Des traits d'union peuvent être placés dans tout le document ou dans une partie de celui-ci qui doit être présélectionnée.

Pour activer le mode de césure dans le texte, utilisez la commande Césure(languette Mise en page/ groupe Paramètres des pages).

Cette commande comporte des clauses imbriquées.

Équipe Auto coupe automatiquement le texte.

Équipe Manuel ouvre une boîte de dialogue qui propose des options de césure pour les mots pouvant être coupés et demande une confirmation pour insérer la césure dans le texte.

Équipe Options de césure vous permet de configurer vos propres paramètres de césure dans les mots à l'aide de la boîte de dialogue (Figure 15).

Figure 15 Fenêtre Césure

Zone de transfert est l'espace maximum autorisé entre un mot et la marge droite de la page sans retour à la ligne. Dans une zone large, il y a moins de portées, dans une zone plus étroite, le bord du champ droit est plus lisse.

Peut être supprimé automatique césure à l'aide de la commande Césure en sélectionnant la commande Non.

Exercice.

Ouvrez le fichier Exemple de document.docx.

Pour tout le texte, à l'exclusion des mots en majuscules, effectuez une césure automatique avec une largeur de zone de trait d'union de 0,5 cm.

Enregistrez le document.

Travailler avec Windows

Dans Word 2010, vous pouvez travailler avec plusieurs fenêtres (avec un ou plusieurs documents) simultanément à l'aide de l'onglet Voir, groupe Fenêtre (Figure 16).

Figure 16 Groupe de commandes Fenêtre sur l'onglet Voir

Si plusieurs fenêtres de document sont ouvertes en même temps, vous pouvez passer d'une fenêtre à une autre grâce à la commande Aller dans une autre fenêtre ou via la barre des tâches Windows.

Exercice.

Ouvrez le fichier Exemple de document.docx.

Créez une fenêtre supplémentaire pour ce document (onglet Voir/ groupe Fenêtre/ équipe Nouveaufenêtre).

Placez les deux fenêtres côte à côte (onglet Voir/ groupe Fenêtre/ équipe Près). Désactiver le défilement synchrone (onglet Voir/ groupe Fenêtre/ équipe Défilement synchronisé).

Fractionner la fenêtre 1 (onglet Voir/ groupe Fenêtre/ équipe Diviser).

Disposer les fenêtres verticalement (onglet Voir/ groupe Fenêtre/ équipe OrganiserTous).

Changer l'échelle du document

Lorsque vous travaillez avec un document, vous pouvez modifier son échelle (la taille du fichier du document ne change pas) et également l'enregistrer avec le document ou le modèle. Le changement d'échelle se fait sur l'onglet Voir, groupe Échelle(Figure 17).

Figure 17 Groupe Échelle sur l'onglet Voir

Des ajustements d'échelle plus précis sont effectués dans la boîte de dialogue Échelle(languette Voir/ groupe Échelle/ équipe Échelle) (Figure 18).

Figure 18 Fenêtre Échelle

Contrôle du zoom , situé dans le coin inférieur droit de la barre d'état (Figure 19), vous permet de modifier l'échelle à la valeur souhaitée en déplaçant le curseur et en utilisant les boutons « + » et « - ». A gauche du curseur, l'échelle du document est affichée en pourcentage (Fig...).

Figure 19 Contrôle du zoom

Exercice.

Ouvrez le fichier Exemple de document.docx.

Redimensionnez votre document de différentes manières.

Fermez le document sans enregistrer.

Formatage des caractères et des paragraphes Formatage des caractères

La propriété principale des caractères de texte est la police, qui se caractérise par : la police, le style et la taille 6.

Le groupe est utilisé pour formater les caractères Police de caractère sur l'onglet maison (Figure 20).

Figure 20 Panneau Groupe Police de caractère

Vous pouvez également utiliser le mini-panneau pour formater les caractères, qui s'ouvre automatiquement lorsque vous sélectionnez du texte (Figure 21).

Figure 21 Mini-panneau

Utiliser le bouton de groupe Police de caractère, vous pouvez appeler la boîte de dialogue Police de caractère (Figure 22).

Figure 22 Fenêtre Police de caractère

Dans la boîte de dialogue Police de caractère sur l'onglet En plus Vous pouvez modifier l'espacement entre les caractères en clairsemé ou condensé.

Dans cette leçon, vous apprendrez les bases du travail avec du texte dans Powerpoint 2010. Par exemple, comment écrire, supprimer et déplacer du texte, comment travailler avec des légendes, comment formater du texte, etc.

Si vous débutez avec PowerPoint, vous devez connaître les bases du travail avec du texte afin de pouvoir ajouter et modifier du texte dans vos diapositives. Vous devrez apprendre à insérer, supprimer, déplacer et formater du texte, ainsi qu'à utiliser les légendes.

Pour écrire du texte :

Certains espaces réservés convertissent automatiquement votre texte en liste à puces. En effet, ces listes sont très souvent utilisées dans PowerPoint. Pour supprimer une telle liste, désélectionnez la commande Puces dans le groupe Paragraphe de l'onglet Accueil.

Pour supprimer du texte :

1. À côté du texte que vous souhaitez supprimer, placez un point d'insertion
2. Pour supprimer du texte à gauche du point d'insertion, appuyez sur la touche Retour arrière de votre clavier.
3. Pour supprimer du texte à droite du point d'insertion, appuyez sur la touche Suppr de votre clavier.

Pour surligner du texte :

1. Placez le point d'insertion à côté du texte que vous souhaitez mettre en surbrillance.
2. Faites un clic gauche et, sans relâcher le bouton de la souris, faites glisser le curseur sur le texte que vous souhaitez mettre en surbrillance.
3. Relâchez le bouton de la souris. Une case en surbrillance apparaîtra au-dessus du test. Cela signifie que vous avez sélectionné le texte.

Après avoir sélectionné une image ou un texte dans PowerPoint, le mini-panneau avec les options de formatage les plus couramment utilisées. Ce panneau s'appelle la mini barre d'outils. Cela peut vous faire gagner du temps car... Les commandes de formatage sont faciles d’accès. Si la barre d'outils n'apparaît pas, essayez de pointer le curseur de votre souris sur la sélection

Pour copier et coller du texte :

Pour couper et coller du texte :

Pour envelopper du texte :

Si le texte n'apparaît pas là où vous le souhaitez, appuyez sur la touche Entrée pour déplacer le texte vers une nouvelle ligne.

Trouver et remplacer

Rechercher et remplacer est une autre option qui peut être utilisée pour modifier du texte. Il vous permet de rechercher un mot ou une expression spécifique (par exemple « Britannique ») sur toutes les diapositives et de le remplacer par un autre (par exemple « Anglais »). Pour en savoir plus, découvrez ce que cette fonctionnalité peut faire dans le Guide Word 2010.

Travailler avec du texte

Lorsque vous créez une présentation, vous pouvez ajouter des légendes pour organiser vos diapositives. Vous devez également savoir comment formater le texte pour obtenir l’apparence souhaitée.

Pour ajouter une légende :

Vous pouvez saisir du texte dans des espaces réservés ou des zones de texte. Un espace réservé est un type spécial de légende car il fait partie de la mise en page de la diapositive et contient souvent un formatage spécial (comme une police de titre de diapositive plus grande). La saisie de texte dans des légendes facultatives vous permet d'ajouter la quantité de texte souhaitée à une diapositive, quelle que soit sa mise en page.

Pour déplacer un espace réservé ou une zone de texte :

Pour faire pivoter le texte, cliquez et faites glisser le cercle vert situé au-dessus.

Pour modifier la taille d'un espace réservé ou d'une zone de texte :

Vous pouvez rendre votre texte sur une diapositive spécial en modifiant sa mise en forme, c'est-à-dire sa taille, sa couleur, son style, etc.

Police de caractère

Cliquez sur le menu déroulant pour modifier la police du texte sélectionné.

Taille de police

Sélectionnez la taille de police du texte sélectionné dans le menu déroulant.

Diminuer ou augmenter la taille de la police

Utilisez ces commandes pour diminuer ou augmenter la taille de la police d’une taille standard.

Supprimer tout le formatage

Cliquez sur la commande Supprimer tout le formatage afin que seul le texte reste dans le fragment sélectionné.

Styles de police

Utiliser les commandes de style de police pour créer du texte audacieux, italique, souligné, ombré ou barré.

Espacement des caractères

Ajustez l'espacement des caractères à l'aide du menu déroulant.

Registre

Change rapidement la casse du texte sélectionné.

Couleur de la police

Ouvrez le menu déroulant pour changer la couleur de la police.

Affichage de la boîte de dialogue Police

Cliquez sur la flèche dans le coin inférieur droit du groupe Police pour accéder à plus d'options de formatage.

Microsoft Word attire de nombreux utilisateurs car il peut offrir une variété de méthodes d'automatisation lors du travail avec du texte. L’une d’elles est la césure automatique.

Afin de configurer la césure automatique, vous devez vous rendre dans la rubrique « Mise en page" Au chapitre " Paramètres des pages» sélectionnez l'élément « Césure" et dans la liste qui s'ouvre, cliquez sur " Auto».

Dans ce cas, des traits d'union seront placés à tous les endroits nécessaires et possibles. Pour ce faire, il faut installer le dictionnaire de la langue pour laquelle les traits d'union seront inclus. Cependant, toutes les distributions officielles de Microsoft Word les contiennent pour toutes les langues prises en charge.

Une caractéristique importante de la césure automatique est que si vous augmentez soudainement la taille, modifiez la police ou ajoutez des éléments décoratifs au texte, la césure s'ajustera d'elle-même.

Lorsque vous sélectionnez l’option de retrait « Largeur », la page prendra généralement l’apparence d’une mise en page de haute qualité d’un livre.

Il n'est pas non plus recommandé de définir indépendamment des traits d'union dans le document à l'aide de « - » et de sauts de ligne. Pour ce faire, Word utilise la fonctionnalité Soft Wrap. Sélectionnez le mot souhaité, placez le curseur et appuyez sur « CTRL » + « - ». Désormais, si nécessaire, le mot sera transféré selon les règles que vous avez spécifiées. Les traits d'union souples ne sont pas visibles dans le document, donc pour les afficher, rendez-vous dans l'onglet " maison" Au chapitre " Paragraphe" Presse " Montrer tous les signes».

Revenons au point " Césure" et en cliquant sur " Manuel", le programme recherchera tous les mots pour lesquels une césure peut être effectuée et vous montrera les options permettant de procéder. Placez le curseur à l'emplacement souhaité et cliquez sur " Oui».

Le dernier élément concerne les paramètres minimum. " Césures dans les mots... " se charge d'inclure les traits d'union séparément dans les mots écrits en majuscules. Sans case à cocher, une exception leur sera faite.

DANS " Largeur de la zone de trait d'union du mot» définit la distance entre le bord de l'entrepôt de mots transféré et le cadre de la page.

« Max. nombre…» limitera le nombre de cas répétés de retour à la ligne pour un fragment sélectionné ou l'ensemble du document.

Afin de supprimer les tirets, il faut dans le paragraphe « Césure» sélectionnez l'option « Non».

Ou, avec le mode d'affichage de tous les symboles activé, supprimez ceux saisis manuellement. S'il y en avait trop, vous pouvez utiliser la fonction « Remplacer », appelée par le bouton F5.

Dans l'onglet Remplacer, cliquez sur " Plus>>» -> « Spécial", sélectionner " Transfert doux" et remplacez-le par une chaîne vide, sans espace.

La césure automatique est également disponible pour Word 2003. Il est installé à l'adresse " Service» -> « Langue» -> « Césure».

• Erreur 1. L'arrière-plan de la diapositive ne correspond pas au thème de la présentation. Et nous voyons, par exemple, une présentation sur les révolutions en Russie sur fond de bouleaux et de champignons.
• Erreur 2. L'arrière-plan inclus dans le programme PowerPoint a été utilisé. Au cours des nombreuses années d'existence du programme PowerPoint, des milliers de personnes ont utilisé des modèles standard, publié leurs présentations en ligne et les ont montrées lors de discours. Les auditeurs sont tout simplement fatigués de ces modèles.

Solution : Il vaut mieux abandonner les modèles standards. Vous pouvez trouver un grand nombre de nouveaux modèles et arrière-plans intéressants sur Internet (par exemple, près d'un millier d'arrière-plans se trouvent sur notre site Web -).

L'image d'arrière-plan ne doit pas contenir d'éléments incompatibles avec le contenu de la présentation. Pour le fond, il est préférable d'utiliser des couleurs pastel ou froides (violet, bleu, cyan, bleu-vert, vert), il faut éviter les couleurs rouges et blanches.

• Erreur 3. L'arrière-plan de la présentation est trop clair et trop actif. Un tel arrière-plan, d'une part, interfère avec la perception des informations de la diapositive, et d'autre part, il fatigue les auditeurs.

Solution : S'il doit y avoir une image lumineuse en arrière-plan, il est préférable de réduire sa luminosité. Pour ce faire, sélectionnez une forme de rectangle ( Insérer — Les figures — Rectangle), recouvrez-en toute la diapositive et sélectionnez-y un remplissage blanc avec une transparence de 50 % (un pourcentage différent est possible) et supprimez les bordures ( Format — Remplir Les figures — Autre couleurs remplit- couleur blanche et transparence 50% — D'ACCORD, Circuit Les figures- Pas de plan).

L'image d'arrière-plan deviendra moins active.

Ou, lorsque vous insérez une image sur une diapositive, définissez immédiatement la transparence.

• Erreur 4. Utiliser des couleurs incohérentes et ne pas avoir un style de conception de diapositive cohérent.

Dans cet exemple, dans une présentation, une diapositive utilise une grande police et un alignement à gauche, tandis que l'autre diapositive utilise une petite police et un alignement justifié.

Solution : lors de la conception d’une section ou de la présentation entière, vous devez vous en tenir à un seul style. La palette de couleurs ne doit pas contenir plus de trois couleurs primaires (bien entendu, des exceptions sont possibles) : arrière-plan — titre — basique texte. Vous pouvez modifier les couleurs du thème comme ceci : Conception — Couleurs— vous pouvez choisir un schéma parmi l'ensemble proposé, ou vous pouvez définir vos propres couleurs : Créer nouveau couleurs schème.

• http://colorscheme.ru/ - sélection de couleurs à l'aide de la roue chromatique et génération de schémas de couleurs.

• http://color.romanuke.com/ - un ensemble de palettes de couleurs basées sur des photographies (vous pouvez choisir des nuances : chaudes, froides, pastel et contrastées).

Erreurs liées au contenu du texte

• Erreur 5. Excès de texte sur une diapositive, placement de texte non structuré sur une diapositive, texte extrait de la source tel quel, sans traitement de l'auteur.

Solution : Le texte de la diapositive doit être court et succinct, il ne doit pas faire double emploi avec la présentation de l'orateur. Le résumé doit être placé sur la diapositive.

Si votre présentation est destinée à être utilisée par d'autres personnes, vous pouvez inclure les informations nécessaires dans les notes de diapositive pour aider les utilisateurs de la présentation à l'utiliser.

• Erreur 6. Lorsque l'on tente de placer une grande quantité d'informations sur une diapositive, plus de 90 % de l'espace de la diapositive est utilisé.

Solution : laissez un remplissage depuis les bords de la diapositive jusqu'au contenu (texte et images). Essayez de vous en tenir à la règle selon laquelle 20 % de la diapositive doit être vide.

Pour donner à la diapositive un aspect final, vous pouvez utiliser un cadre d'arrière-plan comme arrière-plan.

Ici, le texte s'étend au-delà des limites du cadre - il a fallu réduire la zone de saisie du texte en déplaçant le marqueur de redimensionnement vers la droite.

Le texte est très grand, dépassant presque le cadre. Doit être réduit.

• Erreur 7. Tout le texte est écrit en majuscules. Ce texte est difficile à lire.

Solution : utilisez les options d'écriture de texte traditionnelles, comme dans votre langue maternelle : la première lettre de la phrase est en majuscule, les autres sont en minuscules. Il y a un point à la fin de la phrase.

• Erreur 8. Utilisation de polices difficiles à lire, notamment pour le corps du texte. Il existe un tel concept dans la mise en page : la lisibilité des polices. La police doit être telle que le lecteur puisse lire le texte rapidement, sans difficulté ni inconfort. Ce sont les polices utilisées dans les livres, les journaux, les magazines - nous y sommes habitués et les lisons facilement. Cependant, il existe des milliers de polices peu lisibles - elles sont intéressantes, belles, mais destinées aux titres et, très probablement, à une utilisation dans la publicité, dans le design.

Solution : Si le but de la présentation en cours de création n'est pas de produire un effet « wow », mais de fournir des informations, utilisez uniquement des polices traditionnelles qui nous sont familières à tous. Pour le texte, il est préférable d'utiliser des polices sans empattement (Arial, Tahoma, Verdana, etc.). Attention, les polices avec empattement (famille Times et autres) sont difficiles à lire à longue distance.

Police sans empattement et police empattement. La police Serif est difficile à lire dans les présentations, mais fonctionne bien pour les documents

Il est conseillé d'utiliser l'italique pour un petit fragment de texte qui doit être mis en évidence, mais il est préférable de mettre en évidence les mots et expressions individuels en gras. Il est préférable de ne pas utiliser le soulignement, car le texte souligné dans les présentations est perçu par l'utilisateur comme , c'est-à-dire qu'il rend difficile la gestion de la présentation.

Vous pouvez utiliser des polices décoratives pour les titres, à condition que le texte soit lisible.

La police du corps du texte doit être plus petite que la taille de la police du titre.

• Erreur 9. Points, espaces, parenthèses supplémentaires et manquants, etc. erreurs d'écriture de texte.

• Il n'y a pas de point à la fin du titre.
• A la fin de la phrase il y a un point, puis un espace, puis la phrase suivante.
• Les guillemets dans le texte de la présentation doivent être les mêmes - si vous avez choisi les guillemets d'arbre de Noël, utilisez-les uniquement dans la présentation (Types de guillemets : " ", " ", " ", „ ").
• Il n'y a pas d'espace après le crochet ouvrant ou le guillemet, le texte va immédiatement. Il n'y a pas d'espace avant le guillemet fermant ou la parenthèse ; un guillemet ou une parenthèse est placé immédiatement après le texte. Après le guillemet fermant ou la parenthèse, il y a un point (si c'est la fin d'une phrase), une virgule ou un espace, puis le texte.

• Il doit y avoir un espace entre tous les mots.
• Après tous les signes de ponctuation, il doit y avoir un espace avant le début du texte suivant.

• Tout au long de la présentation, les mots avec e doivent être e ou e.
• Différents marqueurs de liste sur différentes pages.

Dans le premier cas, les marqueurs sont des graduations, dans le second cas, ce sont des carrés.

• Tout au long de la présentation, les listes doivent avoir les mêmes signes de ponctuation après chaque puce, voire aucun signe de ponctuation. Par exemple, placez un point-virgule après chaque élément de la liste et un point à la fin de la liste.

Dans le premier cas, il y a un point après chaque élément de la liste, dans le second cas, il n'y en a pas.

• Il y a une ligne rouge sur certaines diapositives, mais pas sur d'autres. Il est préférable de ne pas utiliser du tout la ligne rouge dans la présentation.

Même présentation : taille de police différente.
Une diapositive l'a, l'autre non.

Erreurs liées à l'utilisation d'images dans une présentation

• Erreur 10. Il n’y a pas d’alignement des formes, du texte sur les bords de la diapositive ou entre eux. Conception négligente.

Les objets sur la diapositive doivent être alignés. Il y a une erreur sur la diapositive suivante : les rectangles identiques ont des distances différentes par rapport aux bords de la diapositive et les uns des autres.

Solution : Pour corriger cette erreur, vous devez utiliser la fonction d'alignement. Sélectionnez les rectangles souhaités (appuyez et maintenez la touche CTRL ) Format — Aligner — Aligner sur la diapositive(dans ce cas les formes seront alignées sur les bordures et le centre de la diapositive) ou Aligner les objets sélectionnés(dans ce cas les objets seront alignés les uns avec les autres). Après avoir sélectionné le type d'alignement, vous devez définir ses paramètres (gauche, droite, haut ou bas, centre, répartition horizontale ou verticale).

• Erreur 11. Les mêmes éléments de la diapositive sont décalés d'une diapositive à l'autre.

L'exemple suivant montre deux diapositives qui contiennent les mêmes éléments : un bouton pour terminer la présentation, un texte « Réponse » et un titre de diapositive. Vous remarquerez peut-être que des éléments identiques sont décalés et situés à des distances différentes des bords de la diapositive. Cela ne devrait pas arriver.

Solution : Pour éviter cette erreur, vous devez créer la première diapositive et y placer les éléments nécessaires. Après cela, vous pouvez :

• copier la diapositive (si les deux diapositives portent la même charge, comme dans l'exemple considéré), puis changer chaque nouvelle diapositive en laissant les mêmes éléments à leur place ;
• ou créez une deuxième diapositive, puis sélectionnez l'objet souhaité sur la première diapositive, copiez-le, puis collez-le sur la deuxième diapositive. L'objet sera inséré à la même distance des bords de la diapositive, c'est-à-dire il n'y aura pas de déplacement. Vous devez faire la même chose avec d'autres objets.
• Erreur 12. Distorsion des proportions de l'image. Utiliser des images de styles différents sur une seule diapositive (photos et dessins, images avec et sans cadres, avec et sans arrière-plans).

L'image est "aplatie".

Images de différentes hauteurs. L'image de droite a le cadre blanc non supprimé (vous auriez pu choisir le blanc comme arrière-plan de présentation, le cadre blanc sur l'image n'aurait alors pas été visible).

Solution : Vous devez redimensionner l'image en tirant sur les marqueurs situés dans les coins de l'image ; Vous ne pouvez pas redimensionner à l'aide des marqueurs situés sur les côtés de l'image.

• Erreur 13. Les cadres d'images ne correspondent pas au thème ou au style de la présentation.

Solution : Un petit cadre autour de l'image crée un effet soigné ; l'image avec un cadre a un aspect fini. Mais vous ne devez pas utiliser de cadres « de deuil », comme dans la première image de l'exemple de diapositive suivant. Vous ne devez pas non plus utiliser d'effets de réflexion d'image, qui interfèrent avec la perception des informations sur la diapositive.

• Erreur 14. L’image est « poussée dans un coin ».

Solution : évitez de placer l'image sur le bord de la diapositive ou dans un coin. Mettez en retrait les bords de la diapositive vers l'image (comme vous le feriez pour placer du texte). Si vous devez insérer une image dans le coin de la diapositive, il est préférable de reculer les mêmes distances par rapport aux bords verticaux et horizontaux. Essayez également de ne pas placer l'image au centre de la diapositive s'il y a du texte sur la diapositive.

Si l'image est le portrait d'une personne, il est préférable de la positionner de manière à ce que le regard soit dirigé vers le texte, mais pas vers le bord de la diapositive. Cela donnera à la diapositive un aspect fini.

• Erreur 15. Placer plusieurs images sur une diapositive de manière à ce qu'elles soient difficiles à voir. Placer deux voire 10 images sur une diapositive est acceptable si cela ne contredit pas la logique de la présentation : par exemple, si les images s'agrandissent lorsqu'on clique sur, ou s'il s'agit d'images de boutons. Cependant, si l'image est le contenu principal de la diapositive, c'est l'image avec laquelle on travaille et c'est l'image qui porte la charge d'informations, elle doit être grande.

Solution : Si une image constitue le contenu principal de la diapositive, insérez une image par diapositive. Si vous devez utiliser plusieurs images, créez plusieurs diapositives. Ou insérez plusieurs images sur une diapositive, mais de telle manière que lorsque vous cliquez sur l'image, l'image s'ouvre en plein écran.

Autres erreurs dans les présentations

• Erreur 16. Les boutons et les boutons hyperliens ne fonctionnent pas. Parfois, une situation peut survenir lorsque, en mode d'affichage de présentation, vous ne pouvez pas utiliser le bouton de lien hypertexte - il est inactif. Cela peut se produire simplement en raison de la négligence de l'auteur de la présentation - il a oublié de définir le lien. Mais il est également possible qu'un bouton avec un lien (couche inférieure) soit recouvert par la couche supérieure - une autre image ou un autre texte, et ne fonctionne donc pas. Cela peut être observé lorsque le curseur de la souris ne se transforme pas en une main avec un doigt (comme un lien hypertexte) au centre du bouton, mais change le long des bords du bouton.

Solution : Dans le premier cas, cochez simplement tous les liens et tous les boutons de la présentation. Dans les cas particulièrement critiques, testez la présentation sur d'autres ordinateurs.

Pour résoudre le problème du blocage du bouton par d'autres objets, déplacez simplement l'objet interférent vers l'arrière-plan. Pour ce faire, faites un clic droit sur l'image et sélectionnez dans le menu contextuel Se déplacer dos. Maintenant, le bouton fonctionnera.

• Erreur 17. Les sources des images et des textes ne sont pas indiquées. Utiliser le travail de quelqu'un d'autre sans indiquer l'auteur est une mauvaise forme.

Solution : nous avons préparé sur le sujet. Plus de 80 % des auteurs de documents sur le site indiquent de manière incorrecte les sources d'information et n'en ont pas connaissance.

• Erreur 18. Animation excessive, lorsque l'animation interfère avec le travail avec la présentation. Lorsque vous ajoutez une animation à votre présentation, vous devez respecter le principe du minimalisme. L'animation ne doit pas gêner la lecture du texte ni être colorée.

Solution : évitez les animations scintillantes et les rotations rapides. Tout cela est fatiguant, irritant et met à rude épreuve la vue et le système nerveux. Il n'y a pas besoin d'animation inutile. Il vaut mieux ne pas accompagner le changement de slides d'effets sonores et d'animation active. Vous devez réfléchir aux effets qui apparaîtront automatiquement et à ceux qui apparaîtront au clic. Si toute l'animation se fait en un clic, beaucoup de temps y sera consacré, une telle présentation sera ennuyeuse.

• Erreur 19. La transition des diapositives n'est pas configurée correctement, la transition par clic de souris ou par clavier n'est pas désactivée. Par exemple, dans un jeu de présentation, l'utilisateur manquait le bouton pour afficher la bonne réponse et passait à la question suivante, en contournant le menu du jeu. L'utilisateur ne sait pas où aller ensuite, et parfois il ne comprend tout simplement pas ce qui s'est passé.

Solution : lors de la création d'une présentation interactive contenant des fichiers , vous devez désactiver les transitions de clic et de clavier entre les diapositives. Beaucoup choisissent simplement Transitions - Modifications des diapositives et décochez la case Sur clic. Cette méthode vous permet d'éviter de modifier les diapositives en cliquant, mais vous avez toujours la possibilité de faire défiler les diapositives à l'aide des flèches, de la barre d'espace du clavier et de la molette de la souris.

Il existe un moyen plus fiable - Présentation automatique. . Mais lorsque vous l'utilisez, vous devez vous rappeler que chaque diapositive doit avoir un bouton de lien hypertexte pour accéder à une autre diapositive. Sinon, vous pouvez désactiver le mode diapositive uniquement en mettant fin à la présentation.

Nous avons essayé de décrire les principales erreurs lors de la création de présentations et espérons que cela nous aidera tous à les éviter à l'avenir.

Quelles erreurs connaissez-vous ? Vous pouvez nous le dire dans les commentaires de l'article.

La plupart des tâches bureautiques sont résolues sur un ordinateur dans l'environnement MS Office, principalement dans Word, Excel, Outlook et PowerPoint. Ces applications nécessitent des connaissances minimales, mais dans de nombreuses situations, des techniques supplémentaires peuvent permettre d'économiser beaucoup de temps et d'efforts. Nous examinerons dans cet article quelques moyens d'augmenter l'efficacité du travail dans les programmes ci-dessus.

MS Word

Déplacer le texte de haut en bas rapidement

C'est le moyen le plus rapide de déplacer du texte sans utiliser de souris. Déplacez le texte à l'aide des flèches haut et bas tout en maintenant les touches Maj et Alt enfoncées. Il n'est pas nécessaire de sélectionner le texte avant de le déplacer - cela se produira automatiquement, et chaque pression sur la flèche vers le haut ou vers le bas déplacera le texte d'un paragraphe vers le haut ou d'un paragraphe vers le bas. Cette méthode est efficace non seulement lors du déplacement de paragraphes, mais également lors du déplacement de lignes dans un tableau.

Supprimer des liens dans un document

Si le document que vous avez créé contient des liens et que vous devez les rendre inactifs, vous pouvez sélectionner chaque lien et sélectionner la commande Insérer=>Lien hypertexte et cliquez sur le bouton Supprimer le lien. Il s'agit d'un processus très long et laborieux. Il existe un moyen plus rapide de résoudre le problème : sélectionnez l'intégralité du document à l'aide de la commande Edition=>Sélectionner tout et cliquez sur la combinaison de touches Ctrl+Maj+F9 les liens seront supprimés et toutes les autres options de formatage du document seront conservées.

À propos du texte, des étiquettes et des formes automatiques

Lorsque vous devez faire une inscription, de nombreuses personnes créent d’abord un bloc d’inscription, puis y impriment du texte. Vous pouvez obtenir le même résultat en mettant en surbrillance le texte que vous avez déjà saisi, puis en cliquant sur la barre d'outils. Dessin bouton pour créer une inscription, le texte se déplacera à l'intérieur de l'inscription.

Vous pouvez également insérer du texte dans des formes automatiques (sauf lignes, polylignes, etc.) - en règle générale, cela se fait en plusieurs étapes : créez une forme automatique, sélectionnez-la, cliquez sur le bouton pour créer une inscription et saisissez du texte. Il existe une option alternative : dessinez la forme automatique souhaitée, faites un clic droit dessus, sélectionnez Ajouter du texte et saisissez du texte.

Peut-être qu'au cours de votre travail, vous changerez d'avis et déciderez que le texte doit être retiré de l'inscription ou de la forme automatique. Pour ce faire, il n'est pas du tout nécessaire de le couper dans le presse-papiers puis de le coller. Vous pouvez sélectionner une inscription (ou une forme automatique) et cliquer dessus avec le bouton droit tout en appuyant sur la touche Ctrl - le texte apparaîtra dans le champ de texte le plus proche.

Éclairage de forme automatique

Par défaut dans le panneau Dessin bouton manquant Éclairage; Il n'y a pas de commande correspondante dans le menu contextuel appelée lorsque vous cliquez avec le bouton droit sur une forme automatique.

Cependant, il est possible de modifier l'éclairage de la forme automatique. Pour ce faire, ajoutez au panneau Dessin bouton Éclairage en appelant la commande Outils=>Paramètres=>Commandes en sélectionnant dans la liste Catégories paragraphe Dessin et en faisant glisser le bouton correspondant depuis la fenêtre Équipes(Fig. 1). Utiliser le bouton est simple - sélectionnez la forme automatique, cliquez sur le bouton Éclairage et réglez l'éclairage selon vos besoins (Fig. 2).

Riz. 1. Ajout d'un bouton Éclairage à la barre d'outils Dessin

Riz. 2. Configuration de l'éclairage de forme automatique

Césure

Pour éviter les lignes trop clairsemées dans le document, il est recommandé d'activer la césure automatique des mots. Pour ce faire dans le menu Service choisis une équipe Langue=>Césure et cochez l'option correspondante (Fig. 3). Gardez simplement à l’esprit que Word a toujours tendance à couper les mots à la place du trait d’union. Dans certains cas, il est souhaitable d'éviter un tel écart (par exemple, 10 pour cent, 1er numéro, 234-345, etc.). Pour ce faire, au lieu d'un trait d'union ordinaire, utilisez un trait d'union insécable en appuyant sur la combinaison de touches Ctrl+Maj+Trait d'union.

Riz. 3. Configuration de la césure automatique

Dans le même temps, il est fort possible que dans certaines parties du document, notamment dans les titres, les traits d'union ne soient pas requis. Pour interdire la césure dans un certain nombre de paragraphes, sélectionnez-les et utilisez la commande Format=>Paragraphe=>Position de la page et cochez l'option correspondante (Fig. 4).

Il faut admettre que Word ne peut pas couper correctement certains mots. Dans ces mots, aux endroits où vous pouvez couper un trait d'union, vous devez insérer un symbole de trait d'union souple en appuyant sur les touches Ctrl+Trait d'union. Ce trait d'union aura priorité sur les traits d'union insérés automatiquement.

Texte avec index

Si votre document contient des variables avec des indices, saisies directement dans le texte et dans des formules créées à l'aide de l'éditeur de formules MS Equation, alors par défaut elles auront un aspect différent (différentes tailles de variables et d'indices et différents niveaux de leur emplacement sur la ligne), ce qui gâche considérablement l'apparence du document (Fig. 5).

Riz. 5. Texte avec index (la première version a été saisie dans Word, la seconde - dans MS Equation)

Vous pouvez obtenir une apparence presque complètement identique des variables avec des index en modifiant un certain nombre de caractéristiques des variables saisies manuellement. Pour ce faire, imprimez tout le texte en police Times New Roman, taille 12, et imprimez également les variables en italique. Déplacez également les variables vers le bas de 1,5 pixels et les indices vers le bas de 3 pixels avec la commande Format=>Police=>Espacement en sélectionnant dans le champ Biais option Vers le bas et indiquant la taille du déplacement (Fig. 6).

Riz. 6. Réglage du décalage

Assurez-vous également que la taille est sélectionnée dans l'éditeur de formule Ordinaire (équipe Taille => Régulier) et pour qu'il corresponde à 12 pixels (commande Taille=>Définir figue. 7).

Riz. 7. Ajustement des tailles de police normales

Pauses à table

Lorsqu'on travaille avec des tableaux de plusieurs pages, il arrive parfois que le tableau ne se brise pas à la fin de la feuille, mais bien plus tôt, ne laissant que les deux tiers voire un tiers de la page remplis (cela dépend de la largeur du tableau spécifique ligne où se produit la rupture). Les lignes suivantes du tableau sont déplacées vers la page suivante, bien qu'elles puissent facilement s'adapter à la précédente (Fig. 8). Cela se produit souvent lors du remplissage des cellules d'un tableau par copie régulière, lorsque leurs formats sont également copiés avec les données.

Riz. 8. Un exemple de tableau dans lequel les sauts de ligne n'atteignent pas la fin de la feuille

La raison de ce phénomène est que le texte dans les cellules du tableau avait des paramètres de paragraphe incorrects. Pour changer la situation, sélectionnez le tableau, ouvrez-le dans le menu Formatéquipe Paragraphe=>Position sur la page et décochez les cases Ne cassez pas le paragraphe, Restez concentré sur le prochain Et À partir d'une nouvelle page(Fig. 9) le tableau reprendra sa forme habituelle.

Riz. 9. Modification des options de paragraphe

Date dans le document

La plupart des documents doivent inclure la date à laquelle ils ont été créés ; Il n’est pas rare de créer ou de mettre à jour quotidiennement des documents du même type. Il est donc très pratique d'utiliser l'insertion automatique de la date : vous appuyez sur une combinaison de touches Alt+Maj+D, et la date actuelle, mise à jour à chaque ouverture du document, est insérée à la position du curseur. Mais cette méthode n'est pas toujours adaptée, puisque la date est insérée au format traditionnel jj.mm.gggg. Si ce format ne vous convient pas, alors utilisez la commande Insérer=>Champ, dans la liste des champs, sélectionnez un champ Date et précisez le format de date souhaité (Fig. 10).

Riz. 10. Sélectionnez le format de date

Si aucun des formats de date ne vous convient, par exemple, vous avez besoin que la date apparaisse dans la première ligne du document et le jour de la semaine dans la seconde (comme sur la Fig. 11), alors vous devrez trouver un format de date plus ou moins similaire et modifiez-le. Dans cet exemple, il n'y a aucune difficulté avec la date imprimée dans la ligne supérieure du tableau, puisque ce format est dans la liste des formats, et le problème est d'insérer le jour de la semaine - ce format de champ Date n'existe pas. Pour modifier le format, ouvrez dans le menu Inséreréquipe Champ, dans la liste des champs, précisez le champ Date et sélectionnez le format de date d'origine, qui inclut le jour de la semaine souhaité (Fig. 12). Cliquez sur le bouton Codes de champ et modifiez le format de date dans le champ Codes de champ, en supprimant la partie inutile du format (Fig. 13). Terminez l'opération en cliquant sur le bouton D'ACCORD, Après cela, chaque fois que vous ouvrez un document, le jour de la semaine en cours sera imprimé.

Riz. 11. Document avec champ de date modifié

Riz. 12. Sélection du format de date d'origine pour l'édition

Riz. 13. Format de date après édition

Rechercher des documents

Vous pouvez rechercher les documents nécessaires non seulement de la manière habituelle, c'est-à-dire en utilisant la commande Démarrer=>Rechercher=>Fichiers et dossiers, mais aussi directement dans Word lors de l'ouverture de documents, et lors d'une recherche dans Word vous pouvez vous appuyer sur les propriétés spécifiques des documents (titre du document, auteur, sujet, mots-clés, taille du fichier, date de dernière mise à jour, etc.) ou sur des mots trouvés dans texte.

Pour rechercher des documents par mot dans le texte, sélectionnez la commande Fichier=>Ouvrir et cliquez sur le bouton Service=>Rechercher=>Normal. Saisissez le mot de recherche, définissez la zone de recherche (Fig. 14), les types de fichiers qui vous intéressent (Fig. 15) et cliquez sur le bouton Trouver(Fig.16).

Riz. 14. Détermination de la zone à rechercher

Riz. 15. Détermination du type de fichier

Riz. 16. Résultat de la recherche de documents contenant le mot « Internet » dans le texte ou le titre

Pour rechercher des documents par leurs propriétés, sélectionnez la commande Fichier=>Ouvrir et cliquez sur le bouton Outils=>Rechercher=>Avancé. Supposons que votre ordinateur contient non seulement vos documents personnels, mais également des fichiers d'autres auteurs avec lesquels vous travaillez sur un projet commun. Dans ce cas, sur le terrain Propriété indiquer l'option Auteur, dans le champ Condition option Contient(c'est plus fiable, puisque dans un cas l'auteur ne peut saisir que le nom, dans un autre prénom et nom, etc.), dans le champ Signification entrez le nom de famille de l'auteur et cliquez sur le bouton Trouver(Fig.17).

Riz. 17. Rechercher tous les documents d'un auteur spécifique

Cependant, il convient de garder à l'esprit que la recherche de documents selon leurs propriétés spécifiques n'a de sens que si ces propriétés sont indiquées par tous les auteurs des documents - l'option par défaut consistant à les remplir ne fournira malheureusement pas le résultat souhaité. Vous pouvez spécifier les propriétés séparément pour chaque document à l'aide de la commande Fichier=>Propriétés=>Document(Fig. 18). Cependant, il est peu probable qu'un des auteurs oublie de le faire dans n'importe quel document, il est donc préférable d'activer la complétion obligatoire des champs de propriétés clés du document lors de sa première sauvegarde. Pour ce faire, utilisez la commande Outils=>Options=>Enregistrement et cochez la case Invite à remplir les propriétés du document(Fig. 19).

Riz. 18. Remplir les propriétés du document

Riz. 19. Définition de la sauvegarde obligatoire des propriétés clés du document

Vous pouvez rechercher des documents par date de création, et spécifier non seulement des dates précises, mais aussi leurs intervalles ou une liste, ce qui se fait lors de l'utilisation de lexèmes. ET ou OU. Afin de retrouver tous les documents, par exemple pour 2003, dans le champ Propriété indiquer l'option Date de création, dans le champ Condition option Pas avant, dans le champ Signification entrez la date 1er janvier 2003 et cliquez sur le bouton Ajouter. Puis entrez à nouveau dans le champ Propriété option date de création, dans le champ Condition option Pas plus tard, dans le champ Signification entrez la date 1er janvier 2004, cliquez sur le bouton Ajouter, puis sur le bouton Trouver tous les documents de 2003 seront retrouvés (Fig. 20).

Riz. 20. Mise en place d'une recherche de documents créés pendant une certaine période

MS Excel

Attribution de couleurs aux étiquettes de feuille

Les étiquettes des feuilles peuvent être multicolores ; cela est pratique dans les livres comportant un grand nombre de feuilles - la couleur, ainsi que le nom, seront alors responsables du type d'informations sur les feuilles. Pour attribuer une couleur spécifique à des feuilles individuelles, sélectionnez-les, cliquez avec le bouton droit, sélectionnez Couleur de l'étiquette et choisissez la couleur que vous souhaitez.

Insérez rapidement des colonnes et des lignes

Pour ajouter une ligne ou une colonne à un tableau, ce n'est pas du tout nécessaire ; sélectionnez la colonne ou la ligne avant laquelle vous souhaitez insérer, allez dans le menu contextuel et sélectionnez la commande Ajouter des cellules. Vous pouvez appuyer sur une combinaison de touches Ctrl+Maj simultanément avec le signe « + » sur le clavier numérique - le résultat sera le même.

Colonnes mutantes

Par défaut, les colonnes d'Excel sont désignées par des lettres de l'alphabet latin et les lignes par des chiffres. Si, après avoir rouvert le tableau, vous constatez que les colonnes sont numérotées de la même manière que les lignes (Fig. 21), ne vous inquiétez pas, ce n'est pas l'effet d'un virus. Utilisez la commande Outils=>Options=>Général et décochez la case Style de lien R1C1(Fig. 22) tout se mettra en place.

Riz. 21. Tableau avec colonnes numérotées

Riz. 22. Revenir aux désignations standards des colonnes

Accélérer l'impression

Si vous devez imprimer un grand nombre de tableaux et que vous êtes limité dans le temps, alors lors de l'impression sur une imprimante noir et blanc, vous pouvez accélérer le processus en abandonnant la couleur (impression en mode noir et blanc). Les imprimantes noir et blanc affichent les couleurs sous forme de nuances de gris, et il faut du temps pour faire correspondre la nuance à une couleur particulière. Lors de l'impression en noir et blanc, le texte et les cadres en couleur apparaissent en noir plutôt qu'en niveaux de gris, ce qui permet de gagner du temps. Pour paramétrer l'impression noir et blanc, rendez-vous dans le menu Déposeréquipe Options de page => Feuille et dans le groupe Joint coche la case Noir et blanc(Fig. 23).

Riz. 23. Configuration de l'impression en mode noir et blanc

Vous pouvez également imprimer sans quadrillage, ce qui permettra d'imprimer des feuilles plus grandes plus rapidement. Pour ce faire, utilisez la commande Fichier=>Mise en page=>Feuille et décochez Filet ( riz. 24).

Riz. 24. Échec de l'impression de la grille

Saisir des nombres fractionnaires

Par défaut, Excel saisit les nombres fractionnaires selon la manière dont ils sont définis dans les paramètres Windows : Panneau de configuration=>Langue et normes=>Numéros. En d'autres termes, si sous Windows une virgule est utilisée pour saisir des nombres fractionnaires, alors dans Excel, ils seront saisis séparés par une virgule. Cependant, dans la pratique, cela peut se passer différemment. Par exemple, sur les ordinateurs comptant un grand nombre d'utilisateurs, en particulier dans les établissements d'enseignement, où les paramètres du programme changent de la manière la plus imprévisible. Si, lors de la saisie d'un nombre fractionnaire séparé par une virgule, vous voyez un nombre séparé par un point sur l'écran et avez déjà vérifié que les paramètres Windows autorisent la saisie séparée par une virgule, utilisez la commande Service\Options\International et cochez la case Utiliser des délimiteurs système(Fig. 25).

Riz. 25. Revenir aux délimiteurs du système

Représentation

Lors de la finalisation de l'apparence d'un tableau et de sa préparation pour l'impression, vous devez souvent modifier à plusieurs reprises les fonctionnalités de formatage et d'impression. Habituellement, dans de tels cas, les feuilles sont copiées et les caractéristiques de leur affichage à l'écran et lors de leur impression sont modifiées. Cependant, il est plus pratique de créer différentes vues de feuille qui vous permettent d'afficher les données dans différents modes et ne nécessitent pas de créer des feuilles distinctes.

Avant de créer une vue, le livre doit être entièrement personnalisé : il faut lui donner l'apparence souhaitée et définir toutes les options d'impression nécessaires pour celui-ci. Lorsque les options d'impression sont saisies dans la vue, celle-ci inclut automatiquement des zones d'impression spécifiques pour chaque feuille, ou la feuille entière si aucune zone d'impression n'est définie.

Pour créer une vue de menu Voir choisis une équipe Représentation, appuie sur le bouton Ajouter et sur le terrain Nom saisissez le nom de la vue (Fig. 26). Dans ce cas, il est préférable d'inclure le nom de la feuille active dans le nom de la vue pour faciliter la recherche future de la vue souhaitée.

Riz. 26. Création d'une vue

Pour revenir à l'une des vues créées précédemment, si par exemple vous devez imprimer une feuille, utilisez la commande Vue=>Vues et sur le terrain Types sélectionnez la vue d'impression (Fig. 27), puis cliquez sur le bouton Appliquer et cliquez sur le bouton Joint La feuille sera imprimée en noir et blanc.

Riz. 27. Sélection de la vue souhaitée

Sous-totaux

Très souvent, vous devez faire face à de grandes listes comprenant plusieurs valeurs de cellules qui doivent être sous-totalisées. Excel peut calculer automatiquement les sous-totaux et les totaux généraux pour n'importe quelle liste. Généralement, cela se fait en triant d'abord avec la commande Données=>Tri(pour regrouper les lignes par lesquelles vous devez résumer), puis calculez les totaux globaux, puis insérez des lignes pour les sous-totaux et calculez-les (Fig. 28).

Riz. 28. Calcul des sous-totaux

Avec une taille de tableau importante et un grand nombre de zones pour lesquelles des sous-totaux doivent être calculés, ce processus prendra beaucoup de temps. Pour accélérer votre travail, vous pouvez d'abord sélectionner une liste unique, pour chacune des valeurs dont vous devez déterminer un sous-total, puis calculer ensuite les totaux eux-mêmes. Pour créer une liste unique, sélectionnez la colonne ou la ligne requise et utilisez la commande Data=>Filtre=>Filtre avancé. Régler le commutateur de groupe Traitement pour positionner, spécifiez la plage de cellules dans laquelle vous souhaitez placer le résultat et activez l'option Seules les entrées uniques(Fig. 29, 30). À la suite d'un tel filtrage, tous les objets uniques de la liste initiale apparaîtront dans la zone spécifiée du tableau.

Riz. 29. Fenêtre de commande de filtre avancé

Riz. 30. Résultat de la création d'une liste unique

Après cela, utilisez la fonction SUMIF(plage, critère, somme_plage), qui additionne les cellules qui répondent à un certain critère. Range est la plage de cellules à vérifier pour voir si elles répondent au critère ; critère - un critère sous la forme d'un nombre, d'une expression ou d'un texte qui définit les cellules additionnées ; plage de sommation - cellules additionnées (Fig. 31).

Riz. 31. Calcul des sous-totaux pour chacune des valeurs d'une liste unique

Suppression des lignes en double

Imaginez que vous disposez d'un tableau d'annuaire téléphonique (dictionnaire, etc.), composé de deux colonnes et d'un grand nombre de lignes. Dans la première colonne, par exemple, les noms de famille des clients sont saisis et dans la seconde, leurs numéros de téléphone, tandis que les lignes peuvent être répétées (Fig. 32). Le but est de supprimer toutes les lignes en double. La première solution qui vient à l'esprit est de trier le tableau par première colonne avec la commande Données=>Tri et supprimez manuellement les lignes en double.

Riz. 32. Tableau des sources

Si le tableau est très grand, vous pouvez obtenir le même résultat de manière plus rapide, quoique plus complexe. Tout d’abord, sélectionnez une liste unique de téléphones à l’aide de la commande Data=>Filtre=>Filtre avancé en réglant le commutateur de groupe Traitement positionner Copiez le résultat vers un autre emplacement, en spécifiant la plage de cellules dans laquelle vous souhaitez placer le résultat et en activant l'option Seules les entrées uniques(Fig. 33).

Riz. 33. Résultat de la création d'une liste téléphonique unique

Vous devez maintenant utiliser la fonction RECHERCHEV (valeur_recherche, table, numéro_colonne, valeur vraie ou fausse), où la valeur recherchée est la valeur qui doit être trouvée dans la première colonne du tableau ; table table avec des informations dans lesquelles les données sont recherchées ; numéro de colonne le numéro de la colonne du tableau d'informations dans laquelle la valeur correspondante doit être trouvée. Considérant que la fonction fonctionne de telle manière que la recherche de la valeur souhaitée n'est possible que dans la première colonne, vous devrez intervertir les colonnes "NOM ET PRÉNOM" Et "Téléphone", puis dans la colonne D entrez la formule avec la fonction RECHERCHEV (Fig. 34). En utilisant cette formule, le programme prendra la valeur suivante de la colonne C, la recherchera dans la colonne A, puis renverra la valeur de la colonne B, située dans la ligne trouvée. Après cela, il ne reste plus qu'à faire une copie de la colonne D à l'aide d'un collage spécial, pour que les cellules contiennent non pas des formules, mais des valeurs (commande Coller=>Collage spécial=>Valeurs figue. 35), et supprimer les colonnes A, B et D devenues inutiles.

Riz. 34. Résultat des calculs utilisant la fonction RECHERCHEV

Riz. 35. Apparition du tableau après application du Collage Spécial

MS PowerPoint

Diapositives à partir de fichiers

Lors de la préparation de votre présentation, vous pouvez utiliser des documents Word pré-créés et des diapositives provenant d'autres présentations.

Dans le premier cas, s'il s'agit de créer une nouvelle présentation, ouvrez un document Word et utilisez la commande Fichier => Soumettre => Microsoft PowerPoint En conséquence, une nouvelle présentation sera créée avec le texte du fichier. Si vous devez insérer du texte d'un document Word dans une présentation existante, ouvrez la présentation dans PowerPoint et cliquez sur l'onglet Structure(Fig. 36). Spécifiez l'icône de diapositive derrière laquelle vous souhaitez qu'une nouvelle diapositive avec du texte apparaisse. au menu Insérer choisis une équipe Diapositives de la structure et indiquer le document requis. Veuillez garder à l'esprit que le texte inséré dans la présentation est basé sur le style des titres du document et que vous ne pouvez utiliser que le texte provenant de fichiers aux formats *.doc, *.rtf ou *.txt.

Riz. 36. Onglet Structure

Si vous souhaitez insérer une diapositive d'une autre présentation dans une présentation ouverte, dans le menu Insertion, sélectionnez la commande Diapositives à partir de fichiers, précisez la présentation et la diapositive à insérer (Fig. 37) et cliquez sur le bouton Insérer. Si vous souhaitez insérer toutes les diapositives, cliquez sur le bouton Coller tout.

Riz. 37. Sélection de la diapositive à insérer

Numérotation complexe

La numérotation des pages dans les diapositives se fait en insérant le numéro de page dans le pied de page avec la commande Affichage=>En-tête et pied de page, qui ouvre la fenêtre En-tête et pied de page, où vous devez cocher la case bas de page(Fig. 38) et cliquez sur le bouton S'applique à tous. Veuillez noter que les diapositives masquées continuent de compter dans la numérotation. Pour éviter cela, vous pouvez placer toutes les diapositives masquées à la fin de la présentation. Toutes les diapositives affichées seront alors numérotées dans l'ordre.

Riz. 38. Insérer un pied de page

Naturellement, les pages des diapositives sont numérotées dans cet ordre. Si vous devez recommencer la numérotation des pages à différents endroits d'une même présentation (cela peut être nécessaire si votre présentation est encore en développement et se compose de plusieurs séries distinctes de diapositives), alors, hélas, vous ne pourrez pas le faire dans les délais. une présentation. Pour résoudre le problème, vous devrez créer différentes présentations pour chaque série de diapositives et les relier entre elles par des hyperliens.

Modèle de présentation

Si les présentations ont lieu fréquemment, il est conseillé de consacrer du temps à la préparation minutieuse d'un modèle de présentation non standard - aujourd'hui, il n'est pas moins pertinent que, par exemple, un papier à en-tête pour les lettres commerciales. Le modèle contient le logo de l'organisation, etc. éléments qui seront automatiquement lus sur toutes les diapositives de présentation créées. De plus, le modèle détermine le format, les dimensions et la position relative des objets, les polices utilisées, l'arrière-plan et d'autres paramètres de conception des éléments de présentation.

Le développement du modèle commence par la création d'une nouvelle présentation par l'équipe Fichier=>Créer. Sélectionnez ensuite un modèle de conception pour la diapositive dans la liste des modèles par défaut. Avant de modifier le modèle de conception conformément au plan prévu, dans le menu Voir choisis une équipe Échantillon=>Échantillon de diapositive. Sur les diapositives principales, apportez les modifications que vous souhaitez refléter dans chaque nouvelle présentation que vous créez. Tout d'abord, modifiez le design et configurez les polices (Fig. 39), à l'étape suivante, insérez le logo (Fig. 40) et une fois toutes les modifications terminées dans la barre d'outils Échantillon cliquez sur le bouton Fermer la vue Assistant.

Riz. 39. Le résultat de la personnalisation des principaux éléments du modèle de présentation

Riz. 40. L'apparence de la diapositive après l'insertion du logo

Enregistrez la présentation comme modèle avec la commande Fichier=>Enregistrer sous, spécifiez l'option comme type de fichier Modèle de présentation et entrez le nom du modèle (Fig. 41).

Riz. 41. Enregistrer un modèle de présentation

Pour utiliser le modèle lors de la création d'une présentation, cliquez sur le bouton Créateur de diapositives, Clique sur le lien Revoir dans le coin inférieur droit de la diapositive et spécifiez le modèle de présentation que vous avez créé.

Le modèle créé peut être ajouté à la liste des modèles dans l'assistant de contenu automatique. Pour ce faire dans le menu Déposer choisis une équipe Créer. Dans la zone Créer Clique sur le lien À partir de l'assistant de contenu automatique, appuie sur le bouton Plus loin. Sélectionnez ensuite la catégorie dans laquelle vous souhaitez placer le modèle, cliquez sur le bouton Ajouter et précisez le modèle de présentation à ajouter (Fig. 42).

Riz. 42. Résultat de l'ajout d'un modèle à la liste de l'Assistant de contenu automatique

Plusieurs options de conception dans une seule présentation

Lors de la conception de diapositives individuelles dans une présentation, vous pouvez utiliser plusieurs modèles. Pour cela, sélectionnez certaines diapositives, faites un clic droit sur le modèle souhaité et sélectionnez l'option Appliquer aux diapositives sélectionnées. Si cette commande n'est pas disponible, utilisez la commande Outils=>Options=>Modifier et dans la région Désactiver les nouvelles fonctionnalités décochez la case Plusieurs échantillons(Fig. 43).

Si vous utilisez des modèles que vous avez créés, plutôt que ceux par défaut, pour concevoir vos diapositives de présentation, un nouveau modèle pour une diapositive spécifique sera automatiquement installé lorsque vous cliquez sur le lien Parcourir et sélectionnez le modèle de présentation que vous avez créé précédemment, sauf si bien sûr, vous interdisez l'utilisation de différentes options de conception

Riz. 44. Configuration de la vérification orthographique automatique

Utiliser un fichier de données pour exporter des contacts

Tous les messages, rendez-vous, tâches et entrées de journal créés sont enregistrés dans un fichier de données sur votre ordinateur local. Ce fichier de données est appelé fichier de dossiers personnels et possède une extension PST. Lors de la réinstallation du système, il est facile de sauvegarder ce fichier dans un dossier séparé sur votre disque dur ou votre CD, puis de le reconnecter.

De plus, un fichier PST vous permet d'accéder ou de partager des informations telles que des contacts depuis un autre ordinateur. Pour ce faire, il vous suffit d'exporter les données vers un fichier PST à l'aide de l'assistant d'importation et d'exportation. Ouvrir dans le menu Déposeréquipe Importer et exporter, sélectionnez l'option comme action Exporter vers un fichier, et dans la fenêtre suivante, indiquez que vous devez créer un fichier PST (Fig. 45). Ensuite, sélectionnez un dossier Contacts et déterminer les fonctionnalités de sauvegarde du fichier (Fig. 46). Cliquez sur le bouton Prêt, puis vos contacts seront enregistrés dans le dossier que vous avez spécifié sur le disque, qui peut facilement être connecté sur un autre ordinateur à l'aide du même assistant d'importation et d'exportation. La connexion d'un fichier PST avec des contacts n'est pas différente de la connexion d'un fichier PST ordinaire. Pour éviter d'oublier l'emplacement du fichier, il est préférable de l'ajouter immédiatement à la liste des fichiers de données Outlook. Pour ce faire, utilisez la commande Fichier=>Traitement des fichiers de données, cliquez sur le bouton Ajouter et pointez sur le fichier PST généré. Ainsi, dans la liste des fichiers de données, en plus des dossiers personnels, le fichier que vous avez créé avec les contacts apparaîtra également (Fig. 47).

Riz. 45. Déterminer le type de fichier à créer

Riz. 46. ​​​​​​Définir les conditions d'un fichier enregistré

Riz. 47. Fichiers de données Outlook

Planification du temps de travail

Le résultat final dépend de la qualité de la planification du travail. Outlook aide dans une certaine mesure à organiser la liste des tâches, mais il vous rappelle seulement qu'il est temps de commencer à terminer une tâche particulière et qu'elle est déjà en retard ; De plus, Outlook peut réattribuer une tâche à un autre employé et vous permettre de suivre son achèvement. Et cela, dans l’ensemble, épuise les capacités d’Outlook en termes de tâches de traitement.

Cependant, il est très important non seulement de définir un certain nombre de tâches, mais également de les planifier de manière à ce que tout puisse être fait à temps et que la planification soit aussi automatisée que possible. Vous devez savoir quand vous terminerez une tâche spécifique, s'il est en principe possible de la terminer dans les délais et quel est le meilleur moment pour commencer à terminer la tâche afin de la terminer à temps.

C’est une bonne idée de pouvoir évaluer à l’avance le réalisme de votre plan (en fonction de la nature de votre semaine de travail, des pauses déjeuner, des réunions programmées, etc.). De plus, les tâches doivent automatiquement être placées dans le calendrier et l'état du calendrier doit automatiquement être mis à jour à mesure que les tâches sont replanifiées. Le plugin pour Microsoft Outlook 2002/XP Taskline peut faire tout cela ( http://www.taskline.info/MAPI/TasklineSetup.exe, shareware, 1,2 Mo) de ResultsWare Limited, un gestionnaire de tâches pratique et facile à utiliser qui vous permettra de créer votre emploi du temps de manière optimale.

Avant de commencer à utiliser le plugin, vous devez le configurer en fonction des particularités de votre journée de travail. Pour cela, cliquez sur le bouton Ligne de tâches, allez dans l'onglet Semaine de travail et indiquer les jours ouvrables de la semaine, le début et la fin de la journée de travail et toutes les pauses disponibles (déjeuner, pause technique, etc.) - fig. 48.

Riz. 48. Créer un horaire de travail

Décrivez ensuite vos tâches à venir dans les prochains jours. Veuillez noter qu'un onglet supplémentaire apparaîtra dans la fenêtre de création de tâches après l'installation du plugin Ligne de tâches, sur lequel vous devez indiquer la durée prévue des travaux, et si les travaux ont déjà commencé, alors le temps passé dessus et le pourcentage d'avancement (Fig. 49, 50).

Riz. 49. Créer une tâche

Riz. 50. Liste des tâches prévues pour la semaine à venir

Après cela, vous pouvez commencer à tester le plugin. Pour cela, cliquez sur le bouton Ligne de tâches, allez dans l'onglet Tâches, précisez l'heure de début (Fig. 51) et appuyez sur le bouton D'ACCORD. Le résultat du plugin sera un bref rapport sur le nombre de tâches planifiées, le temps total pour leur achèvement et les dates d'achèvement (Fig. 52). Dans le même temps, le programme placera de manière optimale les tâches sur le calendrier - cela prendra en compte à la fois toutes les pauses de travail, ainsi que les réunions, réunions, etc. sur le calendrier (Fig. 53).

Riz. 51. Détermination de l'heure de début de l'analyse et de la répartition des tâches

Riz. 52. Conclusion de la taskline concernant la liste des tâches planifiées (dans ce cas, tout ce qui est prévu sera terminé à temps)

Riz. 53. Le résultat de la répartition des tâches dans le calendrier