ബിസിനസ്സ് ആശയവിനിമയങ്ങളില്ലാതെ ഏതെങ്കിലും സ്ഥാപനത്തിന്റെ പ്രവർത്തനം സങ്കൽപ്പിക്കാൻ പോലും കഴിയില്ല. ജീവനക്കാർക്കിടയിൽ ശരിയായി നിർമ്മിച്ച ആശയവിനിമയം സുഗമമായും വേഗത്തിലും ചുമതലകൾ പരിഹരിക്കാൻ നിങ്ങളെ അനുവദിക്കുന്നു.

ഓർഗനൈസേഷനുകളിൽ പല തരത്തിലുള്ള മീറ്റിംഗുകൾ ഉണ്ട്, അവയിൽ ഓരോന്നിനും അതിന്റേതായ സവിശേഷതകളും ചുമതലകളും ഉണ്ട്. അത്തരം സൂക്ഷ്മതകൾ അറിയുന്നത് ബിസിനസ്സ് പ്രശ്നങ്ങളുടെ ചർച്ച സുഗമമാക്കാൻ സഹായിക്കും. മീറ്റിംഗുകളുടെ തരങ്ങളെക്കുറിച്ച് ഈ ലേഖനം നിങ്ങളോട് പറയും, അവ എന്തിനാണ് നടത്തുന്നതെന്നും ഓഫീസ് ജോലിയിൽ അവ എങ്ങനെ രേഖപ്പെടുത്തുന്നുവെന്നും മനസിലാക്കാൻ നിങ്ങളെ സഹായിക്കും.

ബിസിനസ് മീറ്റിംഗുകളുടെ ലക്ഷ്യങ്ങൾ

ഏതെങ്കിലും തരത്തിലുള്ള ബിസിനസ്സ് മീറ്റിംഗുകൾ ഓർഗനൈസേഷനിലെ സാഹചര്യത്തിന്റെ സമഗ്രമായ ചിത്രം കാണാനും അതിന്റെ ശക്തിയും ബലഹീനതകളും നിർണ്ണയിക്കാനും നിങ്ങളെ അനുവദിക്കുന്നു. ബിസിനസ്സ് ആശയവിനിമയത്തിന്റെ ഈ ഫോർമാറ്റിലെ പങ്കാളിത്തത്തോടെ, ഒരു ഫാസ്റ്റ് കമ്പനിയോ എന്റർപ്രൈസോ നടക്കുന്നു എന്നത് ശ്രദ്ധിക്കേണ്ടതാണ്.

ചുമതലകൾ

എല്ലാ തരത്തിലുള്ള മീറ്റിംഗുകളുടെയും ഇനിപ്പറയുന്ന ജോലികൾ വേർതിരിച്ചറിയാൻ കഴിയും:

• നിലവിലെ പ്രശ്നങ്ങളും പ്രശ്നങ്ങളും പരിഹരിക്കുക;
• കമ്പനിയുടെ തന്ത്രപരമായ ലക്ഷ്യത്തിന് അനുസൃതമായി വകുപ്പുകളുടെ പ്രവർത്തനങ്ങളുടെ സംയോജനം;
• കമ്പനിയുടെയും അതിന്റെ വ്യക്തിഗത ഘടനാപരമായ വിഭാഗങ്ങളുടെയും വിലയിരുത്തൽ;
• കമ്പനി നയത്തിന്റെ പരിപാലനവും വികസനവും.

അത്തരമൊരു ബിസിനസ്സ് ഇവന്റ് ഏത് ഫോർമാറ്റിലാണ് നടത്തേണ്ടതെന്ന് മനസിലാക്കാൻ, മുകളിലുള്ള ടാസ്ക്കുകളിൽ ഏതാണ് അതിനോട് യോജിക്കുന്നതെന്ന് തീരുമാനിക്കേണ്ടത് ആവശ്യമാണ്, അതിനുശേഷം അത് ഏത് വർഗ്ഗീകരണത്തിലാണെന്ന് നിങ്ങൾക്ക് മനസിലാക്കാൻ കഴിയും.

തരങ്ങളും വർഗ്ഗീകരണവും

ഒരു മീറ്റിംഗിന്, ഒരു തരം ബിസിനസ്സ് ആശയവിനിമയം എന്ന നിലയിൽ, വ്യത്യസ്തമായ ഒരു ഹോൾഡിങ്ങ് ഉണ്ടായിരിക്കാം, അത് അതിന്റെ വിഷയവും ഹാജരായ ഉദ്യോഗസ്ഥരുടെ പട്ടികയും നിർണ്ണയിക്കുന്നു.

മീറ്റിംഗുകളുടെ പ്രധാന വർഗ്ഗീകരണം വേർതിരിച്ചറിയണം:

1. ഉടമസ്ഥാവകാശ പ്രദേശം. അഡ്‌മിനിസ്‌ട്രേറ്റീവ് (പ്രശ്‌നമുള്ള പ്രശ്‌നങ്ങൾ ചർച്ച ചെയ്യാൻ ഇത് നൽകുന്നു), ശാസ്ത്രീയ (സെമിനാറുകളും കോൺഫറൻസുകളും, വിഷയപരമായ ശാസ്ത്രീയ വിഷയങ്ങൾ ചർച്ച ചെയ്യുകയാണ് ഇതിന്റെ ഉദ്ദേശ്യം), രാഷ്ട്രീയം (ഏതെങ്കിലും രാഷ്ട്രീയ പാർട്ടികളിലെ അംഗങ്ങളുടെ യോഗം ഉൾപ്പെടുന്ന മീറ്റിംഗുകൾ) എന്നിങ്ങനെയുള്ള മീറ്റിംഗുകളെ ഇവിടെ നമുക്ക് വേർതിരിച്ചറിയാൻ കഴിയും. ചലനങ്ങളും) മിക്സഡ് തരങ്ങളും.
2. സ്കെയിൽ. ഇവിടെ, അന്തർദ്ദേശീയമായവയെ വേർതിരിച്ചിരിക്കുന്നു, അവിടെ മറ്റ് രാജ്യങ്ങളിൽ നിന്നുള്ള സ്പെഷ്യലിസ്റ്റുകൾ അല്ലെങ്കിൽ വിദേശ പങ്കാളികൾ ഉൾപ്പെട്ടിരിക്കുന്നു, ദേശീയവും പ്രാദേശികവും നഗരവും.
3. ക്രമം. രണ്ട് ഫോർമാറ്റിലും, മീറ്റിംഗുകൾ നടന്നുകൊണ്ടിരിക്കുന്നതോ ആവർത്തിക്കുന്നതോ ആകാം.
4. വിന്യാസ സ്ഥലം അനുസരിച്ച് - പ്രാദേശിക അല്ലെങ്കിൽ യാത്ര.

കൂടാതെ എല്ലാ തരത്തിലുള്ള മീറ്റിംഗുകളും ഇനിപ്പറയുന്ന രീതിയിൽ വിഭജിക്കാം:

1. പ്രബോധനപരമായ, പെരുമാറ്റത്തിന്റെ ഒരു നിർദ്ദേശ ഫോർമാറ്റ് നൽകുന്നു, അവിടെ ഒരു ഉന്നത നേതാവ് തന്റെ കീഴുദ്യോഗസ്ഥർക്ക് വിവരങ്ങൾ നേരിട്ട് കൈമാറുന്നു, അത് അധികാരത്തിന്റെ ലംബത്തിലൂടെ വ്യതിചലിക്കുകയും കൈമാറ്റം ചെയ്യുകയും ചെയ്യുന്നു. മിക്കപ്പോഴും, അത്തരം ബിസിനസ്സ് ആശയവിനിമയത്തിനിടയിൽ, സിഇഒയുടെ ഓർഡറുകൾ കേൾക്കുന്നു, ഇത് എന്റർപ്രൈസസിന്റെ ഗതിയെ സാരമായി ബാധിക്കും, കൂടാതെ ഇവ പെരുമാറ്റത്തിന്റെ മാനദണ്ഡങ്ങളോ പ്രധാനപ്പെട്ട പുതുമകളോ ആകാം.
2. പ്രവർത്തനപരം (അയയ്ക്കൽ). ഒരു ഓർഗനൈസേഷന്റെയോ എന്റർപ്രൈസസിന്റെയോ അവസ്ഥയെക്കുറിച്ചുള്ള വിവരങ്ങൾ നേടുക എന്നതാണ് ഇത്തരത്തിലുള്ള മീറ്റിംഗിന്റെ ലക്ഷ്യം. ഈ കേസിലെ വിവരങ്ങളുടെ ഒഴുക്ക് കീഴ്വഴക്കമുള്ള കീഴുദ്യോഗസ്ഥരിൽ നിന്ന് വകുപ്പുകളുടെ മേധാവികളിലേക്കോ ജനറൽ ഡയറക്ടറിലേക്കോ നയിക്കുന്നു. അടിസ്ഥാനപരമായി, പ്രവർത്തന യോഗങ്ങളിൽ, റോഡ് മാപ്പുകൾ, ആസൂത്രിത പ്രവർത്തനങ്ങൾ, തന്ത്രപരവും പ്രവർത്തനപരവുമായ പദ്ധതികൾ എന്നിവ നടപ്പിലാക്കുന്നതിനുള്ള പ്രശ്നങ്ങൾ പരിഗണിക്കുന്നു. പ്രവർത്തന (ഡിസ്പാച്ച്) മീറ്റിംഗും മറ്റുള്ളവയും തമ്മിലുള്ള ഒരു പ്രധാന വ്യത്യാസം, അവ പതിവായി നടക്കുന്നു, പങ്കെടുക്കുന്നവരുടെ ഒരു നിശ്ചിത ലിസ്റ്റ് ഉണ്ട് എന്നതാണ്. യോഗത്തിൽ അജണ്ട ഉണ്ടാകാനിടയില്ല എന്നതും ശ്രദ്ധിക്കേണ്ടതാണ്.
3. പ്രശ്നമുള്ളത്. ചുരുങ്ങിയ സമയത്തിനുള്ളിൽ ജോലികൾ പൂർത്തിയാക്കുന്നതിനോ എന്റർപ്രൈസസിന്റെ ആഗോള പ്രശ്നം പരിഹരിക്കുന്നതിനോ അടിയന്തിരമായി തീരുമാനമെടുക്കേണ്ട സാഹചര്യത്തിൽ അത്തരമൊരു യോഗം വിളിക്കുന്നു.

മേൽപ്പറഞ്ഞവയ്‌ക്ക് പുറമേ, ഏറ്റവും ജനപ്രിയമായ ഉൽ‌പാദന മീറ്റിംഗുകളിലൊന്ന് പ്രത്യേകം വേർതിരിക്കാം - ഒരു ആസൂത്രണ യോഗം. ചട്ടം പോലെ, അത്തരമൊരു പരിപാടി ദിവസേന അല്ലെങ്കിൽ ആഴ്ചയിൽ ഒരിക്കൽ നടക്കുന്നു, അതിൽ ഡിപ്പാർട്ട്മെന്റ് മേധാവിയും നേരിട്ടുള്ള പ്രകടനക്കാരും പങ്കെടുക്കുന്നു, അവർ ദിവസത്തേക്കുള്ള ചുമതലകൾ സ്വീകരിക്കുകയും അവ നടപ്പിലാക്കുന്നതിന്റെ പുരോഗതി ചർച്ച ചെയ്യുകയും ചെയ്യുന്നു.

മീറ്റിംഗിലെ എന്റർപ്രൈസ് സ്റ്റാഫിന്റെ മീറ്റിംഗിന്റെ വിഷയം എന്റർപ്രൈസ് പ്രവർത്തനങ്ങളിൽ ഉണ്ടാകുന്ന ഏതെങ്കിലും തരത്തിലുള്ള പ്രശ്‌നങ്ങളായിരിക്കാം, കൂടാതെ ഒരു പ്രത്യേക ഓർഗനൈസേഷൻ പ്രവർത്തിക്കുന്ന ബാഹ്യ പരിതസ്ഥിതിയിലെ മാറ്റങ്ങളിലേക്ക് ചർച്ചയുടെ ഗതി നീക്കിവയ്ക്കാം.

യോഗത്തിന്റെ ഓർഗനൈസേഷൻ

ഏത് തരത്തിലുള്ള മീറ്റിംഗും, അതിന്റെ ഫോർമാറ്റ് പരിഗണിക്കാതെ, അതിനായി ശ്രദ്ധാപൂർവ്വം തയ്യാറെടുപ്പ് ആവശ്യമാണ്, കാരണം അതിന്റെ ഫലപ്രാപ്തി ഈ നിമിഷത്തെ ആശ്രയിച്ചിരിക്കുന്നു. തുടക്കത്തിൽ, നിങ്ങൾ ഇനിപ്പറയുന്ന പോയിന്റുകൾ നിർണ്ണയിക്കേണ്ടതുണ്ട്:

• ലക്ഷ്യം;
• ചർച്ച ചെയ്ത വിഷയങ്ങൾ;
• ഉദ്യോഗസ്ഥർക്കായി ചുമതലകൾ ക്രമീകരിക്കുക (പ്രവർത്തനക്ഷമതയും കീഴ്വഴക്കവും അടിസ്ഥാനമാക്കി);
• ചുമതല നിർവ്വഹണത്തിന്റെ ഘട്ടങ്ങൾ.

ഇന്ന്, മിക്ക മീറ്റിംഗുകളും വളരെ സാധാരണമായ രീതിയിലാണ് നടത്തുന്നത്, അതിനാലാണ് അവയുടെ അർത്ഥം നഷ്ടപ്പെടുന്നത്, കൂടാതെ ഏൽപ്പിച്ച ജോലികൾ മോശമായി നിർവഹിക്കാൻ കഴിയും. അതിനാൽ, അത്തരം ബിസിനസ്സ് മീറ്റിംഗുകളുടെ മുഴുവൻ കോഴ്‌സിലൂടെയും ചിന്തിക്കുകയും സമയമെടുക്കാതെ, ടീമിൽ നിന്ന് ഒരു തിരിച്ചടി ഉണ്ടാകുകയും ചെയ്യുന്ന വിധത്തിൽ ഒരു പ്രവർത്തന ചർച്ച നിർമ്മിക്കുന്നത് വളരെ പ്രധാനമാണ്.

മീറ്റിംഗുകൾ

ഒരു നിശ്ചിത വിപണി വിഹിതം നേടാനും വലിയ ലാഭം നേടുന്നതിനായി അവരുടെ കമ്പനി വികസിപ്പിക്കാനും ശ്രമിക്കുന്ന വലിയ സ്ഥാപനങ്ങളും ഓർഗനൈസേഷനുകളും മീറ്റിംഗുകളിലൂടെ പ്രധാനപ്പെട്ട വിഷയങ്ങളുടെ ചർച്ചയിൽ വലിയ പന്തയം വെക്കുന്നു എന്നത് ശ്രദ്ധിക്കേണ്ടതാണ്. വിജയകരമായ മാനേജർമാരുടെ പരിശീലനത്തിൽ നിന്ന്, ഒരു മീറ്റിംഗിനായി എങ്ങനെ തയ്യാറാകണം എന്നതിനെക്കുറിച്ചുള്ള ഇനിപ്പറയുന്ന നിയമങ്ങളുടെ ഒരു കൂട്ടം നിങ്ങൾക്ക് രൂപീകരിക്കാൻ കഴിയും:

ആരംഭിക്കുന്നതിന്, പങ്കെടുക്കുന്നവരുടെ ഒരു ലിസ്റ്റ് നിർണ്ണയിക്കപ്പെടുന്നു. മീറ്റിംഗിലേക്ക് ആരെയാണ് ക്ഷണിക്കേണ്ടതെന്നും അതിൽ അദ്ദേഹം എന്ത് പങ്ക് വഹിക്കുമെന്നും വ്യക്തമായിരിക്കണം. ക്ഷണിക്കപ്പെട്ട വ്യക്തികൾക്ക് ഈ പ്രശ്നം മനസ്സിലാകുന്നില്ലായിരിക്കാം, കൂടാതെ "എങ്കിൽ" ക്ഷണിക്കപ്പെടുകയും ചെയ്യുന്നു, എന്നാൽ ഈ നിമിഷം അവർക്ക് അവരുടെ ഔദ്യോഗിക ചുമതലകൾ ചെയ്യാനും സമയം പാഴാക്കാതിരിക്കാനും കഴിയും.

ഒരു അജണ്ട ഉണ്ടായിരിക്കേണ്ടത് പ്രധാനമാണ്. മീറ്റിംഗ് ആസൂത്രണം ചെയ്തിട്ടുണ്ടെങ്കിൽ, ഒരു അജണ്ട മുൻകൂട്ടി വികസിപ്പിച്ചെടുക്കുന്നു, ഇത് ചർച്ച ചെയ്ത വിഷയങ്ങളെ സൂചിപ്പിക്കുന്നു, കൂടാതെ പ്രധാന സ്പീക്കറുകളെ നിർണ്ണയിക്കുന്നു. എല്ലാ പങ്കാളികൾക്കും റിപ്പോർട്ടുകളും നിർദ്ദേശങ്ങളും അധിക ചോദ്യങ്ങളും തയ്യാറാക്കാൻ കഴിയുന്ന തരത്തിൽ ഈ പ്രമാണം വിവരങ്ങൾ തയ്യാറാക്കുന്നതിനുള്ള ഉത്തരവാദിത്തമുള്ളവർക്കും ഹാജരാകുന്നവർക്കും അയയ്‌ക്കേണ്ടതുണ്ടെന്ന് ഓർമ്മിക്കേണ്ടത് പ്രധാനമാണ്. ആവശ്യമെങ്കിൽ, അജണ്ട ക്രമീകരിക്കാം.

പ്രധാനവും തന്ത്രപരവുമായ വിഷയങ്ങൾ യോഗത്തിന് മുന്നിൽ കൊണ്ടുവരണം. കമ്പനിയുടെ ഏതെങ്കിലും തന്ത്രപരമായ നടപടികൾ നടപ്പിലാക്കുന്നതിന് വ്യക്തിപരമായി ഉത്തരവാദിത്തമുള്ള വ്യക്തികൾ (ഡിപ്പാർട്ട്മെന്റുകളുടെ തലവന്മാർ, വിഭാഗങ്ങൾ, വർക്ക്ഷോപ്പുകൾ) അത്തരം പ്രശ്നങ്ങളുടെ സ്പീക്കറുകൾ ആയിരിക്കണം.

പ്രധാനപ്പെട്ട പോയിന്റുകൾ

ഏതൊരു യോഗത്തിനും രണ്ട് പ്രധാന ഘട്ടങ്ങളുണ്ടെന്ന കാര്യം ഓർത്തിരിക്കേണ്ടത് പ്രധാനമാണ് - അതിനുള്ള തയ്യാറെടുപ്പും അതിന്റെ പെരുമാറ്റവും. ഒരു ബിസിനസ് മീറ്റിംഗ് നടത്തുന്നതിന്റെ പ്രസക്തി നിർണ്ണയിക്കുക, ജോലികൾ, പ്രധാന, ദ്വിതീയ ലക്ഷ്യങ്ങൾ, പങ്കെടുക്കുന്നവരുടെയും സ്പീക്കറുകളുടെയും ഒരു ലിസ്റ്റ് രൂപീകരിക്കുക, റിപ്പോർട്ടുകൾ, അവതരണങ്ങൾ, വിഷയം അല്ലെങ്കിൽ മുമ്പ് നിർവചിച്ച അജണ്ട എന്നിവ അനുസരിച്ച് ഒരു റിപ്പോർട്ട് തയ്യാറാക്കൽ എന്നിവ ആദ്യ ഘട്ടത്തിൽ ഉൾപ്പെടുന്നു. മീറ്റിംഗിന്റെ മുമ്പ് ആസൂത്രണം ചെയ്ത കോഴ്സ് നടപ്പിലാക്കുക, റിപ്പോർട്ടുകൾ കേൾക്കുക, നിലവിലുള്ളതും തന്ത്രപ്രധാനവുമായ വിഷയങ്ങൾ ചർച്ച ചെയ്യുക എന്നിവയാണ് രണ്ടാമത്തെ ഘട്ടം.

അത്തരം ബിസിനസ്സ് ആശയവിനിമയ സമയത്ത് ജീവനക്കാരിൽ നിന്ന് എന്തുചെയ്യണമെന്നും ആരോട് ചെയ്യണമെന്നും തീരുമാനിക്കേണ്ടത് ആവശ്യമാണെങ്കിൽ, നമുക്ക് മൂന്നാമത്തെ ഘട്ടം ഒറ്റപ്പെടുത്താം - തീരുമാനമെടുക്കൽ. ചട്ടം പോലെ, സ്വന്തം വിവേചനാധികാരത്തെ അടിസ്ഥാനമാക്കിയോ ചർച്ചയിലൂടെയോ കൂട്ടായ വോട്ടെടുപ്പിലൂടെയോ യോഗത്തിന്റെ അധ്യക്ഷനായ ചെയർമാനാണ് തീരുമാനങ്ങൾ എടുക്കുന്നത്.

സാമ്പിൾ മീറ്റിംഗ് പ്ലാൻ

അദ്ദേഹത്തിന് മുന്നിൽ വ്യക്തമായ ഒരു പദ്ധതിയുണ്ടെങ്കിൽ, ഏതൊരു നേതാവിനും ഒരു മീറ്റിംഗ് കാര്യക്ഷമമായും കാര്യക്ഷമമായും നടത്താൻ കഴിയും, ഇത് ജീവനക്കാരിൽ നിന്ന് ഫീഡ്‌ബാക്ക് നേടാനും അവർക്ക് ശരിയായ ജോലികൾ സജ്ജമാക്കാനും അനുവദിക്കും. ഈ പ്ലാനിൽ ഇനിപ്പറയുന്ന വശങ്ങൾ ഉൾപ്പെട്ടേക്കാം:

• ഒരു നിശ്ചിത സമയത്തേക്ക് (പാദം, ആഴ്ച, അർദ്ധ വർഷം, മാസം) റിപ്പോർട്ടുകൾ കേൾക്കുകയും ഫലങ്ങൾ സംഗ്രഹിക്കുകയും ചെയ്യുക;
• കമ്പനിയുമായി ബന്ധപ്പെട്ട നിലവിലെ പ്രശ്നങ്ങളുടെ കവറേജ്;
• ട്രബിൾഷൂട്ടിംഗിനുള്ള നിർദ്ദേശങ്ങൾ കേൾക്കൽ (മസ്തിഷ്കപ്രക്ഷോഭം);
• നിർദ്ദിഷ്ട ഓപ്ഷനുകളുടെ വിലയിരുത്തലും അവ നടപ്പിലാക്കുന്നതിനെക്കുറിച്ചുള്ള ചർച്ചയും;
• ഓപ്ഷനുകളുടെ ശേഖരണം;
• ഒന്നോ അല്ലെങ്കിൽ മറ്റൊരു ഓപ്ഷൻ സ്വീകരിക്കുന്നതിന് വോട്ടുചെയ്യൽ;
• പ്രശ്നം പരിഹരിക്കുന്ന സമയത്ത് അതിരുകളുടെ നിർവചനം (ഉത്തരവാദിത്തമുള്ള വ്യക്തികളുടെ നിർവചനം, നിബന്ധനകൾ, രീതികൾ, രീതികൾ).

ലോഗിംഗ്

മിക്ക തരത്തിലുള്ള മീറ്റിംഗുകളും പേപ്പറിൽ (പ്രമാണം) ഉറപ്പിക്കേണ്ടതുണ്ട്, അതിനെ ഒരു പ്രോട്ടോക്കോൾ എന്ന് വിളിക്കുന്നു. ഇത്തരത്തിലുള്ള ഡോക്യുമെന്റേഷൻ സൂക്ഷിക്കുന്നത് തീരുമാനങ്ങൾ നിയമാനുസൃതമാക്കാൻ നിങ്ങളെ അനുവദിക്കുന്നു. കൂടാതെ, പ്രോട്ടോക്കോളിന് നന്ദി, നിങ്ങൾക്ക് എല്ലായ്പ്പോഴും പ്രവർത്തനങ്ങൾ നടപ്പിലാക്കുന്നതിന്റെ പുരോഗതി ട്രാക്കുചെയ്യാനാകും, കൂടാതെ സെറ്റ് ചെയ്ത ടാസ്‌ക്കുകൾ നിറവേറ്റുന്നില്ലെങ്കിൽ, ആരാണ് ഇതിന് ഉത്തരവാദിയെന്ന് നിർണ്ണയിക്കുക.

പഞ്ചർ, ചട്ടം പോലെ, മീറ്റിംഗിന്റെ അധ്യക്ഷനായ നേതാവിന്റെ സെക്രട്ടറിയാണ് നടത്തുന്നത്. എന്നിരുന്നാലും, പലപ്പോഴും ഈ പ്രവർത്തനം മറ്റ് ജീവനക്കാർക്ക് ചെയ്യാൻ കഴിയും.

സെക്രട്ടറിയുടെ പ്രവർത്തനങ്ങളും ചുമതലകളും

ബിസിനസ്സ് മീറ്റിംഗുകൾ ആരംഭിക്കുന്നതിന് മുമ്പ്, ക്ഷണിക്കപ്പെട്ടവരുടെ ലിസ്റ്റും ചർച്ച ചെയ്ത വിഷയങ്ങളുടെ പട്ടികയും സെക്രട്ടറിക്ക് പരിചിതമായിരിക്കണം. എന്നിരുന്നാലും, മീറ്റിംഗ് സ്ഥിരമായി നടക്കുന്നുണ്ടെങ്കിൽ, ഈ ഉദ്യോഗസ്ഥനാണ് എല്ലാ ഡോക്യുമെന്റേഷനുകളും (ലിസ്റ്റുകൾ, പ്ലാനുകൾ, അജണ്ട മുതലായവ) ശേഖരിക്കുകയും മീറ്റിംഗിനായി തയ്യാറെടുക്കാൻ മാനേജരെ സഹായിക്കുകയും ചെയ്യുന്നത് എന്നത് ശ്രദ്ധിക്കേണ്ടതാണ്.

ആദ്യം, ആവശ്യമെങ്കിൽ, ഒരു രജിസ്ട്രേഷൻ ഷീറ്റ് പൂരിപ്പിക്കാൻ പ്രത്യക്ഷപ്പെടുന്ന വ്യക്തികളോട് സെക്രട്ടറി ആവശ്യപ്പെടാം, അവിടെ അവരുടെ മുഴുവൻ പേരുകളും സൂചിപ്പിക്കും. സ്ഥാനവും. പ്രോട്ടോക്കോൾ തയ്യാറാക്കുമ്പോൾ ഇത് ആവശ്യമാണ്. അടുത്തതായി, സെക്രട്ടറി അജണ്ട പ്രഖ്യാപിക്കുന്നു, അത് മീറ്റിംഗിന്റെ തുടക്കം കുറിക്കുന്നു. കൂടാതെ, അവിടെയുണ്ടായിരുന്നവർ പ്രശ്നങ്ങൾ ചർച്ച ചെയ്യാൻ തുടങ്ങുമ്പോൾ, സെക്രട്ടറി ഈ പരിപാടിയുടെ പുരോഗതി രേഖപ്പെടുത്തുന്നു. മീറ്റിംഗിന്റെ അവസാനം, ഈ ഉദ്യോഗസ്ഥൻ പ്രോട്ടോക്കോളിന്റെ പൂർത്തിയായ പതിപ്പ് തയ്യാറാക്കുന്നു, അതിനുശേഷം അദ്ദേഹം ചെയർമാനുമായി ഒപ്പിടുകയും എല്ലാം ഉൾപ്പെട്ട വ്യക്തികൾക്ക് അയയ്ക്കുകയും ചെയ്യുന്നു.

വരയ്ക്കുമ്പോൾ, മീറ്റിംഗിന്റെ മിനിറ്റുകളുടെ രൂപത്തിന് സെക്രട്ടറി ശ്രദ്ധ നൽകേണ്ടത് വളരെ പ്രധാനമാണ്. അതിൽ ഒരു തലക്കെട്ട്, വേദി, പങ്കെടുക്കുന്നവരുടെ ലിസ്റ്റ്, ചർച്ച ചെയ്ത പ്രശ്നങ്ങൾ, എടുത്ത തീരുമാനങ്ങൾ എന്നിവ ഉൾപ്പെടുത്തണം.

ഉപസംഹാരം

മുകളിലുള്ള വിവരങ്ങളിൽ നിന്ന്, എന്റർപ്രൈസസിൽ മീറ്റിംഗുകൾ നടത്തുന്നത് വളരെ പ്രധാനമാണെന്ന് വ്യക്തമാകും. എന്നിരുന്നാലും, അത്തരം ഇവന്റുകൾക്കായുള്ള ഉയർന്ന നിലവാരമുള്ള തയ്യാറെടുപ്പ് വിവരങ്ങൾ ഉൾക്കൊള്ളുന്നതിലും ലക്ഷ്യങ്ങൾ സജ്ജീകരിക്കുന്നതിലും അവയുടെ ഉയർന്ന നിലവാരമുള്ള നിർവ്വഹണത്തിലും വിജയത്തിലേക്കുള്ള താക്കോലിന്റെ 50% ത്തിലധികം വഹിക്കുന്നുവെന്നത് എല്ലായ്പ്പോഴും ഓർമ്മിക്കേണ്ടതാണ്.

വിവിധ തരത്തിലുള്ള ചർച്ചകളില്ലാതെ ആധുനിക ബിസിനസ്സ് അസാധ്യമാണ്. എല്ലാ ഘടനാപരമായ ഡിവിഷനുകളിലേക്കും ഒരേസമയം പ്രധാന ലക്ഷ്യങ്ങളും ലക്ഷ്യങ്ങളും അറിയിക്കാനും ഫീഡ്‌ബാക്ക് നേടാനും ലഭിച്ച ഡാറ്റയെ അടിസ്ഥാനമാക്കി കമ്പനിയുടെ പ്രവർത്തന പദ്ധതി ക്രമീകരിക്കാനും മാനേജ്‌മെന്റിനുള്ള അവസരമാണ് ബിസിനസ് മീറ്റിംഗുകൾ.

മീറ്റിംഗുകൾ ഒരു തരം ബിസിനസ് മാനേജ്‌മെന്റ് ടൂളാണ്, അത് ഫലപ്രാപ്തിയെ നിരന്തരം വിലയിരുത്തുകയും നേടിയ ഫലങ്ങൾ വിശകലനം ചെയ്യുകയും വേണം.

ബിസിനസ് ആശയവിനിമയം, ബിസിനസ് സംഭാഷണങ്ങൾ, മീറ്റിംഗുകൾ, ചർച്ചകൾ, ചർച്ചകൾ: ബിസിനസ് ആശയവിനിമയത്തിന്റെ ഒരു രൂപമായി

ബിസിനസ്സ് ആശയവിനിമയം സാധാരണയിൽ നിന്ന് വേർതിരിക്കേണ്ടതാണ്, കാരണം ആദ്യത്തേതിന് ഒരു നിർദ്ദിഷ്ട ലക്ഷ്യമുണ്ട്, പെരുമാറ്റത്തിന്റെ കർശനമായ ധാർമ്മികതയുണ്ട്, രണ്ടാമത്തേതിന് അടിസ്ഥാനമോ കാരണമോ ഇല്ലായിരിക്കാം.

ബിസിനസ്സ് ആശയവിനിമയത്തിന് നിരവധി രൂപങ്ങളുണ്ട്, പ്രധാനവയിൽ ഇവ ഉൾപ്പെടുന്നു:

• ബിസിനസ്സ് സംഭാഷണങ്ങൾ - ബിസിനസ്സിന്റെ പ്രവർത്തനത്തിന്റെ പ്രത്യേക പ്രശ്നങ്ങളെക്കുറിച്ചുള്ള വിവരങ്ങളുടെ കൈമാറ്റം (അല്ലെങ്കിൽ വൺ-വേ ട്രാൻസ്ഫർ) പ്രതിനിധീകരിക്കുന്നു. ഇത് നേരിട്ടുള്ള ആശയവിനിമയമോ പരോക്ഷമോ ആകാം (ഇന്റർനെറ്റ് സാങ്കേതികവിദ്യകൾ, ടെലിഫോണി ഉപയോഗിച്ച്). ഇത്തരത്തിലുള്ള ആശയവിനിമയത്തിൽ ചർച്ചകളുടെയോ മീറ്റിംഗുകളുടെയോ രൂപത്തിൽ അതിന്റെ തുടർച്ച ഉൾപ്പെടുന്നു;
• മീറ്റിംഗുകൾ - ആശയവിനിമയത്തിന്റെ ഒരു വലിയ രൂപം, ഒരു ചട്ടം പോലെ, തന്ത്രപരമായ ബിസിനസ്സ് വികസന പ്രശ്നങ്ങൾ പരിഹരിക്കുന്നതിന് കമ്പനി ജീവനക്കാർ (സാധാരണയായി ഘടനാപരമായ ഡിവിഷനുകളുടെ തലവന്മാർ) ഉൾപ്പെടുന്നു;
• ചർച്ചകൾ - ഒരു നിർദ്ദിഷ്ട ലക്ഷ്യം ഉണ്ടായിരിക്കുകയും പ്രധാനപ്പെട്ട പ്രശ്നങ്ങൾ ചർച്ച ചെയ്യുക, കരാറുകൾ അവസാനിപ്പിക്കുക, കരാറുകൾ, ഇരു കക്ഷികൾക്കും പ്രധാനപ്പെട്ട രേഖകൾ ഒപ്പിടൽ എന്നിവ ലക്ഷ്യമിടുന്നു;
• ചർച്ചകൾ - കമ്പനിയുടെ പ്രധാന പ്രശ്നങ്ങളുടെ ഒരു തുറന്ന ചർച്ച, ഇതിന്റെ പ്രധാന ഉപകരണം "മസ്തിഷ്കപ്രക്ഷോഭം" (എല്ലാ കക്ഷികളുടെയും ആശയങ്ങൾ സൃഷ്ടിക്കൽ) ആണ്, ഇത് പ്രശ്നങ്ങൾ പരിഹരിക്കുന്നതിനുള്ള നിലവാരമില്ലാത്ത സമീപനങ്ങളിലേക്ക് നയിച്ചേക്കാം.

ലിസ്റ്റുചെയ്ത ഫോമുകൾക്ക് പുറമേ, അവയിൽ പലതും ഉണ്ട്: ബിസിനസ്സ് അഭിമുഖങ്ങൾ, തർക്കങ്ങൾ, മീറ്റിംഗുകൾ, കത്തിടപാടുകൾ, അവതരണങ്ങൾ, കോൺഫറൻസുകൾ. അവയ്‌ക്കെല്ലാം അവരുടേതായ പ്രത്യേകതകൾ ഉണ്ട്, എന്നാൽ അവർ ബിസിനസ്സ് നൈതികതയുടെ അതേ നിയമങ്ങൾ പാലിക്കുന്നു.

ബിസിനസ്സ് മീറ്റിംഗുകൾ: ടാസ്ക്കുകൾ, ലക്ഷ്യങ്ങൾ, വിഷയങ്ങൾ

ഒരു യഥാർത്ഥ പ്രശ്‌നത്തിനോ ചുമതലയ്‌ക്കോ ഒരു പ്രത്യേക പരിഹാരം ഉണ്ടാക്കുന്നതിനാണ് ബിസിനസ് മീറ്റിംഗുകൾ നടത്തുന്നത്. കൂടാതെ, മീറ്റിംഗുകളിൽ, ഡിപ്പാർട്ട്‌മെന്റുകളിലെ ജീവനക്കാർക്ക് അവരുടെ ആശയങ്ങൾ മാനേജ്മെന്റുമായി ഏതെങ്കിലും പ്രശ്നങ്ങളുടെ സാധ്യമായ പരിഹാരത്തെക്കുറിച്ച് പങ്കിടാൻ കഴിയും. കമ്പനിയിലെ സാഹചര്യം, അതിന്റെ ശക്തിയും ബലഹീനതകളും സമഗ്രമായി കാണാൻ ഈ തരത്തിലുള്ള ആശയവിനിമയം നിങ്ങളെ അനുവദിക്കുന്നു, പുതിയ ആളുകളുടെ ടീമിലേക്കുള്ള പ്രവേശനം, കോർപ്പറേറ്റ് സംസ്കാരവുമായുള്ള അവരുടെ പരിചയം, ഓർഗനൈസേഷനിൽ സ്വീകരിച്ച മാനദണ്ഡങ്ങൾ എന്നിവ പ്രോത്സാഹിപ്പിക്കുന്നു.

മീറ്റിംഗുകളുടെ പ്രധാന ലക്ഷ്യങ്ങളും ലക്ഷ്യങ്ങളും ഇവയാണ്:

• കമ്പനിയുടെ നയം നിലനിർത്തുക, അതോടൊപ്പം അതിന്റെ വികസനവും എല്ലാ ജീവനക്കാരുമായുള്ള ആശയവിനിമയവും;
• കമ്പനിയുടെ തന്ത്രപരമായ ലക്ഷ്യത്തിന് അനുസൃതമായി എല്ലാ സേവനങ്ങളുടെയും വകുപ്പുകളുടെയും പ്രവർത്തനങ്ങളുടെ സംയോജനം;
• പുതിയ ജോലികൾ നിർവചിക്കുകയും ഇതിനകം നടപ്പിലാക്കിയ കാമ്പെയ്‌നുകളുടെ ഫലപ്രാപ്തി വിലയിരുത്തുകയും ചെയ്യുക;
• ഉയർന്നുവരുന്ന പ്രശ്നങ്ങൾ പരിഹരിക്കുന്നു.

മീറ്റിംഗുകളിൽ അവതരിപ്പിക്കുന്ന വിഷയങ്ങൾ തികച്ചും വ്യത്യസ്തമായിരിക്കും.

റഷ്യൻ പ്രയോഗത്തിൽ, ആഴ്ചയിൽ ഒരിക്കലെങ്കിലും ആസൂത്രണ യോഗങ്ങൾ നടത്തുന്നത് പതിവാണ്. അങ്ങനെ, ഡിപ്പാർട്ട്‌മെന്റ് മേധാവികൾ ആഴ്‌ചയിൽ ചെയ്‌ത ജോലിയെക്കുറിച്ച് റിപ്പോർട്ടുചെയ്യുകയും അടുത്ത ഒന്നിനായുള്ള പ്ലാനുകൾ സജ്ജമാക്കുകയും ചെയ്യുന്നു (അല്ലെങ്കിൽ വരാനിരിക്കുന്ന പ്രവൃത്തി ആഴ്‌ചയ്‌ക്കുള്ളിൽ നടപ്പിലാക്കുന്നതിനുള്ള ചുമതലകൾ സ്വീകരിക്കുക).

കമ്പനികൾ പ്രവർത്തിക്കുന്ന ചലനാത്മകവും മാറിക്കൊണ്ടിരിക്കുന്നതുമായ ബാഹ്യ പരിതസ്ഥിതിയുമായി ബന്ധപ്പെട്ട് ഉയർന്നുവരുന്ന പ്രശ്‌നങ്ങളുടെ ഒരു ശ്രേണിയാണ് ഷെഡ്യൂൾ ചെയ്യാത്ത മീറ്റിംഗിന്റെ സന്ദർഭം അല്ലെങ്കിൽ വിഷയം.

ബിസിനസ് മീറ്റിംഗുകളുടെ തരങ്ങളും തരങ്ങളും വർഗ്ഗീകരണവും

ബിസിനസ്സ് മീറ്റിംഗുകൾ രൂപത്തിലും വിഷയങ്ങളിലും പങ്കെടുക്കുന്നവരിലും വ്യത്യസ്തമായിരിക്കും.

അവരുടെ പ്രധാന വർഗ്ഗീകരണം ചുവടെ അവതരിപ്പിച്ചിരിക്കുന്നു:

• ഒരു പ്രത്യേക പ്രദേശത്ത് ഉൾപ്പെടുന്നതിനാൽ: അഡ്മിനിസ്ട്രേറ്റീവ് മീറ്റിംഗുകൾ (പ്രശ്നപരമായ പ്രശ്നങ്ങൾ പരിഹരിക്കുന്നതിന്), ശാസ്ത്രീയ (സമ്മേളനങ്ങൾ, സിമ്പോസിയങ്ങൾ, സെമിനാറുകൾ സംഘടിപ്പിക്കുകയും ശാസ്ത്ര മേഖലയിലെ കാലിക പ്രശ്നങ്ങൾ പരിഹരിക്കാൻ സംഘടിപ്പിക്കുകയും ചെയ്യുന്നു), രാഷ്ട്രീയ (ചില രാഷ്ട്രീയ പ്രസ്ഥാനങ്ങളിലെ അംഗങ്ങളുടെ കോൺഗ്രസുകളും മീറ്റിംഗുകളും) സമ്മിശ്രവും തരങ്ങൾ;
• പങ്കെടുക്കുന്നവരുടെ അളവും എണ്ണവും അനുസരിച്ച്: അന്താരാഷ്ട്ര (വിദേശ പങ്കാളികൾ, സ്പെഷ്യലിസ്റ്റുകൾ, ഒരു പ്രത്യേക മേഖലയിലെ വിദഗ്ധർ എന്നിവരുടെ പങ്കാളിത്തത്തോടെ), ദേശീയ, പ്രാദേശിക, നഗരം;
• ഇവന്റ് സ്ഥലത്ത്: ഫീൽഡ്, ലോക്കൽ മീറ്റിംഗുകൾ;
• ക്രമാനുഗതമായി: ആനുകാലിക, സ്ഥിരമായ മീറ്റിംഗുകൾ.

അവതരിപ്പിച്ച വർഗ്ഗീകരണത്തിന് പുറമേ, മീറ്റിംഗുകളെ പ്രശ്നകരവും പ്രവർത്തനപരവും പ്രബോധനപരവും ആയി തിരിക്കാം.

ചുരുങ്ങിയ സമയത്തിനുള്ളിൽ പ്രശ്നങ്ങൾക്ക് ഒപ്റ്റിമൽ പരിഹാരം കണ്ടെത്തുന്നതിനാണ് പ്രശ്ന യോഗങ്ങൾ ലക്ഷ്യമിടുന്നത്.

ഓപ്പറേഷണൽ (അല്ലെങ്കിൽ അവയെ ഡിസ്പാച്ചിംഗ് എന്നും വിളിക്കുന്നു) കമ്പനിയുടെ നിലവിലെ സ്ഥാനത്തെക്കുറിച്ചുള്ള ഡാറ്റ നേടുന്നതിന് ലക്ഷ്യമിടുന്നു. കീഴുദ്യോഗസ്ഥരിൽ നിന്നുള്ള എല്ലാ വിവരങ്ങളും വകുപ്പ് മേധാവികൾ ശേഖരിക്കുകയും തുടർന്ന് ഓർഗനൈസേഷന്റെ ചീഫ് എക്സിക്യൂട്ടീവിലേക്ക് മാറ്റുകയും ചെയ്യുന്നു. പദ്ധതികൾ എങ്ങനെ പൂർത്തീകരിച്ചു, ലക്ഷ്യങ്ങൾ നേടിയെടുത്തു, ചുമതലകൾ പരിഹരിച്ചു എന്നതിനെക്കുറിച്ചുള്ള ഡാറ്റയാണിത്. അത്തരം മീറ്റിംഗുകളും മറ്റെല്ലാവരും തമ്മിലുള്ള പ്രധാന വ്യത്യാസം അവയുടെ ക്രമം, പങ്കെടുക്കുന്നവരുടെ പട്ടികയുടെ സ്ഥിരത, മീറ്റിംഗിനായുള്ള ഒരു അജണ്ടയുടെ അഭാവം (അതായത്, അതിന്റെ വിശദമായ പദ്ധതി) എന്നിവയാണ്.

മീറ്റിംഗുകൾ അയയ്ക്കുന്നതിൽ നിന്ന് വ്യത്യസ്തമായി ബ്രീഫിംഗ് മീറ്റിംഗുകൾക്ക് വിപരീത ക്രമമുണ്ട് - ഒരു ഡയറക്റ്റീവ് ഫോർമാറ്റിലുള്ള എല്ലാ വിവരങ്ങളും തലയിൽ നിന്ന് നേരിട്ടുള്ള കീഴുദ്യോഗസ്ഥരിലേക്ക് ഇറങ്ങുന്നു, തുടർന്ന് ഓർഗനൈസേഷനിലെ അധികാരത്തിന്റെ ലംബമായി ചില ചുമതലകൾ നിർവഹിക്കുന്നവർക്ക് കൈമാറുന്നു. അത്തരം വിവരങ്ങളിൽ ഓർഗനൈസേഷന്റെ ജോലിയുടെ നിലവിലെ ഗതിയെ ബാധിച്ചേക്കാവുന്ന മാനേജ്മെന്റിൽ നിന്നുള്ള നിർദ്ദേശങ്ങൾ, പുതിയ നിയമങ്ങൾ, പെരുമാറ്റ മാനദണ്ഡങ്ങൾ, നിർദ്ദിഷ്ട ജോലികൾ പൂർത്തിയാക്കുന്നതിനുള്ള സമയപരിധി എന്നിവ ഉൾപ്പെടുന്നു.

ബിസിനസ് മീറ്റിംഗുകൾ തയ്യാറാക്കൽ, സംഘടിപ്പിക്കൽ, നടത്തൽ

മീറ്റിംഗ് ഫലപ്രദമാകുന്നതിന്, അതിന്റെ പ്രധാന പോയിന്റുകൾ ശ്രദ്ധാപൂർവ്വം പരിഗണിക്കേണ്ടത് ആവശ്യമാണ്: മീറ്റിംഗിന്റെ ഉദ്ദേശ്യം, പ്രധാന ജോലികൾ, ഇവന്റിന്റെ ഘട്ടങ്ങൾ. അത്തരം വ്യവസ്ഥകളിൽ മാത്രമേ ഒരാൾക്ക് മീറ്റിംഗിൽ നിന്ന് പ്രയോജനം ലഭിക്കൂ.

നിർഭാഗ്യവശാൽ, അവയിൽ പലതും ബിസിനസ്സ് പരിതസ്ഥിതിയിൽ അംഗീകരിക്കപ്പെട്ടതിനാൽ മാത്രമാണ് പിടിക്കപ്പെടുന്നത്. പല കമ്പനികളിലും മാനേജ്‌മെന്റുമായി ആഴ്ചയുടെ തുടക്കത്തിൽ പതിവ് മീറ്റിംഗുകളും മീറ്റിംഗുകളും സാധാരണമായി മാറുകയും അവയുടെ അർത്ഥം നഷ്ടപ്പെടുകയും ചെയ്തു.

എന്നിരുന്നാലും, വലിയ മാർക്കറ്റ് ഷെയറുകൾ വികസിപ്പിക്കാനും നേടാനും ശ്രമിക്കുന്ന വലിയ കമ്പനികൾ ഈ പ്രശ്നത്തെ വളരെ സൂക്ഷ്മതയോടെ സമീപിക്കുന്നു:

• മീറ്റിംഗിൽ പങ്കെടുക്കുന്നവരുടെ ലിസ്റ്റ് നിർണ്ണയിക്കപ്പെടുന്നു;
• ദീർഘകാലത്തേക്ക്, അതിന്റെ അജണ്ട വികസിപ്പിച്ചുകൊണ്ടിരിക്കുന്നു, അതിൽ കാലക്രമേണ ക്രമീകരണങ്ങൾ നടത്തുന്നു;
• ഡിപ്പാർട്ട്‌മെന്റ് മേധാവികൾ റിപ്പോർട്ട് ചെയ്യുന്ന തന്ത്രപ്രധാനമായ ജോലികൾക്കാണ് മുൻഗണന.

ഒരു ബിസിനസ് മീറ്റിംഗ് നടത്തുന്നതിനുള്ള ഘട്ടങ്ങളും സാങ്കേതികവിദ്യകളും

ഓരോ യോഗത്തിനും രണ്ട് പ്രധാന ഘട്ടങ്ങളുണ്ട്: തയ്യാറെടുപ്പും നേരിട്ടുള്ള പെരുമാറ്റവും.

ആദ്യ ഘട്ടത്തിൽ, ഇവന്റിന്റെ പ്രസക്തി നിർണ്ണയിക്കപ്പെടുന്നു, അതിന്റെ ലക്ഷ്യങ്ങളും ലക്ഷ്യങ്ങളും സജ്ജീകരിച്ചിരിക്കുന്നു, പങ്കെടുക്കുന്നവരുടെ ഒരു ലിസ്റ്റ് രൂപീകരിക്കുന്നു, അജണ്ടയ്ക്ക് അനുസൃതമായി റിപ്പോർട്ടുകളും അവതരണങ്ങളും തയ്യാറാക്കുന്നു.

രണ്ടാം ഘട്ടത്തിൽ, നിലവിലുള്ള അജണ്ട അനുസരിച്ച് നേരിട്ട്, ഹാജരായ എല്ലാവർക്കും പങ്കെടുക്കാവുന്ന വിഷയങ്ങൾ ഉൾക്കൊള്ളുന്നു. ചട്ടം പോലെ, കമ്പനിയുടെ മാനേജ്‌മെന്റ് മീറ്റിംഗിന്റെ ചെയർമാനും അതിനുള്ള ടോൺ സജ്ജീകരിക്കുകയും സംസാരിക്കാനുള്ള അവകാശം നൽകുകയും ക്രിയാത്മകമായ ഒരു ചർച്ചയ്ക്ക് അപ്പുറം പോയാൽ ചർച്ച നിർത്തുകയും ചെയ്യുന്നു.

യോഗത്തിലെ പ്രധാന ഘട്ടങ്ങൾ കൂടാതെ, ഒരു പ്രശ്നത്തിന്റെ പരിഹാരം ഉൾപ്പെട്ടാൽ തീരുമാനമെടുക്കൽ ഘട്ടം ഉണ്ടായേക്കാം. ഇത് ചർച്ചയിലൂടെയോ വോട്ടെടുപ്പിലൂടെയോ ചെയ്യാം.

ബിസിനസ് മീറ്റിംഗ് പ്ലാൻ ഉദാഹരണം

വിശദമായ മീറ്റിംഗ് പ്ലാൻ കയ്യിലുണ്ടെങ്കിൽ, അത് ഫലപ്രദമാകുമെന്ന് നിങ്ങൾക്ക് ഉറപ്പിക്കാം.

അത്തരമൊരു പദ്ധതിയിൽ ഉൾപ്പെടാം:

• തലയുടെ സ്വാഗത പ്രസംഗം - ഒരു നിശ്ചിത സമയത്തേക്ക് (പാദം, മാസം, ആഴ്ച) ഫലങ്ങൾ സംഗ്രഹിക്കുന്നു;
• പ്രശ്നത്തിന്റെ കവറേജ്, കമ്പനിക്ക് അതിന്റെ പ്രസക്തിയുടെ ന്യായീകരണം;
• അതിന്റെ പരിഹാരത്തിൽ മസ്തിഷ്കപ്രക്ഷോഭത്തിന്റെ ഓർഗനൈസേഷൻ;
• ലഭ്യമായ എല്ലാ ഓപ്ഷനുകളുടെയും വിലയിരുത്തൽ;
• പ്രശ്നം പരിഹരിക്കുന്നതിനുള്ള ഓപ്ഷനുകളുടെ ശേഖരണം;
• പ്രശ്നം പരിഹരിക്കുന്നതിന് പ്രത്യേക ഉപകരണങ്ങളുടെ ഉപയോഗം വോട്ടുചെയ്യുകയോ അല്ലെങ്കിൽ തീരുമാനിക്കുകയോ ചെയ്യുക;
• പ്രശ്ന പരിഹാരത്തിന്റെ അതിരുകൾ നിർണ്ണയിക്കുക: നിബന്ധനകൾ, ഉത്തരവാദിത്തമുള്ള വ്യക്തികൾ, രീതികൾ.

മീറ്റിംഗിൽ, ഒരു പ്രത്യേക പ്രശ്നത്തിലേക്ക് മടങ്ങാനും കൂടുതൽ വിശദമായി പരിഗണിക്കാനും അതിന്റെ പ്രധാന പോയിന്റുകൾ രേഖപ്പെടുത്തേണ്ടത് പ്രധാനമാണ്.

എക്‌സ്‌പോസെന്ററിലെ എക്‌സിബിഷനുകളിലും കോൺഗ്രസുകളിലും ബിസിനസ് മീറ്റിംഗുകൾ

എക്‌സ്‌പോസെന്റർ ഫെയർഗ്രൗണ്ടിൽ നടക്കുന്ന എക്‌സിബിഷനുകളുടെയും കോൺഗ്രസുകളുടെയും ഭാഗമായി ബിസിനസ് മീറ്റിംഗുകൾ നടത്തുക എന്നതാണ് ഉൽപ്പന്നങ്ങൾ പ്രോത്സാഹിപ്പിക്കുന്നതിനുള്ള ഫലപ്രദമായ മാർഗങ്ങളിലൊന്ന്. ഈ ഫോർമാറ്റിന്റെ ബിസിനസ് മീറ്റിംഗുകൾ മറ്റുള്ളവയിൽ നിന്ന് കുറച്ച് വ്യത്യസ്തമാണ്. ഒരു എന്റർപ്രൈസിന്റെ മാനേജ്മെന്റ് ഒരു പതിവ് മീറ്റിംഗിൽ ഒത്തുകൂടുകയാണെങ്കിൽ, എക്സിബിഷൻ സമയത്ത്, ഏതൊരു നിർമ്മാതാവിനും എന്റർപ്രൈസസിന്റെ പ്രശ്നങ്ങൾ സമഗ്രമായി പരിഹരിക്കാനും ഉൽപ്പന്നങ്ങളുടെ എല്ലാ വിതരണക്കാരെയും വിതരണക്കാരെയും ക്ഷണിക്കാനും ഒരു സവിശേഷ അവസരമുണ്ട്.

ബിസിനസ് ചർച്ചകൾക്കായി പ്രത്യേകം സജ്ജീകരിച്ച മുറികൾ, എക്‌സ്‌പോസെന്റർ ഫെയർഗ്രൗണ്ടിലെ കോൺഗ്രസ് ഹാളുകൾ എന്നിവ വ്യത്യസ്തമായ ആളുകൾക്കായി രൂപകൽപ്പന ചെയ്‌തിരിക്കുന്നു. അതിനാൽ, എല്ലാ പങ്കാളികളുടെയും പ്ലേസ്മെന്റിൽ പ്രശ്നങ്ങളൊന്നുമില്ല. മാച്ച് മേക്കിംഗ് സിസ്റ്റം ഉപയോഗിച്ച്, നിങ്ങൾക്ക് മീറ്റിംഗിന്റെ സമയം മുൻകൂട്ടി ക്രമീകരിക്കാം. അവതരണ സാങ്കേതികത മീറ്റിംഗിനെ കൂടുതൽ സമ്പന്നവും പൂർണ്ണവുമാക്കും.

മീറ്റിംഗ് തരങ്ങൾ

മീറ്റിംഗുകൾ തരം തിരിച്ച ചർച്ചയ്‌ക്കായി ഉയർത്തിയ പ്രശ്‌നങ്ങളുടെ പ്രാധാന്യവും ഉള്ളടക്കവും പരിഹരിക്കേണ്ട ജോലികളും ജോലിയുടെ സ്ഥലവും സമയവും ദൈർഘ്യവും അനുസരിച്ച്.

പ്രവർത്തന യോഗങ്ങൾസ്ഥാപനത്തിലെ നിലവിലെ അവസ്ഥയെക്കുറിച്ച് മാനേജർക്ക് ആവശ്യമായ വിവരങ്ങൾ നൽകാനുള്ള ലക്ഷ്യം ഉണ്ടായിരിക്കാം; ഉൽപാദന പ്രക്രിയയുടെ ഗതിയിൽ ഉണ്ടാകുന്ന പ്രശ്നങ്ങളുടെ സാരാംശത്തെക്കുറിച്ചുള്ള ഒരു ഹ്രസ്വ വീക്ഷണം, അതുപോലെ തന്നെ നിലവിലെ ഉൽപാദന ചുമതലകളുമായി ബന്ധപ്പെട്ട് സംഘടനാ ഘടനയുടെ വിവിധ ഭാഗങ്ങളുടെ പ്രവർത്തനങ്ങൾക്കായി ഒരു പൊതു തന്ത്രങ്ങൾ വികസിപ്പിക്കുക.

അത്തരം മീറ്റിംഗുകളിലെ വിവരങ്ങൾ താഴെ നിന്ന് മുകളിലേക്ക് നീങ്ങുന്നു, അതായത്. കീഴുദ്യോഗസ്ഥർ മുതൽ നേതാക്കൾ വരെ. ലഭിച്ച വിവരങ്ങൾ മീറ്റിംഗിൽ നേരിട്ട് (വേഗത്തിൽ) സാഹചര്യം വിലയിരുത്താനും ബാക്ക്‌ലോഗ് നിർണ്ണയിക്കാനും തീരുമാനങ്ങൾ എടുക്കാനും പ്രകടനക്കാരെയും സമയപരിധികളെയും സൂചിപ്പിക്കുന്ന കീഴുദ്യോഗസ്ഥർക്കായി ചുമതലകൾ സജ്ജീകരിക്കാനും അനുവദിക്കുന്നു. ചട്ടം പോലെ, കീഴുദ്യോഗസ്ഥർ പ്രവർത്തന യോഗങ്ങളിൽ വിശദവും വിശദവുമായ റിപ്പോർട്ടുകൾ ഉണ്ടാക്കുന്നില്ല. പ്രവർത്തന യോഗങ്ങൾ വിവിധ രൂപങ്ങളിൽ നടക്കാം: അഞ്ച് മിനിറ്റ് മീറ്റിംഗുകൾ, വേനൽക്കാല മീറ്റിംഗുകൾ മുതലായവ. അത്തരം മീറ്റിംഗുകളുടെ പ്രധാന സവിശേഷത അവയുടെ ഹ്രസ്വകാലമാണ്.

ബ്രീഫിംഗ് മീറ്റിംഗുകൾനിയന്ത്രണത്തിന്റെ ലംബമായി മുകളിൽ നിന്ന് താഴേക്ക് വിവരങ്ങളും ഓർഡറുകളും ആവശ്യകതകളും കൈമാറാൻ രൂപകൽപ്പന ചെയ്‌തിരിക്കുന്നു.

അത്തരം മീറ്റിംഗുകളുടെ പ്രധാന സവിശേഷത, നേതാവ് ആവശ്യമായ വിവരങ്ങൾ കീഴുദ്യോഗസ്ഥരുടെ ശ്രദ്ധയിൽപ്പെടുത്തുകയും ഓർഡറുകൾ നൽകുകയും ചെയ്യുക മാത്രമല്ല, പരമാവധി സജ്ജീകരിച്ച ജോലികൾ വ്യക്തമാക്കുന്നു, പ്രകടനം നടത്തുന്നവരെയും സമയപരിധികളെയും നിയമിക്കുന്നു. അതേസമയം, ബ്രീഫിംഗ് മീറ്റിംഗുകളിൽ, സെറ്റ് ചെയ്ത ടാസ്‌ക്കുകൾ പരിഹരിക്കുന്നതിനുള്ള വിവരങ്ങളുടെയും രീതികളുടെയും ചർച്ച അനുവദനീയമാണ്. കീഴുദ്യോഗസ്ഥർക്ക് ചില പോയിന്റുകൾ വ്യക്തമാക്കാനും മാനേജ്മെന്റിന്റെ പരിഗണനയ്ക്കായി സൃഷ്ടിപരമായ നിർദ്ദേശങ്ങൾ നൽകാനും കഴിയും.

പ്രശ്ന യോഗങ്ങൾപരിഗണനയിലുള്ള പ്രശ്നത്തിന്റെ ചർച്ചയുടെയും വിശകലനത്തിന്റെയും ഫലമായി ഒപ്റ്റിമൽ പരിഹാരം കണ്ടെത്തുന്നതിന് ലക്ഷ്യമിടുന്നു.

പ്രശ്ന യോഗങ്ങൾ ഏറ്റവും ബുദ്ധിമുട്ടുള്ള മീറ്റിംഗുകളാണ്. ഒരു പ്രശ്നകരമായ മീറ്റിംഗിന്റെ പ്രക്രിയയിൽ, ഘടനാപരമായ യൂണിറ്റുകളുടെ പ്രവർത്തനപരമായ ചുമതലകളിലെ മാറ്റത്തെയോ ഓർഗനൈസേഷന്റെ പ്രവർത്തനങ്ങളുടെ പുതിയ മേഖലകളിലേക്ക് അവ പൊരുത്തപ്പെടുന്നതിനെയോ ബാധിക്കുന്ന സങ്കീർണ്ണമായ വിഷയങ്ങളിൽ ഒരു കൂട്ടായ തീരുമാനം വികസിപ്പിച്ചെടുക്കുന്നു.

പ്രശ്ന യോഗങ്ങൾ പലപ്പോഴും ചർച്ചകളുടെ രൂപത്തിലാണ്. ഒരു തീരുമാനം എടുക്കുന്ന രീതി നേതൃത്വ ശൈലിയെ ആശ്രയിച്ചിരിക്കുന്നു. പ്രശ്ന മീറ്റിംഗിന്റെ ഇനിപ്പറയുന്ന സ്കീമാണ് ഏറ്റവും സാധാരണമായത്:

1. പ്രശ്നത്തിന്റെ രൂപീകരണം, പ്രശ്നത്തിന്റെ പ്രസ്താവന.

2. പങ്കെടുക്കുന്നവരുടെ റിപ്പോർട്ടുകൾ.

3. പ്രഭാഷകരോട് ചോദ്യങ്ങൾ.

4. ചർച്ച, ചർച്ച, സംവാദം.

5. ഒരു തീരുമാനത്തിന്റെ രൂപീകരണം.

6. പരിഹാരത്തിന്റെ തിരുത്തൽ.

7. തീരുമാനത്തിന്റെ അന്തിമ പതിപ്പ് സ്വീകരിക്കൽ.

പ്രശ്നത്തിന്റെ രൂപീകരണം, പ്രശ്നത്തിന്റെ രൂപീകരണം, അതിന്റെ വിശകലനം, പരിഹാരത്തിനായുള്ള തിരയൽ എന്നിവ ഒരു ചട്ടം പോലെ, മീറ്റിംഗ് ആരംഭിക്കുന്നതിന് മുമ്പ് തന്നെ നടത്തുന്നു. ഈ ഘട്ടത്തിൽ മീറ്റിംഗിൽ പങ്കെടുക്കുന്നവരുമായുള്ള പ്രാഥമിക സംഭാഷണത്തിന്റെ രൂപമെടുക്കാം (മീറ്റിംഗിന് കുറച്ച് ദിവസങ്ങൾക്ക് മുമ്പ്), വാർത്താക്കുറിപ്പുകളുടെ വിതരണം അല്ലെങ്കിൽ ആനുകാലിക പ്രശ്‌ന യോഗങ്ങൾക്കായുള്ള ഒരു വർക്ക് പ്ലാൻ.

പ്രശ്ന യോഗങ്ങളിൽ, ജനാധിപത്യത്തിന്റെയും സൃഷ്ടിപരമായ പ്രവർത്തനത്തിന്റെയും അളവ് വളരെ ഉയർന്നതായിരിക്കണം. ഈ സാഹചര്യത്തിൽ, മീറ്റിംഗിന്റെ ഗതി ഏകോപിപ്പിച്ച് നേതാവ് ചെയർമാന്റെ പങ്ക് വഹിക്കുന്നു.

കൂടാതെ, വിവിധ ഓർഗനൈസേഷനുകളിൽ ഇനിപ്പറയുന്ന തരത്തിലുള്ള മീറ്റിംഗുകൾ ഉപയോഗിക്കാം:

§ ജീവനക്കാരെ അറിയിക്കുന്നു (രൂപത്തിൽ ഉൾപ്പെടെ

പ്രബോധന-രീതി പാഠം);

§ ഒരു നിശ്ചിത കാലയളവിലേക്കുള്ള ജോലി ആസൂത്രണം;

§ വിവിധ സമയങ്ങളിലെ ഫലങ്ങൾ സംഗ്രഹിക്കുന്നു (അതുപോലെ ഉപ-

ഒരു നിർദ്ദിഷ്ട പ്രോജക്റ്റിലെ ജോലിയുടെ ഫലങ്ങൾ നിലനിർത്തൽ) മുതലായവ.

ഒരു ബിസിനസ്സ് സംഭാഷണം ഒരു സ്ഥാപനത്തിലെ പരസ്പര ഇടപെടലിന്റെ ദൃശ്യ മധ്യസ്ഥതയെ ഒരു വ്യക്തിയുടെ സ്റ്റാറ്റസ്, ഫങ്ഷണൽ സ്ഥാനം എന്നിവയാക്കുന്നുവെങ്കിൽ, ബിസിനസ്സ് ഇടപെടലിലെ മറ്റൊരു പ്രധാന ഘടകം ചൂണ്ടിക്കാണിക്കാൻ ഒരു ബിസിനസ് മീറ്റിംഗ് നിങ്ങളെ അനുവദിക്കുന്നു, അതായത് ഗ്രൂപ്പ് ഘടകം. ഒരു ബിസിനസ് മീറ്റിംഗ് തയ്യാറാക്കുകയും നടത്തുകയും ചെയ്യുമ്പോൾ, ഗ്രൂപ്പ് പെരുമാറ്റത്തിന്റെ സവിശേഷതകൾ (ഒരു ഗ്രൂപ്പിലെ റോളുകളുടെ വിതരണം മുതൽ ഗ്രൂപ്പ് സമ്മർദ്ദം വരെ) അതിന്റെ പങ്കാളികളുടെ ഇടപെടലിന്റെ സ്വഭാവത്തെ ഗുരുതരമായി ബാധിക്കുമെന്ന് ഓർമ്മിക്കേണ്ടതാണ്.

മീറ്റിംഗുകൾ തയ്യാറാക്കുന്നതിനുള്ള നിയമങ്ങൾ

ഒരു ബിസിനസ്സ് അല്ലെങ്കിൽ ഓഫീസ് മീറ്റിംഗ് എന്നത് സാങ്കേതികമായി സങ്കീർണ്ണവും സമയമെടുക്കുന്നതുമായ ഒരു സംഭവമാണ്. ഒരു മീറ്റിംഗിനായി തയ്യാറെടുക്കുന്ന ജോലി അതിന്റെ ഉദ്ദേശ്യത്തിന്റെ വ്യക്തമായ നിർവചനത്തോടെ ആരംഭിക്കുന്നു.

യോഗത്തിന്റെ ഉദ്ദേശം- ഇത് ആവശ്യമുള്ള ഫലം, ആവശ്യമുള്ള തരം തീരുമാനം, ജോലിയുടെ ആവശ്യമുള്ള ഫലം (ലക്ഷ്യങ്ങൾക്കുള്ള സാധ്യമായ ഓപ്ഷനുകൾ: കാഴ്ചകളുടെ പ്രാഥമിക കൈമാറ്റം, തീരുമാനമെടുക്കുന്നതിനുള്ള ശുപാർശകൾ തയ്യാറാക്കൽ, ഒരു പ്രത്യേക വിഷയത്തിൽ തീരുമാനമെടുക്കൽ മുതലായവയുടെ വിവരണമാണ്. .).

താൻ എന്തിനാണ് മീറ്റിംഗ് വിളിക്കുന്നതെന്ന് നേതാവ് വ്യക്തമായി മനസ്സിലാക്കണം, കൂടാതെ മീറ്റിംഗിന്റെ ഉദ്ദേശ്യം അതിൽ പങ്കെടുക്കുന്നവരോട് വ്യക്തമായി ആശയവിനിമയം നടത്താനും കഴിയണം. മീറ്റിംഗിന്റെ ഉദ്ദേശ്യം സജ്ജീകരിക്കുമ്പോൾ, അവ്യക്തവും നിർദ്ദിഷ്ടമല്ലാത്തതുമായ ഫോർമുലേഷനുകൾ ഒഴിവാക്കണം. ഇത് നിർദ്ദിഷ്ട പ്രശ്നത്തിൽ താൽപ്പര്യം കുറയുന്നതിന് കാരണമാകുകയും ഉപബോധമനസ്സോടെ അതിന്റെ അടിസ്ഥാനപരമായ പരിഹാരം ആവശ്യമില്ലെന്ന തോന്നലിലേക്ക് നയിക്കുകയും ചെയ്യുന്നു. ലക്ഷ്യത്തിന്റെ രൂപീകരണം പ്രാഥമികമായി പ്രശ്നങ്ങളുടെ ചർച്ചയുടെ ഉദ്ദേശിച്ച ഫലത്തിന്റെ സവിശേഷതകളെ പ്രതിഫലിപ്പിക്കണം. മീറ്റിംഗിന്റെ ഉദ്ദേശ്യത്തെ ആശ്രയിച്ച്, അതിന്റെ അജണ്ട രൂപപ്പെടുത്തുകയും പങ്കെടുക്കുന്നവരുടെ പട്ടിക തിരഞ്ഞെടുക്കുകയും ചെയ്യുന്നു.

മീറ്റിംഗിന്റെ ഉദ്ദേശ്യം നിലവിലെ ജോലിയുടെ സമയത്ത് വിവരങ്ങൾ കൈമാറുകയും വരാനിരിക്കുന്ന ജോലികൾ സജ്ജമാക്കുകയും ചെയ്യുകയാണെങ്കിൽ, വകുപ്പുകളുടെ തലവന്മാരെ മാത്രമേ ക്ഷണിക്കൂ. അത്തരമൊരു മീറ്റിംഗിൽ, ഹാജരായവരെ സ്ഥിതിഗതികൾ പരിചയപ്പെടുത്തുന്നു, മുൻ യോഗത്തിൽ എടുത്ത തീരുമാനങ്ങൾ നടപ്പിലാക്കുന്നതിലെ പുരോഗതിയെക്കുറിച്ച് അവരെ അറിയിക്കുകയും ഭാവിയിലേക്കുള്ള ചുമതലകൾ വ്യക്തമായി രൂപപ്പെടുത്തുകയും ചെയ്യുന്നു.

മീറ്റിംഗിന്റെ ഉദ്ദേശ്യം ഒരു നിർദ്ദിഷ്ട പ്രശ്നം പരിഹരിക്കുക എന്നതാണെങ്കിൽ, ജോലിയെ പ്രൊഫഷണലായി നേരിടാൻ കഴിയുന്നവരും, പ്രശ്നത്തിന് സ്വന്തം പരിഹാരം വാഗ്ദാനം ചെയ്യാൻ കഴിവുള്ളവരും അതിൽ പ്രവർത്തിക്കാൻ ആകർഷിക്കപ്പെടുന്നു. ഈ സാഹചര്യത്തിൽ, മീറ്റിംഗിൽ പങ്കെടുക്കുന്നവർക്ക് പ്രശ്നത്തെക്കുറിച്ചുള്ള വിവരങ്ങൾ നൽകുന്നു, ചുമതല വ്യക്തമായും അവ്യക്തമായും രൂപപ്പെടുത്തിയിരിക്കുന്നു.

മീറ്റിംഗിന്റെ ഉദ്ദേശ്യം മീറ്റിംഗിന്റെ സ്ഥലം, തീയതി, സമയം എന്നിവ നിർണ്ണയിക്കുന്നു.

ഷെഡ്യൂൾ ചെയ്ത മീറ്റിംഗുകൾ(ഉദാ. ഡിബ്രീഫിംഗ് ബോർഡ് മീറ്റിംഗുകൾ, ഷെഡ്യൂളിംഗ്) ആഴ്ചയിലെ നിർദ്ദിഷ്ട ദിവസങ്ങളിലോ മാസത്തിലെ നിർദ്ദിഷ്ട ദിവസങ്ങളിലോ ഷെഡ്യൂൾ ചെയ്യാൻ കൂടുതൽ സൗകര്യപ്രദമാണ്.

ഷെഡ്യൂൾ ചെയ്യാത്ത മീറ്റിംഗുകൾ, പ്രത്യേകിച്ച് ധാരാളം പങ്കാളികൾക്കൊപ്പം (ഉദാഹരണത്തിന്, അടിയന്തര അറിയിപ്പ്), തടസ്സപ്പെട്ട ജോലി പുനരാരംഭിക്കുന്നതിനുള്ള പ്രവർത്തന സമയത്തിന്റെ ചെലവ് ഒഴിവാക്കുന്നതിന് പ്രവൃത്തി ദിവസത്തിന്റെ അവസാനത്തിൽ നടപ്പിലാക്കുന്നത് നല്ലതാണ്.

ഹ്രസ്വ പ്രവർത്തന മീറ്റിംഗുകൾ(അഞ്ച് മിനിറ്റ് അല്ലെങ്കിൽ വേനൽക്കാല മീറ്റിംഗുകൾ) പ്രവൃത്തി ദിവസത്തിന്റെ തുടക്കത്തിൽ നടത്താൻ ശുപാർശ ചെയ്യുന്നു.

മീറ്റിംഗുകളുടെ സമയം ഓർഗനൈസേഷനിൽ (വകുപ്പ്) സ്ഥാപിച്ച ഷെഡ്യൂൾ അനുസരിച്ചായിരിക്കണം. ഷെഡ്യൂൾ ചെയ്യാത്ത മീറ്റിംഗുകൾ താളം തെറ്റിക്കുന്നു, അതുവഴി ബിസിനസ്സ് ആശയവിനിമയത്തിന്റെ സംസ്കാരം കുറയ്ക്കുന്നു, മാനേജർക്ക് അവന്റെ ജോലി സമയം ആസൂത്രണം ചെയ്യാനും അത് നിയന്ത്രിക്കാനുമുള്ള അവസരം നഷ്ടപ്പെടുത്തുന്നു, ആസൂത്രിതമായ മീറ്റിംഗുകളും കാര്യങ്ങളും തടസ്സപ്പെടുത്തുന്നു.

മീറ്റിംഗുകൾ ഉച്ചതിരിഞ്ഞ് അല്ലെങ്കിൽ ജോലി അവസാനിക്കുന്നതിന് 1.5 - 2 മണിക്കൂർ മുമ്പ് ഷെഡ്യൂൾ ചെയ്യാൻ ശുപാർശ ചെയ്യുന്നു. ചട്ടം പോലെ, ദിവസത്തിന്റെ ആദ്യ പകുതി കൂടുതൽ ഉൽപ്പാദനക്ഷമതയുള്ളതാണ്, ഈ സമയത്ത് ജീവനക്കാർ അവരുടെ ചുമതലകളിൽ തിരക്കിലാണെങ്കിൽ അത് നല്ലതാണ്. പ്രവൃത്തിദിവസത്തിന്റെ അവസാനത്തിലാണ് യോഗം ചേരുന്നതെങ്കിൽ പരിഗണിക്കേണ്ട ഒരു കാര്യം കൂടിയുണ്ട്. അനുകൂലമല്ലാത്ത വികസനമുണ്ടായാൽ ചർച്ച നിർത്തിവയ്ക്കാൻ ഒഴികഴിവുള്ളതിനാൽ, ചർച്ച നീട്ടിക്കൊണ്ടുപോകാതെ, ഉടൻ തന്നെ യോഗം നടത്താൻ നേതാവിന് അവസരം ലഭിക്കുന്നു.

മീറ്റിംഗ് വിഷയംഎന്നതാണ് ചർച്ചാ വിഷയം. മീറ്റിംഗിൽ പങ്കെടുക്കുന്ന ഓരോ വ്യക്തിക്കും താൽപ്പര്യമുണ്ടാക്കുന്ന വിധത്തിൽ വിഷയം രൂപപ്പെടുത്തണം. എല്ലായ്‌പ്പോഴും പ്രവർത്തന ക്രമത്തിൽ പരിഹരിക്കാൻ കഴിയാത്ത പ്രശ്നങ്ങൾ മാത്രം മീറ്റിംഗുകളിൽ കൊണ്ടുവരേണ്ടത് ആവശ്യമാണ്.

സേവന ബന്ധങ്ങളുടെ മാനേജ്മെന്റിന്റെയും ധാർമ്മികതയുടെയും ഓർഗനൈസേഷനായുള്ള നിയമങ്ങളിലൊന്ന് മീറ്റിംഗിൽ പങ്കെടുക്കുന്നവർക്ക് അജണ്ടയുടെ നിർബന്ധിത പ്രാഥമിക വിതരണം ആയിരിക്കണം. കൂടാതെ, ബിസിനസ്സ് നൈതികതയുടെ മാനദണ്ഡം മീറ്റിംഗിൽ പരിഗണിക്കുന്ന പ്രശ്നങ്ങളുടെ ഗുണങ്ങളെക്കുറിച്ചുള്ള ഹ്രസ്വമായ രേഖാമൂലമുള്ള വിവരങ്ങളുടെ പ്രാഥമിക വിതരണമായി കണക്കാക്കണം. മീറ്റിംഗിൽ സമർപ്പിച്ച വിഷയങ്ങളിൽ കഴിവില്ലാത്ത ഒരാൾ അത്തരം മെയിലിംഗിൽ ഏർപ്പെട്ടാൽ അത് അസ്വീകാര്യമാണ് - ഇത് വ്യക്തമായും പ്രസക്തി കുറയ്ക്കുന്നു.

യോഗത്തിന്റെ അജൻഡമീറ്റിംഗിൽ പങ്കെടുക്കുന്നവർക്ക് മുൻകൂട്ടി വിതരണം ചെയ്ത ഒരു രേഖാമൂലമുള്ള രേഖയാണ്, അതിൽ ഇനിപ്പറയുന്ന വിവരങ്ങൾ ഉൾപ്പെടുന്നു:

§ മീറ്റിംഗിന്റെ വിഷയം;

§ മീറ്റിംഗിന്റെ ഉദ്ദേശ്യം;

§ ചർച്ച ചെയ്യേണ്ട പ്രശ്നങ്ങളുടെ ലിസ്റ്റ്;

§ മീറ്റിംഗിന്റെ ആരംഭ സമയവും അവസാന സമയവും (ഓരോ ലക്കത്തിന്റെയും ചർച്ചയുടെ തുടക്കവും അവസാന സമയവും);

§ മീറ്റിംഗിന്റെ കൃത്യമായ സ്ഥലം;

§ സ്പീക്കറുകളുടെ പേരുകൾ, ചോദ്യങ്ങൾ തയ്യാറാക്കുന്നതിന് ഉത്തരവാദികളായ സഹ സ്പീക്കർമാർ;

§ ഓരോ ലക്കത്തിലെയും മെറ്റീരിയലുകളുമായി ഒരാൾക്ക് പരിചയപ്പെടാൻ കഴിയുന്ന സമയവും സ്ഥലവും (അത്തരം നിർദ്ദേശങ്ങളുടെ സാന്നിധ്യം വിവരങ്ങളുടെ അഭാവത്താൽ പ്രശ്നത്തിന്റെ ചർച്ചയ്ക്ക് തയ്യാറല്ലാത്തതിനെ ന്യായീകരിക്കാൻ അശ്രദ്ധരായ ജീവനക്കാരെ അനുവദിക്കില്ല).

കരട് തീരുമാനങ്ങൾ, റിപ്പോർട്ടുകളുടെ സംഗ്രഹങ്ങൾ, റഫറൻസുകൾ എന്നിവ അജണ്ടയുടെ അനുബന്ധമായി അയക്കാം. മീറ്റിംഗ് ആരംഭിക്കുന്നതിന് മുമ്പ്, ചോദ്യങ്ങൾ തയ്യാറാക്കുന്ന വ്യക്തികൾക്ക് കരട് തീരുമാനങ്ങൾ, പ്രസംഗങ്ങളുടെ സംഗ്രഹങ്ങൾ എന്നിവയെക്കുറിച്ച് യോഗത്തിൽ പങ്കെടുക്കുന്നവരിൽ നിന്ന് അഭിപ്രായങ്ങൾ ലഭിക്കുകയാണെങ്കിൽ അത് വളരെ നല്ലതാണ്.

മീറ്റിംഗിന്റെ പ്രാധാന്യവും വേഗതയും പരിഗണിക്കാതെ തന്നെ, അതിൽ സമർപ്പിച്ച ഇഷ്യൂകളുടെ എണ്ണം മൂന്ന് മുതൽ അഞ്ച് വരെ (ചിലപ്പോൾ ഏഴ്) നിലനിൽക്കണം. അതേസമയം, ഒന്നോ രണ്ടോ പ്രധാന വിഷയങ്ങളും ദൈർഘ്യമേറിയ ചർച്ചകൾ ആവശ്യമില്ലാത്ത രണ്ടോ അഞ്ചോ ചെറിയ വിഷയങ്ങളും ഉൾപ്പെടുന്ന വിധത്തിൽ അജണ്ട തയ്യാറാക്കുന്നതാണ് ഏറ്റവും സൗകര്യപ്രദം. ധാരാളം അജണ്ട ഇനങ്ങൾ മീറ്റിംഗിൽ പങ്കെടുക്കുന്നവരെ ക്ഷീണിപ്പിക്കുന്നു, മാത്രമല്ല മീറ്റിംഗിന്റെ മൊത്തത്തിലുള്ള പ്രധാന ഫോക്കസ് പിടിക്കാൻ അനുവദിക്കുന്നില്ല. ഒരു മീറ്റിംഗും ഫലപ്രദമല്ല, ചർച്ച ചെയ്യുന്ന എല്ലാ വിഷയങ്ങളും തുല്യ പ്രാധാന്യമുള്ളതും ആഴത്തിലുള്ള വിശദമായ ചർച്ച ആവശ്യമായി വരുന്നതുമാണ്.

മീറ്റിംഗിൽ പങ്കെടുക്കുന്നവരുടെ തിരഞ്ഞെടുപ്പാണ് വലിയ പ്രാധാന്യം, അതായത്. മീറ്റിംഗിന്റെ ഫലപ്രാപ്തി, ക്ഷണിക്കപ്പെട്ട ജീവനക്കാരുടെ കഴിവും അധികാരവും മീറ്റിംഗിന്റെ ലക്ഷ്യങ്ങളും ലക്ഷ്യങ്ങളുമായി എങ്ങനെ പൊരുത്തപ്പെടുന്നു എന്നതിനെ ആശ്രയിച്ചിരിക്കുന്നു. പങ്കെടുക്കുന്നവരുടെ എണ്ണം മീറ്റിംഗിന്റെ ലക്ഷ്യങ്ങളും ലക്ഷ്യങ്ങളും അനുസരിച്ചും, ചില സന്ദർഭങ്ങളിൽ, മീറ്റിംഗിന്റെ സ്റ്റാറ്റസ് അല്ലെങ്കിൽ ലെവൽ അനുസരിച്ചും നിർണ്ണയിക്കപ്പെടുന്നു.

ഒരു മീറ്റിംഗിലേക്ക് ക്ഷണിക്കപ്പെട്ട ആളുകളുടെ ഒപ്റ്റിമൽ എണ്ണം 7 - 9 ആണ്, പരമാവധി 12 ആളുകൾ. പ്രശ്നങ്ങളുടെ ചർച്ചയിൽ പങ്കെടുക്കുന്നവരുടെ ഏറ്റവും ഉയർന്ന പ്രവർത്തനമാണ് ഇവിടെ പ്രധാന നിയമം. ക്ഷണിക്കപ്പെട്ടവരുടെ എണ്ണം കൂടുന്നത് മീറ്റിംഗ് ദൈർഘ്യം കൂട്ടുമ്പോൾ ശരാശരി ഹാജർ നിരക്ക് (അല്ലെങ്കിൽ മടങ്ങിവരവ്) ഗണ്യമായി കുറയ്ക്കുന്നു.

മീറ്റിംഗിന്റെ സംഘാടകർക്ക്, ഒരു ചട്ടം പോലെ, സംഘടനാ ഘടനയുടെ വകുപ്പുകളിലെ ആദ്യ വ്യക്തികളുടെ പങ്കാളിത്തം ആവശ്യമാണ്. എന്നിരുന്നാലും, മാനേജ്മെൻറ് ഇതര ജീവനക്കാരിൽ ഒരാൾ നിർദ്ദിഷ്ട പ്രശ്നങ്ങൾ പരിഹരിക്കുന്നതിൽ കൂടുതൽ കഴിവുള്ളവരായി മാറിയേക്കാം. അതിനാൽ, മീറ്റിംഗിൽ തന്റെ യൂണിറ്റിനെ ആരാണ് പ്രതിനിധീകരിക്കുന്നതെന്ന് നിർണ്ണയിക്കാനുള്ള അവകാശം തലയ്ക്ക് നൽകുന്നത് നല്ലതാണ്. കൂട്ടായ മാനസിക പ്രവർത്തനത്തിൽ ഒരു "വിദഗ്ദ്ധൻ", "ആശയ ജനറേറ്റർ", "വിമർശകൻ" എന്നീ റോളുകൾ നിർവഹിക്കാൻ കഴിവുള്ള ആളുകൾ യോഗത്തിൽ പങ്കെടുക്കുന്നത് അഭികാമ്യമാണ്.

എക്സ്ട്രാകളുടെ സാന്നിധ്യം ഒഴിവാക്കാൻ, പങ്കെടുക്കുന്നവരെ "മാറ്റുന്ന" രീതി ("വിഭജന ചർച്ച" രീതി) ഉപയോഗിക്കാൻ ശുപാർശ ചെയ്യുന്നു. ശ്രദ്ധാപൂർവം തയ്യാറാക്കിയ ഒരു അജണ്ട, നിങ്ങളുടെ പ്രശ്നം ചർച്ച ചെയ്ത ശേഷം, ചില ജീവനക്കാർക്ക് അത് ഉപേക്ഷിക്കാൻ കഴിയുന്ന തരത്തിൽ മീറ്റിംഗ് സംഘടിപ്പിക്കാൻ നിങ്ങളെ അനുവദിക്കുന്നു, ഇത് ചർച്ചചെയ്യപ്പെടുന്നവർക്ക് വഴിമാറുന്നു. ചില ജീവനക്കാർ ആദ്യം മുതൽ അവസാനം വരെ മീറ്റിംഗിൽ സന്നിഹിതരാണെന്ന് ഇത് മാറുന്നു, മറ്റുള്ളവർ ഒരു പ്രത്യേക പ്രശ്നത്തിന്റെ ചർച്ചയുടെ സമയത്ത് പ്രത്യേകമായി ക്ഷണിക്കപ്പെടുന്നു. അങ്ങനെ, ഓരോ പങ്കാളിയും മീറ്റിംഗിന്റെ ഒരു ഭാഗം മാത്രമേ പങ്കെടുക്കുകയുള്ളൂ, ഇത് തീർച്ചയായും, മൊത്തം സമയം കുറയ്ക്കുന്നു, അതിനാൽ പരോക്ഷമായി ഇവന്റിന്റെ ഫലപ്രാപ്തി വർദ്ധിപ്പിക്കുന്നു.

മീറ്റിംഗിന്റെ കോഴ്‌സും ഈ ജീവനക്കാരനിൽ നിന്ന് അധിക വിവരങ്ങൾ നേടേണ്ടതിന്റെ ആവശ്യകതയും അനുസരിച്ച് പങ്കാളിത്തം നിർദ്ദേശിക്കപ്പെടുന്ന ഒരു ജീവനക്കാരന് "ടെലിഫോൺ ദൂരം" എന്ന തത്വം ഉപയോഗിച്ച് മീറ്റിംഗ് പങ്കാളികളുടെ ഘടന ഒപ്റ്റിമൈസ് ചെയ്യുന്നു. സ്പെഷ്യലിസ്റ്റുകൾ (ആരുടെ വിവരങ്ങൾ ആവശ്യമായി വന്നേക്കാം, ഒരു മീറ്റിംഗിലേക്ക് ക്ഷണിക്കുന്നതിനുപകരം, അവരെ വിളിക്കുന്നതിനോ ആവശ്യമെങ്കിൽ ഫോണിലൂടെ സഹായം തേടുന്നതിനോ നിശ്ചിത സമയ ഇടവേളയിൽ അവരുടെ ജോലിസ്ഥലത്ത് ഉണ്ടായിരിക്കാൻ നിങ്ങളോട് ആവശ്യപ്പെടാം.

മീറ്റിംഗ് ദൈർഘ്യം.മീറ്റിംഗിന്റെ ദൈർഘ്യം പ്രധാനമായും മീറ്റിംഗിന്റെ തരത്തെ ആശ്രയിച്ചിരിക്കുന്നു:

§ ഒപ്റ്റിമൽ ദൈർഘ്യം പ്രശ്നമുള്ളത്മീറ്റിംഗുകൾ 1.5 - 2 മണിക്കൂർ കണക്കാക്കുന്നു (അസാധാരണമായ സന്ദർഭങ്ങളിൽ - 2 - 5 മണിക്കൂർ);

§ ഒരു പ്രശ്നം പരിഗണിക്കുന്നതിനുള്ള സമയം 45 മിനിറ്റിൽ കൂടരുത്;

§ പ്രവർത്തനക്ഷമമായപ്രബോധനപരവും യോഗം 20-30 മിനിറ്റിൽ കൂടുതൽ നീണ്ടുനിൽക്കരുത്;

§ യോഗംഫ്ലയർ (അഞ്ച് നിമിഷം)ഒരു ചട്ടം പോലെ, 5 - 10 മിനിറ്റിനുള്ളിൽ നടപ്പിലാക്കുന്നു.

മാനേജരുടെയും അവനെ തയ്യാറാക്കിയ ജീവനക്കാരുടെയും വിശ്വാസ്യത തകർക്കാതിരിക്കാൻ കർശനമായി നിശ്ചയിച്ച സമയത്ത് മീറ്റിംഗ് ആരംഭിക്കുകയും അവസാനിക്കുകയും വേണം.

ബ്രേക്കുകൾ.രണ്ടോ അതിലധികമോ മണിക്കൂർ നീണ്ടുനിൽക്കുന്ന ഒരു മീറ്റിംഗിൽ, ഇടവേളകൾ എടുക്കാൻ ശുപാർശ ചെയ്യുന്നു, അല്ലാത്തപക്ഷം രണ്ട് മണിക്കൂറിന് ശേഷം പങ്കെടുക്കുന്നവർക്ക് "നെഗറ്റീവ് പ്രവർത്തനം" അനുഭവപ്പെടാം. ഒപ്റ്റിമൽ ഇടവേള സമയം:

45 - 50 മിനിറ്റിന് ശേഷം §. ജോലി - 10 മിനിറ്റ്;

§ 1.5 മണിക്കൂർ ജോലിക്ക് ശേഷം - 15 മിനിറ്റ്.

ഇടവേളകൾ ആവശ്യമാണ്, ഒന്നാമതായി, വിശ്രമത്തിനായി, രണ്ടാമതായി, ഇടവേളകളിൽ, വ്യത്യസ്തവും ശാന്തവുമായ അന്തരീക്ഷത്തിൽ, സ്വകാര്യ സംഭാഷണങ്ങളിൽ, മീറ്റിംഗിന്റെ വിഷയത്തെക്കുറിച്ചുള്ള ജോലി തുടരുന്നു.

യോഗത്തിന്റെ അജൻഡ.നടപടിക്രമ പ്രശ്നങ്ങൾ (നിയമങ്ങൾ) പാലിക്കുന്നത് ചെയർമാന്റെ ഉത്തരവാദിത്തമാണ്. നിയമങ്ങൾ പാലിക്കുന്നതിന്റെ പ്രാധാന്യം ഇതാണ്:

§ ആസൂത്രിത പ്രശ്നങ്ങളുടെ വിശദീകരണം നേടാൻ നിയന്ത്രണങ്ങൾ അനുവദിക്കുന്നു;

§ മീറ്റിംഗിൽ പങ്കെടുക്കുന്നവരെ ശാസിക്കുന്നു, അവരുടെ ബിസിനസ്സ് വർദ്ധിപ്പിക്കുന്നു

സുപ്രധാന തീരുമാനങ്ങൾ എടുക്കുന്നതിനുള്ള ഒരു കൊളീജിയൽ ബോഡി എന്ന നിലയിൽ യോഗത്തോടുള്ള മനോഭാവവും ആദരവും;

§ മീറ്റിംഗ് അകാരണമായി വൈകുന്നത് നിയന്ത്രണങ്ങൾ അനുവദിക്കുന്നില്ല.

നിയമങ്ങൾ കർശനമായി പാലിക്കുന്ന ഒരു നേതാവ് പിന്തുടരാൻ നല്ല മാതൃകയാണ്.

മീറ്റിംഗ് സ്ഥലം. മീറ്റിംഗിന്റെ സജീവവും കാര്യക്ഷമവുമായ കോഴ്സ് അതിന്റെ കൈവശം വയ്ക്കുന്നതിന് പരിസരത്തിന്റെ ഉപകരണങ്ങൾക്കായി ചില ആവശ്യകതകൾ നിറവേറ്റുന്നതിലൂടെ സുഗമമാക്കുന്നു.

മീറ്റിംഗ് നടക്കുന്ന മുറിയും അതിലെ സീറ്റുകളുടെ എണ്ണവും പങ്കെടുക്കുന്നവരുടെ എണ്ണവുമായി പൊരുത്തപ്പെടണം. സ്വാഭാവികമായും, അത് മതിയായ വിശാലവും ഒരു കാരണത്താൽ അല്ലെങ്കിൽ മറ്റൊരു കാരണത്താൽ പങ്കെടുക്കുന്നവരുടെ എണ്ണം വർദ്ധിക്കുന്ന സാഹചര്യത്തിൽ ശൂന്യമായ സീറ്റുകളുടെ കരുതൽ ഉണ്ടായിരിക്കണം. എന്നിരുന്നാലും, ഒരു ചെറിയ മീറ്റിംഗിനായി നിങ്ങൾ വളരെ വലിയ പ്രേക്ഷകരെ തിരഞ്ഞെടുക്കരുത് - ധാരാളം ശൂന്യമായ സീറ്റുകളുടെ സാന്നിധ്യം മീറ്റിംഗിൽ പങ്കെടുക്കുന്നവരെ മാനസികമായി പ്രതികൂലമായി ബാധിക്കുന്നു.

കൂടാതെ, ഫർണിച്ചറുകളുള്ള ഒരു പ്രത്യേക മുറി സജ്ജീകരിക്കുമ്പോൾ, മീറ്റിംഗിൽ പങ്കെടുക്കുന്നവരുടെ ആപേക്ഷിക സ്ഥാനം അവരുടെ സേവന-ശ്രേണീകൃത നിലയിലെ വ്യത്യാസങ്ങൾ ഊന്നിപ്പറയരുത് എന്ന തത്വത്താൽ നയിക്കപ്പെടണം. ഈ സാഹചര്യത്തിൽ, "റൗണ്ട് ടേബിൾ" എന്ന ആശയത്തിന് ആളുകൾ തമ്മിലുള്ള പരസ്പര സമ്പർക്കങ്ങളുടെ എളുപ്പവും അവരുടെ ഒപ്റ്റിമൽ സ്പേഷ്യൽ ക്രമീകരണവും ഉറപ്പാക്കുന്നതിനുള്ള ഒരു ഉപാധിയായി നേരിട്ടുള്ളതും ആലങ്കാരികവുമായ അർത്ഥമുണ്ട്.

ആവശ്യത്തിന് വലിയ മീറ്റിംഗ് നടക്കുമ്പോൾ, മൈക്രോഫോണുകളുടെയും വിഷ്വലൈസേഷൻ ടൂളുകളുടെയും ഇൻസ്റ്റാളേഷൻ ശ്രദ്ധിക്കേണ്ടത് ആവശ്യമാണ്. മീറ്റിംഗിൽ പങ്കെടുക്കുന്നവർ ബാഹ്യമായ ഉത്തേജനങ്ങളാൽ വ്യതിചലിക്കാതിരിക്കാൻ വായുവിന്റെ താപനില, ലൈറ്റിംഗ്, ശബ്ദ ഇൻസുലേഷൻ എന്നിവ നിയന്ത്രിക്കേണ്ടത് ആവശ്യമാണ്.

യോഗത്തിന് നേതാവിന്റെ തയ്യാറെടുപ്പാണ് ഏറ്റവും പ്രധാനപ്പെട്ട നിമിഷങ്ങളിൽ ഒന്ന്. നേതാവ് ഇനിപ്പറയുന്നവ ചെയ്യണം:

§ മീറ്റിംഗിന്റെ പ്രധാന ലക്ഷ്യവും ലെവലുകൾ പ്രകാരം ഉപ ലക്ഷ്യങ്ങളും രൂപപ്പെടുത്തൽ

ലോജിക്കൽ കീഴ്വഴക്കം;

§ ആമുഖ റിപ്പോർട്ട് അല്ലെങ്കിൽ സന്ദേശം;

§ പങ്കെടുക്കുന്നവരുടെ പ്രസംഗങ്ങളുടെ ക്രമം;

§ കരട് തീരുമാനം.

മീറ്റിംഗ് ഫലപ്രദമാകുന്നതിന്, മാനേജർക്ക് "നേതാവിനുള്ള മെമ്മോ" (പട്ടിക 11.1), "മീറ്റിംഗ് തയ്യാറെടുപ്പ് ഫോം" (അനുബന്ധം) എന്നിവ ഉണ്ടായിരിക്കണം.

പട്ടിക 11.1

തലയ്ക്ക് മെമ്മോ

നേതാവ്, ഒരു ചട്ടം പോലെ, മീറ്റിംഗിന്റെ തയ്യാറെടുപ്പിന്റെ എല്ലാ ഘട്ടങ്ങളും പരിശോധിക്കണം, അത് നടപ്പിലാക്കുന്നതിൽ അദ്ദേഹം വ്യക്തിപരമായി പങ്കെടുക്കുന്നില്ല.

അജണ്ട തയ്യാറാക്കൽ ("എന്ത്, എങ്ങനെ ചർച്ച ചെയ്യണം?")

ഒരു മീറ്റിംഗിന്റെ ആവശ്യകത നിർണ്ണയിക്കപ്പെട്ടാൽ, അത് വ്യക്തമായി വേർതിരിച്ചറിയണം:

• ചർച്ച ചെയ്ത പ്രശ്നങ്ങളുടെ ഉള്ളടക്കവും പ്രസക്തമായ മീറ്റിംഗിന്റെ പ്രധാന വിഷയവും, അത് അതിന്റെ സത്തയെ ചിത്രീകരിക്കണം
• മീറ്റിംഗിന്റെ അന്തിമ ഫലം എന്തെല്ലാം വ്യവസ്ഥകൾ പാലിക്കണം. ഇത് മീറ്റിംഗിന്റെ ലക്ഷ്യങ്ങൾ നിർവചിക്കുന്നു. ഉദാഹരണത്തിന്, എല്ലാ മീറ്റിംഗുകളിലും റെഡിമെയ്ഡ് പരിഹാരങ്ങൾ നൽകാൻ കഴിയില്ലെന്ന് നിങ്ങൾ മനസ്സിലാക്കേണ്ടതുണ്ട്
• ആരാണ്, എന്ത് തയ്യാറെടുപ്പ് ജോലികൾ ചെയ്യണം. അജണ്ട തയ്യാറാക്കുന്ന, ഡിവിഷനുകളിൽ പ്രാഥമിക ഹ്രസ്വ മീറ്റിംഗുകൾ, രണ്ട് വ്യക്തികളുടെ മീറ്റിംഗുകൾ മുതലായവ നടത്തുന്ന ഒരു വർക്കിംഗ് ഗ്രൂപ്പ് സൃഷ്ടിക്കുന്നത് ചിലപ്പോൾ ഉചിതമാണ്.

അജണ്ട ക്രമീകരിക്കുമ്പോൾ വരുത്തിയ പ്രധാന തെറ്റുകൾ:

• മീറ്റിംഗിന്റെ പ്രധാന വിഷയമൊന്നുമില്ല, നിരവധി വിഷയങ്ങൾ ഉണ്ടെങ്കിൽ, അവയുടെ കൃത്യമായ വ്യത്യാസവും ഉചിതമായ വിശകലന ചർച്ചയും ഉറപ്പാക്കാൻ സാധ്യമല്ല.
• ചർച്ചയിലിരിക്കുന്ന പ്രശ്നത്തിന്റെ സാരാംശം പങ്കെടുക്കുന്നവർക്ക് മുമ്പ് വിശദീകരിച്ചിട്ടില്ല
• അജണ്ടയിൽ വ്യത്യസ്‌ത വോള്യത്തിന്റെയും വ്യത്യസ്‌ത ഉള്ളടക്കത്തിന്റെയും പ്രശ്‌നങ്ങൾ ഉൾപ്പെടുന്നു, അതിന്റെ ഫലമായി മീറ്റിംഗ് ഒരു ചർച്ചയായി മാറുന്നു, പലപ്പോഴും അതിന്റെ വ്യക്തിഗത പങ്കാളികൾ അല്ലെങ്കിൽ ഗ്രൂപ്പുകൾ തമ്മിലുള്ള കലഹമായി മാറുന്നു. തൽഫലമായി, നിഷ്ക്രിയ ശ്രോതാക്കളുടെ സ്ഥാനത്ത് പങ്കെടുക്കുന്നവരുടെ എണ്ണം വർദ്ധിക്കുന്നു.
• അജണ്ടയിൽ ഉറച്ചുനിൽക്കുന്നതിൽ പരാജയപ്പെടുന്നു, അതിൽ നിന്ന് വ്യതിചലിച്ച് സ്വതസിദ്ധമായ വശ വിഷയങ്ങൾ അല്ലെങ്കിൽ ചില ശാശ്വത പ്രശ്നങ്ങൾ (വിതരണ പ്രശ്നങ്ങൾ മുതലായവ) പരിഗണിക്കുക

പങ്കെടുക്കുന്നവരുടെ നിർവ്വചനം ("ആരാണ്?")

മീറ്റിംഗിന്റെ ലക്ഷ്യങ്ങൾ കൈവരിക്കുന്നതിന് സംഭാവന നൽകാൻ കഴിയുന്ന ആളുകൾ യോഗത്തിൽ പങ്കെടുക്കണം എന്നതാണ് പ്രധാന ആവശ്യം. ഇതോടൊപ്പം, മീറ്റിംഗിൽ ചർച്ച ചെയ്യുന്ന പ്രശ്നങ്ങൾ വൈവിധ്യമാർന്നതാണെങ്കിൽ (അതായത്, അവ ഒരേ സമയം എല്ലാവരെയും ബാധിക്കുന്നില്ല), ഒരു മീറ്റിംഗ് പ്രോഗ്രാം വികസിപ്പിക്കേണ്ടത് ആവശ്യമാണ് (പ്രധാന പ്രശ്നങ്ങളുടെ ഒരു ലിസ്റ്റ്. പങ്കെടുക്കുന്നവരുടെ ഒരു സൂചന). ചർച്ചയിലിരിക്കുന്ന പ്രശ്‌നവുമായി നേരിട്ട് ബന്ധപ്പെട്ട ആളുകൾ യോഗത്തിൽ പങ്കെടുക്കുന്ന തരത്തിൽ പരിപാടി രൂപകൽപ്പന ചെയ്യണം. അടുത്ത ലക്കത്തിന്റെ ചർച്ച പൂർത്തിയായ ശേഷം, ഇനിപ്പറയുന്ന വിഷയങ്ങളുടെ ചർച്ചയിൽ ഉൾപ്പെടാത്ത വ്യക്തികളെ വിട്ടയക്കുന്നു. എന്നാൽ ഒരു വ്യക്തിയെ താൽക്കാലികമായി വിട്ടയക്കുന്നത് അഭികാമ്യമല്ല, തുടർന്ന് വീണ്ടും ക്ഷണിക്കുക. ഈ ആവശ്യകത നിറവേറ്റുന്നത് മീറ്റിംഗിന്റെ നേതാവിനെയും പങ്കെടുക്കുന്നവരെയും ശിക്ഷിക്കുകയും സമയപരിധി പാലിക്കാൻ അവരെ നിർബന്ധിക്കുകയും ചെയ്യുന്നു.

പ്രധാന വിഷയം, ഉദ്ദേശ്യം, അടിസ്ഥാന വിവരങ്ങൾ, സമയം, സ്ഥലം, മീറ്റിംഗിന്റെ ദൈർഘ്യം, നേതാവിന്റെ പേര് എന്നിവ സൂചിപ്പിക്കുന്ന എല്ലാ (അല്ലെങ്കിൽ പ്രധാന) പങ്കാളികളെയും മീറ്റിംഗിനെക്കുറിച്ച് രേഖാമൂലം അറിയിക്കണം.

മീറ്റിംഗിൽ പങ്കെടുക്കുന്നവരുടെ സർക്കിൾ നിർണ്ണയിക്കുമ്പോൾ വരുത്തിയ പ്രധാന തെറ്റുകൾ:

• ഒരു വ്യക്തിയെ അവന്റെ സ്ഥാനത്തെ അടിസ്ഥാനമാക്കി ഒരു മീറ്റിംഗിലേക്ക് ക്ഷണിക്കുന്നു, അല്ലാതെ ഈ പ്രശ്നവുമായി അവന്റെ തൊഴിൽ ചുമതലകളുടെ ബന്ധത്തെ ആശ്രയിക്കുന്നില്ല
• ചർച്ച ചെയ്യുന്ന വിഷയവുമായി ബന്ധമില്ലാത്ത ആളുകളുടെ ക്ഷണവുമായി ബന്ധപ്പെട്ട് നിഷ്ക്രിയ ശ്രോതാക്കളുടെ വലിയൊരു ഭാഗം

ഒരു മീറ്റിംഗിന്റെ ദൈർഘ്യം നിർണ്ണയിക്കുന്നു ("ഇത് എത്രയാണ്?")

മീറ്റിംഗിന്റെ ദൈർഘ്യം അജണ്ടയിലെ ഇനങ്ങളുടെ എണ്ണത്തെ മാത്രമല്ല, അവയുടെ ഉള്ളടക്കത്തെയും ആശ്രയിച്ചിരിക്കുന്നു എന്നത് ശ്രദ്ധിക്കേണ്ടതാണ്. ആദ്യം, മീറ്റിംഗ് കൂടുതൽ വിശദമായി തുടരുന്നു. അജണ്ടയുടെ അവസാനത്തിലുള്ള ഇനങ്ങൾക്ക് കുറച്ച് സമയം മാത്രമേ നൽകൂ. അതിനാൽ, അജണ്ടയിൽ 1-2 പ്രശ്‌നകരമായ പ്രശ്‌നങ്ങളോ 3-5 പ്രശ്‌നങ്ങളോ ഉൾപ്പെടുത്തുന്നത് ഉചിതമാണ്.

മീറ്റിംഗിന്റെ അവസാന സമയത്തെക്കുറിച്ചുള്ള നേതാവിന്റെ സന്ദേശം അതിന്റെ ദൈർഘ്യം 10% വരെ കുറയ്ക്കുന്നു എന്നത് ഓർമിക്കേണ്ടതാണ്. ഈ പ്രതിഭാസത്തിന്റെ കാരണങ്ങൾ പൂർണ്ണമായും മാനസികമാണ് - മീറ്റിംഗിൽ പങ്കെടുക്കുന്നവർ അവരുടെ ചിന്തകൾ വേഗത്തിൽ ശേഖരിക്കുന്നു, അവരുടെ പ്രസംഗങ്ങൾ വൈകരുത്, അതായത്. മീറ്റിംഗിന്റെ അവസാനത്തെക്കുറിച്ചുള്ള വിവരങ്ങൾ സജീവമാക്കുന്നതും അച്ചടക്കമുള്ളതുമായ ഒരു പങ്ക് വഹിക്കുന്നു.

മീറ്റിംഗ് ഒരു മണിക്കൂറിൽ കൂടുതൽ ഷെഡ്യൂൾ ചെയ്തിട്ടുണ്ടെങ്കിൽ, ഓരോ 40-50 മിനിറ്റിലും നിങ്ങൾ ഒരു ഇടവേള എടുക്കുകയും സാധ്യമെങ്കിൽ, ജോലിയുടെ രൂപങ്ങൾ മാറ്റുകയും വേണം (വ്യക്തിഗത ജോലി, ഗ്രൂപ്പ് വർക്ക്, ചർച്ച, വ്യക്തിഗത അവതരണങ്ങൾ മുതലായവ).

ഉയർന്നുവന്ന പ്രശ്നങ്ങൾക്ക് പരിഹാരമില്ലാത്തതിനാൽ മീറ്റിംഗുകൾ പലപ്പോഴും ഇഴയുന്നു. ഈ സാഹചര്യത്തിൽ, പങ്കെടുക്കുന്നവർ തങ്ങൾക്കായി ഒരു ഇന്റർമീഡിയറ്റ് ഫലം ഉറപ്പിക്കുന്നുവെന്ന് നേതാവ് ഉറപ്പാക്കണം (എന്താണ് വ്യക്തമായത്, അവർ സമ്മതിച്ചത് മുതലായവ), ഉചിതമായ വ്യക്തിഗത ടാസ്ക്കുകളും പ്രശ്നം രണ്ടാമത് ചർച്ച ചെയ്യുമ്പോൾ സമയപരിധിയും സജ്ജമാക്കുക. അതേസമയം, മീറ്റിംഗുകൾക്കിടയിലുള്ള ഇടവേളയിൽ ചെയ്ത ജോലികൾ കണക്കിലെടുത്ത് അടുത്ത ചർച്ചയുടെ ഗതി വ്യക്തമാക്കേണ്ടത് ആവശ്യമാണ്.

മീറ്റിംഗിന്റെ ദൈർഘ്യം നിർണ്ണയിക്കുമ്പോൾ വരുത്തിയ പ്രധാന തെറ്റുകൾ:

• മീറ്റിംഗിന്റെ ദൈർഘ്യം നിയന്ത്രിക്കപ്പെടുന്നില്ല
• മീറ്റിംഗിന്റെ ഷെഡ്യൂൾ ദൈർഘ്യം മാനിക്കപ്പെടുന്നില്ല
• മീറ്റിംഗുകൾ വളരെ ദൈർഘ്യമേറിയതാണ്
• ഇടവേളകളൊന്നും എടുക്കുന്നില്ല
• റിപ്പോർട്ടുകൾക്കും പ്രസംഗങ്ങൾക്കും സമയപരിധിയില്ല
• ഒരാളുടെ ചിന്തകൾ സംക്ഷിപ്തമായും വ്യക്തമായും പ്രകടിപ്പിക്കാനുള്ള കഴിവില്ലായ്മ

ഉപസംഹാരമായി, മീറ്റിംഗുകളിൽ സമയം അനുചിതമായ ഉപയോഗത്തിനുള്ള കാരണങ്ങളെക്കുറിച്ച് N. പാർക്കിൻസണിന്റെ ഒരു ഉദാഹരണം നൽകാം, അതിന്റെ ഉത്ഭവം അതിന്റെ ഘടന നിർണ്ണയിക്കുന്നതിൽ ഇതിനകം തന്നെ കിടക്കുന്നു. 5 മില്യൺ ഡോളറിന്റെ ആണവ റിയാക്ടർ നിർമാണ പദ്ധതിയെക്കുറിച്ച് ചർച്ച ചെയ്യാൻ കമ്മീഷൻ 5 മിനിറ്റ് ചെലവഴിച്ചു. കമ്മീഷനിലെ 11 അംഗങ്ങളിൽ 4 പേർക്ക് റിയാക്ടർ എന്താണെന്ന് അറിയില്ല, മറ്റ് 4 പേർക്ക് അത് എവിടെയാണ് ഉപയോഗിച്ചതെന്ന് അറിയില്ല. തൽഫലമായി, ഒരു ചർച്ചയും ഉണ്ടാകാതെ സമർപ്പിച്ച നിർദ്ദേശം അംഗീകരിക്കപ്പെട്ടു. 2,350 ഡോളറിന്റെ സൈക്കിൾ സംഭരണ ​​പദ്ധതിയെക്കുറിച്ച് കമ്മീഷൻ ചർച്ച ചെയ്തു. അപകടസാധ്യത എന്താണെന്ന് എല്ലാവർക്കും അറിയാമെന്നും എല്ലാവർക്കും അവരുടേതായ അഭിപ്രായമുണ്ടായിരുന്നതിനാലും ചർച്ച 45 മിനിറ്റ് നീണ്ടുനിന്നു. മൂന്നാമതായി, ഉച്ചഭക്ഷണം സംഘടിപ്പിക്കുന്നതിനുള്ള പ്രശ്നം, അതിന്റെ ചിലവ് രണ്ട് ഡോളറാണ്, ചർച്ച ചെയ്യപ്പെട്ടു. ഈ പ്രശ്നത്തിന്റെ ചർച്ച കൂടുതൽ നീണ്ടു.

മീറ്റിംഗിന്റെ സ്ഥാനം നിർണ്ണയിക്കുക ("എവിടെ?")

വേദി പ്രധാനമായും മീറ്റിംഗിന്റെ തരത്തെ ആശ്രയിച്ചിരിക്കുന്നു. അതിന്റെ പങ്കാളികളുടെ പ്രധാന ജോലിസ്ഥലം സ്ഥിതി ചെയ്യുന്ന ഒരു ചട്ടം പോലെ, ഒരു പ്രവർത്തന യോഗം നടത്താൻ ശുപാർശ ചെയ്യുന്നു. പ്രൊഡക്ഷൻ മീറ്റിംഗുകളും മീറ്റിംഗുകളും നടത്താൻ ഒരു വലിയ മുറി അല്ലെങ്കിൽ അസംബ്ലി ഹാൾ അനുയോജ്യമാണ്. പ്രശ്‌ന യോഗത്തിന്റെ ലൊക്കേഷനിൽ ഉയർന്ന ആവശ്യകതകൾ സ്ഥാപിച്ചിരിക്കുന്നു, ഏറ്റവും സാധാരണമായത് രണ്ട് ഓപ്ഷനുകൾ:

• പ്രത്യേകം രൂപകൽപ്പന ചെയ്ത മുറിയിൽ പ്രവൃത്തി ദിവസത്തിന്റെ അവസാനം 2-3 മണിക്കൂർ ദൈർഘ്യമുള്ള പ്രശ്ന യോഗം മാസത്തിൽ 1-2 തവണ നടക്കുന്നു.
• ഒരു പ്രശ്നകരമായ മീറ്റിംഗ് ഒരു ഫീൽഡ് മീറ്റിംഗായി പാദത്തിലോ പകുതിയിലോ ഒരിക്കൽ നടക്കുന്നു, ഇത് 2-2.5 ദിവസം നീണ്ടുനിൽക്കും, കൂടാതെ അതിന്റെ കൈവശമുള്ള സ്ഥലം, ഒരു ചട്ടം പോലെ, എന്റർപ്രൈസസിന്റെ വിനോദ കേന്ദ്രമാണ് (വിദേശ രാജ്യങ്ങളിൽ, ചട്ടം പോലെ, ഒരു ഹോട്ടൽ)

മീറ്റിംഗിന്റെ സ്ഥാനം നിർണ്ണയിക്കുമ്പോൾ സംഭവിച്ച പ്രധാന തെറ്റുകൾ:

• ബോസിന്റെ ഓഫീസിൽ വളരെയധികം മീറ്റിംഗുകൾ നടക്കുന്നു
• മീറ്റിംഗിൽ ടെലിഫോൺ സംഭാഷണങ്ങൾ നടത്തുകയും സന്ദർശകരെ പോലും സ്വീകരിക്കുകയും ചെയ്യുന്നു
• മീറ്റിംഗ് റൂം ശരിയായ രീതിയിൽ സജ്ജീകരിച്ചിട്ടില്ല

മീറ്റിംഗിന്റെ സമയം ക്രമീകരിക്കുന്നു ("എപ്പോൾ?")

മീറ്റിംഗിന്റെ സമയം പരമ്പരാഗതമായിരിക്കണം. ഇതിൽ നിന്നുള്ള വ്യതിയാനങ്ങൾ അസാധാരണമായ സന്ദർഭങ്ങളിൽ മാത്രമേ അനുവദിക്കൂ.

ഒരു പ്രവർത്തന യോഗം ആരംഭിക്കുന്നതിനുള്ള ഏറ്റവും നല്ല സമയം, പ്രവൃത്തി ദിവസം ആരംഭിച്ചതിന് ശേഷമുള്ള ആദ്യ മണിക്കൂറാണ്, ഉൽപ്പാദന മീറ്റിംഗും മീറ്റിംഗും ഉച്ചഭക്ഷണ ഇടവേളയ്ക്ക് മുമ്പായി നടത്തുന്നതാണ് നല്ലത്, കൂടാതെ പ്രശ്ന മീറ്റിംഗ് പ്രവൃത്തി ദിവസം അവസാനിക്കുന്നതിന് മുമ്പാണ്.

മീറ്റിംഗ് സമയം ക്രമീകരിക്കുമ്പോഴും ഉപയോഗിക്കുമ്പോഴും സംഭവിച്ച പ്രധാന തെറ്റുകൾ:

• പ്രവൃത്തി ദിവസം ആരംഭിച്ച ഉടൻ തന്നെ ഒരു പ്രവർത്തന യോഗം നടത്തുന്നു
• പ്രവൃത്തി ദിവസം അവസാനിച്ചതിന് ശേഷം യോഗം
• മീറ്റിംഗ് ആരംഭിക്കുന്നതിന് നിശ്ചയിച്ചിട്ടുള്ള സമയം പാലിക്കാത്തത്

തീരുമാനമെടുക്കൽ പ്രക്രിയയിൽ ജീവനക്കാരെ ഉൾപ്പെടുത്തുന്നതിനുള്ള ഏറ്റവും ഫലപ്രദമായ മാർഗങ്ങളിലൊന്നാണ് ബിസിനസ് മീറ്റിംഗുകൾ, ജീവനക്കാരുടെ യൂണിറ്റ് അല്ലെങ്കിൽ ഓർഗനൈസേഷന്റെ മൊത്തത്തിലുള്ള കാര്യങ്ങളിൽ പങ്കാളിത്തം കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നതിനുള്ള ഉപകരണങ്ങളിലൊന്നാണ്.

മീറ്റിംഗിന്റെ ഫലപ്രാപ്തി ടീം വർക്കിന്റെ ഒരു ധാർമ്മിക മാനദണ്ഡമായി കണക്കാക്കണം, മീറ്റിംഗ് ഓർഗനൈസർമാരുടെ ഭാഗത്തുനിന്ന് ജീവനക്കാർക്കുള്ള ശ്രദ്ധയും ബഹുമാനവും അനിവാര്യമാണ്, അവർ ഇനിപ്പറയുന്നവ ചെയ്യണം:

ടാർഗെറ്റ് ഓറിയന്റേഷനും മീറ്റിംഗിന്റെ വിഷയവും വ്യക്തമായി നിർവചിക്കുക;

അതിന്റെ ഒപ്റ്റിമൽ റെഗുലേഷനുകൾ തിരഞ്ഞെടുക്കുക (ഈ സാഹചര്യത്തിൽ, മീറ്റിംഗിൽ പങ്കെടുക്കുന്നവരുടെ വിഷയം, സമയം, ഘടന, അത് കൈവശം വയ്ക്കുന്നതിന് ഉത്തരവാദികൾ എന്നിവ ഉൾപ്പെടെ "നിയന്ത്രണങ്ങൾ" എന്ന ആശയം വളരെ വിശാലമായി വ്യാഖ്യാനിക്കാം);

"പ്രവർത്തന ക്രമത്തിൽ" പരിഹരിക്കാൻ കഴിയുന്ന പ്രത്യേക പ്രശ്നങ്ങളുടെ പരിഹാരത്തിലേക്ക് മീറ്റിംഗ് കുറയ്ക്കരുത്. അതേ സമയം, ഒരു ബിസിനസ്സ് മീറ്റിംഗ്, ഒരു ചട്ടം പോലെ, ഒരു കൂട്ടായ മനസ്സിന്റെ പ്രവർത്തനമാണെന്ന് ഓർമ്മിക്കേണ്ടതാണ്. അതിനാൽ, ഒരു പ്രത്യേക പ്രശ്നത്തിന്റെ പരിഗണനയിൽ പങ്കെടുക്കുന്ന എല്ലാവരുടെയും സംയുക്ത ബൗദ്ധിക പരിശ്രമം ആവശ്യമായ ചോദ്യങ്ങൾ അത് കൊണ്ടുവരണം.

ഭൂരിഭാഗം താൽപ്പര്യമുള്ളതും കഴിവുള്ളതുമായ കക്ഷികളുടെ അഭിപ്രായം പ്രശ്നം പരിഹരിക്കുന്നതിനുള്ള നിർദ്ദിഷ്ട ഓപ്ഷനുകളിലൊന്നിൽ പരിമിതപ്പെടുത്തിയിട്ടില്ലെങ്കിൽ ഈ സമീപനത്തോടുകൂടിയ ഒരു മീറ്റിംഗ് ഉചിതമാണെന്ന് അംഗീകരിക്കണം.

ഓപ്പറേഷണൽ മീറ്റിംഗ് ഓർഗനൈസേഷനിലെ നിലവിലെ അവസ്ഥ വ്യക്തമാക്കുന്നതിനും ഉൽ‌പാദന പ്രക്രിയയ്‌ക്കിടെ ഉണ്ടാകുന്ന പ്രശ്‌നങ്ങളുടെ ഗുണങ്ങളെക്കുറിച്ചുള്ള ഹ്രസ്വ വീക്ഷണങ്ങൾ കൈമാറുന്നതിനും നീക്കിവച്ചിരിക്കുന്നു. കൂടാതെ, നിലവിലെ ഉൽപാദന ചുമതലകളുമായി ബന്ധപ്പെട്ട് സംഘടനാ ഘടനയുടെ വിവിധ ഭാഗങ്ങളുടെ പ്രവർത്തനങ്ങൾക്കായി ഒരു പൊതു തന്ത്രങ്ങൾ വികസിപ്പിക്കുന്നതിന് ഇത് ലക്ഷ്യമിടുന്നു.

പ്രശ്നമുള്ള മീറ്റിംഗ് അതിൽ ഏറ്റവും ബുദ്ധിമുട്ടുള്ള തരമാണ്. അത്തരമൊരു മീറ്റിംഗിന്റെ പ്രക്രിയയിൽ, ഘടനാപരമായ യൂണിറ്റുകളുടെ പ്രവർത്തനപരമായ ജോലികളിലെ മാറ്റത്തെയോ ഓർഗനൈസേഷന്റെ പ്രവർത്തനങ്ങളുടെ പുതിയ മേഖലകളിലേക്ക് പൊരുത്തപ്പെടുന്നതിനെയോ ബാധിക്കുന്ന സങ്കീർണ്ണമായ വിഷയങ്ങളിൽ ഒരു കൂട്ടായ തീരുമാനം വികസിപ്പിച്ചെടുക്കുന്നു. ഒരു തന്ത്രത്തിന്റെയും ദൈർഘ്യമേറിയ നിർവ്വഹണ കാലയളവുകളുടെയും ഘടകങ്ങളുള്ള ഒരു പൊതു പ്രോഗ്രാമിന്റെ രൂപീകരണത്തിനായി ഒരു പ്രശ്നകരമായ മീറ്റിംഗ് സാധാരണയായി നീക്കിവച്ചിരിക്കുന്നു.

മീറ്റിംഗിൽ പങ്കെടുക്കുന്നവരിൽ ഭൂരിഭാഗവും ചില "സ്വന്തം" പ്രശ്നം ചർച്ച ചെയ്യുന്ന സാഹചര്യം വളരെ സാധാരണമാണ്, അജണ്ടയിലെ ശേഷിക്കുന്ന ഇനങ്ങൾ അവരുടെ കഴിവിന് പുറത്താണ്. മീറ്റിംഗിന്റെ എല്ലാ പ്രശ്നങ്ങളുടെയും പരിഗണനയ്ക്കിടെ ഹാജരാകാൻ നിർബന്ധിതരായാൽ സംഘടനയുടെ ജീവനക്കാരുടെ ജോലി സമയം കാര്യക്ഷമമായി ഉപയോഗിക്കില്ല. കൂടാതെ, "അമിത" ആളുകളുടെ സാന്നിധ്യം പ്രശ്നങ്ങളുടെ ചർച്ചയുടെ ഫലപ്രാപ്തിയെ സ്വമേധയാ കുറയ്ക്കുന്നു.

ഒരു വൈവിധ്യമാർന്ന അജണ്ട ഉപയോഗിച്ച്, ഓർഗനൈസേഷന്റെ ഘടനയുടെ വിവിധ ഭാഗങ്ങളുടെ പ്രശ്നങ്ങൾ സ്പർശിക്കുമ്പോൾ, മീറ്റിംഗിൽ പങ്കെടുക്കുന്നവരുടെ വേരിയബിൾ കോമ്പോസിഷന്റെ തത്വം അംഗീകരിക്കാൻ ശുപാർശ ചെയ്യുന്നു. അതേ സമയം, നിയമങ്ങൾ സ്ഥാപിക്കുന്നതിനും കർശനമായി പാലിക്കുന്നതിനുമുള്ള പ്രാധാന്യം വർദ്ധിക്കുന്നു.

മിക്കപ്പോഴും വ്യക്തിഗത ജീവനക്കാരെ ഒരു മീറ്റിംഗിലേക്ക് ക്ഷണിക്കുന്ന ഒരു സാഹചര്യമുണ്ട്, പക്ഷേ അവരുടെ യഥാർത്ഥമായത് ഒരു പ്രത്യേക പ്രശ്നത്തിന്റെ ചർച്ചയുടെ ഗതിയെ ആശ്രയിച്ചിരിക്കുന്നു. അതേ സമയം, "ഏതെങ്കിലും കാരണത്താൽ" ക്ഷണിക്കപ്പെട്ട ജീവനക്കാർ മീറ്റിംഗ് പ്രക്രിയയിൽ എത്രത്തോളം പങ്കാളികളാകുമെന്ന് മുൻകൂട്ടി അറിയില്ല. ഈ സമീപനം ജീവനക്കാരനോടുള്ള അനാദരവ്, അവന്റെ തൊഴിലിനോടുള്ള നിന്ദ്യമായ മനോഭാവം എന്നിവ പ്രകടമാക്കുന്നു. മീറ്റിംഗിന്റെ കോഴ്‌സും ഈ ജീവനക്കാരനിൽ നിന്ന് അധിക വിവരങ്ങൾ നേടേണ്ടതിന്റെ ആവശ്യകതയും അനുസരിച്ച് പങ്കാളിത്തം നിർദ്ദേശിക്കപ്പെടുന്ന ഒരു ജീവനക്കാരന് "ടെലിഫോൺ ദൂരം" എന്ന തത്വം ഉപയോഗിച്ച് മീറ്റിംഗ് പങ്കാളികളുടെ ഘടന ഒപ്റ്റിമൈസ് ചെയ്യുന്നു.

ബിസിനസ്സ് മീറ്റിംഗിന്റെ സമയം മുൻകൂട്ടി ആസൂത്രണം ചെയ്യണം, സാധ്യമെങ്കിൽ, സംഘടനയുടെ പൊതു താളം ശല്യപ്പെടുത്തരുത്. മീറ്റിംഗിന്റെ നിയമങ്ങൾ വികസിപ്പിക്കുമ്പോൾ, അതിന്റെ കാലാവധിയുടെ സംഘടനാപരവും മാനസികവുമായ മാനദണ്ഡങ്ങൾ ഓർക്കണം. ഒരു വ്യക്തിക്ക് സാധാരണയായി 20-30 മിനിറ്റിനുള്ളിൽ പ്രബോധന വിവരങ്ങൾ മനസ്സിലാക്കാൻ കഴിയുമെന്ന് സ്ഥാപിക്കപ്പെട്ടു, പ്രശ്നമുള്ള മീറ്റിംഗിന്റെ ദൈർഘ്യം ഒന്നര മണിക്കൂറിൽ കൂടരുത്. നിർദ്ദിഷ്ട സമയത്തിന് ശേഷം, മിക്ക ആളുകൾക്കും മാനസിക പ്രവർത്തനത്തിൽ ഗണ്യമായ കുറവുണ്ട്, ഇൻകമിംഗ് വിവരങ്ങൾ മനസ്സിലാക്കാനും വിശകലനം ചെയ്യാനുമുള്ള കഴിവ്.

മീറ്റിംഗിന്റെ സജീവവും കാര്യക്ഷമവുമായ കോഴ്സ് അതിന്റെ കൈവശം വയ്ക്കുന്നതിന് പരിസരത്തിന്റെ ഉപകരണങ്ങൾക്കായി ചില ആവശ്യകതകൾ നിറവേറ്റുന്നതിലൂടെ സുഗമമാക്കുന്നു. സ്വാഭാവികമായും, അത് നല്ല വായുസഞ്ചാരമുള്ള മുറിയായിരിക്കണം. കൂടാതെ, ഫർണിച്ചറുകളുള്ള ഒരു പ്രത്യേക മുറി സജ്ജീകരിക്കുമ്പോൾ, മീറ്റിംഗിൽ പങ്കെടുക്കുന്നവരുടെ ആപേക്ഷിക സ്ഥാനം അവരുടെ സേവന-ശ്രേണീകൃത നിലയിലെ വ്യത്യാസങ്ങൾക്ക് പ്രാധാന്യം നൽകുന്നില്ല എന്ന തത്വത്താൽ നയിക്കപ്പെടണം. ഈ സാഹചര്യത്തിൽ, "റൗണ്ട് ടേബിൾ" എന്ന ആശയത്തിന് ആളുകൾ തമ്മിലുള്ള പരസ്പര സമ്പർക്കങ്ങളുടെ എളുപ്പവും അവരുടെ ഒപ്റ്റിമൽ സ്പേഷ്യൽ ക്രമീകരണവും ഉറപ്പാക്കുന്നതിനുള്ള ഒരു ഉപാധിയായി നേരിട്ടുള്ളതും ആലങ്കാരികവുമായ അർത്ഥമുണ്ട്.

മീറ്റിംഗിന്റെ മോഡറേറ്റർ എന്ന നിലയിൽ നിങ്ങളുടെ പങ്ക് വ്യക്തമായി നിറവേറ്റേണ്ടത് പ്രധാനമാണ്. മീറ്റിംഗിന്റെ ഉദ്ദേശ്യത്തിൽ നിന്ന് വ്യതിചലിക്കുന്നത് തടയൽ, തയ്യാറാകാത്ത പ്രശ്നങ്ങളുടെ ചർച്ച എന്നിവ അദ്ദേഹത്തിന്റെ പങ്ക് ഉൾക്കൊള്ളണം. പങ്കെടുക്കുന്നവരുടെ പെരുമാറ്റത്തിന്റെ ധാർമ്മിക മാനദണ്ഡങ്ങൾ നിരീക്ഷിക്കപ്പെടുന്നുവെന്ന് ഹോസ്റ്റ് ഉറപ്പാക്കണം, സംഭാഷണത്തിന്റെ കൃത്യതയെയും ബിസിനസ്സ് ഓറിയന്റേഷനെയും സ്വാധീനിക്കുന്നു.