Анализът на икономическата дейност се извършва в следната последователност: съставя се план за анализ, списък на проучените въпроси; се избират необходимите материали, проверява се качеството на първоначалните данни; извършва се обработка на материали, съставяне на таблици, изграждане на графики и диаграми; резултатите от анализа са обобщени и са разработени мерки за отстраняване на установените недостатъци и за използване на земеделските резерви (фиг. 15).
Резултатите от икономическата дейност на икономиката, развитието на растениевъдството и други отрасли се влияят значително от природните и икономически условия. Те трябва да бъдат проучени подробно, преди да започне икономически анализ. Условията за отглеждане на земеделски култури се определят до голяма степен от елементите на климата (температурен режим, валежи, ветрове и др.), Качеството на почвата, релефа и др. Освен това икономическите условия на икономиката (отдалечеността на предприятието от точките на продажба на продукти и материално-техническо снабдяване, пътното състояние и др.) влияят върху отрасловата структура на предприятието, интензивността на производството и неговата икономическа ефективност. Пълният отчет на природните и икономическите условия дава възможност за по-обективна оценка на работата на икономиката, нейните отрасли и производствени единици.
Като се вземе предвид влиянието на метеорологичните условия върху резултатите от селскостопанското производство, оценката на размера на предприятието трябва да се извърши по показатели, изчислени средно за 3-5 години.

Планът за анализ предвижда обекти и въпроси, които трябва да бъдат проучени, система от показатели, изпълнители и срокове. В зависимост от разглежданата задача, съдържанието на анализа може да варира. Например, ако се изисква да се определи степента на изпълнение от предприятието на производствено-финансовия план или бригадата на самоосигуряващата се задача, тогава реалните показатели за отчетната година се сравняват с планираните и т.н.
Необходимите материали се избират в съответствие с плана. Основните им източници са годишните доклади и планове на селскостопанските предприятия, производствени планове на отдели и цехове, самоиздържащи се задания към отдели на икономиката, статистическа отчетност, данни от счетоводство, агротехническо и зоотехническо счетоводство. Анализът също така използва материали от проучвания на ферми, производствени срещи и конференции, актове за данъчни ревизии, одиторски доклади, експертни доклади, препоръки на изследователски институции, университети, регулаторни данни и лични наблюдения.
Избраните материали се проверяват, тъй като използването на неточна информация в анализа изкривява резултатите му и води до неправилни заключения и предложения. При проверка те изясняват последователността на отделните показатели, които се повтарят в отчетни и планови документи, правилността на окончателните изчисления в редове и колони, надеждността на изчислените стойности (добив от 1 хектар в брутната реколта и засетата площ, себестойност от 1 центнер - по отношение на общите разходи и основните продукти и др.). обосновката за отписване на разходи и други показатели. Идентифицираните грешки се коригират.
След проверка избраните материали се обработват. На първо място, първоначалните данни са представени в сравнима форма. Например, за да се определи продаваемостта на производството като цяло за икономиката, брутните и търгуемите продукти се оценяват на едни и същи цени, за да се идентифицират спестявания или превишаване на разходите в самоносеща единица, планираните разходи се преизчисляват за действително получените продукти, и т.н. Анализираният материал се опростява, ако е необходимо. Отделните показатели се закръгляват до цели числа, превръщат се в по-големи мерни единици (рубли - в хиляди рубли, центнери - в тонове и др.), Групирани според еднородни характеристики (посеви от пшеница, ечемик, царевица и др. - в площ на зърнените култури; разходите за плодове, плодове и посадъчен материал - в градинарски продукти и др.). В резултат на това се постига по-добра визуализация на фигури и се намалява обема на последващата изчислителна работа. След това се определят средните и относителните стойности, други показатели, които отсъстват в документацията за планиране и отчитане и са необходими за извършване на определени методи за анализ на икономическата дейност.
За систематизиране на анализирания материал се правят таблици. Те представляват комплекс от взаимосвързани показатели, общото съдържание и форми на които са посочени в заглавието на таблицата, а стойностите на показателите са дадени в цифри в пресечната точка на линии и колони. В таблицата всяка част от населението се характеризира със система от присъщи показатели. По този начин таблицата действа като статистически модел на сложно явление, разпръснато в пространството, променящо се във времето и във взаимодействие с други явления.
Таблиците трябва да бъдат лесни за разбиране и да отразяват правилно съдържанието на изследвания въпрос. Следователно е неуместно да ги изграждате тромави и да ги претоварвате с изобилие от числа. Ако по този начин не е възможно да се проследи ясно връзката между показателите или да се постигне добра яснота, тогава се използват графични методи за представяне (графики на добивите, месечни разходи за труд, диаграми на структурата на търговските продукти, неговите разходи, и т.н.). Таблиците и графиките са озаглавени и номерирани.
На последния етап получените данни се обобщават и на тяхна основа се формулират конкретни заключения и практически предложения за отстраняване на недостатъците и използване на идентифицираните резерви.
Резултатите от анализа се обсъждат на производствени срещи, срещи и заседания на избрани управителни органи.
Аналитичната работа се организира от главния (старши като главен) икономист заедно с главния (старши) счетоводител на предприятието. В тази работа участват специалисти (агрономи, животновъди, инженери и др.), Ръководители на производствени отдели. Сформира се група за икономически анализ, на която заседания се обсъждат резултатите и се приемат препоръки.

тестови въпроси

1. Каква е същността на икономическия анализ?
2. Какви са основните задачи на анализа на икономическата дейност на земеделските предприятия.
3. Какви видове икономически анализи се използват във фермите?
4. Какви техники се използват при икономическия анализ?
5. В каква последователност се извършва анализът на икономическата дейност на предприятието?

Основни правила за организиране на анализа.

Организацията на анализа на икономическите дейности в предприятието трябва да отговаря на редица изисквания:

Научният характер на анализа, т.е. анализът трябва да се основава на най-новите научни постижения от напреднал опит, да се изгражда, като се отчита действието на икономическите закони в рамките на конкретно предприятие и да се извършва с помощта на научно обосновани методи;

Разумно разпределение на отговорностите за провеждане на AHD между отделни изпълнители, т.е. анализът трябва да се превърне в органична част от официалните задължения на всеки специалист, ръководител, който е свързан с вземането на управленски решения;

Аналитичното изследване трябва да бъде ефективно, тоест разходите за неговото изпълнение трябва да бъдат най-ниски с оптималната дълбочина на анализа и неговата сложност.

Аналитичната работа в предприятието е разделена на следните организационни етапи:

Етап 1 - подбор на субекти и обекти на AHD, избор на организационни форми на тяхното изследване и разпределение на отговорностите между отделните изследователи.

Етап 2 - планиране на аналитична работа.

Етап 3 - информационна и методическа подкрепа на AHD.

Етап 4 - аналитична обработка на данни за дейността на предприятието.

Етап 5 - регистрация на резултатите от анализа.

Етап 6 - контрол върху изпълнението на производството с направената инвестиция въз основа на резултатите от анализа.

Организационни форми и изпълнители на AHD.

Организационните форми на AHD се определят от състава на апарата за управление и техническото ниво на управление на предприятието.

Производствен отдел - анализира изпълнението на производствения план от гледна точка на обем и асортимент, ритъма на работа, подобряване качеството на продукцията, разхода на материални ресурси, продължителността на технологичния цикъл, общото техническо и организационно ниво на производството.

Отдел на главния механик и енергетик - изучава състоянието на експлоатация на машини и съоръжения, качеството и цената на ремонтите, рационалността на енергопотреблението, пълнотата на използването на оборудването и производствените съоръжения.

Отдел за технически контрол - анализира качеството на суровините и готовата продукция, отхвърля и загубите от откази, жалби на клиенти, спазване на технологичната дисциплина.

Отдел за снабдяване - следи за навременността и качеството на материално-техническата поддръжка на производството, изпълнението на плана за доставка по отношение на обема и номенклатурата, сроковете, качеството, състоянието и безопасността на складовите наличности, спазването на нормите за освобождаване на материалите.

Отдел продажби - изследва изпълнението на договорни задължения и планове за доставка на продукти на потребителите по отношение на обема, качеството, времето, номенклатурата и състоянието на складовите наличности и безопасността на крайните продукти.

Департамент по труда и заплатите - анализира осигуряването на предприятието с трудови ресурси по категории и професии, нивото на производителност на труда, използването на фонда за работно време и фонда на заплатите.

Отдел счетоводство и отчетност - анализира изпълнението на производствената оценка на разходите, себестойността на производството, изпълнението на плана за печалба и неговото използване, финансовото състояние и платежоспособността на предприятието.

Планово-икономически отдел - изготвя план за аналитична работа и контролира изпълнението му, методическа подкрепа на анализа, организира и обобщава резултатите от AHD, разработва дейности въз основа на резултатите от анализа.

Аналитично планиране на работата.

Важно условие, от което зависи ефективността и ефективността на AHD, е системният характер на неговото прилагане. На практика могат да се изготвят следните планове:

Изчерпателен план за аналитична работа обикновено се изготвя за 1 година, той се разработва от специалист, на когото е поверено да ръководи аналитичната работа като цяло. По отношение на съдържанието този план представлява календарен график на отделни аналитични проучвания, в него освен целите и задачите на анализа са изброени въпроси, които трябва да се изучават през цялата година, и е дадена аналитична диаграма на документооборота.

Тематичният план е план за провеждане на анализ по сложни въпроси, които изискват задълбочено проучване. Разглеждане на обекти, теми, етапи, срокове, изпълнители на анализа.

Информационна подкрепа за анализ.

Всички източници на данни за AHD се разделят на: планирани, счетоводни и извънсчетоводни.

Планираните източници включват всички видове планове, които се разработват в предприятието (дългосрочни, текущи, оперативни), както и нормативни материали, разчети, задания за проектиране.

Източници на счетоводна информация - всички данни, съдържащи се в документите на счетоводството, статистическото, оперативното счетоводство, както и всички видове отчетност.

Офлайн източниците на информация включват документи, които регулират икономическата дейност:

Официални документи, които предприятията са длъжни да използват в своята дейност (закони, постановления), актове за одити и инспекции, прогнози и заповеди на ръководителя.

Икономически и правни документи: договори, споразумения, решения на арбитражния съд, жалби.

Решенията на общото събрание на колектива.

Материали за изучаване на напреднал опит.

Техническа и технологична документация.

Устна информация, получена по време на срещи с членове на екипа.

Документиране на резултатите от анализа.

Това може да бъде: обяснителна бележка, удостоверение или заключение.

Обяснителна бележка обикновено се изготвя, когато резултатите от анализа се изпращат до по-висша организация. Съдържанието му трябва да бъде доста пълно, тоест освен заключения за резултатите от икономическата дейност и предложения за тяхното усъвършенстване, то трябва да съдържа общи въпроси - икономическото ниво на развитие на предприятието, резултатите от изпълнението на плановете.

При съставяне на бележка трябва да се обърне специално внимание на предложението, което се прави въз основа на резултатите от анализа, те трябва да бъдат обосновани и насочени към подобряване на резултатите от икономическата дейност.

Организация на аналитичната работа в предприятието

Организацията на аналитичната работа в предприятието трябва да допринесе за навременното идентифициране на наличните резерви в предприятието и в неговите подразделения и намиране на начини за тяхното прилагане. Всичко това изисква систематичен анализ в определена последователност и повишаване на ефективността му.

Успешната аналитична работа зависи от добре обмислената организация, т.е. планиране и поддържане на правилната последователност на тази работа.

Установената практика на анализ на производствените и икономическите дейности в индустриалните предприятия показва, че той включва следните етапи.

1. Изготвяне на план за аналитична работа:

Определяне на темата на анализа и насоки за използване на резултатите от него;

Разработване на програма, график и разпределение на работата между изпълнителите;

Определяне на източници на информация, компенсиране на липсата й;

Разработване на оформления, аналитични таблици, методи за попълването им, методи за обработка на материали, формиране на резултатите от анализа.

2. Подготовка на материали за анализ:

Избор на налична информация, създаване на допълнителни източници;

Проверка на точността на информацията;

Аналитична обработка на информация.

3. Предварителни оценки (характеристики):

Изпълнение на изследваните показатели за текущия период;

Промяна в показателите в сравнение с показателите от предходния период;

Използване на ресурсите.

4. Анализ на причините за динамични промени и отклонения от основата:

Определяне на обхвата на взаимодействащите фактори и тяхното групиране;

Разкриване на връзките и зависимостите между факторите;

Елиминиране на влиянието на фактори, които не зависят от изследвания обект;

Количествено измерване на влиянието на факторите;

Оценка на щетите от негативното влияние на фактори;

Идентифициране на неизползвани резерви.

5. Окончателна оценка и обобщено изчисляване на резервите:

Заключения въз основа на резултатите от анализа, окончателна оценка;

Според степента на обхващане на изследваните явления и процеси анализът може да бъде пълен (общ) и частичен (локален).

С пълен анализ те изучават всички аспекти на производствената и икономическата дейност на предприятието и неговите подразделения. Обикновено пълният анализ се определя по отделни отчетни периоди (тримесечие, година).

При частичен анализ се изучават отделни подразделения на предприятието или отделни аспекти на предприятието. Например анализ на продажбата на продукти, себестойността на продукцията, производителността на труда, използването на производствения капацитет, използването на суровини и т.н.

При частичен анализ може да се използва целенасочено (селективно) проучване на отделни показатели. Например, вместо да се изследват производствените разходи като цяло, се анализират само производствените разходи или общите производствени разходи или разходите за определени видове продукти.

Според честотата на анализа анализът може да бъде ежедневен, месечен, тримесечен и годишен. Обхватът на изследваните показатели също се определя от времето на анализа. Така че текущият ежедневен анализ е ограничен до малък брой показатели, използвани за оперативно управление на производството. Те включват: обем на производство и продажби на продукти, асортимент и асортимент от продукти, качество на продукта, отклонение от нормите и стандартите на производствените разходи по отношение на заплатите, материалите и цеховите разходи от плана. Счетоводството се извършва ежедневно с текущо начисляване от началото на месеца. Ежедневният анализ ви позволява активно да повлияете своевременно на хода на производството. Ефективността на аналитичната работа е в пряка зависимост от навременното идентифициране на резервите и прилагането на подходящи мерки за тяхното мобилизиране. Постигането на ефективност и задълбочаването на анализа са възможни при условие на все по-широко използване на изчислителни машини, компютри и използване на икономически, математически и статистически методи, компютърни технологии.

Анализът на работата на предприятието се извършва от икономически служби с широко участие на инженерно-техническия персонал.

Организационните форми на анализ на икономическата дейност на предприятието се определят от състава на апарата и техническото ниво на управление.

В големите промишлени предприятия дейността на всички икономически служби се контролира от главния икономист, който е заместник-директор по икономическите въпроси. Той организира цялата икономическа работа в предприятието, включително анализ на икономическата дейност. В негово пряко подчинение са лабораторията по икономика и организация на производството, планово-икономически отдел, отдел по труда и заплатите, счетоводни, финансови и др. Отдел или група за икономически анализ могат да бъдат обособени в отделна структурна единица. В средните и малките предприятия ръководителят на отдела за планиране или главният счетоводител отговаря за аналитичната работа. За координация на аналитичната работа могат да бъдат създадени и технически и икономически съвети, които включват ръководители на всички отдели и служби на предприятието.

Икономическият анализ е отговорност не само на служителите в икономическите служби, но и на техническите отдели (главен механик, енергетик, технолог, нова технология и др.). Освен това се обслужва от магазини, ръководители на екипи, секции и т.н. Само чрез съвместни усилия на съвместната работа на икономисти, техници, технолози, ръководители на различни производствени служби, които имат многостранни познания по изследвания проблем, можем да проучим цялостно поставения проблем и да намерим най-оптималното решение за него.

Приблизителна диаграма на разпределението на функциите на анализа на икономическата дейност може да бъде представена, както следва.

Производствен отделанализира изпълнението на производствения план по отношение на обема и асортимента, ритъма на работа, подобряването на качеството на продукта, въвеждането на ново оборудване и технологии, сложна механизация и автоматизация на производството, експлоатацията на оборудването, потреблението на не- материални ресурси, продължителността на технологичния цикъл, пълнотата на производството, общото техническо и организационно производствено ниво.

Отдел главен механик и енергетикизучава състоянието на експлоатация на машини и съоръжения, изпълнението на планове и графици за ремонт и модернизация на съоръженията, качеството и цената на ремонтите, пълнотата на използването на оборудването и производствените съоръжения, рационалността на потреблението на енергия.

Отдел за технически контроланализира качеството на суровините и крайните продукти, отхвърлянията и загубите от отхвърляния, жалби на клиенти, мерки за намаляване на отхвърлянията, подобряване на качеството на продуктите, спазване на технологичната дисциплина и др.

Отдел покупкиследи за навременността и качеството на материално-техническата поддръжка на производството, изпълнението на плана за доставка по отношение на обем, асортимент, срокове, качество, състоянието и безопасността на складовите наличности, спазване на нормите за освобождаване на материали, транспорт и разходи за обществени поръчки и др.

Отдел продажбипроучва изпълнението на договорни задължения и планове за доставка на продукти на потребителите по отношение на обема, качеството, времето, номенклатурата, състоянието на запасите и безопасността на крайните продукти.

Министерство на труда и заплатитеанализира нивото на организация на труда, изпълнението на плана за мерки за повишаване на неговото ниво, осигуряването на предприятието с трудови ресурси по категории и професии, нивото на производителност на труда, използването на фонда за работно време и фонда на работната заплата.

Отдел счетоводство и отчетност(счетоводство) анализира изпълнението на производствената оценка на разходите, себестойността на производството, изпълнението на плана за печалба и неговото използване, финансовото състояние, платежоспособността на предприятието и др.

Планово-икономически отделили отдел за икономически анализизвършва изготвянето на план за аналитична работа и контрол върху неговото изпълнение, методическо подпомагане на анализа, организира и обобщава резултатите от анализа на икономическата дейност на предприятието и неговите структурни подразделения, разработва мерки въз основа на резултатите от анализ.

Понастоящем редица големи предприятия са организирали специални лаборатории и бюра за икономически анализ. В големите предприятия са въведени длъжностите на главни икономисти, чието основно съдържание е анализът на производствената и икономическата дейност на предприятието и неговите подразделения.

Голям кръг от служители на предприятия са ангажирани в аналитична работа на доброволни начала.

Такава съвместна работа по анализа дава възможност да се гарантира неговата сложност и най-важното - по-квалифициран начин, да се проучи по-задълбочено икономическата дейност и нейните резултати, да се идентифицират по-пълно неизползваните резерви.

Периодично се извършва анализ на икономиката на предприятието висши управленски органи.Специалистите на тези органи могат да изучават отделни въпроси или да извършват цялостен анализ на икономическата дейност на предприятието. Според резултатите от този анализ управленските органи до известна степен могат да променят икономическите условия на предприятието.

Неведомственианализ на икономическата дейност се извършва от статистически, финансови органи, данъчни инспекции, одиторски фирми, банки, инвеститори, изследователски институти и др. Статистическите органи например обобщават и анализират статистически отчети и представят резултатите на съответните министерства и ведомства за практическа употреба. Данъчните инспекции анализират изпълнението на плановете за печалба от предприятията, данъчните плащания в държавния бюджет и наблюдават рационалното използване на материалните и финансовите ресурси. Банките и други инвеститори изучават финансовото състояние на предприятието, неговата платежоспособност, кредитоспособност, ефективността на използването на заеми и др.

Предприятията могат да ползват и услугите на специалисти от одиторски и консултантски фирми.

Използването на всички форми на вътрешен, ведомствен, извънведомствен и обществен контрол и анализ създава възможности за цялостно проучване на икономическите дейности на едно предприятие и най-пълно търсене на резерви за повишаване на ефективността на производството.

Важно условие, от което зависи ефективността и ефективността на анализа на икономическата дейност, е планираният характер на нейното провеждане. Само в случаите, когато аналитичното изследване на всеки отделен въпрос на стопанска дейност ще има определен смисъл, цел и място в системата за изучаване и управление на предприятието, анализът може да придобие значителна стойност за практиката на управление. Следователно във всяко предприятие трябва да се планира цялата работа по анализа. На практика могат да се изготвят следните планове:

Изчерпателен план за аналитичната работа на предприятието;

Тематични планове.

Изчерпателен планобикновено съставен за една година. Разработен е от специалист, на когото е поверено управлението на аналитичната работа в предприятието като цяло. Този план за съдържание е график за отделните аналитични изследвания. В допълнение към целите и задачите на анализа, той изброява въпросите, които трябва да се изучават през годината, определя времето за изучаване на всеки проблем, предметите на анализ, дава диаграма на аналитичния работен поток, времето и адреса на получаване на всеки документ, неговото съдържание ...

При разработването на план трябва да се вземе предвид периодичността на изучаване на важни проблемни въпроси, непрекъснатостта на анализа за определени периоди от време.

Изчерпателният план също трябва да предвижда източници на информация, които могат да се използват при анализа, технически средства за анализ. Например, когато се провеждат изследвания на компютър, трябва да се определи програма, според която ще се извърши анализът. Въз основа на резултатите от анализа се разработват предложения за подобряване на резултатите от икономическите дейности. Следователно изчерпателният план трябва да предвижда и организацията на контрол върху изпълнението на тези дейности.

В допълнение към цялостен план, фермата може да изготви и тематични.Това са планове за анализ на сложни въпроси, които изискват задълбочено проучване. Те разглеждат обекти, обекти, етапи, време на анализ, неговите изпълнители и т.н.

Контролът върху изпълнението на плановете за анализ се осъществява от заместник-ръководителя на предприятието по икономически въпроси или от лицето, на което е поверена отговорността за управлението на анализа като цяло.

(SITELINK-S125) Организационна подготовка на производството и разработването на нови видове продукти (/ SITELINK)

(SITELINK-S127) Организация на производството в основните звена на предприятието (/ SITELINK)

Ефективността на всяка бизнес организация се определя от възможността за получаване на най-висока печалба при минимални условия, което е основният показател за нейния успех. Оптимизацията на компанията значително допринася за увеличаване на рентабилността на компанията. Оптимизацията на една компания се определя като набор от мерки, прилагани за подобряване на качеството и подобряване на процесите на управление на бизнеса, насочени към повишаване на нейната ефективност при съществуващите обстоятелства. Нека разгледаме методи за постигане на целта на фирмената оптимизация.

В тази статия ще прочетете:

• За какво служи фирмената оптимизация?
• Откъде да започнем оптимизацията
• Как да постигнем повишена ефективност със същите ресурси
• Какви грешки трябва да се избягват при оптимизиране на дадена компания

Как да започнете да оптимизирате вашата компания

Когато инициирате фирмена оптимизация, формулирайте отговорите на следните въпроси:

Най-добрата статия на месеца

Подготвили сме статия, която:

✩ покажете как софтуерът за проследяване помага да се предпази компанията от кражба;

✩ ще ви каже какво всъщност правят мениджърите през работното време;

✩ ще обясни как да се организира наблюдението на служителите, за да не се нарушава законът.

Използвайки предложените инструменти, ще можете да контролирате мениджърите, без да намалявате мотивацията.

• Какъв бизнес планира вашата организация?
• Какви постижения очаквате да постигнете след една до три години чрез оптимизиране на компанията?
• Какво ще предложите на клиентите през следващите години (стоки, услуги, решения)?
• Какви методи за печелене на пари от тези оферти виждате?
• Какви са вашите конкурентни предимства?

Отговорите на предложените въпроси са от голямо значение за формирането или оптимизирането на стратегическата линия на вашата организация. Сега можете да започнете да оптимизирате организационната си структура.

Как да анализираме съществуваща структура

За да идентифицирате предимствата и недостатъците на вече съществуващата организационна структура на предприятието и последващата оптимизация на компанията в тази област, първо трябва да изготвите нейната диаграма. След това се препоръчва да се предприемат следните стъпки:

Стъпка 1. Анализ на промените в състава и броя на отделите в хода на развитието на организацията и корелация на получените данни с нейната ефективност.

Стъпка 2. Анализ на важността и отговорността на участниците в бизнес процесите, производителността на труда на отделните служители и техните групи в отделите.

Стъпка 3. Анализ на наличните данни за структурата на организацията на компаниите, принадлежащи към същия бранш като вашата компания.

Стъпка 4. Определяне на списъка и броя на подразделенията, стратегически необходими за предприятието, въз основа на резултатите от оптимизацията на компанията и сравняването му със съществуващата структура.

Стъпка 5. Разработване на актуализирана структура на предприятието в съответствие с един от трите принципа на нейното изграждане. Финансово изчисление на прогнозните разходи и рентабилността на промените, направени при оптимизиране на компанията. Определяне на възможни рискове по време на тяхното изпълнение или в края на проекта, оценка на тяхното въздействие върху бизнес процесите на компанията и търсене на мерки за минимизиране на негативните последици.

Стъпка 6. Разработване на местни разпоредби от организационен и административен тип. Внедряване на промени и оптимизиране на организационната структура, включително броя на щатните служители.

3 принципа за изграждане на организационна структура

За реализиране на стратегически намерения при оптимизацията на дадена компания е необходимо да се реши набор от задачи със собствени цели и периода на тяхното постигане. Познаването на тези задачи ви позволява да определите необходимия обем и вид ресурси. В същото време е важно да се съобразите с избрания принцип за формиране или оптимизиране на организационната структура на компанията.

Принцип 1. Основните вътрешно взаимосвързани процеси във фирмата определят създаването на нейните отдели и позиции на служители. Всеки отдел има свое място в бизнес процесите на организацията и осигурява тяхното изпълнение. Характеризирането на бизнес модела на компанията, идентифициране на основните последователности на процесите и анализ на функциите на всеки от отделите в рамките на тези процеси са необходими условия за прилагането на този принцип, което допринася за оптимизирането на дейностите на компанията.

Принцип 2. Отговорността на мениджъра не е фрагментирана и се отнася за резултатите от всички свързани процеси. В тази ситуация кръстосаните функционални процеси или процесите от край до край стават компетентност на определен лидер или управленска група с установен бюджет, формирани правомощия и материална база. По този начин можете да намалите времето, прекарано в изпълнение на проекти за оптимизиране на компанията, да насърчите увеличаване на цената на продуктите, да избегнете фактори, които провокират неоправдани загуби: непоследователност в действията на служителите, вътрешна конфронтация между тях поради влияние, позиция и материални предимства.

Принцип 3. Определящите параметри за формиране на подразделения от установения състав и брой при оптимизацията на фирмата трябва да бъдат нейните цели, определени за определен период, и съществуващата материална база. Всъщност структурата на местните бизнес организации и персоналът на техните служители не се определят от техните задачи, също стратегически. В условията на постоянни и непредсказуеми промени на пазара, поддържането на съществуващата структура и персонал става твърде скъпо. В същото време едноетапното рязко намаляване на персонала като метод за оптимизиране на компанията е изпълнено с намаляване на доверието на служителите в управлението. В тази връзка най-ефективната стъпка за подпомагане на оптимизирането на работата на компанията ще бъде преразглеждане на количествения и качествен състав на нейните отдели в съответствие с новите й цели, определени за следващия период, както и разпределението на най-ценните служители на най-значимите области на дейност.

Как да оптимизираме бизнес процесите

Фирмената оптимизация се определя като взаимна интеграция на различни бизнес процеси. Именно нарушаването на взаимоотношенията в бизнес процесите обикновено се превръща в източник на конфликтни ситуации и разгорещени дискусии на оперативни срещи на предприятието. Тяхното отстраняване е възможно само чрез намесата на генералния директор. Мениджърите могат да се върнат към единството само ако всички несъответствия се характеризират и подредят.

Каква е необходимостта от оптимизиране на бизнес процесите на компанията?

Първо се увеличава яснотата на операциите на компанията. Става възможно да се оптимизира работата на компанията, да се подобри регулирането и възнагражденията на служителите и т.н.

На второ място, има възможност за балансиран подбор на процеси, предназначени за автоматизация. Необходимо е само това, което има значително влияние върху рентабилността на организацията и материалния ефект от нейното функциониране, тоест допринася за оптимизирането на нейната работа. Погрешно е да се инициира автоматизация на по-малко съществени процеси.

Трето, разбирането от страна на служителите за стратегическите цели и задачи на организацията се увеличава и системата за управление се подобрява.

Четвърто, качеството на продаваните продукти се увеличава. Задължително е всеки фирмен процес да допринася за подобряването на това качество. Ако има дори малък дефект, важно е да се установи причината за него, да се намери процес, чиито недостатъци провокират загуби. Намирането на проблемни области в процеса спомага за значително оптимизиране на цялостното дъно на компанията с най-малко усилия. На първо място, процесите, които влияят в по-голяма степен на резултата, се нуждаят от оптимизация.

Когато трябва да регулирате бизнес процесите

Многостраничните характеристики на бизнес процесите на различни компании не винаги могат да имат положителен ефект. Според нашия опит, процесите се нуждаят от задължително регулиране в следните случаи:

1. Когато функционирането на компанията в резултат на нейната оптимизация трябва да стане по-прозрачно и управляемо.

2. Ако мениджърът по наемане започне да управлява компания, нейният мениджър се променя или бизнесът му се продава. Новият собственик ще трябва да получи описание на бизнес процеса като опис на имуществото, което трябва да бъде съставено за акта за прехвърляне на собственост.

3. Когато се въвеждат информационни системи (ERP системи и др.). Това изисква не само характеризиране, но и реинженеринг на бизнес процесите с цел тяхното оптимизиране.

4. Когато се формира обединен холдинг. Пример може да бъде компания за продажби на мебели, която придобива производство на мебели и дъскорезница и след това формира вертикален бизнес. Оптимизацията на нова компания е възможна само в случай на ясно регулирани и оптимизирани процеси.

5. В бивше държавно предприятие. В организации от този тип бизнес процесите се съхраняват в паметта на водещи отговорни специалисти - инженер или технолог в продължение на много години. Заедно с потапянето в миналото на съветските времена, има все по-малко специалисти, чиито знания изчезват с тях, без да остават с фиксирани характеристики.

Кога е неефективно да се описват бизнес процеси?

Първо, мениджърският екип от много малки компании. Характеризирането на процесите като метод за оптимизиране на работата на компанията е много скъп бизнес и крайните заключения често са изключително общи. Например резултатът от дълго описание, извършено с намерение да изведе организацията от кризата, е препоръка за заместване на заместник генералния директор. В допълнение, промените в малка организация се случват толкова бързо, че скъпото описание като метод за оптимизиране на работата на компанията губи своята актуалност още по време на периода на изпълнение.

На второ място, напротив, в много големи компании (5-6 хиляди служители). За изчерпателно описание на мащабните бизнес процеси с цел оптимизиране на компанията ще са необходими специални технологични решения, времеви и материални разходи. Например методът за характеризиране на организационни и функционални структури може да стане много по-ефективен в организации от този тип.

Трето, ако организацията няма вътрешни ресурси (ръководители с подходяща квалификация). Дори ако според консултантите оптимизацията на бизнес процесите на компанията изглежда идеално и универсално решение на всички проблеми, първо ще е необходимо да се уверим, че компанията има служител, който е ориентиран по този въпрос. Ако компанията няма такъв специалист, няма да има полза от консултанта, тъй като никой няма да може да разбере съставените от него схеми на бизнес процеси, за да ги оптимизира.

Как да опишем съществуващите бизнес процеси

Разделяне на задача в отделен проект. Необходимо е да се сформира специална група от специалисти в рамките на компанията и да се избере ръководител на проекти сред тях. Лидерът трябва да има позицията и възможностите, подходящи за неговата позиция.

В случай на описание на бизнес процеси единствено с цел демонстриране на прозрачност на предприятието пред потенциален инвеститор, проектът за оптимизация може да бъде поставен под юрисдикцията на заместник генералния директор. Само първият човек може да води истинска реорганизация и оптимизация на дадена компания. Ако функцията за управление на оптимизацията на дейностите на компанията бъде прехвърлена под отговорността на един от щатните служители, задачата няма да бъде изпълнена, тъй като нейното изпълнение изисква координиране на действията на различни отдели на компанията, което може само да се извършва от изпълнителния директор. Следователно той е единствено за него да управлява изпълнението на проект за оптимизация на компанията, като описва бизнес процеси.

В идеалния случай, за да се опишат бизнес процесите, за да се оптимизират дейностите на организацията, трябва да бъдат привлечени както външни специалисти, така и служители на компанията. Възлагането на външни консултанти за изпълнение на цялата задача може да представлява потенциален риск от пристрастяване. Използването само на вашите служители за оптимизиране на бизнес процесите на труда води до отвличане на вниманието им от основните им дейности и големи времеви и материални разходи за обучението им. Следователно взаимодействието на външни и вътрешни специалисти дава оптимален ефект за оптимизиране на работата на компанията. Трябва да се помни обаче, че техните компетенции трябва да имат контактни точки. Тоест ангажираните специалисти трябва да проучат спецификата на функционирането на организацията, а нейните собствени мениджъри - технологията за описание на процеса.

Агитация и пропаганда в рамките на компанията. Организирането на семинар за мениджърския екип ще бъде ефективна стъпка за оптимизиране на работата на компанията. Неговото отсъствие ще доведе до разногласия и конфликтни ситуации, които ще продължат до края на проекта.

Това е така, защото профилът на процеса ясно показва ефективността на всеки отдел във фирмата. За служителите това не винаги е положително развитие. Например може да се окаже, че броят на процесите в един отдел е значително по-голям, отколкото в друг, въпреки че ръководителят му често се оплаква от недостатъчни ресурси. Също така работниците губят чувството си за незаменима и започват да се страхуват за работното си място. Когато служителят изцяло опише своя работен процес, той може да бъде уволнен и заменен от по-млад специалист. В допълнение, по време на изпълнението на проект, описващ бизнес процесите с цел оптимизиране на компанията, може да стане ясно, че има обмен на функции между отделите или подразделенията, без да го знаят, се занимават със същия вид дейност.

Поради тази причина е важно да се насърчава сътрудничеството между членовете на персонала и външните консултанти през целия период на проекта. Необходимо е да се демонстрират резултатите от всеки етап от внедряването на този метод за оптимизиране на работата на компанията, да се изслушват служителите, да се организира обучение, да се обясняват и убеждават.

Предварително запознаване с компанията. Ако привличате консултанти за оптимизиране на вашата компания, трябва да ги запознаете с мениджърския екип, да им предоставите възможност да се запознаят с документацията, регулаторната рамка и инструкциите на организацията, както и със съществуващия практически опит. Също така отговорността на консултантите е да комбинират всички длъжностни характеристики и описание на всички съществуващи процеси в един електронен документ. Статусът на процеса трябва да бъде придобит от всякакви функции на служителите, включително например осигуряване на поддържането на достатъчно количество запаси в склада. Тези запаси трябва да бъдат използвани от някого - по този начин един процес преминава в друг и се намират точките на контакт.

На практика ежедневните дейности на служителите изобщо не съвпадат с длъжностната характеристика, поради което, за да се оптимизира работата на отделите, е важно да се проучат точно практическите ежедневни дейности на служителите на компанията на работните им места.

Интервю. Съветниците задават на работниците въпроси относно тяхната дейност на работното място. Отговорите на служителите се трансформират в концепции за бизнес процеси. Консултантите могат да комуникират със служители на компанията в продължение на няколко дни с цел изясняване, коригиране и детайлизиране на описаните процеси. В съвкупността от намерени процеси започва търсенето на допирни точки, взаимовръзката, процесите се комбинират във верига по аналогия с електричеството, в образуваната верига се търси „прекъсвания“. Намирането на прекъсвания във веригата е важна стъпка в оптимизирането на бизнес процесите на компанията; процес, който не е взаимосвързан с нито един от съществуващите, е излишен за компанията и не е от полза за нея.

Рибата се обелва от опашката

Михаил Гордеев, главен технологичен директор, Евроуправление, Москва

1. За да оптимизирате една компания, е важно бизнес процесите да бъдат „твърди“, тоест да запазите съществуващия модел непроменен. Оптимизацията на бизнес процесите няма да е осъществима, ако текущите процеси не могат да бъдат описани (включително поради постоянни промени в тях) .В този случай можете да започнете формирането на процеси от нулата.

2. „Рибата се почиства от опашката“, което предполага необходимостта от оценка на оптималността на дейността от конкретни до общи - чрез откриване на несъвършенства, комбинирането им във взаимосвързани комплекси и коригирането им възможно най-скоро с цел оптимизиране.

3. Много е вероятно решаването на един тип проблем да повлияе негативно на други аспекти на процеса. Необходимо е да имате способността да предвиждате такива последици от оптимизирането на дейността на компанията, да оценявате предимствата и недостатъците и да правите информиран подбор.

4. Перфектно организираните работни процеси не намират положителен отговор от служителите. Ефективната оптимизация на дейностите на компанията допринася за повишена експлоатация на изпълнителите, поради което служителите активно се противопоставят на промяната.

Методология за описание на бизнес процесите

Основните въпроси, на които трябва да се отговори при описанието на бизнес процесите, за да се оптимизира работата и структурата на компанията, са следните:

• Какви са началото и краят на процеса?
• Какви са процедурите, които съставляват процеса?
• Кой е изпълнителят на всеки от тях?
• Какви резултати носи всяка процедура?
• Кой е получателят на резултата и как се използва?

Методите за излъчване на информация и нейните носители също стават важни моменти. Например предаването на информация устно може да работи като „глух телефон“ или, още по-лошо, изобщо да не работи. Това може да бъде и област на оптимизация за компанията.

Какви източници на идеи за оптимизиране на бизнес процесите могат да бъдат използвани

Първият източник са специалистите и експертите на вашата компания. Статусът на най-добра практика (от английски - най-добра, най-добра практика, успешна практика) не е определен от първоначалното намерение на повечето компании, работещи днес, а е формиран в процеса на тяхното развитие. Това беше резултат от подобрени и усъвършенствани процеси, създадени в резултат на оптимизация на дейността на компанията, креативни идеи на служители, предложили въвеждането на нови възможности и т.н. Персоналът на такива компании разполага с креативен персонал, който вижда несъвършенствата и причинените от тях загуби, но не предприема никакви действия за оптимизиране на работата, тъй като те нямат правомощия за подобряване. Те са наясно с цялата продължителност на бюрократичните закъснения при изпълнението на новото и са в състояние открито да декларират това на всяко общо събрание. Мнението им обаче няма да бъде изслушано поради нежеланието да се променя нещо. Оптимизирането на работата на компанията става за такива служители шанс да се изкажат, да формулират своите идеи, собствената си позиция относно текущата ситуация и начините за подобряването й.

Вторият източник са външни мостри, стандарти. Стандартните подразделения като счетоводство и складове са част от огромен брой компании в продължение на много десетилетия. Въпреки това, всеки руски лидер, организиращ собствен бизнес, пресъздава собствен склад и счетоводен отдел, т.е. изразходва творческата си енергия върху изобретение, създадено преди него. Може би дори неуспешно. За да се оптимизира работата на компанията обаче, за предпочитане е да се използват създадени и подобрени модели. Има цели библиотеки, които предоставят модели за характеризиране на стандартни бизнес процеси. Има стандартизирана информация, включително броя на служителите в счетоводния отдел на компанията.

Третият източник е най-добрата практика. Заедно с целия движещ се свят бизнес компаниите също са в постоянно движение, търсят и се стремят към върхови постижения. За да оптимизирате дейностите на вашата собствена компания, можете и трябва да се запознаете с опита на други успешни организации, например Johnson & Johnson, и да внедрите най-добрите практики на собствена основа.

Типични грешки при оптимизиране на бизнес процесите

Неправилно изложение на проблема. Основното правило е конкретна и правилна формулировка на проблема: какво трябва да се направи, за да се оптимизира компанията, колко време и какъв резултат трябва да се получи. Непосредственото подобрение е малко вероятно да се възползва от характеризирането на бизнес процесите (освен ако описанието разкрие явно объркване или повтарящи се разделения). За да се оптимизира работата на компанията, е необходимо да се реши към какъв резултат трябва да бъде насочено развитието на компанията.

Например няма смисъл да се характеризират процесите на счетоводния отдел, ако вашата организация няма доходи. Причината за ниската рентабилност на работата трябва да се търси в отдела, отговарящ за продажбите на продукти. С оптимизирането на работата на този проблемен отдел, работата на други, включително счетоводството, също ще се подобри. Следователно, описанието на бизнес процесите е етап от мащабна кампания за оптимизиране на управлението на компанията.

• Договор за услуга: типични грешки, важни условия

Непропорционални задачи и усилия. На практика има описания на процеси, които не са свързани с основната цел на организацията (например взаимодействието на ръководителя със секретаря в опит да се премине към заместника). Ясно е, че описанието на такъв процес няма никакъв смисъл за оптимизиране на работата на компанията, то е погрешно по съдържание и разходи.

Грешен избор на средства за описание. За описване на бизнес процеси с цел оптимизиране на работата на компанията се използват програми с различен капацитет. Тяхната цена се изчислява в диапазона от 100 до 100 хиляди щатски долара. Очевидно капацитетът на придобитата програма трябва да бъде свързан с мащаба на компанията. По този начин придобиването на мощна програма от малка компания е неоправдано. Програмата се избира въз основа на финансовите възможности на компанията и задачите, които трябва да бъдат решени чрез оптимизиране на бизнес процесите на компанията. Опитът показва, че относително прости решения като BP Win2 могат да помогнат за постигането на тези цели дори в големи компании. Във всеки случай софтуерът е само спомагателен елемент. Решаващата роля играе качеството на организацията на процеса на оптимизация на компанията.

Оптимизирането на бизнес процесите е системна и постоянна задача

Алла Бедненко,директор по човешките ресурси, Еконика-Обув, Москва

В условията на интензивно развитие на организацията нейният ръководител е принуден да оптимизира редовно дейността си. Ето как беше решено да действаме в нашата организация. Клиент на проекта за оптимизация на компанията беше генералният директор на компанията Еконика-Обув, а нейният куратор е заместник-председателят на корпорацията Еконика. Директорът по човешките ресурси стана ръководител на проекта.

1. Цели. Целите на нашия проект за оптимизиране на бизнес процесите бяха: идентифициране на процеси, нуждаещи се от подобрение, адаптиране към стратегическите цели на организацията и подготовка за въвеждането на холистична автоматизирана система за управление на бизнеса.

2. Етапи на проекта. За изпълнението на проекта за оптимизация на компанията бяха предприети следните стъпки:

• формиране на съществуващия модел на бизнес процеси;
• формиране на желания модел на бизнес процеси (с фиксиране на основните параметри на ефективността на основните отдели на организацията);
• планиране на предложени корекции и създаване на технически спецификации за разработване и внедряване на корпоративна информационна система;
• генериране на идеи за автоматизиране на работните процеси на компанията;
• оптимизация на бизнес процесите на компанията като такива, тоест тяхното подобряване.

3. Критерии за оценка на резултатите от проекта. Първоначално бяха определени следните:

• минимизиране на времеви, персонални, материални и финансови разходи (измерени в%);
• повишаване на качеството и навременността на докладите на мениджърите (в%);
• намаляване на външното влияние върху представянето на компанията (в%);
• нарастващ фокус върху интересите на клиентите на всеки от отделите на компанията (до нивото 8-9 от 10 точки) с цел изпълнение на плана за приходи от продажби и оптимизиране на дейностите на компанията;
• повишена ефективност на бизнеса.

4. Екип. Проектът за оптимизиране на бизнес процесите на компанията беше ръководен от седемчленен управленски екип. Той включваше маркетинговия директор, помощник на генералния директор на компанията, ръководител на ИТ отдела и ръководител на отдела за създаване на колекции.

Управляващата група разработи техническо задание, създаде изисквания към проекта за оптимизиране на бизнес процесите на компанията, подписа договори с външни специалисти и създаде положителни условия за тяхната работа, съгласува работния график и оформи параметрите на ефективността на проекта. Груповите срещи се провеждаха ежеседмично.

Друга работна група за оптимизация включваше 10 топ мениджъри на организацията. На групата бяха възложени следните задачи:

• придобиване на умения за изпълнение на проекта за оптимизация;
• подбор и аналитичен преглед на документи и информация за оптимизация;
• генериране на съгласувана гледна точка;
• одобрение и прилагане на промените.

Малки групи служители се събираха два или три пъти седмично, за да обсъдят възможни промени в различни процеси. Така че беше възможно да се включи цялата държава в обсъждането на предложените промени.

5. Изпълнение на проекта. Изпълнението на проекта, насочен към оптимизиране на работата на компанията, продължава от осем месеца. На този етап трансформацията се изпълнява. Предполагаме, че периодът за изпълнение на задачата за оптимизация е около две години. Когато структурата на информационната система на холдинга бъде приета, ще започне работа по формирането на техническа задача за оптимизиране на информационната система на цялата корпорация като цяло.

6. Резултати. Днес основното постижение е формирането на желания модел на бизнес процеси, координирана позиция на управленския персонал на организацията. Освен това получихме ясно разбиране за типа организационна структура, необходима за ефективно постигане на бизнес целите. Извършена е оптимизацията на финансите, хода на формиране на колекции, доставки, логистика.

Опитът от оптимизиране на работата на компанията показва нейната достойна организация. Резултатът обаче би могъл да бъде още по-добър, ако за постоянна работа в организацията бъде нает специалист в областта на бизнес анализа; професионалният му поглед върху вътрешните процеси на компанията би обогатил мненията на поканените консултанти. В идеалния случай главният изпълнителен директор трябва да посвети по-голямата част от собственото си работно време - около 80% - на тази инициатива. За нашата организация тази задача се оказа невъзможна, тъй като се занимаваме и с въпроси, свързани с управлението на персонала (в момента броят на служителите е около 800 души).

Бележка до главата: 10 „не“ за успешна фирмена оптимизация

1. В процеса на оптимизиране на компанията, не променяйте операционната процедура след нейното одобрение.
2. Не излагайте ненужен достъп до информация за схемата.
3. Не се отказвайте от възможността за допълнително обучение или инструкции за персонала на компанията.
4. Не отлагайте разработването на документи с най-висок приоритет, за да оптимизирате дейността на компанията.
5. Не се отказвайте от подготовката за производството в съда.
6. Внимавайте за оценка на целевата обосновка за оптимизация на компанията.
7. Не използвайте прекалено стандартизирани структури във фирмата.
8. Не използвайте силно контролирани от правителството схеми.
9. Не си сътрудничете, за да оптимизирате компанията с ненадеждни партньори или незаконни оптимизатори.
10. Не позволявайте да се използва схема без ясна и добре обоснована бизнес цел.

Начини за оптимизиране на фирмените разходи

Разходите са неизбежни във всеки бизнес, те стимулират нормалното функциониране и дейността на компанията. В същото време законът за рентабилността изисква оптимизация и повишена ефективност на разходите, тоест реципрочната рентабилност на всяка похарчена рубла. Такава цел ще помогне на лидера да избегне ненужни разходи. Оптимизирането на разходите обаче не е очевидно за всеки директор. Ето три основни принципа на работа, които ще ви помогнат да избегнете ненужни отпадъци.

Планиране: Често срещано заблуждение сред много ръководители е свързването на оптимизацията на разходите с бдителен надзор върху наличния паричен поток. Източникът на тези средства обаче не се взема предвид. Ако управлението се извършва изключително на нивото на плащанията, компанията е заплашена от постоянен недостиг на средства и честото използване на кредитната система може да бъде последвано от фалит. Един от методите за оптимизиране на фирмените разходи чрез увеличаване на ефективността на минимизиране на разходите е отчитането на приходите и разходите. Планирането на двете системи е необходимо предварително и ще помогне за оптимизиране на разходите. Добре е мениджърът да има подробен план за размера на приходите и разходите, разпределен по месеци, тримесечия и години. В зависимост от перспективата - краткосрочна или дългосрочна - проектите за инвеститори могат да изглеждат или скъпи, или много печеливши.

Контролът. Трябва да предоставите на мениджъра пълна и достоверна информация за вашата компания. Информацията не може да бъде украсена, а изключително обективна. Контролът на разходите започва веднага след записването им. Често в предприятията дори се създава специално звено за намаляване на разходите и оптимизиране на фирмените разходи, служителите на звеното

• идентифициране на параметри, които влияят на разходите;
• контролира изпълнението на нормативни технологични процеси, формирани по време на създаването на организацията;
• изчислява най-доброто натоварване на производствените отдели на компанията;
• идентифицирайте обстоятелства, благоприятни за прекъсване на бизнеса;
• проверете процеса на разтоварване или получаване на стоки за проблеми;
• контролирайте прекомерното натоварване на склада.

Следващата стъпка в оптимизирането на фирмените разходи е анализът и усъвършенстването на разходната схема, с други думи, служителите самостоятелно планират да намалят откритите разходи, което след това се проучва и евентуално се одобрява от ръководителя. Такова планиране може да включва централизирано придобиване на ключови суровини, повишаване на ефективността на взаимодействието с клиентите и т.н.

Дисциплина. Бюджетът на компанията съдържа информация за стратегията за оптимизиране на нейните разходи и минимизиране на разходите, която от своя страна се одобрява от нейния ръководител. Нарушаването на тези правила е практически невъзможно. Контролът за спазването на това правило е отговорност на финансовите отдели на компанията. Те трябва да проследят разумността на разходите и да отхвърлят ненужните разходи. Заповедта на ръководителя на компанията одобрява строга материална дисциплина; в съответствие с тази заповед, вземането на решения за разходите е прерогатива на един или повече отговорни специалисти, назначени от директора.

10 правила за справяне с разходите

1. При оптимизиране на фирмените разходи не е важно пълното отричане на разходите, а способността да се управлява. Увеличаването на разходите понякога може да бъде полезно.

2. Необходимо е да се спазва "законът за ефективността" - всеки дял от разходите трябва да дава максимална печалба, или е необходимо да се минимизират разходите, доколкото е възможно.

3. Разходването може да бъде резултат както от действие, така и от неговото отсъствие.

4. Трябва да се избягва максимализъм при оптимизиране на фирмените разходи. Дори леко намаляване на разходите или фиксирано ниво е положителен резултат.

5. Няма малки подробности в борбата с прекомерните разходи с цел оптимизиране на компанията. Не се страхувайте от обвинения в скрупульозност и лудост. Служителите трябва да се научат да спестяват всякакви консумативи - хартия, електричество, вода и т.н. Спестяването в малки неща ще осигури умението за икономично отношение към големите разходи и ще помогне за тяхното оптимизиране.

6. Намаляването и оптимизирането на фирмените разходи не е осъществимо без допълнителни разходи.

7. Разходите са не само ненужни; има разходи, които предпазват от по-големи загуби (например заплащане на застрахователни услуги, сигурност и подобряване на нивото на качество на дейността на компанията).

8. Работата по оптимизиране на фирмените разходи няма край, тя трябва да се извършва внимателно и непрекъснато.

9. Всеки служител трябва да вземе активно участие в борбата с разходите, за да оптимизира компанията в съответствие с индивидуалната си функция.

10. Борбата с фирмените разходи и оптимизирането на разходите изисква редовно писмено записване на наблюдения, внимателни изчисления и недоверие. Необходимо е да се запишат всяко забелязано несъвършенство и всяка нова идея за оптимизиране на работата на компанията. Ако вашите подчинени не подкрепят заключенията си с цифри, не им вярвайте и проверявайте номерата, ако те дават тези цифри. Вашата скрупульозност и придирчивост е ключът към победата в противодействието на ненужните разходи.

Четири оптимизационни решения, които подобряват производителността 5.5x

Ярослав Иванов, Управляващ директор на Курския завод за електрически апарати (KEAZ)

Управлявам Курския завод за електрически апарати от малко по-малко от 9 години и през този период аз и моята мениджърска група преодоляхме тежкото положение на организацията, увеличихме нивото на печалба с 516%, а средната печалба - с 440 %. В този материал ще разкрия най-ефективните методи за финансов растеж и оптимизиране на фирмените разходи, без да привличаме материални ресурси на трети страни.

Решение 1. Създаване на конкуренция между семинари и външни доставчици

За да оптимизираме дейността си, инициирахме създаването на ново подразделение на компанията за управление на външни конфигурации. Целта на отдела е да привлече доставки от други организации на компоненти, които са по-евтини от тези, които се произвеждат в собственото ни предприятие.

Решение 2. Издигане на иновациите на по-високо ниво

Възможно е представяне на идеи на етапи: съставяне на заявление, изчисляване на резултата, внедряване, награждаване на автора на ефективна идея за оптимизиране на работата на компанията. След цялостното разработване на всеки етап оптимизацията на компанията започна да носи положителни резултати.

• Краудсорсинг: как да го направим ефективен бизнес инструмент

Регистрация на заявлението. Индикатор за броя на представените от служителите идеи беше въведен в личните KPI на мениджърите на отдели, за да активира процеса на рационализиране и оптимизиране на работата на компанията. В края на всяко тримесечие резултатите се обобщават. Тримесечното увеличение на броя на формализираните и представени идеи за рационализация засяга 10% от променливата част от заплатата на ръководителя на отдела.

Изчисляване на ефекта. Преди оптимизирането на операциите на компанията процесът на определяне на разходите не беше достатъчно ясен. Прехвърлянето на управленско счетоводство в автоматизиран формат за идентифициране на търговски резултати стана много по-лесно.

Изпълнение и бонуси. Ако идеята бъде приета и одобрена, нейното изпълнение се извършва от специалисти в областта на технологиите, дизайна и други служители на компанията, компетентни в тази област. Екипите от този тип, сформирани за ограничен период, получават възнаграждение за сътрудничество при изпълнението на рационално предложение и оптимизация на фирмата в размер до 15% от общия икономически резултат. Авторите на идеи получават до 10%. Такава система на възнаграждение допринася за натрупването в организацията на голям брой идеи за оптимизиране на дейността на компанията, редица от които в продължение на няколко години позволяват да се намалят разходите с 3-5 милиона рубли.

Решение 3: Накарайте мениджърите на магазини да се чувстват като собственици на бизнес

Преди да започна да управлявам предприятието, отделът по труда и заплатите (OTiZ) натрупваше допълнителни плащания на служителите всеки месец в съответствие със стандартите. Тези допълнителни такси предизвикаха противоречия между производството и тази единица. Стандартите ограничавали размера на плащанията, така че никой не се опитвал да ги преодолее, дори и да се появи такава възможност.

Използвахме следните методи за оптимизиране на компанията в настоящата среда.

1. Съществуващата стандартна интензивност на труда беше въведена в базата данни на компанията. Този начин за решаване на проблеми беше единственият, тъй като предприятието има 40 хиляди работещи работни стандарти, не беше възможно да се синхронизират всички процеси.

2. На служителите на фирмата беше гарантирано запазването на обема на заплатите при надвишаване на планираната интензивност на труда.

3. Компаниите за управление на магазини бяха обучени по основите на финансовата грамотност; придобитите знания им позволиха да формират свои собствени материални активи („вътрешно скривалище“). Шефовете се научиха да запазват средства, които биха могли да се използват за доходи на служители, дори ако печалбите временно бяха намалени, като по този начин поддържаха стабилен доход за подчинените.

4. Компаниите за управление на магазини бяха упълномощени да наемат самостоятелно и да уволняват специалисти. По този начин ръководителите на магазините се превърнаха в истински бизнесмени и в резултат промениха отношението си към бизнеса към по-икономично.

Решение 4. Промяна на корпоративната култура

Основната точка на актуализираната и регулирана от нас корпоративна култура с цел оптимизиране на структурата на компанията беше желанието на служителите да увеличат ефекта от своята дейност, а не да консумират наличните ресурси. Ние сме дълбоко убедени, че ефективността трябва да се увеличава всеки ден, че финансовите ресурси на дадена организация не могат да бъдат разпределени от едни и присвоени от други.

• Обучения за продажби: какво трябва да знаете, преди да започнете

Резултати. Считаме увеличаването на производителността за нашето основно постижение. За по-малко от 9 години доходът е нараснал приблизително 5 пъти: от 500 милиона рубли с 2000 щатни служители до 2 милиарда рубли с 1500 щатни служители през 2014 г. Доходите на служителите са се увеличили, въпреки че процентът на труда в разходите за производството остава същото ...

Оптимизирането на компания е сложен и трудоемък процес. Въпреки това неизменно е плодотворно по отношение на растежа на производителността и ефективността на труда, осигурява на компанията стабилна позиция на пазара, което е особено важно в кризисен период. У нас под оптимизацията на компанията обикновено се разбира не повишаване на производителността на труда, а намаляване на служителите. Тази интерпретация на фирмената оптимизация може да се сравни с желанието да отслабнете не чрез различни видове физическа активност, а чрез намаляване на теглото чрез премахване на излишните мазнини. Мазнината обаче скоро ще се върне, ако след отстраняването й не се създадат условия за предотвратяване на появата им. Ефективно изграденият бизнес може да бъде успешен и да се развива без кредитни заеми в каквато и да е икономическа среда.

Информация за автора и компанията

Михаил Гордеев, Директор по технологии, Евроуправление, Москва. Тя е стабилен член на водещите консултантски фирми в Русия, заема водеща позиция в организационно, управленско и персонално консултиране, набиране на персонал (според Института за стратегически анализ и развитие на предприемачеството, Асоциацията на руските мениджъри, рейтингови агенции "Експерт РА" "," Пари "," Профил "," Unipravex "). Компанията предоставя системно решение на управленски и кадрови задачи на организации (от набиране на персонал, кадрови, организационни и финансови консултации до разработване и внедряване на автоматизирани системи).

Алла Бедненко, HR директор, Еконика-Обув, Москва. Една от водещите компании на руския пазар на модни обувки, оператор на дребно в Русия. Повече от сто магазина за обувки с марка Econika са отворени в цяла Русия, както и в Украйна и Казахстан.

Ярослав Иванов получи бизнес образование в Стокхолмското училище по икономика и Висшето училище по бизнес на Държавния университет по мениджмънт. Професионален музикант, адвокат и бизнес мениджър. През последните десет години работи на различни ръководни позиции в KEAZ. Бизнес профил: разработване, производство и продажба на електротехника. Територия: продуктите са представени в Русия и всички страни от бившия СССР, както и в Индия, Монголия и Южна Корея. Брой на персонала: 1500. Годишен оборот: 2 милиарда рубли. (за 2014 г.). Годишно производство на прекъсвачи: повече от 5 млн.

Оптимизацията - тоест подобряването на маркетинговата Ви работа чрез анализ и тестване - в никакъв случай не е еднократно действие. Това е цикъл на непрекъснато усъвършенстване, в който трябва да измервате, анализирате, избирате най-добрите решения и след това отново да измервате, анализирате и намирате най-добрите решения - и всичко отново.

Ще обсъдим с вас как да внедрите процеси, които ви позволяват непрекъснато и последователно да подобрявате бизнеса си. В дискусията ще научите как малките, атрактивни номера могат да станат най-добрите приятели на вашите творчески работници - търговци и рекламодатели - и ще им помогнете да донесат на пазара точните маркетингови послания, които клиентите искат да чуят.

На всеки нов етап компаниите подобряват дейността си. Защо? Факт е, че всеки път, когато имат процес, трябва да направят това.

Текстовият процес може да изглежда доста скучен на някого, но от първите стъпки процесите са тези, които ви помагат да направите всичко правилно. Процесите много улесняват разработването на балансиран подход, който да гарантира, че се прилагат най-добрите практики.

Що се отнася до нашите атрактивни малки числа, не е трудно да се намерят ефективни методи, основното е да ги приложим на практика. Един от нашите големи клиенти, високотехнологична компания, беше много подпомогнат от система от добре функциониращи процеси. Забелязахме, че въпреки значителните усилия в областта на оценката на въздействието върху рекламата, компанията не е направила почти нищо, за да направи подобни изследвания в директния маркетинг. Затова използвахме „Анализ към действие“ (A2A), който увеличи приходите на компанията със 100 милиона долара. Графично изглежда така:

Анализ

Ясно е, че трябва да започнете с данните. Вие сами знаете колко често данните, от които се нуждаете, попадат на много различни места. Навремето трябваше да преминем през стотици електронни таблици на Excel вместо различни бази данни, за да вкараме големите си клиенти в A2A - като да отидем по дяволите.

Не е най-приятното място. В ситуации като тази всичко, което трябва да направите, е да съпоставите ръчно данни от много електронни таблици в един файл, който със сигурност ще се провали в деня, в който трябва да направите най-важния отчет.

Всичко това отнема невероятно много време. Преместването на числата от едно място на друго води до грешки, които допускат дори най-добрите и педантични анализатори. В случай на голямо количество ръчна работа, шансът за грешка винаги се увеличава.

Това може лесно да се избегне в наши дни с програми, които вършат каквато и да е работа. Работата се извършва само веднъж - когато програмистът напише кода. От този момент нататък задачата става автоматична, тоест без грешки. Виждал съм как един програмист замества десет оператора, които обработват ръчно данни. Точно това направихме за нашия високотехнологичен клиент. В резултат успяхме не само да подобрим точността на данните, но и да съкратим времето на цикъла, което ни позволи да отделим повече време за анализ на наличната информация.

По време на фазата на анализ вие определяте какво е работило и какво не. Ние непрекъснато проучваме и пресъздаваме данни въз основа на нови въпроси от нашите клиенти, креативни професионалисти, проектанти, мениджъри на акаунти и анализатори. Когато възникне нов въпрос, ние формулираме хипотези и след това намираме данни от скорошни рекламни кампании, които ни помагат да потвърдим или опровергаем тези хипотези.

Позволете ми да ви дам пример. Тъй като много от продуктите на нашите клиенти са доста сложни от техническа гледна точка, компанията често използва уеб предавания, които обясняват всички необходими подробности. За да разгледа такова предаване, посетителят трябва да попълни формуляр и да остави своите данни за контакт, което позволява на продавачите на компанията да се свържат впоследствие с него. Една от нашите хипотези беше, че продължителността на уеб предаването оказва пряко влияние върху процента на регистрация (т.е. отношението на хората, които попълват регистрационния формуляр към всички хора, на които са изпратени покани за гледане на предаването). По-специално смятахме, че видеоклиповете, по-дълги от един час, ще имат по-нисък процент на регистрация. Анализирахме исторически данни и стигнахме до заключението, че случаят е такъв. Процентът на регистрация за кратки видеоклипове беше почти два пъти по-висок от този за дълги видеоклипове. Затова препоръчваме компанията да ограничи продължителността на всеки видеоклип до един час.

Можем да видим, че дори простите неща могат да имат значителни последици, особено когато вземете предвид броя на уеб предаванията, които компанията предлага на пазара всяка година.

Изводът е, че можете да тествате каквото искате.

• Какъв тип маркетингово предложение се представя най-добре в определен момент от цикъла на закупуване? Тествайте, за да отговорите на този въпрос.
• Какво движи повече потенциални клиенти - онлайн енергиен калкулатор или безплатен енергиен одит за перспектива? Тествайте и двете опции и сравнете резултатите.
• Разбира се, избраните от вас методи вероятно ще работят добре, но може да намерите нещо, което може да увеличи продажбите ви с още 2%. Просто можете да разберете за това само ако го тествате.

Компаниите, които не тестват активно, са склонни да твърдят, че всеки тест губи ценно време. Струва им се, че това е просто допълнителна работа, която не им позволява да получат интересна информация.

Тестването може да бъде забавно, както всеки експеримент. И всяко тестване е експериментален въпрос, чиято същност е да изпробвате нова идея и да проверите дали тя работи. Ако работи, тогава можете да го стартирате в по-голям мащаб. Що се отнася до нашия клиент, първоначално решихме да извършим така наречените тестове клас А и клас Б, тоест лабораторни тестове и пилотни операции. Работейки с този клиент, ние постоянно тестваме нови идеи. Формулираме хипотеза и след това, за да я потвърдим или опровергаем, разглеждаме как тя работи на пазара. Например дали възможността за щракване върху връзка „научете повече“ ще доведе до подобрен процент на отговор по имейл? Отговорът на този въпрос беше убедително да. В този случай призивът за действие увеличи ефективността на кореспонденцията по имейл с 50%. Малките промени могат да доведат до значителни промени, както ще виждаме многократно, докато четем тази глава.

При експериментални изследвания понякога се стига до невероятни подробности. Например разглеждахме проверката на полето на темата в имейли, което е много важно, защото това е единственото нещо, което виждате, когато отворите входящата си поща. Именно по темата разбирате дали да отворите писмото или не. Следователно попълването на полето „предмет“ може да се счита за истинско изкуство. Нашите тестове показват от време на време, че кратките съобщения в тази област работят най-добре.

Но също така разбрахме, че дължината на реда означава много по-малко, ако поставите най-важната информация в началото на съобщението.

Да започваме!

Фунията за тестване може да бъде много ценен инструмент за управление.

Решетката показва кои тестове са били обсъдени, изпълнени, отложени или завършени. Колоните посочват основните области за учене или местата, които определихме, за които се нуждаехме от допълнителни знания за анализ.

Изпълнение

Последната и може би най-съществена част от цикъла на анализ към действие е изпълнението. На този етап работата, извършена правилно през предходните четири етапа, ще помогне особено. Всички те имат за цел да направят живота по-добър и да повишат осведомеността за тестовете и свързаните с тях подобрения.

Този процес се основава на проста идея: можете да направите всички необходими анализи и тестове и след това да обменяте информация - но всичко това няма да доведе до подобрение в това, което правите на практика, и работата ви ще загуби всякакъв смисъл. В крайна сметка всичко ще зависи от човека, който изпълнява програмата, и от това, което е успял да научи.

Повечето препоръки, базирани на модела за анализ към действие, са тактически и може да изглеждат незначителни. Въпреки това, когато тези допълнителни подобрения се прилагат в редица програми, те могат да добавят нещо важно. Например нашият клиент изчисли, че кумулативният ефект от прилагането на всички прозрения от модела за анализ към действие би довел до увеличаване на приходите от $ 100 милиона годишно. За да направи това, компанията трябваше да „подобри“ само десетки малки операции - например да оптимизира съдържанието на полето „тема“ в имейли, което може да принуди повече респонденти да отварят имейли, а това от своя страна води до по-високи продажби. Малките промени водят до огромна възвръщаемост.

След като приключихме с основите на модела за анализ към действие, нека сега поговорим по-подробно за етапите на анализ и тестване. В този процес ще споделя с вас няколко примера за това как сме помогнали на компаниите да оптимизират своите комуникации. Нека започнем, като разгледаме как данните ще подобрят творчески продукт, след това ще проучим някои усъвършенствани начини за тестване в дигиталния свят и ще завършим нашата история с примера на TD Ameritrade (наш клиент, който е постигнал невероятни резултати след оптимизиране на своите кампании).

Творческа обратна връзка

Убеждаването на хората, че анализа може да бъде катализатор за свободен творчески процес, не е лесно. Занимавам се с анализ отдавна в „креативната“ среда на комуникационна агенция и знам, че съюзът на анализаторите и креативните служители, които трябва да работят заедно, не винаги е успешен.

Креативните работници често възприемат работата на анализаторите с предразсъдъци. Те се считат за „бездушни“ и мислят изключително с понятия като „възвръщаемост на инвестициите“. Смята се, че те оценяват качеството на новите идеи, като не виждат перспективите, а гледат в миналото - по този начин те защитават установения ред на нещата и застават на пътя на иновациите. Анализаторите, с техните безкрайни фокусни групи и проучвания на пазара, могат (според други) да задушат всяка творческа мисъл. Поради това анализаторът често се възприема като пречка за новите идеи и враг на „истинското“ творчество.

Съгласен съм, че тестването (или какъвто и да е друг дизайн на формуляр за данни) може да бъде напълно контрапродуктивно, но само ако не се учите от уроците от миналото. Да, прекомерното, натрапчиво тестване може да забави творческия процес. Но основите на дизайна и комуникацията съществуват отдавна и не изискват един тест след друг. Експертите в съответните области трябва да получат право на вето върху идеите на прекалено ревностни анализатори. Тук системата за управление на тестове може да ви помогне, обикновено с няколко основни компонента.

• История на тестване. Резултатите от предишни тестове трябва да бъдат подробно и последователно документирани и след това обезпечени. Най-малкото това може да бъде обикновена електронна таблица, в която са изброени всички тестове, извършени през последните години, техните цели, основни хипотези и резултати. Вероятно няма да искате да преоткриете колелото.
• Документация за тестване. Всеки тест трябва да има определен документ - спецификация, която изброява всички основни хипотези, формат на теста, време, очаквани ползи, разходи, възвръщаемост на инвестицията и името на отговорника. Този подробен документ ви позволява да стандартизирате всички входни параметри, необходими за създаване на история на теста.
• Фуния за тестване. Фунията за тестване отчита всички текущи и планирани тестове. В зависимост от броя на тестовете, които провеждате, и сложността на вашата организация, това може да бъде обикновена електронна таблица, показваща всички планирани тестове с кратко описание, времева линия и текущо състояние, или сложни платформи, които провеждат мащабни рекламни кампании.
• Ръководства за действие. Не е достатъчно просто да се съберат резултатите от минали тестове в едно хранилище на идеи. Всички констатации трябва да бъдат групирани в насоки за действие, които след това трябва да бъдат съобщени на цялата организация. И още веднъж отбелязваме, че принципите, които са били изпълнени и тествани, не изискват многократна или многократна проверка.
• Приоритети за тестване. За всеки нов тест е желателно да се зададе приоритет въз основа на няколко параметъра: 1) история на тестване; 2) ръководства за действие; 3) текущото съдържание на фунията за тестване; 4) размера на потенциалния показател за възвръщаемост на инвестициите. Приоритизирането ще ви помогне да избегнете ненужни проверки.

Знам само за няколко компании, които са извършили подходящите и правилни тестове. Обикновено е вярно обратното. Творческите решения на повечето компании не преживяват атаката на данните - в края на краищата всички тези решения се основават на изключително субективни мнения на експерти или, което е още по-лошо, на това, което експертът по уеб аналитика Авинаш Кошик нарича HiPPO (съкращение за най-високото мнение на платежния човек - „Мнението на човека с най-висока заплата”).

Това означава, че компаниите са склонни да губят милиони долари. Те не тестват нови идеи и не са в състояние ясно да разберат колко ефективна е една идея. Системите за управление на тестове са предназначени да помогнат и на тези компании. Те са в състояние да идентифицират липсата на необходимите данни и области, които изискват задължително тестване. Те също така помагат тестването да бъде неразделна част от творческия процес. От всички аналитични инструменти, които могат да подхранват творческата работа, нищо друго не може да надмине тестването.

Тестване в дигиталния свят

Накратко демонстрирахме принципите на тестване на примера на IBM. Подходът „анализ към действие“ обаче може да се приложи навсякъде, особено в цифровите канали, където възможностите за тестване изглеждат почти неограничени. Позволете ми да ви дам пример. Опитахме се да подобрим началната страница на онлайн магазина на Kodak с няколко теста. По-долу ще видите първоначалната версия на страницата, която искахме да оптимизираме. Служителите на Kodak обаче не видяха никакъв проблем, те просто искаха да знаят дали външният вид може да бъде леко подобрен.

Създадохме шест различни страници за оценка. С други думи, изпитанията A и B се превърнаха в изпитания A, B, C, D, E, F. Следващият вариант беше по-добър от останалите и доведе до 11.3% увеличение на доходите - само чрез промяна на местоположението на елементите .

Този подход имаше значителен недостатък. Знаехме кой вариант на страницата се представя най-добре, но не успяхме да отделим един елемент, който е отговорен за разликата в резултатите. По-късно ще ви покажа няколко техники, които ще ви помогнат да определите точно какво причинява разликата. Преди да го направя обаче, нека кажа едно важно нещо.

Тестването ви позволява да изключите субективността и мненията на отделните лица в процеса на вземане на решения. Може да ви хареса един дизайн на страница на Kodak, а аз на друг, но тестването ще покаже кой от нас е прав. Вместо да обсъждаме различни версии въз основа на собствения ни вкус, опит или аналогии, ние можем просто да изпробваме всички тях и да оставим анализатора да ни съди и да ни казва коя работи най-добре. Край на дискусията.

Надяваме се, че към този момент вече сте разбрали силата на оптимизацията, но ако имате нужда от повече аргументи, ще ви дам друг пример. Победата на Барак Обама на президентските избори през 2008 г. се дължи отчасти на умелото използване на малките ни числа. По-долу можете да видите две версии на началната страница на Obama.com, стартирана по време на предизборната кампания.

Вляво е оригиналната начална страница. Бъдещият президент посети централата на Google през 2007 г., когато Дан Сирокър все още работеше там. Дан беше толкова вдъхновен от разговора с Обама, че напусна Google, премести се в Чикаго и се присъедини към екипа си там. Първоначално той нямал собствен ъгъл, затова спал на пода в апартамента на приятеля си. Това обаче не му попречи да организира в крайна сметка екип от анализатори, които са работили с нови видове медии за предизборната кампания. В резултат на това Обама успя да събере 656 милиона долара, от които около 500 милиона долара дойдоха чрез интернет канали, главно чрез Obama.com.

Нека ви разкажа как се случи. Дан и неговият екип използваха някои от техниките, описани в тази глава, за да модифицират началната страница (вляво е оригиналът, вдясно е финалът). По принцип имаше само две промени. Дан промени снимката и текста на бутона (беше - регистрирайте се „Регистрирайте се“, стана - научете повече „Научете повече“). Както е показано в таблицата по-долу, тези прости корекции направиха пълна разлика.

Страницата вдясно беше с 40% по-добра от оригинала. Това доведе до привличането на 288 000 доброволци и 57 милиона долара допълнително финансиране (около 25% по-голямо от сумата, събрана от противника на Обама Джон Маккейн).

Дан Сирокър не се ограничи до тестване на клас A и B, или дори A, B, C, D, E, F. Той използва многовариантно тестване, което се превърна в много по-мощен инструмент в дигиталната ера, което ви позволява да автоматизирате много аналитични процеси. За първи път се запознах с многовариантното тестване през 2002 г.

По това време в Ogilvy ръководех международен мозъчен тръст и част от работата ми беше организирането на годишни конференции, на които анализатори от цял \u200b\u200bсвят обсъждаха най-добрите практики и обмисляха къде ще отведе тяхната практика. Доларът беше доста слаб по време на престоя ми в Лондон и решихме да проведем конференцията в Маями. Никога досега не бях ходила в този град и не очаквах нищо особено от него. Репутацията на Флорида сред европейците е доста ниска, но аз бях приятно изненадан. Градът е изпълнен с приятна емоционална атмосфера, а в центъра можете да видите редица зашеметяващи сгради в стил Арт Деко.

Бях домакин на конференцията с Найджъл Хаулет, истински ветеран от света на директния маркетинг и бази данни. Найджъл е истински британски джентълмен и феноменален плувец (което научих от собствения си тъжен опит). Той успя да спечели 50 долара от мен, като заложи, че може да плува на сто метра в известния басейн на Националния хотел двадесет и пет пъти (залогът беше направен след няколко коктейла на бара). Все още помня много добре как се качи в басейна и след това започна да плува сто метра след друг. Струваше ми се, че той прекара няколко часа в това!

В допълнение към способността си да прави известни печеливши залози, Найджъл има страхотно усещане кои компании или нови технологии ще представляват особен интерес в бъдеще. Той покани австралийската компания Memetrics на конференцията и те демонстрираха автоматизираната си технология за многовариантно тестване. Бяхме особено впечатлени от примера за работа в eBay.

EBay помоли Memetrics да оптимизира сайта си с обещаваща технология. По-долу ще видите примерна страница.

В първата фаза на работа Memetrics идентифицира шест области на съдържание, които изискват тестване.

Вторият етап беше да се разработят различни версии за всеки блок със съдържание. Memetrics създаде четири опции за блокове като списък с категории, горни, леви и десни полета за съдържание.

Ако се опитате да комбинирате всички опции, ще получите 4096 възможни комбинации (т.е. 4096 малко по-различни уеб страници). Memetrics разработи технология, която позволява на потребителите да демонстрират всички вариации на страниците по време на тестване и след това да оценят коя е показала най-добри резултати.

След няколко седмици компанията успя да избере печелившата комбинация и да измери нейните резултати. По-долу можете да видите оригиналните и оптимизирани версии на страницата. Най-печелившата комбинация ни позволи да увеличим десетократно степента на конверсия, тоест броя на посетителите, които дойдоха на сайта и закупиха нещо там (а не просто се скитаха наоколо). Коефициентът на конверсия се изчислява като част от броя на купувачите, разделен на общия брой посетители (т.е. тези, които не са купили нищо).

Как реагирахме на тази история? Имахме чувството, че сме изпомпани със стероиди и искахме незабавно да приложим многовариантно тестване на практика. В света на традиционната реклама по имейл анализаторът ще трябва да създаде ръчно теста и да направи каквито и да е корекции. Беше очевидно, че никой анализатор не може да се справи с толкова много комбинации. Memetrics автоматизира целия процес и благодарение на огромното количество данни, генерирани по време на тестването, възможностите на анализаторите се разшириха до невероятни граници. По-късно Memetrics е придобита от консултантската компания Accenture.

Започнахме да използваме технология за многовариантно тестване при работа с нашите клиенти и това се оказа изключително успешно. Ще говоря за един такъв клиент - TD Ameritrade малко по-късно. Много изпълнители на уеб анализи в наши дни работят с тази технология и многовариантното тестване става все по-често срещана практика. Преди няколко години Google пусна своята версия на програмата, наречена Google Site Optimizer (GSO), и заслужава да се отбележи, че тя е напълно безплатна за потребителите. Ето защо сега нямате оправдание да не провеждате тестове на вашия сайт, а дори и доста трудно.

GSO показва резултатите от теста в реално време. По-долу можете да видите снимка на експеримента на GSO с уебсайта на Обама.

В първата колона можете да видите всички различни комбинации, които се тестват. Малка графика показва в реално време коя комбинация показва най-добри резултати. Гледането му е толкова вълнуващо, колкото гледането на конна надпревара. Няколко пъти се хванах да седя, загледан в екрана, вместо да работя - не можех да си помогна, беше твърде привлекателно.

Във втората таблица можете да видите кои елементи от теста са определили успеха му. Както можете да видите, бутоните „Научете повече“ и семейната снимка изиграха най-важната роля в този случай.

Дигитална платформа за експерименти

Както вероятно вече знаете, възможностите за оптимизиране на вашата комуникация в цифровия свят са наистина безкрайни. Всъщност цифровият свят е идеална платформа за експериментиране, след което можете безопасно да тествате комуникациите в нашия обикновен свят. Дигиталният свят се превърна в идеална лаборатория по различни причини: ние разполагаме с огромни количества данни; тестването на различни опции е доста евтино; получавате желаните резултати за броени минути (най-много дни), а не месеци, както при работа във външния свят.

Позволете ми да ви дам още един пример. Анализът на онлайн рекламите за хотелската верига Ceasars показа, че по-голямата част от всички резервирани стаи са направени чрез онлайн банери само за хотели Caesars. Тъй като рекламите насочват посетителите към общата страница за резервации, изследователите проверяват данните за други хотели от веригата (по-специално Париж Лас Вегас, Harrah's, Bally's). Цезарите изглежда имаха някакъв магнитен ефект. Когато тествахме телевизионен спот за хотел Caesars в един от регионите на страната, установихме, че броят на резервациите в този регион се е увеличил с 12%, и то за всички марки от веригата. Използвахме тази информация, за да оптимизираме нашата телевизионна кампания и започнахме активно да споменаваме марката Caesars. Това е чудесен пример за това как цифровият свят може да помогне за рационализиране на по-традиционните кампании.

Всички канали ще станат цифрови много скоро. Google вече ви дава възможност да купувате време за телевизионни реклами чрез онлайн интерфейс. Компанията направи процеса на закупуване на телевизионно време толкова лесен, че сега буквално всеки може да го използва. Купувайки време за Google TV, можете ясно да разберете колко данни се събират на устройства, свързани към системите на вашите доставчици на кабелна или сателитна телевизия. Например Google TV ви позволява да виждате данни за променящите се канали. Това дава на рекламодателите представа колко зрители решат да не гледат рекламите им.

Използвахме тези данни за оптимизиране на рекламни кампании за някои от нашите клиенти.

Това се случи по време на излъчването на доста агресивен призив за действие. Получените данни ни помогнаха да променим тона от информиране към продажба, а също и да намалим честотата на превключване към други канали поради това.

Да съберем всичко - Пример за TD Ameritrade

Прегледахме редица методи, които можете да използвате, за да оптимизирате комуникацията си. Сега е време да видим как всички те работят заедно. За целта ще проучим опита на TD Ameritrade, който от много години е в челните редици на оптимизацията на бизнес процесите.

Един от пионерите в дигиталния анализ беше Джим Дравилас, бивш в Ogilvy, а сега ръководител на рекламните изследвания в Google. Именно той е свършил по-голямата част от работата, описана в тази глава. От момента, в който се срещнахме за първи път, разбрах, че имам много да науча от този човек, особено в технологиите, които повишават ефективността на онлайн маркетинга. Някои от най-добрите му идеи намериха израз в работата му за TD Ameritrade, интернет брокерска компания.

TDA бързо възприема нови технологии и представлява идеален бизнес модел за анализ. Стратегията на компанията е да увеличи броя на обслужваните клиентски сметки, което означава: тя управлява бизнеса въз основа само на два показателя - броя на новите сметки и размера на разходите за получаване на нова сметка.

Компанията също така използва принципа на затворена обратна връзка, тоест знае точно с кого комуникира и дали нейните събеседници отварят сметки с течение на времето или не. С други думи, можем лесно да идентифицираме причините и последиците от различните видове маркетингови дейности.

Един от най-ранните проекти, които Джим направи за TDA, беше автоматизиран инструмент за проследяване на честотата на видеоклиповете. Когато отидете на CNN.com и видите TDA реклама, можете или да щракнете, или да не кликнете върху връзката. По-вероятно е да кликнете върху връзката, когато видите рекламата втори или трети път (възможно е за първи път да не сте й обърнали внимание). Ако обаче TDA ви е показала рекламата си за двадесет и пети път и всички не кликнете върху връзката, справедливо е да предположите, че никога няма да го направите. Не се интересувате от предложението на тази компания - това е всичко. В бъдеще TDA ще започне да показва рекламите си на някой друг и ще спести парите си на вас, тъй като сте достигнали точката на насищане, след което компанията вече няма смисъл да ви досажда с рекламни съобщения.

Разбира се, най-трудната задача е определянето на точката на насищане. Кога се случва - след като сте видели рекламата за 15-ти, 25-и или 35-и път? И този показател еднакъв ли е за всички? В този момент Джим се появи на сцената. Той разработи статистически модел за изчисляване на точката на насищане въз основа на характеристиките на вашата реклама, разположение (CNN.com или друг сайт) и вашата онлайн история. Той също така създаде начин за автоматично изключване на показванията на рекламите след достигане на точката на насищане. Това ви позволява да използвате останалите пари за нещо друго. В резултат на прилагането на тази програма броят на новите потенциални клиенти се увеличи с 15% (със същия размер на маркетинговия бюджет).

Друго устройство, което Джим проектира, беше програма за автоматично въртене (няколко пъти го помолих да измисли по-хубаво име, но Джим не е склонен да губи време за такива дреболии). Компании като TDA обикновено провеждат няколко рекламни кампании наведнъж. Програмата на Джим анализира ефективността на всеки от тях в реално време и след това интегрира всички резултати в рекламния сървър на компанията.

В резултат на това сървърът автоматично пуска в Интернет видеоклипове, които са много успешни, и премахва тези, които не носят очаквания отговор. След внедряването на този инструмент, TDA забеляза, че новият ръст на олово е скочил с 25-35% (без никакво увеличение на маркетинговия бюджет)!

Програмата на Джим не само направи онлайн рекламата по-ефективна, но и помогна на творческите екипи да получат обратна връзка почти в реално време. Джим им предостави отчети за това кои формати на изображения, цветове, визуални елементи и устни съобщения резонират най-много. Ясно е, че творческите екипи са харесали тази информация. Накрая те имаха възможността незабавно да получат оценка на работата си. Сега, докато експериментират с нови идеи, те незабавно виждат плодовете на своята работа. Джим превърна дигиталната екосистема в експерименталната лаборатория, за която говорихме по-горе.

Друг пример е свързан с „дневен анализ“, по време на който проучихме кое време на деня е най-предпочитано за онлайн реклама. Дигиталният свят ви дава възможност да стигнете до това ниво на детайлност - когато сравнявате показателите за всеки час! При това проучване забелязахме, че потенциалните клиенти, които успяхме да привлечем през последния час на търговия, имаха значително по-голяма стойност, бяха готови да дадат повече пари на компанията и бяха по-склонни да работят с TDA. По този начин ние приехме медийна стратегия, насочена към завладяване на този интервал от време. Закупихме цялото медийно време от последния час на търговския ден от редица големи сайтове като CNNMoney и Yahoo Finance. Тази рекламна кампания привлече 15% повече клиенти с най-висока стойност от всяка друга кампания, която провеждахме. Чудесен пример за това как проницателни прозрения от анализа на данни могат да генерират творчески идеи.

Страхотно начало

Един от най-забележителните примери за работата на Джим за TDA включва оптимизиране на началната страница. Когато някой щракне върху банера TDA, той се озова на страницата по-долу.

По това време TDA се надява, че веднъж попаднали на страницата, потребителите веднага ще кликнат върху бутона, разположен в горния десен ъгъл (Кандидатствайте онлайн сега). След това стартира процесът на регистрация на клиента. TDA можеше да похарчи всички пари по света, за да привлече хората на тяхната страница, но ако посетителите на сайта им не натиснат оранжевия бутон и не стартират процеса на плащане, всички разходи на компанията бяха пропилени. Можете да си представите колко важна е тази страница по отношение на ефективността на вашите маркетингови усилия. Джим осъзна, че подобна ситуация може да е идеална за използване на Memetrics (той също видя презентацията на компанията в Маями и също като мен заложи залога на Найджъл). Той започна да експериментира с някои области в периферията на страницата (подчертах тези области в различен цвят по-долу).

Креативните екипи са създали няколко версии за всеки от четирите модула, специално на нашите оптимизирани страници.

• Бутон за регистрация на клиент:
  • Вариант 1 - днешна опция
  • Вариант 2 - Нова опция
  • Вариант 3 - информация за процеса на регистрация
• Посетете връзката tdameritrade.com:
  • Вариант 1 - „Посетете tdameritrade.com“
  • Вариант 2 - "Посетете нашия основен сайт"
  • Вариант 3 - без връзка
• Текст на бутон за регистрация на нов клиент:
  • Вариант 1 - „Регистрирайте се сега“
  • Вариант 2 - "Отворете сметката си"
  • Вариант 3 - „Започнете“
• Нов цвят на бутона за регистрация на клиента:
  • Вариант 1 - зелен
  • Вариант 2 - син
  • Вариант 3 - оранжев
• Специални предложения в долната част на екрана:
  • Вариант 1 - една променяща се оферта (променя се всеки път, когато нов посетител посети страницата)
  • Вариант 2 - три изречения
  • Вариант 3 - четири изречения

Взети заедно, тези опции създават 243 типа начални страници, които се различават леко една от друга. С помощта на Memetrics Джим публикува тези 243 страници в мрежата за 15 дни. Технологията позволява на потребител, посетил сайта повече от веднъж, да види същата версия. След 15 дни Джим избра страницата с най-високи резултати. По-долу можете да видите две страници - тази, с която започнахме (вдясно) и тази, която показа най-високи резултати в експеримента (вляво).

Резултатите бяха не просто добри - те бяха страхотни! Степента на конверсия на страницата се е увеличила с 15%. Това означава, че на всеки 100 души, посетили началната страница, 15 души са отворили акаунти повече от преди. Тестът показа възвръщаемост на инвестицията от 43 към 1!

Сега, ако сравните двете страници, показани по-горе, ще забележите, че те са много сходни, но имат тънки разлики, които ни доведоха до такъв значителен успех. По-долу има таблица, показваща какво точно сме променили.

Например, зеленият бутон работи по-добре от оранжевия. Което е дори изненадващо, тъй като според мнозина оранжевото е по-забележимо. На този сайт обаче се оказа, че оранжевото е свързано с опасност, а зеленото с покана.

Текстът „Започнете“ беше по-успешен от „Регистрирайте се сега“. Вторият вариант е по-агресивен, докато първият нежно кани потребителите (същото беше намерено на уебсайта на Барак Обама, където текстът „Научете повече“ се оказа по-привлекателен от текста „Регистриране“). Един променлив банер с рекламна оферта беше по-добър от четири статични изображения. Между другото, този момент е много важен. Много компании искат да поставят възможно най-много рекламни оферти на своите сайтове с надеждата поне една от тях да заинтересува потребителя. В този случай работеше правилото: колкото по-малко, толкова по-добре.

Дългосрочно сътрудничество

Джим работи с TDA в продължение на десет години и графиката по-долу показва резултатите от текущите му усилия за оптимизация. Той изобразява две показатели, които TDA използва за управление на своя бизнес: вертикален - броят на новите клиентски акаунти, придобити през годината; хоризонтално - цената на всяка покупка.

Джим започна да работи с TDA през 1999 г. в разгара на бум дот-ком и графиката показва колко бързо е нараснал броят на новите акаунти. За съжаление разходите за придобиване нараснаха с подобна скорост. Когато балонът се спука, TDA забелязва рязък спад на новите клиенти и вече не може да поддържа същото ниво на разходите. През този период Джим използва своите аналитични умения, за да преразпредели радикално рекламните медии: той спря да рекламира в скъпи канали за кабелна телевизия и започна да инвестира в евтини цифрови канали и информационна реклама с пряк отговор. В същото време започнахме да използваме инструментите, описани по-горе - автоматично завъртане, промяна на честотата на показване на популярни реклами, анализ на резултатите през целия ден и многовариантна оптимизация на сайта. Резултатите са ясни. Разходите за придобиване на нови клиенти спаднаха рязко и TDA успя да поддържа и след това да увеличи броя на новоотворените клиентски сметки.

Ameritrade се обединява с TD Waterhouse през 2005 г. В резултат броят на клиентските акаунти, наследени от Ameritrade от TD Waterhouse, се увеличи. Усилията на комбинираната компания за привличане на нови клиенти бяха значително по-малко ефективни, което разкри рязко увеличение на единичните разходи на клиент. Забележете как след 2006 г. Джим и екипът му успяха да го свалят отново с ежедневни процедури за оптимизация.

Задача за следващия понеделник сутринта

1. Просто го направи. Направете тестването ежедневна рутина. Винаги използвайте подход за анализ към действие. Никога не спирайте да разработвате, формулирате и тествате нови хипотези.
2. Тест в дигиталния свят. Тук той ще бъде най-надежден, бърз и евтин. Опитайте многовариантни програми за тестване. Не забравяйте, че можете да използвате Google Site Optimizer безплатно!
3. Мислете за цифровия свят като за ваша лаборатория. Прилагайте всичко ново, което излизате от тази среда, във всички средства за комуникация.