خط فاصله را می توان در سرتاسر سند یا در بخشی از آن که باید از قبل انتخاب شده باشد قرار داد.

برای فعال کردن حالت خط فاصله در متن، از دستور استفاده کنید خط فاصله(برگه صفحه آرایی/گروه تنظیمات صفحه).

این دستور دارای بندهای تو در تو است.

تیم خودکارمتن را به صورت خودکار خط خطی می کند.

تیم کتابچه راهنمایکادر محاوره‌ای را باز می‌کند که گزینه‌های خط فاصله را برای کلماتی که می‌توانند خط فاصله بیندازند ارائه می‌کند و برای درج خط فاصله در متن، تأیید می‌خواهد.

تیم گزینه های خط فاصلهبه شما این امکان را می دهد تا با استفاده از کادر محاوره ای پارامترهای خط خطی خود را در کلمات پیکربندی کنید (شکل 15).

شکل 15 پنجره خط فاصله

منطقه انتقالحداکثر فاصله مجاز بین یک کلمه و حاشیه سمت راست صفحه بدون بسته بندی کلمه است. در یک منطقه گسترده تعداد کمتری وجود دارد، در یک منطقه باریکتر لبه میدان سمت راست صاف تر است.

قابل حذف است خودکارخط فاصله با استفاده از دستور خط فاصلهبا انتخاب دستور خیر.

ورزش.

فایل را باز کنید سند نمونهdocx.

برای همه نوشتارها، به استثنای کلمات با حروف بزرگ، خط فاصله خودکار با پهنای خط فاصله 0.5 سانتی‌متر خط خطی کنید.

سند را ذخیره کنید.

کار با ویندوز

در Word 2010، می توانید با استفاده از تب با چندین پنجره (با یک یا چند سند) به طور همزمان کار کنید. چشم انداز، گروه پنجره (شکل 16).

شکل 16 گروه فرمان پنجرهروی زبانه چشم انداز

اگر چندین پنجره سند به طور همزمان باز است، می توانید با استفاده از دستور از یک پنجره به پنجره دیگر بروید به پنجره دیگری برویدیا از طریق نوار وظیفه ویندوز.

ورزش.

فایل را باز کنید سند نمونهdocx.

یک پنجره اضافی برای این سند ایجاد کنید (تب چشم انداز/ گروه پنجره/ تیم جدیدپنجره).

هر دو پنجره را در کنار هم قرار دهید (تب چشم انداز/ گروه پنجره/ تیم نزدیک). غیرفعال کردن پیمایش همزمان (برگه چشم انداز/ گروه پنجره/ تیم پیمایش همزمان).

تقسیم پنجره 1 (برگه چشم انداز/ گروه پنجره/ تیم تقسیم کنید).

پنجره ها را به صورت عمودی مرتب کنید (برگه چشم انداز/ گروه پنجره/ تیم ترتیب دادنهمه).

مقیاس سند را تغییر دهید

هنگام کار با یک سند، می توانید مقیاس آن را تغییر دهید (اندازه فایل سند تغییر نمی کند) و همچنین آن را همراه با سند یا الگو ذخیره کنید. تغییر مقیاس در زبانه انجام می شود چشم انداز، گروه مقیاس(شکل 17).

شکل 17 گروه مقیاسروی زبانه چشم انداز

تنظیمات دقیق تر مقیاس در کادر محاوره ای انجام می شود مقیاس(برگه چشم انداز/ گروه مقیاس/ تیم مقیاس) (شکل 18).

شکل 18 پنجره مقیاس

کنترل زوم که در گوشه سمت راست پایین نوار وضعیت قرار دارد (شکل 19)، به شما امکان می دهد با حرکت دادن نوار لغزنده و استفاده از دکمه های "+" و "-" مقیاس را به مقدار دلخواه تغییر دهید. در سمت چپ نوار لغزنده، مقیاس سند بر حسب درصد نمایش داده می شود (شکل...).

شکل 19 کنترل زوم

ورزش.

فایل را باز کنید سند نمونهdocx.

مقیاس سند خود را به روش های مختلف تغییر دهید.

بدون ذخیره سند را ببندید.

قالب بندی کاراکترها و پاراگراف ها قالب بندی کاراکترها

ویژگی اصلی کاراکترهای متن فونت است که مشخصه های آن عبارتند از: تایپ، سبک و اندازه 6.

این گروه برای قالب بندی کاراکترها استفاده می شود فونتروی زبانه خانه (شکل 20).

شکل 20 پانل گروه فونت

همچنین می توانید از Mini-panel برای قالب بندی کاراکترها استفاده کنید که با انتخاب متن به طور خودکار باز می شود (شکل 21).

شکل 21 مینی پنل

با استفاده از دکمه گروه فونت، می توانید کادر محاوره ای را فراخوانی کنید فونت (شکل 22).

شکل 22 پنجره فونت

در کادر محاوره ای فونتروی زبانه علاوه بر اینمی توانید فاصله بین کاراکترها را به پراکنده یا فشرده تغییر دهید.

در این درس با اصول کار با متن در پاورپوینت 2010 آشنا می شوید به عنوان مثال نحوه نوشتن، حذف و جابجایی متن، نحوه کار با زیرنویس، نحوه قالب بندی متن و ....

اگر به تازگی با پاورپوینت شروع کرده اید، باید اصول کار با متن را بدانید تا بتوانید متن را به اسلایدهای خود اضافه و ویرایش کنید. شما باید نحوه درج، حذف، جابجایی و قالب بندی متن و همچنین نحوه استفاده از زیرنویس ها را بیاموزید.

برای نوشتن متن:

برخی از متغیرهای مکان به طور خودکار متن شما را به یک لیست گلوله ای تبدیل می کنند. این به این دلیل است که چنین لیست هایی اغلب در پاورپوینت استفاده می شوند. برای حذف چنین لیستی، دستور Bullets را در گروه Paragraph در تب Home از حالت انتخاب خارج کنید.

برای حذف متن:

1. در کنار متنی که می خواهید حذف کنید، یک نقطه درج قرار دهید
2. برای حذف متن در سمت چپ نقطه درج، کلید Backspace را در صفحه کلید خود فشار دهید.
3. برای حذف متن در سمت راست نقطه درج، کلید Delete را در صفحه کلید خود فشار دهید.

برای برجسته کردن متن:

1. نقطه درج را در کنار متنی که می خواهید برجسته کنید قرار دهید.
2. کلیک چپ کرده و بدون رها کردن دکمه ماوس، مکان نما را روی متنی که می خواهید برجسته کنید بکشید.
3. دکمه ماوس را رها کنید. یک کادر برجسته در بالای آزمون ظاهر می شود. یعنی شما متن را انتخاب کرده اید.

پس از انتخاب یک تصویر یا متن در پاورپوینت، مینی پنلبا متداول ترین گزینه های قالب بندی استفاده می شود. این پنل نوار ابزار کوچک نامیده می شود. این می تواند در وقت شما صرفه جویی کند زیرا ... دسترسی به دستورات قالب بندی آسان است. اگر نوار ابزار ظاهر نشد، نشانگر ماوس خود را به سمت قسمت انتخابی بگیرید

برای کپی و چسباندن متن:

برای برش و چسباندن متن:

برای بسته بندی متن:

اگر متن در جایی که می خواهید ظاهر نشد، کلید Enter را فشار دهید تا متن به خط جدیدی منتقل شود.

پیدا کنید و جایگزین کنید

Find and Replace گزینه دیگری است که می توان از آن برای ویرایش متن استفاده کرد. این به شما امکان می دهد یک کلمه یا عبارت خاص (به عنوان مثال "بریتانیا") را در همه اسلایدها پیدا کنید و آن را با یک کلمه دیگر (مثلا "انگلیسی") جایگزین کنید. برای کسب اطلاعات بیشتر، در مورد کارهایی که این ویژگی می تواند انجام دهد در راهنمای Word 2010 بخوانید.

با متن کار کنید

هنگامی که یک ارائه ایجاد می کنید، می توانید برای سازماندهی اسلایدهای خود زیرنویس اضافه کنید. همچنین باید بدانید که چگونه متن را قالب بندی کنید تا به ظاهری که می خواهید برسید.

برای اضافه کردن شرح:

شما می توانید متن را در مکان یا جعبه متن وارد کنید. نگهدارنده مکان نوع خاصی از شرح است زیرا بخشی از طرح بندی اسلاید است و اغلب دارای قالب بندی خاصی است (مانند فونت عنوان اسلاید بزرگتر). وارد کردن متن در زیرنویس‌های اختیاری به شما امکان می‌دهد بدون در نظر گرفتن طرح‌بندی آن، مقدار دلخواه متن را به یک اسلاید اضافه کنید.

برای جابجایی مکان یا جعبه متن:

برای چرخاندن متن، دایره سبز رنگ واقع در بالای آن را کلیک کرده و بکشید.

برای تغییر اندازه یک مکان یا جعبه متن:

می‌توانید متن خود را روی یک اسلاید با تغییر قالب‌بندی آن، یعنی اندازه، رنگ، سبک و موارد دیگر خاص کنید.

فونت

برای تغییر فونت متن انتخاب شده روی منوی کشویی کلیک کنید.

اندازه فونت

اندازه فونت متن انتخاب شده را از منوی کشویی انتخاب کنید.

کاهش یا افزایش اندازه فونت

از این دستورات برای کاهش یا افزایش اندازه فونت به اندازه یک اندازه استاندارد استفاده کنید.

تمام قالب بندی ها را حذف کنید

روی دستور Remove all formatting کلیک کنید تا فقط متن در قطعه انتخاب شده باقی بماند.

سبک های فونت

از دستورات سبک فونت برای ساخت متن استفاده کنید پررنگ, حروف کجزیر خط کشیده شده، با سایه، یا خط کشیده.

فاصله کاراکترها

فاصله کاراکترها را با استفاده از منوی کشویی تنظیم کنید.

ثبت نام

به سرعت حروف کوچک متن انتخاب شده را تغییر می دهد.

رنگ فونت

برای تغییر رنگ فونت، منوی کشویی را باز کنید.

نمایش کادر گفتگوی فونت

برای دسترسی به گزینه های قالب بندی بیشتر، روی فلش در گوشه سمت راست پایین گروه Font کلیک کنید.

مایکروسافت ورد کاربران بسیاری را به خود جذب می کند زیرا می تواند انواع روش های اتوماسیون را هنگام کار با متن ارائه دهد. یکی از این ها خط فاصله خودکار است.

برای پیکربندی خط فاصله خودکار، باید به " چیدمان"در فصل" تنظیمات صفحه» مورد را انتخاب کنید « خط فاصله"و در لیست باز شده بر روی" کلیک کنید خودکار».

در این صورت خط فاصله در تمامی مکان های ضروری و ممکن قرار خواهد گرفت. برای انجام این کار، فرهنگ لغت زبانی که خط فاصله برای آن قرار خواهد گرفت، باید نصب شود. با این حال، همه توزیع‌های رسمی مایکروسافت ورد حاوی آن‌ها برای هر زبان پشتیبانی‌شده هستند.

یکی از ویژگی های مهم خط خطی خودکار این است که اگر به طور ناگهانی اندازه را افزایش دهید، فونت را تغییر دهید یا هر عنصر تزئینی را به متن اضافه کنید، خط فاصله خود را تنظیم می کند.

هنگامی که گزینه "Width" را انتخاب می کنید، صفحه به طور کلی ظاهر یک صفحه بندی با کیفیت بالا از یک کتاب را به خود می گیرد.

همچنین توصیه نمی شود به طور مستقل خط فاصله را در سند با استفاده از "-" و شکستن خط تنظیم کنید. برای این کار Word از ویژگی Soft Wrap استفاده می کند. کلمه مورد نیاز را انتخاب کنید، مکان نما را قرار دهید و "CTRL" + "-" را فشار دهید. حال در صورت نیاز کلمه طبق قوانینی که شما مشخص کردید منتقل می شود. خط تیره های نرم در سند قابل مشاهده نیستند، بنابراین برای نمایش آنها، به برگه "" بروید خانه"در فصل" پاراگراف" مطبوعات " همه نشانه ها را نشان دهید».

بازگشت به اصل مطلب" خط فاصله"و کلیک کردن بر روی" کتابچه راهنمای"، برنامه تمام کلماتی را که می توان برای آنها خط فاصله انجام داد جستجو می کند و گزینه هایی را در مورد نحوه انجام این کار به شما نشان می دهد. مکان نما را در محل مورد نظر قرار دهید و روی " کلیک کنید آره».

آخرین مورد حداقل تنظیمات است. " خط فاصله در کلمات...» وظیفه گنجاندن خط فاصله در آن دسته از کلماتی که با حروف بزرگ نوشته می شوند را بر عهده دارد. بدون چک باکس، یک استثنا برای آنها ایجاد می شود.

که در " پهنای خط فاصله کلمه» فاصله لبه انبار کلمه منتقل شده تا کادر صفحه را تعیین می کند.

« حداکثر عدد…» تعداد موارد مکرر بسته بندی کلمه را برای یک قطعه انتخاب شده یا کل سند محدود می کند.

برای حذف خط تیره، لازم است در بند « خط فاصله» انتخاب گزینه « خیر».

یا با فعال بودن حالت نمایش همه نمادها، موارد وارد شده به صورت دستی را حذف کنید. اگر تعداد آنها خیلی زیاد بود، می توانید از عملکرد "Replace" استفاده کنید که با دکمه F5 فراخوانی می شود.

در تب جایگزینی، روی « بیشتر >>> -> « ویژه"، انتخاب کنید " انتقال نرمو آن را با یک رشته خالی، بدون فاصله جایگزین کنید.

خط خط خودکار برای Word 2003 نیز موجود است. در آدرس نصب شده است " سرویس» -> « زبان» -> « خط فاصله».

• خطای 1.پس زمینه اسلاید با موضوع ارائه مطابقت ندارد. و ما، برای مثال، ارائه ای در مورد انقلاب ها در روسیه در پس زمینه ای با درختان توس و قارچ می بینیم.
• خطای 2.از پس زمینه موجود در برنامه پاورپوینت استفاده شد. در طول چندین سال وجود برنامه پاورپوینت، هزاران نفر از الگوهای استاندارد استفاده کرده اند، ارائه های خود را به صورت آنلاین منتشر کرده و در سخنرانی ها نشان داده اند. شنوندگان به سادگی از این قالب ها خسته شده اند.

راه حل: بهتر است قالب های استاندارد را کنار بگذارید. شما می توانید تعداد زیادی قالب و پس زمینه جالب جدید را در اینترنت پیدا کنید (به عنوان مثال، تقریباً هزار پس زمینه در وب سایت ما وجود دارد -).

تصویر پس زمینه نباید حاوی عناصری باشد که با محتوای ارائه مطابقت ندارد. برای پس زمینه بهتر است از رنگ های پاستلی یا سرد (بنفش، آبی، فیروزه ای، آبی-سبز، سبز) استفاده کنید، باید از رنگ های قرمز و سفید اجتناب کنید.

• خطای 3.پس‌زمینه ارائه خیلی روشن و فعال است. چنین پیش زمینه ای اولاً در درک اطلاعات از اسلاید اختلال ایجاد می کند و ثانیاً شنوندگان را خسته می کند.

راه حل: اگر باید یک تصویر روشن به عنوان پس زمینه وجود داشته باشد، بهتر است روشنایی آن را کاهش دهید. برای انجام این کار، یک شکل مستطیل ( درج کنید — ارقام — مستطیل، کل اسلاید را با آن بپوشانید و یک پر سفید برای آن با شفافیت 50% انتخاب کنید (درصد دیگری امکان پذیر است) و حاشیه ها را بردارید ( قالب — پر کنید ارقام — دیگر رنگ ها پر می کند- رنگ سفید و شفافیت 50% — خوب, جریان ارقام- بدون طرح کلی).

تصویر پس زمینه کمتر فعال می شود.

یا، هنگام درج یک تصویر در یک اسلاید، بلافاصله شفافیت را تنظیم کنید.

• خطای 4.استفاده از رنگ های نامتجانس و نداشتن سبک طراحی اسلاید ثابت.

در این مثال، در یک ارائه، یک اسلاید از فونت بزرگ و تراز چپ استفاده می کند، در حالی که اسلاید دیگر از فونت کوچک و تراز توجیهی استفاده می کند.

راه حل: هنگام طراحی یک بخش یا کل ارائه، باید به یک سبک پایبند باشید. طرح رنگ نباید بیش از سه رنگ اصلی داشته باشد (البته استثناها نیز ممکن است): زمینه — عنوان — پایه ای متن. می توانید رنگ های تم را به این صورت تغییر دهید: طرح — رنگ ها- می توانید یک طرح از مجموعه پیشنهادی انتخاب کنید، یا می توانید رنگ های خود را تنظیم کنید: ايجاد كردن جدید رنگ ها طرح.

• http://colorscheme.ru/ - انتخاب رنگ ها با استفاده از چرخه رنگ و تولید طرح های رنگی.

• http://color.romanuke.com/ - مجموعه ای از پالت های رنگی بر اساس عکس ها (شما می توانید سایه ها را انتخاب کنید: گرم، سرد، پاستل و متضاد).

خطاهای مربوط به محتوای متن

• خطای 5.متن اضافی در یک اسلاید، قرار دادن متن بدون ساختار در یک اسلاید، متنی که از منبع گرفته شده است، بدون پردازش نویسنده.

راه حل: متن روی اسلاید باید کوتاه و موجز باشد، نباید ارائه سخنران را تکراری کند. چکیده باید روی اسلاید قرار گیرد.

اگر قرار است ارائه شما توسط افراد دیگر استفاده شود، می توانید اطلاعات لازم را در یادداشت های اسلاید قرار دهید تا به کاربران ارائه کمک کنید تا با آن کار کنند.

• خطای 6.تلاش برای قرار دادن حجم زیادی از اطلاعات در یک اسلاید، بیش از 90 درصد از فضای اسلاید استفاده می شود.

راه حل: بالشتک را از لبه های اسلاید به محتوا (متن و تصاویر) بگذارید. سعی کنید به این قانون پایبند باشید که 20% از اسلاید باید خالی باشد.

برای اینکه به اسلاید ظاهری تمام شده بدهید، می توانید از یک قاب پس زمینه به عنوان پس زمینه استفاده کنید.

در اینجا متن فراتر از مرزهای کادر گسترش می یابد - لازم بود با حرکت دادن نشانگر تغییر اندازه به سمت راست، ناحیه ورودی متن را کاهش دهیم.

متن بسیار بزرگ است، تقریباً روی قاب قرار می گیرد. نیاز به کاهش دارد.

• خطای 7.تمام متن با حروف بزرگ نوشته شده است. خواندن این متن سخت است.

راه حل: از گزینه های سنتی نوشتن متن استفاده کنید، مانند زبان مادری خود: حرف اول جمله بزرگ است، بقیه حروف کوچک هستند. در پایان جمله یک نقطه وجود دارد.

• خطای 8.استفاده از فونت های سخت خوان، به ویژه به عنوان فونت متن بدنه. چنین مفهومی در طرح بندی وجود دارد - خوانایی فونت ها. فونت باید به گونه ای باشد که خواننده بتواند متن را سریع و بدون مشکل یا ناراحتی بخواند. اینها فونت هایی هستند که در کتاب ها، روزنامه ها، مجلات استفاده می شوند - ما به آنها عادت کرده ایم و به راحتی آنها را می خوانیم. با این حال، هزاران فونت با خوانایی کم وجود دارد - آنها جالب، زیبا هستند، اما برای سرفصل ها و به احتمال زیاد برای استفاده در تبلیغات، در طراحی در نظر گرفته شده اند.

راه حل: اگر هدف از ارائه ایجاد شده تولید افکت "واو" نیست، بلکه ارائه اطلاعات است، پس فقط از فونت های سنتی استفاده کنید که برای همه ما آشنا هستند. برای متن، بهتر است از فونت های sans-serif (Arial، Tahoma، Verdana و غیره) استفاده کنید.

فونت Sans Serif و فونت Serif. خواندن فونت Serif در ارائه ها دشوار است، اما برای اسناد به خوبی کار می کند

استفاده از حروف کج برای بخش کوچکی از متن که نیاز به برجسته شدن دارد، توصیه می‌شود، اما بهتر است کلمات و عبارات جداگانه را به صورت پررنگ برجسته کنید. بهتر است از خط کشی استفاده نکنید، زیرا متن زیرخط دار در ارائه ها توسط کاربر به عنوان تلقی می شود، یعنی مدیریت ارائه را دشوار می کند.

می توانید از فونت های تزئینی برای سرفصل ها استفاده کنید، به شرطی که متن قابل خواندن باشد.

فونت متن بدنه باید کوچکتر از اندازه قلم عنوان باشد.

• خطای 9.نقطه های اضافی و مفقود، فاصله، پرانتز و غیره. خطاهای نوشتن متن

• هیچ نقطه ای در پایان عنوان وجود ندارد.
• در پایان جمله یک نقطه وجود دارد، سپس یک فاصله، سپس جمله بعدی.
• علامت نقل قول در متن ارائه باید یکسان باشد - اگر علامت نقل قول درخت کریسمس را انتخاب کردید، فقط از آنها در ارائه استفاده کنید (انواع علامت نقل قول: ""، ""، ""، "").
• بعد از پرانتز یا علامت نقل قول هیچ فضایی وجود ندارد، متن بلافاصله می رود. هیچ فاصله ای قبل از علامت نقل قول یا پرانتز پایانی وجود ندارد، علامت نقل قول یا پرانتز بلافاصله بعد از متن قرار می گیرد. بعد از گیومه پایانی یا پرانتز، یک نقطه (اگر پایان جمله)، یک کاما یا یک فاصله و سپس متن وجود دارد.

• بین تمام کلمات باید یک فاصله وجود داشته باشد.
• بعد از تمام علائم نگارشی، باید قبل از شروع متن بعدی یک فاصله وجود داشته باشد.

• در طول ارائه، کلمات با e باید باشد هیا ه.
• نشانگرهای مختلف لیست در صفحات مختلف.

در مورد اول، نشانگرها کنه هستند، در مورد دوم، آنها مربع هستند.

• در سرتاسر ارائه، فهرست‌ها باید بعد از هر نقطه علامت‌های نگارشی یکسانی داشته باشند یا اصلاً علامت نگارشی نداشته باشند. به عنوان مثال، یک نقطه ویرگول بعد از هر آیتم لیست و یک نقطه در انتهای لیست قرار دهید.

در حالت اول، بعد از هر آیتم لیست یک نقطه وجود دارد، در مورد دوم وجود ندارد.

• در برخی از اسلایدها خط قرمز وجود دارد، اما در برخی دیگر وجود ندارد. بهتر است اصلا از خط قرمز در ارائه استفاده نکنید.

ارائه یکسان: اندازه فونت های مختلف.
یک اسلاید آن را دارد، دیگری ندارد.

خطاهای مربوط به استفاده از تصاویر در ارائه

• خطای 10.هیچ ترازبندی اشکال، متن با لبه‌های اسلاید یا یکدیگر وجود ندارد. طراحی بی دقت

اشیاء روی اسلاید باید تراز شوند. یک خطا در اسلاید بعدی وجود دارد: مستطیل های یکسان فاصله های متفاوتی از لبه های اسلاید و از یکدیگر دارند.

راه حل: برای رفع این خطا باید از تابع align استفاده کنید. مستطیل های مورد نظر را انتخاب کنید (فشار دهید و نگه دارید CTRL ) قالب — تراز کردن — تراز کردن برای اسلاید(در این حالت اشکال با مرزها و مرکز اسلاید تراز خواهند شد) یا اشیاء انتخاب شده را تراز کنید(در این صورت اشیاء با یکدیگر تراز خواهند شد). پس از انتخاب نوع تراز، باید پارامترهای آن را تنظیم کنید (چپ، راست، بالا یا پایین، مرکز، توزیع افقی یا عمودی).

• خطای 11.همان عناصر روی اسلاید از اسلاید به اسلاید منتقل می شوند.

مثال زیر دو اسلاید را نشان می دهد که دارای عناصر یکسان هستند: یک دکمه برای پایان کار با ارائه، یک متن "پاسخ" و یک عنوان اسلاید. ممکن است متوجه شوید که عناصر یکسان در فواصل متفاوتی از لبه‌های اسلاید قرار دارند. این نباید اتفاق بیفتد

راه حل: برای جلوگیری از این خطا، باید اولین اسلاید را ایجاد کرده و عناصر لازم را روی آن قرار دهید. پس از این می توانید:

• اسلاید را کپی کنید (اگر هر دو اسلاید بار یکسانی را حمل می کنند، همانطور که در مثال در نظر گرفته شده است)، و سپس هر اسلاید جدید را تغییر دهید و همان عناصر را در جای خود بگذارید.
• یا یک اسلاید دوم ایجاد کنید، سپس شی مورد نظر را در اسلاید اول انتخاب کنید، آن را کپی کنید و سپس آن را در اسلاید دوم قرار دهید. شی در همان فاصله از لبه های اسلاید وارد می شود، یعنی. جابجایی وجود نخواهد داشت شما باید همین کار را با سایر اشیاء انجام دهید.
• خطای 12.تحریف نسبت های تصویر استفاده از تصاویر سبک های مختلف در یک اسلاید (عکس ها و طراحی ها، تصاویر با و بدون قاب، با و بدون پس زمینه).

تصویر "مسطح" است.

تصاویر با ارتفاع های مختلف قاب سفید در تصویر سمت راست حذف نشده است (شما می توانستید سفید را به عنوان پس زمینه ارائه انتخاب کنید، در این صورت قاب سفید روی تصویر قابل مشاهده نبود).

راه حل: شما باید اندازه تصویر را با کشیدن نشانگرهای واقع در گوشه های تصویر تغییر دهید. با استفاده از نشانگرهای کناره های تصویر نمی توانید اندازه را تغییر دهید.

• خطای 13.قاب های تصویر با موضوع یا سبک ارائه مطابقت ندارند.

راه حل: یک قاب کوچک در اطراف تصویر جلوه ای منظم ایجاد می کند. اما مانند تصویر اول در نمونه اسلاید بعدی نباید از قاب های "عزاداری" استفاده کنید. همچنین نباید از افکت های انعکاس تصویر استفاده کنید که در درک اطلاعات روی اسلاید اختلال ایجاد می کند.

• خطای 14.تصویر "به گوشه ای رانده شده است."

راه حل: از قرار دادن تصویر در لبه اسلاید یا در گوشه خودداری کنید. از لبه های اسلاید به سمت تصویر فرورفتگی کنید (همانطور که هنگام قرار دادن متن انجام می دهید). اگر نیاز به درج تصویر در گوشه اسلاید دارید، بهتر است همان فاصله ها را از لبه های عمودی و افقی عقب نشینی کنید. همچنین سعی کنید در صورت وجود متن روی اسلاید، تصویر را در مرکز اسلاید قرار ندهید.

اگر تصویر پرتره یک شخص است، بهتر است آن را طوری قرار دهید که چشم به سمت متن باشد، اما نه به لبه اسلاید. این به اسلاید ظاهری کامل می دهد.

• خطا 15. قرار دادن چندین تصویر روی یک اسلاید به گونه ای که دیدن آنها دشوار باشد. قرار دادن دو یا حتی 10 تصویر روی یک اسلاید در صورتی قابل قبول است که با منطق ارائه مغایرت نداشته باشد: به عنوان مثال، اگر تصاویر با کلیک بزرگ شوند یا اگر تصاویر دکمه ای باشند. اما اگر تصویر محتوای اصلی اسلاید باشد، تصویری است که با آن کار می‌شود و تصویری است که بار اطلاعات را حمل می‌کند، باید بزرگ باشد.

راه حل: اگر یک تصویر محتوای اصلی اسلاید است، در هر اسلاید یک تصویر درج کنید. اگر نیاز به استفاده از چندین عکس دارید، چندین اسلاید ایجاد کنید. یا چند تصویر را در یک اسلاید قرار دهید، اما به گونه ای که با کلیک بر روی عکس، تصویر به صورت تمام صفحه باز شود.

سایر خطاها در ارائه ها

• خطای 16.دکمه ها و دکمه های پیوند کار نمی کنند. گاهی اوقات ممکن است شرایطی پیش بیاید که در حالت مشاهده ارائه، نتوانید از دکمه هایپرلینک استفاده کنید - این دکمه غیرفعال است. این می تواند به سادگی به دلیل بی دقتی نویسنده ارائه اتفاق بیفتد - آنها فراموش کرده اند پیوند را تنظیم کنند. اما این امکان نیز وجود دارد که یک دکمه با یک پیوند (لایه پایین) با لایه بالایی - تصویر یا متن دیگری همپوشانی داشته باشد و بنابراین کار نمی کند. این را می توان زمانی مشاهده کرد که نشانگر ماوس با یک انگشت (مانند یک لینک) در مرکز دکمه تبدیل به یک دست نمی شود، بلکه در امتداد لبه های دکمه تغییر می کند.

راه حل: در حالت اول، به سادگی تمام لینک ها و تمام دکمه های ارائه را بررسی کنید. در موارد بخصوص بحرانی، ارائه را روی رایانه های دیگر آزمایش کنید.

برای حل مشکل مسدود شدن دکمه توسط اشیاء دیگر، فقط جسم تداخلی را به پس زمینه منتقل کنید. برای انجام این کار، روی تصویر کلیک راست کرده و از منوی زمینه انتخاب کنید حرکت بازگشت. حالا دکمه کار خواهد کرد.

• خطای 17.منابع تصاویر و متون ذکر نشده است. استفاده از اثر شخص دیگری و عدم نشان دادن نویسنده، شکل بدی است.

راه حل: ما در مورد موضوع آماده کرده ایم. بیش از 80 درصد از نویسندگان مطالب در سایت منابع اطلاعاتی را نادرست نشان می دهند و از آن آگاه نیستند.

• خطای 18.انیمیشن بیش از حد، زمانی که انیمیشن در کار با ارائه اختلال ایجاد می کند. هنگام اضافه کردن انیمیشن به ارائه خود، باید به اصل مینیمالیسم پایبند باشید. انیمیشن نباید در خواندن متن اختلال ایجاد کند یا رنگارنگ باشد.

راه حل: انیمیشن سوسوزن یا چرخش سریع را انتخاب نکنید. همه اینها خسته کننده، تحریک کننده است و فشار زیادی به بینایی و سیستم عصبی وارد می کند. نیازی به انیمیشن غیر ضروری نیست. بهتر است تغییر اسلایدها را با افکت های صوتی و انیمیشن فعال همراه نکنید. باید به این فکر کنید که کدام افکت ها به صورت خودکار و کدام یک با کلیک ظاهر می شوند. اگر تمام انیمیشن با یک کلیک اتفاق بیفتد، زمان زیادی برای آن صرف می شود، چنین ارائه ای آزار دهنده خواهد بود.

• خطای 19.انتقال اسلاید به درستی پیکربندی نشده است، انتقال با کلیک ماوس یا صفحه کلید غیرفعال نیست. به عنوان مثال، در یک بازی ارائه، کاربر دکمه نشان دادن پاسخ صحیح را از دست داد و با دور زدن منوی بازی، به سؤال بعدی رسید. برای کاربر مشخص نیست که کجا باید برود و گاهی اوقات او به سادگی متوجه نمی شود چه اتفاقی افتاده است.

راه حل: هنگام ایجاد یک ارائه تعاملی که حاوی . خیلی ها به سادگی انتخاب می کنند انتقال - تغییرات اسلایدو تیک کادر را بردارید روی کلیک. این روش به شما امکان می دهد با کلیک کردن، از تغییر اسلایدها اجتناب کنید، اما همچنان می توانید با استفاده از فلش ها، نوار فاصله روی صفحه کلید و چرخ ماوس، در میان اسلایدها پیمایش کنید.

راه قابل اطمینان تری وجود دارد - ارائه خودکار. . اما هنگام استفاده از آن، باید به خاطر داشته باشید که هر اسلاید برای رفتن به اسلاید دیگر باید یک دکمه هایپرلینک داشته باشد. در غیر این صورت، فقط با پایان دادن به ارائه، می توانید نمای اسلاید را خاموش کنید.

ما سعی کردیم اشتباهات اصلی را در ایجاد ارائه شرح دهیم و امیدواریم که این به همه ما کمک کند در آینده از آنها اجتناب کنیم.

چه اشتباهاتی را می دانید؟ می توانید در نظرات مقاله به ما بگویید.

اکثر کارهای آفیس بر روی کامپیوتر در محیط MS Office، عمدتاً در Word، Excel، Outlook و PowerPoint حل می شوند. این برنامه ها به حداقل دانش نیاز دارند، اما در بسیاری از موقعیت ها تکنیک های اضافی می توانند در زمان و تلاش زیادی صرفه جویی کنند. ما در این مقاله راه هایی برای افزایش راندمان کار در برنامه های فوق در نظر خواهیم گرفت.

مایکروسافت وورد

متن را به سرعت بالا و پایین ببرید

این سریعترین راه برای جابجایی متن بدون استفاده از ماوس است. در حالی که کلیدهای Shift و Alt را نگه دارید، متن را با استفاده از فلش های بالا و پایین حرکت دهید. نیازی به انتخاب متن قبل از انتقال آن نیست - این به طور خودکار اتفاق می افتد و با فشار دادن فلش بالا یا پایین، متن یک پاراگراف به بالا یا یک پاراگراف به پایین حرکت می کند. این روش نه تنها در جابجایی پاراگراف ها، بلکه در جابجایی سطرها در جدول نیز موثر است.

حذف پیوندها در یک سند

اگر سندی که ایجاد کردید حاوی پیوندهایی است و باید آنها را غیرفعال کنید، می توانید هر پیوند را انتخاب کرده و دستور را انتخاب کنید. درج=>هایپرلینکو روی دکمه کلیک کنید حذف لینک. این یک فرآیند بسیار طولانی و کار فشرده است. یک راه سریعتر برای حل مشکل وجود دارد: کل سند را با استفاده از دستور Edit=>Select All انتخاب کنید و روی کلید ترکیبی کلیک کنید. Ctrl+Shift+F9پیوندها حذف خواهند شد و سایر گزینه های قالب بندی سند حفظ خواهند شد.

درباره متن، برچسب‌ها و خودکارها

هنگامی که نیاز به ایجاد یک کتیبه دارید، بسیاری از افراد ابتدا یک بلوک کتیبه ایجاد می کنند و سپس متن را در آن چاپ می کنند. می توانید با برجسته کردن متنی که قبلاً تایپ کرده اید و سپس روی نوار ابزار کلیک کنید، به همان نتیجه برسید طراحیدکمه ایجاد یک کتیبه متن در داخل کتیبه حرکت می کند.

همچنین می توانید متن را در شکل های خودکار (به جز خطوط، چند خط و غیره) وارد کنید - به عنوان یک قاعده، این کار در چند مرحله انجام می شود: یک شکل خودکار ایجاد کنید، آن را انتخاب کنید، روی دکمه کلیک کنید تا یک کتیبه ایجاد کنید و متن را وارد کنید. یک گزینه جایگزین وجود دارد: شکل خودکار مورد نظر را بکشید، روی آن کلیک راست کنید، انتخاب کنید متن اضافه کنیدو متن را وارد کنید

شاید در حین کار، نظر خود را تغییر دهید و تصمیم بگیرید که متن باید از روی کتیبه یا از شکل خودکار خارج شود. برای این کار اصلاً لازم نیست آن را در کلیپ بورد برش دهید و سپس آن را بچسبانید. می توانید یک کتیبه (یا شکل خودکار) را انتخاب کنید و با فشار دادن کلید Ctrl روی آن کلیک راست کنید - متن در نزدیکترین قسمت متن ظاهر می شود.

نورپردازی خودکار

پیش فرض در پنل طراحیدکمه گم شده نورپردازی; هیچ فرمان مربوطه در منوی زمینه وجود ندارد که با کلیک راست بر روی شکل خودکار نامیده شود.

با این حال، امکان تغییر نورپردازی خودکار وجود دارد. برای این کار به پنل اضافه کنید طراحیدکمه نورپردازیبا فراخوانی فرمان ابزار => تنظیمات => دستوراتبا انتخاب از لیست دسته بندی هاپاراگراف طراحیو دکمه مربوطه را از پنجره بکشید تیم ها(عکس. 1). استفاده از دکمه آسان است - شکل خودکار را انتخاب کنید، روی دکمه کلیک کنید نورپردازیو در صورت نیاز نور را تنظیم کنید (شکل 2).

برنج. 1. افزودن دکمه Lighting به نوار ابزار Drawing

برنج. 2. راه اندازی نورپردازی خودکار

خط فاصله

برای جلوگیری از خطوط بسیار پراکنده در سند، توصیه می‌شود خط فاصله خودکار کلمات را فعال کنید. برای انجام این کار در منو سرویستیم را انتخاب کنید Language=>Hyphenationو گزینه مربوطه را علامت بزنید (شکل 3). فقط به خاطر داشته باشید که Word همیشه تمایل دارد کلمات را به جای خط تیره خط خطی کند. در برخی موارد، اجتناب از چنین شکافی مطلوب است (مثلاً 10 درصد، شماره 1، 234-345، و غیره). برای انجام این کار، به جای خط تیره معمولی، با فشردن کلید ترکیبی، از خط فاصله بدون شکستن استفاده کنید. Ctrl+Shift+Hyphen.

برنج. 3. راه اندازی خط خطی خودکار

در عین حال، این امکان وجود دارد که در بخش هایی از سند، به ویژه در سرفصل ها، خط فاصله مورد نیاز نباشد. برای ممنوع کردن خط فاصله در تعدادی از پاراگراف ها، آنها را انتخاب کرده و از دستور استفاده کنید Format=>Paragraph=>موقعیت صفحهو گزینه مربوطه را علامت بزنید (شکل 4).

باید اعتراف کرد که Word نمی تواند برخی از کلمات را به درستی خط فاصله بیندازد. در این کلمات، در موقعیت هایی که می توانید خط فاصله بیندازید، باید با فشردن کلیدها یک علامت خط فاصله درج کنید. Ctrl+Hyphen. این خط فاصله نسبت به خط تیره هایی که به طور خودکار درج می شوند اولویت خواهد داشت.

متن با نمایه

اگر سند شما حاوی متغیرهایی با شاخص است که مستقیماً در متن و در فرمول های ایجاد شده با استفاده از ویرایشگر فرمول MS Equation تایپ شده است، به طور پیش فرض آنها متفاوت به نظر می رسند (اندازه های مختلف متغیرها و شاخص ها و سطوح مختلف مکان آنها در خط)، که به طور قابل توجهی ظاهر سند را خراب می کند (شکل 5).

برنج. 5. متن با نمایه (نسخه اول در Word تایپ شد، نسخه دوم - در MS Equation)

شما می توانید با تغییر تعدادی از ویژگی های متغیرهای وارد شده به صورت دستی، به ظاهر تقریباً یکسان متغیرها با نمایه ها دست یابید. برای انجام این کار، تمام متن را با فونت Times New Roman، اندازه 12 چاپ کنید، و همچنین متغیرها را به صورت مورب چاپ کنید. همچنین با دستور، متغیرها را 1.5 پیکسل به پایین و شاخص ها را 3 پیکسل به پایین ببرید. Format=>Font=>فاصله گذاریبا انتخاب در فیلد جانبداریگزینه پایینو اندازه جابجایی را نشان می دهد (شکل 6).

برنج. 6. تنظیم افست

همچنین مطمئن شوید که اندازه در ویرایشگر فرمول انتخاب شده باشد معمولی (تیم سایز=>عادی) و به طوری که با 12 پیکسل مطابقت دارد (فرمان Size=>تعریف کنیدشکل. 7).

برنج. 7. تنظیم اندازه فونت منظم

میز شکسته می شود

هنگام کار با جداول چند صفحه ای، گاهی اوقات اتفاق می افتد که جدول نه در انتهای برگه، بلکه خیلی زودتر شکسته می شود و تنها دو سوم یا حتی یک سوم صفحه پر می شود (این بستگی به عرض جدول خاص دارد. ردیفی که در آن شکست رخ می دهد). سطرهای بعدی جدول به صفحه بعدی منتقل می شوند، اگرچه به راحتی می توانند روی صفحه قبلی قرار بگیرند (شکل 8). این اغلب هنگام پر کردن سلول های جدول با کپی منظم اتفاق می افتد، زمانی که همراه با داده ها، فرمت های آنها نیز کپی می شود.

برنج. 8. نمونه ای از جدولی که در آن خط شکسته به انتهای برگه نمی رسد

دلیل این پدیده این است که متن در سلول های جدول دارای تنظیمات پاراگراف شکسته است. برای تغییر وضعیت، جدول را انتخاب کنید، آن را در منو باز کنید قالبتیم Paragraph=>موقعیت در صفحهو چک باکس ها را حذف کنید پاراگراف را نشکنید, روی مورد بعدی متمرکز بمانیدو از یک صفحه جدید(شکل 9) جدول دوباره شکل معمول خود را خواهد گرفت.

برنج. 9. تغییر گزینه های پاراگراف

تاریخ در سند

اکثر اسناد باید تاریخ ایجاد آنها را شامل شود. ایجاد یا به روز رسانی اسناد از یک نوع به صورت روزانه غیر معمول نیست. بنابراین، استفاده از درج خودکار تاریخ بسیار راحت است: یک کلید ترکیبی را فشار می دهید Alt+Shift+Dو تاریخ فعلی که هر بار که سند باز می شود به روز می شود، در موقعیت مکان نما درج می شود. اما این روش همیشه مناسب نیست، زیرا تاریخ در قالب سنتی درج می شود dd.mm.gggg. اگر این فرمت برای شما مناسب نیست، از دستور استفاده کنید Insert=>Field، در لیست فیلدها، یک فیلد را انتخاب کنید تاریخو فرمت تاریخ مورد نظر را مشخص کنید (شکل 10).

برنج. 10. فرمت تاریخ را انتخاب کنید

اگر هیچ یک از قالب‌های تاریخ برای شما مناسب نیست، برای مثال، باید تاریخ در خط اول سند نشان داده شود و روز هفته در خط دوم (مانند شکل 11)، باید یک عدد پیدا کنید. قالب تاریخ کم و بیش مشابه و آن را ویرایش کنید. در این مثال، هیچ مشکلی با تاریخ چاپ شده در ردیف بالای جدول وجود ندارد، زیرا این قالب در لیست قالب ها قرار دارد و مشکل درج روز هفته - این قالب فیلد است. تاریخوجود ندارد. برای ویرایش فرمت، در منو باز کنید درج کنیدتیم رشته، در لیست فیلدها، فیلد را مشخص کنید تاریخو فرمت تاریخ اصلی را انتخاب کنید که شامل روز مورد نظر هفته می شود (شکل 12). روی دکمه کلیک کنید کدهای فیلدو فرمت تاریخ را در فیلد ویرایش کنید کدهای فیلد، حذف بخش غیر ضروری قالب (شکل 13). با کلیک بر روی دکمه عملیات را کامل کنید خوب، پس از این، هر بار که سندی را باز می کنید، روز جاری هفته چاپ می شود.

برنج. 11. سند با فیلد تاریخ اصلاح شده

برنج. 12. انتخاب قالب تاریخ اصلی برای ویرایش

برنج. 13. فرمت تاریخ پس از ویرایش

جستجوی اسناد

شما می توانید اسناد لازم را نه تنها به روش معمول، یعنی با استفاده از دستور، جستجو کنید Start=>Find=>فایل ها و پوشه ها، اما همچنین به طور مستقیم در Word هنگام باز کردن اسناد، و هنگام جستجو در Word می توانید به ویژگی های خاص اسناد (عنوان سند، نویسنده، موضوع، کلمات کلیدی، اندازه فایل، تاریخ آخرین به روز رسانی و غیره) یا کلمات موجود در متن

برای جستجوی اسناد بر اساس کلمه در متن، دستور را انتخاب کنید File=>باز کردنو روی دکمه کلیک کنید Service=>Find=>Normal. کلمه جستجو را وارد کنید، ناحیه جستجو (شکل 14)، انواع فایل های مورد علاقه خود را (شکل 15) تعریف کنید و بر روی دکمه کلیک کنید. پیدا کردن(شکل 16).

برنج. 14. تعیین منطقه مورد جستجو

برنج. 15. تعیین نوع فایل

برنج. 16. نتیجه جستجوی اسناد حاوی کلمه اینترنت در متن یا عنوان

برای جستجوی اسناد بر اساس ویژگی های آنها، دستور را انتخاب کنید File=>باز کردنو روی دکمه کلیک کنید Tools=>Find=>Advanced. بیایید فرض کنیم که رایانه شما نه تنها شامل اسناد شخصی شما، بلکه همچنین فایل های نویسندگان دیگری است که با آنها روی یک پروژه مشترک کار می کنید. در این مورد، در میدان ویژگیگزینه را نشان می دهد نویسنده، در میدان وضعیتگزینه حاوی(این قابل اطمینان تر است، زیرا در یک مورد نویسنده می تواند فقط نام خانوادگی، در نام و نام خانوادگی دیگر و غیره) را در فیلد وارد کند. معنینام خانوادگی نویسنده را وارد کرده و روی دکمه کلیک کنید پیدا کردن(شکل 17).

برنج. 17. تمام اسناد یک نویسنده خاص را جستجو کنید

با این حال، باید در نظر داشت که جستجوی اسناد با ویژگی های خاص آنها تنها در صورتی منطقی است که این ویژگی ها توسط همه نویسندگان اسناد نشان داده شده باشد - گزینه پیش فرض پر کردن آنها، متأسفانه، نتیجه مطلوب را ارائه نمی دهد. با استفاده از دستور می توانید برای هر سند خصوصیات را به طور جداگانه مشخص کنید File=>Properties=>Document(شکل 18). با این حال، بعید است که هر یک از نویسندگان این کار را در هر سندی فراموش کند، بنابراین بهتر است تکمیل اجباری فیلدهای ویژگی سند کلیدی را در اولین ذخیره آن فعال کنید. برای این کار از دستور استفاده کنید Tools=>Options=>Saveو کادر را علامت بزنید درخواست پر کردن خصوصیات سند(شکل 19).

برنج. 18. پر کردن مشخصات سند

برنج. 19. تنظیم ذخیره اجباری خصوصیات سند کلیدی

می توانید اسناد را بر اساس تاریخ ایجاد آنها جستجو کنید و نه تنها تاریخ های خاص، بلکه فواصل زمانی آنها یا لیستی را نیز مشخص کنید، که در هنگام استفاده از واژگان انجام می شود. ویا یا. به منظور یافتن تمام اسناد، به عنوان مثال برای سال 2003، در این زمینه ویژگیگزینه را نشان می دهد تاریخ ایجاد، در میدان وضعیتگزینه نه زودتر، در میدان معنیتاریخ را وارد کنید 1 ژانویه 2003و روی دکمه کلیک کنید اضافه کردن. سپس دوباره وارد فیلد شوید ویژگیگزینه تاریخ ایجاد، در میدان وضعیتگزینه نه بعد، در میدان معنیتاریخ را وارد کنید 1 ژانویه 2004، روی دکمه کلیک کنید اضافه کردن، و سپس بر روی دکمه کلیک کنید پیدا کردنتمام اسناد مربوط به سال 2003 پیدا خواهد شد (شکل 20).

برنج. 20. راه اندازی جستجوی اسناد ایجاد شده در یک دوره معین

MS Excel

اختصاص رنگ به برچسب های ورق

برچسب های ورق می توانند چند رنگ باشند. برای اختصاص یک رنگ خاص به صفحات جداگانه، آنها را انتخاب کنید، کلیک راست کنید، انتخاب کنید رنگ برچسبو رنگ مورد نظر خود را انتخاب کنید.

به سرعت ستون ها و ردیف ها را وارد کنید

برای افزودن یک ردیف یا ستون به جدول، اصلاً لازم نیست ستون یا ردیفی را که می خواهید درج کنید، به منوی زمینه بروید و دستور را انتخاب کنید سلول ها را اضافه کنید. می توانید یک کلید ترکیبی را فشار دهید Ctrl+Shiftبه طور همزمان با علامت "+" روی صفحه کلید عددی - نتیجه یکسان خواهد بود.

ستون های جهش یافته

به طور پیش فرض، ستون ها در اکسل با حروف الفبای لاتین و ردیف ها با اعداد مشخص می شوند. اگر پس از باز کردن مجدد جدول، متوجه شدید که ستون ها به همان ترتیب ردیف ها شماره گذاری شده اند (شکل 21)، نگران نباشید - این اثر یک ویروس نیست. از دستور استفاده کنید Tools=>Options=>Generalو تیک کادر را بردارید سبک پیوند R1C1(شکل 22) همه چیز در جای خود قرار خواهد گرفت.

برنج. 21. جدول با ستون های شماره گذاری شده

برنج. 22. به تعیین ستون های استاندارد بازگردید

افزایش سرعت چاپ

اگر نیاز به چاپ تعداد زیادی جدول دارید و از نظر زمان محدود هستید، هنگام چاپ بر روی چاپگر سیاه و سفید، می توانید با کنار گذاشتن رنگ (چاپ در حالت سیاه و سفید) به روند کار سرعت ببخشید. چاپگرهای سیاه و سفید رنگ ها را به صورت سایه های خاکستری نشان می دهند و زمان می برد تا سایه با یک رنگ خاص مطابقت داشته باشد. هنگام چاپ سیاه و سفید، متن ها و قاب های رنگی به جای رنگ خاکستری سیاه و سفید ظاهر می شوند که باعث صرفه جویی در زمان می شود. برای تنظیم چاپ سیاه و سفید، در منو باز کنید فایلتیم Page Options=>صفحهو در گروه مهرکادر را علامت بزنید سیاه و سفید(شکل 23).

برنج. 23. تنظیم چاپ در حالت سیاه و سفید

شما همچنین می توانید بدون خطوط شبکه چاپ کنید، که صفحات بزرگتر را سریعتر چاپ می کند. برای این کار از دستور استفاده کنید File=>Page Setup=>Shetو علامت را بردارید خالص (برنج. 24).

برنج. 24. عدم چاپ شبکه

وارد کردن اعداد کسری

به طور پیش فرض، اکسل اعداد کسری را بر اساس نحوه تنظیم در تنظیمات ویندوز وارد می کند: کنترل پنل=>زبان و استانداردها=>اعداد. به عبارت دیگر، اگر در ویندوز از کاما برای وارد کردن اعداد کسری استفاده شود، در اکسل آنها با کاما از هم جدا می شوند. با این حال، در عمل ممکن است متفاوت باشد. به عنوان مثال، در رایانه هایی با تعداد زیادی کاربر، به ویژه در مؤسسات آموزشی، که در آن تنظیمات برنامه به غیرقابل پیش بینی ترین روش ها تغییر می کند. اگر هنگام وارد کردن یک عدد کسری که با کاما از هم جدا شده است، عددی را می بینید که با یک نقطه از هم جدا شده است و قبلاً بررسی کرده اید که تنظیمات ویندوز اجازه جداسازی ورودی با کاما را می دهد، از دستور استفاده کنید. Service\Options\Internationalو چک باکس را برجسته کنید از جداکننده های سیستم استفاده کنید(شکل 25).

برنج. 25. به جداکننده های سیستم برگردید

نمایندگی

هنگام نهایی کردن ظاهر یک جدول و آماده سازی آن برای چاپ، اغلب باید به طور مکرر ویژگی های قالب بندی و چاپ را تغییر دهید. معمولاً در چنین مواقعی برگه ها کپی می شوند و ویژگی های نمایش آن ها روی صفحه و هنگام چاپ تغییر می کند. با این حال، ایجاد نماهای برگه های مختلف که به شما امکان می دهد داده ها را در حالت های مختلف مشاهده کنید راحت تر است و نیازی به ایجاد برگه های جداگانه ندارد.

قبل از ایجاد نما، کتاب باید کاملاً سفارشی شود: باید ظاهر دلخواه به آن داده شود و تمام گزینه های چاپ لازم برای آن تنظیم شود. هنگامی که گزینه های چاپ را در یک نما وارد می کنید، به طور خودکار مناطق چاپ خاصی را برای هر صفحه یا کل برگه را در صورتی که ناحیه چاپی تعریف نشده باشد شامل می شود.

برای ایجاد نمای منو چشم اندازتیم را انتخاب کنید نمایندگی، دکمه را فشار دهید اضافه کردنو در میدان نامیک نام برای نما وارد کنید (شکل 26). در این صورت بهتر است نام برگه فعال را در نام view درج کنید تا در آینده به راحتی نمای مورد نظر را پیدا کنید.

برنج. 26. ایجاد نما

برای بازگشت به یکی از نماهای ایجاد شده قبلی، اگر برای مثال نیاز به چاپ یک برگه دارید، از دستور استفاده کنید View=>نمایشو در میدان انواعنمای چاپ را انتخاب کنید (شکل 27)، سپس روی دکمه کلیک کنید درخواست دادنو روی دکمه کلیک کنید مهربرگه به ​​صورت سیاه و سفید چاپ خواهد شد.

برنج. 27. انتخاب نمای مورد نظر

جمع های فرعی

اغلب شما باید با لیست‌های بزرگی سر و کار داشته باشید که شامل مقادیر سلولی متعددی است که برای آنها باید مجموع‌های فرعی را بدانید. اکسل می تواند به طور خودکار هم جمع های فرعی و هم کل کل را برای هر فهرستی محاسبه کند. به طور معمول، این کار با مرتب سازی ابتدا با دستور انجام می شود داده => مرتب سازی(برای گروه بندی ردیف هایی که باید بر اساس آنها خلاصه کنید)، سپس مجموع کل را محاسبه کنید و سپس ردیف هایی را برای جمع های فرعی وارد کنید و آنها را محاسبه کنید (شکل 28).

برنج. 28. محاسبه جمع های فرعی

با اندازه جدول قابل توجه و تعداد زیادی از مناطق که باید برای آنها جمع های فرعی محاسبه شود، این فرآیند زمان زیادی را می طلبد. برای سرعت بخشیدن به کار خود، ابتدا می توانید یک لیست منحصر به فرد را انتخاب کنید که برای هر یک از مقادیر آن باید یک جمع فرعی تعیین کنید و تنها پس از آن خود مجموع ها را محاسبه کنید. برای ایجاد یک لیست منحصر به فرد، ستون یا ردیف مورد نیاز را انتخاب کرده و از دستور استفاده کنید Data=>Filter=>فیلتر پیشرفته. سوئیچ گروه را تنظیم کنید رفتاربرای موقعیت، محدوده سلول هایی را که می خواهید نتیجه را در آنها قرار دهید مشخص کنید و گزینه را فعال کنید فقط ورودی های منحصر به فرد(شکل 29، 30). در نتیجه چنین فیلتری، تمام اشیاء منحصر به فرد از لیست اولیه در ناحیه مشخص شده جدول ظاهر می شوند.

برنج. 29. پنجره دستور Advanced Filter

برنج. 30. نتیجه ایجاد یک لیست منحصر به فرد

پس از این، از تابع استفاده کنید SUMIF (محدوده، معیار، مجموع_ محدوده)، که سلول هایی را که دارای یک معیار خاص هستند جمع می کند. محدوده محدوده سلول هایی است که باید بررسی شوند تا ببینیم آیا معیارها را برآورده می کنند یا خیر. معیار - معیاری به شکل عدد، عبارت یا متنی که سلول های جمع شده را تعریف می کند. محدوده جمع - سلول های جمع شده (شکل 31).

برنج. 31. محاسبه مجموع فرعی برای هر یک از مقادیر در یک لیست منحصر به فرد

حذف ردیف های تکراری

تصور کنید که یک جدول فهرست تلفن (فرهنگ لغت و غیره) دارید که از دو ستون و تعداد زیادی ردیف تشکیل شده است. در ستون اول، به عنوان مثال، نام خانوادگی مشتریان وارد می شود، و در دوم - شماره تلفن آنها، در حالی که خطوط را می توان تکرار کرد (شکل 32). هدف حذف تمام خطوط تکراری است. اولین راه حلی که به ذهن می رسد مرتب کردن جدول بر اساس ستون اول با دستور است داده => مرتب سازیو خطوط تکراری را به صورت دستی حذف کنید.

برنج. 32. جدول منبع

اگر جدول بسیار بزرگ باشد، می توانید به همان نتیجه سریعتر، هرچند پیچیده تر، برسید. ابتدا یک لیست منحصر به فرد از تلفن ها را با استفاده از دستور انتخاب کنید Data=>Filter=>فیلتر پیشرفتهبا تنظیم سوئیچ گروه رفتاربه موقعیت نتیجه را در مکان دیگری کپی کنید، محدوده سلول هایی را که می خواهید نتیجه را در آنها قرار دهید مشخص کنید و گزینه را فعال کنید فقط ورودی های منحصر به فرد(شکل 33).

برنج. 33. نتیجه ایجاد یک لیست تلفن منحصر به فرد

حالا باید از تابع استفاده کنید VLOOKUP (مقدار_جستجو، جدول، شماره_ستون، مقدار درست یا نادرست)، که در آن مقدار جستجو مقداری است که باید در ستون اول جدول یافت شود. جدول جدول با اطلاعاتی که در آن داده ها جستجو می شود. شماره ستون شماره ستونی در جدول اطلاعاتی که مقدار مربوطه باید در آن یافت شود. با توجه به اینکه تابع به گونه ای کار می کند که جستجوی مقدار مورد نظر فقط در ستون اول امکان پذیر است، باید ستون ها را تعویض کنید. "نام و نام خانوادگی"و "تلفن"و سپس در ستون D فرمول را با تابع VLOOKUP وارد کنید (شکل 34). با استفاده از این فرمول، برنامه مقدار بعدی را از ستون C می گیرد، آن را در ستون A جستجو می کند و سپس مقدار را از ستون B، واقع در ردیف یافت شده، برمی گرداند. پس از این، تنها چیزی که باقی می ماند این است که یک کپی از ستون D با استفاده از paste special تهیه کنید، به طوری که سلول ها حاوی فرمول نیستند، بلکه مقادیر (فرمان) Paste=>Paste Special=>Valuesشکل. 35) و ستون های A، B و D را که غیر ضروری شده اند حذف کنید.

برنج. 34. نتیجه محاسبات با استفاده از تابع VLOOKUP

برنج. 35. ظاهر جدول پس از اعمال Paste Special

پاورپوینت ام اس

اسلاید از فایل ها

هنگام تهیه ارائه خود، می توانید از اسناد و اسلایدهای از پیش ساخته شده Word از سایر ارائه ها استفاده کنید.

در حالت اول، اگر در مورد ایجاد یک ارائه جدید صحبت می کنیم، یک سند Word را باز کنید و از دستور استفاده کنید فایل=>ارسال=>پاورپوینت مایکروسافتدر نتیجه یک ارائه جدید با متن فایل ایجاد می شود. اگر می خواهید متنی را از یک سند Word در یک ارائه موجود وارد کنید، ارائه را در پاورپوینت باز کنید و روی تب کلیک کنید. ساختار(شکل 36). نماد اسلایدی را مشخص کنید که می خواهید یک اسلاید جدید با متن در پشت آن ظاهر شود. در منو درج کنیدتیم را انتخاب کنید اسلاید از ساختارو مدرک مورد نیاز را ذکر کنید. لطفاً به خاطر داشته باشید که متنی که در ارائه درج می شود بر اساس سبک سرفصل های سند است و شما فقط می توانید از متن فایل ها با فرمت های *.doc، *.rtf یا *.txt استفاده کنید.

برنج. 36. زبانه ساختار

اگر می خواهید یک اسلاید از ارائه دیگری را در یک ارائه باز وارد کنید، سپس از منوی Insert، دستور را انتخاب کنید. اسلاید از فایل ها، ارائه را مشخص کرده و برای درج اسلاید کنید (شکل 37) و روی دکمه کلیک کنید درج کنید. اگر می خواهید همه اسلایدها را وارد کنید، روی دکمه کلیک کنید همه را بچسبانید.

برنج. 37. انتخاب اسلاید برای درج

شماره گذاری پیچیده

شماره گذاری صفحات در اسلایدها با درج شماره صفحه در فوتر با دستور انجام می شود View=>Hader and Footer، که پنجره Header and Footer را باز می کند، جایی که باید چک باکس را فعال کنید پاورقی(شکل 38) و روی دکمه کلیک کنید برای همه اعمال شود. لطفاً توجه داشته باشید که اسلایدهای پنهان همچنان برای شماره گذاری به حساب می آیند. برای جلوگیری از این امر، می توانید تمام اسلایدهای مخفی را در انتهای ارائه قرار دهید - و سپس تمام اسلایدهای نشان داده شده به ترتیب شماره گذاری می شوند.

برنج. 38. درج پاورقی

طبیعتاً صفحات اسلاید به ترتیب شماره گذاری می شوند. اگر باید دوباره شماره‌گذاری صفحه را در مکان‌های مختلف همان ارائه شروع کنید (اگر ارائه شما هنوز در حال توسعه است و از چند سری اسلاید جداگانه تشکیل شده است، ممکن است لازم باشد)، در این صورت، متأسفانه، نمی‌توانید این کار را در داخل انجام دهید. یک ارائه . برای حل این مشکل، باید برای هر سری از اسلایدها، ارائه های مختلفی ایجاد کنید و آنها را با لینک ها به یکدیگر پیوند دهید.

الگوی ارائه

اگر ارائه ها به طور مکرر برگزار می شوند، توصیه می شود زمان خود را با دقت برای تهیه یک الگوی ارائه غیر استاندارد صرف کنید - امروزه این کمتر از مثلاً سربرگ نامه های تجاری مرتبط نیست. این قالب حاوی لوگوی سازمان و غیره است. عناصری که به طور خودکار در تمام اسلایدهای ارائه ایجاد شده پخش می شوند. علاوه بر این، قالب قالب، ابعاد و موقعیت نسبی اشیاء، فونت های مورد استفاده، پس زمینه و سایر پارامترهای طراحی عناصر ارائه را تعیین می کند.

توسعه قالب با ایجاد یک ارائه جدید از طریق تیم شروع می شود فایل => ایجاد کنید. سپس یک قالب طراحی برای اسلاید از لیست قالب های پیش فرض انتخاب کنید. قبل از تغییر قالب طراحی مطابق با پلان مورد نظر، در منو چشم اندازتیم را انتخاب کنید Sample=>نمونه اسلاید. در اسلایدهای اصلی، تغییراتی را که می‌خواهید در هر ارائه جدیدی که ایجاد می‌کنید منعکس کنید، ایجاد کنید. ابتدا طراحی را تغییر دهید و فونت ها را پیکربندی کنید (شکل 39)، در مرحله بعد لوگو را وارد کنید (شکل 40) و پس از تکمیل تمام تغییرات در نوار ابزار نمونهروی دکمه کلیک کنید Wizard View را ببندید.

برنج. 39. نتیجه سفارشی سازی عناصر اصلی قالب ارائه

برنج. 40. ظاهر اسلاید پس از درج لوگو

ارائه را به عنوان یک الگو با دستور ذخیره کنید File=>Save As، گزینه را به عنوان نوع فایل مشخص کنید الگوی ارائهو نام قالب را وارد کنید (شکل 41).

برنج. 41. ذخیره یک الگوی ارائه

برای استفاده از الگو هنگام ایجاد یک ارائه، روی دکمه کلیک کنید اسلاید ساز، روی لینک کلیک کنید مروردر گوشه سمت راست پایین اسلاید و الگوی ارائه ای که ایجاد کرده اید را مشخص کنید.

الگوی ایجاد شده را می توان به لیست الگوها در Auto Content Wizard اضافه کرد. برای انجام این کار در منو فایلتیم را انتخاب کنید ايجاد كردن. در منطقه ايجاد كردنروی لینک کلیک کنید از Auto Content Wizard، دکمه را فشار دهید به علاوه. سپس دسته ای را که می خواهید الگو را در آن قرار دهید انتخاب کنید، روی دکمه کلیک کنید اضافه کردنو الگوی ارائه را برای اضافه شدن مشخص کنید (شکل 42).

برنج. 42. نتیجه اضافه کردن یک الگو به لیست Auto Content Wizard

چندین گزینه طراحی در یک ارائه

هنگام طراحی اسلایدهای جداگانه در یک ارائه، می توانید از چندین الگو استفاده کنید. برای این کار اسلایدهای خاصی را انتخاب کرده، روی قالب مورد نظر کلیک راست کرده و گزینه مورد نظر را انتخاب کنید روی اسلایدهای انتخاب شده اعمال شود. اگر این دستور در دسترس نیست، از دستور استفاده کنید Tools=>Options=>Editو در منطقه غیرفعال کردن ویژگی های جدیدعلامت کادر را بردارید چند نمونه(شکل 43).

اگر برای طراحی اسلایدهای ارائه خود از الگوهایی که ایجاد کرده اید، به جای الگوهای پیش فرض استفاده می کنید، با کلیک بر روی پیوند Browse و انتخاب الگوی ارائه ای که قبلا ایجاد کرده اید، یک الگوی جدید برای یک اسلاید خاص به طور خودکار نصب می شود، مگر اینکه البته، استفاده از گزینه های طراحی مختلف را ممنوع کرده اید

برنج. 44. تنظیم غلط املایی خودکار

استفاده از یک فایل داده برای صادرات مخاطبین

همه پیام‌ها، قرارها، وظایف و یادداشت‌های روزانه ایجاد شده در یک فایل داده در رایانه محلی شما ذخیره می‌شوند. این فایل داده فایل پوشه های شخصی نام دارد و پسوند PST دارد. هنگام نصب مجدد سیستم، به راحتی می توان این فایل را در یک پوشه جداگانه روی هارد یا سی دی خود ذخیره کرد و سپس آن را دوباره وصل کرد.

علاوه بر این، یک فایل PST به شما امکان می دهد به اطلاعاتی مانند مخاطبین از رایانه دیگری دسترسی داشته باشید یا آن را با دیگران به اشتراک بگذارید. برای انجام این کار، فقط باید داده ها را با استفاده از Import and Export Wizard به یک فایل PST صادر کنید. در منو باز کنید فایلتیم واردات و صادرات، گزینه را به عنوان یک اقدام انتخاب کنید صادرات به فایلو در پنجره بعدی نشان دهید که باید یک فایل PST ایجاد کنید (شکل 45). بعد، یک پوشه را انتخاب کنید مخاطبو ویژگی های ذخیره فایل را تعیین کنید (شکل 46). روی دکمه کلیک کنید آمادهو سپس مخاطبین شما در پوشه ای که روی دیسک مشخص کرده اید ذخیره می شوند، که به راحتی می توان آن را با استفاده از همان جادوگر واردات و صادرات به رایانه دیگری متصل کرد. اتصال یک فایل PST با مخاطبین هیچ تفاوتی با اتصال یک فایل PST معمولی ندارد. برای جلوگیری از فراموشی محل فایل، بهتر است بلافاصله آن را به لیست فایل های داده Outlook اضافه کنید. برای این کار از دستور استفاده کنید File=>پردازش فایل داده، روی دکمه کلیک کنید اضافه کردنو به فایل PST تولید شده اشاره کنید. در نتیجه، در لیست فایل های داده، علاوه بر پوشه های شخصی، فایلی که با مخاطبین ایجاد کرده اید نیز ظاهر می شود (شکل 47).

برنج. 45. تعیین نوع فایلی که باید ایجاد شود

برنج. 46. ​​تعریف شرایط برای یک فایل ذخیره شده

برنج. 47. فایل های داده Outlook

برنامه ریزی زمان کار

نتیجه نهایی بستگی به این دارد که کار چقدر خوب برنامه ریزی شده است. Outlook تا حدودی به سازماندهی لیست وظایف کمک می کند، اما فقط به شما یادآوری می کند که زمان شروع به تکمیل یک کار خاص است و اینکه آن از قبل دیر شده است. علاوه بر این، Outlook می تواند یک کار را دوباره به کارمند دیگری اختصاص دهد و به شما امکان نظارت بر تکمیل آن را بدهد. و این، به طور کلی، توانایی های Outlook را از نظر وظایف پردازشی خسته می کند.

با این حال، نه تنها ترسیم تعدادی از وظایف، بلکه برنامه ریزی آنها نیز بسیار مهم است تا همه چیز به موقع انجام شود و برنامه ریزی تا حد امکان خودکار باشد. شما باید بدانید که چه زمانی یک کار خاص را به پایان می رسانید، آیا اصولاً انجام آن در مهلت مقرر امکان پذیر است یا خیر و بهترین زمان برای شروع به اتمام کار چه زمانی است تا آن را به موقع انجام دهید.

ایده خوبی است که بتوانید از قبل میزان واقعی بودن برنامه خود را ارزیابی کنید (با توجه به ماهیت هفته کاری، استراحت های ناهار، جلسات برنامه ریزی شده و غیره). علاوه بر این، وظایف باید به طور خودکار وارد تقویم شوند، و وضعیت تقویم باید به‌طور خودکار با زمان‌بندی مجدد کارها به‌روزرسانی شود. افزونه Microsoft Outlook 2002/XP Taskline می تواند همه اینها را انجام دهد ( http://www.taskline.info/MAPI/TasklineSetup.exe، اشتراک‌افزار، 1.2 مگابایت) از ResultsWare Limited، که یک مدیر وظیفه راحت و آسان برای استفاده است که به شما امکان می‌دهد برنامه خود را به‌طور بهینه ایجاد کنید.

قبل از شروع استفاده از افزونه، باید آن را مطابق با ویژگی های روز کاری خود پیکربندی کنید. برای این کار بر روی دکمه کلیک کنید خط وظیفه، به برگه بروید هفته کاریو روزهای کاری هفته، شروع و پایان روز کاری و تمام استراحت های موجود (ناهار، استراحت فنی و غیره) را نشان می دهد - شکل. 48.

برنج. 48. ایجاد برنامه کاری

سپس وظایف آینده خود را در روزهای آینده مشخص کنید. لطفاً توجه داشته باشید که پس از نصب افزونه، یک تب اضافی در پنجره ایجاد کار ظاهر می شود خط وظیفه، که در آن باید مدت زمان مورد انتظار کار را مشخص کنید و اگر کار قبلاً شروع شده است ، مقدار زمان صرف شده برای آن و درصد اتمام کار را مشخص کنید (شکل 49، 50).

برنج. 49. یک کار ایجاد کنید

برنج. 50. لیست کارهای برنامه ریزی شده برای هفته آینده

پس از این کار می توانید تست افزونه را شروع کنید. برای این کار بر روی دکمه کلیک کنید خط وظیفه، به برگه بروید وظایف، زمان شروع را مشخص کنید (شکل 51) و دکمه را فشار دهید خوب. نتیجه این افزونه گزارش مختصری از تعداد کارهای برنامه ریزی شده، کل زمان تکمیل و تاریخ تکمیل آنها خواهد بود (شکل 52). در همان زمان، برنامه به طور مطلوب وظایف را در تقویم قرار می دهد - این کار هم تمام وقفه های کار و هم جلسات، جلسات و غیره را در برنامه در نظر می گیرد (شکل 53).

برنج. 51. تعیین زمان شروع تجزیه و تحلیل و توزیع وظایف

برنج. 52. نتیجه گیری خط وظیفه در مورد لیست وظایف برنامه ریزی شده (در این صورت، همه چیز برنامه ریزی شده به موقع تکمیل می شود)

برنج. 53. نتیجه توزیع وظایف در تقویم