations imprimées (documents, littérature scientifique ou technologique, etc.). En conséquence, une méfiance mutuelle peut naître entre les membres de l'organisation et l'efficacité de l'interaction diminue.

Il existe également des obstacles à la communication interpersonnelle. La communication est très souvent entravée par une incompréhension mutuelle de la part des membres du processus de communication. Les raisons des problèmes de communication dus à un malentendu sont les suivantes :

Différences dans la perception du message, de son idée et de son concept principal, dues à :

codage incorrect du message par les managers sans tenir compte de la culture et des attitudes des membres de l'organisation (le message est écrit ou transmis dans une langue incompréhensible, contient de nombreux mots appartenant à une autre sous-culture ou des termes particuliers, un domaine d'activité ou de connaissances est choisi et est peu connu des membres de l'organisation, etc.) ;

conflit entre les domaines de compétence, base de jugement de l'expéditeur et du destinataire de l'information (un conflit structurel de ce type peut conduire à une perception sélective de l'information par le destinataire en fonction de ses propres intérêts et besoins et en ignorant les intérêts de l'expéditeur) ;

différentes attitudes sociales des membres des organisations, différentes structures de valeurs.

Barrières sémantiques résultant de messages mal rédigés pouvant entraîner une perte d'informations lors de la transmission par le destinataire, de nombreux problèmes de ce type se posent notamment dans un environnement multinational.

La sémantique est la science qui étudie la manière dont les mots sont utilisés et les significations qu'ils véhiculent. Étant donné que les mots (symboles) peuvent avoir des significations différentes selon les personnes, ce que l'expéditeur avait l'intention de transmettre ne sera pas toujours interprété et compris de la même manière par le destinataire. Les variations sémantiques conduisent souvent à des malentendus, car dans de nombreux cas, il est assez difficile de comprendre quelle signification a été attribuée au caractère émetteur. Les symboles n’ont pas de signification originelle fixe. Leur signification est comprise par une personne en fonction de son expérience, et elle varie en fonction du contexte, c'est-à-dire la situation dans laquelle le symbole est utilisé. Et comme chacun a sa propre expérience et que chaque contact de communication est différent des autres d'une manière ou d'une autre, vous ne pouvez jamais être sûr que le destinataire a attribué la même signification que vous à ce symbole.

Barrières interpersonnelles non verbales. Ceux-ci incluent tous les symboles autres que les mots. Souvent, la transmission non verbale se produit simultanément à la transmission verbale et peut améliorer ou modifier le sens des mots. Un contact visuel, un sourire, un froncement de sourcils ou une expression faciale tendue sont tous des exemples de communication non verbale.

Commentaires insatisfaisants (par exemple, en raison de mauvaises capacités d'écoute).

Afin d'éviter les pertes résultant de défauts de communication interpersonnelle, vous pouvez utiliser les techniques suivantes :

préparation préliminaire à la transmission du message ; par exemple, une explication des principales dispositions, le contenu du message ;

supprimer les barrières sémantiques en éliminant l'ambiguïté et la polysémie des concepts ;

une attention constante à la communication symbolique non verbale - le ton du message, les gestes, les expressions faciales, etc. ;

manifestation d'apathie et d'ouverture lors de la communication et de la transmission de messages ;

établir un retour d'information, pour lequel vous devez : poser des questions au destinataire de l'information sur le contenu du message et le degré de sa perception ; évaluer la réaction non verbale des destinataires du message, en accordant une attention particulière aux gestes, à la posture et aux expressions faciales qui indiquent une confusion ou une incompréhension ; créer une atmosphère de confiance, de bonne volonté et de volonté de discuter des problèmes émergents, en tenant compte des intérêts et des besoins du destinataire des messages d'information.

En conclusion, d'une manière générale, nous pouvons dire que l'utilisation la plus efficace des communications dépend de facteurs aussi importants que le professionnalisme des gestionnaires, la structure de l'organisation et ses caractéristiques, la présence de relations interpersonnelles stables entre les membres de l'organisation, la culture de subordonnés, la position de l'organisation dans l'environnement extérieur (fermeture et ouverture) , compétence des travailleurs.

3 types de communications dans une organisation

Les communications effectuées dans les organisations peuvent être classées selon un certain nombre de caractéristiques (tableau 1.)

Tableau 1. Classification des communications dans une organisation

Signe de classification Types de communications Sujet et moyens de communication Communication utilisant des moyens techniques, technologies de l'information Interpersonnel Forme de communication Verbale Non verbale Canaux de communication Formel Informel Signe organisationnel (disposition spatiale des canaux) Vertical Horizontal Diagonal Direction de la communication Descendant Ascendant Par sujets et moyens de communication, il est d'usage de distinguer :

Les communications effectuées à l'aide de moyens techniques de technologie de l'information deviennent de la plus haute importance dans les conditions modernes. Réalisé à l'aide du courrier électronique, des systèmes de télécommunication, des technologies de l'information de gestion (MIS).

Les communications interpersonnelles sont des communications réalisées entre des personnes en face-à-face et en groupe en utilisant des mots et des moyens de communication non verbaux. Ils sont d'une grande importance pour l'étude du comportement organisationnel.

Les communications interpersonnelles sont influencées par divers facteurs (Fig. 1).

Fig. 1 - Facteurs influençant les communications interpersonnelles

gestion de la communication verbale

Communications selon la forme de communication :

Les communications verbales sont des communications réalisées en utilisant la parole orale comme système de codage.

Les managers passent la majeure partie de leur temps de travail en communication personnelle avec d'autres individus. Les avantages de la communication orale sont la rapidité, la spontanéité et la capacité d’utiliser largement les signaux non verbaux simultanément aux mots.

Les communications non verbales sont des messages envoyés par l'expéditeur sans utiliser le langage parlé comme système de codage, par exemple en utilisant des gestes, des expressions faciales, des postures, des regards et des manières. Ils agissent comme moyens de communication dans la mesure où leur contenu peut être interprété par d'autres.

Les informations sont transmises au moyen de communications verbales. Les communications non verbales transmettent des attitudes envers le partenaire de communication.

Les communications formelles vous permettent d'organiser et de limiter les flux d'informations.

Ils sont déterminés par la réglementation en vigueur :

Organisationnel (par exemple, organigramme);

Fonctionnel (par exemple, une disposition sur les départements et services contenant une rubrique « Relations entre départements »).

Les canaux de communication formels sont largement utilisés dans les organisations dotées d'une structure de gestion hiérarchique.

Les communications informelles sont des interactions sociales entre des personnes qui reflètent l’expression du besoin humain de communication. Ils complètent les communications formelles.

En fonction de la disposition spatiale des canaux et du sens de la communication, il est d'usage de la diviser en :

Les communications organisationnelles descendantes représentent le flux d'informations des niveaux de gestion les plus élevés vers les niveaux inférieurs (gestionnaire - subordonnés). C’est le type de communication organisationnelle le plus évident. La communication entre le manager et les subordonnés est associée à la clarification des tâches, des priorités et des résultats attendus ; assurer l'implication dans la résolution des problèmes du département ; avec une discussion sur les problèmes d'efficacité du travail ; obtenir une reconnaissance et des récompenses à des fins de motivation ; améliorer et développer les capacités des subordonnés ; avec la collecte d'informations sur un problème émergent ou réel ; informer un subordonné d'un changement à venir ; et recevoir des informations sur les idées, les améliorations et les suggestions.

Les communications organisationnelles ascendantes ont également pour fonction de fournir aux gestionnaires des informations sur ce qui se passe aux niveaux inférieurs. Grâce à eux, les managers prennent conscience des problèmes actuels et potentiels et proposent des mesures correctives. Les communications ascendantes s'effectuent généralement sous forme de rapports, de propositions et de notes explicatives.

Communications horizontales - communications visant à coordonner et à intégrer les activités des employés de divers départements et divisions aux mêmes niveaux de la hiérarchie pour atteindre les objectifs de l'organisation ; contribue à accroître l'efficacité de l'utilisation de tous les types de ressources de l'organisation.

Communications diagonales - communications effectuées par les employés des départements et divisions à différents niveaux de la hiérarchie. Ils sont utilisés dans les cas où la communication entre les employés d'une organisation est difficile par d'autres moyens.

Communications électroniques. Le courrier électronique (e˗mail) est un système de communication informatique.

2. AMÉLIORATION DU SYSTÈME DE COMMUNICATION À L'AIDE DE L'EXEMPLE DE BASHKIRENERGO OJSC

1 Caractéristiques socio-économiques de l'organisation OJSC Bashkirenergo

La Société par actions ouverte bachkir pour l'énergie et l'électrification « Bashkirenergo » (OJSC « Bashkirenergo ») a été créée par le Comité d'État de la République du Bachkortostan pour la gestion des biens de l'État le 30 octobre 1992. Le champ de ses activités est la production d'énergie électrique et thermique ; réparation et entretien d'équipements électriques.

OJSC Bashkirenergo est l'un des plus grands systèmes énergétiques régionaux de Russie. La capacité électrique installée est de 4 295 MW, la capacité thermique installée est de 13 141 Gcal/h.

Les capacités de production du système énergétique de la République du Bachkortostan comprennent une centrale électrique de district d'État (GRES), dix centrales de cogénération de chaleur et d'électricité (CHP), dont la CHPP à piston à gaz Zauralskaya, deux centrales hydroélectriques (HPP), cinq turbines à gaz. unités, six unités à piston à gaz, une centrale éolienne et sept petites centrales hydroélectriques.

Le nombre total de consommateurs domestiques au 1er juillet 2010 était de 1 191 452.

Parlant plus spécifiquement du système de communication de cette entreprise, il convient de noter que, selon des recherches, le manager consacre entre 50 et 90 % de son temps à la communication. Cela semble peu probable, mais cela devient compréhensible si l'on considère que le manager fait cela pour réaliser ses rôles dans les relations interpersonnelles, l'échange d'informations et les processus de prise de décision, sans parler des fonctions de gestion de planification, d'organisation, de motivation et de contrôle. C'est précisément parce que l'échange d'informations est intégré à tous les principaux types d'activités de gestion que les communications sont un processus de connexion.

Le processus de communication est un processus d'interaction entre divers sujets de communication, au cours duquel s'effectue le processus d'échange d'informations.

L'objectif principal du processus de communication est d'assurer la compréhension des informations qui font l'objet de la communication, c'est-à-dire messages. Dans le processus d'échange d'informations, quatre éléments de connexion peuvent être distingués :

expéditeur, personne qui génère des idées ou collecte des informations et les transmet ;

message, informations codées avec des symboles appropriés ;

canal, moyen de transmission d'informations;

destinataire, la personne à qui l’information est destinée.

Par type de structure organisationnelle, Bashkirenergo OJSC est une structure de gestion linéaire (Fig. 2).

Fig. 2 - Schéma de la structure linéaire de gestion organisationnelle

Il s’agit de l’une des structures de gestion organisationnelle les plus simples. A la tête de chaque unité structurelle se trouve un leader - un commandant unique, investi de tous les pouvoirs et exerçant la gestion exclusive des employés qui lui sont subordonnés et concentrant entre ses mains toutes les fonctions de gestion.

Chaque subordonné a un responsable, par lequel toutes les commandes de gestion passent par un seul canal ; dans ce cas, les liens de gestion sont responsables des résultats de toutes les activités des objets gérés.

Pour analyser le fonctionnement des canaux de communication dans l'entreprise étudiée, il est nécessaire de connaître les avantages et les inconvénients inhérents à cette structure de gestion organisationnelle.

Avantages :

unité et clarté de la gestion ;

cohérence des actions et des exécutions ;

responsabilité clairement définie;

efficacité dans la prise de décision;

responsabilité personnelle des gestionnaires pour les résultats finaux des activités de leur département.

Défauts:

des exigences élevées envers le manager, qui doit être parfaitement préparé à assurer un leadership efficace à tous les niveaux de gestion ;

manque de liens pour planifier et préparer les décisions ;

surcharge d'informations, nombreux contacts de subordonnés, de supérieurs et de structures de remplacement ;

des relations difficiles entre les autorités ;

concentration du pouvoir au sein de la haute direction.

Dans cette structure de communication, la décision transmise d'un bout à l'autre est connue de tous les interprètes et est discutée par tous. Toutes les connexions dans une telle communication sont les mêmes, mais il n'y a pas de style de leadership de commandement. Cette structure relationnelle se désintègre rapidement si la connexion entre deux participants à la communication est interrompue.

2 Analyse des communications de l'OJSC Bashkirenergo

Bashkir Electric Distribution Networks LLC perpétue les meilleures traditions établies au sein de Bashkirenergo OJSC. Une grande attention est particulièrement accordée à la culture physique et au sport. L'initiation des travailleurs de l'énergie à un mode de vie sain a été facilitée à la fois par des événements d'entreprise et par ceux qui se sont déroulés sous le signe des décrets du Président de la République du Bachkortostan : l'Année de la santé, l'Année du sport et d'un mode de vie sain, l'Année de la santé, l'Année du sport et d'un mode de vie sain, Année de la prévention de la toxicomanie, de l'alcoolisme et du tabagisme, Année de l'enfance prospère et du renforcement des valeurs familiales, Année de soutien et de développement des initiatives de jeunesse, Année de la protection de l'environnement. Tout cela améliore le processus de communication dans l’entreprise. Les collaborateurs apprennent à mieux se connaître grâce à de tels événements et améliorent leurs relations, ce qui est nécessaire dans leur travail en commun. Dans une économie de marché, l'un des facteurs décisifs pour l'efficacité et la compétitivité de l'entreprise (JSC Bashkirenergo) est d'assurer un potentiel de personnel élevé. Et le moyen le plus productif d'y parvenir est l'élaboration et la mise en œuvre de politiques du personnel, qui font partie intégrante de la politique stratégique de l'organisation. Nous comprenons qu’investir dans le travail avec les gens est l’investissement le plus efficace dans notre entreprise à long terme.

L'objectif principal de la politique du personnel de l'entreprise est d'attirer, de développer et de retenir des gestionnaires et des spécialistes hautement qualifiés et efficaces, capables d'augmenter la valeur de l'entreprise grâce à une gestion professionnelle et efficace des actifs de l'entreprise. Le principe principal de la politique du personnel de l'entreprise est de maintenir une dynamique de fonctionnement et de développement efficace en maintenant et en développant un personnel optimal, une équipe cohérente, responsable, hautement développée et performante, nécessaire à la résolution des tâches assignées.

Le concept de politique du personnel de l'entreprise comprend les domaines de travail suivants :

construire une structure de gestion d'entreprise efficace basée sur l'optimisation des processus commerciaux et la répartition rationnelle des fonctionnalités de travail entre les départements et les niveaux de direction ;

fourniture en temps opportun à l'entreprise d'un personnel possédant les qualifications requises pour résoudre les problèmes commerciaux ;

veiller à ce que le personnel se concentre sur des performances élevées, contribuant ainsi à la réalisation de ses objectifs ;

amélioration des relations sociales et du travail;

Établir des garanties sociales et contrôler leur respect ;

Créer les conditions d'acquisition des compétences professionnelles du personnel nécessaires pour résoudre avec succès les problèmes de l'entreprise, créer les conditions d'évolution professionnelle et d'épanouissement des employés grâce à un système de formation professionnelle et de perfectionnement des employés ;

Augmenter la productivité du travail en améliorant le système d'incitations matérielles et immatérielles et de sécurité sociale pour les travailleurs, ainsi qu'en garantissant des conditions de travail sûres.

Il est impossible de parvenir à une croissance durable de l'entreprise sans le travail professionnel et coordonné de toute l'équipe. C'est pourquoi, dans la stratégie de développement du système énergétique, une grande attention est accordée au personnel.

La direction résout avec succès le problème de l'atteinte d'un niveau élevé de responsabilité des employés et de l'efficacité de leur travail. Bashkirenergo OJSC effectue un travail ciblé pour formaliser la structure optimale du personnel et son développement, qui s'effectue dans les principaux domaines suivants :

doter la société de personnel qualifié ;

motivation au travail, augmentant la satisfaction au travail pour toutes les catégories de personnel ;

formation d'une conscience d'entreprise;

créer les conditions d'une utilisation efficace des compétences, des connaissances et de l'expérience des employés ;

formation professionnelle et perfectionnement des salariés.

Analysons les activités de l'entreprise du point de vue de l'offre de ressources en main-d'œuvre de l'entreprise, du mouvement de la main-d'œuvre, de la composition qualitative, ainsi que de l'utilisation des ressources en main-d'œuvre dans l'entreprise.

Commençons l'analyse par l'offre de ressources en main-d'œuvre de l'entreprise, qui est calculée en comparant le nombre réel d'employés par catégorie et profession avec les besoins prévus, et mettons-la dans le tableau 2.

Tableau 2. - Fourniture de la société en ressources de main-d'œuvre pour 2011 - 2012.

Catégories d'employés Plan Fait Sécurité Effectif moyen du personnel de production 140115801,79 Dont : ˗ spécialistes 2382840,46 ˗ cadres 238 237 ˗ 0,01 Ouvriers et employés d'ingénierie et techniques 925 10 591,34

Comme le montre le tableau 2, l'offre de spécialistes, par rapport au plan, augmente de 46 personnes (part selon le plan = 17%, en fait = 18%), l'offre d'ouvriers et d'employés ingénieurs et techniques a augmenté de 134 personnes (la part selon le plan était de 66%, en fait 67%). L'augmentation du nombre d'employés de l'entreprise du système énergétique en 2011 est due au transfert des installations énergétiques municipales vers le système énergétique. Le nombre de dirigeants a légèrement diminué (de 1 personne), cela n'a pas affecté le travail de l'entreprise.

Analysons le mouvement de la main-d'œuvre en calculant les coefficients nécessaires. L'analyse de la dynamique est réalisée à l'aide de l'indice de stabilité du personnel ; dynamique de l'emploi; dynamique de la main d'œuvre, taux de rotation du personnel, motifs de licenciement des salariés. Un certain nombre d’indicateurs sont utilisés dans l’analyse. Les plus utilisés sont : le coefficient de dynamique de l'effectif, le coefficient de rotation à l'embauche des salariés, le coefficient de rotation du personnel, le coefficient du personnel permanent (tableau 3).

Tableau 3. - Mouvement de la main-d'œuvre dans l'entreprise

Indicateurs 20112012 Écart Nombre d'effectifs de production industrielle au début de l'année 16806 18958 2152 Embauchés 2360 1756˗ 604 Partis 208 172˗ 36 dont : volontaires 6753˗ 14˗ licenciés pour violation de la discipline du travail 141 119˗ 22 Effectifs à la fin de l'année 1895 8205421584Effectif moyen 15801712132Taux de rotation à l'embauche des salariés1 491,03˗0,46Taux de rotation du personnel 0,130,1˗0,03 Coefficient de composition permanente 12120 Coefficient de dynamique du nombre d'employés 0,130,08˗0,05

Par exemple 0 = 2360 / 1580 = 1,49 (1)

Par exemple - Coefficient de rotation pour l'embauche des salariés en 2011.

Par exemple 1 = 1756 / 1712 = 1,03 (2)

Par exemple 1. - Taux de turnover pour l'embauche de salariés en 2012

K tk.0 = 208/1580 = 0,13 (3)

To tk.0 - Taux de turnover du personnel en 2011

À tk.1 = 172 / 1712 = 0,10 (4)

To tk.1 - Taux de turnover du personnel en 2012

Kps.0 = 18958/1580 = 12 (5)

K ps.0 - Coefficient de constance du personnel d'OJSC Bashkirenergo en 2011.

À ps.1 = 20542/1712 = 12 (6)

À p.1 - Le coefficient de cohérence du personnel de Bashkirenergo OJSC en 2012.

K chz.0 = 2360 ˗ 208 / 16806 = 0,13 (7)

Kch.0 - Coefficient dynamique du nombre de travailleurs employés en 2011.

K chz.1 = 1756 ˗ 172 / 18958 = 0,08 (8)

Partie 1 - Coefficient de dynamique du nombre de travailleurs salariés en 2012.

Comme le montre le tableau 3, le nombre de personnes embauchées au cours de la période analysée a diminué (de 604 personnes), ainsi que celles qui sont parties à leur propre demande (14 personnes) et pour violation de la discipline du travail (22 personnes). Cela indique la satisfaction de l'entreprise à l'égard de la main-d'œuvre actuelle et des salariés eux-mêmes dans les conditions de travail. Sur la base des indicateurs du tableau, des coefficients de rotation pour l'embauche ont été calculés (˗0,46), dont le résultat montre une diminution de l'embauche de nouveaux salariés, de la rotation du personnel (˗0,03), une diminution de ce coefficient indique que les parties ont moins de problèmes plaintes et désaccords concernant la qualité des tâches exercées, la dynamique du nombre d'employés (˗0,05). Le ratio d'effectif permanent n'a pas changé, cela aura un effet bénéfique sur le travail. Par conséquent, les mouvements de main-d’œuvre et les résultats des ratios sont normaux.

Les activités d'OJSC Bashkirenergo sont principalement axées sur l'augmentation de l'efficacité de la production et de la distribution d'énergie électrique et thermique, ainsi que sur l'approvisionnement fiable et ininterrompu en énergie de tous les consommateurs de la République du Bachkortostan. Parallèlement, l'entreprise énergétique mène une politique sociale active visant à créer des conditions favorables à l'augmentation de l'efficacité et de la productivité du personnel et à assurer un repos adéquat aux travailleurs et aux membres de leurs familles.

Un système de protection sociale efficace mis en œuvre chez Bashkirenergo OJSC joue un rôle important en attirant des spécialistes hautement qualifiés vers l'entreprise énergétique, contribue à réduire la rotation du personnel et constitue l'une des composantes d'une production et d'activités économiques réussies.

Afin d'améliorer la qualité du personnel, OJSC Bashkirenergo poursuit une coopération étroite avec les principaux établissements d'enseignement supérieur énergétiques du pays. En 2011, 110 jeunes spécialistes diplômés d'universités spécialisées dans l'énergie, ainsi que 78 diplômés de l'Ufa Fuel and Energy College, ont été acceptés dans la zone cible.

Dans la direction ciblée de formation dans les spécialités énergétiques, 18 gestionnaires et spécialistes ont été envoyés à l'Université d'État de l'énergie de Kazan pour des cours par correspondance (budgétaires). 10 diplômés des écoles secondaires ont été envoyés au KSEU pour suivre une formation budgétaire à temps plein et 17 à l'Université technique de l'aviation d'État d'Oufa.

165 personnes ont suivi des cours de perfectionnement dans des établissements de formation professionnelle complémentaire, à l'Institut de formation avancée (IPK) des fonctionnaires de Moscou, à l'Institut de l'énergie de Saint-Pétersbourg et ses succursales, et 4 144 personnes au NNOU UTK Bashkirenergo. En 2011, 226 opérationnels ont été formés. 1 371 spécialistes et managers ont suivi une formation préalable à l'examen et une certification au centre de formation. Les coûts de formation, de recyclage et de perfectionnement du personnel de NNOU UTK en 2206 se sont élevés à 13 millions 541 mille roubles.

3. PRINCIPALES ORIENTATIONS POUR L'AMÉLIORATION DES COMMUNICATIONS DANS JSC BASHKIRENERGO

1 Problèmes des entreprises énergétiques

Notons deux problèmes de communication importants qui existent au sein de cette organisation, Bashkirenergo OJSC.

Les employés considèrent leur supérieur immédiat comme leur principale source d'information. Ne recevant pas suffisamment d'informations de sa part, ils recherchent d'autres sources, ce qui fait naître des rumeurs qui déforment la situation réelle ;

Les conditions de coopération et d'interaction au sein d'une équipe doivent être caractérisées par :

la confiance mutuelle et la confiance entre le manager et le salarié ;

la libre circulation de l'information de haut en bas de la structure hiérarchique, ainsi que des canaux de communication horizontaux bien établis ;

satisfaction des membres de l’équipe quant à leur statut, assurant leur participation active aux activités de l’entreprise ;

coopération constante dans le travail sans lutte ni intrigue ;

bon climat psychologique;

réalisations positives de l'entreprise sur le marché ;

des évaluations optimistes de l'avenir de l'entreprise.

Les principes de base des relations publiques pour les relations internes sont déterminés par un certain nombre de dispositions essentielles :

la reconnaissance de la contribution positive des salariés au succès de l'entreprise ;

encouragement, approbation. Toutes les recherches dans le domaine de la gestion de la communication prouvent que les stimulants les plus importants sont l'argent, ainsi que divers privilèges accordés aux salariés. En plus d'eux, il existe également un facteur aussi important qu'un simple éloge ;

la liberté pour les employés d'exprimer leurs propres opinions sur toutes les questions de gestion, y compris des critiques raisonnables à l'égard de la direction ;

brouiller les frontières entre la direction et les employés réguliers en matière d'avantages sociaux ;

priorité de la communication interne sur la communication externe. La pire chose qui puisse arriver à une entreprise, c'est que ses salariés entendent une mauvaise nouvelle au cours d'un journal télévisé ;

implication directe et indirecte des salariés dans le processus de gestion, en identifiant et en tenant compte de leurs opinions, positions, ainsi que des idées qu'ils présentent ;

connaissance des projets de l'organisation. Les employés de toute entreprise s'efforcent toujours de savoir dans quelle direction évolue leur organisation et quel est leur véritable rôle dans ce processus ;

respect obligatoire des promesses faites par la direction de l'entreprise ;

satisfaire les besoins d'attention personnelle des employés ; les badges leur permettent de s'appeler par leur nom. Les collègues apprennent à se connaître plus rapidement, ce qui contribue à la formation d'un climat psychologique favorable dans l'entreprise.

Ainsi, nous avons examiné deux problèmes importants dans l'organisation de Bashkirenergo OJSC. Dans le paragraphe suivant, nous essaierons de trouver des moyens d'éliminer ces problèmes.

Il existe différentes manières d'améliorer les processus de communication dans une organisation. Régulation des flux d'informations. Les managers à tous les niveaux de l'organisation doivent représenter les besoins d'information de leurs supérieurs, pairs et subordonnés. Pour ce faire, il est nécessaire d'évaluer les aspects qualitatifs et quantitatifs des besoins d'information de l'organisation. Le manager doit déterminer ce qui est « trop » et « pas assez » dans les échanges d'informations. Les besoins d'information dépendent en grande partie des objectifs du manager, des décisions qu'il prend et de la nature des indicateurs d'évaluation des résultats de son travail, ainsi que de son service et de ses subordonnés. Actions de gestion. Dans les organisations, les employés de haut niveau tiennent des réunions hebdomadaires (réunions, séances de planification, réunions, etc.), au cours desquelles les nouveaux plans, les options de stratégies, les buts et objectifs, ainsi que les résultats intermédiaires sont discutés et clarifiés. Systèmes de rétroaction. Le retour d'information fait partie intégrante de la base d'informations de contrôle et de gestion de l'organisation. Enquête auprès des salariés - une des options du système de feedback, qui est réalisée pour obtenir des informations auprès des managers et des travailleurs sur une large liste de questions : les objectifs de leurs activités leur sont-ils clairement communiqués ; à quels problèmes potentiels ou réels ils sont confrontés ou pourraient être confrontés ; s'ils reçoivent en temps opportun les informations exactes dont ils ont besoin pour faire leur travail ; Leur manager est-il ouvert aux suggestions, etc.

Système de collecte de propositions. Le but de la collecte de propositions est de faciliter la circulation des informations vers le haut. Tous les employés ont la possibilité de générer des idées concernant l'amélioration de n'importe quel aspect des activités de l'organisation. Ceci, à son tour, encourage les idées à être moins filtrées ou ignorées tout au long du chemin ascendant. Les manières d'organiser le système sont variées - pour attribuer une ligne téléphonique distincte à travers laquelle les employés ont la possibilité d'appeler de manière anonyme et de poser des questions sur les rendez-vous et les promotions. Parfois, il y a des managers au bout du fil qui répondent immédiatement aux questions posées. Les réponses sont envoyées soit directement aux salariés (sauf si la question est anonyme), soit imprimées dans le bulletin d'information de l'entreprise.

Informatique. Le système de courrier électronique contribue à améliorer l’échange d’informations dans les organisations. Le courrier électronique donne aux employés la possibilité d'envoyer des messages écrits à n'importe qui dans l'organisation. Cela réduit considérablement le flux des conversations téléphoniques.

Parallèlement à l'utilisation des canaux de communication officiels, les employés de l'organisation satisfont leur besoin de conseil et de soutien par la consultation mutuelle. La concertation entre individus de même niveau a souvent des conséquences importantes pour l’organisation ; Le fait de chercher constamment l'avis de l'autre augmente la confiance dans vos propres décisions. L'expérience a montré que la dépendance totale à l'égard des gestionnaires pour obtenir des informations et des conseils constitue une limite et peut, dans la plupart des cas, être évitée. Apparemment, tout manager devrait s'intéresser à la circulation des flux d'informations dans les trois directions : vers le haut, vers le bas et horizontalement. Les communications (bien sûr, dans des volumes différents) dans chacune des trois directions s'effectuent simultanément.

La perception qu'ont les employés de toute communication est déterminée par de nombreux facteurs organisationnels et personnels. Un changement dans les convictions d'un employé peut être causé par un changement dans les informations reçues ou dans l'environnement de travail. La perception est également influencée par les expériences passées. Dans une organisation qui fonctionne, les ordres du haut dirigeant sont filtrés puis reçus.

CONCLUSION

L'importance de la communication dans les affaires au stade actuel de développement ne cesse de croître. Cela est dû au fait que les entreprises, les organisations, leurs dirigeants et leurs employés doivent recevoir et maîtriser des informations en constante évolution pour aider à résoudre les problèmes émergents.

Il est presque impossible d’exagérer l’importance de la communication en gestion. Presque tout ce que font les managers pour aider une organisation à atteindre ses objectifs nécessite une communication efficace. Si les gens ne peuvent pas échanger d’informations, il est clair qu’ils ne pourront pas travailler ensemble, formuler des objectifs et les atteindre. La communication est un processus complexe composé d'étapes interdépendantes.

La communication est l'échange d'informations sur la base duquel le gestionnaire reçoit les informations nécessaires pour prendre des décisions efficaces et communique les décisions prises aux employés de l'organisation.

Le processus de communication comprend des étapes : envoi d'un message, transmission d'un message, réception d'un message et retour d'information. Les éléments les plus importants du processus de communication sont l’expéditeur, le message, les canaux de transmission, le destinataire et le feedback. C'est la présence de feedback qui rend le processus de communication bidirectionnel. La présence de tous ces éléments est nécessaire pour qu’une communication efficace ait lieu.

La classification des communications est nécessaire pour identifier leurs différents types en vue d'une analyse et d'une amélioration ultérieures. Les communications dans une organisation peuvent être classées selon un certain nombre de critères : par le sujet et les moyens de communication, par la forme de communication, par le canal de communication, par leur localisation spatiale, par le sens de la communication.

Il peut y avoir divers obstacles à une communication efficace. Connaissant les obstacles possibles, les managers doivent essayer de prévenir leur apparition ou rechercher et planifier des moyens efficaces pour les surmonter.

Le moyen le plus important de communication efficace est l’écoute active. Les managers doivent donc apprendre à maîtriser cet art important.

Pour organiser des communications efficaces dans un groupe, dans une organisation, il est nécessaire de construire et d'utiliser correctement les réseaux de communication.

Les principaux moyens d'améliorer l'échange d'informations dans une organisation comprennent : la régulation des flux d'informations, les actions de gestion, la mise en œuvre de systèmes de retour d'information, la mise en œuvre de systèmes de collecte de propositions, l'utilisation de newsletters, l'utilisation des technologies de l'information modernes et des ressources d'information mondiales.

Actuellement, il est nécessaire d'introduire de nouveaux systèmes qui rempliraient les fonctions de réseau mondial et local d'une organisation.

Les progrès s’accroissent à un rythme rapide, à tel point qu’il est difficile d’imaginer ce qui va se passer dans un avenir proche. Mais le fait est clair : l’ancienne forme de gestion des affaires pour l’entreprise est révolue. De nombreux types de rapports, bilans et documents internes sont désormais créés sous forme papier uniquement pour dupliquer la forme électronique.

Jusqu'à ce que le problème de la sécurité de l'information soit clairement résolu, cette pratique continuera d'être pratiquée. Mais de nombreuses transactions sont déjà conclues sans quitter le bureau, des comptes sont tenus, des contrats sont conclus.

Les communications étant l'une des composantes les plus importantes de la gestion, le manager doit essayer de surveiller le processus de communication, d'identifier les problèmes à chaque étape et d'essayer de les éliminer afin d'augmenter l'efficacité de la transmission et de la perception de l'information.

Lorsqu'on tire une conclusion sur l'entreprise étudiée, il convient de noter qu'au cours des dernières années, parallèlement au rôle croissant du marketing, le rôle de la communication marketing s'est accru. De nos jours, ces deux concepts sont devenus indissociables l'un de l'autre, car le marketing moderne exige bien plus que créer un produit qui satisfasse les besoins du client, le fixer au juste prix et garantir sa disponibilité pour les consommateurs cibles. Les entreprises doivent communiquer avec leurs clients, les informer sur leurs produits et rentabiliser leur achat.

Concrètement, les travaux ont examiné les options permettant d'améliorer les communications au sein de l'entreprise Bashkirenergo OJSC. Une analyse des communications a été réalisée à l'aide de l'exemple de Bashkirenergo OJSC, les caractéristiques de l'objet ont été étudiées et des moyens d'améliorer le système de communication ont été identifiés. Les avantages et inconvénients de cette entreprise sont présentés.

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